Managementul proiectelor

Scrierea şi managementul
proiectelor - Introducere
Ciclul proiectelor

a
Succesul unui proiect

Succesul unui Proiect: Câţiva Factori

Reprezentare corecta
a diferitelor interese
Planificare Management al proiectului
prin participare
buna/at ent a eficient

Proiectul se adreseaza
Echipa de proiect
problemelor reale ale
competenta si motivata
grupurilor tinta
Suc ces ul unui
proiec t Alocarea corecta a costurilor
Part ile implicat e respecta si beneficiilor intre
angajamentele femei si barbati

Beneficiarii sunt clar Capacitat e

identificat i dupa sex si organizationala
grup socio-economic
 Scrierea proiectelor

Reţeta scrierii unui proiect de succes

• Citiţi ghidul solicitantului
• Recitiţi ghidul solicitantului
• Respectaţi ghidul solicitantului
»şi depuneţi cererea
 Scrierea proiectelor

• Structura cererii de finanţare - utilă finanţatorului

• 1. Descriere
– 1.1.Titlu
– 1.2.Loc de desfăşurare
– 1.3.Suma solicitată
– 1.4.Rezumat
– 1.5.Obiective
– 1.6.Justificare
– 1.7.Descriere detaliată a activităţilor
– 1.8.Metodologie
– 1.9.Durata şi planul de acţiune
 Scrierea proiectelor

• Structura cererii de finanţare-2

• 2. Rezultate aşteptate
– 2.1.Impact estimat asupra grupurilor ţintă
– 2.2.Publicaţii şi alte rezultate
– 2.3.Efecte multiplicatoare
– 2.4.Asigurarea continuităţii

• 3. Bugetul proiectului
– Surse de finanţare preconizate

• 4. Matricea cadru logic

 Scrierea proiectelor
• Structura cererii de finanţare - utilă celui care
elaborează proiectul
• 1. Analiza Problemei pe care proiectul o abordează şi stadiul final în
care dorim să ajunga problema în urma derulării proiectului ( situaţia
când problema este rezolvată)
• 2. Definirea Obiectivelor proiectului
• 3. Analiza Factorilor Interesaţi
• 4. Activităţile proiectului şi planul de acţiune
• 5. Estimare riscuri şi acţiuni suplimentare pentru sprijinirea
proiectului
• 6. Evaluare şi monitorizare
• 7.Bugetul proiectului
 Scrierea proiectelor

• Identificarea problemei
• Problema
- ceea ce ne împiedică să trecem la situaţia dorită
- golul/prăpastia/discrepanţa între existent şi viitorul dorit

• Situaţia existentă PROBLEMA Situaţia dorită

 Scrierea proiectelor

• Identificarea problemei
• O Problema bine aleasă
• exprimă nevoi ale unui grup ţintă bine determinat
• este concretă
• este clară
• este gravă
• este urgentă
• rezolvarea ei presupune parteneriate
 Scrierea proiectelor
• Analiza problemei
– CARE este problema ?
– DE CE este o problemă ?
– UNDE şi CÂND se manifestă(condiţii, periodicitate,sursă)
– PENTRU CINE este o problemă ?
– CE SE VA ÎNTÂMPLA dacă nu rezolvăm
problema ?
» REFORMULAŢI PROBLEMA!!!
 Scrierea proiectelor

• Definirea obiectivelor proiectului

• PROBLEMA
• SCOP ( situaţia dorită când problema este
rezolvată)
• OBIECTIVE - rezultate intermediare ce trebuie
obţinute în efortul de realizare a situaţiei dorite/de
rezolvare a problemei
• Verificaţi dacă obiectivele sunt SMART
 Scrierea proiectelor

• Analiza factorilor interesaţi

– ( orice grup sau individ care are un
interes/este influenţat/afectat sau poate
influenţa/afecta realizarea obiectivelor
propuse)
• Identificaţi potenţiali parteneri şi încercaţi să
estimaţi contribuţia acestora !!!
 Scrierea proiectelor
• Activităţile proiectului
– ( activităţile proiectului descriu cum intenţionaţi să
atingeţi obiectivele propuse - ce trebuie facut
pentru atingerea obiectivelor)
• Identificaţi lista de activităţi necesare,
detaliaţi fiecare activitate pe acţiuni
componente, cu loc de desfăşurare şi
responsabilul principal, partenerii implicaţi
şi resursele necesare (umane, materiale şi
echipamente, informaţii, servicii ... !!!
 Scrierea proiectelor
• Evaluare şi monitorizare
– Evaluare = emiterea de judecăţi privind progresul
înregistrat în atingerea obiectivelor prin compararea
rezultatelor planificate cu cele obţinute ( pe parcursul
implementării sau la finalul proiectului)
– Monitorizare = proces de colectare sistematică a datelor
cu privire la
• derularea activităţilor în comparaţie cu planul de acţiune
• cheltuielile făcute în comparaţie cu costurile prevăzute
• calitatea muncii individuale şi în echipă
• Planificaţi-le !!! cine, cum şi când ???
 Scrierea proiectelor
• Evaluarea finală a proiectului
– Impact asupra grupului ţintă
– Posibilele beneficii suplimentare( efecte
multiplicatoare, posibilitatea replicării şi extinderii
rezultatelor proiectului)
– Continuitatea / sustenabilitatea proiectului ( financiar,
instituţional, la nivelul practicilor şi
comportamentelor)
– Indicatorii de succes la finalul proiectului( cantitativi,
calitativi, abordări şi practici inovatoare)
 Bugetul proiectului

• Bugetul
– o planificare a proiectului din punct de vedere
financiar
– un instrument de control al resurselor
financiare ale proiectului
 Bugetul proiectului

• Etape în planificarea bugetului

– planificarea activităţilor , cu detalierea acţiunilor din fiecare
activitate
– estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitaate şi accţiune, pe
categorii de cheltuieli
– estimarea potenţialelor surse de venituri
– echilibrarea diferenţelor dintre potenţialele surse de venit şi
cheltuielile propuse
– verificarea bugetului
– stabilirea fluxului de numerar ( sume şi perioade)
Matricea Cadru Logic

Matricea Cadru Logic

Logica Indic at ori de Surs e de Supozitii
interv entiei Verifcare ai Verificare
Obiectiv elor
Obiectiv e
Generale

Scopul
Proiectului

Rezultate

Ac tiv itat i Mijlo ace Co st

Pre-c onditii
Matricea Cadru Logic : nivelul obiectivelor

Nivelul Obiectivelor
L og ica
in ter ven tiei
Nivelul inalt al ob iective lor la care Obiect ive
contribuie p roiectul Gener ale

Obiectivul central al proiectului in Sco p ul

termeni d e beneficii durabile pentru Pr oiect u lui
grupurile tinta Mijloa ce fizice si
nefizice necesare
Produsele activitatilor intreprinse Rezult at e pentru
in treprin derea
activitatilor
Sarcini executate ca parte a A ct ivita ti Mijlo ace
proiectului pentru a produce
rezultatele p roiectului
Matricea Cadru Logic : supoziţiile

Aprecierea Supozitiilor
Este important factorul extern?

Da Nu

Va fi el realizat? Nu include in logframe

Aproape sigur Nu include in logframe

Probabil Include ca supozitie

Improbabil Este posibila reconceperea proiectului

astfel incit sa fie influentat factorul
extern ?
Da
Reconcepe proiectul adaugind
activititati sau rezultate; reformuleaza Nu
Scopul proiectului daca este necesar
Proiectul nu este fezabil
Matricea Cadru Logic : indicatori

Indicatori: Un Exemplu
Objectiv: Acces imbunatatit la pietele rurale/regionale
Selec tare indicato r: Ti mp mediu de calatorie la cea mai
apropiata piata
Definirea tintelor:
• Definirea c antitatii: Timpul mediu de calatorie la cea mai
apropiata piata este redus cu 25% com parativ cu n ivelul
anului x …
• Definirea c alitatii: ... in timpul sezonul ui umed ...
• Definirea grupului ti nta: ... , pentru toti calatorii, barbati
si femei, in vehicule private ...
• Definirea lo cului : ... in regiunea Muntele Alb astru ...
• Deter minarea ti mpului: ... 5 ani dupa inceperea
proiectului
Matricea Cadru Logic : activităţi şi resurse

Planuri de Activităţi şi Resurse

Mat ric ea Cadr u L ogi c

Plan de Ac t iv it at i bazat pe r ez ult at e Plan de Res urs e baz at pe rezu lt at e

EST ABLI SHM EN T OF PLAN NI NG UN I
T, M I NI STR YO FT RAN SPOR T

A C T IV IT IE S E A R1
Y E X PE
E XR
T
PES
R TS
Mo n
t h
1 Mo n
t h
2 Mo n
t h
3 Mo n
t h
4 Mo n
t h
5 Mo n
t h
6 Mo n
t h
7 Mo n
t h
8 Mo n
t h
9 Mo
n th 1
0 Mo
n th 1 Mo
n th 1
2 P M OM E1 E2 E3

1 .1 Es
t a
b l is
h P la n i n
g ni t
U EST
AB L
I SHMENT O F APL ANNI NG UNIT , MI NIST RYO F TRANSPORT
1 .1 .1 S e
t up o
f fic e s a
nde qu
i p
me n t L
Ann u al
1 .1 .2 I d
e n tif y a
ndr
e c r
u it c o
u n te r
p ar
t s
t a
f f L Co s ts pe r p la n n in g pe rio d
Re f ACT
I VITIES/ INPUTS Un i t Qua nt ty
i e r p lan n in g pe rio d
p Co s t Fu
n d in g Co s t Co d
es Pr o je c t Re
c urr e n t
1 .2 L ia is e w it h r
e l e
v a nt
de p a
r t
me n t
s 1 2 3 1s
t q t r 2 nd q t r3rd q t r 4th q t r e r u n it
p ou rc e
s Do n o r Go v t 1s
t q t r 2 nd q t r3rd q t r 4th q t r T to a l Co s ts
1 .2 .1 C o n
v e
n e s te e r
in g c o
m mit e L S
ACT IVI TIES
1 .2 .2 H
o ld e g
r u la r s
t e r in
g o mmit te e me e
c t in g
s L
1 .1 Es ta bl is h Pl a n n
i ngUn i t
1 .2 .3 H o ld r
e g u
l a
r b r
ie fi n
g s fo r Min is te r
s L
n d s e
a n io r c iv ls e r
v a
n ts EQ UIP MENT
Co mpu t e rs no. 2 2 1. 0 0 3 ,4 A/ 1 .3 2. 0 0 2. 0 0 - - 4. 0 0
1 .3 Un d e
r t
a k e p la n n
i n gs
t u
d i e
s 4 5 6 7 8 9
Fa x mod e m no. 1 00
5 3 ,4 A/ 1 .3 00
5 - - - 00
5
1 .3 .1 A g r
e e w ith o v
g e r
n me n tp r
i o
r ity r e
a a s L Ofi c e fu rnit u re lu mp 1 3. 0 0 3 ,4 A/ 1 3. 3. 0 0 - - - 3. 0 0
fo r p la n in g s tu d
i e
s SAL ARI ES &A L OW ANCES( L OCAL )
Cou n te r pa r ts m m 4 4 4 4 20
0 5 ,2 B/ 2 .1 80
0 80
0 80
0 80
0 3. 0
20 3. 0
20
1 .3 .2 C o
n v
e n e wo
r k
i n
g gr o
u p s to u n
de r
t a
k e L L L
Of fic e s t af f m m 2 3 3 3 00
1 5 ,2 B/ 2 .1 00
2 00
3 00
3 00
3 1. 1
00 1. 1
00
p la n in g s tu d
i e
s
ETC.
1 .3 .3 U n d
e r
t a
k e p la n n
i g s tu d ie s jo in tly w i th L L L
o v
g e r n
me n t

1 .4 r ov
P i de g
ov e r
n me n t
w h s t
it r a t
e g yp
l a n
s 0
1

1 .4 .1 Ma k e r
e c
o mme n d
a ti o
n s t o g
o v
e r n
me n t L S S S

1 .4 .2 A s s is tg o v
ern me n t in t h e d
e v
e lo p me n
t o fa L S S S
f r
a mewo r k f o
r p o lic y fo r
mu la ti o
n

M ile s t
o ne s
KEY
1 Me mb e r s hi p o
f P S C in c lu d e s s en io r r
ep r ese nat tiv e s fr
om l r e
a l e
v a
n t De
p ar
t me
n ts
2 e r ms o
T f re fe r
e nc ea n ds c h e du le f o
r PS C a g ee
r d
3 F ir st 3b r i ef in
g me e ti n
gs r u n an d a t te n
d e da s p
l n
a nd e PM =P r
o j
e tc Ma n g
a er
4 Wr i te n a gr e me n to f p r io r
it y a re a
s OM = Offi e
c Ma n ge r
a
5 W o r k
i n
g gr o u ps c on v e ne da n d s c h ed u le s o fwo r
ka g r
eed E1 =E c n
o o mis t1
6 1 st dr a ft s of s tu d ie
s i r
c c u
l at e
d E2 =P o
l ic ySp e i a
c l is t
7 C o mme n ts r e ce iv e
d f ro mr e l e
va n t Min is tr ie s &d e
p ar
t me
n ts E3 =E c n
o o mis t2
8 t u
S d ie s c o mp l e
t ed
9 Wo r k in g g r oup s a gr e onr e c omm e n dat io ns L =L e
ad ro le
0
1 S tr
a te g y rec o mme n d a ti o
n s s u b mi te d t o g o ve r n
me n t S =S u p p
or t r
o le
Matricea Cadru Logic : nivelele de intervenţie

Nivele de Interventie: De la Program la

Componenta
Progr am Proiec t C om ponent a
Ob iect ive
Gen er ale
Scop ul Ob iect ive
Pro iect ulu i Gen er ale

Rezu ltat e Scop ul Ob iect ive

Pro iect ulu i Gen er ale

Act ivita ti Rezu ltat e Scop ul

Pro iect ulu i

Act ivita ti Rezu ltat e

Act ivita ti
Nivelele obiectivelor
Nivelele Obiectivelor intr-un Program
sectorial la scara nationala
Logic a Ce i nseamna pent ru un
Inter ventiei program sectorial?
Obi ec tive Beneficii la scar a nationala ( sau
General e peste) dincolo de scopul
progr amului, la care contri buie
Beneficii durabile pentru toate
Sc opul grupurile tinta la nivel national si
Proi ec tului sectorial, incluzind beneficii
echitabile pentru femei si barbati
Beneficii durabile pentru
Rezul tat e segmente al e grupurilor tinta la
ni vel national sau sectorial (scop
al programelor sub-sectoriale)
Act iv it ati Produse ale programelor sub-
sectoriale (rezultate ale
progr amelor sub- sectorial e)
Un exempl u di n s ec torul sanatati i
• Rata a mortali tatii redusa
• Productivitate crescuta
Star e de sanatate a populati ei
imbunatatita
Star ea de sanatate a scolarilor
imbunatatita in districtul A
• Servicii de sanatate functionale la scara
nationala instalate in scoli
• Constientizare a copiilor si parintilor
privind masuri de sanatate realizata
• Calitatea si eficienta sistemului
secundar de sanatatate pentru scolari
imbunatatite
 Scrierea proiectelor-sfaturi

• Pentru elaborarea unui proiect de succes

trebuie puse întrebările de mai jos şi
evident, găsiţi răspunsurile
• De ce ?
• Pentru cine ?
• Ce ?
• Cum ?
• Cu cine ?
• Cu ce ?
 Scrierea proiectelor-sfaturi

• Un proiect refuzat =
–un proiect reluat
–îmbunătăţit şi
»RELANSAT !!!
SUCCES !!!!

Dar greul abia

începe !!!
Ce este managementul proiectelor ?
Reprezintă procesul de planificare şi coordonare, cu
claritate şi transparenţă, a activităţilor interdependente
ale proiectului în vederea atingerii scopului şi a
obiectivelor propuse
 în conformitate cu indicatorii de succes propuşi,
 în concordanţă cu timpul alocat,
 în limitele bugetului prevăzut,
 utilizând resursele disponibile (personal,
echipamente etc.).
Ce este managementul proiectelor ?
Etapele managementului proiectului

 iniţierea
 planificarea
 execuţia/implementarea şi monitorizarea
 evaluarea şi încheierea
Etapele managementul proiectelor ?
I INIŢIEREA PROIECTULUI
La iniţierea unui proiect trebuie să se ţină cont de următoarele
aspecte:
 identificarea şi analiza problemei
Problema corect identificată:
 este reală, nu un „simptom” sau o „soluţie”
 Se explică printr-o determinare a cauzelor şi a condiţiilor
 Se susţine prin rezultatele unor studii, cercetării etc.
 Exprimă nevoile unui grup ţintă bine determinat
 Este concretă, gravă şi urgentă
 Este definită clar, concis şi complet
Ce este managementul proiectelor ?
I INIŢIEREA PROIECTULUI - 2
soluţionarea problemei presupune parteneriatul
 stabilirea necesităţii şi oportunităţii demarării proiectului
 posibilitatea controlului implementării proiectului
 estimarea duratei proiectului şi a termenului limită de
soluţionare a problemei
 analiza fezabilităţii proiectului
 analiza riscurilor implementării proiectului
 estimarea bugetului necesar
 analiza complementarităţii proiectului cu altele aflate în
derulare
 identificarea factorilor interesaţi
 identificarea surselor de finanţare şi posibilitatea accesării
acestora
Ce este managementul proiectelor ?
II PLANIFICAREA PROIECTULUI-2

Procesul de planificare al unui proiect cuprinde următorii paşi:

 formarea echipei de planificare
Din echipă trebuie să facă parte reprezentanţi ai tuturor organizaţiilor /
instituţiilor partenere şi interesate în proiect
 determinarea scopului şi a obiectivelor proiectului
scop: stadiul în care se doreşte să ajungă problema în urma
derulării proiectului (situaţia dorită)
obiective: setul de rezultate scontate care trebuie obţinute în
efortul de atingere a scopului (paşi care trebuie urmaţi)
Ce este managementul proiectelor ?
II PLANIFICAREA PROIECTULUI-3
 stabilirea sarcinilor şi a responsabilităţilor în echipă
Se clarifică rolurile, termenele şi succesiunea în timp a acţiunilor,
eficacitatea controlului
 analiza resurselor necesare îndeplinirii sarcinilor
se ţine cont de resursele umane, materiale, echipamente, timp,
informaţionale, financiare etc.
 stabilirea echipei de proiect, a sarcinilor şi a responsabilităţilor
curente
se aleg pentru fiecare activitate persoanele necesare (cunoştinţe,
calificare, performanţe, motivaţie, disponibilitate, personalitate etc.),
stabilindu-se cu claritate sarcinile şi responsabilităţile
Ce este managementul proiectelor?
II PLANIFICAREA PROIECTULUI- 4
 determinarea programului de activităţi
Coordonarea activităţilor se planifică astfel încât proiectul să se
finalizeze în timpul cel mai scurt, cu cele mai scăzute costuri şi cele mai
mici riscuri
 dezvoltarea planului de monitorizare a proiectului
măsurarea progresului realizat ajută la menţinerea controlului
proiectului şi se obţine prin compararea performanţelor atinse cu
indicatorii, standardele şi planurile prevăzute.
 elaborarea bugetului
Ce este managementul proiectelor ?
III EXECUŢIA ŞI MONITORIZAREA PROIECTULUI
EXECUŢIA PROIECTULUI
 lansarea proiectului
Eveniment care trebuie să aibă ca rezultate, în funcţie de proiect:
• consolidarea parteneriatului şi determinarea echipei de lucru
• comunicarea obiectivelor proiectului beneficiarilor şi factorilor interesaţi
• identificarea termenelor critice şi revizuirea planului de lucru
• explicarea procedurilor de lucru şi a responsabilităţilor

 organizarea eficientă a echipei de proiect

• dezvoltarea echipei (formare, mobilizare, normalizare, eficientizare)
• Motivarea membrilor (necesităţi, speranţe, recompense)
• Conducerea echipei („leadership” şi „management”)
• Comunicarea eficientă şi gestionarea diferendelor
Ce este managementul proiectelor ?

III EXECUŢIA ŞI MONITORIZAREA PROIECTULUI

MONITORIZAREA PROIECTULUI
 proces de colectare sistematică şi de analizare a
informaţiilor cu privire la respectarea planului de
activităţi, a termenelor şi a bugetului
Ce este managementul proiectelor ?

IV EVALUAREA ŞI ÎNCHEIEREA
PROIECTULUI
EVALUAREA FINALĂ
Presupune o măsurare a succesului proiectului:
 finalizarea proiectului în timpul alocat
 încadrarea în limitele bugetului aprobat
 atingerea performanţelor planificate
 realizarea proiectului fără a perturba alte activităţi
 respectarea tuturor cerinţelor finanţatorului
 acceptarea proiectului de către beneficiar
 obţinerea satisfacţiei utilităţii muncii efectuate
Ce este managementul proiectelor ?

IV EVALUAREA ŞI ÎNCHEIEREA
PROIECTULUI
ÎNCHEIEREA PROIECTULUI
Presupune o serie de acţiuni, în funcţie de proiect:

 organizarea întâlnirii cu conducerea instituţiilor / organizaţiilor

implicate, cu beneficiarii şi reprezentanţii grupului ţintă
 finalizarea contractelor cu furnizorii de echipamente, materiale,
servicii etc.
 transferul responsabilităţilor în cazul continuării activităţii sau a
demarării altor proiecte
Ce este managementul proiectelor ?

IV EVALUAREA ŞI ÎNCHEIEREA
PROIECTULUI
ÎNCHEIEREA PROIECTULUI
Presupune o serie de acţiuni, în funcţie de proiect:
 realocarea / redistribuirea resurselor utilizate, pentru a putea fi
folosite la alte proiecte sau în alte activităţi
 încheierea evidenţei contabile, efectuându-se toate plăţile şi
încheierea registrelor de casă
 includerea documentelor referitoare la rezultatele proiectului
într-un singur raport FINAL (financiar şi de activitate) cu
recomandări de viitor, care va fi prezentat finanţatorului
Ce este managementul proiectelor ?
Organizarea şi conducerea implementării proiectului
în vederea realizării obiectivelor.

Activităţi de management:
Planificare (ce, când, cum)
Monitorizare şi evaluare
Schema organizatorică
Leadership şi coordonare
Lucrul cu parteneri
MANAGEMENTUL ŞI
IMPLEMENTAREA
PROIECTELOR :
1. CUNOAŞTEREA MEDIULUI
ÎNCONJURATOR

 TIPUL DE PROGRAM ŞI CERINŢELE SALE

 PROIECTUL DVS

 COLECTIVITATEA DVS
 PARTENERII DVS

 ANALIZA SWOT A RESURSELOR DE TIMP,

UMANE, MATERIALE ŞI FINANCIARE
 2. CONSTITUIREA UNEI
ECHIPE DE MANAGEMENT

 ALCATUIREA ECHIPEI
 CARACTERISTICILE ECHIPEI
 ROLURILE ECHIPEI: coordonare,
comunicare, realizare, planificare, promovare,
evaluare

 UTILIZAREA RESURSELOR UMANE

 3. IMPLEMENTAREA UNEI
METODE DE MANAGEMENT

 ROLURI ŞI RESPONSABILITĂŢI ALE ECHIPEI

 MOD DE COMUNICARE

 PROCEDURI INTERNE ŞI EXTERNE

 MARJĂ DE MANEVRĂ

 RIGOARE ŞI ORGANIZARE DAR ŞI FLEXIBILITATE

 4. DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR

 ACŢIUNILE DE REALIZAT

 CALENDARUL ACŢIUNILOR

 RAPORTARE

 EVALUARE

 PROMOVARE
 CONCLUZII
 COMUNICAŢI

 COORDONAŢI

 COOPERAŢI