Programul PowerPoint

Capitolul 1. Introducere
1.1 Lansarea în execuţie a programului PowerPoint
PowerPoint este o aplicaţie prin intermediul căreia utilizatorul poate realiza
prezentări care pot fi vizualizate la calculator. Folosind PowerPoint puteţi tipări rezumate
ale prezentării sau realiza diapozitive pentru o prezentare. De asemenea, PowerPoint
permite adăugarea de animaţii şi sunete la prezentările dumneavoastră, ceea ce
transformă programul respectiv în instrumentul perfect pentru prezentări de afaceri sau
prelegeri ţinute în sălile de curs.
Pentru a lansa în execuţie programul PowerPoint, parcurgeţi următoarea succesiune
de operaţii:
1. Executaţi clic pe butonul Start.
2. Deplasaţi indicatorul mouse-ului la opţiunea Programs (All Prograrms in
Windows XP). Îşi va face apariţia un meniu cu programe. Indicaţi spre pictograma
Microsoft Office.
3. Deplasaţi indicatorul mouse-ului spre pictograma Microsoft Office PowerPoint şi
executaţi clic pe aceasta. Se va deschide fereastra aplicaţiei PowerPoint, aşa cum
se poate vedea în figura 1.1.
Primul element care se poate observa la deschiderea programului PowerPoint constă
în faptul că fereastra aplicaţiei este divizată în cinci regiuni distincte. Vederea prestabilită
a programului PowerPoint este vederea Normal. În partea stângă a ecranului se găseşte un
panou care se poate utiliza pentru a comuta între vederile Outline şi Slides ale prezentării
curente. În mijlocul ferestrei aplicaţiei programului PowerPoint se găseşte panoul Slide;
în această locaţie se poate lucra la fiecare secvenţă a prezentării.

1
Figura 1.1 Fereastra PowerPoint este împărţită în mai multe panouri.

Sub panoul Slide se găseşte panoul Notes, care permite adăugarea de note la
prezentare pentru fiecare secvenţă. În extremitatea din dreapta ferestrei aplicaţiei se
găseşte panoul de sarcini New Presentation (prezentare nouă). Panoul de sarcini pune la
dispoziţie diferite comenzi şi caracteristici, în funcţie de operaţiile care se desfăşoară la
un moment dat în PowerPoint.
Deşi PowerPoint se prezintă puţin diferit de celelalte aplicaţii Office, cum sunt Word şi
Excel, toate componentele standard ale aplicaţilor Office, precum bara cu meniuri şi
diferitele bare cu instrumente vă stau la dispoziţie în decursul procesului de proiectare a
prezentărilor. Elementul principal al unei prezentări este o secvenţă la care veţi adăuga
text şi alte obiecte precum imaginile, folosind panoul Slide. PowerPoint oferă numeroase
moduri de aranjare a secvenţelor; fiecare mod asigură casetele de text sau cu obiecte Clip
Art pentru crearea unui anumit tip de secvenţă.
Adăugarea unui text la o secvenţă este o operaţie foarte simplă. Fiecare secvenţă pe care
o adăugaţi la o prezentare, conţine un text formal care precizează ce anume trebuie
introdus într-o anumită casetă de text dintr-o secvenţă. De exemplu, în figura 1.2 este
prezentată o secvenţă titlu. Observaţi că în caseta de text superioară secvenţei este inclus
textul Click to Add Title (executaţi clic pentru a adăuga un titlu).
Pentru a înlocui textul formal cu propriul dumneavoastră text, este suficient să executaţi
clic pe texul formal. Apoi puteţi introduce propriile dumneavoastră informaţii în caseta
de text.

2
Figura 1.2 Executaţi clic pe textul formal pentru a introduce text într-o secvenţă
Deoarece o prezentare este alcătuită din mai multe secvenţe, PowerPoint pune la
dispoziţie o vedere miniaturală a fiecărei secvenţe din prezentare, amplasată în partea
stângă a panoului Slide. Figura 1.3 prezintă un exemplu de prezentare completă, cu o
serie de secvenţe în miniatură. Această vedere se poate utiliza pentru a păstra evidenţa
secvenţelor pe măsură ce acestea sunt adăugate la prezentare şi poate fi folosită chiar
pentru a aranja din nou secvenţele dintr-o prezentare.

Figura 1.3 Panoul Slides permite vizualizarea secvenţelor incluse într-o prezentare, în versiunea
miniaturală
Întrucât prezentările necesită o anumită dispunere logică a informaţiilor, puteţi vedea
secvenţele din prezentare sub forma unei schiţe. Aceasta vă permite să vă asiguraţi că
informaţiile incluse în fiecare secvenţă se succed în ordinea logică necesară prezentării.

3
De asemenea, panoul Outline permite deplasarea subiectelor în interiorul prezentării şi
chiar mutarea informaţiilor de la o secvenţă la alta. Figura 1.4 ilustrează panoul Outline
în cazul unei prezentări care conţine mai multe secvenţe.

Figura 1.4 Panoul Outline permite vizualizarea subiectului fiecărei secvenţe şi fiecare
componentă informaţională de tip text inclusă într-o secvenţă.
Modificările dintr-un panou se reflectă în celălalt panou. Când doriţi să plasaţi un
obiect de tip non-text într-o secvenţă (de exemplu un obiect grafic), puteţi face aceasta în
panoul Slide.

1.2. Închiderea programului PowerPoint

Când aţi terminat de utilizat programul PowerPoint, puteţi părăsi aplicaţia. Aceasta are
ca efect închiderea tuturor prezentărilor deschise (PowerPoint vă poate cere să salvaţi
modificările aduse acestor prezentări).
Pentru a închide programul PowerPoint, efectuaţi una dintre următoarele operaţii:
• Executaţi clic pe butonul de închidere (marcat cu x) al ferestrei PowerPoint.
• Executaţi dublu clic pe pictograma meniului de control, situată în partea stângă a barei
de titlu, sau executaţi clic o dată pe aceasta pentru a deschide meniul Control apoi
selectaţi opţiunea Close.
• Deschideţi meniul File şi selectaţi opţiunea Exit (ieşire).
• Apăsaţi combinaţia de taste Alt+F4

1.3. Crearea unei prezentări noi

PowerPoint pune la dispoziţie numeroase modalităţi de realizare a unei noi prezentări.
Înainte de a începe, stabiliţi metoda optimă pentru dumneavoastră:
• Aplicaţia AutoContent Wizard oferă ajutorul cel mai substanţial. Această aplicaţie
îndrumă utilizatorul pas cu pas în procesul de creare a unei prezentări noi. După
ce terminaţi, veţi dispune de un grup standardizat de secvenţe, toate cu un aspect

4
 asemănător pentru o anumită situaţie. Fiecare secvenţă creată include un text
formal, pe care îl puteţi înlocui cu propriul dumneavoastră text.
• Un şablon de proiectare asigură o culoare, un fundal şi o schemă de fonturi
concepute într-o manieră profesionistă care se aplică unor secvenţe pe care le
proiectaţi personal. Această metodă nu pune la dispoziţie mostre de secvenţe.
• O prezentare nouă mai poate fi iniţiată pe baza unei prezentări existente. Această
metodă „copiază” toate secvenţele din prezentarea existentă şi vă permite să
salvaţi noua prezentare sub un nume de fişier nou.
• Puteţi începe de la zero şi crea o prezentare complet vidă. Aceasta înseamnă că
veţi construi prezentarea de la simplu la complex şi veţi realiza fiecare secvenţă a
prezentării. (Pentru începători se recomandă utilizarea aplicaţiei expert sau a
şabloane1or până când se acomodează cu metoda de proiectare globală utilizată la
crearea unei prezentări de secvenţe coerente.)
Şablon de proiectare. Un şablon de proiectare este un fişier de prezentare preformatat
(care nu conţine secvenţe). Când selectaţi un şablon, programul PowerPoint aplică
schema de culori şi macheta generală a şablonului fiecărei secvenţe pe care o creaţi
pentru prezentare.

1.3.1. Crearea unei prezentări noi cu ajutorul aplicaţiei AutoContent

Wizard
Prin intermediul aplicaţiei AutoContent Wizard puteţi selecta tipul de prezentare pe
care doriţi să o creaţi (ca de exemplu de firmă, de vânzări sau pentru diverse proiecte), iar
PowerPoint va crea o schiţă a prezentării.
Figura 2.1
Deschideţi aplicaţia AutoContent
Wizard din panoul de sarcini.

5
În etapele următoare este prezentat modul de utilizare a aplicaţiei AutoContent Wizard:

Selectaţi meniul File şi alegeţi opţiunea New. Panoul de sarcini New

Presentation îşi face apariţia în partea dreaptă a ferestrei PowerPoint, aşa cum se poate
vedea în figura 2.1 (dacă panoul de sarcini Presentation era deja deschis în fereastră
puteţi trece la etapa 2).
1. Executaţi clic pe legătura From AutoContent Wizard situată în panoul de sarcini.
2. Aplicaţia AutoContent Wizard este lansată în execuţie. Ecranul de deschidere
pentru aplicaţia expert sintetizează procesul pe care trebuie să-l parcurgeţi pentru
a crea o prezentare nouă. Executaţi clic pe butonul Next pentru a continua.
3. Aplicaţia expert vă pune la dispoziţie butoane de categorii pentru diferite tipuri
de prezentări: General, Corporate (de firmă), Projects (proiecte) şi
Sales/Marketing (vânzări/ marketing). Se1ectaţi o categorie prin alegerea
butonului corespunzător (vezi figura 2.2). O listă cu prezentări specifice îşi face
apariţia în partea dreaptă a butoanelor de categorii. Pentru a vedea toate
prezentările disponibile în cadrul aplicaţiei expert, executaţi clic pe butonul All.

Figura2.2 Selectaţi un buton de categorie pentru a vedea o listă cu tipurile de prezentări.

4. După ce aţi selectat o anumită categorie de prezentări selectaţi un tip de
prezentare din lista pusă la dispoziţie. Puteţi opta pentru crearea unei prezentări
generice, a unei prezentări care recomandă o strategie, care comunică veşti
proaste sau pentru o sesiune de discuţii între specialişti (printre altele). După ce aţi
selectat tipul prezentării (eu am ales tipul Generic), executaţi clic pe butonul Next
pentru a continua.

6
 5. În ecranul următor, selectaţi modul în care veţi susţine prezentarea. Selectaţi una
dintre următoarele opţiuni:
• On screen Presentation (prezentare pe ecran) — A1egeţi această opţiune
dacă intenţionaţi să fo1osiţi un calculator şi fişierul dumneavoastră
PowerPoint pentru a prezenta filmul.
• Web Presentation (prezentare Web) — Alegeţi această opţiune dacă
intenţionaţi să distribuiţi prezentarea sub forma unui film cu auto-derulare
sau interactiv cu utilizatorul.
• Black-and-White Overheads (folii alb-negru) —Alegeţi această opţiune
dacă doriţi să realizaţi folii transparente alb-negru pentru prezentarea
dumneavoastră.
• Color Overheads (folii color) — Alegeţi această opţiune dacă doriţi să
realizaţi folii transparente color pentru prezentarea dumneavoastră.
• 35mm Slides (diapozitive pe 35 mm) — Alegeţi această opţiune dacă
intenţionaţi să trimiteţi prezentarea dumneavoastră PowerPoint la un birou
de servicii căruia îi solicitaţi să realizeze diapozitive pe 35 mm.
• După ce aţi selectat modul în care veţi susţine prezentarea, executaţi clic
pe butonul Next pentru a continua.
6. În ecranul următor, introduceţi de la tastatură titlul prezentării în caseta de text
pusă la dispoziţie (vezi figura 2.3). Dacă doriţi să adăugaţi un subsol (ca de
exemplu numele dumneavoastră sau alte informaţii), care va apărea în partea
inferioară a fiecărei secvenţe a prezentării, executaţi clic în caseta Footer şi
introduceţi de la tastatură textul corespunzător. Dacă nu doriţi inserarea in fiecare
secvenţă a unei date şi/sau a numărului secvenţei, deselectaţi casetele de validare
Date Last Updated (data ultimei actualizări) şi/sau Slide Number (număr
secvenţă).

Figura 2.3 Specificaţi titlul prezentării.

7. După ce aţi precizat titlul prezentării şi eventualele informaţii opţionale executaţi
clic pe butonul Next pentru a continua.

7
 8. PowerPoint vă conduce la ultimul ecran al aplicaţiei expert, unde nu trebuie decât
să executaţi clic pe butonul Finish.
Secvenţa de titlu a noii dumneavoastră prezentări apare în panoul Slide. Întreaga
prezentare, inclusiv textul formal plasat în fiecare secvenţă apare în panoul Outline situat
în partea stângă a ferestrei PowerPoint (vezi figura 2.4).

Figura 2.4 Noua prezentare îşi face apariţia în fereastra PowerPoint

Puteţi începe să lucraţi imediat la prezentarea dumneavoastră prin înlocuirea textului
formal inclus în secvenţe cu propriile dumneavoastră texte. Pentru aceasta este suficient
să se1ectaţi textul existent într-o casetă de text şi să tastaţi chiar peste textul respectiv.

1.3.2. Crearea unei noi prezentări cu ajutorul unui şablon de

proiectare
Un şablon este la jumătatea drumului între ajutorul maxim pe care vi-l poate oferi
programul (aplicaţia Auto Content Wizard) şi nici un fel de ajutor (prezentarea vidă).
Există două categorii de şabloane disponibile: şabloane de prezentare şi şabloane de
proiectare.
Când folosiţi aplicaţia AutoContent Wizard, utilizaţi un şablon de prezentare. Acesta
conţine nu doar elemente de formatare, dar şi exemple de secvenţe care includ texte
formale. Cealaltă categorie de şabloane o reprezintă şabloanele de proiectare. Acestea
includ elementele globale de formatare a secvenţelor dar nu creează efectiv niciun fel de
secvenţe. Dacă doriţi să folosiţi un şablon de prezentare care include texte formale,
folosiţi ap1icaţia AutoContent Wizard, aşa cum s-a arătat în secţiunea precedentă.
Pentru a începe o prezentare nouă folosind un şablon de proiectare, parcurgeţi
următoarea succesiune de operaţii:
1. Selectaţi meniul File şi alegeţi opţiunea New. Panoul de sarcini New Presentation
îşi face apariţia în partea dreaptă a ferestrei PowerPoint.
Selectaţi panoul de sarcini.

8
 Dacă panoul de sarcini este deja deschis pentru o altă caracteristică PowerPoint
executaţi clic pe săgeata derulantă amplasată în bara sa de titlu şi selectaţi opţiunea New
Presentation din lista care apare.
Figura 2.5
Şabloanele de
proiectare sunt
afişate în panoul
de sarcini.

2. În panoul de sarcini New Presentation, executaţi clic pe legătura From Design

Template (din şablon de proiectare). PowerPoint comută în panoul lateral Slide
Design care afişează o listă a şabloanelor de proiectare, aşa cum se poate vedea în
figura 2.5. O secvenţă de titlu vidă a prezentării îşi face apariţia în panoul Slide.
3. Executaţi clic pe un şablon din secţiunea Available For Use (disponibile pentru
utilizare) a panoului de sarcini. Programul PowerPoint va formata secvenţa de
titlu din panoul Slide folosind şablonul selectat. Puteţi selecta mai multe şabloane,
pentru a determina aspectul optim al prezentării dumneavoastră. Când aţi
descoperit şablonul de proiectare pe care doriţi să-l utilizaţi, puteţi începe să
lucraţi imediat la secvenţele din prezentare.
Adăugaţi şi alte secvenţe executând clic pe butonul New Slide (secvenţă nouă) situat în bara cu
instrumente.

1.3.3. Crearea unei prezentări noi pornind de la o prezentare existentă

O altă alternativă la crearea unei prezentări noi constă din utilizarea unei prezentări
existente. Această metodă realizează o copie a prezentării existente (şi a tuturor
secvenţelor acesteia) şi permite salvarea rapidă a prezentării sub un nou nume de fişier.
1. Selectaţi meniul File şi alegeţi opţiunea New. Panoul de sarcini New Presentation îşi
va face apariţia în partea dreaptă a ferestrei PowerPoint.
2. Selectaţi opţiunea From Existing Presentation din panoul de sarcini New
Presentation. Se va deschide caseta de dialog New from Existing Presentation
(prezentare nouă pe baza unei prezentări existente) (vezi figura 2.6).

Figura 2.6 Deschideţi

prezentarea existentă pe
care se va baza noua

9
prezentare.

3. Folosiţi lista derulantă Look In pentru a localiza unitatea de disc şi dosarul care conţin
prezentarea existentă. Când localizaţi prezentarea existentă, selectaţi-o, apoi executaţi clic
pe butonul Create New (creare [prezentare] nouă).
4. În fereastra PowerPoint se va deschide o „copie” a prezentării existente.
După ce aţi deschis copia prezentării existente, o puteţi edita conform necesităţilor.
Apoi puteţi salva prezentarea sub un nume nou.
Ce este opţiunea Photo Album? O opţiune suplimentară, Photo Album (album foto)
apare în panoul de sarcini New Presentation. Noua opţiune de prezentare pune la
dispoziţie o modalitate rapidă de creare a unei prezentări care conţine fotografii şi alte
obiecte de tip imagine.

1.3.4. Crearea unei prezentări vide

Cea de-a patra opţiune de realizare a unei prezentări constă din crearea unei prezentări
vide. Aceasta înseamnă că va trebui să creaţi toate secvenţele pornind de la zero. O
machetă a secvenţelor poate fi selectată folosind panoul de sarcini Slide Design.
Deschideţi acest panou de sarcini selectând Format, Slide Design. În panoul de sarcini
Slide Design, asiguraţi-vă să fie selectată pictograma Design Templates.
Crearea unei prezentări vide necesită un singur clic cu mouse-ul: executaţi clic pe
butonul New, situat în bara cu instrumente Standard, sau pe legătura Blank Presentation
din panoul de sarcini New Presentation. Noua prezentare apare în fereastra PowerPoint.
O secvenţă de titlu vidă este pregătită pentru editare.

10
Capitolul 2
2.1. Salvarea unei prezentări
După ce aţi creat o prezentare nouă, este logic să o salvaţi. Când doriţi să salvaţi o
prezentare pentru prima dată, parcurgeţi următoarea succesiune de operaţii:
1. Selectaţi opţiunea File, Save sau pur şi simplu executaţi clic pe butonul Save situat în
bara cu instrumente Standard. Îşi va face apariţia caseta de dialog Save As (vezi
figura 2.7).

Figura 2.7 Introduceţi de la tastatură un nume pentru prezentarea dumneavoastră în caseta de

dialog
Save As.
2. În caseta de text File Name, introduceţi de la tastatură numele pe care doriţi să-l
atribuiţi prezentării. Numele fişierelor pot avea maximum 255 de caractere şi pot
conţine spaţii.
3. Caseta Save In (salvare în) indică dosarul în care va fi salvat fişierul. Opţiunea
prestabilită este directorul My Documents. Pentru a selecta o altă locaţie a fişierului în
ceea ce priveşte unitatea de disc, executaţi clic pe săgeata derulantă Save In şi
selectaţi o locaţie din lista care îşi face apariţia. Pentru a salva într-un anumit dosar de
pe unitatea de disc pe care aţi selectat-o, executaţi dublu clic pe dosarul unde doriţi să
stocaţi fişierul.
4. Executaţi clic pe butonul Save.
După ce aţi denumit fişierul şi l-aţi salvat pe disc puteţi salva toate modificările pe
care le efectuaţi prin simpla apăsare a combinaţiei de taste Ctrl+S sau executând clic pe
butonul Save situat în bara cu instrumente Standard. Datele dumneavoastră sunt salvate
sub numele de fişier pe care l-aţi atribuit prezentării în caseta de dialog Save As.
Pentru a crea o copie a prezentării sub un alt nume de fişier sau într-o altă locaţie,
selectaţi opţiunea File, Save As. Caseta de dialog Save As revine pe ecran; parcurgeţi

11
etapele 2-4 conform celor discutate, pentru a stabili un alt nume sau o locaţie nouă a
fişierului.

2.2. Închiderea unei prezentări

Puteţi închide oricând o prezentare. Reţineţi că, deşi astfel se închide fereastra
prezentării, nu se produce şi închiderea programului PowerPoint obţinută prin metodele
prezentate anterior. Pentru a închide o prezentare parcurgeţi următoarea succesiune de
operaţii:
1. Dacă sunt deschise mai multe prezentări, executaţi clic pe butonul unei prezentări din
bara de sarcini a sistemului Windows pentru a o transforma în prezentare activă; sau,
puteţi selecta meniul Window şi alege prezentarea din lista pusă la dispoziţie.
2. Selectaţi opţiunea File, Close sau executaţi clic pe butonul de închidere (marcat cu un
x) al prezentării. (Este vorba despre cel mai de jos dintre cele două butoane de închidere;
butonul de sus serveşte la închiderea ferestrei PowerPoint). Dacă nu aţi salvat prezentarea
sau nu aţi mai salvat-o din momentul efectuării ultimelor modificări, îşi va face apariţia o
casetă de dialog, în care sunteţi întrebat dacă doriţi să salvaţi.
3. Pentru a salva modicările executaţi clic pe butonul Yes. Dacă aceasta este o prezentare
nouă, care nu a mai fost salvată, reveniţi la etapele menţionate în secţiunea precedentă,
privind salvarea unei prezentări. Dacă aţi mai salvat fişierul în prealabil, fereastra
prezentării se va închide.

2.3. Deschiderea unei prezentări

Pentru a deschide un fişier prezentare salvat la care doriţi să lucraţi, parcurgeţi
următoarea succesiune de operaţii:

1. Selectaţi opţiunea File, Open sau executaţi clic pe butonul Open situat în bara cu
instrumente Standard. Îşi va face apariţia caseta de dialog Open (vezi figura 2.8).
2. Dacă fişierul nu se găseşte în dosarul curent afişat selectaţi săgeata derulantă Look In
pentru a alege dintr-o listă de unităţi de disc şi/sau de dosare.

Figura 2.8 Selectaţi prezentarea pe care doriţi să o deschideţi

12
3. Navigaţi la locaţia care conţine fişierul şi executaţi dublu clic pentru a deschide
fişierul în PowerPoint.

2.4. Localizarea unui fişier prezentare

Dacă aveţi probleme cu găsirea fişierului dumneavoastră, programul PowerPoint vă
poate ajuta la căutare. Parcurgeţi următoarea succesiune de operaţii pentru a găsi un
fişier:
1. Selectaţi opţiunea File, Open în situaţia în care caseta de dialog Open nu este deja
deschisă).
2. Executaţi clic pe butonul derulant Tools din caseta de dialog Open şi selectaţi
opţiunea Search (căutare), Caseta de dialog File Search (căutare fişier) îşi va face
apariţia (vezi figura 2.9).

Figura 2.9 Folosiţi caseta de dialog File Search pentru a găsi o prezentare în calculatorul
dumneavoastră.
3. În caseta Search Text (căutare text), introduceţi de la tastatură un text inclus în
numele fişierului care conţine prezentarea. Folosiţi caseta Search In (căutare în)
pentru a specifica unde doriţi să se desfăşoare căutarea. În caseta Results Should
Be (rezultatele trebuie să fie) indicaţi tipurile de fişiere pe care doriţi să le
includeţi în căutare.
4. Când sunteţi pregătiţi să începeţi căutarea, executaţi clic pe butonul Search.
5. Fişierele care corespund criteriilor de căutare sunt afişate în caseta Results (dacă
vedeţi fişierul respectiv în caseta Results şi căutarea continuă, executaţi clic pe
butonul Stop).
6. Pentru a deschide un fişier din caseta Results, executaţi dublu clic pe numele
fişierului.

13
7. Veţi reveni la caseta de dialog Open, unde numele fişierului este afişat în caseta
File Name. Executaţi clic pe butonul OK pentru a deschide fişierul. În fereastra
PowerPoint se va deschide o prezentare.

14