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ESTIMADO PROVEEDOR:
En ifahto estamos comprometidos en mejorar día con día nuestros procesos, la operación de la Agencia y nuestra
relación comercial con nuestros socios comerciales; dentro de esta búsqueda de mejora continua les informamos
que recientemente hemos simplificado el Proceso de Compras y Producción.
A partir del 1 de Marzo de 2011 todos los pagos por la contratación de bienes o servicios en los distintos proyectos
de la Agencia deben ser formalizados previo al ingreso de la factura a través de un documento PDF generado
dentro de nuestros sistema de Gestión, dicho documento será enviado vía correo electrónico al proveedor y deberá
acompañar físicamente o electrónicamente a la factura y/o recibo.
Cada uno de los documentos señalados con anterioridad refleja un compromiso de pago distinto respecto las
condiciones y el tiempo en que dicho pago se tramitará; es importante conocer las condiciones y diferencias entre
cada esquema de pago para evitar malos entendidos o posibles controversias, a continuación se señala un pequeño
cuadro con las principales diferencias entre los mismos:
Adjunto a este comunicado se encuentran 2 Anexos, en el primero se detalla el procedimiento de Pago para
Órdenes de compra; en el segundo Anexo se detalla el procedimiento de pago mediante Anticipos.
MANEJO DE DIFERENCIAS
En el caso que el Proveedor identifique diferencias entre la descripción contenida en su propuesta técnica/comercial
y aquella contenida en la respectiva Orden de Compra o Anticipo, relacionadas a las características o al precio del
producto y/o servicio provistos, el Proveedor deberá notificar oportunamente al Productor o la persona con quien se
negocio la prestación del producto y/o servicio, detallando las líneas en disconformidad y los ajustes necesarios.
Una vez que los cambios, ajustes y sugerencias hechas por el Proveedor (en caso de proceder) sean reconocidas y
aceptados por él Productor; el Analista de proyectos emitirá una nueva Orden de Compra o Anticipo, misma que
deberá reflejar las nuevas características y/o servicios contratados; el plazo de pago se revisará en función de la
causa de la diferencia existente buscando no afectar a nuestro proveedor.
Si después de 15 días prestado el servicio el proveedor aun no recibe su formato de Orden de Compra se deberá
contactar al Analista de Proyectos, para conocer el status.
El proveedor se compromete a enviar por vía electrónica el cierre correspondiente al productor, dentro de las 48
horas siguientes al cierre del proyecto considerando extras, montos adicionales, penalizaciones, descuentos y
demás servicios con copia al director de producción, de lo contrario se entenderá que no hubo extras o cargos
adicionales. En estos casos la orden de compra se emitirá por el importe que resulte de disminuir las penalizaciones
o descuentos si existieren al último cierre.
Como es de su conocimiento y de conformidad con las leyes Fiscales Vigentes en relación a la entrada de la
Facturación Electrónica, a partir del mes de febrero se solicita cumplir con los siguientes requisitos para efectos de
Ingresar los distintos tipos de Documentos:
• Los comprobantes Fiscales Digitales (Factura electrónica), deberán ser enviados al siguiente correo
electrónico cxp@ifahto.com.mx para tramite de pago, acompañadas de su orden de compra.
• Se solicita enviar el PDF junto con su respectivo archivo XML, tal y como lo prevén las Disposiciones
Fiscales.
• Se solicita enviar un correo electrónico por Factura.
• Usar el campo “Asunto” en el siguiente formato: Empresa/Proveedor/No. De factura, ejemplo:
Impacto/La Central S.A. / #456.
• El envío de la facturas deberá ser directamente por el proveedor, no serán recibidas facturas que sean
enviadas por Ejecutivos de cuenta.
• En caso de rechazo se enviara al proveedor un correo informando el motivo de la misma.
• En caso de recibir correctamente la factura, se enviara acuse de Recibo.
• El plazo de pago empezará a contar a partir de que recibamos la factura en la dirección indicada y con
los datos correctos.
FATURAS EN PAPEL
• Se mantiene la recepción de facturas en Papel en el horario Habitual, Lunes de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.
• Las facturas se deberán ingresar acompañada de su orden de compra.
• Se entregará acuse de recibo de dicha factura.
Consultas relacionadas a esta circular o a los 2 Anexos, póngase en contacto con Jesús Saldaña al área de cuentas
por pagar, tel: 3098-3774, e-mail: jsaldana@ifahto.com.mx.
ANEXO A:
ÓRDENES DE COMPRA
Las Órdenes de Compra serán emitidas electrónicamente, con numeración secuencial controlada por ifahto, y
deben ser consideradas válidas siempre que sean enviadas por ifahto a través de la dirección de correo electrónico
(aortega@ifahto.com.mx) definida para este propósito. El proveedor al entregar los productos y servicios estará
aceptando las condiciones señaladas en el documento PDF.
El proveedor se obliga a mantener su registro actualizado en ifahto, informando cualquier cambio de dirección, razón
social, datos bancarios, contactos, correo electrónico, entre otros.
Únicamente en casos especiales y en función de la envergadura de la inversión o por las características especiales
del proyecto o del producto contratado, los Socios o el área de compras de ifahto estará autorizado a negociar con
nuestros proveedores Anticipos con la finalidad de anticipar recursos a nuestros proveedores y mantener una
relación ganar – ganar.
Los formatos en PDF de Anticipos serán emitidos electrónicamente, con numeración secuencial controlada por
ifahto, y deben ser considerados válidos siempre que sean enviadas por el correo electrónico de
aortega@ifahto.com.mx. El proveedor al entregar los productos y servicios estará aceptando las condiciones
señaladas en el documento PDF.
Firma de conformidad
Proveedor:__________________________________
Nombre:____________________________________
Fecha:__________________Firma:_______________