Sunteți pe pagina 1din 76

Page 1

Manual de proceduri
privind gestionarea şi administrarea
patrimoniului la Universitatea de Vest
Timişoara
Procedura operaŃională:
P01: Gestionarea şi administrarea
patrimoniului public
ELABORAT
VERIFICAT
AVIZAT
APROBAT
EDIŢIA REVIZIA
DirecŃia
Financiar
Contabilă
DirecŃia audit
Biroul Senatul
UVT
Rector
ec.
Chilarescu Doina
Ec
Stulianec Adrian.
Prof.univ.dr
Talpoş Ioan
Ianuarie 2008
Iulie 2008
15.07.2008
1
0
Page 2
2

Cuprins:
Partea I:
CE TREBUIE SĂ ŞTIM?
- cu privire la normele legale care reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul
informaŃional; circuitul documentelor şi cadrul comun privind operaŃiunile de gestionare şi
administrare a patrimoniului public.
ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC
A. GESTIUNI, GESTIONARI, RĂSPUNDERI
1.1.NoŃiunea de gestionar
1.1.1.SituaŃii speciale privind atribuirea calităŃii de gestionar
1.1.2.FuncŃii cu atribuŃii duble
1.1.3.Conceptul de gestiune
1.2.1. Clasificarea gestiunilor
1.2.2. ÎnfiinŃarea gestiunilor şi obiectul acestora
CondiŃii privind angajarea gestionarilor
1.3.1. IncompatibilităŃi pentru încredinŃarea funcŃiei de gestionar
1.3.2. Prezentarea cazierului judiciar şi al recomandării de la ultimul loc de muncă
1.3.3. Alte precizări privind încredinŃarea gestiunilor mai multor persoane
Constituirea garanŃiei pe bază de numerar
1.4.1. Restituirea garanŃiei în numerar
1.4.2. Recuperarea pagubei din garanŃie
1.4.3. Reîntregirea şi recuperarea garanŃiei
1.4.4. ConsecinŃe pentru gestionar, în cazul nedepunerii garanŃiei
1.4.5. CondiŃiile care trebuie să le îndeplinească în calitatea de gestionari
1.5. Asigurarea condiŃiilor de gestionare
1.6. Drepturile şi obligaŃiile gestionarilor
1.7. Schimbarea din funcŃia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni
B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITĂłI PUBLICE
1.1. DefiniŃia şi obiectul inventarierii
1.2. Organizarea efectuării inventarierii
1.3. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere
1.4. Stabilirea rezultatelor inventarierii
1.5. Valorificarea rezultatelor inventarierii
Page 3
3
Partea a II-a
CE TREBUIE SĂ FACEM?
- cu privire la reguli de întocmire şi completare a documentelor justificative ce privesc
operaŃiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public.
A. GESTIUNI, GESTIONARI, RĂSPUNDERI
Exemplificare pe organizarea unui dosar personal al unui angajat care are calitatea de
gestionar
1. Adresa pentru obŃinerea cazierului judiciar
2. Act de garanŃie pe bază de numerar
3. Act adiŃional la contractul de garanŃie
4. Proces-verbal privind recalcularea garanŃiilor în numerar
5. Aviz pentru încredinŃarea unei gestiuni mai multor persoane
6. Aviz pentru angajaŃii din subordinea gestionarului
B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITĂłI PUBLICE
Exemplificare pentru activitatea de inventariere anuală conform L 82/1991 actualizată
şi
OMFP 1753/2004
1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului
2. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere
3. Proces-verbal de instruire
4. DeclaraŃia de inventar
5. Listă de inventariere
6. Lista cu propunerile pentru casare
7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a materialelor
şi a
mijloacelor fixe cu durată normată exprirată
9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale
10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Partea a III-a
CUM TREBUIE SĂ FACEM
- procedura operaŃională realizată de către managementul entităŃii
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediŃiei
2.SituaŃia ediŃiilor şi a reviziilor în cadrul ediŃiilor procedurii operaŃionale
3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediŃia I (sau, după caz, revizia din cadrul
ediŃiei procedurii operaŃionale)
4.Scopul procedurii operaŃionale
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaŃionale
5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati
desfasurate
de entitatea publica
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
Page 4
4
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii
6.Documente de referinŃă(reglementări) aplicabile activităŃii procedurale
6.1. Reglementari internationale
6.2. Legislatie primara
6.3. Legislatie secundara
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice
7. DefiniŃii şi abrevieri ale termenilor utilizaŃi în procedura operaŃională
7.1.DefiniŃii ale termenilor
7.2.Abrevieri ale termenilor
8.Descrierea procedurii operaŃionale
8.1.Generalitati
8. 2.Documente utilizate
8.2.1.Lista si provenienta documentelor
8.2.2.Continutul si rolul documentelor
8.2.3.Circuitul documentelor
8.3.Resurse necesare
8.3.1.Resurse materiale
8.3.2.Resurse umane
8.3.3.Resurse financiare
8.4.Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
9.1. ResponsabilităŃi
10.Anexe, inregistrari arhivari
10.1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului
10.2. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere
10.3. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere
10.4. DeclaraŃia de inventar
10.5. Listă de inventariere
10.6. Lista cu propunerile pentru casare
10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a
materialelor
şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată
10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale
10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Partea a IV-a
Procedura de achiziŃii publice
1. Elaborarea planului de achiziŃii publice
2. Modalitate de achiziŃii produse / servicii
Page 5
5
Partea I:
CE TREBUIE SĂ ŞTIM?
- cu privire la normele legale care reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul
informaŃional; circuitul documentelor şi cadrul comun privind operaŃiunile de gestionare şi
administrare a patrimoniului public.
ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC
A. Gestiuni, gestionari, răspunderi
1. NoŃiunea de gestionar
În conformitate cu art. 1 din Legea 22/1969 modificată şi completată prin Legea
54/1994, este considerată gestionar, persoana încadrată la o instituŃie publică, care are ca
atribuŃii principale de serviciu primirea, păstrarea şi eliberarea de bunuri aflate în
administrarea,
folosinŃa sau deŃinerea, chiar temporară, a unei instituŃii publice, indiferent de modul de
dobândire şi de locul unde se află bunurile.
Pentru instituŃiile publice, funcŃiile prin a căror ocupare angajatul dobândeşte calitatea de
gestionar sunt stabilite de ministere; celelalte organe centrale ordonatoare.
Ca atare, pentru ca o persoană să fie considerată gestionar, trebuie să aibă calitatea de
angajat şi să exercite cumulativ trei categorii de atribuŃii (primirea, păstrarea şi eliberarea de
bunuri).
Calitatea de angajat o are persoana care a încheiat în scris cu instituŃia publică, un
contract individual de muncă.
În instrucŃiunile de aplicare ale art.9 din Legea 22/1969 se prevede că în unităŃiile mici
care nu au în statul de funcŃii postul de gestionar sau alŃi salariaŃi cărora să li se poată
încredinŃa
efectuarea acestor operaŃii pot face operaŃiuni de primire, păstrare şi eliberare de bunuri.
Este necesar totuşi, a delimita noŃiunea “gestionarului de drept”, care este dată în
interesul legii şi noŃiunea “gestionarul de fapt” (contabilul, ) –care face în mod întâmplător
acte
de gestiune, dar care nu fac parte din atribuŃiile sale principale de serviciu.
Gestionarul de fapt nu dobândeşte însă, prin efectul asimilării sale sub aspectul
răspunderii integrale, calitatea de gestionar în înŃelesul legii (gestionar de drept); singurul
element comun este acela al răspunderii integrale. Sub toate celelalte aspecte, cele două
categorii se deosebesc, gestionarul de fapt nefiind obligat să constituie garanŃie. Este indicat
însă, ca în aceste cazuri speciale, gestionarul de fapt să încheie cu instituŃia publică un
angajament scris privind răspunderea materială.
SituaŃii speciale privind atribuirea calităŃii de gestionar
Pot să mai aibă calitate de gestionar, personalul sezonier sau temporar, încadrat pe
perioadă determinată care au obligativitatea depunerii garanŃiei integrale în numerar.
1.2. FuncŃii cu atribuŃii duble
Exemplificăm în acest sens:
- funcŃia de şofer gestionar, care în practică este aplicată în mod frecvent în instituŃiile
publice de
învăŃământ, la aprovizionarea cu alimente a cantinelor studenŃeşti unde şoferul nu este
însoŃit de
o altă persoană care să efectueze aprovizionarea. În această situaŃie şoferul îndeplineşte o
dublă
calitate, de conducător al autovehicului şi de persoană însărcinată cu primirea, păstrarea şi
eliberarea mărfurilor. Această ultimă sarcină îi conferă calitatea de gestionar, funcŃia fiind
aceea
de şofer gestionar.
- maistru (şef secŃie)-gestionar, în situaŃia în care nu există posibilitatea, potrivit statului de
funcŃiuni şi volumul mic de operaŃiuni, să se încadreze o persoană căreia să i se
încredinŃeze ca
Page 6
6
sarcină principală de serviciu primirea, păstrarea şi eliberarea bunurilor secŃiilor ( atelierelor
de
producŃie).
- merceologul – gestionar care achiziŃionează materiale de la furnizor şi le transportă sau
însoŃeşte transportul lor, la sediul instituŃiei publice proprii.
Exemplele prin care un salariat poate dobândi calitatea de gestionar de fapt sunt numeroase,
însă fiecare caz în parte se impune a fi examinat cu toată atenŃia, pentru a se putea stabili în
ce
măsură pot fi aplicate dispoziŃiile Legii 22/1969.
Bunurile care fac obiectul unei operaŃiuni: în sensul Legii 22/1969, sunt:
- bunuri materiale = materie primă, materiale semifabricate cumpărate, prefabricate şi detalii
de montat, combustibil, piese de schimb, obiecte de mică valoare sau scurtă durată, sculele,
dispozitivele şi verificatoarele, deşeurile, anvelopele, echipamentul de lucru, uniformele,
echipamentul şi materialele de protecŃie, cazarmamentul, baracamentele şi amenajările
provizorii de pe şantiere, ambalajele, semifabricatele din producŃie proprie, produsele finite,
mărfurile, utilajele şi materialele pentru investiŃii şi alte valori de natura acestora.
- mijloace băneşti = numerarul intrat în caseria instituŃiei
- alte valori = timbre, B.C.F., tichete de transport, CEC, şi formulare cu regim special etc.
2. Conceptul de gestiune
În dicŃionarul enciclopedic român sunt prezentate două definiŃii ale noŃiunii de gestiune:
- totalitatea operaŃiunilor de primire, păstrare şi eliberare a bunurilor materiale sau a
valorilor
băneşti, îndeplinite de o persoană încadrată în muncă în cadrul atribuŃiilor sale principale de
serviciu;
- totalitatea bunurilor încredinŃate uneia sau mai multor persoane în vederea păstrării şi
mânuirii
lor.
Se poate spune, deci, că gestiunea constituie totalitatea bunurilor încredinŃate uneia sau
mai multor persoane, în vederea primirii, păstrării şi eliberării acestora prin operaŃii legale
care
să asigure integritatea lor.
2.1. Clasificarea gestiunilor
Dupa natura bunurilor gestionate acestea se clasifică în:
- gestiuni de bunuri (valori materiale)
- gestiuni băneşti
- alte valori
Gestiuni de valori materiale (bunuri) sunt gestiuni cu evidenŃă cantitativă; ele se
caracterizează prin aceea că evidenŃa tehnico – operativă se Ńine pe fiecare produs în parte
numai
cantitativ şi cu indicarea tuturor specificaŃiilor.
Gestiuni băneşti reprezintă totalitatea valorilor băneşti; ele se organizează în funcŃie de
specificul şi complexitatea activităŃii sub formă de casierii, ghişee sau puncte de încasări şi
plăŃi,
în baza reglementărilor legale.
2.2. ÎnfiinŃarea gestiunilor şi obiectul acestora
Deşi prin lege nu se stabileşte în mod expres care sunt condiŃiile ce trebuie să fie
îndeplinite pentru înfiinŃarea unei gestiuni este necesar să se Ńină cont de unele criterii
orientative
care s-au desprins din activitatea practică, astfel:
- volumul operaŃiunilor de intrări şi ieşiri a bunurilor
- locul ales pentru depozitare
- destinaŃia bunurilor
- volumul, complexitatea şi specificul operaŃiilor de încasări şi plăŃi
Este indicat ca gestiunile să se constituie prin decizii ale managerului entităŃii publice.
Page 7
7
Prin decizia sau ordinul de constituire (organizare) a unei gestiuni trebuie să se prevadă
obligatoriu:
- denumirea gestiunii;
- data înfiinŃării gestiunii;
- obiectul gestiunii, respectiv natura bunurilor;
- nominalizarea gestiunii, prin atribuire de numere de ordine sau de numere după tipul de
bunuri
(atunci când sunt constituite mai multe gestiuni în cadrul aceleiaşi entităŃi publice).
Obiectul gestiunii îl constituie totalitatea bunurilor materiale, mijloacelor băneşti sau a
altor valori pe care un gestionar, le primeşte, le păstrează şi le eliberează în condiŃiile legii.
3. CondiŃii privind angajarea gestionarilor
În conformitate cu art. 3 din Legea 22 / 1969, persoanele care urmează să se încadreze în
funcŃii cu gestiune trebuie să îndeplinească condiŃii legate de vârstă, studii, stagiu şi
moralitate.
Pentru candidaŃii în vârstă legiuitorul a considerat că încredinŃarea primirii, păstrării şi
eliberării de bunuri, ca atribuŃii principale de serviciu, poate fi acordată numai unei persoane
presupusă a avea o suficientă maturitate care să-i ofere posibilitatea să sesizeze importanŃa
funcŃiei şi răspunderea ce-i revine ca gestionar de bunuri şi valori băneşti.
CondiŃia de vârstă este de 21 de ani. Legiuitorul a precizat însă că pot fi angajate şi
persoane în vârstă de 18 ani, doar în cazul în care şi celelalte organe centrale ale
administraŃiei
publice, prin instrucŃiuni proprii stabilesc categoriile de gestiuni pentru care funcŃia de
gestionar
poate fi îndeplinită şi de persoanele care au împlinit vârsta de 18 ani.
Pentru condiŃia de studii, regula este ca persoana în cauză să fie absolvent de şcoala
generală; în conformitate cu Legea 84/95, o persoană dobândeşte calitatea de absolvent cu cel
puŃin opt clase.
În funcŃie de complexitatea gestiunii, natura şi valoarea bunurilor, legea dă dreptul
ministerelor, celorlalte organe centrale ale administraŃiei publice şi consiliilor locale să
stabilească, prin instrucŃiuni proprii, că este necesar să fi absolvit liceul sau o şcoală
profesională
în specialitatea corespunzătoare gestiunii sau o şcoală echivalentă.
DeŃinerea cunoştinŃelor necesare pentru a îndeplini funcŃia de gestionar constituie o
condiŃie precizată de lege în mod distinct; în acest sens se are în vedere verificarea
cunoştinŃelor
de scris, numărat, socotit, cântărit, măsurat, precum şi obligaŃiile, drepturile şi răspunderile
ce
revin gestionarilor.
Pentru condiŃia de stagiu este suficientă îndeplinirea condiŃiei de a avea cunoştinŃe
necesare ocupării funcŃiei însă, prin instrucŃiuni proprii, ministerele şi celelalte organe ale
administraŃiei publice de stat, pot solicita ca persoana în cauză să aibă un stagiu ( o
vechime) în
munca de gestiune.
3.1. IncompatibilităŃi pentru încredinŃarea funcŃiei de gestionar
În situaŃii de condamnare, legea prevede interdicŃia încadrării sau trecerii în funcŃia de
gestionar a persoanelor condamnate pentru vreuna din infracŃiunile precizate în anexa la
Legea
22 / 1969, chiar dacă au fost graŃiate.
InterdicŃia precizată de lege, operează atât pentru condamnările la închisoare,
inclusiv la situaŃiile când s-a dispus executarea prin munca corecŃională, cât şi pentru cele
cu
amendă penală.
În situaŃii de urmărire penală sau de judecată se presupune punerea sub învinuire
conform prevederilor Codului de Procedură Penală.
Dacă în cursul urmăririi penale, a judecăŃii sau după condamnare intervine, interdicŃia
ocupării funcŃiei de gestionar aceasta se menŃine timp de 2 ani de la data intervenirii.
Page 8
8
În cazul suspendării condiŃionate a executării pedepsei , interdicŃia ocupării funcŃiei de
gestionar, operează pe durata timpului de încercare, stabilită de instanŃa de judecată, la care
se
adaugă 2 ani de la data expirării acesteia.
În cazul reabilitării se urmăreşte aplicarea prevederilor dreptului comun, întrucât legea
nu prevede în mod expres acest lucru.
3.2. Prezentarea cazierului judiciar şi al recomandării de la ultimul loc de muncă
Înainte de încadrare sau trecerea pe funcŃia de gestionar trebuie efectuată operaŃia de
verificare a antecedentelor penale şi a activităŃii anterioare a celui ce urmează a fi angajat,
formularea cererii de verificare de către organele de poliŃie concomitent cu încadrarea sau
trecerea pe funcŃia de gestionar nu este suficientă deoarece poate avea urmări ulterioare.
Verificarea activităŃii anterioare se realizează prin recomandarea dată prin dovada scrisă
de către unitatea la care persoana în cauză a fost încadrată anterior. Este obligatoriu ca
această
recomandare să existe la data încadrării în funcŃie; din aceasta trebuie să rezulte modul de
comportare al persoanei sub aspectul prevederii de pagube, natura acestora şi dacă ele au fost
acoperite sau sunt în curs de acoperire.
Precizăm că dovada este însoŃită de fişa de lichidare şi trebuie semnată de manager şi
conducătorul compartimentului financiar contabil.
3.3. Alte precizări privind încredinŃarea gestiunilor mai multor persoane
ÎncredinŃarea gestiuni mai multor persoane se face atunci când gestiunea este foarte
complexă sau atunci când este organizată în două schimburi, fară predarea gestiunii între
schimburi; în acest caz toŃi gestionari trebuie să consimtă în scris gestionarea bunurilor
împreună.
Acordul trebuie dat de toŃi gestionarii şi trebuie luat prealabil încadrării sau trecerii pe
funcŃii.
Avizul scris al gestionarului pentru subordonaŃii săi
Este posibil ca în cadrul unei gestiuni să mai lucreze şi alte persoane încadrate în
subordinea gestionarului. De regulă aceste persoane nu îndeplinesc calitatea de gestionar dar
au
acces la bunurile din gestiune, (exemplu: încărcători – descărcători, manipulanŃi, laboranŃi).
4. Constituirea garanŃiei pe bază de numerar
Potrivit art. 10 din Legea nr. 22 / 18.11.1969 gestionarii au obligaŃia de a constitui o
garanŃie în numerar.
Constituirea garanŃiei în numerar se face prin contract încheiat în scris, semnat de
gestionar şi de conducerea unităŃii.
Nu este obligat să constituie garanŃie cel care înlocuieşte temporar un gestionar sau cel
căruia i se încredinŃează o gestiune pe o perioadă de cel mult 60 de zile până la numirea unui
gestionar.
În afară de gestionarii stabiliŃi prin lege (casieri, magazineri, administratori, etc.), mai
există anumite categori de salariaŃi din unităŃile bugetare stabilite de ministere, asupra
cărora s-a
extins obligaŃia constituirii garanŃiei în numerar a căror activitate pe linie gestionară
prezintă
importanŃă, printre care enumerăm:
- şef depozit materiale gestiune;
- bibliotecar;
- laborant;
- şef atelier producŃie;
GaranŃiile reciproce între gestionari nu sunt admise. Aceeaşi persoană nu poate constitui
garanŃii pentru mai mulŃi gestionari.
Page 9
9
Cel care constituie garanŃie va declara în scris, dacă a mai constituit alte garanŃii.
GaranŃia în numerar se constituie odată cu încredinŃarea valorilor spre gestionare şi va fi
la nivelul limitelor fixate prin instrucŃiunile elaborate de ministerele de resort – de minimum
un
salariu (art. 12 din Lege 22/1969 coraborat cu OMEN 5133 din 17 octombrie 1997).
Ea nu va putea depăşi valoarea bunurilor încredinŃate.
În conformitate cu art. 13 din Lege, garanŃia în numerar se reŃine în rate lunare de 1 / 10
din salariul de bază lunar sau din câştigul mediu pe o lună după caz.
Dacă din cauza altor reŃineri, ratele în contul garanŃiei în numerar nu pot fi reŃinute,
gestionarul este obligat să le depună.
Pentru angajaŃii temporari, angajaŃi pe o perioadă mai mare de 60 de zile, precum şi
pentru angajaŃi sezonieri, se vor putea stabili, rate mai mari sau chiar obligativitatea
depunerii, la
încredinŃarea gestiunii a garanŃiei integrale în numerar.
Ministerele şi celelalte organe centrale pot stabili în cazuri justificate, garanŃii în numerar
– sub minimul prevăzut de art. 12 sau scutirea de garanŃie (art. 14 din Lege); în acest sens
pentru
MEC este valabil OMEN nr. 5133 din 17 octombrie 1997.
Prin Legea nr. 54/ 08.07.1994 au fost aduse modificări substanŃiale art. 15 din Legea nr.
22 / 1969 în avantajul depunătorilor, precum urmează:
- garanŃia în numerar va fi depusă de către agenŃii economici, autorităŃile şi instituŃiile
publice, la CEC, sau la bănci, într-un cont special al agentului economic, al autorităŃii, ori a
instituŃiei publice respective;
- garanŃiile în numerar depuse la CEC sau la bănci, se înscriu într-un carnet de
consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi păstrat în caseria
agentului
economic, autorităŃii sau instituŃiei publice, în favoarea căreia s-a constituit garanŃia;
- pentru garanŃia depusă în calitate de gestionar, se acordă o dobândă anuală stabilită de
depozitarul garanŃiei, care nu poate fi mai mică decât dobânda acordată pentru depozitele la
termen pe un an.
În practică, unele unităŃi bancare în locul CEC-ului emit “Extrase de cont“ pentru fiecare
gestionar depunător de garanŃie (cu indicarea numărului contului personal) care cuprind
suma
depusă cu rulajul la zi şi toate elementele necesare privind depunerile.
4.1. Restituirea garanŃiei în numerar
În conformitate cu prevederile art. 16 din Legea nr. 22 / 1969, garanŃia în numerar şi
dobânda aferentă pot fi ridicate de către gestionarul titular al carnetului de consemnare, la:
- încetarea contractului său de muncă, sau la trecerea într-o funcŃie pentru care nu se cere
garanŃie, în situaŃia în care nu a cauzat paguba sau când paguba a fost acoperită în
întregime.
Pentru a i se restitui gestionarului sumele depuse drept garanŃie, unitatea este obligată, în
cazurile menŃionate, să elibereze acestuia în termen de cel mult 10 zile, carnetul de
consemnare
împreună cu o comunicare (adresa) către CEC sau bancă, în care să se consemneze că
titularul
are dreptul să ridice garanŃia. Dacă gestionarul se transferă într-o altă unitate pe o funcŃie
pentru
care se cere depunerea garanŃiei, carnetul CEC în care se află consemnată garanŃia, va fi
trecut la
noul loc de muncă.
4.2. Recuperarea pagubei din garanŃie
Potrivit alin. 3 al art. 16 din Legea nr. 22/1969, când gestionarul a cauzat o pagubă în
gestiune la locul său de muncă şi această nu se acoperă integral în termen de o lună de la
obŃinerea titlului executoriu definitiv, unitatea se va despăgubi din garanŃia în numerar
constituită în favoarea sa.
Page 10
10
Casa de Economii şi ConsemnaŃiuni, Banca, vor elibera unităŃii care a suportat paguba,
garanŃia consemnată în cont, pe baza cererii acesteia şi a copiei de pe titlul executorului
„definitiv” obŃinut împotriva gestionarului.
Titlurile executorii care se iau în seamă la eliberarea garanŃiei pentru acoperirea
prejudiciului cauzat de gestionar, pot fi:
- dispoziŃiile de reŃinere rămase definitiv;
- hotărârile judecătoreşti;
- titlurile notariale;
- angajamentele de plată luate de la gestionarii sau mânuitorii de valori, cu lipsuri în gestiune.
4.3. Reîntregirea şi recuperarea garanŃiei
Este important de precizat că, în situaŃia în care sumele depuse drept garanŃie au fost
ridicate în întregime sau în parte de unitate, pentru a se despăgubi, gestionarul este obligat să
reîntregească garanŃia în numerar, în rate lunare de 1/3 din salariul de bază, sau din câştigul
mediu lunar.
Art. 20 din lege, atenŃionează cu precizarea expresă că: garanŃiile vor fi recalculate
periodic, în funcŃie de schimbările intervenite în salariul de bază al gestionarului (indexări
de
salarii, majorări), precum şi în specificul şi valoarea bunurilor gestionate, procedându-se la
modificarea corespunzătoare a contractului de garanŃie.
În cazul în care în urma recalculării este necesară constituirea sau complementarea
garanŃiilor suplimentare, aceasta se face în termen de 60 de zile de la data recalculării.
4.4. ConsecinŃe pentru gestionar, în cazul nedepunerii garanŃiei
Termenul legal îl constituie prevederile art. 21 din lege care face referiri categorice
împotriva celor care se împotrivesc la depunerea garanŃiei: dacă gestionarul nu constituie,
nu
completează sau nu aduce, după caz, garanŃiile corespunzătoare potrivit legii, sau dacă din
cauza
altor reŃineri, ratele în contul garanŃiei în numerar nu pot fi reŃinute şi nici nu sunt depuse
în
condiŃiile art. 13 se procedează la: trecerea gestionarului în altă funcŃie, sau la desfacerea
contractului de muncă, din motive neimputabile, dacă nu este posibilă trecerea acestuia în
altă
funcŃie.
Se va preciza în carnetul de muncă, că desfacerea contractului de muncă s-a facut în baza
art. 21 din Legea nr. 22 / 1969, pentru neconstituirea, necompletarea, sau nedepunerea în
volumul şi în timpul stabilit a garanŃiei.
4.5. CondiŃiile care trebuie să le îndeplinească în calitatea de gestionari
Regula generală privind obligativitatea gestionării prin casierie a numerarului, a
efectuării încasărilor şi plăŃilor la nivelul fiecărei instituŃii publice este prevazută în art, 1 al
Regulamentului operaŃiunilor de casă aprobat prin Decretul nr. 209/1976.
Casieriile trebuie să funcŃioneze, astfel încât să se asigure condiŃiile corespunzătoare
pentru gestionarea numerarului şi valorilor băneşti.
În unităŃile care au un volum mare de operaŃii de încasări şi plăŃi, în funcŃie de specificul
şi complexitatea activităŃii, se pot organiza mai multe casierii, ghişee sau puncte de încasări
şi
plăŃi, a căror activitate este coordonată de către un casier central.
În conformitate cu prevederile art. 2 din Regulament, operaŃiile de încasări şi plăŃi în
numerar se efectuează de casieri.
De la regula generală menŃionată sunt şi excepŃii în sensul că potrivit art. 25 din
Regulamentul operaŃiunilor de casă, plăŃile care se fac la perioada strict limitată şi la
subunităŃile
răspândite pe distanŃe mari în teritoriu, este permis ca plăŃile să se facă de către anumiŃi
salariaŃi
stabiliŃi prin decizie de conducătorul unităŃii. Acestora li se spune „mandatari” fiindcă
poartă
Page 11
11
sarcina, mandatul, de a efectua pe lângă sarcinile de bază la locul de muncă, pe aceea de
„casier”
cu toate responsabilităŃile ce decurg din lege.
LegislaŃia în materie (art. 2 alin. 3 din Regulament) atrage atenŃia asupra exigenŃei cu
care trebuie selecŃionate persoanele care au sarcina de casier, precizând :
„împuternicirea de casier (care se referă şi la persoanele responsabile pentru operaŃii de
plăŃi de
salarii ) poate fi dată oricărei persoane încadrate în unitate sau în subunităŃile acesteia, care
îndeplineşte condiŃiile de lege pentru a fi gestionar.”
Prin urmare pentru încredinŃarea sarcinii de „casier plătitor” a drepturilor de salarii unei
persoane investite cu această responsabilitate, aceasta trebuie să îndeplinească următoarele
condiŃii :
- să nu participe la întocmirea documentelor de plată şi la verificarea lor;
- să depună garanŃie materială potrivit Legii nr. 22/1969;
- să nu aibă antecedente penale;
- să îndeplinească limita minimă de vârstă pentru funcŃia de gestionar;
- să nu fi produs pagube în avutul public (sau privat);
- să restituie în termen la casieria centrală;
- documentele justificative care stau la baza operaŃiunilor de încasări şi plăŃi în numerar,
pentru
a fi verificate şi înregistrate în contabilitate.
5. Asigurarea condiŃiilor de gestionare
Conducătorii unităŃiilor au obligatia de a asigura gestionarilor condiŃiile necesare pentru
executarea de către aceştia a atribuŃiilor ce le revin în domeniul gestionării bunurilor şi
numerarului.
În cazul gestiunilor băneşti, mijloacele materiale se referă în aceste condiŃii în principal
la:
- repartizarea unei încăperi separate pentru casier şi pentru personalul ajutor în condiŃiile
unei
securităŃi.
- dotarea încăperii cu case de fier sau dulapuri metalice, care să asigure securitatea
numerarului
şi a altor valori.
- înzestrarea caseriei cu mijloace tehnice de pază şi de alarmă.
- asigurarea pazei pe timpul transportului de numerar la şi de la bănci sau alte instituŃii de
credit.
În situaŃia gestiunilor de bunuri pentru buna funcŃionare a unor asemenea gestiuni
conducătorii unităŃilor au obligaŃia să asigure:
- aparatura necesară pentru măsurarea, cântărirea şi controlul calităŃii bunurilor.
- depozite corespunzătoare pentru păstrarea în bune condiŃii a bunurilor şi asigurarea
integrităŃii
lor împotriva eventualelor degradări, sustrageri etc.
- înzestrarea depozitelor cu rafturi pentru o raŃională folosire a spaŃiilor.
- pe măsura posibilităŃilor, este indicată folosirea paletizării şi mecanizarea operaŃiilor de
manipulare a bunurilor.
- luarea tuturor măsurilor de prevenire şi stingere a eventualelor incendii.
În ceea ce priveşte prevenirea şi stingerea incendiilor, organele de conducere ale unităŃilor
au obligaŃia să respecte măsurile privind prevenirea şi stingerea incendiilor dispuse prin
H.G,
precum şi măsurile dispuse prin Ordin al Ministerului de Interne pentru aprobarea procedurii
de
eliberare a avizului şi autorizaŃiei de prevenire şi stingerea incendiilor.
6. Drepturile şi obligaŃiile gestionarilor
Drepturi:
a) la predarea-primirea gestiunii:
Page 12
12
- să desemneze o persoană sau să consimtă să-i reprezinte la această operaŃie, în cazul în
care
gestionarul este împiedicat să efectueze personal predarea.
- să controleze dacă bunurile inventariate corespund datelor înscrise în documente şi să
identifice viciile aparente.
- să participe şi să contribuie la inventarierea totală a bunurilor din gestiune şi împreună cu
membrii comisiei să facă procesul-verbal de predare-primire a gestiunii.
b) la primirea bunurilor
- să controleze dacă bunurile primite corespund datelor înscrise în documentele însoŃitoare,
atât
cantitativ cât şi valoric, şi calitativ şi să semneze de primirea lor.
- să ceară în scris conducătorului unităŃii să-i asigure asistenŃa de specialitate atunci când
primeşte bunuri a căror valoare sau complexitate necesită această asistenŃă.
c) la eliberarea bunurilor
- să solicite să i se prezinte un act legal de eliberare a bunurilor şi sortimentelor solicitate.
d) în cursul perioadei de gestiune
- să delege o persoană care, cu acordul unităŃii, să procedeze la primirea, păstrarea şi
eliberarea
de bunuri, dacă gestionarul lipseşte din orice cauză.
e) la inventarierea gestiunii
- să ia cunoştinŃă, la momentul oportun, de dispoziŃia de inventariere luată de conducerea
unităŃii.
- să pretindă comisiei de inventariere să verifice bunurile inventariate.
- să solicite reinventarierea atunci când la unele articole se constată eventualele nepotriviri
între
bunurile scrise de gestionar în fişa de magazie şi listele de inventariere întocmite de revizori
contabili, auditori
- să ceară efectuarea compensării plusurilor cu minusurile şi acordarea scrisă a
perisabilităŃilor
legale.
ObligaŃii:
- să se prezinte în ziua şi la ora indicată la locul gestiunii în vederea participării la
operaŃiunea
de predare-primire a gestiunii.
- la primirea bunurilor să controleze dacă acestea corespund datelor înscrise în actele
însoŃitoare
şi să efectueze recepŃia cantitativă şi calitativă a bunurilor.
- să ceară în scris conducătorului unităŃii să-i asigure asistenŃa de specialitate atunci când
primesc bunuri.
- să elibereze bunuri din gestiunea sa în cantitatea, calitatea şi sortimentele specificate în acte,
fiind interzisă eliberarea de bunuri pe bază de dispoziŃie verbală.
- să completeze actele cu toate operaŃiunile efectuate în gestiunea sa şi să le înregistreze în
evidenŃă.
- să informeze conducerea unităŃii despre sustragerile, risipa, degradarea bunurilor
încredinŃate şi
să-şi le înregistreze în evidenŃă.
- să ceară în scris conducătorului unităŃii să ia măsuri de dotare, de pază şi orice măsuri
necesare
de păstrare, primire şi eliberare a bunurilor.
- să comunice în scris plusurile şi minusurile din gestiune de care are cunoştinŃă, precum şi
asupra bunurilor fără mişcare, cu mişcare lentă sau greu vandabile.
- să aducă la cunoştinŃă, în scris, conducătorului unităŃii cazurile de incorectitudine în
îndeplinirea sarcinilor de serviciu de către cei ce gestionează bunurile.
7. Schimbarea din funcŃia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni
Page 13
13
Prima operaŃiune de primire a bunurilor pe care o face orice gestionar numit în funcŃie,
este aceea de preluare a gestiuni de la predatori acesta din urmă putând fi fie vechi gestionari,
fie
alte persoane prevăzute de lege. Desigur, în unităŃiile nou înfiinŃate sau în cazul unor
depozite
care se extind, situaŃii în care se înfiinŃează noi gestiuni, acestea iau naştere în fapt odată cu
primele bunuri primite legal şi înregistrate în evidenŃă.
Indiferent de cauzele care determină schimbarea din funcŃie a unui gestionr predarea-
primirea gestiunii de bunuri materiale trebuie să se facă între gestionarul care predă şi cel
care
primeşte, pe baza dispoziŃiei scrise a conducătorului de unitate.
DispoziŃia de schimbare trebuie să cuprindă toate elementele necesare pentru ca
predarea–primirea să se efectueze cu respectarea normelor de drept. Aceste elemente sunt:
indicarea gestiunii care se predă (depozit, magazie sau casierie etc.); numele şi prenumele
gestionarului predator şi a celui primitor; locul, ziua şi ora începerii acestei operaŃii, precum
şi
termenul final când predare-primirea trebuie încheiată.
Dacă, în unele cazuri, gestionarul nu poate participa direct la predarea-primirea gestiunii,
acesta are dreptul de a numi ca înlocuitor un reprezentant legal în baza unei delegaŃii scrise
şi
potrivit căreia persoana numită acŃionează în numele gestionarului fiind un mandatar al
acestuia.
Evident, gestionarul care este împiedicat să fie prezent la predare-primire, este obligat să
facă cunoscut, în prealabil, în scris, conducerii unităŃii în cauză acest lucru, motivând
absenŃa şi,
totodată, indicând persoana care înŃelege să-l reprezinte. Unitatea este în drept să fie de
acord
sau nu cu persoana desemnată de gestionar.
Pentru a-şi putea exercita mandatul, reprezentantul gestionarului va trebui să fie
încunoştinŃat în scris despre locul şi timpul stabilit pentru predare. Numai îndeplind acest act
procedural, unitatea poate trece la predarea-primirea gestiunii în absenŃa gestionarului sau a
reprezentantului desemnat de el.
În cazul în care gestionarul sau reprezantul nu se prezintă la locul şi timpul stabilit,
predarea se face în numele gestionarului de către persoana desemnată în acest scop de
conducătorul unităŃii.
În principiu, gestionarul este descărcat atunci când predă gestiunea şi noul gestionar
semnează de primire în procesul verbal de inventariere încheiat. La rândul său, noul gestionar
se
încarcă cu bunurile din gestiunea respectivă. El nu poate fi făcut răspunzător decât numai
pentru
mărfurile efectiv preluate. Totuşi nu poate fi exclusă posibilitatea unor erori la controlul şi
inventarierea bunurilor. Într-un asemenea caz erorile se corectează pe cale legală de către
conducerea unităŃii sau de alte organe stabilite de lege, după caz.
B. Inventarierea patrimoniului unei entităŃi publice
1. DefiniŃia şi obiectul inventarierii
Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaŃiunilor prin care se constată
existenŃa tuturor elementelor respective, cantitativ – valoric, sau numai valoric, după caz, la
data la care aceasta se efectuează.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de
activ şi de pasiv ale fiecărei unităŃi, precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlu,
aparŃinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaŃiilor financiare
anuale
care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziŃiei financiare şi a performanŃei unităŃii pentru
respectivul exerciŃiu financiar.
Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv din cadrul
societăŃilor comerciale, societăŃilor/companiilor naŃionale, regiilor autonome, institutelor
Page 14
14
naŃionale de cercetare-dezvoltare, societăŃilor cooperatiste, instituŃiilor publice,
asociaŃiilor şi
celorlalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi ale persoanelor fizice care
desfăşoară activităŃi producătoare de venituri, denumite în continuare unităŃi, se efectuează
potrivit predevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, ale reglementărilor contabile aplicabile, precum şi ale OMF
1753/2004.
În temeiul prevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, unităŃile patrimoniale au obligaŃia să efectueze inventarierea
generală a
elementelor de activ şi de pasiv deŃinute la începutul activităŃii, cel puŃin o data pe an pe
parcursul funcŃionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităŃii, precum şi în următoarele
situaŃii:
- la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe
prevăzute
de lege;
- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert
decât prin inventariere;
- ori de câte ori intervine o predare – primire de gestiune;
- cu prilejul reorganizării gestiunilor;
- ca urmare a calamnităŃilor naturale sau a unor cazuri de forŃă majoră
- în alte cazuri prevazute de lege.
În cazul în care, în situaŃiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de
activ dintr-o gestiune, aceasta poate Ńine loc de inventariere anuală; cu aprobarea
administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaŃia gestionării
elementelor de activ şi de pasiv, cu respectarea prevederilor pct. 5 alin. 3 din OMFP
1753/2004.
În baza prevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, Ministerul FinanŃelor Publice poate aproba excepŃii de la regula
inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea
instituŃiilor
publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite.
În cazul în care, în situaŃiile de mai sus, sunt inventariate toate elementele patrimoniale
într-o gestiune, aceasta poate Ńine loc de inventariere anuală, cu aprobarea ordonatorului de
credite sau a persoanei care are obligaŃia gestionarii patrimoniului.
Inventarierea anuală a elementelor patrimoniale se face, de regulă, cu ocazia încheierii
exerciŃiului financiar, avându-se în vedere şi specificul unităŃii.
DisponibilităŃile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum şi alte valori aflate
în caseria unităŃilor patrimoniale se inventariază în conformitate cu Regulamentul
operaŃiunilor
de casă, emis de Banca NaŃională a României.
În situaŃia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul – inventar se va
cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere ( cod 14 –
3
– 12, 14 – 3 – 12 /a şi 14 – 3 – 12 / b ) actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri, din
perioada
cuprinsă între data inventarierii şi data de 31 decembrie.
2. Organizarea efectuării inventarierii
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit
prevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului,
ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaŃia gestionarii elementelor de activ
şi de pasiv şi care elaborează şi transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate
la specificul unităŃii.
Page 15
15
Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv se efectuează de către comisii de
inventariere; formată din cel puŃin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de
persoanele autorizate prevăzute la pct. 6 din OMF 1753/2004. În decizia de numire se
menŃionează, în mod obligatoriu, componenŃa comisiei, numele responsabilului comisiei,
modul
de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a
operaŃiunilor.
La unităŃile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană.
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie
centrală numită, de asemenea, prin decizie scrisă, emisă de conducerea unităŃii, care trebuie

organizeze, să instruiască, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a
operaŃiunilor de inventariere.
Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit
prevederilor legale.
Pentru desfăşurarea în bune condiŃii a operaŃiunilor de inventariere, în comisii vor fi
numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure
efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, inclusiv
evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.
Inventarierea şi evaluarea patrimoniului se poate efectua atât prin salariaŃii proprii,
cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane fizice sau juridice.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii gestiunilor supuse
inventarierii şi nici contabilii care Ńin evidenŃa gestiunii respective.
Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiŃi decât în cazuri bine justificate
şi numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.
3. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere
În vederea bunei desfăşurări a operaŃiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii
de credite sau alte persoane, care au obligaŃia gestionării patrimoniului trebuie să ia măsuri
pentru crearera condiŃiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitării valorilor materiale grupate pe sorto - tipo
dimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
- Ńinerea la zi a evidenŃei tehnico – operative la gestiunile de valori materiale şi a celei
contabile şi efectuarea lunară a confruntării datelor dintre evidenŃe;
- participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază,
respectiv pentru soartare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
- asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preŃ etc.) a unor
persoane competente din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei
de inventariere, care au obligaŃia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor
înscrise;
- dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare,
cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu
formularele şi rechizitele necesare;
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaŃiilor
inventariate;
- asigurarea protecŃiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de
protecŃie a muncii;
- dotarea gestiunilor (magazie, depozite etc.) cu două rânduri de încuietori diferite.
Page 16
16
După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere, ridică sub
semnătura directorului economic, a contabilului – şef sau a altei persoane numite să
îndeplinească această funcŃie, listele de inventariere, vizate şi parafate de către aceasta, după
care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariată în vederea
inventarierii
fizice (faptice)
Comisia de inventariere trebuie să verifice dacă gestionarul: gestionează valori
materiale şi în alte locuri de depozitare, în afara valorilor materiale ale unităŃii patrimoniale
respective, are în gestiune şi altele aparŃinând terŃilor, primite cu sau fară documente, are
plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinŃă, are valori
materiale nerecepŃionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit
documente aferente, a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale, deŃine
numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa, are
documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidenŃa gestiunii sau care nu au
fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va menŃiona în declaraŃia scrisă felul, numărul şi data
ultimului document de intrare şi de ieşire a bunurilor în/din gestiune:
- să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi
inventariate;
- să asigure închiderea şi sigilarea, în prezenŃa gestionarului, ori de căte ori se întrerup
operaŃiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.
Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană,
sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii
comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de
acces, cu excepŃia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul
când
inventarierea nu se termină într-o singură zi.
La reluarea lucrărilor, se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar, acest fapt
se va consemna într-un proces – verbal de desigilare, care se semnează da către comisia de
inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.
Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii
inventariate, în fişete, casete, dulapuri etc., încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe
durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.
DeclaraŃia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea
valorilor materiale şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în
prezenŃa sa, să bareze şi să semneze, la ultima operaŃiune, fişele de magazie, menŃionând
data
la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau
ieşiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea
acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaŃia scriptică a
gestiunii să reflecte realitatea. La unităŃile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda
global – valorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii,
a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi de
ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numărul depus la caserie, întocmite până în
momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui raport la contabilitate; să
verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând
întocmirea monetarului ( la gestiunile cu vânzare cu amănuntul ) şi depunerea numerarului
la casieria unităŃii, să ridice benzile de control de la aparatele de casă şi ştampila
unităŃii (acolo unde este cazul) şi să le păstreze în siguranŃă; să controleze dacă toate
Page 17
17
instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună
stare de funcŃionare.
În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi
comunică aceasta conducerii unităŃii patrimoniale. Conducerea unităŃii are obligaŃia să
încunoştiinŃeze imediat în scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze,
indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor.
Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora
fixate, inventarierea se organizează de către comisia de inventariere în prezenŃa altei
persoane, numite prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.
Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventariereii este indicat, dacă este posibil, să
se sisteze operaŃiunile de predare – primire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din
timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de
primire a bunurilor.
Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc
vizibil.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare,
după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest
lucru
urmând a fi menŃionat şi în listele de inventariere respective.
Comisia de inventariere are obligaŃia să controleze toate locurile în care pot să existe
bunuri supuse inventarierii.
Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, variantă
simplificată (cod 14 – 3 – 12/b), care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe
gestiuni şi pe categorii de bunuri.
Bunurile aparŃinând altor unităŃi (închiriate, în custodie, spre prelucrare etc.) se
inventariază şi se înscriu în liste separate.
Listele de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie se trimit şi
persoanei fizice sau juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparŃin bunurile
respective,
în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor

comunice eventualele nepotriviri în termen de cinci zile de la primirea listelor de
inventariere.
Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităŃii datelor înscrise în listele
de
inventariere primite.
În caz de nepotriviri, unitatea deŃinătoare este obligată să clarifice situaŃia
diferenŃelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia
îi aparŃin bunurile respective, în termen de cinci zile de la primirea sesizării.
CreanŃele faŃă de terŃi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor, soldurilor
debitoare şi creditoare ale conturilor de clienŃi şi furnizori care deŃin ponderea în totalul
soldurilor acestor conturi, (cod 14 – 6 – 3) sau punctajelor reciproce în funcŃie de
necesităŃi.
DisponibilităŃile aflate în conturi la bănci se inventariază prin confruntarea soldurilor
din extrasele de cont emise de bănci cu cele din contabilitate.
În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 dec. puse la dispoziŃie de unităŃile
bancare clienŃilor vor purta în mod obligatoriu ştampila oficială a bănci .
DisponibilităŃile în lei şi în valută din caseria unităŃii se inventariază în ultima
zi lucrătoare a exerciŃiului financiar, după înregistrarea tuturor operaŃiunilor de încasări şi
plăŃi privind exerciŃiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu cele din
contabilitate.
Page 18
18
Pentru toate celelalte elemente patrimoniale de activ şi pasiv, cu ocazia
inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate
la terŃi se fac cereri de confirmare care se vor ataşa la listele respective, după primirea
confirmării.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare sau greu
vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanŃele şi obligaŃiile
incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate .
Inventarierea fondului de carte se face potrivit normelor elaborate de Ministerul
Culturii .
Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea
acestora şi a schiŃelor de amplasare .
Clădirile se inventariază prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a
dosarului acestora prin inspectarea şi compararea constatărilor cu datele prevăzute în
documentele respective.
InvestiŃiile puse în funcŃiune total sau parŃial, cărora nu li s-au întocmit formele
de înregistrare ca mijloace fixe, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea,
lucrările de investiŃii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste
de
inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau
abandonare şi măsurile ce se propun în legatură cu aceste lucrării.
Inventarierea lucrărilor de reparaŃii capitale neterminate ale clădirilor, instalaŃiilor,
maşinilor, utilajelor, mijloacelor de transport şi ale altor obiecte, în cazul în care are loc o
creştere a valorii acestora sau o mărire a duratei de funcŃionare, se face prin verificarea la
faŃa
locului a stadiului fizic al lucrărilor. Lucrările de reparaŃii capitale neterminate se
consemnează
într-o lista de inventariere separată în care se indică denumirea obiectului supus reparaŃiei,
gradului de executare a reparaŃiei, costul de deviz şi cel efectiv a lucrărilor executate.
Formularele cu regim special se înscriu în liste de inventariere în ordinea codurilor,
pentru a se putea stabili cu uşurinŃă integritatea acestora, în conformitate cu dispoziŃiile
legale.
Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menŃioneze dacă toate
valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de
inventariere în prezenŃa sa. De asemenea aceasta menŃionează dacă are obiecŃii cu privire
la efectuarea inventarierii.
În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze
obiecŃiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menŃiona la sfârşitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semnează, pe fiecare filă, de către membrii comisiei de
inventariere şi de către gestionar.
În cazul gestiunilor colective (cu mai mulŃi gestionari), listele de inventariere se
semnează de către toŃi gestionarii, în cazul predării-primirii gestiunii, aceasta se semnează
de
către gestionarul predator, cât şi de cel primitor.
Inventarierea faptică a patrimoniului unităŃilor se materializează prin înscrierea cu
cerneală sau pix, fără spaŃii libere şi fără ştersături, a valorilor inventariate în formularul.
„Lista
de inventariere” (variantă simplificată – cod 14-3-12/b), în urma verificări existenŃei fizice a
fiecărui bun inventariat.
Lista de inventariere (cod-3-12) serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a
plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarieri prin preluarea din listele de
inventariere (variantă simplificată-cod 14-3-12/b) numai a poziŃilor cu diferenŃe.
Page 19
19
Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc
liste de inventariere distincte (varianta simplificată-cod 14-3-12/b), care se preiau, de
asemenea,
în listele de inventariere (cod 14-3-12).
Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice (cod 14-3-12/a) are rolul de
stabilire a diferenŃelor valorice în plus sau în minus, cu deosebirea că se foloşeste la acele
gestiuni la care evidenŃa analitică a valorilor materiale se Ńine după metoda global-valorică.
Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de înregistrare
anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează toate
elementele de activ şi pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme şi grupate după natura
lor,
conform posturilor din bilanŃul contabil.
Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere
centralizatoare şi procesele-verbale de inventariere care justifică conŃinutul fiecărui post din
bilanŃul contabil.
4. Stabilirea rezultatelor inventarierii
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi
înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenŃa tehnico-operativă (fişele de magazie)
şi din
contabilitate.
Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor
materiale inventariate şi stabilirea diferenŃelor, se consemnează în listele de inventariere. În
cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral în fişele de magazie, consemnările vor fi
precedate de o anchetă prealabilă amănunŃită.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuŃioasă a
exactităŃii tuturor stocurilor din fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitatea pentru
bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după
care
se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităŃilor
consemnate în
listele de inventariere, variantă simplificată, cu evidenŃa tehnico – operativă pentru fiecare
poziŃie în parte, urmând ca poziŃiile cu diferenŃă să fie în listă de inventariere
centralizatoare.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de
către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces – verbal.
Procesul – verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conŃină, în principal,
următoarele elemente: data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de
inventariere,
numărul şi data actulului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariată, data
începerii şi terminării operaŃiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile şi
propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la
persoanele
vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătura cu acestea, volumul stocurilor depreciate,
fără mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacerea asigurată şi propuneri de măsuri în vederea
reintegrării lor în circuitul economic, propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi
declasare sau casare a unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea,
asigurarea integrităŃii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea
gestiunii
inventariate.
Propunerile cuprinse în procesul – verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în
termen de 3 zile de la data încheierii operaŃiunilor de inventariere, conducătorului unităŃii
patrimoniale. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar – contabil şi al
şefului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile, asupra soluŃionării
propunerilor făcute, cu respectarea dispoziŃiilor legale.
5. Valorificarea rezultatelor inventarierii
Page 20
20
Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate, precum şi pentru pagubele
determinate de expirarea termenelor de prescripŃie a creanŃelor sau din alte cauze, comisia
de
inventariere trebuie să primească explicaŃii scrise de la persoanelor care au răspunderea
gestionării.
Pe baza explicaŃiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere
stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi
caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziŃiile legale, modul de
regularizare a
diferenŃelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
În cazul în care, în urma inventarierii, rezultă plusuri sau minusuri de inventar, în
vederea punerii de acord a evidenŃei contabile cu valorile inventariate, acestea se vor
înregistra
ca atare în contabilitate, fără a se face compensări între ele.
În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, conducătorul unităŃii va lua
măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire (preŃul pieŃei şi grad uzură)
Compensarea se face pentru cantităŃi egale între plusurile şi lipsurile constatate.
Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul în compensării
lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situaŃia
în
care cantităŃiile lipsă sunt mai mari decât cantităŃiile constatate în plus.
În această situaŃie, cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la valorile materiale la
care s-au constatat lipsurile.
Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor.
Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidenŃa tehnico – operativă, cât şi în
contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operaŃiunilor de inventariere.
Pe baza registrului – inventar, a balanŃei de verificare se întocmeşte bilanŃul contabil, ale
cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii contabilităŃii, trebuie să corespundă cu
datele
înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaŃia reală a elementelor patrimoniale
stabilite pe
baza inventarului.
Valoarea materialelor aflate în stoc la sfârşitul anului la unităŃile subordonate fără organe
proprii de contabilitate – înregistrate pe cheltuieli – pe baza listelor de inventariere separate,
se
evidenŃiază în contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor şi
majorarea
valoriilor de materiale.
La începutul anului următor, operaŃiunea se stornează prin debitarea contului de
cheltuieli şi creditarea contului de materiale corespunzător.
În acelaşi mod se procedează cu valoarea stocurilor de materiale aflate în secŃiile,
laboratoarele, atelierele instituŃiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate încă.
Pentru deprecierile consemnate în procesul – verbal de inventariere, instituŃiile publice,
neaplicând principiul prudenŃei, nu constituie provizioane.
Pentru lipsuri, sustrageri şi orice alte fapte care produc pagube ce constituie infracŃiuni,
ordonatorul de credite este obligat să sesizeze organele de urmărire penală, în condiŃiile şi la
termenele stabilite de lege.
Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum şi debitorii
deveniŃi insolvabili, se evidenŃiază în contabilitate în conturi analitice distincte, iar în
cadrul
acestora pe fiecare debitor, urmărindu-se recuperarea lor potrivit legii.
Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se
face în baza aprobării ordonatorului de credite ierarhic superior.
Page 21
21
1. Adresa pentru obŃinerea cazierului judiciar
Antetul entităŃii publice
Nr. _____ din _______
Către,
Inspectoratul de PoliŃie al __________________________
- Cazier judiciar –
Prin prezenŃa, în conformitate cu prevederile L 22 / 1969, vă rugăm să binevoiŃi a ne
comunica datele privind antecedentele penale privind pe dl (dna)
_________________________________
fiul
lui
_________________
şi
al
___________________ , născut la data de ________________ în _______________, cu
domiciliul stabil în _________________ , de profesie _______________________.
Numele avut înainte de căsătorie (dacă este cazul) ______________________.
Identitatea s-a stabilit prin ______________________________.
MenŃionăm că, datele ne sunt necesare pentru încadrarea pe funcŃie cu gestiune.
MulŃumim pentru colaborare,
Director,
Secretar Şef,
2. Act de garanŃie pe bază de numerar
Antetul entităŃii publice
Nr. ____ din ________
Act de garanŃie pe bază de numerar
Contabil şef _______________
Aviz de legalitate
Consilier juridic ____________
Subsemnatul --------------------------------------, domiciliat în --------------------,
str.-----------------------------, nr. ---------, et. --------, ap. -----------------, n ăscut în localitatea
-------
--------------------------, judeŃul -----------------------, anul -------------, luna-----------, ziua
-----------
, fiul lui ----------------------- şi al -------------------------, având buletinul de identitate seria
---------
-, nr. ------------------------------,eliberat de ----------------------------, încadrat la entitatea
publică --
--------------------------------------- din -------------------------, la data de ------------------------.
Având în vedere prevederile Legii nr. 22 / 1969 declar că pentru acoperirea eventualelor
lipsuri sau pagube cauzate de mine în gestiunea unităŃii sus – menŃionate, mă oblig să
constitui o
garanŃie în numerar echivalentă cu ------------- salarii în valoare de --------------- lei şi sunt de
acord că suma să-mi fie reŃinută în rate lunare de 1 / 10 din salariul de bază lunar.
Am luat cunoştinŃă de prevederile legale privind depunerea garanŃiei la CEC(bancă) într-
un carnet de consemnare pe numele subsemnatului şi că acesta se restituie numai la
desfacerea
contractului de muncă sau la trecerea mea într-o muncă pentru care nu se cere garanŃie.
De asemenea, sunt de acord că garanŃia constituită să fie folosită de entitate publică
pentru acoperirea oricărei pagube cauzate de mine în gestiune în timpul executării
contractului
de muncă atunci când acestea nu vor putea fi acoperite pe altă cale legală şi în acest scop
împuternicesc entitate publică să ridice de la CEC (banca) suma înscrisă în libret.
DATA: ------------------------
SEMNĂTURA GESTIONARULUI,
Page 22
22
3. Act adiŃional la contractul de garanŃie
Antetul entităŃii publice
Nr. ___ din ________
Act adiŃional la contractul de garanŃie
Subsemnatul ……………………… domiciliat în … ………………fiul lui ………… şi al
…………………. având Buletinul de identitate Seria … nr. … …………….eliberat de …
………………la data de … ……………, încadrat în funcŃia gestionar la … …………………,
cu
începere de la data de … ……………………….cu un salariu de bază lunar de …
………………….lei, ca urmare a schimbării intervenite în ……….. sunt de acord cu
recalcularea
garanŃiei şi mă oblig să constitui o garanŃie în numerar de………………………..lei.
Celelalte condiŃii ale contractului de garanŃie nr. … din … rămân nemodificate.
Data,
Semnătura,
4. Proces-verbal privind recalcularea garanŃiilor în numerar
Antetul entităŃii publice
Nr. _____ din ________
Proces – verbal privind recalcularea garanŃiilor în numerar
Anul… luna… ziua…
Urmarea schimbărilor intervenite prin punerea în aplicare a …………………, s-a procedat
la recalcularea garanŃiilor gestionarilor specificaŃi mai jos, stabilindu-se garanŃiile arătate
în
dreptul fiecaruia:
Numele si prenumele
FuncŃia
GaranŃia
………………………………..
…………………………. …………………..
Compartimentul Resurse umane şi financiar – contabil, va proceda la modificarea
corespunzătoare a contractelor de garanŃie în numerar şi le va ataşa la contractul de muncă.
Director,
Secretar Şef,
5. Aviz pentru încredinŃarea unei gestiuni mai multor persoane
Antetul entităŃii publice
Nr. ______ din _________
Aviz pentru încredinŃarea unei gestiuni mai multor persoane
Subsemnatul ------------------------------------------------ având funcŃia de gestionar la -------
-----------------------------------, menŃionez că în conformitate cu prevederile art. 7 din Legea
22/1969, sunt de acord să gestionez bunurile încredinŃate împreună cu următorii gestionari:
1. -----------------------------------------------
2. -----------------------------------------------
3. -----------------------------------------------
Data,
Semnătura,
Page 23
23
Notă:
ObŃinerea avizului este necesară şi în cazul în care în subordinea unui gestionar
se încadrează sau se trece o anumită persoană, indiferent de calitatea acesteia.
6. Aviz pentru angajaŃii din subordinea gestionarului
Antetul entităŃii publice
Nr. ____ din _________
Aviz pentru angajaŃii din subordinea gestionarului
Subsemnatul --------------------------------------------- având funcŃia de gestionar la ----------
---------------------------------, menŃionez că în conformitate cu prevederile art. 7 din Legea
22/1969, sunt de acord că dl
(d-na)__________ să lucreze în subordinea mea în funcŃie de:
Data,
Semnătura,
Page 24
24
B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITĂłI PUBLICE
1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului
Antetul entităŃii publice
DispoziŃia nr. ___ / __________
Ordonator de credite (nume şi prenume), în calitate de (funcŃia), al (entitatea publică)
numit prin (Ordin, Decizie, DispoziŃie) nr. ____din ____
Având în vedere prevederile art.8 ale Legii nr. 82/1991, şi pct.6 a OMFP nr.1753/2004
privind inventarierea patrimoniului coroborate cu Legea 22/1969 şi HCM 2230/1969.
Având în vedere referatul contabilului şef al (entitatea publică), înregistrat la data de
_____ sub nr.______, privind declanşarea operaŃiunii de inventariere anuală a patrimoniului
şi
numirea comisiei de inventariere;
În temeiul Regulamentului privind organizarea şi funcŃionarea (entitatea publică);
DISPUNE:
Art.1. – Cu data prezentei se constituie comisia de inventariere anuală a întregului
patrimoniu al (entitatea publică) pentru anul______, în următoarea componenŃă:
1. Preşedinte: (de regulă, conducătorul instituŃiei sau directorul administrativ)
2, 3, 4 Membrii:
5. Secretar:
Art.2. – Contabilul şef _____________ se va ocupa de instruirea comisiei de
inventariere, întocmindu-se proces verbal cu semnăturile de luare la cunoştiinŃă.
Art.3. – Prezenta comisie va desfăşura inventarierea patrimoniului în conformitate cu L
82/1991, OMFP 1753/2004, iar valorificarea inventarierii se va face în perioada ________;
Art.4. – Evaluarea rezultatelor inventarierii şi propunerile pentru casare vor fi înaintate
de către comisia de inventariere, conducătorului unităŃii, cu proces verba, până la data
de_______.
Art.5. – Prezenta dispoziŃie se încredinŃează spre executare membrilor comisiei şi se
comunică Compartimentelor Secretariat, Contabilitate, Audit Public Intern, Membrilor
Comisiei.
Director,
Contabil şef,
2. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere
Compartiment contabilitate
Nr. ____ din ____________
ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere
Se convoacă domnii:
Numele, prenumele
Semnătura
1.------------------------------------------------------------------------
2.------------------------------------------------------------------------
Page 25
25
3.------------------------------------------------------------------------
4.------------------------------------------------------------------------
5.------------------------------------------------------------------------
pentru data de -----------------------------, orele -------------------------, la Compartimentul
contabilitate pentru a fi instruiŃi de către contabilul şef în vederea efectuării inventarierii
anuale a
patrimoniului conform Legii L 22/1969, Legii 82/91 republicată, OMFP 1753/2004.
Director,
Contabil şef,
3. Proces-verbal de instruire
Antetul entităŃii publice
Compartiment
Nr. ____ din ________
Proces-verbal de instruire
Încheiat azi --------------------, orele ------------------------, cu ocazia instruirii comisiei de
inventariere anuală a patrimoniului, stabilite prin DispoziŃia nr. ----din---,de către
(conducătorul
entităŃii publice).
La instruire participă toŃi membrii comisiei şi sunt prezentate atribuŃiunile fiecăruia,
conform Legii L 22/1969, L 82/1991, OMFP 1753/2004.
Desfăşurarea etapelor inventarierii anuale a patrimoniului este propusă pentru perioada -
--------, iar evaluarea rezultatelor se desfăşoară în perioada_____. Odată cu evaluarea
rezultatelor se vor înainta şi propunerile pentru casare.
Contabil şef,
Au luat la cunoştinŃă,
(ComponenŃa comisiei)
4. DeclaraŃia de inventar
Antetul entităŃii publice
DeclaraŃia de inventar
Subsemnatul ---------------------------------------- gestionr la ------------------------------------
---------------------- declar următoarele:
- dacă are cunoştinŃă că are plusuri de valori băneşti sau materiale în gestiunea sa: (DA sau
NU)
- dacă are în păstrare şi alte valori aparŃinând terŃilor; (DA sau NU)
- dacă a primit sau eliberat valori materiale fără documente legale; (DA sau NU)
Page 26
26
- existenŃa în gestiune a unor bunuri nerecepŃionate sau care trebuie expediate, pentru care
s-au
întocmit documentele respective; (DA sau NU)
- existenŃa unor documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidenŃa
gestiunii
sau care nu au fost predate la contabilitate; (DA sau NU)
- dacă gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare decât acelea cu privire la
care
se ia declaraŃia şi unde anume; (DA sau NU)
- dacă deŃine numerar rezultat din vânzarea mărfurilor din gestiune; (DA sau NU)
- numărul şi data ultimelor documente de intrare şi ieşire a valorilor materiale; (DA sau NU)
- alte date şi elemente pe care organul de control sau gestionarul le consideră necesare, pentru
buna funcŃionare a inventarierii gestiunii.
Semnătura -----------------------------
Data ----------------------------
Dat în faŃa noastră,
(ComponenŃa comisiei)
Page 27
27
5. Listă de inventariere
Unitatea
Gestiunea
Magazia
LISTA DE INVENTARIERE
Data _____________
Loc de depozitare
Pag.
VALOAREA
CONTABILĂ
CANTITĂłI
DiferenŃe
DEPRECIEREA
Stocuri
DiferenŃe
Nr.
crt.
Denumirea
bunurilor
inventariate
C
od sau num
ărul de inventar
U
/M
F
aptice
S
criptice
P
lus
M
inus
P
R
E
ł
U
N
IT
A
R
V
aloarea
P
lus
M
inus
V
aloarea de inventar
Valoarea Motivul
(cod)
0
1
2
34
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Comisia de inventariere
Gestionar
Contabilitate
N
um
ele
şi prenum
el
S
em
nătura
NOTĂ: În caz de predare-primire a gestiunii semnează atât persoana care predă, cât şi cea
care preia gestiunea (gestionar).
Page 28
28
6. Lista cu propunerile pentru casare
Lista cu propunerile pentru casare
Nr.
crt.
Denumirea
M.F./
O.B.I./
materiale
U/M P.U. Cantita-
tea
Valoare
totală
Durata de
funcŃionare
(numai pt.
M.F. )
Obs.
(Gradul
de uzură al
M.F.)
Comisia de inventariere
7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
Antetul entităŃii publice
Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
Denumire M.F. -----------------------------------------------------------------------------
Anul de fabricaŃie ----------------------------- nr. de inventar -----------------------------
PărŃi componente ale M.F., existent la data propunerii (în cazul utilajelor formate din
subansamble sau
clădiri cu anexe îmbunătăŃite)---------------------------------
Lista de piese, accesorii, părŃi componente
------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Cauzele degradării (acident, uzură, etc.)
---------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Durata de serviciu (în ani) -------------------------------------------------------------------
Greutatea M.F. --------------------------------------------------------------------------------
Recuperări de piese şi materiale
------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Cantitatea de materiale rămasă pentru a fi predată la organele de colectare (lemn, fier vechi,
etc.) ------
---------------------------------------------------------------------------
Numele şi prenumele
membrilor comisiei
Semnătura
--------------------------------
--------------------------
--------------------------------
--------------------------
Page 29
29
8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a
materialelor şi
a mijloacelor fixe cu durată normată exprirată
Antetul entităŃii publice
Nr. ____ din _________
Proces-verbal
pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă
I. Concluzii
Comisia constituită în baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune
scoaterea
din uz a următoarelor O.B.I. în folosinŃă care au un grad de uzură avansat:
Denumirea
O.B.I.
Cod
U/M
Cant.
P/U
Valoare lei
__________________________________________________________________
II. Materiale şi deşeuri recuperate
Denumirea materialului
Cod
U/M Cant. P/U Valoare Lei
___________________________________________________________________________
_______
__________________________________________________
9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale
I. Concluzii
Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ---- din ----- pe baza documentelor anexate --------
propune casarea următoarelor MF ----------- şi declasarea următoarelor mijloace materiale
-------.
II.Casarea-delasarea efectivă
SubsemnaŃii ----------------am procedat la casarea sau declasarea --------------
OperaŃiunea de clasare sau declasare s-a efectuat de la --------------------până la
-------------------
----------- şi s-au recuperat:
1. Piese / materiale
Denumirea pieselor
şi materialelor
U/M Cantitate
P/U
Valoare
2. PărŃi componente ce pot fi folosite ca mijloace fixe independente
Denumirea mijlocului fix Număr de inventariere Cod de clasificare
Valoare
Total
Page 30
30
III. Materialele nevalorificabile au fost lichidate astfel:
Denumirea materialelor
Cantitate
Procedeul folosit pt. lichidare
Total
Comisia,
Gestionar,
10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Încheiat azi ---------------------------------------
SubsemnaŃii ---------------- membrii ai comisiei operative de inventariere numiŃi prin
------------
------------------ am procedat la inventarierea faptică a --------.
Inventarierea s-a efectuat în prezenŃa gestionarului -------- prin cântărire şi măsurare.
Toate produsele au fost cuprinse în listele de inventariere de la pagina --la pagina
----------------
----- .
În urma inventarierii efectuate s-a constatat:
Plus de inventar în valoare de lei ------------------------------ .
Minus de inventar în valoare de lei ---------------------------- .
Atât plusurile cât şi minusurile constatate se datoresc:
--------------------------------------------------------------------------------------------
MenŃionăm că au fost propuse pentru casare, bunuri în valoare ----------------
Drept pentru care am încheiat prezentul proces verbal.
COMISIA OPERATIVĂ DE
GESTIONAR
INVENTARIERE FAPTICĂ
Page 31
31
INVENTARUL ACTIVITĂŢILOR
pentru compartimentul financiar – contabil
Nr.
Crt.
DOMENIUL /
MISIUNEA
Etape
ActivităŃi/ Documente
ObservaŃii
I
INVENTARIEREA
PATRIMONIULUI
ENTITĂłII PUBLICE
1. Organizarea
efectuării
inventarierii
1.DispoziŃia de organizare,
desfăşurare şi valorificare a
inventarierii patrimoniului
2.ÎnştiinŃarea membrilor comisiei
de inventariere
3.Proces – verbal de instruire
Director
Secretar
Contabil şef
2. Desfăşurarea
operaŃiunilor de
inventariere
4.DeclaraŃia de inventar
5.Listă de inventariere
6.Proces – verbal cu propunerile
pentru casare
Comisia
Comisia
Comisia
3. Stabilirea şi
valorificarea
rezultatelor
inventarierii
7.Proces – verbal de evaluare a
rezultatelor inventarierii
Comisia
10.1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului
Scop: Stabilirea perioadei şi a comisiei de inventariere.
Premise : Este un act juridic, întocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 şi pct. 6 a OMFP nr.
1753/2004 în vederea îndeplinirii obiectivului general al entităŃii publice, precum şi
asumarea
responsabilităŃilor pe fiecare membru al comisiei în vederea evitării aparitiei de
neregularităŃi şi riscuri
în gestionarea patrimoniului public.
Conducătorul entităŃii publice
- Emite dispoziŃia de inventariere a
patrimoniului (numind comisia şi perioada
de inventariere)
Secretariat
- Alocă un număr dispoziŃiei de inventariere
- Asigură copii ale acestui document
- Înmânează dispoziŃia fiecărui membru din
comisie, sub semnătură, şi persoanelor
implicate în această activitate
Comisia
- Ia la cunoştinŃă de dispoziŃia dată şi de
sarcinile repartizate
Secretariat
- Arhivează acest document
Page 32
32
10.2. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere
Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere în vederea instruirii lor pentru
declanşarea
inventarierii, repartizarea sarcinilor şi planificarea activităŃilor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu data, locul şi ora
desfăşurării
şedinŃei de instruire în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.
Secretariat
- Redactează documentul de înştiinŃare
- Comunică fiecărui membru din comisie data,
ora, locul desfăşurării şedinŃei de instruire
Comisia
- Ia la cunoştinŃă sub semnătură despre şedinŃa
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Gestionar
- Ia la cunoştinŃă asupra desfăşurării şedinŃei
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Contabil şef
- Ia la cunoştinŃă despre locul, ora şi data
desfăşurării şedinŃei de instruire
Compartiment contabilitate
- Arhivează acest document alături de
dispoziŃia de inventariere
10.3. Proces-verbal de instruire
Scop:
Prezentarea atribuŃiilor fiecărui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii
82/1991, OMFP 1753/2004 precum şi a modului de întocmire a documentelor.
Prezentarea perioadei de desfăşurare a inventarierii patrimoniale, precum şi perioada
de evaluare a rezultatelor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu sarcinile trasate şi de
asumare a
lor în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.
Contabil şef
- Instruieşte comisia de inventariere
- Înmânează listele de inventar semnate şi
ştampilate preşedintelui comisiei
Comisie
- Semnează procesul – verbal de instruire că a
luat la cunoştinŃă
- Ridică listele de inventar sub semnătură
Compartiment contabilitate
- Arhivează acest document alături de
dispoziŃie
10.4. DeclaraŃia de inventar
Scop: Declararea plusurilor de valori băneşti sau materiale, dacă are în păstrare şi alte valori,
existenŃa în gestiune a unor bunuri nerecepŃionate, existenŃa unor documente de primire-
eliberare care nu au fost operate, etc.
Premise : Este un act juridic întocmit de gestionar în faŃa comisiei de inventariere pentru
certificarea
situaŃiei patrimoniale la momentul declanşării inventarierii şi pentru buna funcŃionare a
inventarierii gestiunii.
Page 33
33
Gestionar
- Redactează declaraŃia de inventar în faŃa
comisiei şi o semnează
Comisie
- Verifică datele din declaraŃia de inventar dată
de gestionar şi o semnează
10.5. Listă de inventariere
Scop:
Stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităŃi,
precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice.
Premise : Este un document intern de lucru menit să asigure o imagine reală, faptică, a tuturor
elementelor, precum şi stabilirea lipsurilor şi plusurilor de valori materiale, document
pentru întocmirea registrului-inventar.
Comisia
- Întocmeşte lista de inventariere pe locuri de
depozitare prin identificarea stocurilor prin
numărare, măsurare, cântărire la faŃa locului;
- Întocmeşte separat liste de inventariere pentru
bunurile depreciate sau deteriorate, fără
mişcare sau greu vandabile;
- Verifică instrumentele şi aparatele de măsură
sau cântărire;
- Controlează toate locurile în care pot să existe
bunuri supuse inventarierii;
- La sfârşitul zilei sigilează toate încăperile
până a doua zi;
- Semnează listele de inventariere
Gestionarul
- Pe ultima filă a listei de inventariere
menŃionează că toate valorile materiale şi
băneşti din gestiune au fost inventariate şi
consemnate în listele de inventariere în
prezenŃa sa.
- MenŃionează dacă are obiecŃii cu privire la
efectuarea inventarierii;
- Nu face parte din comisia de inventar;
- Semnează listele de inventariere
Compartiment contabilitate
- Completează în listele de inventariere
soldurile scriptice din contabilitate;
- Semnează listele de inventariere;
- Arhivează aceste liste de inventariere
10.6. Lista cu propunerile pentru casare
Scop: Scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar,
declasarea şi casarea unor stocuri.
Premise : Este un document intern de constatare a condiŃiilor scoaterii din funcŃiune a
mijloacelor
fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au
Page 34
34
îndeplinit norma de timp şi se propun pentru declasare şi casare , precum şi a altor
bunuri materiale.
Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile
pentru casare pe baza Notei privind starea
tehnică a mijloacelor fixe;
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile de
declasare şi casare a obiectelor de inventar
care sunt depreciate sau depăşite moral
- Semnează procesul-verbal cu propunerile;
- Înaintează procesul-verbal secretariatului
Secretariat
- Alocă număr de ordine procesului-verbal cu
propunerile pentru casare;
- Înaintează procesul - verbal cu propunerile
conducătorului unităŃii spre avizare;
Conducătorul entităŃii publice
- Avizează procesul – verbal cu propunerile
pentru casare şi le supune spre aprobare
ordonatorului principal de credite
Compartiment contabilitate
- Verifică şi înregistrează operaŃiunile privind
scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe,
scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau
declasarea bunurilor materiale
- Arhivează procesul – verbal cu propunerile
10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
Comisia
- Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si
propune casarea in funcŃie de gradul de uzura
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităŃii patrimoniale.
Compartiment contabilitate
- Analizeaza propunerile de casare ale
comisiei, urmarind durata normata de
functionare;
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluŃionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziŃiilor legale.
Page 35
35
10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a
materialelor
şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată
Comisia
- Comisia constituită în baza deciziei nr. --------
------------- din ------------------propune
scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în
folosinŃă care au un grad de uzură avansat
- Stabileşte materialele si deşeurile rezultate
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităŃii patrimoniale.
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluŃionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziŃiilor legale.
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Preda cantitatea deşeurilor rezultate la
unităŃile specializate, întocmind avizul de
expediŃie
- Înregistrează rezultatele casării în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor
predate.
- Virează sumele la bugetul pe surse de
finanŃare (bugetul statului/buget local)
10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale
Comisia
- Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ----
din ----- pe baza documentelor anexate --------
propune casarea următoarelor MF ----------- şi
declasarea următoarelor mijloace materiale ---
----.
- Procedeaza la operatiunea de casare sau
declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor
materiale şi la recuperarea unor
piese/materiale
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile,
conducătorului unităŃii patrimoniale.
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluŃionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziŃiilor legale.(transfer, licitatie, predare
deseuri)
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Transfera bunurile (daca este cazul)
- Liciteaza bunurile (daca este cazul)
- Preda cantitatea deseurilor rezultate la
unitatile specializate, intocmind avizul de
Page 36
36
expeditie
- Înregistrează rezultatele casarii în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmareste incasarea contravalorii deseurilor
predate.
- Vireaza sumele la bugetul pe surse de
finantare (bugetul statului/buget local)
10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greşeli prin confruntarea
cantităŃilor consemnate în listele de inventariere cu evidenŃa tehnico-operativă pentru
fiecare poziŃie în parte.
Premise : Este un document intern de lucru întocmit pentru ca să redea situaŃia patrimonială
la un
moment dat în vederea punerii de acord a evidenŃei contabile cu valorile inventariate,
precum şi
regularizarea diferenŃelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice.
Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii
- Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor
şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele
vinovate, precum şi propuneri de măsuri în
legătură cu acestea
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile în
termen de 3 zile conducătorului unităŃii
patrimoniale.
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil în termen de cel mult 5 zile
decide asupra soluŃionării propunerilor făcute,
cu respectarea dispoziŃiilor legale.
Compartiment contabilitate
- Avizează procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii;
- Înregistrează rezultatele inventarierii în
contabilitate.
Page 37
37
Partea a III-a
CUM TREBUIE SĂ FACEM
- procedura operaŃională realizată de către managementul entităŃii
PROCEDURA OPERATIONALA
(macheta de lucru cu pasii de urmat, stabilita in conformitate cu OMFP 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat prin OMFP 1389/2006)
Generalitati
Procedura operationala = prezentare formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaŃi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării
activităŃii cu
privire la aspectul procesual.
Procedura operationala este un model. Modelul prezentat completeaza segmentul
instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul dezvoltarii
sistemelor
de management si control, procedurile operationale fiind cunoscute in practica si sub alte
denumiri:
proceduri de proces, proceduri formalizate etc.
Entitatile publice, in functie de marimea entitatii, de politica adoptata cu privire la sistemul
propriu de management si control, de gradul de dotare, de tipurile de activitati si
complexitatea
acestora etc., pot utiliza modelul de procedura operationala in forma prezentata, in forme
completate si
imbunatatite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dupa modelul altor
ghiduri
intalnite in practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma adoptata, trebuie avute
in vedere
prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri".
Pentru o buna gestionare a elaborarii, aprobarii si aplicarii procedurilor operationale,
conducatorii entitatilor publice trebuie sa asigure derularea tuturor actiunilor privind
elaborarea si/sau
dezvoltarea sistemelor de management si control.
Procedurile trebuie elaborate, aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii
regulilor de management constituite in cele 25 de standarde de control.
Indiferent de activitatea la care se refera, o procedura operationala poarta amprenta fiecarui
standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial,
respectiv
mediul de control, performanta si managementul riscului, informarea si comunicarea,
activitatile de
control, auditarea si evaluarea.
Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, ca acestea trebuie sa
fie scrise si formalizate pe suport hartie si/sau electronic, simple si specifice pentru fiecare
activitate,
actualizate in mod permanent si aduse la cunostinta executantilor si celorlalti factori
interesati.
In masura in care dotarea tehnica si pregatirea personalului permit, operatiunile de elaborare,
avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operationale, se pot derula si prin
utilizarea
sistemelor informatice.
Precizari privind componentele modelului de procedura operationala
Precizari comune componentelor
- Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pagina, cu modificarile cerute
de
rubrici, acolo unde este cazul.
- Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei entitati
publice si
trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codificare utilizat.
Page 38
38
- Editiile se numeroteaza cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
- Orice modificare de reglementare, organizatorica sau de alta natura, cu efect asupra
activitatii
procedurate, determina revizia sau, dupa caz, elaborarea unei noi editii pentru procedura
operationala
respectiva.
- In masura in care este posibil, se asigura pagina distincta pentru fiecare componenta a
procedurii
operationale.
Precizari specifice componentelor
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in
cadrul editiei procedurii operationale (componenta 1):
- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operatiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act
de
decizie interna a conducatorului entitatii publice;
- cand una sau mai multe dintre operatiuni se realizeaza, conform deciziei, de catre un grup
sau o
comisie, in lista se cuprind toti membrii grupului sau ai comisiei.
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale (componenta 2):
- se cuprind, in ordine cronologica, toate editiile si, respectiv, reviziile in cadrul editiilor;
- cand se realizeaza o noua editie a procedurii operationale, coloanele nr. 2 si 3, privind
componenta
revizuita, precum si modalitatea reviziei, nu se completeaza;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveste actiunile de modificare, adaugare, suprimare
sau altele
asemenea, dupa caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operationale;
- la fixarea datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revizii (coloana nr. 4) se are in
vedere
asigurarea timpului necesar pentru difuzarea si studierea acesteia de catre aplicatori.
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei
procedurii operationale (componenta 3):
- coloana nr. 1 (Scopul difuzarii) are in vedere faptul ca oricare compartiment/persoana a
carui/carei
activitate intra sub incidenta aplicarii, informarii, evidentei, arhivarii sau este in alte scopuri
in legatura
cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispozitie acest instrument, inclusiv cu ocazia
actualizarii
prin noi editii sau revizii.
Scopul procedurii operationale (componenta 4):
- entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale si prezentate ca exemple
in
modelul procedurii operationale la aceasta componenta, identifica si inscrie scopurile
specifice in
cazul fiecarei proceduri operationale elaborate, tinand cont de rolul, locul, importanta,
precum si de
alte elemente privind activitatea procedurata;
Domeniul de aplicare a procedurii operationale (componenta 5):
- aceasta componenta se bazeaza pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice,
astfel incat la
fixarea si definirea activitatii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activitati (pct. 5.2 si
5.3) sau la
precizarea compartimentelor cu atributii legate de activitatea respectiva (pct. 5.4) sa fie
eliminata orice
situatie de suprapunere de activitati, de activitati necuprinse in procesul de analiza si
elaborare a
procedurilor, de suprapunere de atributii intre compartimente, de atributii pentru care nu au
fost fixate
responsabilitati etc.;
Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate (componenta 6):
- aceasta componenta priveste, in special, listarea documentelor cu rol de reglementare fata
de
activitatea procedurata;
- este necesar sa fie cunoscute si respectate toate reglementarile care guverneaza fiecare
activitate;
- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementarilor, unde: reglementarile
internationale in legatura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este parte;
legislatia primara
se refera la legi si la ordonante ale Guvernului; legislatia secundara are in vedere hotarari ale
Page 39
39
Guvernului sau acte ale organismelor cu atributii de reglementare si care sunt emise in
aplicarea
legilor si/sau a ordonantelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementari interne ale
entitatii
publice (legislatie tertiara), se refera la instructiuni, precizari, decizii, ordine sau altele
asemenea si au
efect asupra activitatii procedurate.
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala (componenta 7):
- se va urmari definirea acelor termeni care: reprezinta element de noutate; sunt mai putin
cunoscuti;
prezinta sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;
- se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineste termenul in
cauza;
- se va avea in vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de institutii etc.)
utilizati cu
mai mare frecventa in textul procedurii operationale si/sau care, in urma acestei actiuni,
permit o
intelegere si utilizare mai usoara a procedurii;
- se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul 7.1, cat si
abrevierile
termenilor in tabelul 7.2, sa fie aceea data de prima aparitie in textul procedurii operationale a
termenului definit sau abreviat, dupa caz;
- in tabelele 7.1 si 7.2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si, respectiv,
abreviati,
pentru exemplificare, termeni utilizati in model.
Descrierea procedurii operationale (componenta 8):
- aceasta componenta reprezinta, in fapt, esenta procedurii operationale. In acelasi timp este
si acea
componenta care nu este generalizabila prin model de procedura decat in termeni foarte largi.
Componenta este dependenta, in mod direct, de conditiile concrete in care se desfasoara
activitatea
respectiva in cadrul entitatii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de
gradul de
dotare cu resurse materiale, financiare si umane, de calitatea si pregatirea profesionala a
salariatilor si,
nu in ultimul rand, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management si control. Cele
cateva puncte
si subpuncte, enumerate la aceasta componenta in prezentul model de procedura operationala,
recomanda una din multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componente;
- la "Generalitati" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile
activitatii. Se va
evita repetarea acelora deja abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii
operationale, cum
ar fi cele legate de scopul procedurii operationale (prezentate la componenta 4), cele privind
domeniul
de aplicare a procedurii operationale (prezentate la componenta 5) sau cele privind
documentele de
referinta aplicabile activitatii procedurate (prezentate la componenta 6).;
- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, in principal, cele de natura formularelor, dar
si
manuale, instructiuni operationale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaza
informatii
necesare derularii activitatii, contribuie la prelucrarea de date in cadrul procesului sau
transmit
rezultatele obtinute altor utilizatori. De retinut ca documentele trebuie sa fie actualizate, utile,
precise,
usor de examinat, disponibile si accesibile managerului, salariatilor si tertilor, daca este cazul.
Subpct.
8.2.1, 8.2.2 si 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putand fi
comasate sau
detaliate in functie de amploarea, volumul, diversitatea si complexitatea documentelor
respective;
- la "Lista si provenienta documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are in vedere
nominalizarea tuturor
documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea si actualizarea acestora, a codurilor de
identificare,
daca este cazul, a regimului informatiilor continute etc. In aceasta lista se nominalizeaza si
documentele interne de aceasta natura, emise si utilizate in cadrul compartimentelor sau, prin
colaborare, intre compartimentele entitatii publice;
- la "Continutul si rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate in forma
completa,
anexand la procedura modele ale documentelor, instructiuni de completare a acestora si
mentiuni
referitoare la rolul lor;
Page 40
40
- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are in vedere compartimentele/persoanele la care
trebuie sa
circule documentele in procesul de realizare a activitatii, precum si operatiunile ce se
efectueaza in
legatura cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoana pe la care circula. Este
necesar ca
circuitul documentelor aferente activitatii sa fie integrat in fluxul general al documentelor din
cadrul
entitatii publice. Se recomanda utilizarea reprezentarii grafice a circuitului documentelor;
- pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolta pe structura clasica a acestora, respectiv resurse
materiale
(subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) si, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3).
De
mentionat ca structura resurselor este foarte sensibila fata de activitatea la care ne referim; la
unele
activitati resursa necesara preponderenta este cea materiala, iar la altele este preponderenta
resursa
umana sau resursa financiara ori combinatii ale acestora;
- subpct. 8.3.1 "Resursa materiala" se dezvolta pe elementele de logistica: birouri, scaune,
rechizite,
linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, retea,
imprimanta,
posibilitati de stocare a informatiilor etc., dar si pe elemente de alta natura, daca specificul
activitatii o
impune. De exemplu, in cazul unei entitati publice cu activitate de teren intensa, cu deplasari
auto
frecvente, activitatea de transport capata o conotatie distincta, iar procedura operationala
aferenta, la
resursa materiala, va trebui sa reflecte parcul auto, fapt care, in acest caz, va da greutate
sporita acestui
tip de resursa, in comparatie cu resursa umana sau financiara;
- subpct. 8.3.2 "Resursa umana" fixeaza compartimentul/compartimentele si/sau
persoana/persoanele
din cadrul entitatii publice care sunt implicate, prin atributiile/sarcinile de serviciu, in
realizarea
activitatii procedurate;
- subpct. 8.3.3 "Resursa financiara" are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare
cheltuielilor
de functionare (achizitionarea materialelor consumabile necesare desfasurarii activitatii,
acoperirea
contravalorii serviciilor de intretinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct
implicat in
activitatea respectiva etc.), dar si a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei
anume
activitati. De exemplu, in situatia unei activitati de achizitie, resursa financiara trebuie sa
reflecte
sumele din buget aferente programului de achizitii al entitatii publice;
- pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus in
procedura
operationala, numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitate;
- subpct. 8.4.1 "Planificarea operatiunilor si a actiunilor activitatii" se sprijina, pe de o parte,
pe
actiunile identificate, asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta 9
"Responsabilitati
si raspunderi in derularea activitatii", iar pe de alta parte, pe o buna cunoastere si stapanire a
cerintelor generale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8
"Planificarea" si
a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului". Actiunile analizate prin
prisma
resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate si a masurilor
de
limitare a efectului acestora, a conditiilor de eficienta si legalitate impuse, puse in corelatie si
intr-o
succesiune logica si cronologica, constituie in fapt instrumentul de planificare cuprins in
procedura
operationala pentru activitatea analizata;
- subpct. 8.4.2 "Derularea operatiunilor si actiunilor" reflecta programul de zi cu zi al
compartimentului/persoanei implicate in realizarea activitatii, in care acesta/aceasta uzeaza
de toate
instrumentele specifice si actioneaza corespunzator prevederilor din procedura operationala
si, in
special, celor din instrumentul de planificare a activitatii. Se recomanda cuprinderea in
procedura
operationala, sub forma tabelara, a modului de operare, unde pe verticala se pot cuprinde
etapele ce se
deruleaza in legatura cu activitatea respectiva, iar pe orizontala se precizeaza intrarile de
informatii (de
la cine? ce?), operatiunile, actiunile/prelucrarile, completarile etc., ce au loc fata de datele
intrate,
instrumentele utilizate in acest scop, iesirile de rezultate (care? catre cine? etc.);
Page 41
41
- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitatii" poate fi orientat catre mai multe directii,
ca de
exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanta asociati activitatii;
furnizarea
datelor si informatiilor cu privire la rezultatele activitatii catre beneficiarii acestora;
identificarea
masurilor de imbunatatire etc.
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii (componenta 9):
- se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in legatura cu activitatea
procedurata, precum
si fixarea acestora pe compartimentele (posturile) carora le revin responsabilitatile si/sau,
dupa caz,
raspunderile fata de acestea;
- se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel, pe cat posibil, in ordinea logica a desfasurarii
lor, iar a
compartimentelor (posturilor), in ordinea interventiei in proces;
- in tabelul 9 din modelul de procedura operationala, compartimentele (posturile) au fost
simbolizate,
ipotetic, cu I, II, III, ..., actiunile (operatiunile), cu a, b, c, ..., iar
responsabilitatile/raspunderile, cu
abrevierile regasite in tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. =
aplicare;
Ah. = arhivare. Observam, de exemplu, ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E,
care revine
compartimentului I; operatiunea c este o operatiune de aprobare A, in raspunderea postului
III;
actiunea f este o actiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
Anexe, inregistrari, arhivari (componenta 10):
- este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in anexe toate instrumentele relevante,
prezentate
in cadrul celorlalte componente ale acesteia, si care sunt aplicabile in realizarea activitatii;
- pentru o mai buna ordonare si evidenta a anexelor, se recomanda intocmirea tabelului
prezentat la
componenta 10 din model.
Page 42
42
Entitatea Publica
PROCEDURA
OPERAłIONALĂ
EdiŃia : I
Nr.exemplare :
Revizia_________________
Nr.exemplare____________
Compartiment
„Management”
Cod: P.O. - F.C. nr.
Pagina ________ din ______
Exemplar
nr.______________
Pasii de urmat:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediŃiei
- elaborare
- verificare
- aprobare
(Numele si prenumele, Functia, Data, Semnatura)
2.SituaŃia ediŃiilor şi a reviziilor în cadrul ediŃiilor procedurii operaŃionale
- editia I
- editia II
- revizia 1
- revizia 2
(Componenta revizuita, Modalitatea reviziei, data de la care se aplica prevederile editiei sau
reviziei
editiei)
3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediŃia I (sau, după caz, revizia din
cadrul
ediŃiei procedurii operaŃionale)
- compartimentele entitatii implicate
- compartimentele organelor ierarhic superioare care avizeaza procedura
- compartimentele organelor ierarhic superioare care controleaza, monitorizeaza, evalueaza,
auditeaza
procedura
(Scopul difuzarii, Exemplarul, Functia, Nume si prenume, Data primirii, Semnatura)
4.Scopul procedurii operaŃionale
Scopul este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor organizatiei prin cresterea
performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de buna practica
selectand
cele mai eficiente metode.
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaŃionale
5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati
desfasurate de
entitatea publica
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii
Page 43
43
6.Documente de referinŃă(reglementări) aplicabile activităŃii procedurale
6.1. Reglementari internationale
6.2. Legislatie primara
6.3. Legislatie secundara
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice
7. DefiniŃii şi abrevieri ale termenilor utilizaŃi în procedura operaŃională
7.1.DefiniŃii ale termenilor
7.2.Abrevieri ale termenilor
8.Descrierea procedurii operaŃionale
8.1.Generalitati
8. 2.Documente utilizate
8.2.1.Lista si provenienta documentelor
8.2.2.Continutul si rolul documentelor
8.2.3.Circuitul documentelor
8.3.Resurse necesare
8.3.1.Resurse materiale
8.3.2.Resurse umane
8.3.3.Resurse financiare
8.4.Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
9.1. ResponsabilităŃi
Nr.
crt.
Compartimentul
(postul)/actiunea
(operatiunea)
Editia I
II
III
IV
V
VI

0
1
2
3
4
5
6
1.
a
E
2.
b
V
3.
c
A
4.
d
Ap
5.
e
Ap
6.
f
Ah



n.
z

10.Anexe, inregistrari arhivari
- nr. Anexa
- denumirea anexei
- elaborat
- aprobat
- numar de exemplare
- difuzare
- arhivare
- alte elemente
Page 44
44
PROGRAM
DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE
CONTROL MANAGERIAL ÎN CADRUL
UNIVERSITĂłII DE VEST TIMIŞOARA
1. PREMISE CONCEPTUALE
În vederea aplicării Ordinului MF nr. 946/2005 se constituie în cadrul UniversităŃii de Vest
o
structură formată din persoanele nominalizate prin Decizia rectorului nr. ................ care vor
elabora
standardele de management intern şi control intern. Prin control se constată abaterile
rezultatelor de la
obiectivele propuse, se analizează cauzele care le-au determinat şi se dispun măsuri corective
sau
preventive.
2. SCOPUL PROGRAMULUI este de a crea un instrument în care să se cunoască evoluŃia
controlului intern asupra utilizării fondurilor instituŃiei.
3. OBIECTIVELE PROGRAMULUI
OBIECTIVE GENERALE
- realizarea atribuŃiilor stabilite în concordanŃă cu misiunea universităŃii, în condiŃii de
regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienŃă
- protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;
- respectarea legii, a regulamentelor şi deciziile conducerii;
- dezvoltarea şi întreŃinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi
difuzare
a datelor şi informaŃiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de
informare publică adecvată prin rapoarte periodice.
OBIECTIVE SPECIFICE
- reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, a tuturor operaŃiunilor
instituŃiei şi a elementelor specifice, înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat a
documentelor;
- înregistrarea în mod cronologic şi corect a operaŃiunilor;
- asigurarea aprobărilor şi efectuării operaŃiunilor exclusiv de persoane special împuternicite
în
acest sens;
- separarea atribuŃiilor privind efectuarea de operaŃiuni între persoane, astfel încât
atribuŃiile de
aprobare, control şi înregistrare să fie încredinŃate unor persoane diferite;
- asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
- accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăŃite şi responsabile
în
legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.
4. ACłIUNILE PROGRAMLUI, RESPONSABILITĂłI, TERMENE
ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA MEDIUL DE CONTROL
(standardele
1 – 6:
ETICA, INTEGRITATEA
ATRIBUłII, FUNCłII, SARCINI
COMPETENłA PERFORMANłA
FUNCłII SENSIBILE
Page 45
45
DELEGAREA
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
a) acŃiune: cunoaşterea de către angajaŃi a reglementărilor care guvernează comportamentul
la
locul de muncă, a culturii şi organigramei universităŃii,
răspunde: Director resurse umane
proceduri: elaborarea de înscrisuri prin care se aduce la cunoştinŃa angajaŃilor acŃiunea
susmenŃionată, şi semnătura angajaŃilor.
termen: permanent cu actualizare la max. 3 luni.
b) acŃiune: actualizarea fişelor de post
răspund: - şefii de departamente, servicii, direcŃii, decanii facultăŃilor
- director resurse umane
proceduri: se întocmesc fişe de post pentru activităŃile fiecărui angajat
termen: permanent
c) delegarea competenŃelor: elaborarea de înscrisuri care să permită unor persoane
nominalizate
efectuarea operaŃiilor în lipsa persoanelor titulare, limitele delegării şi condiŃiile delegării.
răspund: - rectorul universităŃii
- decanii facultăŃilor
- şefii de departamente, direcŃii, servicii
proceduri: întocmirea reglementărilor de delegare
termen: la max. 20 zile de la numirea în funcŃie sau numirea unei responsabilităŃi noi.
ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA PERFORMANłE ŞI
MANAGEMENTUL RISCULUI standardele 7 – 11 şi 15
4.2.7. OBIECTIVE
4.2.8. PLANIFICAREA
4.2.9. COORDONAREA
4.2.10. MONITORIZAREA PERFORMANłELOR
4.2.11. MANAGEMENTUL RISCULUI
4.2.15 IPOTEZE, REEVALUĂRI
a) acŃiune: stabilirea obiectivelor universităŃii
răspund: - Senatul UniversităŃii
proceduri: Secretarul şef al universităŃii va face cunoscut obiectivele aprobate de Senat,
pe web site-ul UniversităŃii.
termen: la începutul fiecărui an universitar şi de câte ori sunt modificări sau completări.
b) acŃiune: elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli pe universitate şi pe subunităŃi.
răspunde: - directorul financiar
proceduri:
- se întocmesc contractele instituŃionale şi complementare, - cifra de şcolarizare
aprobată de MEC cu numărul de studenŃi cu taxă
- se întocmeşte proiectul de buget.
Page 46
46
termen: în conformitate cu Legea finanŃelor publice în vigoare.
c) acŃiune: elaborarea statelor de funcŃii a personalului didactic, auxiliari şi TESA.
răspund: - decanii facultăŃilor
- şefii de departamente, servicii, direcŃii
proceduri: întocmirea reglementărilor în conformitate cu legislaŃia în vigoare.
termen: cel mai târziu la 1 septembrie pentru anul universitar următor.
d) acŃiune: întocmirea planului de perfecŃionare a personalului
răspunde: - directorul cu resurse umane
proceduri: reglementări privind perfecŃionarea personalului didactic şi nedidactic –
stabilirea unei sume pentru perfecŃionare
termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor
e) acŃiune: întocmirea planurilor de reparaŃii
răspund: - directorul economic
proceduri: - reglementări privind condiŃiile tehnice şi economice pentru efectuarea
reparaŃiilor curente şi capitale
- lista cu intervenŃiile la clădirile UVT, în funcŃie de reglementare, costul
estimativ
termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor.
f) acŃiune: întocmirea planurilor de investiŃii: de natura achiziŃiei de bunuri, a
construcŃiilor
răspunde: - directorul economic
proceduri: se monitorizează natura investiŃiei, costul estimativ, caracteristici tehnice, pe
universitate şi pe subunităŃi.
termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor.
g) acŃiune: gestionarea bunurilor,
răspunde: - directorul financiar
proceduri: reglementări privind inventarierea bunurilor, Legea nr. 22/1969..
termen: permanent.
h) acŃiune: întocmirea statelor de plată a salariilor
răspunde: - directorul resurse umane
proceduri: reglementări şi metodologii de alocare a fondurilor pentru salarii, gradaŃii şi
alte sporuri
termen: până în 9 ale lunii următoare celei de plată.
i) acŃiune: plata salariilor
răspunde: - directorul financiar
proceduri: reglementări privind plata salariilor
termen: până în 14 ale lunii următoare celei de plată
Page 47
47
j) acŃiune: întocmirea declaraŃilor de impunere
răspunde:
- declaraŃia privind obligaŃiile de plată la bugetul de stat – şef serviciu financiar
- declaraŃia privind evidenŃa nominală a asiguraŃilor şi a obligaŃiilor de plată la
bugetul asigurărilor pentru şomaj – şef serviciu financiar
- declaraŃia privind evidenŃa nominală a obligaŃiilor de plată către bugetul
asigurărilor sociale de stat – serviciul salarizare.
- declaraŃie privind achitarea obligaŃiilor de plată a contribuŃiilor la asigurările
sociale de sănătate şi a listelor nominale – serviciul personal
- declaraŃie privind impozitul pe clădiri pentru spaŃiile închiriate – şef serviciul
social
termen: 25 ale lunii următoare expirării lunii de raportare sau în conformitate cu
legislaŃia în vigoare.
k) acŃiune: angajarea personalului
răspunde: - directorul resurse umane
proceduri: elaborarea reglementărilor în concordanŃă cu legislaŃia în vigoare.
termen: permanent.
l) acŃiune: evidenŃa salariaŃilor
răspunde: - directorul resurse umane
proceduri: reglementări conform cu legislaŃia în vigoare.
termen: permanent.
m) acŃiune: întocmirea statelor de burse
răspunde: - secretarii şefi de facultate
proceduri: în conformitate cu regulamentul de burse.
termen: lunar.
n) acŃiune: plata burselor
răspunde: - directorul financiar
proceduri: în conformitate cu regulamentul de burse.
termen: lunar.
o) acŃiune: întocmirea bilanŃurilor contabile
răspunde: - directorul financiar
proceduri: reglementări conform legislaŃiei în vigoare.
termen: până în 25 ale lunii următoare trimestrului expirat.
p) acŃiune: achiziŃionarea bunurilor
răspunde: - directorul economic
proceduri: elaborarea de reglementări privind achiziŃia bunurilor în conformitate cu
legislaŃia în vigoare.
termen: permanent.
Page 48
48
q) acŃiune: plata furnizorilor
răspunde: - directorul financiar
proceduri: elaborarea de reglementări în conformitate cu legislaŃia în vigoare.
termen: în 24 ore de la primirea ordonanŃărilor.
r) acŃiune: casarea sau declasarea bunurilor.
răspunde: - directorul economic
proceduri: reglementări privind propunerile de casare.
termen: permanent, dar cel puŃin o dată/an.
s) acŃiune: închirierea bunurilor
răspunde: - directorul economic
proceduri: reglementări în conformitate cu legislaŃia în vigoare.
termen: permanent.
t) acŃiune: monitorizarea performanŃelor angajaŃilor.
răspunde: - decanii, şefii de departamente, direcŃii
proceduri: reglementări în conformitate cu legislaŃia în vigoare.
termen: permanent.
u) acŃiune: analize legale de fiabilitatea informaŃiilor, propuneri de modificare a unor
reglementări.
răspunde: - decanii, şefi de departamente, direcŃii
proceduri: reglementări interne.
termen: permanent.
v) acŃiune: planificarea veniturilor încasate pe facultăŃi, departamente.
răspunde: - directorul informatizare
proceduri: reglementare soft informatizare.
termen: permanent.
w) acŃiune: programe de şcolarizare
răspund: decanii facultăŃilor
proceduri: reglementări scrise
termen: permanent, dar cu actualizare la 01.03, pentru anul universitar următor.
x) acŃiune: programe de evaluare a calităŃii învăŃământului superior
răspund: decanii facultăŃilor + prorectori ciclu I + II învăŃământ.
proceduri: întocmirea standardelor minime de calitate
termen: permanent.
Page 49
49
Asigurarea legăturii dintre compartimente se numeşte monitorizare. Această monitorizare a
rezultatelor controlului este asigurată de prorectorul cu baza materiale sau directorul general
administrativ, după caz.
AcŃiunile programului sunt coordonate de prorectorul cu baza materiale sau directorul
general
administrativ, după caz.
Cel puŃin o dată/an se întocmesc rapoarte cu activitatea fiecărui departament, care se supune
aprobării Consiliului de administraŃie, în care se stabilesc abaterile de la obiectivele propuse,
măsuri ce
s-au luat pentru eliminarea riscurilor, stabilirea nivelului acceptabil al riscului, verificarea
raportării
execuŃiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.
ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITO0ARE LA INFORMARE ŞI
COMUNICARE (standardele 12 – 14 şi 16
4.3.12. INFORMAREA
4.3.13. COMUNICAREA
4.3.14. CORESPONDENłA
4.3.16. SEMNALAREA NEREGULILOR
1. INFORMAłII DE LA ANGAJAłI LA MANAGER:
- zilnic, la operaŃiile curente
- lunar, dar nu mai târziu de 5 ale lunii următoare cu informaŃii legate de raportări lunare.
- trimestrial, dar nu mai târziu de 10 ale lunii cu informaŃii legate de raportări
trimestriale.
2. INFORMAłII DE LA COMPARTIMENTE LA FACULTĂłI
- LUNAR, situaŃia veniturilor şi cheltuielilor pe facultăŃi, departamente, până cel târziu n
15 ale
lunii următoare, cu date cumulate de la începutul anului.
răspunde : directorul financiar
- LUNAR, direcŃia de informatizare către compartimentul financiar-contabil, decanate - cu
numărul aprobat de studenŃi înregistraŃi pe facultăŃi / specializări, faŃă de cei existenŃi.
- până în 5 ale lunii următoare
- previziuni privind încasarea taxelor de şcolarizare pe facultăŃi/speiclizări.
- Numele studenŃilor care nu şi-au achitat taxele de şcolarizare şi sumele respective
Răspunde: directorul direcŃiei de informatizare.
- TRIMESTRU CALENDARISTIC, - de la facultăŃi la oficiul juridic.
- Numele studenŃilor care nu şi-au achitat taxele, pentru întocmirea formelor de
exmatriculare.
Răspund: secretarii şefi de facultate.
- TRIMESTRU CALENDARISTIC, dar nu mai târziu de 12 ale lunii trimestrului expirat:
- De la oficiul juridic – la contabilitate deciziile de exmatriculare cu sumele ce trebuie
scăzute din evidenŃa contabilă
Răspunde: jurist.
- PÂNĂ LA 1 SEPTEMBRIE – STATELE DE FUNCłII – de la facultăŃi la direcŃia de
resurse
umane
Page 50
50
Răspund: decanii
- PÂNĂ LA 1 IUNIE an anterior anului bugetar – de la facultăŃi la direcŃia economică –
propunerile de achiziŃii, reparaŃii, dotări, etc. pentru întocmirea BVC
Răspund: secretarii şefi de facultate.
ZILNIC SAU CÂND ESTE CAZUL - de la oficiul juridic la facultăŃi şi direcŃii
- LegislaŃia apărută, de interes comun pentru fiecare compartiment.
Răspunde: juristul.
b) acŃiune: întocmirea şi urmărirea graficului de circulaŃie a documentelor la fiecare nivel
de
responsabilitate.
Răspunde: directorul financiar
Termen: permanent
c) acŃiune: separarea atribuŃiilor şi responsabilităŃilor privind operaŃiile financiare.
Răspunde: managerul unităŃii
Proceduri: reglementări privind responsabilităŃile persoanelor în iniŃierea cheltuielilor,
angajarea, lichidarea şi ordonanŃarea cheltuielilor
Termen: permanent, cu reactualizare cel puŃin o dată/an.
d) acŃiune: autocontrolul operaŃiunilor financiare.
Răspund: toŃi angajaŃii care efectuează operaŃiuni financiare
Termen: permanent
e) acŃiune: controlul activităŃilor financiare şi contabile ale angajaŃilor de către şefii de
serviciu.
Răspund: şefii de serviciu
Termen: cel puŃin o dată la lună
f) acŃiune: control de gestiune internă.
Răspunde: angajatul cu atribuŃii în acest sens în conformitate cu planul operaŃional al
controalelor stabilit de directorul financiar
Termen: permanent
g) acŃiune: controlul prezenŃei la serviciu.
Răspund: - pentru activitatea didactică: decanii
- pentru activităŃi administrative: directorii de departamente, direcŃii
Termen: permanent, cel puŃin o dată la lună
h) acŃiune: controlul calităŃii şi evaluarea muncii fiecărui salariat.
Răspund: - decanii
- şefii de departamente, direcŃii
Termen: permanent
i) acŃiune: depistarea abaterilor faŃă de politicile dau procedurile stabilite.
Răspund: angajaŃii
Termen: permanent
Page 51
51
Proceduri: analiza circumstanŃelor şi a modului cum au fost gestionate acŃiunile, n vederea
desprinderii unor concluzii de bună practică, în viitor.
j) acŃiune: continuitatea activităŃii.
Răspunde: managerul universităŃii
Proceduri: continuitatea activităŃii este perturbată de mobilitatea salariaŃilor, defecŃiuni ale
echipamentelor din dotare, schimbări de proceduri, disfuncŃionalităŃi produse de unii
prestatori
de servicii
Măsuri asiguratorii:
- angajarea de personal în locul celor pensionaŃi
- delegarea, în cazul absenŃei temporare
- contracte de service pentru întreŃinerea echipamentelor din dotare,
- contracte de achiziŃii pentru înlocuirea unor echipamente
Termen: permanent
k) acŃiune: inventarierea anuală şi periodică.
Răspunde: directorul financiar
Proceduri: întocmirea ordinului de inventariere şi numirea comisiilor de inventariere.
Termen: cel puŃin o dată/an, în ultima parte a anului.
l) acŃiune: nominalizarea persoanelor care au acces la resurse.
Răspunde: managerul universităŃii
Proceduri: se stabileşte limita de competenŃă în acest domeniu, se întocmesc liste cu
semnăturile celor care dispun de resurse.
Termen: permanent
ACłIUNI ÎN DOMENIUL STANDARDELOR DE CONTROL
4.5.24. – Verificarea şi evaluarea controlului
4.5.25 – Auditul intern
acŃiune: verificarea şi evaluarea controlului.
Răspunde: managerul universităŃii
Proceduri: elaborarea planurilor şi programelor de derulare pentru verificarea controlului,
verificarea obiectivelor realizate, etc.
Termen: permanent.
acŃiune: auditul intern.
Răspund: auditorii universităŃii
Proceduri: reglementări privind programele bazate pe evaluarea riscului, evaluarea
independentă şi obiectivă a sistemului de control intern, enunŃarea punctelor slabe
identificate
în sistem şi formularea recomandărilor pentru eliminarea acestora.
Termen: permanent
FacultăŃile, departamentele, direcŃiile îşi vor întocmi procedurile stabilite în program până
în
data de 1.10.2008, care se supun aprobării rectorului.
Page 52
52
Studiu de caz:
Procedură operaŃională privind inventarierea anuală a patrimoniului
Entitatea Publica
Procedura operaŃională
pentru gestionarea şi
administrarea
patrimoniului public
EdiŃia : I
Nr. exemplare :
Revizia_________________
Nr. exemplare____________
Compartiment
„Management ”
Cod: P.O. – G.A.P.P.
Pagina ________ din ______
Exemplar
nr.______________
Paşii de urmat:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediŃiei
Elemente
privind
responsabilii /
operaŃiunea
Numele şi
prenumele
FuncŃia
Data
Semnătura
1
2
3
4
5
1.1.
Elaborat
- Compartiment
Tehnico-
Administrativ
-Compartiment
Contabilitate
-Administrator/
Tenician
-Contabil
10.01.2008
1.2.
Verificat
-Compartiment
Contabilitate
- Contabil Sef/
Director
economic
10.01.2008
1.3.
Aprobat
- Compartiment
management
Director/Director
Adjunct
2.SituaŃia ediŃiilor şi a reviziilor în cadrul ediŃiilor procedurii operaŃionale
EdiŃia sau, după caz,
revizia în cadrul ediŃiei
Componenta
revizuită
Modalitatea
reviziei
Data de la care
se aplică
prevedrile
ediŃiei sau
reviziei ediŃiei
1
2
3
4
2.1.
EdiŃia I
-
-
10.01.2008
2.2.
EdiŃia II
-
2.2.1. Revizia 1
Page 53
53
2.2.2. Revizia 2
3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediŃia I (sau, după caz, revizia din
cadrul
ediŃiei procedurii operaŃionale)
Scopul
difuzării
Exemplar
nr.
Compartiment
FuncŃia
Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnă-
tură
1
2
3
4
5
6
7
3.1. Aplicare
1
- Compartiment
Tehnico-
Administrativ
Administrator/
tehnician
11.01.
2008
3.2. Aplicare
1
- Compartiment
Contabilitate
Contabil
Contabil Sef
/Director
economic
11.01.
2008
3.3. Informare
1
- Consiliul de
Administratie
Membrii
Consiliului de
Administratie
11.01.
2008
3.4. Informare
1
-Conducatorul
entitatii
Manager
11.01.
2008
3.5. Informare
1
- Secratariatul
entitatii
Secretar sef
11.01.
2008
3.6. Arhivare
1
- Compartiment
arhivă
Arhivar
11.01.
2008
3.8. Alte scopuri
(Audit de
sistem)
1
- Compartiment
Audit Public intern
Sef
compartiment
11.01.
2008
4.Scopul procedurii operaŃionale
Scopul procedurii operaŃionale, este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor
organizaŃiei prin creşterea performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea
principiilor de
buna practica selectând cele mai eficiente metode.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi
de
pasiv ale fiecărei instituŃii precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlul,
aparŃinând altor
persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaŃiilor financiare anuale care trebuie să
ofere o
imagine fidelă a poziŃiei financiare şi a performanŃei instituŃiei pentru respectivul
exerciŃiu financiar.
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaŃionale
5.1. Precizarea (definirea) activităŃii la care se refera procedura operaŃională;
Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv reprezintă ansamblul operaŃiunilor prin care se
constată existenŃa tuturor elementelor respective, cantitativ – valoric sau numai valoric,
după caz, la
data la care aceasta se efectuează.
5.2. Delimitarea explicita a activităŃii procedurate in cadrul portofoliului de activităŃi
desfăşurate de entitatea publica
A fost descrisă la Partea I: CE TREBUIE SĂ ŞTIM? - cu privire la normele legale care
reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul informaŃional; circuitul documentelor
şi cadrul
comun privind operaŃiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public.
5.3. Listarea principalelor activităŃi de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurată
5.3.1. Organizarea efectuării inventarierii
Page 54
54
5.3.2. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere
5.3.3. Stabilirea şi valorificarea rezultatelor inventarierii
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activităŃii
procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităŃii
- Compartiment Tehnico-Administrativ
- Compartiment Contabilitate
- Secratariatul entitatii
- Consiliul de Administratie
- Conducatorul entitatii
- Compartiment arhivă
- Compartiment Audit Public intern
6.Documente de referinŃă(reglementări) aplicabile activităŃii procedurale
6.1. Reglementari internaŃionale
- IAS (Standardele InternaŃionale de Contabilitate)
- IFAC (Standardele InternaŃionale de Audit)
- IFACI (Standardele InternaŃionale de Audit Intern)
6.2. LegislaŃie primara
- Legea 82/1991, a contabilităŃii, republicată cu modificările şi completările ulterioare
- Legea 22/1969, a gestionarului, actualizată prin Legea 54/1994
6.3. LegislaŃie secundara – reglementări contabile aplicabile:
- OMFP 1753/2004, norme privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de
activ
şi de pasiv
- HCM 2230/1969, Norme de aplicare a Legii gestionarului
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entităŃii publice
- Regulamentul de Organizare şi FuncŃionare al entităŃii publice
- Regulamentul Intern al entităŃii publice
7. DefiniŃii şi abrevieri ale termenilor utilizaŃi în procedura operaŃională
7.1.DefiniŃii ale termenilor
Nr.
crt.
Termenul
DeiniŃia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte
termenul
1. Procedura operaŃională
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaŃi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat
în vederea realizării activităŃii cu privire la aspectul
procesual
2. EdiŃie a unei proceduri
operaŃionale
Forma iniŃială sau actualizată, după caz, a unei proceduri
operaŃionale, aprobată şi difizată
3.
7.2.Abrevieri ale termenilor
Nr.crt.
Abrevierea
Termenul abreviat
1.
P.O.
Procedură operaŃională
2.
P.O.F.C
Procedură operaŃională pentru formare continua
3.
E
Elaborare
4.
V
Verificare
5.
A
Aprobare
Page 55
55
6.
Ap.
Aplicare
7.
8.Descrierea procedurii operaŃionale
8.1.Generalitati
8. 2.Documente utilizate
8.2.1.Lista si provenienŃa documentelor
8.2.2.Continutul si rolul documentelor
8.2.3.Circuitul documentelor
8.3.Resurse necesare
8.3.1.Resurse materiale
8.3.2.Resurse umane
8.3.3.Resurse financiare
8.4.Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaŃiunilor şi acŃiunilor activităŃii
8.4.2. Derularea operaŃiunilor şi acŃiunilor activităŃii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităŃii
Sunt descrise la Partea a II-a CE TREBUIE SĂ FACEM? – cu privire la reguli de întocmire
şi
completare a documentelor justificative ce privesc operaŃiunile de gestionare şi administrare
a
patrimoniului public
9.Responsabilitati şi răspunderi în derularea activităŃii
9.1. ResponsabilităŃi
Nr.
crt.
Compartimentul
(postul)/acŃiunea
(operaŃiunea)
EdiŃia I EdiŃia
II





0
1
2
3
4
5
6
1. - Compartiment
Tehnico-
Administrativ
Ap
2. - Compartiment
Contabilitate
Ap, V
3. - Consiliul de
Administratie
I
4. -Conducatorul
entitatii
I
5. - Secratariatul
entitatii
I
6. - Compartiment
arhivă
Ah
7. - Compartiment
Audit Public intern
I
10.Anexe, înregistrări arhivari
Page 56
56
INVENTARUL ACTIVITĂŢILOR
pentru compartimentul financiar – contabil
Nr.
Crt.
DOMENIUL /
MISIUNEA
Etape
ActivităŃi/ Documente
ObservaŃii
I
INVENTARIEREA
PATRIMONIULUI
ENTITĂłII PUBLICE
1. Organizarea
efectuării
inventarierii
1.DispoziŃia de organizare,
desfăşurare şi valorificare a
inventarierii patrimoniului
2.ÎnştiinŃarea membrilor comisiei
de inventariere
3.Proces – verbal de instruire
Director
Secretar
Contabil şef
2. Desfăşurarea
operaŃiunilor de
inventariere
4.DeclaraŃia de inventar
5.Listă de inventariere
6.Proces – verbal cu propunerile
pentru casare
Comisia
Comisia
Comisia
3. Stabilirea şi
valorificarea
rezultatelor
inventarierii
7.Proces – verbal de evaluare a
rezultatelor inventarierii
Comisia
10.1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului
Scop: Stabilirea perioadei şi a comisiei de inventariere.
Premise : Este un act juridic, întocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 şi pct. 6 a OMFP nr.
1753/2004 în vederea îndeplinirii obiectivului general al entităŃii publice, precum şi
asumarea
responsabilităŃilor pe fiecare membru al comisiei în vederea evitării aparitiei de
neregularităŃi şi riscuri
în gestionarea patrimoniului public.
Conducătorul entităŃii publice
- Emite dispoziŃia de inventariere a
patrimoniului (numind comisia şi perioada
de inventariere)
Secretariat
- Alocă un număr dispoziŃiei de inventariere
- Asigură copii ale acestui document
- Înmânează dispoziŃia fiecărui membru din
comisie, sub semnătură, şi persoanelor
implicate în această activitate
Comisia
- Ia la cunoştinŃă de dispoziŃia dată şi de
sarcinile repartizate
Secretariat
- Arhivează acest document
10.3. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere
Page 57
57
Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere în vederea instruirii lor pentru
declanşarea
inventarierii, repartizarea sarcinilor şi planificarea activităŃilor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu data, locul şi ora
desfăşurării
şedinŃei de instruire în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.
Secretariat
- Redactează documentul de înştiinŃare
- Comunică fiecărui membru din comisie data,
ora, locul desfăşurării şedinŃei de instruire
Comisia
- Ia la cunoştinŃă sub semnătură despre şedinŃa
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Gestionar
- Ia la cunoştinŃă asupra desfăşurării şedinŃei
de instruire în vederea declanşării
inventarierii
Contabil şef
- Ia la cunoştinŃă despre locul, ora şi data
desfăşurării şedinŃei de instruire
Compartiment contabilitate
- Arhivează acest document alături de
dispoziŃia de inventariere
10.3. Proces-verbal de instruire
Scop:
Prezentarea atribuŃiilor fiecărui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii
82/1991, OMFP 1753/2004 precum şi a modului de întocmire a documentelor.
Prezentarea perioadei de desfăşurare a inventarierii patrimoniale, precum şi perioada
de evaluare a rezultatelor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu sarcinile trasate şi de
asumare a
lor în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.
Contabil şef
- Instruieşte comisia de inventariere
- Înmânează listele de inventar semnate şi
ştampilate preşedintelui comisiei
Comisie
- Semnează procesul – verbal de instruire că a
luat la cunoştinŃă
- Ridică listele de inventar sub semnătură
Compartiment contabilitate
- Arhivează acest document alături de
dispoziŃie
10.4. DeclaraŃia de inventar
Scop: Declararea plusurilor de valori băneşti sau materiale, dacă are în păstrare şi alte valori,
existenŃa în gestiune a unor bunuri nerecepŃionate, existenŃa unor documente de primire-
eliberare care nu au fost operate, etc.
Premise : Este un act juridic întocmit de gestionar în faŃa comisiei de inventariere pentru
certificarea
situaŃiei patrimoniale la momentul declanşării inventarierii şi pentru buna funcŃionare a
inventarierii gestiunii.
Page 58
58
Gestionar
- Redactează declaraŃia de inventar în faŃa
comisiei şi o semnează
Comisie
- Verifică datele din declaraŃia de inventar dată
de gestionar şi o semnează
10.5. Listă de inventariere
Scop:
Stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităŃi,
precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice.
Premise : Este un document intern de lucru menit să asigure o imagine reală, faptică, a tuturor
elementelor, precum şi stabilirea lipsurilor şi plusurilor de valori materiale, document
pentru întocmirea registrului-inventar.
Comisia
- Întocmeşte lista de inventariere pe locuri de
depozitare prin identificarea stocurilor prin
numărare, măsurare, cântărire la faŃa locului;
- Întocmeşte separat liste de inventariere pentru
bunurile depreciate sau deteriorate, fără
mişcare sau greu vandabile;
- Verifică instrumentele şi aparatele de măsură
sau cântărire;
- Controlează toate locurile în care pot să existe
bunuri supuse inventarierii;
- La sfârşitul zilei sigilează toate încăperile
până a doua zi;
- Semnează listele de inventariere
Gestionarul
- Pe ultima filă a listei de inventariere
menŃionează că toate valorile materiale şi
băneşti din gestiune au fost inventariate şi
consemnate în listele de inventariere în
prezenŃa sa.
- MenŃionează dacă are obiecŃii cu privire la
efectuarea inventarierii;
- Nu face parte din comisia de inventar;
- Semnează listele de inventariere
Compartiment contabilitate
- Completează în listele de inventariere
soldurile scriptice din contabilitate;
- Semnează listele de inventariere;
- Arhivează aceste liste de inventariere
10.6. Lista cu propunerile pentru casare
Scop: Scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar,
declasarea şi casarea unor stocuri.
Premise : Este un document intern de constatare a condiŃiilor scoaterii din funcŃiune a
mijloacelor
fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au
Page 59
59
îndeplinit norma de timp şi se propun pentru declasare şi casare , precum şi a altor
bunuri materiale.
Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile
pentru casare pe baza Notei privind starea
tehnică a mijloacelor fixe;
- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile de
declasare şi casare a obiectelor de inventar
care sunt depreciate sau depăşite moral
- Semnează procesul-verbal cu propunerile;
- Înaintează procesul-verbal secretariatului
Secretariat
- Alocă număr de ordine procesului-verbal cu
propunerile pentru casare;
- Înaintează procesul - verbal cu propunerile
conducătorului unităŃii spre avizare;
Conducătorul entităŃii publice
- Avizează procesul – verbal cu propunerile
pentru casare şi le supune spre aprobare
ordonatorului principal de credite
Compartiment contabilitate
- Verifică şi înregistrează operaŃiunile privind
scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe,
scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau
declasarea bunurilor materiale
- Arhivează procesul – verbal cu propunerile
10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare
Comisia
- Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si
propune casarea in funcŃie de gradul de uzura
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităŃii patrimoniale.
Compartiment contabilitate
- Analizeaza propunerile de casare ale
comisiei, urmarind durata normata de
functionare;
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluŃionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziŃiilor legale.
Page 60
60
10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a
materialelor
şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată
Comisia
- Comisia constituită în baza deciziei nr. --------
------------- din ------------------propune
scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în
folosinŃă care au un grad de uzură avansat
- Stabileşte materialele si deşeurile rezultate
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile
conducătorului unităŃii patrimoniale.
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluŃionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziŃiilor legale.
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Preda cantitatea deşeurilor rezultate la
unităŃile specializate, întocmind avizul de
expediŃie
- Înregistrează rezultatele casării în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor
predate.
- Virează sumele la bugetul pe surse de
finanŃare (bugetul statului/buget local)
10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale
Comisia
- Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ----
din ----- pe baza documentelor anexate --------
propune casarea următoarelor MF ----------- şi
declasarea următoarelor mijloace materiale ---
----.
- Procedeaza la operatiunea de casare sau
declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor
materiale şi la recuperarea unor
piese/materiale
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile,
conducătorului unităŃii patrimoniale.
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluŃionării
propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziŃiilor legale.(transfer, licitatie, predare
deseuri)
Compartiment contabilitate
si administrativ
- Transfera bunurile (daca este cazul)
- Liciteaza bunurile (daca este cazul)
- Preda cantitatea deseurilor rezultate la
unitatile specializate, intocmind avizul de
Page 61
61
expeditie
- Înregistrează rezultatele casarii în evidenta
tehnico-operativa si contabila
- Urmareste incasarea contravalorii deseurilor
predate.
- Vireaza sumele la bugetul pe surse de
finantare (bugetul statului/buget local)
10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greşeli prin confruntarea
cantităŃilor consemnate în listele de inventariere cu evidenŃa tehnico-operativă pentru
fiecare poziŃie în parte.
Premise : Este un document intern de lucru întocmit pentru ca să redea situaŃia patrimonială
la un
moment dat în vederea punerii de acord a evidenŃei contabile cu valorile inventariate,
precum şi
regularizarea diferenŃelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice.
Comisia
- Întocmeşte procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii
- Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor
şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele
vinovate, precum şi propuneri de măsuri în
legătură cu acestea
- Înaintează procesul-verbal cu propunerile în
termen de 3 zile conducătorului unităŃii
patrimoniale.
Conducătorul entităŃii publice
- Cu avizul conducătorului compartimentului
financiar-contabil în termen de cel mult 5 zile
decide asupra soluŃionării propunerilor făcute,
cu respectarea dispoziŃiilor legale.
Compartiment contabilitate
- Avizează procesul-verbal privind rezultatele
inventarierii;
- Înregistrează rezultatele inventarierii în
contabilitate.
Page 62
62
Partea a IV A
PROCEDURĂ GENERALĂ ACHIZIłII PRODUSE/ SERVICII
Nr. crt
Tipul activităŃii
SpecificaŃia activităŃii
Depart.
Etapa I: ELABORAREA PLANULUI DE ACHIZIłII
I.1.1. Se completeaza formularul on-line
I.1.
IniŃierea Planului
de achiziŃii
I.1.2. Se trimite formularul în format tipărit şi semnat la Biroul
aprovizionare/ Biroul Aprovizionare
Facultate/
Cetrul de
cercetare
I.2.1. Se înregistrează planurile de achiziŃii trimise la Biroul
aprovizionare
I.2.2. Se centralizează în Planul de achiziŃii al UVT
I.2.3. Se stabilesc procedurile de achiziŃii pe produse
I.2.4. Publicarea tipurilor de proceduri de achiziŃii funcŃie de produs
I.2.5. Publicarea în SEAP a intenŃiilor pentru procedurile de achiziŃie
publică
I.2.
Elaborarea Planului
de achiziŃii
I.2.6. Se actualizează trimestrial
Biroul
Aprovizionare
Etapa II: ACHIZIłIONAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR TRECUTE ÎN
PLANUL DE ACHIZIłII
II.1. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin licitaŃie deschisă/ contract cadru.
VE>40.000 Euro
II.1.1.1. Se completează on-line şi în format tipărit „Referatul de
oportunitate” a achiziŃiei
II.1.1.
IniŃierea achiziŃiei
II.1.1.2. Se trimite la Biroul Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cerectare
II.1.2.1. Se verifică în Baza de date a UVT dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziŃii
II.1.2.2. Se verifică în Baza de date a UVT procedura de achiziŃie
corespunzătoare
Biroul
Aprovizionare
II.1.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul
Biroul
contabilitate/
DCTT
II.1.2.
Înregistrarea
cererii de achiziŃie
II.1.2.4. Se anunŃă Decanul/ Directorul de centru procedura de
achiziŃie şi perioada în care soseşte produsul (acolo unde este cazul)
Biroul
aprovizionare
II.1.3.1. Se trimite „Nota de comandă” la furnizor (în format tipărit)
II.1.3.
Solicitatea
produsului/
serviciului
II.1.3.2. Se aşteaptă 24 h pentru confirmarea livrării de către
furnizor
Biroul
Aprovizionare
II.1.4.1. Se primeşte produsul
II.1.4.2. Se recepŃionează şi se pune în funcŃiune produsul (acolo
unde este cazul)
II.1.4.
Furnizarea
produsului/
serviciului
II.1.4.3. Se înregistrază în inventar/ Se eliberează „Bon de consum”
Facultate/
Centru de
cercetare

Page 63
63
II.1.4.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul
Aprovizionare
II.2. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin Cerere de ofertă
VE cuprinsă între 5.000 Euro şi 40.000 Euro
II.2.1.1. Se întocmeşte „Nota justificativă privind alegerea
procedurii”
II.2.1.2. Se întocmeşte „InvitaŃia de participare” (format tipărit şi
electronic)
II.2.1.3. Se întocmeşte „DocumentaŃia de atribuire” (format tipărit
şi electronic)
II.2.1.
IniŃierea achiziŃiei
II.2.1.4. Se trimite la Biroul aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.2.2.1. Se verifică în Baza de date a UB dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziŃii
II.2.2.2. Se verifică în Baza de date a UVT procedura de achiziŃie
corespunzătoare
II.2.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul
II.2.2.4. Se înregistrează documentaŃia la Registratura UVT
II.2.2.
Înregistrarea
cererii de achiziŃie
II.2.2.5. Se validează de către Biroul Aprovizionare şi Serviciul
Contencios documentaŃia primită de la Decan/ Director Centru de
cercetare
Biroul
Aprovizionare/
Biroul
contabilitate/
DCTT/ Serv
contencios
II.2.3.
Transportul actelor
II.2.3.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Rector
Registratură
II.2.4.1. Se aprobă iniŃierea achiziŃiei
II.2.4.
Aprobare iniŃiere
achiziŃie
II.2.4.2. Se validează documentaŃia de iniŃiere a achiziŃiei
Rectorat
II:2.5.
Transportul actelor
II.2.5.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Biroul
Aprovizionare
Registratură
II.2.6.1. Se înregistrează „AnunŃul de participare” şi „DocumentaŃia
de atribuire” în SEAP
II.2.6.
Înregistrarea
invitaŃiei de
participare la
achiziŃie
II.2.6.2. Se înapoiază pachetul de documente Decanului/
Directorului de proiect
Biroul
Aprovizionare
II.2.7.1. Se anunŃă Comisia de evaluare despre data şi locul la care
se Ńine ŞedinŃa de deschidere a ofertelor
II.2.7.2. Se deschid ofertele primite de la agenŃii economici
II.2.7.3. Se întocmeşte PVDO
II.2.7.4. Se întocmeşte RPA
II.2.7.5. Se trimite rezultatul competiŃiei la agenŃii economici
II.2.7.6. Se completează „Contractul de achiziŃie”
II.2.7.
Realizarea
procedurii de
achiziŃie
II.2.7.7. Se transmite dosarul de achiziŃie la Biroul aprovizionare
Decanat/
Centru de
cercetare
II.2.8.1. Se verifică „Dosarul de achiziŃie”
II.2.8.
Validarea
„Dosarului de
achiziŃie”
II.2.8.2. Se validează „Dosarul de achiziŃie”
Biroul
aprovizionare/
Serv

Page 64
64
II.2.8.3. Se înregistrează ”Dosarul de achiziŃie” la Registratura UVT
contencios
II.2.9.
Transportul actelor
II.2.9.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul
contencios
Registratură
II.2.10.
Transportul actelor
II.2.10.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP
Registratură
II.2.11.
Transportul actelor
II.2.11.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector
Registratură
II.2.12.
Transportul actelor
II.2.12.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul
aprovizionare
Registratură
II.2.13.1. Se primeşte produsul
II.2.13.2. Se recepŃionează şi se pune în funcŃiune produsul (acolo
unde este cazul)
II.2.13.3. Se înregistrează în inventar/ Se eliberează „Bon de
consum”
II.2.13.
Furnizarea
produsului/
serviciului
II.2.13.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bon de consum la Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin Art. 122 alin b) sau d) – Negociere fără
publicare
II.3.1.1. Se întocmeşte „Nota de fundamentare” privind alegerea
procedurii de achiziŃie
II.3.1.2. Se întocmeşte „Nota justificativă”
II.3.1.
IniŃierea procedurii
II.3.1.3. Se trimit actele la Biroul Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.2.1. Se întocmeşte „InvitaŃia de participare la negociere”
(format tipărit şi electronic)
II.3.2.2. Se întocmeşte „DocumentaŃia de atribuire” (format tipărit
şi electronic)
II.3.2.3. Se întocmeşte „Nota justificativă privind alegerea
procedurii”
II.3.2
IniŃierea achiziŃiei
II.3.2.4. Se trimite la Biroul aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.3.1. Se verifică în Baza de date a UB dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziŃii
II.3.3.2. Se verifică în Baza de date a UB procedura de achiziŃie
corespunzătoare
II.3.3.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul
II.3.3.4. Se aprobă de către Biroul Aprovizionare şi Serviciul
Contencios achiziŃia conform Art. 122 alin b)/ d)
II.3.3
Aprobare
procedurii achiziŃie
şi a iniŃierii
achiziŃiei
II.3.3.5. Se înregistrează la registratura UVT
Biroul
Aprovizionare/
Biroul
contabilitate/
DCTT/ Serv
contencios
II.3.4
Transportul actelor
II.3.4.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Rector
Registratură
II.3.5.1. Se aprobă iniŃierea procedurii
II.3.5
Aprobare iniŃiere
achiziŃie
II.3.5.2. Se validează documentaŃia de iniŃiere a achiziŃiei
Rectorat

Page 65
65
II.3.6.1. Curierul ia mapa „acte de semnat” si o duce la Biroul
Aprovizionare
II.3.6
Transportul actelor
II.3.6.2. Se anunŃă Decanul/ Directorul de proiect aprobarea
achiziŃiei
Registratură
II.3.7.1. Se ridică pachetul de documente
II.3.7.2. Se trimite „InvitaŃia de participare la negociere” la agenŃii
economici
II.3.7.3. Se anunŃă comisia de evaluare despre data şi locul la care
se Ńine ŞedinŃa de negociere
II.3.7.4. Se desfăşoară ŞedinŃa de negociere 1
II.3.7.5. Se întocmeşte PVN1
II.3.7.6. Se desfăşoară ŞedinŃa de negociere 2
II.3.7.7. Se întocmeşte PVN2
II.3.7.8. Se întocmeşte RPA
II.3.7.9. Se trimite rezultatul competiŃiei la agenŃii economici
II.3.7.10. Se completează „Contractul de achiziŃie”
II.3.7.
Realizarea
procedurii de
achiziŃie
II.3.7.11. Se transmite dosarul de achiziŃie la Biroul aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.8.1. Se verifică „Dosarul de achiziŃie”
II.3.8.2. Se validează „Dosarul de achiziŃie”
II.3.8.3. Se înregistrează ”Dosarul de achiziŃie” la Registratura UVT
II.3.8.
Validarea
„Dosarului de
achiziŃie”
II.3.8.4. Se transmite spre publicare la Monitorul Oficial
Biroul
aprovizionare/
Serv
contencios
II.3.9.
Transportul actelor
II.3.9.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul
contencios
Registratură
II.3.10.
Transportul actelor
II.3.10.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP
Registratură
II.3.11.
Transportul actelor
II.3.11.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector
Registratură
II.3.12.
Transportul actelor
II.3.12.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul
aprovizionare
Registratură
II.3.13.1. Se primeşte produsul
II.3.13.2. Se recepŃionează şi se pune în funcŃiune produsul (acolo
unde este cazul)
II.3.13.3. Se înregistrează în inventar/ Se eliberează „Bon de
consum”
II.3.13.
Furnizarea
produsului/
serviciului
II.3.13.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
II.4. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin achiziŃie directă
II.4.1.
IniŃierea achiziŃiei
II.4.1.1. Se întocmeşte „Referatul de necesitate”
Facultate/

Page 66
66
II.4.1.2. Se trimite la Biroul aprovizionare
centru de
cercetare
II.4.2.1. Se verifică în Baza de date a UVT dacă produsul solicitat
este cuprins în Planul de achiziŃii
II.4.2.2. Se verifică în Baza de date a UVT procedura de achiziŃie
corespunzătoare
Biroul
Aprovizionare
II.4.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul
Contabilitate/
II.4.2.4. Se anunŃă Decanul/ Directorul de centru procedura de
achiziŃie
II.4.2.
Înregistrarea
cererii de achiziŃie
II.4.2.5. Se întocmeşte „Nota justificativă privind alegerea
procedurii”
Biroul
aprovizionare
II.4.3.1. Se întocmeşte „Contractul de achiziŃie” (dacă este cazul)
II.4.3.2. Se înregistrează ”Dosarul de achiziŃie” la Registratura UVT
Facultate/
Centru de
cercetare
II.4.3.3. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul
contencios
Registratură
II.4.3.4. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP
Registratură
II.4.3.5. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector
Registratură
II.4.3.6. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul
aprovizionare
Registratură
II.4.3.7. Se cumpără produsul
II.4.3.8. Se recepŃionează şi se pune în funcŃiune produsul (dacă
este cazul)
II.4.3.9. Se înregistrează în inventar (dacă este cazul)/ Se
eliberează „Bon de consum”
II.4.3.
AchiziŃia produsului
II.4.3.10. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
Abrevieri: NIR – Notă de inventar; NR – Notă de intrare recepŃie; PVDO – Proces Verbal de Deschidere a Ofertelor;
RPA – Raportul Procedurii de Atribuire; PVN – Proces Verbal de Negociere; SEAP – Sistem Electronic de AchiziŃie
Publică; UVT – Universitatea de Vest Timisoara; DC&TT – Departamentul de Cercetare şi Transfer Tehnologic, CFP

Control Financiar Preventiv; VE – Valoarea estimată a contractului de achiziŃie publică.