P. 1
Proceduri operationale

Proceduri operationale

|Views: 5,170|Likes:
Published by Madalina Gaina

More info:

Published by: Madalina Gaina on Jan 29, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/14/2013

pdf

text

original

Managementul calit ii

Proceduri opera

ionale

1

Managementul calit ii

Cuprins

Pag.

Procedurile Sistemului de Management al Calit 1 Înregistr rile calit 2

ii ...............................

ii ......................................................................

Procedura opera ional privind gestionarea riscurilor pentu activitatea de secretariat .................................................................................... 3 Organiza 14 y ia Interna ional pentru Standardizare ............................... e din ISO 9001 .......................................

Explicarea unei cerin 17

2

Managementul calit ii

Procedurile Sistemului de Management al Calit

ii

Procedura reprezint un mod specificat de realizare a unei activit i sau a unui proces. O defini ie apropiat de realitatea practic , ar suna cam a a: procedura reprezint un ansamblu de reguli dup care se realizeaz un proces care intereseaz mai multe persoane, func ii, departamente. O procedur poate s fie sau nu documentat . Procedura documentat este redactat intr-un anumit format (scris sau electronic) si pus la dispozi ia persoanelor implicate în proces. În cazul unei proceduri nedocumentate, procesul se desf oar dup reguli foarte precise, men inute la fiecare repetare a procesului i tiute foarte bine de tot personalul implicat in proces. Standardul SR EN ISO 9001, prevede prin cerin ele sale ca o firm s intocmeasc i s implementeze 6 proceduri documentate, pentru urm toarele procese: 

    

Controlul documentelor; Controlul inregistr rilor; Auditul intern; Controlul produsului neconform; Ac iuni preventive; Ac iuni corective.

Procedurile documentate, de regula, cuprind urm toarele capitole: Scop , capitolul în care se precizeaz care este obiectivul documentului, ce proces descrie, indicatorii de performan ai procesului, responsabilul de proces, modul de monitorizare al procesului descris. Domeniul de aplicare, in cadrul c ruia se precizeaz care sunt departamentele din organiza ie care trebuie s aplice procedura. Domeniul de referin , in care se men ioneaz toate documentele de baz si conexe care clarific sau detaliaz activit ile descrise în procedur . Defini ii i prescurt ri, în care sunt explica i termenii specifici utiliza i în cadrul procedurii, precum i abrevierile folosite în text.
3

Managementul calit ii

Descrierea procesului, este capitolul cel mai important al procedurii, prin care se indic pas cu pas modul de desf urare a activit ilor ce fac obiectul procedurii. Responsabilit i, aici se men ioneaz cine execut , controleaz sau supravegheaz activit ile descrise. Înregistr ri, acest capitol cuprinde toate documentele, formularele i înregistr rile care rezult în urma desf ur rii activit ilor descrise în procese. Anexe, capitol care prezint în form listat , anexele prev zute în cuprinsul procedurii, necesare desf ur rii activit ilor descrise (formulare, scheme, tabele, etc.). Instruc iunile de lucru sau instruc iunile tehnologice, con in acela i capitol ca i procedurile, dac nu s-a prev zut altfel în procedura ´Controlul documentelor´ care prezint printre altele i con inutul documentelor dup modelul prezentat mai sus. Continutul unei proceduri/ instruc iuni poate fi mai simplificat comparative cu cele prezentate anterior i adaptat, astfel încât s fie u or de în eles i de utilizat de c tre personalul firmei. Pe lâng procedurile documentate cerute de standardul ISO 9001 i care în practic sunt întâlnite cu diverse denumiri (procedure de sistem, proceduri obligatorii, etc.), organiza iile elaboreaz si alte proceduri pe care le consider necesare pentru inerea sub control a proceselor sale, i care sunt întâlnite sub denumirea de procedure opera ionale (aprovizionare, instruire personal, con tientizare, etc.).

Înregistr rile calit

ii

Înregistr rile calit ii sunt documente prin care se declar rezultate ob inute sau se furnizeaz dovezi ale activit ilor realizate. Înregistrarile sunt de fapt dovezile activit ii noastre pe care le men ion m pe diferite formulare (publice, oficiale, standardizate, etc.), caiete, registre, etc. Aceste înregistr ri sunt inute sub control, ele fiind p strate o anumita perioad de timp (atât cât prevede legea) în condi ii corespunz toare, pentru a i men ine lizibilitatea pe toat durat pastr rii.

4

Managementul calit ii

Înregistr rile sunt singurele documente care nu nece sit revizuire periodic . Aceste documente constituie dovezi de audit, motiv pentru care sunt foarte mult solicitate de c tre auditori pe perioada auditurilor.

5

Managementul calit ii

PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat Departament: Managementul Calit ii (SECRETARIAT)

6

Managementul calit ii

Liceul Teoretic ³Stefan cel Mare´ Harlau
_______________

PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Edi ia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina« din «

Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT )

Cod: P.O. 14

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea edi iei sau dup caz, a reviziei în cadrul edi iei procedurii opera ionale Elemente privind responsabilii/ operatiunea 1 1.1. 1.2. 1.3 Elaborat Verificat Aprobat

Numele si prenumele 2 Cojocaru Sita Neicu Aurel Neicu Aurel

Functia

Data

Semnatura

3 Secretara Director Director

4 25.01.2010 25.01.2010 25.01.2010

5

7

Managementul calit ii

2. Situatia edi iilor opera ionale

i a reviziilor în cadrul edi iilor

procedurii

Editia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4 25.01.2010

1 2.1. 2.2. 2.3 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2

2 x

3 x

Liceul Teoretic ³Stefan cel Mare´ Harlau

PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Edi ia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina« din «

Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT )

Cod: P.O. 1

Exemplar nr.: 1

8

Managementul calit ii

3. Lista cuprizând persoanele la care se difuzeaz edi ia sau, dup caz, revizia din cadrul edi iei procedurii opera ionale

Scopul difuz rii

Exem -plar nr.:

Comparti -ment

Func ia

Nume si prenume

Data primirii

Semna -tura

1 3 . 1 . 3 . 2 . 3 . 3 . Aplicare

2 1

3 Directiune

4 Director

5 Neicu Aurel

6 25.01.2010

7

Aplicare

2

Contabilita te

Contabil sef

Prelipceanu Viorica

25.01.2010

Aplicare

3

Secretariat

Secretar

Cojocaru Sita

25.01.2010

Informare Evidenta Arhivare Alte scopuri

3 3 3 -

Secretariat Secretariat Secretariat -

Secretar Secretar Secretar -

4. SCOP Stabilirea unui set unitar de reguli i responsabilit t gestionarea riscurilor în activitatea de secretariat. privind

9

Managementul calit ii

5.DOMENIUL :Procedura se aplic de c tre persoana desemnat cu activitatea de secretariat, în spe secretarul colii care are stabilite aceste atribu ii prin fi a postului. 6.DOCUMENTE DE REFERINTA a) Regulamentul de Organizare i func ionare al Liceului ÄStefan cel Mare´, Harlau. b) Legi, hot râri de guvern, ordonan e de urgen , adrese emise de c tre ISJ sau MECI, privind func ionarea unit tilor colare i Liceul Teoretic ³Stefan cel Mare´ Harlau PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat Edi ia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina« din « Cod: P.O. 14

Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT )

Exemplar nr.: 1 activitatea serviciului de secretariat. 7.DEFINITII SI ABREVIERI 1. Organizatie - Persoanele care lucreaza impreuna pentru atingerea unor obiective prestabilite. O organizatie poate fi o autoritatea publica , deasemenea sunt considerate si componentele structurale ( servicii, birouri etc.) 2. Obiective ± Scopurile pe care si le stabileste o organizatie. Obiectivele reprezinta rezultatele ce trebuie obtinute la nivelul organizatiei si la nivelul fiecarei componente structurale din cadrul acesteia . 3. Risc ± O problema (situatie , eveniment etc.) care nu a aparut inca, dar care poate apare in viitor, caz in care obtinerea rezultatelor prealabil fixate este amenintata sau potenta. In prima situatie riscul reprezinta o amenintare , iar in cea de-a doua , riscul reprezinta o opotunitate.Riscul reprezinta incertitudinea in obtinerea rezultatelor dorite si trebuie privit ca o combinatie intre probabilitate si impact. 4. Probabilitatea de materializare a riscului ± Reprezinta o masura a posibilitatii de aparitie a riscului , determinata apreciativ sau prin cuantificare , atunci cand natura riscului si informatiile disponibile permit o astfel de evaluare.

10

Managementul calit ii

5. Impactul ± Reprezinta consecinta asupra rezultatelor (obiectivelor), daca riscul s-ar materializa.Daca riscul este o amenintare, consecinta asupra rezultatelor este negativa, iar daca riscul este o oportunitate , consecinta este pozitiva. 6. Expunere la risc ± Consecintele , ca o combinatie de probabilitate si impact , pe care le poate resimti o organizatie in raport cu obiectivele prestabilite , in cazul in care riscul se materializeaza . 7. Materializarea riscului ± Translatarea riscului din domeniul incertitudinii (posibilului) in cel al certitudinii (al faptului implinit). Riscul materializat se transforma dintr -o problema posibila intr-o problema dificila , daca riscul reprezinta o amenintare , sau intr -o situatie favorabila , daca riscul reprezinta o oportu nitate. 8. Atenuarea riscului ± Masurile intreprinse pentru diminuarea probabilitatii (posibilitatii) de aparitie a riscului sau/si de diminuare a consecintelor (impactului) asupra rezultatelor (obiectivelor) daca riscul s-ar materializa. Mai concis , atenuar ea riscului reprezinta diminuarea expunerii la risc , daca acesta este o amenintare. 9. Evaluarea riscului ± Evaluarea consecintelor materializarii riscului , in combinatie cu evaluarea probabilitatii de materializare a rsicului. Mai concis , evaluarea riscului reprezinta evaluarea expunerii la risc. 10. Risc inerent ± Expunerea la un anumit risc , inainte sa fie luata vreo masura de atenuare a lui. 11. Risc rezidual ± Expunerea cauzata de un anumit risc dupa ce au fost luate masuri de atenuare a lui. Masurile de aten uare a riscurilor apartin controlului intern.Din aceasta cauza riscul rezidual este o masura a eficacitatii controlului intern . 12. Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilorToate procesele privind identificarea , evaluarea si aprecierea riscurilor , stabilirea responsabilitatilor , luarea de masuri de atenuare sau anticipare a acestora , revizuirea periodica si monitorizarea progresului. 13. Controlul intern ± Orice actiune / masura provenita din organizatie , luata in scopul gestionarii riscurilor.Aces te masuri pot fi luate fie pentru a diminua impactul in cazul materializarii riscurilor, fie pentru a reduce probabilitatea de materializare a riscurilor.

11

Managementul calit ii

Liceul Teoretic ³Stefan cel Mare´ Harlau

PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Edi ia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina« din «

Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT )

Cod: P.O. 14

Exemplar nr.: 1

8.DESCRIEREA PROCEDURII REFERITOR LA RESPONSABILUL DE RISC 1. Directorul numeste prin Decizie persoana responsabilit ile i riscurile aferente activit luând la cunostin sub semn tur . care va gestiona ii de secretariat,

2. Persoana desemnat întocmeste: o lista cu activit tile desf urate (anexa nr.1), identific obiectivele specifice (anexa 2), stabile te factorii de risc i nivelul de apreciere a acestora (anexa 3) . 3. Persoana desemnat analizeaz obiectivele cuprinse în Regulamentul de Organizare si functionare al Liceului ÄStefan cel Mare´, Harlau, stabilite pentru domeniul de activitate de care r spunde (secretariat). 4. Persoana desemnat identifica, riscurile inerente care pot afecta desfasurarea activitatilor din domeniul de activitate de care raspunde si implicit realizarea obiectivelor specifice ale acestuia , avand in vedere faptul ca fiecare activitate este supusa unor evenimente, actiuni sau amenintari din interiorul ori exteriorul nivelului ierahic respectiv, iar fiecare obiectiv specific este adus la indeplinire prin desfasurarea uneia sau mai multor acti vitati . 5. Persoana desemnat întocme te un Tabel cuprinzând obiectivele specifice i riscurile asociate acestora. 6. Directorul unitatii convoac o sedin de analiz , la care particip întregul personal de conducere din cadrul liceului ÄStefan cel Mare´,
12

Managementul calit ii

Harlau, având ca scop discutarea continutului tabelelor cuprinzand obiectivele specifice si riscurile asociate acestora, in vederea identificarii tuturor obiectivelor pe care urmeaz s le realizeze i a riscurilor ce pot afecta îndeplinirea acestor obiec tive , la sf r itul acestei sedin e de analiz fiind întocmit într-un singur exemplar un proces ±verbal de c tre persoana desemnat s redacteze . 7. Persoana desemnat prezint cuprinz nd obiectivele specifice analiz rii i aviz rii. Liceul Teoretic ³Stefan cel Mare´ Harlau directorului unit tii, Tabelul i riscurile asoc iate, în vederea

PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Edi ia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina« din «

Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT )

Cod: P.O. 14

Exemplar nr.: 1

1. In cazul când se hot r te completarea sau modificarea Tabelelor, acestea se supun spre aprobare, cu modificarile efectuate, directorului unit tii. Se are în vedere stabilirea nivelului riscurilor pe obiective (anexa 4) 2. Persoana desemnat întocmeste un Plan de actiune pentru minimizarea riscurilor inerente , conform modelului din Anexa 5. 3. Directorul unit tii convoac o sedin de analiz , la care particip întregul personal de conducere din cadrul Liceului ÄStefan cel Mare´, Harlau, având ca scop discutarea Planurilor de ac iune pentru a vedea dac prin punerea acestora în aplicare riscurile inerente vor fi reduse la un nivel care s asigure realizarea în mod cert a obiectivelor stabilite , la sfâr itul acestei sedin e de analiz fiind întocmit un proces-verbal de c tre persoana desemnat s redacteze .

13

Managementul calit ii

4. In cazul în care se hotar te completarea sau modificarea Planurilor de ac iune , persoana desemnat efectueaza completaril e i modificarile corespunzatoare, i supune apoi noile Planuri de ac iune spre aprobare directorului unit ii. Liceul Teoretic ³Stefan cel Mare´ Harlau PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat Edi ia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina« din « Cod: P.O. 14

Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT )

Exemplar nr.: 1

9.RESPONSABILITATI 1. Directorul unitatii, avizeaz tabelul cuprinzand obiectivele si riscurile asociate acestora, si Situatia privind stadiul implementarii ac iunilor de minimizare i evaluarea riscurilor reziduale. 2. Directorul unitatii verifica semestrial revizuirea riscurilor inerente si actualizarea Registrului de riscuri . 3. Directorul unit ii aprob riscurilor inerente . Planurile de ac iune pentru minimizarea

4. Persoana desemnat respect termenul de revizuire semestrial a riscurilor inerente i acceptate in cadrul Liceului ÄStefan cel Mare´, Harlau. 10.ANEXE Anexa 1 Lista cu activit tile desfa urate in cadrul compartimentului secretariat Tabel cuprinzand obiectivele specifice i riscurile inerente asociate, în cadrul compartimentului secretariat
14

Anexa 2

Managementul calit ii

Anexa 3

Stabilirea factorilor de risc, a ponderilor i nivelurilor de apreciere al riscurilor în compartimentul secretariat Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului activitatea secretariat Plan de ac iune privind minimizarea riscurilor inerente identificate. Medele registre preconstituite, dosare curente

Anexa 4

Anexa 5

Anexa 6

Liceul Teoretic ³Stefan cel Mare´ Harlau

PROCEDURA OPERA IONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Edi ia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina« din «

Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT )

Cod: P.O. 14

Exemplar nr.: 1

ANEXA 1

__________________

AVIZAT, DIRECTOR

15

Managementul calit ii

Lista activit

ilor desf

urate în cadrul

COMPARTIMENTULUI SECRETARIAT Denumirea postului caruia ii corespunde activitatea Pozitia postului in statul de organizare

Nr. Denumirea activitatii Crt.

1.

Organizarea registrelor i dosarelor curente

Secretariat

2. 3.

Conducerea activitatii Organizarea sistemului de raportare a datelor Plan de ac iune pentru minimizarea riscului Fiabilitatea sistemului informatic Organizarea i efectuarea arhiv rii documentelor de secretariat

Secretariat Secretariat

4.

Secretariat

5.

Secretariat

6.

secretariat

Intocmit, Secretar,

16

Managementul calit ii

Organiza

ia Interna

ional

pentru Standardizare

ISO 9001

17

Managementul calit ii

ISO 9001
ÄISO´ reprezint abrevierea din limba englez a ´International Organization for Standardization´ (Organiza ia Interna ional pentru Standardizare). Aceasta are sediul central în Geneva, i a dezvoltat aproximativ 10.000 de standarde de calitate pe parcursul a peste 50 de an de activitate, dintre care cel mai cunoscut standard international este standa rdul sistemului de management al calit ii, ISO 9001. Calitatea serviciilor, produselor, managementul care, in fapt, influen eaz calitatea celorlalte produse i procese ale intreprinderilor, reprezint un factor decisiv în importan a activit ii orc rei s ociet i, prezente pe pi a româneasc , a c rei dinamic este în continu dezvoltare, în condi iile economiei de pia actuale. Aceast calitate contribuie, direct sau indirect, la m rirea cifrei de afaceri, la p strarea pozi iei pe pia , cucerirea a noi n i e de pia , imbun t irea imaginii firmei, cre terea increderii clien ilor i furnizorilor în serviciile i produsele oferite de firma Dvs. Avantajele certific rii ISO 9001 Printre avantajele enumerate mai sus, standardul ISO 9001 este unul dintre factorii care avantajeaz comer ul interna ional cu bunuri i servicii. Dovada o reprezint num rul de ri care au adoptat acest standard i sutele de mii de firme care au ob inut certificare ISO 9001. Standardul ISO 9001 a fost elaborat pentru o certificare oferit clien ilor, ca societatea în cauz func ioneaza în acord i pe baza unui sistem de calitate recunoscut interna ional i care este reprezentativ atât pentru calitatea produselor i serviciilor, cât i managementului organiza iei respective. Faptul c o societate a ob inut certificare ISO nu reprezint simpla ob inere a unui certificat interna ional, ci reprezint m sura în care firma respectiv folose te anume practici de lucru, este con tienta de obliga iile sale referitoare la scopul ei în sine , respect cerin ele clien ilor i reprezint , de fapt, o recomandare general bazat pe procesele i performan ele organiza iei. Standardul ISO 9001:2008 ± Principii Pân în anul 2000, era în vigoare familia de standarde adoptat în anul 1994, care cuprindea 4 standarde de baz : ISO 9001, ISO 9002, ISO
18

Managementul calit ii

9003, ISO 9004. Având în vedere c între acestea existau unele neconformit i, ISO a revizuit familia de standarde în anul 2000, a eliminat ISO 9002, ISO 9003, ISO 9004, r mânând doar un singur standard i anume ISO 9001:2000. În prezent este in vigoare standardul ISO 9001/2008, adoptat ulterior celui din 2004. În linii mari acesta p streaz principiile standardului din 1994, la care s -au ad ugat 8 principii noi: 

      

Orientarea c tre client Stil de conducere Implicarea personalului Managementul pe procese Abordarea sistematica a managementului Îmbun t irea continu Decizii bazate pe fapte Rela ii reciproc avantajoase dintre furnizori.

Cerin

e SR EN ISO 9001:2008

SR EN ISO 9001:2008 con ine cerin ele pentru un Sistem de Managenent al Calit ii (abreviat SMC) care prevede: 

Identificarea proceselor i a rela iilor dintre ele; - documentarea Sistemului de Management al Calit ii prin Manualul Calt ii ISO 9001, proceduri de sistem, proceduri i instruc iuni de lucru ;  Stabilirea metodelor de elaborare, verificare i aprobare a documentelor, condi iile de difuzare sau retragere a documentelor;  Stabilirea regulilor prin care sa modific documentele i datele;  Stabilirea regulilor privind documentele externe.
La finele anului 2008 a fost adoptat standardul international ISO 9001:2008 ca standard roman, SR EN ISO 9001:2008, cel care este in vigoare in acest moment.

19

Managementul calit ii

Explicarea unei cerin

e din ISO 9001

Identificarea proceselor i a rela iilor dintre ele; - documentarea Sistemului de Management al Calit ii prin Manualul Calit ii ISO 9001, proceduri de sistem, proceduri i instruc iuni de lucru. Aceast cerin are la baz procedurile cu care standardul ISO 9001 lucreaz . Fiecare firm trebuie s elaboreze aceste proceduri de sistem (denumite i proceduri opera ionale), acestea fiind scrise sau nescrise. Identificarea proceselor i a rela iilor dintre ele este posibil , doar dac , la elaborarea unei proceduri, particip to i cei implica i în proces, altfel, la punerea în aplicare pot ap rea blocaje i procedura poate fi neoperabil . Documentarea se face cu ajutorul Manualului Calit ii. Manualul Calit ii este un document care descrie Sistemului de Management al Calit ii, al unei organiza ii. Acest manual poate con ine i Declara ia de politic referitoare la calitate precum i programul de obiective, sau acestea pot fi prezentate separat. Manualul Calit ii face o descriere a firmei, a istoricului acesteia, etc. Ins cea mai mare parte din Manualul Calit ii este dedicat demonstr rii modului în care organiza ia îndepline te fiecare cerin din ISO 9001 cu exceptia excluderilor acceptate, care sunt men ionate în manual. Instruc iunile de lucru trebuie s fie elaborte astfel incât s fie usor de înteles, de c tre angaja ii firmei.

20

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->