Model Caiet de Sarcini -EXMAN

CAIET DE SARCINI EXMAN – propunere cadru - model ANEXA 2 - i

Exemple de cereri de informatii necesare intocmirii Caietului de Sarcini EXMAN

A. Modulul FINANTE - CONTABILITATE - trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

- Sa permita integrarea tuturor datelor din toate modulele operationale ale sistemului si
furnizarea informatiilor necesare managementului pentru analiza activitatii anterioare
si pentru decizii viitoare (Previziune economica);
- Sa permita utilizarea mai multor Planuri de conturi si Sisteme contabile (RAS, IAS,
US/UK GAAP, Microintreprinderi, etc) ;
- Sa permita detalierea conturilor utilizate prin Planurile de Conturi standard, pe mai
multe niveluri analitice si subanalitice;
- Sa execute toate operatiunile de inregistrare a valorilor in conturi (contarile) in mod
automat pe baza unui «motor inteligent de inferente »  configurabil ;
- Sa permita supervizarea si validarea tuturor inregistrarile contabile automate, inainte
de trecerea lor efectiva in conturi in vederea obtinerii translatarilor catre situatiile
finale ;
- Posibilitatea utilizatorului de a defini rapoarte folosind baza de date existenta, pe baza
unui generator de rapoarte;
- Executarea in mai multe valute (ROL, USD, EURO, etc. ) a anumitor inregistrari
financiare;
- Sa permita urmarirea contractelor de leasing (financiar sau operational) pe care
societatea le-a incheiat pentru diverse mijloace fixe;
- Sa permita generarea directa a rapoartelor legate de bilant - RAS sau IAS (situatia
patrimoniului, profit si pierderi, cash-flow, etc. ) – in orice moment ;
- Sa permita urmarirea incasarilor, respectiv a platilor in avans – inregistrari si inchideri;
- Sa permita clasificarea furnizorilor si clientilor dupa multiple criterii;
- Sa permita urmarirea automata a sumelor acordate ca avans spre decontare pentru
fiecare salariat;
- Sa realizeze bugete si cash-flow-uri pentru perioade si centre de profit diferite;
- Sa permita generarea in orice moment a raportarilor predefinite obligatorii, conform
prevederilor legale;
- Sa integreze toate datele generate de fluxul financiar-contabil, cu referire analitica la
continutul documentelor, indiferent de forma sau destinatie si sa obtina informatiile
necesare managementului pentru analiza activitatii anterioare si pentru decizii de
viitor;

1
- Sa permita urmarirea on-line a tuturor creantelor si datoriilor, indiferent de natura lor
(plati/incasari, furnizori/clienti, repartizarea lor pe facturi dar si pe documentele
complementare, respectiv repartizarea pe Facturi Interne/Externe, Avize de insotire a
marfii, NR, OP, Chitante, etc.);
- Sa realizeze in timp real proiectele de cash-flow pentru perioadele urmatoare pe baza
datelor cunoscute sau previzionate ;
- Sa permita definirea continutului specific al fiselor MF;
- Sa permita definirea procedurilor de amortizare conform cerintelor proprii;
- Sa permita definirea monografiei pentru inregistrari contabile automate;
- Sa permita intrarea MF in vederea completarii datelor din fisa MF ce furnizeaza
programului toate datele pentru urmarirea viitoare (nr. Inventar, cod MF, data intrarii
si furnizorul, durata de viata normata, seria, locatia, responsabilul, valoarea de
intrare, forma de amortizare, garantia);
- Sa permita inregistrarea automata la sfarsitul fiecarei luni a amortizarilor in fisele MF,
in contabilitate si pe centrele de cost predefinite;
- Sa permita iesirea MF prin casare sau prin vanzare;
- Sa permita intrarea MF prin leasing financiar si urmarirea permanenta a acestora si a
contractului de leasing;
- Sa furnizeze listele de inventar pentru verficarea MF;
- Sa inregistreze diferentele de reevaluare;
- Sa obtina rapoarte privind:
 Fisele mijloacelor fixe;
 Registrul mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar;
 Planurile de amortizare pe o perioada specificata, etc.

B. Modulul PRODUCTIE - trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

Fise Tehnologice

- Definirea fiselor tehnologice cu posibilitatea evidentierii fazelor procesului tehnologic;

- Sa permita, in cadrul fiecarei faze, evidentierea:
 operatiunilor aferente realizarii produsului;
 consumurilor de materii prime, materiale si semifabricate;
 echipamentelor, utilajelor si SVD- urilor utilizate;
 urmarirea altor cheltuieli de productie;
 Organigrama procesului de productie;

2
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

Lansarea si supervizarea productiei

- Sa permita planificarea lansarii in fabricatie a comenzilor in functie de termenele de

executie si livrare;
- Sa asigure urmarirea productiei lansate in fabricatie pe baza comenzilor care la randul
lor sa poata fi urmarite pe baza contractelor;
- Sa permita urmarirea stadiului de onorare in care se afla o anumita comanda si a
fazelor procesului de productie pe care aceasta le- a parcurs;
- Sa permita observarea gradului de folosire a capacitatii de productie si a gradului de
incarcare al sectiilor de productie;

Managementul productiei

- Sa permita calculul automat al cantitatilor de materii prime si materiale necesare

onorarii integrale a comenzii, precum si a existentei acestora in stoc in momentul
lansarii in fabricatie a comenzii, iar daca existentul nu este suficient pentru onorarea
integrala a comenzii:
 evaluarea gradului de satisfacere a comenzii in condiile stocului existent;
 determinarea necesarului de aprovizionat pentru indeplinirea comenzii tinand
seama si de stocurile de siguranta;

- Sa determine numarul de salariati si calificarile necesare pentru onorarea comenzii,

iar in cazul in care nu corespund, sa determine necesarul de angajat sau de
specializat, atat din punct de vedere numeric cat si din punct de vedere al calificarii;
- Sa determine utilajele necesare productiei conform Fisei Tehnologice precum si
disponibilitatea din punct de vedere al gradului lor de ocupare pentru onorarea
comenzii, sau necesitatea achizitonarii de noi utilaje in cazul in care existentul de
utilaje este sub nivelul existentului necesar satisfacerii comenzilor pe o perioada de
timp;
- Estimarea automata a altor consumuri aferente obtinerii de produse finite pe baza
Fiselor Tehnologice;
- Sa permita o analiza care sa determine gradul de asigurare a calitatii atat pentru un
anumit produs cat si pentru mai multe produse din aceeasi comanda sau comenzi
diferite pe baza unor identificatori de asigurare a calitatii predefiniti;
- Asigurarea reparizarii cheltuielilor de productie atat pe comenzi cat si pe produse sau
loturi de produse in functie de fisa tehnologica dar si de posibilele neconcordante
dintre dintre aceasta si desfasurarea faptica a procesului de productie;
3
 In procesul de productie sistemul trebuie sa ofere urmatoarela facilitati:

- Obtinerea automata a notelor de productie;

- Crearea unui istoric al Notelor de Productie, care sa perminta vizualizarea in orice
moment a unei Note de Productie existenta;
- Contabilizarea automata a productiei cu posibilitatea evidentierii eventualelor pierderi
aparute in cadrul procesului de productie;
- Urmarirea traseului parcurs de materii prime si materiale in cadrul sectiilor de
productie;
- Identificarea locatiei materilor prime si materialelor si a starii in care se afla la un
moment dat in cadrul ciclului de productie;
- Urmarirea gradului de respectare al Fisei Tehnologice din punct de vedere al
consumurilor normate;
- Posibilitatea evaluarii gradului de competenta al personalului implicat direct in procesul
de productie;
- Posibilitatea evaluarii gradului de respectare a termenelor de fabricatie;
- Recomandari de lansare in fabricatie a comenzilor in functie de urgenta de onorare a
lor si de stocul de materii prime si materiale necesar pentru onorarea lor integrala;
- Posibilitatea lucrului in devize si conversia lor automata in moneda nationala la un curs
de schimb actualizat automat sau manual;
- Posibilitatea lucrului cu unitati de masura duale;
- Lansarea automata a comenzilor de aprovizionare catre magazia de materii prime
si/sau catre furnizorii de materii prime;
- Instiintarea automata a clientilor in momentul in care se preconizeaza depasirea
termenului de fabricatie si de livrare;
- Instiintarea automata a clientilor in momentul fabricarii integrale a comenzii;

C. Modulul GESTIUNE - trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

- Sa proceseze cererile de achizitie, cererile de oferta de la furnizori, comenzile de

achizitie;
- Sa stabileasca politica de aprobare a cererilor de achizitie si sa genereze un necesar de
aprovizionare direct in sistem;
- Sa genereze comanda de achizitie catre un furnizor pe baza necesarului aprobat;
- Sa realizeze transferul automat in contabilitate si incarcarea automata a costurilor pe
centre de cost;

4
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

- Sa gestioneze articolele conform cataloagelor interne sau conform cataloagelor

furnizorilor;
- Sa permita utilizarea de “template”-uri;
- Sa genereze automat comenzi catre furnizori din necesarul de aprovizionare rezultat
(stocuri ), sa permita receptia si inspectia bunurilor sosite de la furnizori sau intrarea
articolelor direct in stoc, eliminand faza de receptie/inspectie;
- Sa permita urmarirea on-line pentru:

 Imobilizarile corporale aflate in proprietate, pe baza Registrului Mijloacelor

Fixe si a obiectelor de inventar;
 Imobilizarile coroporale aflate in societate pe baza Contractelor de Leasing
financiar sau operational;
 Amortizarile lunare si cumulate, conform planurilor de amortizare alese;
 Reevaluarile de mijloace fixe in baza unor legi periodice si a influentei inflatiei;
 Realizarea asamblarilor/dezasamblarilor, precum si a casarilor de mijloace fixe
sau obiecte de inventar;

- Sa asocieze codurile de catalog de la furnizor cu codurile curente ale articolelor proprii;

- Sa realizeze evaluarea furnizorilor si a clientilor;
- Sa valideze / invalideze furnizorii, sa creeze “ordinea preferintelor” pentru acestia, sa
se asocieze, eventual, cu anumiti utilizatori care lucreaza in mod uzual cu acestia (in
vederea cresterii productivitatii);
- Sa stabileasca, pe baza analizei ofertelor, care dintre acestea vor fi luate in
considerare pentru comenzi de achizitii;
- Sa genereze automat cereri de oferta pe baza necesarului de aprovizionat in vederea
sustinerii in mod optim a procesului de productie;
- Sa genereze oferte pe baza cererii de oferta, sau prin introducere directa;
- Sa emita notificari on-line atunci cand ofertele se apropie de data expirarii;
- Sa permita utilizarea de modele predefinite pentru necesarul de aprovizionare, in cazul
articolelor solicitate frecvent;
- Sa genereze automat, la solicitarea utilizatorului, la solicitarea utilizatorului comenzi
de achizitie ( CA ) direct din cererile de oferta sau din necesarul de aprovizionat ;
- Sa defineasca regulile de generare automata a CA fara interventia utilizatorului
(generarea CA dupa aprobarea necesarului);
- Sa genereze CA centralizat pentru mai multe depozite, fabrici, locatii;
- Sa permita asocierea de contracte de achizitie pentru CA emise;

5
- Sa permita configurarea CA global sau pe articole;
- Sa realizeze receptia articolelor conform comenzilor de achizitie;
- Sa realizeze receptii centralizate pe mai multe comenzi (o singura receptie – articole
din mai multe comenzi), facand alocarea pe comenzi a expeditiilor centralizate;
- Sa realizeze rezervarea articolelor;
- Sa realizeze receptia articolelor intr-o zona tampon de receptie / inspectie, in depozit
sau spre vanzare;
- Sa permita receptia articolelor fara comanda sau fara a fi alocate pe comenzi, alocarea
facandu-se ulterior;
- Sa asigure traseabilitatea articolelor receptionate in cadrul firmei;
- Sa permita receptia de articole echivalente;
- Sa asigure repartizarea receptiilor pe facturi si acorda “Bun de plata” pentru facturile
care au cantitati egale cu cantitatile comandate, receptionate, care corespund
calitativ;
- Sa genereze automat facturile de achizitie pe baza receptiei;
- Sa realizeze consultari privind istoricul achizitie, comenzi de receptionat dupa
scadenta, comenzi neonorate, etc;
- Sa activeze notificarea privind depasirea termenului de « n » zile intre momentul
receptiei si momentul primirii facturii aferente receptiei curente;
- Sa realizeze receptia articolelor conform comenzilor de achizitii: receptia va tine cont
de toate documentele de import (DVI, factura externa / fisa de colectare, documente
de transport, documente privind asigurarile);
- Sa ofere posibilitatea asocierii unei facturi storno ( de retur ) cu o factura receptionata
anterior si emiterea unui aviz de expeditie pentru marfa returnata;
- Sa ofere posibilitatea emiterii unui aviz de expeditie pentru marfa returnata care nu a
fost inca facturata;
- Sa permita vizualizarea, modificarea, aprobarea documentelor sosite spre aprobare
(este necesara existenta unui mecanism de notificare, altul decat e-mail);
- Sa permita, in cazul absentei persoanei desemnate sau dupa o anumita perioada de
timp, realocarea documentelor spre aprobarea altor persoane;
- Sa permita definirea evenimentelor asociate documentelor;
- Sa permita definirea destinatiei pentru fiecare eveniment;
- Sa permita stabilirea conditiilor de notificare precum si continutul notificarii;
- Sa permita gestionarea mai multor depozite situate in diferite locatii, a mai multor
spatii de depozitare, si a locatiilor de stocare in cadrul gestiunii/ depozitului.

6
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

In procesul de definire a articolelor, sistemul trebuie sa ofere posibilitatea :

- Codificarii flexibile a articolelor, cu generare automata a codului sau cu introducere
manuala;
- Utilizarii in paralel a codurilor de bare;
- Crearii unei liste extinse de caracteristici dupa care se poate identifica articolul;
- Utilizarii de modele pentru definirea si intretinerea articolelor;
- Definirii articolelor specifice unui client si asocierea acestora cu articolele proprii;
- Utilizarii de atribute pentru clasificarea intr-un catalog;
- Definirii mai multor unitati de masura pentru fiecare articol.

In procesul de urmarire a articolelor din stocuri, sistemul trebuie sa ofere

posibilitatea :
- Stabilirii de ierarhii de criterii de clasificare ;
- Gruparii articolelor dupa diferite criterii;
- Urmaririi pe loturi, serii revizii sau combinatii ale acestora;
- Realizarii unor serii de analize care permit identificarea si corectarea imediata a
problemelor in vederea asigurarii consecventei.

In procesul de planificarea stocurilor sistemul trebuie sa permita :

- Optimizarea stocurilor pe baza stocurilor minime, maxime sau de siguranta;
- Generarea necesarului de aprovizionat;
- Calculul stocului previzionat; stabilirea forecast-ului pe categorii sau pe grupe de
articole;
- Conversia automata intre diversele unitati de masura pentru a acoperi toate
problemele legate de achizitie, receptie, stocare, vanzare;
- Analiza on-line a tuturor tranzactiilor contabile asociate stocurilor;
- Posibilitatea transferului automat al tranzactiilor in contabilitatea generala, dupa
verificarea si validarea acestora;
- Posibilitatea generarii automate a unui document pe baza datelor din unul sau mai
multe documente existente, conform fluxurilor predefinite;
- Definirea de subgestiuni pentru fiecare loc de stocare, inclusiv gestiuni pe sectii.

In procesul de planificare si aprovizionare sistemul trebuie sa permita :

- Estimarea cererilor pentru fiecare articol, utilizand metode de predictie;
- Definirea surselor standard de aprovizionare in cadrul, precum si intre organizatii;

7
- Realimentarea automata a stocurilor de la furnizori (au alte surse interne), pe baza
solicitarilor interne.

Procedura de rezervarea a articolelor trebuie sa se desfasoare astfel incat sa

permita:
- Rezervarea articolelor pe perioade limitate pentru vanzare, productie sau alte
destinatii;
- Calcularea disponibilitatii unui articol sau grup de articole in cadrul unei organizatii sau
intre multiple oraganizatii;
- Analiza referitoare le rezervare pentru fiecare articol.

Procedura de miscare a articolelor in stoc trebuie sa permita :

- Receptia articolelor de la furnizori sau alte surse;
- Livrarea articolelor pentru vanzarea directa (magazin), vanzare pe baza de comanda,
livrare pe comanda interna, etc.
- Receptia articolelor returnate de clienti;
- Transferul articolelor intre organizatii si gestiuni;
- Restictionarea tranzactionarii articolelor in stoc in functie de diferite criterii;
- Realizarea transferului costurilor cu articolele stocate pe diversele centre de cost;

Conditiile de obtinere a rapoartelor si consultarilor trebuie sa permita :

- Consultarea, respectiv generarea de rapoarte privind articolele, tranzactiile acestora,
balanta, disponibil;
- Consultarea, respectiv generarea de rapoarte pe baza inregistrarilor istorice de stoc;
- Modelarea configurabila a diverselor tipuri de activitati de vanzare: directa, cu
disitribuitori, cu agenti de vanzare, cu puncte de vanzare mobile, vanzare prin
magazine;
- Accesul mai multor utilizatori la stocurile de marfa, pe baza unui algoritm de utilizare
(pentru evitarea posibilitatii ca diversi utilizatori sa incerce vinderea simultana a
aceluiasi stoc);
- Asigurarea unei flexibilitati deosebite in definirea politicilor de obtinere a pretului de
vanzare, prin folosirea discount-urilor si a adaosurilor de vanzare;
- Inregistrarea cererilor de oferta primite de la clienti;
- Urmarirea volumului de vanzari si al creditului acordat clientilor, oferind posibilitatea
de atentionare si blocare in caz de depasire a limitelor convenite / prevazute ;
- Realizarea de rapoarte configurabile conform cerintelor utilizatorului;
- Intocmirea ofertelor catre clienti;
8
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

- Confirmarea onorarii comenzilor;

- Realizarea tuturor tipurilor de facturi catre client (proforme, de vanzare, de retur,
etc.);
- Inregistrarea avizelor de expeditie care insotesc marfa livrata, precum si eventualele
retururi de la client;
- Definirea unor categorii de clasificare a clientilor prin conturi cheie (IKA, NKA);
- Realizarea unor asocieri intre clienti si tipurile definite anterior;
- Introducerea unor tipuri de discount aplicate vanzarilor pe articol, termen de plata,
modalitate de plata, agent de vanzare, pe volum mediu de vanzari, etc;
- Analizarea in timp real a indeplinirii indicatorilor prestabiliti;
- Punerea la dispozitia utilizatorului, pe langa o serie de rapoarte standard – Registrul
Jurnal de Vanzari, Declaratie de TVA – si alte rapoarte suplimentare – situatii de
vanzari articole, oferta articole, centralizator clienti, situatii articole facturate fara
iesiri.

D. Modulul RESURSE UMANE SI PERSONAL – SALARIZARE - trebuie sa raspunda

urmatoarelor cerinte:

1. Recrutare si evaluare

- cautarea in baza de date a candidatilor ce si-au depus CV-ul in companie, dupa criterii
stabilite de utilizator ;
- informarea referitoare la evaluarile periodice ale angajatilor;
- impartirea in categorii distincte a tuturor informatiilor referitoare la o anumita
categorie de persoane si acoperirea urmatoarelelor subdiviziuni:

 informatii personale (adresa, copii, stare civila, etc.);

 informatii despre pregatirea si functia persoanei in companie;
 istoricul scolarizarii si al posturilor detinute in alte companii, concedii si
absente;

- arhivarea informatiilor referitoare la toate specializarile defectuate;

- bugetarea si realizarea scenariilor referitoare la cheltuielile cu angajatii;
- descrierea ierarhiilor din companie si editarea automata a organigramei.

9
 2. Salarizare

- Sa fie parametrizabila in ceea ce priveste formulele de

calcul, tipurile de salarii, de sporuri, de prime, de concedii
medicale, concedii de odihna, tipurile de retineri (taxe si
impozite datorate de angajat si angajator catre stat),
tipurile de datorii (credite si alte datorii contractate de
angajat);
- Sa ofere posibilitatea calcularii salariului brut si datoriilor
unitatii pornind de la salariul net exprimat in lei sau in
valuta (definta de utilizator);
- Sa ofere posibilitatea de a calcula / acorda prime in suma
neta sau suma bruta;
- Sa ofere posibilitatea de a vizualiza on-line cheltuieliele
suplimentare pe care le face angajatorul in functie de
salariul acordat ;
- Sa permita dispunerea de ajutor on-line si actualizarea
intregii legislatii in vigoare;
- Sa permita realizarea transferului in mod automat de la o
luna la alta, a evidentei datoriilor;
- Sa dea posibilitatea obtinerii de rapoarte referitoare la
istoricul acestora indiferent de perioada solicitata;
- Sa ofere posibilitatea editarii de rapoarte folosind un
generator intern usor de utilizat, fara a necesita cunostinte
de programare;

10
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

- Sa permita ca informatiile din baza de date sa poata fi

exportate in Excel sau in fisiere tip “*.txt” sau “*.rtf”;
- Sa permita calculul salariilor pornind de la fisele de pontaj;
- Sa permita calculul salariilor pornind de la valorile nete de
castig;
- Sa tina evidenta in mai multe valute;
- Sa permita adaptarea situatiei la normele legislative privind
impozitul global;
- Sa permita configurarea tuturor formulelor de calcul;
- Sa permita modelarea bugetului astfel incat utilizatorul sa poata realiza scenarii
diferite bazate pe criterii configurabile;
- Sa calculeze automat indemnizatiile de concediu si concediu medical;
- Sa listeze statele de plata, fluturasii, declaratile CAS;
- Sa permita depunerea drepturilor banesti in cont bancar;
- Sa permita o flexibilitatea totala a rapoartelor;
- Sa genereze automat notele contabile asociate statelor de avans si lichidare,
dispozitiile de plata catre institutia colectoare;

11
 3. Pontaj

- Sa realizeze pontajului electronic pentru toti salariatii;

- Sa asigurare legatura cu aparatele de control-acces-pontaj, prin preluarea automata a
datelor inregistrate de aceste aparate;
- Sa permita importul si actualizarea permanenta a bazei de date a angajatilor in
aplicatie;
- Sa permita functionarea independenta a Aplicatiei, angajatii fiind definiti in program
iar exportul orelor lucrate facandu-se in orice format cerut de client;
- Sa asigure securizarea datelor prin definirea ierarhizata de utilizatori, fiecare din
acestia avand anumite drepturi de folosire a aplicatiei. Drepturile de utilizare se
transmit pe cale ierarhica;
- Sa permita configurarea parametrilor care ar putea fi folositi in calculul orelor lucrate:
toleranta la intrare, rotunjire la ora intreaga, timp implicit de ore lucrate si ore
suplimentare, numar maxim de ore suplimentare admis, pauza admisa, minute
ignorate;
- Sa utilizeze filtre pentru selectie si cautare rapida (dupa marca, nume, departament,
locatie, data, tipuri de ore), astfel incat datele sa poata fi regasite foarte usor;
- Sa utilizeze doua nivele de validare ale datelor receptionate de aparate, permitand
atat verificarea amanuntita a pontajului, cat si corectarea unor anumite erori;
- Sa inregistreze datele referitoare la acces, obtinute prin citirea cartelei de acces
detinute de catre salariat;
- Sa permita atribuirea si retragerea cartelelor angajatilor (astfel incat orice cartela
atribuita si citita de aparat sa fie identificata ca apartinand unui anumit angajat);
- Sa actualizeze schimburile de lucru (adaugare, modificare, stergere);
- Sa permita achizitia automata, de la Sisteme de Control Acces, a datelor in fisierele ce
evidentiaza pontajul si pozitia relativa, in perimetrul companiei, pe parcursul
desfasurarii activitatii angajatului.

E. Modulul MANAGEMENT - trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

Sistemul de management al contractelor trebuie sa ofere managementului superior

analiza sintetica a starii de derulare a acestora calitativ, cantitativ si valoric si sa asigure
in acest fel adoptarea celor mai bune decizii care :

12
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

- Sa permita definirea dictionarelor care vor contine informatii despre:

 Numele companiilor si contactele acestora;
 Computerele cu care se face comunicarea;
 Tipurile de documente asociate contractelor, cum ar fi documentele aditionale;
 Starea contractelor (in derulare sau incheiate);
 Tipul documentelor de corespondenta;
 Unitatile monetare folosite in analizele financiare si la declararea contractelor;
 Dictionarul de schimb valutar care se completeaza zilnic;
 Tipurile de documente care se vor atasa contractelor;
 Structura de organizare a holding-ului pe companii;
 Statutul partenerilor de afaceri (Client, Furnizor de servicii / materiale);
 Tipul de plati care se pot efectua;
 Tipul de apelativ folosit in scrierea scrisorior sau e-mail–urilor.

- Sa permita mentinerea zilnica a ratei de schimb valutar, cu afisarea grafica a evolutiei

acesteia, in functie de unitatea monetara dorita;
- Sa permita gestionarea contractelor si vizualizarea starii acestora;
- Sa asigurare baza de date specifice contractelor:
 Valoarea contractului;
 Durata contractului;
 Beneficiari si colaboratori;
 Acte aditionale;
 Modificari de valoare;
 Facturi si dipozitii de plata;
 Termene.

- Sa permita analiza finaciara, respectiv:

- Analiza contractelor din punct de vedere valoric la nivel unitar si global ;
- Posibilitatea analizei facute pe baza unor grafice care sa evidentieze;
 Valoarea contractului in raport cu valoarea facturata;
 Valoarea contractului in raport cu valoarea incasata;
 Valoarea contractului in raport cu valoarea ramasa da facturat;
 Valoarea contractului in raport cu valoarea ramasa de incasat.

- Introducerea manuala a datelor necesare analizei financiare, sau prelucrarea lor prin
intermediul sistemului financiar-contabil;

13
 Sistemul mai trebuie sa permita:
- Inregistrarea datelor privind contractul, actele aditionale, precum si comenzilor;
- Urmarirea obligatiilor contractuale;
- Redactarea documentelor – texte de contracte, scrisori, faxuri – pe baza de
formulare , conducand la o redactare mai rapida si la o standardizare a acestora;
- Regasirea documentelor si documentatiilor tehnice pe baza asocierii lor la contracte,
proiecte, beneficiari, utilizand criterii de filtrare si selectie;
- Tinerea evidentei documentelor externe referitoare la un contract, prin procedee de
scanare;
- Transmiterea de documente in reteaua LAN sau WAN (e-mail, fax, mesaje SMS, etc.);
- Semnalarea automata a termenelor contractuale care implica operatiuni financiare
(plati, incasari, avansuri, garantii) sau predarea lucrarilor la beneficiar, livrari, etc;
- Vizualizarea grafica a starii contractului, atat din punct de vedere al desfasurarii in
timp, cat si din punct de vedere valoric;
- Analiza in detaliu a modului de derulare a contractelor;
- Formarea unei liste predefinita de tipuri de rapoarte (rapoarte de stocare a
contractelor, rapoarte privind analiza financiara si performanta contractelor, rapoarte
de stare a facturilor emise, rapoarte de stare a facturilor primite) ce urmeaza a fi
procesate si vizualizate pe ecran, cu posibilitatea salvarii ca fisiere de tip “*.xls”, ce
pot fi deschise cu Microsoft Excel si imprimate la distanta;
- Determinarea, prin intermediul unui singur raport a urmatoarelor entitati:
 Valoare de contract, acte aditionale;
 Valoare bugetara, costuri interne, etc.;
 Realizat;
 Facturat;
 Incasat/neincasat;
 Realizat fizic;
 Costuri actuale;
 Prognozat;
 Rest de facturat;
 Rest de incasat, rest de executat;
 Costuri bugetare si suplimentare.

- Sa permita conducerea mai multor proiecte complexe intr-un sistem multi-user;

- Sa permita centralizarea datelor cu acces la multi-user si configurarea societatii la
nivel de user;

14
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

- Sa contina metode de analiza si control a resurselor si costurilor;

- Sa poata analiza alternativele prin compararea unui numar nelimitat de planuri tinta,
filtre pe date proiectelor, analize “what-if”;
- Sa permita planificarea grupului de proiecte sau individual, managementul resurselor
si costurilor pe toate proiectele;
- Sa permita comunicarea eficienta prin crearea de rapoarte grafice, tabelare, diagrame
Pert, rapoarte pe Web, e-mail, schimb de date cu baze de date existente;
- Sa permita utilizatorilor prelucrarea informatiilor provenite din etapa de ofertare,
definirea activitatilor, impreuna cu informatiile despre volumul de lucrari, resurse
asociate (materiale, manopera, utilaje, transport) si costuri.
- Sa permita evidenta financiara a contractului (plati, incasari, compensari, termene) –
managementul financiar;
- Sa permita evidenta documentatiei contractului (obligatii contractuale, acte
aditionale);
- Sa evalueze costurile reale ale contractului in raport cu cele bugetare, cat si stadiul
fizic actual in raport cu cel planificat – managementul proiectului;
- Sa permita evaluarea profitabilitatii fiecarui contract prin distriburea cheltuielor pe
contracte;
- Sa realizeze rapoarte configurabile on-line, individuale (la nivel de contract) sau
globale (firma sau holding);
- Sa dea posibilitatea vizualizarii de catre utilizatori a listelor de rapoarte privind
necesarul sau consumul de resurse pe diferite perioade si pe diferite criterii de
organizare, tabelar sau grafic prin histograme si curbe cumulative;
- Sa permita crearea de rapoarte de stadiu financiar pana la data de analiza si inclusiv
previziunea de viitor, pana la terminarea proiectului, pe un proiect individual sau pe
toate proiectele in derulare;
- Sa ofere informatii despre domeniile:
 Cash-flow;
 Relatiile cu clientii;
 Situatia personalului;
 Rezultatele financiar-contabile.

- Domeniul cash-flow:
 Previzionat;
 Realizat in perioade anterioare;
 Zile critice in perioadele viitoare;

15
  Impozite de plata si termenele lor.

- Domeniul relatiile cu clientii:

 Facturi neincasate pe clienti si termene;
 Facturi neplatite pe furnizori si termene;
 Planificarea ratelor de leasing;
 Rate si dabanzi de platit la banci precum si termenele lor.

- Domeniul situatia personalului:

 Structura pe diverse criterii;
 Nivele de salarizare;
 Cursuri de instruire.

- Domeniul rezultate financiar – contabile:

 Bilant financiar si situatia patrimoniului;
 Situatia creantelor si datoriilor;
 Structura costurilor pe departamente sau pe tipuri de produse/proiecte;
 Indicatori economico-financiari de eficienta, lichiditate, rentabilitate,
solvabilitate;
 Contul de profit si pierderi si alte rezultate financiare.

F. Modulul COMUNICATII - INTERNET, IVR, SMS, WAP - trebuie sa ofere:

- Posibilitatea accesarii Web de catre “reprezentantii” si “deal-erii Beneficiarului” a

serverului central al Beneficiarului, pentru a putea:
 Oferta informatii despre preturi in diferite valute, cu verificare stocuri;
 Vizualiza si confirma stocurile on-line;
 Emite proforme cu rezervare marfa (pe termen limitat de program), facturi –
care la randul lor sa poata fi operate si confirmate la sediul central;
- Posibilitatea restrictionarii accesului deal-urilor, acestia avand posibilitatea de a
vizualiza si opera in limitele impuse, in functie de gradele de autoritate;
- Posibilitatea crearii unui link pentru fiecare articol, care sa limiteze CD-ului
informatiilor pentru traducere, sau direct prin Internet (in cazul in care operatia
dureaza prea mult);
- Facturarea marfii (stoc custodie) de catre reprezentantii Beneficiarului, care au marfa
in custodie de la acesta si trimiterea, zilnic, de rapoarte privind: numarul facturii,

16
 Model Caiet de Sarcini -EXMAN

client, suma, articole vandute, cod client, adresa, persoana contact, pret
aprobat/articol, discount aprobat, cont bancar, etc.
- Posibilitate de control prin Internet a datelor inregistrate in serverele reprezentantilor
Beneficiarului (la cerere - interconectare pentru control stocuri, oferte facute, facturi
emise, etc.
- Acces configurabil restrictionat pentru verificarea bonitatii deal-erilor;
- Urmarirea in timp real a stocurilor din orice locatie cand sistemul trebuie sa propuna
automat aprovizionarea functie de nivelul stabilit sau functie de optimizarea trasata.
- Analiza stocului la clienti/deal-eri asociate unor propuneri cu caracter de marketing
operativ;
- Urmarirea bugetului reprezentantelor privind cifra de afaceri totala, lunara, rapoarte
pe articole, etc.

Acestea au fost doar cateva exemple care, prin modul formularii, pot fi considerate ca
apartinand sistemului de solicitari primare de implementare.

O mare parte dintre aceste sarcini/optiuni, pentru a fi luate in considerare, trebuie in mod
obligatoriu explicitate conform prevederilor etapelor implementarii.

17