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México, D.F. a 7 de febrero 2011.

MOTIVO: PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES

ESTIMADO PROVEEDOR:
En ifahto estamos comprometidos en mejorar día con día nuestros procesos, la operación de la Agencia y nuestra
relación comercial con nuestros socios comerciales; dentro de esta búsqueda de mejora continua les informamos
que recientemente hemos simplificado el Proceso de Compras y Producción.

A partir del 1 de Marzo de 2011 todos los pagos por la contratación de bienes o servicios en los distintos proyectos
de la Agencia deben ser formalizados previo al ingreso de la factura a través de un documento PDF generado
dentro de nuestros sistema de Gestión, dicho documento será enviado vía correo electrónico al proveedor y deberá
acompañar físicamente o electrónicamente a la factura y/o recibo.

La naturaleza del documento PDF puede ser de dos tipos:


 Orden de Compra.- Proceso natural del sistema apegado a las políticas de crédito de la Agencia según
corresponda, al importe indicado en la orden de compra se le debe añadir el IVA correspondiente.
 Anticipo.- Pagos de contado que suceden antes del evento con la finalidad de obtener un beneficio
económico o material; el importe indicado en el Anticipo ya incluye el IVA, la factura correspondiente lo
deberá desglosar.

Cada uno de los documentos señalados con anterioridad refleja un compromiso de pago distinto respecto las
condiciones y el tiempo en que dicho pago se tramitará; es importante conocer las condiciones y diferencias entre
cada esquema de pago para evitar malos entendidos o posibles controversias, a continuación se señala un pequeño
cuadro con las principales diferencias entre los mismos:

IMPORTE CONDICION DE PAGO

Al importe indicado se le debe


adicionar el IVA correspondiente
ORDEN DE 14 o 21 días naturales a partir de
en la factura y/o recibo, así como
COMPRA que ingresa la factura a caja
determinar las retenciones (si las
hubiera)

El importe indicado debe


corresponder al neto total,
3 días hábiles a partir de que ingresa
ANTICIPO incluyendo el IVA
la factura a caja
correspondiente y las retenciones
aplicables

Adjunto a este comunicado se encuentran 2 Anexos, en el primero se detalla el procedimiento de Pago para
Órdenes de compra; en el segundo Anexo se detalla el procedimiento de pago mediante Anticipos.
MANEJO DE DIFERENCIAS
En el caso que el Proveedor identifique diferencias entre la descripción contenida en su propuesta técnica/comercial
y aquella contenida en la respectiva Orden de Compra o Anticipo, relacionadas a las características o al precio del
producto y/o servicio provistos, el Proveedor deberá notificar oportunamente al Productor o la persona con quien se
negocio la prestación del producto y/o servicio, detallando las líneas en disconformidad y los ajustes necesarios.

Una vez que los cambios, ajustes y sugerencias hechas por el Proveedor (en caso de proceder) sean reconocidas y
aceptados por él Productor; el Analista de proyectos emitirá una nueva Orden de Compra o Anticipo, misma que
deberá reflejar las nuevas características y/o servicios contratados; el plazo de pago se revisará en función de la
causa de la diferencia existente buscando no afectar a nuestro proveedor.

Si después de 15 días prestado el servicio el proveedor aun no recibe su formato de Orden de Compra se deberá
contactar al Analista de Proyectos, para conocer el status.

El proveedor se compromete a enviar por vía electrónica el cierre correspondiente al productor, dentro de las 48
horas siguientes al cierre del proyecto considerando extras, montos adicionales, penalizaciones, descuentos y
demás servicios con copia al director de producción, de lo contrario se entenderá que no hubo extras o cargos
adicionales. En estos casos la orden de compra se emitirá por el importe que resulte de disminuir las penalizaciones
o descuentos si existieren al último cierre.

REQUISITOS PARA PAGO


Tanto para las Órdenes de Compra o Anticipos, para que ifahto este habilitado para efectuar el pago de un bien o
un servicio, todas las facturas o recibos correspondientes a los mismos deben cumplir con los siguientes criterios, en
caso contrario las facturas serán devueltas al Proveedor para su corrección:
1. La factura o recibo debe ser entregada por parte del Proveedor directamente en la caja o al departamento
de Cuentas por Pagar en caso de ser factura electrónica vía correo electrónica de acuerdo a como se
señala posteriormente.
2. Para los casos de proveedores en el extranjero o en el interior de la República Mexicana, se recibirá
facturas o recibos por mensajería enviadas a la dirección mencionada en el punto que se refiere al Domicilio
de Recepción de Facturas y Pago a Proveedores, a nombre de Jesús Saldaña.
3. El IVA deberá estar desglosado en la factura o recibo indicado el porcentaje aplicable, si el documento
contiene impresa la tasa del 10% o 15% esta no se deberá tachar, con sello se deberá indicar que la tasa
de IVA aplicable es del 11% o del16%.
4. El monto y la moneda de la factura o recibo debe ser igual al monto y moneda de la Orden de Compra o
Anticipo.
5. Se deberá entregar la factura o el recibo original acompañado del formato respectivo.
6. El llenado de las facturas o recibos debe ser a computadora o mecanografiado.
7. Por ningún motivo se debe entregar facturas o recibos a los empleados de ifahto fuera del personal
especificado en el presente documento.
FACTURACION ELECTRONICA

Como es de su conocimiento y de conformidad con las leyes Fiscales Vigentes en relación a la entrada de la
Facturación Electrónica, a partir del mes de febrero se solicita cumplir con los siguientes requisitos para efectos de
Ingresar los distintos tipos de Documentos:

• Los comprobantes Fiscales Digitales (Factura electrónica), deberán ser enviados al siguiente correo
electrónico cxp@ifahto.com.mx para tramite de pago, acompañadas de su orden de compra.
• Se solicita enviar el PDF junto con su respectivo archivo XML, tal y como lo prevén las Disposiciones
Fiscales.
• Se solicita enviar un correo electrónico por Factura.
• Usar el campo “Asunto” en el siguiente formato: Empresa/Proveedor/No. De factura, ejemplo:
Impacto/La Central S.A. / #456.
• El envío de la facturas deberá ser directamente por el proveedor, no serán recibidas facturas que sean
enviadas por Ejecutivos de cuenta.
• En caso de rechazo se enviara al proveedor un correo informando el motivo de la misma.
• En caso de recibir correctamente la factura, se enviara acuse de Recibo.
• El plazo de pago empezará a contar a partir de que recibamos la factura en la dirección indicada y con
los datos correctos.

FATURAS EN PAPEL
• Se mantiene la recepción de facturas en Papel en el horario Habitual, Lunes de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.
• Las facturas se deberán ingresar acompañada de su orden de compra.
• Se entregará acuse de recibo de dicha factura.

DOMICILIO DE RECEPCION DE FACTURAS Y PAGO A PROVEEDORES.


Darwin 68-101, Colonia, Anzures, Del. Miguel Hidalgo, C. P. 11590, México D. F.

Consultas relacionadas a esta circular o a los 2 Anexos, póngase en contacto con Jesús Saldaña al área de cuentas
por pagar, tel: 3098-3774, e-mail: jsaldana@ifahto.com.mx.
ANEXO A:
ÓRDENES DE COMPRA
Las Órdenes de Compra serán emitidas electrónicamente, con numeración secuencial controlada por ifahto, y
deben ser consideradas válidas siempre que sean enviadas por ifahto a través de la dirección de correo electrónico
(aortega@ifahto.com.mx) definida para este propósito. El proveedor al entregar los productos y servicios estará
aceptando las condiciones señaladas en el documento PDF.

El proveedor se obliga a mantener su registro actualizado en ifahto, informando cualquier cambio de dirección, razón
social, datos bancarios, contactos, correo electrónico, entre otros.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE ÓRDENES DE COMPRA

1) El productor cotiza el servicio con el proveedor y se formaliza la contratación del servicio, es


sumamente importante que el productor les informe el número de proyecto ya que es el identificador
que nos permite monitorear y gestionar de manera oportuna los proyectos y los pagos relacionados al
mismo.
2) En la fecha del evento, actividad o promoción, esta tiene lugar y en caso de ser necesario se realizan
los ajustes que procedan en el presupuesto por extras, faltante y/o penalizaciones.
3) El proveedor se compromete a enviar por vía electrónica el cierre correspondiente al productor, dentro
de las 48 horas siguientes al cierre del proyecto considerando extras, montos adicionales,
penalizaciones, descuentos y demás servicios con copia al director de producción, de lo contrario se
entenderá que no hubo extras o cargos adicionales. En estos casos la orden de compra se emitirá por
el importe que resulte de disminuir las penalizaciones o descuentos si existieren al último cierre.
4) El periodo durante el cual el proveedor deberá recibir su orden de Compra es de 10 días hábiles
posteriores al evento, en caso de no ser así deberá contactar al Analista de Proyectos para conocer
el status de su pago.
5) El proveedor podrá ingresar su factura los días lunes de 10:00 a.m. a 2:00 p.m; es forzoso acompañar
la factura de la orden de compra; la factura debe cumplir con todos los requisitos fiscales y la
información de la factura debe coincidir con la contenida en orden de compra (importe antes de
impuestos, servicio, proyecto, datos fiscales).
6) Se entregará el acuse de recibo especificando fecha de pago programada en razón de las condiciones
de crédito establecidas con cada uno de nuestros proveedores.
7) Una vez cumplida la fecha, se podrá recoger el cheque los días viernes de 11:00 a.m. a 2:00 p.m.
ANEXO B:
ANTICIPOS

Únicamente en casos especiales y en función de la envergadura de la inversión o por las características especiales
del proyecto o del producto contratado, los Socios o el área de compras de ifahto estará autorizado a negociar con
nuestros proveedores Anticipos con la finalidad de anticipar recursos a nuestros proveedores y mantener una
relación ganar – ganar.

Los formatos en PDF de Anticipos serán emitidos electrónicamente, con numeración secuencial controlada por
ifahto, y deben ser considerados válidos siempre que sean enviadas por el correo electrónico de
aortega@ifahto.com.mx. El proveedor al entregar los productos y servicios estará aceptando las condiciones
señaladas en el documento PDF.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE ANTICIPOS.


1. El productor cotiza el producto o servicio con el proveedor.
2. Los Socios o el área de compras de ifahto negocian y autorizan el pago anticipado.
3. El productor realiza el trámite interno de Anticipo.
4. El productor solicita autorización del pago al Director de Finanzas.
5. El Analista de Proyectos envía formato de anticipo electrónico al proveedor del bien o servicio contratado,
formalizando con este documento la contratación del producto o servicio y el compromiso de pago
anticipado.
6. EL proveedor debe ingresar su factura o recibo en la caja de Ifahto con el responsable Jesús Saldaña de
lunes a viernes de 10:00 a 2:00 p. m. acompañada del formato de Anticipo, debe coincidir el monto de la
factura, este importe incluye IVA, además de cumplir con los requisitos fiscales vigentes.
7. Se entregará acuse de recibo.
8. El pago se realizará en un plazo máximo de 3 días mediante cheque o transferencia según sea el caso.
9. En caso de cheque este se podrá recoger de lunes a viernes en un horario de 10 a 2:00 p.m.

Firma de conformidad

Proveedor:__________________________________
Nombre:____________________________________

Fecha:__________________Firma:_______________