Cuprins

1
 Capitolul

Conducerea şi organizarea aprovizionării în sectorul public

1.1 Managemetul aprovizionării; concept şi teorie

Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale şi tehnice
necesare producţiei, în volumul şi structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale întreprinderii , în
condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit cât mai mare. 1
Managementul aprovizionării este o componentă a funcţiunii comerciale a întreprinderii asigurând
echilibrul între necesităţile şi disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economică.
Aprovizionarea mai poate fi definită ca fiind cumpărarea de materiale sau servicii de la o sursă din exterior,
deci implicând transferul bunurilor de la o entitate distinctă la alta.
Este începutul lanţului de aprovizionare şi este pusă în mişcare de cererea clientului pentru bunuri, aceste
cereri sunt negociate şi se stabilesc bazele pentru planurile de producţie, iar apoi producţia decide ceea ce
trebuie cumpărat.
Structura activităţilor componente evidenţiază faptul că managementul aprovizionării materiale integrează
într-un tot unitar fluxul şi controlul resurselor materiale de la momentul iniţierii procesului de asigurare a lor şi
până la transformarea acestora în produse vandabile (procesul de la identificarea necesităţii, selectarea
furnizorilor, cumpărare de marfă, aducere mărfii, depozitare şi până la trecerea în consum a mărfii, controlul
utilizării resurselor materiale în scopul obţinerii unor efecte maxime din investiţia făcută).
Managementul aprovizionării materiale poate fi privit ca o modalitate de grupare a activităţilor specifice,
interpretat printr-o abordare sistematică. În general, toate activităţile componente ale managementului
aprovizionării au importanţă şi semnificaţie economică specifică pentru activitatea generală a întreprinderii,
pentru realizarea obiectivelor stabilite în cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia.
În economia de piaţă unele activităţi au valenţe noi, importanţa lor se accentuează şi ca urmare, acestea
trebuie abordate cu un interes sporit, într-o viziune racordată total la mediul economic în care acţionează
întreprinderea. Interpretarea porneşte de la conţinutul obiectivelor specifice asigurării materiale care sunt
subordonate realizării obiectivelor generale ale strategiei de dezvoltare a întreprinderii.

1
Gheorghe Băşanu, Mihai Pricop, Managementul aprovizionării şi desfacerii, Editura Economică, Bucureşti 1996, pag 17
2
Formele de aprovizionare

În funcţie de locul care care-l ocupă în sistemul pieţei produselor, unităţile economicee pot să acţioneze sau
nuncu eficienţă, în calitate de consumatori sau producători-furnizori. Pentru rezolvarea unei asemenea cerinţe,
anticipat acţiunii de organizare şi concretizare a relaţiilor de vânzare-cumpărare, unitatea economică
consumatoare poate alege, pentru aplicare, cea mai eficientă formă de aprovizionare.
La alegerea formei de aprovizionare se va avea în vedere ca opţiunea să asigure:
► acces uşor la servire;
► satisfacerea promptă, în condiţii economice avantajoase, a întregii structuri de produse necesare şi la
momentele dorite;
► cumpărarea şi aducerea resurselor materiale la destinaţie la preţuri de aprovizionare cât mai mici;
► prevenirea suprastocării, a formării de stocuri cu mişcare lentă sau fără mişcare, ca şi a lipsei de stoc;
► evitarea stocării de resurse materiale pe perioade prea lungi de timp, prin înlesnirea asigurării la intervale
mici şi accelerarea, astfel, a vitezei de rotaţie a fondurilor de care dispune sau şi le asigură întreprinderea
consumatoare ş.a.
Formele de aprovizionare care pot fi folosite de unităţile consumatoare de resurse materiale sunt (figura 1):
► aprovizionarea directă de la producători-furnizori;
►aprovizionarea prin unităţile specializate în comercializarea de materiale şi produse în sistem en gros, care
îmbracă trei variante:
■ aprovizionarea prin tranzit organizat;
■ aprovizionarea prin tranzit achitat;
■ aprovizionarea de la depozitul angrosistului.

3
 Figura 1
Diferenţierea unei forme faţă de alta se face în funcţie de modul cum se realizează unrmătoarele trei
activităţi:

1. Modul de organizare şi concretizare a relaţiilor de vânzare-cumpărare dintre factorii participanţi la acest

proces;
2. Modul de livrare a produselor (relaţia pe care se transferă produsele de la producător la consumator);
3. Sistemul de achitarea contravalorii produselor livrate consumatorilor.

Aprovizionarea directă prevede ca toate cele trei activităţi să se realizeze prin relaţia directă între unitatea
consumatoare şi cea producătoare-furnizoare; această formă este eficientă în cazul resurselor materiale,
produselor care fac obiectul vânzării-cumpărării în cantităţi mari şi foarte mari (vagonabile). În asemenea
situaţii se pot obţine preţuri avantajoase la achiziţie, se pot acorda rabaturi comerciale sau bonificaţii, iar
cheltuielile de transport sunt mai mici.
Aprovizionarea prin tranzit organizat presupune înlesnirea de către un intermediar comercial a activităţii de
organizare şi concretizare a relaţiilor dintre consumatori şi producători-furnizori, urmând ca livrarea produselor
şi decontarea facturilor aferente să se realizeze direct între ultimii factori. Deci, rolul activ al intermediarului
comercial se manifestă, de exemplu, în faza de contractare; pe parcursul derulării contractului, acest factor poate
urmări şi controla sistematic modul de respectare de către partenerii de contract a obligaţiilor asumate, iar când
constată abateri să intervină pentru regularizarea procesului de desfacere-aprovizionare dintre cei doi parteneri.
Aprovizionarea prin tranzit achitat presupune atât contractarea, cât şi achitarea contravalorii produselor să se
asigure prin intermediarul comercial, iar livrarea acestora să se realizeze direct între producător şi consumator.

4
Această formă implică mai profund intermediarul comercial în derularea proceselor de desfacere-aprovizionare;
astfel, acest factor se integrează şi devine mai cointeresat în urmărirea şi controlul derulării ritmice a livrărilor,
respectării de către producători şi consumatori a obligaţiilor asumate prin contract, în reglementarea raporturilor
financiare antrenate de procesele de vânzare-cumpărare.
Aprovizionarea de la depozitele angrosistului este o formă care presupune ca toate cele trei activităţi
(organizarea şi concretizarea relaţiilor de vânzare-cumpărare, livrarea produselor şi achitarea contravalorii
acestora) să se realizeze integral prin unităţi în comercializare (adică prin angrosiştii specializaţi). Varianta se
practică în mare măsură în cazul cumpărăturilor în cantităţi mici (nevagonabile), specifice micilor consumatori
care au acces limitat la aprovizionarea directă de la producători sau pentru care această formă nu le este
avantajoasă.
O formă de aprovizionare care se impune tot mai mult datorită efectelor economice favorabile pe care le
generează pentru consumatori este „aprovizionarea garantată”; aceasta constă ăn preluarea de către o unitate
specializată în comercializare a procesului de aprovizionare a structurii integrale sau parţiale de materiale
necesare unei întreprinderi consumatoare într-o perioadă de gestiune. În această formă pot fi asiguraţi unul, sau
mai mulţi sau toţi consumatorii din raza de acţiune a unui intermediar comercial.
Aprovizionarea garantată prezintă următoarele avantaje:
► reducerea cheltuielilor de transport prin condiţiile pe care le creează pentru elaborarea unor planuri optime
de distribuţie-transport a resurselor spre consumatorii serviţi în contextul formei;
► diminuarea stocurilor de materiale la consumatori, dfiind posibilă servirea lor la intervale scurte de timp,
chiar zilnic, de la depozitele angrosistului;
► angajarea la cumpărare şi stocare de resurse materiale la un moment dat a unor fonduri financiare mai mici;
► accelerarea vitezei de rotaţie a capitalului circulant (aferent materiilor prime şi materialelor) al
consumatorilor şi sporirea astfel a eficienţei economice în folosirea acestuia ş.a.

Obiectivele aprovizionării

Principalul obiectiv al activităţii de aprovizionare se concretizează în asigurarea completă şi complexă a

unităţii economice cu resurse materiale şi tehnice corespunzătoare calitativ, la locul şi termenele solicitate, cu
un cost minim.
Pentru realizarea acestui obiectiv, se iniţiază şi se desfăşoară în principiu mai multe activităţi specifice cu
grad de complexitate şi dificultate diferit. Între acestea amintim2

2
Ibidem, pag. 20-23
5
► Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare desfăşurării activităţii de
ansamblu a unităţii economice şi în primul rând a celei productive;
► Fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor de aprovizionare materială şi energetică a
unităţii;
► Dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică a consumurilor materiale şi energetice;
► Elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea modului de folosire a
resurselor, ca şi a formei concrete de regăsire a acestora pe parcursul prelucrării;
► Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor de resurse materiale pentru comandă şi
aprovizionare;
► Prospectarea pieţei interne şi externe de resurse materiale şi energetice în vederea depistării şi localizării
surselor reale şi potenţiale de furnizare;
► Alegerea furnizoriilor a cărora ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii economice şi asigură certitudine
în livrările viitoare pe temen scurt sau lung;
► Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse în raport cu piaţa de furnizare internă şi externă;
► Testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii probităţii morale , garanţiilor de care se
bucură , seriozităţii în afaceri , responsabilităţii în respectarea obligaţiilor asumate şi , nu în ultimul rând , a
solvabilităţii;
► Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi;
► Urmărirea şi controlul derulării contractelor de asigurare materială , întocmirea fişelor de urmărire operativă
a aprovizionării pe furnizori şi resurse;
► Asigurarea condiţiilor normale de primire-recepţie a partizilor de materiale sosite de la furnizori;
► Organizarea raţională a sistemului de servire ritmică cu resurse materiale a subunităţiilor de consum ale
întreprinderii , în strictă concordanţă cu cerinţele acestora şi cu programele de fabricaţie care au stat la baza
elaborării celor de aprovizionare;
► Selectarea şi angajarea după principiul competenţei a personalului de specialitate în structura profesională
specifică; formarea şi perfecţionarea lucrătorilor din sectorul de asigurare materială prin diferite forme de
pregătire.

6
 1.2. Principalele etape în cadrul aprovizionării

Oganizarea aprovizionării tehnico-materiale trebuie astfel condusă încât să contribuie la: asigurarea
completă, complexă şi la timp a unităţii economice cu mijloace de muncă şi obiectele muncii, asigurarea
condiţiilor optime de depozitare a resurselor materiale, alimentarea raţională a locurilor de muncă cu resursele
materiale necesare, utilizarea raţională a resurselor materiale, astfel încât să se respecte normele de consum
stabilite şi stocurile de producţie determinate.

Stablirea nevoilor ce trebuie satisfacute

Căutarea şi selecţionarea furnizoriilor
Cumpărarea propriu zisă
Perioada de dupa efectuarea acţiunii de cumpărare

Aprovizionarea si rolul ei in cresterea eficientei economice

7
Principii în cadrul aprovizionării

1. volumul, structura şi particularităţile cererii de mărfuri din raza de activitate a unitaţi de comerţ cu
amănuntul;

8
2. aprovizionarea reţelei comerciale de către unitaţiile de comerţ cu amănuntul să se efectueze planului
aprovizionării de marfă;
3. frecvenţa aprovizionării trebuie să fie corelată cu frecvenţa cererii;
4. mărimea cheltuielilor de circulaţie cu marfa trebuie să fie cât mai mici;
5. aprovizionarea cu marfă amagazinelor trebuie să se facă ţinând cont de capacitatea lor de depozitare;
6. cantitatea şi structura sortimentală cu marfă ce urmează a se achiziţiona trebuie să corespundă volumului şi
structurii vânzarilor preconizate;
7. distribuţia produselor noi se recomandă a se face la magazinele reprezentative amplasate central.

În categoria activităţiilor pentru a cărora realizare se impune o atenţie sporită se încadrează:

a. Studierea pieţei de furnizare , a furnizorilor potenţiali şi reali;
b. Selectarea şi testarea credibilităţii furnizorilor;
c. Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse materiale şi echipamente tehnice , ca şi în domeniul
gestiunii stocurilor;
d. Negocierea condiţiilor de vănzare-cumpărare , de comercializare în general şi finalizarea acţiunii , în cea
mai mare măsură , pe bază de contracte comerciale;
e. Urmărirea evoluţiei pieţei de furnizare , a structurii şi potenţialului de resurse , a preţurilor.
Pe seama realizării eficiente a unor asemenea activităţi , subsistemului aprovizionării i se asigură rolul
de „sursă de informare strategică” şi „subsistem cu participare activă” la elaborarea strategiilor de

9
 dezvoltare a întreprinderilor. Rolul de sursă de informare strategică decurge din raporturile cu „piaţa din
amonte” (defurnizare internă şi externă) în calitate de factor de cumpărare. Informaţiile colectate de pe
piaţa din amonte se pot adresa sectorului de desfacere-vânzări din întreprindere , celui tehnic şi de
producţie , conducerii întreprinderii şi se po referi la :
a. Evoluţia cererii şi a ofertei de produse;
b. Tendinţe în evoluţia viitoare a concurenţei;
c. Strategia desfăşurării negocierilor;
d. Evoluţia preţurilor
Rolul de „ subsistem cu participare activă” la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a întreprinderii se
manifestă prin:
a.Elaborarea şi fundamentarea strategiilor eficiente în cumpărarea de resurse materiale şi echipamente
tehnice;
b. Elaborarea de strategii de acţiune , în raport cu furnizorii, care să corespundă intereselor întreprinderii;
c.Elaborarea unei strategii adecvate în domeniul colectării şi transmiterii informaţiilor;
Importanţa subsistemului aprovizionare materială şi cu echipamente tehnice pentru activitatea
întreprinderii decurge şi din faptul că , prin acesta se asigură resursele materiale a căror pondere în costul total
al producţiei este semnificativă , respectiv de peste 50%. Ca urmare , orice acţiune a subsistemului
aprovizionare care determină reducerea costurilor materiale este benefică.

10
 Organizarea structurală a activităţii de aprovizionare

Principalele sisteme în cadrul procesului de aprovizionare

Derularea normală a proceselor de aprovizionare şi de desfacere necesită organizarea , în cadrul structurii
manageriale a unităţilor industriale, a unor compartimente de specialitate constituie sub formă de divizii,
direcţii, departamente, servicii, birouri, în funcţie de volumul şi profilul de activitate, forma de organizare şi
mărimea firmei (corporaţie, concern , companie , trust regie autonomă , etc.). Fiecărui compartiment , în funcţie
de natura activităţiilor care îi sunt specifice , trebuie să i se asigure o organizare internă raţională.
Sistemele concrete de organizare structurală a compartimentelor de asigurare materială din întreprinderi sunt
variate. În acest sens, experienţa practică, generalizată la nivelul teoriei de specialitate, evidenţiază următoarele
posibilităţi:
a. Sistemul pe grupe de activităţi distincte;
b. Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare resurse material;
c. Sistemul funcţiona.

a. Sistemul pe grupe de activităţi distincte

Acest sistem constă în departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activităţi componente în
funcţie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate a acestora.
11
 Sistemul este cunoscut şi sub denumirea de “funcţional”, pentru că asigură o delimitare selctivă a
activităţilor de prognozare-planificare-programare a aprovizionării, de cele privind prospectarea, negocierea,
contractarea, realizarea aprovizionării, de urmărire, control, analiză şi evaluarea acestuia, de depozitare-păstrare
a resurselor material asigurate, de urmărire a modului de folosire a acestora pe destinaţii de consum.
Sistemul mai presupune şi identificarea, delimitarea şi gruparea activităţilor după criteriile amintite şi
constituirea de subcolective distinct care să le realizeze calificat şi operativ.

b. Sistemul pe grupe de aprovizionare – depozitare – control şi de utilizare a resurselor materiale

Acest sistem are în vedere constituirea de grupe de materiale în cadrul compartimentului în a căror atribuţie
intră realizarea procesului de aprovizionare în întregul său după o concepţie unitară.
Ca urmare, fiecare grupă răspunde de asigurarea structurii material pentru care se formează de la
fundamentarea necesităţilor, contractarea resurselor şi până la aducerea, gestionarea şi controlul utilizării
acestora, inclusive analiza-evaluarea procesului de asigurare materială în ansamblul său şi pe fazele component.

c. Sistemul funcţional
Sistemul funcţional nu asigură abordarea unitară a procesului de aprovizionare în întregul lui, nu se
asigură controlul eficient al utilizării resurselor în raport cu destinaţiile iniţial prevăzute şi consumurile
specifice din documentaţiile tehnico-economice ale produselor, nu oferă posibiltatea promovării folosirii
materialelor noi, înlocuitoare a celor refolosibile sau prevenirii consumurilor iraţionale.
Conform sistemului funcţional de organizare a compartimentului de aprovizionare , activităţile sunt
grupate funcţional pe următoarele sectoare:
► sectorul de programare;
► sectorul de materiale;
► sectorul depozite de materiale.

Sectorul de programare a aprovizionării tehnico-materiale se ocupă de întocmirea propriu-zisă a

programului de aprovizionare, de stabilirea graficelor de alimentare a secţiilor, atelierelor şi locurilor de muncă
cu resurse materiale şi organizează evidenţa aprovizionării.
Sectorul de materiale se organizează în funcţie de nomenclatura de materiale şi are ca obiectiv
principal activitatea operativă de aprovizionare propriu-zisă a secţiilor, atelierelor şi locurilor de muncă ţinând
cont de graficele date de sectorul de programare.
Sectorul depozite de materiale se ocupă de recepţie şi păstrarea materialelor şi a produselor, de
pregătirea acestora pentru a fi trimise în producţie sau la beneficiari.

12
 Având în vedere caracteristicile organizatorice ale sistemului funcţional, rezultă că acesta se poate aplica
atunci când unitatea economică foloseşte o gamă redusă de materiale; de asemenea, trebuie să se aibă în vedere
faptul că, prin separarea activităţilor pe cele trei sectoare, pot să apară situaţii de dispersare a răspunderilor
privind aprovizionarea tehnico-materială, cu implicaţii negative asupra desfăşurării procesului de producţie.

Formele de aprovizionare

Sisteme de relaţii pentru aprovizionarea din sectorul public

Desfăşurarea în bune condiţii a activităţilor de aprovizionare şi de desfacere în concordanţă cu cerinţele de
consum ale unităţii economice , cu necesitatea realizării contractelor încheiate cu clienţii , cu furnizorii de
materiale , impune organizarea unor sisteme complexe de relaţii atât în interiorul firmei , căt şi în afara
acesteia.Pe plan intern, relaţiile se organizează între compartimentele de aprovizionare materială sau de
desfacere şi celelalte compartimente sau subunităţi din cadrul structurii organizatorice a firmelor de producţie.
13
 Principalele relaţii interne ale compartimentului de aprovizionare materială se stabilesc cu:
► Compartimentele de planificare-dezvoltare şi de conducere , care furnizează date şi informaţii privind
volumul şi structura producţiei prevăzute pentru execuţie , eşalonarea fabricaţiei acesteia – elemente care
servesc la elaborarea planului şi a programelor de aprovizionare materială şi tehnică;
► Compartimentul de desfacere a produselor , care pune la dispoziţie date şi informaţii pentru fundamentarea
necesarului de ambalaje şi materiale de ambalat;
► Compartimentele financiar şi de contabilitate , pentru evidenţierea intrărilor de materiale , acoperirea
financiară a resurselor contractate sau achiziţionate , asigurarea controlului existenţei şi mişcării stocurilori ,
inventarierea resurselor fizice din depozite;
► Compartimentul de transport , pentru asigurarea şi menţinerea în stare de funcţionare normală a mijloacelor
de transport proprii sau inchiriate destinate aducerii materialelor de la furnizori , a celor pentru transport intern ,
aprovizionarea cu combustibili şi lubrifianţi necesari funcţionării acestora , a pieselor de schimb pentru
întreţinere şi reparare;
► Compartimentul tehnic care pune la dispoziţie listele cu normele de consum de resurse materiale specifice
produselor;
► Depozitele de materiale , pentru asigurarea primirii şi recepţiei loturilor de materiale sosite de la furnizori ,
depozitării şi păstrării raţionale a acestora , evidenţei şi securităţii;
► Compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea recepţiei calitative şi atestarea acesteia la
partizile de materiale sosite de la furnizori.

Unităţi specializate în comercializarea de materiale in sistem en gros

Formele de aprovizionare materială

În funcţie de locul pe care-l ocupă în sistemul pieţei produselor, unităţiile economice pot să acţioneze sau nu
cu eficienţă , în calitatea de consumatori sau producători-furnizori. Pentru rezolvarea unei asemenea cerinţe ,
anticipat acţiunii de organizare şi concretizare a relaţiilor de vânzare-cumpărare , unitatea economică
consumatoare poate alege , pentru aplicare , cea mai eficientă formă de aprovizionare.
La alegerea formei de aprovizionare se va avea în vedere ca opţiunea să asigure:
► acces uşor la servire ;
► satisfacerea promptă , în condiţii economice avantajoase , a întregii structuri de produse necesare şi la
momentele dorite;
► cumpărarea şi aducerea resurselor materiale la destinaţie la preţuri de aprovizionare cât mai mici;

14
► prevenirea suprastocării , a formării de stocuri cu mişcare lentă sau fără mişcare , ca şi a lipsei de stoc;
► afectarea unor spaţii de depozitare mai reduse pentru stocarea resurselor aprovizionate în cantităţi mai mici ,
la intervale mai scurte de timp.
Formele de aprovizionare care pot fi folosite de unităţiile consumatoare de resurse materiale sunt:
► aprovizionarea directă de la producători-furnizori;
► aprovizionarea prin unităţile specializate în comercializarea de materiale şi produse în sistem en gros , care
îmbracă trei variante:
■ aprovizionarea prin tranzit organizat;
■ aprovizionarea prin tranzit achitat;
■ aprovizionarea de la depozitul angrosistului.
Diferenţierea unei forme faţă de alta se face în funcţie de modul cum se realizează următoarele trei activităţi:
1. Modul de organizare şi concretizare a relaţiilor de vânzare-cumpărare dintre factorii participanţi la acest
proces;
2. Modul de livrare a produselor (relaţia pe care se transferă produsele de la producător la consumator);
3. Sistemul de achitare a contravalorii produselor livrate consumatorilor.

15
 Procesele operative dintr-un magazin

A. Primirea mărfurilor şi organizarea recepţionărilor cantitative şi calitative

B. Constituire şi păstrarea stocurilor demarfă care săasigure desfăşurarea ne întreruptă a proceselor de
vânzare
C. Pregătirea prealabilă a mărfurilor ,inclusiv prezentare consultarea consumatorului.

Scopul aprovizionării este procurarea de bunuri şi servicii şi asigurarea elementelor necesare desfăşurării
unei activităţi care să aducă profit.
Managementul activităţii de aprovizionare se concretizează în indicatorul intrărilor de mărfuri.
Sursele principale : unităţi din industrie şi agricultură , întreprinderi de comerţ cu ridicata şi importuri de
mărfuri.
Formele principale de aprovizionare
a. achizitionarea direct de la firmele producătoare
b. aprovizionarea magazinelor din depozite proprii cu mărfuri

16