SISTEME INFORMATICE DE MANAGEMENT – SIM

Lector univ. Valeriu LUPU

Universitatea „Ştefan cel Mare” Suceava

Noţiunea de sistem. Subsistemele unei firme.

Un sistem reprezintă un ansamblu de elemente (componente) interdependente, între
care se stabileşte o interacţiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii
unui obiectiv.
Interacţiunea dinamică dintre elemente se materializează în fluxurile stabilite între
acestea, fluxuri care implică resursele existente.
Conform teoriei sistemelor orice organism economic (şi nu numai) este un sistem
deoarece:
• el prezintă o structură proprie constând dintr-o mulţime de elemente constitutive care
interacţionează între ele pe principii funcţionale;
• fluxurile existente între componentele organizatorice implică resursele organismului
economic. În cadrul oricărui organism economic se produc:
• fluxuri materiale (de materii prime, semifabricate, produse finite etc.);
• fluxuri financiare;
• fluxuri informaţionale.
Mulţimea componentelor organizatorice şi interacţiunea dintre acestea urmăresc
realizarea unui anumit obiectiv global: funcţionarea întreprinderii în condiţii optime.
Subsistemele întreprinderii sunt (figura 1):
• Subsistemul decizional;
• Subsistemul informaţional;
• Subsistemul operativ.
La nivelul subsistemului operaţional (în cadrul căruia se desfăşoară procesele
economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc culegerea datelor
care apoi sunt transmise subsistemului informaţional (flux ascendent) în vederea stocării şi
prelucrării datelor necesare obţinerii informaţiilor utile în vederea fundamentării deciziilor la
nivelul subsistemului decizional (de conducere).

84
 Sistemul întreprindere

Subsistemul decizional

Decizii
Informaţii Mediul exterior
Flux informaţional
Subsistemul informaţional

Fluxuri materiale şi Decizii Date

financiare
Subsistemul operaţional

Figura 1 Subsistemele unei întreprinderi

Altă modalitate de reprezentare ale subsistemelor unei organizaţii este reprezentată în
figura 2, iar în figura 3 este reprezentată schema simplificată a unui sistem informatic de
management.
- hotărâri
- informări

- decizii Sist.
- rapoarte
de
conducere

- ordine Sistem - documente

informaţional

- răspunsuri
Sistem de execuţie

Figura 2 Subsistemele unei firme(organizaţii)

Sistem informatic strategic

Sistem informatic suport de decizie

Sistem informatic de management

Sistem informatic pentru munca de

proiectare
Automatizarea birourilor

Sistem informatic pentru prelucrarea tranzacţiilor

Figura 3 Componentele unui Sistem Informatic de Management

85
Sistemele informatice ale unei firme

Sisteme pentru prelucrarea tranzacţiilor (Transaction Processing Systems - TPS) sunt

specializate în preluarea, stocarea şi prelucrarea tranzacţiilor zilnice, de rutină. Se
caracterizează prin gradul lor mare de repetabilitate şi prin volumul mare de date procesat şi
servesc nivelul operaţional. În această categorie cuprindem spre exemplu(figura 4):
• Sistemul informatic privind gestiunea producţiei;
• Sistemul informatic privind evidenţa vânzărilor;
• Sistemul informatic al contabilităţii financiare;
• Sistemul informatic privind gestiunea stocurilor.

Sistem informatic pentru prelucrarea tranzacţiilor

Sistem informatic pentru gestiunea Sistem informatic al contabilităţii

producţiei financiare

Sistem informatic privind evidenţa Sistem informatic privind evidenţa

vânzărilor stocurilor

Figura 4 Sistemul informatic pentru prelucrarea tranzacţiilor

În figura 5 este prezentată structura tip a unui T.P.S. Subsistemele unui sistem de
prelucrarea tranzacţiilor [LUPVA01] au fost definite la nivel de descriere a componentelor cu
specificarea activităţilor, a principalelor surse de date şi a circuitului informaţional pe care-l
putem stabili într-o organizaţie, indiferent de forma de organizare pe care fondatorii o
consideră avantajoasă sau legiuitorul ne permite să alegem (figura 6).

86
 4.0
Clienţi 6 Expediere

5
1

1.0 2.0
Înregistrare 2
Lansare
comenzi
Producţie
3 8

3.0 4 6.0 9
FURNIZORI
Facturare Achiziţie
10
7 20
14 13 11
19
5.0 12 15
Conturi de 7.0
ANGAJAŢI
încasat Recepţie

16
21 17
22

9.0 10.0 8.0

23 Registru 18 Conturi de
State de plată
general
plată

Figura 5 Schema tip a unui T.P.S.

87
 Subsistemele sistemului informatic sunt prezentate în figurile 7 – 17.

Produse/Servicii Clienţi

3 7

Colectoare Verificare Autorizare

Comenzi noi
comenzi nomenclator credite
2 6 9
produse
8
1 4
Cumpărări
acceptate Comenzi vechi
Clienţi 5
10

Figura 7 Subsistemul înregistrare comenzi

Comenzi noi Comenzi acceptate Date facturate

9
1
10
8

2
Comenzi vechi Execuţie
7 Expedieri
comenzi

3
Stoc materiale 5

Înregistrare
Stoc produse finite 4 comenzi 6 Comenzi achiziţii

Figura 8 Subsistemul P.L.U.P.

88
 Pregătire şi redactare
Date facturabile 1 facturi 2 Facturi

Figura 9 Subsistemul facturare

Expedieri

1
Expediere comenzi
onorate 2
Clienţi

Încărcare

Figura 10 Subsistemul expediere

Conturi de încasare
Facturi debitori Editare şi înregistrare
date primite
1 2

Pregătire extrase de
cont şi scisori de 4 Facturi primite
revenire
6

CLIENŢI

Figura 11 Subsistemul conturi admisibile

89
 Inventar Conturi de încasare Conturi de plată Alte date

4
3 5
2

Întreţinere registru
general

1
6

Plăţi angajaţi Registru general

Pregătire
rapoarte

8 9

Acţionari

Figura 12 Subsistemul Registru general

Comenzi achiziţii Selectare Furnizori
1 furnizori 2

3
4
Obţinere
verbală a
Produse acceptelor
5 Pregătire 8
comenzi de
cumpărare 7
9
6
Furnizori

Comenzi de cumpărare

11 Închidere
comenzi de 10 Recepţii
cumpărare

90
(continuare)
Furnizori

Selectare
furnizori 3 Recepţii

2
Comenzi de
cumpărare

Figura 13 Subsistemul Aprovizionare - Recepţie

Conturi de plată Recepţii

2
1
Validare
plăţi
3

4
Furnizori

5
Plăţile
furnizorilor

Anticipare cumpărări

6
Plăţi 8
Plăţi anticipate
7 anticipate

Comenzi de
cumpărare

Figura 14 Subsistemul conturi de plată

91
 Fişier angajaţi Categorii de plăţi

2 4

1 Validare 3 Calcul
Angajaţi verificare câştig brut

Date personal
13 5 6

Redactare 11 Calcul 9 Stabilirea 7

cec câştig net reţinerilor Fişier texte

12 10 Date as.sociale

Contabilizare articole Plăţi şi reţineri

Figura 15 Subsistemul State de plată

Centrală

Coordonator

Secretariat
Administrativ 1
Formator 1 1

Departament
Financiar+contabilitate 5 Formator 2 1

Departament Departament Departament

Financiar-contabilitate 3 Comercial-Vânzări 4 Tehnic-producţie 2

Figura 16 Organigrama pentru întreprinderea simulată MIS

(Management Information System)

92
 Calculator
Secretariat
Tastatură administrativ
Imprimantă

Imprimantă

Calculator

Comercial-
Tastatură Vânzări

Scaner

Imprimantă

Calculator

Tastatură Resurse
umane Tehnic-
Calculator Producţie

Calculator

Contabilitate Tastatură
Tastatură -financiar

Figura 17 Simboluri grafice pentru perfiericele de intrare / ieşire

1. Sisteme destinate activităţii de birotică(Office Automation Systems - OAS) –

Automatizarea birourilor – destinate în special personalului implicat în procesul
prelucrării informaţionale(contabili, funcţionari, secretari) dar şi managerilor. În această
categorie putem cuprinde:
• Procesoare de texte;
• Procesoare de tabele;
• Sisteme de poştă electronică.
2. Sisteme destinate cercetării – dezvoltării (Knowledge Work Systems - KWS) – destinate
creării şi integrării noilor tehnologii în cadrul firmei. Utilizatorii acestor sisteme sunt:
• Inginerii;

93
 • Proiectanţii;
• Alţi specialişti angrenaţi în activitatea de cercetare – dezvoltare.
3. Sisteme informatice destinate conducerii (Management Information Systems - MIS)
destinate integrării asigurării rapoartelor sintetice de rutină necesare în procesul
fundamentării deciziilor curente, controlului şi planificării pe termen scurt În vederea
oferirii unei informări relevante ele permit şi generarea de rapoarte privind abaterile
înregistrate precum şi consultarea on-line a informaţiilor referitoare la perioade anterioare
de gestiune.
4. Sisteme suport de decizie (Decision Support Systems - DSS) oferă managerilor modele
complexe şi aprofundate de analiză în vederea fundamentării deciziilor. Ele valorifică
informaţii interne oferite de TPS şi MIS, alături de informaţii provenite din mediul
economic exterior (curs valutar, preţul produselor fabricate de firmele concurente, preţul
de piaţă al materiilor prime etc.). Oferă utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele
formulate returnând rapid răspunsurile solicitate. În această categorie de sisteme putem
include sistemele expert caracterizate prin stocarea cunoştinţelor unui expert uman, sub
formă de fapte şi reguli, într-o bază de cunoştinţe utilizată în deducerea de concluzii prin
derularea de raţionamente automate. Sistemele expert pot fi utilizate cu succes în
diagnosticarea financiară a firmei, în elaborarea deciziei băncii de acoradre a creditelor
pentru clienţii săi etc (figura 18).
MEDIU

Solutii individuale Alti membrii ai

ale specialistilor grupului de decizie

Software pentru Modele Software GDSS

rapoarte matematice

BAZA DE
DATE

Legenda
Informaţii

Comunicaţii

Date

Figura 18 Modelul funcţional al unui DSS

5. Sisteme suport ale executivului (Executive Support Systems - ESS) reprezintă

94
sisteme informatice destinate conducerii strategice şi permit luarea unor decizii nestructurate,
altele decât cele de rutină. Ele nu au fost gândite să servească la soluţionarea unei anumite
probleme, ci să ofere facilităţi generalizate de calcul şi comunicaţii. Utilizează date privind
mediul exterior al firmei, date sintetizate oferite de MIS şi DSS, precum şi cele mai avansate
produse software grafice (figura 19).

Performanţe

Banca de date

Date de prel. Alte

a tranzacţiilor domenii
Alocare ale
buget firmei
Mediu
extern Date de
cercetare
marketing

Plan
Date despre pieţe
concurenta

Date mediu Planificare Plan Prognoze

extern produse promovare vânzări

Plan
strategic Plan preţ

Figura 19 Fluxul datelor în efortul Marketing – ESS

Tabelul I – 1 sintetizează caracteristicile sistemelor informatice prezentate evidenţiind:

natura datelor de intrare, prelucrărilor, ieşirilor şi beneficiarii acestor sisteme.

Tabelul I – 1 Sisteme informatice utilizate în cadrul firmei

Tipuri de Date de intrare Prelucrări Ieşiri Utilizatori
sisteme
informatice
Date primare Actualizări, Situaţii sintetice Conducătorii
TPS privind sortări, generări şi analitice serviciilor
tranzacţiile de rapoarte funcţionale
Date primare, Procesarea Documente, Funcţionari,
OAS documente, documentelor, corespondenţă, contabili
secvenţe video comunicaţii, mesaje
şi audio. PIM(Personal
Information
Management)

95
 Tipuri de Date de intrare Prelucrări Ieşiri Utilizatori
sisteme
informatice
Specificaţii de Modelări, Modele, Personal
KWS proiectare, baze simulări proiecte, schiţe tehnic(ingineri,
de cunoştinţe proiectanţi)
tehnico-
ştiinţifice

Volum mare de Prelucrări pe Situaţii sintetice, Managerii de

MIS date (provenit baza unor rapoarte privind domenii
de la TPS şi modele simple, abaterile
KWS) analize

Volum mic de Prelucrări pe Situaţii şi analize Managerii,

DSS date(provenit de baza unor decizionale Consiliul de
la TPS, MIS, modele simple Administraţie
KWS) de analiză

Date(interne şi Grafice, Analize şi Managerii,

ESS externe ) simulări, prognoze Consiliul de
agregate prelucrări Administraţie
interactive

1.3. Instrumentele tehnice ale Sistemelor Informatice de management

Principalele instrumente tehnice ale Sistemelor Informatice de Management sunt

(figura 20)
[LUPVA03]:
• Hardware-ul şi procesarea informaţiei;
• Software-ul şi Sistemele Informatice;
• Organizarea resurselor de date;
• Telecomunicaţii şi reţele de telecomunicaţii;
• Noua arhitectură informatică.
• Aceste instrumente tehnice vor fi dezvoltate în capitolele care urmează.

96
 Instrumente tehnice ale Sistemelor Informatice de
Management

Hardware-ul şi Software-ul şi Organizarea Telecomunicaţii Noua

procesarea Sistemele resurselor de şi reţele de arhitectură de
informaţiei Informatice date calculatoare calculatoare

- Mediile de - Software-ul şi - Organizarea - Componente şi

stocare prelucrarea tranzacţiilor Funcţii
informatică
- Dispozitive de - Un mediu de - Tipuri de reţele
Intrare/ieşire - Software-ul baze de date de comunicaţie
sistem modern
- Tendinţe în - Utilizarea
tehnologia de - Software-ul telecomunicaţiil
prelucrare a aplicaţii - Proiectarea or pentru
informaţiilor bazelor de date avantaje
- Noile unelte compeptitive
Software Tendinţe
- Probleme de
- Cum alegem - Cerinţe de management şi
Software-ul administrare decizii

Figura 20 Instrumente tehnice ale sistemelor Informatice de Management

Bibliografie:

1. Aurel Burciu – MBO & Ciclul afacerilor, Ed. Economică, Bucureşti, 1999
2. Ovidiu Nicolescu, Eugen Burduş, Tiberiu Zorlenţan, Gheorghiţă Căprărescu, Ion
Verboncu, Ion Cochină – Management, Editura didactică şi pedagogică, Bucureşti, 1992
3. Florica Badea – Managementul producţiei industriale, Editura ALL, 1997

97