P R O C E D U R A - P 07: SEDINTA DE DESCHIDERE

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

Serviciul de Audit Intern

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihaela / Popescu Ion Data: 08.04.2006
Avizat: Ionescu Ion Data: 08.04.2006
Lista participantilor:
Numele Functia Serviciul/ Nr. telefon E-mail Semnatura
Directia
0 1 2 3 4 5
Ionescu Ion Auditor SAI
Dumitru Mihaela Auditor SAI
Popescu Ion Auditor SAI
Nita Viorel Sef serviciu Serviciul Resurse
Umane
Vasile Camelia Consilier Serviciul Resurse
Umane
Anton Ana consilier Serviciul Resurse
Umane

Stenograma sedintei:
- prezentarea echipei de auditori care urmeaza sa efectueza misiunea de audit.
- prezentarea auditului intern de catre auditori, in special a obiectivelor generale ale auditului
intern, precum si semnificatia auditului intern.
- prezentatea Programului interventiei la fata locului, obiectivele auditabile care se
intentioneaza a fi realizate, dupa analizele de risc efectuate. S-a solicitat parerea auditatilor cu
privire la aceste obiective, unde s-au facut remarci ca acestea, in general, reprezinta zone de
risc, dar nu au fost aduse si unele obiectii cu privire la plata facturilor in sensul ca
angajamentele s-au facut numai in conditiile in care existau disponibilitati banesti.
- stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta in vederea colectarii informatiilor,
efectuarii de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri. A fost stabilit programul
intalnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri.
- stabilirea conditiilor pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizarii misiunii de
audit ( spatiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.).
- convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare in
cursul auditului, informarea sistematica asupra constatarilor. S-a stabilit Data reuniunii de
inchidere, inclusiv participantii.
- stabilirea modalitatii de redactare a Raportului de audit ( cand, cum si cui va fi distribuit). Recomandarile formulate ca
urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv Calendarul
implementarii si persoanele raspunzatoare cu implementarea recomandarilor.

50
 P R O C E D U R A - P 0 8: COLECTAREA INFORMATIILOR]

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

Serviciul de Audit Intern

CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion
Obiectivul 1: asigurarea ca elementele de natura salariala sunt stabilite corect la militari si
personalul
contractual

Activitatea de auditat – cadre militare Da Nu Obs

0 1 2 3
Verifificati daca salariul de baza a fost stabilit corect:
- verificati daca au fost corect stabilii coeficientii de ierarhizare
- verificati soldele de grad
- verificati daca gradatiile au fost stabilite corect ( de la gradatia 1 Test 1

la gradatia 7 ) in functie de timpul servit in calitatate de politist

- verificati diferentele ce se acorda politistilor care indeplinesc Foaie de
lucru 1
functii pentru care sunt prevazute grade profesionale superioare
gradului profesional pe care il au.
- verificati daca salariile de merit sunt stabilite in conformitate cu Lista de
control 1
reglermantarile legale in vigoare
- verificati daca exista propuneri pentru salariile de merit FIAP 1

- verificati daca salariile de merit sunt stabilite corect

- verificati daca indemnizatia de comanda a fost stabilita corect
pentru fiecare cadru
- varificati daca sporul pentru misiune permanenta a fost acordat
intregului personal militar conform reglementarilor legale
Test 2
Verificati daca sporul de fidelitate este corect stabilit FIAP 2
Verificati daca exista decizii de modificare a salariilor, sporurilor,
indemnizatiilor
Verificati daca modificarile legislative cu privire la salarii sunt
aduse la cunostinta personalului
Test 3
Verificati daca procedurile sunt actualizate ca urmare a
modificarilor legislative
Varificati daca pozitiile pe care sunt incadrate cadrele militare sunt
in conformitate cu Statul de Organizare al unitatii
Verificarea orelor lucrate peste programul de munca
Verificarea persoanelor care beneficiaza de anumite sporuri si
indemnizatii
51
 Activitatea de auditat – personal civil Da Nu Obs.
0 1 2 3
Test 4
Verifificati daca salariul de baza a fost stabilit corect
Verificati daca exista proceduri scrise
Varificati daca sporul de vechime a fost stabilit corect
Verificati daca exista decizii de modificare a salariilor, sporurilor,
indemnizatiilor
Test 3
Verificati daca modificarile legislative cu privire la salarii sunt
aduse la cunostinta personalului
Verificati daca procedurile sunt actualizate ca urmare a
modificarilor legislative
Varificati daca pozitiile pe care este incadrat personalul civil sunt
in conformitate cu Statul de Organizare al unitatii
Verificarea orelor lucrate peste programul de munca
Verificarea persoanelor care beneficiaza de anumite sporuri si
indemnizatii

Obiectivul 2: dosarul de personal este complet si bine gestionat?

Activitatea de auditat – cadre militare si personal contractual Da Nu Obs.

0 1 2 3
Test 5
Verificati daca exista proceduri scrise Test 6
Foaie de
Verificati daca exista dosar de personal pentru toti salariatii lucru 6
Lista de
Verificati daca dosarele de personal cuprind toate documentele control 6
Verificati daca accesul la dosarul de personal este permis doar FIAP 6
persoanelor autorizate

Obiectivul 3: sistemul informatic este adecvat?

Activitatea de auditat Da Nu Obs.

0 1 2 3
Verificati daca exista obiective scrise si politici pentru aplicatiile
pe computer
Test 7
Verificati daca exista programe de intretinere
Verificati daca parolele sunt schimbate la intervale regulate de
timp
Verificati daca sistemul informatic poate fi recuperat dupa un
dezastru sau o cadere a acestuia
Verificati daca exista un plan de recuperare
Verificati daca exista o verificare a sistemului impotriva virusilor
Auditor intern,
Superviza
52
 P R O C E D U R A - P 0 8: COLECTAREA INFORMATIILOR]

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

Serviciul de Audit Intern

Obiectivul 1: asigurarea ca elementele de natura salariala sunt stabilite corect la militari si

personalul contractual

Testul nr. 1

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion

Obiectul testului: salariile de baza ale cadrelor militare

Obiectivele testului: verificarea corectitudinii salariilor de baza stabilite

Descrierea testului: se urmareste daca:

- au fost corect stabiliti coeficientii de ierarhizare in raport cu atributiilece revin fiecarei
functii, complexitatea in gradul de raspunde cerut de indeplinirea acesteia, cu esalonul la care isi
desfasoara activitatea
- soldele de grad au fost corect stabilite
- gradatiile au fost stabilite corect ( de la gradatia 1 la gradatia 7 ) in functie de timpul servit
in calitate de politist
- diferentele ce se acorda politistilor care indeplinesc functii pentru care sunt prevazute grade
profesionale superioare gradului profesional pe care il au.
- salariile de merit sunt stabilite in conformitate cu reglermantarile legale in vigoare
- exista propuneri pentru salariile de merit
- salariile de merit sunt stabilite corect
- indemnizatia de comanda a fost stabilita corect pentru fiecare cadru
- sporul pentru misiune permanenta a fost acordat intregului personal militar conform
reglementarilor legale

Constatari: din verificarea efectuata s-au constatat erori la acordarea gradatiilor cadrelor
militare incadrate in perioada 15.09.2005 – 15.10.2005.
Concluzii: salariile de baza pentru cadrele militare in cauza sunt eronate.

Auditor intern,
Supervizor,

53
 FOAIE DE LUCRU NR. 1

Obiectul testului: salariile de baza ale cadrelor militare

In vederea efectuarii testului a fost constituit un esantion de 45persoane dintr-un
numar de 850 cadre militare analizandu-se salariile de baza ale acestora la data de
01.01.2005; 01.10.2005; 01.02.2006 cand salariile au fost indexate.
Auditor intern,
Supervizor,
LISTA DE CONTROL NR. 1
Elementele testate 01.01. 01.10. 01.02.
2005 2005 2006
- au fost corect stabilit coeficientul de ierarhizare X X X
- soldele de grad au fost corect stabilite X X X
- gradatiile au fost stabilite corect ( de la gradatia 1 la gradatia
7 ) in functie de timpul srvit in calitate de politist X FIAP X
- diferentele ce se acorda politistilor care indeplinesc functii
pentru care sunt prevazute grade profesionale superioare gradului X X X
profesional pe care il au.
- salariile de merit sunt stabilite in conformitate cu X X X
reglermantarile legale in vigoare
- exista propuneri pentru salariile de merit X X X
- salariile de merit sunt stabilite corect X X X
- indemnizatia de comanda a fost stabilita corect pentru fiecare X X X
cadru
- sporul pentru misiune permanenta a fost acordat intregului X X X
personal militar conform reglementarilor legale

Nota: din verificare a rezultat ca in perioada 01.01.2005 – 31.03.2006 elementele care

alcatuiesc salariile de baza ale cadrelor militare au fost au fost corect acordate, exceptie
facand gradatiile pentru 3 cadre militare pentru care au fost stabilite incorect.
Auditor intern,
Supervizor,

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR.1

Problema: Calculul incorect al gradatiilor pentru cadrele militare incadrate in perioda

15.09.2005 – 15.10.2005. potrivit art. 9 din Ordinul Ministrului nr. 132/2005 conform
caruia persoanele nou incadrate in randul politistilor beneficiaza de garadatii in raport cu
vechimea in munca legal stabilita dupa cum urmeaza:
- 0 - 2 ani gradatia 0 - 12 - 16 ani gradatia 4
- 2 - 4 ani gradatia 1 - 16 - 20 ani gradatia 5
- 4 - 8 ani gradatia 2 - 20 – 25 ani gradatia 6
54
 - 8 - 12 ani gradatia 3 - peste 25 de ani
Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru 3 cadrele militare incadrate in
perioada mai sus mentionata nu s-au calculat corespunzator gradatiile.
Cauze: In perioada respectiva Ordinul Ministrului nr. 275 / 1995 dupa care s-a lucrat
pana la momentul respectiv a fost inlocuit cu Ordinul Ministrului nr. 132 / 15.09.2005
( care a fost primit ulterior in unitate pe data de 15.10.2005 ) in care au fost modificate
perioadele de vechime in munca in functie de care se calculeaza gradatiile in momentul
incadrarii cadrelor active astfel:

Ordinul Ministrului nr. 275 / 1995 Ordinul Ministrului nr. 132 / 2005
Vechimea in viata civila acumulata Gradatia Vechimea in viata civila acumulata Gradatia
pana la momentul incadrarii in MAI acordata pana la momentul incadrarii in MAI acordata
0 – 3 ani 0 0 – 2 ani 0
3 – 5 ani 1 2 – 4 ani 1
5 – 7 ani 2 4 - 8 ani 2
7 – 10 ani 3 8 – 12 ani 3
10 – 15 ani 4 12 – 16 ani 4
15 - 20 ani 5 16 – 20 ani 5
20 – 25 ani 6 20 – 25 ani 6
Peste 25 ani 7 Peste 25 ani 7

Consecinte: salariile de baza pentru 3 cadre militare incadrate in perioada 15.09.2005 –

15.10.2005 sunt eronate deoarece gradatiile ( element al salariului de baza )acordate
acestora au fost stabililite eronat dupa Ordinul Ministrului nr. 275 / 1995.
Recomandari: Revenirea asupra celor 3 Ordine de incadrare in cauza si recalcularea
corespunzatoare a gradatiilor potrivit Ordinului Ministrului nr. 132/2005.

Auditor,
Supervizor,
Pentru conformitate:

P R O C E D U R A - P 0 8: COLECTAREA INFORMATIILOR

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

Serviciul de Audit Intern
Testul nr. 2

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion

Obiectul testului: sporul de fidelitate

55
Obiectivele testului: verificarea corectitudinii sporului de fidelitate stabilit

Descrierea testului: se urmareste daca a fost acordat corect sporul de fidelitate cadrelor
militare – femei si barbati.

Constatari: din verificarea efectuata s-au constatat erori la acordarea sporului de

fidelitate cadrelor militare – barbati trecuti in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 de la
personal contractual in randul cadrelor active.
Concluzii: sporul de fidelitate pentru cadrele militare barbati trecuti in perioada
01.06.2005 – 01.07.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active este acordat
eronat.

Auditor intern,
Supervizor,
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2

Problema: Calculul incorect al sporului de fidelitate pentru cadrele militare - barbati

trecuti in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 de la personal contractual in randul cadrelor
active. Potrivit art. 6 din Ordinul Ministrului nr.132/2005 pentru activitatea desfasurata in
institutii din sectorul de aparare nationla, ordine publica si siguranta nationala in calitate
de militar, politist, functionar public si functionar contractual, politistilor li se acorda un
spor de fidelitate de pana la 20 % de baza.
Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru 5 cadre militare - barbati trecuti
in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active
nu s-a calculat corespunzator sporul de fideliate.
Cauze: in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 persoana careia ii revenea sarcina de a
calcula procentul sporului de fidelitate a fost in concediu de odihna, predandu-si sarcinile
altei persoane. Avandu-se in vedere faptul ca procentul sporului de fidelitate se
calculeaza proportional cu vechimea in M.A.I. atat ca personal civil cat si ca personal
militar, noua persoana raspunzatoare pentru calculul sporului de fidelitate a omis sa ia in
calcul ( nepunandu-se la punct cu legislatia in vigoare ) perioada in care barbatii si-au
efectuat stagiul militar, luand in calcul numai vechimea acestora in M.A.I. ca personal
civil.
Consecinte: procentul sporului celor 5 de fidelitate pentru cadrele militare - barbati
trecuti in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 de la personal contractual in randul cadrelor
active a fost stabilit eronat.

Recomandari: Revenirea asupra celor Ordinelor de incadrare in cauza si recalcularea

corespunzatoare a procentului sporului de fidelitate.

Auditor intern,
Supervizor,

56
Pentru conformitate:
Testul nr. 3

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion

Obiectul testului: elementele salariale sunt corect stabilite pentru personalul civil si
militar

Obiectivele testului: verificarea corectitudinii in stabilirea elementelor salariale

Descrierea testului: se urmareste daca:

- exista decizii de modificare a salariilor, sporurilor, indemnizatiilor
- modificarile legislative cu privire la salarii sunt aduse la cunostinta personalului
- procedurile sunt actualizate ca urmare a modificarilor legislative
- pozitiile pe care este incadrat personalul civil sunt in conformitate cu Statul de
Organizare al unitatii
- persoanelor care beneficiaza de anumite sporuri si indemnizatii isi desfasoara activitatea
in conditiile specifice pentru care primeste respectivele sporuri si indemnizatii.

Constatari: nu s-au depistat erori, respectandu-se legislatia in vigoare .

Concluzii: exista proceduri scrise si se respecta legislatia.

Auditor intern,
Supervizor:

Testul nr. 4
Misiunea de audit: Stabilirea salariilor
Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion

Obiectul testului: salariile de baza si sporul de vechime pentru personalul contractual

Obiectivele testului: verificarea corectitudinii salariilor de baza stabilite si a sporului de

vechime acordat.

Descrierea testului: se urmareste daca:

- salariile de baza au fost stabilite corect
- procentul sporului de vechime a fost acordat corect

57
Constatari: din verificarea efectuata nu s-au constatat erori la stabilirea salariilor de baza
ale personalului civil, iar sporul de vechime a fost calculat corespunzator, proportional cu
vechimea in campul muncii a fiecarei persoane.
Concluzii: exista proceduri scrise si se respecta legislatia

Auditor intern,
Supervizor:

Obiectivul 2: dosarul de personal este complet si bine gestionat?

Testul nr. 5

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion

Obiectul testului: gestionarea dosarelor de personal pentru cadrele active si personalul

contractual

Obiectivele testului: verificarea dosarelor de personal

Descrierea testului: se urmareste daca:

-exista proceduri scrise
-exista dosar de personal pentru toti salariatii
- dosarele de personal cuprind toate documentele:
- depunerea in ordine cronologica a documentelor la dosar
- inregistrarea tuturor documentelor
- mentionarea tuturor documentelor existente la dosar in opis
-accesul la dosarul de personal este permis doar persoanelor autorizate
-opisarea dosarelor de personal
-numerotarea dosarelor de personal
-asezarea dosarelor de personal
-stabilirea duratelor de pastrare a documentelor la dosarele de personal
-extragerea documentelor expirate de la dosarele de personal

Constatari: din analiza efectuata s-a constat ca dosarele de personal sunt incomplete

Auditor intern,
Supervizor,

58
 TEST NR. 6
Misiunea de audit: Stabilirea salariilor
Perioada auditată: 01.01.2005- 31.03.2006

Obiectul testului
Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici.
Obiectivele testului
Constituirea dosarelor profesionale
Descrierea testului
Eşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a
fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaţiei de 465 de dosare,
respectiv 47 de dosare profesionale, conform foii de lucru anexate.
Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin datele şi documentele
obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr. 6
- nume şi prenume
- data şi locul naşterii
- starea civilă
- numele copiilor şi data naşterii
- situaţia militară
- pregătirea profesională
- cazierul judiciar
- cazierul administrativ
- funcţia, categoria, clasa, gradaţia
- copii de pe carnetul de muncă
- declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat
activităţi de poliţie politică
- declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.
- cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani
- copia de pe cartea de identitate sau buletin
- decizia de numire
- fişa postului
Testarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea
Listei de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, prezentată în
anexă.

Constatări
În general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi
evidenţa dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a
funcţionarilor publici s-a constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea
unitară şi eficientă a resurselor umane, precum şi necesităţilor de urmărire a carierei
funcţionarilor publici.

59
 În urma verificării eşantionului stabilit, aşa cum rezultă din Lista de control privind
modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat că la unele dosare lipsesc
următoarele documente:
 Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61, 151, 211, 261, 321 şi 431;
 Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11, 141, 291 şi 321;
 Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121, 151 şi 241.

Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 6.

Auditor intern, Supervizor,

FOAIE DE LUCRU NR. 6

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:

- populaţia totală este de 465 dosare profesionale;
- eşantionul va fi de 10%, respectiv 465 x 10% = 46,5 = 47 dosare profesionale;
- pasul de selecţie va fi 465 : 47 = 10;
- eşantionul se va constitui din dosarele profesionale de la poziţiile prezentate în
Lista de control anexată la Testul nr. 6:
- eşantionul constituit va fi verificat integral;
- în urma verificării se va întocmi un test.

Auditor intern,
Supervizor,

60
 FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 6

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditată: 01.01.2005 – 31.03.2006
Problema :Neconstituirea dosarului profesional în termen de 10 zile de la angajarea
personalului, respectiv intrarea în corpul funcţionarilor publici.

Constatari: Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele
administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarului public, conform art.
4 din H.G. nr. 432/2004 privind constituirea dosarului profesional al funcţionarilor
publici.
În urma verificării eşantionului stabilit pe baza Testului nr. 6 şi analiza informaţiilor
prezentate în Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a
constatat lipsa, la unele dosare profesionale, a următoarelor documente:
- Cazierul judiciar pentru dosarele 61, 151, 211, 261, 321 şi 431 din eşantion;
- Copii de pe carnetele de muncă pentru dosarele 11, 141, 291 şi 321 din eşantion;
- Declaraţii de avere pentru dosarele 121, 151 şi 241 din eşantion.

Cauze: Inexistenţa procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al

funcţionarului public.

Consecinte: În situaţia unor solicitări, nu pot fi obţinute informaţii complete cu privire la

cariera profesională a funcţionarilor publici (stabilirea corectă şi promptă a salariului, a
vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.), deşi aceste date cu caracter
personal sunt necesare, de regulă, în regim de urgenţă.

Recomandari:
- Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi,
pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază
cariera profesională a funcţionarilor publici;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor
profesionale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate

61
 Testul nr. 7
Misiunea de audit: Stabilirea salariilor
Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion

Obiectul testului: sistemul informatic

Obiectivele testului: se verifica daca sistemul informatic este adecvat

Descrierea testului: se urmareste daca:

- exista obiective scrise si politici pentru aplicatiile pe computer
- exista programe de intretinere
- parolele sunt schimbate la intervale regulate de timp
- sistemul informatic poate fi recuperat dupa un dezastru sau o cadere a acestuia
- exista un plan de recuperare
- exista o verificare a sistemului impotriva virusilor

Constatari: in urma verificarilor efectuate s-a constatat ca nu sunt probleme in ceea ce

priveste sistemul inormatic.

Concluzii: sistemul informatic este adecvat.

62
 P R O C E D U R A P 1 1: SEDINTA DE INCHIDERE
MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR
Serviciul de Audit Intern

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion
Avizat: Ionescu Ion

Lista participantilor:
Numele Functia Serviciul/ Nr. telefon E-mail Semnatura
Directia
0 1 2 3 4 5
Ionescu Ion Auditor SAI
Dumitru Mihai Auditor SAI
Popescu Ion Auditor SAI
Nita Viorel Sef serviciu Serviciul Resurse
Umane
Vasile Camelia Consilier Serviciul Resurse
Umane
Anton Ana consilier Serviciul Resurse
Umane

Concluzii: Au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat; a
fost discutata fiecare deficienta in parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea
unor disfunctionalitati, au fost prezentate recomandarile care urmeaza a fi imlementate pentru
eliminarea deficientelor constatate. Nu au fost formulate obiectiuni asupra constatarilor
efectuate, deficientele constatate fiind insusite in totalitate, urmand a fi implementate.

P R O C E D U R A P 1 2: ELEBORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE

AUDIT INTERN
MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR
Serviciul de Audit Intern

PROIECTUL DE RAPORT DE AUDIT INTERN

I. DATE DE IDENTIFICARE

Echipa de audit a fost formata din:

- Dumitru Mihaela - auditor coordonator al misiunii
- Popescu Ion – auditor

63
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: auditarea activitatilor cuprinse in planul de
audit intern pe anul 2006 s-a facut in bza Ordinului de serviciu nr. 35 din 01.03.2006.
Baza legala a actiunii: auditarea s-a efectuat in baza :
- Planului de audit intern pe anul 2006 aprobat de conducerea institutiei
- Legea 672 / 2002 privind auditul public intern
- OMFP nr. 38 / 15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a
Legii nr. 672 / 2002
- OMFP nr. 244 / 2005 prin care se aproba normele proprii de exercitare a auditului intern
in cadrul instituiei.
Durata actiunii de auditare: 01.04.2006 – 15.05.2006
Perioada supusa auditarii: 01.01.2005 – 31.03.2006
Scopul actiunii de auditare: consta in: asigurarea corectitudinii stabilirii salariilor,
gestionarea corespunzatoare a dosarelor de personal precum si adecvarea sistemului
informatic.
Obiectivele auditului: au urmarit daca:
- elementele salariale sunt corect stabilite;
- dosarele de personal sunt complete si bine gestionate
- sistemul informatic este adecvat.
Tipil de auditare: s-a efectuat un audit de conformitate / regularitate
Metode si tehnici utilizate:
a) Verificarea: in vederea asigurarii validitatii, realitatii si acuratetei inregistrarilor in
contabilitate.
b) Interviul: pentru lamurirea unor aspecte legate de organizarea si desfasurarea
activitatilor.
c) Esantionarea: pentru analiza intocmirii documentelor.
d) Observarea fizica: in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si
emitere a documentelor.
Ca instrumente de audit, s-au utilizat Chestionarele – Listele de verificare pentru a stabili
conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil.
Documente si materiale examinate in cadrul Serviciului Resurse Umane :
- Ordinele Ministrului pentru incadrarea personalului militar;
- Dispozitiile de incadrare pentru personalul civil;
- cartile de munca;
- dosarele de personal;
- registrele de evidenta a persoanelor cu drept de consultare si a persoanelor care au
consultat dosarele de personal
- registrul de evidenta a salariatilor
- dosarele de personal constituite si gestionate in cadrul compartimentului;
- documentele existente la dosarle de personal
Materiale intocmite pe timpul auditarii:
- foi de lucru privind descrierea activitatilor auditate;
- fise de identificare a activitatilor privind principalele probleme constatate,

64
- liste de verificare a obiectivelor,
- fise de identificare si analiza a riscurilor,
- documente de lucru,
- tabele puncte tari si puncte slabe, tematica detaliata de audit,
- programul de audit, programul interventiei la fata locului,
- chestionare – liste de verificare,
- rapoarte preliminare de audit, minutele dedintelor de deschidere / inchidere, conciliere.
Organizarea Serviciului Resurse Umane: serviciul a functionat in perioada supusa
auditarii cu un numar de 6 salariati. Organizarea si functionarea serviciului au fost
conforme organigramei si Regulamentului de organizare si functionare. Pentru toti
salariatii au fost intocmite fise ale posturilor prin care s-au stabilit relatiile ierarhice si
sarcinile de serviciu.
Activitati desfasurate in cadrul Serviciului Resurse Umane:
- intocmirea statelor de functii pe care le supune spre avizare conducerii si M.A.I.
- raspunderea privind aplicarea corecta a reglementarilor legale in domeniul salarizarii
personalului, precum salariul de baza, sporul de vechime, alte sporuri,
- fundamentarea corecta si acordarea primelor,
- organizarea concursurilor de promovare si avansare a personalului,
- intocmirea si actualizarea carnetelor de munca,
- pregatirea si perfectionarea profesionala a salariatilor.

II. CONSTATARI:

Obiectivul 1: asigurarea ca elementele de natura salariala sunt stabilite corect la militari si

personalul contractual

1.1. Stabilirea corecta a salariului de baza pentru cadrele militare

Cadrele militare in activitate au dreptul la o solda lunara compusa din: solda de

functie, solda de grad, solda de merit, indemnizatie de comanda, gradatii si indemnizatii
de dispozitiv

1.1.1. Stabilirea coeficientilor de ierarhizare; potrivit art. 3 din Ordinului Ministrului

Administratiei si Internelor nr. 132 / 2005 salariile ce se cuvin politistilor sunt diferentiati
prin coeficienti de ierarhizare, in raport cu atributiile ce revin fiecarei functii,
complexitatea si gradul de raspundere cerut de indeplinirea acesteia, solicitarile la efort si
cu esalonul la care isi desfasoara activitatea. S-a efetuat verificarea a 50 de coeficienti de
ierarhizare pentru cadre militare ofiteri si subofiteri, constatandu-se stabilirea corecta a
coeficientilor pentru toate cazurile analizate.

1.1.2. Stabilirea gradatiilor; potrivit art. 9 din Ordinului Ministrului Administratiei si

Internelor nr. 132 / 2005 persoanele nou incadrate sau reintegrate in randul politistilor
beneficiaza de gradatii in raport cu vechimea in munca legal stabilita. Din verificarile
65
efectuate s-a constatat stabilirea eronata a gradatiilor pentru 3 cadre militare pentru care
s-a intocmit FIAP 1.

PROBLEMA nr. 1 ( FIAP 1 )

Criteriu: Calculul incorect al gradatiilor pentru cadrele militare incadrate in perioda
15.09.2005 – 15.10.2005.
Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru cadrele militare incadrate in
perioada mai sus mentionata nu s-au calculat corespunzator gradatiile.
Cauze: In perioada respectiva Ordinul Ministrului nr. 275 / 1995 dupa care s-a lucrat
pana la momentul respectiv a fost inlocuit cu Ordinul Ministrului nr. 132 / 15.09.2005
( care a fost primit ulterior in unitate pe data de 15.10.2005 ) in care au fost modificate
perioadele de vechime in munca in functie de care se calculeaza gradatiile in momentul
incadrarii cadrelor active.
Consecinte: salariile de baza ale cadrelor militare incadrate in perioada 15.09.2005 –
15.10.2005 sunt eronate deoarece gradatiile ( element al salariului de baza )acordate
acestora au fost stabililite dupa Ordinul Ministrului nr. 275 / 1995.
Recomandari:
- Revenirea asupra Ordinelor de incadrare in cauza si recalcularea corespunzatoare a
gradatiilor cadrelor militare in cauza.

1.1.3. Stabilirea diferentelor ce se acorda politistilor care indeplinesc functii pentru

care sunt prevazute grade profesionale superioare gradului profesional pe care il
au; din analiza diferentei dintre salariul gradului profesional al functiei ocupate si salariul
gradului profesional detinut, pentru un esantion format din 35 de cadre militare s-a
constatat ca diferentele sunt corect stabilite potrivit art. 8 din Ordinului Ministrului
Administratiei si Internelor nr. 132 / 2005.

1.1.4. Stabilirea salariilor de merit; potrivit art. 4 din Ordinului Ministrului

Administratiei si Internelor nr. 132 / 2005, politistii, pentru rezultate deosebite obtinute in
activitatea desfasurata, pot primi un salariu de merit de pana la 20 % . Salariul de merit se
acorda pentru cel mult 30 % din numarul total de posturi prevazute in statele de
organizare, conditie ce a fost respectata asa cum reiese din verificarea Deciziei privind
acordarea salariilor de merit.

1.1.5. Stabilirea indemnizatiilor de comanda; potrivit art. 5 din Ordinului Ministrului

Administratiei si Internelor nr. 132 / 2005, politistii imputerniciti sa asigure indeplinirea
atributiilor functiilor prevazute cu indemnizatie de conducere. Din analiza efectuata
asupra unui esantion de 25 de persoane cu functii de conduce a rezultat faptul ca
indemnizatiile de conducere au fost stabilite corect corespunzator functiei ocupate de
fiecare cadru in parte.

66
1.2. Stabilirea sporului de fidelitate pentru cadrele militare; in baza Ordinului
Ministrului Administratiei si Internelor nr. 132 / 2005 politistii beneficiaza de un spor de
fidelitate de pana la 20 % in functie de activitatea desfasurata in M.A.I. . Din verificarile
efectuate s-a constatat ca sporul de fidelitate a fost calculat eronat pentru cadrele militare
trecute in randul cadrelor active in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 pentru care s-a
intocmit FIAP 2.

PROBLEMA nr. 2 ( FIAP 2 )

Criteriu: Calculul incorect al sporului de fidelitate pentru cadrele militare - barbati

trecuti in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 de la personal contractual in randul cadrelor
active.

Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru cadrele militare - barbati trecuti
in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active
nu s-a calculat corespunzator sporul de fideliate.

Cauze: in perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 persoana careia ii revenea sarcina de a

calcula procentul sporului de fidelitate a fost in concediu de odihna, predandu-si sarcinile
altei persoane. Avandu-se in vedere faptul ca procentul sporului de fidelitate se
calculeaza proportional cu vechimea in M.A.I. atat ca personal civil cat si ca personal
militar, noua persoana raspunzatoare pentru calculul sporului de fidelitate in perioada
01.06.2005 – 01.07.2005 a omis sa ia in calcul ( nepunandu-se la punct cu legislatia in
vigoare ) perioada in care barbatii si-au efectuat stagiul militar, luand in calcul numai
vechimea acestora in M.A.I. ca personal civil.

Consecinte: procentul sporului de fidelitate pentru cadrele militare - barbati trecuti in

perioada 01.06.2005 – 01.07.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active a
fost stabilit eronat.

Recomandari: Revenirea asupra Ordinelor de incadrare in cauza si recalcularea

corespunzatoare a procentului sporului de fidelitate

Pentru celelalte aspecte verificate in vederea asigurarii ca elementele de natura

salariala sunt corect stabilite s-a intocmit testul 3 din care a rezultat faptul ca exista
proceduri scrise si se respecta legislatia.

1.3. Stabilirea salariilor de baza pentru personalul civil; potrivit sectiunii 5 din
Ordinul Ministrului Administratiei si Internelor nr. 132 / 2005 personalul civil din M.A.I.
benefiaza de salariile de baza care se compun din salariile de incadrare la care se adauga

67
indemnizatiile de conducere si salariile de merit. In urma verificarilor efectuate salariile
de baza ale personalului civil au fost stabilite corect in conformitate cu legislatia in
vigoare.

Obiectivul 2: dosarul de personal este complet si bine gestionat?

2.1. Actualizarea dosarelor profesionale

În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a

dosarului profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor
angajaţi în corpul funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente
obligatorii, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al
funcţionarilor publici.
În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor, acordarea
salariului de merit, indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în
ordinea cronologică a emiterii acestora.
În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a
dosarelor de personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 6 , echipa de
auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate
actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici.
În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari
autorizaţi acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor
publici, deşi în unele cazuri aceste informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă
(stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.).
Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă
reverificarea tuturor dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi
documentele care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici.

Obiectivul 3: sistemul informatic este adecvat?

3.1. Sistemul informatic

In urmaverificarilor efectuate asa cum reiese din testul numarul 7, sistemul

informatic este adecvat.

68
III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea
privind Stabilirea salariilor din entitatea auditată conform grilei:

NR. APRECIERE
OBIECTIVUL DE
CRT. FUNCŢIONAL
ÎMBUNĂTĂŢIT
CRITIC

1. Elementele de natura X
salariala sunt corect stabilite

Dosarele de personal sunt X

2. complete si bine gestionate

3. Sistemul informatic este X

adecvat

Prezentul proiect de Raport de audit a fost intocmit in baza listei centralizatoare a

obiectelor auditabile, a programului de audit si a celor de interventie la fata locului, a
constatarilor efectuate in timpul muncii pe teren. Toate constatarile efectuate au la baza
documente de lucru intocmite pe care se bazeaza sustinerile. Toate documentele originale
care au stat la baza analizei obiectivelor misiunii de audit au fost inapoiate persoanelor
responsabile de pastrarea si arhivarea acestora.
Pentru implementarea recomandarilor structura auditata va intocmi un plan de actiune
insotit de un calendar privind implementarea acestuia. In planul de actiune se vor stabili
responsabilitatile pentru fiecare recomandare, modul de punere in practica a
recomandarilor, comunicarea periodica a stadiului progresului actiunilor.

Auditori, Supervizat, Structura auditata,

Pentru conformitate,

69
 P R O C E D U R A P 1 4 : REUNIUNEA DE CONCILIERE
MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR
Serviciul de Audit Intern

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Stabilirea salariilor

Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006
Intocmit: Dumitru Mihaela / Popescu Ion Data:
Avizat: Ionescu Ion Data:

Lista participantilor:
Numele Functia Serviciul/ Nr. telefon E-mail Semnatura
Directia
0 1 2 3 4 5
Ionescu Ion Auditor SAI
Dumitru Mihaela Auditor SAI
Popescu Ion Auditor SAI
Nita Viorel Sef serviciu Serviciul Resurse
Umane
Vasile Camelia Consilier Serviciul Resurse
Umane
Anton Ana consilier Serviciul Resurse
Umane

Rezultatele concilierii: pentru constatarile mentionate in proiectul Raportului de audit structura

auditata nu a formulat nici un fel de obiectiuni, fiind in totalitate de acord cu acestea,
recunoscand deficientele in activitate. Pentru implementarea recomandarilor si remedierea
problemelor constatate structura auditata a intocmit deja PLANUL DE ACTIUNE, prin care se
stabilesc persoanele raspunzatoare pentru implementare si termenele / etapele de realizare.

Nota: in aceste conditii Proiectul de Raport de audit devine Raport de audit final

70
 PLANUL DE ACTIUNE Anexa
SI
CALENDARUL IMPLEMENTARII RECOMANDARILOR

Recomandarea Planul de actiune Calendarul Responsabil cu

implementarii implementarea
- Revenirea asupra
Ordinelor de
incadrare in cauza si
Pentru cadrele recalcularea
militare incadrate in corespunzatoare a
perioada gradatiilor cadrelor
15.09.2005 – militare in cauza, 15.05.2006- Sef
15.10.2005 se se - Transmiterea noilor 15.06.2006 compartiment
recalculeze gradatii
gradatiile. compartimentelor
financiaare in vederea
coalcularii
diferentelor de platit /
de recuperat.
- Revenirea asupra
Ordinelor de
Pentru cadrele incadrare in cauza si
militare - barbati recalcularea
trecuti in perioada corespunzatoare a
01.06.2005 – procentului sporului
01.07.2005 de la de fidelitate pentru
personal contractual cadrelor militare in 15.05.2006- Sef
in randul cadrelor cauza. 15.06.2006 compartiment
active sa se - Transmiterea noilor
recalculeze sporul gradatii
de fidelitate compartimentelor
financiaare in vederea
coalcularii
diferentelor de platit /
de recuperat.

71
 Recomandarea Planul de actiune Calendarul Responsabil cu
implementarii implementarea
Verificarea
dosarelor
profesionale de la
ultima misiune de - Constituirea unei
audit intern până la comisii pentru
zi, pentru verificarea dosarelor 15.05.2006 – Sef
completarea actelor profesionale 15.08.2006 compartiment
administrative şi necuprinse în analiza
documentelor care echipei de auditori
evidenţiază cariera
profesională a
funcţionarilor
publici
-
Implementarea unui - Desemnarea prin
nivel de control decizie a managerului
suplimentar pe a unei persoane care 15.05.2006- Sef
lanţul procedural să supervizeze 15.06.2006 compartiment
respectarea
prevederilor
legislative şi
normative privind
gestionarea dosarelor
profesionale

Elaborarea - Desemnarea unei

procedurilor scrise comisii privind
şi formalizate elaborarea 15.05.2006- Sef
pentru gestionarea procedurilor pentru 15.06.2006 compartiment
dosarelor gestionarea dosarelor
profesionale profesionale

72