GUIA PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS

Jair E. Barrios, ing_jair@hotmail.com

Helber Y. Garzón, heyega9@hotmail.com

Existen en general numerosas alternativas y opciones en este campo, sin

embargo hay aspectos comunes que plantean los planificadores en relación con
las etapas y fases propias del proceso de formulación y presentación de un
proyecto; los esquemas pueden variar según el área o los propósitos del
mismo, por ejemplo son diferentes los esquemas de un proyecto de servicios
de uno netamente económico.

A continuación se presentan las fases que según documentos del Instituto

Latinoamericano de Planificación Económica y Social (ILPES), de la FAO, de
ICONTEC y de otras instituciones y autores se consideran básicas en la
formulación y diseño de proyectos, independiente del área social, económica,
educativa al que pertenezca.

1. Título del proyecto: Aporta en forma clara y precisa datos e información

sobre el tema, el problema, o instituciones que participan en el
proyecto; es un instrumento que unifica la temática y metodología del
mismo. Existen tres modalidades para formular un título: Por síntesis,
cuando se condensa y sintetiza la idea central del proyecto; por
asociación cuando se relaciona con otra idea u otras ideas relacionadas
con el proyecto; por oposición cuando se presenta todo lo contrario a lo
que se va a presentar en el proyecto.
El titulo, sirve para diferencia el proyecto de otro, para caracterizar su
temática y enunciar el contenido del proyecto.

2. Caracterización del proyecto: La caracterización requiere explicar la

naturaleza del proyecto, para lo cual se debe incluir los siguientes
aspectos:

3. a. Identificación
b. Justificación
c. Marco institucional, social y teórico
d. Finalidad
e. Objetivos, propósitos, logros y metas
f. Beneficiarios
g. Productos, resultados y efectos
h. Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultural.

a. Identificación: : Consiste en conocer la naturaleza, carácter,

categoría, tipo y finalidad, expresada a través de una descripción

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amplia, clarificando la idea central, para que los participantes
estén en capacidad identificar en su totalidad que se pretende
realizar con el proyecto.

b. Justificación: Se plantea con el objeto de describir la

importancia del problema, el por qué del proyecto y la viabilidad,
en otras palabras es plantear argumentos científicos y técnicos
sobre la existencia de un problema que fue justificado por un
diagnóstico previo y considerado prioritario, que el proyecto va a
solucionar esa problemática, que se cuenta con los argumentos y
recursos de tipo político, social, técnicos , humanos, de tiempo y
financieros para su realización.

c. Marco institucional, social y teórico: Si el proyecto es de origen

institucional, el marco general de la entidad es de importancia y
de utilidad la información a cerca de la institución responsable;
cuando el proyecto se realiza al interior de la organización que lo
promueve y ejecuta esta información se puede obviar. El marco
social, referido a lo organizacional, institucional, político y
financiero de la comunidad en general es necesario cuando el
proyecto no es promovido por una organización identificad sino
por personas de la comunidad.

d. Finalidad: Es importante para orientar el proyecto y de esta

manera evitar que se vayan a producir desfases con relación a los
programas y planes de los cuales forma parte.

e. Objetivos, propósitos, logros y metas: Los objetivos, son

claves, básicos y fundamentales y constituyen el punto central de
referencia de un proyecto, teniendo en cuenta que ellos nos dicen
para qué se efectúa y que se espera al finalizar el mismo.
Son los logros que queremos alcanzar con la ejecución de una
acción planificada; los interrogantes de el qué y el para qué, son
característicos de los objetivos, son expresados como resultados.

Los propósitos son considerados como aquellos logros mas

amplios que conforman el marco de referencia del proyecto.

El logro es alcanzar o conseguir algo que se desea, bien definido y

perseguido intencionalmente.La meta es la operacionalización de
los objetivos, expresados en forma cuantificable.

f. Beneficiarios: Los beneficiarios dependen del carácter,

naturaleza, categoría o tipo de proyecto; puede incluir personas
de diferente sexo, condición socioeconómica, nivel educativo,
actividad laboral, edad; su composición es variada y diferente y la
distribución de la población se puede hacer desde el punto de
vista social, económico, educativo, de tal manera que permite

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 visualizar la población que puede constituirse en objeto de un
proyecto

g. Productos, resultados y efectos: Generalmente el producto es

considerado como el resultado de un trabajo o de una actividad
determinada; en proyectos de tipo social se pueden identificar dos
clases de productos: unos resultados materiales y otro servicios.
Los aspectos materiales, pueden ser escuelas o aulas construidas
como parte de un proyecto cuyo objetivo es este tipo de
productos materiales, los cuales una vez realizadas da por
finalizado el proyecto.
Por servicio se entiende aquellas acciones o actividades que tiene
como propósito la satisfacción de las necesidades de las personas,
no en sentido económico sino de resolución de problemas para
mejorar las condiciones de las personas destinatarias de los
servicios.

h. Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultural: h.

Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultural: La
delimitación física, espacial y de recursos son importantes en el
diseño y planeación del proyecto ya que no se puede exponer al
fracaso el proyecto por no haber precisado con antelación los
limites físicos y cobertura, los cuales a su vez se relacionan con
los recursos humanos, técnicos, físicos, de tiempo y financieros
disponibles.

4. El régimen operacional: La ejecución de un proyecto implica la

elaboración de un plan de ejecución en forma detallada y cronológica de
actividades del desarrollo del mismo; corresponde a un esquema
coherente y viable de la realización en función del tiempo, de los
recursos físicos, materiales, humanos, institucionales, técnicos y
financieros según los requerimientos.
Los aspectos principales que involucra esta etapa son: La determinación
e inventario de las actividades a realizar; la asignación de las actividades
por periodos de tiempo disponible y en forma secuencial y la distribución
de los recursos humanos, técnicos, físicos, financieros de acuerdo a las
actividades u operaciones del proyecto.
El diagrama de Gantt, ha sido utilizado como un instrumento de control
de la ejecución de los programas y de los proyecto y en los últimos
tiempos se está utilizando el método basado en el concepto del camino
crítico.Un cronograma de actividades puede ser representado por un
diagrama de Gantt o de barras el cual consiste en un gráfico de
coordenadas cartesianas, en donde las actividades a realizar son
registrados en las ordenadas y el tiempo asignado para su realización en
las abscisas; las actividades se representan por barras cuya longitud
depende de la duración y pueden ser expresadas en semanas, meses,
trimestres, semestres, años.

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El método del camino crítico, cuya sigla es CMP "Critical Path Method", consiste
en la identificación y listado de las diferentes actividades a realizar, para
efectuar el análisis de la secuencia lógica de ellas, generalmente
cuestionándose sobre ¿qué actividades anteceden, cuáles siguen, cuáles se
realizan a la vez?. Su operatividad se basa en el análisis de secuencia,
mediante una tabla donde se coloca en la columna del centro la actividad
programada y en las de la izquierda y derecha se señalan las actividades que
teniendo en cuenta la secuencia del proceso sean anteriores o posteriores. En
la tabla siguiente se muestra un ejemplo típico de la aplicación de este método
para un caso hipotético.

TABLA DE ANÁLISIS DE SECUENCIA

CENSO POBLACIONAL EN LA LOCALIDAD X

Actividades Actividades Programadas Actividades

lógicas Duración lógicas
anteriores Orden Detalle
(Semanas) posteriores

Diseño del
---- A 2 B
formulario
Prueba del
A B 1 C
formulario
Ajustes e
B C impresión del 1 G
formulario
Solicitar
---- D 4 E
encuestadores
Seleccionar
D E 1 F
encuestadores
Capacitación
E F de 1 G
Encuestadores
Aplicación del
B,F G 4 H
formulario
Tabulación de
G H 3 I
la información
Análisis de la
G,H I 3 j
información
Elaboración
I J 4
del informe

La información de la tabla permite establecer los prerrequisitos que tiene cada

actividad para determinar las acciones que pueden realizarse simultáneamente

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y así optimizar el tiempo para la ejecución del proyecto. La visualización puede
obtenerse al elaborar el diagrama CPM, basado en el insumo aportado por una
tabla de análisis como la presentada anteriormente.

4. Instrumentos, métodos, técnicas y modalidades de operación

4. Para el planteamiento del método se deben tener en cuenta aspectos

básicos como el conocimiento del contexto de las regiones o localidades
del proyecto, orientarse a los problemas de las comunidades, debe
evidenciarse un trabajo intersectorial e interdisciplinario de tal manera
que se contribuya de manera eficiente y eficaz a la solución de los
problemas o situaciones identificados específicamente, permitir la
interacción con otros proyectos y caracterizarse por la flexibilidad que
requieran situaciones de cambio presentadas durante el desarrollo del
proyecto
La investigación acción participativa es uno de los métodos mas
aplicados en proyectos comunitarios ya que permite conocer y actuar en
el contexto de un proceso de cambio o de transformación de la realidad.
Entre las técnicas de trabajo mas utilizadas se tienen: el debate, el foro,
los talleres y todas aquellas que faciliten las discusiones, la identificación
y análisis de soluciones que permitan la toma de decisiones apropiadas
para el desarrollo del proyecto.

5. Cronología

El tiempo se constituye en uno de los elementos básicos en el desarrollo

de los proyectos ya que su prolongación implica entre otros aspectos un
incremento en los costos y retraso en el alcance de los objetivos
generales del proyecto. En términos generales los proyectos pueden ser
planteados para desarrollarlos a corto, mediano o largo plazo lo cual
depende del tipo de proyecto, de los recursos disponibles y de los
objetivos del mismo, entre otros.

6. Los recursos y costos de ejecución

El disponer de los recursos humanos, técnicos, físicos y financieros es

básico para el desarrollo o para la ejecución de cualquier proyecto, por
eso es necesario su identificación, la planificación y programación de
acuerdo con las necesidades, requerimientos y exigencias del proyecto.
Los recursos mas utilizados son los humanos, físicos, técnicos y
financieros y en el campo de la planificación económica se señalan los
costos directos, indirectos, relacionados con el capital, los corrientes, los
fijos y los variables.
Los costos directos, son aquellos que se relacionan directamente con la
prestación del servicio, como el pago del tiempo del personal de salud;
los indirectos, son los servicios complementarios que se originan como
resultado de la realización del proyecto, como por ejemplo el alquiler de
un equipo para el procesamiento de datos o para hacer mediciones de

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 agudeza auditiva o visual. Los costos de capital, son aquellos que se
producen en las inversiones realizadas, por la adquisición de un equipo o
por la financiación de recursos para la ejecución del proyecto. Los costos
fijos, son aquellos que no sufren variación cualquiera que sea la
magnitud del proyecto, como el pago del arrendamiento de las
instalaciones donde funciona el proyecto, el personal administrativo del
mismo.Los corrientes hacen referencia a aquellos costos en que se
incurre en el desarrollo del proyecto y que pierden vigencia una vez que
se han realizado, como por ejemplo los que se hacen por caja menor.
Los variables dependen de las ejecuciones del proyecto y cambian de
acuerdo con su magnitud y duración, como por ejemplo el número de
encuestas que deben realizarse, el número de dosis de vacuna que se
han de aplicar.La financiación del proyecto hace referencia a la forma
como serán provistos los recursos económicos del presupuesto, pueden
ser de financiación interna, externa y/o mixta. Es interna cuando los
recursos proceden del presupuesto propio de la institución que lo
ejecuta; externo cuando provienen de una organización distinta al
ejecutor y mixta cuando hay combinación de las dos anteriores.

7. Evaluación del proyecto

En la evaluación de todo proyecto es necesario desde el diseño definir

los indicadores que serán utilizados para medir e identificar los avances
de las actividades programadas y su contribución al alcance de las
metas y objetivos propuestos.

8. Administración del proyecto

La administración de un proyecto incluye todas las etapas del proceso

administrativo como son: planeación, organización, coordinación,
dirección, evaluación y control. El buen desarrollo de cada una de ellas
contribuye al logro de los objetivos, propósitos y metas del proyecto.
La coordinación es determinada por el tipo, complejidad, necesidades y
exigencia de proyecto.En cuanto a la dirección de proyectos de salud se
recomienda que sean de tipo participativo ya que el éxito de los mismos
depende del compromiso y participación activa y real de la comunidad lo
cual implica una dirección y coordinación abierta, flexible y participativa.
La dirección del proyecto incluye entre otros aspectos la orientación
hacia el logro de los objetivos y el control del proceso para alcanzarlos.
El director de un proyecto de salud, para orientar el desarrollo de las
actividades puede utilizar diferentes fuentes, datos e información, los
cuales permiten el análisis de las realizaciones, la identificación de las
dificultades que se producen a través del desarrollo del proyecto y
efectuar los ajustes necesarios para garantizar el logro de los objetivos.