Sunteți pe pagina 1din 13

X.

Balanţele de verificare

Noţiunea şi importanţa balanţelor de verificare

Balanţa de verificare este un procedeu specific al metodei contabilităţii


prin care se verifică exactitatea înregistrării operaţiilor economice în
conturi. Prin balanţa de verificare se asigură centralizarea datelor
contabilităţii curente, se face legătura între conturile sintetice şi bilanţ,
precum şi între conturile sintetice şi conturile analitice.
Potrivit normelor legale din ţara noastră (art. 22 din Legea
contabilităţii nr.82/1991), balanţa de verificare se întocmeşte lunar.
Balanţa de verificare se prezintă sub forma unei situaţii tabelare cu
mai multe coloane, în care sunt înscrise, în ordinea din planul de conturi,
toate conturile utilizate de contabilitatea unităţii patrimoniale, fiecare cont
fiind identificat prin simbol şi denumire. Pentru fiecare cont, în balanţă se
prezintă date valorice preluate din balanţa precedentă şi din registrul
„Cartea mare", respectiv soldul iniţial, rulajele perioadei curente, totalul
sumelor şi soldul final de la sfârşitul lunii.
Balanţa de verificare a fost concepută pe baza celor două principii
fundamentale ale contabilităţii: principiul dublei reprezentări a
patrimoniului şi principiul dublei înregistrări a operaţiilor economice în
conturi. Ca urmare, în cadrul balanţei de verificare, se obţin anumite
egalităţi valorice totale între datele preluate din conturi, de unde provine şi
denumirea de „balanţă".
Din punct de vedere practic, balanţa de verificare îndeplineşte
următoarele funcţii:
• funcţia de verificare a exactităţii înregistrărilor efectuate în conturi
constă în identificarea erorilor de înregistrare în conturi, prin intermediul
egalităţilor valorice ale balanţei de verificare, precum şi prin intermediul
unor corelaţii valorice stabilite cu ajutorul ei. Existenţa unor erori este
semnalată prin lipsa unor egalităţi valorice, fiind necesară identificarea şi
corectarea erorilor. De asemenea, prin balanţa de verificare, se poate
urmări concordanţa dintre totalul înregistrărilor efectuate în registrul
jurnal (care se deschide pentru evidenţa cronologică a operaţiilor) şi
totalul rulajelor lunare debitoare, respectiv creditoare, din balanţa de
verificare.
Deşi în condiţiile utilizării echipamentelor tehnice de prelucrare a
datelor creşte exactitatea calculelor, funcţia de control a balanţei de
verificare se menţine, iar corelaţiile pe care se bazează servesc la realizarea
unor chei de control în programele de lucru ale calculatoarelor.
• funcţia de legătură între conturile sintetice şi bilanţ se
concretizează în faptul că balanţa de verificare concentrează datele din
toate
conturile folosite în contabilitatea curentă a unei unităţi. Soldurile
conturilor
stabilite în cadrul balanţei de verificare se transcriu în bilanţul final.
Spre deosebire de bilanţ, balanţa de verificare reflectă nu numai
soldurile ci şi rulajele conturilor. Ea este o lucrare obligatorie
premergătoare întocmirii bilanţului contabil şi stă la baza raportărilor
periodice privind situaţia patrimoniului, rezultatele finale şi obligaţiile
fiscale.
• funcţia de grupare şi centralizare a datelor înregistrate în conturi

se referă la centralizarea datelor privitoare la existenţa şi mişcarea


elementelor înregistrate în conturile sintetice şi analitice, pe parcursul unei
perioade de gestiune. Prin aceasta balanţa de verificare serveşte
necesităţilor de generalizare periodică prin bilanţ a datelor contabilităţii
curente şi asigură compararea datelor de la începutul unei perioade de
gestiune cu cele de la sfârşitul ei şi cu alte perioade de gestiune expirate în
vederea stabilirii schimbărilor care s-au produs în structura şi volumul
elementelor patrimoniale.
• funcţia de instrument de sinteză şi analiză a activităţii economice se

realizează ca urmare a grupării datelor contabilităţii curente, prin


confruntarea datelor de la începutul perioadei de gestiune cu cele de la
sfârşitul ei, pentru fiecare cont, pe grupe de conturi şi pe total.
• funcţia de verificare a concordanţei dintre conturile sintetice şi

conturile analitice se realizează prin întocmirea unei balanţe de verificare a


conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic dezvoltat în conturi
analitice, prin care se controlează exactitatea înregistrărilor efectuate în
conturile sintetice şi în conturile analitice, prin corelaţiile valorice care
trebuie să existe între conturile analitice şi contul sintetic la care se referă,
cu privire la soldurile iniţiale, rulaje şi soldurile finale.

Clasificarea balanţelor de verificare

Pentru clasificarea balanţelor de verificare se folosesc următoarele


criterii:
-felul conturilor pe care le conţin;
-numărul egalităţilor pe care le cuprind.

a. După felul conturilor pe care le conţin, balanţele de verificare pot fi:


-balanţe pentru conturile sintetice;
-balanţe pentru conturile analitice.
Balanţele de verificare pentru conturile sintetice sau balanţele de
verificare generale se întocmesc numai valoric, pe baza datelor preluate din
toate conturile sintetice folosite în contabilitatea curentă a unei unităţi într-
o anumită perioadă de gestiune.

Balanţele de verificare pentru conturile analitice se întocmesc cu


exprimarea datelor atât cantitativ cât şi valoric (pentru conturile care
înregistrează elemente de natura stocurilor) sau numai valoric (pentru
anumite conturi, ca de exemplu 411 „Clienţi", 401 „Furnizori"), pe baza
datelor preluate din conturile analitice, separat pentru fiecare cont sintetic
care a fost desfăşurat pe conturi analitice. Balanţele de verificare pentru
conturile analitice se întocmesc înainte de întocmirea balanţei de verificare
a conturilor sintetice, motiv pentru care se mai numesc şi balanţe de
verificare auxiliare sau secundare.
Dacă pentru conturile sintetice, la nivelul unităţii patrimoniale, se
întocmeşte numai o balanţă de verificare, numărul balanţelor de verificare
ale conturilor analitice depinde de numărul conturilor sintetice care au fost
desfăşurate pe conturi analitice. Exemple de conturi sintetice care se
dezvoltă în conturi analitice şi pentru care se întocmesc balanţe de
verificare analitice: 301 „Materii prime", 302 „Materiale
consumabile", 401 „Furnizori", 411 „Clienţi".
După soldul pe care îl prezintă la sfârşitul perioadei, conturile pentru
care se întocmesc, balanţele de verificare analitice sau auxiliare pot fi de
două feluri:
-balanţe de verificare analitice pentru conturile monofuncţionale;
-balanţe de verificare analitice pentru conturile bifuncţionale.

b. După numărul egalităţilor pe care le cuprind sau al conţinutului lor,


balanţele de verificare pot fi:
-cu o egalitate;
-cu două egalităţi;
-cu trei egalităţi;
-cu patru egalităţi.

Balanţa de verificare cu o egalitate se poate prezenta în două variante:


-ca o balanţă de verificare a sumelor;
-ca o balanţă de verificare a soldurilor.
Balanţa de verificare a sumelor cuprinde două coloane, una pentru total
sume debitoare şi alta pentru total sume creditoare ale conturilor din
registrul cartea mare, la data întocmirii ei. Intre cele două coloane trebuie
să existe egalitatea:

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

Totalul sumelor debitoare se compune din soldurile iniţiale debitoare


de la începutul anului plus rulajele debitoare de la începutul anului şi până
la data întocmirii balanţei de verificare.
Totalul sumelor creditoare se compune din soldurile iniţiale creditoare de
la începutul anului plus rulajele creditoare de la începutul anului şi până la
data întocmirii balanţei de verificare.
Înscrierea elementelor respective (totalul sumelor debitoare şi totalul
sumelor creditoare) se efectuează separat, pentru fiecare cont în parte.

Balanţa de verificare a soldurilor cuprinde două coloane, una pentru


soldurile finale debitoare şi cealaltă pentru soldurile finale creditoare. între
cele două coloane trebuie să existe egalitatea:

Total solduri finale debitoare ■ Total solduri finale creditoare

Modelul balanţei soldurilor se prezintă astfel:

Balanţa de verificare cu o egalitate (balanţa soldurilor)


Nr.
Simbol cont Denumirea conturilor Solduri finale
crt.
Debitoare Creditoare
1. 101 „Capital" 249.000,00
2. 212 „Construcţii" 150.000,00
3. 301 „Materii prime" 60.000,00
4. 302 „Materiale consumabile" 6.000,00
5. 401 „Furnizori" - 27.000,00
6. 411 „Clienţi" 40.000,00
7. 461 „Debitori diverşi" 3.000,00
8. 5121 „Conturi la bănci în lei" 22.000,00
9. 5311 „Casa în lei" 2.000,00
10. 5191 „Credite bancare pe termen scurt" 7.000,00
TOTAL 283.000,00 283.000,00
Prezentând situaţia economico-financiară a unităţii economice la un
moment dat, prin soldurile finale debitoare şi creditoare ale conturilor, balanţa
soldurilor stă la baza întocmirii bilanţului şi permite conducerii unităţii să
cunoască rezultatele activităţii la perioade scurte de timp, respectiv în
intervalul dintre două bilanţuri anuale.
Din motive de simplificare, pentru conturile analitice se întocmeşte, în cele
mai multe cazuri, balanţa soldurilor.

Balanţa de verificare cu două egalităţi, denumită şi balanţa sumelor şi


soldurilor, rezultă din combinarea balanţei sumelor cu balanţa soldurilor.
Ea cuprinde patru coloane: două pentru total sume, debitoare şi creditoare şi
două pentru solduri finale, debitoare şi creditoare, ceea ce permite stabilirea
a două egalităţi între totalurile coloanelor perechi:
Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare
Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor flnale
creditoare
Balanţa de verificare cu două egalităţi permite verificarea corelaţiilor
şi realizarea funcţiilor celor două tipuri de balanţe de verificare (balanţa
sumelor şi balanţa soldurilor), din a căror combinare rezultă.
Întrucât din balanţa de verificare cu două egalităţi nu rezultă
informaţii distincte cu privire la rulajul conturilor, acest aspect diminuează
proprietăţile informative ale balanţei pentru satisfacerea cerinţelor de
analiză a activităţii unităţii patrimoniale.
Balanţa de verificare cu trei egalităţi a fost concepută cu scopul de a
spori proprietăţile informative ale balanţelor de verificare, necesare pentru
efectuarea analizelor şi elaborarea deciziilor. Această balanţă de verificare
cuprinde şase coloane (trei perechi de coloane), din care două coloane
pentru soldurile iniţiale debitoare şi creditoare, două coloane pentru
rulajele lunii curente debitoare şi creditoare şi două coloane pentru
soldurile finale debitoare şi creditoare, ceea ce permite stabilirea a trei
egalităţi între totalurile coloanelor perechi astfel:
Totalul soldurilor iniţiale debitoare = Totalul soldurilor iniţiale creditoare
Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare
Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

Cu toate că balanţa de verificare cu trei egalităţi dă posibilitatea


îndeplinirii funcţiei de analiză a activităţii economice, ea limitează
informarea privind evoluţia în timp întrucât nu se pot compara informaţiile
din luna curentă cu informaţiile din lunile precedente.

Balanţa de verificare cu patru egalităţi se prezintă sub forma unui


tabel cu opt coloane, din care două coloane pentru totalul sumelor
debitoare şi creditoare din luna precedentă, două coloane pentru rulajele
debitoare şi creditoare ale lunii curente, două coloane pentru totalul
sumelor debitoare şi creditoare şi două coloane pentru soldurile finale
debitoare şi creditoare, ceea ce permite stabilirea a patru egalităţi între
totalurile coloanelor perechi astfel:

Totalul sumelor debitoare din perioada = Totalul sumelor creditoare


precedentă din perioada precedentă

Totalul rulajelor debitoare = ale perioadei = Totalul rulajelor creditoare


curente ale perioadei curente
Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

Totalul soldurilor finale = debitoare = Totalul soldurilor finale


creditoare

Balanţa de verificare cu patru egalităţi reprezintă modelul cel mai


complet şi cel mai folosit în activitatea practică, întrucât satisface funcţiile
celorlalte balanţe şi oferă în plus informaţii pentru efectuarea analizei în
dinamică a situaţiei economico-financiare a unităţii. Totodată, dă
posibilitatea stabilirii următoarelor corelaţii: egalitatea dintre sumele totale
din balanţa de verificare întocmită la sfârşitul perioadei precedente şi
sumele totale la sfârşitul perioadei precedente din balanţa de verificare a
perioadei curente; egalitatea dintre sumele totale din balanţa perioadei
curente şi sumele totale la sfârşitul perioadei precedente din balanţa de
verificare a perioadei viitoare.
În condiţiile utilizării calculatorului electronic în prelucrarea datelor,
se realizează balanţa de verificare cu cinci egalităţi care se prezintă ca un
tabel cu zece coloane din care două coloane reflectă soldurile iniţiale de la
începutul anului, două coloane pentru rulajele lunilor precedente, două
coloane pentru rulajele lunii curente, două coloane pentru total sume la
sfârşitul lunii curente şi două coloane pentru solduri finale.

Întocmirea balanţelor de verificare

Balanţele de verificare, sintetice şi analitice, se întocmesc, în mod


obligatoriu, la sfârşitul lunii şi ori de câte ori necesităţile impun acest lucru,
în scopul verificării exactităţii operaţiilor economice în conturi. Pe baza
datelor din balanţele de verificare se întocmeşte bilanţul contabil.
Întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice necesită
efectuarea următoarelor lucrări succesive:
- înregistrarea tuturor operaţiilor patrimoniale care au avut loc în
cursul lunii, pe baza documentelor justificative, în evidenţa cronologică
realizată cu ajutorul registrului -jurnal;
- trecerea operaţiilor din evidenţa cronologică în evidenţa analitică

(organizată cu ajutorul fişelor de cont pentru operaţii diverse sau


diferitelor situaţii) şi în evidenţa sistematică sintetică (organizată cu
ajutorul registrului cartea mare, fişelor de conturi pentru operaţii diverse,
jurnalelor de credit sau situaţiilor pentru debit);
-stabilirea rulajelor debitoare şi creditoare, a totalului sumelor
debitoare şi creditoare şi a soldului final debitor sau creditor, pentru
fiecare cont, în funcţie de conţinutul economic;
-transcrierea datelor din registrul „Cartea mare" în formularul
balanţei de verificare. Pentru a evita eventuale erori de calcul şi
înregistrare, se
recomandă ca unele elemente să se transcrie în balanţa de verificare, iar
alte
elemente să se calculeze în cadrul acesteia. De exemplu, în cazul balanţei de
verificare cu trei egalităţi soldurile iniţiale se pot. prelua din balanţa de
verificare
precedentă, rulajele (debitoare, respectiv creditoare) se transcriu din
conturi, iar
soldurile finale se calculează direct în cadrul balanţei de verificare.
-totalizarea coloanelor balanţei de verificare. Atunci când nu se verifică
egalităţile din balanţă, se procedează la identificarea şi corectarea erorilor.
Totodată, se verifică corelaţiile valorice determinate de dubla înregistrare a
operaţiunilor patrimoniale în contabilitate, şi anume: concordanţa dintre
totalul
înregistrărilor din registrul jurnal şi totalul rulajelor debitoare, respectiv
creditoare, din balanţă; concordanţa dintre totalul soldurilor finale
debitoare, respectiv
creditoare din registrul „Cartea mare" şi totalul soldurilor finale debitoare,
respectiv creditoare din balanţă.

Identificarea erorilor de înregistrare contabilă cu ajutorul balanţelor de


verificare

Erorile de înregistrare contabilă, după posibilităţile de identificare, se


împart în două categorii:
A. Erori de înregistrare contabilă care pot fi identificate prin lipsa unor
egalităţi valorice în cadrul balanţei de verificare a conturilor sintetice;
B. Erori de înregistrare contabilă care pot fi identificate prin lipsa
unor
corelaţii valorice (erori care nu pot fi descoperite cu ajutorul balanţelor de
verificare).

A. Erori de înregistrare contabilă care se pot identifica cu ajutorul


balanţei de verificare a conturilor sintetice (prin lipsa unor egalităţi valorice).
Identificarea şi înlăturarea acestor erori se realizează în ordinea inversă
aceleia în care s-au efectuat lucrările de întocmire a balanţei de verificare.
Prin lipsa egalităţilor valorice se pot determina următoarele categorii de
erori:

• erori de întocmire a balanţei de verificare pot fi:


- erori care se produc la calcularea totalurilor coloanelor balanţei de
verificare. Aceste erori se identifică prin repetarea calculelor;
- erori care se produc cu ocazia transcrierii sumelor totale, a rulajelor
şi soldurilor conturilor din registrul „Cartea mare" în formularul balanţei
de verificare. Aceste erori se identifică prin punctare, adică prin
confruntarea tuturor sumelor din balanţa de verificare cu cele din registrul
„Cartea mare".

• erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor se datorează

unor calcule greşite efectuate cu ocazia determinării totalurilor sumelor


debitoare şi creditoare, a rulajelor şi soldurilor conturilor în evidenţa
sistematică. Aceste erori se identifică prin repetarea calculelor pentru
fiecare cont în parte.

• erori de înregistrare în evidenţa sistematică se datorează transcrierii

greşite a unor sume din registrul jumai în registrul „Cartea - mare".


Identificarea acestor erori se realizează prin punctare între cele două
registre, sumă cu sumă.

• erori de stabilire a sumelor în formulele contabile se datorează

adunării greşite a sumelor în cazul formulelor contabile compuse, conform


evidenţei cronologice (registrul jurnal). Aceste erori se identifică prin
refacerea calculelor la formulele contabile compuse şi prin punctarea
acestor înregistrări cu documentele justificative care au stat la baza lor.
Toate categoriile de erori prezentate mai sus sunt determinate de
nerespectarea cerinţelor principiului dublei înregistrări a operaţilor
economice în conturi.

B. Erori de înregistrare contabilă care nu se pot descoperi cu ajutorul


balanţelor de verificare a conturilor (prin lipsa unor corelaţii valorice). Aceste
erori sunt determinate de înregistrarea unor sume eronate, egale ca
valoare, atât în debitul cât şi în creditul conturilor. Prin lipsa corelaţiilor
valorice se pot determina:
• omisiuni de înregistrare contabilă constau în aceea că anumite operaţii
economice, consemnate în documente, nu au fost înregistrate în
contabilitatea
curentă. Asemenea erori se pot identifica prin punctarea tuturor
documentelor de
evidenţă cu înregistrările efectuate în contabilitatea curentă sau ca urmare
a
reclamaţiilor primite de la partenerii unităţii în legătură cu anumite
operaţii
economice.
Datorită acestor erori, apar anumite anomalii privind datele
informaţionale din unele conturi, cum ar fi: solduri debitoare la conturi de
pasiv sau solduri creditoare la conturi de activ; drepturi de creanţă
neîncasate sau obligaţii băneşti neplătite în cadrul termenului stabilit.

• erori de compensaţie se datorează transcrierii greşite a unor sume din

documentele justificative în registrul jurnal sau din acesta în registrul


cartea - mare, în sensul că s-a trecut o sumă în plus într-o parte a unui cont
sau a mai multor conturi şi o altă sumă în minus, egală cu aceea trecută în
plus, în aceeaşi parte a altui cont sau a altor conturi astfel încât, pe total,
cele două categorii de erori se compensează reciproc. Identificarea acestor
erori este posibilă datorită faptului că în balanţele de verificare analitice
apar unele solduri nefireşti la anumite conturi analitice (adică sold creditor
la un cont de activ sau sold debitor la un cont de pasiv), precum şi în urma
reclamaţiilor primite de la terţi.

• erori de imputaţie se datorează transcrierii unor sume, exacte ca

mărime, din evidenţa cronologică în evidenţa sistematică, atât în debit cât şi


în credit, însă nu în conturile la care trebuiau să fie trecute, ci în alte
conturi care nu corespund conţinutului economic al operaţiei respective.
Aceste erori se identifică la fel ca în cazul precedent, adică prin apariţia
unor solduri nefireşti în cadrul balanţelor de verificare analitice.

• erori de înregistrare în evidenţa cronologică se pot datora mai multor


cauze, ca de exemplu: stabilirea greşită a unor conturi corespondente;
înregistrarea unei operaţii economice de două ori, atât în debit, cât şi în
credit; inversarea unor formule contabile; întocmirea corectă a formulei
contabile, dar cu altă sumă, mai mare sau mai mică, decât cea reală, atât în
debit, cât şi în credit. Aceste erori pot fi identificate cu ajutorul balanţei de
verificare şah, care, pe lângă unele egalităţi valorice, redă şi corespondenţa
conturilor, oferind astfel posibilitatea identificării
corespondenţelor eronate dintre anumite conturi, precum şi a
erorilor de compensaţie şi a celor de imputaţie.