Sunteți pe pagina 1din 8

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE BUCURESTI

FACULTATEA DE MANAGEMENT

Masterandă: SUSANU IOANA

Anul II

Managemetul Proiectelor

Bucuresti 2010

1. Locul auditului în implementarea sistemelor calităţii

1
Termenul de audit provine din latinescul ,,audio”, care înseamnă ,,a asculta”. Introdus
mai întâi ca instrument de verificare a conturilor şi înregistrărilor, auditul a devenit în present şi
un instrument de progres în sprijinul managementului pentru implementarea în firme a calităţii
totale.
Practica auditului calităţii, ca succesor al auditului financiar, s-a extins datorită cerinţelor de
asigurare a calităţii impuse furnizorilor de consumatori, precum şi în scopul evalării acţiunilor
corective necesare pentru eliminarea deficienţelor, a posibilităţilor de îmbunătăţire a sistemului
de calitate din STE, a proceselor sale, a produselor şi serviciilor pe care le realizează.
Totodată, trecerea unui număr tot mai mare de organizaţii prin procesul de certificare a
sistemului calităţii, a făcut ca auditul să capete valenţe noi, impunându-se şi ca principal metodă
de verificare a conformităţii sistemului de calitate cu standardul de referinţă. Auditul calităţii s-a
impus, de asemenea, şi ca un instrument important de cunoaştere şi îmbunătăţire a funcţionării
sistemului calităţii într-un STE. Prin desfăşurarea auditului se realizează, în mod indirect, o
disiminare a cunoştinţelor în domeniul calităţii, se îmbunătăţeşte managementul STE pe baza
informaţiilor reale oferite asupra activităţilor şi proceselor.
Evidenţiind punctele slabe şi forte ale STE, auditul oferă conducerii informaţii fundamentate
pentru optimizarea deciziilor privind alocarea resurselor în proiecte de modernizare, pentru
evitarea disfuncţionalităţilor în producţia şi livrarea produselor, pentru prevenirea reclamaţiilor
din partea beneficiarilor.
Scopul principal al auditului calităţii este de a evalua posibilităţile de îmbunătăţire a
sistemului calităţii din STE, a proceselor, produselor şi serviciilor pe care le realizează, a
acţiunilor corective necesare pentru eliminarea deficienţelor. Auditul nu trebuie confundat cu alte
activităţi de investigare care-i sunt, mai mult sau mai puţin, similare, cum ar fi inspecţia, analiza,
diagnosticarea.
Inspecţia, verificarea, controlul sunt activităţi orientate către conformitate şi nu presupun
explicit abordarea perspectivelor de evoluţie a sistemelor examinate.
Analiza constituie o examinare a stării unui proces, activitate etc. şi nu face de obicei apel
la terţe persoane, responsabilului activităţii revenindu-i şi răspunderea acţiunilor care vor urma
sau a coordonării acestora, în cazul delegării altor persone. Exemple tipice de examinare a unor
activităţi sunt analizele efectuate de management asupra sistemului calităţii, analiza proiectării şi
dezvoltării, prevazute în standardele ISO 9000.
Diagnosticul este o activitate descriptivă în care problematica abordată există, în timp ce
demersul pentru audit constă în punerea unor întrbări referitoare la însăşi existenţa problematicii.
Este vorba deci de un demers vizând cunoaşterea dificultăţilor de funcţionare şi de aceea se
manifestă ca un proces static. Dimpotrivă, auditul este un proces orientat spre viitor, ce permite
atât relaxarea constrângerilor care influenţează eficienţa sistemului, cât şi evidenţierea
perspectivelor sale de evoluţie.
Auditul financiar este un caz particular de audit, particularitatea sa fiind determinată de
specificul domeniului în care se aplică.

Fazele auditării – Planificare, Executare, Raportare, Urmărire


Pe parcursul efectuării unei auditări, trebuie să existe un sistem privind controlul calităţii
pentru toate fazele auditării. Toate persoanele implicate într-un proces de auditare au răspundere
personală în a-şi înţelege sarcinile de serviciu şi a respecta normele activităţii pe parcursul
întregului control. Acest lucru este valabil pentru toate fazele auditului. De asemenea, e
important ca acest control al calităţii să aibă loc într-o atmosferă de deschidere şi de încredere –

2
deci să fie un proces interactiv în care şi subordonaţii să fie încurajaţi să ofere un feedback
superiorilor lor, privind modul în care decurge controlul, în care acesta este condus, şi de
asemenea să ofere idei pentru posibile îmbunătăţiri. Toate nivelurile ierarhice de personal trebuie
evaluate la perioade de timp bine determinate, spre a se vedea în ce domenii există lipsuri în
perfecţionarea auditorilor în anumite sectoare. Pe parcursul acestui proces de evaluare, trebuie să
se vadă de ce şi când lucrurile au început să evolueze într-o direcţie greşită, pe parcursul
procesului de auditare şi ce fel de acţiuni de corecţie trebuie întreprinse pentru rectificarea
acestor neajunsuri în auditurile viitoare.

2. Cadrul conceptual general al auditului calităţii

În domeniul managementului calităţii, termenul de audit este utilizat în sensul de


examinare a calităţii produselor, serviciilor, proceselor unui STE sau a sistemului calităţii în
ansamblu.
Standardul ISO 9000/2000 defineşte auditul calităţii ca rerprezentând o examinare sistematică şi
independentă efectuată de una sau mai multe persoane, pentru a determina dacă activităţile şi
rezultatele lor referitoare la calitate corespund dispoziţiilor prestabilite, dacă aceste dispoziţii
sunt efectiv implementate şi corespunzătoare pentru realizarea obiectivelor. Reţinem din această
definiţie, adjectivele sistematice şi independente, în sensul că auditele sunt, pe de o parte,
planificate şi programate , iar pe de altă parte, că trebuie realizate de persoane care nu au
responsabilităţii directe în domeniile abordate. Prin expresia ,,dispoziţii prestabilite”, standardul
sugerează documentul de referinţă(referenţialul), care poate fi standarde, reglementări,
normative, reguli proceduri ,dispoziţii contractuale etc. Din defeniţie rezultă implicit că auditul
calităţii este un demers orientat spre viitor şi că vizează îmbunătăţirea.
Auditul este efectuat de persoane, denumite auditori, care au calificarea necesară, adică
sunt autorizaţi. Standardul ISO 10011 prevede cerinţele pentru calificarea auditorilor sistemelor
calităţii care se referă la: studii, pregătire, experienţă, aptitudini de conducere, criterii pentru
selectarea responsabilului de audit. Clientul, STE-ul care solicită auditul,este denumit
comanditarul, entitatea în numele căreia se realizează auditul şi destinatara raportului de audit.
După caz, clientul poate fi managerul STE-ului s-au un client al acestuia. Conform ISO 10011,
clientul poate fi auditatul, care doreşte auditarea propiului său sistem al calităţii în raport cu
standardul de referinţă, un beneficiar care doreşte să auditeze sistemul calităţii unui furnizor,
utilizând propri auditori sau o terţă parte, un organism independent autorizat să aprecieze dacă
sistemul calităţii asigură controlul adecvat al produselor sau serviciilor furnizate, un organism
independent desemnat să efectueze auditul în scopul de a înregistra sistemul calităţii al
organizaţiei auditate. Relaţia dintre clientul solicitant de audit şi auditor este de tip client-
furnizor, în cadrul căreia raportul de audit constituie produsul furnizat.

3. Clasificarea auditurilor calităţii

Certificarea sistemelor de calitate din organizaţii a determinat sistematizarea auditului pe


două forme de aplicare: auditul intern, cerut de standard, şi auditul de terţă parte, ca instrument
de evaluare a conformităţii organizaţiei cu cerinţele standardului. În ambele cazuri înţelegerea
corectă a sensului auditului şi tehnicilor care îi asigură eficienţa în aplicare este esenţială.
Acestea au fost sistematizate în standardul ISO 10.011. Standardul ISO 9000/2000 prevede că

3
auditul se foloseşte pentru evaluarea eficienţei şi conformităţii unui sistem de management al
calităţii, iar rezultatele auditului pot fi utilizate pentru identificarea oportunităţilor de ameliorare.
Corespunzător acestui standard, auditările sunt:
- interne, iniţiate de organizaţii, prin care se urmăreşte cunoaşterea modului în care se respectă
politica calităţii în fiecare compartiment implicat în realizarea produsului sau serviciului, precum
şi evaluarea acţiunilor corective necesare în interiorul STE cu privire la produs, proces şi
sistemul de calitate, şi sunt denumite audituri ,, prima parte”. Aceste audituri pot constitui
elemente de fundamentare la autodeclaraţia de conformitate a organismului. În standardul ISO
9001/2001, referitor la audit, se menţionează că organizaţiile au obligaţia să efectueze audituri
interne, conform planificării acestora, pentru a determina dacă sistemul de management al
calităţii este conform cu cerinţele acestui standard şi dacă este implementat şi menţinut eficient.
De asemenea, standardul prevede că selectarea auditorilor şi modul de efectuare a auditului,
trebuie să asigure obiectivitatea şi imparţialitatea procesului de audit. Responsabilitatea şi
cerinţele pentru planificarea şi efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor şi menţinerea
înregistrărilor vor fi definite într-o procedură
documentată.
- externe, efectuate de client ori o terţă persoană în contul clientului sau a unei relaţii
contractuale şi de organisme neutre specializate şi independente.
Auditurile externe, au ca scop obţinerea unei dovezi în legătură cu capacitatea furnizorului de a
asigura obţinerea calităţii cerute. Când sunt efectuate de clienţi ai STE prin auditori propri, sunt
denumite audituri ,,secundă parte”, iar când sunt realizate de un organism neutru în scopul
evaluării sistemului de calitate la cererea STE-ului respectiv, sunt denumite audituri ,,terţă
parte”. Aceste organisme, care sunt acreditate, oferă certificarea sau înregistrarea conformităţii
cerinţelor cu cele din standardul de referinţă.
Auditul mai poate fi independent, când se realizează de persoane care nu-şi desfăşoară activitatea
în zona auditată, de exemplu personalul aparţinând serviciului ,,Calitate”al STE sau de auditori
calificaţi aparţinând unor organisme specializate, şi dependent când se execută de persoane
specializate aparţinând zonei auditate.
După domeniul în care se aplică, auditul poate fi de produs, de proces şi de sistem al calităţii.

Situaţii pentru care se recomandă efectuarea auditului calităţii


a) Adotarea sistemului de calitate la schimbările intervenite:
- la progresele tehnice şi tehnologice;
- la schimbările intervenite în structura organizaţiei prin reducerea domeniilor funcţionale în
favoarea celor operaţionale;
- la un nou standard de referinţă.
b) Modificarea obiectivelor în domeniul desfacerilor:
- lansarea pe piaţă a unor produse noi;
- orientarea desfacerii către noi segmente de piaţă.
c) Pregătirea unui plan de îmbunătăţire a calităţii, având ca obiectiv, de exemplu, pătrunderea pe
noi pieţe ca urmare a creşterii calităţii produselor livrate.
d) Extinderea relaţiilor comerciale, de exemplu în cazul dezvoltării exportului etc.

Domenii la care se aplică auditul calităţii

4
Auditul calităţii se plasează în spirala calităţii şi vizează domenii funcţionale şi
operaţionale. Cel mai cunoscut domeniu este cel al realizării produselor. În prezent are loc o
extindere continuă către servicii şi activităţi funcţionale precum: marketing, aprovizionare,
metode, vânzări, service, administraţie, informatică, logistică, organizare.

Calificarea şi certificarea auditorilor calităţii


Standardul ISO 10011, prevede cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească auditoria
calificaţi, cu privire la studii, pregătire, experienţă, însuşiri personale, aptitudini de conducere şi
criteriile pentru selectarea responsabilului de audit. Astfel, pentru a deveni auditori calificaţi
persoanele interesate trebuie să fi absolvit cel puţin învăţământul secundar şi să îndeplinească
următoarele condiţii:
- cunoaşterea şi înţelegerea standardelor de referinţă ale auditului calităţii;
- cunoaşterea şi abilitatea de aplicare a tehnicilor de evaluare;
- alte tehnici necesare pentru conducerea unui audit, cum ar fi planificarea, organizarea,
comunicarea.
Standardul recomandă şi o experienţă practică de patru ani în domeniu şi participarea la
cel puţin patru auditări. În ceea ce priveşte însuşirile pe care trebuie să le aibă auditorul, acestea
se referă la obiectivitate, perseverenţă, capacitate organizatorică şi de comunicare.

Sistemele de calificare şi certificare a auditorilor folosite pe plan european


Organizaţia Europeană a Calităţii şi Fundaţia Europeană pentru Managementul Calităţii,
au stabilit un program de instruire în domeniul calităţii , care este compatibil cu noua Schemă
armonizată a Organizaţiei Europene a Calităţii. Schema preved trei grade de calificare şi
certificare la nivel european: profesionist calitate, manager sistem de calitate, auditor calitate.
Certificatul de profesionist calitate poate fi obţinut de persoane cu pregătire universitară, care au
şi o vechime de cel puţin un an în domeniul inspecţiei asigurării calităţii sau în proiectare, care
urmează cursuri de instruire în conformitate cu schema armonizată.

4. Germania

4.1. Studii interne şi externe asupra eficienţei Instituţiilor Supreme de Audit


ISA sunt îndreptăţite să se concentreze asupra eficienţei muncii lor. Atunci când
examinează eficacitatea costurilor muncii depuse, trebuie să aplice cel puţin aceleaşi standarde
pe care le aplică în cadrul auditurilor filialelor executive. În primul rând, luarea acestei atitudini
este determinată de regulile corectitudinii; în al doilea rând, este o cerinţă legată de principiul
eficienţei; în al treilea rând, este o chestiune de credibilitate. Transparenţa şi deschiderea în
propriile afaceri conferă ISA gradul de autoritate în faţa parlamentului şi a comitetelor sale, de
care au nevoie pentru a argumenta în mod sigur şi riguros în favoarea constatărilor auditului.
Cu toate acestea, procedurile de sporire a eficienţei şi asigurare a calităţii nu trebuie să distragă
atenţia de la problemele esenţiale. Dată fiind diversitatea problemelorauditorilor. Aceasta este
cauza pentru care orice shemă de management al calităţii care se bazează pe o abordare
standardizată nu îşi merită numele.
Curtea Federală de Audit (Bundesrechnunghof) se confruntă permanent cu problema
realizării celei mai bune practici prin metode de actualizare continuă şi de adaptare a
instrumentelor cheie de management al calităţii, cum ar fi: regulile sale de procedură, regulile de
audit şi programul de responsabilităţi. Principii esenţiale suplimentare pentru asigurarea

5
standardelor înalte de calitate a auditului sunt înscrise în Ghidul Curţii de Audit. Domeniile
precizate sunt următoarele:
• Analiza sarcinilor;
• Selecţia metodologică şi prioritizarea sarcinilor de audit;
• Alegerea metodologică a abordării auditului din mai mai multe opţiuni;
• Schiţa auditului;
• Evaluarea procedurii de audit, constatările auditului şi acţiunile întreprinse ca răspuns la
recomandările Curţii Federale de Audit.
Mai mult, procedurile de management al calităţii sunt valabile pentru sarcini specifice,
cum ar fi editarea raportului anual al Curţii Federale de Audit de către Unitatea I1 de audit, care
răspunde de problemele fundamentale ale auditului. Pentru a spijini planificarea auditului,
trebuie să fie structurată o versiune revizuită în mod fundamental a Curţii pentru Planificarea
Automată a Auditului şi Sistemul de Informaţii (APIS). Curtea Federală de Audit a adoptat
obiectivul de mărire a vizibilităţii proceselor de creştere a eficienţei şi asigurarea unei calităţi
înalte a auditului. Însă, Curtea nu consideră că acest cost standardizat şi sistemele de calcul al
performanţei utilizate de entităţile sectoarelor public şi privat sunt adecvate unei prezentări
corecte a metodelor de lucru şi a produselor de audit guvernamental. Este aşadar imperativ să fie
găsite soluţii care să răspundă cerinţelor specifice funcţiilor auditului guvernamental. Curtea
implementează un proiect experimental, ce acoperă toate diviziunile auditului, ceea ce constituie
primii paşi spre dezvoltarea unui concept potrivit de eficacitate a costurilor. De la începutul
anului 2002, a fost înfiinţat un sistem de înregistrare a timpului petrecut şi a costurilor apărute de
către fiecare director auditor senior, director auditor şi auditor. Acest sistem oferă o prezentare a
utilizării resurselor.
Din octombrie 1998, au fost făcute progrese pentru a imagina procedure transparente şi,
pe cât posibil, standarde uniforme pentru toate domeniile de audit. Un grup de lucru a realizat o
cercetare, alături de „colegiile” Curţii Federale de Audit (responsabile pentru direcţiile muncii
unităţilor de audit), pentru a identifica sprijinul necesar sub formă de instrumente de analiză şi
ghidare. După finalizarea acestei cercetări, grupul de lucru a înaintat propuneri cu privire la
funcţiile principale ale sistemului de management al calităţii. Aceste propuneri au devenit
instrumente indispensabile pentru munca zilnică a unităţilor de audit ale Curţii legată de
desfăşurarea funcţiilor de bază ale analizei sarcinilor, schiţării auditului şi evaluării.

4.2. Conceperea auditului

Dat fiind numărul de obicei mare de aspecte ce urmează a fi auditate, identificate prin
analiza sarcinilor, este necesară definirea subiectelor individuale ale auditului care pot fi
selectate pentru planificarea auditului. De aceea este necesar să se stabilească criterii descriptive
pentru selectarea criteriilor de audit. Aceste criterii trebuie să întruchipeze cea mai clară
interpretare cu putinţă şi specificarea prevederilor pertinente ale Regulilor de audit ale Curţii
Federale de Conturi (secţiunea 13, paragraful 1, propoziţia 2; secţiunea 13, paragraful 2; şi
secţiunea 15).
Ca următor pas, întrebarea care trebuie pusă este cum poate fi un subiect de audit
segmentat şi organizat pe teme prin alegerea unor criterii, abordări şi tipuri de audit adecvate.
Punctul de plecare pentru formularea unor astfel de criterii se regăseşte în Regulile de audit
(subiectul auditului: secţiunea 17, paragraful 1 din Regulile Curţii de Conturi; criterii de audit:
secţiunea 4 a Regulilor de audit; tipuri de audit: secţiunea 18 a Regulilor de audit). Dacă, de

6
exemplu, un departament sau o agenţie guvernamentală nu a fost încă auditată sau nu a mai fost
auditată de mult timp, un audit general va fi cel mai potrivit pentru obţinerea unei imagini
cuprinzătoare a managementului financiar şi operaţiunilor acestuia. Dacă a fost efectuat destul de
recent un audit general al entităţii respective, este indicat un audit „follow-up”, poate suplimentat
de un audit selectiv al unui sector de operaţiuni redus în cazul în care auditul anterior a avut drept
rezultat descoperiri care sugerează necesitatea unei examinări amănunţite. Acolo unde se acordă
beneficii statutare, se pot concepe diferite abordări. Pe lângă verificarea acordării corecte a
beneficiilor, poate fi adecvată şi auditarea finanţării acestora sau a impactului pe care îl au
prevederile statutare pertinente în ceea ce priveşte rezultatele echitabile şi absorbţia de resurse
administrative. În acest din urmă caz, însă, nu se poate exprima nici o critic directă, ci se pot
adresa doar recomandări. Auditarea proiectelor, programelor şi sistemelor poate da naştere unor
întrebări privind necesitatea, potenţiala suprapunere cu alte măsuri şi considerarea unor posibile
alternative. Când auditurile au fost adecvat definite în ceea ce priveşte subiectul, abordarea, tipul
şi criteriile, trebuie de asemenea să se găsească criterii adecvate pentru ierarhizarea temelor
auditurilor într-o manieră semnificativă, ţinându-se cont de caracterul limitat al resurselor de
audit. În această privinţă, planificarea auditului va fi susţinută conform secţiunii 14, paragraful 3
din Regulile de audit ale Curţii Federale de Conturi. Pentru a pregăti audituri individuale,
responsabilii trebuie să poată selecta o serie de caracteristici care să facă posibilă stabilirea
obiectivelor, temei centrale, programului şi întinderii auditului, precum şi a metodelor ce vor fi
folosite. Toţi aceşti factori permit conducerea şi evaluarea auditului (formatul auditului,
materializat într-un program al auditului: secţiunea 23 a Regulilor Curţii de Conturi).
Conceperea formatului auditului este precedată de colectarea materialelor, adică de strângerea şi
analiza documentelor şi informaţiilor legate de tema auditului. Sursele accesibile ar trebui
folosite într-o manieră cuprinzătoare. Analiza materialelor colectate în această etapă ar putea de
asemenea să influenţeze subiectul şi tema centrală a auditului. Programul auditului stabileşte
raţiunea sau motivul care stă la baza auditului, tema şi obiectivul auditului. El specifică organelle
auditate şi, acolo unde este necesar, orice alte organisme de unde urmează să se colecteze probe
pentru auditul respectiv. Mai mult decât atât, programul identifică auditorii numiţi pentru
efectuarea unui anumit audit şi indică termenele fiecărei etape succesive.
Programul trebuie să explice abordarea ce va fi adoptată, volumul problemelor supuse
auditului şi metodele auditului. Toate componentele programului auditului luate împreună
formează o structură a obiectivelor şi ţintelor care trebuie comparate cu realizările reale din toate
etapele implementării auditului.

4.3. Evaluarea auditurilor

Evaluarea nu este o acţiune singulară, ci un proces care însoţeşte fiecare audit. Procesul
de evaluare serveşte la îmbunătăţirea auditurilor aflate deja în curs şi la generarea de cunoştinţe
pentru viitoarele audituri. La baza evaluării se află comparaţia dintre structura obiectivelor şi
ţintelor şi realizările reale din fiecare etapă a auditului. Această comparaţie generează concluzii,
în special în ceea ce priveşte conducerea optimă a auditului în curs, îmbunătăţirea planurilor de
audit viitoare şi selectarea şi prezentarea rezultatelor auditului către beneficiarul raportului de
audit. Timpul adecvat pentru evaluarea unui audit este după încheierea colectării de probe pentru
audit in situ şi în timpul întocmirii raportului auditului. Rezultatele auditului ar trebui evaluate
după primirea comentariilor şi la finalizarea auditului. Rezultatele evaluării sunt înregistrate în
formă scrisă.

7
4.4. Abordarea şi rezultatele
Grupul de lucru în domeniul managementului calităţii din cadrul Curţii Federale de
Conturi a furnizat „colegiilor” şi auditorilor implicaţi îndrumare şi liste care le permit să
realizeze singuri analiza sarcinilor şi evaluarea. Adaptarea şi perfecţionarea acestor instrumente
au constituit subiectul unui permanent schimb de idei între grupul de lucru şi direcţiile de audit.
Concluziile importante şi îndrumările cu privire la proceduri au fost incluse în Regulile Curţii şi
în Ghidul de audit. Curtea va continua procesul de perfecţionare a instrumentelor sale pentru a
genera concluzii şi pentru a-şi conduce activitatea de audit. Eforturile continue ale Curţii în acest
domeniu sunt motivate de convingerea sa că auditarea guvernamentală nu se poate baza, fără o
atentă examinare, pe soluţii clare care pot fi adecvate pentru alte organizaţii publice sau private.
De aceea Curtea se angajează în continuare să dezvolte instrumente specifice pentru
monitorizarea performanţei misiunii şi pentru asigurarea calităţii activităţii sale, ţinând cont de
provocarea specifică pe care o prezintă auditarea guvernamentală. Curtea consideră acest
permanent efort de perfecţionare în primul rând ca pe principala sa sarcină, care trebuie
îndeplinită concomitent cu realizarea funcţiilor sale de audit şi de aceea pune mult accent pe
comunicarea şi conducerea interne. Stabilirea unor înalte standarde pentru activitatea de audit şi
monitorizarea continuă a respectării acestor standarde reprezintă o sarcină fundamentală a
organismelor de audit. Dată fiind natura misiunii lor, ele nu se pot baza pe sprijin extern, cu
excepţia unor cazuri izolate, şi orice sprijin va fi obligatoriu limitat în ceea ce priveşte impactul.