Sunteți pe pagina 1din 5

Baze de date în Microsoft Excel

% Obiective: la sfârşitul acestei lucrări practice, veţi fi capabili să lucraţi cu o bază de


date Microsoft Excel. Veţi şti să:
9 creaţi şi să editaţi o bază de date folosind un formular de date,
9 executaţi căutări într-o bază de date,
9 sortaţi înregistrările într-o bază de date,
9 calculaţi subtotaluri pentru diferite categorii de înregistrări din baza de date,
9 filtraţi baza de date pentru a vizualiza doar datele necesare la un moment
dat,
9 construiţi un raport sub forma unui tabel pivot pentru o bază de date.

 Cuvinte cheie: bază de date, înregistrare, articol, câmp, formular de date, subtotal,
filtru, tabel pivot.

Considerente teoretice
1. Definiţii

O bază de date este o colecţie de înregistrări sau articole, fiecare înregistrare fiind
alcătuită din mai multe câmpuri. Pentru o bază de date în Excel, toate înregistrările au
aceeaşi structură.
În Excel un tabel poate fi considerat o bază de date. Astfel: liniile din tabel vor fi
înregistrările iar coloanele vor desemna câmpurile bazei de date.

2. Construcţia unui tabel folosind un formular de date

Pentru a construi o bază de date putem folosi un formular de date. Acest formular
are nevoie de denumirea câmpurilor, adică de capul de tabel.
1. Introduceţi următorul cap de tabel: Nr, Nume, Grupa, Nota, în foaia de lucru
Sheet1;
2. Poziţionaţi cursorul într-o celulă aflată sub linia pe care aţi introdus capul de
tabel;
3. Lansaţi comanda Data | Form. Se deschide dialogul ce poartă acelaşi nume cu
foaia de lucru activă (Sheet1);
4. În partea stângă aveţi câmpurile introduse anterior, fiecare având asociat un
câmp pentru introducere de text. Introduceţi date pentru toate câmpurile. Pentru
a trece la următorul câmp folosiţi tasta TAB sau folosiţi mouse-ul;
5. Pentru a introduce date pentru următoarea înregistrare apăsaţi butonul New
6. La terminarea introducerii datelor închideţi dialogul cu butonul Close.

1
Bioinformatică

3. Parcurgerea şi actualizarea unei baze de date. Căutări în baza de date

Folosind acelaşi formular de date puteţi parcurge şi edita uşor baza de date existentă
(comanda Data | Form):
™ pentru a introduce o nouă înregistrare acţionaţi butonul New (ca la construirea
bazei de date).
™ pentru a şterge înregistrarea curentă folosiţi butonul Delete.
™ pentru a căuta o anumită înregistrare acţionaţi butonul Criteria, care va duce la
golirea câmpurilor pentru text din formular, unde veţi introduce criteriul de
căutare. De exemplu introduceţi un număr de grupă existent în baza
dumneavoastră de date. Apoi, folosiţi unul din butoanele:
Find Next – pentru găsirea primei înregistrări ce îndeplineşte această condiţie
aflată după înregistrarea curentă.
Find Previous – pentru găsirea primei înregistrări ce îndeplineşte condiţia şi
care este poziţionată înaintea înregistrării curente.

Fig. 1. Un formular de date

4. Sortarea unei baze de date

Pentru a sorta o bază de date procedaţi în felul următor:


1. Poziţionaţi cursorul în interiorul bazei de date, adică în tabel.
2. Lansaţi comanda Data | Sort. Se deschide dialogul Sort în care puteţi alege
până la trei criterii simultane pentru sortare.
3. Pentru un criteriu completaţi: câmpul după care se face ordonarea şi modul de
ordonare (descrescător sau crescător).
4. Trebuie selectată una din opţiunile (My list has) Header row sau No header
row, în funcţie de situaţia reală (există sau nu cap de tabel). Aici trebuie puţină
atenţie la ceea ce este selectat în momentul în care este deschis dialogul. Dacă

2
Baze de date în Microsoft Excel

dialogul a selectat doar zona din baza de date fără capul de tabel, atunci veţi
alege opţiunea No header row, chiar dacă acesta există.

Sortaţi baza de date folosind următorul criteriu compus: în ordine crescătoare în


funcţie de grupă, pentru acceaşi grupă descrescător după notă iar pentru aceeaşi notă
alfabetic. Veţi avea trei criterii de sortare.

5. Subtotaluri

*Baza de date trebuie să fie sortată în prealabil după criteriulpe care vreţi sa-l alegeţi
pentru subtotaluri.

Pentru baza de date sortată calculaţi media pentru fiecare grupă de studenţi. În
acest scop folosiţi subtotaluri.
1. Poziţionaţi cursorul în interiorul tabelului;
2. Lansaţi comanda Data | Subtotals...;
3. În dialogul Subtotals aveţi la dispoziţie mai multe opţiuni pentru subtotaluri.

Fig. 2. Dialogul Subtotal

™ Pentru a seta categoria după care sunt grupate înregistrările din baza de
date folosiţi lista ascunsă: At each change in. Aici aveţi la dispoziţie
câmpurile existente în baza de date. Pentru exemplul de mai sus vom
alege câmpul Grupa.
™ Alegeţi funcţia pe care doriţi să o aplicaţi asupra categoriilor obţinute
din lista ascunsă Use function. În cazul nostru alegeţi AVERAGE.
™ Lista Add Subtotals to ne permite să calculăm subtotaluri pentru mai
multe câmpuri. Acum alegeţi doar câmpul Nota.

3
Bioinformatică

™ În caz că mai există subtotaluri calculate vom bifa opţiunea Replace


current subtotals pentru a înlocui subtotalurile existente cu cele noi.
™ Dacă se doreşte separarea datelor pe pagini diferite în funcţie de
categorie se marchează opţiunea Page break between groups.
™ Pentru a afişa rezultatele subtotalurilor dedesubtul datelor alegeţi
opţiunea Summary below data.
4. lansaţi modificările pentru execuţie folosind butonul OK.
5. rezultatul ar trebui să arate asemănător cu exemplul de mai jos:

Dacă doriţi să eliminaţi subtotalurile, lansaţi comanda Data | Subtotals şi utilizaţi


butonul Remove All.

6. Filtre

De obicei, baza de date este de dimensiuni considerabile. Din această cauză


utilizarea e uneori greoaie. Dacă aveţi nevoie să vizualizaţi doar anumite înregistrări (care
îndeplinesc anumite condiţii) puteţi folosi filtre.
De exemplu, în baza de date utilizată până acum, doriţi să vizualizaţi doar studenţii
dintr-o anumită grupă.
1. eliminaţi subtotalurile;
2. poziţionaţi cursorul în baza de date;
3. lansaţi comanda Data | Filter | Auto Filter;
4. pentru fiecare înregistrare apare o listă ascunsă poziţionată pe antetul tabelului. În
această listă ascunsă aveţi la dispoziţie opţiunile pentru filtrare:
• (All) – pentru a fi vizibile toate înregistrările
• (Top 10) – se deschide dialogul Top 10 Auto Filter de unde puteţi seta să se
afişeze un anumit număr de înregistrări după o anumită ordine. Aveţi la
dispoziţie următoarele opţiuni:
ƒ din prima listă ascunsă puteţi alege dacă doriţi primele (Top) sau
ultimele (Bottom) înregistrări
ƒ contorul trebuie setat să indice câte înregistrări se vor afişa
ƒ ultima listă ascunsă permite să alegeţi între item şi percent.

4
Baze de date în Microsoft Excel

Fig. 3. Dialogul Top 10 AutoFilter

• (Custom) – se deschide dialogul pentru un filtru customizabil:

Fig. 4. Dialogul Custom AutoFilter

Aici puteţi alege ca valorile pentru câmpul pentru care fixaţi filtru să
îndeplinească o condiţie. Pentru această condiţie aveţi la dispoziţie două
liste ascunse cu condiţii. Pentru fiecare dintre acestea aveti o listă ascunsă cu
valori pentru respectiva condiţie. Aceste două “subcondiţii” pot fi alăturate
fie folosind operatorul AND (ŞI), fie operatorul OR (SAU).
• toate valorile existente în baza de date pentru respectivul câmp. Alegeţi una
din aceste valori dacă doriţi să fie vizibile doar înregistrările care au aceeaşi
valoare pentru câmpul respectiv.