e-GRH

concepts et enjeux

Olivier LISEIN
Chargé de recherche
LENTIC – HEC-ULg
O.Lisein@ulg.ac.be

Infopôle - Cluster TIC – Evénement-Rencontre 19 septembre 2007

« Les solutions informatiques pour la gestion des ressources humaines »
Préambule: le LENTIC
‡ « Laboratoire d’Etudes sur les Nouvelles
Technologies, l’Innovation et le Changement »

‡ Laboratoire interdisciplinaire attaché à

HEC-Ecole de Gestion de l’Université de Liège

‡ Centre de recherche et d’intervention, axé sur

les processus d’innovation

‡ 4 axes d’expertise:
‡ Technologies de l’Information et la Communication (TIC)
‡ Mutations organisationnelles
‡ Mutations en GRH
‡ Mutations du marché du travail
Préambule: le LENTIC
Mieux comprendre…
… pour mieux agir

Intervention
Recherche
Accompagnement
scientifique
Formation
Structuration du propos
‡ Le concept d’e-GRH

‡ Pourquoi l’e-GRH ?

‡ L’e-GRH: la réponse adéquate ?

Les atouts et limites des projets e-GRH

‡ Questions-réponses
Le concept d’e-GRH
Intégration des TIC dans la gestion des ressources humaines

Ensemble des outils issus de la rencontre

TIC de l’informatique et des
télécommunications

Ensemble de dispositifs mis en place dans

GRH l’organisation pour gérer les ressources
humaines
Le concept d’e-GRH
Service du personnel & gestion des ressources humaines

Gestion ‘administrative’ du personnel

Administration (contrat, temps de travail, congés, paie,
du personnel avantages extra-légaux, législation sociale,
convention collective, etc.)

Optique RH vue sous un angle

Développement ‘managérial’ et ‘stratégique’
des Ressources (gestion des compétences, plans de carrière,
Humaines évaluation, incentives, mobilité, coaching
des ‘high potentials’, etc.)
Le concept d’e-GRH
‡ Le recours aux outils informatiques n’est pas
neuf en GRH (système de gestion des paies,
des présences, etc.)

‡ La nouveauté, c’est l’association de l’informatique

et de la communication, qui permet aux outils
d’interagir avec l’ensemble des processus de la
fonction RH sans contrainte de temps et d’espace
Le champ de l’e-GRH

Automatiser et décentraliser les processus de travail de

la fonction RH (mettre à la disposition de tous)

‡ Feuilles de temps électroniques

‡ Gestion informatisée des congés, absences
‡ Gestion informatisée des horaires
‡ Gestion informatisée des notes de frais
‡ Etc.

Administration du personnel
Le champ de l’e-GRH
Individualiser et numériser les échanges entre le
personnel et l’employeur (système « libre service »)
‡ Recrutement en ligne
‡ E-learning
‡ Plate-forme de knowledge management
‡ Gestion des compétences et des profils
‡ Communication à distance
‡ Etc.

Gestion des ressources humaines

Les principaux outils e-GRH
Intranet Réseau interne accessible ou non à distance
permettant l’accès à des informations et des
applications de gestion via une interface Web

SIRH Système d’information RH: système de

gestion intégrée des différents processus RH
accessible ou non via Intranet

LSRH Libre service RH: système de consultation,

mise à jour, gestion des informations propres
à l’utilisateur, accessible via le Web
L’évolution des outils e-GRH
Information Communication Transaction Coordination/
Intégration

Intranet Systèmes complexes

‘1ère génération’: de SIRH et LSRH:
infos et commu interne transaction ‘en ligne’ et
intégration de processus

Modification et
Automatisation de reegineering de
processus existants processus RH

- Complexité de la fonction +
Pourquoi l’e-GRH ?
Pourquoi développer
et implémenter des
solutions e-GRH ?
Pourquoi l’e-GRH ?
‡ La GRH évolue; ce mouvement est conditionné
par des changements dans l’environnement
interne et externe des organisations
‡ L’e-GRH est un ensemble d’outils qui permettent
de répondre, en partie, à ces diverses pressions
internes et externes
‡ Les outils d’e-GRH ne sont pas réservés et
utilisés par la seule DRH mais s’adressent à la
fonction RH (staff et line) et aux individus de
l’organisation
Pourquoi l’e-GRH ?
‡ Répondre à des pressions externes
„ Augmentation de la concurrence
„ Recherche de compétitivité
„ Globalisation des marchés
„ Pression générale sur les prix et les coûts
„ Pouvoir grandissant des stakeholders
„ Libéralisation des marchés
„ Développement de la société de la connaissance
„ Déploiement de la logique « client »
„ Etc.
Pourquoi l’e-GRH ?
‡ Répondre à des pressions internes
„ La recherche de flexibilité entraîne une restructuration des
organisations:
‡ Aplatissement des structures hiérarchiques
‡ Fonctionnement processuel (orientation client)
‡ Externalisation des activités périphériques
‡ Partenariats multiples et multiformes

„ La recherche de flexibilité entraîne une transformation du

travail:
‡ Multiplicité des statuts
‡ Formes d’emploi atypiques
‡ Éclatement des lieux et temps de travail (télétravail)
‡ Responsabilisation accrue des travailleurs
‡ Individualisation de la relation d’emploi
Pourquoi l’e-GRH ?
‡ Répondre à des changements dans les
organisations

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x
x

Quels rôle et place pour la GRH ? Et pour l’e-GRH ?

Pourquoi l’e-GRH ?
‡ La GRH face à ces différentes pressions
„ Diminuer les coûts administratifs de la GRH
„ Augmenter l’efficacité du dispositif et des processus RH
„ Améliorer l’image (interne et externe) de l’entreprise et
la communication
„ S’adapter aux nouvelles formes de travail et
d’organisation (gestion à distance)
„ Harmoniser les pratiques et les outils
„ Favoriser une individualisation et une décentralisation
des processus RH
 Pourquoi l’e-GRH ?
‡ De l’administration du personnel…
…à une gestion stratégique des RH

Gestion stratégique
des RH

Administration
du personnel

la mutation « souhaitée » de la GRH

vers des tâches à plus haute valeur ajoutée
Exemple d’une PME
Gestion Climat social HR development
administrative • Communication • Programmes de
recutement
• Calcul des salaires • Relations sociales et
• Accueil et formation à
• Gestion du temps syndicales l’engagement
• Taches administratives • Analyse et suivi de la • Suivi du personnel
(contrats, notes de législation • Inventaire des
frais, etc.) • Gestion sociale compétences existantes
• Descriptions de fonction
• Gestion des • Discipline, conflits (exigences du poste et
assurances et • Sécurité et bien-être compétences
avantages divers au travail nécessaires)
Obligations légales • Analyse des besoins
• • Programme d’accueil futurs
• Etc. • Etc. • Entretiens d’évaluation
et de fonctionnement
• Plans de formation –
Programmes de gestion
de carrière
• Coaching
90% 10% • Etc. 0%

30% 20% 50%

L’e-GRH: la réponse adéquate ?
Les solutions e-GRH
constituent-elles « la »
réponse adéquate ?
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
TIC
activités et
outils GRH
fonction RH
«créatrice
de valeur»

performance de
l’organisation

! Attention au « mythe technologique » !

L’e-GRH: la réponse adéquate ?
! Attention au « mythe technologique » !

« Nous n’avons pas encore de réelle politique

GRH au sein de notre société. Mais nous voulons
aller de l’avant. Nous allons d’ailleurs acquérir le
module HR pour notre ERP. Cela va nous
permettre de développer notre stratégie en
matière de gestion des ressources humaines. »

Entretien informel avec

un dirigeant d’entreprise,
juin 2007
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
‡ Evolution et impacts possibles à plusieurs niveaux
„ la direction RH
„ la fonction RH dans son ensemble
„ l’encadrement et la hiérarchie
„ les relations avec le personnel
„ l’organisation
„ etc.

une évolution importante qui nécessite

une réflexion approfondie à plusieurs niveaux
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
Les questions à se poser
Au niveau de l’entreprise
‡ Comment vont évoluer les modes d’organisation de
l’entreprise ?
‡ La culture de l’entreprise est-elle en adéquation avec des
pratiques formalisées et ‘automatisées’ ?
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
Culture et Organisation
Exemple d’écarts possibles
Le cas d’un agenda partagé

Existant
Libertés individuelles au niveau
de la gestion de son temps de
travail
Circulation de l’information
non organisée
Coordination informelle
Culture « non disciplinaire »
Présupposés
Officialisation de l’emploi du
temps de chacun
Centralisation de l’information
Formalisation de la coordination
par la mise en place de procédures
Rigueur et discipline
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
Les questions à se poser
Au niveau de l’entreprise
‡ Comment vont évoluer les modes d’organisation de
l’entreprise ?
‡ La culture de l’entreprise est-elle en adéquation avec des
pratiques formalisées et ‘automatisées’ ?
‡ Quel lien entre les pratiques de GRH et les outils e-GRH ?
Quid de la cohérence à ce niveau ?

La stratégie e-GRH doit être

articulée avec une stratégie GRH…
 Just to know…

… not every solution fits for each company !

Georges Anthoon, DRH Axa
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
Les questions à se poser
Au niveau de l’encadrement
‡ Comment va évoluer le rôle de l’encadrement ?
‡ Que deviennent les principales fonctions de l’encadrement
(organiser, animer, contrôler ?)
‡ Quelle sera la résistance de l’encadrement à ces outils et à
ces changements ?
‡ Comment ces changements sont-ils gérés et accompagnés ?
‡ Comment gérer à distance et à l’aide d’outils de e-GRH?
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
Les questions à se poser
Au niveau des utilisateurs
‡ Qui a accès aux outils ?
(fracture numérique, niveau et condition d’accès)
‡ Quelle est la capacité réelle d’appropriation et d’utilisation
des outils par les utilisateurs ?
(maturité technologique du personnel, degré de
familiarisation avec les TIC)
‡ Comment vont-ils intégrer ces outils à leur mode de
fonctionnement ?
(écarts par rapport aux modes de fonctionnement
habituels)
‡ Comment ont-ils été impliqués dans le projet ?
(management de participation ou d’imposition)
L’e-GRH: la réponse adéquate ?
Les questions à se poser
Au niveau du département RH
‡ Quel impact sur les processus RH ?
‡ Comment vont évoluer les différentes fonctions impliquées
dans ces processus ?
‡ Des fonctions risquent-elles de disparaître ?
‡ De nouvelles fonctions ou tâches apparaissent-elles ?
(helpdesk, support aux utilisateurs, …)
‡ Il y aura-t-il réorganisation du département ?
‡ Comment ces changements sont-ils gérés et accompagnés ?
‡ Quelles seront les résistances au changement ?
Conclusion
‡ L’e-GRH
9 Des apports évidents
9 Une plus-value certaine

9 Une nécessaire articulation avec les pratiques

de GRH

9 Vigilance par rapport au mythe technologique

9 Evolution et impacts possibles à plusieurs
niveaux, nécessitant une réflexion approfondie
Merci de votre attention !

Olivier LISEIN
O.Lisein@ulg.ac.be

LENTIC - Université de Liège

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