CD

Fundación

La Gestión de Documentos
modelos y características
Biblioteca Básica de Documentación
Fundación Ciencias de la Documentación
www.documentalistas.org

Nelson Javier Pulido Daza

 CD
Fundación

BIBLIOTECA BÁSICA DE DOCUMENTACIÓN

La Gestión de Documentos
MODELOS Y CARACTERÍSTICAS

Nelson Javier Pulido Daza

 Nelson Javier Pulido Daza

Es Bibliotecólogo de la Universidad de la Salle,

especialista en Sistemas de Información. Abogado
de la Universidad Católica de Colombia. Magíster en
Docencia Universitaria de la Universidad de la Salle.
Se ha desempeñado como asesor de empresas
públicas y privadas en el diseño e implementación
de Sistemas de Información físicos y electrónicos.

Ex –asesor del Archivo General de la Nación.

Actualmente se dedica a ser director y gerente
de proyectos de sistemas de información y
gestión documental, así como docente de
tiempo completo del programa de Sistemas de
Información, Bibliotecología y Archivística de
la Universidad de la Salle, Bogotá - Colombia.

© 2011 Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

Fundación Ciencias de la Documentación

Apartado 545 - 10600 Plasencia. Cáceres (España)

ISBN: 978-84-938738-2-0

Foto portada autor/título/fuente: Kevin Dooley / Logistics made simple / Flickr

Todos los derechos reservados. Este libro no podrá ser reproducido por
ningún medio, ni total ni parcialmente, sin el previo permiso escrito del editor.
Índice
Gestión de documentos
Evolución del concepto ...................................................................................................... 6
Definición ........................................................................................................................... 7
Instrumentos fundamentales en el desarrollo de la gestión de documentos ..................... 8
Análisis del concepto ......................................................................................................... 9
Beneficios de la gestión documental ................................................................................. 9
Ciclo de vida de los documentos ....................................................................................... 10
Ciclo vital de los documentos de archivo en su forma tradicional ..................................... 10
a. Archivos de gestión ...................................................................................................... 10
b. Archivo central ............................................................................................................. 14
c. Archivo intermedio ........................................................................................................ 15
d. Archivos vitales ............................................................................................................ 15
e. Archivo histórico ........................................................................................................... 16
Ciclo vital de los documentos desde la gestión de los documentos .................................. 18
Etapas de un Programa de Gestión Documental (PGD) ................................................. 19
Los archivos y la gestión desde otros contextos ............................................................... 20
Estados Unidos ................................................................................................................ 20
Francia ............................................................................................................................. 22
España ............................................................................................................................. 24
Records Management de Australia .................................................................................. 25
Muestra de convenios en relación a la gestión de documentos ........................................ 26
Contexto Internacional, Alianza países miembros UNESCO- MERCOSUR, Subgrupo
de trabajo de archivos e información (STAI) .................................................................... 26
Sistema de gestión documental ......................................................................................... 27
Definición ......................................................................................................................... 27
Fases ............................................................................................................................... 28
Archivística integrada ......................................................................................................... 34
Antecedentes ................................................................................................................... 35
Programa de gestión de documentos ................................................................................ 35
Objetivos del programa de gestión de documentos ........................................................ 36
Fases de programa de gestión de documentos y de archivo .......................................... 37
Características de un programa de gestión documental ................................................. 38
Referencias bibliográficas .................................................................................................. 41

Los modelos de gestión de documentos

Aspectos generales ............................................................................................................ 44
Modelos primarios .............................................................................................................. 45
Records Management (EEUU) ........................................................................................ 45
Gestión des documents administratifs (Canadá) ............................................................. 50
Préarchivage (Francia) .................................................................................................... 51
Resgistratur (Alemania) ................................................................................................... 52
Protocollo (Italia) .............................................................................................................. 53

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

 Modelos de segunda generación ....................................................................................... 53
Records Continuum (Australia) ........................................................................................ 53
Modelos por asimilación y modelos en construcción ......................................................... 57
Propuesta de gestión de documentos (Colombia) ........................................................... 57
El concepto de gestión de documentos en Iberoamérica .................................................. 57
El grupo Iberoamericano de tratamiento de los archivos administrativos (GITAA) .......... 58
La experiencia española .................................................................................................... 59
Referencias bibliográficas .................................................................................................. 60

La gestión documental electrónica

La complejidad de los documentos electrónicos ............................................................... 62
Definición y gestión de los metadatos ............................................................................... 63
La seguridad del documento electrónico ........................................................................... 65
Los contenidos de los sitios web ..................................................................................... 65
La digitalización ................................................................................................................. 66
La conservación de los documentos electrónicos ............................................................. 67
Modelos de gestión de documentos electrónicos .............................................................. 71
Modelo OAIS .................................................................................................................... 71
OAI-ORE: Open Archives Initiative For Object Reuse and Exchange ............................. 72
Propuesta para el ámbito colombiano ............................................................................. 72
Referencias bibliográficas .................................................................................................. 74

La normalización en la gestión documental ISO 15489

Los documentos de calidad ............................................................................................... 76
Características del sistema de gestión documental ........................................................... 79
Estructura de la norma ....................................................................................................... 82
Proceso de gestión de documentos bajo la estructura de la norma ISO 15489 ................ 85
Procesos e instrumentos de un sistema de gestión de documentos (ISO 15489-1) ......... 88
ISO 15489-2 ....................................................................................................................... 90
El modelo DIRKS para la implantación de un sistema de gestión de documentos ........... 90
Referencias bibliográficas .................................................................................................. 93

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

 6 / La Gestión de Documentos: modelos y características
Gestión de documentos
Evolución del concepto
E
l origen de la gestión de
documentos se remonta hacia
1930 cuando Estados Unidos se
ve en la necesidad de crear el Sistema
Archivístico Nacional como consecuencia
de los efectos de la industrialización en el
crecimiento apresurado de las empresas,
medios de producción y de la sociedad
en general, los cuales a raíz de la gran
demanda de labores y como una necesidad
más creada por la industrialización,
las personas se ven abocadas a dejar
evidencias documentadas de sus labores
y actuaciones, haciendo uso de los medios
en los que ha sido posible la elaboración
e interpretación de los documentos.
La información y conservación de los
documentos comienzan a adquirir mayor
importancia por la diversidad de medios
en los que se encuentra depositada la
información, puesto que esta “constituía
elementos críticos para el desarrollo de
organizaciones cada vez más complejas,
competitivas, necesitadas de datos para
la planificación de informaciones para la
competitividad, de pruebas para los litigios probatorio y jurídico por la inalterabilidad
…todo esto hizo que la organización
de los documentos resultará crucial,
pero no solo en su concepción clásica y
vinculada a la custodia sino en la etapa
que resulta necesario para la actividad de
las organizaciones tenerlos disponibles
para la toma de decisiones” [1].
De aquí, se abre paso la generación aquellos que contenía documentos válidos
de nuevas formas de conservación para efectos administrativos o legales y
1 CRUZ MUNDET, José Ramón. La
gestión de documentos en las organizaciones.
Madrid: Ediciones Pirámide, 2006. P 18
de documentos que deben lograr
satisfactoriamente responder a las
necesidades de información e ir
evolucionando puesto que la concepción
de información cambia y hoy en día las
estrategias esta encaminadas a garantizar
la adecuada producción, organización y
conservación de la información, que difiere
de la gestión que antes se concentraba
netamente de la administración del papel,
lineamientos y regulaciones de uso; se
rompe con la tradición y se aúnan esfuerzos
por preservar la información en soporte
dual: física y de medios electrónicos. Por
lo anterior, los nuevos medios donde se
halla la información han requerido del
apoyo de ciencias o áreas auxiliares
como la informática, la organización y
complejidad de las empresas, el derecho,
en contraste con lo fue en su momento
la paleografía, la sigilografía, la neografía
para la archivística.
En el caso de Europa, antes de la
Revolución Francesa, los documentos
de la administración eran de acceso
restringido y todos eran considerados
válidos para la gestión en términos de valor
de las instituciones al pasar el tiempo.
Posterior a la Revolución Industrial, surgen
movimientos liberales que llevan a las
entidades que funcionaban antes de la
revolución, a ser modificadas y por ende
considerar sus soportes documentales
de carácter histórico. Por ello, se dan dos
tipos de archivos: archivos administrativos,
los archivos históricos, pertenecientes a
los organismos que funcionaban antes
de la Revolución Francesa. Es este
© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org
Nelson Javier Pulido Daza / 7

último tipo de archivos el que da cabida al rol

del archivero, quien se caracterizaba por tener
conocimientos en paleografía, historia y diplomacia,
conocimientos necesarios para dar un adecuado
manejo a los archivos históricos, englobado en el
ámbito de archives administration o administración
de archivos, donde se selecciona la información
con valor histórico; aquellos encargados de los
archivos administrativos fueron llamados records
managers; este tipo de designaciones surgieron
especialmente en países como Australia, Canadá, >> “La gestión de
Estados Unidos y Nueva Zelanda. documentos se encarga
de controlar de manera
A medida que pasa el tiempo, los documentos
con valor histórico van perdiendo protagonismo eficiente y sistemática
por el mismo crecimiento de la industria y formas la producción,
de producción de las personas, lo que origina reunión, organización,
un incremento en la producción de documentos conservación, acceso,
administrativos. En lo que respecta al ciclo vital del disposición y destino
documento, Estados Unidos define un ciclo vital final de los documentos
similar al de los seres vivos, es decir: Creación del
que han sido producto
documento, mantenimiento y uso y expurgo.
de las funciones de
Cabe anotar que los archivos no mueren, puesto una organización”.
que, de acuerdo a su valor probatorio, este es
conservado en otro medio por aportar a la cultura,
la investigación o a la historia. Esto anterior es
equivalente a lo plateado por Europa respecto de
las fases del archivo: archivo de gestión, archivo
intermedio y archivo histórico.

Definición

La gestión de documentos se encarga de controlar

de manera eficiente y sistemática la producción,
reunión, organización, conservación, acceso,
disposición y destino final de los documentos
que han sido producto de las funciones de una
organización. Esto permite a las organizaciones dar
respuesta a situaciones adversas, favorece la toma
de decisiones, la rendición de cuentas, le permite
tener memoria y proteger sus intereses.

Todo esto es logrado a través de la planificación,

diseño y ejecución de sistemas de información
que favorece el acceso a la información la cual es

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

 8 / La Gestión de Documentos: modelos y características

prolongada en el tiempo. que deba ser destruido definitivamente.

Este término se deriva de la acepción La gestión de documentos está basada

norteamericana del “Records en dos principios a saber: principio de
Management”. El CIA (Consejo economía y principio de eficacia.
Internacional de Archivos) define la gestión
de documentos como “el área de gestión Principio económico: este permite
administrativa general relativa a conseguir identificar y calcular a través de los
economía y eficacia en la creación, instrumentos usados (ej. calendario
mantenimiento, uso y disposición de los documental), la disposición de los
documentos” [2]. documentos al pasar el tiempo que
tienen estipulados en el calendario y
Por otro lado la UNESCO hacia el la ocupación de tiempo máximo en los
año 1979, interpreta la gestión de archivos o depósitos intermedios.
documentos como “el dominio de la
gestión administrativa general con vistas Principio de eficacia: es posible a través
a asegurar la economía y la eficacia del estudio investigativo y control de los
de las operaciones desde la creación, recursos de la organización en relación a la
mantenimiento y utilización, hasta la necesidad de tener un documento; el uso
afectación final de los documentos”. de los informes, formatos de evaluación,
control en la reprografía, automatización
De acuerdo a lo establecido en la norma y seguimiento en el diseño y criterios
ISO 15489, la gestión de documentos adecuados de la gestión documental.
es el área de gestión responsable de un
control eficaz y sistemático de la creación, Instrumentos fundamentales en
la recepción, el mantenimiento, el uso y el desarrollo de la gestión de
la disposición de documentos de archivo, documentos
incluidos los procesos para incorporar
y mantener en forma de documentos la En la aplicación del programa de gestión
información y prueba de las actividades y de documentos, se deben aplicar una
operaciones de la organización. serie de instrumentos considerados de
aplicación básica para la gestión.
Los procesos que se llevan a cabo dentro
de la gestión de los documentos, son Cuadro de clasificación documentos: este
tomados desde la creación del documento, refleja las funciones de la organización
hasta el momento en que pierden el valor de manera jerárquica a través de una
por el cual fueron creados; después de estructura para identificar los documentos
determinar esto, es posible que se dé su que pertenecen a cada función: este
transferencia al archivo central, puede ser cuadro organiza de manera lógica la
reproducido en otro medio antes de su información, facilitando la posterior
destrucción o sencillamente es posible ubicación de expedientes.

2 HIPERTEX. Interpretando la cartografía Calendario de conservación: es resultado

de las gestión de documentos en las
organizaciones. (en línea) http://www.hipertext.
net/web/pag222.htm#origenNota6 (citado:
22/01/10)
del diseño de la estructura de clasificación,
el cual estipula la sistematización de
la información que va a ser eliminada o

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

 48 / La Gestión de Documentos: modelos y características

esenciales. - Investigaciones e implementación de

soluciones tecnológicas y procesos de
- Organización y tratamiento de los negocio para ayudar a asegurar que la
documentos. organización cumpla con sus obligaciones
de gestión de documentos de una manera
- Eliminación o transferencia a los archivos rentable y no intrusiva.
definitivos.
- Realizar los registros relacionados con
Dentro de la administración de registros, eventos externos, Ej. Las demandas.
los siguientes elementos son tenidos en
cuenta [7]: El cuadro de esta página indica las fases
que desarrolla el modelo.
- Determinar qué tipo de información debe
considerarse registros. La fase de creación de los documentos
consiste en:
- Determina como los documentos
activos que se convertirán en archivo o a) Diseñar y gestionar formularios.
expediente, deben ser tratados mientras
están en uso y determina cómo deben ser b) Preparar y gestionar correspondencia.
recogidos una vez que sean declarados
como tal. c) Preparar y gestionar informes y
directrices.
- Determina en qué forma y por cuánto
tiempo cada tipo de registro debe utilizarse d) Desarrollo de sistemas de gestión de
para satisfacer los negocios legales o los información.
requisitos reglamentarios.
7 What is Records Management. (En línea) e) Aplicación de tecnología a las anteriores
Disponible en: http://technet.microsoft.com/en- funciones.
us/library/cc261982.aspx (citado 02/04/10)

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

Nelson Javier Pulido Daza / 49

La fase de mantenimiento y uso de los la información no tenga restricciones

documentos consiste en: de acceso o tenga vínculos con la ley
de libertad de información (freedom of
- Desarrollo de sistemas de archivo y information act).
recuperación.
- El archivero tiene el libre albedrio de
- Gestión de expedientes, correos y transferir los documentos a entidades
telecomunicaciones. como:

- Selección y gestión de máquinas * Bibliotecas presidenciales.

copiadoras.
* Archivos regionales: los procedentes de
- Desarrollo y mantenimiento de programas las delegaciones regionales del gobierno
de documentos vitales y de planes contra federal y que posean interés para la
desastres. historia regional y local.

- Administración de los depósitos *Archivos centrales de Washington: todos

intermedios. los demás incluidos los de su región.

- Aplicación de los sistemas de análisis, La fase de disposición de los documentos

automatización y reprografía a todos los consiste en:
procesos anteriores
- Identificación y descripción de las series
El proceso de selección se realiza con documentales.
base a los calendarios de conservación
[8] los cuales deben ser aprobados - Desarrollo de los cuadros de retención y
previamente por el NARA y de acuerdo disposición de los documentos.
a las normas de selección (records
schedules); el criterio de trasferencia de - Selección y transferencia de los
documentos a los archivos intermedios documentos de valor permanente a la
oscilan entre los plazos señalados institución de archivos.
en el calendario de conservación y
cuando los documentos no forman parte Principios
indispensable para el desarrollo de las
actividades administrativas. Otros de los Este modelo se basa en dos principios
criterios que son tenidos en cuenta para fundamentalmente: Economía y eficacia.
la transferencia de los documentos son
los siguientes: A nivel económico los beneficios redundan
en utilización máxima de los depósitos
- Que tengan más de 30 años. a través de los cuadros de retención y
disposición de los documentos en términos
- Cuando las necesidades de las entidades de identificación y cuantificación; respecto
o agencias logren obtener respuesta a a la eficacia esta se centra en acciones
través de los servicios de consulta y copia que afectan al documento desde su
ofrecidos por el NARA siempre y cuando creación, esto es, su diseño, generación
8 Cruz Mundet. Op. Cit., p 42. y distribución de formularios, informes,

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

 50 / La Gestión de Documentos: modelos y características

directrices, correspondencia, diseño (donde se almacena la información) y

de sistemas de archivo y recuperación, Records Shedules (tablas de evaluación
gestión de archivos corrientes y gestión de documental).
máquinas copiadoras; efectividad a través
de la planeación de .las actividades del - NARA como ente responsable del
gobierno y conlleva a un uso responsable control de la totalidad del ciclo de vida
de la automatización y la reprografía. de los documentos en la Administración
federal.
Instrumentos fundamentales del Records - Desigualdad en el tratamiento en las
Management administraciones [9]: Federal, estatal y
local.
Cuadro de clasificación: este cuadro
refleja la estructura jerárquica la cual - El modelo evoluciona (comienzos de
refleja las funciones de la organización y los 90´s) hacia la Information Resources
con base a esta información es organizada Management y dirige su atención
la documentación administrativa; esta a Knowledge Management, nuevo
información se organiza intelectualmente concepto en el que participan profesiones
y facilita su ubicación. como bibliotecarios, documentalistas,
informáticos y gestores de sistemas de
Calendario de conservación: se elabora información.
con base en la estructura de clasificación
y de acuerdo a dicha clasificación - Modelo que es punto de referencia para
se sistematiza la eliminación y la los demás países que tienen o están en
preservación, puesto que desde allí se desarrollo de sus modelos de gestión de
estipula el tiempo de conservación de los documentos.
documentos que se encuentran en etapa
semiactiva e inactiva y teniendo en cuenta - Influencia significativa de la tecnología en
los valores de los mismos (administrativo, el desarrollo y evolución de este modelo.
jurídico, legal, financiero e histórico).
- Por ser EEUU fuerte en el tema de
Inventario: en este formato se describe las tecnologías tienden a dar mayores
cada uno de los documentos e indica el avances en los problemas que generan
lugar donde hayan sido conservados y así los documentos electrónicos.
mismo facilitar el acceso a la información
en general dentro de los sistemas de Gestión des documents administratifs
gestión de documentos. (Canadá)

Características Hacia los años 80´s se consignan las

políticas y programas de gestión de
- Prevalece la rentabilidad antes que el documentos que estructuran el modelo.
patrimonio cultural. 9 Sistemas archivísticos y modelos
de gestión de documentos en el ámbito
- De la práctica se deriva el formulario de internacional. Red de revistas científicas de
principios teóricos. América latina y el Caribe, España y Portugal.
En línea. Disponible en: http://redalyc.uaemex.
mx/redalyc/pdf/953/95320204.pdf (citado:
- Establecimiento de los Records center 02/04/10)

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

Nelson Javier Pulido Daza / 51

Su contenido práctico y conceptual Aconseja, reglamenta y evalúa todo lo

cuenta con unas bases sólidas en materia concerniente a la recogida, selección,
legislativa y reglamentaria. clasificación, descripción, conservación y
comunicación tanto a los investigadores
Los archivos nacionales son entes de como a ciudadanos de los archivos
control y tutela durante todo el ciclo vital públicos exceptuando los que pertenecen
del documento y las etapas del mismo. al ministerio de asuntos exteriores y de
De igual modo, es tomado del modelo defensa.
estadounidense el rol del profesional, dado
a conocerse como el Gestionnaire, figura El préarchivage consiste en la gestión de
llamada en EEUU records managers. los archivos entre la salida de documentos
o expedientes de las oficinas productoras
La persona encargada de los Archivos y el ingreso a un servicio de archivos, en
Nacionales de Quebec en la fase activa un lugar de conservación destinado para
tiene mayor importancia y status por ser tal fin, llamado centre de préarchivage o
más fuerte el respaldo a nivel jerárquico, depósito intermedio y la preparación de su
legal y reglamentario. Así, se utiliza transferencia. El préarchivage tradicional
las herramientas claves del modelo: no se ajusta a la presencia relevante de
cuadro de clasificación, calendario de los documentos electrónicos por lo que se
conservación e inventario o Répertoire de hace necesario intervenir desde la fase
documentos. activa del ciclo vital de los documentos.

Por otra parte, este modelo tiene un
desarrollo destacado en cuanto a la política
de gestión de documentos semiactivos
a través del uso de los calendarios
de conservación, herramientas que
son de mayor presencia hacen en la
organización administrativa del país y
centros de documentos en esta fase,
dando relevancia a las nuevas tecnologías
entre el desarrollo de las actividades que
implican la gestión administrativa.
En ese sentido, el préarchivage es solo
una parte de lo que constituye el Records
Management; evidencia de ello es la poca
intervención de los Archivos Nacionales
en la fase de creación del documento,
concentrándose solo en la preservación de
los archivos permanentes y es un modelo
que tiene dificultad para ajustarse a las
nuevas tecnologías por el mismo enfoque
en que se encuentra concentrado y que
por ende lo delimita.

Así mismo, la influencia del préarchivage En cuanto a la implementación de

en la teoría y praxis de los documentos
activos y semiactivos en Quebec
favorecen la expedición de la ley de
archivos en 1983.
Préarchivage (Francia)
La Direction des Archives de France es
el sistema que se encarga de proponer
al ministerio de cultura las estrategias
archivísticas y de llevarlas a término.
instrumentos, es importante el uso de las
tablas de evaluación (tableaux de gestión)
documental para la preservación de los
documentos con valor histórico, con lo
que la innovación es limitada por el ya
tradicional desarrollo de las actividades a
nivel administrativo. Ello trae consigo la
ausencia de talento humano capacitado
en la fase activa de los documentos de
archivo, ya que la formación profesional
del archivero de la École des Chartes

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

 84 / La Gestión de Documentos: modelos y características

su adecuada gestión documental en cuenta al momento de la aplicación

organizacional. de la norma ISO 15489, Llansó Sanjuan
propone tener en cuenta lo siguiente [13]:
- Busca proteger y conservar los
documentos como evidencia de los actos - La gestión documental debe regirse
de una organización. de acuerdo con un marco regulador
o política institucional específicos: es
- Es garante en la rendición de cuentas. preciso que sea adoptado desde los
niveles más altos de la organización
La norma procura ofrecer un marco y hacerlo extensivo a todas las áreas,
de responsabilidad de la información, delegando responsabilidades de acuerdo
actuando como apoyo en los procesos a los procesos.
de rendición de cuentas, contribuye a
la reducción de riesgos y aumenta el - Desde las competencias de los archivos,
nivel de confianza lo que redunda en deben definir y proponer a los órganos
disminución de riesgos lamentables para de dirección e implantar un sistema
la organización y asigna de manera clara de gestión documental que integre los
las responsabilidades de quienes están instrumentos y los procesos documentales
involucrados. establecidos como requisito por la norma
internacional.
Desde el contexto de la gestión de
documentos, este es un proceso que - Los archivos deben estar dotados de la
se desarrolla tomando en conjunto tecnología necesaria de acuerdo por lo
elementos de la norma lo que se conjuga requerido para la gestión documental, no
con los sistemas y demás procesos de la solo teniendo en cuenta lo referido por la
organización sobre la base de análisis de norma ISO 15489, sino complementado
los mismos con el fin de evitar la creación por lo establecido por el modelo de
de documentos ineficientes y facilitar la requisitos para la gestión de documentos
accesibilidad a aquellos que si contienen electrónicos de la Unión Europea
información que aporta a las actividades y MoReq.
demás compromisos en la organización.
- Los archivos deben llevar un plan de
Desde el contexto del documento formación adecuado y orientado a todos
electrónico, la norma aporta a los en cuanto tienen responsabilidades en la
principios que se deben tener en cuenta creación y gestión de documentos en la
en el momento de la implantación entidad.
de los mismos; la intervención de los
profesionales de la información se da - Los archivos deben culminar los
desde el momento mismo del diseño de procesos de de identificación y valoración
los procesos y procedimientos. de series documentales, asociadas a
los procedimientos de creación de los
Dentro de las recomendaciones a tenerse documentos, de este modo es posible
13 Op., Cit. Recomendaciones sobre la
aplicación en las universidades españolas de la
normas ISO de gestión documental (UNE-ISO
1548:2006). P 9.

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org

Nelson Javier Pulido Daza / 85

establecer qué documentos deben ser Garantía de la conservación de

creados de acuerdo a los procesos documentos en un entorno seguro.
o actividades de la organización y la
información que éstos deben contener y la * Garantía de que los documentos solo se
decisión en la forma en que los documentos conservan durante el periodo de tiempo
deben ser creados e incorporados en el requerido.
sistema y las tecnologías a usar. Para el
proceso de valoración de los documentos, Proceso de gestión de documentos
se sugiere tener en cuenta los siguientes bajo la estructura de la norma ISO
aspectos: 15489

* Evaluación de los riesgos derivados De acuerdo con Esteban Navarro [14], la

de la ausencia de documentos que den norma ISO 15489 muestra una guía del
testimonio de las actividades realizadas. método para el diseño e implementación
de un sistema de gestión documental
* Conservación de los documentos y interna en las entidades. Esta norma
accesibilidad a través del tiempo. propone ocho actividades o pasos para
tal finalidad, esbozadas a continuación
* Cumplimiento del marco legal y en el siguiente diagrama:
reglamentario, normas aplicables y
políticas de la organización 14 Esteban Navarro. Op. Cit.,p. 196-200

© Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org