Sunteți pe pagina 1din 31

CAPITOLUL 3

Microsoft Outlook 2000

3.1 Primii pa[i ;n folosirea unui sistem de po[t\ electronic\


Po[ta electronic\ poate fi analizat\ prin compara]ie cu po[ta obi[nuit\.
Astfel [i ;n cadrul sistemului de e-mail se lucreaz\ cu adrese [i cutii po[tale.
Pentru a trimite o scrisoare electronic\ trebuie s\ se cunoasc\ adresa
destinatarului [I s\ se dispun\ de un program de transmitere a po[tei
electronice, care poate fi Mail, Elm sau Pine pentru sistemul de operare Unix
sau Linux, sau Outlook Express, Internet Mail, Netscape Mail, Eudora,
Pegasus [i multe alte aplica]ii pentru sistemul de operare Windows.
O adres\ de email are urm\torul format>
nume@adresa
unde nume reprezint\ numele unei “cutii po[tale” dintr-un calculator, iar
adresa reprezint\ adresa calculatorului pe care se afl\ acea cutie po[tal\. Ca
[i ;n cazul adreselor web, din aceast\ adres\ de email se pot deduce detalii
despre proprietar ca loca]ia geografic\ a acestuia sau organiza]ia din care face
parte. De exemplu, adresa hcs98ca@dmu.ac.uk specific\ o adres\ din Marea
Britanie, pe c=nd adresa acata@cs.pub.ro specific\ o adres\ a unui utilizator

83
din departamentul de Calculatoare din cadrul Universit\]ii Politehnica din
Bucure[ti.
Fiecare utilizator al po[tei electronice are propria cutie po[tal\ pe care
o poate consulta oric=nd dore[te.
Mesajele pot fi gestionate mai u[or prin folosirea de dosare sau
recipiente speciale, create dup\ anumite criterii. Exist\ patru recipiente
standard [i anume>
- Inbox – ;n care se stocheaz\ mesajele primite, care nu sunt
redirec]ionate c\tre alte recipiente<
- Outbox – ;n care se stocheaz\ mesajele ce urmeaz\ a fi trimise<
- Sent Items – ;n care se stocheaz\ mesajele trimise<
- Deleted Items – ;n care se stocheaz\ mesajele [terse, fie c\
acestea sunt primite sau trimise.
Principalul avantaj al folosirii sistemului de email este acela c\
mesajele pot fi trimise rapid [i ieftin din orice col] al lumii ;n orice col] al
lumii. Dezavantajul sistemelor de email este slaba securitate a acestora.
Aceasta se datoreaz\ ;n principal faptului c\ mesajele circul\ prin diferite
noduri p=n\ ajung la destina]ie [i orice administrator de nod de re]ea poate
opri un mesaj pentru a-l citi. Exist\ ;ns\ [i programe speciale de criptare a
mesajelor email, ca de exemplu PEM (Privacy-Enhanced Mail) sau PGP
(Pretty Good Privacy).

3.2 Microsoft Outlook 2000


Unul dintre cele mai cunoscute programe de po[t\ electronic\ este
Microsoft Outlook 2000, parte component\ a produsului Microsoft Office
2000. Acesta este un agent utilizator de email care pune la dispozi]ia
utilizatorului o interfa]\ grafic\ facil\ pentru citirea [i trimiterea mesajelor
email c=t [i o serie de facilit\]i avansate cum ar fi filtrarea mesajelor etc.

3.2.1 Deschiderea (lansarea ;n execu]ie) [i ;nchiderea programului de


E-mail
Exista dou\ posibilit\]i de lansare ;n execu]ie a programului de email
Microsoft Outlook>
 se deschide meniul Start, sec]iunea Programs [i se selecteaz\
comanda Microsoft Outlook (Figura 3.1)<

Figura 3.1 Lansarea ;n execu]ie a programului Outlook din meniul Start

84
 prin folosirea icon]ei corespunz\toare programului Microsoft
Outlook de pe Desktop (Figura 3.2) prin dublu clic pe aceasta<

Figura 3.2 Iconi]a asociat\ programului Microsoft Outlook

Pe ecran va fi afi[at\ fereastra asociat\ programului Microsoft


Outlook (Figura 3.3).

Bara de titlu

Bara de instrumente
Standard

Bara antetelor de
mesaj
Meniul
principal

Lista de mesaje

Lista
recipientelor
de mesaje Sec]iunea de vizualizare
a mesajului curent

Figura 3.3 Fereastra asociat\ programului Microsoft Outlook

85
:nchiderea programului Microsoft Outlook se poate face fie prin
folosirea iconi]ei din bara de titlu a programului, fie prin selectarea
op]iunii Exit din meniul File sau prin ap\sarea combina]iei de taste ALT¡F4.

3.2.2 Deschiderea recipientului pentru email Inbox pentru un utilizator


Programul Microsoft Outlook plaseaz\ mesajele primite de utilizator
;ntr-un recipient standard care se numeste Inbox. Acest recipient este de fapt
corespondentul cutiei po[tale obi[nuite. Din acest recipient, utilizatorul poate
citi mesajele, poate r\spunde la acestea, le poate [terge sau muta ;n alte
recipiente etc. Pentru vizualizarea con]inutului recipientului Inbox,

utilizatorul poate folosi iconi]a asociat\ acestuia din bara de


instrumente Outlook Shortcuts.

3.2.3 Deschiderea a unui/mai multor mesaje de email


:n mod implicit, mesajele sunt afi[ate sub forma unei liste, fiec\rui
mesaj fiindu-i asociat\ o singur\ linie (Figura 3.4). Pentru fiecare mesaj, este
afi[at\ o list\ de detalii (coloane). Semnifica]ia antetelor respectivelor
coloane este explicat\ ;n Tabelul 3.1.
Antete de coloan\

Figura 3.4 Lista de mesaje a recipientului Inbox

Tabelul 3.1 Semnifica]ia antetelor de coloan\ pentru un mesaj


Antetul de mesaj Descriere
Specific\ importan]a mesajului
Specific\ dac\ mesajul a fost sau nu citit
Specific\ dac\ mesajul a fost marcat pentru prelucr\ri
ulterioare
Specific\ dac\ mesajul con]ine fi[iere ata[ate
Specific\ identitatea expeditorului
Specific\ titlul mesajului
Specific\ data [i ora la care a fost primit mesajul

86
Exist\ mai multe posibilit\]i de vizualizare a listei de mesaje. Pentru
aceasta se folose[te din meniul View op]iunea Current View [i din lista care
apare se selecteaz\ tipul de afi[are dorit (Figura 3.5).

Figura 3.5 Alegerea modului de vizualizare a mesajelor

Tabelul 3.2 Iconi]ele de stare ale mesajelor


Iconita Descriere
asociat\
Mesajul a fost citit
Mesajul nu a fost citit
Mesajul con]ine fi[iere ata[ate
Mesajul are o importan]\ mare
Mesajul are o importan]\ sc\zut\
A fost trimis un r\spuns la mesaj
Mesaj de confirmare de trimitere
Mesajul este o neconfirmare de primire
Mesajul con]ine informa]ii despre o [edin]\
Mesajul este o confirmare a citirii unui mesaj trimis
anterior
Mesajul con]ine informa]ii despre un task
Mesajul a fost marcat (flagged)

87
Fiecare mesaj se poate afla ;ntr-una din st\rile prezentate ;n Tabelul
3.2. :n func]ie de aceast\ stare, exist\ mai multe iconi]e de stare (Message
Status Icon) care vor fi asociate cu respectivul mesaj. Iconi]ele vor fi plasate
;n coloana corespunz\toare din list\.
:nainte de a citi mesajele nou sosite, utilizatorul trebuie s\ le descarce
;n recipientul Inbox. Astfel, utilizatorul poate folosi butonul
din bara de instrumente Standard a programului (dup\ ce ;n prealabil s-a
selectat recipientul de mesaje Inbox).
Deschiderea unui mesaj se face prin dublu clic asupra liniei asociate
din lista de mesaje. Pe ecran va fi afi[at\ caseta de dialog Message, ca ;n
Figura 3.6. A[a cum se poate observa, mesajul are un antet format din mai
multe c=mpuri [i afi[at ;n partea superioar\ a ferestrei. Semnifica]ia acestor
c=mpuri este explicat\ ;n Tabelul 3.3.

Figura 3.6 Fereastra Message asociat\ unui mesaj

Dup\ ce mesajul a fost deschis ;ntr-o fereastr\ separat\, utilizatorul ;l


poate tip\ri printr-un simplu clic pe iconi]a Print din bara de instrumente
Standard a ferestrei Message.
Utilizatorul poate de asemenea s\ [tearg\ un mesaj din list\. Pentru
aceasta se selecteaz\ mesajul dorit [i se apas\ tasta Delete, sau de pe bara de
instrumente Standard a programului Outlook, se folose[te butonul .

88
Tabelul 3.3 Descrierea c=mpurilor din antetul unui mesaj
Antet Con]inut
To> Adresa sau adresele de email ale destinatarului sau
destinatarilor primari
Cc> Carbon Copy (copie la indigo) – adresele de email ale
destinatarilor secundari care vor primi o copie a mesajului
From> Utilizatorul sau utilizatorii care au creat mesajul
Sent: Data la care a fost trimis mesajul
Subject> Scurt\ descriere a mesajului (de obicei o singur\ linie de text)

3.2.4 Ad\ugarea, [tergerea coloanelor mesajelor din Inbox ca de


exemplu> expeditorul, subiectul, data primirii
A[a cum a fost explicat anterior, recipientul Inbox con]ine pentru
fiecare mesaj informa]ii specifice, informa]ii organizate pe coloane.
Utilizatorul poate ad\uga noi coloane sau poate [terge coloanele existente.
Astfel, se apeleaz\ la meniul context al antetului coloanei respective (clic
dreapta pe antetul de coloan\ dorit) care afi[eaz\ caseta de dialog Field
Chooser (Figura 3.7). :n aceast\ caset\ de dialog, utilizatorul poate selecta
categoria de informa]ii despre un mesaj din lista derulant\. C=mpurile care
apar]in acestei categorii vor fi afi[ate ;n partea inferioar\ a casetei de dialog.
Se folose[te apoi metoda drag and drop pentru a transforma c=mpul
respectiv ;ntr-o coloan\ (se ia c=mpul respectiv [i se trage peste bara de
antete a coloanelor, ca ;n Figura 3.8).

Figura 3.7 Alegerea c=mpurilor dorite din caseta de dialog Field Chooser

89
Figura 3.8 Drag and drop pentru un c=mp din lista de c=mpuri dintr-o
categorie

Pentru [tergere, se apeleaz\ la


acela[i meniu context al respectivului
antet de coloan\, aleg=ndu-se
op]iunea Remove This Column
(Figura 3.9).

Figura 3.9 Meniul context al unui


antet de coloan\

3.2.5 Afi[area/ascunderea barelor de instrumente


Afi[area sau ascunderea barelor de instrumente din programul
Microsoft Outlook se poate face ;n dou\ moduri>
- prin selectarea op]iunii Toolbars din meniul View, urmat\ de
alegerea barelor de instrumente corespunz\toare (Figura 3.10)<

Figura 3.10 Ascunderea/afi[area barelor de instrumente

90
- prin alegerea acestora din meniul context al barelor de instrumente
care sunt afi[ate (Figura 3.11)<

Figura 3.11 Meniul context al barelor de instrumente

3.2.6 Marcarea unui mesaj email. {tergerea unui marcator pentru un


mesaj email
Un mesaj poate fi marcat (i se poate asocia un stegule] – flag) pentru
a aminti utilizatorului prelucr\rile ulterioare pe care le implic\. De asemenea,
utilizatorul poate marca un mesaj pe care ;l trimite pentru a specifica
destinatarului ce s\ fac\ cu mesajul. De exemplu, dup\ citirea unui mesaj,
utilizatorul constat\ c\ trebuie s\ raspund\ la respectivul mesaj p=n\ la o
anumit\ dat\. Mesajul poate fi marcat cu aceste detalii pentru a aminti
utilizatorului acest lucru. :n felul acesta, utilizatorul ;[i poate organiza mai
bine recipientul de email, lucru foarte util ;n cazul ;n care prime[te un num\r
mare de mesaje. C=nd prelucr\rile ulterioare, pe care respectivul mesaj le-a
implicat, au fost efectuate (;n cazul de fa]\ a fost trimis un r\spuns la mesaj)
utilizatorul poate marca respectivul mesaj cu un marcator diferit, semn c\
mesajul a fost “rezolvat”.
C=nd un mesaj este marcat, ;n coloana asociat\ marcatorilor (Flag
Status ) vor ap\rea unul din >
- - mesajul a fost marcat<
- - mesajul a fost marcat [i toate prelucr\rile generate de acesta au
fost finalizate.

Pentru marcarea unui mesaj se procedeaz\ ;n felul urm\tor>


- se deschide respectivul mesaj ;ntr-o fereastr\ separat\<
- se folose[te butonul din bara de instrumente Standard a ferestrei
mesajului< pe ecran va fi afi[at\ caseta de dialog Flag for Follow Up
(Figura 3.12)<

91
Figura 3.12 Caseta de dialog Flag for Follow Up
- se selecteaz\ tipul de ac]iune ulterioar\ (Flag to ca ;n Figura 3.13)<

Figura 3.13 Selectarea ac]iunii ulterioare generate de mesaj

Figura 3.14 Selectarea unei date limit\ pentru respectiva ac]iune

92
- se selecteaz\ o dat\ limit\ pentru respectiva ac]iune (Due by ca ;n
Figura 3.14)<
- se apas\ butonul OK pentru marcarea mesajului.

:n cazul ;n care utilizatorul


dore[te s\ marcheze un mesaj direct
;n lista de mesaje a recipientului se
poate apela la op]iunea Flag for
Follow Up din meniul context al
respectivului mesaj (Figura 3.15).

:n lista de mesaje, mesajele


marcate vor avea asociate iconi]ele
descrise anterior ;n coloana
corespunz\toare (Figura 3.16).

Figura 3.15 Meniul context al unui


mesaj

Figura 3.16 Modul de afi[are ;n lista de mesaje din recipientul Inbox al unor
mesaje marcate

Pentru a [terge marcatorul unui mesaj se folose[te op]iunea Clear


Flag din meniul context al acestuia sau se apas\ butonul Clear Flag din
caseta de dialog Flag for Follow Up.

93
3.2.6.1 Marcarea unui mesaj ca fiind necitit, citit

Marcarea unui
mesaj ca fiind necitit sau
citit se realizeaz\ tot prin
intermediul meniului
context al respectivului
mesaj (Figura 3.17).
Pentru aceasta, se
selecteaz\ op]iunea Mark
as Unread (marcheaz\ ca
fiind necitit) sau Mark as
Read (marcheaz\ ca fiind
citit) dup\ caz.

Figura 3.17 Meniuri context ale unui mesaj cu


op]iunile de marcare ca necitit sau citit

3.2.7 Deschiderea [i salvarea ;ntr-o loca]ie pe disc a unui fi[ier ata[at


unui mesaj email
Exist\ mai multe modalit\]i de salvare a fi[ierelor ata[ate mesajelor
email. Dac\ mesajul email care con]ine fi[iere ata[ate este deschis ;ntr-o
fereastr\ separat\ (fereastra Message), atunci partea inferioar\ a ferestrei va
con]ine lista fi[ierelor ata[ate la mesaj (sec]iunea Attach). :n exemplul de
fa]\, exist\ un singur fi[ier ata[at (Figura 3.18). Deschiderea fi[ierului se face
prin dublu clic pe acesta. Salvarea fi[ierului ;ntr-o loca]ie pe disc se face prin
apelarea la meniul context al acestuia [i selectarea op]iunii Save As. Aceasta
duce la afi[area casetei de dialog Save Attachment ;n care utilizatorul poate
selecta at=t loca]ia dorit\ pe disc c=t [i numele fi[ierului respectiv (dac\
dore[te s\ ;l modifice).

94
Figura 3.18 Sec]iunea Attach a ferestrei Message

:n cazul ;n care mesajul nu este deschis ;ntr-o fereastr\ separat\, ;n


sec]iunea de previzualizare a mesajului (partea inferioar\ a ferestrei Outlook),
;n partea dreapt\ a barei de antet a mesajului exist\ iconi]\ (Figura
3.19). Aceast\ iconi]\ este prezent\ doar ;n cazul ;n care exist\ fi[iere ata[ate
la email. Prin efectuarea unui clic simplu pe aceast\ iconi]\, Outlook va afi[a
lista fi[ierelor ata[ate la mesaj. Utilizatorul poate selecta respectivul fi[ier din
list\.

Figura 3.19 Salvarea fi[ierelor ata[ate din sec]iunea de previzualizare a


mesajului din cadrul ferestrei Outlook

95
Outlook va afi[a un mesaj de aten]ionare (Figura 3.20) ;n care explic\
utilizatorului c\ respectivul fi[ier poate con]ine viru[i informatici [i a[teapt\
ca utilizatorul s\ aleag\ ;ntre a salva (Save it to disk) [i a deschide (Open it)
fi[ierul respectiv. :n func]ie de op]iunea dorit\, fi[ierul va fi fie deschis, fie
caseta de dialog Save Attachment va fi afi[at\ pentru a permite utilizatorului
s\ selecteze op]iunile de salvare a fi[ierului pe disc.

Figura 3.20 Mesajul de aten]ionare la deschiderea unui fi[ier ata[at unui


mesaj

3.2.8 Folosirea func]iilor Reply, Reply to all


Utilizatorul poate trimite un r\spuns la mesajele primite. :n func]ie de
num\rul de utilizatori c\rora le-a fost adresat mesajul original, utilizatorul
poate r\spunde numai expeditorului, sau at=t expeditorului c=t [i celorlal]i
destinatari ai mesajului.
Pentru a trimite un r\spuns la un mesaj primit utilizatorul trebuie mai
;nt=i s\ selecteze respectivul mesaj ;n lista de mesaje, sau s\ ;l deschid\ ;ntr-o
fereastr\ separat\. :n ambele cazuri, un r\spuns adresat doar expeditorului
respectivului mesaj poate fi trimis prin folosirea butonului din bara
de instrumente Standard (a programului Outlook sau a ferestrei asociate
mesajului deschis). Folosirea butonului din bara de instrumente
Standard va conduce la trimiterea r\spunsului c\tre expeditor [i to]i
destinatarii mesajului original.
Va fi afi[at\ o caset\ de dialog Message ;n care va ap\rea mesajul
original (Figura 3.21). Utilizatorul poate scrie r\spunsul deasupra sau

96
dedesubtul mesajului original [i pentru a trimite r\spunsul poate folosi
butonul din bara de instrumente Standard a ferestrei sau prin
selectarea op]iunii Send din meniul File sau prin ap\sarea combina]iei de
taste CTRL¡ENTER.

Figura 3.21 Fereastra asociat\ unui mesaj r\spuns

Bara de instrumente
Standard

Adresele destinatarilor
primari [i secundari

Titlul mesajului

Textul mesajului

Figura 3.22 Fereastra de creare a unui nou mesaj

97
3.2.9 Crearea unui nou mesaj
Pentru crearea unui nou mesaj se apeleaz\ la butonul din
bara de instrumente Standard a programului. Aceast\ opera]ie duce la
afi[area casetei de dialog Message asociat\ noului mesaj (Figura 3.22).

3.2.10 Inserarea unei adrese de email ;n c=mpul To


Mesajul nou creat poate fi trimis unui singur destinatar sau mai
multor destinatari. Exist\ dou\ tipuri de destinatari>
- destinatarii primari – cei c\rora li se adreseaz\ ;n principal mesajul
respectiv< adresele destinatarilor primari se introduc ;n c=mpul To<
- destinatarii secundari – care vor primi o copie a mesajului< un
exemplu ar fi o secretar\ sau un subaltern care trimite un mesaj ;n
numele directorului< ca destinatar secundar poate fi directorul care va
primi o copie a mesajului< adresele destinatarilor secundari se
introduc ;n c=mpul Cc, dar pot s\ [i lipseasc\ (nu este obligatoriu s\
existe destinatari secundari).
Exist\ dou\ moduri de introducere a adreselor destinatarilor primari [i
secundari>
- prin tastarea direct\ a adreselor acestora ;n c=mpul corespunz\tor
(Figura 3.23)<

Figura 3.23 Tastarea adresei ;n c=mpul To

- prin folosirea adreselor de email salvate ;n prealabil ;ntr-o agend\ de


adrese (Address Book). Aceasta se realizeaz\ prin ap\sarea butonului
. Outlook va afi[a cutia de dialog Select Names din care
utilizatorul va putea selecta adresele sau numele memorate ;n agend\
din lista din partea st=ng\ a ferestrei (Figura 3.24). Pentru a specifica
c\ respectiva persoan\ sau adres\ de email este destinatar primar se va
folosi butonul corespunz\tor . Dup\ ce au fost selecta]i to]i
destinatarii mesajului, caseta de dialog se ;nchide prin intermediul
butonului OK [i se revine ;n fereastra de redactare a mesajului.

98
Figura 3.24 Selectarea adreselor salvate anterior ;n agenda de adrese

3.2.11 Trimiterea unei copii unor destinatari secundari (folosirea


c=mpurilor Cc [i BCc)
Pentru a trimite c=te o copie a mesajului unor destinatari secundari se
procedeaz\ ;n acela[i mod ca [i cu destinatarii primari, dar se folosesc
c=mpurile [i butoanele corespunz\toare ( [i , Figura 3.25).

Figura 3.25 Trimiterea unui mesaj unui destinatar primar [i a unei copii a
mesajului unui destinatar secundar

Un caz aparte de utilizatori secundari sunt cei care vor primi o copie a
mesajului ;n secret, f\r\ ca ceilal]i destinatari (secundari [i primari) s\ fie
con[tien]i de acest lucru. Cu alte cuvinte, spre deosebire de utilizatorii
secundari normali, ale c\ror adrese de email pot fi vizualizate de to]i
destinatarii, adresele destinatarilor secundari “speciali” nu vor putea fi

99
vizualizate de nici nu destinatar, fie el primar sau secundar. Adresele acestor
destinatari se introduc ;n c=mpul Bcc (Blind Carbon Copy – copie la indigo
oarb\). C=mpul Bcc nu este disponibil ;n mod automat la crearea unui nou
mesaj [i de aceea utilizatorul trebuie s\ afi[eze respectivul c=mp ;n fereastra
mesajului. Astfel, se utilizeaz\ op]iunea Bcc Field din meniul View.
Introducerea adreselor ;n c=mpul Bcc se face prin acelea[i metode ca [i ;n
cazul c=mpurilor To [i Cc (Figura 3.26).

Figura 3.26 Folosirea c=mpului Bcc

3.2.12 Inserarea unui titlu ;n c=mpul Subject


Fiecare mesaj care va fi trimis trebuie s\ aib\ [i un titlu sau subiect
(Subject). Titlul, trebuie s\ exprime c=t mai concis con]inutul respectivului
mesaj. Introducerea unui text ;n c=mpul titlu se face fie prin tastare direct\,
fie prin folosirea mecanismului Copy & Paste (Figura 3.27).

Figura 3.27 Tastarea unui titlu pentru mesaj ;n c=mpul Subject

3.2.13 Ata[area unui fi[ier la un mesaj email


Outlook d\ posibilitatea utilizatorului s\ ata[eze fi[iere mesajelor care
urmeaz\ a fi trimise. Exist\ dou\ modalit\]i de ata[are a unui fi[ier [i anume>
- folosirea op]iunii din meniul Insert al ferestrei
asociate mesajului ce urmeaz\ a fi trimis<
- ap\sarea butonului din bara de instrumente Standard a ferestrei
mesajului.
:n ambele cazuri, Outlook va afi[a caseta de dialog Insert File ;n care
utilizatorul poate selecta fi[ierul sau fi[ierele dorite din loca]ia acestora pe
disc (Figura 3.28). Procesul de ata[are se termin\ prin ap\sarea butonului
Insert. Utilizatorul poate repeta opera]iunea de ata[are de mai multe ori, p=n\
la ata[area tuturor fi[ierelor care se doresc a fi trimise.
Se revine ;n fereastra mesajului care va fi trimis odat\ cu dispari]ia
casetei de dialog Insert File. :n partea inferioar\ a ferestrei va ap\rea acum
lista fi[ierelor ata[ate respectivului mesaj (sec]iunea Attach, a[a cum se poate
observa ;n Figura 3.29).

100
Figura 3.28 Caseta de dialog Insert File pentru ata[area unui fi[ier la un
mesaj

Sec]iunea Attach

Figura 3.29 Fereastra Message a unui mesaj care urmeaz\ a fi trimis care
con]ine un fi[ier “Sample.jpg” ata[at (sec]iunea Attach)

101
3.2.14 Trimiterea unui mesaj cu prioritate sc\zut\, normal\ sau ridicat\
Orice mesaj poate avea asociat\ o prioritate normal\ (Normal),
sc\zut\ (Low) sau ridicat\ (High) ;n func]ie de importan]a acestuia. Toate
mesajele au ;n mod implicit o prioritate normal\. Dac\, de exemplu, se
dore[te un r\spuns foarte urgent la un mesaj, atunci mesajului ;i poate fi
atribuit\ o prioritate ;nalt\. Dac\ din contr\, un r\spuns la mesajul respectiv
nu este o prioritate absolut\ [i mai poate a[tepta, atunci i se asociaz\ o
prioritate sc\zut\.

Figura 3.30 Caseta de dialog Message Options

Pentru asocierea priorit\]ii unui mesaj se folose[te butonul


din bara de instrumente Standard a ferestrei mesajului. Din
caseta de dialog care apare (Message Options, Figura 3.30), utilizatorul
poate alege din sec]iunea Message settings o prioritate pentru mesaj (lista
derulant\ Importance, Figura 3.31,a). De asemenea, utilizatorul poate
specifica tipul mesajului (Sensitivity)> normal, personal, privat sau
confiden]ial (Figura 3.31,b).

102
a) b)
Figura 3.31 Stabilirea priorit\]ii [i tipului mesajului care urmeaz\ a fi trimis

3.2.15 Trimiterea mai departe a unui mesaj f\r\ modificare (Forward)


Outlook pune la dispozi]ia utilizatorului un mecanism de transmitere
rapid\ mai departe a unui mesaj, f\r\ modificarea acestuia. Acest mecanism
se nume[te Forward [i se realizeaz\ prin intermediul butonului
din bara de instrumente Standard a programului sau a ferestrei separate ;n
care mesajul respectiv este deschis (;n prealabil, mesajul respectiv trebuie
selectat din lista de mesaje sau deschis ;ntr-o fereastr\ proprie).

3.2.16 Copierea textului dintr-o surs\ extern\ ;ntr-un mesaj email


Procesul de copiere a unui text dintr-un document extern ;ntr-un
mesaj se face astfel>
- se selecteaz\ textul dorit din documentul extern<
- se copiaz\ textul ;n loca]ia de memorie temporar\ Clipboard folosind
tastele CTRL¡C sau select=ndu-se op]iunea Copy pentru copiere sau
Cut pentru mutare din meniul Edit<
- se afi[eaz\ fereastra mesajului folosind bara de procese a sistemului
de operare Windows (taskbar) sau prin folosirea combina]iei de taste
ALT¡TAB<
- se pozi]ioneaz\ cursorul la locul de copiere/mutare al textului ;n
mesaj<
- se copiaz\/mut\ textul, acesta aduc=ndu-se din memoria Clipboard
folosindu-se tastele CTRL¡V sau select=ndu-se op]iunea Paste din
meniul Edit (sau butonul din bara de instrumente Standard a
ferestrei mesajului).

103
3.2.17 Folosirea agendei de adrese (Address Book)
Agenda de adrese faciliteaz\ trimiterea la o dat\ ulterioar\ a unui
mesaj c\tre o adres\ din list\. Aceasta este de fapt o list\ de adrese email.
Pentru fiecare adres\ de email din agend\, utilizatorul poate introduce
informa]ii suplimentare, ca de exemplu numele complet al persoanei c\reia ;i
apar]ine respectiva adres\, telefoanele de contact, adresa po[tal\ etc. Toate
aceste date despre o persoan\, incluz=nd adresa de email sunt numite ;n
Outlook contacte (contacts). Cu alte cuvinte, agenda de adrese este de fapt o
list\ de contacte.
Pentru a crea sau actualiza agenda de adrese se folose[te butonul
din bara de instrumente Standard a programului Outlook. Pe ecran va fi
afi[at\ caseta de dialog Address Book (Figura 3.32).

Figura 3.32 Caseta de dialog Address Book

:n bara de instrumente a acestei casete de dialog, utilizatorul g\se[te

butoane pentru crearea unui nou contact , editarea sau actualizarea

unui contact existent , [tergerea unui contact , g\sirea unor

persoane din list\ , tip\rirea unui contact etc.

Pentru crearea unui nou contact se folose[te butonul New ([i apoi
op]iunea Contact) din bara de instrumente a ferestrei Address Book. Pe

104
ecran va fi afi[at\ caseta de dialog Properties ;n care utilizatorul poate
introduce o serie de date despre respectivul contact (Figura 3.33)> numele
complet al persoanei, adresele de email ale acesteia, informa]ii despre adresa
po[tal\ privat\ [i despre locul de munc\ etc. Majoritatea datelor sunt
op]ionale, utilizatorul put=nd introduce doar o simpl\ adres\ de email a
persoanei respective. Asocierea unui nume acestei adrese de email este ;ns\
foarte util\ pentru identificarea persoanei ;n cadrul agendei.

Figura 3.33 Caseta de dialog Properties pentru introducerea unor informa]ii


suplimentare despre o persoan\

3.2.17.1 Crearea unei noi liste de adrese/liste de distribu]ie


Exist\ cazuri ;n care utilizatorul trebuie s\ trimit\ un mesaj la un grup
de persoane, ;n general care au aceea[i calitate fa]\ de utilizator. De exemplu,
utilizatorul dore[te trimiterea unui mesaj tuturor colegilor de serviciu, sau
tuturor membrilor clubului de tenis din care face parte. Pentru a trimite acest
mesaj, utilizatorul trebuie s\ selecteze din agend\ toate intr\rile (contactele)
corespunz\toare. Ar fi mult mai simplu ca ;n agenda sa de adrese s\ existe un

105
contact Colegi care grupeaz\ toate adresele de email ale colegilor s\i de
servici.
Outlook pune la dispozi]ia utilizatorului un mecanism de grupare a
unor contacte existente ;n agenda de adrese ;n a[a-numite liste sau grupuri de
distribu]ie (Group sau Distribution list). Aceste grupuri se constituie ;ntr-un
singur obiect ;n agenda de adrese, facilit=nd astfel trimiterea de mesaje la mai
mul]i utilizatori ;n acela[i timp (printr-o singur\ selec]ie, fa]\ de selec]ia
tuturor membrilor grupului).
Crearea unui grup de distribu]ie se face prin selectarea op]iunii
din meniul File al ferestrei Address Book. :n
caseta de dialog care apare (Figura 3.34), utilizatorul poate asocia un nume
cu respectivul grup (Group Name) [i poate ad\uga contacte fie prin
selectarea acestora din agend\ (butonul Select members), fie prin crearea
unor noi contacte (New contact).

Figura 3.34 Crearea unui grup de distribu]ie (lista de adrese)

106
3.2.17.2 Ad\ugarea unei adrese la un grup de distribu]ie
Pentru ad\ugarea unei adrese email la un grup de distribu]ie existent,
trebuie parcur[i urm\torii pa[i>
- se deschide caseta de dialog Address Book<
- se face dublu clic pe grupul respectiv< grupul se recunoa[te ;n list\
prin iconi]a asociat\ <
- pe ecran se va deschide caseta de dialog Properties pentru grupul
respectiv<
- ;n partea inferioar\, utilizatorul poate folosi c=mpurile Name [i
E-mail pentru introducerea informa]iilor despre noul membru al
grupului (Figura 3.35)< ad\ugarea efectiv\ la grup se face prin
intermediul butonului <
- noul membru va fi acum afi[at ;n sec]iunea Group Members a
ferestrei Properties<
- ;nchiderea ferestrei Properties se realizeaz\ prin clic pe butonul OK,
iar cea a ferestrei Address Book prin tehnicile normale de ;nchidere
ale unei ferestre Windows.

Figura 3.35 Ad\ugarea unui nou membru la un grup

107
3.2.17.3 {tergerea unei adrese de mail dintr-o list\ de adrese
Pentru [tergerea unei adrese email dintr-un grup de distribu]ie
existent, trebuie parcur[i urm\torii pa[i>
- se deschide caseta de dialog Address Book<
- se face dublu clic pe grupul respectiv< grupul se recunoa[te ;n list\
prin iconi]a asociat\ <
- pe ecran se va deschide caseta de dialog Properties pentru grupul
respectiv<
- ;n sec]iunea Group Memebers se selecteaz\ adresa de email care se
dore[te a fi [tears\ [i se apas\ butonul <
- ;nchiderea ferestrei Properties se realizeaz\ prin clic pe butonul OK,
iar cea a ferestrei Address Book prin tehnicile normale de ;nchidere
ale unei ferestre Windows.

3.2.18 C\utarea unui mesaj dup\ expeditor, subiect, con]inut


:n cazul ;n care utilizatorul are o list\ foarte mare de mesaje [i dore[te
s\ citeasc\ un anumit mesaj, primit cu c=tva timp ;n urm\, procesul de
c\utare a mesajului ;n lista de mesaje se poate dovedi a fi foarte anevoios [i
consumator de timp. Outlook vine ;n ;nt=mpinarea utilizatorul prin facilit\]ile
de c\utare automat\ a unui mesaj dup\ anumite criterii cum ar fi expeditorul,
subiectul mesajului, con]inutul acestuia etc. Astfel, din meniul Tools al
programului se poate selecta op]iunea Find sau se poate folosi butonul
din bara de instrumente Standard. :n fereastra Outlook va ap\rea o
sec]iune Find items in Inbox (Figura 3.36). :n c=mpul Look for utilizatorul
poate introduce cuv=ntul cheie dup\ care se va realiza c\utarea. Ap\sarea pe
butonul Find Now va ini]ia procesul de c\utare. Outlook va afi[a lista de
mesaje corespunz\toare c\ut\rii dup\ cuv=ntul cheie respectiv.

Figura 3.36 Sec]iunea Find items in Inbox din fereastra programului


Outlook

C\utarea unui mesaj poate fi realizat\ [i dup\ anumite criterii, cum ar


fi>

108
- numele expeditorului (din c=mpul From)<
- titlul sau o por]iune din titlul mesajului (din c=mpul Subject)<
- un text din con]inutul mesajului.
Pentru aceasta se selecteaz\ op]iunea Advanced Find din meniul
Tools al programului. Outlook va afi[a caseta de dialog Advanced Find ;n
care utilizatorul poate selecta criteriile de c\utare ;n c=mpurile
corespunz\toare (Figura 3.37). C\utarea mesajelor va fi ini]iat\ de folosirea
butonului Find Now.

Figura 3.37 Caseta de dialog Advanced Find pentru c\utarea avansat\ a


unui mesaj

3.2.19 Crearea unui nou recipient pentru mesaje


Mesajele pot fi gestionate mai u[or prin folosirea de dosare sau
recipiente speciale, create dup\ anumite criterii. Lista acestor foldere este
afi[at\ ;n fereastra Folder List (Figura 3.38). Pentru vizualizarea mesajelor
care sunt con]inute ;n aceste foldere, utilizatorul nu trebuie dec=t s\ fac\ un
singur clic pe numele recipientului. Lista mesajelor con]inute ;n acesta va fi
afi[at\ ;n sec]iunea mesajelor din fereastra Outlook.
Exist\ patru recipiente standard [i anume>

109
- Inbox – ;n care se stocheaz\
mesajele primite, care nu sunt
redirec]ionate c\tre alte
recipiente<
- Outbox – ;n care se stocheaz\
mesajele ce urmeaz\ a fi
trimise<
- Sent Items – ;n care se
stocheaz\ mesajele trimise<
- Deleted Items – ;n care se
stocheaz\ mesajele [terse, fie
c\ acestea sunt primite sau
trimise.

Figura 3.38 Sec]iunea Folder List


din fereastra programului Outlook

Crearea unui folder se


realizeaz\ prin folosirea meniului
context al recipientului standard
Inbox (Figura 3.39) [i selectarea
op]iunii New Folder. :n caseta de
dialog Create New Folder care
apare (Figura 3.40), utilizatorul poate
asocia un nume cu noul folder
(Name) [i locul ;n care acesta va fi
plasat (ca folder sau subfolder al unui
folder existent). :nainte de crearea
noului folder, asistentul va afi[a un
mesaj prin care utilizatorul este
;ntrebat dac\ dore[te s\ creeze o
“scurt\tur\” pentru acesta ;n bara
Figura 3.39 Meniul context al Outlook, sec]iunea My Shortcuts
recipientului Inbox (Figura 3.41).

110
Figura 3.40 Caseta de dialog de creare a unui nou folder/recipient de mesaje

Figura 3.41 Mesajul pentru ad\ugarea unei “scurt\turi” pentru noul folder

3.2.20 Mutarea mesajelor ;ntr-un nou recipient


Mesajele pot fi mutate fie prin folosirea op]iunii
din meniul context al mesajului respectiv, fie prin
metoda drag and drop. :n primul caz, pe ecran va fi afi[at\ caseta de dialog
Move Items ;n care utilizatorul trebuie s\ selecteze folderul destina]ie pentru
mesajul care se dore[te a fi mutat (Figura 3.42).

111
Figura 3.42 Caseta de dialog Move Items

3.2.21 Sortarea mesajelor dup\ numele expeditorului, data primirii


Sortarea mesajelor din lista de mesaje se poate face ;n ordine
ascendent\ sau descendent\ dup\ oricare din coloanele sau antetele (From,
Subject, Received etc.) de mesaj afi[ate.
Se folose[te meniul context pentru un
antet de coloan\ [i se selecteaz\ op]iunea Sort
Ascending pentru ordonarea mesajelor dup\ Figura 3.43 Meniul context
respectivul antet ;n ordine cresc\toare sau Sort al unui antet de coloan\
Descending, pentru ordonarea mesajelor ;n
ordine descresc\toare (Figura 3.43).
De asemenea, se poate face un simplu Figura 3.44 Sortare
clic pe antetul de coloan\. O s\geat\ va apare ascendent\ dup\ c=mpul
;n respectivul antet pentru a specifica ordinea From
;n care s-a realizat sortarea mesajelor (Figura
3.44). Un nou clic pe respectivul antet [i
ordinea mesajelor va fi schimbat\ (sensul Figura 3.45 Sortare
s\ge]ii va fi schimbat, Figura 3.45). descendent\ dup\ c=mpul
From

112
3.2.22 {tergerea unui mesaj
Un mesaj din lista de mesaje poate fi [ters ;n mai multe moduri>
- prin folosirea butonului Delete din bara de instrumente Standard
a programului Outlook<
- prin selectarea op]iunii Delete din meniul context al mesajului<
- prin selectarea mesajului [i ap\sarea tastei Delete.
Rezultatul acestor ac]iuni este de fapt
mutarea respectivului mesaj ;n folderul
standard Deleted Items (Figura 3.46). Pentru
[tergerea total\ a unui mesaj utilizatorul poate Figura 3.46 Iconi]a
folosi combina]ia de taste Shift¡Delete. asociat\ folderului Deleted
Items

3.2.22.1 Readucerea unui mesaj din co[ul/recipientul de mesaje [terse


Procesul de readucere al unui mesaj [ters din folderul Deleted Items
;napoi ;n folderul original se nume[te restaurare (restore). Restaurarea este
de fapt un proces de mutare al mesajului din folderul Deleted Items ;n
folderul original sau ;n alt folder [i se realizeaz\ ca la paragraful 3.2.20.

3.2.22.2 Golirea co[ului/recipientului de mesaje [terse


Mesajele care se afl\ ;n
folderul Deleted Items pot fi [terse
definitiv dac\ se selecteaz\ op]iunea
din
meniul context al acestuia. Asistentul
programului Outlook va afi[a un
mesaj de confirmare a ac]iunii de
[tergere definitiv\ a mesajelor
(Figura 3.47).

Figura 3.47 Mesajul de confirmare a


[tergerii definitive a mesajelor

113