Sunteți pe pagina 1din 426

Introducere

A vând în vedere că sunteţi fiinţe umane, bănuiesc că aveţi ceva de lucru; de


fapt, s-ar putea să aveţi chiar multe de făcut, acestea fiind îngrămădite
stângaci în biroul dumneavoastră sau chiar pe Internet, şi de asemenea s-ar
putea ca cineva, spre exemplu şeful dvs (sau în cazul în care lucraţi acasă: ego-
ul dvs.) să vă fi sugerat cum că Access 2000 v-ar putea ajuta să rezolvaţi mai
multe probleme într-un timp mai scurt, să scăpaţi de acele grămezi amintite
anterior şi în general să-l faceţi fericit pe inspectorul dumneavoastră.

Aşadar, aţi luat Access 2000 şi iată-vă!

Dacă sunteţi dezorientat în loc să fiţi organizat, năucit în loc de productiv, sau
pur şi simplu pierdut în toată tevatura cu bazele de date, este clar că aveţi
nevoie de “Access 2000 pentru Windows pentru …aMICI”.

Această carte are scopul de a vă explica Access 2000 pe îndelete, fără a vă


transforma neapărat într-un tocilar şi la urma urmei, ce v-aţi putea dori mai
mult? (Ei bine, aţi putea dori ciocolată, dar cei de la Marketing au spus că nu
pot împacheta şi băuturi răcoritoare sau îngheţate împreună cu această carte).

Nu trebuie så fiÆi neapårat tocilari


pentru a utiliza aceastå carte
De fapt, nici nu se pune problema să vă transformaţi în tocilari; tot ceea ce aveţi
nevoie este să cunoaşteţi câteva lucruri despre calculatoare şi despre Windows
pentru a obţine tot ceea ce este mai bun de la “Access 2000 pentru Windows
pentru …aMICI”. În paginile care urmează, presupun că veţi:
9 Avea Microsoft Windows 98, 95 sau NT 4 şi Access 2000 pentru
Windows instalate pe calculatorul dvs. (dacă aveţi întregul Office 2000, cu
atât mai bine).
Pentru a instala Office 2000 pe sistemul dvs. Windows NT, acesta din urmă
trebuie să aibă instalate Service Pack 3 sau 4. În cazul în care Access 2000
funcţionează deja, nu mai trebuie să vă faceţi griji: sunteţi gata de decolare!
2 _________________________ Access 2000 pentru Windows pentru aMICI

Dacă Office 2000 cere NT Service Pack, puteţi încerca să-l preluaţi accesând
adresa http://support.microsoft.com/support/ntserver/Content/ServicePacks/
9 Cunoaşte elementele fundamentale legate de Windows 95, 98 sau NT
(depinde pe care îl folosiţi).
9 Dori să lucraţi cu baze de date create de alte persoane.
9 Dori să folosiţi şi să creaţi interogări, rapoarte şi machete ocazionale.
9 Dori să creaţi propria bază de date.
9 Fi utilizat alte versiuni ale Access (deşi aceasta nu este o cerinţă în ceea ce
vă priveşte).

Vestea cea bună este că pentru a determina Access 2000 să lucreze pentru dvs.
nu trebuie să ştiţi mai nimic (sau să vă preocupaţi) despre proiectarea tabelelor,
tipurile câmpurilor, bazele de date relaţionale sau alte elemente legate de bazele
de date; tot ceea ce trebuie să ştiţi se află în această carte care abia aşteaptă să
fie citită.

Så aruncåm o privire la ceea ce va urma


Pentru a vă face o idee aproximativă referitoare la ceea ce va urma, am alcătuit
o prezentare sumară a celor şase părţi ale cărţii. Important de menţinut este
faptul că fiecare parte acoperiă un subiect din Access 2000, iar capitolele
fiecărei părţi reprezintă o analiză în detaliu.

Partea I: Cine a apårut mai întâi: Baza sau


Datele?
Chiar de la început, această carte vă răspunde la întrebarea lirică: ”Este o “ce”
de date? “- o bază de date, evident. Această carte vă oferă informaţiile necesare
pentru a înţelege conceptul de bază de date, prin prezentarea încă de la bun
început a unei treceri în revistă a conceptului de baze de date în general şi în
cazul particular al Access 2000. De asemenea, această parte conţine şi sugestii
referitoare la rezolvarea problemelor cu (sau chiar fără) Access 2000. Dacă
sunteţi pe cale de a proiecta o nouă bază de date Access 2000 pentru a rezolva
vreo problemă care vă nelinişteşte, citiţi această secţiune în primul şi în primul
rând (deoarece s-ar putea să vă răzgândiţi).

Partea II: Tabele cu adevårat tentante


În mod discutabil, tabelele (în cadrul cărora “trăiesc” datele) sunt “miezul”
acestei imposibile învălmăşeli a bazelor de date şi de fapt fără tabele nici n-aţi
Introducere ___________________________________________________
3
mai avea ce date să mai hărţuiţi. Acestă parte vă oferă informaţiile de care aveţi
nevoie pentru a proiecta, alcătui, utiliza , modifica şi în general a coexista în
aceeaşi cameră cu tabelele Access 2000.

Partea III: Gåsirea unui råspuns final


la orice problemå (Ei, çi dumneavoastrå
acum, nu chiar orice problemå !)
Dacă tebelele se află în centrul universului Access, atunci interogările
reprezintă primul inel al planetelor. În Access, interogările adresează întrebările
cheie; practic, ele scot la iveală acele răspunsuri pe care dvs. le bănuiţi a fi
“ascunse” undeva în cadrul datelor respective. Pe lângă acoprirea acestui
subiect (legat de interogări), în această parte se explică de asemenea modul în
care trebuie să răspundeţi unor probleme (întrebări) mai nesemnificative,
utilizând opţiunile Find, Filter şi Sort- fraţii mai mici ai interogării.

Partea IV: Transformarea tebelului dvs.


într-o carte
Uneori nu este suficient să vizualizaţi datele doar pe ecran şi doriţi să le
imprimaţi, pentru ca munca dvs. să strălucească într-adevăr. Partea a IV a
prezintă sistemul rapoartelor Access, o parte a software-ului dedicat în
întregime şi în egală măsură obţinerii informaţiilor dorite pe pagina imprimată
precum şi aducerii dvs. în pragul nebuniei.

Partea V: “Vråjitori”, Machete


çi alte chestii mistice
În anumite momente, tehnologia atinge cote magice (dovada o puteţi obţine
aruncând o singură privire la panoul de comandă al modernelor cuptoare cu
microunde). Această parte prezintă unele arii mistice ale Access, ajutându-vă să
rezolvaţi problemele mai rapid şi mai eficient, să solicitaţi ajutor vrăjitorilor, şi
chiar să vă aventuraţi un pic în programare. Având în vedere faptul că
posibilităţile nelimitate ale Internet-ului pot afecta online anumite elemente, vă
recomand să citiţi cu atenţie această parte pentru informaţii referitoare la noile
facilităţi ale conexiunii Web în Access 2000 - sunt într-adevăr uimitoare!
4 _________________________ Access 2000 pentru Windows pentru aMICI

Partea VI: Partea zecilor


Imediat ce auziţi că este o carte “… pentru Amici”, vă gândiţi probabil la
necuviincioasa Parte a zecilor, secţiune care prezintă o mulţime de sfaturi şi idei
grozave pe şi sper că şi în capul dumneavoastră. Aici puteţi găsi câte puţîn din
toate elementele prezentate până în acel moment, inclusiv sfaturi legate de
salvare şi soluţii pentru cele mai comune probleme care vă aşteaptă în Access
2000.

SemnificaÆia textului haios


Din când în când, trebuie să-i porunciţi Access-ului să facă un lucru sau altul;
de asemenea, există momente în care programul vă trimite propriile mesaje şi
comentarii (aşa că purtaţi-vă frumos - comunicarea este asemenea unei străzi cu
două sensuri). Pentru a vă ajuta să diferenţiaţi cele două tipuri de mesaje – cele
de la om la calculator şi viceversa - le-am formatat diferit. Aveţi în continuare
cele două tipuri de mesaje formatate aşa cum apar şi pe parcursul cărţii.

This is something you type into the computer.

This is how the computer responds to your command.

Având în vedere că acesta este un progam Windows, nu veţi fi nevoiţi să


introduceţi date toată ziulica – va trebui să folosiţi şi mouse-ul. Deşi nu folosesc
un font prea grozav pentru acţiunile la care va trebui să utilizaţi mouse-ul, sper
că dvs. cunoaşteţi deja elementele de bază; pentru orice eventualitate, însă, aveţi
prezentate în continuare mutările pe care le puteţi face cu mouse-ul pentru ca
Access 2000 să funcţioneze (şi de asemenea orice alt program Windows):
9 Clic: Poziţionaţi vârful pointerului mouse-ului (vărful săgeţii) pe
elementul din meniu, pe buton, casetă de validare sau orice altceva doriţi şi
apoi apăsaţi şi eliberaţi rapid butonul stâng al mouse-ului.
9 Dublu-clic: Poziţionaţi pointerul mouse-ului ca şi când aţi dori să daţi
executaţi, dar păcăliţi-l în ultimul moment, dând clic de două ori succesiv
şi rapid.
9 Clic şi trageţi (evidenţiere): Poziţionaţi vârful pointerului mouse-ului la
locul în care doriţi să începeţi evidenţierea şi apoi apăsaţi şi ţineţi apăsat
butonul stâng al mouse-ului. În timp ce menţineţi apăsat butonul mouse-
ului, trageţi pointerul peste ceea ce doriţi, iar atunci când aţi ajuns la
acesta, eliberaţi butonul.
9 Clic-dreapta: Clic-ul dreapta funcţionează similar clic-ului, exeptând
faptul că dvs. exersaţi lucrul cu butonul dreapta în loc de cel stânga.
Introducere ___________________________________________________
5
Bineînţeles că şi meniul Access 2000 vi se va părea la îndemână. Atunci când
doresc ca dvs. să alegeţi un element din bara de meniuri, instrucţiunea va apărea
de genul:

Choose File→Open Database

Dacă credeţi că mouse-ul ar trebui să stea doar în găuri, puteţi utiliza literele
subliniate ca taste de comenzi rapide pentru a deţine controlul asupra Access
2000, cu ajutorul tastaturii. Pentru a utiliza combinaţiile rapide de tastele, ţineţi
apăsată tasta Alt şi apăsaţi literele subliniate. In exemplul anterior, combinaţia
rapidă de taste este Alt + F, O, dar să nu cumva să apăsaţi şi virgula - am
folosit-o doar pentru ca dvs. să puteţi citi mai uşor comanda.

FA
T Dacă nu sunteţi încă familiar cu gimnastica efectuată cu “rozătoarea”, sau dacă
S

doriţi să învăţaţi mai multe despre Windows în general, procuraţi-vă un


exemplar din numeroasele titluri Windows For Dummies (fiecare versiune de
Windows a beneficiat de unul), de la IDG Books Worldwide.

Localizarea punctelor de atracÆie


Pentru a fi sigur că anumite informaţii cu adevărat preţioase din cadrul acestei
cărţi vor ieşi evidenţă, am recurs la o altă modalitate de prezentare a acestora,
mai precis: am utilizat aceste grozave pictograme pentru a marca textul care
merită într-adevăr atenţia dvs.(dintr-un motiv sau altul).
T
FA
Sfaturile sunt de fapt nişte cuvinte pline de înţelepciune care vă sunt de ajutor,
S

promiţându-vă reducerea risipei de timp, energie şi poate chiar ceva păr.


Aşadar, de fiecare dată când vedeţi un sfat, acordaţi-i o secundă pentru a-l citi.

Pictograma “Nu uita!” evidenţiază acele lucruri care sunt prea importante
pentru a fi uitate.

Uneori, când în latura mea întunecată de tocilar şi strecor prin carte şi câteva
prostioare tehnice. Pictograma “Chestiuni tehnice” vă “protejează” de detaliile
obscure prin prezentarea unor facilităţi de evitare a acestora. Dacă vă ştiţi o fire
aventuroasă, citiţi chestiunile tehnice; s-ar putea să le consideraţi interesante.

Pictograma “Atenţie!” spune totul prin ea însăşi: Sănătatea datelor dvs. poate fi
pusă în pericol în cazul în care nu luaţi în considerare informaţiile respective.
Aşadar, este bine să acordaţi atenţie şi să luaţi în considerare aceste pictograme
pentru a vă păstra bazele de date intacte şi “fericite”.

Rotiţa noului IntelliMouse de la Microsoft aduce câteva inovaţii interesante


Access-ului 2000. Această pictogramă marchează de fapt sfaturi privind
6 _________________________ Access 2000 pentru Windows pentru aMICI

economisirea timpului sub forma celor mai noi elemente adăugate la mulţimea
de şmecherii ce se pot realiza cu mouse-ul.

Stabilirea direcÆiei de navigare


a voiajului
Acum, nu a mai rămas nimic care să vă reţină să experimentaţi minunile
Access-ului 2000. Astfe, croiţi-vă drum către Access 2000 For Windows For
Dummies, aruncaţi manualele Microsoft într-o gaură neagră şi plonjaţi în
Access 2000.
9 Dacă sunteţi începător în privinţa programului şi nu ştiţi ce drum să
alegeţi, începeţi cu parcurgerea prezentării generale din Capitolul 1.
9 Dacă aveţi intenţia să realizaţi o bază de date vă salut şi vă recomand să
parcurgeţi Capitolul 4 pentru a afla sfaturi de proiectare şi dezvoltare.
9 Căutaţi ceva anume? Incercaţi la Cuprins sau Index, sau pur şi simplu
căutaţi prin toată cartea până găsiţi ceea ceva interesant.

Drum bun!
Partea I
Cine a apărut mai întâi:
Baza sau Datele ?

Al 5­lea val de Rich Tennant

“ OH, DA; ŞI ÎNCEARCĂ SĂ NU INTRODUCI


O PAROLĂ GREŞITĂ.”
În aceastå parte…

T otul are un început. Aşa este în natură, în ştiinţă şi tot la


fel se întâmplă şi cu perişoarele care se rostogolesc pe
cravata dvs. Aşadar, nu există alternativă mai potrivită
la a începe această carte cu o privire generală asupra locului în
care se iveşte ideea unei baze de date - este de fapt sclipirea din
mintea unei persoane.

Această parte începe cu o privire eretică asupra rezolvării


problemei şi se continuă pentru a acoperi toate aspectele noului
program Access 2000. Un pic mai încolo în această parte veţi
descoperi secretele unei bune organizări a datelor şi îndrumări
referitoare la locul în care puteţi apela la ajutor în cazul în care
lumea Access- ului 2000 v-a doborât.

Acestea fiind zise, consider că această parte este un punct de


pornire potrivit –în cazul în care nu ştiţi mai nimic despre
conceptul de bază de date sau doar despre Access 2000. In
oricare din aceste cazuri, bun venit la bord!
Capitolul 1
O privire generală în doar
37 de minute
În acest capitol
¾ Lansarea programului
¾ Deschiderea unei baze de date daja existente
¾ O bază de date bună înseamnă mai mult decât doar câteva tabele
¾ Localizarea unei înregistrări
¾ Modificarea unei înregistrări
¾ Imprimarea unui raport
¾ Solicitarea ajutorului
¾ Salvarea schimbărilor
¾ Cum să închideţi programul atunci când aţi terminat de realizat cele dorite

E ste timpul spovedaniei. Probabil că vor fi necesare mai mult de 37 de minute


pentru a citi toată chestia asta de la început până la sfărşit, dar la fel de bine s-
ar putea să vă ia mai puţin timp în cazul în care sunteţi deja familiarizat cu
programul sau dacă sunteţi un cititor de mare viteză. În orice caz, acest capitol vă
oferă o privire generală asupra Access 2000 de la început până la sfârşit (şi nu
glumesc deloc).

Deoarece cel mai potrivit mod de a pătrunde în Access 2000 este să îl accesaţi
practic, acest capitol vă ia într-un tur de forţă sălbatic şi galopant al software-
ului, prezentându-vă elementele pe care probabil că dvs. şi Access le faceţi
zilnic. Acest capitol este ceva de genul “O zi din viaţa…”, proiectat să vă
prezinte chestiunile importante şi să vă indice alte părţi şi secţiuni ale cărţii în
care puteţi găsi informaţii mult mai detaliate referitoare la respectiva problemă.

Dacă sunteţi începător în privinţa Access 2000, acest capitol este cel mai indicat
pentru a porni. Dacă sunteţi deja familiarizat cu versiunile anterioare ale
10 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Access, vă recomand totuşi să frunzăriţi acest capitol pentru a vedea cum au


evoluat lucrurile. Bucuraţi-vă de călătorie!

La început era Access 2000 (dar încå


nu mergea)
Maşinăria este tăcută, ecranul este întunecat şi lipsit de imagini iar dvs. nu prea
terminaţi treaba de făcut. Plăcută cum este, situaţia nu mai poate continua aşa-
este timpul să porniţi Access 2000.

Spre deosebire de vremurile trecute (înapoi până în anii ’80) când putea fi
deosebit de complicat să vă “treziţi“ calculatorul şi să rulaţi un program de baze
de date, acum este extraordinar de uşor să porniţi Access 2000. Iată paşii de
urmat:

1. Pregătiţi-vă psihic pentru sarcina care o aveţi de realizat.

Dacă este înainte de prânz, beţi o ceaşcă de cafea. Dacă este după prânz,
încercaţi o ciocolată.

2. Faceţi clic pe butonul Start şi apoi pe Programs din meniul derulant.

Până aici, totul este în regulă, dar acum intervine sarcina dificilă: să
localizaţi chiar programul Access 2000.

3. Dacă meniul Programs conţine Access 2000 (ca în Figura 1-1), faceţi
clic pe acesta pentru a porni programul.

Atunci când porniţi programul, apare reclama Microsoft, logo-ul său,


urmat la scurt timp de caseta de dialog din figura 1-2. Dacă vedeţi această
casetă de dialog pe ecran, înseamnă că Access merge cu succes şi deci
puteţi trece la următoarea secţiune.

Dacă nu puteţi găsi pictograma Access 2000 în meniul Programs înseamnă


că este posibil ca persoanele din compania dvs. care utilizează calculatorul
să fi ascuns pictograma altundeva în meniu. In acest caz, căutaţi un meniu
special sub meniul Start, intitulat ceva de genul Applications sau Microsoft
Office (aşa cum se poate observa în Figura 1-3). Dacă nici astfel nu puteţi
găsi Access 2000, sau dacă programul nu porneşte, investiţi-vă banii într-
o cutie cu prăjiturele cu ciocolată şi nuci şi apoi, pentru a primi ajutor
mituiţi-vă guru-ul dvs. preferat în materie de calculatoare.
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________
11

Fig. 1-1:
Pentru un
program
deştept,
Access
2000 nu
şi-a ales
prea bine
ascunză-
toarea.

Fig. 1-2:
În sfârşit
avem
succes -
Access
2000
merge.
12 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Fig. 1-3:
Uneori,
Access
2000 vă
pune la
căutări
ceva mai
dificile.

Deschiderea unei baze de date deja


existente
Aducerea la viaţă a programului este un început promiţător dar nu consituie
scopul final. În orice caz, Access 2000 fără o bază de date este asemenea unui
CD player care nu conţine un CD: plăcut de privit, dar pe care nu-l puteţi folosi
pentru a dansa pe muzica sa. Încărcarea bazei de date este următoarea acţiune
de pe lista succeselor.

Fişierele tip bază de date se împart în două categorii distincte: unele care deja
există şi altele care nu există. Şansele de succes şi câştig sunt în favoarea dvs.
dacă lucraţi cu o bază de date deja creată (în fond, alcătuiţi o bază de date o
singură date dar o utilizaţi pentru totdeauna). Dacă este aşa cum am spus până
acum, citiţî î continuare- această secţiune vă este dedicată. Dacă sunteţi într-o
pasă “turcoaz” şi doriţi să creaţi o bază de date nouă, consultaţi Capitolul pentru
a primi ajutor referitor la proiectarea şi crearea bazelor de date.

FA
T Dacă tocmai aţi pornit Access 2000 şi ecranul dvs. arată ca în figura 1-2, puteţi
deschide o bază de date într-o clipită. Dacă baza de date pe care doriţi să o
S

deschideţi se află în partea inferioară a casetei de dialog, daţi dublu-clic pe


numele său.
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________
13
Dacă baza de date pe care o doriţi nu se află în caseta de dialog care
introductivă, urmaţi paşii:

1. Daţi dublu-clic pe opţiunea More Files a casetei de dialog introductive


pentru a vizualiza o listă a bazelor de date ale dosarului curent.

În urma acestei acţiuni va apărea caseta de dialog Open, aşa cum puteţi
observa în Figura 1-4.

2. Daţi dublu-clic pe baza de date care vă interesează.

După un moment, baza de date va deschide Access şi veţi putea începe să


lucraţi.
T
FA Dacă baza de date pe care doriţi să o utilizaţi nu este afişată nici în caseta de
S

dialog Open înseamnă că aceasta se află în alt dosar. Pentru a beneficia de


ajutor referitor la localizarea bazei de date dorite pe hard disk sau în reţea,
treceţi direct la Capitolul 6 (mai precis la secţiunea intitulată “Compania Bo
Peep avea nevoie de opţiunea Find File”).

Dacă aţi lucrat ceva vreme cu Access (aţi imprimat rapoarte, aţi verificat o
machetă sau două şi v-aţi ocupat timpul cu asemenea lucruri, în general), iar
acum doriţi să deschideţi o altă bază de date, urmaţi paşii:

1. Alegeţi File →Open Database sau faceţi clic pe butonul Open Database
de pe bara de instrumente.

Efectul acestor comenzi va fi apariţia pe ecran a casetei de dialog Open (cea


care este prezentă în Figura 1-4 pentru a vă încânta privirea).

2. Daţi dublu-clic pe numele bazei de date pe care doriţi să o utilizaţi.

Dacă respectiva bază de date nu este afişată, s-ar putea să fie nevoie să
porniţi într-o urmărire pentru a o vâna pe “mititica”. Pentru a obţine mai
multe informaţii ajutătoare referitoare la funcţiile casetei de dialog Open
(funcţii de căutare a bazelor de date), treceţi direct la secţiunea “Compania
Bo Peep avea nevoie de opţiunea Find File” din Capitolul 6.
14 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Fig. 1-4:
Caseta de
dialog
Open, în
toată
gloria sa.

Så dåm un ocol ferestrei bazei de date


De obicei, atunci când se deschide o bază de date, aceasta apare pe ecran aşa
cum se poate observa şi în Figura 1-5. Dacă doriţi să vizualizaţi diferite părţi (în
limbajul Access 2000 acestea se numesc de fapt obiecte) ale bazei de date ca de
exemplu tabele, interogări, machete etc., tot ceea ce trebuie să faceţi este să
executaţi clic pe unul din butoanele aflate în partea stângă a ferestrei respective,
mai precis sub bara Objects.

Rezulatul obţinut în urma acestei acţiuni va fi afişarea obiectelor selectate în


restul ferestrei.

După deschiderea bazei de date, puteţi jongla cu elementele sale:


9 Pentru a deschide o tabelă, executaţi clic pe butonul Tables şi daţi dublu-
clic pe cea pe care doriţi să o vizualizaţi.
9 Pentru a rula un raport, o interogare sau o machetă, executaţi clic pe
butonul corespunzător şi apoi daţi dublu-clic pe elementul cu care doriţi să
lucraţi.
9 Atunci când v-aţi săturat de această bază de date, închideţi-o prin
efectuarea unui clic pe butonul Close Window (acea casetă aflată în colţul
din dreapta sus cu şi care are semnul X) sau prin alegerea File→Close.
Dacă însă sunteţi un fan al tastaturii, combinaţia de taste Ctrl+W face
treaba complet, fără a deranja câtuşi de puţin mouse-ul.
9 În cazul în care doriţi să aflaţi mai multe datalii referitoare la lucrul cu
extraordinara interfaţă Access 2000 (alături de toate metodele posibile pe
care le puteţi folosi pentru a vă “juca” cu ea), consultaţi Capitolul 2.
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________
15
Dacă s-a găsit vreun suflet cumsecade care să-şi fi investit timpul pentru a vă
T
face viaţa mai uşoară, atunci când veţi deschide baza de date va apărea automat
FA
un ecran de întâmpinare (denumit şi tablou de comandă) asemeni celui din
S

Figura 1-6. Nu intraţi în panică: acesta este un lucru favorabil! Ceea ce nu este
prea îmbucurător este faptul că probabil acest tablou este particularizat pentru
compania dvs. şi deci nu vă pot da mai multe detalii referitoare la opţiunile
respective (îmi pare tare rău, dar globul meu magic de cristal s-a spart cu ceva
vreme în urmă). În acest caz trebuie să găsiţi persoana responsabilă pentru
crearea sau/şi întreţinerea tabloului de comandă şi să-i oferiţi nişte prăjiturele în
schimbul unor informaţii ajutătoare.

Fig. 1-5:
Va apărea
o bază de
date …
normală.

Fig. 1-6:
O bază de
date care
are drept
“faţadă”
un ecran
foarte
modern tip
tablou de
comandă.

Dacă ecranul dvs. de întâmpinare conţine opţiunile ilustrate în Figura 1-6, vă


puteţi considera norocoşi. Chiar eu vă pot ajuta să înţelegeţi acest ecran
deoarece a fost creat utilizând chiar unul dintre numeroasele modele ale
16 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

“Vrăjitorului” Bază de date. Pentru a afla mai multe amănunte referitoare la


ecranul de întâmpinare şi la modul în care a fost realizată toată treaba,
consultaţi Capitolul 4.

Cum så gåsiÆi bomboane pe parcelele cu


iarbå
Nu înţeleg de ce se face atâta tam – tam pe tema modului în care copiii pot fi
determinaţi să mănânce diferite feluri. De exemplu, dacă doriţi ca preşcolarii să
mănânce ceva, lăsaţi-i să ia respectiva mâncare afară şi să o scape mai întâi în
grădină de preferat imediat după ce aţi utilizat maşina de tăiat iarbă pe pajiştea
dvs. În mod cu totul şi cu totul inexplicabil, acoperirea mâncării cu iarbă
proaspăt tăiată pare să facă totul mai apetisant în ochii celor mai tineri.

Localizarea unor înregistrări anume în tabela dumneavoastră Access pare a fi o


metodă copilărească de căutare a bomboanei prin iarba lipicioasă. Indiferent
dacă doriţi să găsiţi nume, prenume, cifre din cadrul unor numere sau coduri
poştale, Access 2000 face ca localizarea ţintelor dvs. să fie mult mai simplă şi
infinit mai puţin confuză.

Iată o modalitate de a localiza înregistrările:

1. Deschideţi tabela în care doriţi să se realizeze căutarea.

Dacă nu ştiţi cum să deschideţi o tabelă, citiţi secţiunea precedentă.

2. Faceţi clic pe câmpul după care doriţi să se realizeze căutarea.

Efectul va fi acela că beţişorul care clipeşte (cursorul) va “sări” în


interiorul câmpului respectiv, arătându-vă astfel că într-adevăr, Access
2000 v-a auzit (măcar de această dată).

3. Alegeţi Edit → Find sau faceţi clic pe butonul Find de pe bara de


instrumente.

Efectula va fi apariţia casetei de dialog Find and Replace (Figura 1-7).

Access 2000 afişează numele câmpului curent în secţiunea intitulată Look


in a casetei de dialog. Pentru a căuta în interiorul altui câmp, trebuie să
executaţi clic pe săgeata îndreptată în jos care se află imediat în dreapta
numelui câmpului şi apoi să alegeţi câmpul dorit din lista autoderulantă.

4. Introduceţi textul pe care doriţi să-l găsiţi în caseta de text


corespunzătoare intitulată Find What (Figura 1-8).
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________
17
Trebuie să fiţi foarte atenţi la ortografiere deoarece Access 2000 caută
exact ceea ce aţ introdus dvs!

5. Apăsaţi tasta Enter sau faceţi clic pe butonul Find Next pentru a
începe căutarea

Căutarea începe şi probabil se va termina înainte ca dvs. să vă daţi seama.


În cazul în care Access 2000 găseşte o înregistrare care corespunde, o va
evidenţia aşa cum puteţi observa şi dvs. în Figura 1-9.

Dacă nici o înregistrare nu corespunde criteriilor de căutare, apare o casetă


de dialog mare şi extrem de amabilă care vă informează că Microsoft
Access a teriminat de efectuat căutarea înregistrărilor fără a găsi vreuna
care să se potrivească. (Dacă Asistentul Office se află pe ecran, el va fi cel
care vă va informa în şoaptă în legătură cu rezultatele căutării, scutindu-vă
de “lovitura” care v-ar fi pricinuit-o imensa casetă de dialog.) În cazul în
care apare acest mesaj, faceţi clic pe OK şi zâmbiţi în timp ce dispare
caseta de dialog, apoi verificaţi încă o dată ceea ce aţi introdus în caseta de
text Find What deoarece probabil că aţi tastat ceva greşit. Dacă aceasta
este cauza, reparaţi-vă greşeala şi încercaţi din nou să căutaţi ceea ce aţi
dorit.

Fig. 1-7:
Caseta de
dialog Find
and
Relpace,
la ordinele
dvs.
18 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Fig. 1-8:
Pregătit
pentru a
căuta o
înregis-
trare.

FA
T În mod automat, Access 2000 încearcă să găsească un câmp din tabelă care
S

conţine exact şi numai ceea ce aţi introdus dvs. ca element de căutat. Aşadar, în
cazul în care aţi introdus Kaufeld în caseta de dialog Find, Access 2000 nu va
găsi o înregistrare care conţine spre exemplu Kaufeld School of Creative
Writing. De ce? Ei bine, deoarece acea înregistrare nu se potriveşte exact cu
elementul căutat, adică cu Kaufeld – potrivirea este doar parţială!

(Uneori calculatoarele sunt atât de meticuloase !) Pentru a face ca Access 2000


să accepte atât potrivirile parţiale cât şi cele totale, schimbaţi setarea secţiunii
Match din cadrul casetei de dialog Find and Replace de la Whole Field la Any
Part of Field.

Fig. 1-9:
Uraaa -
clientul
Nelson a
fost
localizat!
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________
19
Dacă nici astfel nu puteţi găsi înregistrarea, fie trebuie să consultaţi
Capitolul 10 pentru a afla mai multe detalii legate de caseta de dialog Find,
fie căutaţi un guru (prin împrejurimi) care să vă acorde asistenţă personală.

6. Atunci când aţi terminat, faceţi clic pe Close sau apăsaţi tasta Esc
pentru a închide caseta de dialog Find.

Puteţi face mult mai multe şmecherii cu comanda Find, aşa că asiguraţi-vă
că aţi citit Capitolul 10 înainte de a vă impresiona colegii de servici.

Butonul dreapta al mouse-ului oferă şi el câteva modalităţi complexe de


localizare a înregistrărilor, dar voi păstra aceste trucuri pentru Capitolul 10.

Realizarea unor schimbåri


Din păcate pentru cultivatorii de fructe şi fermierii care cresc vacil de lapte,
viaţa nu oferă mereu doar piersici şi smântână. Clienţii dvs. se mută, numărul
de telefon al companieie dvs. îşi modifică prefixul, iar disfuncţionalităţile
digitale vă dau peste cap abilităţile de tastare. Oricare ar fi motivul, probabil că
sarcinile slujbei dvs. includ rezolvarea variatelor probleme legate de baza de
date – sunteţi un norocos!

Nu este deloc dificil să schimbaţi datele introduse în tabele. De fapt, este chiar
uşor să efectuaţi modificări. În lista care urmează, am evidenţiat paşii stricţi pe
care trebuie să-i urmaţi. Reţineţi că schimbările făcute de dvs. sunt salvate
automat. Atunci când aţi terminat de lucrat la o înregistrare, Access modifică
chiar în acel moment informaţia din baza de date. Dacă aţi făcut o greşeală,
apăsaţi imediat Ctrl+Z pentru a anula modificările efectuate – să nu cumva să
amânaţi această acţiune pe mai târziu!

Iată o remarcă isteaţă din partea Asociaţiei celor veşnic nervoşi : fiţi foarte
atenţi atunci când efectuaţi modificări asupra înregistrărilor din baza de date
deoarece realizarea unor schimbări este facilă dar revenireala forma iniţială a
înregistrărilor poate fi cu adevărat dificilă. Access 2000 vă poate ajuta să
anulaţi numai ultima modificare efectuată.

Dacă sunteţi pregătiţi să aduceţi modificări unei înregistrări, urmaţi paşii:

1. Treceţi la vizualizarea tabelului pe ecran ca foaie de date sau ca


machetă.
20 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

În oricare din aceste două cazuri, datele dvs. sunt “agăţate” pe ecran şi
arată grozav.

2. Daţi clic în cadrul câmpului unde doriţi să faceţi modificarea.

Efectul va fi apariţia unui beţişor care clipeşte (cursorul) în cadrul


câmpului şi modificarea formei pointerului în I-beam (Beţişor).

3. Realizaţi modificările necesare.

Atunci când modificaţi înregistrările în Access 2000, toate tastele de


editare standard funcţionează normal (adică tastele Home, End Backspace
şi Delete). Pentru detalii “de la tastă la tastă”, consultaţi Capitolul 6.

4. Atunci când câmpul arată exact aşa cum doriţi, apăsaţi Return pentru
a salva modificările realizate.

De îndată ce apăsaţi Return, datele sunt salvate – şi vorbesc serios când


spun salvate. Dacă imediat după aceasta vă decideţi că aţi fi preferat
vechea formă a datelor, apăsaţi combinaţia de taste Ctrl+Z sau alegeţi Edit
→Undo Typing.

Raportarea rezultatelor
Includerea tuturor acelor minunate detalii în tabelele dvs. este un lucru minunat,
dar şi mai minunată este contemplarea tuturor înregistrărilor unei foi imprimate
– şi aici intervine sistemul de rapoarte al Access 2000.

FA
T Cu Access 2000 este foarte simplu să faceţi astfel încât baza dvs. de date să
S

arate grozav. Programul are tot felul de opţiuni pentru rapoarte şi în plus îl mai
conţine pe “Vrăjitorul” Raport care vă ajută să răzbiţi prin toată chestiunea asta
dificilă cu rapoartele. Pentru mai multe informaţii referitoare la toate facilităţile
cu adevărat grozave ale rapoartelor, parcurgeţi Partea IV.

Deoarece imprimarea unui raport este unul dintre cele mai comune lucruri pe
care le realizează oamenii cu Access 2000 (cine a spus că datorită calculatorului
se va putea trece la birourile care nu mai necesită hârtie?), următorii paşi vă
îndrumă în această privinţă:
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________
21
1. În cazul în care afişarea bazei de date arată ca în Figura 1-10, faceţi
clic pe butonul Reports.

Dacă lucraţi cu o machetă particularizată sau cu o aplicaţie particularizată


încorporată Access care este specifică companiei dvs., executaţi clic pe
opţiunea Reports (sau pe orice altă opţiune care sună ca aceasta) şi urmaţi
instrucţiunile sistemului. Nu vă pot oferi mai multe detalii deoarece
sistemele variază foarte mult de la o companie la alta. Imi pare rău!

2. Executaţi clic-dreapta pe raportul pe care doriţi să-l imprimaţi.

În locul în care este poziţionat mouse-ul dvs., va apărea un meniu.

3. Din meniul derulant alegeţi Print (Figura 1-11).

Access 2000 afişează o casetă de dialog mititică în mijlocul ecranului


pentru a vă comunica cum evoluează imprimarea. Atunci când aceasta a
luat sfârşit, caseta de dialog dispare fără urmă.

Dacă vă răzgândiţi în timp ce raportul este în curs de imprimare şi doriţi să


opriţi procesul, faceţi clic pe Cancel din cadrul casetei de dialog so-how’s-
the-print-job-going?

Fig. 1-10:
Un singur
clic este
de ajuns
pentru a
afişa toate
rapoartele
curente.
22 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Fig. 1-11:
Viola – un
meniu
Print
instan-
taneu.

T
FA
S

Ajutorul se află la depărtare de numai câteva clic-uri


Oriunde v-aţi afla în Access 2000, ajutorul până la refuz cu subiecte de ajutor de la
se află întotdeauna prin apropiere. Deşi trecerea în revistă a celor mai noi şi
Capitolul 3 prezintă în detaliu opţiunile grozave chestiuni legate de Access 2000 şi
ajutorului, iată pentru început una dintre până la incredibil de trivialele explorări ale
acestea. macrocomen-zilor.

Dacă sunteţi în dilemă şi nu vă ştiţi ce să Dacă nu aveţi chef să căutaţi singuri,


faceţi în continuare, apăsaţi F1 în partea puneţi întrebarea dorită Asistentului Office
superioară a tastaturii, adică cea care este sau faceţi clic pe eticheta Find din partea
tasta de ajutor universal Windows. Tasta superioară a ferestrei şi căutaţi subiectul
F1 face să apară fie veşnic-sfătuitorul care vă interesează. În orice caz, răspunsul
Asistent Office, fie o casetă de dialog plină se află la depărtare de numai o clipă!
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________
23
Cum så salvaÆi ceea ce aÆi trudit din
greu
De fapt, nu ar fi pres multe de spus legat de subiectul acesta – Access 2000
salvează efortul depus de dvs., iar această caracteristică a sa este benefică şi
totodată, ei bine, nu atât de bună.

Caracteristica de salvare automată Access 2000 este benefică deoarece este un


element în minus la mulţimea care vă perturbă viaţa. Fie că aţi introdus o
mulţime de noi înregistrări, fie că aţi refăcut vreo două care erau puţin greşite,
munca dvs. este salvată automat.

Pe de altă parte, această caracteristică nu este chiar atât de bună deoarece


Access 2000 nu acordă nici un pic de atenţie informaţiilor pe care le salvează –
pur şi simplu salvează tot. Dacă aţi şters din întâmplare 237 de înregistrări şi
apoi aţi executat vreo două clic-uri răzleţe, puteţi spune adio înregistrărilor şi
bine v-am găsit copiilor de siguranţă.

Am amintit acestea într-o secţiune anterioară, dar merită să le repet: atunci când
modificaţi înregistrările din tabele, vă rog să aveţi grijă: ruinarea unei
înregistrări nu durează mai mult de o secundă. Nu lăsaţi să vi se întâmple o
astfel de tragedie. (Acesta a fost un anunţ al autorului din partea serviciului
public.)

Vasta discuÆie despre copiile


de siguranÆå
Bănuiesc că aţi mai auzit chestiunile astea, dar tocilarul în materie de
calculatoare personale care zace în mine nu mi-a permis să las ca acest capitol
să se încheie fără a aminti câteva cuvinte despre realizarea unor copii de
siguranţă pentru bazele dvs. de date. Chiar dacă glumesc pe această temă,
realizarea unor astfel de copii este o parte vitală a utilizării Access 2000 (sau,
de fapt a oricărui alt program).

De ce sunt aceste copii de siguranţă atât de importante? Imaginaţi-vă, pentru


numai o clipă, cum ar fi viaţa fără calculatorul dvs. şi nu vă lăsaţi copleşiţi de
amintirile despre afacerile din “Indepărtatele vremuri bune” ale anilor ’70 ci
gândiţi-vă la ce s-ar întâmpla dacă într-o dimineaţă aţi ajunge la locul de muncă
şi v-aţi da seama că nu există nici un calculator care să vă aştepte acolo. Nici
unul. Zero barat. Biroul este gol – nici o scrisoare de afaceri, nimic altceva de
primit, nici o listă cu clienţi, absolut nimic.Toate erau pe calculator, dar acum
24 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

calculatorul nu este altceva decât istorie, trecut. (Cu siguranţă că asta sună ca
definiţia mea pentru o zi proastă.)

FA
T În cazul în care nu doriţi să spuneţi adio afacerii dvs., aveţi nevoie de un plan
S

serios pentru realizarea copiilor de siguranţă. Chiar dacă sunteţi doar dvs. şi
calculatorul personal, scrieţi câteva notiţe despre modul în care funcţionează
procesul de realizare a copiilor de siguranţă- aceste notiţe trebuie să cuprindă
anumite chestiuni cum ar fi:

9 Cât de des sunt realizate copiile de siguranţă? Puteţi pune această


întrebare altfel, mult mai bine şi anume: “Cât de multe informaţii vă puteţi
permite să pierdeţi?”. Dacă informaţiile dvs. se schimbă zilnic (de exemplu
aşa cum este cazul unui sistem de contabilitate), trebuie să faceţi aceste
copii o dată pe zi sau o dată la două zile. Dacă folosiţi calculatorul în
principal pentru a rula jocuri de aventură şi folosiţi Access-ul cât de rar
posibil, operaţiunea este necesară doar o dată pe săptămână sau o dată la
două săptămâni. Bineînţeles că nici o regulă universală nu este pe placul
tuturor.
9 Unde sunt depozitate discurile sau benzile copiilor de siguranţă? În
cazul unui incendiu, acestea vor fi distruse foarte comod împreună cu
calculatorul, dacă sunt păstrate chiar în apropierea sa. Aşadar, dacă este
posibil, păstraţi-vă copiile de siguranţă în altă clădire sau măcar în altă
cameră.
9 Cum puteţi să realizaţi copii de siguranţă ale datelor? Alcătuiţi o
procedură în mai mulţi paşi împreună cu o metodă prin care să vă daţi
seama ce bandă sau disc veţi stabili pentru a o (îl) utiliza în acest proces.
9 Cum puteţi restaura datele? Alcătuiţi din nou un proces cu mai mulţi
paşi. Este bine ca paşii să fie simpli şi uşor de înţeles, deoarece mintea dvs.
nu va mai fi foarte clară în cazul unei tragedii după care trebuie să
restauraţi datele distruse.

După ce aţi stabilit schema de realizare a acestor copii, faceţi o probă şi


încercaţi să restauraţi datele, pentru a vă asigura că sistemul dvs. funcţionează.
Este mult mai bine să aflaţi acest lucru înainte ca discul să vă moară decât după
ce s-ar întâmpla una ca asta. Rezervaţi-vă vreo două ore pentru a vă asigura că
eforturile dvs. vă vor fi răsplătite din plin în acea zi crucială când vă va muri
drive-ul discului. Veţi vedea dvs. că îmi veţi mulţumi mai târziu.

FA
T Dacă vă aflaţi în mediu unei corporaţii, este posibil ca persoanele de la
Departamentul de informatică să vă realizeze în mod automat copii de
S

siguranţă. Pentru a şti acest lucru cu certitudine, telefonaţi-le şi întrebaţi-i acest


lucru.
25
Capitolul 1: O privire generală în doar 37 de minute _____________________

Cum så realizaÆi o ieçire triumfåtoare


Dacă a venit vremea să terminaţi pe ziua de azi, faceţi-o aşa cum trebuie:

1. Dacă aveţi deschisă vreo bază de date, alegeţi File→Close sau faceţi
clic pe butonul Windows-ului 95/98 Close Window din colţul dreapta
sus al ferestrei bazei de date.

Eu sunt de modă veche şi nu am încredere în program ca el să închidă


toate aplicaţiile de unul singur fără a strica ceva. De câte ori este posibil,
închid toate fişierele manual înainte de a închide programul.

2. Închideţi Access 2000 prin alegerea File→Exit.

Dacă aţi terminat cu totul pentru o zi, puteţi continua şi închide şi Windows-ul
95/98. Pentru a realiza aceasta, faceţi clic pe butonul Start şi apoi pe Shut
Down. Atunci când Windows vă întreabă dacă sunteţi siguri că vreţi acest lucru,
executaţi clic pe Yes. După ce Windows 95/98 face tot ceea ce este necesar să
facă un soft înainte de a se duce la culcare, închideţi calculatorul şi evadaţi către
tărâmul libertăţii.
Capitolul 2
Familiarizarea cu elementele
înconjurătoare, asemenea
unei persoane primitive

În acest capitol
¾ Ce este cu această interfaţă?
¾ Haideţi să aruncăm o privire la simpaticele ferestre!
¾ Să vedem ce-i cu barele de instrumente
¾ Cum să daţi ordine direct din meniuri
¾ Cum să faceţi diferite trucuri folosind butonul dreapta al mouse-ului

A tunci când vizitaţi un oraş necunoscut totul nu este altceva decât emoţie,
distracţie şi totodată furstrare. Vizitarea diferitelor locuri, recunoaşterea
unor atracţii turistice faimoase şi descoperirea unor locuri noi în vederea
folosirii cărţii dvs. de credit face ca totul să fie distractiv, iar dacă vă rătăciţi de-
a binelea dar totuşi v-aţi întâlnit cu un vecin care era “prin trecere”, ei bine,
puteţi spune că totul devine emoţionant. Oricum, în oricare din aceste cazuri
este foarte frustrant să nu fiţi capabili să puteţi găsi drumul de întoarcere.

Dacă v-aţi simţit comfortabil atunci când aţi lucrat cu versiunile anterioare ale
Access, îndrumarea mouse-ului dvs. prin Access 2000 va fi asemenea
conducerii unui automobil prin oraşul dvs. natal, numai că douăzeci de ani mai
târziu. Locurile vă par familiare, darapar câteva surprize ca de exemplu: “Unde
au mutat oare acel element al meniului? Era chiar deasupra, ăăă ... oh, ia te uită:
jumătate din meniu a dispărut – nu, stai, iată-l. Mmm … mai vreau cafea.”

Cunosc prea bine această senzaţie. Nimic nu poate fi mai rău decât să vedeţi
cum cantitatea de muncă sporeşte în timp ce descifraţi alt program. Acest
28 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

capitol vă ajută să nu cădeţi în această capcană prezentându-vă un tur prin


împrejurimile Access-ului 2000, acoperind toate acţiunile obişnuite pe care le
vedeţi şi cu care aveţi de-a face pe ecran, de la fereastra principală până la bara
de instrumente şi chiar şi dincolo de aceasta. Mituiţi pe cine trebuie şi bucuraţi-
vă de călătorie deoarece este într-adevăr o ocazie nemaipomenită de a vă relaxa
cu Access 2000.

Este timpul så înÆelegeÆi elementele pe


care le vedeÆi
Având în vedere faptul că Access 2000 rămâne totuşi un program Windows
95/98, prima oprire a acestei călătorii ilustrate şi voioase este fereastra
principală a programului. Figura 2-1 ilustrează o apariţie obişnuită a Access-
ului 2000, mai precis fereastra bază de date (care va fi discutată ulterior în
cadrul acestui capitol).

Butonul Control Menu Fereastra bază de date

Bara de titlu Bara de instrumente


Meniul principal Butoane utilitare

Fig. 2-1:
Access
2000, în
toată
gloria sa.
Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele înconjurătoare __________________
29
Pentru a realiza majoritatea lucrurilor în Access trebuie să fiţi familiarizaţi cu
nouă părţi ale ferestrei principale. În paragrafele care urmează voi descrie pe
scurt fiecare dintre aceste părţi. Dacă sunteţi chiar începător în ceea ce privşte
Windows 95/98, ar trebui să aveţi în vedere faptul că va trebui să luaţi un
exemplar al cărţii “Windows 98 pentru… aMICI” de Andy Rathbone (publicată
de Editura Tehnică). Chiar eu vă promit că traiul dvs. cu Windows 95/98 va fi
mult mai plăcut şi mai puţin complicat dacă vă veţi procura această carte.

9 Butonul Control Menu: Pentru a deschide meniul Control, faceţi clic pe


“cheia” Access. Sincer vorbind, acest meniu este de bază în ceea ce
priveşte realizarea unor lucruri care sunt “de nasul tocilarilor”. Totuşi,
datorită faptului că prin dublu-clic puteţi face ca Access 2000 să dispară,
cred că în ciuda tendinţelor sale de “tocilar”acest buton are totodată şi ceva
respect pentru restul persoanelor - adică noi. Dacă pe vremea
Windows-ului 3.1 acest buton avea imaginea unei cutii cu o bară
orizontală în interior, în zilele noastre butonul arată mult mai elaborat.
9 Bara de titlu: Fiecare fereastră care apare are de-a lungul părţii superioare
un spaţiu destinat titlului. Acest are şi un al doilea rol: el îşi schimbă
culoarea pentru a vă înştiinţa pe dumneavoastră cu privire la programul
care este activ în Windows în momentul respectiv.
9 Meniul principal: Între bara de titlu şi bara de instrumente se află meniul
principal, adică “Cel care menţine pacea digitală”. Pe lângă rolul de a
preveni eventualele lupte dintre cele două bare, acest meniu este de
asemenea şi popasul dumneavoastră principal în ceea ce priveşte
comenzile şi funcţiile Access 2000.
9 Bara de instrumente: Gândiţi-vă la bara de instrumente ca la o versiune
electronică a lui Lon Chaney, “omul cu o mie de feţe”. Această “Bară cu o
mie de butoane” se modifică de fiecare dată când lucraţi în Access 2000,
astfel încât să vă pună la dispoziţie instrumentele de care aveţi nevoie.
Despre aceast personaj schimbător puteţi afla mai multe spre sfârşitul
acestui capitol.
9 Butonele utilitare: Aceste trei butoane apar în cadrul fiecărei ferestre.
Prezentarea lor de la stânga la dreapta ar putea fi următoarea: primul dintre
ele reduce programul curent la un singur buton pe bara de activităţi
Windows, utilizarea celui de-al doilea buton are ca rezultat fie reducerea
programului curent astfel încât să încapă într-o fereastră, fie să ocupe
întreg ecranul (un buton cu două “misiuni” – grozav, nu-i aşa?), iar cel de-
al treilea buton este cel de închidere al ferestrei curente.
9 Bara de stare: Access 2000 este un “sistem guraliv”, care are aprecieri şi
vorbe înţelepte referitoare la orice lucru cât de mic şi insignifiant. De
fiecare dată când Access doreşte să vă comunice ceva, o va face printr-un
mesaj pe bara de stare. În partea dreaptă a acestei bare se află indicatorii
pentru setările tastaturii aşa cum este de exemplu Caps Lock.
9 Fereastra bază de date: În mijlocul acesteia se găseşte fereastra unei baze
de date liniştite, explicată pe larg în cadrul următoarei secţiuni.
30 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

9 Bara de activităţi Windows: De-a lungul părţii inferioare a ecranului se


află bara de activităţi Windows 95/98, cel mai rapid şi simplu instrument
care poate fi folosit pentru a schimba programele între ele. Pe această bară
există câte un buton pentru fiecare program deschis (în funcţiune), iar tot
ceea ce aveţi de făcut pentru a trece la alt program este să executaţi un
simplu clic pe butonul care-i corespunde.
9 Asistentul Office: Acest amic serviabil, binevoitor este cel care apare în
toate produsele Office 2000 şi deci implicit şi în Access 2000. Atunci când
aveţi o întrebare sau doriţi să primiţi ajutor, executaţi un clic şi puneţi-i
întrebarea direct (iar atunci când vă plictisiţi daţi clic-dreapta pe Asistent şi
alegeţi Animate pentru a vă amuza un pic).

Så târguim tot felul de ferestre pentru


a ne amuza çi a le înÆelege mai bine
Accesss 2000 înseamnă mult mai multe decât o simplă fereastră mare.
Programul este înţesat cu ferestre micuţe şi utile pentru orice necesitate şi
ocazie. Această secţiune vă prezintă patru dintre cele mai obişniute ferestre:
fereastra bază de date, fereastra foaie de date, fereastra machetă şi fereastra
interogare (aţi ghicit-o).

FA
T Pentru detalii referitoare la modul de funcţionare al acestor ferestre, la ceea ce
puteţi face cu ele şi la motivul pentru care v-ar păsa câtuşi de puţin, hoinăriţi în
S

continuare prin această carte. Bazele de date şi sursele de date sunt prezentate în
Partea aII a, interogările în Partea aIII a, iar machetele constituie elementele de
bază în Partea aV a.

Fereastra bazå de date


De cele mai multe ori când deschideţi o bază de date, aceasta apare într-o
fereastră aşa ca în Figura 2-2. Această fereastră vă oferă acces liber la toate
componentele grozave ale bazei de date, la instrumente cu ajutorul cărora puteţi
schimba diferite lucruri sau/şi crea noi elemente şi în general vă ajută să vă
gestionaţi chestiunile bazei de date … şi într-adevăr arată nemaipomenit. Cine
şi-ar putea dori mai mult?
Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele înconjurătoare __________________
31
Bara Objects Scurtăturile noilor obiecte
Bara de instrumente
Lista obiectelor
a ferestrei bază de date
Bara de titlu

Fig. 2-2:
Ei bine,
aceasta
este o altă
bază de
date
arătoasă
pe care am
deschis-o.

Butoanele barei Objects aflate în partea stângă a ferestrei fac posibilă


schimbarea între listele de obiecte (tabele, interogări, rapoarte ş.a.m.d) care
alcătuiesc baza de date. De-a lungul părţii superioare din stânga există patru
butoane ale barei de instrumente a ferestrei bază de date care pot fi folosite
pentru a lucra cu obiectele bazei de date: Butonul Open afişează obiectul
curent, Design vă permite să modificaţi obiectul, New vă oferă posibilitatea
creării unui nou obiect, iar marele şi răul X şterge obiectul curent (luaţi-vă
rămas bun de la tabelă!). Celelalte butoane din dreapta marelui X modifică
modul în care Access 2000 listează obiectele conţinute de baza dvs. de date.
Dorinţele dumneavoastră pot transforma imensa bază de date cu pictograme
colorate şi prietenoase în mini dosare detaliate. Simţiţi-vă liberi şi încercaţi
chiar dumneavoastră setările respective deoarece puteţi avea siguranţa că nu
puteţi face nici o pagubă! (asiguraţi-vă însă că nu veţi da clic pe X, din greşeală,
OK?)

FA
T Baza dumneavoastră de date s-ar putea să arate la început aşa cum este ilustrat
S

în Figura 2-3, însă nu vă lăsaţi păcăliţi de simpatica figură, deşi această


fereastră este doar o mască, o faţadă mai modernă a bazei de date din
Figura 2-2. Dacă vedeţi ceva asemănător acestei ferestre este un indiciu care vă
dezvăluie faptul că lucraţi cu o aplicaţie formală a Access 2000. Macheta poate
fi una creată cu ajutorul “Vrăjitorului” (aşa cum este cea din Figura 2-3), sau
poate că a fost alcătuită special pentru dumneavoastră de unul dintre tocilarii
casei. Această machetă specială este denumită tablou de comandă.
32 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Fig. 2-3:
Un tablou
de
comandă
creat cu
ajutorul
“Vrăjito-
rului”.

Fereastra foaie de date


Ce este aceasta: o tabelă sau o foaie de calcul tabelar? Doar proprietarul său ştie
cu siguranţă ! Acesta este genul de traume al bazelor de date moderne. Pentru
numele Domnului, să greşeşti din cauza unei foi de calcul tabelar! Încotro se
îndreaptă lumea?
Dacă priviţi Figura 2-4 este foarte simplu să vă daţi seama de ce este posibil ca
persoanele să facă confuzie între cele două. Da. Este într-adevăr o tabelă. Arată
mai mult ca o foaie de calcul tabelar, nu-i aşa? În modul de vizualizare foaie de
date, o tabelă Access 2000 apare (şi se comportă) ca o simplă foaie de calcul
tabelar.Asemănarea este doar de suprafaţă, această tabelă fiind un animăluţ
chiar foarte diferit.
Numele tabelului Câmpuri

Fig. 2-4:
Tabela
Items care
arată ca o
foaie de
calcul
tabelar.

Butoane de navigare Date Bare de defilare


Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele înconjurătoare __________________
33
Exact aşa cum ar şi trebui să fie, în partea superioară a fereastrei foaie de date
se află numele tabelului, iar chiar sub acesta, de-a lungul ferestrei sunt înşirate
câmpurile tabelului. Înregistrările tabelului sunt aşezate pe rânduri. Nu vă
îngrijoraţi dacă nu sunteţi siguri că puteţi face diferenţa între o înregistrare şi un
câmp, deoarece Capitolul 4 conţine toate detaliile legate de această problemă.

În partea dreaptă, mai precis colţul din dreapta jos se află o pereche de bare de
defilare care vă oferă posibilitatea ca deplasarea în interiorul tabelului să vi se
pară nimic altceva decât o briză plăcută. Butoanele de navigare sunt “atârnate”
în partea inferioară stângă a ferestrei. De fapt, acestea sunt mai degrabă ca un
fel de butoane de control ale unui CD player sau unui VCR (unui video
recorder). Butoanele care au desenate pe ele săgeţi îndreptate către o bară vă
ajută să vă deplasaţi la prima sau la ultima înregistrare a tabelului
respectiv.Cele care au desenate doar săgeţi vă ajută să vă deplasaţi la
înregistrarea ulterioară sau anterioară. Efectuarea unui clic pe butonul cu
săgeată şi asterix are ca efect adăugarea unei noi în tabelă.

FA
T Access 2000 are acum o facilitate nouă a ferestrei bază de date pe care o puteţi
folosi pentru toate tabelele dvs. relaţionale (consultaţi Capitolul 4 şi 5 pentru
S

detalii referitoare la construirea relaţiilor şi schimburilor calitativ superioare


între tabele). Atunci când deschideţi un tebel care are legături cu alte tabele din
baza dvs. de date, Access 2000 afişează o coloană alcătuită din mai multe
semne plus (+) la stânga primului câmp al tabelului. În ciuda aspectului
neatrăgător şi comun,această coloană poate fi nominalizată cu siguranţă pentru
un premiu de genul “Tehnologie super grozavă care este într-adevăr
folositoare”.

Când efectuaţi clic pe semnul plus care urmează unei înregistrări anume,
Access 2000 urmăreşte legătura relaţională către o altă tabelă a bazei
dumneavoastră de date şi apoi afişează datele din acea tabelă, date relaţionate
cu înregistrarea de la care s-a pornit. De exemplu, puteţi executa clic pe semnul
plus care urmează unui produs din tabela dumneavoastră intitulată Catalog cu
scopul de a afişa toate comenzile pentru un produs. Si, ceea ce este cel mai
bine: procesul se desfăşoară automat – Access se descurcă de unul singur cu
toată treaba pe care i-o daţi.

Fereastra machetå
Vizualizarea tip machetă este cealaltă metodă preferată pentru a putea vedea şi
analiza tabelele Access 2000. Cu ajutorul machetelor, datele arată … mai
tradiţional dacă se poate spune aşa – nu aduce câtuşi de puţin cu acea chestiune
în stilul fandosit al foilor de calcul tabelar. De regulă, o machetă prezintă datele
34 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

unei tabele rând pe rând, adică la insesizabila rată de o înregistrare pe ecran,


exact aşa cum lucrau fraierii anilor ’70 cu datele, utilizând calculatoare de
milioane de dolari care aveau inteligenţa cuptoarelor cu microunde din ziua de
astăzi.

Figura 2-5 este un exemplu foarte simplu dar clasic de machetă Access 2000.
De-a lungul părţii superioare se află nelipsita bară de titlu, câmpurile tabelului
ocupă tot mijlocul machetei, iar în colţul din stânga jos se află aceleaşi butoane
de navigare pe care le-aţi văzut şi fâţâit în cadrul ferestrei foaie de date.

Fig. 2-5:
Baza de Câmpuri
date Items
apărută Bara de titlu
sub forma
unei Butoane de navigare
machete.

În cazul în care machetele v-au trezit interesul şi doriţi să aflaţi mai multe
detalii despre acest subiect, consultaţi Capitolul 22.

Fereastra interogare
Inima oricărui program de baze de date este capacitatea sa de a căuta diverse
informaţii. Particularizând, în cazul Access 2000 această inimă este chiar
sistemul de interogare, iar la rândul său acest sistem are şi el o inimă care este
reprezentată de fereastra interogare, ilustrată în cel mai adorabil mod în
Figura 2-6.

Bara de titlu
Fig. 2-6:
Detectivul
Tabele
digital
Sherlock
Holmes Criteriul de interogare
este la
dispoziţia Bare de defilare
dvs.
Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele înconjurătoare __________________
35
În partea superioară a ferestrei se află bara de titlu, reprezentând numele
interogării (nume dat de dvs.). Prima jumătate a ferestrei prezintă tabelele
implicate în interogare. În cazul în care pentru interogare sunt folosite mai
multe tabele, această secţiune vă prezintă de asemenea şi modul în care sunt
legate între ele acestea. Cea de-a doua jumătate conţine criteriile interogării,
adică instrucţiunile care fac să funcţioneze interogarea propriu zisă. Fereastra
mai conţine de asemenea câteva bare de defilare care vă ajută să vedeţi totul cât
de clar posibil, aceasta din pricina faptului că toată chestiunea aceasta cu
interogarea poate deveni din ce în ce mai mare şi mai complicată.
T
FA
De obicei atunci când utilizaţi o interogare, Access 2000 afişează rezultatele
S

sub forma unei foi de date.

CârmiÆi cåtre bara de instrumente, aMICI!


În limbajul Office 2000, barele de instrumente sunt echivalentul feliilor de
pâine – adică au aceeaşi utilitate; sunt la fel de folositoare.

Access 2000 nu este o excepţie şi conţine deci o mulţime de astfel de bare, de


altfel fiind chiar imposibil să existe vreo situaţie în care să fiţi singuri, să nu
aveţi împrejur vreo bară de instrumente care să vă fie de folos.

Aşadar, ce este aceea o bară de instrumente? Ei bine, este acea înşiruire de


butoane extraordinare situate chiar sub meniul aflat în partea superioară a
ecranului. Figura 2-7 ilustrează bara de instrumente “în acţiune” (de fapt atât de
activă pe cât se poate vorbi despre orice obiect neanimat).

Fig. 2-7:
Bara de
instru-
mente
Database,
stând pur
şi simplu
nemişcată.

Barele de instrumente vă oferă posibilitatea accesării rapide a celor mai bune


facilităţi Access 2000 printr-un simplu clic de mouse. Special pentru
dumneavoastră, inginerii au proiectat barele de instrumente astfel încât să
conţină cele mai comune funcţii de care aveţi nevoie atunci când lucraţi cu
datele. De exemplu, bara de instrumente Datasheet conţine trei butoane care
36 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

deţin controlul asupra instrumentelor pentru filtrare (instrumente care vă ajută


să localizaţi diferite elemente în baza dvs. de date). Astfel, în loc să vă chinuiţi
să găsiţi aceste instrumente pentru filtrare prin vreun meniu, este mult mai bine
să le aveţi chiar în faţa ochilor dvs., la depărtare de un singur clic.

Din pricina faptului că barele de instrumente există şi sunt folositoare pentru


chiar orice ocazie, le voi descrie pe parcurs. Să nu cumva să vă îngrijoraţi dacă
nu vă puteţi aminti ceea ce fac toate butoanele, deoarece vă spun un secret: nici
chiar eu nu pot să-mi amintesc chiar totul despre ele. În cazul în care sunteţi un
împătimit al butoanelor, vă recomand să citiţi secţiunea imediat următoare
pentru o “cuvântare” utilă referitoare la SfaturileEcran, mai precis la sistemul
încorporat tip aidé-memoire pentru butoanele barelor de instrumente, sistem al
programului Access 2000.

T
FA
S

Quick – ce face acest buton de fapt?


Access 2000 are 29 de bare de instrumente Pentru a vedea SfatulEcran al unui buton,
diferite. (În regulă, este o statistică puţin trebuie doar să menţineţi pointerul mouse-ului
cam tâmpiţică, dar cu aceasta urmăresc eu pe butonul în cauză. Aşteptaţi o secundă şi
ceva credeţi-mă.) Fiecare bară de (buf!) apare SfatulEcran. Dacă cumva
instrumente are … mmm o mulţime de poziţionaţi pointerul mouse-ului, aşteptaţi
butoane. Aşadar, este aproape imposibil ca cuminţei şi tot nu se întâmple nimic, s-ar putea
cineva (nici chiar programatorii) să-şi poată ca SfatulEcran să fie închis. Pentru a le
aminti ce rol au toate aceste Sbutoane. De deschide, daţi clic-dreapta oriunde pe bara de
fapt, cine ar dori măcar să încerce? instrumente şi apoi selectaţi Customize din
meniul care apare. Atunci când apare caseta de
Din păcate, barele de instrumente se dialog Customize, faceţi clic pe eticheta
dovedesc a fi aproape nefolositoare dacă nu Options. Asiguraţi-vă că la rubrica Show
ştiţi ce pot face acele butoane. Pentru a ScreenTips de pe bara de instrumente apare
rezolva această problemă, Microsoft a venit semnul de validare. Pentru a face să dispară
cu ideea SfaturilorEcran – descrieri sumare caseta de dialog, faceţi clic pe Close.
care apar atunci când poziţionaţi pointerul
mouse-ului pe un buton al barei de
instrumente.
Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele înconjurătoare __________________
37
FA
T În cazul în care aveţi probleme referitoare la vizualizarea micuţelor imagini de
S

pe fiecare buton, nu vă jenaţi şi spuneţi-i Access-ului să le mărească. Pentru a


realiza acest lucru, daţi clic-dreapta pe orice bară de instrumente şi apoi
selectaţi Customize din meniul derulant care apare. După ce apare caseta de
dialog Customize, faceţi clic pe eticheta Options. În partea inferioară a paginii
Options, executaţi clic pe caseta de validare Large Icons şi veţi observa că
Access 2000 va mări imediat pictogramele – de aproximativ patru ori faţă de
dimensiunea anterioară. Dacă vă hotărâţi că era totuşi mai bine înainte când
erau mai mici, tot ceea ce trebuie să faceţi pentru a le readuce la acea
dimensiune este să deselectaţi caseta de validare. Faceţi clic pe butonul Close
din partea inferioară a ferestrei pentru a termina treaba.

Meniuri, meniuri peste tot (alåturi de


combinaÆii de taste rapide care
funcÆioneazå la fel de bine)
Dacă este să spun adevărul, trebuie să recunosc faptul că nu sunt prea multe de
spus despre meniurile din Access 2000. Principalul lucru pe care îl veţi observa
cu siguranţă este faptul că acestea se vor schimba de fiecare dată când faceţi
ceva nou, deoarece au apus acele vremuri când exista un singur program cu un
singur meniu. În prezent dispunem de meniuri contextuale care au opţiuni
diferite în funcţie de ceea ce faceţi la momentul respectiv.

Cu toate acestea, există unele lucruri care rămân neschimbate pe veci. Iată în
continuare o prezentare pe scurt a truismelor despre meniuri în general:

9 În cazul în care mouse-ul dvs. nu mai funcţionează, puteţi accesa


FA
T elementele meniurilor folosind de acum banala tastatură. Pur şi simplu
S

apăsaţi tasta Alt şi litera subliniată asociată elementului dorit din meniu.
De exemplu, apăsaţi Alt+F pentru a deschide meniul File.
9 Unele elemente ale meniurilor au asociate anumite taste. Comanda Copy
(Edit →Copy din meniu) poate fi folosită şi altfel decât din meniu, adică
prin apăsarea simultană a combinaţiei de taste rapide Ctrl+C. Dacă un
element are un echivalent care poate fi folosit de la tastatură, Access
afişează acea combinaţie de taste în cadrul meniului autoderulant, chiar în
dreapta elementului respectiv.
38 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?
Este timpul så vå jucaÆi çi cu celålalt
buton al mouse-ului
După ce au supravieţuit ani de-a rândul indiferenţei şi neglijenţei, acum
butoanele dreapta ale mouse-urilor deţin propriul rol în Windows 95/98. În cele
din urmă, s-a găsit ceva de făcut şi pentru acest buton. Hei, voi, butoane dreapta
mouse, bucuraţi-vă şi sărbătoriţi!

În Access 2000, la fel ca în cazul marii majorităţi a aplicaţiilor pentru Windows


95/98, acest buton scoate la iveală o listă de lucruri pe care le puteţi face cu
elementul care se află în acel moment pe ecran. În figura 2-8, se poate observa
efectul executării unui clic pe tabela intitulată Customers. După cum se poate
observa, Access 2000 este prezent acolo unde este nevoie, oferind o listă de
lucruri obişnuite care se pot face cu tabelele. Astfel, în loc să “vâsliţi” prin
meniul principal pentru a copia tabela curentă, puteţi de exemplu să daţi clic-
dreapta şi să selectaţi Copy din meniul derulant – dacă tot vorbim despre
economisirea timpului.

Fig. 2-8:
Prea de
tot: un
meniu
instan-
taneu!
Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele înconjurătoare __________________
39
Testaţi şi dvs. butonul dreapta mouse! Daţi clic-dreapta pe tot ce vă iese în cale
şi aşteptaţi să vedeţi ce se întâmplă. Nu vă îngrijoraţi în privinţa faptului că aţi
putea afecta în vreun fel sistemul dacă acţionaţi butonul în cauză, deoarece
practic nici nu se poate să stricaţi ceva şi să rămână astfel, să dureze. Să vedem
ce puteţi face dumneavoastră!
Capitolul 3
Cum puteţi apela la ajutoare
online ca St. Bernard şi altele

În acest capitol
¾ Prezentarea Asistentului Office
¾ Să aruncăm o privire asupra tab-urilor Contents, Answer şi Index
¾ Utilizarea opţiunii de meniu What’s this?
¾ Utilizarea modem-ului în vederea obţinerii ajutorului
¾ Cum puteţi beneficia de SfaturileRapide
¾ Cum puteţi interoga persoane în carne şi oase

U neori se dovedeşte a fi foarte simplu să vă asumaţi responsabilităţi care vă


depăşesc. De exemplu, munţii vi se par mult mai înalţi după ce începeţi să
urcaţi decât atunci când i-aţi privit de jos. In plus, echipamentul dvs. nu pare să
dea semne de slăbiciune deloc atunci când îl împachetaţi, însă să ştiţi că de fapt
aşteaptă până în momentul în care vă aflaţi în mijlocul neantului, legănându-vă
periculos pe marginea sfărâmicioasă a unei creste stâncoase şi în acel moment
(numai şi numai atunci).

De aici reiese la ce sunt de folos St. Bernard-ii. Atunci când v-aţi rătăcit prin
sălbăticiile alpine şi sunteţi înfriguraţi, uzi şi singuri gândul că aveţi un St.
Bernard cu dvs. poate reprezenta o asigurare şi poate fi chiar reconfortant. Nu-
mi este foarte clar ce ar putea face totuşi un câine St Bernard în momentul în
care v-ar găsi, dar în acel moment eu sigur aş opta să-l am ca tovarăş. Astfel şi
Access 2000 are propriul St. Bernard încorporat, deşi atunci când apare pe
ecran seamănă mai mult unei casete de dialog şi nu unui câine husky. Acest
capitol vă prezintă câteva modalităţi diferite de a obţine răspunsuri la întrebările
dvs. Access 2000. A şti unde să căutaţi informaţia este la fel de important ca a
42 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

cunoaşte efectiv informaţia, aşa că aţi face bine să răsfoiţi acest capitol şi să
descoperiţi opţiunile pe care le aveţi.

Dacå nu sunteÆi pe deplin siguri, apåsaÆi


tasta F1
Indiferent unde vă aflaţi în Access 2000, ajutorul este disponibil prin simpla
apăsare a unei taste: apăsaţi F1 şi mândrul Asistent Office intră în acţiune
(Figura 3-1). Asistentul, o nouă facilitate Office apare în cadrul tuturor
aplicaţiilor Office 2000 şi tot el este de fapt personajul care îl înlocuieşte pe
vechiul “Vrăjitor” Răspuns, simplificând totodată şi mai mult procesul de
oferire şi de obţinere a ajutorului. Asistentul Office este cel care poate face
diferite acrobaţii în momentele sale animate distractive, fără să vă pretindă vreo
sumă de bani în plus.

Fig. 3-1:
Asistentul
Office vă
raportează
în legătură
cu tot
ceea ce-i
cereţi (dar
să nu
exageraţi
şi dvs.
cerându-i
cafea).

Când îl solicitaţi pe Asistent, acesta se străduieşte să îşi dea seama ce doriţi să


realizaţi în Access 2000 şi vă sugerează 10 subiecte de ajutor pe care le
consideră relevante. Dacă cumva una dintre acestea 10 se potriveşte cu ceea ce
vă interesează pe dvs. (şi din proprie experienţă vă spun că aşa se întâmplă de
cele mai multe ori), faceţi clic pe butonul aflat lângă subiectul respectiv şi
Asistentul vă va prezenta informaţiile.

Asistentul este un ghicitor destul de bun, dar nu oferă chiar întotdeauna


subiectele potrivite. Pentru astfel de momente, acest personaj uimitor este
“dotat” cu o casetă în care vă puteţi formula singuri întrebarea, casetă aflată în
partea inferioară a ferestrei. In continuare voi prezenta o procedură alcătuită din
Capitolul 3: Cum puteţi apela la ajutoare online ca St. Bernard şi altele ________
43
mai mulţi paşi pentru ca dvs. să ştiţi cum să utilizaţi această minunăţie a
tehnologiei moderne pentru a-i pune Asistentului o anumită întrebare.

1. Faceţi clic pe fereastra Asistentului Office sau apăsaţi tasta F1.

În urma acestei acţiuni va apărea caseta de dialog a Asistentului (despre


care aş putea adăuga că pare destul de vioaie).

2. Introduceţi întrebarea pe care doriţi să i-o puneţi Asistentului simplu


şi clar în caseta aflată în partea inferioară a ferestrei, aşa cum apare şi
în figura 3-2.

Aţi citit corect: simplu şi clar. Vă vine să credeţi? Un program care chiar
vă înţelege…dar cine ştie la ce poate duce această acţiune periculoasă?

Fig. 3-2:
Fără
jargoane
şi/sau
chestii
compli-
cate –
direct o
întrebare
clară,
simplă.

3. După ce aţi terminat de introdus întrebarea faceţi clic pe Search sau


apăsaţi Enter.

Rezultatul acestei acţiuni este acela că Asistentul îşi vede de treaba lui şi
afişează o listă de subiecte de ajutor despre care crede că ar putea constitui
răspunsul la întrebările dvs. (Figura 3-3). Dacă nici un subiect nu se
potriveşte întocmai cu elementele la care v-aţi gândit, reformulaţi-vă
întrebarea şi mai daţi-i o şansă.
44 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Fig. 3-3:
Efectuaţi
un clic pe
subiectul
din Help
care vi se
pare cel
mai
potrivit
pentru a
vă oferi
răspunsul
dorit.

4. Faceţi clic pe subiectul de ajutor care vi se pare că se potriveşte cel


mai bine.

În cazul în care nici după ce aţi citit mai multe subiecte Help nu sunteţi
satisfăcuţi, închideţi fereastra Help şi reluaţi întreg procesul de la Pasul 1
pentru a-i pune Asistentului o altă întrebare.

FA
T Personajul implicit care îl întruchipează pe Asistentul Office este acea agrafă de
S

hârtie care se numeşte Clippit (nu, staţi liniştiţi – nu inventez toate acestea-
chiar a existat cineva care a botezat această agrafă de hârtie animată). Access
2000 are mai multe personaje, mai mulţi Asistenţi Office şi astfel, dacă v-aţi
săturat de Clippit şi nici măcar nu se potriveşte stilului dvs. de muncă,
schimbaţi-l. Pentru a face acest lucru, executaţi clic-dreapta pe Asistent şi apoi
selectaţi Choose Assistant din meniul derulant. Access 2000 vă prezintă o
întreagă galerie de opţiuni de la obişnuitul logo Office şi până la simpatica
versiune animată a lui Albert Einstein. Faceţi clic pe Next şi Back pentru a trece
de la un Asistent la altul. În momentul în care l-aţi găsit exact pe acela care vi
se potriveşte, faceţi clic pe OK. Pentru a instala noul asistent Office, va trebui
să aveţi la îndemână CD-ul Office 2000 sau discul Access 2000.

Fişierele de ajutor tradiţionale se află ascunse în spatele Asistentului Office, iar


după ce acesta vă indică un anumit subiect de ajutor, sistemul de Help normal
este cel care preia sarcina în continuare. Dacă vă era mai bine cu stilul în care
lucra ajutorul în Access pentru Windows 95/98, nu vă îngrijoraţi deoarece
vechiul sistem de ajutor cu care eraţi obişnuiţi şi pe care îl “adoraţi” este încă
disponibil şi în Access 2000.
Capitolul 3: Cum puteţi apela la ajutoare online ca St. Bernard şi altele ________
45
Pentru a stabili funcţionarea sistemului tradiţional de ajutor trebuie mai întâi să
renunţaţi la Asistentul Office (să-l închideţi). Daţi clic-dreapta pe Asistent şi
apoi alegeţi Options din meniul derulant. Rezultatul va fi apariţia unei ferestre
cu mult prea multe casete de validare, iar dvs. o veţi deselecta prin efectuarea
unui clic pe aceea dintre ele care se numeşte Use of Office Assistant. Daţi apoi
clic pe butonul OK şi prin aceasta l-aţi închis cu succes pe Asistent până în
momentul în care veţi selecta din nou caseta de validare în cauză.

În continuare alegeţi Help→Microsoft Access Help de pe bara de meniuri. Va


apare fereastra Help care arată ca în Figura 3-4 şi care este împărţită în două
subferestre, în cea din stânga fiind prezentate subiectele de ajutor, iar în cea din
dreapta informaţiile detaliate cu privire la subiectul selectat. Cele trei tab-uri
din partea stângă vă oferă diferite posibilităţi de a găsi răspunsurile dorite.
Astfel, există o metodă pentru fiecare, în funcţie de cum doriţi să faceţi
căutarea. Secţiunile care urmează vă prezintă fiecare dintre aceste trei tab-uri
de obţinere a ajutorului, în ordinea utilităţii: Contents, Answer Wizard şi Index.

Fig. 3-4:
Sistemul
Help este
gata să vă
servească.

HaideÆi så cåutåm prin cuprins!


Eticheta Contents este destinată celor care caută ocazional sau persoanelor
cărora le place să “sape” în Cuprinsul unei cărţi, căutând un anumit lucru. Iată
cum trebuie să-l folosiţi:
46 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

1. Faceţi clic pe eticheta Contents.

Fereastra Help vă afişează toate subiectele de ajutor disponibile, lângă


FA
T fiecare dosar cu astfel de subiecte aflându-se o pictogramă bej.
S

Pictograma reprezentând o carte semnifică faptul că la rândul său, acel


dosar duce la alte subiecte de ajutor sau la documente Help specifice.

2. Găsiţi un subiect Help care pare interesant şi daţi dublu-clic pe el.

În acel moment, sistemul deschide subiectul de ajutor ales, schimbă


pictograma bej din dosar închis în dosar deschis (ce drăguţ!) şi vă prezintă
o listă anume a documentelor de ajutor (a se vedea Figura 3-5).

Fig. 3-5:
Iată
informaţia
de care am
nevoie!

Documentele de ajutor sunt reprezentate printr-o pictogramă a unei pagini


cu linii (dar probabil că v-aţi imaginat că le-aţi făcut chiar dvs.).

Dacă alegeţi un subiect greşit, daţi încă o dată dublu-clic pe numele


subiectului respectiv pentru a-l face să dispară.

Dacă executaţi clic pe semnul plus (+) care se află chiar înaintea
pictogramei bej se va deschide sau închide dosarul respectiv.

3. Repetaţi pasul 2 până când găsiţi ceea ce căutaţi.


T
FA
S

După ce aţi terminat de citit un astfel de document, executaţi clic pe


butonul Help Topics pentru a putea revedea pagina Contents.
Capitolul 3: Cum puteţi apela la ajutoare online ca St. Bernard şi altele ________
47
FormulaÆi întrebåri destinate “Vråjitorului”
Råspuns
Următorul tab de ajutor este Answer Wizard. Acesta este o versiune
îmbunătăţită şi foarte necesară a “anticei” opţiuni Find, care era absolut arhaică.
Datorită cuceririlor uluitoare ale tehnologiei moderne, “Vrăjitorul” Răspuns
reuşeşte ca numai pe baza cuvintelor cheie introduse de dvs.să facă să apară
informaţiile pe care le doriţi. Pentru a-l face pe “Vrăjitor” să intre în acţiune,
urmaţi paşii:

1. Faceţi clic pe eticheta Answer Wizard.

Aşa cum probabil vă aşteptaţi, pe ecran va apare “Vrăjitorul” Răspuns

FA
T Dacă utilizaţi ajutorul pentru prima dată, sistemul vă comunică faptul că
trebuie să alcătuiască mai întâi o listă înainte ca dvs. să puteţi începe
S

căutarea. Încercaţi să urmaţi cu mult calm prompterele care apar şi dacă


reuşiţi aceasta înseamnă că foarte curând veţi fi pregătiţi pentru a trece la
pasul 2.

2. În cadrul casetei din partea superioară a ferestrei introduceţi câteva


cuvinte cheie care descriu cel mai bine ceea ce căutaţi.

După ce aţi terminat de introdus ceea cele dorite, faceţi clic pe Search sau
apăsaţi tasta Enter. “Vrăjitorul” va căuta subiectele care se potrivesc cu
elementele dvs. şi afişează o listă cu identificări posibile în partea
inferioară a ecranului.

3. Defilaţi prin lista aflată în partea inferioară a ferestrei până găsiţi


ceva care seamănă cu subiectul dumneavoastră.

Atunci când (şi dacă) aţi găsit un subiect care vă interesează (Figura 3-6),
executaţi clic pe acesta pentru a putea vedea documentul respectiv.

Cum puteÆi examina index-ul


Dacă preferaţi să vă “scufundaţi” în index decât să faceţi un tur de forţă
zgomotos de-a lungul cuprinsului, faceţi clic pe eticheta Index. Acesta
funcţionează asemenea unui index obişnuit al unei cărţi, numai că este automat.
Iată cum se foloseşte index-ul:
48 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

1. Faceţi clic pe eticheta Index.

Pe ecran va apărea pagina Index.

2. Introduceţi în caseta din partea superioară a ferestrei elementul pe


care doriţi să-l găsiţi.

Pe măsură ce introduceţi elementul, Access 2000 vă sugerează o listă


alfabetică a termenilor cunoscuţi din subiectele de ajutor existente, listă
care apare în mijlocul ferestrei. In orice moment puteţi să vă opriţi cu
introducerea frazei dorite şi să efectuaţi dublu-clic pe un cuvânt din listă,
iar Access 2000 va face ca acela să apară în caseta dumneavoastră de
cuvinte cheie.

Fig. 3-6:
În cele din
urmă am
găsit
subiectul
care mă
interesa.

În acelaşi timp, asemenea unui politician abil care se pregăteşte pentru o


dezbatere televizată, Access 2000 vă oferă în partea inferioară a ferestrei o
listă de răspunsuri sau subiecte de ajutor pe care le consideră cele mai
potrivite pentru cuvintele cheie introduse de dumneavoastră în caseta din
partea superioară a ferestrei. Access 2000 vă informează de căte ori s-a
întâlnit fraza cheie sau cuvintele cheie în cadrul subiectelor de ajutor
(exemplu în Figura 3-7).
Capitolul 3: Cum puteţi apela la ajutoare online ca St. Bernard şi altele ________
49
3. Atunci când găsiţi subiectul pe care îl căutaţi, faceţi clic pentru a
vedea documentul respectiv.

În cazul în care există mai multe elemente care se potrivesc subiectului


dumneavoastră, sistemul Help afişează o casetă de dialog aşa ca în Figura
3-7. Dacă se întâmplă acest lucru, faceţi dublu-clic pe elementul dorit
pentru a-l putea vedea.

FA
T Fereastra Windows 2000 Help funcţionează asemenea unui navigator de web şi
S

aceasta se datorează în principal faptului că Office 2000 este realizat cu părţi ale
unui naivgator de web (mai ales Microsoft Internet Explorer 5.0). Dacă aţi
căutat ceva timp prin Windows 2000 Help şi acum doriţi să vă întoarceţi la un
subiect care se află cu câteva pagini în urmă şi peste care aţi trecut, faceţi clic
pe săgeata îndreptată spre stânga care se află pe bara de instrumente de ajutor
pentru a vă reîntoarce la subiectul de ajutor anterior. De fiecare dată când
apăsaţi acea săgeată, veţi ajunge din nou la subiectul anterior. De asemenea,
puteţi face clic pe săgeata îndreptată spre dreapta de pe bara de instrumente
pentru a reveni la pagina la care aţi fost înainte.

Fig. 3-7:
Puteţi citi
toată
ziulica
despre
Asistentul
Office.
50 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?
OpÆiunea Whatzis (What’s this?)
Deşi Whatzis nu este termenul tehnic pentru acest element al meniului, eu cred
totuşi că ar trebui să fie (uneori, programatorii ăştia ar trebui să fie mai creativi
atunci când dau denumiri diferitelor lucruri). Elementul în discuţie este de fapt
opţiunea What’s This? din meniu (Help →What’s This), adică care are desenat
un pointer de mouse cu unsemn de întrebare peste el. Eu îi spun elementul
Whatzis iar ele este de fapt instrumentul dumneavoastră rapid care vă ajută să
aflaţi ce face în cadrul Access 2000 orice element al meniului şi/sau orice
buton.

Iată cum funcţionează micuţul:

1. Alegeţi Help→What’s This?

Efectul va fi apariţia unui semn de întrebare mai mare într-o parte a


pointerului mouse-ului, iar cu aceasta Access 2000 doreşte să vă comunice
că sunteţi în modul Whatzis.

2. Selectaţi elementul din meniu sau faceţi clic pe butonul despre care
doriţi să ştiţi mai multe.

Access 2000 va afişa un ecran de ajutor cu numele elementului respectiv şi


cu o descriere sumară despre ceea ce face butonul.

3. Dacă doriţi să dispară micuţul ecran de ajutor, faceţi clic încă o dată

Răspunsuri rapide şi simple pentru acele momente din viaţă în care


lipsusurile îşi spun cuvântul-chiar că nu se poate mai bine de atât!

Modem-ul dumneavoastrå çtie mai


multe decât vå puteÆi imagina
Să ştiţi că serviciile online sunt într-adevăr valoroase! Dacă aveţi cumva acces
la Internet (sper că nu v-a deranjat gluma mea) sau aveţi cont pe America
Online, CompuServe sau Prodigy, înseamnă că modem-ul dumneavoastră abia
aşteaptă să vă ofere o mulţime de răspunsuri.
Capitolul 3: Cum puteţi apela la ajutoare online ca St. Bernard şi altele ________
51
Microsoft are mai multe zone de asistenţă tehnică pe majoritatea serviciilor
online, şi în plus o pagină completă World Wide Web pentru Internet. O
întreagă armată de zone cu întrebări şi răspunsuri informale pentru toate
produsele Microsoft. Tabelul 3-1 vă explică cum puteţi găsi zonele de asistenţă
tehnică ale fiecărui sistem.

Tabel 3-1 Zone de asistenţă tehnică Microsoft disponibile online


Sistemul Comanda de acces Note
America Cuvântul cheie: PCApplications Căutaţi MSAccess Q&A în
Online cadrul casetelor de mesaje, sub
Database Use şi Development
CompuServe go MSACCESS Intreaga zonă este destinată
Access-ului, aşadar multe
chestiuni de calitate;
Newsgroup comp.databases. Presupune să aveţi acces la
World Wide http://www.microsoft.com/Support/ Presupune să aveţi acces la
Web Web

Dacă aveţi adresă e-mail pe Internet şi vă place să aveţi căsuţa poştală


electronică plină, puteţi să vă înscrieţi pe lista de mesaje electronice Access.
Pentru mai multe detalii, consultaţi secţiunea “Racordarea la izvorul nesecat al
listelor de mesaje electronice”

FA
T O parte a cărţilor “… For Dummies” sunt disponibile tocmai pentru a vă ajuta
să navigaţi prin lumea online. Printre acestea se află şi ediţia a cincea a cărţii
S

America Online For Dummies (scrisă de subsemnatul), ediţia a treia a cărţii


CompuServe For Dummies (de Wallace Wang) şi ediţia a şasea a cărţii The
Internet For Dummies (de la John Levine, Carol Baroudi şi Margaret Levine
Young). Bineînţeles că cea care vă oferă toate aceste cărţi este IDG Worldwide
Inc., sponsorul programului de astăzi.

Sunt informaÆii pe care fax-ul abia


açteaptå så vi le furnizeze
Iată cea mai simplă şi mai puţin costisitoare modalitate de a obţine informaţii
despre Access 2000 (de fapt informaţii despre orice produs Microsoft). Credeţi-
mă: această modalitate nu se taxează şi în plus este rapidă şi nedureroasă. Şi
52 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

totuşi care este această modalitate? (Tobele, vă rog!) este SfatulRapid, adică
sistemul informaţional automatizat Microsoft.

SfaturileRapide oferă răspunsuri înregistrate pentru întrebările obişnuite şi


documente de la biblioteca cu materiale pentru asistenţă tehnică a Microsoft.
Pentru a utiliza această parte a sistemului, aveţi nevoie de un telefon cu taste.
Pentru a primi documentele, aveţi nevoie şi de un fax.

Sistemul SfaturilorRapide este disponibil douăzeci şi patru de ore pe zi, şapte


zile pe saptămână. Este bine să ştiţi că funcţionează chiar şi în weekend-uri şi în
zilele de sărbatoare, exact aşa cum fac uneori şi persoanele adevărate ca
dumneavoastră. De aceea este bine să ştiţi că există acest serviciu al
SfaturilorRapide; el este disponibil în acele momente din noapte şi zi când se
ivesc termenele limită care vă presează şi nu aveţi unde şi la cine să cereţi
ajutor.

Iată cum puteţi obţine SfaturileRapide:

1. Luaţi o hârtie şi un creion şi inspiraţi adânc de câteva ori pentru a vă


relaxa.

Sunteţi pe punctul de a avea de-a face cu un sistem dirijat prin meniuri cu


răspuns vocal, deci este foarte important să aveţi starea de spirit adecvată.
T
FA
S

Dacă doriţi să vă fie oferite nişte documente, asiguraţi-vă că aveţi numărul


de fax la îndemână.

2. Formaţi 1-800-936-4100 pe un telefon cu taste.

Dacă doriţi să primiţi documente prin fax, nu trebuie să sunaţi de pe fax ci


doar să ştiţi numărul de fax.

3. Ascultaţi cu răbdare primul meniu şi apoi selectaţi opţiunea pentru


Access.

Access-ul este opţiunea 4 din meniul principal, dar cu timpul, lucrurile de


acest gen se pot schimba. Dacă au schimbat acest număr, scrieţi noul
număr în această carte pentru a-l avea următoarea dată când sunaţi.
Capitolul 3: Cum puteţi apela la ajutoare online ca St. Bernard şi altele ________
53

Racordarea la izvorul nesecat al listelor de mesaje electronice


Dacă compania dumneavoastră are e-mail pe SUBSCRIBE ACCESS-L urmat de numele
Internet, gândiţi-vă la înscrierea pe lista de dumneavoastră real şi nu de adresa de e-
mesaje electronice Access pentru a lua parte mail. Calculatorul cu lista de mesaje
la o discuţie interminabilă despre Access, electronice ia automat adresa de e-mail
discuţie ce se poate purta la toate nivelele, chiar din mesaj.
de la novici la tocilari. În loc de a vă umple
După ce vă înscrieţi, primul mesaj vă
căsuţa poştală electronică cu mesaje care
explică cum funcţionează lista, cum să-i
par importante, această listă vă oferă o
trimiteţi mesaje şi cum să renunţaţi de a
modalitate de a obţine răspunsuri rapide în
mai fi pe listă în momentul în care vă
orice moment.
credeţi că v-a ajuns. Acordaţi-i o şansă
Pentru a vă înscrie pe listă, trimiteţi un deoarece listele de poştă electronică sunt
mesaj la LISTERV@peach.ease.lsoft.com. nişte instrumente grozave.
Ca subiect al mesajului puteţi trece orice
(calculatorului de la celălalt capăt al firului
nu-i pasă). În corpul mesajului, introduceţi

4. Urmaţi îndrumările meniurilor pentru a obţine informaţiile pe care le


doriţi.

T
Prima dată când apelaţi SfaturileRapide este recomandabil să cereţi o mapă
FA
sau un catalog. Meniul conţine opţiuni formale pentru a solicita aceste
S

elemente. Navigarea prin SfaturileRapide este asemenea conducerii unui


automobil către Cleveland, diferenţa fiind că nu aveţi maşină. Bineînţeles,
călătoria este mai simplă dacă ştiţi unde mergeţi şi ce urmăriţi, ce căutaţi.
Înainte de a încerca să faceţi lucruri măreţe cu SfaturileRapide este bine să
obţineţi o mapă a sistemului şi un catalog pentru o recapitulare.

Dacă solicitaţi un fax, nu vă îngrijoraţi dacă acesta nu soseşte în 10 sau 15


minute. Când sistemul este ocupat, s-ar putea să fie necesar să aşteptaţi
ceva mai mult. Staţi calmi şi valorificaţi timpul luând o pauză.

Cum puteÆi discuta cu o persoanå


Există momente când sunteţi sătui până peste cap de calculatoare şi de
automatizări, în general. În acel moment tot ceea ce doriţi este să discutaţi cu o
fiinţă umană – orice fiinţă umană care vă poate ajuta să rezolvaţi problema.
54 _____________________ Partea I: Cine a apărut mai întâi: Baza sau Datele?

Microsoft vă oferă o multitudine de numere de telefon pentru ocazii de aceste


gen.

Dacă telefonaţi la unul dintre aceste numere veţi plăti conversaţia, dar primele
două răspunsuri sunt gratuite.
9 Pentru a accesa serviciul telefonic de asistenţă tehnică Access 2000,
formaţi 425-635-7050 (dacă sunaţi din Statele Unite ale Americii). La
acest număr fiinţele umane sunt disponibile de luni până vineri de la şase
dimineaţa până la şase seara, ora Pacificului (cu excepţia sărbătorilor
legale).
În Canada, numărul pentru asistenţă tehnică gratuită este 905-568-2294.
Personalul avizat lucrează la linia canadiană de luni până vineri, de la ora
opt dimineaţa până la opt seara, ora estului.

După două apeluri, cursa gratuită se termină şi este timpul să folosiţi cartea
dumneavoastră de credit şi să faceţi adiţionale.
9 Pentru a obţine răspunsuri rapide la întrebările dumneavoastră legate de
Access la orice oră din noapte sau din zi, sunaţi la 800-936-5500 (dacă
telefonaţi din Canada sau Statele Unite ale Americii). Soluţiile oferite la
acest număr de telefon costă 55$ pe incident, cu excepţia cazului în care
compania dumneavoastră are un contract anual cu Microsoft. Aşadar, ce
este un incident? Conform opiniilor Microsoft, un incident este alcătuit din
toate telefoanele care se referă la aceeaşi problemă (sau ceva de genul
acesta). Surprinzător este faptul că dacă sunaţi de mai multe ori pentru a
rezolva o problemă, plătiţi pentru un singur telefon şi ceea ce este şi mai
drăguţ legat de plata asistenţei tehnice este faptul că există personal care
să vă rezolve problemele 24 de ore pe zi. Sper că veţi obţine într-adevăr
acele informaţii pentru care aţi plătit.
9 Dacă doriţi să puneţi o întrebare simplă, banală cum ar fi de exemplu
“Care este numărul versiuniiactuale a Microsoft Access?” (sau “Cum este
vremea în Redmond, Washington?”), sunaţi la Departamentul de vânzări al
Microsoft care are numărul de telefon 800-426-9400. Personalul avizat
abia aşteaptă telefonul dumneavoastră de luni până vineri, de la 6:30
dimineaţa până la 5:30 seara, ora Pacificului.
9 Dacă sunteţi surzi sau aveţi probleme cu auzul şi aveţi un modem TT sau
TDD, sunaţi la 206-635-4948 de luni până vineri între orele 6:00 dimineaţa
şi 6:00 seara, ora Pacificului.
Acest număr poate fi folosit pentru toate produsele Microsoft. (Word,
Excel, PowerPoint şi altele).
Partea a II-a
Tabele cu adevărat
tentante
Al 5­lea val de Rich Tennant

“Baza dumneavoastră de date a fost reparată, dar


înainte de a vă face recomandările noastre legate de
copiile de siguranţă, aş dori să vă pun o întrebare:
Câte liste index credeţi că vor încăpea pe pereţii
camerei dumneavoastră în care aveţi calculatorul?”
În aceastå parte…

C u Access 2000 veţi avea o viaţă plină de sortări,


gestionări şi organizări ale datelor (Apropo, bun venit la
noul stil de viaţă! Sper să vă bucuraţi de şedere.) Dacă
speraţi că veţi putea face ceva astfel încât datele
dumneavoastră să facă şmecherii şi aveţi în vedere faptul că
datele sunt organizate sub forma unor tabele, trebuie să ştiţi tot
ce se poate şti despre tabele.
Această parte are rolul de a vă ajuta să vă acomodaţi cu rolul
de Comandant al tuturor tabelelor prin prezentarea elementelor
de bază. După crearea tabelelor veţi trece mai departe la
utilizarea tabelelor şi apoi la menţinerea şi repararea lor. Dacă
nu veţi avea grijă, însă, v-aţi putea găsi în situaţia ca la sfârşitul
Capitolululi 9 să tăbărîţi pe masa din sufragerie.
Capitolul 4
Proiectarea şi realizarea unui
adăpost pentru
datele dumneavoastră

În acest capitol
¾ Câmpuri, câmpuri, peste tot numai câmpuri
¾ Câmpuri mostră care vă facă ziua mai uşoară
¾ Descoperiţi fişierele simple şi bazele de date relaţionale
¾ Proiectarea tabelelor dumneavoastră
¾ Crearea bazei de date
¾ Realizarea unei tabele cu ajutorul “Vrăjitorului” Tabelă
¾ Asamblarea manuală a unei tabele

A cesta ar putea fi cel mai important capitol al acestei cărţi. De ce? Pentru că
bazele de date cu adevărat folositoare iau naştere pe baza unor planuri
analizate cu mare grijă şi interes. Problema este că nu există niciodată cineva
care să explice pe îndelete chestiuni legate de modul în care poate fi strânsă o
mulţime de tabele pentru ca pe baza acestora să se poată realiza o tabelă. Din
motive necunoscute, ei cred că dumneavoastră ştiţi deja lucruri de genul acesta
(probabil din instinct), aşa cum de pildă este foarte bine ştiut faptul că păsările
pleacă spre sud pentru a sta acolo pe perioada iernii, sau cum soţia mea găseşte
cele mai avantajoase ieftiniri în centrul comercial.

În cazul în care nu v-aţi născut atotcunoscător, murmurând încă de când aţi ieşit
din pântecele mamei “numerele de telefon şi codurile poştale sunt considerate
ca text chiar dacă sunt alcătuite din numere”, acest capitol vă este destinat.
58 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Paginile care urmează vă vor divulga secretele legate de câmpuri, tabele şi baze
de date în toată gloria lor. Capitolul conţine totul despre termenii legaţi de
bazele de date pe care trebuie să-i cunoaşteţi, sfaturi pentru a proiecta tabele şi a
putea alege câmpurile dorite precum şi detalii legate de asamblarea diferitelor
elemente pentru realizarea unor baze de date grozave.

FA
T Deşi de obicei nu-mi place să fac mare caz de terminologia tehnologiei de vârf,
de data aceasta este absolut necesar. Spre binele dumneavoastră, vă rog să luaţi
S

foarte în serios informaţiile din prima secţiune a acestui capitol. Termenii bazei
de date descrişi în această secţiune apar peste tot în Access 2000. Oricând
realizaţi o interogare, proiectaţi o machetă sau realizaţi un raport, termenii abia
aşteaptă, gata să-i zăpăcească şi să nu-i bage în seamă pe cei care nu sunt destul
de bine pregătiţi. Pregătiţi-vă pentru atacul lor petrecând mai mult timp în
secţiunea cu termeni care se găseşte în cadrul acestui capitol (bineînţeles că şi
restul capitolului este important, aşadar simţiţi-vă liberi de a citi în continuare
după ce deveniţi experţi în terminologia bazelor de date).

Termeni legaÆi de bazele de date cu care


aveÆi de-a face çi pe care trebuie så-i
çtiÆi
Un moment, nu săriţi peste secţiunea asta numai din cauză că este legată de
terminologie! Am încercat să reduc la minimum posibil părerile şi aprecierile
mele legate de tehnologie, dar pur şi simplu trebuie să ştiţi măcar câteva cuvinte
nesuferite dar magice înainte de a face o incursiune în elementele legate de
dezvoltarea bazelor de date.

În cazul în care vi s-a făcut rău deoarece nu v-aţi dat seama că ceea ce faceţi
dumneavoastră este să dezvoltaţi o bază de date, lăsaţi deoparte cartea pentru un
moment, inspiraţi adânc de câteva ori şi nu uitaţi că nu este altceva decât un
simplu calculator şi nu ceva într-adevăr important cum ar fi de exemplu puştii,
zmeurile sau crema de ciocolată.

Cei câţiva termeni pe care trebuie să-i ştiţi apar în secţiunile următoare. Veţi
găsi de asemenea şi câte o explicaţie sumară a fiecăruia, şi în plus un ghid de
traduceri pentru persoanele care trec de la baze de date Windows importante
cum ar fi dBASE, FoxPro şi Paradox la Access 2000.

Termenii apar în ordinea firească, adică de la cea mai mică parte a unei baze de
date până la cea mai mare. Tocmai din acest motiv s-ar putea spune că este un
fel de versiune nu foarte reuşită a cântecului pe care îl cântă în unele zile fără
întrerupere copiii mei “puricele de pe negul de pe broasca de pe nodul de pe
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
59
buşteanul din gaura de pe fundul mării”. Definiţiile se bazează una pe cealaltă,
aşă că într-adevăr, are sens să începeţi cu datele şi să vă croiţi drum, să înaintaţi
spre baza de date.

Datele (informaÆiile dumneavoastrå)


Datele sunt informaţiile pe care le stochează, le încurcă şi le stivuieşte Access
special pentru dumneavoastră. De fiecare dată când vă scrieţi numele pe o
machetă (începând cu numele şi nu cu prenumele, bineînţeles) se spune că
furnizaţi date. În cadrul abordării alambicate a lumii de către un program de
baze de date, numele dumneavoastră poate fi stocat ca o simplă dată (numele
întreg cu sau fără iniţiala tatălui), ca două date (prenume şi nume) sau chiar ca
mai multe date (titlu, prenume, iniţiala tatălui, nume şi sufix). Detaliile depind
de modul în care persoana care proiectează baza de date stabileşte câmpurile
acesteia (nu vă îngrijoraţi cu privire la acestea deoarece vor fi discutate pe larg
în secţiunea imediat următoare.
9 dBASE, FoxPro, Paradox şi aproape toate celelalte programe de baze de
date sunt de acord în privinţa faptului că datele ar trebui să se numească
pur şi simplu date. Să nu vă aşteptaţi ca această cooperare să continue şi
mai departe de termenul înregistrare pentru că la acesta se şi termină de
altfel.
9 Programele de baze de date interpretează datele diferit faţă de oamenii
obişnuiţi ca dumneavoastră sau ca mine. Dacă vedeţi undeva scris 16773,
ştiţi cu siguranţă că este un număr, deoarece această recunoaştere ţine şi de
intuiţie. Access 2000 precum şi alte programe de baze de date
interpretează această informaţie fie ca un număr, fie ca un grup de
caractere (depinde de tipul câmpului în care este stocată informaţia). În
cadrul acestui capitol, la secţiunea “Zburdând printre câmpuri” veţi întâlni
mai multe detalii referitoare la acest comportament ciudat. Spre binele
sănătăţii dumneavoastră, vă rog să vă asiguraţi că puteţi să suportaţi
această ciudăţenie deoarece uneori vă poate determina să vă prindeţi
urechile în problemele care apar.

Câmpurile (cåmåruÆele care adåpostesc


datele dumneavoastrå)
Datorită faptului că nimeni nu doreşte ca datele să nu aibă un loc în care să fie
depozitate, “vrăjitorii” tehnicii au creat câmpurile care nu sunt altceva decât
locuri unde pot locui datele dumneavoastră. Fiecare câmp conţine un anumit tip
de date. De exemplu, pentru a obţine informaţii despre o colecţie de card-uri de
baseball, câmpurile dumneavoastră pot conţine: fabricantul, numele jucătorului,
poziţia în clasament, anul, echipa la care joacă, starea fizică şi aşa mai departe.
60 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Fiecare dintre aceste elemente constituie un câmp unic în cadrul bazei


dumneavoastră de date.
9 Aşa cum toate programele ca dBASE, FoxPro şi Paradox sunt de acord în
privinţa semnificaţiei termenului date, la fel se întâmplă şi în cazul
semnificaţiei termenului câmp.
9 Programele încep să nu mai fie de acord atunci când este vorba despre
tipurile speciale de câmpuri disponibile. Doar pentru faptul că obişnuiaţi să
lucraţi într-un anumit fel în Paradox nu înseamnă neapărat că aceeaşi
metodă va funcţiona şi în Access 2000. Pentru mai multe detalii, rulaţi cu
mare viteză spre secţiunea “Zburdând printre câmpuri” care se află la
depărtare de numai două pagini.

Înregistrårile (camerele unei locuinÆe)


Dacă dispuneţi de câmpuri este un început foarte bun, dar dacă vă opriţi la
acestea cum puteţi şti care nume îi corespunde cărui prenume? Trebuie să existe
ceva care să facă legea printre aceste câmpuri dezordonate, iar ceva este o
înregistrare. Toate câmpurile despre un card de baseball din colecţia
dumneavoastră, o singură înregistrare contabilă, sau o (un) ce o fi aceea (acela)
căreia(căruia) doriţi să-i ţineţi evidenţa cu ajutorul Access 2000 sunt toate
cunoscute ca fiind o înregistrare. În cazul în care aveţi două card-uri de baseball
în colecţia dumneavoastră, înseamnă că aveţi două înregistrări în baza
dumneavoastră de date , adică una pentru fiecare card (Bineînţeles, asta
înseamnă totodată şi că aveţi o colecţie foarte redusă, dar de fapt asta se
subînţelegea).
9 Într-un final, ca urmare a similitudinii dintre dBASE, FoxPro şi Paradox,
s-a căzut de acord în privinţa termenului înregistrare (însă bucuria se
termină aici).
9 Fiecare înregistrare dintr-o tabelă are exact aceleaşi câmpuri, dar (de
obicei) acestea conţin date diferite. Apropo, cuvântul tabelă mi-a scăpat în
ultima propoziţie deoarece acesta este următorul termen pe care trebuie să-
l ştiţi (şi în plus îmi place nespus de mult să scriu proză în care să se mai
furişeze şi termeni noi).

Tabelele (locuinÆele din împrejurimi)


O tabelă este o colecţie de înregistrări care descriu date asemănătoare.
Cuvintele cheie pe care trebuie să le reţineţi din ultima frază sunt: date
asemănătoare. Toate înregistrările unei tabele conţin câmpuri cu date
asemănătoare. Informaţiile despre colecţia de card-uri de baseball s-ar putea să
încapă într-o singură tabelă. Acelaşi lucru s-ar putea întâmpla şi cu informaţiile
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
61
contabile. În orice caz, o singură tabelă nu ar putea face faţă simultan card-
urilor de baseball şi informaţiilor contabile. Combinarea celor două ar da
naştere unui nou concept (şi ar putea face astfel încât contabilitatea să devină
distractivă), dar nu va merge cu siguranţă în Access 2000.
9 În principiu, Paradox şi FoxPro sunt de acord cu semnificaţia dată
tabelelor de către Access 2000. (Ce drăguţ din partea lor!)
9 dBASE are propriile sale idei cu privire la toată chestiunea aceasta cu
tabelele şi de aceea preferă termenul de fişier de baze de date.
9 Aţi observat că am spus la un moment dat că colecţia card-urilorde
baseball ar putea încăpea într-o singură tabelă? Nu mă voi mai învârti în
jurul acestei idei deoarece nici eu nu cred că fizic este posibil ca o singură
tabelă să poată înmagazina înregistrări despre toate card-urile
dumneavoastră. Pentru a rezolva totuşi această problemă a înmagazinării
datelor, puteţi să utilizaţi tabele relaţionale. Pentru moment, asta este tot
ceea ce trebuie să ştiţi, dar vă sfătuiesc să ţineţi seamă de faptul că este
foarte important să înţelegeţi acest subiect. Pentru a-l citi pe larg, aruncaţi
o privire şi la secţiunea “Fişierele simple faţă-n faţă cu bazele de date
relaţionale: să înceapă disputa!”.

Baza de date (comunitatea)


O bază de date Access 2000 (sau un fişier de baze de date – termenii pot fi
interschimbaţi) este o colecţie a tuturor elementelor care au legătură cu un
anumit set de informaţii. O bază de date conţine toate tabelele, interogările,
rapoartele, machetele şi alte chestiuni cu care Access 2000 vă vine în ajutor
pentru a vă putea gestiona datele. Astfel, în loc să stocaţi separat fiecare dintre
aceste elemente pe disc, unde se pot pierde, pot fi poziţionate greşit sau chiar
şterse accidental, ele sunt grupate într-un singur fişier colector.

9 dBASE şi FoxPro o numesc catalog. Din punct de vedere conceptual,


cataloagele sunt asemenea bazelor de date, cu singura diferenţă că
catalogul reprezintă un fişier separat care tot ceea ce face este să listeze
fişierele despre care dumneavoastră spuneţi că sunt relaţionale. În Access
2000 o bază de date chiar conţine tabele, rapoarte şi altele şi face deci mai
mult decât să le organizeze.
9 Paradox nu are nimic asemănător cu nici un fişier de baze de date din
Access 2000. Cel mai apropiat de acest concept este un subdosar care
conţine toate tabelele, interogările, rapoartele şi machetele.
62 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Zburdând printre câmpuri
Vă mai amintiţi? Câmpul este locul unde locuiesc datele dumneavoastră; un
câmp conţine o singură informaţie. În cazul în care stocaţi informaţii despre o
colecţie de cărţi, s-ar putea ca fişierul dumneavoastră de baze de date să
folosească câmpuri ca: titlu, autor, data obţinerii dreptului de tipărire, editura,
ediţia, preţul şi aşa mai departe. Fiecare dintre aceste elemente reprezintă un
câmp unic.

Tinând cont de multitudinea tipurilor de date existente în lume, Access 2000vă


oferă o varietate de tipuri de câmpuri pentru a vă stoca datele. De fapt, Access
2000 vă pune la dispoziţie zece tipuri de câmpuri diferite. La prima vedere cele
zece posibilităţi nu par să ofere prea multă flexibilitate, dar credeţi-mă că nu
este aşa! Şi dacă toate acestea nu au fost suficiente pentru extraordinarul
atotştiutor al bazelor de date, Access 2000 vă pune la dispoziţie un câmp care
poate fi accesat cu ajutorul “Vrăjitorului” Căutare în cadrul căruia puteţi
specifica conţinutul posibil al câmpului, iar datorită opţiunilor câmpurilor puteţi
particulariza de asemenea şi câmpurile pentru a se potrivi întocmai cu nevoile
dumneavoastră. Toate acestea şi altele vă pot oferi chiar şi floricele de porumb;
probabil la aceasta lucrează şi inginerii de la Microsoft.

FA
T Fiecare câmp vă oferă un anumit număr de opţiuni pentru a face particularizarea
incredibil de folositoare. De asemenea, puteţi solicita informaţii, puteţi testa o
S

înregistrare pentru a vedea dacă este într-adevăr ceea ce doriţi şi după aceea
puteţi formata automat câmpul aşa cum doriţi dumneavoastră. În Capitolul 7
găsiţi tot ceea ce doriţi să ştiţi despre această chestiune grozavă.

Toate tipurile de câmpuri le găsiţi în următoarea listă, iar ordinea de apariţie


este aceeaşi cu cea care apare pe ecran în Access 2000. Eu vă sfătuiesc să nu vă
străduiţi să înţelegeţi care este motivul pentru care cineva doreşte să folosească
un tip sau altul. Tot ceea ce trebuie să faceţi este să vă concentraţi pe acelea de
care aveţi dumneavoastră nevoie, faceţi o notă referitoare la celelalte tipuri pe
care s-o păstraţi în minte şi continuaţi-vă lucrul.
9 Text: Acest câmp conţine text – litere, numere şi orice combinaţie de acest
fel (care să nu aibă mai mult de 255 de caractere). Ceea ce nu trebuie să
uitaţi este faptul că numerele dintr-un câmp text nu mai sunt de fapt simple
numere; ele sunt doar o grămadă de caractere adunate într-un câmp.
Trebuie să aveţi foarte mare grijă la acest aspect atunci când proiectaţi
tabele în baza dumneavoastră de date.
Totuşi mai există încă o setare despre care trebuie să ştiţi câte ceva şi
anume dimensiunea. Atunci când creaţi un câmp text, Access 2000 doreşte
să ştie câte caractere va trebui să conţină câmpul. Acest element se
numeşte dimensiunea câmpului. Dacă creaţi un câmp intitulat Prenumeşi
stabiliţi ca dimensiunea acestuia să fie 6, Joseph va putea fi conţinut de
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
63
acest câmp, însă Jennifer nu va încăpea, tocmai din cauza dimensiunii.
Aceasta ar putea fi o problemă. O regulă de aur este de a-i atribui câmpului
o dimensiune mai mare decât credeţi iniţial că v-ar trebui. Este simplu să
lărgiţi câmpul chiar mai mult decât vă trebuie, dar este foarte periculos să-l
micşoraţi. Apropo, realizarea operaţiilor chirurgicale asupra câmpurilor
este descrisă pe larg în Capitolul 9.
9 Memo: Acesta este un câmp text cu adevărat mare. Acest tip de câmp este
extraordinar de bun în cazul în care doriţi să-l folosiţi pentru notiţe,
descrieri detaliate şi orice altceva care necesită spaţiu mult. Câmpurile
memo, pot conţine informaţii de până la 64000 de caractere, adică aproape
18 pagini de text.
9 Number: Aşa cum probabil aţi intuit deja, acest câmp conţine numere
adevărate. Cu ajutorul acestor câmpuri puteţi adăuga sau scădea anumite
elemente şi puteţi chiar să calculaţi calea dumneavoastră către celebritate
şi îmbogăţire. Câmpurile simbol monetar sunt un tip aparte al câmpurilor
numerice. Dacă lucraţi cu dolari şi cenţi (sau lire şi pence), utilizaţi un
câmp simbol monetar. Dacă aveţi alte nevoi legate de numere, încercaţi să
folosiţi un câmp numeric.
9 Date/Time: Timpul nu stă să aştepte pe nimeni (iar în cazul în care
întârziaţi la întâlnire, s-ar putea ca nici prietenul(a) să nu vă mai aştepte).
Utilizaţi un astfel de câmp pentru a evidenţia momentele importante ale
vieţii. Aceste câmpuri memorează timpul, data sau o combinaţie a celor
două, depinde de formatul pe care îl folosiţi. Cam inconsecvent, nu-i aşa?
9 Currency: În cadrul unei baze de date Access 2000, acesta este locul în
care se opresc “verzişorii”, iar dacă tot este vorba de asta, trebuie să
menţionez că la fel se întâmplă şi cu lirele, mărcile şi yenii. Utilizaţi acest
câmp pentru a ţine evidenţa banilor, a preţurilor, a sumelor creditelor şi a
altora. Dacă doriţi să introduceţi numere care reprezintă altceva decât cele
enumerate mai sus, utilizaţi câmpul Number.
9 AutoNumber: Dacă ar fi să spun care este acea facilitate care face ca
Access 2000 să fie un produs cu adevărat grozav, aş numi-o chiar pe
aceasta. Câmpul AutoNumber face exact după cum spune şi numele său:
de fiecare dată când introduceţi o nouă înregistrare, acesta ia o valoare
egală cu un număr generat automat. Imaginaţi-vă: de câte ori introduceţi
un client nou în tabela dumneavoastră, Access 2000 generează automat
numărul clientului. Acest tip de câmp constituie un avantaj real pentru
persoanele ca mine sau ca dumneavoastră deoarece în trecut, trebuia să fi
avut un atestat de programator pentru a realiza un astfel de câmp. Cu
Access 2000 însă, totul se reduce la executarea unui clic de mouse.
9 Yes/No: Când aveţi nevoie de un simplu Da sau Nu, acesta este câmpul pe
care trebuie să-l utilizaţi. In funcţie de formatul pe care îl alegeţi, acest
câmp conţine variantele: Yes/No, True/False sau On/Off.
64 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

9 OLE object: Probabil că nu veţi utiliza niciodată acest tip de câmp


deoarece este una dintre acele facilităţi ale Access 2000. OLE (care se
pronunţă O-Ley) provine de la Object Linking and Embedding (legarea şi
obiectului) şi este o tehnologie foarte puternică. Dacă trebuie neapărat să
ştiţi mai multe despre câmpul OLE object, întrebaţi-l pe Asistentul Office
sau procuraţi-vă un exemplar din cartea “ Access 2000 Bible” care-i are ca
autori pe Cary Prague şi Michael Irwin.
9 Hyperlink: În cazul în care utilizaţi Access 2000 în cadrul reţelei
companiei dumneavoastră sau utilizaţi Internetul foarte intens, acest tip de
câmp vă este destinat. Datorită acestui tip de câmp (şi într-o măsură mai
mică magiei reţelei asigurată de Microsoft Internet Explorer 5.0), Access
2000 “înţelege” şi reţine limbajul legăturilor speciale care face ca Internet-
ul să fie un loc atât de grozav. Pentru mai multe detalii legate de acest nou
tip de câmp şi pentru multe altele legate de şmecheriile Internet Access
2000 consultaţi Capitolul 21.
9 Lookup Wizard: Una dintre cele mai puternice facilităţi ale unui program
de baze de date este tocmai cea de căutare (lookup). Astfel, introducerea
datelor se face mai rapid (şi cu mult mai puţine greşeli aş adăuga eu)
datorită faptului că valoarea corectă a unui câmp este aleasă de
dumneavoastră dintr-o listă prestabilită. Nimic de tastat, nici o grijă, nici o
problemă; mi se pare un truc într-adevăr folositor. In unele programe de
baze de date, adăugarea acestei opţiuni este un lucru cu adevărat dificil.
Din fericire, “Vrăjitorul” Căutare al Access 2000 face ca procesul să fie
cât mai puţin dureros. Pentru detalii referitoare la acest “Vrăjitor”,
întrebaţi-l pe Asistentul Office.

Pentru început haideÆi så trecem peste


câmpuri ca gâçtele prin apå
Pentru a vă da un start bun în cursa bazelor de date, Tabelul 4-1 vă prezintă
câteva dintre cele mai obişnuite câmpuri care sunt deja nelipsite în cadrul
bazelor de date de pe întreg mapamondul. În această tabelă veţi găsi unele
câmpuri vechi dar folositoare precum şi ceva exemple special adaptate la
elementele noului mileniu.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
65
Tabel 4-1 Un câmp pentru fiecare ocazie
Numele Tipul Dimensiune Conţinutul
câmpului câmpului a câmpului câmpului
Formula de Text 4 Doamnă, Domnişoară, Domnule
adresare
Prenume Text 15 Prenumele persoanei
Iniţiala Text 4 Iniţiala tatălui persoanei; permite
tatălui înregistrarea a două iniţiale şi a semnelor de
punctuaţie
Nume Text 20 Numele persoanei
Ocupaţie Text 25 Ocupaţia sau funcţia
Companie Text 25 Numele companiei la care lucrează
Adresă 1, Text 30 Conţine două câmpuri deoarece în zilele
Adresă 2 noastre, adresele unor firme sunt chiar dificil
de localizat.
Oraş Text 20 Numele oraşului
Stat, Text 4 Statul sau provincia; înscrieţi numele potrivit
Provincie datelor pe care doriţi să le stocaţi.
Cod Poştal Text 10 Codul poştal; reţineţi că acesta este reţinut
ca text şi nu ca un număr.
Tara Text 15 Nu este necesar dacă lucraţi într-o singură
ţară.
Numărul Text 12 Numărul de telefon de la servici; dacă doriţi
telefonului să folosiţi şi prefix, puteţi mări dimensiunea
de la la 17.
servici
Numărul Text 12 Numărul de fax
de fax
Numărul Text 12 Numărul de telefon de la domiciliu (numai
telefonului pentru persoanele care mai trăiesc)
de la
domiciliu
Număr Text 12 Numărul de telefon mobil sau cel de la
telefon maşină
mobil
Adresă de Text 30 Adresa de e-mail de pe Internet
e-mail
Site de Hiperlegă * Adresa paginii de Web; acest câmp este
Web tură dimensionat automat.
Telex Text 12 Numărul standard al telex-ului; dacă aveţi
inclus şi serviciul de primire al răspunsurilor,
folosiţi dimensiunea de 22.
SSN Text 11 U.S. Social Security Number (codul numărului
unde persoanele se pot înscrie la asistenţă
socială)
66 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Să înceapă jocul numelui câmpului!


Dintre toate programelede baze de date gândiţi la utilizarea întregului spaţiu. Acum să
Windows, cred că Access 2000 are cele mai nu fiţi supărăcioşi şi să daţi nume precum N1
simple reguli de denumire a câmpurilor. sua AZ773 decât în cazul în care ar avea
Reţineţi următoarele trei chestiuni şi numele vreo semnificaţie pentru compania sau
câmpurilor dumneavoastră vor fi mereu în cea organizaţia la care lucraţi.
mai bună stare.
În cele din urmă, în cadrul numelui câpului
În primul rând, începeţi cu o literă sau cu o dumneavoastră puteţi să utilizaţi litere,
cifră. După introducerea primului caracter, numere şi ocazional chiar şi câte un spaţiu.
puteţi utiliza orice literă sau număr şi, de Chiar dacă Access 2000 vă permite să
asemenea, puteţi introduce şi spaţii. folosiţi tot felul de semne de punctuaţie
ciudate, eu vă sfătuiesc să nu o faceţi.
În al doilea rând, aveţi grijă ca numele Aşadar, axaţi-vă pe denumiri simple pentru ca
câmpului să fie scurt şi uşor de înţeles. Deşi lucrările pe care le realizaţi cu ajutorul Access
sunt rezervate 64 de caractere pentru numele 2000 să nu devină ele însele probleme.
câmpului, să nu îndrăzniţi nici măcar vă

Toate mostrele de mai sus sunt câmpuri text, chiar şi cele pentru numerele de
telefon şi aceasta din pricina faptului că Access 2000. Nu uitaţi faptul că există
o diferenţă evidentă între un număr şi un şir de caractere, mai ales dacă acest şir
reprezintă un număr de telefon sau un număr de identificare guvernamental.

Următoarele sfaturi rapide ar trebui să vă menţină pe calea cea dreaptă pentru


crearea unor câmpuri fără cusur:

FA
T 9 Există o modalitate destul de simplă de a vă da seama când este cazul să
S

introduceţi un număr într-un câmp text în loc să-l introduceţi într-un câmp
numeric. Aşadar, faceţi un test şi întrebaţi-vă: “Voi face vreodată operaţii
matematice cu acest număr?”. Dacă răspunsul este “da”, trebuie să-l
introduceţi într-un câmp numeric, iar în caz contrar, într-un câmp text.
9 “Vrăjitorul” Tabelă conţine câmpuri deja realizate pentru tabelele
dumneavoastră. Pentru mai multe detalii legate de acest subiect, consultaţi
secţiunea intitulată “ Crearea de tabele printr-o simplă atingere a baghetei
magice” din cadrul acestui capitol.
67
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________

Fiçierele simple faÆå-n faÆå cu bazele de


date relaÆionale: så înceapå disputa!
Spre deosebire de îngheţate, maşini şi zilele de vară, tabelele din baza
dumneavoastră de date se găsesc într-o gamă mai restrânsă de variante: tabele
simple şi relaţionale. Acestea două vă explică modul în care tabelele dvs.
stochează informaţiile în baza de date. Şi abia acum vine partea interesantă:
atunci când alcătuiţi o bază de date nouă trebuie să alegeţi ce stil de organizare
foloseşte baza dumneavoastră de date. Nu o lăsaţi să vă necăjească, chiar dacă
decizia nu vă aparţine în totalitate. Următorul paragraf vă “povesteşte” pe scurt
despre fiecare tip de organizare (Capitolul 5 conţine şi el o mulţime de detalii
referitoare la acest subiect).
T
FA
O bază de date este fie un fişier simplu, fie relaţională şi niciodată amândouă
S

simultan.

Fiçiere simple: råspunsuri simple pentru


nevoi simple
În cadrul unui sistem simplu (cunoscut şi sub denumirea de fişier simplu), toate
datele sunt îngrămădite împreună într-o singură tabelă. Un folder care conţine
numere de telefon este un exemplu cât se poate de bun de fişier simplu.
Numele, adresele şi numerele de telefon, cu alte cuvinte toate datele sunt
înghesuite într-un singur loc (într-o bază de date). S-ar putea să apară şi dubluri;
de exemplu în cazul în care o persoană are trei linii telefonice acasă, numele şi
adresa acesteia sunt listate de trei ori în cadrul folder-ului respectiv, dar asta nu
constituie o problemă prea importantă. În general, baza de date funcţionează aşa
cum trebuie.

Baze de date relaÆionale: soluÆii complexe


pentru probleme complicate
Pe cealaltă parte a monedei se află sistemul relaţional (sau baza de date
relaţională). Bazele de date relaţionale încearcă să utilizeze cât mai puţin spaţiu
posibil prin eliminarea informaţiilor care apar de două ori în aceeeaşi bază de
date (tocilarii le numesc informaţii redundante). Pentru a realiza acest lucru,
bazele de date relaţionale împart datele dumneavoastră în câteva tabele, fiecare
dintre acestea conţinând o parte din toate datele.

Reluând exemplul anterior cu agenda telefonică, o tabelă dintr-o bază de date


relaţională poate conţine numele clientului şi adresa iar altă tabelă poate conţine
68 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

numerele de telefon. Datorită acestui lucru, persoana mitică care are trei linii
telefonice apare o singură dată în tabela cu numele clienţilor (în fond, este o
singură persoană) dar are trei înregistrări distincte în tabela cu numerele de
telefon (câte unul pentru fiecare linie telefonică). Utilizând o bază de date
relaţională, sistemul stochează informaţiile personale ale clienţilor o singură
dată, făcâd astfel o economie de spaţiu pe disc.

Cheia către această tehnologie avansată este denumită de fapt chiar aşa: câmpul
cheie (sau câmpul legătură). Toate tabelele dintr-o bază de date relaţională
conţin acest câmp special. Datele acestuia se unesc şi totodată ele corespund
înregistrărilor din cadrul diferitelor tabele. Câmpul cheie este asemenea unui
bon pentru ridicarea comenzii pe care îl primiţi atunci când daţi un film la un
magazin local pentru a fi procesat. Pentru a intra din nou în posesia filmului,
dumneavoastră îi arătaţi bonul respectivului angajat, bon ce are înscris şi
numărul comenzii. Acel număr reprezintă conexiunea (legătura) între
dumneavoastră şi filmul dumneavoastră, pentru ca angajatul magazinului să-l
poată identifica. De asemenea, în cartea de telefoane de exemplu, probabil că
fiecare client are un număr de identificare unic. Tabela “numere de telefon”
conţine numărul de identificare al clientului cu numărul de telefon
corespunzător. Pentru a şti cine (ce persoană) are un anumit număr de telefon,
tot ceea ce trebuie să faceţi este să căutaţi numărul de identificare respectiv în
tabela care conţine numele clienţilor. Fără îndoială că pentru a afla numărul de
telefon al unei anumite persoane pe această cale trebuie urmaţi mai mulţi paşi
decât ar fi fost necesar în cazul sistemului simplu, dar sistemul relaţional
economiseşte spaţiu pe disc (neacceptâd nume care să apară de două ori, adică
dubluri) şi în acelaşi timp reduce şansele de apariţie a erorilor.

FA
T Nu disperaţi, chiar dacă procesul vă pare complicat, deoarece bazele relaţionale
chiar sunt complicate. Acesta este şi motivul pentru care Capitolul 5 explică pe
S

larg acest concept, având chiar şi exemple referitoare la modul în care se


desfăşoară procesul şi diferite avertismente pentru ca nu cumva dumneavoastră
să vă transformaţi într-un tocilar specializat în baze de date. Spre binele
dumneavoastră, fiţi îngăduitori atunci când vă “luptaţi” cu bazele de date.
Atunci când este cazul, nu este o ruşine să solicitaţi ajutor vecinului
dumneavoastră care este specialist în calculatoare.

În concluzie, ce semnificaÆie au toate


acestea pentru dumneavoastrå?
În acest moment sper că aveţi idee care este diferenţa între un fişier simplu şi o
bază de date relaţională. Ei, bine acum ştiţi, dar vă pasă câtuşi de puţin? Da,
bineînţeles. Fiecare dintre acestea are propriile avantaje şi dezavantaje în ceea
ce priveşte baza dumneavoastră de date.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
69
9 Sistemele simple sunt uşor de realizat şi de întreţinut (o foaie de lucru
Microsoft Excel poate fi un exemplu bun.) şi sunt excelente pentru lucruri
simple ca de exemplu. Liste de poştă electronică, agende telefonice şi
colecţii video. Cu alte cuvinte, fişierele simple sunt de fapt soluţii simple
pentru probleme simple.
9 Sistemele relaţionale sunt cu adevărat folositoare şi chiar “strălucesc” în
cazul unor probleme importante de afaceri cum ar fi de exemplu ţinerea
contabilităţii unei firme, inventarierea şi realizarea chitanţelor. Dacă aveţi
de rezolvat o problemă nesemnificativă (de genul unei liste de poştă
electronică sau a unei baze de date care conţine membrii unei organizaţii),
s-ar putea ca acest mod de abordare să fie mai complicat de cât v-ar trebui
de fapt.
9 Oricine poate alcătui un sistem de baze de date simplu şi când spun
oricine, înseamnă chiar oricine. Pentru a realiza o bază de date relaţională
solidă este nevoie de dibăcie şi antrenament (şi în unele ţări chiar şi licenţe
de “tocilari”). În orice caz, dacă aveţi dubii, nu vă sfiiţi şi întrebaţi un
specialist în baze de date care vă poate ajuta!

Probabil că firma dumneavoastră (sau cea la care lucraţi) are o mulţime de


informaţii stocate în baze de date relaţionale. Pentru dumneavoastră este foarte
important să înţelegeţi şi să cunoaşteţi modul în care puteţi utiliza sistemele
relaţionale şi de aceea, elemente legate de acest subiect puteţi găsi pe parcursul
întregii cărţi şi în special în Capitolul 5, unde puteţi afla cum să trataţi relaţiile
dintre tabele.

Pe de altă parte, nu vă recomand să începeţi să construiţi un sistem de baze de


date relaţionale de unul singur. Dacă sunteţi siguri că aveţi nevoie de o astfel
de bază de date lăsaţi-vă ajutaţi de “Vrăjitorul” Bază de date sau de un guru
prietenos pentru a vă ajuta să daţi viaţă bazei de date. Sunt multe de priceput
cu privire la modul în care conlucrează câmpurile pentru a forma relaţii
(imaginaţi-vă o conexiune între biologie şi prima dumneavoastră oră de
informatică). Prima dată lăsaţi-vă îndrumaţi şi abia apoi încercaţi să realizaţi
singuri un astfel de sistem.

Apropo, chiar dacă Access 2000 este un program de baze de date relaţionale,
realizează sisteme simple chiar “bunicele”. Oricum, Access 2000 este
programul potrivit, fie că doriţi un sistem simplu, fie că doriţi unul relaţional.
70 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Tabelele grozave se realizeazå pornind
de la proiectåri grozave
Sunteţi pe punctul de a deschide calculatorul şi de a porni Access 2000. Am
spus “sunteţi pe punctul” şi nu că sunteţi pregătiţi pe deplin. Pentru a realiza
efectiv acest lucru, mai trebuie să faceţi ceva şi anume să proiectaţi tabelele
pentru baza dumneavoastră de date. Stiu prea bine că pare a fi necesară multă
scribologeală, dar este absolut necesar să alcătuiţi baze de date de calitate.
Atunci când creez sisteme pentru clienţii mei, aceasta este metoda pe care o
urmez întocmai (Ei bine, am omis să vă spun că mai este un pas pe care îl fac,
pas care constă în faptul că eu îmi iau liber după-amiaza deoarece uneori,
proiectarea poate da dureri de cap; în rest, metoda este aceeaşi).

1. Luaţi o mapă cu foi de hârtie şi ceva cu care să scrieţi.

În ciuda minunilor care se pot realiza cu ajutorul calculatoarelor şi a


Windows-ului, unele lucruri se pot face mult mai bine pe hârtie. Pe lângă
acest aspect, în cazul în care proiectarea bazei de date nu prea merge aşa
cum ar trebui, în orice moment aveţi posibilitatea de a măzgăli ceva pe
foaia de hârtie.

2. Alcătuiţi descrieri sumare ale rapoartelor, listelor şi a altor lucruri pe


care doriţi să le realizeze sistemul.

La prima vedere, această metodă pare a fi bazată pe principiul viitor-trecut.


De ce să se înceapă cu chestiunile care rezultă din sistem? Deoarece aceste
rapoarte şi alte asemenea lucruri sunt adevăratul motiv pentru care realizaţi
baza de date. Dacă nu puteţi să obţineţi cea ce doriţi, care este rostul unui
asemenea sistem? Nu vă îngrijoraţi dacă nu puteţi face o listă perfectă şi
completă; străduiţi-vă să alcătuiţi o listă care să conţină aproape toate
elementele dorite, pentru că puteţi reveni oricând asupra celor scrise şi
puteţi adăuga tot ceea ce mai doriţi.

3. Pe altă foaie de hârtie schiţaţi nişte exemple de rapoarte, liste şi alte


asemenea chestiuni pe care le-aţi înşiruit la pasul 2.

În acest moment, scopul nu este acela de a crea proiecte detaliate ale


rapoartelor, ci de a vă da seama care sunt informaţiile de care aveţi nevoie
pentru a realiza chestiunile acelea care vor rezulta din baza de date
(rapoartele, listele, etichetele poştale şi orice altceva). Gândiţi-vă bine la
cum aţi dori să arate cele mai importante rapoarte şi scrieţi pe hârtie ce aţi
vrea să conţină ele. Această listă devine harta către câmpurile bazei de date
(în fond, nu puteţi imprima o etichetă poştală dacă baza dumneavoastră de
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
71
date nu stochează adresele undeva). Iar acum că aveţi o imagine a direcţiei
spre care vă îndreptaţi, este timpul să completaţi nişte detalii.

4. Pentru fiecare câmp din lista dumneavoastră scrieţi un nume, tipul


câmpului, iar în cazul câmpurilor text, specificaţi şi dimensiunea.

FA
T Nu trebuie să săriţi acest pas chiar dacă v-aţi gândit să utilizaţi “Vrăjitorul”
S

Bază de date atunci când realizaţi tabela. Cu toate că aceşti “Vrăjitori”


stabilesc automat dimensiunea şi numele cămpului, aveţi totuşi
posibilitatea să particularizaţi câmpurile după cum doriţi.

5. Organizaţi-vă câmpurile în unul sau mai multe tabele.

Căutaţi datele care se potrivesc aşa cum ar fi de exemplu nume, adrese şi


numere de telefon pentru o bază de date de contacte, sau numărul de
identificare al produselor, descrierea, distribuitorul, costul şi preţul de
vânzare pentru un sistem de inventariere. Dacă aveţi multe câmpuri sau
dacă nu mai aveţi nici o idee de a le armoniza, solicitaţi ajutor
prietenosului dumneavoastră guru.

FA
T Ultimul pas este şi cel mai dificil, dar o dată cu exersarea lui vă va părea mai
S

uşor. Pentru a căpăta experienţă, creaţi câteva baze de date de probă cu ajutorul
“Vrăjitorului” Bază de date şi fiţi atenţi la modul cum se potrivesc. Alegeţi un
domeniu la care vă pricepeţi (contabilitate, programarea evenimentelor
importante sau, în cazul în care vă asemănaţi cu mine, colecţionarea C.D.-
urilor) şi uitaţi-vă la modul în care l-au realizat profesioniştii de la Microsoft.

Deschideţi diferitele tabele în modul de vizualizare Design (în cadrul ferestrei


bază de date, faceţi clic-dreapta pe numele tabelului, apoi selectaţi Design din
cadrul meniului derulant. Ce câmpuri au intrat în fiecare tabelă? De ce au
organizat lucrurile astfel? De asemenea, aruncaţi o privire şi reţineţi şi modul în
care interacţionează tabelele în cadrul bazei de date. Pentru aceasta, faceţi clic
pe butonul Relationship de pe bara de instrumente (Figura 4-1). Access 2000 va
afişa fereastra Relationships, care vă prezintă grafic legăturile existente între
tabelele din baza de date. Pentru a desfiinţa legăturile, urmaţi liniile dintre
tabele.
72 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Fig. 4-1:
Faceţi clic
pe butonul
Relation-
ships
pentru a
putea
vizualiza
relaţiile
dintre
tabelele
unei baze
de date.

FA
T Pentru mai multe detalii legate de modul de vizualizare Design, consultaţi
secţiunea “Realizarea manuală a tabelelor, aşa cum făceam în trecut” care va
S

urma în cadrul acestui capitol (Butonul Relationships este explicat pe larg în


cadrul Capitolului 5).

În sfârçit este timpul så realizaÆi o bazå de


date
După citirea acestei cărţi din scoarţă-n scoarţă, după ce aţi umplut topuri întregi
de hârtie cu diferite notiţe şi după ce aţi înfulecat două-trei farfurii cu floricele
de porumb, a sosit şi momentul cel mare: este timpul să realizaţi baza de date!
Acesta este şi pasul la care realizaţi fişierul master care vă susţine tabelele,
rapoartele, machetele şi alte asemenea chestiuni. În plus, dacă utilizaţi
“Vrăjitorul” Bază de date, aveţi avantajul că în cadrul acestui pas se crează
toate tabelele, rapoartele şi machetele dumneavoastră, aşadar, este o situaţie
asemănătoare cazului în care aţi face toate cumpărăturile dintr-un singur loc.

Dacă în trecut aţi lucrat cu alt program de baze de date, s-ar putea ca în mintea
dumneavoastră, termenul bază de date să aibă semnificaţia de “loc în care se
stochează datele dumneavoastră”. În Access 2000, acest “loc” poartă denumirea
de tabelă. Tabelele “convieţuiesc” în cadrul bazei de date, alături de alte
elemente diferite pe care dumneavoastră le creaţi pentru a vă face treaba. Dacă
nici după aceste precizări nu aveţi o idee clară cu privire la termenii amintiţi,
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
73
citiţi din nou secţiunea precedentă intitulată “Termeni legaţi de bazele de date
cu care aveţi de-a face şi pe care trebuie să-i ştiţi”.

Fără a mai face atâta tevatură, iată cum să creaţi o bază de date:
1. Porniţi Access 2000, aceasta în cazul în care nu este pornit deja.
Ştiu, ştiu că ştiţi, dar tot trebuie să menţionez chestiunea asta, deoarece este
de datoria autorului.
2. Alegeţi File→New din cadrul meniului principal (Figura 4-2) sau faceţi
clic pe butonul barei de instrumente New Object.

Fig. 4-2:
Pentru a
crea o
bază de
date este
necesar un
singur clic.

3. Când apare caseta de dialog New, faceţi clic pe eticheta Databases.


Fereastra New Database apare pe ecran, prezentându-vă un şir arătos al
modelelor “Vrăjitorului” Bază de date care sunt gata să vă asiste.
74 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Fig. 4-3:
Fereastra
New
Database
care vă
oferă atât
de multe
modele
de-ale
“Vrăjito-
rului”,
într-un
timp atât
de scurt.

FA
T Dacă abia aţi pornit Access 2000, ecranul dumneavoastră arată ca în Figura 4-4.
În acest caz, faceţi clic pe butonul radio “Access database wizards, pages, and
S

projects” şi apoi şi apoi faceţi clic pe OK pentru a apărea fereastra New


Database care vă oferă ajutorul pe care-l oferă modelele “Vrăjitorului” Bază de
date pe care vi le oferă Access 2000.

Fig. 4-4:
Dacă
tocmai aţi
pornit
Access
2000,
realizarea
unei baze
de date
este chiar
şi mai
uşoară.

Pentru a realiza manual o bază de date nouă, faceţi clic pe butonul radio
Blank Access database.
4. Defilaţi prin listă până când găsiţi un model al “Vrăjitorului” Bază de
date care se aseamănă cel mai mult cu ceea ce doriţi să faceţi
dumneavoastră şi apoi faceţi dublu-clic pe acesta.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
75
Pentru a crea manual o bază de date, faceţi clic pe eticheta General al
ferestrei New Database şi faceţi dublu-clic pe pictograma Database aflată în
colţul din stânga-sus al ferestrei.
În orice caz, efectul va fi apariţia casetei de dialog New Database.
5. Introduceţi un nume pentru baza dumneavoastră de date şi apoi faceţi
clic pe Create (Figura 4-5).

Fig. 4-5:
O nouă
bază de
date este
pe cale să
apară.

Pentru a stoca baza de date în alt dosar dacât în cel implicit (de obicei în
dosarul My Documents), alegeţi un dosar diferit prin efectuarea unui clic pe
săgeata îndreptată în jos care se află alături de Save in şi căutaţi prin
structura arborescentă a dosarelor până-l găsiţi pe acela care vă interesează
(pe care-l căutaţi).
V-a apucat cumva durerea de cap din cauza acestei discuţii despre dosare,
structuri arborescente şi alte asemenea elemente? În acest caz, cărţile
Windows 95 For Dummies, Windows 98 For Dummies şi Windows NT For
Dummies, toate avându-l ca autor pe Andy Rathbone constituie remediul
perfect. Citiţi-le o dată înainte de culcare şi chiar şi în timpul zilei, după caz.
Dacă vă apare o casetă de dialog şi vă întreabă dacă doriţi sau nu să înlocuiţi
un fişier existent, Access 2000 vă anunţă că pe disc există deja o bază de
date cu numele dat de dumneavoastră. Dacă acest lucru constituie o noutate
pentru dumneavoastră, faceţi clic pe No şi încercaţi să găsiţi alt nume pentru
baza dumneavoastră de date. Pe de altă parte, dacă aţi intenţionat să înlocuiţi
vechea bază de date cu cea nouă, faceţi clic pe Yes şi continuaţi.
76 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

6. Smântâniţi descrierile sumare de tipul “sunt pe cale să …” din fereastra


care a apărut pentru a vedea ce are de spus “Vrăjitorul” şi apoi faceţi
clic pe Next pentru a continua.
Dacă alegeţi opţiunea Database vedeţi o bază de date goală (Figura 4-6).
Pentru a crea tabele pentru noua dumneavoastră bază de date, treceţi la
secţiunea următoare a acestui capitol.

Fig. 4-6:
Da, este
goală aşa
cum şi
trebuie.

7. Dacă doriţi să adăugaţi sau să înlăturaţi unele fişiere standard din baza
de date pe care o realizează pentru dumneavoastră însuşi vrăjitorul,
luaţi-vă inima-n dinţi şi faceţi acest pas în cadrul casetei de dialog Fields
(Figura 4-7). Şi apoi faceţi clic pe Next.
Dacă nu ţineţi neapărat să faceţi vreo modificare, lăsaţi caseta goală şi faceţi
clic pe Next.
8. Acum că aţi trecut de partea dificilă, “Vrăjitorul” vă va solicita părerea
în legătură cu nişte aspecte estetice. În primul rând, “Vrăjitorul“ vă va
cere părerea în legătură cu stilul dorit pentru afişajele pe ecran ale
bazei dumneavoastră de date. Faceţi clic pe opţiuni pentru a vedea care
sunt disponibile şi apoi dublu-clic pe cea pe care o doriţi.
Deşi soţia mă va acuza că mă amestec din nou, vă recomand să păstraţi
opţiunea Standard. Şi celelalte sunt sunt simpatice, dar vă vor lua mai mult
timp pentru a fi încărcate. Dacă trebuie să adăugaţi câteva elemente de
diversitate bazei dumneavoastră de date, încercaţi opţiunile International,
Sumi Painting sau Stone care nu vă vor încetini deloc ritmul de lucru.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
77

Fig. 4-7:
Câmpurile
îmi par a fi
noi şi
arătoase.

9. Alegeţi stilul pentru rapoartele dumneavoastră (… în sfârşit) şi faceţi


clic pe Next.
Ca şi în pagina anterioară, faceţi clic pe opţiuni pentru a vedea caer sunt
disponibile. Pentru acest pas nu am de făcut nici o recomandare prea
grozavă, doar aceea că ar trebui să o alegeţi pe aceea care vă place şi să
treceţi la următorul pas.
10. Denumiţi-vă “capodopera” şi faceţi clic pe Next.
“Vrăjitorul” vă oferă cu amabilitate un nume implicit dat de el, dar aveţi
libertatea de a alege altul prin introducerea unui nume nou în caseta din
partea superioară a ferestrei.
11. Dacă vă interesează graficele, spuneţi-i “Vrăjitorului” Bază de date să
adauge şi o ilustraţie rapoartelor dumneavoastră.
Pentru a alege o imagine, faceţi clic pe caseta de validare Yes I’d like to
include a picture şi apoi faceţi clic pe butonul Picture pentru a alege graficul
care doriţi să apară în rapoartele bazei de date.
12. Faceţi clic pe butonul Finish pentru a finaliza realizarea bazei de date.
“Vrăjitorul” va scoate nişte sunete ciudate un timp, ţinându-vă la curent cu
stadiul de realizare al bazei de date. (aşa cum este ilustrat în Figura 4-8).

“Vrăjitorul” Bază de date vă permite să creaţi un ecran tip tablou de comandă


foarte “prietenos”, de genul celui pe care eu îl folosesc pentru a ţine evidenţa
colecţiei mele de cărţi (Figura 4-9).

Acum că baza de date este gata, frunzăriţi capitolele 6 şi 7 pentru a citi


informaţii referitoare la introducerea datelor, particularizarea tabelelor şi
acomodarea cu noul element adăugat.
78 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Fig. 4-8:
“Vrăjitorul”
la lucru-
baza dvs.
de date se
află la
depărtare
de doar
câteva
momente.

Fig. 4-9:
Ptiu, ia
priviţi: o
bază de
date
realizată
instan-
taneu!

Crearea de tabele printr-o simplå


atingere a baghetei magice
Adăugarea unei tabele nou la o bază de date existentă se poate realiza uşor cu
ajutorul “Vrăjitorului” Tabelă Access 2000. Acesta vă oferă o gamă largă de
câmpuri “prefabricate” din care puteţi alege ce doriţi, iar în plus, tot el este cel
care face în culise toată “treaba murdară” legată de crearea tabelelor, pentru ca
dumneavoastră să vă puteţi concentra pe lucruri mult mai importante (ca de
exemplu să vă întrebaţi când se termină programul de lucru pentru ziua
respectivă).

Cu ajutorul “Vrăjitorului”, dumneavoastră mai mult asamblaţi o tabelă decât


să-l “construiţi” efectiv. “Vrăjitorul” vă prezintă mulţimi însemnate de piese şi
părţi componente, iar dumneavoastră nu trebuie decât să alegeţi ceea ce doriţi şi
să mergeţi mai departe.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
79
Această prezentare vă ajută în cazul în care nu ştiaţi nimic despre realizarea
tabelelor. În acest moment, în loc să vă mai îngrijoreze detaliile cum ar fi
tipurile câmpurilor şi dimensiunile acestora, vă îngrijorează chestiunile mai
importante ca de exemplu denumirile câmpurilor şi scopurile pentru care sunt
folosite acestea. După realizarea câtorva tabele, probabil că nu veţi mai folosi
“Vrăjitorul” Tabelă. In acest caz, acesta vă incomodează, practic el stând în
calea dumneavoastră şi aceasta deoarece ştiţi deja ce câmpuri doriţi şi cum să le
realizaţi. Si totuşi “Vrăjitorul” are şi “puncte slabe”. Să sperăm că “Persoanele
Importante care realizează Software-ul” vor îmbunătăţi aceste elemente care
trebuie perfecţionate înainte ca Access 2000 să ajungă în librării şi pe la
standurile de vânzare cu amănuntul. Dar, deoarece nu pot fi sigur că vor rezolva
cu adevărat problemele, paşii care urmează conţin note pentru a vă proteja
“genunchii digitali” de zgârieturi şi scrijeleli în zonele problematice.

Fără a mai face prea multă tevatură, iată ce trebuie să faceţi pentru a-i cere
“Vrăjitorului” să vă ajute să realizaţi o tabelă:
1. Alegeţi File→Open sau faceţi clic pe butonul Open Database de pe
bare de instrumente pentru a deschide fişierul bază de date care
necesită o nouă tabelă.
Baza de date va apărea în fereastra sa de pe ecran.

T
Dacă vedeţi cumva o formă ciudată în loc de fereastra bază de date (cea
FA
din figura 4-10), faceţi clic pe butonul Windows Close pentru a închide
S

macheta şi apoi faceţi clic pe butonul Restore (al treilea din dreapta) al
ferestrei bază de date care se “ascunde” în colţul din stânga jos al
ecranului. Acum, baza dumneavoastră de date este gata şi vă aşteaptă.

Fig. 4-10:
Descotoro-
siţi-vă de
tabloul de
comandă
şi
vizualizaţi
baza de
date.
80 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

2. Faceţi clic pe eticheta Tables care se află sub bara Objects a ferestrei
Database şi apoi faceţi dublu-clic pe Create table by using wizard
pentru a începe procesul de creaţie.

Dacă totul merge aşa cum trebuie, va apare pe ecran caseta de dialog Table
Wizard (ca în Figura 4-11). Dacă apare cumva altă fereastră bizară,
închideţi acea fereastră şi faceţi din nou acest pas.

Fig. 4-11:
Să-l
salutăm cu
toţii pe
grandiosul
“Vrăjitor”
Tabelă!

3. Faceţi clic pe un model de tabelă pentru a fi afişate câmpurile


disponibile.

Vă mai amintiţi de acele “puncte slabe” pe care le-am menţionat mai


devreme? Lista Sample Tables este una lungă; de fapt este un talmeş-
balmeş. Tabelele sunt “îngrămădite” în listă fără însă a se găsi într-o
anumită ordine, iar lista nu conţine nici o descriere a câmpurilor şi a ceea
ce fac ele de fapt. Dacă veţi căuta în dicţionar termenul “user friendly”
(uşor de utilizat şi de înţeles), această casetă de dialog n-o veţi găsi printre
exemple. Pentru a vă “înţelege” mai bine cu această casetă de dialog, citiţi
secţiunea următoare şi care se intitulează “Elementele evidenţiate ale
modelelor de tabele”. Aceasta conţine câteva sfaturi care să vă ghideze
prin “mlaştina de date” care bolboroseşte.

“Vrăjitorul” Tabelă vă oferă tot felul de câmpuri “prefabricate” pentru a le


asambla într-o tabelă.
4. Faceţi dublu-clic pe câmpurile pe care le doriţi în tabelă.

Atunci când faceţi dublu- clic, numele câmpului “sare” în coloana Fields
in my new table. Selectaţi câmpurile în ordinea în care doriţi să apară în
tabelă. Nu vă îngrijoraţi dacă aţi greşit ordinea unuia (sau ordinea a două
câmpuri) deoarece este foarte simplu să rezolvaţi această problemă ulterior
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
81
(în Capitolul 9 găsiţi amănunte referitoare la modul în care puteţi face
acest lucru).
T
FA Dacă vă plac (şi vă trebuie) toate câmpurile unei anume tabele, faceţi clic
S

pe butonul >>. Acest buton copiază întregul set de câmpuri al tabelului.

Pentru a înlătura un câmp pe care l-aţi ales din greşeală, faceţi clic pe
numele câmpului şi apoi pe butonul <. Pentru a înlătura toate câmpurile şi
pentru a începe din nou alegerea lor, faceţi clic pe butonul <<.

Dacă nu vă place numele actual al unui câmp din noua dumneavoastră


tabelă, faceţi clic pe numele acestuia şi apoi pe Rename Field. Introduceţi
noul nume al câmpului în caseta de dialog şi faceţi clic pe OK pentru a
definitiva schimbarea. Prea simplu, nu-i aşa?
5. Repetaţi paşii 4 şi 5 până când tabela dumneavoastră este “populată”
cu câmpuri (ca de exemplu în Figura 4-12).

Fig. 4-12:
După
ce aţi
rearanjat
câmpurile
după
dorinţă,
este
timpul să
continuaţî
ceea ce aţi
început.

6. După ce aţi terminat de ales câmpurile, faceţi clic pe Next, pentru a


continua.

Până aici, totul este în ordine; acum treceţi la lucruri simple. Pe ecran,
informaţiile despre câmpuri dispare deoarece “Vrăjitorul” vrea să ştie
câteva chestiuni generale despre tabelă.
7. Introduceţi un nume pentru tabelă şi faceţi clic pe Next atunci când aţi
terminat.

Informaţia referitoare la numele tabelului dispare, pentru a fi înlocuită cu


ecranul relaţiilor tabelului.

Pentru moment nu fiţi preocupaţi de setările cheilor primare deoarece


despre acestea se va discuta mai târziu (în Capitolul 5).
82 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

8. Dacă această tabelă are legături cu oricare dintre celelalte tabele ale
bazei de date, faceţi clic pe butonul Relationships şi explicaţi în ce fel
sunt legate tabelele unul de celălalt şi apoi faceţi clic pe Next.

“Vrăjitorul” Tabelă este chiar inteligent la chestiunile acestea care ţin de


relaţii între tabele. De fapt, “Vrăjitorul” depistează câmpurile care ar putea
lega această tabelă nou de cele deja existente în baza de date şi vă
comunică rezultatele acestei acţiuni în cadrul casetei de dialog.

Dacă aţi crezut cumva că ar exista o relaţie, dar “Vrăjitorul” nu a depistat-


o, faceţi clic pe înregistrarea tabelului care are acea legătură în cadrul
casetei de dialog şi apoi faceţi clic pe Relationship. In continuare urmăriţi
prompterele care apar pe ecran pentru a vă explica cum funcţionează
legătura.

În Capitolul 5 găsiţi mult mai multe detalii legate de relaţiile dintre tabele.
In cazul în care nu vă este foarte clar cum se realizează legăturile dintre
T
tabele şi motivele pentru care se fac aceste legături, consultaţi Capitolul 5.
FA
S

Elementele evidenţiate ale modelelor de tabele


În speranţa că voi reuşi să fac astfel încât 9 Employees: O tabelă cu informaţii
“Vrăjitorul” Tabelă să fie mai folositor, vă consistente despre angajaţi; un exemplu
sunt prezentate mai jos câteva descrieri bun pentru gradul de detaliere pe care-l
sumare ale ale modelelor de tabele. Această poate avea o singură tabelă
listă nu prezintă toate modelele, ci doar pe 9 Events: Este nemaipomenit pentru a
acelea despre care cred eu că sunt cele mai întâlni persoane care fac planificări şi
folositoare. care pregătesc personalul, stabilindu-şi
Multe dintre aceste tabele sunt unite între singure informaţiile de care au nevoie.
ele (conţin legături), pentru a forma baze de 9 Orders: Tine evidenţa datelor despre
date relaţionale. De exemplu, Telefoane, comenzile clienţilor
Contacte, Tipuri de contacte şi De realizat
funcţionează împreună ca un singur sistem. 9 Order Details: Conţine elementele
Nu vă mai deranjaţi să puneţi la un loc toate fiecărui ordin de livrare.
piesele cu “Vrăjitorul” Tabelă pentru a face 9 Products: Informaţii generale despre
un întreg şi utilizaţi în schimb “Vrăjitorul” produse, pentru un sistem de vânzari şi
Bază de date; credeţi-mă, este mult mai uşor. pentru un catalog
9 Mailing List: Informaţii generale (nume, 9 Reservations: Gestionează rezervările la
adresă, şi aşa mai departe) mai ales diferite evenimente şi chitanţele plătite în
despre participanţii la seminarii avans
9 Contacts: O tabelă care conţine toate 9 Service Records: Un exemplu grozav de
informaţiile despre clienţi; stochează tabelă care gestionează informaţiile
detalii despre clienţii dumneavoastră despre apelurile unui service.
9 Customers: Aţi ghicit: este o listă 9 Tasks: Tine evidenţa lucrurilor care
completă cu informaţii despre clienţi, trebuie realizate.
care conţine şi un câmp pentru adresa de Chiar aţi terminat!
e-mail.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
83
9. Într-adevăr aţi terminat; faceţi clic pe Finish pentru a finaliza treaba
şi a realiza noua tabelă.
T Fereastra finală vă oferă alte câteva opţiuni interesante care vă ajută să
FA
economisiţi timpul şi pe care ar trebui să le luaţi în considerare înainte de a
S

vă repezi la butonul Finish. Pentru ca după închiderea “Vrăjitorului”


proiectul tabelului să fie direct în modul Design, faceţi clic pe butonul
radio Modify the table design şi apoi faceţi clic pe butonul Finish. Pentru
ca “Vrăjitorul” să vă prezinte o machetă de introducere rapidă a datelor,
faceţi clic pe butonul radio cu următorul nume interminabil: Enter data
into the table using a form the wizard creates for me, apoi inspiraţi adânc
de câteva ori şi faceţi clic pe Finish.
Uf, aţi reuşit! Tabela îşi ocupă locul în baza dumneavoastră de date
(Figura 4-13).

Fig. 4-13:
Iată noua
tabelă:
chestia
asta chiar
a mers!

Realizarea manualå a tabelelor, aça


cum fåceam în trecut
Deşi automatizarea este în general un lucru extraordinar, uneori parcă ne stă în
drum. De exemplu, apreciez faptul că folosind o anumită chestiune automată
pot opri televizorul printr-o simplă bătaie din palme. Această facilitate devine
însă o adevărată problemă când îmi umplu timpul ascultând cântecul meu
preferat şi zăpăcesc televizorul din greşeală.

De asemenea, “Vrăjitorul” Tabelă vă face viaţa mai uşoară la început, dar în


curând ajungeţi să ştiţi mai multe decât acesta despre ceea ce doriţi să faceţi. Nu
vă îngrijoraţi; când sunteţi pregătiţi pentru a fi independenţi, Access 2000 vă va
dovedi că are o cale directă pentru a realiza tabele manual.
84 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

De fapt, aveţi două posibilităţi simple de a realiza o tabelă fără a apela la


T
FA
“Vrăjitorul” Tabelă. Cea mai simplă cale de a realiza acest lucru este modul de
S

vizualizare Datasheet, în care Access 2000 afişează o foaie de date goală şi


dumneavoastră trebuie doar să începeţi să introduceţi date. După ce aţi terminat
de introdus tot ceea ce doriţi, Access 2000 asociază înregistrărilor
dumneavoastră diferite tipuri de câmpuri, în funcţie de datele respective.
Singura problemă este că Access 2000 interpretează greşit datele şi vă lasă pe
dumneavoastră să atribuiţi manual tipurile câmpurilor. Nu vă recomand să
utilizaţi modul de vizualizare Datasheet dacă vreţi să realizaţi ceva mai
complicat decât o tabelă simplă. Pare o idee simpatică la început, dar în cele din
urmă vă veţi pierde răbdările şi de aceea vă sfătuiesc să utilizaţi modul de
vizualizare Design.

Modul de vizualizare Design constituie modalitatea formală, aproape


plictisitoare de a realiza baze de date noi. În acest mod, deţineţi control deplin
aspura câmpurilor noii tabele. Nu vă speriaţi numai pentru că ecranul arată
complicat ci înaintaţi încet, urmaţi informaţiile scrise în paşi şi totul va fi bine
(În această privinţă credeţi-mă).

Pentru a crea manual o tabelă nouă, faceţi o croazieră printre aceşti paşi:

1. Alegeţi File→Open de pe bara de meniuri, apoi faceţi dublu-clic pe


baza de date care necesită o tabelă nouă.
Efectul acestor acţiuni va fi apariţia pe ecran a fişierului bază de date.
Dacă în locul acesteia se iveşte o machetă “arătoasă” şi doriţi să dispară,
faceţi clic pe butonul Windows Close care se află în colţul din dreapta sus,
apoi pe butonul Restore al ferestrei bazei de date pentru ca partea centrală
să apară pe ecran.
De asemenea, puteţi face clic pe butonul Open Database de pe bara de
instrumente (de fapt, asta o ştiaţi deja).

2. Faceţi clic pe butonul Tables care se află în partea stângă a ferestrei


Database şi apoi dublu-clic pe Create table in Design view.

Access 2000 afişează pe ecran o machetă goală de proiectare a tabelului


care arată ca cea din Figura 4-14.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
85

Fig. 4-14:
O foaie de
date nou-
nouţă,
aşteptând
cu
nerăbdare
instrucţiu-
nile dvs.

FA
T Vă mai amintiţi de menţiunea mea anterioară despre realizarea tabelelor în
S

modul de vizualizare Datasheet? Dacă aveţi într-adevăr dureri teribile,


sunteţi în plină agonie şi faceţi lucrurile în modul cel mai complicat, faceţi
dublu-clic pe opţiunea Datasheet View şi utilizaţi-o pentru a realiza tabela
cea nouă. De asemenea, dacă doriţi sfaturi extraordinare referitoare la
lucrul cu o foaie de date, consultaţi Capitolul 8 (credeţi-mă aveţi nevoie de
tot ajutorul pe care-l puteţi obţine).

3. Introduceţi numele câmpului şi apoi apăsaţi tasta Tab pentru a


continua.

Cursorul se mută în coloana Data Type. Vedeţi, chestiunile astea manuale


nu sunt chiar aşa de nesuferite, nu-i aşa?

4. Faceţi clic pe săgeata îndreptată în jos pentru a fi listate toate tipurile


de câmpuri disponibile, executaţi clic pe tipul pe care doriţi (Figura
4-15) şi apoi apăsaţi Tab pentru a continua.
86 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Fig. 4-15:
Puteţi
selecta
oricare
dintre
tipurile de
câmpuri
(date)
disponibile

Cursorul se mută în câmpul Description.


T
FA
S

În cazul în care creaţi un câmp Text, trebuie să ajustaţi dimensiunea


acestuia (cea implicită este 50, ceea ce înseamnă prea mult aproape pentru
oricine). Faceţi clic în caseta Field Size aflată în pe ecran în stânga-jos
înainte de a înainta cu Tab, apoi introduceţi dimensiunea corectă a
câmpului.

5. Introduceţi o descriere clară şi concisă a ceea ce conţine acest câmp şi


apoi apăsaţi încă odată Tab pentru a muta cursorul înapoi în coloana
Field Name.

Acest pas este într-adevăr important! Informaţia Description apare pe bara


de stare, în partea inferioară a ecranului şi este un text de ajutor automat. Vă
rog insistent să vă “rupeţi “ din timpul dumneavoastră şi să scrieţi o
descriere a câmpului, deoarece aceasta va face ca tabelele să fie atât de uşor
de utilizat încât nu vă va veni să credeţi.

6. Repetaţi paşii de la 4 la 6 până când toate câmpurile sunt la locul lor


(Figura 4-16).

Ce sentiment de realizare! Tabela dumneavoastră cea nouă este aproape


gata pentru lucru.

7. Selectaţi File→Save pentru a păstra tabela pe disc sau faceţi clic pe


butonul Save de pe bara de instrumente.

8. În cadrul casetei de dialog, introduceţi numele pe care doriţi să-l


utilizaţi pentru tabelă şi apăsaţi pe tasta Enter.
Capitolul 4: Proiectarea şi realizarea unui adăpost pentru datele dvs. ________
87
Drept răspuns, este posibil ca Access 2000 să vă “trimită” o casetă de
dialog prin care să se plângă că “Nu este specificată nici o cheie primară”
(“There is no primary key defined”). Prin intermediul acestui mesaj vrea să
vă comunice faptul că tabela dumneavoastră nu va avea nici o ordine
anume (în mod automat). Faceţi clic pe Yes în cadrul casetei de dialog
pentru a crea un câmp cheie şi apoi consultaţi Capitolul 5 pentru a afla mai
multe despre toată treaba asta cu câmpul cheie.

Fig. 7-7:
Câmpurile
sunt toate
la locurile
lor,
aşadar…
este
timpul să
supunem
tabela unui
test de
rezistenţă
la stress.

9. Bucuraţi-vă de noua dumneavoastră tabelă!

Nu este rău deloc, mai ales că aţi realizat totul fără intervenţii
automatizate! Felicitări pentru o treabă bine făcută.
Capitolul 5
Relaţii, chei şi indexuri
(şi motivele pentru care
v-ar interesa cu adevărat)

În acest capitol
¾ Cum să vă organizaţi cu ajutorul unei chei primare
¾ Despre legături
¾ Cum să realizaţi legături între tabelele dumneavoastră
¾ Indexurii vă pot ajuta să vă mişcaţi mai repede

Î n fiecare an lucrurile se repetă iar şi iar: faceţi cât mai mult folosind cât mai
puţine elemente; lucraţi cât mai inteligent şi nu din greu. De fapt, acestea nu
sunt probleme ele constituie nişte oportunităţi pentru a realiza ceva. Vă întrebaţi
de ce scriu astfel de gânduri minunate într-o carte haioasă ca aceasta? Deoarece
acest capitol este un leac parţial (consideraţi-l măcar atât) pentru aceste fraze
care vă întristează.

Trebuie să faceţi cât mai multe într-un timp cât mai scurt, corect? Dacă vă aflaţi
în această situaţie, citiţi totul despre facilitatea oferită de indexuri în Access
2000. Această facilitate va face ca interogările dumneavoastră să zboare,
sortările să cânte,iar părul dumneavoastră să stea în poziţia actuală ca Şi cum ar
fi dat cu fixativ. Sunteţi cumva invadaţi de oportunităţi din pricina redundanţei
datelor care v-a infestat tabelele? Eliminaţi aceste probleme cu ajutorul unui
câmp cheie poziţionat strategic. O astfel de cheie vă asigură că înregistrările
apar o singură dată (şi numai una) în tabelă.

Şi cu treaba aceea legată de baza de date relaţională cum rămâne? Este posibil
ca între tabele să existe relaţii în adevăratul sens al cuvântului, sau acestea sunt
doar platonice? Datorită minunilor instrumentului Relationships în Access 2000
tabelele dumneavoastrăconlucrează mai bine ca niciodată. Bineînţeles că
90 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

efortul depus pentru a realiza potrivirea între tabele care să se transforme


ulterior într-o relaţie de succes nu este deloc mai mic decât în cazul persoanelor,
dar oricum, nu trebuie să vă îngrijoraţi. Datorită sfaturilor din acest capitol, veţi
deveni în scurt timp ???

Bucuria (çi necesitatea) unei chei


primare
Cheia primară a unei tabele este un câmp special în cadrul tabelelor
dumneavoastră şi trebuie să reţineţi că aproape orice tabelă pe care o creaţi ar
trebui să aibă o cheie primară. De ce? Deoarece vă menţine datele mai
organizate şi deoarece mulţi tocilari (şi nu avem nevoie de mai multe.

Trebuie să ştiţi câteva lucruri despre cheia primară înainte de a vă repezi să


creaţi una:
9 În primul rând, o tabelă poate avea o singură cheie primară. O singură
tabelă poate avea multe indexuri, dar numai o cheie primară.
9 Access 2000 indexează automat câmpul cheii primare (acesta este şi unul
din motivele pentru care o cheie primară face ca baza dumneavoastră de
date să lucreze puţin mai rapid). Dacă doriţi să aflaţi mai multe informaţii
despre indexuri, inclusiv motivele pentru care sunt consideraţi cel mai bun
lucru de la apariţia brânzeturilor ambalate individual consultaţi ultima
secţiune a acestui capitol intitulată “Cum să realizaţi un index al drumului
dumneavoastră spre celebritate, îmbogăţire şi interogări vizibil mai
rapide”.
9 Dacă creaţi o tabelă nouă fără o cheie primară, Access 2000 vă întreabă
automat dacă vreţi să adăugaţi una. Dacă spuneţi “Da” (Yes), programul
vă creează cu multă plăcere un câmp AutoNumber la începutul tabelului
dumneavoastră şi o stabileşte ca fiind cheie primară. Dacă se întâmplă
cumva ca primul câmp să aibă tipul AutoNumber, Access 2000
desemnează acest câmp ca fiind cheia primară, fără a mai adăuga ceva la
tabelă (da, întradevăr, acesta este un motiv destul de bun pentru a pune ca
prim câmp într-o tabelă, unul de tip AutoNumber).
9 În cea mai mare parte a timpului, cheia primară este reprezentată de un
singur câmp, dar în situaţii, împrejurări speciale, poate fi reprezentată şi de
două sau mai multe câmpuri. În terminologia tehnică, acest tip este
cunoscut sub denumirea de cheie multicâmp. Marele neajuns al acestei
chei este simplul fapt că este un chin să o folosiţi. Dacă aveţi vreodată
dorinţa de a crea o cheie multicâmp, opriţi-vă pentru un moment şi
încercaţi să vă autoconvingeţi să nu faceţi acest pas. Dacă şi după ce aţi
făcut ce v-am îndemnat tot sunteţi ferm convinşi că o astfel de cheie este
răspunsul la problemele dumneavoastră, prindeţi-l cu lasoul pe guru-ul
Capitolul 5: Relaţii, chei şi indexuri _________________________________
91
dumneavoastră local şi întrebaţi-l ce părere are cu privire la problema
respectivă.
9 Numai anumite tipuri de câmpuri pot fi chei primare. Toate câmpurile care
sunt de tip Text, Number, Date/Time, Currency, Yes/No şi AutoNumber
pot fi chei primare, de unde rezultă şi faptul că cele de tip Hyperlink, OLE
şi Memo nu pot fi chei primare.
9 Cheia primară sortează automat înregistrările dintr-o tabelă. Această
facilitate este o parte a chestiunii organizatorice pe care am menţionat-o
mai devreme, adică vă păstrează elementele din tabelă curate şi bine
rânduite.
9 În mod implicit, valorile din câmpul cheii primare trebuie să fie unice. In
fond, dacă nu sunt unice, cum puteţi spera să găsiţi vreun element? Spre
deosebire de multe alte programe de baze de date, Access 2000 nu ţine
cont de locul unde este poziţionat câmpul cheii primare în cadrul tabelului.
Acesta poate fi primul câmp, ultimul câmp sau vreun câmp din mijloc.
Decizia de poziţionare a acestuia vă aparţine în totalitate. Spre bunăstarea
sănătăţii dumneavoastre, vă recomand să puneţi primul câmp din tabelă ca
fiind cel al cheii. De fapt, ar fi bine să vă faceţi un obicei din acest lucru.
9 Toate cheile primare trebuie să aibă un nume, exact aşa cum şi câmpul are
un nume. Ceea ce urmează să vă spun ar putea fi ca un şoc pentru
dumneavoastră, aşa că vă recomand să staţi jos şi să nu vă ridicaţi: Access
2000 denumeşte automat toate cheile primare PrimaryKey. Nu mă întrebaţi
de ce aţi dori ca în primul rând să denumiţi cheia primară. Poate că
programatorilor de la Microsoft le era frică de faptul că cheia primară ar
putea face o criză de identitate din cauza faptului că această cheie era
mereu identificată după numele câmpului.
9 Deşi câmpul Yes/No poate fi un pretendent posibil pentru statutul de cheie
primară, sunteţi limitaţi de faptul că puteţi avea maximum două înregistrări
(Yes şi No) în tabela dumneavoastră. Cred că nici nu mai are rost să spun
că mai mult ca probabil că nu veţi dori să utilizaţi un câmp Yes/No ca
cheie primară în orice tabelă.

Pentru a nominaliza un câmp pentru “rolul” de cheie primară, urmaţi paşii:

1. Deschideţi tabela în modul de vizualizare Design.

Dacă nu sunteţi obişnuiţi cu acest pas, probabil că nu ar trebui să vă


amestecaţi în problema cheilor primare. Vă recomand să mai citiţi
Capitolele 1 şi 4 înainte de a trece la urmărirea problemei legate de cheia
primară.
92 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

T
FA
S

Alegerea câmpului corespuzător este o problemă cheie


Ce anume face ca un câmp cheie să fie bun? un câmp cheie în tabela dumneavoastră.
Cum îl găsiţi pe cel potrivit, corespunzător? Aveţi vreun câmp care nu conţine date
Acestea sunt într-adevăr nişte întrebări bune; redundante?
de fapt, sunt cele două cele mai importante
întrebări despre o cheie primară. Dacă aveţi o cheie naturală, este grozav.
Folosiţi-o! Dacă nu aveţi, creaţi un câmp unic
Criteriul de vârf pentru determinarea unui adăugând tabelului dumneavoastră un câmp
câmp cheie care să fie bun este unicitatea. AutoNumber. Acest tip de câmp inserează
Valorile unui câmp cheie trebuie să fie unice. automat un număr nou, unic în fiecare
Access 2000 nu “tolerează” valori înregistrare a tabelului dumneavoastră.
redundante ale cheilor. Fiecare înregistrare AutoNumber ţine chiar şi evidenţa numerelor
care se face într-un câmp trebuie să fie pe care le ştergeţi pentru ca Access să nu le
singura de acel fel. Dacă vă gândiţi că în mai utilizeze. Access “are grijă” de toate
viitor veţi face multă muncă de creaţie legată detaliile pentru ca dumneavoastră să nu vă
de tabele, atunci ar trebui ca pe unul din preocupaţi de programarea propriu-zisă şi de
pereţii biroului dumneavoastră să pironiţi alte şmecherii care fac programele să meargă
fraza “Gândeşte original”. aşa cum trebuie. Aşadar, câmpul
AutoNumber se preocupă de aceste aspecte
Având cuvântul “unic” întipărit bine de tot în în locul dumneavoastră.
mintea dumneavoastră este timpul să căutaţi

2. Faceţi clic-dreapta pe butonul de lângă câmpul pe care l-aţi ales drept


cheie primară.

Efectul va fi apariţia pe ecran a unuia dintre acele meniuri derulante


nemaipomenite. Dacă doriţi să aflaţi câteva lucruri referitoare la cum să
alegeţi câmpul potrivit pentru a fi cheie primară, consultaţi secţiunea
alăturată intitulată “Alegerea câmpului corespuzător este o problemă
cheie”.

3. Din meniul care apare alegeţi Primary Key (Figura 5-1).

Pe buton va apărea simbolul unei chei micuţe. Acum prima cheie este
stabilită!
Capitolul 5: Relaţii, chei şi indexuri _________________________________
93

Fig. 5-1:
Cheia
primară
este
creată (iar
înregistră-
rile se
bucură).

Divulgarea secretelor unei relaÆii


fructuoase
În Capitolul 4 v-am prezentat subiectul bazelor de date relaţionale. Ca o scurtă
recapitulare, vă spun că bazele de date sunt de două feluri. În cazul fişierului
simplu toate datele sunt “îngrămădite” într-un singur fişier mare. Motivul
pentru care se numeşte fişier simplu este că din punct de vedere organizatoric,
este simplu; exact ca în cazul unei companii cu o singură poziţie pentru
nomenclatorul de meserii.

La polul opus se află bazele de date relaţionale, în cazul cărora datele sunt
împărţite în două sau mai multe tabele. Access 2000 foloseşte un câmp de
legatură pentru a lega tabelele relaţionale între ele. De exemplu, o singură
tabelă poate conţine numele clienţilor şi adresele în timp ce altă tabelă conţine
evidenţa plăţilor în timp ale clienţilor. Informaţiile legate de credite sunt legate
de adresa clienţilor printr-un câmp de legătură care în acest exemplu probabil că
este un fel de număr de înregistrare al clientului respectiv.
9 De obicei, câmpul de legătură este cheia primară a primei tabele, în timp
ce pentru cea de-a doua tabelă reprezintă un câmp fără prea multă
importanţă şi prost crescut. De exemplu, probabil că tabela cu clienţi (din
exemplul anterior) este aranjat în după numărul clientului, în timp ce
datele despre credite sunt organizate după numărul de plată.
9 Tabelele nu încep în mod misterios şi magic să aibă diferite “relaţii” doar
pentru că sunt conţinute în cadrul aceleiaşi baze de date, ci trebuie ca
dumneavoastră să-i explicaţi Access-ului 2000 care este treaba cu relaţiile,
ar acesta se va ocupa de detalii. Instrucţiuni referitoare la modul cum
puteţi face acest lucru (chiar acest lucru) găsiţi în secţiunea următoare.
94 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

9 Câmpurile care vor fi legate între ele trebuie să conţină acelaşi tip de date.
De asemenea, reţineţi: câmpurile de acelaşi fel se “îngrămădesc” împreună
în lumea cea ciudată a bazelor de date. Încercaţi să spuneţi chestia asta de
trei ori la rând şi repede.

Atunci când legaţi două tabele, între ele va exista o legătură care este de un
anumit din cele patru existente. Deşi aceste informaţii ţin de latura tehnică, să
ştiţi că Access 2000 este “îndrăgostit” de aceţi termeni, şi în consecinţă vă rog
să vă opriţi un moment pentru a le citi.
9 Relaţiile una-la-una: sunt cele mai simple, dar nu se întâlnesc prea des.
Iată cum ar fi o astfel de relaţie: o înregistrare din prima tabelă are legătură
cu o singură înregistrare din cea de-a doua tabelă. Întorcându-ne la
exemplul anterior, dacă un client are un singur (unul şi numai unul) cont
de credit înregistrat, atunci între tabelele de credite şi clienţi există o
legătură de tip unu-la-unu.
9 Relaţiile una-la-mai multe este un gen de relaţie mai des întâlnită. În cazul
acestui tip de relaţie, o înregistrare din prima tabelă are legături cu mai
multe tabele din cea de-a doua tabelă. Este posibil ca de exemplu un
anume cumpărător să se aprovizioneze de mai multe ori de la magazin, şi,
în consecinţă o înregistrare client este legată de mai multe înregistrări de
vânzări din tabela cu tranzacţii.
9 Relaţiile de tip mai multe-la-una sunt inversul celor anterioare (una-la-mai
multe). Multe tranzacţii sunt legate de un singur client (un client care
dorim să fie fericit).
9 Relaţiile Mai multe-la-mai multe sunt foarte complicate (exact aşa cum
este şi în viaţă). În acest caz, mai multe înregistrări dintr-o tabelă au
legături cu mai multe înregistrări din altă tabelă. Într-un magazin oarecare,
fiecare vânzător vinde mai multe produse diferite şi la rândul său, fiecare
produs este vândut de mai mulţi vânzători diferiţi. Pentru a putea avea
măcar speranţa că veţi înţelege ceva din toate aceste legături, mai aveţi
nevoie de încă o tabelă la mijloc, pentru a juca rolul de poliţist în circulaţia
rutieră. În acest exemplu, tabela aflată în rolul poliţistului de circulaţie ar
conţine înregistrări ale vânzărilor efectuate care să coreleze un număr de
identificare al vâzătorului cu un număr de identificare al produsului. Sună
năucitor, nu? Credeţi-mă, de fapt aşa şi este. Crearea şi utilizarea tabelelor
în cazul unei relaţii “mai multe-la-mai multe” aparţin strict domeniului
specialiştilor în baze de date (şi nici chiar acestora nu le plac).

Primele trei tipuri de relaţii sunt foarte obişnuite, mai ales în cazul în care lucraţi
pentru o corporaţie. Dacă sunteţi un întreprinzător particular simpatic, dacă aveţi
un trei bun şi urmaţi calea cea dreaptă şi îngustă, să sperăm că nu veţi întâlni
niciodată o relaţie “mai multe-la-mai multe”. Însă, dacă întâlniţi una, cred că va
fi cazul să vă faceţi rezerve de mâncare proastă şi să lăsaţi deoparte acel cuvânt
prin care aţi defini un tehnofil înfometat care ştie Access 2000.
Capitolul 5: Relaţii, chei şi indexuri _________________________________
95
Cum så stabiliÆi diferite relaÆii între
tabelele dumneavoastrå cu ajutorul
facilitåÆii de creare a legåturilor
În Access 2000, procedurile prin care se realizează legăturile între tabele se pot
vedea. Aşadar, în cazul Access 2000 nu veţi întâlni situaţii ca în cazul Paradox-
ului unde totul se face pe ascuns, (mai precis prin spatele datelor
dumneavoastră) sau ca în cazul FoxPro-ului unde există acel dans prenupţial
tehnic. În Access 2000 puteţi privi tabelele, puteţi trasa linii şi ocupaţi-vă de
afacerea dumneavoastră. Urăsc să spun chestiunea asta, dar realizarea
legăturilor dintre tabele este de fapt un lucru amuzant. Reţineţi următoarele trei
limitări:
9 Puteţi face legături numai între tabele care aparţin aceleiaşi baze de date.
Îmi pare rău, dar aşa se derulează viaţa în “marele oraş”.
9 Deşi puteţi realiza legături şi între interogări şi tabele, acest lucru iese
totuşi din tiparele obişnuite. Pentru a afla mai multe detalii referitoare la
acest aspect, consultaţi cartea “Access 2000 Bible (de la IDG Books
Worldwide, Inc.).
9 Spre deosebire de Paradox şi FoxPro dumneavoastră trebuie să-i precizaţi
foarte clar Access 2000 cum sunt legate tabelele între ele. Trebuie să ştiţi
că această precizare nu poate fi făcută “pe fugă” deoarece realizarea
legăturilor este un întreg proces formal în Access 2000 (un fel de dans la
un mare Bal).

Iată ce trebuie să faceţi (şi cum să faceţi) dacă sunteţi gata să stabiliţi nişte
relaţii formale între tabelele dumneavoastră nepasionate:

1. În cadrul fereastrei bază de date alegeţi Tools→Relationships sau


faceţi clic pe butonul Relationships de pe bara de instrumente.

Efectul va fi apariţia ferestrei Relationships care probabil că în acel


moment va fi goală.

Dacă unele sunt deja listate în acea fereastră, înseamnă că cineva (sau
vreun “Vrăjitor”) a stabilit deja relaţiile acelei baze de date. Dacă lucraţi
într-o corporaţie, vă rog insistent să vă opriţi în acest stadiu şi să solicitaţi
asistenţă colegilor dumneavoastră care lucrează la Serviciul de Sisteme
Informatice, înainte de vă mai chinui cu baza de date.

2. Alegeţi Relationships→Show Table din meniu sau faceţi clic pe


butonul Show Table de pe bara de instrumente.
96 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Efectul va fi apariţia pe ecran a casetei de dialog Show Table care conţine


tabelele bazei de date curente.

3. Faceţi clic pe prima tabelă implicată în această relaţie “în devenire” şi


apoi faceţi clic pe Add.

Repetaţi procesul şi pentru celelalte tabele pe care le doriţi. Pe măsură ce


adăugaţi tabele, pe ecran apare o câte fereastră mică pentru fiecare tabelă,
fereastră care conţine câmpurile respectivei tabele. Aceste ferestre le puteţi
vedea lângă caseta de dialog Show Table din Figura 5-2.

Fig. 5-2:
Trei din
cele patru
tabele ale
mele, în
momentul
efectuării
“antrenam
entului”
legat de
relaţii.

4. Când aţi terminat de adăugat tabelele, faceţi clic pe Close.

Acum, că aveţi tabelele în cadrul ferestrei, sunteţi gata să începeţi


stabilirea relaţiilor! (Deja simţiţi că va fi o adevărată bătălie?)

5. Stabiliţi cele două ferestre care doriţi să aibă legături. În continuare,


defilaţi prin lista cu câmpuri din cadrul fereastrei fiecărei tabele până
în momentul în care pe ecran sunt vizibile cele două câmpuri de
legătură.

În Access 2000, pentru a putea realiza o relaţie trebuie ca în prealabil să


vedeţi pe ecran cele două câmpuri de legătură.

6. Poziţionaţi pointer-ul mouse-ului pe unul din câmpurile între care


doriţi să existe o legătură şi menţineţi apăsat butonul mouse-ului.

V-am spus că aceleaşi persoane care au făcut şi dezvoltat vechiul joc


Twister au proiectat şi programul care realizează relaţiile între bazele de
Capitolul 5: Relaţii, chei şi indexuri _________________________________
97
date. Nu? Mmm, trebuie să-mi fi scăpat. Ei bine, citiţi în continuare,
oricum veţi descoperi aceste lucruri destul de curând.

7. În timp ce menţineţi apăsat butonul mouse-ului, treceţi mouse-ul de la


un câmp de legătură la altul.

Efectul va fi faptul că pointerul mouse-ului se va transforma într-un


dreptunghi. În momentul în care acesta se află lângă câmpul de legătură
(ca în Figura 5-3), eliberaţi butonul mouse-ului.

În acest moment, pe ecran apare o casetă de dialog în care sunt detailate


relaţiile care se vor realiza în curând.

Access 2000 este foarte pretenţios la acest pas şi de aceea trebuie să


poziţionaţi vârful mouse-ului chiar lângă câmpul cu care realizaţi legătura.
În figura 5-3 am vrut să realizez o legătură între câmpul AuctionID din
tabela Auctions şi câmpul cu acelaşi nume din tabela Items. Am făcut clic
pe AuctionID din tabela Auctions, apoi am menţinut apăsat butonul
mouse-ului şi am pus pointerul cel dreptunghiular al mouse-ului chiar
lângă câmpul AuctionID al tabelului Items. În acest moment, tot ceea ce
trebuie să fac este să eliberez butonul mouse-ului şi relaţia este realizată.

Fig. 5-3:
Cu ajutorul
unui plan
bine
realizat şi
a unei
mâini
ferme
poate
începe o
relaţie
care
utilizează
AuctionsID

8. Asiguraţi-vă că numele tabelelor şi ale câmpurilor din caseta de dialog


sunt corecte. Când sunteţî siguri că acestea sunt corecte, faceţi clic pe
butonul Create (Figura 5-4).
98 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Fig. 5-4:
Această
relaţie are
deja un
început
promiţător.

T
FA
Dacă numele tabelelor sau ale câmpurilor listate în caseta de dialog sunt
S

greşite, faceţi clic pe Cancel şi repetaţi paşii de la 5 la 7.

Pentru ca dumneavoastră să observaţi că tabelele sunt legate, va apare o


linie (ca în Figura 5-5).

Fig. 5-5:
Potrivirea
a fost
realizată
iar
Auctions
şi Items
sunt de
acum
împreună.

9. Pentru a realiza o legătură între alte două tabele, întoarceţi-vă la


pasul 4 şi luaţi-o de la capăt.

Când aţi terminat, s-ar putea ca fereastra Windows să arate puţin cam
dezordonată, cam cum este cea din figura 5-6. Pentru a face puţină ordine,
Capitolul 5: Relaţii, chei şi indexuri _________________________________
99
poziţionaţi pointerul mouse-ului pe bara de titlu a ferestrei unei tabele şi
apoi faceţi clic şi trageţi această fereastră în altă parte a ecranului (Figura
5-7). Acest proces nu schimbă nimic în cadrul relaţiei ci doar mută
fereastra şi astfel, lucrurile încep să arate mai îngrijite şi mai elegante.

Fig. 5-6:
Cu astfel
de relaţii,
s-ar putea
crede că
este o
operă
romantică.

Fig. 5-7:
Aşa este
mai
îngrijit,
mai
ordonat ca
să nu mai
spun că
este şi mai
uşor de
înţeles.
100 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Cum så realizaÆi un index al drumului
dumneavoastrå spre celebritate,
îmbogåÆire çi interogåri vizibil mai
rapide
Pssst dumneavoastră cu cartea. Da, dumneavoastră. Veniţi aici pentru un
moment. Doriţi să alfaţi câteva informaţii referitoare la software-ul
dumneavoastră? Ştiu un sfat bombă care vă va da peste cap! Sfatul meu are
nişte efecte uluitoare: face ca interogările dumneavoastră să meargă mai repede,
sortările să poată fi făcute cât aţi clipi şi previne manifestarea redundanţei în
cadrul tabelelor dumneavoastră. Nemaipomenit, nu-i aşa? Aha, deci sunteţi
interesaţi, nu? OK, în cazul acesta, iată care este ştirea.

Facilitatea cea grozavă şi aproape secretă în cauză este un index. Un index


Access 2000 funcţionează asemenea unui index obişnuit din cărţi. Atunci când
doriţi să găsiţi ceva într-o carte, este foarte rapid şi uşor să “săriţi” direct la
index, să descoperiţi faptul că informaţia se găseşte la pagina 731 şi apoi să vă
întoarceţi imediat la pagina respectivă. Utilizarea index-ului este mult mai
rapidă decât căutarea pasajului corect (dorit) prin întoarcerea paginilor una după
alta într-o căutare fără speranţă.

Un index Access 2000 funcţionează asemenea unui index al unei cărţi cu


singura diferenţă că în loc să fie afişate numerele paginilor, index-ul ţine
evidenţa numerelor înregistrărilor. Când sortaţi sau interogaţi o tabelă utilizând
un câmp indexat, index-ul este cel care face cea mai mare parte a lucrului.
Acesta este şi motivul pentru care indexurii măresc uluitor viteza interogărilor
şi a sortărilor; index-ul permite interogării să obţină informaţia pe care o caută
fără a fi nevoie să cercetaţi toată tabela pentru a o găsi.

Iată câteva idei aleatoare despre indexuri:

FA
T 9 Majoritatea tipurilor de câmpuri (text, number, yes/no, şi aşa mai departe)
pot fi utilizate împreună cu indexurii. În orice caz, nu puteţi indexa un
S

câmp de tip hiperlegătură, memo şi OLE.


9 Fiecare câmp a unei tabele poate fi indexat.
9 La fel ca şi în cazul cheii primare, un index poate avea un nume unic care
este diferit de numele câmpului.
9 Câmpurile cheie primare sunt indexate automat (consultaţi secţiunea
anterioară pentru a afla mai multe detalii despre chei şi câmpuri cheie).
9 Deşi indexurii fac astfel încât sortările, indexările şi interogările să fie mai
rapide, realizarea prea multor indexuri pentru o singură tabelă încetineşte
Capitolul 5: Relaţii, chei şi indexuri _________________________________
101
mersul lucrurilor, de fapt. Astfel, adăugarea unor înregistrări noi la o tabelă
cu mai multe indexuri durează puţin mai multe decât adăugarea la o tabelă
complet neindexată. În primul caz, Access 2000 are nevoie de acel timp în
plus pentru a actualiza toţi acele indexuri “din culise”.
9 Indexurii fie că permit apariţia redundanţei în tabela dumneavoastră, fie că
o previn. Alegerea vă aparţine; dar cum faceţi ca ea să fie potrivită pentru
tabela dumneavoastră? În majoritatea cazurilor veţi dori să permiteţi
manifestarea redundanţei; marea excepţie este cazul câmpurilor cheie
primare. Access 2000 indexează mereu câmpurile cheie primare ca fiind
No duplicates; în fond, sunt sigur că nu doriţi să aveţi doi clienţi cu acelaşi
număr de identificare. Setarea No duplicates îi “comunică” Access-ului
2000 să se asigure că nu există două înregistrări care să conţină aceeaşi
valoare în câmpul indexat.
9 Pentru a afişa indexurii tabelelor, deschideţi tabela în vizualizarea Design
şi faceţi clic pe butonul Indexes aflat pe bara de instrumente.

Programatorii de la Microsoft au făcut astfel încât crearea index-ului să fie o


operaţie destul de simplă. Iată cum funcţionează:

1. După ce aţi deschis tabela în vizualizarea Design, faceţi clic pe numele


câmpului pe care doriţi să-l indexaţi.

Cursorul intermitent va “ateriza” în numele câmpului.

2. Faceţi clic pe caseta Indexed a etichetei General din Field Properties.

Cursorul, cel care doreşte mereu să vă mulţumească “sare” în caseta


Indexed. Efectul va fi apariţia unei săgeţi îndreptate în jos în dreapta
casetei.

Dacă în Indexed nu există nici o înregistrare, atunci înseamnă că acest


câmp nu lucrează cu indexuri. Oricât de mult aţi dori să indexaţi un câmp
memo, OLE sau hiperlegătură, nu este posibil.

3. Faceţi clic pe săgeata îndreptată în jos pentru a lista opţiunile index-


ului dumneavoastră. Alegeţi tipul de index pe care-l doriţi din lista
care apare (Figura 5-8).

De cele mai multe ori, alegeţi Yes (Duplicates OK), iar în cazurile speciale
când doriţi ca fiecare înregistrare să aibe o valoare unică în acest câmp
(ca de exemplu numerele de identificare ale clienţilor din tabela
dumneavoastră cu clienţi), alegeţi Yes (No Duplicates).

4. Pentru ca schimbarea să fie definitivă, faceţi clic pe butonul Save de


pe bara de instrumente sau alegeţi File→Save.
102 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

În funcţie de dimensiunea tabelului dumneavoastră, s-ar putea ca realizarea


tabelului dumneavoastră să dureze o ceva. Să nu fiţi surpsinşi dacă va
trebui să aşteptaţi câteva momente până ce Access 2000 termină de făcut
treaba.

Fig. 5-8:
Realizarea
unui index
este o
operaţie
care
constă
într-un
singur clic.

T
FA Pentru a înlătura un index, urmaţi paşii anteriori. La pasul 3, alegeţi “No” din
S

meniul autoderulant. Access 2000 va şterge index-ul câmpului fără a mai scoate
vreun sunet sau a mai comenta ceva.
Capitolul 6
Date noi, date vechi şi date
care necesită retuşări

În acest capitol
¾ Deschiderea bazelor de date şi a tabelelor
¾ Adăugarea noilor înregistrări
¾ Modificarea unei înregistrări
¾ Ştergerea înregistrărilor care nu au nici un sens
¾ Ce să faceţi după ce spuneţi “oops!”

M
entenabilitatea este un cost substanţial care se întâlneşte în cazul tuturor
lucrurilor care merită să fie păstrate pe această planetă. Despre orice astfel
de lucruri aţi vorbi: o casă,o maşină, un radiocasetofon, un televizor, un
copil, un animal de casă sau orice altceva plin de importanţă, păstrarea
lucrurilor de mare preţ în bună stare de funcţionare costă mai mult decât credem
noi că ar costa atunci când le obţinem.

Oricum, datele dumneavoastră sunt o excepţie a acestei reguli şi datorită


instrumentelor din Access 2000, mentenabilitatea datelor este simplă, relativ
nedureroasă şi vă costă mai puţin decât vă aşteptaţi. De fapt, actualizarea
datelor dumneavoastră este unul dintre scopurile principale ale programului.

Acest capitol vă prezintă elemente de bază legate de mentenabilitatea


datelor:adăugarea unor înregistrări noi, ştergerea unor înregistrări vechi şi
remedierea celor care au probleme. Dacă doriţi să aflaţi câteva sfaturi
referitoare la mentenabilitatea tabelelor (cum ar fi adăugarea de coloane noi,
redenumirea câmpurilor şi aşa mai departe), consultaţi Capitolul 9.
104 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Cum så “trageÆi” tabela dumneavoastrå
în atelierul digital
Din cauza faptului că înregistrările “se îngrămădesc” în tabele, trebuie ca mai
înainte de a vă îngrijora în privinţa acestora să deschideţi tabela respectivă. La
fel ca şi înregistrările, şi tabelele preferă să aibă companie şi astfel ele
convieţiuiesc în cadrul bazelor de date. Bazelor de date nu le pasă nici de cum
de altceva decât de ele însele, aşa că le-aţi putea găsi hoinărind prin vreun
dosar, “clocind” pe vreo dischetă sau ţinându-se scai pe vreun drive de reţea.

Acea concentrare de forţe moderne semnifică pur şi simplu faptul că primul pas
pe calea spre mentenabilitatea înregistrărilor este deschiderea bazei de date.
Aveţi la dispoziţie câteva modalităţi diferite de a deschide o bază de date, dar în
cele din urmă veţi descoperi că toate funcţionează la fel.

Dacă tocmai aţi deschis Access 2000, programul afişează o casetă de dialog
imensă (Figura 6-1) care vă oferă posibilitatea de a crea baze de date noi, de a o
redeschideţi pe cea cu care aţi lucrat recent, sau de a pribegi într-o altă casetă de
dialog pentru a deschide orice bază de date care vă “zgândăreşte” imaginaţia.

Fig. 6-1:
Este
cumva
prea la
îndemână,
sau ce?

9 Pentru a utiliza una dintre bazele de date listate în partea inferioară a


casetei de dialog, faceţi dublu-clic pe numele său şi Access 2000 deschide
automat baza de date.
9 Dacă baza de date pe care o doriţi nu se află printre cele de pe listă, faceţi
dublu-clic pe opţiunea More Files pentru a deschide caseta de dialog Open.
Această casetă vă oferă acces liber la toate tabelele din dosarul curent.
9 Cum? Baza de date pe care o doriţi nu este nici acolo? În acest caz,
consultaţi secţiunea “Compania Bo Beep avea nevoie de opţiunea Find
Capitolul 6: Date noi, date vechi şi date care necesită retuşări _____________
105
File” pentru a afla câteva sfaturi referitoare la uluitoarele facilităţi de
localizare a fişierelor, facilităţi care se găsesc în meniul Tools al casetei de
dialog Open.
9 Dacă aveţi chef să creaţi o tabelă nouă, trebuie să citiţi alt capitol. Treceţi
la Capitolul 4, unde se află toate chestiunile legate de crearea unei tabele.

Toate aceste sugestii sunt bune şi frumoase dacă Access 2000 abia a văzut
lumina zilei, însă ce se întâmplă dacă acest program este deja pornit? În acest
caz, modalitatea de deschidere a bazei dumneavoastră de date este total diferită.
Iată cum funcţionează:

1. Alegeţi File→Open Database sau faceţi clic pe butonul Open Database


de pe bara de instrumente.

Efectul va fi apariţia pe ecran a casetei de dialog Open.

Fig. 6-2:
Iată baza
de date pe
care o
căutam.

2. Defilaţi prin listă până găsiţi baza de date pe care o căutaţi.

Dacă baza de date pe care o doriţi nu este în cadrul listei, aceasta se


întâmplă probabil din cauza faptului că poate se află pe alt drive sau în
cadrul reţelei locale. Pentru a o căuta, faceţi clic pe săgeata îndreptată în
jos din caseta Look in (de-a lungul casetei de dialog Open) pentru a vedea
o listă a driver-elor locale şi cele de reţea. Faceţi clic pe drive-ul pe care
doriţi să căutaţi, iar Access 2000 va afişa o listă a tuturor bazelor de date şi
a dosarelor din directorul curent al drive-ului respectiv.
106 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Pentru a simplifica lucrurile, adăugaţi câteva scurtături listei


FA
T dumneavoastră Favorites; printre acestea treceţi şi cele mai des utilizate
arii de reţea, dosare de pe hard disc sau orice alt suport (de exemplu datele
S

plictisitoare ale companiei dumneavoastre) pe care stocaţi fişierele Access.


Pentru mai multe amănunte legate de scurtături consultaţi una dintre
următoarele cărţi ale autorului Andy Rathbone: Windows 95 For Dummies
(ediţia a doua), Windows 98 For Dummies, sau Windows NT 4 For
Dummies ( de la IDG Books WorldWide. Inc.).

3. Când găsiţi baza de date, deschideţi-o prin efectuarea dublu-clic pe


numele său.

Baza de date se deschide ornată ca în Figura 6-3. Această fereastră vă


prezintă modul în care se comportă o bază de date normală şi manierată
atunci când este într-o o companie civilizată. Restul capitolului este scris
având în vedere acest lucru (că bazele de date se comportă civilizat).

Fig. 6-3:
Pe ecran
se
deschide
o bază de
date
obişnuită.

FA
T În locul unei casete de dialog etichetate poate apărea un anumit ecran
introductiv (cunoscut sub numele de tablou de comandă). Access vă
S

comunică faptul că baza dumneavoastră de date fie că conţine ceva


programare particularizată, fie că a fost creată cu “Vrăjitorul” Bază de
date. Probabil că dumneavoastră aveţi nişte machete speciale care vă ajută
să interacţionaţi cu informaţiile din baza de date. Din păcate, nu vă pot
spune mai mult de de atât, deoarece posibilităţile sunt nesfârşite. Cea mai
bună sugestie pe care v-o pot oferi este să solicitaţi îndrumări tocilarului
dumneavoastră preferat care ştie baze de date.

4. Faceţi clic pe butonul Tables de sub bara Objects, asta în cazul în care
acesta nu este deja selectat.
Capitolul 6: Date noi, date vechi şi date care necesită retuşări _____________
107
Butonul Tables al barei Objects va afişa tabelele bazei dumneavoastră de
date.

5. Faceţi dublu-clic pe tabela pe care doriţi să o editaţi.

Ecranul se va umple cu datele dumneavoastră, afişate fluent în vizualizarea


Datasheet.

Adåugarea “acelui ceva”


Unele sarcini sunt mai frustrante decât situaţia în care aţi face bagajele pentru a
pleca în vacanţă şi apoi aţi v-aţi da seama că aţi uitat să puneţi ceva (şi mereu se
întâmplă să fie ceva important). În realitate, această descoperire este de fapt un
coşmar care se repetă, însă în lumea digitală a Access-ului 2000, adăugarea
unui articol şi chiar adăugarea unei sute de articole în plus la baza
dumneavoastră de date este foarte simplă de făcut.

De fapt, pentru a adăuga o altă înregistrare într-o tabelă nu trebuie decât să


urmaţi câţiva paşi. Următoarele instrucţiuni presupun faptul că dumneavoastră
aţi deschis deja fişierul bază de date şi că aţi selectat tabela cu care doriţi să
lucraţi (dacă nu aţi făcut acestea, urmaţi instrucţiunile din secţiunea anterioară).
Iată cum puteţi adăuga o înregistrare nouă în tabela dumneavoastră:

1. Alegeţi Insert→ New Record sau faceţi clic pe butonul New Record
din partea inferioară a ferestrei foaie de date.

Access 2000 vă răspunde prin deschiderea unei înregistrări goale în tabela


dumneavoastră şi mutarea cursorului în acel loc. (priviţi Figura 6-4)

Fig. 6-4:
Şi astfel
a luat
fiinţă o
nouă
înregis-
trare.
108 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

În cadrul multor baze de date, primul câmp este unul de tip AutoNumber,
deoarece acesta face o treabă foarte bună atribuind clienţilor numere de
identificare unice, numere de participare sau orice alt tip de număr la care
vă gândiţi. În acest moment al procesului este normal ca un câmp
AutoNumber să stea pur şi simplu şi să se holbeze la dumneavoastră,
deoarece acest câmp nu începe să lucreze decât la pasul următor.

2. Puteţi începe să introduceţi informaţiile dumneavoastră.

Dacă primul câmp este de tip AutoNumber, apăsaţi tasta Tab şi începeţi să
introduceţi în cel de-al doilea câmp. De îndată ce începeţi să introduceţi,
câmpul AutoNumber generează un număr nou şi îl afişează în cadrul
câmpului.

FA
T Dacă vi se pare că AutoNumber (câmpul AutoNumber) a “sărit” un număr
atunci când a creat o intrare pentru înregistrarea dumneavoastră cea nouă
S

(aşa cum este în Figura 6-5), nu vă panicaţi, deoarece câmpul îşi aduce
aminte ultimul număr pe care l-a atribuit şi inserează în mod automat
numărul care urmează. Atunci când un câmp AutoNumber “sare” peste un
număr, înseamnă că aţi introdus (sau măcar aţi început să introduceţi) o
înregistrare şi apoi aţi şters-o.

3. Când aţi terminat, apăsaţi tasta Tab pentru a adăuga o altă


înregistrare sau, dacă aţi dorit să adăugaţi o singură înregistrare,
continuaţi-vă treaba.

În afară de acestea nu mai aveţi nimic altceva de făcut, deoarece Access


2000 salvează automat noua înregistrare în timp ce o introduceţi. Este
super, nu?

Fig. 6-5:
Înregistra-
rea se
conturează
imediat,
în ciuda
numero-
taţiei
ciudate.
Capitolul 6: Date noi, date vechi şi date care necesită retuşări _____________

T
109
FA
S

Compania Bo Peep avea nevoie de opţiunea Find File


Referindu-mă la responsabilităţile companiei Dacă ştiţi măcar o parte din numele fişierului
Bo Beep, trebuie să precizez faptul că bază de date, introduceţi-o în caseta Value din
acestea nu au fost prea mari în acest caz. colţul din dreapta jos al ferestrei. Access 2000
Tot ceea ce trebuia să facă era să afişează toate bazele de date din dosarul
urmărească câteva animale şi să se asigure curent care se potrivesc cu textul căutat.
că ele stăteau aproximativ în acelaşi loc Pentru a face ca Access 2000 să lucreze din
(vorbind din punct de vedere geografic). greu (şi să vă ajute mai mult), spuneţi-i să
Imaginaţi-vă ce haos! caute şi în subdosarele dosarului curent. Puteţi
face acest lucru executând clic pe caseta de
Indivizii cei simpatici care au creat Access validare Search Subfolders aflată chiar sub
2000 cunosc prea bine faptul că bazele de caseta Value. Access 2000 cutreieră prin
date au tendinţa de a fugi şi a se rătăci din dosarul curent şi subdosarele acestuia, căutând
când în când, asemenea unor oi rătăcitoare, bazele dumneavoastră de date rătăcite.
şi de aceea au inclus opţiunea Find File în
meniul Tools aflat în partea superioară a Adevărata forţă a sistemului Find File este
casetei de dialog Open. Prin alegerea dezvăluită abia atunci când îi spuneţi Access-
Tools Find, va apare caseta de dialog Find ului să caute pe un drive întreg. Faceţi clic pe
care conţine o groază de opţiuni de căutare săgeata Down în cadrul casetei Look in (aflată
extraordinare, dar dintre toate opţiunile în colţul din stânga jos al ferestrei Find) şi
disponibile, căutarea File Name este cea mai alegeţi un drive local sau de reţea din meniul
folositoare (se pare că şi programatorii de la autoderulant. Aproape imediat, calculatorul
Microsoft au fost de acord cu acest lucru dumneavoastră începe să se “rostogolească”
deoarece au facut astfel încât această prin dosarele de pe drive, căutând aici, acolo şi
opţiune să fie cea implicită). peste tot fişierele care se potrivesc
specificaţiilor dumneavoastră.

FA
T Dacă vă răzgândiţi şi doriţi să distrugeţi noua înregistrare adăugată, alegeţi
Edit→Undo Saved Record sau apăsaţi Ctrl+Z şi apoi, când Access 2000 vă
S

întreabă în legătură cu ştergerea înregistrarii faceţi clic pe Yes. Dacă opţiunea


Undo Saved Record din meniu nu este disponibilă, faceţi clic pe înregistrarea
pe care tocmai aţi adăugat-o şi apoi alegeţi Edit→Delete Record. Ca şi mai
înainte, atunci când sunteţi întrebaţi dacă sunteţi siguri în legătură cu ştergerea
respectivă faceţi clic pe Yes.
110 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Cum puteÆi efectua modificåri asupra
datelor deja existente
Chiar dacă informaţiile dumneavoastră sunt “înghesuite” într-o tabelă, este
foarte simplu şi uşor să ajungeţi la ele şi să faceţi diferite modificări. De fapt,
editarea datelor dumneavoastră este atât de simplă încât nici eu nu ştiu dacă
acesta este un aspect pozitiv sau unul negativ.

Ori de câte ori defliaţi într-o tabelă, vă rog să fiţi atenţi şi să aveţi grijă,
deoarece Access 2000 nu vă avertizează înainte de a salva modificările
efectuate asupra unei înregistrări, chiar dacă acestea sunt accidentale,
întâmplătoare. (Dacă aş fi unul dintre acei autori care ţin predici nesfârşite, aş fi
realizat o parte importantă şi scrisă cu multă responsabilitate despre modul în
care această facilitatea a Access-ului 2000 poate face să meargă copiile de
siguranţă regulare. Din fericire nu sunt un astfel de autor, aşa că nici măcar nu
voi menţiona acest subiect.).

Pentru a face o modificare în cadrul unei înregistrări, în primul rând trebuie să


căutaţi înregistrarea dorită prin tabelă până o găsiţi. Faceţi clic pe câmpul pe
care doriţi să-l modificaţi şi cursorul ca o scobitoare care clipeşte se va muta în
câmpul respectiv.

Dacă aveţi IntelliMouse-ul Microsoft, folosiţi rotiţa acestuia pentru a vă deplasa


rapid prin tabelă. Dacă doriţi să aflaţi mai multe detalii referitoare la cum puteţi
defila printre datele dumneavoastră cu ajutorul răspunsului dat de Microsoft
Roţii celei mari, adică IntelliMouse-ul, consultaţi Capitolul 8.

Ceea ce faceţi în continuare depinde de modificările pe care doriţi să le faceţi


asupra câmpului:
9 Dacă doriţi să înlocuiţi întregul câmp, apăsaţi tasta F2 pentru a evidenţia
datele şi mai apoi pentru a introduce noua informaţie. Noua intrare o
înlocuieşte în totalitate pe cea veche.
9 Pentru a repara o parte a datelor dintr-un câmp, faceţi clic pe câmp şi
folosiţi tastele direcţionale săgeată stânga şi dreapta pentru a poziţiona
cursorul scobitoare exact acolo unde doriţi să faceţi schimbarea. Apăsaţi
tasta Backspace pentru a înlătura caracterele aflate în stânga cursorului şi
Delete pentru a le înlătura pe cele aflate în dreapta. Introduceţi noile
caractere dorite prin tastarea lor.
9 Dacă sunteţi în cadrul unui câmp tip Time/Date şi doriţi să inseraţi data
curentă, apăsaţi Ctrl+; (punct şi virgulă). Pentru a insera timpul curent,
apăsaţi Ctrl+: (două puncte).
Capitolul 6: Date noi, date vechi şi date care necesită retuşări _____________
111
Când aţi terminat cu înregistrarea, apăsaţi Enter pentru ca schimbările
FA
T dumneavoastră să fie salvate. Dacă vă răzgândiţi şi doriţi să reveniţi la datele
originale apăsaţi esc sau Ctrl+Z pentru a anula editările efectuate. Dacă utilizaţi
S

un telefon cu disc, vă rog să aşteptaţi operatorul de reţea (mmm, poate că am


dat prea multe telefoane în ultimul timp).

Nu apăsaţi pe Enter până când sunteţi absolut siguri cu privire la modificările


pe care le-aţi introdus. După ce le-aţi salvat, datele vechi se duc pe apa sâmbetei
şi deci nu mai puteţi reveni asupra lor, nu mai puteţi să le aduceţi înapoi.

Cum så scåpaÆi de înregistrårile nedorite


Nu are nici un sens să tot plângeţi pe lângă înregistrările nedorite. Atunci când
vine vremea să vă luaţi rămas bun de la acestea, faceţi-o repede şi fără prea
multă osteneală. Iată cum puteţi să face acest lucru:

1. Având tabela deschisă, faceţi clic-dreapta pe butonul din stânga


înregistrării pe care doriţi să o ştergeţi.

Efectul va fi afişarea meniului derulant standard care apare atunci când


faceţi clic-dreapta pe un element.

Asiguraţi-vă că faceţi clic-dreapta pe înregistrarea corectă înainte de a


trece la următorul pas. Dacă descoperiţi greşeala în acest moment este mult
mai puţin dureros decât să vă daţi seama mai târziu.

2. Alegeţi Delete Record din meniul derulant.

Access 2000 face un efect-ecran extraordinar şi înghite “pe viu”


înregistrarea veche.

3. Când Access 2000 afişează caseta de dialog din Figura 6-6, luaţi o
pauză scurtă şi reflectaţi încă o dată la problema ştergerii
înregistrării.

Fig. 6-6:
Access
2000 vă
pune
întrebarea
crucială:
“Sunteţi
siguri?”
112 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Dacă sunteţi siguri, faceţi clic pe Yes şi daţi-o uitării.

Dacă nu sunteţi câtuşi de puţin siguri în această privinţă, faceţi clic pe No


şi mai gândiţi-vă ceva timp înainte de a mai exersa comanda Delete
Record pe orice alt element din tabela dumneavoastră.

În locul casetei de dialog “… Are you sure”, s-ar putea ca Access 2000 să
afişeze o casetă de dialog ca în Figura 6-7. Acest mesaj semnifică faptul că
oricât de mult aţi dori să ştergeţi înregistrarea respectivă, nu o veţi putea
face. În acest caz, lucraţi cu o tabelă care are legături cu alte tabele (tabele
relaţionale). Access 2000 nu vă va permite să înlăturaţi înregistrarea
deoarece în cealaltă tabelă există alte înregistrări care sunt legate de cea pe
care doriţi să o “omorâţi”. Îmi pare nespus da rău, dar nu puteţi scăpa de
aceasta. Dacă doriţi cu tot dinadinsul să ştergeţi înregistrarea, solicitaţi
ajutor unui ”ucigaş” de date (sau specialistului dumneavoastră local în
calculatoare) să facă pentru dumneavoastră toată această “treabă murdară”
deoarece această problemă este mult mai complicată decât se poate vedea
cu ochiul liber.

Fig. 7-7:
Această
înregis-
trare nu
pleacă
nicăieri.

Cum så refaceÆi o editare nereuçitå


Am de făcut doar două sugestii în legătură cu înlăturarea unor părţi ale unei
editări nereuşite. Din păcate, nici una dintre acestea nu este un elixir super-
grozav care să vă înapoieze în mod magic datele pierdute. Aş fi vrut ca în
încheierea capitolului să am veşti mai bune să vă dau, dar tocmai am intrat în
criză de titluri.

Prima sugestie este ca înainte de a salva orice modificare făcută, să o verificaţi


de două ori. Dacă modificarea este importantă, faceţi triplu-clic pe ea. Dacă nu
sunteţi siguri că este corect, apăsaţi tasta Enter şi faceţi modificările dorite în
tabelă. Dacă nu sunteţi siguri în privinţa datelor, nu salvaţi modificările făcute.
Este preferabil ca în primul rând să primiţi răspunsuri la întrebările pe care le
aveţi şi apoi să vă simţiţi liberi de a edita înregistrarea.

Cea de-a doua sugestie este de a aveţi şi să păstraţi o copie de siguranţă bună
pentru a recupera rapid datele care vă lipsesc şi pentru a vă putea continua
Capitolul 6: Date noi, date vechi şi date care necesită retuşări _____________
113
lucrul. Să ştiţi de la mine că copiile de siguranţă bune sunt fără pereche. Dacă
aveţi astfel de copii, se întâmplă o serie de lucruri pozitive: probabilitatea de a
pierde datele este redusă considerabil, şeful dumneavoastră vă va promova în
funcţie, camaradul de viaţă îşi va dedica necondiţionat întreaga existenţă
dumneavoastră şi în plus aţi putea câştiga chiar şi la loterie (Dacă este să spun
adevărul, copiile de siguranţă fac doar unul dintre aceste lucruri, dar, după cum
bine ştiţi, intenţia contează).
114 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Capitolul 7
Cum puteţi determina tabelele
dumneavoastră să “gândească”
cu ajutorul formaturilor,
măştilor şi al validărilor

În acest capitol
¾ Să aflăm unde “locuiesc” setările
¾ Formaturi mai bune pentru date mai simpatice
¾ Cum vă puteţi folosi de măştile de introducere pentru a ţine la distanţă datele incorecte
¾ Cum puteţi folosi validările pentru a face testări detaliate

O amenii de ştiinţă au detaliat incredibil de mult explicaţiile interminabile


referitoare la ce înseamnă verbul “a gândi”, dar definiţia dată de mine este
mult mai simplă. Aşadar, dacă vedeţi dragoni în nori, dacă vă miraţi de
aventurile întâlnite în joaca unui copil, sau dacă vă întrebaţi cum cresc florile
înseamnă că gândiţi.

Indiferent dacă utilizaţi definiţia dată de mine sau una dintre cele ale experţilor,
un lucru este cert: tabelele Access 2000 nu gândesc. Dacă aveţi cumva viziuni
de coşmar cum că aţi citi acest capitol şi apoi aţi elibera din greşeală Tabela
care îi devorează pe rivalii Microsoft, nu vă temeţi; aşa ceva nu se va întâmpla
(În orice caz, nu credeţi că dacă un astfel de scenariu ar putea deveni realitate,
Microsoft ar fi intervenit până acum?).

Acest capitol vă explică cum să catalogaţi ajutorul pe subiecte al tabelului


dumneavoastră şi cum să preveniţi “pătrunderea” unor date greşite în tabela
dumneavoastră. Capitolul se concentrează pe trei instrumente diferite:
116 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

formaturi, măşti şi reguli de validare. Aceste trei instrumente pot suna “cam
tehnic”, dar credeţi-mă că le puteţi face faţă.

FA
T Fiecărui instrument i-am “dedicat” câte o secţiune; aşadar, în cazul în care
S

căutaţi o informaţie anume, simţiţi-vă liberi de a trece direct la partea în care


găsiţi acea informaţie (şi nu vă sinchisiţi de acele calculatoare din colţ care
discută filozofie).

Cum så gåsiÆi locul în care så faceÆi


modificårile
Prima “părticică” de cunoştinţe pe care trebuie să o aveţi pentru a face toate
aceste modificări nemaipomenite în tabela dumneavoastră este să ştiţi unde
anume să le faceţi. Din fericire, toate cele trei opţiuni se găsesc în acelaşi loc,
mai precis în eticheta General a ferestrei Table Design.

Pentru a trece tabela în vizualizarea Design, urmaţi paşii de mai jos şi apoi,
pentru detalii legate de utilizarea unui format, de introducerea măştilor sau de
validarea unui câmp din tabela dumneavoastră, consultaţi secţiunea potrivită
din capitol.

1. După ce aţi deschis baza de date, faceţi clic pe tabela pe care doriţi să
o modificaţi şi apoi faceţi clic pe Design (Figura 7-1).

Fig. 7-1:
Pregătiţi-
vă pentru
o muncă
de
proiectare
serioasă.

Tabela trece în vizualizarea Design, arătându-şi punctele vulnerabile şi


plictisitoare lumii întregi.
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
117
Apropo, dacă tabela dorită se află deja în vizualizarea Datasheet, pentru a
trece la vizualizarea Design trebuie să faceţi doar clic pe butonul Design
aflat în partea stângă a barei de instrumente.

2. Faceţi clic pe numele câmpului cu care doriţi să lucraţi.

Eticheta General din secţiunea Field Properties (aflată în partea inferioară


a ferestrei) afişează detaliile câmpului curent, ca în figura 7-2. Acum
sunteţi pregătiţi să începeţi lucrul!

3. Faceţi clic în caseta potrivită a secţiunii Field Properties (de-a lungul


părţii inferioare a ferestrei) şi introduceţi modificările dorite.

Fiecare dintre următoarele trei elemente: Format, Input Mask şi Validation


Rule are câte o casetă proprie (chiar şi Validation Text are caseta proprie,
dar pentru a afla mai multe detalii despre aceasta trebuie să consultaţi
secţiunea despre validări care se află tot în cadrul acestui capitol; în acest
moment, aceste informaţii sunt încă secrete).

Fig. 7-2:
Pregătiţi-
vă pentru
că aveţi de
lucru cu
câmpul
Quantity.

4. Dacă doriţi să lucraţi cu alte câmpuri, reveniţi la pasul 2 şi reluaţi


procesul.
T
FA
Unui câmp îi puteţi adăuga simultan una, două sau trei elemente de
S

inteligenţă. Atunci când faceţi clic pe alt câmp, Access 2000 salvează
automat modificările efectuate.

5. Când aţi terminat, închideţi tabela pentru a salva modificările


efectuate.

Este clar că utilizarea formaturilor, a măştilor şi a validărilor presupune mult


mai multe detalii, dar paşii pe care trebuie să-i urmaţi pentru a începe lucrul
118 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

sunt aceiaşi, indiferent de instrumentul pe care îl utilizaţi. Secţiunile următoare


tratează separat fiecare instrument , deci puteţi continua cu cititul pentru a afla
discuţiile despre punctele forte ale instrumentelor.

A formata poate însemna a vedea


mai bine
Formaturile modifică numai modul în care vedeţi datele pe ecran, nu şi modul
în care sunt stocate acestea în tabela dumneavoastră. Deşi formatările nu le vin
de hac erorilor dumneavoastră, totuşi ele fac ca informaţiile să arate pur şi
simplu minunat (şi acest aspect valorează ceva în zilele noastre).

Trebuie să ştiţi că fiecare tip de câmp are propriul set de formaturi şi trebuie să
acordaţi o atenţie deosebită tipului de câmp cu care lucraţi. Folosirea unui
format greşit este ceva frustrant şi fără sens (şi Cel de Sus ştie că există destule
aspecte frustrante şi fără sens, fără a mai vorbi despre altele) deoarece datele
dumneavoastră nu vor arăta niciodată aşa cum trebuie, indiferent de cât de mult
veţi încerca.

Pentru a preveni această greşeală, următoarele informaţii despre formatări sunt


organizate după tipul câmpului. În funcţie de tipul câmpului cu care lucraţi
consultaţi secţiunea potrivită pentru opţiunile de formatare disponibile. Apropo,
dacă comanda dumneavoastră de formatare nu merge de prima dată (aşa mi se
întâmplă şi mie), faceţi dublu-clic pe tipul câmpului şi apoi mai analizaţi încă o
dată comenzile de formatare şi veţi vedea că veţi putea descoperi problema într-
un timp foarte scurt.

Câmpurile text çi memo


În acest caz aveţi patru posibilităţi. Din păcate, spre deosebire de alte tipuri de
câmpuri, în caseta de text Format nu există exemple alcătuite dinainte. Bănuiesc
că acest lucru înseamnă că aceste două tipuri de câmpuri sunt “ mari şi tari” şi
prin urmare nu au nevoie de ajutor.

Iată cele patru opţiuni de formatare pe care le aveţi pentru câmpurile text şi
memo:
9 Simbolul mai mare (>) face ca tot textul din câmpul respectiv să scris cu
majuscule, indiferent de tipul literelor introduse. Astfel, deşi Access 2000
stochează datele aşa cum au fost introduse, ele vor apărea scrise doar cu
litere mari. Pentru a utiliza această opţiune tot ceea ce trebuie să faceţi este
să puneţi semnul mai mare în caseta de text Format.
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
119
9 Simbolul mai mic (<) face exact inversul semnului mai mare. Simbolul mai
mic vă prezintă tot textul cu litere mici. Dacă aţi introdus textul şi cu litere
mici şi cu litere mari, Access 2000 îl afişează numai cu litere mici. Ca şi în
cazul semnului mai mare, numai datele afişate suportă schimbările pentru
a-i proteja pe inocenţi; în rest, datele sunt stocate tot ca text cu litere mici
şi mari. Aplicaţi acest format introducând simbolul “mai mic” (unul
singur) în caseta de text Format.
9 Semnul “coadă de maimuţă” (a rond, adică @) determină Access-ul să
afişeze în cadrul câmpului fie un caracter, fie un spaţiu. În cazul în care
datele câmpului sunt mai mici decât formatul, Access 2000 adaugă nişte
spaţii în plus pentru a se potrivi lungimii formatului. De exemplu, dacă un
câmp utilizează ca format @@@@@@, dar datele acestuia au lungimea
de doar trei caractere (cum ar fi Tim sau now), Access 2000 afişează trei
spaţii şi apoi datele. Dacă însă datele câmpului au lungimea de patru
caractere, formatul începutul înregistrării cu două spaţii. Vedeţi cum
funcţionează semnul “coadă de maimuţă”? (Destul de ciudat, nu-i aşa?)
9 Semnul şi (&) este formatul implicit şi înseamnă “afişează un caracter dacă
este vreunul de afişat; dacă nu este nici unul, nu întreprinde nimic.” De ce
să mai creez un format special pentru această opţiune când este de fapt
opţiunea implicită a Access 2000? Momentan …nu ştiu; rămâne un mister
pentru mine.
Apropo, spre deosebire de situaţiile semnelor mai mare şi mai mic care
solicită un singur simbol pentru întregul câmp, aici trebuie să includeţi câte
un semn “coadă de maimuţă” sau “şi” pentru fiecare caracter din câmp.
T
FA
S

Hei Access, păstrează-mi locul!


Acest sfat este catalogat ca fiind un Sfat de dumneavoastră un astfel de format de text
Tocilar, dar este atât de folositor încât a particularizat. Iată cum puteţi face acest
trebuit să încerc şi să vă spun despre ce este lucru: introduceţi @; “Unknown” [Red] în
vorba. Uneori când introduceţi datele trebuie caseta de text Format
să săriţi peste un câmp text deoarece nu aveţi
În cazul în care câmpul nu conţine o valoare,
la îndemână informaţia respectivă. Nu ar fi
această notaţie ciudată afişează cuvântul
nemaipomenit dacă Access 2000 ar marca
Unknown cu roşu. Trebuie să introduceţi
automat câmpul ca fiind alb pentru a vă
comanda exact aşa cum este exemplul
reaminti să reveniţi mai târziu şi să completaţi
(ghilimele, paranteze drepte, cemai, tot),
informaţiile.
pentru că altfel nu va funcţiona. Puteţi înlocui
Pentru a vă reuşi acest truc nu este necesar cuvântul Unknown cu orice alt cuvânt pe care-
să fiţi un magician extraordinar deoarece l doriţi deoarece comanda nu ţine cont de
Access 2000 poate crea pentru cuvântul pe care-l scrieţi între paranteze.
120 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Câmpurile number çi currency


Indivizii cei simpatici de la Microsoft au făcut tot ceea ce era mai dificil legat
de câmpurile number şi currency. Ei au realizat şase cele mai obişnuite
formaturi şi le-au aşezat într-un meniu autoderulant care se află chiar în caseta
de text Format. Pentru a stabili un câmp number sau currency, faceţi clic pe
caseta de text Format şi apoi pe săgeata îndreptată în jos care apare în partea
dreaptă a casetei. Figura 7-3 ilustrează meniul autoderulant “încărcat” cu
variantele dumneavoastră.

Fig. 7-3:
Alegeţi
formatul
visurilor
dumneavo
astră
direct din
meniu.

Fiecare nume al fiecărui format se află în partea stângă a meniului. Cealaltă


parte vă prezintă o mostră a modului în care funcţionează formatul. Iată o
analiză detaliată a celor mai obişnuite variante:
9 General Number: Acesta este formatul implicit al Access 2000. El
afişează exact ceea ce introduceţi dumneavoastră în câmp fără a mai face
nici o modificare editorială.
9 Currency: Acest format face ca un câmp number standard să arate
asemenea unui câmp currency (simbol monetar). Prezintă datele cu două
zecimale, înlocuindu-le cu zerouri în cazul în care nu există. Acest format
este şi cel care adaugă simbolul monetar respectiv, precum şi punctuaţia,
conform setărilor Regional Settings din Windows Control Panel.
9 Fixed: Acest format afişează datele câmpului sub forma unui număr precis
de zecimale. În mod implicit, acest format rotunjeşte numerele la două
zecimale. Pentru a preciza un alt număr de zecimale, folosiţi setările
Decimal Places aflate imediat sub setarea Format.
9 Standard: Acest format face acelaşi lucru ca şi Fixed şi în plus adaugă un
separator pentru mii. Modificaţi numărul decimalelor schimbând setarea
Decimal Places.
9 Percent: Acest format este folosit în special pentru procentaje. Returnează
un procentaj cu număr obişnuit de zecimale cum ar fi de exemplu
transformarea lui .97 în 97%. Să nu uitaţi să introduceţi datele respective
ca zecimale (.97 în loc de 97); altfel, Access 2000 afişează nişte procentaje
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
121
cu adevărat uluitoare, remarcabilă. Pentru a găsi o soluţie în cazul în care
este afişat 0.00% sau 1.00%, consultaţi paragraful următor.

FA
T Dacă numerele introduse de dumneavoastră sunt rotunjite la cel mai apropiat
număr întreg şi sunt mereu afişate cu zerouri în locul zecimalelor, modificaţi
S

setarea Field Size (cea care se află imediat deasupra casetei de text Format) de
la Long Integer la Single. Această setare îi comunică Access-ului 2000 să nu
uite de partea zecimală a numărului. Pe măsură ce introduceţi numărul, Access
2000 îl rotunjeşte în mod implicit la unul întreg. (Calculatoare idioate!)

Câmpurile date/time
Asemenea opţiunilor de formatare Number şi Currency, şi câmpurile data/time
au un set de formaturi încorporate disponibile din meniul autoderulant. Faceţi
clic pe caseta de text Format şi apoi pe săgeata îndreptată în jos aflată în partea
dreaptă a casetei; supusul meniu din Figura 7-4 se va ivi imediat, gata să vă
servească.

Alternativele sunt destul de uşor de înţeles, dar doresc să vă dau vreo două
sfaturi:
9 Atunci când utilizaţi una dintre formaturile mai mari precum General Date
sau Long Date, asiguraţi-vă că coloana datelor este destul de largă pentru a
afişa datele în întregime. Altfel, datele chipeşe nu au nici un sens, deoarece
lipseşte o bună parte a lor.
9 Dacă baza de date este utilizată de mai mult de o singură persoană, este
preferabilă alegerea unui format care oferă mai multe informaţii unuia care
oferă mai puţine informaţii. Formatul meu preferat este Medium Date
deoarece oferă luna şi ziua. Altfel, o dată cum este 3/7/99 ar putea provoca
confuzie pentru că persoanele din diferite ţări interpretează acest format
diferit.

Fig. 7-4:
Un format
pentru
fiecare
dată, şi o
dată
pentru
fiecare
format.
122 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Câmpurile Yes/No
Cam atât se poate spune despre un câmp cu trei opţiuni. Aşa cum ilustrează şi
Figura 7-5, alternativele de formatare prezente ale dumneavoastră sunt limitate.
În mod implicit, câmpurile Yes/No sunt setate pentru formatarea Yes/No
(uneori programatorii sunt atât de deştepţi încât nici nu ne vine să credem).
Simţiţi-vă liberi să încercaţi şi alte opţiuni, mai ales dacă au mai mult sens în
tabela dumneavoastră decât câmpurile Yes şi No.

Fig. 7-5:
Lăcaşul
formatului
este cam
... gol.

FA
T Pentru a fi afişate propriile dumneavoastră alternative în loc de plictisitoarele
Yes şi No, trebuie să introduceţi un format particularizat. Această procedură
S

funcţionează foarte asemănător cu formatul text particularizat descris anterior în


acest capitol. Un exemplu bun de format este ceva de genul: ;”In stock
“[Green];”REORDER”[Red]. Dacă elementul respectiv se află în stoc, textul In stock
apare scris cu verde; dacă nu, apare un avertisment REORDER scris cu roşu.
Dacă doriţi, înlocuiţi aceste cuvinte cu unele pe care le doriţi, deoarece Access
2000 afişează orice scrieţi dumneavoastră între ghilimele, fără să ia vreo decizie
editorială cu privire la conţinut. Asiguraţi-vă că Display Control de sub eticheta
Lookup (de lângă eticheta General) este setată pe Text Box deoarece în caz
contrar, s-ar putea ca în câmpul dumneavoastră să apară casete de validare

Ce reprezintå de fapt datele mascate?


Deşi au o denumire hazlie, măştile de introducere reprezintă nişte filtre care vă
permit să introduceţi numai anumite date în câmpul respectiv. În cazul în care
acestea sunt asociate şi cu anumite validări (discutate pe larg mai departe în
acest capitol) înseamnă că câmpurile tabelului dumneavoastră sunt foarte bine
protejate împotriva informaţiilor necorespunzătoare.

O mască de introducere este de fapt o serie de caractere care îi comunică lui


Access 2000 la ce fel de date să se aştepte a fi introduse în acest câmp. Dacă
doriţi ca un anumit câmp să conţină numai numere şi nici măcar o literă, o
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
123
mască de introducere este cea care vă poate ajuta în acest sens şi cea care poate
realiza efectiv acest lucru. O mască poate rezolva şi situaţia inversă (numai
litere şi nici un număr) şi aproape toate combinaţiile între acestea. Măştile de
introducere sunt stocate în zona Input Mask a etichetei General a câmpului,
împreună cu restul elementelor descrise în acest capitol.

Mai mult de jumătate din câmpurile unei tabele Access 2000 pot avea propriile
lor măşti de introducere. Înainte de a crea masca trebuie să ştiţi exact cum arătă
datele câmpului. În cazul în care scopul dumneavoastră este de a stoca adrese,
crearea unei măşti care să permită introducerea exclusivă a literelor într-un
câmp nu este de nici un folos. Trebuie să “cunoaşteţi” datele respective
îndeaproape înainte de a vă “prosti” cu măştile de introducere.

FA
T Măştile de introducere funcţionează cel mai bine cu date scurte şi foarte
S

consecvente. Toate numerele şi combinaţiile de numere şi litere care seamănă


sunt nişte candidaţi excelenţi pentru un astfel de rol. Numerele care reprezintă
un cod pentru piesele de schimb, unităţile de măsură pentru stocuri, codurile
poştale, numerele de telefon şi numerele de la asistenţă socială pur şi simplu
“vă imploră” să folosiţi măşti pentru a vă asigura că în câmp vor fi introduse
datele corecte.

Puteţi crea o mască de introducere în unul din următoarele două moduri: puteţi
introduce manual masca sau îi puteţi cere ajutor “Vrăjitorului” Mască. Si, ca şi
cum ar avea noroc, “Vrăijtorul” Mască de introducere nu este nici foarte
“strălucit”; cu alte cuvinte se poate spune că acesta cunoaşte numai elemente
legate de câmpurile text şi dată şi chiar şi în această situaţie “Vrăjitorul” nu vă
oferă decât câteva opţiuni pentru a vă face viaţă mai uşoară. Pentru a realiza
mai mult de atât trebuie să vă trosniţi articulaţiile şi să o faceţi manual.

Utilizarea “Vråjitorului” Mascå de


introducere
FA
T Dacă realizaţi o mască pentru un număr de telefon, un număr al asistenţei
sociale, un cod poştal al Statelor Unite ale Americii sau pur şi simplu pentru un
S

câmp date and time, “Vrăjitorul” Mască de introducere vă va ajuta cu mare


bucurie. “Vrăjitorul” Mască de introducere nu se pricepe la altceva în afară de
aceste câmpuri, aşa că nu-i cereţi ajutor dacă aveţi alte probleme care nu sunt
legate de câmpurile de tip time/date sau text.

Pentru a solicita ajutor “Vrăjitorului”, urmaţi paşii:

1. După ce aveţi fişierul bază de date deschis, faceţi clic pe tabela cu care
doriţi să lucraţi şi apoi pe Design.
124 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Efectul va fi trecerea tabelului în modul de vizualizare Design.

2. Faceţi clic pe numele câmpului pe care doriţi să-l modificaţi.

Eticheta General a secţiunii Field Properties (jumătatea inferioară a


ferestrei) afişează detaliile câmpului curent.

3. Faceţi clic pe caseta Input Mask.

Cursorul “sare” pur şi simplu în caseta Input Mask, iar la dreapta acesteia apare
un buton mic cu trei puncte care este de fapt butonul Build care intră în acţiune
în cadrul pasului următor.

4. Faceţi clic pe butonul Build din partea dreaptă a casetei de text Input
Mask.

Efectul va fi apariţia “Vrăjitorului”, care va avea o descindere


spectaculoasă cum este ilustrar şi în Figura 7-6.

Fig. 7-6:
“Vrăjitorul”
Mască de
introducere
nu face
prea multe,
dar se
străduieşte
din greu.

Puteţi folosi “Vrăjitorul” numai cu câmpuri de tip date şi text. Aveţi grijă
şi nu-l înfuriaţi pe Vrăjtor incitâdu-l să lucreze cu un alt tip de câmp.

Dacă Access 2000 se plânge de faptul că “Vrăjitorul” nu este instalat


înseamnă că nu aţi făcut opţiunile corespunzătoare atunci când aţi instalat
Access 2000 (nu vă necăjiţi dacă primiţi acest mesaj de eroare; şi eu am
păţit la fel). Pentru a rezolva problema, luaţi CD-ROM-ul original Access
2000 sau Office 2000 şi puneţi-l în drive-ul dumneavoastră de CD-ROM.
Inchideţi Access 2000 şi apoi alegeţi Start→Settings→Control Panel. In
fereastra Control Panel faceţi dublu-clic pe Add/Remove Programs şi
urmaţi întocmai prompterele care apar pentru a instala instrumentele de
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
125
dezvoltare Access 2000. Dacă vă aflaţi în cadrul unei corporaţii şi nu aveţi
CD-ROM-ul master original, luaţi legătura cu colegii de la Departamentul
de informatică pentru a primi ajutor.

5. Faceţi clic pe varianta dorită şi apoi pe Next.

Caseta de dialog afişează codul meschin din spatele măştii şi pe lângă


acesta şi alte câteva informaţii (Figura 7-7).

Fig. 7-7:
Iată ce
spune
“Vrăjitorul”
că aveţi
nevoie.

Dacă alegeţi opţiunea Password (Figura 7-6) nu vă mai rămâne de făcut


nimic altceva, aşa că puteţi face clic pe Finish.

6. Dacă vreţi să vă jucaţi cu masca de introducere şi să vedeţi dacă face


într-adevăr ceea ce doriţi dumneavoastră, faceţi clic pe zona Try It din
partea inferioară a casetei de dialog. Când aţi terminat, faceţi clic pe
Finish pentru a utiliza masca cu câmpul dumneavoastră.

Efectul va fi apariţia măştii în zona Input Mask pe ecranul proiectării


tabelului (puteţi face clic pe Cancel pentru a renunţa la treaba cu masca
cea meschină şi pentru a-l face pe “Vrăjitor” să dispară).

Dacă faceţi clic pe Next în loc să faceţi clic pe Finish, “Vrăjitorul” vă


oferă o alternativă secretă legată de stocarea caracterelor împreună cu
datele dumneavoastră. “Vrăjitorul” vrea să ştie dacă doriţi ca ghilimelele,
slash-urile şi parantezele pe care le afişează masca de introducere a datelor
să fie stocate în tabela dumneavoastră împreună cu datele introduse.
Opţiunea implicită în acest caz este No şi vă recomand să o lăsaţi aşa.
Pentru a finaliza procesul, faceţi clic pe Finish.
126 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Realizarea manualå a unei måçti


Unele proiecte sunt mai satisfăcătoare decât dacă aţi face chiar dumneavoastră
ceva. Realizarea unei măşti de introducere a datelor cu propriile dumneavoastră
mânuţe, cu nervi tari şi cu ajutorul acestor instrucţiuni v-ar putea da acelaşi
sentiment de reuşită (Dacă se întâmplă aşa, vă rog să solicitaţi în cel mai scurt
timp ajutor profesional deoarece vă aflaţi în pericolul de a deveni un tehnoid).

9 Treaba pe care o fac măştile de introducere a datelor nu este extraordinar


de complicată, dar adesea se întâmplă ca o mască să pară complicată după
ce a fost realizată. Chiar şi în acest caz nu trebuie să vă îngrijoraţi. După ce
vă familiarizaţi cu aceste elemente, realizarea măştilor de introducere
“puternice” vi se va părea foarte simplă.
9 Prietenii mi-au spus acelaşi lucru despre ski-ul acvatic, dar pe parcursul
primei mele lecţii am bănuit că ei încercau într-adevăr să mă înece şi să
facă astfel încât să pară un accident nevinovat al sporturilor pe apă. Aveţi
cuvântul meu de onoare că realizarea măştilor de introducere a datelor în
Access 2000 nu aduce nimic cu situaţia anterioară (În afară de aceasta,
cum vă puteţi îneca în faţa unui calculator?).

Dispunând de o introducere încurajatoare, pregătiţi-vă să vă suflecaţi mânecile


şi repeziţi-vă asupra goop-ului alfabetic al măştilor de introducere. Pentru
proiectarea şi utilizarea unei măşti de introducere a datelor trebuie să urmaţi
doar câţiva paşi:

1. Luaţi o foaie de hârtie şi scrieţi un exemplu de date a căror


introducere în tabelă ar fi permisă de către mască.

Aşa cum am amintit mai devreme în acest capitol, primul pas din procesul
măştilor de introducere este cunoaşterea datelor.

FA
T Dacă informaţiile pe care le stocaţi au variaţii uşoare (cum este cazul
codurilor pentru piesele de schimb care se termină fie cu o combinaţie
S

literă/număr, fie cu una literă/literă), luaţi şi exemple ale diferitelor


posibilităţi pentru ca masca dumneavoastră de introducere a datelor să le
accepte pe toate.

2. Faceţi o descriere simplă a datelor în care să apară şi specificarea


elementelor care sunt obligatorii şi care sunt opţionale.

Dacă mostra dumneavoastră este un cod pentru piese de schimb


asemănător lui 728816ABC7, scrieţi şase numere, trei litere, un număr
deoarece toate aceste părţi sunt obligatorii. Dacă aveţi vreo variaţie, nu
uitaţi să permiteţi introducerea acestora. Diferenţa între un număr şi o
literă sau un număr poate fi decisivă, vitală.
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
127
Informaţiile obligatorii trebuie să fie introduse în câmp (asemenea unui
număr de telefon). Elementele opţionale nu sunt mai mult de atât: sunt pur
şi simplu opţionale (cum ar fi de exemplu un cod pentru zonă sau un
număr de anexă). Access 2000 utilizează coduri diferite pentru datele
obligatorii şi opţionale aşa că trebuie să faceţi deosebire între ele.

3. Creaţi o mască de introducere pentru datele dumneavoastră utilizând


codurile din Tabelul 7-1.

Croirea drumului prin tabelă şi realizarea măştii sunt lucruri simple


deoarece dumneavoastră ştiţi ce tip de date stocaţi (numere, litere, sau
altele), ştiţi de câte caractere aveţi nevoie.şi dacă fiecare dintre acestea este
obligatoriu sau opţional.

FA
T Pentru a include ghilimele, un salsh sau o paranteză în mască
dumneavoastră puneţi un backslash în faţa acesteia. Pentru a include mai
S

multe caractere, puneţi ghilimele înainte şi după ele. De exemplu, masca


pentru un număr de telefon cu cod pentru zonă este! \(999”) “000\-000.
Pentru a încadra între paranteze codul ariei şi pentru a pune încă un spaţiu
între codul ariei şi numărul de telefon, această mască utilizează şi
backslash-ul şi ghilimelele (pentru a afla care este motivul pentru care am
folosit semnul de exclamare în acest exemplu consultaţi secţiunea “Semnul
exclamării: îl îndrăgiţi de îndată ce-l cunoaşteţi”).

Iată o întrebare-fulger aşa, pentru a vedea dacă sunteţi atenţi: Codul de arie
din exemplul anterior este obligatoriu sau opţional? Dar numărul de
telefon? De ce? Scrieţi un răspuns lung şi detaliat pe o foaie de hârtie
foarte mică, apoi rupeţi-o în bucăţele mici şi aruncaţi-o în aer precum
confettiile. Ce este aşa amuzant?

4. În cazul în care câmpul dumneavoastră conţine litere şi doriţi ca


acestea să fie scrise mereu numai cu litere mari, adăugaţi simbolul mai
mare (>) la începutul măştii dumneavoastră.

FA
T Pentru a fi scrise mereu numai cu litere mici, folosiţi semnul mai mic (<)
în loc de semnul mai mare.
S

Acum sunteţi pregătiţi să-i spuneţi lui Access 2000 despre masca
dumneavoastră de introducere.

5. Urmaţi paşii de la începutul capitolului (“Cum să găsiţi locul în care


să faceţi modificările”); când ajungeţi la pasul 3, faceţi clic pe caseta
Input Mask.

Cursorul scobitoare care clipeşte “sare“ pur şi simplu în această casetă,


fiind pregătit pentru a începe acţiunea.
128 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

6. Introduceţi cu mare grijă masca dumneavoastră în zona Input Mask a


secţiunii Field Properties (priviţi Figura 7-8).

Fig. 7-8:
Introdu-
cerea unei
măşti
pentru
câmpul
Code.

Nu vă speriaţi dacă masca arată ca o versiune literară a monstrului


Frankenstein; frumuseţea este un element opţional în lumea tehnologiei.

7. La sfârşitul măştii adăugaţi ;;_ (două semne punct şi virgulă şi o


liniuţă de subliniere)

Aceste trei caractere îi comunică lui Access 2000 să afişeze o liniuţă de


subliniere acolo unde doriţi să apară fiecare literă. Acest pas nu este
obligatoriu, dar cred că măştile de introducere au mai mult sens dacă au şi
această opţiune. Bineînţeles că avantajele şi beneficiile dumneavoastră pot
varia.

8. Faceţi clic pe butonul Table View de pa bara de instrumente pentru a


verifica munca dumneavoastră.

Încercaţi să introduceţi ceva în câmpul cu masca tocmai realizată. Aceasta


ar trebui să prevină situaţiile în care s-ar încerca introducerea unor
informaţii incorecte. Dacă nu funcţionează, treceţi tabela din nou în modul
de vizualizare Design (faceţi clic pe butonul Design View aflat în partea
stângă a barei de instrumente) şi faceţi câteva rectificări.

Dacă adăugaţi o mască unei tabele existente, aceasta nu poate descoperi


datele incorecte care sunt deja introduse în tabelă. Pentru a verifica aceste
date trebuie să faceţi clic pe fiecare intrare din câmpul cu mască (da, aţi
înţeles corect: aceasta înseamnă că va trebui să faceţi clic pe fiecare
înregistrare a câmpului respectiv din tabelă). Dacă este ceva în neregulă,
Access 2000 vă comunică însă numai după ce faceţi clic.
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
129
Tabel 7-1 Coduri pentru masca de introducere
Tipul caracterelor Codul obligatoriu Codul opţional
Numai cifre (de la 0 la 9) 0(zero) 9
Cifre şi semnele +/- Nu este disponibil # (semnul american pentru pound)
Numai litere (de la A la Z) L ? (semnul întrebării)
Numai litere sau cifre A a (trebuie să fie literă mică)
Orice caracter sau spaţiu & (şi) C
T
FA
S

Semnul exclamării: îl îndrăgiţi de îndată ce-l cunoaşteţi

Mie mi-a luat ceva timp să mă obişnuiesc cu de telefon în spaţiile pentru numărul de telefon.
semnul exclamării, dar în orice caz măştile Totul pare a fi în regulă, însă aceasta se
mele de introducere au fost foarte “fericite” întâmplă până apăs pe Enter. După ce fac
şi fără acest semn. Nici chiar explicaţiile această acţiune, numărul meu de telefon de
fişierului de ajutor online al lui Access 2000 şapte cifre este afişat ca fiind (555) 121-2.
nu m-au făcut să-mi schimb părerea Îîîî … nu este exact ceea ce mă gândeam eu şi
(Bănuiesc că în cazul în care explicaţiile aceasta deoarece Access 2000 a introdus
acestui fişier ar fi avut sens, ar fi existat o numerele din stânga, începând cu numerele
şansă să mă influenţeze). opţionale din codul zonei (numerele pe care nu
le-am introdus).
În timp ce mă jucam cu exemplul numărului de
telefon mi-am dat seama în cele din urmă ce rol Prin adăugarea semnului exclamării la masca
are semnul exclamării şi de ce este atât de de introducere, Access 2000 începe umplerea
folositor. Acest semn îi comunică lui Access măştii cu date de la dreapta. De această dată,
2000 că trebuie să umple câmpul cu informaţii numărul de telefon apare pe ecran ca fiind ( )
începând din dreapta şi nu din stânga. Deşi 555-1212, care reprezintă exact ceea ce mi-am
această noţiune poate suna asemenea unor dorit dintotdeauna.
bâlbâieli incoerente ale unui tocilar supra
cofeinizat, constituie de fapt un lucru Apropo, semnul exclamării poate fi introdus
important; lăsaţi-mă să vă arăt de ce. oriunde în cadrul măştii, dar ar fi bine să
încercaţi să vă obişnuiţi să-l puneţi la început
În cazul exemplului cu numărul de telefon, sau la sfârşit. Vă sugerez să faceţi astfel încât
codul zonei este opţional, dar numărul în sine semnul exclamării să fie primul caracter din
este obligatoriu. Dacă nu include şi semnul de mască din simplu motiv că aflându-se în
exclamare în mască, Access 2000 mă lasă să această poziţie va fi imposibil să-l uitaţi.
“sar“ peste codul zonei şi să introduc un număr
130 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Validårile: Testul digital de alcoolemie
Cel de-al treilea instrument (şi poate cel mai puternic) al Războiului împotriva
datelor incorecte este validarea. Cu o validare, Access 2000 testează într-adevăr
datele primite pentru a se asigura că sunt ceea ce aţi dorit dumneavoastră în
tabelă. Dacă datele nu sunt corecte, validarea afişează un mesaj de eroare (nu
aveţi încotro; trebuie să vă străduiţi să înţelegeţi ce spune) şi vă forţează practic
să introduceţi datele din nou.

Ca şi celelalte opţiuni din acest capitol, validările se află în cadrul etichetei


General a zonei Field Properties. Două elemente se referă la validări: Validation
Rule şi Validation Text. Regula este chiar validarea respectivă. Textul este
mesajul de eroare pe care doriţi să-l afişeze Access 2000 atunci când sunt
introduse date care nu se supun validării.

FA
T Validările funcţionează cel mai bine cu câmpuri de tip number, currency şi date.
S

Realizarea unei validări pentru un text este posibilă, însă trebuie să ştiţi că
validările devin foarte complicate într-un timp foarte scurt. Pentru a vă proteja
sănătatea şi a vă păstra coafura intactă, Tabelul 7-2 vă prezintă câteva validări
gata realizate care acoperă cele mai obişnuite necesităţi. Acestea sunt organizate
după tipul câmpului şi prin urmare, este foarte simplu să găsiţi regula de
validare care se potriveşte cel mai bine scopului dumneavoastră.

Am inclus diferite tipuri de exemple pentru a vă atrage atenţia asupra puterii


operatorilor logici pe care îi folosesc validările. Simţiţi-vă îndrituiţi de a
combina şi a potrivi operatorii în funcţie de necesitate şi dorinţă. Jucaţi-vă cu
FA
T acestea şi să vedem ce puteţi realiza!
S

9 Atunci când utilizaţi AND, nu uitaţi că pentru a fi respectată regula trebuie


să fie adevărate ambele părţi ale validării.
9 În cazul lui OR, numai una dintre părţi trebuie să fie adevărată pentru ca
întreaga regulă să fie respectată.
9 Aveţi mare grijă atunci când combinaţi exemplele >= şi <= pentru că este
foarte simplu să apară accidental o situaţie care nu va fi adevărată
niciodată (cum ar fi <=0 AND >=100).
Capitolul 7: Cum puteţi determina tabelele dvs. să „gândească” ____________
131
Tabelul 7-2 Validări pentru multe situaţii
Tipul câmpului Regula de validare Definiţie
Număr >0 Trebuie să fie mai mare ca zero
Număr <> 0 Nu poate fi zero (trebuie să fie diferit de
zero)
Număr > 0 şi < 100 Trebuie să fie între 0 şi 100 (exclusiv)
Număr >= 0 şi <= 100 Trebuie să fie între 0 şi 100 (inclusiv)
Număr <= 0 sau >= 100 Trebuie să fie mai mic decât 0 sau mai
mare decât 100 (inclusiv)
Dată >= dată ( ) Trebuie să fie data de astăzi sau o dată
ulterioară
Dată >= dată ( ) sau Is Null Trebuie să fie data de astăzi, o dată
viitoare sau să rămână gol
Dată < dată ( ) Trebuie să fie o dată anterioară celei de
astăzi
Dată >= #1/1/90# şi Trebuie să fie o dată între 1 ianuarie 1990
<=dată ( ) şi astăzi (inclusiv)
132 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Capitolul 8
Cum să faceţi astfel încât
foile dumneavoastră de date
să danseze

În acest capitol
¾ Învârtindu-vă în jurul foii de date
¾ Ajustarea lărgimii coloanelor, a înălţimii rândurilor şi multe altele
¾ Vizualizarea foii de date cu un font total diferit
¾ Schimbarea fundalului

E ste cam plictisitor să aveţi o foaie de date nouă care să arate şi să


funcţioneze asemenea oricărei alte foi de date existente. Unde este
creativitatea în acest caz? Unde este unicitatea? Unde sunt viaţa, libertatea şi
urmărirea, căutarea ultimelor noutăţi extraordinare?

În mod sigur Access 2000 este un program de baze de date şi bazele de date nu
sunt cunoscute în general ca fiind sufletul petrecerii, dar aceasta nu înseamnă că
sunteţi prins într-o lume monotonă a foilor de date care arată la fel. Acest
capitol examinează instrumentele pe care le aveţi la dispoziţie pentru a
transforma chiar şi cea mai sumbră foaie de date într-o prezentare grozavă şi
uşoară de parcurs a datelor dumneavoastră.

T Paginile care urmează se concentrează pe subiectul trucurilor foilor de date,


FA
adică lucruri pe care să le faceţi atunci când lucraţi cu informaţii într-o foaie de
S

date. Aceste trucuri funcţinează şi cu foi de date din tabele şi cu foi de date din
dynasets; aşadar utilizaţi-le pentru a hoinări prin foile de date şi pentru a
îmbunătăţi, să perfecţionaţi toate foile de date pe care le întâlniţi. Dacă nu aţi
auzit până acum de dynasets nu vă îngrijoraţi deoarece sunt dezbătute pe larg în
Partea a IIIa.
134 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Råtåcind din loc în loc


Atunci când apare o tabelă în modul de vizualizare Datasheet, Access 2000 vă
oferă o fereastră cu datele dumneavoastră. Acea fereastră afişează un anumit
număr de rânduri şi coloane, dar ceea ce vedeţi dumneavoastră cu siguranţă că
nu este întregul matrapazlâc (asta în cazul în care nu aveţi o tabelă cu adevărat
mic). Pentru a putea vedea mai mult trebuie să vă deplasaţi prin tabelă, ceea ce
înseamnă să mutaţi fereastra pentru a vedea ce altceva se mai află pe acolo.

Access 2000 vă oferă câteva modalităţi de a “hoinări” printr-o foaie de date.


Alegerea uneia dintre acestea depinde de cât de departe doriţi să ajungeţi:

9 Pentru a vă deplasa de la un câmp la altul: folosiţi săgeţile direcţionale


dreapta şi stânga (→←). Acelaşi efect îl puteţi obţine executând clic cu
mouse-ul pe săgeţile barelor de defilare orizontale.
9 Pentru a vă deplasa între înregistrări: încercaţi săgeţile direcţionale sus
şi jos (↑ ↓). Dacă sunteţi un împătimit al mouse-ului, faceţi clic pe săgeţile
de la sfârşitul barei de defilare verticale.
9 Pentru a afişata o nouă pagină de date: Tastele PgUp şi PgDn (în
funcţie de tastatura pe care o aveţi dumneavoastră aceste taste pot fi
denumite Page Up şi Page Down). PgUp şi PgDn ajută la defilarea
verticală prin foaia de date, iar Ctrl+PgUp şi Ctrl+PgDn vă ajută la
defilarea orizontală. Acelaşi efect îl puteţi obţine prin efectuarea unui clic
pe barele de defilare.

Tabelul 8-1 oferă o imagine asupra acestui proces dintr-un punct de vedere gen
“o combinaţie de taste după alta”. În acest moment, parcurgând sfaturile de
deplasare anterioare şi tabelul care urmează, cunoaşteţi cam toate modalităţile
de a vă deplasa printr-o foaie de date Access 2000.
Capitolul 8: Cum să faceţi astfel încât foile dvs. de date să danseze__________
135
Tabel 8-1 Deplasarea într-o tabelă
Combinaţia de taste sau tasta Ce se întâmplă
de control
Ctrl+End Se deplasează la ultimul câmp al ultimei
înregistrări din tabelă
Ctrl+Home Se deplasează la primul câmp al primei
înregistrări din tabelă
Ctrl+PgDn Defilează un ecran la dreapta
Ctrl+PgUp Defilează un ecran la stânga
↓ Trece cu o înregistrare mai jos în tabelă
End Se deplasează la ultimul câmp al înregistrării
curente
Home Se deplasează la primul câmp al înregistrării
curente
Bara de defilare orizontală Defilează o fereastră mai la dreapta sau mai la
stânga în cadrul tabelului
← Se deplasează cu un câmp mai la stânga în
cadrul înregistrării curente
Rotiţa IntelliMouse Rotiţi rotiţa pentru a defila prin tabelă mai sus
sau mai jos cu trei înregistrări deodată (această
facilitate este disponibilă numai cu mouse-ul
IntelliPoint şi cu software-ul de driver.)
Butonul rotiţă IntelliMouse Apăsaţi rotiţa asemenea unui buton şi aceasta
va deveni o super tastă direcţională; defilaţi un
rând sau o coloană deodată prin tabelă (această
facilitate este disponibilă numai cu mouse-ul
IntelliPoint şi cu software-ul de driver.)
PgDn Defilează un ecran mai jos
PgUp Defilează un ecran mai sus
→ Se deplasează mai la dreapta cu un câmp în
cadrul înregistrării curente
↑ Se deplasează mai sus cu o înregistrare în cadrul
tabelului
Bara de defilare verticală Defilează mai sus sau mai jos cu o fereastră în
cadrul tabelului
136 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Cum puteÆi vedea mai mult sau mai
puÆin din datele dumneavoastrå
Primul element de pe lista de adaptare a foii de date este să vă pierdeţi vremea
cu aspectul foii dumneavoastră de date şi credeţi-mă că aveţi destule chestiuni
cu care să vă ocupaţi timpul. La prima vedere, foaia dumneavoastră de date
pare destul de pământească, asemănătoare celei din Figura 8-1. Pentru a o
dichisi un pic, puteţi modifica lărgimea coloanei, înălţimea rândului şi ordinea
coloanelor şi de asemenea mai puteţi să ancoraţi o coloană în timp ce restul
coloanelor defilează împrejur. La naiba, puteţi chiar să faceţi astfel încât
coloanele să dispară temporar.

Fig. 8-1:
Ambele
coloane
ItemName
şi
Description
sunt
îngustate
brutal.

Fiecare dintre următoarele secţiuni examinează câte o tehnică de modificare a


modului cum arată datele dumneavoastră. Puteţi utiliza o opţiune (cum ar fi
lărgimea coloanei) sau mai multe opţiuni; dumneavoastră decideţi. Fiecare
ajustare este independentă de celelalte şi, în plus, aceste schimbări nu afectează
cu nimic datele dumneavoastră; tot ceea ce fac ele este să determine apariţia
diferită a datelor pe ecran.

Majoritatea comenzilor pot fi accesate cu ajutorul mosue-ului, dar unele dintre


ele vă trimit înapoi la bara de meniuri. Dacă o comandă se găseşte în ambele
locuri, să ştiţi că funcţionează la fel, indiferent de unde o accesaţi.
Capitolul 8: Cum să faceţi astfel încât foile dvs. de date să danseze__________
137

IntelliMouse-ul: O nouă modalitate de a vă deplasa din loc în loc


Dacă aţi fost binecuvântaţi cu un date în direcţia în care mişcaţi mouse-ul
IntelliMouse Microsoft nou şi cu software- (Această manevră funcţionează întocmai
ul său special de drive IntelliPoint înseamnă unei metode “clic şi tragere” cu singura
că aveţi un instrument în plus pentru a diferenţă că în locul butonului stânga
defila printre foile de date Access 2000. mouse folosiţi rotiţa mouse-ului.).
Intre cele două butoane obişnuite,
IntelliMouse-ul se mândreşte cu o rotiţă Dacă petreceţi o bună parte din timp cu
care se comportă ca un al treilea buton. Access 2000 sau “sărind” de la o aplicaţie
Office 2000 la alta, vă sugerez să testaţi
Acţionarea rotiţei are ca efect defilarea a mouse-ul dumneavoastră. Fiecare program
câte trei linii deodată în sus şi în jos în utilizează rotiţa mouse-ului puţine diferit,
cadrul foii dumneavoastră de date. dar toate programele (chiar şi Windows-ul
însuşi) o utilizează pentru a vă face viaţa
Efectul executării unui clic pe rotiţă şi al mai uşoară.
tragerii este mutarea ferestrei prin foaia de

După ce aţi făcut oricare dintre aceste modificări tabelului dumneavoastră nu


uitaţi să-i spuneţi lui Access 2000 să salveze aceste schimbări ale tabelului
pentru că în caz contrar toată munca dumneavoastră cea dificilă este pierdută pe
vecie. Pentru a-l atenţiona pe Access 2000 fie că alegeţi File→Save din bara de
meniuri, fie că închideţi pur şi simplu fereastra, caz în care Access 2000 vă
îndeamnă să salvaţi noua formatare.

Modificarea låÆimii coloanei


Cu toate că Access 2000 este destul de inteligent, are probleme atunci când vine
vremea să-şi dea seama cât de largă trebuie să fie o coloană. De fapt, Access
2000 renunţă la a se mai gândi atât şi setează toate coloanele la aceeaşi lărgime
şi astfel unele fiind mult prea largi pentru informaţiile conţinute, iar altele mult
prea înguste. Mie mi se pare că această soluţie este cam slăbuţă pentru un
program puternic cum este Access 2000.

Stabilirea unei lărgimi noi a unei coloane este o operaţie rapidă; iată ce aveţi de
făcut:
138 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

1. Dacă aveţi tabela în modul de vizualizare Datasheet, puneţi pointer-ul


mouse-ului pe bara verticală aflată în dreapta câmpului nume
(Figura 8-2).

Pointer-ul mouse-ului se schimbă într-o bară cu săgeţi împlântate pe


fiecare parte.

2. Faceţi clic şi ţineţi apăsat butonul stânga mouse în timp ce mişcaţi


corespunzător mouse-ul.

Pentru a lărgi coloana mişcaţi mouse-ul la dreapta iar pentru a o îngusta


mişcaţi mouse-ul la stânga.

Fig. 8-2:
Gata
pregătit
pentru a
lărgi
coloana.

3. Atunci când lărgimea este cea dorită, eliberaţi butonul mouse-ului.

Precum arată şi Figura 8-3, coloana cu noua sa dimensiune este ancorată.

Fig. 8-3:
Aşa arată
mult mai
bine!
Capitolul 8: Cum să faceţi astfel încât foile dvs. de date să danseze__________
139
Modificarea înålÆimii rândului
Access 2000 se descurcă ceva mai bine în această problemă a înălţimii râdurilor
decât în problema lărgimii coloanelor. Aşadar, acesta lasă în mod automat
destul spaţiu pentru a separa rândurile simultan cu afişarea pe ecran a unor
informaţii îndestulătoare. Si totuşi Access 2000 mai are destule elemente de
îmbunătăţit deoarece dumneavoastră nu puteţi vedea toate datele din câmpurile
cele mai lungi ale tabelului. Modificarea înălţimii rândului rezolvă această
problemă prin afişarea mai multor date în fiecare câmp, numărul coloanelor
afişate pe ecran rămânând acelaşi.

Ca şi în cazul modificării lăţimii unei coloane, şi în cazul ajustării înălţimii


rândului pentru a obţine rezultatul dorit sunt necesare doar câteva clic-uri:

1. În timpul vizualizării tabelului dumneavoastră în modul Datasheet


poziţionaţi pointer-ul mouse-ului în partea stângă a ferestrei pe linia
dintre oricare două rânduri ale foii dumneavoastră tabelare (Figura
8-4).

Fig. 8-4:
Va apărea
(sau va
dispărea?)
un rând
mai înalt.

Pointer-ul mouse-ului se schimbă într-o bară orizontală cu săgeţi


împlântate vetical.

2. Faceţi clic şi ţineţi apăsat butonul stânga mouse apoi mişcaţi mouse-ul
pentru a modifica înălţimea rândului.

Pentru a mări înălţimea rândului mişcaţi mouse-ul în jos. Mişcaţi mouse-ul


în sus pentru a micşora înălţimea rândului şi a-şi pune amprenta asupra
datelor din câmpul respectiv.
140 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

3. Atunci când înâlţimea câmpului este cea dorită, eliberaţi butonul


mouse-ului.

Access 2000 reafişează tabela care are acum o nouă înălţime pentru rândul
respectiv (priviţi Figura 8-5).

Reorganizarea coloanelor
Atunci când aranjaţi tabela nu vă gândiţi prea mult la modul în care se succed
câmpurile şi implicit coloanele (care câmp urmează cărui alt câmp). De cele
mai mult ori datele apar pe ecran exact aşa cum doriţi dumneavoastră însă
uneori este necesar să faceţi puţină agitaţie.

Fig. 8-5:
Datele
umplu
automat
noul spaţiu
al
câmpului.

Pentru a muta un câmp într-o poziţie diferită în cadrul foii de date utilizaţi paşii
următori:

1. Faceţi clic pe numele câmpului coloanei pe care doriţi să o mutaţi apoi


faceţi clic şi ţineţi apăsat butonul stânga mouse.

Întreaga coloană se întunecă şi pointer-ul mouse-ului se schimbă într-o


săgeată cu o casetă mică la bază (priviţi Figura 8-6).

2. Trageţi coloana la destinaţia nouă.

În timp ce mişcaţi mouse-ul apare şi o bară întunecată care se mişcă între


coloane, arătându-vă unde va “ateriza” coloana atunci când eliberaţi
butonul mouse-ului. Dacă eliberaţri butonul mouse-ului din greşeală
înainte de apariţia barei întunecate, Access 2000 nu va muta coloana. În
Capitolul 8: Cum să faceţi astfel încât foile dvs. de date să danseze__________
141
acest caz reluaţi procedura de la pasul 1 (şi ţineţi mouse-ul strâns de
această dată).

Fig. 8-6:
Sunteţi
pregătiţi
pentru a
muta acea
coloană.

3. Când coloana este în poziţia dorită eliberaţi butonul mouse-ului.

Coloana, datele şi toate cele se mută în noul loc (priviţi Figura 8-7).

Fig. 8-7:
Aducerea
şi
poziţiona-
rea coloa-
nei în
vederea
unei
“aterizări”
lente şi
plăcute.

Cum så ascundeÆi o coloanå


Ascunderea unei coloane este una dintre acele facilităţi care par complet
neimportante până în momentul în care aveţi nevoie de ele şi atunci ele
valorează cât greutatea lor în aur. Dacă doriţi ca o anumită coloană să nu fie
afişată temporar pe ecran, pur şi simplu ascundeţi-o pe micuţă. Datele sunt încă
în tabelă dar nu apar pe ecran. Prea grozav, nu-i aşa?
142 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Pentru a ascunde o coloană, urmaţi paşii:

1. Având tabela în modul de vizualizare Datasheet, faceţi clic-dreapta pe


numele coloanei pe care doriţi s-o ascundeţi.

Întreaga coloană se întunecă şi apare un meniu derulant.

2. Alegeţi Hide Columns din meniu (priviţi Figura 8-8).

{Uff!} Coloana dispare.

FA
T
Pentru a ascunde mai multe coloane deodată, faceţi clic şi trageţi peste numele
S

coloanelor pe care doriţi să le faceţi să dispară şi apoi alegeţi Format→Hide


Columns.

Fig. 7-7:
Jocul de-a
v-aţi
ascunselea
cu
coloanele.

Când sunteţi pregătiţi pentru a aduce înapoi coloanele afectate temporar, urmaţi
paşii:

1. Alegeţi Format→Unhide Columns.

Efectul va fi apariţia unei casete de dialog mici în care sunt listate toate
câmpurile tabelului curent. Câmpurile care au un semn de selectare în
caseta de lângă ele sunt deja afişate.

2. Faceţi clic pe oricare dintre casetele de validare neselectate care se


află chiar lângă coloana respectivă pe care doriţi să o vedeţi din nou
pe ecran şi apoi faceţi clic pe butonul Close (priviţi Figura 8-9).
Capitolul 8: Cum să faceţi astfel încât foile dvs. de date să danseze__________
143

Fig. 8-9:
Aha, am
descoperit
locul în
care se
ascunde!

În funcţie de numărul de câmpuri din listă, s-ar putea să fie necesar să


defilaţi ceva pentru a găsi toate câmpurile.

Efectuarea unor modificări de proiectare în modul


de vizualizare Datasheet; pericol, Will Robinson!
Până în acest moment, toate elementele o coloană nouă în foaia de date ceea ce se
discutate în acest capitol modifică numai traduce de fapt într-un câmp nou din tabelă.
modul în care arată foaia dumneavoastră de Opţiunea Lookup Column porneşte
date, fără a exista şi modificări asupra “Vrăjitorul” Căutare şi vă ajută să inseraţi o
tabelului de sub aceasta. Mutarea sau coloană pentru datele extrase dintr-o altă
ascunderea coloanelor, schimbarea lărgimii tabelă, iar opţiunea Delete Column sugerează
coloanelor şi ajustarea înălţimii rândurilor, ceea ce face prin chiar numele său, adică
toate acestea sunt setări inofensive care fac şterge o coloană (reamintiţi-vă că Access
pur şi simplu ca lumea dumneavoastră 2000 anulează numai ultima acţiune
digitală să fie un loc mai plăcut. efectuată de dumneavoastră, aşă că vă
recomand să nu ştergeţi nimic până în
Povestea ia însă o altă întorsătură când vine
momentul în care sunteţi absolut siguri că
vorba de opţiunile Rename Column, Insert
acesta este lucrul pe care trebuie să-l faceţi,
Column, Lookup Column şi Delete Column
adică să distrugeţi respectivul element).
care se află în cadrul meniului derulant care
apare prin executarea unui clic-drepta mouse. Aşadar, cu ajutorul acestor opţiuni puteţi
De fapt aceste opţiuni modifică structura modifica structura tabelului. Dacă doriţi să
tabelului dumneavoastră, aşa că luaţi-o încet aflaţi mai multe amănunte despre aceste
şi trataţi-le cu grijă! opţiuni şi despre modul în care trebuie să
acţionaţi pentru a le utiliza în siguranţă,
Opţiunea Rename Column schimbă numele
consultaţi Capitolul 9 (este foarte important).
câmpului, iar opţiunea Insert Column adaugă
144 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

“ÎngheÆarea“ unei coloane


Dacă aveţi mai multe câmpuri într-o tabelă, probabil că nu încap toate în
fereastră. Pe măsură ce defilaţi dintr-o parte în alta a tabelului, câmpurile apar
constant într-o parte a ferestrei şi dispar din cealaltă parte. Ce se întâmplă însă
dacă doriţi să vă uitaţi la o coloană care se află tocmai într-o parte a tabelului în
timp ce vă uitaţi la câmpurile aflate în cealaltă parte?

Secretul constă în “îngheţarea” coloanei la locul său. Această acţiune ancorează


o coloană în partea stângă a ferestrei astfel încât ea să rămână în acelaşi loc în
timp ce dumneavoastră defilaţi fericiţi înainte şi înapoi prin tabelă. Bineînţeles
că există şi un pas de “dezgheţare”; doar nu vreţi ca tabelele dumneavoastră să
răcească, aşa-i?

Iată paşii pe care trebuie să-i urmaţi pentru a “îngheţa” o coloană:

1. Faceţi clic-dreapta pe numele coloanei pe care doriţi s-o “îngheţaţi”.

Coloana se întunecă şi apare de acum aşteptatul meniul derulant.

2. Din meniul derulant alegeţi Freeze Columns.

Acum coloana este ancorată la locul său şi puteţi defila cu impunitate


înainte şi înapoi prin tabela dumneavoastră (şi nu aveţi nici restricţii).

Dacă doriţi să “îngheţaţi” mai mult de o coloană selectaţi coloanele prin ţinerea
apăsată a tastei Shift şi prin efectuarea unui clic pe numele coloanelor.
Menţinerea apăsată a tastei Shift şi executarea clic-ului pe numele coloanelor
formează “graniţa” de coloane pe care doriţi să le “îngheţaţi”. Faceţi clic pe
numele primei coloane, ţineţi apăsată tasta Shift şi apoi faceţi clic pe numele
celei de-a doua coloane pentru a evidenţia toate coloanele dintre acestea. Atunci
T când toate coloanele pe care doriţi să le “îngheţaţi” sunt evidenţiate, alegeţi
FA
Format→Freeze Columns din bara de meniuri şi imediat toate coloanele sunt
S

ancorate pe locul respectiv.

Când doriţi să “dezgheţaţi” coloanele, alegeţi Format→Unfreeze All Columns.


Capitolul 8: Cum să faceţi astfel încât foile dvs. de date să danseze__________
145
Jucând-vå cu fonturile în tabela
dumneavoastrå
Access 2000 fiind programul dumneavoastră de bază înclinat spre afaceri vă
afişează tabela cu un font de bază înclinat spre afaceri. Cu toate acestea, acest
lucru nu înseamnă că sunteţi obligaţi să menţineţi acel font pe vecie (acesta este
un lucru bun deoarece acel font iniţial este plictisitor). Dumneavoastră deţineţi
controlul asupra fontului, stilurilor şi chiar şi asupra culorii cu care vă apar
datele. Decizia vă aparţine, aşa că de ce să nu vă trăiţi viaţa la maxim şi să nu
încercaţi să daţi un nou look tabelului dumneavoastră?

Aceste setări se aplică întregii tabele şi nu doar unui anumit rând sau unei
anumite coloane.

Pentru a schimba fontul, stilul sau culoarea tabelului dumneavoastră, urmaţi


paşii:

1. Având tabela în vizualizarea Datasheet, alegeţi Format→Font.

Efectul va fi apariţia pe ecran a casetei de dialog Font.

2. Faceţi clic pe opţiunea dumneavoastră din lista Font aflată în partea


stângă a casetei (priviţi Figura 8-10).

Fig. 8-10:
Acest font
este
grozav,
dar oare
va arăta
bine în
tabelă?

Access 2000 vă prezintă o previzualizare a fontului respeciv în caseta


Sample aflată în partea dreaptă a casetei de dialog.
146 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

T
FA Cel mai bine este să alegeţi un font True Type decât oricare altă opţiune.
S

Fonturile True Type au ca simbol un dublu T, simbol aflat în listă chiar


lângă ele.

3. Faceţi clic pe stilul preferat din lista Font style.

S-ar putea ca unele fonturi să nu aibă toate opţiunile stilului obişnuit


(normal, bold adică aldin, italic adică cursiv şi bold italic adică aldin
cursiv). Opţiunile pe care le aveţi depind de modul în care au fost instalate
fonturile pe sistemul dumneavoastră. Pentru mai multe detalii referitoare la
fonturi şi fişiere de fonturi consultaţi cărţile următoare: “Windows 95 For
Dummies” (ediţia a doua), “Windows 98 For Dummies” sau “Windows
NT 4 For Dummies” care-l au ca autor pe Andy Rathbone (IDG Books
Worldwide, Inc.).

4. Pentru a alege o altă dimensiune a fontului faceţi clic pe un număr din


lista Size.

Ca şi în cazul stilului, există şi fonturi care nu sunt disponibile în toate


mărimile.
• Dacă alegeţi un font True Type la pasul 2, stabilirea
dimensiunii nu este o problemă deoarece fonturile True Type
pot fi dimensionate după dorinţă (Windows le dă orice mărime
necesară).
• Dacă la pasul 2 aţi făcut clic pe un font de imprimat (acelea
care au alături o pictogramă a unei imprimante), alegerea
mărimii fontului poate fi limitată doar la câteva dimensiuni.

Morala poveştii este să folosiţi fonturile True Type cât mai intens posibil.

5. Dacă doriţi o culoare nouă, faceţi clic pe săgeata de lângă caseta Color
şi alegeţi culoarea preferată din meniul autoderulant care apare.
T
FA Aproape aţi terminat; acum este timpul să vă uitaţi la caseta Sample şi să
S

vedeţi dacă opţiunile dumneavoastră arată bine împreună. Dacă nu arată


bine, faceţi clic pe Cancel şi reluaţi toată procedura de la pasul 1.

6. Pentru a selecţiunile dumneavoastră de font faceţi clic pe OK.

Acum, foaia de date afişează tabela dumneavoastră cu noul său look


rafinat (priviţi Figura 8-11).
Capitolul 8: Cum să faceţi astfel încât foile dvs. de date să danseze__________
147

Fig. 8-11:
Îîîî…înapoi
la paleta
de desenat
fonturi.

Cum så faceÆi astfel încât datele


dumneavoastrå så arate tridimensional
Această modificare de final este pur cosmetică, dar să ştiţi că chiar şi tabelelor
le place să se simtă confortabil în ceea ce priveşte modul în care arată. Access
2000 vă oferă câteva opţiuni tridimensionale şi care arată grozav pentru foaia
dumneavoastră de date. Dacă există cumva vreo soluţie la problema legată de
foile de date care sunt plictisitoare din cauza modului în care arată, 3-D
(dimensiunea tridimensională) este aceea (deoarece opţiunile tridimensionale
servesc tocmai acestui scop).

Pentru a vă transforma foaia de date într-o operă de artă grozavă, urmaţi paşii:

1. Din bara de meniuri alegeţi Format→Datasheet.

Efectul va fi apariţia pe ecran a casetei de dialog Datasheet Formatting.

2. Pentru a obţine un look grozav tridimensional faceţi clic pe unul din


butoanele radio Raised sau Sunken din aria Cell Efect (priviţi Figura
8-12).

În caseta Sample puteţi previzualiza selecţiunea dumneavoastră (eu cred


că Raised arată bestial şi este o opţiune cu care este foarte simplu de lucrat,
dar bineînţeles că asta este părerea mea, este preferinţa mea).
T
FA
Dacă nu doriţi ca liniile de grilă (adică liniile care separă rândurile şi
S

coloanele) să vă umple fără sens foaia de date, lăsaţi opţiunea Flat la Cell
Efect şi faceţi clic pe casetele de validare Gridelines Shown pentru a
rămâne goale.
148 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

3. Când aţi terminat, faceţi clic pe OK.

Foaia de date se schimbă în conformitate cu selecţiile dumneavoastră,


exact cum este ilustrat în Figura 8-13.

Fig. 8-12:
Alegerea
este
făcută; să
vedem ce
am
realizat.

Fig. 8-13:
Mmda, îmi
convine!

Dacă nu sunteţi cu adevărat valoroşi în privinţa combinaţiilor de culori,


lăsaţi de-o parte setările culorilor. In cazul meu, din cauza faptului că în
mod regulat am tendinţa de a purta îmbrăcăminte cu linii şi ecosez, îl las
pe Access 2000 să se descurce singur cu această opţiune.
Capitolul 9
Sfaturi de modificare a tabelului
cu propriile dumneavoastră
mânuţe

În acest capitol
¾ Negarea standard a fenomenului “autor îngrijorat”
¾ Adăugarea unui câmp la tabelul dumneavoastră
¾ Îndepărtarea unui câmp de care nu mai aveţi nevoie
¾ Schimbarea numelui unui tabel

S chimbările fac parte din viaţă, cel puţin în cazul în care sunteţi proprietarul
unei case. O pată de vopsea colo, un perete nou dincolo şi în scurt timp casa
dumneavoastră devine un talmeş-balmeş din cauza faptului că treburile nu prea
se termină niciodată. De exemplu, soţia mea a renunţat să mai spere în legătură
cu modernizarea prizelor electrice din casa noastră cea veche. Am lucrat la
acestea vreo trei ani sau ceva de genul ăsta şi în final am reuşit să termin de
aranjat opt prize, alte opt au rămas de rezolvat,dar nu a rămas nimeni care să
aibă grijă şi de acestea. Am reparat cam o priză pe trimestru, şi aceasta s-a
întâmplat de obicei pentru că eram impulsionat de faptul că trebuia să bag în
priză ceva care nu se potrivea cu priza veche.

Pe de altă parte, bazele mele de date au o poveste cu totul diferită. In acest caz
sunt un Bob Vila digital cu toate elementele bine organizate şi actualizate. Când
mă apuc să modific un tabel termin treaba chiar acolo şi în acel moment. Soţia
mea spune că această diferenţa are de-a face cu aversiunea mea faţă de munca
fizică, dar adevăratul motiv sunt de fapt instrumentele pe care le oferă Access
2000 pentru a fi rezlovate toate treburile (asta şi în plus faptul că ciocanele pur
şi simplu nu mă simpatizează).
150 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Fie că adăugaţi un câmp nou, că înlăturaţi unul vechi sau că faceţi alte
modificări subtile care afectează tabelul dumneavoastră sau datele din acesta,
trebuie să ştiţi că acest capitol vă ghideză prin întreg procesul. Asiguraţi-vă că
citiţi prima secţiune a capitolului înainte de a încerca să practicaţi chirurgia pe
tabelele dumneavoastră. Acolo vă aşteaptă câteva capcane neîndurătoare pe
care doresc să le rataţi cu siguranţă.

Chiar dacă puteţi realiza unele probleme din acest capitol în vizualizarea
Datasheet, în general nu vă recomand această abordare. In cazul vizualizării
Datasheet, dacă există ceva care nu merge aşa cum trebuie, o simplă modificare
făcută în această vizualizare se poate transforma rapid într-un dezastru de date
inimaginabil. Aşadar, în loc să lucraţi în vizualizarea Datasheet, mai bine
operaţi modificările necesare în vizualizarea Design, unde aveţi control deplin
asupra procesului. Paşii acestui capitol vă poartă prin multitudinea de asemenea
modificări realizate în vizualizarea Design.

Acest capitol poate pune în pericol


design-ul tabelului dumneavoastrå
Sunt întru totul de acord cu a vă face un comentariu plăcut, dar acum chiar nu
este momentul.

Pentru a crea o atmosferă cât mai adecvată acestui capitol am vrut să încep cu
imagini mari şi foarte colorate ale unor elemente care de obicei şi în mod
implicit au desenat pe ele semnul “pericol- nu atingeţi”, aşa cum sunt de pildă
aligatorii agili, leii care rag şi caseta “Accept să mă verificaţi ”de pe formularul
dumneavoastră de înregistrare a impozitului pe venitul global. Redactorul meu
mi-a sugerat să folosesc mai bine o pictogramă de avertizare. În numele
compromisului (şi din cauza faptului că în zilele de astăzi este foarte dificil să
găseşti redactori buni) am fost de acord cu propunerea sa.

Vă rog ca pe parcursul acestui capitol să păşiţi în vârful degetelor şi aceasta


deoarece vă jucaţi cu infrastructura întregului dumneavoastră sistem de baze de
date. O singură greşeală (şi în special cele ce ţin de ştergere) poate cauza căderi
masive de păr, frustrări puternice şi modificări pe scară largă ale datelor
dumneavoastră. Pe scurt: este grav.
Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mânuţe _______
151
Adåugarea unui câmp nou chiar
lângå pian
Indiferent de cât de bine vă plănuiţi treburile, uneori pur şi simplu uitaţi să
includeţi un anumit câmp atunci când proiectaţi tabelul dumneavoastră. Sau, se
mai poate întâmpla ca după ce utilizaţi tabelul o vreme să descoperiţi nişte date
neprevăzute care necesită un adăpost. Fără a ţine cont de circumstanţe, Access
2000 nu face mare caz din problema adăugării unui câmp nou.

Adăugarea unui câmp nou în tabelul dumneavoastră nu durează decât un


moment. Înainte de a începe această acţiune, asiguraţi-vă că cunoaşteţi
următoarele informaţii. Această presupune un proiect bun în hârtie şi creion, aşa
că înşfăcaţi-vă instrumentele şi gândiţi-vă la următoarele elemente:

9 Exemple tipice ale datelor care vor fi conţinute în câmpul respectiv


9 Tipul câmpului (text, number, yes/no, şi aşa mai departe)
9 Dimensiunea necesară a câmpului pentru a putea cuprinde datele
respective (dacă este cazul)
9 Numele pe care vă gândiţi să-l daţi câmpului respectiv
9 Care anume este locul câmpului în cadrul design-ului tabelului

O coloană este acelaşi lucru cu un câmp?


Răspunsul la această întrebare lirică (o datele dintr-o înregistrare anume. Dacă
coloană este acelaşi lucru cu un câmp?) este modificaţi codul poştal al unei persoane
“da”. In jargonul programului Access 2000, într-un tabel de adrese, nu modificaţi
coloanele şi câmpurile sunt de fapt unul şi întreaga coloană ci schimbaţi numai
acelaşi lucru. Când sunteţi în modul de valoarea câmpului acelei înregistrări.
vizualizare Datasheet şi inseraţi o coloană
Iată un sfat care vă va ajuta să faceţi
într-un tabel, dumneavoastră adăugaţi de fapt
diferenţa între cei doi termeni: atunci când
câte un câmp nou fiecărei înregistrări. Dacă
Access 2000 vă “vorbeşte” despre coloane
alcătuiţi un câmp în vizualizarea Design, ceea
înseamnă că se referă la un câmp anume al
ce faceţi nu este altceva decât să creaţi o
fiecărei înregistrări din tabel. Atunci când
coloană nouă pentru foaia de date. Oricum aţi
programul se referă la un câmp, înseamnă
spune-o (sau aţi realiza-o), obţineţi acelaşi
că se raportează la datele unei părţi a unei
rezultat.
înregistrări anume.
Aşadar, când se deosebeşte un câmp de o
coloană? Acestea diferă atunci când editaţi
152 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Având aceste informaţii la îndemână, sunteţi pregătiţi să alcătuiţi un câmp nou.


Pentru a adăuga câmpul în modul de vizualizare Design, urmaţi paşii:

1. Având fişierul bază de date deschis, faceţi clic-dreapta pe tabelul cu


care doriţi să lucraţi şi alegeţi Design View din meniul derulant care
apare.

Efectul va fi apariţia structurii tabelului în modul de vizualizare Design.

2. Evidenţiaţi rândul unde doriţi să inseraţi câmpul dumneavoastră cel


nou prin executarea unui clic pe butonul rândului aflat la stânga
coloanei Field Name.

La prima vedere unele lucruri par simple, dar dificil de explicat; iar acest
pas face parte din acest gen de lucruri. Acestea fiind zise, aruncaţi o privire
la Figura 9-1 pentru a vă ajuta să înţelegeţi mai bine această manevră.

Un singur clic micuţ selectează tot rândul; grozav, nu-i aşa?

3. Din meniul principal alegeţi Insert→Rows.

Access 2000 inserează un rând drăguţ, gol exact acolo unde aţi făcut clic.
Tot ceea ce există sub acel rând se mută mai jos cu un rând pentru a face
loc pentru noul sosit.

FA
T Nu vă îngrijoraţi în legătură cu datele dumneavoastră; Access 2000 are
grijă de efortul depus. Inserarea unui rând nou nu afectează cu nimic nici
S

un element din tabel. Stergerea unui rând (descrisă pe larg în secţiunea


următoare a acestui capitol) este o altă poveste, dar abia mai târziu veţi afla
mai multe amănunte referitoare la această problemă.

4. Faceţi clic pe zona Field Name a noului rând şi apoi introduceţi


numele noului câmp.

Numele câmpului se revarsă uşor în zona text.


Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mânuţe _______
153

Fig. 9-1:
Pentru a
selecta un
rând întreg
faceţi clic
pe butonul
din stânga.

5. Apăsaţi Tab pentru a vă muta în coloana Data Type şi apoi faceţi clic
pe săgeata îndreptată în jos pentru a alege tipul de date al câmpului
din lista autoderulantă (priviţi Figura 9-2).

Fig. 9-2:
Alegeţi un
tip de date
din listă.

Dacă nu sunteţi siguri ce tip de dată se potriveşte cel mai bine pentru acest
câmp, întoarceţi-vă la Capitolul 4.

6. Apăsaţi tasta Tab pentru a trece în zona Description şi apoi


introduceţi o descriere sumară a chestiunilor pe care le conţine acest
câmp.

Deşi acest pas este opţional, vă recomand cu ardoare să adăugaţi şi o


descriere; credeţi-mă pe cuvânt!
154 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

7. Salvaţi modificările efectuate prin alegerea File→Save sau prin


efectuarea unui clic pe butonul Save aflat pe bara de instrumente.

Felicitări, ştiam eu că puteţi să o faceţi!

Cum så vå luaÆi “la revedere” de la un


câmp (çi de la toate datele acestuia)
Vremurile se schimbă şi acelaşi lucru se întâmplă şi cu necesităţile locurilor de
stocare a datelor dumneavoastră. Atunci când unuia din câmpurile
dumneavoastră i-a trecut vremea, trimiteţi-l la Tabelul Cel De Sus din Ceruri
prin ştergerea lui din proiectul dumneavoastră. Atunci când scăpaţi de un câmp,
scăpaţi de asemenea şi de toate datele din câmpul respectiv. Probabil că deja
ştiţi acest lucru, însă chestiunea este atât de importantă încât doresc să mă
asigur în această privinţă.
9 Distrugerea unui câmp şterge toate datele acestuia. Aveţi cu grijă!
9 Dacă datele din tabel sunt importante pentru dumneavoastră faceţi o copie
de siguranţă înainte de a şterge oricare dintre câmpurile tabelului, deoarece
întotdeauna este mai simplu să faceţi astfel copii de siguranţă. Şi astfel,
când s-a dus, este bun dus.
9 Dacă datele din câmp nu sunt importante, de ce să vă mai deranjaţi cu
acest pas? Mai bine duceţi-vă şi faceţi ceva amuzant!

Iată cum să ştergeţi un câmp din tabelul dumneavoastră:

1. Având baza de date deschisă, faceţi clic-dreapta pe tabelul pe care


intenţionaţi să-l modificaţi şi apoi, din meniul derulant alegeţi
Design→View.

Efectul va fi apariţia pe ecran a ferestrei Design, plină până la refuz cu


proiectul tabelului dumneavoastră.

2. Faceţi clic pe butonul gri aflat în partea stângă a zonei Field Name pe
care intenţionaţi să o ştergeţi.

Acest pas are ca efect evidenţierea câmpului condamnat astfel încât toate
celelalte câmpuri să ştie ce se va întâmpla şi care este victima.

3. Din meniul principal alegeţi Edit→Delete Rows.

Efectul va fi apariţia pe ecran a Dialogului Condamnării care vă va întreba


dacă doriţi într-adevăr să faceţi această faptă (priviţi Figura 9-3). Dacă
Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mânuţe _______
155
Asistentul Office vă ajută în permanenţă cu Access 2000, înseamnă că vă
oferă o versiune un pic mai prietenoasă a Dialogului Condamnării, dar
întrebarea rămâne aceeaşi.

4. Pentru a şterge câmpul faceţi clic pe Yes, iar dacă vă răzgândiţi, faceţi
clic pe No.
T
FA Dacă ştergeţi câmpul şi imediat după aceea aţi fi dorit să nu o fi făcut,
S

apăsaţi Ctrl+Z sau alegeţi Edit→Undo Delete (priviţi Figura 9-4) şi


câmpul dumneavoastră revine imediat din “lumea de dincolo”.

Fig. 9-3:
Nu faceţi
clic pe
acest
buton
decât dacă
sunteţi
absolut
siguri că
doriţi acel
lucru.

Fig. 9-4:
V-aţi
răzgândit?
Pentru a
aduce
câmpul
înapoi
faceţi clic
aici.

5. Pentru ca ştergerea să fie definitivă, alegeţi File→Save sau faceţi clic


pe butonul Save de pe bara de instrumente.

Cuvântul cheie al acestui pas este definitivă, ca şi atunci când se spune “de
care nu vom mai auzi si cu care nu ne vom mai intâlni vreodată”. După
efectuarea acestui pas nu mai puteţi reveni la ce a fost înainte; ceea ce s-a
dus s-a dus.
156 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Un câmp cu orice alt nume conÆine în
continuare aceleaçi chestiuni
Lui Access 2000 nu-i pasă deloc cum denumiţi câmpurile tabelului
dumneavoastră. Cu siguranţă că există nişte reguli tehnice conform cărora un
nume de câmp legal trebuie să arate într-un anumit fel, dar vorbind din punct de
vedere editorial, programul lasă toată această chestiune la latitudinea
dumneavoastră. La urma urmelor, numele câmpurilor sunt un element cu
adevărat uman (umanoizi prostuţi, alergăm mereu pentru a denumi diferite
lucruri).

Access 2000 vă oferă două posibilităţi de a schimba numele unui câmp:

9 Reintroducerea numelui câmpului în modul de vizualizare Design (aceasta


constituie modalitatea oficială, conform Tocilarilor pe care îi cunosc)
9 Clic-dreapta pe numele câmpului în vizualizarea Datasheet (modalitatea
intuitivă).

Secţiunile următoare explică ambele metode. Vă recomand să urmaţi acea


metodă pe care o înţelegeţi mai bine.

Modificarea numelui unui câmp în modul


de vizualizare Design
Iată cum puteţi schimba numele unui câmp utilizând vizualizarea Design,
versiunea lui Access 2000 pentru o casetă de reglare digitală pentru tabelele
dumneavoastră:

1. Faceţi clic-dreapta pe tabelul pe care doriţi să-l modificaţi şi apoi, din


meniul derulant alegeţi Design View.

Efectul va fi apariţia tabelului, ridicat cu menghina pentru a fi reparat în


vizualizarea Design View (Mai mult decât sigur că fiecare secvenţă de paşi
din acest capitol începe cu acest pas, dar tot trebuie să începeţi de undeva,
corect?).

2. Faceţi clic pe câmpul pe care intenţionaţi să-l redenumiţi şi apoi


apăsaţi tasta F2 pentru a-l evidenţia (priviţi Figura 9-5).
Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mânuţe _______
157

Fig. 9-5:
Numele
câmpului
este
evidenţiat
şi este
pregătit
pentru o
schimbare.

Numele câmpului tremură dinainte la priveliştea următorului pas al


dumneavoastră.

3. Introduceţi un nume nou pentru câmpul respectiv.

Din cauza faptului că aţi evidenţiat numele câmpului înainte de a introduce


ceva, Access 2000 scrie automat noul nume peste cel vechi, întocmai cum
este ilustrat în Figura 9-6.

4. Pentru a salva modificările efectuate, alegeţi File→Save sau faceţi clic


pe butonul Save de pe bara de instrumente.

Acum, procesul este desăvârşit!

Fig. 9-6:
Noul nume
îşi ocupă
graţios
locul din
tabel.
158 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante

Modificarea numelui unui câmp în modul


de vizualizare Datasheet
Redenumirea unui câmp în cazul vizualizării Datasheet necesită cam tot acelaşi
număr de paşi dar unele persoane cred că această metodă este mai simplă. În
numele diversităţii vă prezint în continuare paşii pe care trebuie să-i urmaţi
pentru a schimba numele unui câmp în modul de vizualizare Datasheet:

1. Având tabelul deschis, faceţi dublu-clic pe tabelul pe care doriţi să-l


modificaţi.
Surpriză; în acest caz, primul pas este diferit faţă de tot restul paşilor!
După ce aţi supravieţuit şocului apariţiei unui set nou de instrucţiuni,
observaţi că tabelul apare pe ecran în vizualizarea Datasheet.

2. Faceţi clic-dreapta pe numele câmpului pe care doriţi să-l schimbaţi


(aflat în partea superioară a ferestrei Datasheet).
Coloana este evidenţiată pe neaşteptate şi apare un meniu derulant.

3. Din meniul derulant apărut, alegeţi Rename Column (Figura 9-7).


Numele coloanei se luminează, adunându-şi toate forţele pentru
schimbarea iminentă.

4. Introduceţi numele nou şi apoi apăsaţi tasta Enter.


Chiar dacă realizaţi schimbarea în vizualizarea Datasheet, Access 2000
modifică de fapt design-ul tabelului.
5. Pentru ca schimbarea să fie definitivă, faceţi clic pe butonul Save aflat
pe bara de instrumente sau alegeţi File→Save.
Si un alt câmp îşi găseşte fericirea şi semnificaţia într-un nume nou şi
stilat. Felicitări; aţi terminat!
Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mânuţe _______
159

Fig. 9-7:
Cereţi şi vi
se va da,
însă în
acest caz,
pentru a
redenumi o
coloană
trebuie să
faceţi clic-
dreapta.
160 ______________________________ Partea II: Tabele cu adevărat tentante
Partea a III-a

Găsirea răspunsului final


pentru orice problemă
(ei bine, nu chiar orice)

Al 5­lea val de Rich Tennant

“Ei bine, este evident că


unul dintre câmpurile
tabelului navigabil
este corupt.”
În aceastå parte…
E ste plăcut să adunaţi electronic toate datele într-un
singur loc, dar dacă tot ceea ce faceţi cu acestea este să
le îngrămădiţi pe hard-disc în loc să le răspândiţi prin
biroul dumneavoastră, ce-aţi câştigat? (în afară de un birou mai
puţin dezordonat?)
Cu riscul de a suna asemenea unei broşuri publicitare trebuie
să vă spun că una dintre cele mai grozave facilităţi ale Access
2000 este posibilitatea de a interacţiona cu datele
dumneavoastră. Din cauza faptului că acesta este un produs
pentru calculatoare, nu puteţi să spuneţi pur şi simplu că
dumneavoastră interacţionaţi sau chestionaţi datele; nu, asta ar
fi prea uşor. În jargonul bazelor de date, se spune că interogaţi
tabelele.
Chiar dacă sună mai bine atunci când spuneţi că veţi interoga
ceva, decât dacă aţi spune că sunteţi pe punctul de a pune o
întrebare, conceptul de bază este acelaşi. Această parte dezbate
pe larg întregul concept de interogare, începând cu întrebări
simple şi continuând cu prevestiri din ce în ce mai complexe.
Ţin să vă spun că toate acestea sunt chestiuni “zemoase”, aşa
că înainte de a începe să “săpaţi” aceste probleme ar fi bine să
aveţi un apetit considerabil.
Capitolul 10
Căutări rapide folosind opţiunile
Find, Filter şi Sort

În acest capitol
¾ Utilizarea comenzii Find
¾ Sortarea bazei dumneavoastră de date
¾ Utilizarea facilităţii Filter by selection
¾ Utilizarea facilităţii Filter by form

P robabil că nu este nevoie să vă spun eu ce fac bazele de date: vă ajută să


stocaţi şi să organizaţi informaţiile care sunt importante în lumea
dumneavoastră. Mă îndoiesc că acesta este un concept nou pentru
dumneavoastră, cu toate că şi indexurile 3 x 5 fac acelaşi lucru (şi pariez că nu
aţi cheltuit niciodată 600$ pentru a-i face upgrade casetei dumneavoastră de
card-uri). Pentru a fi justificate toate pagubele adică timpul pierdut, trauma
suferită precum şi căderea de păr abundentă, bazele de date realizează ceva
cenici măcar un întreg vraf de produse din hârtie nu ar putea să realizeze lucruri
de genul examinării unei întregi “grămezi” de date într-o singură clipită şi
găsirii imediate a acelei informaţii misterioase.

Datorită magiei comenzilor Find, Sort şi Filter, Access 2000 ţine evidenţa şi
reorganizează chestiunile din tabelele dumneavoastră mai rapid ca niciodată.
Când aveţi nevoie de un răspuns rapid la o întrebare simplă, aceste trei comenzi
sunt gata să vă sară în ajutor. Acesta capitol vă prezintă aceste comenzi în
ordinea dată adică începând cu opţiunea cea rapidă intitulată Find, continuând
cu facilitatea flexibilă numită Filter şi terminând cu opţiunea de organizare Sort.
T
FA
Facilităţile Find, Filter şi Sort sunt foarte folositoare în cazul în care doriţi să vi
S

se răspundă la întrebări scurte şi nesemnificative (cum ar fi “Cine este acel


client din Tucumcari?”). Pentru a obţine răspunsuri la întrebări stufoase,
164 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

importante, de dimensiuni apreciabile şi hairy (cum ar fi “Câte persoane din


Seattle au cumpărat pulovere de lână în weekend-urile anului trecut?”), nu aveţi
încotro şi trebuie să apelaţi tot la o interogare completă. Nu vă îngrijoraţi din
cauza acestei ameninţări deoarece capitolul următor vă explică pe îndelete care
este toată treaba cu interogările, oferindu-vă detalii simple şi atractive (OK,
poate că este într-adevăr şi plin de detalii vagi, dar vă promit că este amuzant,
totuşi).

Cum så gåsiÆi diferite chestiuni în


tabelul dumneavoastrå
Când doriţi să urmăriţi o anumită înregistrare chiar în acel moment, realizarea
unei interogări speciale adecvate acestei situaţii este deja prea mult. Din
fericire, Access 2000 are o modalitate “rapidă şi murdară” de a găsi o anumită
informaţie din cadrul tabelelor proiectelor şi a machetelor dumneavoastră; mai
concret, comanda Find.

Opţiunea Find este disponibilă atât pe bara de instrumente cât şi în meniul


principal (alegeţi Edit→Find sau, pentru persoanele care preferă tastatura
apăsaţi Ctrl+F). Lui Access 2000 nu-i pasă în ce mod alertaţi comanda Find
deoarece pe orice drum aţi lua-o, ea funcţionează la fel.

FA
T Deşi utilizarea comenzii Find ca atare este destul de simplă, dacă ştiţi în plus şi
câteva trucuri face ca opţiunea Find să dea tot ceea ce are ea mai bun. După ce
S

cunoaşteţi elementele de bază legate de opţiunea Find (cele descrise în


secţiunea următoare), şi doriţi să puteţi adapta comanda Find după dorinţă,
aruncaţi o privire şi asupra sfaturilor care se află în secţiunea intitulată ”Cum să
adaptaţi o căutare pentru a se realiza rapid şi cu acurateţe ridicată”. Secţiunea
respectivă “purică” setările opţiunii Find pentru în vederea unor misiuni de
căutare mult mai detaliate.

Gåsirea primelor lucruri în primul rând


(çi a urmåtoarelor mai apoi)
Utilizarea comenzii Find este o sarcină destul de uşoară. Iată cum funcţionează:

1. Deschideţi tabelul sau macheta în cadrul căreia doriţi să căutaţi.


Capitolul 10: Căutări rapide folosind opţiunile Find, Filter şi Sort _________
165
Da, într-adevăr, opţiunea Find funcţionează şi în vizualizarea Datasheet şi
în cazul machetelor Access. Pentru mai multe detalii referitoare la
machete, treceţi direct la Capitolul 22.

2. Faceţi clic pe câmpul în cadrul câruia doriţi să faceţi căutarea.

Comanda Search caută în câmpul curent al tuturor înregistrărilor din tabel,


aşadar asiguraţi-vă că faceţi clic pe câmpul corect înainte de a porni
procesul de căutare. Lui Access 2000 nu-i pasă pe care înregistrare faceţi
clic; atâta timp cât câmpul este corect, Access 2000 este fericit (şi nu uitaţi
că este foarte important ca software-ul dumneavoastră să fie fericit!).

3. Porniţi comanda Find fie prin executarea unui clic pe butonul Find de
bara de instrumente, fie alegând Edit→Find.

Efectul este intrarea în acţiune a casetei de dialog Find.

4. În caseta Find What introduceţi textul pe care îl căutaţi (Figura 10-1).


T
FA Înainte de a începe căutarea opriţi-vă un moment pentru a vă verifica
S

ortografia. Access 2000 nu nu este destul de isteţ pentru a-şi da seama că


atunci când scrieţi trei vroiaţi de fapt să fie grei.

Fig. 10-1:
Caseta de
dialog Find
se
pregăteşte
pentru o
căutare
muzicală.

5. Pentru a începe căutarea, faceţi clic pe Find Next.

Până să număraţi dumneavoastră până la unu din optime în optime,


comanda Find găseşte înregistrarea dorită, mută cursorul acolo şi
evidenţiază textul respectiv.

Dacă comanda Find nu găseşte nimic care să se potrivească, se lamentează


în cadrul unei casete de dialog micuţe în legătură cu insuccesul său. În
acest caz, faceţi clic pe OK pentru a dispărea caseta de dialog şi apoi
asiguraţi-vă că aţi făcut clic pe câmpul corect şi dacă aţi ortografiat totul
166 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

corect în caseta Find What. De asemenea, puteţi dori să consultaţi


opţiunile speciale ale facilităţii Find care se află în secţiunea următoare
pentru a vedea dacă vreuna dintre acestea constă în “zăpăcirea” căutării
dumneavoastră.

FA
T Ce faceţi însă dacă se întâmplă ca prima înregistrare găsită de Access 2000 nu
este cea pe care o căutaţi dumneavoastră? Să presupunem că l-aţi căutat pe al
S

doilea, pe al treilea sau pe al paisprezecelea John Smith din tabel; nici o


problemă acesta este şi motivul pentru care caseta de dialog Find are un buton
intitulat Find Next. Faceţi clic pe Find Next până când Access 2000 fie că se va
îndrepta către înregistrarea dorită, fie vă comunică faptul că renunţă la căutare.

Cum så adaptaÆi o cåutare pentru a se


realiza rapid çi cu acurateÆe ridicatå
Uneori, nu este suficient să vă fie oferite informaţii numai în caseta Find What,
deoarece fie că găsiţi prea multe înregistrări, fie că cele localizate şi care s-au
potrivit nu sunt cele dorite de dumneavoastră. Cea mai bună modalitate de a
reduce numărul înregistrărilor care se nu se potrivesc întru totul dorinţelor
dumneavoastră este de a adăugă mai multe detalii la căutarea dumneavoastră.
Mai trebuie să ştiţi că o potrivire exactă face ca căutarea să fie mult mai rapidă.

Access 2000 vă oferă câteva instrumente diferite pentru a adapta cât mai fin o
căutare Find. Iată o listă sumară a opţiunilor variate şi modul lor de utilizare.
Toate aceste descrieri presupun faptul că dvs. aţi deschis deja caseta de dialof
Find fie prin executarea unui clic pe butonul Find de pe bara de instrumente, fie
prin alegerea Edit→Find. Primele două setări discutate în continuare (Look in
şi Match) se află chiar în cadrul casetei de dialog Find. Celelalte setări (Search,
Match Case şi Search Files As Formatted) nu le puteţi vedea direct deoarece
sunt “ascunse” implicit, sunt “adunate” într-un colţişor nevăzut al casetei de
dialog. Totuşi, pentru a le vedea faceţi clic pe butonul More aflat în partea
inferioară a casetei de dialog Find.

9 Look In: În mod implicit, Access 2000 caută numai în cadrul câmpului
curent (care este de fapt câmpul pe care aţi făcut clic înainte de a porni
comanda Find). Pentru a-l determina pe Access 2000 să caute prin tot
tabelul, modificaţi setarea Look in de la field la table, aşa cum se poate
observa şi din Figura 10-2.
9 Match: Access 2000 face nişte presupuneri ridicule şi această opţiune
constituie un exemplu foarte bun pentru această problemă. În mod implicit,
Match este setată la opţiunea Whole Field, ceea ce presupune că
dumneavoastră doriţi să găsiţi numai câmpurile care se potrivesc în
Capitolul 10: Căutări rapide folosind opţiunile Find, Filter şi Sort _________
167
întregime cu textul respectiv. Setarea Whole Field înseamnă că dacă doriţi
să găsiţi numele Sam, comanda nu va localiza şi acele câmpuri care conţin
Samuel, Samantha sau Mosam. Nu este prea isteţ pentru un program atât
de costisitor, nu-i aşa? Totuşi, dumneavoastră îi puteţi influenţa
comportamentul prin setarea opţiunii Any Part of Field în cazul facilităţii
Match, care va permite găsirea tuturor câmpurilor a căror porţiune se
potriveşte cu textul căutat (caz în care vă găsi şi numele Samuel sau new
sample product) sau prin setarea opţiunii Start of Field care recunoaşte
numai înregistrările care se potrivesc şi pornesc de la începutul câmpului.
Pentru a modifica această setare, faceţi clic pe săgeata îndreptată în jos
aflată chiar lângă opţiunea respectivă şi apoi alegeţi varianta dorită din
meniul autoderulant aşa cum puteţi observa în Figura 10-3.
9 Search: Dacă găsiţi prea multe înregistrări care se potrivesc, încercaţi să
limitaţi căutarea la o singură parte a unui tabel, folosindu-vă de opţiunea
Search. Aceasta îi comunică comenzii Find să verifice toate înregistrările
din tabel (All the records in the table, care este setarea implicită) sau măcar
să caute mai sus sau mai jos pornind de la înregistrarea curentă (setările
Up or Down from the current record). Dacă faceţi clic pe o înregistrare de
pe la jumătatea tabelului şi apoi îi comunicaţi lui Access 2000 să caute de
acolo în jos, duce la limitarea căutării de la acea înregistrare până la
sfârşitul tabelului. Pentru a vedea opţiunea Search, faceţi clic pe butonul
More care se află în caseta de dialog Find. Adaptaţi-vă setările Search prin
executarea unui clic pe săgeata îndreptată în jos care se află imediat lângă
caseta Search şi alegeţi varianta potrivită din meniul autoderulant.
9 Match Case: Această setare este destinată specialiştilor de mare valoare
care se află în public. Dintre toate opţiunile, Match Case este de departe
cea mai restrictivă şi nu numai că valoarea în discuţie trebuie să respecte
criteriul opţiunilor precedente, dar trebuie să se potrivească întru totul şi cu
tipul literelor textului căutat (litere mici sau majuscule). Dacă această
opţiune este în funcţiune, căutarea numelui McNally nu va avea ca rezultat
şi găsirea aceluiaşi nume scris însa cu majuscule diferite, adică Mcnally
sau MCNALLY. Această setare se află într-o zonă secretă a casetei de
dialog, aşa că faceţi clic pe More pentru a funcţiona potrivirea literelor
(Match Case). Pentru a acţiona această setare, faceţi clic pe caseta de
validare Match Case pentru a o selecta. Dacă faceţi clic din nou, efectul va
fi dezactivarea setării. Executarea mai multor clic-uri dă un aer indecis
casetei de validare dar este o ocupaţie relaxantă cu care vă puteţi
îndeletnici în cursul după-amiezii.
9 Search Fields As Formatted: De cele mai multe ori, această opţiune nu
vă afectează prea mult viaţa. De fapt, probabil că singurul moment în care
vă pasă cât de cât de opţiunea Find este atunci când căutaţi câmpuri cu
foarte multe formatări. Opţiunea Search Fields As Formatted îl instruieşte
pe Access 2000 să cerceteze versiunea formatată a câmpului în loc să caute
datele introduse ca atare. Limitarea aceasta este foarte folositoare atunci
când căutaţi date, numere de identificare ale cantităţilor de stocuri păstrate,
sau a oricărui alt câmp cu formatare ceva mai specială. Puteţi vedea
168 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

setarea prin executarea unui clic pe butonul More aflat în partea inferioară
a casetei de dialog Find. Puteţi activa opţiunea Search Fields As Formatted
prin selectarea casetei de validare care se află lângă aceasta, dar nu există
posibilitatea ca şi setarea Match Case să fie simultan activată. Aşadar,
când setarea Match Case este activată, Search Fields as Formatted este
inhibată. În acest caz trebuie să deselectaţi Match Case pentru a putea
activa Search Fields as Formatted.

Fig. 10-2:
Dacă doriţi

aruncaţi o
privire
rapidă prin
tot tabelul,
schimbaţi
setarea
Look in.

Fig. 10-3:
Prin
modificarea
opţiunii
Match
puteţi găsi
elemente
care să se
potrivească
cu orice
porţiune din
câmp.

T
FA Dacă comanda Find nu funcţionează aşa cum credeţi dumneavoastră că ar
S

trebui, verificaţi opţiunile din din lista anterioară. Toate ciudăţeniile ar trebui să
provină de la una sau mai multe opţiuni care nu sunt setate corespunzător.
Capitolul 10: Căutări rapide folosind opţiunile Find, Filter şi Sort _________
169
Selectarea vieÆii pe Terra
Foarte puţine baze de date sunt organizate de la început sub forma unor liste
alfabetice plăcute şi convenabile. Aşadar, ce veţi face atunci când şefa
dumneavoastră vă va solicita ca într-o oră să-i prezentaţi pe birou întreaga lume
sortată impecabil?

Bineînţeles că soluţia este comanda Sort care este chiar uşor de utilizat. Această
comandă se află în cadrul meniului Records şi de asemenea se mai găseşte pe
cele două butoane (Sort Ascending sau Sort Descending).

9 Butonul Sort Ascending realizează o sortare alfabetică de sus în jos, aşa


încât înregistrările care încep cu A sunt la început iar cele care încep cu Z
se află la sfârşit.
9 Butonul Sort Descending face exact operaţiunea inversă astfel încât
înregistrările care încep cu Z sunt la început, iar cele care încep cu A sunt
la sfârşit.

FA
T Comanda Sort se descurcă cu datele şi numerele la fel de uşor. Butonul Sort
Ascending organizează numerele de la cel mai mic la cel mai mare şi datele de
S

la cele mai vechi la cele mai recente. Butonul Sort Descending poziţionează
numerele cele mai mari sau datele cele mai recente la începutul listei.

Pentru a utiliza comanda Sort, faceţi clic pe câmpul pe care doriţi să-l sortaţi şi
apoi pe unul din butoanele Sort Ascending sau Sort Descending. Efectul va fi
modificarea ordinii înregistrărilor dumneavoastrră astfel încât câmpul selectat
să fie organizat în ordine numerică sau alfabetic. Figura 10-4 ilustrează lista
clienţilor de la licitaţie sortată după câmpul Last Name.

Fig. 10-4:
Dacă doriţi
să vă
organizaţi
datele
după o
categorie
anume,
faceţi clic
pe acea
categorie
înainte de
a începe
lucrul.
170 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

Tot ceea ce este atât de interesant trebuie să aibă neapărat un comportament


ciudat. Aşa cum mă şi aşteptam de altfel, comanda Sort are ciudăţeniile sale
atunci când lucrează cu numere în cadrul unui câmp de tip text. Atunci când
sortaţi un câmp care are numere amestecate cu spaţii şi litere (aşa cum ar fi
adresele străzilor), Access 2000 pune în ordine numerele ca şi când ar fi litere şi
nu numere. Din păcate, aceasta înseamnă că Access 2000 va pune “10608 W.
Vermont” înainte de “119 Spring Mill” (iar aceasta deoarece cifra 0 aflată pe
poziţia a doua a primului număr este mai mică decât 1de pe poziţia a doua a
celui de-al doilea număr). Ei bine, presupun că doar la atât vă puteţi aştepta din
partea unui program. Aşa este viaţa pe cărările digitale!

Filtrarea înregistrårilor care au


elemente comune
Uneori trebuie să vedeţi un grup de înregistrări care au aceeaşi valoare într-un
câmp (toate afişează un oraş anume, o anumită meserie sau un anumit gen de
cărţi, iar Access 2000, acest program care este gata oricând să vă sară în ajutor
dispune de un instrument special pentru acest scop şi anume comanda Filter.

Filtrul foloseşte criteriile dumneavoastră şi afişează toate înregistrările care se


potrivesc, deci care îndeplinesc criteriile, realizând un mini-tabel care conţine
doar acele înregistrări care se potrivesc cerinţelor dumneavoastră. Este
asemenea unei interogări instante, cu toată munca suplimentară, cu toată
tevatura şi cu tot ceea ce se mai află pe lângă acestea (şi bineînţeles că fără o
putere extraordinară).

Comenzile Filter se află în cadrul meniului Records şi pe bara de instrumente.


Access 2000 vă oferă patru comenzi unice de filtrare: Filter by Selection, Filter
by Form, Filter Excluding Selection şi Advanced Filter/Sort. Fiecare comandă
are aceleaşi funcţii de bază dar care sunt particularizate cu anumite elemente
care sunt ataşate (de genul “clopoţei şi fluierături”). Secţiunile care urmează
descriu primele trei opţiuni. In cazul în care doriţi detalii despre facilitatea
Advanced Filter/Sort puteţi consulta Capitolul 11.

FA
T Filtrele funcţionează în cadrul tabelelor, machetelor şi interogărilor. Deşi puteţi
folosi un filtru şi pentru un raport, realizarea acestui lucru este cu totul şi cu
S

totul diferită (şi nu în sensul fericit al cuvântului). Fiecare secţiune dintre cele
care urmează se concentrează pe aplicarea filtrelor în tabele, dar aceleaşi
concepte se folosesc şi atunci când lucraţi cu interogări sau machete.
Capitolul 10: Căutări rapide folosind opţiunile Find, Filter şi Sort _________
171
OpÆiunea Filter by Selection
Comanda Filter by Selection este cea mai simplă dintre cele trei comenzi de
filtrare pe care le puteţi folosi. Aceasta presupune că dumneavoastră aţi găsit
deja o înregistrare care se potriveşte. Utilizarea acestei opţiuni seamănă într-o
oarecare măsură cu înhăţarea unei persoane dintr-o mulţime şi strigarea
următoarei propoziţii “În regulă, toţi cei care sunt ca el să se adune aici”.

Pentru a folosi opţiunea Filter by Selection, faceţi clic pe câmpul în care se află
informaţia care doriţi să fie întâlnită pentru ca înregistrările să fie considerate ca
fiind potrivite. De exemplu, să presupunem că dumneavoastră căutaţi doar acele
elemente care au o ofertă de exact 30.00 $ (nici mai mult, nici mai puţin,
deoarece filtrele nu înţeleg conceptele de genul “greather than”(mai mare
decât). Atunci când găsiţi un element care îndeplineşte condiţia, faceţi clic pe
câmpul Minimum Bid (pe numele câmpului, oricare al fi acela) şi apoi pe
butonul Filter by Selection de pe bara de instrumente. Access 2000 afişează
imediat un tabel care conţine numai elementele care au o ofertă minimă de
exact 30.00$ (priviţi Figura 10-5). Bineînţeles că în loc de a utiliza butonul de
pe bara de instrumente puteţi selecta Records→Filter→Filter by Selection din
meniul principal, dar în acest caz, butonul de pe bara de instrumente
funcţionează puţin mai rapid.

Fig. 10-5:
Opţiunea
Filter by
Selection
găseşte
înregistră-
rile care se
potrivesc
cu criteriul
evidenţiat.

Când aţi terminat de utilizat filtrul, faceţi clic pe butonul Remove Filter de pe
bara de instrumente pentru ca tabelul sau macheta dumneavoastră să revină la
afişarea sa obişnuită.
172 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

FA
T Odată ajunşi în acest moment al jocului, s-ar putea să doriţi să salvaţi cu toate
elementele care respectă condiţiile filtrului dumneavoastră. Din păcate, nu
S

puteţi; simplitatea opţiunii Filter şi uşurinţa utilizării sale reapar şi vă urmăresc.


Pentru a păstra pentru totdeauna căutarea dumneavoastră filtrată, trebuie să
creaţi o interogare (consultaţi Capitolul 11).

OpÆiunea Filter by Form


Puteţi restrânge o căutare prin utilizarea unor filtre adiţionale cu scopul de a
“scăpa” de potrivirile nedorite, dar trebuie să ştiţi că aceasta presupune o tonă
de efort în plus. Dacă doriţi o modalitate mai simplă de a izola un grup de
înregistrări care se bazează pe valorile mai multor câmpuri, vă sfătuiesc să
reveniţi la facilitatea Filter by Form (încercaţi să spuneţi asta de trei ori la rând).

Deşi puteţi limita o căutare prin utilizarea unor filtre adiţionale care să nu
permită accesul elementelor care se potrivesc dar pe care nu le doriţi, acest
lucru solicită un efort în plus. Pentru a izola mai uşor un grupde înregistrări care
se bazează pe valorile mai multor câmpuri, folosiţi opţiunea Filter by Form
(încercaţi să spuneţi acest lucru repede, de trei ori consecutiv).

Opţiunea Filter by Form foloseşte mai multe criterii simultan pentru a filtra
înregistrările (într-un fel, este asemenea unei interogări simple. De fapt, este
atât de asemănător încât puteţi chiar să salvaţi criteriul aplicării acestei opţiuni
ca fiind o interogare completă). De exemplu, să spunem că aveţi nevoie de o
listă care să conţină toţi clienţii de la licitaţie care au venit din statele Illinois
sau Indiana. Ei bine, pentru a alcătui lista puteţi să faceţi căutări cu ajutorul
opţiunii Filter by Selection şi să scrieţi rezultatele fiecăreia dintre acestea, sau
puteţi să faceţi o singură căutare utilizând Filter by Form şi astfel să vedeţi toate
înregistrările în cadrul unui singur pas.

Pentru a utiliza facilitatea Filter by Form, puteţi alege Records→Filter→Filter


by Form sau puteţi face clic pe butonul Filter by Form de pe bara de
instrumente. Efectul va fi apariţia pe ecran a unei copii a tabelului
dumneavoastră similară cu cea ilustrată în Figura 10-6.
Capitolul 10: Căutări rapide folosind opţiunile Find, Filter şi Sort _________
173
Fig. 10-6:
Tabelul Filter
by Form vă

posibilitatea
de a
specifica
anumite
instrucţiuni
detaliate
referitoare la
elementele
care trebuie
să fie
căutate
printre
datele dvs.

Observaţi faptul că în câmpul Customer ID din tabelul ilustrat în Figura 10-6


există un buton săgeată. Acest buton săgeată se află acolo deoarece acel câmp a
fost activ atunci când a fost selectată comanda Filter by Form. Săgeata este
folositoare în cazul în care doriţi să faceţi o filtrare după numărul de identificare
al clienţilor dar vă interesează numai acele statele care reprezintă domiciliul
acestora. Defilaţi la dreapta şi faceţi clic pe coloana State/Province şi veţi vedea
că acea săgeată micuţă sare binevoitoare în acea coloană. După aceasta puteţi să
faceţi clic pe săgeată pentru a deschide o casetă tip listă care vă prezintă toate
intrările pentru acel câmp din baza dumneavoastră de date, aşa cum este ilustra
în Figura 10-7.

Fig. 10-7:
Săgeata
cea micuţă
deschide o
casetă tip
listă în
care sunt
listate
toate
înregistrări
le acelui
câmp.
174 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

În colţul din stânga jos al tabelului se află o etichetă denumită Look For. In
momentul în care eticheta este evidenţiată, puteţi face clic pe intrare, pentru a o
desemna ca fiind criteriul primar de căutare. Aşadar, veţi face clic pe abrevierea
IL din lista autoderulantă a casetei tip listă State/Province, iar acesta o va muta
în coloana State/Province.

O clipă! Ce se întâmplă însă cu înregistrările care au numele statului introdus ca


fiind “Illinois”? Nu vă îngrijoraţi, deoarece opţiunea Filter by Form face exact
ceea ce trebuie în privinţa valorilor multiple. Aruncaţi o privire din nou la colţul
stânga jos al tabelului. Chiar lângă eticheta Look For se află altă etichetă
intitulată Or. Faceţi clic pe Or şi apoi deschideţi din nou caseta tip listă. Puteţi
face clic pe orice altă intrare (de exemplu pe Illinois) şi programul Access 2000
va căuta acea intrare la fel cum o face şi în cazul înregistrării IL.

Repetaţi procesul ori de câte ori aveţi nevoie şi utilizaţi-l pentru orice câmp
aveţi nevoie. Ori de câte ori faceţi clic pe eticheta Or, apare din senin o nouă
etichetă Or astfel încât să puteţi adăuga căutării dumneavoastră mai multe
criterii. Figura 10-8 ilustrează modul în care arată tabelul Filter by Form având
o nouă etichetă Or.

Fig. 10-8:
Pentru a
vă defini
complet
criteriul
puteţi
utiliza cât
de multe
iteraţii Or
doriţi.

Când aţi terminat de introdus toate criteriile filtrului, faceţi clic pe butonul
Apply Filter şi Access 2000 se ocupă de restul. Rezultatele sunt prezentate în
Figura 10-9.
Capitolul 10: Căutări rapide folosind opţiunile Find, Filter şi Sort _________
175
Fig. 10-9:
Access 2000
a filtrat cu
succes tabelul
dvs., întocmai
cu macheta
solicitată.

Şi acum, iată câteva sfaturi de final referitoare la facilitatea Filter by Form:

9 Deşi puteţi să fiţi în pas cu moda prin adăugarea unor căutări de tipul Or
“conţinutului inimii dumneavoastră”, în scurt timp s-ar putea ca ţinerea
evidenţei creaţiei dumneavoastră să devină “dură”. Înainte de a realiza
filtrul care a identificat detalii incredibile ale cartierelor Manhattanului,
aduceţi-vă aminte că atunci când întrebările sunt complexe, interogările
funcţionează mai bine decât filtrele. Dacă doriţi să citiţi o detaliere a
elementelor despre interogări, consultaţi Capitolul 11.
9 Dar dacă pierdeţi o groază de timp pentru a realiza un filtru util detaliat şi
uluitor? Credeţi că puteţi să transformaţi toată munca într-o interogare
adevărată şi să vă îndreptaţi spre înălţimi şi mai uluitoare ale succesului
manipulării datelor? Da, bineînţelesă că puteţi ! (Imi pare rău, uneori mă
emoţionez cam tare în legătură cu aceste chestiuni). Convertiţi- vă creaţia
dumneavoastră grozavă Filter by Form într-o interogare completă prin
executarea unui clic pe butonul Save As Query care se află pe bara de
instrumente Programul Access 2000 reface cu sfinţenie munca
dumneavoastră cuprinzâd-o într-o interogare şi apoi adăugând-o în lista
Query din baza dumneavoastră de date.

Când aţi renunţat să vă mai pierdeţi timpul cu filtrul dumneavoastră, faceţi clic
pe butonul Remove Filter by Form care se află pe bara de instrumente. În acest
moment, tabelul dumneavoastră revine la normal (sau măcar atât de normal cât
pot fi tabelele).

Îndepårtarea greçelilor dumneavoastrå


(sau cum este posibil ca criteriile bune
så nu mai funcÆioneze)
Ce faceţi atunci când introduceţi un criteriu din greşeală sau când vă hotărâţi că
de fapt nu doriţi să includeţi şi statul Ohio în filtrul dumneavoastră, iar acest
lucru se întâmplă imediat după ce aţi făcut clic, ei? Nici o problemă; butonul
Clear Grid este cel care vă va salva!
176 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

Atunci când faceţi clic pe butonul Clear Grid, programul Access 2000 se
descotoriseşte de toate intrările punâdu-le în rastrul Filter by Form şi vă oferă
posibilitatea de a relua procesul în cadrul unui ecran simpatic şi curat.
T
FA
Dacă doriţi să scăpaţi doar de o singură etichetă Or şi nu să ştergeţi tot rastrul,
S

faceţi clic pe eticheta respectivă şi apoi alegeţi Edit→Delete Tab.


Capitolul 11
Puneţi o întrebare simplă
şi primiţi 10000 de răspunsuri

În acest capitol
¾ Definirea unei interogări
¾ Cum să răspundeţi la întrebările simple folosindu-vă de filtrarea sau sortarea avansată
¾ Cum să “săpaţi” în adâncuri cu ajutorul interogărilor
¾ Chemaţi-l pe “Vrăjitorul” Interogare simplă

O dată, cineva mult mai deştept decât mine a observat că cele mai interesante
lucruri din viaţă nu apar din răspunsurile pe care ni le oferă viaţa ci din
întrebările pe care le punem de-a lungul timpului. Într-un fel sau altul, tot ceea
ce ştim, adică fiecare dram de informaţie pe care o cunoaştem provine din
întrebările pe care le puneam cu voce tare, ponderat de tare sau chiar le şopteam
pe furiş studentului sau elevului din banca alăturată în speranţa că poate acesta
îşi va asuma riscul de a aborda problema în clasă, în locul nostru.

Bazele de date se supun în destul de mare măsură acestei reguli a vieţii. Nu este
deloc uşor să adunaţi toate informaţiile într-o bază de date şi nici această
colectarea în sine nu face ca datele să fie mai uşor de utilizat (în fond, când aţi
terminat, tot ceea ce aveţi este o “grămadă” electronică alcătuită din aceleaşi
chestiuni care înainte “locuiau” în dulapuri). Adevărata putere a unei baze de
date provine din întrebările pe care le puneţi dumneavoastră şi din răspunsurile
pe care vi le oferă.

Access 2000 (şi în general toate bazele de date) foloseşte propria terminologie
pentru întrebările puse bazei dumneavoastră de date şi le denumeşte (pe aceste
întrebări) interogări care sunt de fapt animale tehnologice foarte viclene care
sunt cuprinse în acest capitol.
178 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

Capitolul începe cu o introducere a nobilei (şi deseori misterioasei) arte de a


pune întrebări referitoare la informaţiile bazei dumneavoastră de date. In
continuare, capitolul tratează elementele fundamentale ale celei mai simple
interogări, care este atât de uşoară încât programatorii i-au dat un nume
derutant, mai precis Advanced Filter/Sort cu scopul de a menţine atmosfera
neclară. Din acel punct, capitolul vă călăuzeşte şi mai adânc către jungla datelor
unde descoperiţi adevărata putere a lui Access 2000, adică interogarea Select.

FA
T Dacă primele dumneavoastră câteva interogări dau rezultate ciudate, nu vă
îngrijoraţi; aşa încep ele în cazul tuturor (chiar şi în cazul meu). Nu este uşor să
S

stăpâniţi interogări, însă răsplata primită în final este imensă. Luaţi-o încet,
aveţi răbdare cu voi înşivă şi binedispuneţi-vă cu gândul că au existat şi alţii
care au bătătorit această cale înaintea dumneavoastră; cale numită “Mmm,
acesta nu este răspunsul la întrebarea pe care am crezut că am pus-o”.

Interogarea bazei dumneavoastrå de


date este distractivå çi aducåtoare de
profit
Dintre toate facilităţile grozave ale lui Access 2000, interogările primesc
medaliile ca fiind eroii ai Bătăliei pentru sporirea performanţei la locul de
muncă. Interogările vă ajută să înţelegeţi toate datele pe care dumneavoastră,
colegii dumneavoastră de servici şi o mulţime de mii de alte persoane le-aţi /
le-au introdus orbeşte de-a lungul prea multor ore, zile, luni, ani, migraţiilor
bianuale ale păsărilor şi mai ales de-a lungul prea multor zboruri cosmice ale
sateliţilor.

Aşa cum tabelele vă pregătesc datele de lucru prin alinierea tuturor informaţiilor
în rânduri şi coloane ordonate, şi interogările încep să pună la treabă datele prin
îndepărtarea detaliilor neesenţiale şi evidenţierea misterelor sumbre. Când
utilizaţi interogările, datele dumneavoastră încep să vă răsplătească pentru toată
munca depusă.

Toate aceste elemente legate de interogări sună grozav şi totuşi mai rămâne o
întrebare: “Ce naiba este o interogare?”. Dacă este să dau un răspuns simplu,
pot spune că o interogare este o întrebare despre datele unuia sau mai multor
tabele din baza dumneavoastră de date. Interogările alcătuiesc liste, numără
înregistrările şi chiar realizează calcule bazate pe datele ce se ascund în baza de
date.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
179
Interogările descoperă chestiuni cum ar fi de exemplu numărul mosoarelor de
fire de mătase roşu-închis care se află în depozitul dumneavoastră, ce clienţi au
cumpărat crema cu cactuşi pentru faţă (în ambele sortimente: cu sau fără ţepi) şi
modul în care vremea afectează vânzările de pizza la domiciliu. Pe scurt,
interogările concentrează toată forţa în spatele datelor dumneavoastră din
Access 2000.

În mod magic, interogările nu se rezumă doar la a răspunde la întrebări; acelea


dintre ele care sunt mai avansate pot adăuga sau şterge înregistrări din tabelele
dumneavoastră, pot calcula numere intermediar, pot face analize statistice, iar
cu ajutorul unor sfaturi potrivite de la Microsoft ar putea probabil să vă spele şi
câinele.
T
FA Acest capitol nu este destul de mare pentru a conţine totul despre interogări dar
S

vă oferă un început promiţător Pentru a afla toate detaliile legate de interogări,


căutaţi şi prin celelalte capitole ale acestei părţi.

PorniÆi la drum cu o interogare simplå


(filtrarea/sortarea avansatå)!
La prima vedere poate vă întrebaţi care este motivul pentru care îmi pierd atăta
timp discutspre interogări cănd de fapt primul element tehnic din acest capitol
este un filtru. Credeţi-mă, aceste lucruri nu sunt atât de lipsite de noimă precum
par.

Cei care au creat Access 2000 stiu foarte bine faptul că diferitele cautări solicit
tehnici variate în care există căutări diferite, aceste include două instrumente
software de căutare: filtrele şi interogările.

Filtrele cel mai simplu instrument dintre cele două amintite mai sus caută rapid
datele dorite de dumneavoastră (oricare ar fi acestea) într-un singur tabel.
Filtrele sunt nişte instrumente rapide, dar nu extraordinar de deştepte sau
flexibile. De exemplu în cauzul în care doriţi să vedeţi rapid o listă a tuturor
înregistrărilor care conţin persoanele care trăiesc în statul Nevada, un filtru este
perfect. Dacă doriţi mai mult de atât, atunci un filtru este insuficient. Capitolul
anterior prezintă filtrele în toată gloria lor scurtă dar folositoare.

Interogările depăşesc cu mult filtrele din toate punctele de vedere, dar pentru a
ajunge la acest statut, ele conţin mai multe elemente complexe. În fond, mersul
pe bicicletă poate fi foarte simplu (cel puţin aşa este pentru unii oameni; în
cazul meu, numai Bunul Dumnezeu ştie cât m-am chinuit să reuşesc) şi totuşi
180 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

bicicleta nu va merge la fel de departe şi de repede ca un avion imens. Cu toate


acestea, pentru toată puterea sa, avionul este puţintel mai dificil de condus decât
mobilul dumneavoastră cu două roţi. La fel se întâmplă şi în cazul interogărilor.
Acestea funcţionează cu ajutorul unuia sau mai multor tabele, vă permit să
căutaţi unul sau mai multe câmpul şi vă oferă chiar şi opţiunea de a salva
rezultatele obţinute pentru cazul în care doriţi să le mai utilizaţi în continuare şi
în alte analize.

Tinând cont de faptul că diferenţele nu sunt prea mari, trebuie să vă spun că în


realitate, cel mai avansat filtru este de fapt interogarea simplă, afirmaţie care nu
are prea multă logică, dar aşa este. Primul pas al dumneavoastră în lumea
interogărilor este şi ultimul în domeniul filtrelor. Bine aţi venit în lumea filtrării
şi sortării avansate, super-filtrul programului Access 2000, care se dă drept o
interogare nu foarte elaborată.

După cum reiese şi din numele său, opţiunea Advanced Filter/Sort este mult
mai “puternică” decât un filtru mediocru. De fapt, filtrul este atât de puternic
încât reprezintă o interogare simplă. Aşadar, pentru a realiza un filtru sau o
sortare avansată trebuie să urmaţi exact aceiaşi paşi pe care-i făceaţi pentru a
realiza o interogare, iar rezultatele seamănă şi ele cât de cât.

Cu toate că facilitatea Advanced Filter/Sort arată, se poartă şi se comportă


asemenea unei interogări, în adâncul sufletului ea rămâne totuşi un filtru, chiar
dacă este constrânsă de limitele acestuia. Restricţiile opţiunii Advanced
Filter/Sort include următoarele aspecte:

9 Funcţionează cu un singur tabel sau machetă la un moment dat, aşa că


dumneavoastră nu puteţi folosi această opţiune simultan pentru o mulţime
de tabele legate între ele.
9 Cu ajutorul filtrului puteţi pune doar întrebări simple. Spre deosebire de
aceste filtre, interogările adevărate, clare şi simple fac mult mai mult decât
primele (motiv pentru care o bună parte a acestei cărţi este destinată
interogărilor).
9 Filtrul afişează toate coloanele pentru fiecare înregistrare din tabel, pe
când în cazul interogării, dumneavoastră sunteţi cei care alegeaţi coloanele
pe care le doriţi afişate la rezultate. Dacă nu doriţi o coloană anume,
excludeţi-o din interogare. Filtrele nu sunt destul de strălucite pentru a
putea realiza aşa ceva.

Chiar şi cu toate aceste restricţii, se poate afirma că opţiunea Advanced


Filter/Sort este un fel de teren de antrenamente pe care puteţi să vă exersaţi
abilităţile dumneavoastră de construire a interogărilor.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
181
Deşi această în această secţiune se discută numai despre aplicarea filtrelor la
tabele, trebuie să vă spun că puteţi filtra şi o interogare. Motivul pentru care aţi
putea dori să faceţi acest lucru este mai presus de mine şi în consecinţă vă spun
că este de preferat să-i lăsaţi pe tocilari să se preocupe de această facilitate,
pentru că la urma urmei este una dintre acele facilităţi care se află sub egida
Facilităţilor pentru persoanele care au prea mult timp la dispoziţie.

HaideÆi så tragem cu ochiul la fereastra


filtru!
Fereastra Filter este împărţită în două secţiuni distincte. Jumătatea superioară a
ferestrei conţine lista câmpurilor, care afişează toate câmpurile tabelului sau
machetei curent(e). Deocamdată nu vă îngrijoraţi cu privire la această parte a
ferestrei; partea superioară intră în rol în momentul în care începeţi să lucraţi cu
interogări pline şi complete.

Partea inferioară a ecranului conţine o interogare goală în care sunt stocate


detaliile filtrului dumneavoastră. Chiar dacă dumneavoastră realizaţi un filtru,
Access 2000 denumeşte zona din partea inferioară a ecranului “grilajul
interogării“. Cu acelaşi grilaj vă veţi întâlni mai târziu în acest capitol, în cadrul
secţiunii despre realizarea interogărilor reale.

Tot ceea ce trebuie să faceţi pentru a construi un filtru este să completaţi spaţiile
grilajului interogării din partea inferioară a ferestrei, aşa cum este prezentat în
Figura 11-1. De-a lungul procesului, programul Access 2000 vă ajută prin
intermediul meniurilor autoderulante şi a rândurilor care îndeplinesc anumite
sarcini. Secţiunea următoare descrie mult mai detaliat fiecare “bucăţică” a
grilajului interogării.

Fig. 11-1:
Fereastra
Advanced
Filter/Sort
arată mai
mult ca o
interogare
obişnuită.
182 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel
Realizarea unei interogåri simple,
…ååååå, de fapt a unui filtru
Începeţi-vă aventura filtrului cu “aţâţarea” instrumentului de bază al
programului Access 2000, Advanced Filter/Sort. Iată cum puteţi face acest
lucru:

1. Deschideţi tabelul pe care doriţi să-l interogaţi.

Cu puţin noroc şi cu nişte adieri din Est, tabelul dumneavoastră apare


brusc pe ecran.

FA
T Instrumentul Advanced Filter/Sort funcţionează şi în cazul machetelor.
Dacă vă credeţi mari aventurieri (sau dacă folosiţi datele dumneavoastră în
S

machete gata-realizate) daţi-i o şansă filtrului pentru a-şi dovedi utilitatea.


Filtrarea unei machete este aproape exact acelaşi lucru cu filtrarea unui
tabel şi prin urmare, tot ceea ce trebuie să faceţi este să urmaţi paşii de mai
jos:

2. Stabiliţi ce întrebare doriţi să puneţi şi care sunt câmpurile implicate.

S-ar putea să doriţi o listă a produselor care se află în inventar de mai mult
de 60 de zile, a clienţilor care locuiesc în oraşele Munchen sau
Amsterdam, a cărţilor scrise de autorul dumneavoastră preferat sau a
reţetelor care conţin spanac şi se pot pregăti în mai puţin de o oră. Orice aţi
dori, descoperiţi care este câmpul din tabelul dumneavoastră care conţine
răspunsul la întrebarea pusă şi stabiliţi cu exactitate care este întrebarea.

Dacă întrebarea dumneavoastră conţine mai multe câmpuri (aşa cum este
problema reţetelor de mai sus) sau mai multe opţiuni (aşa cum este
exemplul anterior referitor la oraşul de reşedinţă al clientului), nu aveţi nici
un motiv să vă îngrijoraţi, deoarece filtrele şi la fel de bine şi interogările
pot face faţă întrebărilor cu mai multe câmpuri sau celor cu mai multe
opţiuni.

3. Selectaţi Records→Filter→Advanced Filter/Sort din meniul principal.

Fereastra Filter nu este nimic altceva decât o fereastră interogare


simplificată. Filtrul arată, se comportă şi acţionează foarte mult asemenea
unei interogări reale. Pentru a nu complica lucrurile, fereastra Filter
dispune de mai puţine “surle şi trâmbiţe” ca oricare altă fereastră
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
183
interogare. Mai multe detalii legate de interogările complete puteţi afla
ulterior în cadrul acestui capitol, aşa că în cazul în care este absolută
nevoie puteţi trece direct la secţiunea următoare.

4. Faceţi clic pe prima casetă a rândului Field şi apoi pe săgeata


îndreptată în jos care apare în partea dreaptă a casetei Field.

Meniul autoderulant listează toate câmpurile tabelului dumneavoastră.

5. Faceţi clic pe primul câmp pe care l-aţi identificat la pasul 2.

Amabil ca întotdeauna, programul Access 2000 trece numele câmpului în


caseta Field în cadrul grilajului interogării. Până aici, totul este în regulă.

6. Pentru a sorta rezultatele filtru după acest câmp anume, faceţi clic pe
caseta Sort şi apoi pe săgeata care apare şi care este îndreptată în jos.
Selectaţi Ascending sau Descending din meniul autoderulant.

Dacă doriţi să vedeţi rezultatele în aceeaşi ordine în care apar datele


dumneavoastră, nu trebuie să parcurgeţi acest pas deloc. Aşadar, treceţi
peste el.

FA
T Ordine ascendentă înseamnă o aşezare de la cel mai mic la cel mai mare,
în timp ce ordinea descendentă înseamnă o aşezare de la cel mai mare la
S

cel mai mic (Din anumite motive, niciodată n-am putut să fac deosebirea
între aceastea două).

7. Faceţi clic pe caseta Criteria care se află sub câmpul dumneavoastră.


Introduceţi întrebarea la care trebuie să răspundă filtrul.

Setarea criteriului este partea cea mai complexă a realizării interogării,


aşadar este elementul decisiv al întregului proces. Criteriul constituie de
fapt întrebarea dumneavoastră formatată într-un mod pe care să-l înţeleagă
Access 2000. Realizarea unei interogări cu criteriul corespunzător poate
implica luarea în considerare a numeroase chestiuni, însă tabelul 11-1 vă
oferă o introducere rapidă în acest proces.

Dacă doriţi să pătrundeţi în adâncurile lumii logicii Booleane, limbajul


criteriilor programului Access treceţi la Capitolul 13.
184 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

Tabel 11-1 Operatori de comparaţie


Denumirea Simbol Semnificaţia
Equals Nici unul Filtrul afişează toate înregistrările care se potrivesc exact cu
ceea ce introduceţi dumneavoastră. Exemplu: pentru a găsi toate
elementele de la clientul 37 mai departe, introduceţi numărul 37
în rândul Criteria.
Less Than < Acest operator listează toate valorile care sunt mai mici decât
criteriul dumneavoastră. Exemplu: introducerea “>30” în câmpul
MinimumBid identifică toate ofertele care tind de la 29.99$ spre
infinit.
Greather > Acest operator listează toate valorile din câmp care sunt mai mari
Than decât criteriul dumneavoastră. Exemplu: “>30” scris în câmpul
MinimumBid identifică toate ofertele care sunt mai mari decât
30$ (adică începând de la 30.01$).
Greather >= Acest operator funcţionează ca şi operatorul Greather Than, cu
Than or singura deosebire că primul include şi toate intrările care sunt
Equal To egale cu criteriul ales de dumneavoastră. Exemplu: introducerea
“>=30” localizează toate valorile de la 30 la infinit.
Less Than <= Dacă adăugaţi semnul “=” criteriului Less Than, interogarea
or Equal To dumneavoastră va conţine toate înregistrările care au valori mai
mici sau egale cu valoarea criteriului. Exemplu: <=30 nu conţine
doar acele înregistrări care au valori mai mici decât 30, ci şi pe
cele a căror valoare este chiar 30.
Not Equal <> Acest operator localizează toate intrările care nu îndeplinesc
To criteriul. Exemplu: Dacă doriţi o listă a tuturor înregistrărilor în
afara acelora a căror valoare este 30, introduceţi “<> 30”.

8. Dacă întrebarea dumneavoastră conţine mai multe valori posibile


pentru acest câmp, faceţi clic pe caseta Or şi introduceţi criteriul
următor.

Referitor la opţiunile Or, trebuie să vă precizez că puteţi include cât de


multe doriţi, numai să aveţi grijă să derulaţi în jos pentru a putea vizualiza
rândul nou destinat criteriului dumneavoastră.

T Dacă introduceţi o mulţime de linii Or, vi se pare că primele intrări dispar;


FA
să ştiţi de la mine că acest fapt nu trebuie să vă îngrijoreze, deoarece ceea
S

ce se observă nu înseamnă neapărat că aţi încurcat lucrurile. Motivul


acestei întâmplări este faptul că Access 2000 derulat puţin tabelul pentru a
face loc criteriului nou. Faceţi clic pe săgeata îndreptată în sus de pe bara
de derulare pentru a putea vedea din nou intrările dumneavoastră originale.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
185
9. În cazul în care întrebarea dumneavoastră implică mai multe câmpuri
repetaţi de la pasul 4 până la pasul 8.

Având toate criteriile la locul lor, este timpul să vă supuneţi filtrul la o


cursă de probă.

10. Dacă doriţi să porniţi filtrul, selectaţi Filter→Apply Filter/Sort de pe


bara de meniuri sau faceţi clic pe butonul Apply Filter de pe bara de
instrumente.

După un moment de meditaţie (sau, mă rog, ceea ce face Access 2000


atunci când calculează ceva), vizualizarea tabelului dumneavoastră se
modifică şi sunt afişate pe ecran numai înregistrările care îndeplinesc
criteriul ales (priviţi Figura 11-2). Destul de grozav, nu?

Fig. 11-2:
Ta da!
Datele
dvs.
filtrate
“mărşălu-
iesc”
mândre pe
ecran.

FA
T Pentru a vedea din nou toate datele, faceţi clic pe butonul Apply Filter încă
o dată. Înregistrările filtrate se alătură suratelor lor nefiltrate, fiind martorii
S

unui moment emoţionant de reîntoarcere digitală la plaiurile străbune (Îmi


pare rău, acesta este romanticul care sălăşluieşte în mine).

Dacă-l iubiţi cu adevărat (pe acest filtru) şi vreţi să-l mai utilizaţi în viitor,
faceţi clic pe butonul Save As Query care se află pe bara de instrumente (şi care
are pictograma unui disc cu o pâlnie deasupra). Programul Access 2000
afişează o casetă de dialog în care vă întreaba cum doriţi să denumiţi
interogarea. Introduceţi un nume şi apoi faceţi clic pe OK. De îndată, Access
2000 vă salvează filtrul ca interogare, incluzându-l şi pe acesta împreună cu
celelalte de acelaşi fel pe pagina Queries a ferestrei bază de date.
186 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel
SunteÆi “torturaÆi” de întrebårile
dificile? ÎncercaÆi o interogare de calibru
industrial!
Uneori nu aveţi nevoie decât de informaţii care se obţin simplu şi rapid; cu alte
cuvinte, doriţi să puneţi întrebarea, să primiţi răspunsul şi apoi să vă continuaţi
viaţa. Cu toate acestea, în alte momente, vă sunt necesare analizele,
introspecţia, precum şi ideile stabilite de comun acord; cu alte cuvinte,
informaţiile dumneavoastră vă solicită ceva muncă. Datorită instrumentelor
Access 2000, această muncă se poate realiza mult mai simplu.

Instrumentul de interogare de bază, realizat pentru a vă face viaţa mai uşoară


este Select Query. De când informaticienii îşi folosesc toată creativitatea în
timp ce scriu programe, au tendinţa de a-şi denumi “operele” în funcţie de
lucrurile pe care le realizează software-ul şi deci o interogare Select, în acest
caz. Aceste interogări aleg înregistrările care se potrivesc din cadrul bazei
dumneavoastră de date şi afişează rezultatele în conformitate cu instrucţîunile
dumneavoastră.

Spre deosebire de predecesorul său din acest capitol, o interogare Select oferă
tot felul de opţiuni utile şi puternice. Aceste opţiuni vă oferă posibilitatea să:

9 Utilizaţi mai multe tabele într-o singură interogare. Datorită faptului că


interogările Select “înţeleg” latura relaţională a programului Access 2000,
acest tip de interogare poate coordona date din mai multe tabele.
9 Ca la obţinerea rezultatelor să fie afişate numai câmpurile dorite de
dumneavoastră. Nu aveţi nevoie de toate câmpurile din tabel în cadrul
răspunsului dumneavoastră? Nici o problemă! Interogările Select conţin
bine cunoscuta setare Show care îi transmite programului Access 2000
care sunt câmpurile pe care doriţi să le vedeţi.
9 Aranjaţi câmpurile în ordinea în care doriţi să apară la afişarea rezultatelor.
Organizaţi-vă răspunsurile cu ajutorul câmpurilor unde doriţi să apară, fără
a modifica nimic în tabelul dumneavoastră original.
9 Listaţi atât de multe intrări (care îndeplinesc condiţiile) câte aveţi nevoie,
iar acest lucru este posibil datorită opţiunii Top Value pe care v-o pune la
dispoziţie interogarea Select. Dacă aveţi nevoie doar de primele cinci, 25
sau 100 de înregistrări, sau chiar de un procentaj ca 5% sau 25%,
programul Access 2000 vă satisface dorinţa cu ajutorul setării Top Value.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
187
FA
T Secţiunea următoare cuprinde elementele de bază legate de realizarea unei
S

interogări Select cu un singur tabel, dar celelalte capitole ale acestei părţi vă
prezintă “bunătăţile” menţionate mai sus cu lux de amănunte.

RealizaÆi o interogare mai bunå çi


råspunsurile vor båtåtori calea spre
monitorul dumneavoastrå
Crearea unei interogări Select seamănă foarte bine cu proiectarea unor chestiuni
precum filtrul sau sortarea avansată, însă interogarea de faţă conţine în plus
câteva butoane şi manete interesante. Paşîi următori parcurg procesul şi vă oferă
câteva sfaturi despre diferite chestiuni avansate, sfaturi pe care nu aţi dori să le
scăpaţi:

1. Deschideţi baza de date pe care doriţi s-o interogaţi şi apoi faceţi clic
pe butonul Queries care se află în partea stângă a ecranului.

Access listează toate interogările existente (presupunând că aveţi ceva) şi,


în plus, vă oferă o mulţîme de opţiuni pentru alcătuirea interogării.

2. Stabiliţi ce întrebare utilizaţi pentru interogare, ce câmpuri trebuie să


vă furnizeze răspunsurile şi care sunt câmpurile pe care le doriţi la
rezultatele dumneavoastră.

Din cauza faptului că interogările Select vă oferă posibilitatea să alegeţi


între diferite setări detaliate, dumneavoastră trebuie să aveţi în vedere mai
multe opţiuni decât în cazul facilităţii Advanced Filter/Sort. Cu toate
acestea, pas de bază este acelaşi. Care sunt câmpurile care conţin datele pe
care le doriţi? Care sunt câmpurile de care aveţi nevoie la oferirea soluţiei?
Gândiţi-vă bine şi cu grijă deoarece aceste decizii alcătuiesc de fapt baza
importantă a interogării dumneavoastră.

3. Faceţi dublu-clic pe Create query in Design view.

Ecranul se modifică şi dumneavoastră obţineţi două ferestre noi: un ecran


gol Select Query şi o casetă de dialog mai mică intitulată Show Table.

4. În cadrul casetei de dialog Show Table, faceţi clic pe tabelul pe care


doriţi să-l folosiţi şi apoi pe Add. Pentru a scăpa de caseta de dialog
Show Table, executaţi clic pe Close.
188 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

În partea superioară a ferestrei Select Query, programul Access 2000


afişează o fereastră mică în care sunt listate toate câmpurile tabelului, aşa
cum este ilustrat şi în Figura 11-3.

Fig. 11-3:
În fereas-
tra intero-
gări apare
tabelul
dvs. cu o
strălucire
distinsă.

5. Selectaţi primul câmp pe care-l doriţi pentru interogarea


dumneavoastră prin executarea unui clic pe săgeata îndreptată în jos
din caseta Field şi apoi prin executarea unui nou clic pe numele
câmpului din meniul autoderulant.

Access 2000 pune numele tabelului în caseta Table în mod automat şi


presupune faptul că dumneavoastră doriţi să includeţi câmpul în
razultatele, presupunere care se materializează prin selectarea casetei
Show.

FA
T De asemenea, puteţi defila prin lista de câmpuri din fereastra mică
S

(fereastra care se află în partea superioară a ferestrei interogare) şi faceţi


dublu-clic pe fiecare câmp care doriţi să fie în interogare. Pe măsură ce
executaţi dublu-clic, programul Access trece numele câmpurilor în grila
interogării. În ceea ce mă priveşte, vă pot spune că prefer acest mod de
lucru în general, dar mai ales atunci când încep să lucrez cu interogări cu
mai multe tabele (situaţie care este descrisă pe larg în capitolul următor).

6. Repetaţi de la pasul 5 mai departe până în momentul în care toate


câmpurile dorite se află în grilă.

Acum sunteţi gata pentru a modifica opţiunile de sortare.


Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
189
7. Pentru a sorta rezultatele interogării după un câmp anume, faceţi clic
pe caseta Sort a câmpului, apoi pe săgeata îndreptată în jos şi apoi
selectaţi Ascending sau Descending din meniul autoderulant.

Ca şi în cazul filtrării sau sortării avansate, programul Access 2000 vă


oferă opţiunile pe care le îndrăgiţi de la mic la mare şi de la mare la mic.

FA
T Dacă-i spuneţi lui Access 2000 să sorteze după mai multe câmpuri, acesta
S

începe cu câmpul care este cel mai aproape de partea stângă a grilei
interogării şi abia apoi sortează şi celelalte câmpuri, în cazul în care
întâlneşte înregistrări care au primul câmp identic. Pentru a afla mai multe
amănunte despre modul în care puteţi ţine sub control sortările, consultaţi
secţiunea intitulată “Aşezaţi totul în ordinea dorită de dumneavoastră”.

8. Dacă doriţi ca un anumit câmp să nu apară în cadrul rezultatelor,


deselectaţi caseta Search a câmpului respectiv.

Odată ce aţi redus numărul câmpurilor care fac parte din răspunsul cel
important, continuaţi cu pasul următor care ţine de criterii.

9. Introduceţi criteriul pentrru fiecare câmp care face parte din


întrebare.

Interogările Select folosesc aceleaşi reguli ca şi cele prezente în cazul


facilităţii Advanced Filter/ Sort, inclusiv toţi operatorii prezentaţi în
Tabelul 11-1 (anterior în cadrul acestui capitol). Dacă aveţi nevoie de un
criteriu Or (de exemplu pentru clienţii din statul Indiana sau Illinois),
folosiţi liniile Or din grilă (aşa cum este ilustrat în Figura 11-4).

Fig. 11-4:
Când aveţi
nevoie de
mai multe
criterii
pentru un
singur
câmp,
folosiţi
linia Or.
190 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

T
FA
S

Aşezaţi totul în ordinea dorită de dumneavoastră


Access 2000 dispune de un instrument pentru Pentru a muta o coloană în grilă, poziţionaţi
sortarea rezultatelor dintr-o interogare. În vârful pointer-ului mouse-ului în caseta gri
fond, interogările nu presupun nici mai mult mignonă care se află chiar deasupra numelui
nici mai puţin decât exectuarea unui clic pe câmpului din cadrul grilei interogării. Când
caseta cea micuţă intitulată Sort şi apoi mouse-ul se transformă într-o săgeată
specificarea uneia dintre opţiunile Ascending îndreptată în jos faceţi clic o singură dată.
sau Descending, în funcţie de moda din Dintr-o dată, câmpul ales este evidenţiat
sezonul respectiv. special pentru dumneavoastră (Să nu vă fie
teamă; evidenţierea câmpului a fost cea mai
Singura problemă a acestui aranjament este
dificilă parte a întregului proces).
că programul Access 2000 sortează automat
rezultatele de la stânga la dreapta. Aşadar, Având pointer-ul mouse-ului îndreptat spre
dacă doriţi o singură sortare, înseamnă că acceaşi zonă gri aflată chiar deasupra numelui
această ordine nu contează prea mult. Dacă câmpului, faceţî clic şi trageţi câmpul la noua
doriţi însă două sortări (de exemplu dacă doriţi sa poziţie din cadrul grilei. Pe măsură ce
să organizaţi rezultatele şi după câmpul mutaţi mouse-ul, o bară neagră se mută prin
Customer ID şi după cel intitulat Item ID), grilă, arătându-vă unde va fi poziţionat câmpul
coloana care este cea mai apropiată de partea atunci când veţi elibera butonul mouse-ului.
stângă a interogării devine automat sortarea Informaţia câmpului apare din nou pe ecran
primară, în rolul celui de-al doilea (sau de-al stând în noua sa casă şi fiind fericită şi ferită
treilea) câmp de sortare aflându-se oricare alt de orice pericole.
câmp.
Pe lângă modificarea ordinii de sortare a
Preluarea controlului asupra ordinii de sortare interogării dumneavoastră, cu ajutorul acestui
nu este dificilă, dar nu este nici evidentă. Din truc de mutare se modifică şi ordinea pe care
cauza faptului că programul Access 2000 o au câmpurile la afişarea rezultatelor
priveşte grila interogării şi face sortările de la interogării. Aveţi libertatea deplină de a muta
stânga la dreapta, trucul pe care-l puteţi face elementele aici, acolo sau oriunde, în funcţie
constă în a muta coloana care doriţi să fie de necesităţile dumneavoastră. Chestiunea
prima (şi care este folosită pentru asta reprezintă de fapt o flexibilitate sporită,
instrucţiunea de sortare principală) în partea nu?
stângă a grilei (numai un specialist în
calculatoare poate avea o soluţie ca aceasta,
nu?).
FA
T Datorită puterii lor superioare, interogările Select au nişte operatori
speciali în plus în cadrul secţiunii Criteria, operatori care se adaugă celor
S

din tabel. Dacă doriţi să aflaţi mai multe detalii referitoare la operatorii
mai mult decât grozavi scoşi din întreaga colecţie a Domnului Boole,
treceţi la Capitolul 13.

10. Aruncaţi o ultimă privire la toată “capodopera”, inspiraţi adânc şi


faceţi clic pe butonul Run.

După câteva (sau poate după multe) momente în care a programul a


“ronţăit” şi a meditat, rezultatele interogării dumneavoastră apar dintr-o
dată pe ecran, arătând ca în Figura 11-5.

Dacă ceea ce vedeţi nu este întocmai ceea ce aţi crezut că aţi solicitat (nu
aşa se întâmplă în cazul calculatoarelor?), verificaţi de două ori
instrucţiunile interogării dumneavoastră. Problemele obişnuite sunt legate
de încurcarea semnelor mai mare (>) cu semnul mai mic (<), omiterea
semnului egal (=) în cazul condiţiilor în care se folosesc semnele mai mare
sau egal sau pur şî simplu greşeli de ortografie survenite în cazul denumirii
unei regiuni, a unui stat sau a unui cod poştal.

Fig. 11-5:
Iată-le;
sunt
rezultatele
pe care
doream!

FA
T Dacă îndrăgiţi această interogare Select (într-un mod prietenos şi util), faceţi
clic pe butonul Save de pe bara de instrumente (care arată ca o dischetă).
S

Access 2000 va face să apară din senin o casetă de dialog micuţă în care vă
întreabă cum doriţi să vă denumiţi interogarea. Introduceţi un nume şi apoi
faceţi clic pe OK. Access 2000 stochează interogarea alături de celelalte
“surate” în zona Queries a bazei dumneavoastră de date.

Toto, crezi cå ne poate ajuta


“Vråjitorul”?
Pe lângă interogările Advanced Filter/Sort şi Select Query, puteţi să vă bazaţi
pe “Vrăjitorul” Simple Query. De asemenea, dacă ştiţi cum să realizaţi
interogări manuale cu ajutorul funcţiei New Query, “Vrăjitorul” Simple Query
este o nimica toată. Asemenea tuturor celorlalţi “vrăjitori” din Access 2000, şi
192 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

acesta vă preia sarcina de a avea grijă de “munca din spatele cortinei”, dar
trebuie ca dumneavoastră să introduceţi informaţiile despre criteriile de căutare
şi despre sortare (dar pot măcar să visez…).

Următoarea dată când faceţi clic pe comanda New din cadrul etichetei Query,
alegeţi Simple Query Wizard în loc de New Query. Când faceţi aceste lucruri
apare “vrăjitorul” cu surle şi trâmbiţe, aşa cum este ilustrat şi în Figura 11-6.

Fig. 11-6:
“Vrăjitorul”
Interogare
simplă al
lui Access
aranjează
datele pe
care le
doriţi într-o
singură
interogare.

“Vrăjitorul” vă cere să îi furnizaţi trei seturi de informaţii:

9 Prima, Tables/Queries vă permite să selectaţi tabelele care doriţi să fie


utilizate în această interogare. Faceţi clic pe săgeată pentru a vedea lista
autoderulantă şi alegeţi alegeţi ceea ce doriţi dintre variantele disponibile.
Nu vă îngrijoraţi; “Vrăjitorul” este inteligent şi pune toate interogările şi
tabelele bazei de date curente.
9 După ce aţi ales tabelele care să fie utilizate, caseta Available Fields vă
prezinttă câmpurile disponibile ale tabelului. Treceţi aceste câmpuri în
caseta Selected Fields prin selectarea câmpurilor dorite şi executarea unui
clic pe butonul >. In cazul în care ştiţi că doriţi să utilizaţi toate câmpurile
bazei de date faceţi clic pe butonul > pentru a vedea transferul tuturor
acestora.
9 Dacă vă hotărâţi că nu mai doriţi un anumit câmp pe care deja l-aţi
transferat, selectaţ acel câmp din caseta Selected Fields şi faceţi clic pe
butonul <. Dacă vreţi să îndepărtaţi toate câmpurile selectate faceţi clic pe
butonul <<.

Când aţi terminat să-i spuneţi “vrăjitorului” ce câmpuri că folosească faceţi clic
pe butonul Next. “Vrăjitorul” se gândeşte o clipă şi apoi vă întreabă dacă doriţi
multe detalii-Detail (adică să vedeţi fiecare câmp al fiecărei înregistrări) sau
dacă doriţi să vedeţi numai un sumar-Summary (care adună automat toate
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
193
câmpurile numerice din tabelul dumneavoastră). Alegeţi opţiunea dorită şi
faceţi clic pe Next.

Pasul final, ilustrat în Figura 11-7 vă roagă să vă denumiţi interogarea. Dacă


doriţi să “dichisiţi” puţin interogarea şi să adăugaţi nişte elemente adiţionale
grozave selectaţi butonul radio Modify the query design care-i comunică
“vrăjitorului” să vă trimită interogarea nou creată în atelier pentru a mai lucra la
ea. Pe de altă parte, dacă sunteţi mulţumiţi de opţiunile dumneavoastră până în
acest moment selectaţi butonul Open the query to view information pentru a
vedea vizualizarea Datasheet.

Fig. 11-7:
“Vrăjitorul”
vă solicită

introduceţi
numele
interogării
şi se oferă
să vă ajute
mai mult.

Ultima casetă de validare a acestui ecran (Display Help on working with the
query?) deschide automat un fişier Help care vă explică cum vă puteţi
particulariza interogarea. După ce alegeţi ceea ce doriţi sunteţi pregătiţi pentru a
face clic pe butonul Finish pentru a vedea ce aţi realizat manual.
Capitolul 12
Căutarea simultană în
mai multe tabele

În acest capitol
¾ Setarea interogărilor cu mai multe tabele
¾ Folosirea ajutorului oferit de “Vrăjitorul” Interogare
¾ Realizarea interogărilor cu mai multe tabele, în vizualizarea Design

I nterogarea unui singure tabele la un moment dat se situează sub aşteptările


unui program de baze de date relaţionale. In fond, programele de baze de date
relaţionale, aşa cum pretinde că este şi programul Access 2000, îşi folosesc tot
timpul şi toată energia încurajându-vă să vă organizaţi datele în mai multe
tabele. Dar de ce ar face una ca asta dacă nu au inclus o modalitate de a lega
împreună tabele diferite şi nici o modalitate de a vă pune întrebări inteligente?
(Da, ar putea să facă acest lucru numai pentru a fi enervante, dar să presupunem
că aici nu va fi cazul.)

În concordanţă cu calitatea de membru al Clubului aplicaţiilor de bazelor de


date relaţionale din America, programul Access 2000 conţine într-adevăr
instrumente nentru interogarea mai multor tabele. Din cauza faptului că acest
proces face parte din acelea misterioase, capitolul se concentrează pe apelarea
la “Vrăjitorul” Interogare pentru a vă ajuta să parcurgeţi procesul cu bine.
Pentru persoanele care au o înclinaţie spre latura tehnică, trebuie să menţionez
că în acest capitol este prezentată modalitatea cu ajutorul căreia puteţi realiza
manual o interogare cu mai multe tabele.

FA
T Nu este nici o ruşine să utilizaţi ajutorul oferit de “vrăjitor” atunci când realizaţi
o interogare cu mai multe tabele. Procesul nu este simplu; nu uitaţi faptul că
S

unele persoane urmează o facultate pentru a studia bazele de date; totuşi,


“Vrăjitorul” Interogare face pentru dumneavoastră tot ceea ce este mai dificil.
196 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel
Câteva idei generale despre interogårile
cu mai multe tabele
S-ar putea ca pentru a folosi datele dumneavoastră la maxim să fie nevoie să
consultaţi informaţiile dintr-o mulţime de tabele (de fapt, dacă lucraţi în cadrul
unei organizaţii, este de la sine înţeles că trebuie să combinaţi date din mai
multe tabele). Din fericire, programul Access 2000 este cunoscut mai ales sub
denumirea de bază de date relaţională datorită faptului că vă permite să stabiliţi
relaţii între diferite tabele cu care lucraţi. Această facilitate relevă faptul că
interogările programului Access 2000 pot analiza datele din două sau mai multe
tabele şi (cu ajutorul şi îndrumarea dumneavoastră) poate recunoaşte
informaţiile care se potrivesc.

De cele mai multe ori, o interogare cu mai multe tabele funcţîonează asemenea
unei interogări cu o singură tabelă. Tot ceea ce trebuie să faceţi este pur şi
simplu să-i comunicaţi lui Access 2000 că utilizaţi informaţii din mai multe
tabele şi restul treburilor le face programul.

FA
T Programul Access 2000 păstrează legăturile dintre tabele bazei dumneavoastră
de date. De obicei (dumneavoastră sau persoanele din cadrul Departamentului
S

sistemelor informatice), dumneavoastră realizaţi această legătură când proiectaţi


pentru prima dată baza de date. Atunci când construiţi tabelele şi şi le organizaţi
cu ajutorul unor câmpuri cheie speciale, ceea ce faceţi dumneavoastră de fapt
este să pregătiţi tabelele pentru a funcţîona împreună cu interogările.

Câmpurile cheie reprezintă “lipiciul” care uneşte tabelele din Access 2000.
Interogările utilizează aceste legături pentru a realiza perechi formate din
înregistrări care se potrivesc. De exemplu, in Figura 12-1, casa de licitaţii
consideră că persoanele care oferă obiecte pentru a fi licitate sunt clienţii lor.
De asemenea, casa de licitaţii trebuie să ţină evidenţa clienţilor săi (care sunt de
fapt vânzătorii), pentru a se cunoaşte persoanele cărora trebuie trimişi banii
obţinuţi din vânzarea obiectelor licitate. Pentru a putea ţine evidenţa clienţilor,
casa de licitaţii are nevoie de o tabelă intitulată Customers. Această tabelă este
realizată, iar din cauza faptului că fiecare obiect are un alt vânzător (sau cum se
mai spune, un alt client al casei de licitaţîi), tabela Items are un câmp intitulat
Seller ID în care este stocată o valoare care-i corespunde unei înregistrări unice
din tabela Customers. Câmpul SellerID din tabela Items îi comunică
programuui Access 2000 cine este vânzătorul obiectului respectiv(cunoscut şi
sub denumirea de client al casei de licitaţii).

Câmpul SellerID nu reprezintă un câmp cheie în tabela Items din cauza faptului
că scopul principal pentru care a fost creat acesta este să ţină evidenţa obiectelor
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
197
care sunt vândute. Totusi, si pentru tabela Items exista un câmp cheie care este
denumită ItemID. Acest câmp cheie este unic şi este şi foarte necesar, deoarece,
în fond casa de licitaţii nu poate vinde acelaşi obiect de două ori. Pentru cazul
în care sunt necesare mai multe informaţii despre vânzător, casa de licitaţii
dispune de tabela Customers care conţine câmpul CustomersID şi care este unic
din cauza faptului că nu este dorită prezenţa redundantă a informaţiilor despre
client în cadrul tabelului Customers.

Fig. 12-1:
În cadrul
unei intero-
gări cu mai
multe tabe-
le, acestea
sunt lega-te
pentru a
putea par-
taja datele.

Înainte de a construi o mulţime de interogări cu mai multe tabele, trebuie să


înţelegeţi cum funcţionează tabelele din baza dumneavoastră de date. Cu alte
cuvinte, trebuie să ştiţi care sunt câmpurile pe care le utilizează aceste tabele
pentru a lega datele între ele. Dacă nu ştiţi, înseamnă că o căutaţi cu lumânarea
(şi necazul se arată în cadrul machetelor interogărilor care nu vă comunică
nimic util). Pentru a afla mai multe detalii despre relaţii (în general) şi despre
instrumentele de realizare a relaţiilor pe care vi le pune la dispoziţie programul
Access 2000, consultaţi Capitolul 5.

ApelaÆi la “Vråjitorul” Interogare!


“Vrăjitorul” Interogare nu ar mai putea fi considerat un vrăjitor în adevăratul
sens al cuvâtului dacă tot ceea ce ar putea face ar fi să creeze interogări cu o
singură tabelă. Din fericire, este un “vrăjitor” pe cinste, iar asta datorită faptului
că înţelege şi detaliile interogărilor cu mai multe tabele.

Pentru a crea o interogare cu mai multe tabele, urmaţi paşii:


198 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

1. În cadrul ferestrei bază de date, faceţi clic pe butonul Queries care se


află sub bara Objects aflată în partea stângă a ferestrei.

Fereastra bază de date listează toate interogările care convieţuiesc în cadrul


bazei de date.

2. Pentru a porni “Vrăjitorul” Interogare simplă, faceţi dublu-clic pe


Create query by using wizard.

Efectul este apariţia ferestrei Simple Query Wizard. În cazul în care


fereastra vă pare cunoscută, nu vă miraţi, deoarece într-adevăr, ea este cea
pe care aţi utilizat-o la crearea interogărilor cu o singură tabelă. Şi totuşi,
acesta poate realiza şi interogări cu mai multe tabele, la o simplă bătaie din
palme (şi bineînţeles şi cu un clic de mouse).

3. Faceţi clic pe săgeata îndreptată în jos care se află chiar lângă caseta
Tables/Queries, aşa cum este ilustrat în fugura 12- 2 şi apoi faceţi clic
pe numele primei tabele pe care doriţi să-l includeţi în această
interogare.

Lista Available Fields se modifică şi afişează câmpurile disponibile din


tabelă (probabil că dumneavoastră v-aţi dat seama deja de acest lucru).

4. Faceţi dublu-clic pe fiecare câmp pe care doriţi să-l includeţi în


interogare.

Dacă aţi făcut clic pe un câmp pe care nu trebuia, tot ceea ce trebuie să
faceţî pentru a repara greşeala este să faceţi dublu – clic pe lista Selected
Fields şi câmpul sare imediat înapoi în secţiunea Available Fields din
cadrul ferestrei.

5. Când aţi terminat de adăugat câmpuri din tabela respectivă, repetaţi


pasul 3 şi 4 pentru a putea prelua câmpurile dorite şi din următoarea
tabelă pe care doriţi să-l folosiţi în interogare.

După ce listaţi toate câmpurile dorite în cadrul zonei Selected Fields,


treceţi la pasul următor.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
199
Fig. 12-2:
Apelaţi la
ajutorul
oferit de
“Vrăjitorul”
Interogare
simplă
pentru a a
realiza
interogări
cu mai
multe
tabele.

6. Faceţi clic pe Next pentru a continua procesul de realizare a


interogării.

Efectul poate fi apariţia unui ecran care seamănă uimitor de mult cu cel din
Figura 12-3. În cazul în care nu se întâmplă aşa, nu intraţi în panică! Dacă
în loc de acest lucru programul Access 2000 vă solicită să atribuiţi un
nume interogării, treceţi mai departe la pasul 8.

Fig. 12-3:
În cazul în
care
“vrăjitorul”
realizează
o interoga-
re cu mai
multe
tabele, are
nevoie de
mult mai
multe
informaţii
din partea
dvs.
200 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

Dacă includeţi câmpuri din două tabele care nu au legături, în momentul în


T
FA care faceţi clic pe Next apare Asistentul Office al programului Access
S

2000. Acesta vă reaminteşte faptul că tabelele trebuie să fie relaţionale şi


vă sugerează să rezolvaţi această problemă înainte de a vă continua
procesul. De fapt, dacă spun că Asistentul vă sugerează nu este chiar
corect, deoarece ceea ce face acesta este să vă roage politicos să rezolvaţi
problema legată de acele relaţii înainte de a încerca să realizaţi interogarea.
Dacă apare această eroare, faceţi clic pe butonul OK care se află în cadrul
mesajului Asistentului Office, pentru a trece direct în fereastra
Relationships. Rezolvaţi problema relaţiilor şi apoi porniţi “Vrăjitorul”
Interogare pentru a reîncepe procesul. Dacă doriţi să aflaţi mai multe
detalii legate de relaţii, consultaţi Capitolele 4 şi 5.

7. Dacă “Vrăjitorul” vă spune să alegeţi între o interogare Detail şi una


Summary, faceţi clic pe butonul care se află imediat lângă opţiunea
dorită de dumneavoastră şi apoi faceţi clic pe OK.

Dacă alegeţi opţiunea Detail, aceasta crează o foaie de date care listează
toate înregistrările care se potrivesc cu interogarea. Aşa cum reiese şi din
numele acestei opţiuni, puteţi fi siguri că veţi obţine toate detaliile
posibile.

În cazul în care alegeţi Summary, acesta îi comunică “vrăjitorului” că nu


doriţi să vedeţi fiecare înregistrare, ci doriţi să vedeţi numai un sumar al
informaţiilor. Dacă doriţi să faceţi vreo modificare anume, faceţi clic pe
caseta de dialog Summary Options care est ilustrată în figura 12-4. Alegeţi
opţiunile de sumar pe care le doriţi din lista respectivă şi apoi faceţi clic pe
OK.

Fig. 12-4:
Nu sunt
prea multe
opţiuni de
sumar, dar
cele pe
care le
aveţi la
dispoziţie
sunt utile.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
201
8. Introduceţi un titlu pentru interogarea dumneavoastră în caseta de
text şi apoi faceţi clic pe Finish.

Interogarea se gândeşte bine de tot, iar Access 2000 afişează rezultatele pe


ecran, aşa cum este ilustrat şi in Figura 12-5. Felicitări, aţi reuşit!

Fig. 12-5:
Vizualizarea
Datasheet a
sumarului
interogării
cu mai
multe
tabele.

SuflecaÆi-vå mânecile pentru a realiza


interogarea manual
Trebuie să ştiţi că utilizarea unui “Vrăjitor” pentru realizarea interogărilor cu
mai multe tabele nu constituie întotdeauna cea mai bună soluţie. Poate vă aflaţi
în situaţia în care interogarea este prea complexă sau necesită un sumar mai
special (sau poate că pur şi simplu în acel moment nu vă simţiţi în stare să vă
mai bateţi capul cu “Vrăjitorul” Interogare). Ei bine, tocmai pentru acele
momente în care realizarea manuală a unei interogări este cea mai bună soluţie
există vizualizarea Design pe care vă recomand s-o folosiţi.

Deşi uneori această vizualizare (Design) pare complicată, nu aveţi de ce să vă


temeţi. Ba chiar, aş putea paria că după ce vă veţi obişui cu acest mod de lucru
vă veţi da seama că de fapt preferaţi să realizaţi interogări în acest fel (ce gând
teribil!).
202 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

T
FA
S

Un cârd de gâşte, ???

Oare există vreun nume comun pentru un grup Wizard, Find Duplicates Query Wizard şi Find
de “Vrăjitori”? Dacă nu există, să ştiţi că ar Unmatched Query Wizard.
trebui, deoarece programul Access 2000 este Din păcate, nu toţi “vrăjitorii” sunt aşa direcţi
înţesat până la refuz cu o întreagă pleiadă de cum este “Vrăjitorul” Interogare simplă.
asistenţi magici. Capitolul 11 vi-l prezintă pe Aşadar, din cei patru care mai rămân,
“Vrăjitorul” Interogare simplă, cel mai util “Vrăjitorul” Încrucişare este singurul pe care îl
“vrăjitor” pentru ceea ce aveţi nevoie utilizeză în mod curent oamenii obişnuiţi. Dacă
dumneavoastră în mod obişnuit în legătură cu doriţi să aflaţi mai multe detalii legate de
programul Access 2000. “Vrăjitorul” Încrucişare, consultaţi Capitolul 14.
Cu toate acestea, şirul de “vrăjitori” nu se Cei doi “vrăjitori” care au mai rămas (Find
termină aici, deoarece Access 2000 mai are Duplicates Query şi Find Unmatched Query
încă trei “vrăjitori” care aşteaptă cu nerăbdare Wizard) sunt atât de ciudaţi încât este mai bine
chemarea dumneavoastră: Crosstab Query să nici nu vă pese de ei.

În continuare iată câteva gânduri de început pentru a vă însenina ziua un pic


înainte de a intra în detaliile vizualizării Design:
FA
T 9 Nu este o idee prea bună să realizaţi relaţii între tabelele dumneavoastră
S

înainte de terminarea proiectării şi de construirii bazei dumneavoastră de


date. Trebuie neapărat să vă spun că este mult mai bine să realizaţi relaţiile
în cadrul interogării, pentru că pe viitor veţi putea modifica design-ul
tabelului dumneavoastră fără a mai fi nevoie să ştergeţi şi relaţiile dintre
bazele de date. Din momentul în care proiectarea şi realizarea bazei de
date sunt gata, realizarea relaţiilor pentru bazele de date poate fi poate fi
chiar foarte utilă pentru actualizările automate între tabele. Dacà doriţi să
aflaţi mai multe despre realizarea legăturilor între tabele, consultaţi
Capitolul 5.
9 Dacă ştiţi cum să realizaţi interogări cu o singură tabelă, înseamnă că
sunteţi deja pe drumul cel bun în privinţa creeri interogărilor cu mai multe
tabele, datorită faptului că procesul este aproape acelaşi.

Pentru a realiza manual o interogare cu mai multe tabele în vizualizarea Design


(aşa cum cu puţin noroc şi buni obişnuia să le facă), urmaţi paşii:

1. Faceţi clic pe butonul Queries care se află imediat sub bara Objects,
aflată la rândul ei în partea stângă a ferestrei bază de date.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
203
Fereastra bază de date listează toate interogările dumneavoastră, dând
semne că este pregătit.

Înainte de a începe aventura cu o interogare cu mai multe tabele, asiguraţi-


vă că acestea sunt relaţionale. Dacă nu sunteţi foarte siguri în această
privinţă, reveniţi la fereastra bază de date şi faceţi clic pe butonul
Relationships care se află pe bara de instrumente. Dacă doriţi să aflaţi mai
multe amănunte legate de relaţiile dintre tabele, consultaţi Capitolul 5.

2. Faceţi dublu-clic pe Create a query in Design view.

După o secundă, apare caseta de dialog Show Table, iar în spatele acesteia
veţi vedea o fereastră interogare goală în care mai târziu se va contura
interogarea respectivă.

3. Faceţi dublu-clic pe numele primei tabele pe care doriţi să-l includeţi


în interogare.

Efectul este apariţia unei ferestre micuţe pentru tabelă în fereastra


interogare (priviţi Figura 12-6).

4. Repetaţi pasul 3 pentru fiecare tabelă pe care doriţi să o adăugaţi.


Atunci când aţi terminat, faceţi clic pe Close pentru a face să dispară
caseta de dialog Show Table.

În cazul în care apar nişte linii între tabelele, în cadrul interogării


dumneavoastră, nu este cazul să vă speriaţi (priviţi Figura 12-7), pentru că
acesta este realmente un lucru bun care arată că programul Access 2000
ştie într-adevăr să lege două tabele.

Fig. 12-6:
Prima
tabelă îşi
ocupă
locul
cuvenit în
interogare.
204 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

Fig. 12-7:
Programul
Access
2000 ştie
cum să lege
tabela
Auctions de
Auctioneers.

Dacă aţi terminat de adăugat tabele la interogarea dumneavoastră, dar nu


există nici măcar o linie între acestea, Access 2000 vă comunică faptul că
nu are nici cea mai mică idee cum ar putea să relizeze o legătură înre acele
tabele. In acest caz, cea mai bună soluţie este să renunţaţi la interogarea
respectivă prin închiderea ferestrei interogării şi apoi să utilizaţi butonul
Relationships, în vederea realizării unor relaţii.

5. Adăugaţi câmpuri în cadrul grilei interogării prin executarea dublu-


clic pe acestea în casetele de dialog ale tabelelor (aşa cum este ilustrat
în Figura 12-8). Repetaţi acest pas pentru fiecare câmp pe care doriţi
să-l adăugaţi în interogare.

Alegeţi câmpurile în ordinea în care doriţi să apară în cadrul rezultatelor


interogării. Trebuie neapărat să vă spun că puteţi alege câmpuri din toate
tabelele (deci din orice tabelă) din partea superioară a ferestrei interogare.
In fond, acesta este şi motivul pentru care aţi inclus toate acele tabele la
începutul interogării.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
205

Fig. 12-8:
Puteţi
aduna
laolaltă,
într-o
singură
interogare
câmpuri
din mai
multe
tabele.

Dacă aţi ales din greşeală un anumit câmp, puteţi redresa foarte uşor acest
lucru, prin executarea unui clic pe intrarea numelui câmpului, aflat în grila
interogării, şi apoi prin selectarea Edit→Delete Column (această opţiune
ciudată) de pe bara de meniuri. Efectul obţinut este dispariţia intrării
incorecte a câmpului respectiv (mai precis a coloanei acestuia).
6. Având câmpurile bine poziţionate, opriţi-vă un moment pentru a
stabili ordinea de sortare, bineînţeles, numai în cazul în care doriţi
una. Dacă doriţi ca sortarea să se facă după un câmp anume, faceţi
clic pe caseta Sort, care se află sub numele câmpului şi apoi faceţi clic
pe săgeata îndreptată în jos care apare la marginea casetei Sort. Faceţi
clic fie pe Ascending, fie pe Descending (figura 12-9).
Dacă doriţi ca sortarea să se facă după mai multe câmpuri, repetaţi acest
pas.

Fig. 12-9:
Sortarea A
înseamnă

parcurge-
rea se va
face
ascendent.
206 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

7. Pentru fiecare câmp, în cadrul casetei Criteria stabiliţi informaţiile de


selectare ale interogării.

Chiar dacă aceasta este o interogare cu mai multe tabele, dumneavoastră


stabiliţi criteriile în acelaşi mod în care făceaţi şi în cazul interogărilor cu o
singură tabelă. Dacă doriţi să primiţi ajutor suplimentar, consultaţi
Capitolul 11.

8. Dacă doriţi să includeţi în interogare un câmp, dar nu doriţi ca acesta


să apară în cadrul rezultatelor finale, deselectaţi opţiunea Show
corespunzătoare câmpului respectiv.

Probabil că nu veţi avea nevoie niciodată de acest pas, dar tocilarul care
zace în mine îmi cere să vă spun şi aceste lucruri.

9. Revedeţi încă o dată rezultatele muncii dumneavoastră, iar dacă


sunteţi absolut siguri că arată aşa cum trebuie, salvaţi interogarea
prin alegerea File→Save.

10. În cadrul casetei de dialog Save As, introduceţi un nume pentru


interogare şi apoi faceţi clic pe OK.

Doar nu doriţi ca toată munca dumneavoastră dificilă să se ducă pe apa


Sâmbetei doar pentru că nu salvaţi interogarea respectivă!

11. Rugaţi-vă să iasă bine şi apoi alegeţi Query→Run (sau faceţi clic pe
butonul Run) pnetru a rula interogarea.

Ei, cum a mers? Aţi obţinut răspunsul la care aţi sperat? Dacă nu, treceţi
interogarea în vizualizarea Design pentru a o mai cizela un pic.

12. Alegeţi View→Design View (sau faceţi clic pe butonul Design).

Tineţi-o tot aşa până când interogarea dumneavoastră arată aşa cum trebuie
şi nu cumvă să uitaţi să salvaţi modificările efectuate, prin alegerea
File→Save.
Capitolul 13
Lei ŞI urşi SAU
tigri? Oh, Doamne!

În acest capitol
¾ Clarificarea diferenţei care există între funcţiile AND (şi) şi OR (sau)
¾ Utilizarea funcţiei AND
¾ Utilizarea funcţiei OR
¾ Utilizarea funcţiilor AND şi OR în cadrul aceleaşi interogări

C u cât lucraţi mai mult cu programul Access 2000, cu atât întrebările


dumneavoastră adresate datelor dumneavoastră vor fi mai complexe. Si
astfel, treptat treptat, sortarea ascendentă sau descendentă, de la stânga la
dreapta sau de la dreapta la stânga, precum şi filtrarea repetată, toate acestea nu
mai sunt de ajuns deoarece acum doriţi ca datele să mărşăluiască în cadrul
aranjamentului stabilit, în timp ce dumneavoastră imitaţi diferite animale (Ei
bine, dintotdeauna v-aţi stabilit ţeluri înalte.)

Interogările programului Access 2000 vă pot determina datele să facă tot genul
de trucuri, dar chiar şi acestea au nevoie de ajutor pentru a putea realiza cele
mai uluitoare prestidigitaţii. Ei bine, în acest moment apare Dr. Boole împreună
cu asistenţii săi. Folosind priceperea nemaiîntâlnită a asistenţilor Booleani,
interogările dumneavoastră pot escalada înălţimi uluitoare, pot face acrobaţii
uluitoare şi vă pot amuza şi ameţi pe dumneavoastră şi colegii dumneavoastră.
S-ar putea să-l uimească chiar şi pe şeful dvs.!

Acest capitol se concentrează pe prezentarea celor doi mari operatori ai


programului Access 2000, şi anume AND şi OR. Aşadar, în acest capitol vi se
explică ce fac aceşti operatori, cum fac ceea ce fac şi (cel mai important lucru)
de ce v-ar păsa de aceşti operatori. Pregătiţi-vă pentru a merge într-o călătorie
208 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

sălbatică prin lumea logicii, iar în privinţa datelor dumneavoastră, fixaţi-le bine
centurile de siguranţă!

HaideÆi så comparåm operatorul AND


cu OR!
AND şi OR sunt stelele cerului Boolean. În limbajul scris şi vorbit, conjuncţia
“şi” (AND) leagă frazele între ele, alcătuind un tot unitar, în timp ce conjuncţia
“sau” (OR) vă pune la dispoziţie o mulţîme de opţiuni din care puteţi alege pe
aceea pe care o doriţi. În lumea bazelor de date, aceste două conjuncţii au cam
aceleaşi funcţii.

De exemplu, dacă pădurile sunt pline de lei şi tigrii, vă puteţi aştepta ca ambele
rase să anticipeze venirea dumneavoastră. Pe de altă parte, dacă pădurile sunt
pline de lei sau tigrii, atunci ştiţi cu siguranţă că unul sau altul se află acolo, dar
nu vă aşteptaţi în nic un caz să le vedeţi pe amândouă. În terminologia folosită
în cazul bazelor de date, AND înseamnă ambele, în timp ce OR înseamnă unul
din ele (Pe legea mea, asta seamănă cu o oră de gramatică!).

Iată în continuare o regulă care vă va ajuta să nu încurcaţi aceşti operatori


niciodată:

9 AND vă limitează interogarea, făcâdu-o mai restirctivă.


9 OR pune la dispoziţie întreaga interogare, deci vor exista mai multe
înregistrări care se vor potrivi.

Dacă începeţi să căutaţi o persoană cu ochi albaştri şi păr roşcat şi care să fie
mai înaltă de 1,82 metri şi să fie de sex masculin, aveţi un grup destul de
restrâns de candidaţi (iar eu, cu siguranţă că nu mă aflu printre ei). Pe de altă
parte, dacă doriţi să găsiţi persoane cu ochi albaştri sau păr roşcat sau care să fie
mai înalte de 1,82 metri sau care să fie de sex masculin, ar însemna că s-ar
potrivi jumătate dintre persoanele care au lucrat la această carte, inclusiv
câinele meu.

Cum puteÆi gåsi elemente care se aflå


între statul Kansas çi Oz
Una dintre cele mai obişnuite interogări se referă la listarea elementelor care se
încadrează între două valori bine determinate. De exemplu, s-ar putea să doriţi
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
209
să găsiţi toate înregistrările care au fost introduse după 1 ianuarie 1999 şi
înainte de 1 ianuarie 2000. Pentru a realiza acest lucru, puteţi utiliza un criteriu
de tip AND.

Utilizarea unui astfel de criteriu nu este complicată deloc. Puneţi cele două
condiţii pe aceeaşi linie şi separaţi-le printr-un AND. Figura 13-1 vă ilustrează
ecranul interogare, în cadrul căruia câmpul DateIn din tabela Items al bazei de
date Auctions este restricţionat la date din anul 1999. Apropo, nu vă îngrijoraţi
în privinţa semnelor diez; Access 2000 pune aceste semne în mod automat doar
pentru a simţi că a contribuit şi el într-un mod cât se poate de util la reaizarea
interogării dumneavoastră. Staţi un pic! De când se pun semne diez lângă date?
Numiţi-l un efect secundar al apei potabile din Redmond care a făcut ca
inginerii să aibă astfel de idei ciudate; oricum, din anumite motive, diez-urile
trebuie introduse numai în cazul datelor.

Priviţi atent formula din interogare. Access 2000 începe procesarea interogării
prin examinarea minuţioasă a înregistrărilor din tabelă şi formularea primei
întrebări a criteriului de validare “Inregistrarea a fost introdusă pe 1 ianuarie
1999 sau după această dată?” In cazul în care înregistrarea a fost introdusă
înainte de această dată, programul Access 2000 o ignorează şi trece mai
departe, la următoarea. Dacă înregistrarea a fost introdusă după 1 ianuarie 1999,
Access 2000 pune a doua întrebare: “Inregistrarea a fost introdusă înainte de 1
ianuarie 2000?”. Dacă răspunsul este da, programul include şi această
înregistrarea în cadrul rezultatelor. Dacă nu, înregistrarea este respinsă şi
Access 2000 trece mai departe, la următoarea. Reţineţi că comparaţia foloseşte
semnele mai mare sau egal cu pentru prima dată (1 ianuarie 1999), deoarece
dumneavoastră doriţi să includeţi şî înregistrările care au fost introduse în prima
zi a anului.

Acest tip de instrucţiune, adică “între”, poate fi folosită pentru orice tip de date.
Puteţi lista valori numerice care se află între două numere, nume care au
anumite litere, sau date care se încadrează într-o anumită perioadă din calendar.
Programului Access 2000 nici că-i pasă ce fel de date testaţi!

Când realizaţi o interogare de tip “între”, asiguraţi-vă că combinaţi cât de corect


posibil operatorii “mai mare decât“ şi “mai mic decât” cu criteriile care trebuie.
Dacă le încurcaţi, interogarea dumneavoastră nu va funcţiona deloc! De
exemplu, nici o înregistrare nu a putut fi creată simultan înainte de 1 ianuarie
1999 şi după 1 ianuarie 2000. Înregistrarea a putut fi introdusă între aceste date
(cum era în exemplul anterior), dar nu poate îndeplini simultan cele două
condiţii. Dacă schimbaţi însă operatorul AND cu OR, interogarea poate
funcţiona chiar foarte bine, datorită faptului că o singură înregistrare poate fi
realizată înainte de prima sau după cea de-a doua.
210 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

Fig. 13-1:
Funcţia
AND
localizează
toate
datele
între 1
ianuarie
1999 şi 1
ianuarie
2000.

FolosiÆi mai mulÆi operatori AND: çi apoi


ce se va întâmpla?
Una dintre caracteristicile cele mai bune ale programului Access 2000 (ca să nu
mai vorbim de această carte) este flexibilitatea sporită. În general, în cadrul
unei interogări, Access 2000 vă oferă posibilitatea de a face tot ceea ce vă
pofteşte inimioara. De exemplu, Access 2000 nu vă obligă să folosiţi un singur
criteriu pe fiecare linie a interogării; nu, la naiba! Puteţi include atâtea criterii
câte doriţi. Programul Access 2000 interpretează criteriul ca şi când aţi fi
introdus câte un operator AND între fiecare două dintre ele.

Interogările cu mai multe criterii sunt complicate. Fiecare criteriu pe care doriţî
să-l adăugaţi trebuie să fie poziţionat pe acelaşi rând. Când rulaţi interogarea,
programul Access 2000 mai întâi verifică fiecare înregistrare pentru a se asigura
că îndeplineşte toate condiţiile expresiilor rândului cu criterii din interogare, şi
abia apoi trece înregistrarea în tabela cu rezultate. Figura 13-2 ilustrează o
interogare care are trei criterii. Din cauza faptului că toate trei se află pe acelaşi
rând, Access 2000 le tratează ca şî când ar face parte dintr-o expresie enormă
de tip AND. Această interogare returnează ca rezultat doar acele înregistrări
care sunt legate de licitaţiile care au avut loc la “The Ranch” şi care au avut ca
obiect de adjudecare diferite mărfuri oferite de clientul cu numele “Donati” şi
care pentru care oferta a fost de maxim 25$, adică pentru care s-a licitat o sumă
de maxim 25$.

Atunci când aveţi o bază de date mare şi doriţi să limitaţi rezultatele obţinute la
un anumit număr minim de înregistrări, cel mai eficient mod de a realiza acest
lucru este combinarea câtorva criterii.
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
211
Trebuie să reduceţi rezultatele chiar mai mult de atât? (Wow, şeful
FA
T dumneavoastră este chiar dur!) Datorită faptului că Access 2000 afişează
S

rezultatele în vizualizarea Datasheet, toate instrumentele grozave ale acestei


vizualizări funcţionează împreună cu interogarea; instrumente cum ar fi de
exemplu vechiul dumneavoastră prieten, filtrul. Pentru a limita şi a “fricţiona”
un pic rezultatele interogării dumneavoastră, tot ceea ce aveţi de făcut este să
utilizaţi oricare dintre comenzile de filtrare (alegând Records→Filter). Dacă
aveţi nevoie de o rememorare rapidă cu privire la filtre, reveniţi la Capitolul 10.

Fig. 13-2:
Localizarea
înregistrării
dvs. care
îndeplineş-
te toate
condiţiile
impuse.

SunteÆi o vråjitoare bunå, sau una rea?


Deseori doriţi să găsiţi un grup de înregistrări care îndeplinesc una dintre
numeroasele condiţii (cum ar fi de exemplu identificarea persoanelor care
locuiesc în Franţa sau Belgia sau în Statele Unite ale Americii). Acest tip de
căutare cere un criteriu de tip OR, care este maestrul opţiunilor numeroase.

Programul Access 2000 face ca utilizarea unui criteriu de tip OR să fie chiar
prea simplă, având în vedere că nu trebuie să utilizaţi decât cuvinte. Nu trebuie
să introduceţi deosebit, nu trebuie să cumpăraţi nimic, şi nici nu va fi nici un
vânzător care să strige după dumneavoastră. De fapt, opţiunea OR se află chiar
în caseta de dialog a interogării Access şi aşteaptă ordinele dumneavoastră.

Pentru a putea alătura mai multe criterii şi a le include în aceeaşi expresie


imensă de tip OR, trebuie să scrieţi fiecare criteriu pe câte o linie aflată în
partea inferioară a interogării. Fiecare linie poate conţine criterii pentru orice
câmp doriţi dumneavoastră, chiar şi în cazul în care există o altă linie cu alt
criteriu care se “adresează” aceluiaşi câmp.(Credeţi-mă pe cuvânt, în realitate
212 ________________ Partea III: Cum să ne organizăm şi să ne menţinem astfel

este mult mai simplu decât pare.) Exemplul ilustrat în figura 13-3 are trei
criterii în acelaşi câmp, adicâ în câmpul Animals. Prin poziţionarea acestora pe
linii diferite, interogarea caută înregistrări care conţin lei sau urşi sau tigri.

Fig. 13-3:
Comanda
încorporată
OR vă
permite să
găsiţi toate
bestiile
înfricoşe-
toare din
pădure.

Bineînţeles că puteţi pune criteriile şi pe coloane diferite. De exemplu, figura


13-4 ilustrează tabela Items al bazei de date Auctions, urmărindu-se obiectele
care au fost aduse de familia Donati sau care au în câmpul MinimumBid o sumă
mai mică sau egală cu 30$.

Fig. 13-4:
Puteţi
realiza un
criteriu de
tip OR şi
prin
poziţio-
narea
condiţiilor
în câmpuri
diferite.

De remarcat faptul că fiecare criteriu se află pe o linie separată. Dacă criteriile


s- ar fi aflat pe aceeaşi linie, ar fi trebuit să realizaţi o operaţie de tip AND, şi ar
fi apărut ca rezultate finale numai înregistrările care ar fi îndeplinit ambele
condiţii.

Figura 13-5 vă prezintă rezultatele interogării, iar menţiunile din dreapta vă


indică motivul pentru care a fost acceptată fiecare înregistrare. Reţineţi că aveţi
câteva înregistrări care îndeplinesc una dintre condiţii şi câteva înregistrări care
Capitolul 11: Puneţi o întrebare simplă şi primiţi 10000 de răspunsuri______
213
îndeplinesc ambele condiţii. Dacă aţi fi realizat această interogare ca fiind una
de tip AND, v-ar fi fost returnate numai acele înregistrări care ar fi îndeplinit
ambele condiţii.

Fig. 13-5:
Analizând
rezultatele
interogării.

Când folosiÆi AND çi OR çi când AND


sau OR?
Uneori, utilizarea unuia dintre operatorii AND şi OR nu este de ajuns, deoarece
trebuie să puneţi o întrebare referitoare la câteva grupuri de înregistri diferite.
Astfel, o parte a întrebării implică limitarea accesului grupurilor de înregistrări
în cadrul rezultatelor finale (limitare care se realizează cu ajutorul criteriului
AND), iar alte părţi permit accesul liber al înregistărilor care se bazează pe
criterii diferite (ceea ce se realizează cu ajutorul criteriului OR).

Aveţi mare grijă cu aceste criterii, deoarece în scurt timp devin foarte
capricioase. Aşadar, în cazul în care o interogare ajunge în punctul în care
sunteţi zăpăciţi de toată treaba asta cu condiţiile şi nu mai ştiţi care criteriu And
a fost influenţat de ultimul criteriu Or, înseamnă că v-aţi împotmolit de tot. În
acest caz trebuie fie să reluaţi totul de la capăt, fie să cereţi ajutor unui specialist
în baze de date.

Cel mai important lucru pe care trebuie să-l reţineţi este acela că fiecare linie
OR (fiecare linie care conţine un criteriu) este evaluată separat. Dacă doriţi să
combinaţi mai multe criterii diferite, trebuie să vă asiguraţi că fiecare linie OR
reprezintă un aspect clar a ceea ce faceţi dumneavoastră.

De exemplu, în cazul bazei de date Auctions, ar fi extrem de util de ştiut care


obiecte vor fi adjudecate pentru sume mai mici de 30$ sau care pentru vor fi
adjudecate pentru sume mai mari de 100$, în cadrul unei singure licitaţii.
Identificarea obiectelor care să se găsească în aceste plaje de preţuri înseamnă