Sunteți pe pagina 1din 5

Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia

informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului
informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice.
De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de regului general
acceptate (best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui
proces de sedimentare indelungat, aceste "best practices" sunt si ele supuse necesitatii continue de
resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de afaceri. Rolul unui ERP este de a facilita
incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale companiei.
Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii
necesara implementarii unui sistem ERP.
Se recomanda implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele
de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business
prestabilite.
Avantajele furnizate de un sistem ERP
Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin
implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim:
Reducerea costurilor operationale
Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum:
productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia
este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se
economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza
accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP ste
stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica.
Exemplu:
Un client lanseaza (telefonic sa prin fax/email) o comanda. Aceasta comanda este apoi operata de
catre diverse departamente (vanzari, depozit, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse
activitati sunt prestate in vederea satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului
comenzii este un proces care presupune contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit
asupra acesteia. Identificarea cauzelor care genereaza pierderi de vanzare este de asemenea
extrem de dificila. Prin implementarea unui ERP, tot procesul poate fi automatizat: de la preluarea
comenzii printr-un portal (Business to business sau business to consumer) sau prin alte canale,
pana la livrare si facturare, in orice moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si
identificarea eventualelor neconformitati cu cererea originala.
Facilitarea managementului operatiunilor curente
Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele
standard furnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence
(BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate
intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale.
Optimizarea stocurilor
In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care
satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management
operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking,
productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de
expirare, rotatie lenta etc.
Cresterea nivelului de onorare a comenzilor
Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri, management
depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la
neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.

Imbunatatirea cashflow-ului
Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii
specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a
banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati.
Integrarea informatiilor financiare
Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema
"adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii,
adesea contradictorii.
Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii,
plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor,
coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile,
a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea
relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.

Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra
realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si
dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de
evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii
e-business si comunicare online.

Ai nevoie de o solutie de tip ERP ?


In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea
unui ERP:
Motivatii tehnologice

Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in
care se opereaza independent).
Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu.
Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor.
Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin.
Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business.
Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in
infrastructura tehnologica curenta.

Motivatii operationale
Optimizarea proceselor de business
Reducerea costurilor structurale
Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor
Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente
Implementarea a noi strategii de business
Expansiunea masiva a businessului
Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei.
Introducere
ERP ramane coloana vertebrala informationala pentru companiile existente astazi. Cu toate
acestea, sistemele ERP trebuie sa se adreseze mai multor procese specifice ce au loc in interiorul
unei companii. Exista o serie larga de companii care ruleaza sisteme traditionale de tip MRP
(Manufacturing Resource Planning) sau alte sisteme informationale contabile sau de relatii umane
in mediul firmelor mici si mijlocii. Mai mult, o intelegere generala cu privire la caracteristicile ERP si
implicatiile implementarii unui astfel de sistem nu au fost deseori facute publice in ciuda aparitiei
multor articole de cercetare in domeniu.

O privire de ansamblu
Pe scurt, ERP reprezinta ultima faza in domeniul evolutiei tehnicilor legate de conducerea afacerilor
(Business Management) si tehnologia informatiei. Pana in anii 1960 afacerile se bazau pe concepte
traditionale de management de inventar, dintre care ReOrder Point (ROP) si Economic Order
Quantity (EOQ) erau cele mai cunoscute. Urmatoarea faza in evolutie a fost reprezentata de
Material Resource Planning (MRP), concept dezvoltat in anii 1970. Acesta utilizeaza note de
materiale, date de inventar si planificari de productie (Master production schedule - MPS) pentru a
calcula in avans necesarul de materiale si a face recomandari cu privire la eliberarea (sau
replanificarea) comenzilor pentru materiale. In anii 1980 Manufacturing Resource Planning (MRP-II)
a evoluat ca o imbunatatire a lui MRP prin integrarea altor resurse de productie ale companiei
precum sectoarele de desfacere, contabilitate sau managementul distributiei. La inceputul anilor
1990 MRP-II a fost extins pentru a acoperi domenii legate de tehnologii, finante, resurse umane,
management de proiecte, etc. si practic toate activitatile din cadrul unei companii.
Noul acronim ERP a aparut pentru a reflecta faptul ca aceste sisteme computerizate au evoluat
mult peste sistemele originale ce cuprindeau tranzactii de inventar si sisteme de contabilizare a
costurilor.
ERP reprezinta generatia actuala de sisteme de planificare a resurselor unei intreprinderi, inlocuind
“insulele de informatie” (MRP-II) cu o solutie software unica si completa ce integreaza toate functiile
traditionale ale managementului unei intreprinderi. In cei mai simpli termeni, sistemele ERP
utilizeaza tehnologii de baze de date si o interfata unica menita sa controleze toate informatiile
legate de activitatea de business a companiei. Impreuna cu suportul adus pentru managementul de
intreprindere si supply chain, ERP este in mod uzual asociat cu folosirea tehnologiilor client/server
(recent utilizand si tehnologia ICA – Internet Computing Architecture) de baze de date relationale in
contextul unor sisteme de operare de retea puternice precum UNIX, Windows NT/2000/XP/Vista,
AS/400 sau alte sisteme de operare de tip mainframe.

La ce ne putem astepta atunci cand “facem mutarea” catre ERP


ISistemele ERP grupeaza toate functiile de management a unei companii (finante, vanzari,
productie, resurse umane) si include (cu diferite grade succes) o serie de solutii care erau
considerate standard: PDM (Product
Data Management – Managementul Datelor de Productie), WMS (Warehouse Management
Systems - Sisteme Warhouse), MES (Manufacturing Execution Systems – Sisteme de executie a
productiei), etc. Din punct de vedere functional ERP a crescut, oferind suport pentru nevoi specifice
industriilor verticale (exemplu: domeniul medical si cel al industriei auto).
Recent, perimetrul functional al sistemelor de tip ERP a inceput sa se extinda catre pietele
adiacente precum SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management),
DSS (Decision Support Systems) si e-business facand ca aceste sisteme sa fie mai putin restranse.
Alte aspecte cu valoare adaugata ale noilor sisteme sunt legate de configurarea produselor, servicii
modulare si posibilitati de utilizare prin Internet ce extind accesul sistemului la mai multi utilizatori
si/sau parteneri de afaceri.
in cele din urma, ERP poate insemna o colectie de mijloace pentru BPR (Business-process
reengineering - Retehnologizarea procesului de afaceri), marind flexibilitatea si timpul de raspuns
prin inlaturarea barierelor existente intre diferite departamente functionale si prin evitarea muncii
redundante.
ERP si-a castigat “renumele” de a fi extrem de scump pentru licentiere si implementare. Utilizatorii
platesc, de regula, o licenta initiala per-utilizator si o taxa anuala de mentenanta pentru utilizarea
sistemului ERP (ce se situeaza intre 10-12% din taxa initiala). Pretul unei licente utilizator ERP
variaza in functie de numarul de utilizatori, numarul de module implementate sau alte elemente
suplimentare adaugate, dimensiunea si veniturile companiei. Pretul per utilizator variaza undeva
intre 1000-8000 USD (valori chiar mai mari pentru companiile mari), cu o tendinta descrescatoare
datorita cresterii competitiei. Multi producatori de sisteme ERP ofera spre inchiriere pe luna per
utilizator sau afaceri outsourcing ca alternativa la licentele traditionale up-front. Exista si o serie de
variante ERP cu pret fix, pre-configurate si pre-instalate, atractive pentru piata low-end.

Implementare
Ciclul de implementare variaza intre cateva luni si un an si jumatate (uneori chiar si mai mult) in
functie de dimensiunea companiei, structura organizationala (sediu unic sau mai multe sedii,
internationala sau nu) sau scopul functional al proiectului. Implementarile pe scala larga a unui
produs ERP necesita in medie o perioada cuprinsa intre 6 si 12 luni. Ca o regula, fiecare 1$ de
software ERP conduce la 3-6$ pentru hardware, integrare si consultanta de la terti si venituri de la
reselleri (uneori poate chiar mai mult, 10-15$).
Costurile suplimentare (deseori subestimate sau trecute cu vederea) provin de regula din training,
integrare si testare, conversia si analiza datelor, schimbarea modalitatii de lucru a angajatilor si alte
probleme ce apar in faza de post-implementare.
Costul total al detinerii unui astfel de sistem variaza intre 1,5 - 6% din veniturile companiei, in
functie de domeniul de activitate si dimensiunea acesteia (procent mai mare pentru companii de
dimensiuni mai mici).
Multi dintre clientii sistemelor ERP incep prin implementarea modulelor financiar-contabile. Alte
module initiale “de succes” sunt cele legate de productie si resurse umane.
Beneficiile obtinute de pe urma implementarii unui sistem ERP includ: economie de timp pentru
inventariere si urmarirea comenzilor, cresterea capacitatilor de productie, costuri mai scazute de
distributie si procurement, etc. Rezultate palpabile cu privire la rezultatele
investitiei (ROI - Return On Investment) apar doar la cateva luni dupa implementare (8 luni sau mai
mult).

Modalitatea de alegere a unui sistem ERP


Utilizatorii trebuie sa inteleaga necesitatile propriei afaceri precum si care sunt procesele cruciale
pentru respectiva afacere. Fara o cunoastere temeinica a starii curente a afacerii si fara a avea
perspective de viitor nu se poate vorbi despre o implementare de succes a unui sistem ERP.
intelegerea acestor probleme ar trebui sa duca la posibilitatea crearii unei liste de vanzatori de ERP
pentru a face o selectie. Trebuie acordata prioritate vanzatorilor cu o precedenta orientare verticala
pe industria utilizatorilor.
Al doilea criteriu de mare importanta (care poate include sute de alte criterii de importanta secunda)
trebuie evaluat in cadrul unui proces de selectie:
Functionalitatea produsului – evaluarea trasaturilor caracteristice si a functionalitatilor suportate de
catre produs
Tehnologia produsului – defineste arhitectura tehnica a produsului si mediul tehnologic in care
produsul poate rula cu succes. Sub-criterii: arhitectura produsului, utilizare si administrare software,
suport de platforma si baza de date, suport pentru aplicatii standard, suport pentru comunicatii si
protocoale, posibilitati de integrare.
Costul produsului – examinarea costurilor initiale de achizitie precum si a costurilor pe termen lung,
inclusiv a taxelor de mentenanta, actualizare (upgrade), training si implementare, service si suport.
Suport si servicii corporate – definesc capacitatea vanzatorului de a oferi un nivel inalt de
implementare globala a serviciilor si suport continuu.
Viabilitatea corporate – examinarea puterii financiare si de management a vanzatorului.
Strategia corporate – evaluarea strategiei si a tacticii de firma a vanzatorului de software cu timpi
specifici cu privire la termenii de dezvoltare, vanzare si suport ale produsului in cadrul pietei
particulare in care functioneaza.
Majoritatea echipelor de selectie a produselor ERP apreciaza in mod deosebit factori precum:
functionalitatea produsului, tehnologiile utilizate si costurile. Cu toate acestea, acesti factori, cu
toate ca sunt cei mai importanti, nu trebuie sa fie singurii factori luati in considerare – de multe ori,
reducerea factorilor decizionali la aceasta multime restransa poate conduce la implementari fara
succes.
Utilizatorii trebuie sa testeze software-ul de-a lungul unor faze, pe baza unui “scenariu” cu secvente
detaliate ale proceselor de afaceri din activitatea reala pentru a putea alege mai departe dintre
vanzatori. Numai dupa ce a fost creata o lista scurta a vanzatorilor trebuie sa consideram criteriul
de cost; folosirea diferentelor de cost relativ intre produse ofera in acelasi timp si o relaxare a
conditiilor de negociere in faza selectiei finale