CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL

CÓDIGO DEL PROCESO: 90

VERSIÓN Nº 3.0

FECHA: SEPTIEMBRE 28 DE 2010

REVISADO POR: Jefe Oficina de

Control Interno Dra. Jazmín del Socorro Eslait Masson _____

CARGO NOMBRE FIRMA

APROBADO POR: Director Técnico

de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz ________

CARGO NOMBRE FIRMA

COPIA No. No. de Páginas: 7

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CONTROL

1. OBJETIVO:

Evaluar permanentemente el desempeño de la Contraloría de Bogotá D.C., para el

mantenimiento y mejora continua de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de la
Calidad.

2. ALCANCE:

El proceso inicia con la identificación de las necesidades de recursos y formulación de

actividades estratégicas para la elaboración del Plan Anual de Evaluaciones
Independientes – PAEI y termina con la implementación de acciones de mejora del
proceso.

3. APLICACIÓN:

En el Proceso de Evaluación y Control intervienen todas las dependencias de la

Entidad.

4. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO:

4.1. Descripción del Proceso.

4.2. Matriz de Responsabilidades y Comunicaciones.

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4.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ACTIVIDADES CLAVES CLIENTE

PHVA Nº ENTRADA / INSUMO SALIDA
DEL PROCESO
INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO

Necesidades de talento Proceso de

Lineamientos de la Alta Dirección.
humano. Gestión Humana.
Proceso
Identificar necesidades de
1 Orientación Informe de Gestión del Proceso. Proceso de
recursos.
Institucional. Necesidades de Gestión
recursos físicos. Recursos Físicos
Plan Estratégico. y Financieros.

Plan Estratégico.
Proceso Proceso de
Lineamientos de la alta dirección.
Orientación Orientación
Manual de Calidad.
Institucional. Institucional.
Documentos controlados.

P Asignación de funcionarios competentes. Formular actividades

Plan de Capacitación. Plan de Acción del
L 2 estratégicas e indicadores
Proceso Gestión Manual Específico de Funciones, del proceso. proceso.
A
Humana. Requisitos y Competencias Laborales.
N Proceso de
Programa de Bienestar Social.
E Evaluación y
Programa de Salud Ocupacional.
A Control.
R
Proceso Gestión
Recursos Físicos y Provisión de recursos.
Financieros.

Concejo de
Bogotá y demás Acuerdo que define la estructura orgánica Formular el Plan Anual de Plan Anual de
Proceso Evaluación Procesos del Entes de
3 Entidades de la Contraloría de Bogota, D.C. y normas Evaluaciones Evaluaciones
y Control. SGC. control.
Generadoras de internas y externas. Independientes – PAEI. Independientes.
las normas

Planes, programas y Proyectos.

Plan Anual de Evaluaciones Proceso de
Elaborar programas de
4 Procesos del SGC. Independientes – PAEI. Programas de Auditoría. Evaluación y
Auditoría.
Procedimientos de los Procesos del SGC. Control.
Normas internas y externas.

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PROVEEDOR ACTIVIDADES CLAVES CLIENTE

PHVA Nº ENTRADA / INSUMO SALIDA
DEL PROCESO
INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO
Proceso Evaluación
Programas de Auditoría.
y Control. Informes de
Ejecutar programas de
Entes de Control evaluaciones
Directrices impartidas por entidades auditoría. independientes
y otras Procesos del
externas.
H entidades. SGC.
A Entes de
Seguimiento Acciones
C 5 control y
Correctivas y
E otras
Preventivas.
R Reporte de acciones correctivas y entidades.
Realizar Seguimiento
Procesos del SGC preventivas de los procesos Proceso de
anexos 1 y 2.
implementados. orientación
Informe riesgo
Institucional
antijurídico.
(Comité de
Conciliación).
V Plan Estratégico.
E Proceso Proceso
Plan de Acción.
R Orientación Evaluación y
Seguimiento Acciones Correctivas y Realizar el seguimiento y
I Institucional. Control.
Preventivas. medición a la ejecución y el Informe de Gestión del
F 6
análisis de gestión del Proceso.
I Proceso
C Proceso Evaluación Plan Anual de Evaluaciones proceso.
Orientación
A y Control. Independientes.
Institucional.
R
Proceso Resultados de revisión por la dirección y
Orientación del Comité de Seguimiento al SGC.
A Institucional. Documentos controlados.
C Informe de Gestión del Proceso. Entes de
Proceso Evaluación Acciones Correctivas y
T Seguimiento a los Anexos 1 y 2. Determinar e implementar Proceso de control
y Control. Preventivas del proceso,
U 7 Informes de evaluaciones independientes. Acciones Correctivas y Evaluación y externo y
implementadas y
A Entidad Preventivas. Control. entidad
Informe de Auditoría Externa de Calidad. seguimiento.
R Certificadora. certificadora.
Entes de control Informes de la Auditoría General de la
y entidad República.
certificadora. Informe Auditoría Fiscal.

INDICADORES
Nota: Los indicadores del proceso, quedan incluidos en el Plan de Acción.

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4.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIONES

Responsabilidad Comunicaciones

Documento que
Responsabilidad A quién se Medio de Registro de la
Requisito aplicable Responsable indica la Qué se comunica Quién lo comunica
por: comunica comunicación comunicación
responsabilidad

Acuerdo que define

la estructura
orgánica de la CB.

Procedimiento para
evaluaciones
independientes Plan Anual de Contralor de
Memorando. Impresión medio
Planificar las realizadas por la Evaluaciones Bogotá.
8.2.2. Auditoría Interna. Jefe OCI. Jefe OCI. electrónico y/o
auditorías internas. OCI. Independientes –
Correo Electrónico. memorando.
PAEI. Funcionarios OCI.
Procedimiento para
Auditoría Interna al
SGC.

Normatividad
aplicable.

Director Técnico de Acta de Comité

Comité Directivo. Comité Directivo.
Formular actividades, Planeación. Directivo.
variables e
8.2.3 Seguimiento y indicadores de Acuerdo que define
En reuniones de Acta, registro de
medición de los gestión para realizar Jefe OCI. la estructura Plan de Acción.
trabajo, mesas de asistencia,
procesos. la medición y orgánica de la CB
Jefe OCI. Funcionarios. trabajo, impresión medio
monitoreo del
socialización y/o electrónico y/o
proceso.
medio electrónico. memorando.

Herramienta de
Acuerdo que define Director Técnico de informática Reporte de la
la estructura Planeación. diseñada para tal herramienta.
Resultados del
orgánica de la CB fin.
8.2.3 Seguimiento y Realizar la medición seguimiento y
medición de los y monitoreo del Jefe OCI medición a la Jefe OCI
Procedimiento para En reuniones de Acta, registro de
procesos. proceso. ejecución del
la Formulación y trabajo, mesas de asistencia,
proceso.
Seguimiento del Funcionarios. trabajo, impresión medio
Plan de Acción. socialización y/o electrónico y/o
medio electrónico. memorando.

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Responsabilidad Comunicaciones

Documento que
Responsabilidad A quién se Medio de Registro de la
Requisito aplicable Responsable indica la Qué se comunica Quién lo comunica
por: comunica comunicación comunicación
responsabilidad

Director Técnico de Memorando y/o vía Confirmación de

Planeación. Outlook. recibido.

Comité de
Seguimiento al
Analizar la Comité. Acta de comité
Acuerdo que define SGC y/o
información Informe de Gestión Comité Directivo.
8.4 Análisis de datos. Jefe OCI la Estructura Jefe OCI.
resultante del del Proceso.
Orgánica de la CB.
proceso.
En reuniones de Acta, registro de
trabajo, mesas de asistencia,
Funcionarios. trabajo, impresión medio
socialización y/o electrónico y/o
medio electrónico memorando

Herramienta de
Oficina de Control informática Reporte de la
Interno. diseñada para tal herramienta.
fin.
Planificar e
Acciones de Mejora
8.5 Mejora. implementar la Jefe OCI. Manual de Calidad. Jefe OCI.
del Proceso. En reuniones de Acta, registro de
mejora del proceso.
trabajo, mesas de asistencia,
Funcionarios. trabajo, impresión medio
socialización y/o electrónico y/o
medio electrónico. memorando.

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