Derularea negocierilor comerciale

1. Pregătirea negocierii
2. Deschiderea negocierii
3. Desfăşurarea tratativelor
4. Finalizarea negocierii
 Pregătirea
negocierii

Etapa I
Diagnosticul situaţiei

 contextul
 părţile
De unde plecăm ?

Etapa a II a Obiectivele

 obiectivele proprii
 posibilele obiective ale partenerului
Unde vrem să ajungem ?

Etapa a III-a Strategia

 orientarea generală: mod de abordare, opţiuni alternative, decizii majore etc.

 măsuri concrete: fixarea poziţiilor de negociere, planuri de acţiune etc.
Cum ne pregătim ?

Etapa a IV-a Organizarea

 echipa de negociatori
 mandatul
 logistică etc.

Cum procedăm ?
 Procesul negocierii comerciale:

•Stabilirea condiţiilor: negociatorul instaurează un climat de încredere, poziţionează

imaginea proprie şi pe cea a firmei pe care o reprezintă.

•Faza identificării: negociatorul explorează şi descoperă nevoile, aşteptările,

motivaţiile, insatisfacţiile interlocutorului său.

•Diagnosticul: acesta reprezintă rezultatul explorării negociatorului şi se

materializează într-o sinteză scrisă.

•Propunerea: pe baza diagnosticului negociatorul propune o soluţie.

•Argumentarea: negociatorul demonstrează că propunerea sa este fundamentată,

demonstrând avantajele soluţiei avansate.

•Valorizarea: negociatorul prezintă şi validează oferta sa, aceasta fiind completă şi

globală, integrând toţi parametrii financiari.

•Încheierea: negociatorul angajează clientul său şi se angajează el însuşi pentru un

acord mutual şi echitabil.

•Consolidarea : negociatorul confirmă angajamentele sale , asigurând pe client de

seriozitatea sa.
 ● Planul de negociere

● Dosarele de negociere, respectiv:

♦ dosarul tehnic, referitor la parametrii tehnici şi de calitate, toleranţele,
garanţiile tehnice etc.
♦ dosarul comercial, cu date privind marfa, condiţiile de livrare, condiţiile
privind preţul şi plata etc.
♦ dosarele privind situaţia conjuncturală, concurenţa, bonitatea
partenerului, sursele de finanţare etc.

● Agendele de lucru, unde se detaliază elementele planului de negociere

folosind unul din următoarele sisteme de lucru : tratarea problemelor în mod
succesiv ( punct cu punct), tratarea acestora în mod concomitent ( în bloc),
sistem combinat

● Bugetul negocierii
 Roluri- tip în echipa de negociatori

•“Şeful” este cel care cunoaşte mandatul real al

negocierii în integritatea sa; el conduce negocierile şi
“regizează” activitatea echipei proprii;
 Roluri- tip în echipa de negociatori

• Amabilul” arată, prin atitudinea sa,

simpatie şi înţelegere pentru partea
adversă, pare a face concesii asupra unor
poziţii ferm apărate de ceilalţi membri ai
echipei. El confortează partea adversă şi
acţionează în “spirit de conciliere şi
cooperare”;
 Roluri- tip în echipa de negociatori

• “Răul” abordează negocierea de pe poziţii

de forţă, demontează sistematic
argumentele părţii adverse şi poate cere
suspendarea negocierilor dacă (şi când) i
se pare necesar. El intimidează partea
adversă şi acţionează în spirit de
confruntare;
 Roluri- tip în echipa de negociatori

• “Inflexibilul” insistă asupra respectării

stricte de către echipa sa a obiectivelor
propuse, urmăreşte cu atenţie fiecare
punct aflat în negociere, poate încetini
mersul tratativelor, verificând ca acestea
să se încadreze în regulile convenite;
 Roluri- tip în echipa de negociatori

• “Observatorul” afişează o abordare

obiectivă a negocierii, sugerează metode
sau tactici menite să scoată lucrurile din
impas, nu lasă ca discuţiile să se
îndepărteze de la subiectul propus,
evidenţiază incoerenţele, erorile ori
omisiunile celeilalte părţi.
 Reguli ale tehnicii de brainstorming
Înainte de şedinţă În timpul şedinţei
 Definirea obiectivului  Poziţionarea
 Selectarea unui număr participanţilor în formulă
redus de participanţi de “echipă” (unul lângă
 Schimbarea mediului altul)
 Crearea unei  Clarificarea regulilor de
atmosfere informale bază
 Stabilirea unui  Prohibirea oricărei
moderator atitudini critice
 Realizarea “furtunii
creierelor”
 Consemnarea tuturor
ideilor (pe tablă)
După şedinţă
 Selectarea celor mai
potrivite idei
 Căutarea de soluţii
pentru îmbunătăţirea
ideilor rezultate
 Stabilirea unei date
până la care din ideile
rezultate se vor selecta
ideilor reţinute pentru
decizie.
 Organizarea şedinţelor de negociere

Stabilirea ordinii de zi şi a modului de lucru; programarea judicioasă a

calendarului şi a timpului de desfăşurare a negocierilor.

Crearea condiţiilor favorabile pentru negociere; organizatorul va putea pune

la dispoziţie documentele necesare pentru tratative (dosarul acţiunii), precum
şi, după caz, informaţii generale despre mediul de afaceri, oportunităţile
turistice etc.

Susţinerea logistică a negocierilor

Organizarea sălii de negocieri prezintă importanţă (sala spaţioasă, masa

rotundă, nu pătrată, echipa parteneră nu va fi aşezată cu spatele la uşă etc.)
 Protocol
Domeniul de intervenţie al protocolului
cuprinde relaţiile între puteri suverane a
căror expresie desăvârşită este statul;
În sens strict, protocolul se aplică
relaţiilor dintre state, relaţiilor
internaţionale sau, în sens mai larg,
activităţilor din viaţa oficială;
Se referă la exercitarea puterii;
Se aplică raporturilor instituţionale;
Efectele nerespectării sunt de
constrângere şi afectează întreaga
colectivitate.
Etichetă
Se referă la formalismul relaţiilor dintre
particulari, adică al relaţiilor individuale,
indiferent dacă acest raport este ierarhic
sau nu;
Face parte din domeniul
comportamentului în societate;
Ţine de regulile de comportament care
trebuie respectate;
Se aplică raporturilor individuale;
Nerespectarea etichetei determină
efecte limitate doar la persoanele în
cauză.
 Ascultarea

•urmărirea discursului interlocutorilor fără perturbarea continuă a

acestuia

•observarea comportamentului non-verbal al interlocutorului, ca şi

a reacţiilor acestuia la diferitele situaţii care se creează în timpul
discuţiilor;

•transmiterea unui feed-back pozitiv, în sensul că prezentarea

partenerului a fost recepţionată
 Ascultarea activă

• comportament al unui individ ce presupune dorinţa de a

înţelege, de a se concentra, de a fi calm şi de a se interesa sincer
şi onest faţă de interlocutorul său;
• formă de curiozitate ce constă în observarea mediului, a
limbajului non verbal, în ascultarea fiecărui cuvânt şi reţinerea
esenţialului;

Se pun întrebări, se aprobă, se pune în valoare, se precizează

sensul unor cuvinte;
Se practică reformulările reciproce
 Întrebările

• rol esenţial nu numai în faza contactului iniţial, ci pe tot parcursul negocierilor.

Funcţii:

de informare (pentru a cunoaşte poziţia afişată a partenerului, pentru a obţine

informaţii noi);
de clarificare şi aprofundare (pentru a înţelege intenţiile partenerului; pentru a
se verifica modul în care acesta a fost înţeles);
de ordin tactic (pentru a obţine timp de gândire; pentru a depăşi o situaţie
tensionată; pentru a trage concluzii);
de orientare (pentru a sugera partenerului anumite idei).
 Tipuri de întrebări:
•închise (“cum vă numiţi ?”),
•deschise (“ce credeţi despre … ?”),
•releu (“în ce domeniu ?”),
• oglindă (“credeţi asta ?”),
• sugestive (“nu e prea mult ?”),
•de controversă (“e justificat ?”),
• capcană (“ştiţi de ce nu se poate ?”),
•contraîntrebările ,
•de stil (“cine poate crede că…?”),
•de conştiinţă (“cum aţi ajuns la o astfel de concluzie ?”).
 Pauzele se fac :

•la sfârşitul unei faze a negocierilor ( de ex. după faza

exploratorie şi înainte de prezentarea ofertelor);

•înainte de identificarea soluţiilor posibile (de ex. pentru verificarea

strategiei adoptate şi analizarea modului de a continua tratativele);

•când s-a ajuns într-un impas;

•pentru corelarea opiniilor membrilor echipei de negocieri;

•când se constată scăderea energiei şi a concentrării.

•pauzele făcute pentru a da partenerului posibilitatea să-şi
exprime punctul de vedere;

•pauzele retorice, utilizate din considerente tactice, de obicei

pentru a sublinia cuvintele ce urmează;

•pauzele strategice, când se aşteaptă ca partenerul să

reacţioneze la o atitudine sau iniţiativă avansată;

•pauzele de răspuns, când negociatorul are nevoie sau pretinde

că are nevoie de timp pentru a reacţiona.
 Sfaturi menite să „pozitiveze” limbajul
De evitat De preferat

Întrebările intero-negative Întrebările directe

Nu vreţi să ? Vreţi să ?
Nu vă gândiţi să ? Credeţi să ?

Expresiile dubitative Expresiile afirmative

Îmi pare că ...
Cred că ...
Mă gândesc că ...

Expresiile blocante Respect punctul dumneavoastră de vedere, totuşi

Va înşelaţi
Faceţi o greşeală

Expresiile foarte personale Noi ...

După părerea mea Eu ...

Expresiile foarte impersonale Noi ...

„se” Eu ...

Expresiile depreciative Iată de ce v-am sunat

Mă iertaţi că vă deranjez ...

Imperfectul Prezentul
Aş fi venit să vă văd pentru ... Vin să vă văd pentru ...

Condiţionalul Viitorul
Aţi putea astfel .... Veţi putea astfel ...

Formulări complexe Formulări simple

Fraze lungi Fraze scurte
Jargon Limbaj curent şi uzual
Prescurtări