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RESUMEN
INTRODUCCION
Una de las preguntas que es necesario responder cuando se crea una empresa o
se inicia una nueva actividad en la misma es la referente al sistema administrativo
contable necesario que va a servir para el control de la actividad, su evaluación y la
toma de decisiones sobre su funcionamiento.
Frente a esta cuestión., hay que ser consciente que no todas las empresas
se pueden permitir solicitar la ayuda a un consultor externo para que le elabore el
sistema o simplemente, tienen destinado en su presupuesto cantidades pequeñas para el
departamento de administración .
FACTORES A ANALIZAR
Supongamos, por ejemplo, que vamos a realizar una implantación de un S.I.C. y el primer
dato que recibimos es que se trata de una pequeña compañía de seguros. Con solo este dato podemos
sacar las siguientes conclusiones:
B) Por otra parte y dada la estructura propia de la actividad de una compañía de seguros,
(cobrar primas y pagar siniestros), nuestro sistema se deberá detener en la emisión de pólizas , control
de cobros de primas y en el pago de prestaciones (siniestros), pudiendo llegar al caso de ser objeto de
subdepartamentos con entidad propia..
En el caso antes aludido, sabríamos que las compañías de seguros disponen de una adaptación
sectorial de Plan General de Contabilidad de obligado cumplimiento. Así mismo, tienen la obligación
de presentar un informe anual muy detallado de su actividad a la Dirección General de Seguros, con
una extensa información contable. Dicha información debe poder extraer directamente del sistema a
implantar y, por tanto, supone ya un requerimiento mínimo e imprescindible para nuestro S.I.C.
número de pólizas y el precio de las mismas. No obstante, en el ramo de las asistencia sanitaria, las
prestaciones (siniestros), a pesar de tener un coste medio bajo, son muy numerosas1. Además, si el
fraccionamiento d pago es mensual, como suele ocurrir en este ramo, a diferencia de otros en el que el
pago es anual o trimestral, el esfuerzo administrativo se incrementa notablemente. Este dato en una
pequeña empresa con pocos recursos humanos y materiales y necesitando un control individualizado de
pólizas, cobro de primas y prestaciones, suele suponer tensiones en el departamento administrativo
frente a la gerencia , que solicita una información que no puede ser correpondida por S.I.C.
conlleva, en primera instancia, un menor control . Este hecho suele darse en empresa de
tamaño reducido con un número limitado de centros (no más de seis u ocho).
Por último, dentro de este apartado, puede llegar a ser de enorme valía el
conocimiento de los sistema de información de las empresas que operan en nuestro
sector, especialemente las de similar tamaño y organización. En este sentido, la
experiencia de otros puede ser muy interesante para nosotros de cara a detectar puntos
fuertes y débiles del sistema. Lamentablemente, el acceso a dicha información no
siempre es fácil, ya que no se trata de información pública.
En primer lugar, tenemos que identificar todas y cada una de las operaciones
que realiza la empresa. A estos efectos, consideramos operaciones iguales aquellas que
impulsan la misma circulación económica y el mismo proceso administrativo. Por
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. 7
ejemplo, todas la compras de se suministros se consideran como una sola, así como
todos los pagos de cuotas de prestamos, etc.
Por otra parte, debemos identificar qué departamentos de nuestra empresa van
intervenir en la operación así como cúal es el proceso administrativo de la misma. Este
análisis consiste en exponer cómo se desarrolla secuencialemente la operación, qué
documentos intervienen, por qué departamentos pasan, quién la autoriza y dónde se
archiva. En el caso de que la empresa sea de nueva creación, este proceso deberá ser
objeto de análisis para su diseño, aducuandolo a la realidad de los recursos disponibles.
Llegados a este un punto tenemos que recordar que un buen S.I.C. no es el que
facilita la máxima información posible sino el que suministra toda la información
requerida por la dirección, con gran eficacia y al mínimo coste.
Como es lógico, el plan contable deberá únicamente las variables que se han
recogido en el análisis de operaciones. El grado de desagregación en cuentas de
desglose y subcuentas nos lo dará las necesidades de información que nos han sido
manifestadas.
Este debe ser el último punto de elección del sistema, ya que una mala elección
del equipo condiciona todo lo anteriomente realizado. Dicha elección debe ser
competencia única del implantador del sistema. (En algunas pequeñas empresas, el
empresario adquiere un equipo con un programa que le aconsejan sin tener en cuenta
sus propias necesidades y después contrata al que le va a montar el sistema).
En definitiva, hay que realizar una doble elección: por un lado tendremos que
optar por el tipo de ordenador que necesitamos. Ello dependerá básicamente del tamaño
de nuestra organización, sei existen o no sucursales, etc. Hoy en día, no obstante, en el
caso de una PYME, se puede comenzar con un ordenador compatible de altas
prestaciones y bajo coste comparativo. La ventaja de estos equipos es que existe una
amplia gama de programas disponibles y tienen la opción, si llega el caso, de poder
actuar como servidor de una red , con lo que el sistema puede crecer, sin
modificaciones. Se puede continuar con la implantación de una red
Una vez organizado todo el Sistema Informativo Contable, sólo nos queda
implantarlo. Sobre este tema, hay que comentar que todo cambio en la empresa y
especialemnte si se trata de aspectos administrativos, suele provocar un rechazo entre
los miemebros del departamento especialmente si se introducen nuevos equipos y
programas informáticos. Por tanto, la transición de uno a otro modelo debe realizarse
del modo más pedagógico posible para con las personas que en él van a intervenir.