Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2.4.Intrebarile
Aceasta parte a conferintei, in care ziaristii pun intrebari si reprezentantii organizatiei dau
raspunsuri, este considerata, in toate lucrarile de specialitate, un moment esential al intalnirii
cu presa. De fapt, este o ocazie ca, in mod direct, sa se ia pulsul presei, sa se constate cum
reactioneaza jurnalistii la informatia primita si, uneori, sa se modifice o anumita tendinta sau
atitudine a presei in favoarea organizatiei. Daca aceasta secventa este bine condusa, ea va
permite distribuirea informa¬tiilor care nu au fost prezentate in timpul discursului; daca e
prost condusa, va scoate in evidenta punctele slabe ale organizatiei.
Pentru a se obtine un beneficiu de imagine, este necesar ca acela care conduce conferinta sa
fie un profesionist. De aceea, asa cum am subliniat in subcapitolul „Deschiderea conferintei",
este important ca moderatorul conferintei sa fie purtatorul de cuvant sau un membru al
biroului de presa: un asemenea specialist cunoaste bine lumea presei, reactiile jurnalistilor, are
experienta in conducerea acestor dialoguri si poate interveni cu tact pentru a rezolva unele
momente mai dificile.
In cele ce urmeaza, voi scoate in evidenta cateva dintre etapele si situatiile ce marcheaza
parcursul unei conferinte de presa, etape si situatii in care prezenta unei persoane competente
este absolut necesara. Voi considera, pentru a simplifica expunerea, ca aceasta persoana este
purtatorul de cuvant; la fel de bine poate fi insa un membru al biroului de presa, care are o
pregatire de specialitate si o experienta in domeniu.
Dupa terminarea discursului (sau a discursurilor), purtatorul de cuvant le multumeste celor ce
au vorbit si invita jurnalistii sa puna intrebari, reamintindu-le timpul pe care il au la dispozitie.
Totodata, el anunta ca va da cuvantul in ordinea in care jurnalistii vor solicita acest lucru.
Purtatorul de cuvant numeste ziaristul si specifica publicatia sau postul pe care el il reprezinta;
in cazul cand nu isi aminteste sau nu este sigur de nume ori de redactie, il roaga pe acesta sa
se prezinte singur. Aceasta introducere este importanta pentru ca ii da reprezentantului
organizatiei posibilitatea sa stie cu cine vorbeste si sa-si aduca amfnte ce i s-a spus, in timpul
pregatirii pentru conferinta, despre jurnalistul respectiv.
O situatie dificila, care poate sa puna in pericol succesul conferintei, apare atunci cand, dupa
anuntarea acestui moment, nici un gazetar nu-si manifesta intentia (dorinta) de a pune
intrebari. Pentru a evita astfel de momente de „tacere penibila", purtatorul de cuvant,
cunoscand bine subiectul si stiind ca nu au fost date toate informatiile de interes, le poate pune
cateva intrebari reprezentantilor organizatiei. Acestia, prin raspunsurile pe care le dau,
deschid noi perspective de abordare a subiectului, mai ales daca au grija sa nu ofere toate
informatiile si sa trezeasca astfel curiozitatea jurnalistilor. Aceasta interventie a purta¬torului
de cuvant trebuie facuta cu mult profesionalism, deoarece ea trebuie sa convinga jurnalistii ca
a fost initiata in favoarea lor.
Aceeasi tactica poate fi aplicata si in timpul dezbaterilor, in cazul in care discutia lancezeste
sau se pun prea putine intrebari, dandu-se senzatia ca subiectul a fost epuizat.
In situatiile in care un jurnalist monopolizeaza discutia, punand intrebarile una dupa alta si
cerand tot felul de informatii tehnice (si specialistul se lanseaza in raspunsuri amanuntite si
lungi), purtatorul de cuvant intervine, sugerand ca nu este timp pentru o astfel de discutie si
aratand ca se poate aranja, pentru cei interesati de asemenea detalii, o intalnire separata cu
specialistul respectiv.
De asemenea, in situatia in care un ziarist, in loc sa puna intrebari, incepe sa-si exprime
opiniile personale, consumand minute pretioase, purtatorul de cuvant intervine politicos (intr-
un moment de respiro al gazetarului) si, printr-o formula de tipul „Daca am inteles bine" sau
„Daca ati vrut sa intrebati", preia initiativa si ii ofera reprezentantului organizatiei ocazia de a
da un raspuns sau de a invita jurnalistii sa puna alte intrebari, in acelasi timp, purtatorul de
cuvant poate sa intervina si atunci cand reprezentantul organizatiei da un raspuns prea lung,
referindu-se la tot felul de chestiuni de detaliu (care indeparteaza atentia jurna¬listilor), pentru
a relansa dezbaterea.
Purtatorul de cuvant poate sa reformuleze intrebarile jurnalistilor, atunci cand acestea nu au
fost auzite sau nu au fost intelese de cei carora le-au fost adresate. Totodata, el poate sa separe
intrebarile duble, cuprinse intr-o singura formulare, in doua intrebari, la care reprezen¬tantul
organizatiei va putea raspunde succesiv. Aceste interventii vin in sprijinul vorbitorului sau al
specialistilor, le ofera putin timp de gandire si ii ajuta sa-si formuleze cat mai corect
raspunsurile (mai ales in situatia unor intrebari mai dificile sau de tip capcana).
In cazul in care un jurnalist solicita mai multe interventii, netinand seama de dorinta colegilor
sai de a pune si ei intrebari, purtatorul de cuvant ii va sugera politicos sa-i lase si pe acestia
sa-si faca meseria.
Adeseori, se intampla ca o intrebare sa se refere la un subiect diferit de cel al conferintei sau
ca, prin ea, sa se incerce critica unei persoane care este (sau nu) de fata. in aceasta situatie,
purtatorul de cuvant va reaminti tema conferintei si va preciza ca nu este cazul sa se raspunda
la aceste intrebari, dar ca, oricand, la o data ce se poate fixa de comun acord, problemele
respective vor putea fi discutate cu reprezentanti ai organizatiei. Aceasta scuza nu se poate
folosi atunci cand, in ziua conferintei, are loc in organizatie un eveniment deosebit (accident,
demisie, concedieri, conflicte, greva): reprezentantul institutiei este obligat acum sa raspunda
si sa dea informatii cat mai corecte.
Purtatorul de cuvant urmareste cu atentie (dar cu discretie) ceasul; cand timpul alocat
conferintei se apropie de sfarsit, el va anunta ca a mai ramas un anumit numar de minute si ca
mai este timp doar pentru una sau doua intrebari; el nu va uita insa sa reaminteasca faptul ca
discutia poate continua, intr-un cadru informai, la o cafea.
3. Evaluarea
Activitatea de comunicare cu presa nu se incheie o data cu plecarea ultimului gazetar.
Dimpotriva, acum urmeaza o alta etapa, extrem de importanta, in care se va face evaluarea
derularii conferintei si a efectului pe care ea 1-a avut.
Dupa terminarea conferintei se va parcurge lista jurnalistilor invitati si se vor nota in fisierele
de presa ziaristii care au venit (eventual se trec si cateva informatii despre tipul de intrebari pe
care le-au pus). Astfel, pe termen lung, vor putea fi identificati jurnalistii care sunt interesati
de organizatie, care raspund ori de cate ori sunt invitati si jurnalistii ce refuza sistematic sa
participe la activitatile organizatiei.
A doua zi li se trimit dosare de presa celor care nu au venit la conferinta - evident, fara a li se
face reprosuri. Celor care au fost prezenti li se trimit scrisori de multumire (sub semnatura
conducatorului organizatiei). De asemenea, li se va trimite documentatia suplimentara
gazetarilor care au solicitat acest lucru.
In zilele urmatoare se va urmari reactia presei, pentru a se vedea ce si cat s-a scris in diversele
publicatii sau ce si cat s-a difuzat in audiovizual in legatura cu acest eveniment sau cu
organizatia, in general. Se poate intampla ca intalnirea cu presa sa nu aiba un ecou imediat
(aparitia de stiri sau interviuri); in mod normal, ea va avea intotdeauna un impact, materializat
cel mai adesea prin faptul ca, dupa un anumit interval de timp, organizatia va fi contactata
pentru anumite informatii, pentru interviuri sau reportaje, in cazul in care conferinta nu a avut
nici un fel de rezonanta, membrii biroului de presa trebuie sa-si puna anumite intrebari si sa
caute cauzele acestui fapt; ele pot fi legate de alegerea momentului si a locului in care s-a
desfasurat conferinta, de subiectul ei, de calitatea interventiilor, de tipul redactiilor si al
jurnalistilor solicitati, de modul cum a fost organizat intregul eveniment. Raspunzand corect si
fara complezenta la aceste intrebari, ei vor descoperi cauzele esecului si vor putea lua
masurile ce se impun pentru a asigura reusita actiunilor viitoare.
Conferinta de presa nu este numai „un eveniment" sau „formula cea mai oficiala" de
comunicare cu mass-media; ea constituie si un test de profesionalism pentru un birou de presa
si, prin extensie, pentru o organizatie. De aceea ea trebuie gandita si pregatita cu grija, printr-o
analiza riguroasa a subiectului si a oportunitatii lui si printr-o organizare impecabila a
desfasurarii conferintei. Aceasta inseamna respectarea etapelor si a procedurilor specifice, a
atributiilor si a competentelor fiecaruia dintre actorii ei, a structurii de ansamblu si, nu in
ultimul rand, a experientei acumulate in cultura profesionala si in bibliografia de specialitate.
De retinut:
• Conferinta de presa are ca scop transmiterea unor informatii importante, simultan, mai
multor jurnalisti si mai multor mass-media.
• Pentru reusita unei conferinte de presa, este esential sa existe informatii de interes major
pentru mai multe categorii de public (si de mass-media), o echipa capabila sa o organizeze in
mod profesional si un buget adecvat.
• O atentie aparte trebuie acordata alegerii locului, datei si orei la care se convoaca o
conferinta de presa; in alegerea momentului, trebuie sa evitati suprapunerile cu alte
evenimente si sa tineti seama de regimul de lucru al institutilor de presa; in alegerea locului,
luati in calcul zona, facilitatile de acces si parcare, marimea salii, dotarea tehnica adecvata,
dispunerea meselor si a scaunelor, ornamentarea salii, asigurarea unor spatii anexe pentru
interviuri sau pentru transmiterea rapida de materiale.
• In alcatuirea listei de invitati, folositi fisierele de presa; nu invitati pre¬ferential ; scrisorile
de invitare trebuie sa cuprinda sigla organizatiei, numarul de inregistrare si data emiterii, un
titlu elocvent si un text cu informatiile esentiale.
• Alegeti cu atentie documentele conferintei, persoanele care vor vorbi, persoana ce va
modera dialogurile, materialele vizuale sau auditive ce vor insoti expunerile; precizati durata
fiecarei interventii si a dialogului cu jurnalistii.
• Pregatiti cu grija discursurile si repetati sustinerea lor cu vorbitorii pentru a fixa stilul si
modul de prezentare; puneti la dispozitia reprezentantilor organizatiei date din fisierele de
presa referitoare la jurnalistii participanti; simulati situatii tipice ale dialogului cu jurnalistii.
• Nu uitati sa pregatiti un punct de primire a jurnalistilor, unde sa puteti sa le oferiti ecusoane
si sa tineti evidenta jurnalistilor prezenti.
• Pe durata dialogului cu jurnalistii, este important sa evitati atat momentele moarte, cat si
infruntarile verbale, monopolizarea dialogului sau abordarea unor aspecte care nu au legatura
cu tema conferintei de presa.
• Dupa conferinta de presa, trimiteti-le dosare de presa jurnalistilor care nu au putut participa.
• Urmariti mediatizarea conferintei si reactiile jurnalistilor; pe baza acestora treceti la
evaluarea modului in care s-a desfasurat conferinta de presa si a efectelor ei.