Suport- prima zi de curs

Teme

• Abordări şi concepte folosite în Managementul Proiectelor;

• Formularul cererii de finanţare;
• Identificarea ideilor de proiect;

1. ABORDĂRI ŞI CONCEPTE FOLOSITE ÎN MANAGEMENTUL

PROIECTELOR

Noţiuni şi concepte:
Proiect
Managementul proiectelor
Ciclul de viaţă al proiectelor
Factori de succes în proiecte

Vom avea ca referinţă două surse, şi anume

• Project Cycle Management (PCM) Guidelines 2004, dezvoltată de Comisia

Europeană
http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-
tools/t101_en.htm

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 2001, 2005, dezvoltată de

Project Management Institute(PMI)
www.pmi.org

Ce este un proiect?
Istoric, conceptul a fost folosit prima oară de arhitecţi, şi anume de Filippo Brunelleschi,
în secolul XV, când a conceput domul catedralei din Florenţa (projetto).

Definiţii:

• PCM: succesiune logică de activităţi coordonate şi controlate, de natură diferită,

realizată într-o manieră organizată metodic şi progresiv, având constrângeri de
timp, resurse şi cost, destinat obţinerii de noi rezultate, necesare pentru
îndeplinirea unor obiective clar definite
• PM(BOK): efort temporar pentru a crea un produs sau serviciu unic
Caracteristici

 Orice proiect are obiectiv(e)

 Limitat în timp
 Resurse limitate
 Se desfăşoară în mod progresiv
 Produs/serviciu/rezultat unic
 Se derulează organizat, planificat, controlat
 Se desfăşoară într-un mediu de risc

• PCM
Managementul de proiect reprezintă o utilizare abilă a tehnicilor pentru atingerea
rezultatelor la nivelul stabilit, cu bugetul şi în perioada de timp prevăzute.

• PM(BOK)
Arta de a conduce şi coordona resursele de-a lungul vieţii unui proiect utilizând tehnici
moderne de conducere pt atingerea obiectivelor predeterminate de scop, cost, timp,
calitate şi satisfacerea participanţilor

Fazele proiectului

• PCM
Programare • PM(BOK)
Identificare Initiere
Formulare Planificare
Implementare Implementare
Evaluare şi Audit Incheiere

Factori de succes

 Obiective clare, stabile şi bine definite (cerinţele produsului).

 Înţelegerea nevoilor reale, având cerinţe complete şi bune.
 Aşteptările tuturor celor implicaţi, mediul, resursele, şi planificarea trebuie să fie
realiste
 Viziune şi strategie clară de la bun început.
 Buna comunicare între factorii interesaţi
 Toţi membrii echipei trebuie să aiba aceeaşi imagine despre proiect.
 Identificarea problemelor (simptomelor) din vreme şi reacţia rapidă şi corectă.
 Urmărirea şi controlul execuţiei. Adaptarea planurilor.
 Măsurarea şi înţelegerea progresului proiectului.
 Învăţarea din lecţiile fiecărui proiect, situaţie, eveniment,…
 Gestionarea modificărilor şi riscurilor.
  Plan bine definit.

2. FORMULARUL CERERII DE FINANTARE

Paşii logici ai elaborării unei cereri de finanţare (descarcati o cerere de finantare si

incercati sa corelati cerintele de completare cu pasii logici de mai jos)

 Analiza factorilor interesaţi

 Definirea problemei .
 Stabilirea scopului proiectului
 Stabilirea obiectivelor proiectului
 Stabilirea activităţilor.
 Realizarea bugetului
 Stabilirea planului de evaluare.
 Justificarea proiectului
 Durabilitatea proiectului
 Stabilirea titlului proiectului
 Realizarea rezumatului proiectului
 Anexe formale

Factorii interesaţi (stakeholders) - cine sunt ei?

Orice persoană, grupuri de persoane, instituţii, asociaţii sau firme care sunt sau ar putea
deveni implicate în proiect:
 direct sau indirect,
 pozitiv sau negativ
 au un interes în proiect

De ce analiza factorilor interesaţi ?

• Înţelegerea nevoilor clienţilor interni şi externi

• Implicarea şi motivarea celor interesaţi pentru a asigura succesul proiectului
• Asigurarea că ceea ce se implementează este ceea ce s-a planificat şi este ceea ce
doresc stakeholderii

Finanţatorul Consultantul

Beneficiarul/ii Contractorul

Băncile Subcontractorul

Proiectantul Statul
Rolul factorilor interesaţi

 Acordă sprijin şi sunt resursă –know how/ financiară pt problemele/ necesităţile

proiectului.
 Contribuie la fluxul informaţional al proiectului
 Se pot opune direcţiei de evoluţie a proiectului în funcţie de interesele şi nevoile
proprii
 Lipsa consultării poate genera blocaj.

Concluzii pentru proiect

Cum se poate ţine cont de FI?

Ce actiuni se pot/trebuie intreprinse?
Cum se pot aborda FI?

3. IDENTIFICAREA IDEILOR DE PROIECT

Pentru a transforma o idee într-un proiect, trebuie identificate următoarele elemente:

 Problema pe care o rezolvă proiectul

 Scopul şi obiectivele proiectului
 Activităţile prin care se vor atinge obiectivele proiectului
 Resursele necesare realizării activităţilor

De asemenea, se va descrie situaţia la care se doreşte să se ajungă cu ajutorul proiectului:

 Impactul proiectului
 Rezultatele proiectului
 Produsele generate de activităţile proiectului
 Costul realizării activităţilor

Analiza problemelor

 Se analizează situaţia existentă relevantă pentru ideea de proiect

 Se identifică problemele principale
 Se structurează problemele identificate pe baza relaţiei cauză – efect

O problemă bine formulată...

  se referă la o situaţie existentă
 defineşte un aspect negativ
 indică efectele negative pe care le generează
 este raportată la unul sau mai multe grupuri sau categorii bine determinate de
persoane fizice sau juridice, a căror situaţie e afectată de existenţa sa

Analiza problemelor

1. Identificarea problemelor
2. Selectarea unei probleme principale
3. Structurarea celorlalte probleme în funcţie de problema principală, pe baza legăturii
cauză-efect. Problemele care generează direct problema principală sunt aşezate sub
aceasta, ca şi cauze. Problemele care sunt generate direct de problema principală sunt
aşezate deasupra acesteia, ca efecte.
4. Completarea schemei cu alte cauze/ efecte ale problemelor identificate deja

Efecte

Problema principala

Cauze

Exemplu:

Dacă se urmăreşte încadrarea viitorului proiect într-un program de finanţare:

 Se va pune accent pe argumentarea problemelor identificate cu date oficiale,

studii, rapoarte etc.
 Se va alege problema principală ţinând cont şi de problemele considerate de
program ca prioritare

Scopul şi obiectivele proiectului

= soluţii pentru rezolvarea problemelor identificate:

Scopul proiectului este reprezentat de schimbarea care trebuie realizată pentru rezolvarea
problemei principale

Obiectivele proiectului sunt principalii paşi care trebuie realizaţi pentru a realiza
schimbarea definită în cadrul scopului
pot fi privite ca reformulări pozitive ale problemei principale, respectiv a primului nivel
de cauze identificate în cursul analizei problemelor
Exemplu:
Problema principală: starea deficitară de sănătate a copiilor străzii din oraşul x
Scop: îmbunătăţirea stării de sănătate a copiilor străzii din oraşul x

Exemplu:
Cauze (primul nivel):
Condiţii de viaţă insalubre
Accesul limitat la servicii de sănătate
Slaba calitate a alimentaţiei

Obiective:
Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiţiilor de viaţă...
Îmbunătăţirea accesului la serviciile de sănătate...
Ameliorarea alimentaţiei...

Legătura dintre scop şi obiective trebuie să fie directă

Exemplu:

Scopul îmbunătăţirea stării de sănătate a copiilor străzii din oraşul x se va atinge prin
următoarele obiective:
 Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiţiilor de viaţă...
 Îmbunătăţirea accesului la serviciile de sănătate...
 Ameliorarea alimentaţiei...

Scopul şi obiectivele proiectului: recomandări privind formularea

Scopul şi obiectivele:
Trebuie să fie exprimate prin cuvinte care denotă un proces, parcurgerea unui drum:
îmbunătăţirea, creşterea, scăderea, înfiinţarea, crearea, promovarea, dezvoltarea etc.

Scopul:
Fiecare proiect va avea un singur scop.

Obiectivele:
Fiecare proiect va avea câte 2-3 obiective.

De asemenea, orice obiectiv trebuie să fie:

 Specific – ce? în avantajul cui?
 Măsurabil – poate fi măsurat?
 Accesibil – poate fi atins un asemenea obiectiv, în general?
 Realist – poate fi atins cu mijloacele/ resursele existente?
  Temporal determinat – se raportează la un anumit termen/ anumită durată de
realizare?

Dacă se urmăreşte încadrarea viitorului proiect într-un program de finanţare se va verifica

dacă:

Scopul proiectului contribuie la realizarea obiectivelor programului

Obiectivele proiectului se încadrează în domeniile eligibile pentru finanţare în cadrul
programului

Analiza strategiei proiectului

Se păstrează în structura finală a problemelor, scopului şi obiectivelor proiectului doar

anumite elemente, selectate pe baza unor criterii ca:

 Nesuprapunerea cu iniţiative aflate deja în derulare

 Capacitatea organizaţiei/ organizaţiilor
 Posibilitatea acoperirii costurilor necesare
 Respectarea politicilor/ strategiilor în domeniu

Alte criterii folosite pentru determinarea structurii finale a proiectului (ex.):

 Măsura în care contribuie la îndeplinirea obiectivelor politicilor/ strategiilor

relevante
 Consistenţa schimbărilor generate în favoarea beneficiarilor
 Complementaritatea cu alte proiecte şi programe
 Raportul cost/ beneficiu
 Contribuţia la consolidarea capacităţii organizaţiei
 Impactul asupra mediului

În urma acestei etape, se vor determina:

 Problemele cărora proiectul li se poate adresa în mod realist
 Scopul şi obiectivele pe care şi le poate propune proiectul în mod fezabil
 Cea mai eficientă structură a intervenţiei/ soluţiei propuse de proiect

La finalul etapei de analiză a strategiei vom avea toate elementele necesare privind:

Problema => scopul  impactul

obiectivele  rezultatele
activităţile  rezultatele imediate