CUNOŞTINŢE GENERALE DESPRE BAZELE DE DATE

Bazele de date au apărut din necesitatea depozitării şi prelucrării unei cantităţi

crescânde de informaţii pe sistemele electronice de calcul.
O bază de date simplă este organizată sub forma unui tabel, în care coloanele
poartă numele de câmpuri, liniile se numesc înregistrări, capul de tabel, în ansamblu,
fiind echivalentul structurii bazei de date. Specificarea structurii unei baze de date
presupune furnizarea tuturor câmpurilor care alcătuiesc această bază cât şi a
caracteristicilor acestora. Un câmp este caracterizat de: numele câmpului, tipul
câmpului, lungimea câmpului şi numărul de zecimale. După specificarea structurii
bazei de date, se poate trece la lucrul cu aceasta, ceea ce poate însemna: încărcarea de
date în baza de date, modificarea unor date deja introduse, ştergerea unor date din
baza de date, căutări de date care să îndeplinească anumite condiţii, selectări de date
după anumite criterii etc.
O bază de date relaţională este formată din mai multe baze de date simple,
care, în această postură, se numesc tabele, între care se stabilesc mai multe relaţii şi
care pot fi accesate simultan. Selectarea înregistrărilor curente din tabelele ce
alcătuiesc o bază de date relaţională este realizată automat de sistem, în funcţie de
relaţiile acestora.
LANSAREA PROGRAMULUI ACCESS
ŞI DESCHIDEREA BAZELOR DE DATE

Pentru a lansa în execuţie programul Access din meniul Start, Programs alegeţi
Microsoft Office - Microsoft Office Access 2003.
După ce Access s-a încărcat, va fi afişată caseta de dialog din figura de mai jos.

Dacă doriţi să creaţi o bază de date nouă alegeţi Creare fişier respectiv Baza de date
necompletată, daţi un nume bazei de date şi alegeţi directorul în care doriţi să o
salvaţi.
Selectaţi din rubrica Deschidere opţiunea Mai mult… pentru deschiderea unei baze
date existente. Deasupra opţiunii Mai mult… se observă lista bazelor de date
deschise anterior. Când baza de date pe care doriţi să o deschideţi se află printre

1
acestea, o selectaţi şi se va deschide, altfel, selectaţi Mai mult… . Access afişează
caseta de dialog Open, de unde vă puteţi alege baza de date care doriţi o deschideţi.
După deschiderea unei baze de date este afişat acest ecran special.

Bazele de date Access conţin următoarele elemente într-un singur fişier bază de
date .mdb:
• Tabelele (Tables) stochează datele în formatul rând-coloană, similar celui
folosit de aplicaţiile de calcul tabelar. O bază de date Access poate cuprinde cel
mult 32768 de tabele, dintre care 254 pot fi deschise în acelaşi timp, dacă aveţi
suficiente resurse disponibile.
• Interogările (Queries) afişează datele conţinute în cel mult 16 tebele. Cu
ajutorul lor puteţi indica modul în care prezentaţi datele alegând tabelele care
compun interogarea şi cel mult 255 de câmpuri ale acestora. Determinaţi
înregistrările care vor fi afişate indicând criteriile pe care trebuie să le
îndeplinească datele cuprinse în interogare.
• Formularele (Forms) afişează datele conţinute în tabele sau interogări şi vă
permit să adăugaţi altele noi, să le actualizaţi sau să le ştergeţi pe cele existente.
Formularele pot conţine un cod (cod VBA) care asigură subproceduri controlate
de evenimente pentru ele şi pentru obiectele de control conţinute.
• Rapoartele (Reports) tipăresc datele din tabele şi interogări în aproape orice
format pe care îl doriţi.
• Macrocomenzile (Macros) automatizează operaţiile Access. Ele iau locul
codului de programe cerut de alte aplicaţii de baze de date, pentru a executa
anumite acţiuni ca răspuns la evenimente iniţiate de utilizator, de exemplu
executarea unui clic pe un buton de comandă.
• Modulele (Modules) conţin codul Access VBA pe care îl scrieţi pentru a
executa operaţii neacceptate de colecţia standard de macrocomenzi incluse în
Access.

CREAREA UNUI TABEL

2
În fereastra Database, având selectată opţiunea Tables, executaţi clic pe New şi apare
fereastra New Table, de unde alegeţi modul Design View şi Ok. Pe ecran apare
fereastra Table Design din figura de mai jos.

Lista care urmează centralizează proprietăţile care le stabiliţi în grila Table Design:
• Field Name. Introduceţi numele câmpului ân prima coloană a grilei Table
Design. Numele câmpurilor nu pot fi mai lungi de 64 de caractere şi pot avea
înglobate spaţii şi semne de punctuaţie cu excepţia punctelor (.), a semnelor de
exclamare (!) şi a parantezelor drepte ([ ]). Numele câmpurilor sunt obligatorii şi
nu puteţi atribui acelaşi nume mai multor câmpuri. Este foarte bine dacă nu
includeţi spaţii în nume. (Pentru a îmbunătăţii lizibilitatea înlocuiţi spaţiile cu
caracterul de subliniere ( _ ) sau folosiţi litere mari şi mici.)
• Data Type. Selectaţi tipurile datelor dintr-o listă derulantă din a doua coloană a
grilei Table Design. Aceste tipuri includ Text, Memo, Number, Date/Time,
Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Object şi Lookup Wizard. (vezi tabelul 1)
• Description. În caseta de text din cea de-a treia coloană a grilei Table Design
puteţi introduce o descriere opţională a câmpului. Dacă o adăugaţi, ea va apărea
pe bara de stare din partea din stânga-jos a ferestrei Access atunci când selectaţi
câmpul pentru introducerea sau editarea datelor.
• Primary Key. Pentru a alege un câmp drept cheie principală, selectaţi-l
executând clic pe butonul lui de selecţie din partea stângă a coloanei Field Name
şi apoi apăsaţi pe butonul Primary Key de pe bara cu instrumente. (Utilizarea
unui câmp cheie primară este o metodă simplă de prevenire a duplicării
înregistrărilor dintr-o tabelă.)

În funcţie de tipul de date ales pentru un câmp, puteţi stabili câteva prorietăţi
suplimentare. Acestea pot fi indicate în eticheta General din panoul Field
Properties al ferestrei Table Design:

3
 • Field Size. În această casetă de text introduceţi dimensiunea câmpului
pentru tipul de date Text. În cazul tipului Numeric, alegeţi dimensiunea
câmpului selectând-o dintr-o listă derulantă.
• Format. Puteţi selecta dintr-o listă derulantă combinată, un format
standard, predefinit, în care veţi afişa valorile din câmpuri.
• Decimal Places. Din caseta derulantă combinată puteţi alege Auto sau
un anumit număr de zecimale.
• Input Mask. Măştile de intrare a datelor sunt şiruri de caractere, similare
celor folosite de proprietatea Format, care determină modul de afişare a
datelor în timpul introducerii şi editării lor.
• Caption. Dacă în fereastra Table Datasheet View, vreţi să apară pe
butonul antetului câmpului un nume (altul decât numele lui), îl puteţi
introduce în caseta de text cu lista Caption.
• Default Value. Introducând o valoare în caseta de text Default Value,
indicaţi o valoare iniţială, pe care Access o introduce automat în câmp, când
adăugaţi o nouă înregistrare în tabelă.
• Validation Rule (regula de validare). Regulile de validare testează,
valoarea introdusă într-un câmp.
• Validation Text (textul validării). Reprezintă textul care va apărea pe
bara de stare, în cazul în care valoarea introdusă nu respectă criteriul
Validation Rule.
• Required (cerinţă). Dacă stabiliţi Yes, va trebui să introduceţi o valoare
în câmp.
• Indexed (indexat). Dintr-o listă derulantă puteţi alege între un index care
permite valorile duplicat şi unul care cere ca fiecare valoare din câmp să fie
unică.

Tabelul 1 Tipuri de date disponibile pentru câmpurile din Access

Tipul datelor Informaţii Descrierea tipului datelor
Text Caractere Câmpurile de tip Text sunt cel mai des folosite,
aşa că Access consideră acest tip ca fiind cel
prestabilit. Un câmp de tip Text poate conţine cel
mult 255 de caractere. Access atribuie o lungime
prestabilită de 50 de caractere.
Memo Câmpurile de tip Memo pot conţine cel mult
64.000 de caractere. Le utilizaţi pentru a oferi
comentarii descriptive.Un câmp memo nu poate fi
cheie.
Number Valori Sunt disponibile mai multe subtipuri de date.
numerice Alegeţi subtipul corespunzător selectând unul
dintre parametrii proprietăţii Field Size
(dimensiunea câmpului) prezentaţi în tabelul 2.
Indicaţi modulm în care va fi afişat numărul
stabilindu-i proprietatea Format la unul dintre
formatele prezentate în tabelul 3.
AutoNumber Un câmp de tipul AutoNumber conţine o valoare
4
 numerică (Long Integer), pe care Access o
completează în mod automat pentru fiecare
înregistrare adăugată într-o tabelă.
Yes/No Câmpurile logice din Access folosesc valori logice
numerice (de tip întreg): 1 pentru câmpurile Yes şi
0 pentru No. Câmpurile logice nu pot fi cheie.
Currency Este un format special, fix, cu patru zecimale,
proiectat să prevină erorile de rotunjire care ar
afecta operaţiile contabile.
Date/Time Datele calendaristice şi ora sunt stocate într-un
format special fix. Controlaţi modul în care
Access afişează datele calendaristice selectând una
dintre proprietăţile Date/Time Format prezentate
în tabelul 3.
Object OLE Include elemente grafice realiyate din puncte,
desene vectoriale, fişiere cu semnale audio, etc.

Tabelul 2 Subtipurile tipului de date Number determinate de proprietatea Field Size

Field size Zecimale Intervalul valoric
Double 15 de la –1,797*10^308 până la +1,797*10^308
Single 7 de la –3,4*10^38 până la +3,4*10^38
Long 0 de la –2.147.483.648 până la +2.147.483.648
Integer
Integer 0 de la –32.768 până la 32.767
Byte 0 de la 0 la 255
Currency 4 -922337203685477.5808 până la +922337203685477.5808

Tabelul 3 Formatele standard de afişare ale tipurilor de date

Tipul datelor Format Aspect
General Number 1234.5
Currency $1,234.50
Fixed 12345
Number
Standard 1,234.50
Percent 0.1234=12.34%
Scientific 1.23E+03
General Date 10/1/92 4:00:00 PM
Long Date Thursday, Octomber, 1992
Medium Date 1-Oct-92
Date/Time Short Date 10/1/92
Long Time 4:00:00 PM
Medium Time 04:00 PM
Short Time 16:00
Yes/No Yes sau No
True/False True sau False
Yes/No
On/Off On sau Off
Fără -1 sau 0
5
Introducerea, modificarea, ştergerea şi căutarea datelor într-o tabelă
Se selectează tabela în care dorim să introducem înregistrări şi se alege Ok.
Câmpurile din tabelă se completează corespunzător cu înregistrările dorite (valorile
din câmpul care este considerat cheie primară trebuie să fie unice.)
Pentru a şterge o înregistrare se selectează şi se alege opţiunea Edit-Delete
Record.
Pentru a căuta şi a selecta înregistrări care conţin în câmpuri valori egale cu
unele valori particulare (sau care se potrivesc parţial), folosiţi opţiunea Edit-Find.

Relaţii între tabele

În Access, putem stabili relaţii între tabele, ceea ce ne permite să combinăm

date din mai multe tabele în formulare, interogări şi rapoarte. De obicei, relaţiile
implică tabelele în care cheia principală a unui tabel corespunde unui câmp numit
cheie străină, din alt tabel. Există următoarele patru posibilităţi de realizare a
relaţiilor dintre tabele:
• Relaţiile de tipul one-to-one (una la una) cer ca valoarea câmpului cheie dintr-o
singură înregistrare a noiii tabele să se potrivească cu o valoare corespondentă din
câmpul asociat din tabela existentă.În acest caz, câmpul cheie din noua tabelă
trebuie să fie unic; în el nu sunt permise valori duplicat.
• Relaţiile de tipul many-to-one (multe la una) permit noii tabele să conţină mai
multe valori în câmpul cheie, corespunzătoare unei singure valori a câmpului
asociat din tabela existentă.
• Relaţiile de tipul one-to-many (una la multe) cer unicitatea câmpului cheie din
noua tabelă, dar valorile din el pot să se potrivească mai multor valori ale
câmpului asociat din tabela existentă.
• Relaţiile de tipul many-to-many (multe la multe) sunt asocieri libere, în care nu
există nici o relaţie unică între câmpurile cheie ale tabelei existente sau ale celei
noi, iar câmpurile cheie din ambele tabele conţin valori duplicat.
Pentru creearea şi afişarea relaţiilor dintre tabelele unei baze de date, alegeţi
opţiunea Tools-Relationships.

FOLOSIREA INTEROGĂRILOR

În Access, folosim interogări pentru a lansa întrebări referitoare la tabelele

bazelor de date, pentru a extrage înregistrări complete sau parţiale din tabele şi
chiar pentru a executa anumite operaţii asupra înregistrărilor. Interogările care
găsesc şi extrag informaţii dintr-o bază de date se numesc interogări de selecţie,
iar cele care efectuează o acţiune, cum ar fi actualizarea sau ştergerea unor
înregistrări, se numesc interogări de acţiune.

6
Proiectarea interogării de tip selecţie

În fereastra Database, având selectată opţiunea Queries, executaţi clic pe New

şi apare fereastra New Query, de unde alegeţi modul Design View şi Ok. După ce
adăugaţi tabela care doriţi să o folosiţi la interogare este afişată fereastra Select
Query prezentată în figura următoare:

Fereastra conţine tabela adăgată, iar în partea de jos o grilă de tabel numită grila
QBE ( Query By Exemple – Interogare prin exemplu), în care puteţi structura
vizual interogarea.
Executaţi dublu-clic pe câmpurile care doriţi să le adăugaţi în grila QBE. Acestea
vor apărea în rândul Field. Pe rândul Table este specificată tabela din care sunt
luate câmpurile. Sort permite sortarea înregistrărilor după câmpul dorit (crescător
sau descrescător), iar Show afişarea numai a câmpurilor dorite. În rândul Criteria
se stabilesc condiţiile de selecţie.
Pentru a realiza o interogare parametrică (veţi fi atenţionat pentru fiecare
parametru necesar în caseta de dialog Enter Parameter Value) scrieţi textul cu
care se cere introducerea valorilor încadrat între paranteze.

Crearea noilor tabele cu ajutorul interogărilor generatoare de tabele

Creaţi o interogare de selecţie pentru tabela din care doriţi să folosiţi datele
pentru noua tabelă. Alegeţi câmpurile dorite şi stabiliţi criteriile pentru
înregistrările care doriţi sâ apară în noua tabelă. Alegeţi Query – Make Table. Va
apărea caseta de dialog Make Table, ân caseta de text Table Name introduceţi
numele pentru noua tabelă şi executaţi clic pe OK. Rulaţi interogarea realizată şi
noua tabelă va fi creată.

Ştergerea înregistrărilor dintr-o tabelă cu ajutorul unei interogări de acţiune

Creaţi o interogare de selecţie şi apoi adăugaţi câmpurile individuale care vor fi

utilizate la indicarea criteriilor de ştergere a anumitor înregistrări. Dacă nu
7
indicaţi nici un criteriu, în momentul în care transformaţi interogarea de selecţie
într-una care şterge şi apoi o rulaţi, va şterge toate înregistrările din tabelă.
Alegeţi opţiunea Query-Delete Query şi Access înlocuieşte rândurile Sort şi
Show ale grilei Select Query cu rândul Delete aşa cum vedeţi mai jos:

Actualizarea valorilor din mai multe înregistrări ale unei tabele

Interogările care actualizează, modifică valorile datelor dintr-o tabelă. Acestea

sunt utile în situaţiile în care trebuie să actualizaţi cu aceeaşi expresie valorile
câmpurilor din mai multe înregistrări.
Creaţi o interogare de selecţie pentru tabela în care doriţi să modificaţi
înregistrări. Alegeţi opţiunea Query – Update Query. În grila Select Query,
rândurile Sort şi Show vor fi înlocuite de un rând nou, Update To:

8
Pe rândul Update To, pentru câmpul dorit introduceţi expresia cu care doriţi să
înlocuiţi înregistrările din acel câmp. Dacă doriţi să modificaţi numai anumite
înregistrări, completaţi criteriul corespunzător. (În exemplul de mai sus preţul
pentru produsul ZAHAR va fi marit cu 5%)

CREAREA ŞI UTILIZAREA FORMULARELOR

Formularele Access creează interfaţa utilizatorului cu tabelele, oferă avantajul

că prezintă datele într-o manieră organizată şi atractivă.

Introducerea înregistrărilor într-un formular

În loc să introducem informaţiile într-un tabel, putem să le introducem

într-un formular. În fereastra Database, având selectată opţiunea Forms, executaţi
clic pe New şi apare caseta de dialog New Form ca în desenul de mai jos:

Din partea de sus a casetei se alege opţiunea dorită de realizare a formularului,

iar din lista derulantă de jos, tabelul pentru care se realizează formularul.
Opţiunea Form Wizard vă permite să creaţi fie un formular simplu, fie unul care
conţine un subformular. Opţiunea Design View deschide un formular gol în
modul de lucru Design (proiectare). Diversele opţiuni AutoForm creează automat
formulare cu anumite configuraţii: pe coloane (Columnar), pe linii (Tabular) şi tip
tabel (Datasheet). Opţiunea Chart Wizard apelează programul Chart Wizard
pentru a introduce în formular un grafic sau o diagramă.

TIPĂRIREA RAPOARTELOR

Produsul final al aplicaţiilor de baze de date este un raport. În Access, raportul

este un tip de formular continuu destinat în mod special tipăririi. Programul

9
Access combină datele din tabele, interogări şi chiar formulare şi generează un
raport pe care să-l tipăriţi.
Pentru a creea un raport executaţi clic pe eticheta Reports din fereastra
Database şi apoi pe butonul New. Programul Access afişează caseta de dialog
New Report din figura de mai jos:

Ca şi formularele, rapoartele necesită o sursă de date, care poate fi o tabelă sau

o interogare. Selectaţi tabela dorită dintre opţiunile oferite de lista casetei
combinate a dialogului New Report. Selectaţi opţiunea AutoReport Columnar sau
Tabular în funcţie de cum doriţi să apară datele în raport.

CREAREA COMENZILOR MACRO

În programarea prin scrierea comenzilor macro, creaţi mici programe numite
comenzi macro. Fiecare comandă macro constă dintr-o listă de acţiuni pe care
doriţi să le execute programul Access.
Deschideţi o foaie nouă de comenzi macro din fereastra Database cu un clic pe
eticheta Macro şi apoi pe butonul New. În fereastra de proiectare se deschide o
nouă foaie de comenzi macro, prezentată mai jos:

10
Foaia de comenzi macro permite să introduceţi cu uşurinţă acţiunile şi
argumentele lor. Alegeţi acţiunea dorită din lista acţiunilor iar în partea de jos
stabiliţi argumentele acţiunilor. Argumentele definesc modul de lucru al
acţiunii. Fiecare tip de acţiune are un set asociat de argumente.

Acţiuni ale comenzilor macro:

Beep (produce un sunet pentru avertizare)

Close (închide fereastra activă)
GoToRecord (afişează înregistrarea specificată dintr-o tabelă)
OpenForm ( deschide un formular)
OpenQuery ( deschide o interogare)
OpenReport (deschide un raport)
OpenTable (deschide o tabelă)
Print (tipăreşte raportul sau formularul activ)
Quit (incheie execuţia programului Access)

11