Sunteți pe pagina 1din 11

Management educaţional şi comunicare instituţională

Masterat on-line

Introducere în managementul
organizaţiilor şcolare
ESEU
Analizaţi-vă modul de distribuire a timpului conform celor patru “cadrane” din
subcapitolul 3.4 “Managementul timpului”. Ce aţi putea face pentru a vă
organiza mai bine timpul?

Coordonator:
prof. univ. dr. Dumitru Iacob

Masterand: Gustea C. Loredana,


Ploieşti, an I
Şcoala cu cls. I-VIII „Sf. Nicolae”,
Mizil, Prahova

Bucureşti, 2009

1
Cuprins

Nr. Capitolul Pag.


1. Consideraţii teoretice 3
2. Metoda celor patru cadrane, aplicaţie 6
şi interpretare
3. Concluzii 10
4. Bibliografie 11

2
Consideraţii teoretice

„Fluturele îşi măsoară viaţa în clipe, nu ani, şi totuşi are timp destul.”
(R. Tagore)

Adesea aud oamenii din jurul meu că se vaită că nu au timp, ba chiar mai zilele trecute
am auzit pe cineva spunând că timpul este duşmanul numărul unu. Atunci am spus că orice
duşman poate fi transformat în prieten şi m-am întrebat cum se poate face asta în cazul
timpului. Mărturisesc că personal, nu am probleme cu timpul dar elevii mei se vaită într-una,
de parcă ar avea de rezolvat problemele întregii lumi.
Timpul este o resursă importantă şi de gestionarea lui depinde succesul sau insuccesul
activităţilor noastre. Acelaşi timp îl au toţi oamenii, pentru toţi ziua are tot 24 de ore dar
depinde cum îl foloseşte fiecare.
În timpul unei vieţi, calculat la o speranţă de viaţă de 73 de ani, intervalul de timp se
repartizează astfel: pentru dormit 27 de ani, mâncat 5,5 ani, igienă 1,5 ani, stat degeaba 1,5
ani, fumat 2 ani, boli 2,8 ani, mers la şcoală 3 ani, sport 0,2 ani, lectură 2,3 ani, TV 7,6 ani,
deplasări diverse 8,5 ani, lucru 10,5 ani. (Jean-Luis Servan-Schreiber, 1990, apud Roxana
Tudorică, Managementul educaţiei în context european, Editura Meronia, Bucureşti, 2007,
p.237 ).
Utilizarea eficientă a timpului nu se învaţă în şcoală. Ţine mai mult de autoaducaţie.
Cred că fiecare ar trebui să aibă propriile strategii de gestionare a resurselor personale
de timp, impunându-se pentru început o analiză a ceea ce avem de făcut, stabilirea unor
obiective, a unor priorităţi, fixarea de termene pentru fiecare obiectiv, planificarea activităţilor
pentru o perioadă mai mare şi apoi zilnic, revizuirea planificării atunci când este cazul,
evaluarea a ceea ce s-a realizat.
Fiecare îşi cunoaşte propriul ritm de lucru, tipul de muncă desfăşurată, priorităţile,
deci nu putem spune că s-ar aplica o regulă anume sau o strategie miraculoasă, totul este
simplu.
Metodele utilizate sunt de asemenea diferite. Unii îşi scriu în agendă (pe listă se pot
sublinia cu diverse culori, în funcţie de priorităţi, unele activităţi sau se poate să le asociem un
semn, un asterisc spre exemplu, celor care pot fi realizate prin delegare), alţii folosesc post-it-

3
uri divers colorate sau îşi organizează spaţiul de lucru astfel încât să le faciliteze munca,
importantă fiind şi utilitatea obiectelor din acest spaţiu dar şi personalizarea acestuia.
Nu numai listele se pot utiliza ci putem concepe şi axe temporare pe care să ne
notăm/să marcăm ceea ce avem de realizat sau prin încercuirea datelor din calendar în cazul
unor termene.
Un prim pas ar fi acela de a ne stabili nişte repere în funcţie de algoritmul pentru un
management eficient al timpului, acesta este necesar să fie în mintea noastră permanent:
1. Stabilirea unei viziuni personale
2. Identificarea rolurilor
3. Alegerea de obiective de sector II pentru fiecare rol
4. Crearea unui cadru de decizie pentru săptămâna în curs (întâi activităţile nu foarte
urgente)
5. Menţinerea priorităţilor
6. Evaluarea
(Stephen Covey, Managementul timpului sau cum ne stabilim priorităţile, Editura ALLFA,
Bucureşti, 2002, p. 36 apud prof. univ. dr. Dumitru Iacob, lector univ. drd. Diana-Maria
Cismaru, Managementul instituţiei şcolare. Comunicare instituţională, curs, Facultatea de
Comunicare şi Relaţii publice „David Ogilvy”, Management educaţional şi comunicare
instituţională, Bucureşti 2005-2006, pag. 43).
Dar chiar şi persoanele care nu au probleme cu timpul îşi pot eficientiza resursele.
Cele trei metode de eficientizare a timpului sunt :
(http://fwd.aiesec.ro/articole/sources/articles/200402/37/atasament/atasament_managementu
l_timpului.pdf)
1. Organizarea
2. Prioritizarea
3. Planificarea
Altfel spus, soluţia ar avea trei paşi de urmat :
1. Să facem o listă cu ce avem de făcut în ziua următoare
2. Să stabilim priorităţile
3. Să planificăm ordinea în care vom desfăşura activităţile
În toată această operaţiune, nu trebuie să uităm să lăsăm timp şi pentru acele activităţi
aparent fără importanţă dar care ne încarcă bateriile căci este importantă şi starea noastră de
spirit în tot ceea ce facem.

4
Niciodată însă nu trebuie să uităm de „regula 60-40”
(http://fwd.aiesec.ro/articole/sources/articles/200402/37/atasament/atasament_managementu
l_timpului.pdf), care spune că trebuie să planificăm doar 60% din timpul disponibil, restul de
40% lăsându-l pentru evenimentele neaşteptate.
În acelaşi timp trebuie să identificăm şi cauzele care ne fac să pierdem timp
(cronofage), acestea putând fi individuale, personale, psihologice sau care vin din exterior,
sociale, de grup. (Roxana Tudorică, Managementul educaţiei în context european, Editura
Meronia, Bucureşti, 2007, p.239 ).
Planul nostru trebuie să fie realist, flexibil, simplu structurat (la liniuţă).
Iar în privinţa obiectivelor, putem aplica principiul SMART:
(http://fwd.aiesec.ro/articole/sources/articles/200402/37/atasament/atasament_managementu
l_timpului.pdf)
o Simple
o Measurable
o Achievable
o Realistic
o Time (pot fi stabilite in timp)
În ceea ce priveşte planificarea activităţii specifice unui cadru didactic, acesta trebuie
să ia în considerare nu numai planificarea materiei de parcurs pe unităţi de timp mari, anual
sau semestrial, ci şi ceea ce îşi propune să realizeze la fiecare oră de curs, să aloce timp pentru
fiecare activitate în parte. Aparent nesemnificativă, această alocare defalcată a resurselor de
timp pentru fiecare activitate ajută la atingerea obiectivelor mari, pas cu pas se străbate
întregul drum sau cum spunea metoforic site-ul mai sus amintit "Un proiect mare este ca un
elefant pe care te chinui să-l mănânci. În niciun caz nu trebuie să aştepţi să-ţi crească gura."
În privinţa proiectării agendei personale, un cadru didactic trebuie să nu uite de
întreaga cantitate de timp pe care o petrece în şcoală:
- timpul petrecut obligatoriu bîn instituţia şcolară, direct, de activitate la clasă, în
conformitate cu norma didactică şi orarul şcolii (timp fix)
- timpul petrecut în instituţia şcolară dar pentru desfăşurarea altor activităţi decăt cele
didactice, obligatorii etc., timp suplimentar necesar corectării lucrărilor scrise,
caietelor, pregătirii lucrărilor practice, pregătirii pentru lecţii, pregătirii subiectelor
pentru lucrările scrise, şedinţe de catedră, consilii profesorale, etc.

5
- timpul petrecut în şcoală sau în afara ei pentru desfăşurarea activităţilor facultative,
extraşcolare, fără a fi obligatorie prezenţa profesorului, timp voluntar, pentru activităţi
culturale, sportive. (Roxana Tudorică, Managementul educaţiei în context european,
Editura Meronia, Bucureşti, 2007, p.238).
În afara acestor activităţi, mai sunt şi activităţi personale, ceea ce face ca agenda unui
cadru didactic să fie foartă încărcată, de aceea acesta trebuie să îşi managerieze foarte bine
resursele de timp pentru a avea controlul asupra evenimentelor, pentru a-şi duce la îndeplinire
toate obiectivele profesionale şi personale.

Metoda celor patru cadrane,


aplicaţie şi interpretare

Cel mai des utilizată şi poate cea mai eficientă metodă de gestionare a resurselor de
timp rămâne însă metoda celor patru cadrane. Aceasta ne face în primul rând să conştientizăm
cât de mult avem de lucru, să ne stabilim priorităţile şi ordinea realizării acestora, să adoptăm
o strategie eficientă. Este ca o hartă/oglindă a activităţii noastre prezente şi viitoare.

URGENT MAI PUŢIN URGENT

IMPORTANTE I = fă acum II = planifică


-crize -pregătire
-probleme presante -prevenire
-proiecte cu scadenţe -evaluări
apropiate -planificare
-întâlniri -cunoaştere (studiu)
-pregătiri de evenimente -crearea unor relaţii
stimulare pentru angajaţi
-delegare de autoritate
-recreere autentică
LIPSITE DE -întreruperi (telefoane) -unele apeluri telefonice
-corespondenţă fără -convorbiri prea lungi
IMPORTANŢĂ
importanţă -persoane străine care
-rapoarte de amănunt solicită atenţia managerului
-unele şedinţe în mod exagerat;
-oaspeţi ocazionali -activităţi de “evadare”
-activităţi mărunte de rutină

III = deleagă IV = uită

6
După cum observăm, doar activităţile din cadranul al II-lea se pot planifica întrucât
ceea ce este important şi urgent nu poate fi amânat. Principiul amânării nu poate funcţiona
decât pentru activităţile mai piţin importante şi mai piţin urgente. Dar şi activităţile din
cadranul al II-lea trebuie să fie organizate la rândul lor în funcţie de termenele la care trebuie
finalizate tocmai pentru a nu intra în viitor în cadranul I.
Desigur că nu toate activităţile importante şi urgente pot fi cunoscute din timp, de
aceea trebuie să evităm pe cât este posibil aglomerarea cadranului I cu activităţi restante din
cadranul al II-lea. Nu toate persoanele pot face faţă stresului (este foarte adevărat că există şi
reversul acestei situaţii, persoane care sunt mult mai eficiente sub presiunea timpului).
Iată cum alcătuiesc eu un astfel de cadran pentru situaţia mea actuală (pentru o
săptămâna).
URGENT MAI PUŢIN URGENT

IMPORTANTE I = fă acum II = planifică


-să finalizez referatele pentru -să învăţ pentru examenul de
masterat sâmbătă
-să pregătesc mapa pentru -să fac tema la managementul
şcoală (fişe de lucru pentru curriculum-ului
fiecare clasă) -să verific jurnalele de lectură
-sî cumpăr un cadou pentru ale elevilor
aniversarea verişoarei mele -să pregătesc şedinţa
cenaclului literar
-să discut împărţirea sarcinilor
cu elevii şi colegii pentru
realizarea activităţii cu
numărul 3 din proiectul
educaţional „Şi eu am dreptul
la mâine”
-să verific învăţarea rolurilor
pentru scenetă
-să strâng/verific articolele
pentru numărul 5 al revistei
şcolii
-să fac şedinţa cu părinţii
clasei a VIII-a pentru a le
prezenta metodologia cu
privire la admiterea la liceu şi
SAM
LIPSITE DE -să plătesc facturile de -să sun o fostă colegă de
internet şi mobil facultate
IMPORTANŢĂ
-să-mi vizitez mătuşa

7
III = deleagă IV = uită

Având în faţă aceste cadrane concluzionez că în ceea ce mă priveşte, cele mai multe
activităţi sunt situate în cadranul al II-lea, planificarea având un rol important în viaţa mea. De
altfel trebuie să recunosc că nu plec nicăieri fără să am agenda la mine iar masa mea de lucru
deşi uneori este plină de cărţi, se află în ordine astfel că ştiu întotdeauna de unde să iau ceea
ce îmi trebuie. Îmi place ceea ce fac şi recunosc că mi-am aglomerat existenţa de bunăvoie,
fiind o persoană eficientă în situaţii de criză, dacă aş avea puţin de lucru, probabil aş amâna
activităţile sau aş muri de plictiseală şi stres. Este drept că nu am foarte mult timp pentru
mine, să stau să citesc beletristică, să mă plimb prin parc, să merg la sală, să mă uit la
televizor etc. Dar asta poate pentru că îmi place să trăiesc contra cronometru.şi în fond dacă
îmi propun ceva realizez. Întotdeauna găsesc soluţii rapide de a ieşi din orice situaţie pentru
că îmi place să mă implic. Asta se datorează cu siguranţă şi educaţiei primite căci deşi am fost
sprijinită de părinţi în tot ceea ce am făcut, întotdeauna am fost învăţată să ma descurc
singură, să caut soluţii.
Dar să analizez fiecare cadran în parte:
I important şi urgent , fă acum
-să finalizez referatele pentru masterat
*de recitit, de corectat şi de trimis prim mail sau pe platformă - aproximativ 1 oră
-să pregătesc mapa pentru şcoală (fişe de lucru pentru fiecare clasă)
*alcătuirea acestora pentru reactualizarea materiei din semestrul I
*printarea şi xeroxarea într-un număr suficient pentru fiecare elev -aproximativ 2 ore
-sî cumpăr un cadou pentru aniversarea verişoarei mele
am introdus această activitate aici, deşi poate mai firesc ar fi să o aşez în cadranul al III-lea,
deoarece consider că pentru mine este foarte important să fiu alături de cei dragi, să fac lucruri
care îmi plac, care îmi încarcă bateriile, dispoziţia mea afectivă fiind un factor esenţial în
realizarea eficientă a sarcinilor zilnice - aproximativ 3 ore
O să las analiza cadranului al II-lea la sfârşit.
III lipsit de importanţă dar urgent
-plata facturilor o pot face şi părinţii mei, mai ales că eu plec la şcoală la ora 9,30 şi revin
acasă la ora 19, când oricum este închis la majoritatea casieriilor
IV lipsit de importanţă şi mai puţin urgent

8
-să sun o fostă colegă de facultate
când o să am un moment de respiro, de relaxare, o să fac asta, probabil într-o seară
-să-mi vizitez mătuşa
poate în ziua metodică, marţea, dacă tot ies în oraş, pot trece şi pe la ea
Cadranul al II-lea
aici îmi fac o planificare în amănunt, pe zile, ore, termene limită şi modofic ori de câte ori este
nevoie sau adaug alte activităţi care se ivesc pe parcurs, şedinţe etc.
obişnuiesc să bifez activităţile realizate atunci cănd le finalizez şi să le subliniez pe cele care
devin urgente
Luni 9 6-8 învăţ pentru examenul de sămbătă la Psihologia sportului
8-10 mă pregătesc pentru şcoală, inclusiv îmi planific activitatea la ore
10-12 drumul către şcoală, în microbuz o să mai citesc pentru examen
12-18 activitate la ore
18-20 drumul spre casă
20-21 mă relaxez, activităţi de rutină
21-23 pregătesc şedinţa cenaclului literar, pun materialele pe slide-uri,
selectez melodii realizate pe versurile unor poeţi, alcătuiesc câteva
jocuri
Marţi 1 7-11 fac tema la managementul curriculum-ului
0 11-14 verific jurnalele de lectură ale elevilor
14-15 mă relaxez, activităţi de rutină
15-17 printez metodologia de admitere pentru şedinşa cu părinţii, o
studiez şi subliniez cu markerul părţile semnificative pentru a le
aduce la cunoştinţă părinţilor
17-20 mă relaxez, activităţi de rutină
20-22 învăţ pentru examenul de sămbătă la Psihologia sportului
Miercuri 1 6-8 verific articolele pentru numărul 5 al revistei şcolii
1 8-10 mă pregătesc pentru şcoală, inclusiv îmi planific activitatea la ore
10-12 drumul către şcoală, în microbuz o să mai citesc pentru examen
12-18 activitate la ore
18-20 drumul spre casă
20-21 mă relaxez, activităţi de rutină
21-23 verific jurnalele de lectură ale elevilor
Joi 1 6-8 mă pregătesc pentru şcoală, inclusiv îmi planific activitatea la ore
2 8-10 drumul către şcoală, în microbuz o să mai citesc pentru examen
10-12 cenaclul literar şi verific învăţarea rolurilor pentru scenetă
12-18 activitate la ore
18-20 drumul spre casă
20-21 mă relaxez, activităţi de rutină
21-23 verific jurnalele de lectură ale elevilor
Vineri 1 6-8 mă pregătesc pentru şcoală, inclusiv îmi planific activitatea la ore
3 8-10 drumul către şcoală, în microbuz o să mai citesc pentru examen
10-12 discut împărţirea sarcinilor cu elevii şi colegii pentru realizarea
activităţii cu numărul 3 din proiectul educaţional „Şi eu am dreptul
la mâine”
12-18 activitate la ore, în fereastră realizez şedinşa cu părinţii

9
18-20 drumul spre casă
20-21 mă relaxez, activităţi de rutină
21-23 învăţ pentru examenul de sămbătă la Psihologia sportului
Sâmbătă 1 6-8 mă pregătesc pentru plecarea la examen, mai repet
4 8-12 examen (drum, examen propriu-zis)
12-17 mă relaxez, activităţi de rutină
17-20 merg în vizită la o prietenă
20-23 citesc şi îmi planific materia pentru examenul de sâmbăta viitoare
la Defectologie şi logopedie
Duminică 1 7-9 mă relaxez, activităţi de rutină
5 9-12 merg cu familia la supermarket pentru aprovizionare
12-17 mă relaxez, activităţi de rutină
17-20 planific activitatea pentru săptămâna viitoare, inclusiv activitatea
de la ore, trebuie să ţin seama şi de faptul că reîncep cursurile la
masterat
20-23 citesc ceva care să îmi placă, beletristică sau psihologie
motivaţională

Trebuie să fac o precizare şi anume că niciodată intervalele orare nu sunt exact cât ar
lua activitatea respectivă ci mai mari, astfel încât în cazul apariţiei unei urgenţe, prin
micşorarea acestor intervale să se poată steecura cu uşurinţă şi alte activităţi. În plus, după
fiecare activitate trebuie să am şi un moment de respiro, putând strecura rezolvarea unor
activităţi din cadranele III sau IV. Realizarea unor activităţi nu depind în totalitate de noi,
spre exemplu, pun în orar două ore pentru drumul spre şcoală dar deşi microbuzul nu face mai
mult de 40 de minute, acesta nu respectă întotdeauna programul de plecare şi atunci trebuie să
plec mai devreme de acasă pentru a nu risca să întârzii, însă ceea ce consider foarte important
este că încerc să evit cât mai mult posibil timpii morţi, întotdeauna având câte ceva de făcut.

Concluzii

Cu siguranţă orice mod de gestionare a timpului poate fi îmbunătăţit oricât de bun ni s-


ar părea. La sfârşitul fiecărei perioade proiectate putem analiza şi concluziona, putem
îmbunătăţi propriile strategii. Un lucru rămâne cert, fiecare îşi poate gestiona resursele de
timp ţinând cont de particularităţile activităţii, de felul de a fi al persoanei respective.
Nu trebuie să uităm că pentru toţi oamenii ziua are tot 24 de ore şi că doar
propunându-ne obiective înalte (dar realiste, de bun simţ) putem să realizăm ceva cu adevărat
valoros. Nu e drept să ne plângem că nu avem timp ci doar că nu ştim să îl gestionăm. Dorind
să faci, gândind pozitiv, lucrurile nu se vor realiza de la sine dar le vom ajuta să se realizeze
mai eficient şi mai eficace.

10
Bibliografie

1. prof. univ. dr. Iacob Dumitru, lector univ. drd. Cismaru Diana-Maria, Managementul
instituţiei şcolare. Comunicare instituţională, curs, Facultatea de Comunicare şi Relaţii
publice „David Ogilvy”, Management educaţional şi comunicare instituţională, Bucureşti
2005-2006, pag. 40-43
2. Tudorică Roxana, Managementul educaţiei în context european, Editura Meronia,
Bucureşti, 2007, pag. 237-242

http://fwd.aiesec.ro/articole/sources/articles/200402/37/atasament/atasament_managementul_t
impului.pdf

11