COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

DESCRIPCIÓN GENÉRICA

Controlar los procesos administrativos, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los
recursos materiales, humanos y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y
administrándolos para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las
necesidades de la UPIA.

FUNCIONES QUE DESARROLLA

I. Administrar y supervisar los recursos financieros, humanos y materiales de la Coordinación, con

el fin de optimizar los recursos para dar resultados y cumplimiento a sus actividades;

a) Recursos Financieros

 Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.

 Ordena y verifica trámites de viáticos.
 Flujos de Efectivo.

 Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios.

 Supervisar la elaboración de la contabilidad.

 Autorizar pagos a empleados y proveedores.

 Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias.
 Supervisar la elaboración de los cortes de efectivo, y su depósito correspondiente.

b) Recursos Humanos

 Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo.

 Contratación de personal.
 Revisar las Nominas.

 Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.

 Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.
 Firma la correspondencia de la unidad.

 Elabora proyectos de investigación relacionados con el área donde se desempeña.

 Las demás que de manera directa le asigne el Director General, conforme a las actividades
inherentes a su cargo.

c) Recursos Materiales

 Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad.

  Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y
órdenes de pago.
 Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.
 Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.
 Asiste y participa en reuniones de comité de compras.
 II. Coordinar el proceso de elaboración del presupuesto anual mediante la aplicación de
normas y lineamientos de austeridad que se establezcan, para dar cumplimiento a las
necesidades de la Coordinación;
 Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del
presupuesto anual.
 Controla la ejecución del presupuesto.
 Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.

III. Coordinar la elaboración del Programa Operativo Anual POA´s, mediante la recopilación de
información de las actividades, obras y acciones que se llevan a cabo en cada una de las áreas de
la Coordinación, para entregar la información a la Dependencia correspondiente;

 Atención a los Auditores, Contaduría Mayor de Hacienda, Contraloría Interna, Despacho

Externo.

IV. Coordinar la elaboración y actualización de los manuales de Organización, el de Políticas y

Procedimientos, el informe de Gestión Gubernamental y cumplir con las funciones de manera
organizada;

 Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y

Procedimientos y decisiones de carácter administrativo.
 Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su
competencia.
 Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y acciones
necesarias para alcanzarlas.
 Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos
especiales y/o rutinarios de la unidad.
 Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la
unidad.
 Publicar la Información en la página de Transparencia.

 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

 Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área.
 Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios
efectuar por la dependencia.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización

V. Asegurar que los recursos asignados sean ejercidos de acuerdo a las normas y lineamientos
establecidos para ese fin.
  Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.
 Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
 Supervisa y controla los ingresos y egresos de las Unidades Generadoras de Ingresos de la
dependencia.
 Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.

ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDADES:

Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad

directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su
responsabilidad indirecta.

Dinero: Es responsable directo de la custodia de materiales, dinero en efectivo, firma de cheques,

contratos y la ejecución de presupuesto.

Información Confidencial: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

Toma de Decisiones: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en

procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas
y estándares, a nivel de departamento.

Supervisión: El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una
supervisión específica de manera directa y constante.

Relaciones Internas y Externas:

Relaciones Internas: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración,

Presupuesto, Contraloría Interna y otras unidades, a fin de ejecutar y/o coordinar y/o controlar
y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener
cooperación.

Relaciones Externas: El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores y contratistas, a fin
de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para
obtener cooperación.
 COORDINACIÓN DE CALIDAD

DESCRIPCIÓN GENÉRICA

Representante de la Dirección para la implementación del sistema de Gestión de la

Calidad.
Una vez acreditados mantener la certificación de los sistemas avalados ó autorizados.
Coordinar la certificación en Sistema de Gestión de Calidad

FUNCIONES QUE DESARROLLA

Coordinar la implantación del sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008, mediante un proceso de
calendarización de actividades y fechas para realizar eficientemente las actividades que nos lleven a la
recomendación para la certificación de un sistema de calidad.

Mantener contacto dinámico con todos los departamentos involucrados en el proceso.

Informar al Grupo Gerencial incluyendo el Director General del avancé de las actividades del sistema de
Gestión de la Calidad.

Obtener la certificación del sistema ISO 9001:2008.

Mantener la certificación del sistema ISO 9001:2000.

Asesorar al mando y mantenerlo informado en todo lo relacionado con la Administración por Calidad Total.

Elabora programas de capacitación que permitan la sensibilización, involucramiento y compromiso del

personal en la Administración de Procesos.

Desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad y proponer medidas preventivas y correctivas

de las observaciones o inconsistencias de las auditorías internas realizadas de los procesos.

Elaborar, asesorar y desarrollar el programa de Mejora, Rediseño y Documentación de los Procesos.

Dar seguimiento y control del programa y reportar el avance periódicamente al Director General y
Coordinaciones.

Presentar diagnóstico de los procesos del programa y sus respectivas propuestas de mejora de las
Direcciones y Coordinaciones.

Asesorar en el establecimiento de indicadores de gestión para la medición del desempeño de los procesos y
monitorear la efectividad de los manuales administrativos.

Mantener actualizados y alineados los manuales de organización y procedimientos a la misión y visión del
centro.

Efectuar auditorías internas a través de listas de verificación de los procesos y obtener diagnóstico de las
áreas e implementar el Sistema Integral de Gestión de Calidad.
Proponer la política de calidad y los procedimientos obligados por la norma ISO 9001: 2000;
procedimientos de la Dirección, de Auditoría, de Producto no conforme, control de registros y control de
documentos.

Elaborar y actualizar el manual de Calidad o del Sistema Integral de la Calidad.

ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDADES:

Conocimientos:

Normas Mexicanas NMX-CC-9000-INMC2000.

Normas Internacionales ISO 9000: 2000

Esfuerzo Mental:

Concentración en la conceptualización y transmisión de la información

Capacidad para detectar mejoras en los procesos de la organización

Control:

Coordinar el entendimiento y cumplimiento de las Normas de Calidad a la organización para su

implementación y certificación.

Manejo de: Sí No

Recursos humanos X

Recursos financieros X

Recursos materiales X

Información X
 DIRCCIÓN GENERAL

DESCRIPCIÓN GENÉRICA

La Dirección General se encarga de formular planes, estrategias y programas de desarrollo

institucional que permitan alcanzar los objetivos y las metas; así como de asegurar que se
realicen adecuadamente la planeación y presupuestación estratégica de la organización.

FUNCIONES QUE DESARROLLA

 Dirigir, Administrar y evaluar el Organismo.

 Conducir la operación del Instituto
 Actuar como representante Legal del Instituto con todas las facultades que la ley le confiere.
 Celebrar convenios, contratos y demás actos jurídicos que sean necesarios para la realización del
objeto del organismo.
 Presentar en cada ejercicio Fiscal al Consejo de Administración el Programa Operativo Anual, el
presupuesto de ingresos y egresos, los programas y proyectos, así como los asuntos que deba
conocer dicho órgano colegiado, de conformidad con la Ley de Vivienda Social no. 573 del Estado.
 Conducir las relaciones laborales con el Personal del Instituto.
 Aprobar el Presupuesto del Organismo.
 Representar al Organismo en Foros Nacionales e Internacionales.
 Representar, en su caso, al organismo ante las dependencias y entidades públicas y las personas
físicas y morales privadas.
 Evaluar el Clima Organizacional, Capacitación del personal y Seguridad y Protección Civil del
Organismo.
 Asegurar que se formulen los programas financieros de la organización.
 Asignar responsabilidades, delegar atribuciones y proponer el nombramiento de funcionarios para
ser aprobados por el Consejo de Administración.
 Coordinar el establecimiento de sistemas de control y mecanismos de evaluación.
 Someter al conocimiento y aprobación de la Coordinación Administrativa los planes, presupuestos
de ingresos y egresos, programas de trabajo, inversión y financiamiento e informes de actividades.
 Someter a la Coordinación Administrativa para su aprobación la estructura administrativa y
operativa del organismo, así como el personal necesario para su funcionamiento.
 Supervisar que se formulen los programas institucionales de corto, mediano y largo plazo para su
aprobación.
 Conducir la observancia de las disposiciones relativas a normatividad y seguridad industrial.
 Evaluar Nuevos proyectos de Mejora y de Crecimiento del Sistema.
 Evaluación de los programas de Protección Civil y de Seguridad e Higiene en el Organismo.
 Velar por la buena marcha del organismo y tomar las medidas administrativas, contables,
organizacionales, financieras y demás que correspondan con sujeción a las normas aplicables.
 Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
 COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN

DESCRIPCIÓN GENÉRICA

La Coordinación de Producción tiene como objetivos supervisar y coordinar en todas sus etapas,
la correcta ejecución de todas las actividades que se realicen en cada una de las áreas de
especialidades, de las cuales depende la realización del Proyecto.

FUNCIONES QUE DESARROLLA

 Identificar los recursos requeridos para el correcto desarrollo de las actividades.

 Evaluar, planificar, ejecutar y controlar el presupuesto en relación con el área de su competencia.
 Gestionar proactivamente los temas de Recursos Humanos desarrollando y facilitándole las cosas al
equipo a su cargo.
 Gestionar recursos técnicos y materiales.
 Asignar responsabilidades y controlar la ejecución de las mismas.
 Calcular costos para la ejecución de proyectos
 Relacionarse con la dirección del proyecto en busca de acuerdos y colaboración en forma
sustentable.
 Confeccionar informes de gestión y de las actividades a pedido de la Dirección del proyecto y del
departamento de Calidad.
 Organizar, dirigir, apoyar, coordinar y monitorear las actividades de las especialidades del proyecto.
 Aplicar los lineamientos administrativos y de calidad vigentes en el desarrollo de los proyectos.
 Planificar las tareas del personal de acuerdo a las necesidades de infraestructura, materiales y
equipamiento.
 Informar periódicamente de las labores encomendadas, así como las asignadas al personal de
base a su cargo, conforme a los planes y programas que establezca la Dirección General.
 Mantener constantemente informados y capacitados a sus Coordinadores de actividades, para el
correcto desenvolvimiento en sus labores.
 Planificar y asistir técnicamente en la compra de equipamiento.
 Realizar cronogramas de trabajo.

LÍDER COORDINADOR DE PROYECTOS “B”
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
o Acordar con el titular de la Unidad Administrativa de Apoyo Técnico-Operativo a la que estén
adscritos, el trámite y resolución de los asuntos encomendados y de aquellos que se turnen al personal
de base bajo su vigilancia;
o Participar conforme a las instrucciones de su superior jerárquico inmediato, en la inspección y
fiscalización del desempeño de las labores de personal de base de la unidad técnico operativa a la
cual estén adscritos;
o;
o Brindar asesoría al titular de la Unidad Administrativa o Titular de la Dependencia a requerimiento de
éstos;
o Vigilar la correcta utilización de recursos materiales por parte del personal de la unidad de apoyo
técnico operativo a la que se encuentren adscritos, informando periódicamente de ello al titular de la
unidad.