Managementul

informatizat al proiectelor

Competente specifice:
Utilizează aplicaţii software în managementul
informatizat al proiectelor

Suport curs- prof. Nicoleta Popescu

Managementul proiectelor a aparut ca un instrument de
planificare, coordonare, realizare si control al activitatilor
complexe din proiectele industriale, comerciale, sociale,
culturale si politice moderne.
Principala caracteristica definitorie a unui proiect este
noutatea sa. Un proiect este un pas în necunoscut, pândit de
riscuri si incertitudini. Nu exista doua proiecte perfect
identice si chiar un proiect care se repeta va fi de fiecare
data diferit într-unul sau mai multe din aspectele sale
comerciale, administrative, sociale, politice sau fizice.
Managementul proiectului este proces de planificare,
organizare si control al fazelor si resurselor unui proiect cu
scopul de a îndeplini un obiectiv bine definit care are în mod
uzual restrictii de timp, resurse si cost. Managementul
proiectelor impune planificarea, organizarea, monitorizarea
si controlul tuturor aspectelor unui proiect si motivarea
tuturor celor implicati pentru a realiza în siguranta
obiectivele proiectului, în limita timpului, costului si
criteriilor de performanta stabilite.
Înainte de a începe managementul unui proiect
trebuie identificat foarte clar scopul acestuia. Nu
exista proiecte fara obiective cuantificabile.
Mijlocul prin care este fixat obiectivul este
specificatia.
Aceasta este definita ca expresie cuantificabila a
caracteristicilor la care trebuie sa raspunda
produsul / serviciul, fiind traducerea în limbajul
specialistului a necesitatilor calitative si cantitative
furnizate de utilizator. În sens strict, specificatia
este un document care prescrie, în termeni tehnici,
exigentele pe care produsul realizat trebuie sa le
satisfaca. Specificatia arata o solicitare actuala a
unui client sau poate fi o previziune pentru
potentiali clienti cuprinzând desene, modele,
planuri, instructiuni ori o documentatie scrisa care
descrie obiectivul proiectului.
Fig.1 Raporturile dintre cerinte, specificatii si realizarea
unui produs / serviciu.
1 = Calitate conforma
2 = Necesitatea specificata, ceruta, dar nerealizata,
arata existenta unor slabiciuni ale proiectului (defecte
ale produsului).
3 = Ceea ce a fost specificat, realizat, dar utilizatorul
nu are nevoie, reprezinta supracalitate (calitate
inutila).
4 = Ceea ce n-a fost specificat, dar realizat, si
raspunde nevoilor utilizatorului, reprezinta un
plus de calitate (calitate în exces).
5 = Ceea ce n-a fost nici cerut, nici realizat, dar
specificat, reprezinta o dubla iluzie (calitate pretinsa
de proiectdar care nu este necesara utilizatorului).
6 = Necesitatea specificata, dar nerealizata, provoaca o
insatisfactie (cerinte nesatisfacute) daca utilizatorul
astepta mai mult de la cererea sa, sau reprezinta o
sursa de inovare, pentru satisfacerea unor cerinte
potentiale.
7 = Ceea ce este realizat, dar nu este nici specificat si
nici cerut, reprezinta risipa de calitate.
Conceptul de proiect
Proiectul se defineste ca un proces nerepetitiv care realizeaza o
cantitate noua, bine definita, în cadrul unor organizatii specializate.
Proiectul se caracterizeaza ca o actiune unica, specifica, compusa
dintr-o succesiune logica de activitati componente coordonate si
controlate, cu caracter inovational de natura diferita, realizat într-o
maniera organizata metodic si progresiv, avînd constrângeri de
timp, resurse si cost, destinat obtinerii cu succes de noi rezultate
complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite.

În anumite proiecte, obiectivele se pot perfectiona si, ca urmare,

caracteristicile proiectului se definesc si adapteaza progresiv pe
parcursul desfasurarii proiectului.

Un proiect individual poate face parte dintr-o structura de proiect

mai ampla.

Realizarea proiectului se face prin descompunerea lui în activitati

dupa metoda „Work Breakdown Structure” (WBS). Activitatile (Work
Elements) se grupeaza în multimi logice „Subprograme / Pachete de
lucru” (Work Package – WPi) cu subdiviziunea fiecaruia în
„Activitati / Faze” (Fik) (Task Tik
Proiectul se desfasoara în cadrul unei
organizatii care se creaza doar pe durata
existentei proiectului.
Organizatia nou creata se numeste „consortiu”.
Performanta consortiului se masoara în
functie de adaptabilitatea lui la realizarea
obiectivelor proiectului. Ceea ce are
importanta în cadrul consortiului este viteza
cu care angajatii consortiului îsi unesc
abilitatile si cunostintele pentru a gasi
solutiile la realizarea obiectivelor proiectului.
O data realizat un obiectiv al proiectului,
membrii consortiului formeaza noi structuri
diferite pentru a realiza un nou obiectiv.
Membrii consortiului trebuie sa aiba
competente profesionale în domeniul
problematicii obiectivelor de abordat.
Un proiect terminat conduce la desfiintarea
consortiului proiectului respectiv si
regruparea membrilor consortiului pentru noi
proiecte.

Flexibilitatea si adaptabilitatea care

caracterizeaza un consortiu, permite
permanent regruparea si recombinarea
resurselor umane, fizice si informationale în
scopul realizarii obiectivelor.
Ciclul de viata al unui proiect
Ciclul de viata al unui proiect este definit ca
perioada de timp în care are loc desfasurarea
proiectului, dupa cum urmeaza: marketing,
elaborare propunere de proiect, câstigarea
concursului de finantare, cercetarea pentru
realizarea tematica a proiectului, proiectarea
pentru realizarea tematica a proiectului,
productia cu realizarea propriu-zisa a
tematicii proiectului, evaluarea rezultatelor
proiectului, comercializarea rezultatelor
proiectului cu obtinerea de beneficii,
reutilizarea si reciclarea unor rezultate ale
proiectului.
Realizarea proiectului impune trecerea lui prin
toate etapele ciclului de viata
Elementele componente ciclului de
viata a proiectului
Ciclul de viata a unui proiect cuprinde
urmatoarele etape:

1. Identificare, Analiza, Formulare;

2. Pregatire, Estimare (functie de criteriile
stabilite), Asumare;
3. Implementare, Monitorizare, Raportare;
4. Evaluare finala.
Termeni
Proiect – “ceea ce intenţionăm să facem”. (Larousse)
“scopul pe care îl urmărim, imaginea pe care ne-o formăm despre ceea ce
vom întreprinde şi mijloacele pe care le vom folosi” (Le Robert)
“un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un
serviciu nou” (Institutul de Managementul Proiectelor)
“un set de activităţi integrate, menite să atingă un obiectiv prestabilit,
într-o perioadă de timp determinată şi urmând un plan de acţiune stabilit”
(OECD)
Proiectele sunt aşadar activităţi unice, complexe, care au anumite obiective,
având un grad ridicat de noutate, o limită de timp pentru realizarea lui şi care
necesită structuri organizatorice şi metode speciale. Obiectivul urmărit îl
reprezintă crearea unui valori noi (produs/structură/serviciu/idee etc.)
Obiectiv - un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului
proiectului şi, implicit, a rezolvării problemei. Este necesar ca obiectivele să fie
cuantificabile şi să se stabilească limite de timp pentru atingerea lor.
Scop – rezultatul favorabil ce se aşteaptă de la un proiect, nefiind necesar ca
acesta să fie cuantificabil.
Operaţie – o activitate primară cu caracter de rutină
Plan de afaceri
Are rolul de a scoate în evidenţă situaţia organizaţiei la un moment dat, precum
şi a mediului concurenţial în care îşi desfăşoară activitatea.
Studiu de fezabilitate
Are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii în practică a
unei idei sau a continuării ei, luându-se în calcul o mare diversitate a formelor
sale de implementare şi a mediilor favorabile/ostile proiectului respectiv.
Concepţia integrată asupra managementului
proiectelor ia în considerare 4 elemente de
bază ale unui proiect:
1. Timpul
2. Bugetul (resurse) – oameni, tehnologii, bani
3. Calitatea (o anumită tehnologie, performanţă,
anumite caracteristici ale unui produs)
4. Aşteptările participanţilor (finanţatori,
membrii echipei de proiect, managerul de
proiect, beneficiari, stakeholderii - cei
implicaţi în realizarea proiectelor – angajaţi,
acţionari, furnizori, organisme de interes
public etc.)
Fazele şi procesele proiectului

Fazele unui proiect sunt aşadar:

 conceperea proiectului
 planificarea proiectului
 implementarea proiectului
 evaluarea/controlul şi revizuirea proiectului
Fazele/procesele unui proiect
1. Iniţiere

Studiu de
fezabilitate

2. Planificare

4. Control
3. Execuţie

5. Terminare
1. În faza de concepere a proiectului, managerul,
membrii echipei de proiect şi deţinătorii de intere
sau afectaţi de proiect (stakeholderii) se întâlnesc
pentru a confirma faptul că realizarea unui astfel de
proiect va rezolva o problemă existentă, care a fost
identificată, punând bazele procesului de planificare.
Activităţile care trebuie efectuate în această primă
fază vor include următoarele:
 identificarea problemei
 analiza problemei
 identificarea soluţiilor posibile
 selectarea celei mai bune soluţii
 definirea scopului şi a obiectivelor proiectului
 definirea intereselor stakeholderi-lor
 alegerea membrilor iniţiali care vor face parte din
echipa de proiect
 o analiză preliminară cost/beneficiu
2. Planificarea reprezintă faza cea mai importantă a unui
proiect şi începutul ciclului de viaţă pentru proiectul în
cauză. Succesul unui proiect rezultă de fapt printr-o bună
planificare, o bună execuţie şi un control oportun.
Planificarea ajută la reducerea riscului şi la anticiparea
viitorului, la îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii muncii
echipei
Planificarea este faza în care trebuie găsite modalităţile prin
care cerinţele specificate de beneficiar/utilizator să poate
fi puse în practică. Activităţile care se vor întreprinde sunt:
a) detalierea scopului
b) prezentarea jaloanelor (milestones = finalitatea unor
activităţi dintr-o anumită categorie bine definită; ex.:
instruirea personalului în cazul construirii unui centru de
excelenţă)
c) definirea activităţilor şi descrierea secvenţei de derulare a
lor
d) identificarea resurselor şi a costurilor necesare
e) dezvoltarea unui grafic de timp
f) stabilirea ipotezelor de lucru şi realizarea unor studii de
fezabilitate
Împărţirea proiectului în diverse
activităţi/sarcini (activities/tasks) este
necesară din mai multe motive:
1. proiectul apare ca o înşiruire logică de
activităţi care ajută la determinarea
graficului optim de timp
2. activităţile vor putea fi uşor de controlat şi
evaluat
3. se determină mai uşor necesarul de personal
şi calificările acestuia
În managementul proiectelor,
planificarea înseamnă cei “8P”:
 Proiect – De ce facem?
 Paradigmă/Politici/Proceduri – CUM facem?
Paradigma se referă la viziune firmei, ceea ce
doreşte aceasta să obţină pe viitor; politicile
au în vedere stabilirea scopurilor, ca
modalităţi de atingere a strategiei, iar
procedurile reprezintă modalităţile de acţiune
prin care vor fi realizate obiectivele propuse.
 Personal – CINE face?
 Program – CÂND facem?
 Performanţe – CE facem?
 Preţ –CÂT face?
 3. Implementarea proiectului va cuprinde activităţi ca
monitorizare, managementul riscurilor la care este expus
proiectul, terminarea proiectului.
4. În etapa de evaluare a proiectului, va fi concepută strategia
de evaluare. Este necesară efectuarea controlului periodic
în timpul unui proces pentru a identifica abaterile de la
plan şi corecturile care trebuie efectuate.
Procesele fundamentale se regăsesc în raportările periodice
privind execuţia proiectului (starea proiectului, prognoze
pentru viitorul proiectului) şi controlul global al
schimbărilor.
Procesele ajutătoare sunt:
 controlul schimbării scopului
 controlul planificării calendaristice
 controlul costurilor
 controlul calităţii
 controlul răspunsurilor la riscuri
5. Procesele închiderii vor fi:
 închiderea contractelor
 măsuri administrative de închidere – culegerea şi
diseminarea informaţiilor pentru a da formă legală
legală operaţiunii de închidere a proiectului
Postanaliza derulării proiectelor este o componentă care
capătă o importanţă din ce în ce mai mare. Aceasta se
datorează faptului că experienţa acumulată pe
parcursul realizării unui proiect va conduce la evitarea
unor greşeli din trecut pentru noile proiecte.
Există şi situaţii în care proiectele se pot termina în mod
anormal. Cauzele care stau la baza acestor eşecuri
sunt:
 planificarea iniţială greşită
 resursele alocate insuficiente
 schimbările survenite în strategia şi interesele instituţiei
 plecarea unor oameni cheie din proiect
 depăşirea timpului prevăzut