fACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROFESOR: José Henry Jaramillo

Contabilidad general Guía de estudio 2

ANTES DE INICIAR LEA CON ATENCION ESTAS INSTRUCCIONES

Y TENGALAS EN CUENTA SIEMPRE.

Para facilitar su trabajo tenga en cuenta estas sugerencias:

1) Haga una lectura exploratoria del tema consignado en cada guía con el objeto de
tener un criterio claro del trabajo a realizar

2) Empiece con una lectura racionalizada, busque reforzar sus conceptos y disipe todas
sus dudas con el profesor

3) Realice todas las actividades previstas

Sobre los trabajos escritos.

1) Deben ser realizados en grupos de máximo 3 estudiantes, salvo que se estipulen
de manera diferente.

2) Todos los trabajos deben ser presentados bajo Normas Icontec. (No a lápiz)

3) Todos los trabajos son tema de evaluación, algunos serán objeto de exposición en
clase y podrán ser evaluados durante la exposición, tanto los expositores como los
demás miembros asistentes a la clase.

4) La fecha de entrega de cada trabajo es la clase siguiente a la de la que fue puesto

el trabajo, es decir, si un trabajo es colocado en la primera clase su fecha de
entrega es la segunda clase, ello si no se estipula fecha diferente. Si el trabajo
debe ser con exposición, caso que el profesor indicará, ésta se realizará el mismo
día de la entrega, por lo tanto los trabajos se reciben al inicio de la clase
correspondiente. No hay plazos adicionales para la entrega de trabajos.

5) Los alumnos deben leer los textos y realizar un resumen de los mismos para la
presentación escrita; si se detecta copia fiel o textual de algún texto o el famoso
corta y pega de Internet, el trabajo tendrá como calificación UNO PUNTO CERO
(1.0). Salvo que la copia textual del texto o párrafo implicado, tenga su
correspondiente nota de pie de página.

6) Todos los trabajos que sean fiel copia de otro trabajo, bien sea de la misma o de
otra jornada, tendrán como calificación UNO PUNTO CERO (1.0)
 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Aspectos Legales
De acuerdo con el Código de Comercio ( C de Co)
Los libros de Contabilidad, de acuerdo con las disposiciones emanadas del C. de Co. y del Decreto
1798 de 1990 (Ago 6) expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entre otros, se ha
de tener en cuenta lo siguiente (Todos los artículos citados corresponden al C de Co, salvo que se
indique lo contrario) :

“Art 48. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,

inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y
demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas
que, como la microfilmación, faciliten la guarda de sus archivos y correspondencia.

Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor

técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el
conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos
individuales y el estado general de los negocios.
Concepto; C. de Co. Art. 19 (num. 3), 28 (num. 7), 44,56; Dio. 2649 de 1993.”

“Artículo 49. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de
comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los
auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.
Conc.: C. de Co. Art. 28, 59 y 195; Dto. 2649 de 1993.”

Se consideran libros obligatorios:

 El Libro de Inventarios y  El Libro  El Libro
balances Diario Mayor

Los libros auxiliares que maneje un comerciante, dependen por regla general del tipo de negocio o
empresa; pero los más utilizados son:
 Auxiliar de Caja  Auxiliar de Bancos
 Auxiliar de Clientes  Auxiliar de Proveedores
 Auxiliar de Mercancías o Mercancías  Auxiliar de Ventas o Comercio al por
no fabricadas por la empresa mayor y menor
 Auxiliar de Gastos

“Artículo 50, La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el

sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las
reglamentaciones que expida el Gobierno.
Conc.; C. de Co, Art. 486 y 488; C. de P.C. Art. 260 y 271; Dto. 2649 de 1993.”

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS:

“Artículo 57. En los libros de comercio se prohibe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 3 de

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 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o
a continuación de los mismos.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u
omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Conc.; Dto. 2649 de 1993.”
“Artículo 58. La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al
responsable en una multa hasta de cinco mil pesos ($5.000), que impondrá la cámara
de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o
a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes.
Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo
valor legal como prueba a favor del comerciante que los lleve.

Cuando no puede determinarse con certeza el verdadero responsable de estas

situaciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de
los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.
Conc.; C. de Co. Art. 68 a 74, 200 y 7997; C. de P.C. Art 271. C C Art. 63 y 1568; C.P.
Art. 218 y ss.”

Registro de los libros de Comercio

Los Comerciantes que estén obligados a llevar Libros de Contabilidad y Comercio, “…deberán
registrar los libros principales en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar de su
domicilio principal, los libros de contabilidad que consideren necesarios para asentar en orden
cronológico sus operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales que no superen
las operaciones de un mes, a lo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de cada
cuenta sus movimientos débitos y créditos y sus saldos, por períodos no mayores a un mes” (Art
1º, Dctos1798 y 2649 de 1993)

“Artículo 53. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones

mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante,
haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden
.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al
registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
Conc.; C. de Co. Art. 50, 53, 55 y 59; Dto. 2649 de 1993.”

Nota: Las entidades sin ánimo de lucro registraran los libros principales de Contabilidad en la
Oficina de Registro de la Administración de Impuestos Nacionales.

DE LOS LIBROS MAYORES.

Como vimos con anterioridad en Contabilidad se llevan una serie de libros entre los que figuran los
Libros Principales, también llamados Libros Mayores, y los libros auxiliares.
Los Libros Mayores deben ser llevados, obligatoriamente por los comerciantes.

Veamos su descripción y la forma de registro en ellos.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

“Artículo 52. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo
comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de
manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Conc.; C. de Co. Art. 19 y 27; Dto. 2649 de 1993.”

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 4 de

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Los registros en el libro de Inventarios y Balances

Una vez realizado el Inventario General Inicial y el correspondiente comprobante de apertura, se

traslada esta información al Libro de Inventarios y Balances, teniendo en cuenta de diligenciar
correctamente cada una de sus columnas.

He aquí un ejemplo sencillo de un Inventario General.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

LA CASCARITA
INVENTARIO GENERAL INICIAL
1 de Febrero del 20XX
VALOR
VALOR VALOR
CANT CUENTAS Y DETALLE UNITARI
PARCIAL TOTAL
O
ACTIVO
$
CAJA 2.489.689
$
Caja General saldo según arqueo 2.489.689
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR
LA EMPRESA $
2.369.482
$
Ver Anexo Nº 1 2.369.482
$
TERRENOS 3.286.945
Lote ubicado en la Carrera 10 Sur Nº
18-54. Esc Pública 859 de la Notaria $
Unica de Jamundí 3.286.945
$
COSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 8.489.759
De tres plantas ubicado en la Cra 10
Sur Nº 18-54. Escritura Pública 859 $
Notaria Unica de Jamundí 8.489.759
$
EQUIPO DE OFICINA 2.429.104

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 $ $
3 Escritorios Metálicos marca I. M. P. 389.690 1.169.070
$ $
3 Sillas giratorias Marca I. M . P. 158.986 476.958
Archivadores metálicos Marca MB de $ $
4 4 gavetas c/u 195.769 783.076
$
TOTAL ACTIVO 19.064.979
PASIVO
$
PROVEEDORES 1.694.444
$
Juancito Trucupey 458.769
$
Pedro Navaja 1.235.675
$
TOTAL PASIVO 1.694.444
PATRIMONIO
$
APORTES SOCIALES 17.370.535
$
17.370.53
Cuotas o partes de Interés Social 5
$
5.790.17
Socio Ricardo Maldonado Ray 9
$
5.790.17
Socio Daniel Santos 8
$
Socia Celia de la Caridad Cruz 5.790.17
Alfonso 8
$
TOTAL PATRIMONIO 17.370.535
$
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 19.064.979

Cantidad: En esta columna se registra la cantidad de artículos que son objeto del
inventario (inventariados), que generalmente son las Mercancías y los denominados
Activos fijos

Cuenta y detalle: Par registra los nombres de las cuentas y subcuentas del
inventario; el nombre, marca y referencia de los artículos inventariados. Cuando la
cuenta presenta muchos artículos a detallar se puede utilizar una relación de los
mismos (Anexo) y como detalle de la cuenta se indica el numero del anexo que amplia
la información. (Art 21 Dcto Reg 1798/90 y Dcto 2649/93)

Valor Unitario: Sirve para registrar el valor correspondiente a cada artículo indicado
en la columna cantidad.
Valor Parcial: Generalmente se usa para registrar el valor que corresponde a las
subcuentas.
Valor Total: Se registra el valor total que corresponde a cada cuenta una vez que se
hayan registrado los valores parciales correspondientes a las subcuentas; cuando se ha
registrado un grupo de cuentas que corresponda a la clasificación del PUC, se totaliza,
es decir, se suman los grupos tales como Activo, Pasivo y Patrimonio

Como se observa en el ejemplo anterior, en este libro se ve reflejada la Ecuación

Patrimonial, por tal motivo es que las cuentas se presentan en sus correspondientes
grupos, siguiendo el ordenamiento del P. U. C.
CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 6 de
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Corrección de errores: Si se comete algún error en el diligenciamiento de alguna de
las paginas del Libro, estos se pueden corregir anulando la página y registrando los
valores correctos en la pagina siguiente. Si las siguientes están correctamente
diligenciadas se deben anular, hasta encontrar una pagina en blanco y en
consecuencia deben repetirse todas las páginas anuladas en su respectivo orden.

En este libro una vez registrado el Inventario General Inicial o Final, inmediatamente se
procede a registrar el Balance General que corresponda (Inicial o Final).

El Balance General es en esencia el resumen del Inventario General, en el cual se

presenta únicamente las cuentas principales o mayores. Y en el también se ve
reflejada la Ecuación Patrimonial.

A continuación se ve un modelo de Balance General, en este caso corresponde al

Balance General Inicial de La Cascarita, teniendo como base el Inventario General
Inicial presentado anteriormente y que se registra en el mismo libro..

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

LA CASCARITA
BALANCE GENERAL INICIAL
A Febrero 1 del 20XX
CODI V/R V/R
CUENTAS Y DETALLE V/R TOTAL
GO UNITARIO PARCIAL
1 ACTIVO
$
1105 CAJA 2.489.689
1435 M/CIAS NO FABS POR LA
EMPRESA. $
Ver anexo 1 2.369.482
$
1504 TERRENOS 3.286.945
CONSTRUCCIONES Y $
1516
EDIFICACIONES 8.489.759
$
1524 EQUIPO DE OFICINA 2.429.104
$
TOTAL ACTIVO 19.064.979
2 PASIVO
$
2205 PROVEEDORES 1.694.444
$
TOTAL PASIVO 1.694.444
3 PATRIMONIO
$
3115 APORTES SOCIALES 17.370.535
$
TOTAL PATRIMONIO 17.370.535
TOTAL PASIVO Y $
PATRIMONIO 19.064.979

LIBRO DIARIO o DIARIO COLUMNARIO

Este es uno de los libros principales o mayores, que son obligatorios para los comerciantes, en el
se han de registrar de forma cronológica todas las operaciones o comprobantes de diario
producidos por la empresa o negociante, ocasionados por su movimiento normal de operaciones
mercantiles, durante un mes, al final del cual se realiza la totalización de las cuentas y se obtiene
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un balance de comprobación o prueba, para determinar que el movimiento esta debidamente
cuadrado, para luego proseguir con el mes siguiente y así sucesivamente durante todo el ciclo
contable.

Este libro puede ser de 12 o más columnas dobles, todo depende de la cantidad de cuentas que se
manejen en el negocio..

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Veamos una página de dicho libro, a manera de ejemplo

LA CASCARITA
1 2 3 10 11 12
FECH 1524 EQUIPO 2205 2408 IVA POR
1105 CAJA CUENTAS VARIAS
A DE OFICINA PROVEEDORES PAGAR
DETALLE
HAB HABE
20XX
DEBE HABER DEBE ER DEBE HABER DEBE R CUENTAS DEBE HABER
$ $
Comprobante Nº 01 de $ $ 1435 M/CIAS NO FAB
01/02 1.694.44 2.369.48 1
1 Apertura 2.489.689 2.429.104 1 1 POR LA EMPRESA
4 2
$
Comprobante Nº 01 de
1504 TERRENOS 3.286.94 2
2 Apertura 2 2
5
$
Comprobante Nº 01 de 1516 CONST Y
8.489.75 3
3 Apertura 3 3 EDIFICAC
9
$
Comprobante Nº 01 de 3115 APORTES
17.370.53 4
4 Apertura 4 4 SOCIALES
5
Comprobante de Diario Nº $ $ $ $ $ $
02/02 5
5 02 750.689 573.667 250.432 538.565 5 5 125.452 54.750
Comprobante de Diario Nº $ $ $ $ $ $
03/02 6
6 03 625.819 638.245 295.142 435.187 6 6 358.120 165.240
$ $ $ $ $ $ $ $
SUMAS 7
7 1.376.508 1.211.912 - - 545.574 973.752 7 7 483.572 219.990
8
8 8 8
9
9 9 9
1
1 1 1
0
0 0 0
1
1 1 1
1
1 1 1
SUMAS O PASAN . . . . . . . . . . . .. 1
 1 1 1
2
2 2 2

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Los registros en el Libro de Diario o Libro Columnario

Cuando se ha elaborado el respectivo comprobante de diario y que este tiene anexos los soportes
correspondientes, se realiza la diarización, es decir, a realizar los asientos en el Diario Columnario,
par lo cual se deben tener en cuenta las siguientes columnas

Fecha: Se registra como día, mes año, o según lo tenga estipulado la empresa. En algunos casos
se coloca el año iniciando la columna, por lo que luego se registran solo el día y el mes.

Detalle: Aquí se escribe registra el nombre y número del correspondiente documento o

comprobante de diario

Columnas dobles: Cada una de las cuales presenta las columnas Debe y Haber, cada columna
doble se utiliza para el código y nombre de la cuenta a imputar; por lo general las dos últimas
columnas dobles se utilizan para anotar cuentas varias, o mejor cuentas que durante el respectivo
mes sólo han registrado movimientos por una sola columna, bien sea débito o crédito, por lo tanto
la primera columna doble se usa para el código y nombre de la cuenta y la segunda para registrar
los movimientos debito o crédito que correspondan.

Proceso: El libro diario columnario se abre asentando el comprobante de apertura, es decir, el

que corresponde al Inventario General Inicial, una vez realizado este proceso se traza una doble
línea al final del último asiento, para indicar que hasta allí corresponde ese comprobante, luego
ésta información se traslada al libro Mayor y Balances.

Se registran en forma cronológica los comprobantes de diario correspondientes a un mes, una vez
hecho esto se procede a totalizar el correspondiente movimiento, es decir, las columnas débito y
crédito de cada una de las cuentas. Los totales así obtenidos han de llevarse al Libro Mayor y
Balances a la columna correspondiente al Movimiento Mensual.

Nota: Al totalizar el movimiento mensual No se deben incluir los valores correspondientes al

comprobante de apertura, si fuese el caso en que se está iniciando una contabilidad; tampoco se
han de mezclar o incluir los totales del mes anterior con los del mes siguiente

Al finalizar el ciclo contable, se contabilizan o registran, de igual manera que se hizo con el
comprobante de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre, dicha
información también se traslada al libro Mayor y Balances.

Correcciones a errores: Si se comete algún error al transcribir valores, estos se corrigen en la

fecha en que fue detectado, por medio de una contrapartida o contra asiento, es decir, se escribe
en un renglón, y entre paréntesis, el valor errado en la misma columna donde está el error, en el
renglón siguiente y en la columna correspondiente se imputa el valor correcto. En la columna
Detalle se deja constancia de manera explicativa la anulación y la corrección realizada.
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LIBRO MAYOR Y BALANCES

LA CASCARITA
SALDOS MOVIMIENTO MES: BALANCE MES: MOVIMIENTO MES:
CO BALANCE MES:
CUENTAS ANTERIORES FEBRERO 20XX FEBRERO _________
D
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
110 $ $ $ $
1 CAJA 5 2.489.689 1.376.508 1.211.912 2.654.285
M/CIAS NO FAB POR LA 143 $ $
2 EMP 5 2.369.482 2.369.482
150 $ $
3 TERRENOS 4 3.286.945 3.286.945
CONSTRUCCIONES Y 151 $ $
4 EDIFICIOS 6 8.489.759 8.489.759
152 $ $
5 EQUIPO DE OFICINA 4 2.429.104 2.429.104
PROVEEDORES 220 $ $ $ $
6 NACIONALES 5 1.694.444 545.574 973.752 2.122.622
$ $
311 17.370.53 17.370.53
7 APORTES SOCIALES 5 5 5
240 $ $ $
8 IVA POR PAGAR 8 483.572 219.990 263.582
9
1
0
1
1
1
2
$ $ $ $
19.064.97 19.064.97 $ $ 19.493.15 19.493.15
SUMAS IGUALES 9 9 2.405.654 2.405.654 7 7
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Como hemos visto antes este también es un libro principal o mayor y lo deben llevar los
comerciantes y empresas para registrar en él el movimiento mensual de las cuentas de una
manera sintetizada o resumida, toda la información que en él se registra se toma del Libro Diario
Columnario.

Los registros en el Libro Mayor y Balances

Luego de haber registrado o asentado el movimiento de cada mes en el Libro Diario, se procede a
realizar su mayorización, es decir, registrarla en el Libro Mayor y Balances, para lo cual debemos
tener en cuenta las columnas que el mismo nos presenta y que también son columnas dobles,
veamos:

Cuentas: En cada uno de los renglones se anota el nombre de las cuentas

Código: En esta casilla se registra el código de las cuentas de acuerdo al P. U. C.

Saldo Anterior: Se registran los saldos (Débito o Crédito, según corresponda a cada cuenta) del
mes inmediatamente anterior, o del comprobante de Apertura, según sea el caso.

Movimiento del Mes: Se asientan las partidas correspondientes a cada columna débito o crédito
del movimiento correspondiente al mes que se está contabilizando. Información que se toma de
las sumatorias correspondientes al libro Diario.

Balance Mes de: ___ o Saldos: Aquí se obtienen los saldos de cada cuenta, para lo cual se
deben tomar las partidas de las columnas Saldo Anterior y Movimiento del mes. Teniendo en
cuenta que Columnas iguales se suman y columnas diferentes se restan, es decir, débitos se
suman con débitos y se le restan los créditos, o crédito suma con crédito y resta débito, colocando
el saldo en la columna que al momento de realizar la operación haya presentado el mayor valor,
excepto que al realizar la operación su resultado sea contrario.

Téngase en cuenta que generalmente los saldos de las cuentas del Activo son de carácter Débito y
que las cuentas del Pasivo y Patrimonio son de índole Crédito. Puede presentarse el caso de un
sobregiro en el Banco razón por la cual su saldo sería de índole Crédito. Las cuentas de Costos y
Egresos (Gastos) son de carácter Débito, las cuentas de Ingresos son de saldo Crédito.

Los Libros Auxiliares: Como su nombre lo indica sirven para auxiliarizar la información, o lo que
es mejor, registrar en ellos de manera analítica y detallada, toda la información detallada en los
libros principales, este tipo de libro lleva una cuenta de Control y varias subcuentas.

Estos libros no requieren de Registro ante la Cámara de Comercio y pueden ser llevados en libros
argollados o de hojas removibles, en los cuales a cada cuenta y subcuenta se le asignará un folio
(hoja).

Para realizar los asientos en los Libros Auxiliares (Caja, Bancos, Clientes, Proveedores, etc.) ha de
tomarse la información contenida en la Columna de Parciales del respectivo Comprobante de
Diario.

Veamos a manera de ejemplo un segmento de una hoja del libro Auxiliar y como es su manejo
(hoja con saldo crédito)

LA CASCARITA
Libro Auxiliar de Proveedores Nacionales
 Cliente: Juancito Trucupey Código: 220501
Fecha Com
p
DETALLE DEBE HABER SALDO
20XX Diar
io
01-Feb Saldo Inicial 01 $ 1.235.675 $ 1.235.675
02-Feb Cheque 123697 Banco Ayúdame 02 $ 256.890 $ 978.785
02-Feb S/fact 69487 por compra a crédito 02 $ 489.531 $ 1.468.316

Como sabemos la fecha debe conservar el orden cronológico o del día a día, sin omitir ninguno,
excepción hecha de los días no laborables como son domingos y festivos.

En la columna detalle se registrara de la manera más clara posible el tipo de transacción

realizada, indicando el tipo de documento soporte que respalda a dicha operación.

Luego en la columna Comprobante de Diario (C. D. o Comp Diario, según sea el caso) se registran
uno a uno y en orden ascendente los números de comprobante.

En las columnas débito y crédito se registran los valores parciales que correspondan a dicha
subcuenta, tomados del Comprobante de Diario respectivo y conforme al documento soporte que
lo respalda.

Saldos, recordemos que el saldo de una cuenta se obtiene al sumar y restar las columnas
correspondientes: saldo anterior, debito y crédito. Operaciones que dependen del tipo o clase de
cuentas que estemos afectando, recuerde que las cuentas de Activo, Egresos (gastos) y
Costos, presentan saldo débito por lo que los saldos aumentarán con el movimiento débito y
disminuyen con el movimiento crédito o sea los valores registrados en la columna del haber. Por
otra parte las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos que presentan saldo crédito sus saldos
aumentarán con el movimiento crédito y disminuirán con el movimiento débito o sea los valores
registrados en la columna del débito.

Ya vimos un ejemplo segmento de hoja del libro Auxiliar con saldo crédito, ahora veamos una con
saldo Débito y su manejo.

El ejemplo que veremos a continuación no está relacionado con los ejemplos anteriores, ya que en
nuestro Inventario Inicial no se incluye la cuenta de Clientes, que pertenece al Activo.
:
LA CASCARITA
Libro Auxiliar de Clientes
Cliente: Linda Caballero Código: 13050501
Fecha Com
p
DETALLE DEBE HABER SALDO
20XX Diar
io
01-Mar Saldo anterior 10 $ 1.259.690 $ 1.259.690
03-Mar Cheque 123697 Banco Ayúdame 15 $ 256.890 $ 1.516.580
04-Mar S/fact 69487 por compra a crédito 20 $ 489.531 $ 1.027.049

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 ACTIVOS FIJOS
Pero antes de entrar a tratar el tema de las depreciaciones, veamos que son los Activos Fijos.

Activo Fijo es todo bien que reúne las siguientes tres (3) características:
1) Es de naturaleza relativamente permanente. Ejemplo: Edificios
2) No se ha destinado para su venta a corto o mediano plazo
3) Se utiliza en el negocio.

Tipos de Activos Fijos

NO DEPRECIABLE:
Terrenos
ACTIVOS
CLASIFICACI DEPRECIABLE:
FIJOS
ON Maquinaria
TANGIBLES
DE LOS
AGOTABLES: Minas
ACTIVOS
FIJOS
ACTIVOS
FIJOS
INTANGIBLE
S

Activos fijos tangibles: Son aquellos que pueden verse, tocarse. Pueden ser grandes o
pequeños, de todas maneras tiene forma física, ocupan un lugar en el espacio y tienen un valor
económico.

1) No depreciable: El único activo fijo tangible que no es depreciable son los terrenos
(tampoco se consideran agotables). El valor del terreno es sólo por su superficie, ya que es
algo sobre lo cual puede construirse. Su valor es solo el de la superficie o capa superior.
2) Depreciables: Son aquellos que por causa de su uso o desuso, sufren un deterioro natural
y por lo tanto pierden su valor con el tiempo
3) Agotables: Estos activos tiene relación directa con los terrenos y son aquellos que se
encuentran en el subsuelo, tales como los yacimientos auríferos, o petrolíferos, es decir, los
considerados como minas, ya que estos disminuyen su valor a medida que sus beneficios
se van extrayendo. Estos activos se contabilizan de manera totalmente independiente de la
cuenta de Terrenos.

“Activos Fijos Intangibles: Son aquellos que no tiene forma física, pero que sin embargo, tiene
un valor a causa de los derechos o privilegios que confieren al dueño. Una patente es un ejemplo
de un activo fijo intangible. Esta confiere a su dueño un derecho para manufacturar cierta cosa, o
para usar cierto proceso de manufactura y este derecho es exclusivo. … Es cierto que la patente
en sí se evidenciará por ciertos documentos legales tangibles; sin embargo, no es la sustancia del
papel tangible lo que tiene valor, sino los derechos intangibles conferidos en ella” 1

DEPRECIACIONES

1
Hargadon Jr, Bernard J. Principios de Contabilidad. Editorial Norma. Cali, Colombia. p 408
CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 16 de 27
CONCEPTO: Es un tipo de ajuste que se le realiza a todos los activos fijos, a causa de su desgaste
natural, o del desuso, de los mismos, por cuanto van perdiendo su valor con el paso del tiempo.
Esta perdida de su valor, es lo que se conoce con el nombre de depreciación, y se considera
como un gasto de operación de los negocios o empresas

El ajuste ocasionado por la depreciación y que consiste en un gasto, se acumula en una cuenta
denominada Depreciaciones (5260 del P. U. C) (la subcuenta corresponde al nombre del bien), la
que se resta del costo o valor de compra del activo correspondiente para tener como resultado el
costo o valor en libros del activo en cuestión.

“ART 2º -Vida útil de los activos fijos depreciables adquiridos a partir de 1989. La vida
útil de los activos fijos depreciables, adquiridos a partir de 1989, será la siguiente:
Inmuebles (incluidos oleoductos) 20 años
Barcos, trenes, aviones, maquinaria,
Equipo y bienes muebles 10 años
Vehículos automotores y computadores 5 años

PAR.- Se tendrán como activos adquiridos en el año, aquellos que a 31 de diciembre del
año anterior figuraban como “maquinaria en montaje”, “construcciones en curso” y “activos fijos
importados en tránsito” y que se incorporen como activos fijos utilizables durante el respectivo
período” 2
“ART 6º -Depreciación en un solo año para activos menores a partir de 1990. A partir del
año gravable de 1990, los activos fijos depreciables adquiridos a partir de dicho año, cuyo valor de
adquisición se igual o inferior a $100.000 (50 UVT), podrán depreciarse en el mismo año en que se
adquieran, sin consideración a la vida útil de los mismos.” 3

MÉTODOS O SISTEMAS DE DEPRECIACIÓN

La depreciación de activos está regida por unos sistemas, métodos, reglas o fórmulas, que nos
permiten tener la depreciación año tras año de dichos elementos, en las citadas fórmulas se
tienen en cuenta factores como: el activo a depreciar, su vida útil y el valor de salvamento (si se
ha considerado). Los sistemas son: De línea recta, Suma de dígitos. Es de anotar que hay otros
sistemas de depreciación, pero los más utilizados son estos

Valor de Salvamento o Valor Residual: El valor de salvamento es un valor estimado que se

calcula, generalmente desde el momento de la adquisición del bien, y que representa un valor
residual aún después de que el activo esté totalmente deteriorado o completamente depreciado.
Generalmente ese estimativo es el 10% de su valor inicial.

SISTEMA DE LINEA RECTA.

Es el método más utilizado. Se caracteriza porque para cada período estima igual gasto de
depreciación.

Fórmula:
(C – S)
D = xT
U

Dónde: D = Depreciación. C = Costo del bien. S ó R = Valor de salvamento. U =

Vida útil. T= tiempo a depreciar

Ejemplo General (para todos los casos de depreciación que veremos):

La Cascarita compra el 2 de Enero del 20XX una máquina por valor de $500.000, se estima que la
vida útil es de 10 años, se le asignó un valor de salvamento del 20%, es decir, $100.000. El cierre
de libros se efectúa una vez al año (Diciembre 31)

2
Varios. Regimén Contable Colombiano. Editorial Legis. Santafé de Bogotá. Nota 2232 D.R. 3019/89 p 291
3
Idem. Nota 2236 D.R. 3019/89 p 291
CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 17 de 27
 (500.000 –
$40.0
D = 100.000) =
00
10

En este evento en el que el tiempo es el total de la vida útil del elemento no se tiene en cuenta la
variable T. En este caso tenemos que para cada año la depreciación será de $40.000

Variables
Tiempo en meses: En el evento en que el tiempo a depreciar sea menor, por decir, 7 meses,
entonces tendríamos que:

(500.000 –
$23.3
D = 100.000) X 7 =
33
(10 X 12)

Tiempo en días: En el evento en que el tiempo a depreciar sea menor, por decir, 210 días,
entonces tendríamos que:

(500.000 – 100.000)
= $23.3
D = X 210
33
(10 X 360)

TABLAS DE DEPRECIACION

VIDA PORCENTAJE DE
ACTIVO DEPRECIABLE
UTIL DPRECIACIÓN (ANUAL)
BIENES INMUEBLES 20 5
BARCOS TRENES AVIONES 10 10
PROPIEDAD PLANTA Y
EQUIPO, EQUIPO DE 5 20
COMPUTACION

ACTIVOS
DEPRECIACION VIDA UTIL
(Propiedad planta y
ANUAL (%) (Años)
equipo)
Equipo de oficina 10 10
Maquinaria y Equipo 10 10
Flota y equipo de transporte 10 10
Equipo de computación y
20 5
comunicaciones
Construcciones y edificios 5 20

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS Y RETENCION EN LA FUENTE

El IVA nace el 1 de enero de 1965, como impuesto de una sola etapa, nivel de fabricante, que
gravaba las ventas de mercancías terminadas producidas en el país o importadas con tarifas que
oscilan entre el 3% y el 10%, y que fuera modificado en múltiples oportunidades. Es el Decreto
3541 de diciembre 29 de 1983 el que da origen a lo que actualmente es el IVA y que también ha
sido modificado en muchas oportunidades.

En qué consiste el IVA?

Es el impuesto que deben cobrar los productores, importadores y comerciantes al momento de
vender los artículos producidos, importados o comercializados por ellos en nuestro país.

Quiénes deben cobrar el IVA?

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 18 de 27

Lo deben cobrar todas las personas, entidades y sociedades que habitualmente vendan artículos o
bienes gravados con al impuesto. También lo deben cobrar las personas que presten servicios
gravados con el mismo.

A quién se le cobras?
A las personas que compren los artículos y a quienes hagan uso de los servicios de profesionales
que estén gravados con el impuesto

Cómo hace el comerciante para marcar los precios de los artículos que tienen IVA?
Lo más fácil es que marquen los artículos con el precio final, es decir, con el precio que ya incluya
el impuesto, de tal forma que el tiquete muestre el precio que el cliente debe pagar por el artículo,
sin necesidad que éste deba realizar cálculos adicionales.

Si los precios ya tienen incluido el IVA, cómo se hace para saber que parte del precio
corresponde al impuesto?
Es muy sencillo, siempre que se trate de artículos que tienen un IVA del 16%,, se debe tomar el
precio de venta total y dividirlo entre 1.16, luego a ese resultado se le restará el valor que se paga
por del artículo y ese resultado es el valor del impuesto.

Ejemplo Un vestido para dama tiene un valor total de $3.828.oo, incluido el IVA y se desea saber
que parte corresponde al impuesto.

Para ello realizamos los siguientes cálculos:

1) $3.828.oo / 1.16 = $3.300.oo

2) $3.828.oo – $3.300.oo = $528.oo

Por lo tanto tenemos que $528.oo es el valor del IVA y que $3.300,oo es el valor del vestido antes
del IVA.

Qué deben hacer los comerciantes y demás que cobran el IVA?

Deberán entregar una parte a la Admón. de Impuestos Nacionales. La parte que deberán
entregarle es el resultado de tomar el valor del impuesto que ellos hayan cobrado y restarle el
valor que hayan pagado al adquirir los artículos gravados que posteriormente vendieron o van a
vender.

Ejemplo: La Cascarita compra a uno de sus proveedores un vestido para dama en $2.500,oo de los
cuales $2.155 son el valor del vestido y $345 corresponden al IVA. Al día siguiente vende el
artículo en $3.828,oo de los que $3.300,oo son el valor del vestido antes del IVA y $528,oo
corresponden al impuesto. En el caso en cuestión “La Cascarita” deberá cancelar al Estado la
suma de $183,oo que es la diferencia exacta entre los $528,oo que cobró “La Cascarita” al
momento de la venta y los $345,oo que pagó o le cobró el proveedor a “La Cascarita” cuando
ésta lo adquirió.

REGIMEN PARA REGISTRAR Y DECLARAR VENTAS

Hay dos regimenes para la inscripción en el Registro Nal de Vendedores, quienes están obligados,
de acuerdo con sus características, deben seleccionar el que les corresponda.

A) REGIMEN SIMPLIFICADO: Consiste en un tratamiento especial que se ha diseñado para los

comerciantes minoristas o detallistas, cuyas ventas gravadas a la tarifa general del
impuesto sea del 16%
a) Son responsables del régimen simplificado aquellos que vendan bienes o servicios
gravados y cumplan con las siguientes condiciones:

Personas Naturales
Tener máximo UN (1) establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio
donde ejercen su actividad

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 19 de 27

 No ser importadores de bienes corporales muebles, es decir, no ser usuarios
aduaneros
No desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o
cualquier otro sistema de explotación de intangibles, o vender por cuenta de
terceros, así sea a nombre propio
No haber celebrado en el año anterior o en el gravable contratos de venta de bienes
o prestación de servicios por valores superiores a $63.660.000 año 2005,
($66.888.000 año 2006)
Que sus INGRESOS BRUTOS en el año inmediatamente anterior o en el gravable,
(provenientes de su actividad) sean por un valor inferior a: $63.660.000 año 2005
($66.888.000 año 2006)
Que su PATRIMONIO en el año inmediatamente anterior sea inferior a: $84.880.000
año 2005 ($89.183.000 año 2006)
Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras
no supere la suma de $84.880.000 año 2005 ($89.183.000 año 2006)

b) Compromisos de los comerciantes que pertenezcan al régimen simplificado:

Deberán llevar como costo o gasto en el Impuesto de Renta el IVA pagado e la
adquisición de bienes y servicios

B) REGIMEN COMUN
Los comerciantes, productores e importadores que no cumplan con los requisitos para
pertenecer al Régimen Simplificado, deben acogerse al Régimen Común.

Obligaciones de los responsables del Régimen Común

Expedir factura con los requisitos legales:
1) Estar denominada expresamente Factura de Venta (preimpreso)
2) Tener numeración consecutiva (preimpreso)
3) Apellidos y nombres o Razón Social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio
(preimpreso)
4) Apellidos y nombres o razón social del comprador o adquiriente de los bienes o
servicios
5) Fecha de expedición
6) Descripción especifica o genérica del (los) artículos vendidos o servicios prestados
7) Valor total de la Operación
8) Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura (preimpreso)
9) Indicar la calidad de retenedor del Impuesto sobre las ventas,
Nota: La numeración consecutiva de las facturas la expide la DIAN, por medio de
resolución
Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los
requisitos establecidos, incurrirán en sanción de clausura o cierre del
establecimiento (art 652 Estatuto Tributario)

Cobrar, declarar y pagar el IVA por periodos bimestrales, de acuerdo con el calendario fiscal
Retener, declarar y pagar mensualmente el IVA retenido, de acuerdo con los plazos
señalados por el gobierno
Retener, declarar y pagar mensualmente la Retención en la Fuente, según el calendario
fiscal
Expedir Certificados de Retención

CONTABILIZACION DEL IVA POR PAGAR.

IVA generado y discriminado en la factura . Es el que deben cobrar los responsables del IVA y su
valor se acredita a la cuenta IVA por pagar.

Ejemplo 1. La Cascarita realiza ventas de mercancías al contado por valor de $350.000 con un IVA
del 16%

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 20 de 27

 2408 IMPUESTO 4135 COMERCIO AL
1105 CAJA SOBRE LAS VENTAS POR MAYOR Y
POR PAGAR MENOR
$406.00
$56.000 $350000
0

Ejemplo 2: La Cascarita vende mercancías al contado por valor de $675.000 incluido el IVA del
16%

2408 IMPUESTO 4135 COMERCIO AL

1105 CAJA SOBRE LAS VENTAS POR MAYOR Y
POR PAGAR MENOR
$675.00 $581.89
$93.103
0 7

IVA DESCONTABLE:
Los responsables del IVA pueden descontar del valor del Impuesto causado, lo correspondiente al
impuesto pagado. Por compra de mercancías únicamente el 16%, es descontable, cuando se paga
una tarifa mayor del 16%, el excedente constituye costo. El IVA pagado por servicios es deducible
en su totalidad. Al contabilizar se DEBITA IVA POR PAGAR por ser una cuenta de PASIVO que
disminuye

Ejemplo 1: La Cascarita, compra mercancías a Juan Valdéz, al contado Según Fac. 698596 por
valor de $63.000 con un IVA del 16%

2408 IMPUESTO
6205 COMPRA DE
SOBRE LAS VENTAS 1105 CAJA
MERCANCÍAS
POR PAGAR
$63.000 $10.080 $73.080

Ejemplo 2: La Cascarita compra licores traídos de Francia, al contado cancelando con un cheque
por $250.000, los cuales tienen un IVA del 35%. La Cascarita al realizar la venta de dichos
productos no puede cobrar más que un 16% de IVA.
El valor descontable del IVA, solo es del 16% y la diferencia pagada por este constituye un costo o
valor mayor de la mercancía, veamos:

IVA (pagado) $250.000 X 35% = $87.500

IVA (descontable) $250.000 X 16% = $40.000

La diferencia resultante o existente del valor IVA que es el:19%, no descontable se constituye en
un mayor valor del producto y aumenta el valor de la compra $$250.000 + $47.500 = $297.500,
lo que significa que al contabilizar se procede así:

2408 IMPUESTO
6205 COMPRA DE
SOBRE LAS VENTAS 1110 BANCOS
MERCANCÍAS
POR PAGAR
$337.50
$297.500 $40.000
0

IVA NO DESCONTABLE
Cuando los responsables del IVA adquieren Activos Fijos Gravados (propiedades, planta y equipo)
NO pueden descontar el impuesto, ya que este se constituye en un mayor valor del bien adquirido

Al tratarse de Bienes de Capital, tales cono Equipos de Computación, Equipo de Transporte (para
empresas de transporte, las personas jurídicas y sus asimiladas tendrán derecho a descontar del
Impuesto de Renta a su cargo, el IVA pagado. En estos casos se registra como un anticipo de
Impuestos y Contribuciones

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 21 de 27

Ejemplo 1: Compra de Contado un escritorio tipo secretarial y una silla giratoria por valor de
$145.000, IVA 16%, La Cascarita lo paga en efectivo

1524 EQUIPO DE OFICINA 1105 CAJA

$168.200 $168.200

Ejemplo 2: La tienda denominada La Cascarita compra un computador para uso de la Auxiliar de

Contabilidad por $1´250.000, con un IVA del 16%. La compra es cancelada con el Cheque Nº 169
del Banco El Resbalón

1528 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y 1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y

1110 BANCOS
COMPUTACION CONTRIBUCIONES
$1
$1.250.000 $200.000 ´450.00
0

IVA EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS

Al devolver mercancía comprada al contado o a crédito, se afecta el impuesto a las ventas en la
misma proporción que se registró en la compra. Al comprar mercancías se debita la cuenta de IVA
por pagar, y al devolver mercancías se acredita.

Ejemplo: El almacén La Cascarita compra 100 blusas “CORPINHO PA´QUE” por valor de $165.000,
con un IVA del 16%, las que queda debiéndole a la Señorita Linda Caballero
6205 COMPRA DE 2205 PROVEEDORES
2408 IVA POR PAGAR
MERCANCIAS NACIONALES
$165.000 $26.400 $191.400

De la mercancía comprada por el Almacén la Cascarita se devuelve el 50% de la misma

2205 PROVEEDORES 6225 DEVOLUCIONES EN

2408 IVA POR PAGAR
NACIONALES COMPRAS
$95.700 $82.500 $13.200

IVA EN DEVOLUCIONES EN VENTAS

Si los clientes devuelven parte de la mercancía que les fue vendida a crédito o de contado, se
afecta el IVA en la misma tasa que se registró la venta. Al realizar la venta la cuenta del IVA se
acredita pero al recibir la devolución se debita.

Ejemplo: El almacén La Cascarita vende a crédito, a la Señorita Marisbella Santa, 50 blusas

“CORPINHO PA´QUE” por valor de $65.000, con un IVA del 16%.

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y

1305 CLIENTES 2408IVA POR PAGAR
MENOR
$75.400 $10.400 $65.000

La Señorita Marisbella Santa devuelve al Almacén la Cascarita el 50% de la mercancía $32.00

$5200

IVA EN DESCUENTOS POR PRONTO PAGO EN COMPRAS Y EN VENTAS

Los descuentos y rebajas que la empresa reciba en las compras o que conceda en las ventas no
afectan el IVA por pagar, es decir, que el impuesto a las ventas no se aumenta o disminuye por
estos conceptos.

Ejemplo 1: Se compran mercancías para pagar en 60 días, por valor de $200.000 IVA 16%

6205 COMPRA DE 2205 PROVEEDORES

2408 IVA POR PAGAR
MERCANCIAS NACIONALES

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 22 de 27

 $200.000 $32.000 $232.000

Al pasar 30 días, se realiza la cancelación de la deuda y se recibe un descuento por pronto pago
del 5% sobre el valor de la mercancía

Descuento: $200.000 x 5% = $ 10.000

Valor a pagar $232.000 - $10.000 = $222.000

4210 INGRESOS FINANCIEROS

2205 PROVEEDORES
421040 Dctos Ciales 1110 BANCOS
NACIONALES
Condicionados
$232.000 $10.000 $222.000

Ejemplo 2: Se venden mercancías a crédito a 40 días, por valor de $600.000 IVA 16%

4135 COMERCIO AL
2408 IVA POR
1305 CLIENTES POR MAYOR Y
PAGAR
MENOR
$696.00 $600.00
$96.000
0 0

A los 15 días, le cancelan la deuda y da un descuento por pronto pago del 3% sobre el valor de la
mercancía

Descuento: $600.000 x 3% = $ 18.000

Valor por cobrar $696.000 - $18.000 = $678.000

5305 GASTOS FINANCIEROS

1105 CAJA 530535 Dctos Ciales 1305 CLIENTES
Condicionados
$678.000 $18.000 $696.000

RETENCION EN LA FUENTE
¿Qué es la retención en la fuente?
La retención en la fuente es un sistema de recaudo mediante el cual la persona o entidad que
realice un pago gravable a un contribuyente o beneficiario debe retener o restar de ese pago un
porcentaje determinado por la ley, a título de impuesto y consignarlo a favor de la administración
tributaria.

La retención en la fuente no es un impuesto sino un mecanismo encaminado a asegurar, acelerar

y facilitar a la administración tributaria el recaudo y control de los impuestos sobre la renta,
ventas y timbre y el gravamen sobre transacciones financieras. De esta manera, se busca que el
impuesto se recaude en lo posible, dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause. (Pag web
de laDIAN Servicios Información fiscal, preguntas frecuentes.)

Por lo tanto se puede manifestar que es un mecanismo creado por el Gobierno para recaudar
anticipadamente los Impuestos de Renta y Complementarios por el cual una persona (retenedor)
deduce a otra (retenido) un porcentaje determinado del valor por pagar al contado o a crédito, en
compras o servicios, con el fin de consignarlo en un banco autorizado para recaudar impuestos en
nombre de la Administración de Impuestos Nacionales.

AGENTES RETENEDORES
Son personas naturales, jurídica y sociedades de hecho, quienes están obligados a efectuar
retención por distintos conceptos.

Personas Naturales: Retienen por: Salarios e ingresos laborales gravables, loterías, rifas y
demás juegos de azar, venta o enajenación de Activos Fijos diferentes de Bienes Raíces,
patrimonio, pagos o giros al exterior.
CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 23 de 27
Personas Jurídicas y Sociedades de Hecho: Retienen por: Salarios e ingresos laborales
gravables, loterías, servicios, honorarios, comisiones, dividendos, rendimientos financieros, rifas y
demás juegos de azar, contratos de construcción y urbanización y en general de confección de
obra material de bien inmueble, arrendamientos, patrimonio, ingresos tributarios, remesas y
pagos al exterior y timbres.

OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENDORES

Retener. Consignar oportunamente los dineros recaudados Expedir certificados a
los retenidos sobre las retenciones efectuadas (final de año y/o comienzo de año)

CONTABILIZACION DE LA RETENCION EN LA FUENTE

Se utilizan dos tipos de cuentas:
1) Cuando la empresa o entidad retiene. Se afecta una cuenta del PASIVO, llamada
RETENCION EN LA FUENTE

2) Cuando a la empresa o entidad le retienen. Se afecta una cuenta del activo,

llamada ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES o SALDOS A FAVOR (RETENCION
EN LA FUENTE)

Veamos un ejemplo para el primer caso: (se retiene)

La Cascarita compra mercancías al contado por valor de $600.000, pagada con el cheque 23659
del Banco Buena Fé. IVA 16%. Retención en la fuente 3.5%

2365 RETENCIÓN EN
6205 COMPA DE 2408 IVA POR
1110 BANCOS LA FUENTE
MERCANCIAS PAGAR
236540 Compras
$675.00
$600.000 $96.000 $21.000
0

Veamos un ejemplo para el segundo caso: (le retienen)

La Cascarita vende mercancías al contado a Hedulfamid Molina Díaz Distribuciones por la suma de
$950.000 las cuales son pagadas con un cheque. IVA 16%, Retención en la Fuente 3.5%

1355 ANTICIPO DE 4135 COMERCIO AL

2408 IVA POR
1105 CAJA IMPUESTOS 135515 POR MAYOR Y
PAGAR
Retefuente MENOR
$1.068.7 $950.00 $152.00
$33.250
50 0 0

Aplicación de la retención en la fuente

Retención Sobre salarios e ingresos laborales gravables: La tabla de estas retenciones cambia o
varia cada año.

RETENCION EN LA FUENTE POR SERVICIOS (Veáse la tabla de retenciones en Talleres,

primer documento entregado)
Ejemplo 1: La Cascarita, empresa del sector financiero cancela al Sr: Yomo Toro, la suma de
$80.000 por concepto de mantenimiento y limpieza de las máquinas registradoras.

Retenedor:

5145
MANTENIMIENTO Y 2365 RETENCIÓN
REPARACIONES 1105 CAJA EN LA FUENTE
514520 Equipo de 236525 Servicios
Oficina
$80.000 $76.320 $3.680

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 24 de 27

Retenido:

1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y

4235 SERVICIOS
1105 CAJA CONTRIBUCIONES
423525 Técnicos
135515 Retención en la fuente
$76.32
$3.680 $80.000
0

RETENCION EN LA FUENTE POR COMPRAS: Al realizarse compras, abonos o pagos que sean
susceptibles de constituir ingresos tributarios para quienes los reciba, se debe practicar la
retención en la fuente, sobre el valor de la mercancía, sin excluir el IVA.
Ejemplo: La papelería que lleva por razón social La Cascarita, compra mercancías al contado,
pagando con el cheque Nº 2587 del Banco Sin Fondos no Pago por valor de $680.000

Entonces tenemos que:

Comprador V/r Mercancía $680.000 IVA $108.800 Retefuente $
23.800
Valor a pagar $680.000 + $108.800 - $23.800 = $765.000

6205 COMPRA DE 2408 IVA POR

1110 BANCOS 2365 RETEFUENTE
MERCANCIAS PAGAR
$108.80 $765.00
$680.000 $23.800
0 0

Vendedor:
1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y
1105 CAJA CONTRIBUCIONES
135515 Retención en la fuente
$765.
$23.800
000

4135 COMERCIO AL POR MAYOR 2408 IVA POR

Y MENOR PAGAR
$108.80
$680.000
0

CAUSACION DE LA RETENCION EN LA FUENTE

La retención en la fuente que efectúa el retenedor se contabiliza en la fecha que se causa, aunque
su pago sea posterior
Ejemplo: La Cascarita compra mercancías por valor de $585.000, según Factura crédito Nº 1587
de Nohemí Campbells.

Retenedor o comprador
6205 COMPRA DE 2408 IVA POR
MERCANCIAS PAGAR
$585.000 $93.600

2365 RETENCION EN LA
2205 PROVEEDORES NACIONALES
FUENTE
$658.125 $20.475

Al cancelar la compra, se hace con el Cheque Nº 35647 del Banco Renta Fija y el asiento para el
retenedor o comprador será:

2205 PROVEEDORES
1110 BANCOS
NACIONALES
$658.125 $658.12

CONTABILIDAD GENERAL GUIa de ESTUDIo 2 José Henry Jaramillo 25 de 27

 5

La retención que le efectúan al retenido se contabiliza en la fecha en que recibe el

pago, o en la fecha de venta
Ejemplo: La Cascarita le vende mercancías a Yayo el Indio para pagar en 60 días, según factura
crédito Nº 65893 por valor de $585.000
El vendedor registra la venta con la respectiva retención, así;
Retenido o Vendedor:

Anticipo de Impuestos COMERCIO AL POR

CLIENTES IVA POR PAGAR
(Retefuente) MAYOR Y MENOR
$658. $585.00
$20.475 $93.600
125 0
Al momento del cobro de la mercancía anteriormente vendida, a crédito y que le cancelan con un
cheque, el vendedor verifica que su cliente es agente retenedor y le ha deducido la Retención en
la fuente, por lo tanto la transacción se contabiliza así:

CAJA CLIENTES
$658.1 $658.12
25 5

DESCUENTOS EN LA RETENCION EN LA FUENTE

Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a Retención en la
Fuente, por Impuesto sobre la renta o complementarios, el agente retenedor podrá descontar las
sumas que hubiese retenido por tales operaciones, del monto de las retenciones por declarar y
consignar en el periodo en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto
de las retenciones que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con el saldo se
podrá afectar las de los períodos siguientes:

Ejemplo 1: Yomo Toro devuelve mercancías compradas a crédito por valor de $150.000

Retenedor o comprador

PROVEEDORES RETENCION EN LA DEVOLUCION EN

IVA POR PAGAR
NACIONALES FUENTE COMPRAS
$168.7
$5.250 $150.000 $24.000
50

Ejemplo 2: Jazz Go Internacional, que es agente retenedor, devuelve mercancías compradas a

crédito por la suma de $250.000.

PROVEEDORES RETENCION EN LA DEVOLUCION EN

IVA POR PAGAR
NACIONALES FUENTE COMPRAS
$281.2
$8.750 $250.000 $40.000
50

Ejemplo 3: Impacto Latino, compra mercancías a crédito con un plazo de 90 días, por valor de
$600.00. La empresa hace la cancelación de la deuda a los 30 días, aprovechando así un
descuento del 5% por pronto pago.

Asiento de compra
COMPRAS DE PROVEEDORES RETENCION EN LA
IVA POR PAGAR
MERCANCIAS NACIONALES FUENTE
$600.0
$96.000 $675.000 $21.000
0

Asiento de pago (el pago se realizó con cheque)

Descuento por pronto pago 5% $600.000 X 5% = $30.000

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 PROVEEDORES INGRESOS
BANCOS
NACIONALES FINANCIEROS
$675.00 $645.00
$30.000
0 0

AUTORRETENCION
Las personas jurídicas que realizan un gran volumen de operaciones, que implique muchos
retenedores, pueden solicitar a la DIAN, autorización para autorretener por concepto de ventas,
contratos de urbanización y construcción, honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos
devengados.

Las empresas autorretenedoras deben manifestar expresamente en las facturas de venta y

cuentas de cobro por servicios, la autorización para que sus clientes no les practiquen la
Retención en la Fuente.

Ejemplo: Daniel Santos S. A.. vende mercancías al contado por $780.000. el vendedor es
autorretenedor

COMERCIO AL POR
CAJA IVA POR PAGAR
MAYOR Y MENOR
$910.6 $785.00 $125.60
00 0 0

Nota: La autorretención se efectúa al momento en que la empresa elabora la declaración mensual

y paga la retención en la fuente

Ejemplo: Daniel Santos S. A.. durante el mes de Marzo realizó ventas por un total de $6.985.000;
en la fecha de declaración y pago de la retención, la que realiza con Cheque a Favor de la DIAN,
realiza la siguiente operación, para calcular la autorretención, y el siguiente asiento:
$6.985.000 X 3.5% = $244.475

ANTICIPO DE
IMPUESTOS Y
BANCOS
CONTRIBUCIONES
(Retefuente)
$244.47 $244.47
5 5

Retenedor:

MANTENIMIENTO RETENCION EN LA
CAJA
Y REPARACIONES FUENTE
$80.00
$76.320 $3.680
0

Retenido:
Anticipo de
INGRESOS
CAJA impuestos
SERVICIOS
(Retefuente)
$76.32
$3.680 $80.000
0

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