Universitatea Tibiscus Timişoara

Facultatea de Ştiinţe Economice

Specializarea Contabilitate şi Informatică de gestiune

Proiect –anul III CIG

Sisteme informatice de contabilitate
Analiza sistemului informatic de contabilitate de la sc.Erika srl

Coordonator
Lect. drd. Ramona Vasilescu

Student
Paterău (Burcă) Simona
GR-A-V-a

Timişoara
2011
 Cuprins

1.Prezentarea mediului în care funcționează sistemul informatics de contabilitate

- Prezentarea întreprinderii Sc Erika srl

- Cadrul organizatoric

2. Prezentarea sistemului informatic de contabilitate și a documentelor

- Sisteme informatice utilizate în cadrul intreprinderii

- Avantajele utilizarii unui sistem informatic de contabilitate

3. Sisteme informatice de contabilitate

Concluzii

Bibliografie
 1. Analiza Întreprinderii

-Prezentarea întreprinderii SC Erika SRL

-Cadrul organizatoric

Prezentarea întreprinderii SC Erika SRL

Sc. Erika SRL a fost înfiinţată în anul 2008. Are ca şi obiect de activitate laborator de
producţie şi comerţul cu produse de patiserie și cofetărie. Suntem specializați în producţia de
produse “zaharoase”. Societatea are sediul social în oraşul Timişoara, strada Balanței nr.4 cu
un capital social subscris și vărsat de 100.000 de lei. Încă de la început s-a declarat platitoare
de TVA, avînd codul unic de inregistrare RO 1806403 si J/35/2598/2008. Durata de
funcționare a societații este nelimitată în timp,cu începere de la data înmatriculării acesteia la
Registrul Comerțului. Clientii noştri sunt hypermarket-urile, supermarket-urile nationale,
magazinele de proximitate si angrourile. Specialităţile noastre sunt alcătuite din
torturi,prăjituri,produse de patisserie și cofetărie. Forța de muncă a societății este alcătuit din
80 de angajați. De la înfiinţare pănă în prezent, căt şi pe viitor, firma s-a orientat către piaţa
internă. Pentru a ajunge în această poziţie stabilă de colaborare cu firme importante din ţară s-
a depus un volum de muncă uriaş concretizat în 15 oraşe.

Angajaţii au fost selectaţi pe criterii de competenţă şi implicare, numărul lor este in

creștere.Una dintre cele mai importante funcţiuni ale managementului unei întreprinderi de
producţie este funcţiunea de organizare. Echipă pe care ne bazăm,de aceea seriozitatea ofertei
noastre şi relaţiile excelente cu partenerii noştri de afaceri reprezintă garanţia faptului că
oferim produse de cea mai bună calitate.

Cunoaşterea problemelor clienţilor noştri, ajută compania noastră să îşi perfecţioneze

produsele şi să le adapteze mereu la cerinţele pieţei. Respectul fată de client și calitatea
produselor este, în viziunea noastră secretul succesului nostru.

Cadrul organizatoric

Structura organizatorică este o parte a organizării de ansamblu a întreprinderii. Aceasta din

urmă implica o serie de activităţi cum ar fi: elaborarea deciziilor, procesele comunicaţionale,
sistemele de stimulare, etc. acestea combinate pot conduce la nivelul dorit de profit şi la
îndeplinirea misiunii societății.
Structura organizatorică trebuie să favorizeze realizarea de cât mai multe contacte cu mediul,
să accelereze circulaţia informaţiilor şi procesul de luare a deciziilor, să asigure desfăşurarea
noilor activităţi şi noilor strategii axate pe inovaţii şi progres.
Cea mai bună structură este aceea care face capabilă firma de a interacţiona cu mediul ei prin
canalizarea, dirijarea efectivă şi eficientă a eforturilor oamenilor ei, de asemenea, a resurselor
pentru ca astfel să întâlnească nevoile consumatorilor şi realizarea obiectivelor ei .
În fapt, între implicaţiile „strict economice” şi cele „strict umane” ale structurii organizatorice
există o legătură organică, ele întrepătrunzându-se şi determinând ceea ce numim eficienţa
social-umană a organizării structurale a organizaţiei.Relatii de autoritate sunt cele instituite de
conducerea intreprinderii prin diferite acte sau norme elaborate ; regulamentul de organizare
si functionare, regulamentul de ordine interioara, decizii ale conducerii etc. si care atrag dupa
sine obligativitatea exercitărilor ca o conditie indispensabilă desfasurari normale a
intreprinderii.

În cadrul societăţii funcţionează mai multe compartimente, fiecare având

propriul.obiect de activitate. Compartimentele sunt: Administrativ, Financiar-Contabil,
Departamentul de Achiziţii și desfacere, Producţie, Comercial, Resurse Umane, Logistic,.
Fiecare compartiment este condus de către un şef de compartiment. Acesta dă periodic o dare
de seamă administratorului societaţii, care la randul său oferă informaţiile cerute de către
acţionari.

Din punct de vedere al organizării formale schema întreprinderii se prezintă astfel:

Organigrama SC Erika SRL

ACȚIONARII

ADMINISTRATOR

DIRECTOR DIRECTOR
ECONOMIC COMERCIAL

DEP. FINANCIAR DEP. DEP. DEP.

CONTABIL APROVIZIONARE DESFACERE LOGISTICA

AGENTI DE
CONTABIL SEF PRODUCȚIE SOFERI
VANZARI

CONTABIL GESTIONAR

Organigrama SC ERIKA SRL are în componență 2 nivele ierarhice.

Directorul general îndeplineste functia de conducere , supraveghere , control si are dreptul

de decizie totală în cadrul unitatii comerciale.De asemenea pe lângă aceste drepturi mai are și
o serie de obligații.În primul rând trebuie să împartă toate sarcinile între directorii secundari si
să verifice corectitudinea executarii lor. El se găsește pe cel mai înalt nivel ierarhic și are în
subordinea sa 4 compartimente: administratorul , director economic, director tehnic și director
comercial.

Administratorul reprezintă funcția pe care o deține o persoană care se află în subordinea

Directorului General și care nu are nici o putere de decizie asupra nici unui department.El
organizează , prelucrează si comunică informațiile preluate de la toate compartimentele aflate
în subordinea Directorului General și le transmite acestuia . Rolul lui fiind acela de a fi
intermediar între director și ceilalti. De asemenea asistentul comunică, în lipsa directorului,
decizile luate de acesta celorlalti directori .

Al doilea nivel ierarhic este compus din :

- directorul economic este persoana care asigură buna funcționare a acestui

departament, care are în subordine compartimentul financiar contabil care are la
rândul său doua compartimente în subordine, iar acesta răspunde în mod direct pentru
ele în fața directorului general.
- directorul comercial are în subordine trei departamente care la randul lor au în
subordine cate un department sau două , iar acesta raspunde în mod direct în fața
Directorului General pentru modul în care iși indeplinesc sarcinile.
Structura organizatorică este bine concepută nefiind necesară introducerea unor noi
compartimente.

2.Prezentarea sistemului informatic de contabilitate și a documentelor

În contextul teoriei generale a sistemelor, un sistem informaţional se constituie din fondul

de informaţii, tehnici de culegere si transmitere, proceduri de prelucrare a datelor destinate
asigurării unei funcţionări eficiente a sistemului din care fac parte.
Sistemul informaţional reprezintă un ansamblu de resurse umane si capital, investite într-
o unitate economică, în vederea colectări şi prelucrări datelor necesare produceri
informaţiilor.
Acestea vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii și controlului
activităţilor organizaţiei. Datele se deosebesc de informatii deoarece sunt supuse unui proces
de prelucare.
În urma prelucrării se obtin informatii. Informaţiile derivate din alte informaţii, pe baza de
raţionamente devin cunoştinţe. Din punct de vedere structural sistemul informaţional cuprinde
toate subsistemele care participă la procesele de transformare a intrarilor în ieşiri. În contextul
teoriei generale a sistemelor, un sistem informaţional se constituie din fondul de informaţii,
tehnici de culegere şi transmitere, proceduri de prelucrare a datelor destinate asigurări unei
funcţionări eficiente a sistemului din care fac parte.
Prelucrarea este un proces de realizare a unor operaţi cu date, prin care se obţin date noi.
Pentru prelucrarea datelor se folosesc următoarele mijloace și tehnici:
- culegerea și pregătirea datelor constă în colecatea datelor de la surse pentru a fi introduse în
sistemul informatic. Datele sunt înregistrate pe documente sursă (primare), care constituie
mediul folosit pentru introducerea datelor in sistem. Aria de activitate a acestei funcţii de
culegere a datelor cuprinde proiectarea documentelor sursă, pregătirea procedurilor de tratare
a documentelor sursă, precizarea unor tehnici de aplicat.
- organizarea datelor este necesară pentru a pregăti datele astfel încât ele să devină
informaţii utile.
Datele care nu sunt organizate după anumite criterii nu pot fi folosite de către sistemul
decizional.
Organizarea este un proces de identificare a elementelor de date şi de plasare a acestora
într-o schemă care le grupează dupa caracteristici comune şi le face utile in procesul
decizional.
- sortarea constă în ordonarea datelor după anumite criterii. Adesea se confundă organizarea
cu sortarea. Sortarea presupune aranjarea datelor într-o ordine aleasa (alfabetică, numerică,
etc,) în timp ce organizarea presupune gruparea datelor in anumite categorii conform unor
caracteristici logice, comune tuturor datelor din acea categorie.
- concentrarea înseamnă condensarea datelor într-o formă mai utilă.
- înregistrarea este operaţia de exprimare a datelor într-o forma care poate fi recunoscută de
om sau calculator. Ea constă din înscrierea datelor pe un suport (foaie de hârtie,suport
electronic, etc).
- memorarea reprezintă înregistrarea structurată a datelor pe un în scopul păstrări şi regăsiri
lor atunci când sunt necesare. Datele se memorează sub formă de înregistrări păstrate în
fişiere. Suportul de memorare poate fi intern sau extern.
- transmiterea datelor este procesul de transferare a informaţiei sau a datelor în reţeaua
informaţională sau în exteriorul acesteia.

Pachetul de programe de contabilitate

 Prezentarea sistemelor informatice utilizate în cadrul întreprinderii

Întreprinderea îşi propune achiziţia unui sistem informatic care să îndeplinească toate
condiţiile necesare unui optim proces de gestiune pentru fiecare compartiment. În vederea
achiziţionarii unui soft integrat, care să indeplineasca toate funcţiile dorite, s-a creat reţeaua
locala, LAN, (Local Area Network), care are rolul de a conecta toate calculatoarele din
departamente cu scopul de a colecta, prelucra, schimba, date si informaţii. Societatea a
achiziţionat 15 de calculatoare, 5 echipamente periferice, (imprimante, scannere, hard-diskuri
externe, etc). De asemenea s-au cumparat si licenţele sistemelor de operare.
Ţinand cont de necesitatea accesului la reţeaua de Internet s-a realizat si conexiunea la
reţeaua MAN (Metropolitan Area Network), prin furnizorul de servicii UPC.
Pentru defăşurarea activităţilor zilnice, se folosesc şi programele pachetului Microsoft
Office (word, excel, powerpoint ). Suita de aplicaţii Office este o colecţie de aplicaţii
destinate prelucrării şi gestionării informaţiilor. Aplicaţiile ce alcătuiesc aceste pachete sunt în
general editoare de text, (Word) aplicaţii de calcul tabelar (Excel), aplicaţii pentru prezentări
multimedia (Powerpoint).
Aceastea prezintă caracter de noutate pentru receptori, fiind reprezentată de elemente noi, în
raport cu cunoştinţele prealabile, ce sunt cuprinse în semnificaţia unui simbol sau a unui grup
de simboluri: text scris, mesaj vorbit etc.Informaţiile se obţin pe baza datelor, acestea din
urmă fiind reprezentate prin diferite cuvinte,propoziţii, cifre, semne, imagini, culori. Suportul
material al datelor îl constituie purtătorii de date (documente, diverse registre, şi cei tehnici:
benzi, dischete, CD-uri etc.), care au calitatea de a conserva, stoca şi restitui datele.

Avantajele utilizării unui sistem informatic de contabilitate

-Introducerea rapidă a datelor

-Corectarea rapidă a eventualelor erori
-Folosirea simultană a sistemului de mai mulţi utilizatori
-Schimbul rapid de informaţii
-Actualizarea în timp real a bazei de date
-Procesarea rapida a informaţiilor
-Accesul rapid la informaţie

3.1 Caracteristicile sistemului informatic de contabilitate

Sistemul informatic de contabilitate este un subsistem al sistemului informaţional şi nu
poate funcţiona în afara acestuia. Este compus din toate resursele (materiale, software,
personal, date, proceduri, etc.) care permit să se achiziţioneze, prelucreze, stocheze şi să
transmită informaţii sub formă de texte,tabele, sunete, imagini, etc.
În prima fază de informatizare a activitaţii, cea mai importantă dintre activitaţi este
centralizarea şi prelucrarea datelor contabile. Se doreşte ca de la înregistrarea articolelor
(ecuaţiilor) contabile să se furnizeze centralizările contabile, respectiv notele contabile, fişele
de cont, registrul jurnal, registrul de casa, bancă, decont, etc şi balanţa contabilă.
 Într-o etapă ulterioară sistemul informatic poate fi extins, astfel încât articolele contabile să
se poată constitui din introducerea documentelor primare.
Pentru a îndeplini acest obiectiv este nevoie de:
1.Sistemul de calcul: unitate centrala (Intel Celeron 2.66GHZ, hard disk de 80GB, memorie
inernă (RAM) de 2.5GB, tastatură, mouse, echipament periferic USB (universal serial bus),
monitor BenqBFT de 17” inchi. Pentru prelucrari mai laborioase sistemul va putea fi
îmbunataţit prin modificarea unor componente sau prin adăugarea de componente
suplimentare capabile să îmbunătaţeasca performanţele sistemului.
2.Sofware de bază: sistem de operare Windows XP. Este o componentă logică şi reprezintă
un pachet de programe care gestionează şi exploatează funcţiile de care dispune calculatorul
cu toate celelalte componente ale sale.
3.Aplicaţia: este o componentă logică scrisă într-un limbaj de programare (un sistem de
gestiune a bazelor de date) capabilă să realizeze pe sistemul de calcul funcţia sistemului
informatic. Programul contabil este creat în Excel.

Definirea datelor de intrare si de ieşire aferente sistemului informatic de gestiune

Un sistem informatic de gestiune are rolul de a prelucra datele existente cu scopul obţinerii
informaţiilor care ar urma să sprijine procesul decizional, principalele componente ale
acestuia sunt:intrările,prelucrările,ieşirile.

Intrările sistemului informatic sunt reprezentate de tranzacţiile ce reflectă operaţii prin care se
genereză un flux de date.
Datele de intrare necesare pentru îndeplinirea scopului urmărit sunt:
-Data documentului: data documentului ce se inregistreaza. (ex. Bonconsum, data
15.11.2010)
-Numărul documentului: numărul documentului contabil. (ex.Nr.10)
-Felul sau tipul documentului: orice document financiar-contabil care se înregistrează în
evidenţa unei societăţi. (ex. Bonconsum, factură fiscala, chitantă, ordin de plată etc.)

-Simboluri conturi contabile.

Acestea sunt debitoare şi creditoare şi reprezintă numere de indentificare ale conturilor
contabile supuse înregistrării (ex.301,401,404,707, 4111,etc)
Pot fi cu 3, 4, si 5 cifre.
-Suma, o valoare numerică (ex. 1000,1500, etc)
-Explicaţie: motivul emiterii documentului contabil specificat. (ex.cheltuieli cu materiile
prime sau venituri din vânzarea produselor finite, etc).
-Tip operaţiune, specifică tipul operaţiei contabile, la ce operaţiune contabilă se referă,
(ex.casa, banca, amortizare, etc)
Ieşirile sistemului informatic constituie rezultatul prelucrării colecţiilor de date ca urmare
a folosirii procedurilor automate. Ieşirile pot fi constituite din indicatori, liste,tabele, grafice,
etc.
Datele de ieşire: În urma introducerii datelor de mai sus se doreşte furnizarea centralizărilor
contabile, respectiv,registru de casă ,registru jurnal, fișe de cont, bancă, notele contabile
si balanţa contabilă.

Informaţii necesare realizării programului informatic

Ecuaţia contabilă (articolul contabil) este o relaţie între simbolul unui (unor) cont(uri)
debitoare si simbolul unui (unor) cont(uri) creditoare care implică introducerea de valori în
conturile respective. Fiecărui cont indiferent că este debitor sau creditor îi corespunde o
valoare. Într-o ecuaţie contabilă suma valorilor debitate trebuie sa fie egală cu suma valorilor
creditate. In practică, ecuaţiile pot fi:

-de tip 1 ↔ 1:
cont debit = cont credit ex. 300=401

-de tip 1 ↔ mai mulţi:

cont debit = %
conturi credit ex. 5311= 701,702,707,etc

-de tip mai mulţi ↔ 1:

%
conturi debit= cont cred ex.401, 404, = 5121

Conturile contabile folosite, fac parte din planul general de conturi, care cuprinde clase de
conturi, simbolizate cu o cifră , (de 1 la 8) si identifică operaţiuni contabile cum ar fi:
operaţiuni legate de modificarea capitalului social, clasa 1, operaţiuni legate de mijloacele
fixe, clasa2, operaţiuni de aprovizionare-desfacere, clasa 3, operaţiuni legate de relaţia cu
salariaţii, furnizorii, clienţii si datorii fată de bugetul statului, clasa 4, mişcari prin casă,
conturi curente, clasa 5, închiderea cheluieli şi a veniturilor, clasele 6, 7, înregistrari în conturi
din afara bilanţului clasa 8. Pentru înregistrarea costurilor de gestiune se foloseşte clasa
9..Clasele sunt urmate de grupe, simbolizate prin 2 cifre. Grupele sunt urmate de simbolurile
conturilor care pot fi de gradul I cu 3 cifre, gradul II cu 4 cifre, sau gradul III, analitice cu 5
cifre.

Prin realizarea acestui sistem informatic, se ating urmatoarele obiective:

- preluarea si validarea automată a articolelor (ecuaţiilor) contabile ori de cate ori este necesar
acest lucru. Pentru fiecare articol contabil se va verifica corectitudinea acestuia, pentru relaţii
de tipul: unu-la-unu, unu-la-mai mulţi si mai-mulţi-la unul.

- prelucrarea articolelor contabile pentru calculul, vizualizarea si tipărirea notelor contabile

- prelucrarea articolelor contabile pentru calculul, vizualizarea si tipărirea fişelor de cont
pentru toate conturile ce intervin în tranzacţiile contabile.
- prelucrarea articolelor contabile pentru calculul, vizualizarea, si tipărirea registrului jurnal al
articolelor contabile.
- prelucrarea articolelor contabile pentru calculul, vizualizarea si tipărirea jurnalelor de
trezorerie (casă, banca, decont).
- prelucrarea articolelor contabile pentru calculul, vizualizarea si tipărirea balanţei contabile
unei perioade financiare. (luni calendaristice)
Datele folosite şi prelucrate din acest sistem informatic sunt determinate de structura
documentelor pe care le emitem. Aceste documente au urmatorul conţinut:

Factura fiscală de achiziție si factura de vânzare. Factura fiscală este un document cu

regim special care este , fie tiparit în blocuri de câte 150 de file fiind formate din 50 de seturi,
ea putand fi de 3 culori diferite:exemplarul 1-albastru, exemplarul 2-rosu, exemplarul 3-verde,
fie editată în sistem electronic . Acest document se întocmește în 3 exemplare, în momentul
livrarii bunurilor, constituind, pe langă funcția de intrare-iesire din gestiune, pe cea de act
justificativ, pentru decontarea contravalorii bunurilor sau serviciilor care fac obiectul
documentului. În momentul în care acest document nu se poate întocmi in momentul livrarii,
mărfurile livrate sunt însotite, pe parcursul transportului, de avizul de însotire a mărfii.În
vederea corelării documentelor de livrare, numărul si data avizului de însotire a mărfii se
înscriu în formularul de factură. Factura fiscală foloseste la:

- înregistrarea în contabilitate a furnizorului si a cumpăratorului, întocmirea instrumentului de

decontare a produselor și mărfurilor livrate, a lucrărilor executate și a serviciilor prestate,
însotirea mărfurilor și a produselor livrate, pe parcursul transportului.
Circuitul facturii fiscale presupune atingerea următoarelor destinatii:- la furnizor : în
momentul în care se află în posesia furnizorului, factura este înregistrată în contabilitate
(exemplarul 3) în cadrul Departamentului Financiar - Contabil, după care trece în
Departamentul de Desfacere în vederea înregistrarii în evidentele operative . Aici se păstrează
exemplarul 2 al facturii, la care se anexează și dispozitia de livrare.- la cumpărator : în
cadrul Departamentului de Aprovizionare factura servește la confirmarea operatiunii de
cumpărare, având ataăat un exemplar din avizul de însotire a mărfii, care a însotit marfa,
inclusiv nota de recepție și de constatare de diferențe, în cazul țn care marfa nu a fost însoțită
de factură pe parcursul transportului (exemplarul 1). În cadrul Compartimentului Financiar -
Contabil, factura serveste la acceptarea plații, precum și la înregistrarea în contabilitate a
operatiuni de achizitie (exemplarul 1). Factura se arhivează atat la furnizor cât și la
cumpărător astfel:

- la furnizor : în cadrul departamentului de desfacere se arhiveaza exemplarul 2, iar la

departamentul financiar-contabil se pastrează exemplarul întreg;
- la cumpărator : se arhivează în cadrul departamentului financiar-contabil doar exemplarul 1.

Aviz de însoțire a mărfurilor. Avizul de însoțire a mărfurilor este un document cu regim

special, tiparit în blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi a cate 3 file, avand 3
culori diferite: pentru exemplarul 1-albastru, pentru exemplarul 2-roșu, pentru exemplarul
trei-verde,fiie editat în sistem electronic.Avizul se întocmește in 3 exemplare de către
unitațiile care nu au avut posibilitatea întocmiri facturi în momentul livrari mărfurilor, în
cadrul acestui document facându-se mențiunea “urmează factura”. În cazul în care el este
utilizat pentru transferul de mărfuri între depozitele aceleași unități, avizul va purta mențiunea
“fără factură”.Acest document are următoarele utilitați:- însoțește marfa pe parcursul
transportului, stă la baza întocmiri facturi, dispoziție de transfer a valorilor materiale de la un
depozit la altul, repartzate teritorial, document de primire în gestiunea cumparătorului din
cadrul aceleași unitați.Circuitul avizului de însotire vizează atat furnizorul cât și
cumpărătorul:

- la furnizor: avizul de însoțire este preluat de către delegatul unitații care face transportul în
vederea trimiteri lui la client (exemplarul 1). Acest aviz este primit de la Departamentul de
Desfacere, unde este folosit pentru înregistrarea cantităților livrate și pentru întocmirea facturi
(exemplarele 2, 3). La departamentul financiar-contabil al furnizorului acesta este păstrat,
fiind atașat exemplarul 3 la factura.

- la cumpărător: avizul este folosit pentru încarcarea în gestiune a mărfurilor primite, după
efectuarea prealabilă a recepției de către comisia de recepție și după consemnarea rezultatelor
(exemplarul 1). La Departamentul de Aprovizionare el servește la înregistrarea cantităților
achiziționate (pe baza exemplarului 1), urmand ca mai apoi să ajungă la departamentul
financiar-contabil unde este utilizat pentru înregistrarea în contabilitatea analitică si sintetică a
aprovizionarii.

Nota de recepție și constatare de diferențe. Nota de recepție și constatare de diferențe este

un document care se întocmește în 2 exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu
amănuntul, după caz, pe măsura ce se efectuează recepția. În cazul în care la primire se
constată diferente, nota de recepție și constatare diferențe se întocmește în 3 exemplare de
către comisia de recepție legal constituită, datele de pe verso se completează numai în cazul în
care se constată diferențe la recepție. Acest document evidențiază bunurile intrate în gestiune
alături de alte 2 documente justificative și anume factura fiscală și avizul de însotire a
mărfi.Nota de recepție și constatare diferențe se folosește ca document pentru recepția
mărfurilor aprovizionate.De asemenea servește ca document justificativ pentru înregistrarea în
contabilitate a recepției mărfurilor. Acest document se întocmește în urmatoarele situații:
pentru mărfurile intrate în gestiune la care evidența se ține la prețul de vânzare en-gross,
pentru mărfurile care sosesc neînsoțite de documente de livrare, pentru mărfurile care prezintă
diferențe la recepție, pentru mărfurile cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care
fac parte din gestiuni diferite.

Circuitul notei de recepție și constatare de diferențe presupune parcurgerea a trei etape:

-la depozit, ajută la încărcarea în gestiune a bunurilor recepționate, când sunt utilizate toate
exemplarele;

- la departamentul financiar-contabil servește la întocmirea situațiilor privind reglementarea

diferențelor constatate precum și la înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică a
recepției, situație în care se atașează la documentele de livrare și anume factura și avizul de
însotire a mărfii.

- la furnizor este folosit pentru comunicarea lipsurilor stabilite, caz în care se utilizează
exemplarul 2, respectiv exemplarul 3.

Nota de recepție si constatare de diferențe se arhivează la departamentul financiar-contabil.

Foaia de parcurs. Foaia de parcurs pentru autovehicule transport marfă este un document
tipizat nepersonalizat care ține evidenta activitați de transport, adică a numarului de km
parcurși, a consumului de combustibil și a mărfurilor transportate. Acest document se
întocmește în 2 exemplare pentru fiecare transport în parte care sunt completate în mare parte
de către șoferul care efectuează transportul. Primul exemplar din “foaia de parcurs pentru
autovehicule transport marfă” este preluată de către sofer de la Departamentul de Logistică,
iar apoi după ce s-a efectuat transportul și după ce au fost completate toate câmpurile
necesare, soferul depune acest document la facturare unde se deconteaza consumul de
combustibil, apoi se transmite la contabilitate unde se inregistrează transportul efectuat iar
“foaia de parcurs pentru autovehicule transport marfă” se arhivează. Al doilea exemplar din
“foaia de parcurs pentru autovehicule transport marfă” se pastrază la Departamentul de
Logistică unde se arhivează.

Registru de casă. Registrul de casă se întocmește în 2 exemplare , zilnic, de către o persoană

din cadrul Departamentului financiar-contabil, pe baza actelor justificative de încasari si
plați.La sfârșitul zilei, rândurile neutilizate din formularul registrului de casă se
barează.Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rand al
registrului de casă pentru ziua în curs. Acest document se semnează de către persoana care la
întocmit pentru confirmarea înregistrarii operatiilor efectuate și de către contabilul din cadrul
Sectorului de Contabilitate desemnat pentru primirea exemplarului 2 și a actelor justificative
anexate. Servește ca:-document de înregistrare operativă a încasarilor și platilor în numerar
efectuate prin casieria unitații pe baza actelor justificative de încasari și plăți ,document de
stabilire la sfarșitul fiecarei zile a soldului de casă, document de înregistrare în contabilitate a
operațiunilor de casă Registrul de casă circulă la sectorul contabilitate pentru verificarea
exactități sumelor înscrise și respectarea dispoziților legale privind efectuarea operatilor de
casă (exemplarul 2). Acest document se arhiveaza la departamentul contabilitate.

S.C. ERIKA S.R.L. Pag. 1

  Data     Contul
Lun
REGISTRU DE CASĂ Ziua a Anul   casa
 
Nr Nr. Nr. EXPLICAŢII ÎNCASĂRI PLĂŢI Simbol
crt
. act casă anexă           cont
                corespond.
Report/Sold ziua precedentă SOLD      
 1        
2          
3          
4          
5          
6          
7          
8          
9          
10          
11          
12          
13          
14          
15          
16          
17          
18          
19          
20          
21          
22          
23
24    
25      
26      
27      
28        
29        
30      
31  
32   
33         
34         
      TOTAL
De reportat pagina/Total    
  CASIER COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL
               

JURNAL PENTRU CUMPARARI

01.11.2009 la 30.11.2009

Nr. Document   Furnizor/Prestator   Total docum. Baza Valoare Referinta

cur Numa
. Data r Denumire Cod fiscal (incl. TVA) impozitare TVA cod
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
Intocmit     Total      
       

Referinta   Referinta   Total doc. Baza de Valoare

cod           (incl.TVA) impozitare TVA
6-7   Achizitii de bunuri/servicii din tara si importuri de bunuri taxabile 24 %      
19-20 Achizitii de bunuri din tara taxabile 5%        
                 

Jurnal de banca

Data       Soldul zilei precedente

Nr.
Crt. Nr. Doc. Explicatia Incasari Plati Cont corespondent

           

           

      Total    

Intocmit Compartiment financiar contabil Soldul zilei  

Jurnal de deconturi
 Data       Soldul zilei precedente
Cont
Nr. Crt. Nr. Doc. Explicatia Incasari Plati corespondent

           

           

      Total    
Compartiment financiar
Intocmit contabil Soldul zilei  

Situatie bonuri de predare cu consumuri

Denumire Cod UM Cantitate Pret Valoare

Nr. Intrari Data Gestiune

1   Sectie
FĂINĂ     KG    
Consumuri
GESTIUNE-DESCARCARE Denumire Cod UM Cantitate Pret Valoare
DEPOZIT            
DEPOZIT            
DEPOZIT            
DEPOZIT            
DEPOZIT            
DEPOZIT            
             
             
             
             
             
             
             
Total consumuri

Consumuri
 GESTIUNE-DESCARCARE Denumire Cod UM Cantitate Pret Valoare
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
Total consumuri

Total produse

S.C. ERIKA SRL c.f. RO 1806403

Judetul TIMIS loc. TIMISOARA STR. Balantei
nr.4

SITUATIE CLIENTI-FACTURI+INCASARI
01.11.2009 la 30.11.2009

Client CO AND CO (0001)          

Data Scadent Nr. Document Cont Neachitat initial Total Incasari Neachitat final
               
  Incasare   Incas.CO AND CO nr.2      
               
Total la CO AND CO            
            Sold contabil

Total general            

Nota de contabilitate nr…………

Ziua…luna…..anul
Nr.crt Explicaţii Contdebit Contcredit Suma

Întocmit
 Fişa de cont
Simbol cont….Nrpagina……..
Dataînreg Documentul(felul Explicaţii Cont Debit Credit Sold
, nr) coresp.

Balanţa de verificare pe luna……anul…..

Nr.pagina,,,,,,,,,
Cont Nume Sold debit Sold credit Debit Credit Total Total Soldfina Soldfinal
cont luna luna rulaj rulaj debit credit l credit
precedenta precedenta curent curent debit

Întocmit Verificat

Proiectarea schemei conceptuale a sistemului informatic de contabilitate

Obiectivul fundamental al sistemului informatc constă în furnizarea de informaţii corecte,
relevante și la timp atât conducerii, cât şi nivelelor operaţionale specifice unei unitaţi
economice (compartimente sau servicii funcţionale), în vederea îmbunatăţirii activităţii şi
creşterii eficienţei economice.
Etapa de proiectare generală a unui sistem informatic are ca obiectiv elaborarea concepţiei
logice a sistemului informatic, adică definirea acestuia din punct de vedere structural şi
funcţional. Structura generală, de principiu, a unui sistem informatic cuprinde un ansamblu de
intrări, prelucrări si ieşiri definite în funcţie de obictivele noului sistem, fig.de mai jos.
Prelucrările sistemului informatic sunt asigurate de un ansamblu de proceduri, care
realizează actualizarea si exploatarea colecţiilor de date, ca urmare a tranzacţiilor interne sau
externe, în vederea obţinerii listelor/situaţiilor de ieşire solicitate de unitatea beneficiară.

Structura sistemului informatic.

 INTRĂRI PRELUCRĂRI IEŞIRI
\

Pregătirea datelor este o activitate realizată în toate tipurile de sisteme informaţionale, dar
capătă o semnificaţie deosebită în sistemele de prelucrare automată a datelor; partea informatizată
a acestora fiind cunoscută ca sistem/subsistem informatic.

Ciclul prelucrării datelor.

Culegerea datelor

Pregătirea datelor

Prelucrarea datelor

Înetreţinere fişiere

Informaţii de ieşire

Prelucrarea datelor, poate să includă activităţi, cum sunt:

- calculaţiile cuprind unele forme de tratare matematică a datelor;
- compararea supune unei examinări simultane două sau mai multe tipuri de date între care
există o legătură logică (ex. soldul final şi cel final);
- sintetizarea este o activitate importantă prin care se comasează informaţiile;
- filtrarea este o altă operaţiune prin care se extrag datele ce vor fi supuse prelucrărilor
următoare;
- restaurarea, prin care sunt aduse datele din memorie într-o formă accesibilă omului, pentru
prelucrarea umană în continuare, sau într-o formă prelucrabilă tot pe calculator.
În faza de întreţinere a fişierelor există mai multe activităţi, dintre care amintim:
- memorarea (stocarea) datelor în vederea utilizării lor viitoare;
- actualizarea datelor memorate astfel încât să surprindă cele mai recente evenimente;
- indexarea datelor pentru a înlesni o uşoară regăsire a lor;
- protecţia datelor memorate, care cuprinde o mare varietate de proceduri şi tehnici pentru
prevenirea distrugerii lor sau a accesului neautorizat.
 Ultima fază a ciclului de prelucrare a datelor este obţinerea informaţiilor de ieşire.
Informaţiile de ieşire pot fi regăsite în una din următoarele trei forme: documente, rapoarte ori
răspunsuri la întrebări. Termenul ieşiri le cuprinde pe toate.
Sistemul informatic de gestiune implică următoarele patru componente interdependente:
domeniile de gestiune, datele, modelele, regulile de gestiune.
Sistemul informatic de contabilitate asigură obţinerea informaţiei solicitate de utilizator,
folosind mijloacele tehnologiei informaţiei.
Sistemele informatice de contabilitate sunt sisteme integrate. Se caracterizează printr-o
introducere unică a datelor, preluate din documentele primare care actualizează o bază de date
unică a contabilităţii care va fi ulterior prelucrată pentru obţinerea situaţiilor specifice fiecărui
utilizator.

Sistemul informatic de contabilitate.

Documente Situaţia costurilor pe comenzi

facturi Consultare 1
Actualizare
ordin de plată
bon de consum

Balanţa de verificare
Registrul jurnal
Consultare 2
Casa
BD Banca

Sistemul informatic de contabilitate reuneşte subsisteme informatice specializate pe

domenii între care se manifestă interacţiuni specifice. Fiecare subsistem definit grupează
procese informaţionale omogene, specifice unei anumite arii de interes.
La nivelul fiecărui subsistem vor fi definite aplicaţii distincte corespunzătoare acestor
activităţi. La rândul lor aplicaţiile sunt formate din proceduri descompunându-se în module
reprezentând secvenţe de cod prin care se realizează o funcţie independentă din cadrul
procedurii.
Exemplu.O procedură pentru operaţia de actualizare se va descompune în următoarele
module:

1. modulul coordonator al funcţiei de actualizare;

2. modulul pentru realizarea funcţiei de adăugare de înregistrări;
3. modulul pentru funcţia de ştergere înregistrări;
 4. modulul pentru funcţia de modificare a înregistrărilor din baza de date.

Fluxul datelor în sistemul informatic al societăţii Sc .ERIKA SRL .

PLAN DE
CONTURI

ARTICOLE
CONTABILE

NOTE
CONTABILE

FIȘE DE REGISTRE BALANȚĂ

CONT

TIPĂREȘTE
DOCUMENTELE

Planificarea realizării sistemului informatic de contabilitate

 La început se va introduce ultima balanţă contabilă de verificare, (balanţa de start), şi
planul general de conturi care conţine conturile ce urmează a fi folosite.
Articolele contabile se scriu de către contabil sau un operator pe baza documentelor
primare de la nivelul fiecărei zile. Articolele introduse se validează şi se tipăresc sub forma
registrului jurnal.
Daca sunt corecte se emit celelalte documente contabile, iar în caz contrar se corectează
erorile constatate. Regulile generale de validare a corectitudinii articolelor contabile sunt:
-în ecuaţiile contabile trebuie să intervină numai conturi conţinute în planul general de
conturi.
-sumele debitate trebuie să corespundă cu sumele creditate
Pe baza articolelor contabile introduse se realizează raportul cu note contabile şi se
validează corectitudinea acestuia. Daca notele contabile sunt incorecte se revine la articolele
contabile, se identifică greşeala şi se emite un nou raport. Aceasta fază se repetă până când
notele contabile sunt corecte. O notă contabilă se consideră corectă daca sumele debitate
coincid cu sumele creditate, pentru toate articolele contabile înscrise într-o notă contabilă.
În continuare se calculează fişele de cont, registrele si balanţa. Se valideaza raportul. Dacă
raportul este corect se tipareşte, în caz contrar se revine asupra articolelor contabile pentru a
corecta greşelile. Un criteriu de verificare a corectitudinii fişei contului este ca în datele
centralizate să apară contul corespondent corespunzător înregistrării precedente. Acesta poate
fi prestabilit cu ajutorul metodologiei aprobate şi validate de normele legii şi care este folosită
la înregistrarea articolelor contabile.
Registrele de casă, bancă, decont, trebuie să aiba un sold pozitiv (în sensul că sumele ce
reprezintă încasările să nu fie mai mici decât sumele ce reprezintă plăţile).
Se verifică corectitudinea balanţei raportate, Dacă aceasta este corectă, se tipareşte, altfel se
trece la corectarea articolelor contabile care au determinat erorile din balanţă şi se repetă toate
etapele anterioare până când este balanţa corectă.
Un criteriu de verificare a corectitudinii înregistrărilor din balanţa de verificare este ca
sumele de pe debit să coincidă cu sumele de pe credit pentru fiecare pereche de coloane din
balanţă.
S.C. ERIKA S.R.L.
BALANŢA DE VERIFICARE
PE LUNA MAI 2010

DENUMIRE SOLD INCEPUTUL RULAJ PRECEDENT RULAJ LUNA RULAJ CUMULAT SOLD FINAL
CONT CONT ANULUI CUMULAT CURENTA
DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT
1011 Capital subscris nevărsat 200.00 200.00 200.00 200.00 - -
1012 Capital social subscris şi vărsat - 200.00 - 200.00 - 200.00
121 PROFIT ŞI PIERDERE 60,960.14 59,019.03 60,960.14 59,019.03 1,941.10 -
129 REPARTIZAREA PROFITULUI - - - -
167 ALTE ÎMPRUM. ȘI DATORII ASIMILATE - - - -
1687 Dob.aferente altor împr și dator.asim. - - - -
2131 Echipamente tehnologice - - - -
2133 Mijloace de transport - - - -
2813 Amort.instal.,mijloacelor de transport - - - -
303 MATER.DE NATURA OB.DE INVENTAR - - - -
371 MĂRFURI 66,627.59 70,232.65 66,627.59 70,232.65 - 3,605.06
378 DIFERENŢE DE PREŢ LA MĂRFURI 7,848.37 7,445.51 7,848.37 7,445.51 402.86 -
401 FURNIZORI 41,050.18 57,767.43 41,050.18 57,767.43 - 16,717.25
404 FURNIZORI DE IMOBILIZĂRI - - - -
421 REMUNERAŢII PERSONAL 854.00 3,523.00 854.00 3,523.00 - 2,669.00
4311 Contrib.angajatorului la Asig.Soc - 733.00 - 733.00 - 733.00
4312 Contrib.salariaţilor la Asig.Soc. - 370.00 - 370.00 - 370.00
4313 Contrib.angajatorului la sănătate - 183.00 - 183.00 - 183.00
4314 Contrib.salariaţilor la sănătate - 194.00 - 194.00 - 194.00
4371 Contib.angajatorului la fd.şomaj - 18.00 - 18.00 - 18.00
4372 Contrib.salariaţilor la fd.şomaj - 18.00 - 18.00 - 18.00
4381 Fond de risc si accidente - 45.00 - 45.00 - 45.00
441 IMPOZIT PE PROFIT - 1,475.48 - 1,475.48 - 1,475.48
4423 T.V.A. de plată 1,990.25 1,990.25 1,990.25 1,990.25 - -
4424 T.V.A. de recuperat - 1,990.25 - 1,990.25 - 1,990.25
4426 T.V.A. deductibilă 9,223.37 9,223.37 9,223.37 9,223.37 - -
4427 T.V.A. colectată 11,213.62 11,213.62 11,213.62 11,213.62 - -
4428 T.V.A. neexigibilă 11,213.62 10,638.02 11,213.62 10,638.02 575.60 -
444 IMPOZIT PE SALARII - 272.00 - 272.00 - 272.00
4551 Asociaţi - cont curent - 8,000.00 - 8,000.00 - 8,000.00
456 Dec.cu asociații priv.capitalul 200.00 200.00 200.00 200.00 - -
462 CREDITORI DIVERŞI - 5.00 - 5.00 - 5.00
5121 Conturi la bănci în lei 200.00 - 200.00 - 200.00 -
5311 Casa in lei 78,432.65 44,857.18 78,432.65 44,857.18 33,575.47 -
581 VIRAMENTE INTERNE - 200.00 - 200.00 - 200.00
6022 Ch.privind combustibilul - - - - - -
603 CH.PRIV.MAT.DE NAT.OB.DE INVENTAR - - - -
604 CH.CU MATERIALELE NESTOCATE - - - - - -
605 CH.CU ENERGIA SI APA - - - - - -
607 CH.PRIVIND MĂRFURILE 51,170.66 51,170.66 51,170.66 51,170.66 - -
611 CH.DE INTREŢINERE ŞI REPARAŢII - - - - - -
612 CH.CU CHIRII SI LOCAŢII 3,807.00 3,807.00 3,807.00 3,807.00 - -
613 CH.CU PRIMELE DE ASIGURARE - - - -
626 CH.CU POŞTA TELEFON - - - - - -
627 CH.PRIV.SERVICIILE BANCARE - - - - - -
628 CH.CU LUCR.SERV.PREST.DE TERŢI 5.00 5.00 5.00 5.00 - -
635 CH.CU ALTE IMP.SI TAXE - - - - - -
641 CH.CU REMUNERAŢIILE PERSON. 3,523.00 3,523.00 3,523.00 3,523.00 - -
6451 Contrib.angajatorului la Asig.soc. 733.00 733.00 733.00 733.00 - -
6452 Contrib.angajator.la Asig.de Şomaj 18.00 18.00 18.00 18.00 - -
6453 Contrib.angajator.la Asig.Soc.Sănăt. 183.00 183.00 183.00 183.00 - -
6458 Alte ch.priv.asig.şi prot.socială 45.00 45.00 45.00 45.00 - -
6581 Cheltuieli cu amenzile - - - - - -
666 CH. PRIVIND DOBÂNZILE - - - -
691 CH.CU IMPOZITUL PE PROFIT 1,475.48 1,475.48 1,475.48 1,475.48 - -
707 VENITURI DIN VÂNZĂRI MARFĂ 59,019.03 59,019.03 59,019.03 59,019.03 - -
766 VENITURI DIN DOBÂNZI - - - - - -
3.Prezentarea modului în care se asigură securitatea sistemului informatic
de contabilitate

Ce-a mai mare problem o reprezintă hakerii. Pentru a preveni eventualele problem și
nedoritele pierderi sistemele de protecție avute in vedere sunt metoda ce este folosită pentru
sistemele de protecție mai avansata, care necesită chei hardware (care se instaleaza pe
porturile paralele ale computerului si trimit un semnal codat de câte ori le este cerut de catre
programul software), sunt patch-urile. Ele sunt programele care sunt facut special pentru
anumite aplicatii software, care odata lansate modifică codul executabil, inhibând
instructiunile care cer cheia hardware. Luarea de măsuri din timp a ajutat întreprinderea să nu
sufere nici un fel de daune pînă în prezent. Antivirusul utilizat Karspersky și AVG. Periodic
se salvează datele pe CD-uri și unități de memorie externă.

Protecția la nivelul de programe poate fi realizatăprin maimulte feluri: printr-un cod al

utilizatorului care îşi prezintă identitatea; prin parolă care este un cuvânt ce este cerut de
pachetul de programe pentru a se putea lansa procedura de lucru.
Protecția prin sistemul gazdă se realizează prin cadrul atributelor fişierelor (fişier de citire,
fişier de arhivă, fişier de sistem, fişier ascuns), prin tehnici de gestiune a fişierelor
(copiere,ştergere, refacere).
Restricționările referitoare la internet sunt limitate deoarece considerăm că ne-am luat măsuri
de precauție, fără acces la internet nu putem functiona,nu ne putem dezvolta,pierdem
contracte deci pentru întreprinderea noastră fără internet aproape că nu putem exista.

Concluzii:
Motivele realizării unui sistem informatic de contabilitate sunt multiple dintre acestea
enumerăm cîteva: capacitatea de a utiliza un volum mare de informaţii corelate în beneficiul
persoanelor care utilizează sistemul,îmbunătăţirea calităţii informaţiilor în actul de
decizie,creşterea vitezei de soluţionare a problemelor,facilitarea operaţiilor profesionale din
domeniul financiar,prezentarea situaţiilor de sinteză, de raportare putăndu-se observa abaterile
înregistrate fiind utile managementului. Pentru punerea în funcţiune, testare şi verificare,
analist-programatorul care va proiecta aplicaţia, va instrui un operator calculator sau, dupa
caz, contabilul care va exploata aplicaţia. De asemenea se cere furnizorului ca odată cu
instalarea aplicaţiei, să se predea societăţii şi un manual de utilizare al aplicaţiei. La început se
va introduce ultima balanţă contabila de verificare, (balanţa de start), şi planul general de
conturi care conţine conturile ce urmează a fi folosite. La punerea în funcţiune se va colabora
cu contabilul pentru validarea corectitudinii documentelor emise, compârandu-se documentele
obţinute prin procedeul manual cu cele obţinute din procedeul automat.
Bibliografie:

1. Adrian Cojocariu, Cristina Ofelia Stanciu, - Informatică de gestiune, Editura

Eurostampa Timişoara, 2008.
2. Aurel Stepan, Gheorhe Petrov, Victoria Iordan, - Fundamentele proiectării şi
realizării sistemelor informatice, Editura Mirton Timişoara, 1995
3..Franca Stancu, - Sisteme contabile contemporane, Editura
EurostampaTimişoara 2008.
4. Ioan Roşca, Emilian Macovei, Proiectarea sistemelor intormatice financiar-contabile,
Editura didactică şi Pedagogică, Bucureşti.