Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
83
din departamentul de Calculatoare din cadrul Universit\]ii Politehnica din
Bucure[ti.
Fiecare utilizator al po[tei electronice are propria cutie po[tal\ pe care
o poate consulta oric=nd dore[te.
Mesajele pot fi gestionate mai u[or prin folosirea de dosare sau
recipiente speciale, create dup\ anumite criterii. Exist\ patru recipiente
standard [i anume>
- Inbox – ;n care se stocheaz\ mesajele primite, care nu sunt
redirec]ionate c\tre alte recipiente<
- Outbox – ;n care se stocheaz\ mesajele ce urmeaz\ a fi trimise<
- Sent Items – ;n care se stocheaz\ mesajele trimise<
- Deleted Items – ;n care se stocheaz\ mesajele [terse, fie c\
acestea sunt primite sau trimise.
Principalul avantaj al folosirii sistemului de email este acela c\
mesajele pot fi trimise rapid [i ieftin din orice col] al lumii ;n orice col] al
lumii. Dezavantajul sistemelor de email este slaba securitate a acestora.
Aceasta se datoreaz\ ;n principal faptului c\ mesajele circul\ prin diferite
noduri p=n\ ajung la destina]ie [i orice administrator de nod de re]ea poate
opri un mesaj pentru a-l citi. Exist\ ;ns\ [i programe speciale de criptare a
mesajelor email, ca de exemplu PEM (Privacy-Enhanced Mail) sau PGP
(Pretty Good Privacy).
84
prin folosirea icon]ei corespunz\toare programului Microsoft
Outlook de pe Desktop (Figura 3.2) prin dublu clic pe aceasta<
Bara de titlu
Bara de instrumente
Standard
Bara antetelor de
mesaj
Meniul
principal
Lista de mesaje
Lista
recipientelor
de mesaje Sec]iunea de vizualizare
a mesajului curent
85
:nchiderea programului Microsoft Outlook se poate face fie prin
folosirea iconi]ei din bara de titlu a programului, fie prin selectarea
op]iunii Exit din meniul File sau prin ap\sarea combina]iei de taste ALT¡F4.
86
Exist\ mai multe posibilit\]i de vizualizare a listei de mesaje. Pentru
aceasta se folose[te din meniul View op]iunea Current View [i din lista care
apare se selecteaz\ tipul de afi[are dorit (Figura 3.5).
87
Fiecare mesaj se poate afla ;ntr-una din st\rile prezentate ;n Tabelul
3.2. :n func]ie de aceast\ stare, exist\ mai multe iconi]e de stare (Message
Status Icon) care vor fi asociate cu respectivul mesaj. Iconi]ele vor fi plasate
;n coloana corespunz\toare din list\.
:nainte de a citi mesajele nou sosite, utilizatorul trebuie s\ le descarce
;n recipientul Inbox. Astfel, utilizatorul poate folosi butonul
din bara de instrumente Standard a programului (dup\ ce ;n prealabil s-a
selectat recipientul de mesaje Inbox).
Deschiderea unui mesaj se face prin dublu clic asupra liniei asociate
din lista de mesaje. Pe ecran va fi afi[at\ caseta de dialog Message, ca ;n
Figura 3.6. A[a cum se poate observa, mesajul are un antet format din mai
multe c=mpuri [i afi[at ;n partea superioar\ a ferestrei. Semnifica]ia acestor
c=mpuri este explicat\ ;n Tabelul 3.3.
88
Tabelul 3.3 Descrierea c=mpurilor din antetul unui mesaj
Antet Con]inut
To> Adresa sau adresele de email ale destinatarului sau
destinatarilor primari
Cc> Carbon Copy (copie la indigo) – adresele de email ale
destinatarilor secundari care vor primi o copie a mesajului
From> Utilizatorul sau utilizatorii care au creat mesajul
Sent: Data la care a fost trimis mesajul
Subject> Scurt\ descriere a mesajului (de obicei o singur\ linie de text)
Figura 3.7 Alegerea c=mpurilor dorite din caseta de dialog Field Chooser
89
Figura 3.8 Drag and drop pentru un c=mp din lista de c=mpuri dintr-o
categorie
90
- prin alegerea acestora din meniul context al barelor de instrumente
care sunt afi[ate (Figura 3.11)<
91
Figura 3.12 Caseta de dialog Flag for Follow Up
- se selecteaz\ tipul de ac]iune ulterioar\ (Flag to ca ;n Figura 3.13)<
92
- se selecteaz\ o dat\ limit\ pentru respectiva ac]iune (Due by ca ;n
Figura 3.14)<
- se apas\ butonul OK pentru marcarea mesajului.
Figura 3.16 Modul de afi[are ;n lista de mesaje din recipientul Inbox al unor
mesaje marcate
93
3.2.6.1 Marcarea unui mesaj ca fiind necitit, citit
Marcarea unui
mesaj ca fiind necitit sau
citit se realizeaz\ tot prin
intermediul meniului
context al respectivului
mesaj (Figura 3.17).
Pentru aceasta, se
selecteaz\ op]iunea Mark
as Unread (marcheaz\ ca
fiind necitit) sau Mark as
Read (marcheaz\ ca fiind
citit) dup\ caz.
94
Figura 3.18 Sec]iunea Attach a ferestrei Message
95
Outlook va afi[a un mesaj de aten]ionare (Figura 3.20) ;n care explic\
utilizatorului c\ respectivul fi[ier poate con]ine viru[i informatici [i a[teapt\
ca utilizatorul s\ aleag\ ;ntre a salva (Save it to disk) [i a deschide (Open it)
fi[ierul respectiv. :n func]ie de op]iunea dorit\, fi[ierul va fi fie deschis, fie
caseta de dialog Save Attachment va fi afi[at\ pentru a permite utilizatorului
s\ selecteze op]iunile de salvare a fi[ierului pe disc.
96
dedesubtul mesajului original [i pentru a trimite r\spunsul poate folosi
butonul din bara de instrumente Standard a ferestrei sau prin
selectarea op]iunii Send din meniul File sau prin ap\sarea combina]iei de
taste CTRL¡ENTER.
Bara de instrumente
Standard
Adresele destinatarilor
primari [i secundari
Titlul mesajului
Textul mesajului
97
3.2.9 Crearea unui nou mesaj
Pentru crearea unui nou mesaj se apeleaz\ la butonul din
bara de instrumente Standard a programului. Aceast\ opera]ie duce la
afi[area casetei de dialog Message asociat\ noului mesaj (Figura 3.22).
98
Figura 3.24 Selectarea adreselor salvate anterior ;n agenda de adrese
Figura 3.25 Trimiterea unui mesaj unui destinatar primar [i a unei copii a
mesajului unui destinatar secundar
Un caz aparte de utilizatori secundari sunt cei care vor primi o copie a
mesajului ;n secret, f\r\ ca ceilal]i destinatari (secundari [i primari) s\ fie
con[tien]i de acest lucru. Cu alte cuvinte, spre deosebire de utilizatorii
secundari normali, ale c\ror adrese de email pot fi vizualizate de to]i
destinatarii, adresele destinatarilor secundari “speciali” nu vor putea fi
99
vizualizate de nici nu destinatar, fie el primar sau secundar. Adresele acestor
destinatari se introduc ;n c=mpul Bcc (Blind Carbon Copy – copie la indigo
oarb\). C=mpul Bcc nu este disponibil ;n mod automat la crearea unui nou
mesaj [i de aceea utilizatorul trebuie s\ afi[eze respectivul c=mp ;n fereastra
mesajului. Astfel, se utilizeaz\ op]iunea Bcc Field din meniul View.
Introducerea adreselor ;n c=mpul Bcc se face prin acelea[i metode ca [i ;n
cazul c=mpurilor To [i Cc (Figura 3.26).
100
Figura 3.28 Caseta de dialog Insert File pentru ata[area unui fi[ier la un
mesaj
Sec]iunea Attach
Figura 3.29 Fereastra Message a unui mesaj care urmeaz\ a fi trimis care
con]ine un fi[ier “Sample.jpg” ata[at (sec]iunea Attach)
101
3.2.14 Trimiterea unui mesaj cu prioritate sc\zut\, normal\ sau ridicat\
Orice mesaj poate avea asociat\ o prioritate normal\ (Normal),
sc\zut\ (Low) sau ridicat\ (High) ;n func]ie de importan]a acestuia. Toate
mesajele au ;n mod implicit o prioritate normal\. Dac\, de exemplu, se
dore[te un r\spuns foarte urgent la un mesaj, atunci mesajului ;i poate fi
atribuit\ o prioritate ;nalt\. Dac\ din contr\, un r\spuns la mesajul respectiv
nu este o prioritate absolut\ [i mai poate a[tepta, atunci i se asociaz\ o
prioritate sc\zut\.
102
a) b)
Figura 3.31 Stabilirea priorit\]ii [i tipului mesajului care urmeaz\ a fi trimis
103
3.2.17 Folosirea agendei de adrese (Address Book)
Agenda de adrese faciliteaz\ trimiterea la o dat\ ulterioar\ a unui
mesaj c\tre o adres\ din list\. Aceasta este de fapt o list\ de adrese email.
Pentru fiecare adres\ de email din agend\, utilizatorul poate introduce
informa]ii suplimentare, ca de exemplu numele complet al persoanei c\reia ;i
apar]ine respectiva adres\, telefoanele de contact, adresa po[tal\ etc. Toate
aceste date despre o persoan\, incluz=nd adresa de email sunt numite ;n
Outlook contacte (contacts). Cu alte cuvinte, agenda de adrese este de fapt o
list\ de contacte.
Pentru a crea sau actualiza agenda de adrese se folose[te butonul
din bara de instrumente Standard a programului Outlook. Pe ecran va fi
afi[at\ caseta de dialog Address Book (Figura 3.32).
Pentru crearea unui nou contact se folose[te butonul New ([i apoi
op]iunea Contact) din bara de instrumente a ferestrei Address Book. Pe
104
ecran va fi afi[at\ caseta de dialog Properties ;n care utilizatorul poate
introduce o serie de date despre respectivul contact (Figura 3.33)> numele
complet al persoanei, adresele de email ale acesteia, informa]ii despre adresa
po[tal\ privat\ [i despre locul de munc\ etc. Majoritatea datelor sunt
op]ionale, utilizatorul put=nd introduce doar o simpl\ adres\ de email a
persoanei respective. Asocierea unui nume acestei adrese de email este ;ns\
foarte util\ pentru identificarea persoanei ;n cadrul agendei.
105
contact Colegi care grupeaz\ toate adresele de email ale colegilor s\i de
servici.
Outlook pune la dispozi]ia utilizatorului un mecanism de grupare a
unor contacte existente ;n agenda de adrese ;n a[a-numite liste sau grupuri de
distribu]ie (Group sau Distribution list). Aceste grupuri se constituie ;ntr-un
singur obiect ;n agenda de adrese, facilit=nd astfel trimiterea de mesaje la mai
mul]i utilizatori ;n acela[i timp (printr-o singur\ selec]ie, fa]\ de selec]ia
tuturor membrilor grupului).
Crearea unui grup de distribu]ie se face prin selectarea op]iunii
din meniul File al ferestrei Address Book. :n
caseta de dialog care apare (Figura 3.34), utilizatorul poate asocia un nume
cu respectivul grup (Group Name) [i poate ad\uga contacte fie prin
selectarea acestora din agend\ (butonul Select members), fie prin crearea
unor noi contacte (New contact).
106
3.2.17.2 Ad\ugarea unei adrese la un grup de distribu]ie
Pentru ad\ugarea unei adrese email la un grup de distribu]ie existent,
trebuie parcur[i urm\torii pa[i>
- se deschide caseta de dialog Address Book<
- se face dublu clic pe grupul respectiv< grupul se recunoa[te ;n list\
prin iconi]a asociat\ <
- pe ecran se va deschide caseta de dialog Properties pentru grupul
respectiv<
- ;n partea inferioar\, utilizatorul poate folosi c=mpurile Name [i
E-mail pentru introducerea informa]iilor despre noul membru al
grupului (Figura 3.35)< ad\ugarea efectiv\ la grup se face prin
intermediul butonului <
- noul membru va fi acum afi[at ;n sec]iunea Group Members a
ferestrei Properties<
- ;nchiderea ferestrei Properties se realizeaz\ prin clic pe butonul OK,
iar cea a ferestrei Address Book prin tehnicile normale de ;nchidere
ale unei ferestre Windows.
107
3.2.17.3 {tergerea unei adrese de mail dintr-o list\ de adrese
Pentru [tergerea unei adrese email dintr-un grup de distribu]ie
existent, trebuie parcur[i urm\torii pa[i>
- se deschide caseta de dialog Address Book<
- se face dublu clic pe grupul respectiv< grupul se recunoa[te ;n list\
prin iconi]a asociat\ <
- pe ecran se va deschide caseta de dialog Properties pentru grupul
respectiv<
- ;n sec]iunea Group Memebers se selecteaz\ adresa de email care se
dore[te a fi [tears\ [i se apas\ butonul <
- ;nchiderea ferestrei Properties se realizeaz\ prin clic pe butonul OK,
iar cea a ferestrei Address Book prin tehnicile normale de ;nchidere
ale unei ferestre Windows.
108
- numele expeditorului (din c=mpul From)<
- titlul sau o por]iune din titlul mesajului (din c=mpul Subject)<
- un text din con]inutul mesajului.
Pentru aceasta se selecteaz\ op]iunea Advanced Find din meniul
Tools al programului. Outlook va afi[a caseta de dialog Advanced Find ;n
care utilizatorul poate selecta criteriile de c\utare ;n c=mpurile
corespunz\toare (Figura 3.37). C\utarea mesajelor va fi ini]iat\ de folosirea
butonului Find Now.
109
- Inbox – ;n care se stocheaz\
mesajele primite, care nu sunt
redirec]ionate c\tre alte
recipiente<
- Outbox – ;n care se stocheaz\
mesajele ce urmeaz\ a fi
trimise<
- Sent Items – ;n care se
stocheaz\ mesajele trimise<
- Deleted Items – ;n care se
stocheaz\ mesajele [terse, fie
c\ acestea sunt primite sau
trimise.
110
Figura 3.40 Caseta de dialog de creare a unui nou folder/recipient de mesaje
Figura 3.41 Mesajul pentru ad\ugarea unei “scurt\turi” pentru noul folder
111
Figura 3.42 Caseta de dialog Move Items
112
3.2.22 {tergerea unui mesaj
Un mesaj din lista de mesaje poate fi [ters ;n mai multe moduri>
- prin folosirea butonului Delete din bara de instrumente Standard
a programului Outlook<
- prin selectarea op]iunii Delete din meniul context al mesajului<
- prin selectarea mesajului [i ap\sarea tastei Delete.
Rezultatul acestor ac]iuni este de fapt
mutarea respectivului mesaj ;n folderul
standard Deleted Items (Figura 3.46). Pentru
[tergerea total\ a unui mesaj utilizatorul poate Figura 3.46 Iconi]a
folosi combina]ia de taste Shift¡Delete. asociat\ folderului Deleted
Items
113