Scrisorile de intentie

Scrisoare de intentie acompaniaza CV-ul in momentul in care il trimiti unui posibil angajator. Ea are rolul
de a te prezenta ca pe un candidat capabil.
Scrisorile de intentie sunt de doua tipuri:
1. “Cover letters” sunt acele scrisori care se trimit pentru o pozitie precisa, in urma unui anunt al
organizatiei angajatoare. Numai 20% dintre posturile valabile la un moment dat sunt anuntate (este ceea ce numim
“piata de munca vizibila”). Vor exista, deci, foarte multi competitori in incercarea de obtinere a posturilor anuntate.
In fapt, 90% dintre persoanele care cauta un loc de munca se orienteaza numai catre acest sector de 20%, al
posturilor anuntate. Nu limita aria de trimitere a scrisorilor numai catre posturile anuntate. Postul pe care il doresti
este posibil sa nu fie anuntat in presa (sau in alte surse).
2. “Broadcast letters” sunt scrisorile care se trimit catre locuri de munca neanuntate. Ele informeaza
managerii asupra potentialului tau, cu scopul unei eventuale abordari ulterioare.
Dar, unde sunt aceste posturi care nu sunt anuntate? Ele pot fi aflate foarte usor vorbind cu oamenii. Localizeaza-le
prin consultarea cataloagelor, ziarelor, periodicelor, organizatiilor profesionale si a Internet-ului. Cauta oportunitati
in mediul de afaceri, in industrie, servicii sociale, educatie, guvern etc. Multi oameni doresc sa te ajute daca pot, asa
ca trebuie doar sa ceri asistenta lor. Intreaba care este numele si adresa angajatorului.
Mergi personal sa vezi aceste potentiale locuri de munca (direct sau prin telefon pentru stabilirea unui
interviu). Daca nici o alta metoda nu-ti este accesibila, a treia metoda pe care o poti aplica este sa trimiti o scurta
scrisoare prin care sa ceri o scurta intalnire.

Scrisoarea va contine numai informatiile relevante, particularizate prin experienta ta de angajat sau voluntar,
educatie, obiective atinse, atribute personale cerute de post. Scrisoarea are rolul de a pune in lumina calitatile tale
cele mai importante, CV-ul fiind mult mai cuprinzator.

Cateva reguli privind forma:

- nu trimiteti fotografie decat daca este solicitata;
- evitati hartia colorata;
- alegeti un font usor de citit;
- redactati paragrafe scurte si concise;
- verificati ortografia si punctuatia;
- cereti unei cunoastinte sa va citeasca scrisoarea, pentru a identifica eventualele greseli si a va da sugestii.

Structura scrisorii de intentie/motivatie:

Dreapta sus:
- Numele candidatului
- Adresa candidatului
Stanga jos:
- Data
Prima linie:
- Numele persoanei care se ocupa de interviu
A doua linie:
- Numele companiei
A treia linie:
- Adresa companiei
Textul:
- prezentati motivul solicitarii si postul sau domeniul pe care le vizati. Precizati inclusiv cum ati aflat despre acest
job; .
- explicati ce anume v-a trezit interesul fata de respectivul job si respectiva companie. Daca aveti experienta in
domeniu sau ati facut cursuri speciale care va recomanda pentru ocuparea acestui post, subliniati acest lucru.
1
 Precizati prin ce anume puteti contribui la eficientizarea/dezvoltarea activitatii companiei respective.
- faceti o trimitere la CV-ul atasat si incercati sa nu repetati informatiile. Manifestati-va disponibilitatea pentru un
interviu (ori chiar solicitati concret acest lucru) si precizati cand sunteti disponibil (zile, intre ce ore etc.) - includeti
numarul de telefon si orele cand puteti fi contactat. S-ar putea sa fie necesar sa mai dati un telefon la firma pentru
stabilirea interviului. Incheiati cu multumiri pentru timpul acordat de examinator si cu consideratia dvs. pentru
acesta (formula de incheiere: "Cu sinceritate", numele dvs. si semnatura).

Principalele reguli pentru ca scrisoarea ta de intentie sa surprinda placut angajatorul si sa fii sunat in
vederea unui interviu:

1. Fii sincer! Nu te pierde in detalii si nu da informatii care nu sunt necesare doar pentru ca nu ai ce scrie.
Vei vedea mai jos ca poti compensa lipsa de experienta cu alte “trucuri”.
2. Gandeste-ti scrisoarea de intentie exact ca pe o reclama de revista. Aminteste-ti ca aceasta se citeste in Z.
Astfel, in partea de sus si mijloc plaseaza informatiile cele mai importante pentru ca este posibil ca angajatorul sa
nu mai citeasca si finalul, obisnuit fiind cu partea de sfarsit si formula de incheiere. Scrie paragrafe scurte cu spatiu
intre ele si, chiar daca ingrosarea mai multor randuri nu este recomandata, evidentieaza totusi cuvintele importante.
3. Desi este mult mai comod sa faci o singura scrisoare de intentie pe care s-o trimiti de mai multe ori,
incearca sa eviti acest procedeu. Asta pentru ca angajatorii apreciaza cand vad o scrisoare de intentie personalizata.
Ce inseamna acest lucru? Faptul ca va trebui sa faci munca de cercetare si selectie inainte de a incepe sa scrii. Unele
dintre informatii trebuie neaparat mentionate pentru un anume job, in timp ce pentru un altul nu sunt atat de
importante. Nu vrei ca angajatorul sa se plictiseasca citind, asa ca nu ii da decat ceea ce este spre avantajul tau.
4. De asemenea, este de preferat sa cauti informatii despre acea firma si sa strecori in scrisoarea de intentie
cateva dintre aceste detalii. Angajatorul isi va da seama ca esti o persoana intr-adevar interesata de acel job, de
vreme ce cunosti cate ceva despre compania sa.
5. Gandeste-te la cateva informatii cheie ce te-ar putea plasa inaintea celorlalti candidati: proiecte inedite la
care ai participat sau pe care le-ai initiat, limbi straine pe care nu le cunoaste toata lumea, eventualele premii la
concursuri, un talent special etc.
6. Niciodata nu scrie despre fostul tau loc de munca. In CV angajatorul poate vedea unde ai mai lucrat. Nu
este nevoie sa dai astfel de detalii, cu atat mai mult sa iti critici vechii sefi sau colegi.
7. Chiar daca tu consideri ca toate realizarile tale nu incap intr-o singura pagina, tine minte ca scrisorile de o
singura pagina sunt cele mai eficiente. Studiile au aratat ca un angajator decide in primele 7 secunde daca va chema
sau nu la interviu persoana a carei scrisoare de intentie citeste.
8. Foloseste formule de inceput, de incheiere, respecta structura unui text formal, iar daca stii cui te adresezi
este bine sa folosesti acel nume in formula de inceput.
9. Nu uita sa iti treci numele si informatiile de contact pe fiecare pagina a scrisorii de intentie in partea de
sus, chiar daca ai precizat aceste detalii si in CV.
10. Nu folosi un limbaj greoi doar din dorinta de a arata ca ai un vocabular elevat. Simplitatea este cuvantul
cheie, atat in ceea ce priveste editarea, cat si exprimarea.
11. Este indicat sa atasezi o fotografie ( asta in cazul in care nu se regaseste una in CV), dar nu da informatii
personale. Pe langa faptul ca nu vei face o impresie buna, de regula pe angajator nu il intereseaza astfel de detalii.
Insa, sunt joburi care necesita o anumita disponibilitate: de a calatori in strainatate, de a sta peste program la lucru
etc. In cazul acesta, angajatorul ar putea cere informatii personale despre candidati.
12. Nu te abate de la scopul scrisorii, asa ca nu exagera. Nu iti expune slabiciunile, chiar daca am spus mai
sus ca sinceritatea este un punct forte. Traseaza-ti foarte clar obiectivul, punctele tale forte ( nu exagera la acest
punct, ci alege 4-5 care sa te reprezinte cel mai bine si care sa se muleze pe cerintele acelui job), calitatile cheie si
de ce doresti sa lucrezi in cadrul acelei companii ( aici poti include acele informatii pe care le-ai citit referitoare la
compania respectiva).
13. Repeta informatii din CV doar daca acestea sunt absolut relevante.
14. Scrisul ingrosat, italic, tabelele si mai multe stiluri folosite pot fi derutante si obositoare.

2
 15. In cazul in care trimiti scrisoarea de intentie prin posta, nu folosi hartie colorata, logouri sau borduri
speciale. In schimb, tusul negru este cel mai indicat. Stilurile cele mai folosite sunt Times New Roman si Arial,
fiind de preferat sa alegi intre 12-14 in ceea ce priveste marimea caracterelor.
16. De asemenea, tot in cazul in care aplici la job prin posta, nu uita sa te semnezi de mana, chiar daca
scrisoarea este tehnoredactata.
17. Daca aplici pentru un job anume, specifica pe scrisoarea de intentie codul aferent. In caz contrar, trece in
revista posturile din cadrul acelei companii pentru care tu crezi ca esti potrivit.
18. Nu uita sa recitesti textul pentru a corecta eventualele greseli gramaticale.

Greseli in redactarea unei scrisori de intentie

Scrisoarea de intentie este primul lucru care ajunge in mana angajatorului in momentul in care doriti sa
va angajati intr-o companie. Evitand anumite greseli in redactarea acesteia puteti face o prima impresie foarte buna.
Iata cateva din cele mai frecvente greseli in redactarea unei scrisori de intentie.
 Nu abuzati de realizarile dumneavoastra
 Scrisoarea de intentie nu este o autobibliografie. Incercati sa va concentrati asupra aportului
dumneavoastra la nevoile angajatorului si mai putin la realizarile pe care le-ati obtinut pana
la momentul respectiv.
 Nu reproduceti ceea ce ati scris in CV
 Scrisoarea de intentie nu trebuie sa fie o copie a CV-ului. Acordati o atentie sporita redactarii
acesteia pentru a nu absoarbe din impactul CV-ului.
 Fiti scurt si concis
 In general scrisoarea de intentie nu ar trebui sa depaseasca 1 pagina. Incercati sa redactati
scrisoarea de intentie cat mai concis si la obiect.
 Nu uitati sa o personalizati
 In cazul in care aplicati la mai multe joburi asemanatoare nu uitati sa personalizati scrisoarea
de intentie pentru a evita situatia in care trimite-ti aceasta scrisoare catre alta persoana,
companie sau alt tip de job
 Nu fi nepoliticos
 Nu uitati ca la sfarsitul scrisorii de intentie sa multumiti angajatorului pentru timpul acordat.
Structura:
* In stanga, sus, se scrie cu majuscule functia destinatarului, numele firmei si adresa exacta a acesteia.
* In dreapta (simetric cu cele de mai sus) numele expeditorului, adresa completa, numarule de telefon / fax.
* Localitatea (virgule) si data (luna scrisa cu litere) se marcheaza in dreapta, la un rand distanta fata de
datele expeditorului
* Formula de adresare: “Stimate Domnule Director,”.
* Continutul: se va specifica sursa din care solicitantul a aflat de existenta postului scos la concurs,
denumirea postului si a firmei. Urmeaza o formulare despre: onoarea / bucuria / provocarea concurarii pe
respectivul post si o apreciere la adresa pozitiei si faimei firmei vizate.
* Incheiere: se exprima speranta ca asteptarile firmei nu vor fi infirmate de profilul socio-profesional al
expeditorului, reiesit din C.V. si de performantele pe care le va si demonstra prin participarea la concurs in vederea
angajarii. Se multumeste anticipat pentru atentia acordata solicitarii.
* Incheierea se realizeaza printr-o formula sobra, protocolara: “Cu stima”, “Cu profound respect” (dreapta
jos). Numele solicitantului apare sub formula, usor lateral, dreapta (prenume, nume).

3
 Memo(randumul)

Memo este forma uzuala, prescurtata a cuvantului memorandum. Memo(randumul) este un mesaj care
trebuie memorat, pastrat, avut in vedere de catre destinatar. Din acest motiv, mesajul este transmis intr-o forma
scrisa.
Termenul de memo este folosit in mediile de afaceri de limba engleza, de unde s-a raspandit apoi si in alte
tari, inclusiv in Romania. In S.U.A., specialistii in comunicare disting uneori intre memo, care este un mesaj
transmis unei persoane bine precizate, si memorandum, care se adreseaza unei colectivitati, adica intreg
personalului dintr-o firma sau dintr-un departament al acesteia.

Ce transmite un memo

Mesajul memo-ului este intotdeauna o informatie utila, transmisa cu un anumit scop.

Informatia poate fi legata de cele mai diverse situatii si domenii:
- schimbari de detaliu in politica firmei, cum ar fi: introducerea, suspendarea sau anularea unei reguli
(norme interne) etc.;
- schimbari sau noi informatii referitoare la relatia cu clientii sau furnizorii, cum ar fi: modificari de pret, de
termene, de procedura, de prioritate etc.;
- informatii utile in relatiile de cooperare pe orizontala in cadrul firmei: detalii privind un proiect comun,
modificarea unor date, reamintirea sau reliefarea unor detalii importante etc.;
- dispozitii difuzate pe verticala companiei, de catre nivelul managerial, pentru compartimentele sau
persoanele din subordine, in vederea organizarii si conducerii activitatii, cum ar fi: sarcini, (re)precizarea unor
conditii de executare a dispozitiilor anterioare, atentionarea asupra unor situatii deosebite sau amanunte-cheie etc.;
- informatii furnizate tot pe verticala, dar de jos in sus (de exemplu, scurte rapoarte);
- anunturi de diverse feluri: convocarea personalului pentru sedinte, acordarea unor facilitati sau recompense
ori retragerea acestora, organizarea unui eveniment intern etc.
Atentie!
Emiterea unui memo pentru a difuza o decizie continand cuvinte ca "probabil", "dupa cat se pare", "o
anumita", "oarecare" s.a.m.d. este un act managerial care genereaza
confuzie in randul personalului.
Cand se transmite un memo

In cele mai diverse situatii. Practic, ori de cate ori o persoana cu responsabilitati manageriale are sau
sesizeaza o problema pe care trebuie s-o impartaseasca altora (sefi, colegi, subordonati), primul lucru pe care poate
si trebuie sa-l faca intr-o asemenea situatie este sa scrie un memo si sa-l difuzeze.
Orice incident semnificativ, fie el negativ sau pozitiv, poate face obiectul unui memo, care are rolul sa-l
semnaleze ca atare sau sa comunice masurile ce se cer adoptate in noile imprejurari.
Daca insa aria de utilizare a memo-urilor este atat de larga, la fel de important si poate chiar mai simplu este
sa stabilim cand nu se transmite un memo:
* Cand relatia de comunicare se prelungeste in afara firmei, deci atunci cand mesajul ar urma sa ajunga,
direct sau indirect, la un client sau la un partener de afaceri. Pentru aceasta din urma situatie, probabil ca nici nu
este oportun sa se difuzeze in afara informatii de uz intern, nici modalitatea de adresare (simpla, neprotocolara) nu
ar fi cea potrivita.
* Cand informatia este prea marunta, nerelevanta, nesemnificativa. Tot timpul se intampla ceva, se schimba
ceva in viata unei firme, dar asta nu inseamna ca orice fleac merita consumarea unor minute pretioase pentru a
redacta un memo. Adesea, un scurt dialog, direct sau telefonic, este suficient.
* Cand informatia este prea complexa. Un memo are intotdeauna dimensiuni
limitate. El ar trebui sa incapa intr-o pagina format A4, desi aceasta cerinta este frecvent incalcata. Nici
structura memo-ului nu este prea complicata. Prin urmare, atunci cand continutul depaseste aceste limite si necesita

4
o elaborare mai atenta a structurii informatiei, se recomanda sa apelezi la alte tipuri de documente: rapoarte, (set de)
instructiuni procedurale etc.
* Cand nu ai suficient timp la dispozitie pentru a redacta un memo. Se poate intampla ca imprejurarile sa
reclame o interventie urgenta ori sa fii presat de alte treburi pentru o anumita perioada de timp. In acest caz, poti sa
transmiti verbal mesajul. Ulterior, cand timpul iti va permite si daca necesitatea transmiterii informatiei in scris
ramane valabila (de exemplu, pentru ca este o decizie importanta), redacteaza si difuzeaza un memo.
* Cand nu ai o informatie de transmis, ci un semn de intrebare, deci ai nevoie de o informatie. Daca vrei sa
emiti o decizie, dar iti lipsesc anumite date, nu vei compune un memo continand lacune si ambiguitati, nici nu vei
face unul doar pentru a cere informatii (cu exceptia situatiei cand ai nevoie de un raport complex). Asadar, vei
solicita verbal datele care iti lipsesc, le vei obtine imediat, tot verbal sau in scris, iar apoi vei redacta un memo
continand o dispozitie completa si clara.
* Cand nu esti sigur ca va vei atinge scopul. De pilda, atunci cand vrei sa motivezi pe cineva, deci cand nu
este suficienta transmiterea dispozitiei, ci mai este nevoie si ca angajatul sa fie cointeresat in executarea ei. In acest
caz, comunicarea verbala este obligatorie, fie intr-un dialog direct, fie abordand problema intr-o sedinta de lucru.
Solutia ideala este sa dublezi decizia scrisa printr-o interventie verbala.
Rezumand, memo-ul este un document de comunicare interna, folosit pentru a transmite mesaje scurte,
rapide, de a caror receptare vrem sa fim siguri iar scopul difuzarii unui memo este ori de informare, ori de
persuadare (convingere sau motivare) a celui caruia ii e destinat.

5
 GHID PENTRU ELABORAREA UNUI RAPORT

1. Introducere
Un raport, un eseu, are rolul de a servi ca un mijloc de înregistrare cât mai fidel şi permanent al unei munci sau
activităţi depuse în acest domeniu. Un raport trebuie să ofere celui care îl scrie ocazia să prezinte faptele şi interpretarea
lor, într-un mod clar, concis şi logic.
Este esenţial ca un raport să fie bine scris pentru a fi citit cu uşurinţă (dacă nu cu plăcere) şi pentru a fi bine
înţeles. Cel care îl scrie trebuie să ştie să-si “vândă” munca depusă, printr-un mod de prezentare atractiv şi printr-un
conţinut logic.
Nu există o soluţie universală pentru a scrie, într-o formă acceptabilă, un raport. Stiluri diferite de redactare şi
prezentare pot fi la fel de bune. Totuşi, se poate spune ca un raport bine întocmit ar trebui să fie:
• concis şi fără material de „umplutură” (nerelevant pentru tema abordată)
• uşor de citit şi de înţeles;
• logic ca prezentare şi echilibrat în redactare
• potrivit ca mod exprimare pentru cel care trebuie sa-l citească.
Indicaţiile care se vor da în continuare pentru pregătire, prezentare şi stil de redactare au doar rolul de ghid general,
constituind un punct de plecare.
2. Planificarea (pregatirea) raportului
Un raport bine scris este, în primul rând, un raport care a fost bine pregătit şi planificat. Aceasta înseamnă
aranjarea materialului disponibil într-o secvenţa logică care să-i permită cititorului să înteleagă cum s-a ajuns la
concluzii pe baza datelor (experimentale, teoretice, etc.) disponibile. Pentru claritate, subiectul raportului trebuie să fie
redus la minimum necesar. Faptele relevante trebuie prezentate într-un mod concis. Concluziile care se trag pe baza
acestora trebuie să rezulte într-un mod logic.
Materialele nerelevante trebuie eliminate. Deseori, studentul pierde mult timp şi depune un mare efort pentru a
descrie dificultăţile întâmpinate şi problemele pe care le-a întâmpinat pe parcursul elaborării. Din păcate, de cele mai
multe ori, aceste dificultăţi şi probleme nu sunt relevante, ele datorându-se lipsei de experienţa sau ignorantei în
domeniu, fiind astfel lipsite de interes pentru scopul final al raportului.
Există un număr de întrebări la care trebuie răspuns în faza de planificare a raportului:
(a) De ce este scris acest raport? Care sunt obiectivele sale?
(b) Cine îl va citi şi poate va încerca sa-l folosească? Un specialist în domeniu? Un profesor? Un coleg
student?
(c) Ce nivel tehnic şi ce conţinut este cel mai adecvat pentru audienta căreia i se adresează raportul?
(d) Care este cea mai eficientă modalitate de prezentare şi aranjare a faptelor pentru a atinge obiectivele şi
scopurile propuse?
(e) Cum putem stimula o cooperare corespunzătoare din parte audientei căreia ii este adresat raportul?
Răspunsul la aceste întrebări va impune şi stilul adecvat în care trebuie să fie redactat raportul.
Răspunsul la (a) este clar într-un context industrial sau comercial. Cantitatea de material explicativ, stilul de
redactare şi nivelul tehnic utilizat vor fi influenţate de răspunsurile la (b) şi (c).
Un raport sau un eseu tehnic întocmit de un student, de regulă, se adresează unui cadru didactic, un inginer care are în
mod sigur mai mulţi ani de experienţă în domeniu decât autorul raportului. Dacă însă audienta este eterogenă din punct
de vedere al nivelului tehnic, lucrurile sunt mai dificile. De multe ori, modul negativ în care sunt percepuţi oamenii de
ştiinţa sau inginerii de către comunitate se datorează şi incapacităţii acestora de a comunica în domeniul tehnic, cu
indivizi fara pregătire tehnică. Intr-o astfel de situaţie, este evident utilă folosirea unui limbaj cat mai simplu.
Autorul raportului este singurul responsabil şi este în poziţia de a lua decizii referitoare la întrebarea (d)
Cooperarea audientei (e) poate fi stimulată prin introducerea, la sfârşit, a unor secţiuni intitulate “Comentarii
finale” sau “Acţiuni necesare”. Cooperare din partea audientei însemnă sugestii, observaţii, comentarii pozitive sau
negative. De regulă, comentariile negative, dacă sunt bine intenţionate şi vin din partea unei audiente calificate, sunt şi
cele mai utile. Nu uitaţi că exista un dicton anglo-saxon care, tradus în romană, ar spune că “orice şut in dos este şi un
pas înainte”.

6
 Pană acum indicaţiile au fost centrate pe primul pas care trebuie făcut atunci când dorim să scriem un raport.
Acest pas ar putea fi descris ca o planificare preliminară, presupunând să ne gândim la problema, să luam decizii legate
de natura raportului şi să schiţăm un plan pentru pregătirea lui.
Din punct de vedere logic următoarele etape în scrierea unui raport ar fi:
a) Adunarea materialului bibliografic
Aceasta presupune adunarea informaţiei de natură tehnică şi de altă natură, informaţie care va fi utilizată la
redactarea raportului. Presupune identificarea şi izolarea problemelor specifice temei raportului în domeniu,
identificarea tehnicilor care vor fi utilizate pentru rezolvarea acestor probleme.
b) Alcătuirea unei schiţe
Odată adunat materialul, trebuie alcătuita o schiţa a raportului. Schiţa are rolul de a fixa ideile autorului, prin
organizarea materialului şi alcătuirea unei modalităţi logice de prezentare a acestuia. Astfel, raportul sau eseul se va
dezvolta încat concluziile şi recomandările sa decurgă în mod natural din conţinut. Tot aceasta schiţă va servi mai
târziu ca bază pentru alcătuirea cuprinsului. Schiţa respectivă mai poate suferi modificări pe parcursul elaborării,
dar este esenţial să ştim care sunt obiectivele şi scopul înainte de începe să scriem.
c) Scrierea unei ciorne
Chiar şi cel mai experimentat autor începe de la o ciornă, care apoi este modificată şi imbunătatită succesiv.
Tot în faza de planificare se va stabili şi amplasarea provizorie, în raport, a materialului grafic ilustrativ
(figuri, tabele, fotografii, etc.). O decizie (aproape) finală, legată amplasarea materialului grafic, se va lua atunci
când se va scrie ciorna.
e) Verificarea şi rescrierea (trecerea pe curat)
In aceasta fază trebuie sa vă examinaţi în mod critic stilul de exprimare, să eliminaţi informaţia nerelevantă şi să
verificaţi dacă limbajul folosit este adecvat cititorului. Cercetarea şi interpretarea datelor disponibile trebuie să fie
completă şi corectă. Luaţi notiţe şi gândiţi-vă la rezultate pe măsură ce elaborarea progresează. Este de dorit să verificaţi
datele din mai multe surse, să discutaţi interpretările şi concluziile cu colegi sau persoane care au experienţă în domeniul
tehnic al raportului. In cazul în care există mai multe surse de informaţie, încercaţi, dacă este posibil, să identificaţi şi să
utilizaţi sursa primară şi nu sursele secundare. Nu în ultimul rând, raportul trebuie să aibă un caracter analitic, adică sa
prezinte informaţia astfel încat să se poată formula concluziile şi eventualele recomandări.
3. Structura unui raport
Principalele criterii de apreciere ale unui raport bun sunt legate de conţinutul şi structura sa. Cititorul va dori să
ştie dacă raportul are un conţinut consistent prin raportare la subiectul abordat şi este bazat pe luarea în considerare a
tuturor datelor relevante. Cititorul are nevoie şi de o structură a raportului care să-i permită să înţeleagă imediat care sunt
aspectele importante precum şi cele secundare ale subiectului abordat.
Nu există o soluţie unică pentru o structură optimă a raportului, adecvată în toate circumstanţele. Structura
potrivită poate depinde şi de practica curentă a comunitatii în care autorul isi desfăşoară activitatea (facultate,
întreprindere, etc.), de scopul raportului şi nu în ultimul rând de experienţa celui care-l scrie. O structură des
întâlnită ar putea fi următoarea:
a) Pagina de titlu
Include titlul raportului, data întocmirii (sau a prezentării), numele autorului, poziţia autorului şi instituţia
(organizaţia) de care aparţine acesta.
b) Rezumatul
Acesta trebuie să fie scurt (100 la 200 de cuvinte), de sine stătător şi auto explicativ. Din el trebuie să reiasă clar
obiectivele şi concluziile. Este important ca el să fie de sine stătător deoarece la rândul sau şi el poate fi rezumat şi
publicat într-un index. Rezumatul trebuie să conţină următoarele elemente:
Problema de baza (contextul) şi scopul
De ce?
raportului
Pe scurt despre abordări, proceduri, metode
Cum?
folosite
Ce? Rezultatele importante
Deci? Concluzii importante şi recomandări

7
c) Cuprinsul
Dacă raportul are mai mult decât câteva pagini, trebuie realizat şi un cuprins corespunzător. Conţinutul cuprinsului va fi
realizat pe baza schiţei preliminare a raportului. Importanta titlurilor şi a subtitlurilor este arătată prin modalitatea cum
ele sunt numerotate sau notate. Se pot utiliza două forme: unul bazat pe litere şi respectiv unul bazat pe numere
zecimale. Ultimul este de preferat. Numărul de pagină corespunzător titlului sau subtitlului trebuie să apară întotdeauna
în partea dreaptă a cuprinsului, indicând poziţia acestuia in cadrul documentului.

Utilizare litere Utilizare numere zecimale

I. 1.0
A. 1.1
1. 1.1.1
a. 1.1.1.1
(i) 1.1.1.2
(ii) 1.1.2
b. 1.1.2.1
(i) 1.1.2.2
(ii) 1.1.2.3
(iii) 1.2
2. 1.2.1
a. 1.2.1.1
(i) 1.2.1.2
(ii) 1.2.2
b. 1.2.2.1
(i) 1.2.2.2
(ii) 2.0
B. 2.1
1. 2.1.1
a. 2.1.1.1
(i) 2.1.1.2
(ii) 2.1.2
b. 2.1.2.1
c. 2.1.2.2
II. 2.2
A. 2.2.1
1. 2.2.1.1
a. 2.2.1.2
(i) 2.2.2
(ii) 2.2.2.1
(iii) 2.2.2.2

d) Tabelele pentru figuri şi tabele

Dacă raportul conţine un număr mare de figuri şi tabele vor trebui să existe tabele separate, dedicate, în care
să apară numărul de pagină corespunzător pentru toate figurile şi tabelele care apar în text.
e) Alte date preliminarii
Acestea pot fi de exemplu o listă cu simbolurile şi respectiv cu abrevierile folosite.
f) Introducerea
Scopul unei introduceri este de a fixa cadrul prezentării subiectului, de a-l situa într-un anumit context şi de a
furniza informaţia de bază care să facă materialul prezentat în conţinutul propriu-zis mai uşor de inteles. Încercaţi să fiţi
cat mai concişi posibil. Dacă raportul este specializat pe un domeniu foarte îngust sau dacă informaţia de bază este
fragmentară, poate fi necesară o introducere mai lungă.

8
 Dacă, de exemplu, raportul prezintă rezultatul unor cercetări, atunci introducerea ar trebui sa prezinte: ce se
ştie, de ce s-a făcut cercetarea respectivă şi cum vor fi prezentate rezultatele în raport. Obiectivul acestei cercetări
trebuie să fie formal declarat, împreună cu ipotezele care s-au luat în considerare.
g) Conţinutul
Acesta este, evident, partea principală a raportului. Va conţine orice descriere necesară, de natură teoretică,
ştiinţifică, experimentală sau tehnologică împreună cu o prezentare şi o discuţie a rezultatelor finale (daca e cazul).
Lucrurile binecunoscute (modele, ecuaţii, teorii, etc.), cat şi tehnicile experimentale foarte cunoscute sau standardizate
nu vor fi discutate în detaliu. Următoarele elemente, având asociate titluri corespunzătoare, pot fi incluse:
- metode/proceduri şi materiale utilizate
- prezentarea datelor şi a informaţiilor adunate
- descoperiri sau rezultate/ comparaţii cu rezultate precedente
- discuţii sau analize ale materialului
Rapoartele care au la bază experimente necesită prezenta unor secţiuni în care sunt descrise procedurile şi
metodele folosite. Alte tipuri de rapoarte pun accentul pe cercetarea şi analiza literaturii de specialitate, a unor materiale
bibliografice sub diverse forme, inclusiv a informaţiei publicate pe Internet. Tipul şi scopul raportului ii vor determina şi
structura particulară. De exemplu, un raport (studiu) de fezabilitate identifică o problemă şi apoi evaluează soluţiile
alternative.
Ideile principale şi materialul faptic trebuie să fie organizate de o maniera logică şi uşor de citit. Este de dorit ca
stilul de exprimare sa fie simplu, fluent, cu un număr minim de devieri de la problemele esenţiale. Deoarece
prezentarea rezultatelor numerice, a unor demonstraţii matematice laborioase, precum şi a unor argumente în
detaliu, distrag cititorul de la firul principal al expunerii, este bine ca acestea să fie plasate în anexe. Rezultatele
numerice sunt mai uşor de interpretat daca ele sunt reprezentate grafic (ca grafice), inserate în textul care face
referire la ele.
h) Concluzii si/sau recomandări
Această secţiune este de obicei cel mai greu de scris deşi este poate cea mai importantă. Ea este de fapt o
“oglindă” pentru toate obiectivele declarate şi ipotezele formulate de autor. Autorul trebuie să se asigure că aceste
concluzii sunt formulate pe baza materialului disponibil şi sunt exprimate clar şi fără ambiguitate. Concluziile nu trebuie
să conţină nici o idee sau informaţie nouă prin raportare la conţinut. Ele ar trebui sa nu lase nici o întrebare, rezultată din
expunerea conţinutului, fără un răspuns.
Recomandările ar trebui să rezulte din concluzii, ele fiind afirmaţii ale autorului despre cum ar trebui rezolvata o
anumită problemă, daca ea există. Recomandările trebuie sa fie clare şi specifice.
Funcţie de cazurile particulare, concluziile şi recomandările pot fi grupate sau prezentate separat.
i) Mulţumiri
Se obişnuieşte, şi este un semn de civilizaţie, să se amintească şi să se mulţumească pentru sprijinul (de
orice natură) primit din partea unor persoane, organizaţii, firme, etc. pe durata realizării activităţii raportate.
Mulţumirile trebuie limitate doar la persoanele sau organizaţiile care au oferit un sprijin semnificativ sau
substanţial.
j) Bibliografia
Aceasta secţiune se prezintă ca o listă ordonată a referinţelor bibliografice care au fost citate ca atare în raport. O
referinţă este citată în raport cu scopul de a nu duplica materialul deja prezentat în altă lucrare. De regulă, bibliografia
este ordonată alfabetic după numele autorului (sau al primului autor dacă sunt mai mulţi).
Materialele bibliografice trebuie verificate atent. Este foarte important ca fiecare referinţă să fie corectă şi
completă. Altcumva, o altă persoană s-ar putea să nu o găsească. Nici un efort nu este prea mare pentru a ne asigura ca
am consultat toate sursele relevante
. Se mai poate include şi o aşa zisa bibliografie cu materiale de referinţă, care nu sunt citate ca atare, dar
care este utilă pentru cititorul care doreşte să afle mai multe din domeniul respectiv.
k) Anexele
Anexele conţin, tot de regulă, o informaţie detailată care este relevantă pentru conţinutul raportului. Materiale
precum seturile de date experimentale, demonstraţiile matematice complicate, foile de catalog pentru dispozitive
electronice sau aparate, desenele pentru cablaje imprimate, anumite caracteristici tehnologice, listing-uri rezultate din
prelucrarea pe calculator a datelor, etc. sunt grupate sub forma unor anexe. Nu este exclus ca în multe cazuri anexele să
aibă un volum mai mare ca raportul propriu-zis. Dacă sunt prezentate date experimentale trebuie precizate modelele şi
tipurile de aparatură utilizate pentru realizarea experimentului, precum şi caracteristicile acestora.
9