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ÍNDICE
Emissão:
Data de emissão;
Número da requisição;
Fornecedor (POSTO ATEM);
Finalidade;
Quantidade;
Produto;
Preço unitário;
Preço total;
Texto explicativo da finalidade;
Solicitante (assinatura);
Autorizado por... (assinatura).
3. Memorandos
Memorando é um meio de comunicação “eminentemente interno, utilizado entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, independentemente de nível hierárquico”. Pode-
se dizer que é o meio de comunicação mais utilizado pela C R Purus.
4. Remessa de Malote
A Coordenação Regional do Purus faz seu tramite de documentos físicos com a
sede em Brasília/DF pelo Serviço de Malote dos Correios. A fim de dar mais agilidade ao
recebimento e envio de documentos, foram contratados dois malotes exclusivos para essa
comunicação. Enquanto um estiver no Setor de Protocolo e Documentos da sede em Brasília,
para descentralização, ou em trânsito, o outro estará no âmbito desta coordenação sendo
preparado para a remessa, ou vice-versa. São eles:
Malote de nº 313
Malote de nº 314
Obs.: Existe uma pasta física destinada, exclusivamente, à guarda dos documentos que
serão enviados para Brasília durante o período em que nenhum dos malotes estiver no âmbito
desta coordenação. Tal pasta denomina-se “ENVIAR VIA MALOTE”.
Acomodação dos documentos:
Atenção: cada malote tem um rótulo contendo os dados do mesmo, assim como o
destino em uma face e a origem na outra face. Deve-se posicioná-lo com o lado do destino
(Sede Brasília/DF) à vista, antes de lacrar.
1. O número da guia;
2. Data de remessa;
3. O número do selo (lacre);
4. O número do malote;
5.
6. Transportador (SERPRO);
7. Conteúdo;
8. Nome do responsável;
9. Recibo.
..............................
Assim como os malotes remetidos pela C R Purus, aqueles que dão entrada
nesta, também contêm em seu interior a GRM, emitida pela sede em Brasília, contendo os
devidos dados, assim como toda a relação do conteúdo. Consequentemente, há nesta GRM um
recibo que deverá ser datado e assinado pelo responsável pela abertura do malote. Este recibo,
como dito anteriormente, deve ir acompanhando a GRM de remessa no malote seguinte.
Obs.: Deve vir acompanhando a GRM de entrada, o recibo do último malote enviado.
Após ser lacrado, o malote deve ser levado à agência dos correios juntamente
com uma via da GRM, na qual será solicitada a rubrica do funcionário dos correios recebedor.
5. Recebimento de Malotes
Os malotes que dão entrada na C R Purus, somente devem ser abertos pelo
servidor encarregado. Este, primeiramente, confere o rótulo de destino e se o malote está
devidamente lacrado. Em caso afirmativo, realizar o seguinte procedimento: romper o lacre,
proceder a abertura, conferir os dados da GRM com os dados do malote, conferir os
documentos constantes da GRM com os mencionados nos envelopes, datar e assinar o recibo e
encaminhar todo o conteúdo ao Coordenador Regional para providências.
Em caso de dados divergentes entre os constantes da GRM e os mencionados
nos envelopes, comunicar-se, imediatamente, à chefia imediata e não assinar o recibo sem
autorização.
Em caso de avaria, comunicar-se, imediatamente, à chefia imediata e não realizar
mais nenhum procedimento.