Sunteți pe pagina 1din 13

Profesor coordonator: Ioan Albu

Studentă: Tomuş Mirela Mirabela

1
CUPRINS:

A. ORDONAREA , INVENTARIEREA SI SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR


SECRETE DE STAT ………………………………………………………………………3
B. ORDONAREA DOCUMENTELOR CREATE INAINTE DE APLICAREA
NOMENCLARORULUI ARHIVISTIC
1. Plan metodic de lucru…………………………………………………………….4
2.Ordonarea documentelor pe fonduri……………………………………………5
3. Ordonarea documentelor în cadrul fondului…………………………………...6
4. Ordonarea documentelor din fondurile personale si familiale………………..7
C. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
1. Metode de inventarie………………………………………………………………8
2. Elemente de inventariere………………………………………………………….9
D. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR…………………………………………….11

A.Ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat

2
Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
prevăd la art. 37: “Documentele secrete de stat se înregistrează, manipulează, studiază şi
păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stat”.
Conform aceloraşi instrucţiuni, gruparea documentelor în dosare se face pe baza
nomenclatorului în care se cuprind şi categoriile de documente din listele de date şi
informaţii secrete de stat; gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele
nesecrete; documentele secrete de serviciu şi nesecrete care fac corp comun cu documentele
secrete de stat (situaţii, grafice, schiţe, tabele) şi care nu pot fi separate, vor intra în
componenţa dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat în
dosare, legarea lor, numerotarea filelor şi certificarea se fac în anul următor creării lor, la
compartimentul special, şi se predau compartimentului de arhivă, pe bază de inventare, la
expirarea caracterului secret. Păstrarea şi selecţionarea lor la compartimentul de arhivă se fac
în acelaşi mod ca la documentele nesecrete.
Documentele secret de stat care îşi păstrează acest caracter şi după expirarea
termenului de păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la compartimentul special
de o comisie de selecţionare compusă din persoane care au acces la date, informaţii şi
documente secrete de stat. Din această comisie va trebui să facă parte şi şeful
compartimentului special.
Dacă pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la
arhiva generală este bine marcat (ex.: cercetările ştiinţifice din diferite domenii sunt secrete
până la finalizare şi publicare; invenţiile şi inovaţiile până la punerea lor în practică etc.)
pentru altele, această operaţiune este lăsată la aprecierea celor care le-au dat caracterul de
secret. Rezultă necesitatea urmării cu atenţie a declasificării documentelor atunci când
încetează caracterul lor secret şi predarea lor la arhiva generală întrucât majoritatea lor
prezintă valoare documentar-ştiinţifică.

3
B. ORDONAREA DOCUMENTELOR CREATE INAINTE DE APLICAREA
NOMENCLARORULUI ARHIVISTIC

1. Plan metodic de lucru


O mare parte din documentele care se găsesc astăzi în depozitele de arhivă ale
unităţilor , au fost create înainte de aplicarea nomenclatorului arhivistic. Altă parte a
documenteleor a fost constituită de-a lungul timpului, fără respectarea legislatiei arhivistice.
În art. 40 al Instructiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii
de documente se precizează că: "Documentele care se găsesc în arhiva neconstituite conform
nomenclatorului se ordonează, inventariază si selectionează la compartimentul de arhivă. În
acest sens se au în vedere:
-determinarea apartenenţei la fond, ţinându-se seama de: denumirea
destinatarului,ştampila de înregistrare, rezoluţie sau note tergale,conţinutul actului;
-ordonarea documentelor în cadrul fondului, dupa un criteriu stabilit în funcţie
de modul cum au fost create documentele (pe ani şi compartimente, iar în cadrul
compartimentului , pe probleme;pe compartimente şi ani, iar in cadrul anului pe probleme,
alfabetic...)
În cazul în care un dosar cuprinde documente de mai mulţi ani se ordonează la
anul cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor de face începand cu 1, pe fiecare an."
Pentru asigurarea efectuării în condiţii corespunzatoare a ordonării, inventarierii
şi selecţionării acestor arhive, înainte de începerea activităţii , personalul de la
compartimentul de arhivă trebuie sa întocmească un plan metodic de lucru.
Planul metodic va cuprinde un scurt istoric care a creat fondul cu : anii extremi,
sfera de activitate,modul de organizare cu modificarile în timp,inclusiv schimbari de
denumire, sediu, locul unităţii în sistemul aparatului de stat, modul reorganizării, desfiinţării,
lichidarii, comasarii, absorbtiei ...

4
Principiul de baza al ordonarii documentelor îl constituie aducerea lor la forma
initiala de constituire la creator. Aceasta se face prin una din principalele operatiuni
arhivistice - ordonarea documentelor.
Ordonarea este operaţiunea de grupare a unităţilor arhivistice, pe fonduri sau
colecţii , iar in cadrul acestora conform unui criteriu dinainte stabilit, în funcţie de modul
cum au fost constituite documentele, cantitatea, valoarea, starea şi natura documentelor etc.

2.Ordonarea documentelor pe fonduri


"Fondarea sau determinarea apartenenţei documentelor la fond este operaţiunea
arhivistică de delimitare a documentelor aparţinand unui creator."
Pentru ordonarea documentelor constituite dupa sistemul dosarelor, trebuie
parcurse mai multe etape.
- Prima etapa constă în stabilirea apartenentţi la fond (delimitarea, separarea
fondurilor sau fondarea) sau ordonarea documentelor pe fonduri;
'' Prin fond arhivistic se întelege totalitatea documentelor create în decursul activitatii
unei instituţii , asociaţii , societaţi, reuniuni, organizaţii etc. independente din punct de
vedere organizatoric şi operativ care nu şi-a schimbat profilul activităţii şi teritoriul de
competenţă şi are registratura proprie, precum şi de către o persoană fizică sau o familie.''
Operaţiunea de determinare a apartenenţei la fond are loc numai la unităţile care
deţin şi alte fonduri în afară de cel propriu, care este fond deschis, întrucât unitatea îşi
continuă activitatea. Dacă unitatea s-a desfiinţat, fără ca activitatea ei sa fie continuată de
altă unitate, documentele acesteia vor forma un fond închis.
Fondul unei unitaţi care de-a lungul activitaţii sale a suferit modificări, fie din punct
de vedere al denumirii, al lărgirii sau al restrângerii atribuţiilor, dar şi-a păstrat funcţia de
bază, va fi considerat unitar şi îşi va menţine continuitatea.
Denumirea fondului trebuie să reprezinte ultima titulatură oficială a creatorului
sau , în cazuri justificate, ea este dată de titulatura cea mai bine cunoscută folosită de creator

5
pentru o lungă perioadă. Aceasta în cazul ca ultima titulatură a fost de scurta durată , în timp
ce unitatea este mai bine cunoscută după o titulatură anterioară.
Pentru stabilirea apartenenţei documentelor la fond, este necesar să se studieze ,
cu mare atenţie, conţinutul şi forma documentelor, elemente de constituire, de
înregistrare,de arhivare şi să se ţină seama de urmatoarele:
- documentele intrate aparţin unităţii care le-a primit.
- exemplarele documentelor trimise (emise sau ieşite) - denumite în mod curent
copii - aparţin fondului unităţii care le-a emis.
- documentele cu caracter intern (ordinele, rapoartele,studiile, situaţiile de orice fel
etc)

3. Ordonarea documentelor în cadrul fondului


După stabilirea apartenenţei la fond, se trece la ordonarea documentelor ăn
cadrul fondului, pentru a reda ordinea iniţială documentelor . Arhivarul sau responsabilul cu
arhiva,trebuie să aibă în vedere logica dupa care sunt create documentele, fără de care
acestea devin neinteligibile. Studiind bine fondul, ne vom da seama care a fost schema de
organizare a unităţii creatoare şi în funcţie de aceasta vom adopta schema de ordonare..
- Schema de ordonare cronologic - structurală se foloseşte pentru fondurile
create de unităţi care au avut compartimente si care au suferit numeroase transformări în
decursul activităţii.
- Schema de ordonare structural - cronologică , se aplică pentru fondurile ale
caror unităţi au avut aceeaşi formă de organizare sau care au suferit puţine modificări de-a
lungul activităţii lor.
- Schema de ordonare cronologică pe probleme se utilizează pentru fondurile
create de unităţi care nu au avut compartimente sau când nu se poate stabili caror
compartimente au aparţinut documentele, precum şi pentru fondurile care s-au păstrat puţine
documente.

6
- Schema de ordonare cronologică se foloseşte pentru fondurile unităţilor ale
căror documente au fost constituite în acest fel, iar reconstituirea poate fi facută cu ajutorul
instrumentelor contemporane de evidenţă.
- Schema de ordonare alfabetică, se utilizează în cadrul unităţii doar la unele
compartimente ( Resurse umane etc.) pentru anumite categorii de documente: dosare
personale, caziere, dosare ale studenţilor etc.

4. Ordonarea documentelor din fondurile personale si familiale


"Prin fond personal se inţelege totalitatea documentelor create în cursul vieţii şi
activităţii unei persoane care s-a afirmat pe plan politic, social, cultural ştiinţific."
Un astfel de fond, cuprinde actele personale,concepte de scrisori, manuscrise
personale sau străine de arhiva persoanei respective , lucrări proprii tipărite cu însemnări şi
note personale, acte privind activitatea ştiinţifică politică, culturală sau obştească , acte
referitoare la bunuri personale etc.
Schema de ordonare pentru fondurile personale va cuprinde urmatoarele grupe
de documente:
- documente personale ale creatorului de fond;
- documente rezultate din îndeplinirea de către creatorul de fond a unor funcţii
de răspundere sau misiuni de stat , din activitatea desfaşurată în viaţa politică, militară,
socială, economică, culturală etc.
- documente originale si copii rezultate din administrarea şi exploatarea
posesiunilor şi referitoare la evoluţia lor;
- manuscrise şi copii ale lucrarilor ştiinţifice , literare şi artistice ale creatorului
de fond sau a altor persoane;
- corespondenţa personală;
- documente fotografice;
- lucrări artistice şi reproduceri de artă; etc.

7
"Prin fondul familial se înţelege totalitatea documentelor create de membrii
unei familii sau de membrii mai multor familii , care provin dintr-un stramoş comun sau
înrudite prin alianţă. Numele de familie la care, în unele cazuri, se adaugă şi denumirea
localităţii de reşedinţă constituie denumirea fondului."
Numele fondului personal sau familial va fi dat de numele persoanei sau
familiei care l-a creat. Se adaugă şi iniţialele tatălui. Dacă sunt mai mulţi creatori cu acelaşi
nume se va indica şi localitatea de reşedinţă.

C. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
1. Metode de inventarie
Inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice, în urma
căreia rezultă inventarul fondului sau colecţiei. Ea se poate face prin două metode: metoda
directă şi metoda indirectă sau pe fişe.
Prin metoda directă inventarierea se efectuează direct, cu documentele, datele
se înscriu pe coperta dosarului şi de aici în inventare. Această metodă are o serie de
inconveniente: necesită spaţiu şi mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc în
altul. Ea se aplică majorităţii creatorilor de arhivă.
Prin metoda indirectă, inventarierea se execută pe baza fişelor. Această metodă
permite înlăturarea eventualelor greşeli în redactarea conţinutului rezumatelor şi evită
mutarea repetată a materialelor, iar fişele pot fi folosite şi în alte scopuri: crearea unui fişier
tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.
1

1
Voica Coman, Selecţionarea documentelor la organizaţii, în “Revista Arhivelor”, an LIX, vol. XLIV,
nr.4/1982
8
2

2. Elemente de inventariere
Legislaţia arhivistică prevede predarea documentelor la compartimentul de
arhivă pe bază de inventare, întocmite după modelul prezentat la anexa 2. Inventarul
cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un
compartiment de muncă. Fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de
păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în
inventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct.
Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în
4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odată cu dosarele la
compartimentul de arhivă. Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care se opresc la
compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării
lor, în felul acesta se înlătură pericolul rătăcirii dosarelor şi se asigură arhivarea lor corectă.
În momentul predării lor ulterioare, în inventare se va menţiona acest lucru.
Rubrica “Conţinutul dosarului” va cuprinde genurile de documente
(corespondenţă, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema
sau problemele conţinute şi perioada la care se referă.
Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhivă se face conform unei
programări prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhivă
verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi
concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor
neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator care efectuează
2
Indreptar arhivistic- editia a 2-a,Laurentiu Mera, - Cluj - Napoca: editura Aronda

9
corecturile ce se impun.
Evidenţa dosarelor şi inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în
registrul de evidenţă curentă, conform modelului prevăzut la anexa 4 din Legislaţia
arhivistică. Dacă compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul
de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul “Preluări” se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un număr de ordine. Pentru fiecare inventar se
notează:
ˇ Numărul de ordine al inventarului
ˇ Data preluării documentelor din inventarul respectiv
ˇ Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
ˇ Datele extreme ale documentelor
ˇ Totalul dosarelor din inventar
ˇ Totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv
ˇ Numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior
La capitolul “Ieşiri” se trec:
ˇ Data ieşirii documentelor din evidenţă
ˇ Unde s-a predat
ˇ Denumirea, numărul şi data actului pr baza căruia au fost scoase din evidenţă
ˇ Totalul dosarelor ieşite
Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării,
transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevăzute.
Articolul 28 din Legislaţia arhivistică prevede că dosarele sunt scoase din evidenţa
arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz:
ˇ Proces-verbal de selecţionare (conform anexei nr.5)[22]

10
ˇ Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]
ˇ Proces-verbal de constatare a deteriorării complete sau parţiale a documentelor sau a lipsei
acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de
selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de
Arhivele Naţionale.

D. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR
Selecţionarea documentelor este activitatea arhivistică de cea mai mare importanţă,
întrucât în cadrul ei se apreciază importanţa documentelor sau inutilitatea unora dintre ele şi
se hotărăşte păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând în cel mai înalt grad,
responsabilitatea creatorilor de arhivă.
Selecţionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare
documentar-istorică, în vederea predării lor la Arhivele Naţionale şi pe de altă parte
introducerea în circuitul economic a celor care nu mai prezintă interes pentru societate sub
nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme şi termene de păstrare ocupă an de an
spaţii de depozitare şi solicită însemnate fonduri băneşti pentru conservarea şi evidenţa lor.
Termenele de păstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea ştiinţifică sau utilitatea
practică a documentelor. Interesul practic este limitat la un număr de ani de 3, 5, 10, 15, 20
etc, timp în care documentele pot servi ca sursă de informare şi de documentare pentru
activitatea creatorului, dar pot să fie şi mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dacă
documentele au o valoare practică îndelungată (ex.: arhivele de personal, de plata retribuţiei
ş.a).

Efectuarea în bune condiţii a selecţionării documentelor este determinată de pregătirea

11
şi experienţa celor care efectuează selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor şi a nomenclatoarelor. Cei care fac această apreciere trebuie să cerceteze atent
dosar de dosar, să chibzuiască dacă documentele care se păstrează permanent sun suficient
de cuprinzătoare, concludente în ce priveşte rolul creatorului în stat, economie, cultură etc.
De asemenea, pentru selecţionarea corectă este necesară cercetarea integrală a documentelor
şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea privirea de
ansamblu asupra documentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind. Altfel există
riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea,
incompetenţa pot duce la pierderi irecuperabile de documente.
Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor
dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară. Este
evitată astfel pierderea unor informaţii importante.
Documentele supuse selecţionării se păstrează în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare.
Selecţionarea unui fond reprezintă un moment important în procesul de pregătire în
vederea intrării lui în Arhivele Naţionale. Aceasta necesită şi din partea arhivistului căruia i
se încredinţează lucrarea spre avizare să-i determine pe membrii comisiei de selecţionare să
judece documentele nu atât de pe poziţii administrative, cât de pe poziţia cercetătorului
dornic să se informeze, să cunoască şi să aprecieze peste decenii preocupările generaţiei
trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.
3

3
Ion Cozac, Consideraţii asupra ordonării şi inventarierii documentelor din epoca contemporană, în
“Revista Arhivelor”, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979
12
BIBLIOGRAFIE:

1.Vasile Căpâlnean, Consideraţii privind selecţionarea arhivelor la creator, în


“Revista Arhivelor”, editată de Asociaţia Arhiviştilor “David Prodan”, Cluj-Napoca,
seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77
Marcel Dumitru Ciucă, Ordonarea şi inventarierea documentelor aflate în depozitele
arhivelor statului, în “Revista Arhivelor”, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300.
2. Legislaţie arhivistică, P 32, 33 , 34, 35 , 56 ,57, 53.
3. Ion Cozac, Consideraţii asupra ordonării şi inventarierii documentelor din
epoca contemporană, în “Revista Arhivelor”, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23
4.Voica Coman, Selecţionarea documentelor la organizaţii, în “Revista
Arhivelor”, an LIX, vol. XLIV, nr.4/1982, p.370,373
5.Maria Dogaru, Instrumentele de evidenţă şi informare ştiinţifică pentru
izvoarele sigilare, în “Revista Arhivelor”, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.
6.Laurentiu Mera, Indreptar arhivistic- editia a 2-a - Cluj - Napoca: editura
Aronda, 2004 , p 59 - 67,

13