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INTRODUCTION
Il appartient à la famille des programmes de gestion de Sage Saari ligne 100 avec la
Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de
communication bancaire Telbac.
Ces programmes sont disponibles en deux versions, l'une pour utilisation sur micro-
ordinateur Apple Macintosh et l'autre pour utilisation sur Pc/Ps équipé du programme
Microsoft Windows 95 et 98 ou Windows NT 4.0.
De plus, sur chacun de ces environnements, les programmes sont déclinés en plusieurs
versions.
L'utilisation de la Comptabilité 100 version 8.00 en réseau client/serveur nécessite une mise à
jour du Serveur 100 (pour Netware, pour Windows NT ou pour Mac OS).
Désormais les nouvelles versions des logiciels de la Ligne 100 pour Windows sont
compatibles Microsoft BackOffice Small Business Server.
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II. UTILITAIRE DU LOGICIEL
Il est possible d’utiliser l’icône situer sur le BUREAU de votre ordinateur. Dans ce
cas il faudrait créer un raccourci de cet icône :
Création du raccourci :
On n’a qu’à double-cliquer sur cet icône pour ouvrir SAGE SAARI
Le progiciel s’ouvre intégralement avec un interface non inscriptible en veille où l’on peut
voir
- La barre de titre
Elle donne le titre du fichier en cours d’utilisation.
- La barre d’outils
C’est un raccourci qui permet d’accéder directement aux applications des menus de la
barre des menus grâce aux icônes insérer sous forme de touches en son sein.
Cette barre est composée de sept (7) menus permettant d’appliquer vos données à
SAARI SAGE :
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♠ Le menu ‘’FICHIER’’
♠ Le menu Edition
Ce menu vous donne accès aux commandes classiques d'un menu EDITION :
Annuler, Couper, Copier, Coller, Effacer, Sélectionner tout, Dupliquer.
De plus, il donne accès aux commandes de la Barre de Navigation (à l'exception des
commandes de tri) : Inverseur, Ajouter, Voir/modifier, Consulter, Supprimer, Précédent,
Suivant, Rechercher et Atteindre.
♠ Le menu structure
♠ Le menu Traitement
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· Le suivi des extraits de compte,
· Le rapprochement bancaire entre mouvements et relevés,
· Le règlement des tiers (clients et fournisseurs),
· Les rappels/relevés clients,
· La réévaluation des dettes et créances en devises (uniquement en version Pack +),
· La révision par cycle,
· La recherche des écritures,
· La génération des écritures d'abonnement,
· La compaction de l'historique,
· Les opérations de fin d'exercice : génération des à-nouveaux, report des budgets,
clôture de l'exercice et suppression du premier exercice.
♠ Le menu Etat
♠ Le menu Fenêtre
La partie haute regroupe les commandes réglant la présentation des fenêtres, décrites
ci-après.
La deuxième partie, séparée de la précédente par un filet, vous indique les différents
exercices en ligne. L'exercice en cours d'utilisation est précédé d'une “coche". Au lancement
du programme, le dernier exercice est toujours sélectionné d'office. Lorsqu'un autre exercice
est sélectionné, il entraîne la fermeture (accompagnée de l'enregistrement des saisies) de
toutes les fenêtres des commandes appartenant au menu TRAITEMENT.
Le bas du menu donne la liste de toutes les fenêtres ouvertes à l'écran, dans l'ordre de
leur ouverture. Si vous avez besoin de consulter le contenu d'une des fenêtres et que vous
ayez du mal à la retrouver parmi toutes celles ouvertes, le plus rapide est de la sélectionner
dans cette liste ; elle apparaîtra alors au premier plan.
NB Une même commande ne peut pas être affichée deux fois. Si vous tentez de le
faire, la première fenêtre ouverte sera réactivée.
♠ L’Aide
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III. PRATIQUE DU PROGICIEL
Barre d’outils
Zone
d’affichage des
tâches
Barre d’état
Sur cette interface on peut identifier la barre de titre, la barre des menus la barre d’état et le
corps de l’interface. Ce corps se matérialise par un fond gris inexploitable ne servant qu’a
afficher les tâches ou le résultat des applications déjà effectuées sur le fichier.
- Le module comptabilité
- Le module gestion commerciale
- Le module paie
- Le module gestion des ressources humaines
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soutenu par la documentation et les informations fournies par le service comptabilité de celle
ci. Son application pratique exige donc une maîtrise de quelques notions de comptabilité.
3. Description du progiciel
Avant d’entamer cette étape de la formation, il est nécessaire de préciser que SAGE
SAARI est un compatible Windows.
Il est possible d’utiliser l’icône situer sur le BUREAU de votre ordinateur. Dans ce
cas il faudrait créer un raccourci de cet icône :
Création du raccourci :
Ou
Ainsi pour activer ou ouvrir le progiciel, il faut double-cliquer sur cet icône (pour ouvrir
SAGE SAARI).
Le progiciel s’ouvre intégralement avec une façade non inscriptible en veille où l’on peut voir
- La barre de titre
- La barre des menus (Fichier, Edition, Structure, Traitement, Etat, Fenêtre).
- La barre d’outils
Pour avoir un aperçu de certains ou touts les icônes de la barre d’outils, on se sert du menu
Fenêtre comme suit :
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Affichage de la barre d’outils
Pour créer un exercice comptable, il est nécessaire de créer d’abord le fichier comptable de
l’entreprise.
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En effet, Cliquer sur le bouton [Nouveau fichier] de la barre d'outils Standard a le même effet
que d'activer la commande Nouveau du menu FICHIER.
Nom :
Capacité en Ko :
Par défaut, la taille d'un nouveau fichier est fixée à 200 Ko (environ 200 000
caractères), ce qui ne permet que la saisie des informations de base (options, journaux,
quelques comptes). Nous vous conseillons de fixer la taille du fichier à 2000 Ko.
Les opérations d'agrandissement peuvent vous retarder dans vos travaux. Pour
optimiser les temps de saisie, nous vous conseillons de donner à vos fichiers une taille
suffisante. Veillez également à ce que le disque dur ait suffisamment d'espace libre pour que
l'agrandissement puisse s'opérer.
A NOTER La commande Lire les informations du menu FICHIER vous renseigne sur
l'état de remplissage des fichiers (zones, Taille et Dispo).
La taille minimale d'un fichier comptable est de 200 Ko. La taille maximale est de 2
Go (Giga octets), soit 2 000 Mo ou 2 000 000 Ko.
La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur [Enregistrer] ou par
validation.
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- Cliquer sur ’’Nouveau ’’
- Dans la boîte de dialogue qui s’affiche,
- Inscrire le nom du fichier dans l’espace Nom :
- Choisir l’espace disque qui le contiendra ETANDARD FORMAGE
- Choisir aussi le type de fichier
- Cliquer sur ’’Enregistrer ’’
Procédure :
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2.2. Longueur d'un compte :
Après la création du premier compte, ces longueurs ne sont plus modifiables. Il ne sera
pas non plus possible de revenir d'une longueur flottante à une longueur fixe.
A NOTER : Il est conseillé de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez
pouvoir récupérer le plan comptable du fichier comptable livré avec le
programme.
Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date
de début postérieure à la date de fin, un message vous en prévient.
Les dates de l'exercice pourront être modifiées par la commande A propos de... du
menu FICHIER.
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- Cliquer sur le bouton [A propos du fichier] de la barre d'outils Standard a le même
effet que d'activer la commande A propos de... du menu FICHIER.
Les paramètres d'une société sont enregistrés sur 6 volets accessibles par des onglets.
Le nom de cette commande est complété par celui du fichier comptable ouvert.
Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d'un nouveau fichier (sauf
lorsque ce dernier est créé à partir de la commande Fusion… du menu STRUCTURE).
A NOTER Pour imprimer le contenu de la fiche société ainsi que les Options du fichier,
utilisez la commande Rechercher de la Barre de navigation et choisissez
Dossier entreprise ou Options dossier dans le menu local Fichier. Cliquez
ensuite sur le bouton [Imprimer].
Raison sociale :
Activité :
Adresse complète :
Enregistrez l'adresse complète de la société sur les zones Adresse (35 caractères),
Complément (35 caractères), Code postal (9 caractères) et Bureau distributeur (35 caractères),
Code région (9 caractères) et Pays (35 caractères).
Commentaire :
N° d'identifiant :
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Zone de 25 caractères alphanumériques pour l'enregistrement du numéro
d'identification CEE de la société.
Télécommunication :
· De déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise
d'équivalence,
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3.3 le volet paramètres :
Journal à nouveau : Cette option permet d’attribuer aux écritures saisies sur ce journal,
lors de la création d’un nouveau compte, les ajustements nécessaires.
Saisir : Normal
· D’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu'à votre activité (utilisation
des registres, saisie cabinet comptable ...).
Le volet Préférences vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent
la saisie, l'import / export, les éditions ... de votre dossier.
Le volet préférences permet de choisir toutes les options de gestions qui concernent la
saisie des opérations d’Import-export et de conserver les données qui s’affichent et qui sont
prédéfinies.
Rappelons que le lettrage consiste à rapprocher les mouvements de sens opposé, soit
les mouvements débiteurs et créditeurs, d'un compte. Vous pouvez ainsi rapprocher factures et
avoirs, factures et règlements, factures et acomptes, ...
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Si ce rapprochement révèle une différence, il convient d'enregistrer une écriture
d'ajustement.
EXEMPLE
Un client débiteur de 1 000,00 fr. règle la somme de 999,00 fr. pour solde de tout
compte. Après lettrage de son compte, le solde constaté est de 1,00 fr.
Cliquez sur l'onglet Ajustement lettrage.
Ce volet est composé de cinq volets correspondants aux types de comptes ou de tiers.
Les quatre premiers volets concernent les types de tiers : Client, Fournisseur, Salarié,
Autre. Le volet Général concerne les comptes généraux. Le mode de saisie est identique pour
chacun.
ECART DE RÈGLEMENT
Code journal :
Voir Le programme propose les Codes journaux enregistrés par le menu STRUCTURE.
Le programme propose les modèles de saisie créés dont le type correspond au journal
choisi. A défaut, la liste complète des modèles de saisie est proposée.
Sélectionnez le schéma d'écriture adapté à un ajustement débiteur dans l'encadré
Débit. Si le compte est débiteur, le programme utilisera ce modèle de saisie. Procédez de la
même manière au crédit.
EXEMPLE
EXEMPLE
Maximum :
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Indiquez le montant de l'écart jusqu'où l'ajustement devra être effectué.
ECART DE CHANGE
Code journal :
A NOTER Les écarts de change sont générés grâce à la fonction Calcul différence de
change suite à un lettrage en devise équilibré alors que le lettrage en monnaie
locale ne l'est pas.
EXEMPLE
ECART DE CONVERSION
Il ne peut y avoir d'écarts de conversion que si deux devises sont équivalentes. C'est le
cas de l'Euro et du franc durant la phase de transition, ainsi que toutes les monnaies de la zone
Euro ou monnaies " IN ".
- Par la fonction Règlement tiers : c'est le cas lorsque des différences de règlement
interviennent.
EXEMPLE
Supposons également que 10 factures soient émises d'un montant de 10 Euro (soit
65,43 francs) chacune, soit au total 654,30 francs français.
Le règlement s'élève à 100 Euro, soit 654,32 francs, d'où un écart de 2 centimes.
Lors du règlement tiers, le lettrage en devises est équilibré tandis que celui en monnaie
locale ne l'est pas du fait de l'écart des 2 centimes.
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- par la fonction Calcul différence de change : les modèles d'écart de conversion sont en
priorité appliqués lorsque la devise de l'écriture est égale à la devise d'équivalence. Les
devises des factures et règlements sont des monnaies " In ".
Pour pouvoir générer des écarts de conversion, renseignez les zones suivantes :
Cocher cette case permet de gérer les écarts de conversion, notamment pour les pays
Export pour lesquels la devise d'équivalence est juste utilisée pour l'inverseur. Les zones qui
suivent sont alors actives.
Code journal :
La boîte à liste déroulante vous permet de définir le journal de type général sur lequel
seront enregistrées les écritures d'ajustement.
Le programme propose les modèles de saisie créés dont le type correspond au journal
choisi. A défaut la liste complète des modèles de saisie est proposée.
Sélectionnez le schéma d'écriture adapté à un ajustement débiteur dans l'encadré
Débit. Si le compte est débiteur, le programme utilisera ce modèle de saisie. Procédez de la
même manière au crédit.
Seuil :
Le volet Options regroupe les informations générales qu'il est indispensable de renseigner
avant toute utilisation du programme de comptabilité.
Il est composé de :
Champs statistiques tiers : pour l’impression, localiser les différentes imprimantes dans
l’entreprise permettant d’effectuer les tirages.
Code risque : permet de contrôler les encours clients et le seuil de leur compte.
Intitulé : solvable,
Action : A livrer
Dépassements d’encours : de : soit 0
A : soit 1.000
Intitulé : douteux,
Action : A surveiller
1.001
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Dépassements d’encours : de : soit
A : soit 5.000
Intitulé : insolvable,
Action : A bloquer
Dépassements d’encours : de : soit 5.001
A : soit 10.000
Nature de compte : Répertoire fondamental des comptes généraux code : CHQ (Chèque)
Une fois toutes ces données entrées dans le fichier vous devriez mettre en place une
comptabilité pour vos documents et opérations comptables.
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IV. CREATION DES COMPTES GENERAUX :
Ainsi
Dans la barre d’outils chercher l’icône ‘’Créer un compte général ‘’
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Pour atteindre un compte général , le modifier uo le supprimer :
Il peut arriver que le comptable veuille créer un compte banque type avec des
références de sa banque.
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V. CREATION DES CODES JOURNAUX :
Les codes journaux sont des caractères permettant le repérage et la classification des
différent type de journaux (achat et vente). Ils permettent de répertorier les écritures
comptables facilitant ainsi la gestion des différents journaux.
Procédure de création :
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- Pour la remplir cliquer dans le menu ‘’Edition ‘’
- Puis cliquer sur ‘’Ajouter ‘’
- Ensuite dans la boîte de dialogue ‘’Code journal ‘’ qui s’affiche,
- inscrire les mentions utiles pour le code
- Après refermer la boîte de dialogue
- Répéter cette opération jusqu’à établir la liste complète des codes journaux.
Pour éviter une centralisation du mois qui empêche de faire ressortir au niveau des
états (Grand livre, balance, journal, …) le détaillé des différentes opérations saisies
dans les journaux de type ‘’Trésorerie ‘’ :
NB : un code journal ne peut être supprimer que si son journal correspondant n’a été
enregistré aucune écriture comptable.
Si c’est le cas, il faudrait tout d’abord supprimer toutes les écritures saisies avant de le
supprimer :
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Pour supprimer une ou des écritures saisies
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VI. LA SAISIE DES JOURNAUX
Un menu contextuel est disponible sur la liste des écritures et s'obtient en cliquant
dessus avec le bouton droit de la souris.
Voir Les premières commandes, communes à l'ensemble des listes, sont présentées dans le
paragraphe intitulé Menu contextuel de la liste du plan comptable (commande Plan
comptable).
Affichage solde tiers en saisie (si une ligne de tiers est sélectionnée)
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Interroger le compte de tiers
Saisir un registre
A NOTER La saisie d'un registre révision et/ou taxe doit avoir été demandée sur le volet
Paramètres de la commande A propos de... du menu FICHIER.
Voir Pour avoir plus d'informations sur la saisie d'un registre, reportez-vous à la
description du bouton [REGISTRE] présentée un peu plus loin dans le menu
TRAITEMENT.
Si des registres de révision et des registres de taxe sont associés aux écritures, c'est-à-
dire si vous avez coché les zones correspondantes du volet Paramètres de la commande A
propos de... du menu FICHIER et si vous sélectionnez cette commande, une fenêtre apparaîtra
pour vous demander de préciser quel(s) registre(s) doi(ven)t être supprimé(s).
A NOTER La saisie d'informations libres doit avoir été paramétrée sur le volet Options
de la commande A propos de... du menu FICHIER.
Il est cependant possible d'afficher les informations libres en colonnes, les zones
supplémentaires définies sont en effet disponibles dans la fonction Personnaliser la liste.
Voir Le paragraphe Visualisation d'une pièce - Création d'un modèle de saisie est
présenté un peu plus loin dans le menu TRAITEMENT.
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Visualiser la pièce
Voir Le paragraphe Visualisation d'une pièce est présenté un peu plus loin dans le menu
TRAITEMENT.
Voir Le paragraphe Extourne / Annulation d'une pièce est présenté un peu plus loin dans le
menu TRAITEMENT.
En haut et à gauche de la fenêtre se trouvent les boutons des fonctions accessibles. Ils
sont présentés au paragraphe suivant.
En dessous, la zone Compte affiche le libellé du compte de la ligne en cours de saisie
ou de modification. Par défaut, le programme affiche l'intitulé du compte général. Si l'écriture
mouvemente également un compte de tiers, c'est ce dernier qui apparaît.
En haut et à droite, le programme affiche sur deux colonnes, débit à gauche, crédit à
droite, des informations sur le journal considéré.
Ancien solde :
Pour les journaux de type Trésorerie uniquement, cette zone affiche le solde débiteur
ou créditeur des périodes précédant celle de saisie. Le fait de cliquer sur ce titre ouvre une
fenêtre permettant la saisie du solde du journal. Notez que ce montant ne sera pas enregistré à
la fermeture du journal.
Voir Cette possibilité est décrite au paragraphe Ecriture enregistrée sur un journal de
trésorerie.
Totaux journal :
Totaux des écritures portées au Débit et au Crédit du journal en cours ; la mise à jour
se fait dès la validation d'une ligne.
A NOTER Ces cumuls peuvent être masqués si l'option Masquer les totaux est cochée
dans la fiche du Code journal concerné (menu STRUCTURE).
Nouveau solde :
Dans le cas d'un journal de trésorerie, cette zone affiche le solde de toutes les écritures
saisies sur le journal depuis le début de l'exercice jusqu'à la dernière écriture de la période en
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cours. Mis à part pour les journaux de trésorerie, cette zone doit être vide pour pouvoir
refermer le journal.
Le bas de la fenêtre se compose des colonnes dans lesquelles s'afficheront les écritures
saisies. Les colonnes qui apparaissent ici correspondent au paramétrage fait dans les Options
du fichier, commande A propos de… du menu FICHIER. Les zones disposées au-dessus de
chaque colonne servent aux saisies.
Le bouton [Ajouter] permet de valider une nouvelle ligne d'écriture dans le journal,
après saisie des informations obligatoires (jour, compte général, montant).
Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton [Consulter]. Cette
commande ne vous permet pas de modifier l'écriture.
Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton [Voir/Modifier]. Vous
pouvez également cliquer deux fois sur la ligne.
Voir La fenêtre qui s'affiche alors est présentée au paragraphe Interrogation et
lettrage .
Cliquez sur la ligne à supprimer puis sur le bouton [Supprimer]. Rappelons que le
mode de confirmation des suppressions est paramétré sur le volet Préférence (commande A
propos de… du menu FICHIER).
4.9. Inverseur
Le bouton [Inverseur] est un des outils mis en place avec l'Euro. Il permet, durant la
phase transitoire et au delà, la visualisation instantanée à l'écran des montants en devise
d'équivalence (Euro ou devise locale selon le paramétrage effectué en initialisation de la
société).
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A NOTER Attention ! ! ! La saisie avec inverseur actif est possible, cependant, en
procédant de cette manière, des déséquilibres dus aux conversions en monnaie
de tenue de comptabilité des montants saisis en devise d'équivalence peuvent
être constatés.
Utilisez la boîte à liste déroulante pour choisir le mode de tri des lignes d'écriture : par
date d'écriture, numéro de ligne ou numéro de pièce.
Les boutons proposés en haut à gauche de la fenêtre sont parfois estompés lorsqu'ils ne
sont pas utilisables. Ces cas particuliers seront précisés le moment venu.
Cette fonction ouvre la liste des modèles de saisie enregistrés dans la commande
Modèles de saisie du menu STRUCTURE.
Voir Son utilisation est détaillée au paragraphe Utilisation des Modèles de saisie .
BOUTON [EQUILIBRER]
Cette fonction ouvre la liste des libellés saisis dans la commande Libellés du menu
STRUCTURE. Son utilisation est détaillée pour la zone de saisie Libellé.
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Une fois l'impression effectuée, le programme enregistre dans la colonne Position,
l'icône Brouillard (s'il n'a jamais été imprimé en journal ou clôturé). Cette même icône
apparaît également dans la liste des journaux.
Les boutons proposés en bas à gauche de la fenêtre proposent l'accès aux commandes
complémentaires suivantes :
BOUTON [REGISTRES]
Elle n'est accessible que si les registres sont sélectionnés dans les Options du dossier
(commande A propos de… du menu FICHIER). Cette fonction n'est utilisable que lorsqu'une
ligne est sélectionnée.
Cette fonction permet de visualiser la pièce et ses totaux afin de vérifier son équilibre.
BOUTON [LETTRAGE]
Cette fonction n'est accessible qu'en saisie de journaux de type Général et de type
Trésorerie et uniquement si vous êtes positionné sur une ligne d'écriture concernant un tiers.
En cliquant sur ce bouton, vous accéderez à la fenêtre de Visualisation des écritures à régler
pour le tiers sélectionné.
· pointer les règlements avec les factures afin d'associer le lettrage entre ces
écritures
· si vous avez demandé la gestion des registres de taxes dans le volet Paramètres
de la commande A propos de ... du menu FICHIER, le programme générera automatiquement
les registres de trésorerie correspondants à partir des registres d'achat ou de vente.
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Si vous gérez la TVA sur encaissements via les registres, il est impératif d'utiliser ce
bouton pour associer le règlement en cours de saisie avec la ou les factures. De cette façon le
registre trésorerie sera mis à jour et permettra le calcul des bases et montants de TVA.
Ce paragraphe présente toutes les zones de saisie disponibles sur un journal. Nous
vous rappelons que leur accessibilité est paramétrée dans l'option Organisation (menu
FICHIER, commande A propos de …).
Une zone se distingue des autres par sa position : la zone Compte.
Cette zone n'est pas accessible : elle sert à l'affichage du libellé du compte de la ligne
en cours de saisie ou de modification. Vous pouvez utiliser cette zone d'affichage pour
récupérer l'intitulé du compte sur la zone libellé (voir plus loin).
Numéro de ligne :
Que vous mettiez cette colonne en activité ou non, les lignes sont toujours numérotées
en interne par le programme. Ne vous étonnez donc pas si, l'activant en cours d'exercice, vous
constatez qu'elle démarre à une valeur différente de 1.
Jour :
Le jour apparaissant automatiquement dans cette zone correspond au jour le plus élevé
enregistré sur le journal. S'il n'y a encore eu aucune saisie sur ce journal pour la période
considérée, le programme affiche le premier jour du mois.
Vous pouvez modifier le jour proposé. L'enregistrement porte sur le quantième du jour
(deux chiffres au maximum), le mois et l'année sont fixés par le journal sur lequel s'effectuent
les saisies.
Le programme contrôle les dates saisies en fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours)
ou de l'année (année normale ou bissextile).
Date de saisie :
N° pièce :
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· Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces,
par exercice comptable ; il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus ;
Référence pièce :
Saisissez sur cette zone le numéro de pièce externe à l'entreprise (par exemple, numéro
d'une facture d'achat, numéro de contrat d'un emprunt). 17 caractères sont disponibles.
Pièce de trésorerie :
Cette colonne ne sert pas en saisie de journal mais seulement en consultation. Elle
permet, après l'exécution d'un rapprochement bancaire, de visualiser les références de l'extrait
de compte ayant servi au rapprochement bancaire pour l'écriture concernée.
N° compte général :
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Par exemple, pour enregistrer un nouveau compte de charge, tapez 601? puis la touche
TABULATION. Le programme affiche l'écran de paramétrage des comptes.
Voir La fiche de création d'un compte est présentée dans le menu STRUCTURE
pour la commande Plan comptable .
Par exemple, si la longueur des comptes paramétrée est de 7 caractères (longueur fixe
et non flottante), si vous saisissez 701 puis ENTRÉE et que le compte 7010000 existe, le
programme complète son numéro et le curseur passe à la zone suivante. Si le compte n'existe
pas, le programme affiche la liste des comptes.
Voir Le volet Préférences de la commande A propos de... est présenté dans le menu
FICHIER.
Tapez les premiers caractères du numéro du compte sur la zone de saisie puis la
touche TABULATION. Le programme ouvre alors une liste des comptes commençant par
celui dont le numéro se rapproche le plus des caractères tapés :
Le programme vous permet de trier la liste des comptes par Numéro ou par code
Classement.
Pour transférer un compte sur le journal, sélectionnez-le puis cliquez sur [OK]. Vous
pouvez aussi utiliser le glisser (voir le MANUEL DE LA GAMME).
Le bouton [Annuler] permet de revenir sur le journal sans sélection de compte.
Le bouton [Créer] permet d'afficher la fenêtre de création d'un compte. Il n'est pas
actif si l'Ouverture d'un compte en saisie n'est pas autorisée sur le volet Préférences de la
commande A propos de... du menu FICHIER.
Voir La fiche de création d'un compte est détaillée dans le menu FICHIER pour la
commande Plan comptable.
A NOTER Compte général rattaché à un compte auxiliaire
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Si le compte général sélectionné est rattaché à un compte de tiers, ce dernier apparaît
automatiquement dans la zone correspondante : Compte tiers. Dans ce cas, il est possible
d'omettre la saisie du compte général et de sélectionner directement le compte tiers. Le
programme affiche alors le compte général principal associé automatiquement.
Modèle analytique rattaché à une écriture
Lorsqu'une pièce analytique est attachée à une ligne de modèle, le numéro de compte
apparaît en caractères gras à la validation de la ligne. Voir plus loin les explications données
sur ces pièces.
N° compte tiers :
A NOTER La saisie d'un compte tiers est obligatoire si l'option Saisie compte tiers
de la fiche du Compte général mouvementé est cochée.
Les modes de sélection du compte tiers sont identiques à ceux du compte général (voir
zone précédente). Comme pour le compte général, il est également possible de créer un
compte tiers en cours de saisie si l'option Ouverture compte en saisie est cochée.
Notez que la liste des comptes de tiers peut être classée par numéro de compte, par
classement et par type de tiers. Le programme propose toujours le dernier mode de tri utilisé.
A NOTER Un compte de tiers peut être " mis en sommeil " sur sa fiche. Si tel est le
cas pour le compte saisi, le programme affiche le message suivant :
En saisie de journaux, il est possible de faire apparaître la liste de sélection des tiers. Il
faut procéder de la manière suivante :
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· clients pour les journaux de vente,
Le dernier critère de tri sera proposé tout au long de la session (sauf modification
ultérieure).
TYPE DE TIERS
· Tous,
· Client,
· Fournisseur,
· Salarié,
· Autre.
A NOTER Vous remarquerez que le type tiers est positionné en fonction du type de
journal : Client pour les journaux de ventes, Fournisseur pour les journaux d'achats, Tous pour
les autres types de journaux.
Contrepartie générale :
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EXEMPLE
Vous imputez sur le compte 6022500 vos frais de papeterie. Vous voulez connaître le
numéro de compte général de nature fournisseur utilisé. Mentionnez donc dans la colonne
Numéro de compte le compte 6022500 et dans la colonne Contrepartie le numéro du compte
de 401XXXX concerné.
Les états que vous éditerez, Grand-livre des comptes par exemple, mentionneront ainsi
les différents comptes utilisés. Si vous faites de même en sens inverse, compte de charge en
contrepartie du compte de tiers, vous pourrez également savoir combien vous achetez chez
vos fournisseurs et sur quels postes de charges ces dépenses sont passées.
EXEMPLE
Les libellés que vous appelez peuvent être précédés ou suivis de textes tapés
directement au clavier dans la limite des 35 caractères disponibles.
EXEMPLE
Vous avez enregistré le libellé automatique Facture n° et vous lui avez donné le
raccourci F.
Tapez simultanément la combinaison de touches CTRL + MAJUSCULE + F. Vous
voyez apparaître ce texte qui peut être complété du numéro de la facture.
Dans le cas des journaux de trésorerie à contrepartie automatique, la ou les dernières
lignes du journal sont automatiquement générées par le programme et mentionnent
Centralisation mois de suivi du nom et de l'année de la période en cours.
Sur les mêmes lignes, dans les colonnes Débit et Crédit, sont mentionnés les montants
des contreparties de la période.
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Mode de règlement :
Les modes de règlement et échéances paramétrés pour le compte sont proposés. Les
informations affichées sont modifiables.
Voir Le mode de calcul des échéances est enregistré dans le volet Complément du
compte de tiers.
A NOTER Si cette colonne n'est pas mentionnée dans le journal, la date d'échéance
conservée dans les fichiers est celle des deux cas évoqués ci-dessus.
Dans ce cas, aucun mode de règlement n'est proposé, mais vous pouvez en saisir un
ainsi qu'une échéance.
Echéance :
La date d'échéance doit être tapée sous la forme numérique jjmmaa (6 caractères
obligatoires) lorsqu'elle ne s'affiche pas automatiquement. Plusieurs cas doivent être
distingués.
Si le compte général utilisé dans la ligne de pièce n'autorise pas la saisie de l'échéance
(l'option Saisie de l'échéance de la fiche du compte n'est pas cochée) le curseur ignore cette
colonne.
Si le compte autorise la saisie de l'échéance, le programme réagit différemment selon
la nature du journal mouvementé :
Si aucune échéance n'est mentionnée, c'est la date du jour qui est proposée.
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Si un compte de tiers est mouvementé et mentionne un mode de calcul de l'échéance
(dans son volet Complément), elle est proposée automatiquement et calculée par rapport à la
date du mouvement. Si la fiche du compte de tiers prévoit des règlements sur plusieurs
échéances, le programme affiche la fenêtre Multi-échéances.
Les modes de règlement et échéances paramétrés pour le compte sont proposés. Les
informations affichées sont modifiables.
Voir Le mode de calcul des échéances est enregistré dans le volet Complément du
compte de tiers.
A NOTER Si cette colonne n'est pas mentionnée dans le journal, la date d'échéance
conservée dans les fichiers est celle des deux cas évoqués ci-dessus.
Pour les écritures sur un tiers de type Client, un contrôle supplémentaire est effectué
par le programme en fonction du nombre de jours fixé pour l'option Délai maxi client du volet
Paramètres de la commande A propos de... du menu FICHIER.
Aucune échéance n'est dans ce cas proposée mais vous pouvez en saisir une, ainsi
qu'un mode de règlement.
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VII. TRANSFERT D’UN FICHIER COMPTABLE A UN FICHIER EXCEL :
Le transfert un fichier comptable SAARI à un fichier EXCEL permet de réaliser ses état
financiers de fin d’exercice logiquement sur un logiciel de gestion d’états financiers
conformément aux lois indiquées par la Direction Générale des Impôts (D.G.I).
Pour ce faire on utilise ici l’état ‘’Balance‘’ du menu ‘’Etat ‘’ de la barre des menus :
- On clique sur ‘’Etat ‘’
- Puis on clique sur ‘’Balance des comptes…‘’
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionner dans le ‘’Type d’état‘’ la mention
qui vous concerne,
- Cliquer ensuite sur l’icône ‘’plus de critères‘’, située en haut à gauche de le boîte,
sous le titre ‘’Balance des comptes‘’
- Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, Cliquer ensuite sur l’icône ‘’imprimer dans un
fichier‘’, le premier située en haut à gauche de la boîte,
- La boîte de dialogue qui s’ouvre, vous demande de ‘’créer le fichier d‘export‘’,
- Entrer le nom « Ex : balance SAARI 2004‘ » et le type : «Classeur Microsoft Excel
(*.xls) » de votre fichier ensuite valider par ‘’Enregistrer ‘’.
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