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CAJA Y BANCO
EFECTIVO EN CAJA
DISTRIBUCION:
Original: Cajero - Contabilidad (Constancia del cobro efectuado y se
remite a Contabilidad para liquidar el efectivo recibido).
Duplicado: Persona que entrega el efectivo.
INSTRUCCIONES:
Este modelo se expide cada vez que se realice un cobro en efectivo. Se
extiende su utilización para formalizar la recepción de efectivo por devolución
de salarios u otros conceptos.
Se emite por el personal facultado para ello y su confección requiere hacerse
en computadora, tinta, lápiz-tinta o máquina de escribir.
Los recibos deben prenumerarse en orden consecutivo dentro de cada año,
por Contabilidad, estableciéndose un control sobre números de los
entregados al Cajero y de los liquidados por éste. Este modelo se utiliza para
efectuar las anotaciones contables en los registros correspondientes.
DISTRIBUCION:
Original: Se archiva en la Caja hasta su liquidación, en que se remite a
Contabilidad, para su reembolso.
Duplicado: Se archiva en Control de Anticipos a Justificar (Contabilidad).
Triplicado: Se entrega al usuario una vez efectuada la liquidación.
INSTRUCCIONES:
Este modelo de uso obligatorio, se expide en triplicado por el funcionario
autorizado, remitiendo el duplicado al responsable del control de anticipos a
los efectos de que éste efectúe las anotaciones correspondientes en el
modelo SC-3-04 - Control de Anticipos a Justificar, número del modelo y
archive provisionalmente su duplicado.
El original se archiva provisionalmente en el centro emisor en espera que el
usuario de la dieta regrese del viaje, remitiéndose el modelo al responsable
del control de anticipos.
El triplicado se envía al cajero para que proceda a efectuar el pago
correspondiente una vez que recoja la firma del usuario de la dieta. Este
triplicado sirve como Vale Provisional de salida de efectivo del Fondo para
Pagos Menores hasta que se efectúe la liquidación.
El responsable del control de anticipos al recibir el original procede a
preparar la liquidación, completando el duplicado que obra en su poder y
archivándolo y remite el original al cajero para que proceda a hacer efectiva
la liquidación del anticipo.
El cajero, al recibir el original del responsable de control de anticipos,
procede a entregarle al usuario de la dieta el triplicado como constancia de
que el mismo ha liquidado el mismo y archiva el original que le sirve como
comprobante del pago al efectuar el Reembolso del Fondo para Pagos
Menores.
En los casos de liquidación de gastos de viajes, sin la entrega previa del
anticipo, se utilizan las filas “Utilizado” y “A Entregar”.
Las anotaciones en este modelo, se efectúan en todos los casos a tinta,
lápiz-tinta o máquina de escribir.
El funcionario que apruebe el reembolso o quien firme el cheque nominativo,
cancela el anticipo mediante un gomígrafo con la palabra “Pagado”.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
– Nombre y código de la entidad.
– Fecha de emisión del modelo.
– Nombre y apellidos de la persona que recibe el anticipo.
– Detalle de la labor que se realizará.
– Clasificación de la dieta: Fuera o en la localidad.
– Fecha y hora de salida y fecha y hora estimada de regreso.
– Días de viajes estimados, reales y de hospedaje.
– Conceptos de la dieta: Alimentación, hospedaje, desayuno, otros y total
(desglosados al Entregarse, Utilizarse, Devolverse o Pagarse, en caso de
gastos en exceso al anticipo concedido).
– Firma del funcionario que autoriza el anticipo y la liquidación de éste; así
como fecha de ésta.
– Firma del empleado que recibe el anticipo y fecha de recepción.
– Firma del empleado que liquida el anticipo y fecha de la liquidación.
– Firma del custodio como acuse de recibo de la liquidación y fecha de
ésta.
– Firma del empleado encargado del registro de la dieta.
– Número consecutivo del modelo.
MODELO SC-3-03 - VALE PARA PAGOS MENORES
OBJETIVO:
Formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo para Pagos
Menores y servir de justificante provisional del efectivo entregado como
anticipo (con excepción de los anticipos de gastos de viajes), hasta tanto se
efectúe su liquidación al amparo de las regulaciones vigentes.
DISTRIBUCION:
Original: Cajero (Se mantiene como justificante de los pagos efectuados
hasta el Reembolso del Fondo para Pagos Menores en que se
remite a Contabilidad para su contabilización).
INSTRUCCIONES:
Este modelo de uso obligatorio, se expide cada vez que se realiza un pago o
se efectúa entrega de efectivo como anticipo, por el cajero del Fondo para
Pagos Menores y no debe exceder del límite autorizado por la Banca Central
de Cuba para dichos pagos.
Se emite por el Cajero y su confección requiere hacerse a tinta, lápiz-tinta o
máquina de escribir.
Antes de efectuar el pago, el custodio del Fondo para Pagos Menores debe
cerciorarse que el Vale está correctamente confeccionado y autorizado por
persona facultada para ello, obteniendo la firma del beneficiario.
Seguidamente el custodio firma el Vale como constancia de pago y le adjunta
los documentos justificantes.
Al efectuarse el Reembolso del Fondo se procede a cancelar el vale y los
justificantes por el funcionario que aprueba éste mediante un gomígrafo con
la palabra “Pagado” y se procede a emitir el cheque nominativo
correspondiente.
Los Vales deben numerarse por el Custodio en orden consecutivo dentro de
cada mes y cada año y los mismos conservarse en la propia Caja hasta tanto
se tramite el Reembolso, en cuyo momento se envían a Contabilidad con el
modelo SC-3-05 - Reembolso del Fondo para Pagos Menores.
DISTRIBUCION:
Original: Contabilidad
INSTRUCCIONES:
Se habilita una o más hojas para cada mes y para cada concepto de anticipo.
Las anotaciones de este control proceden de los modelos de anticipos
formalizados, los cuales se numeran consecutivamente por el funcionario
encargado de este control, anotándose en el mismo orden de numeración, a
fin de facilitar su localización.
Los datos de las liquidaciones de los anticipos se anotan en el mismo renglón
en que aparece el importe del anticipo entregado.
Los anticipos pendientes de liquidación, representados por los renglones no
liquidados se suman y se concilian mensualmente con los modelos de
anticipos correspondientes, manteniéndose vigente el control hasta la
liquidación total de los anticipos concedidos.
Las anotaciones en este modelo se efectúan en todos los casos a tinta o
lápiz tinta.
DISTRIBUCION:
Original: Contabilidad (para su contabilización al liquidarse cada Fondo).
Duplicado: Custodio del Fondo correspondiente (como constancia de su
liquidación).
INSTRUCCIONES:
Se confecciona en original y duplicado por el Custodio, por cada tipo de
Fondo autorizado, relacionando los Vales en forma consecutiva al efectuar la
liquidación.
Para solicitar el Reembolso el custodio totaliza el modelo y numera éste en
forma consecutiva, entregándolo conjuntamente con los documentos
justificantes al responsable de la revisión del modelo, obteniendo su firma y
conservando la copia como justificación de los pagos efectuados hasta que le
reintegren el efectivo correspondiente.
El funcionario que aprueba el Reembolso o quien firme el cheque nominativo,
cancela los Vales y justificantes mediante un gomígrafo con la palabra
“Pagado”.
Los Vales debidamente codificados se relacionan por unidades y centros de
costo para elaborar el asiento contable y reflejar en cada uno de ellos los
gastos que les corresponden. La persona que contabiliza el Reembolso firma
y la que hace los pases al registro y submayor inicial a el modelo.
Las anotaciones en este modelo se efectúan en todos los casos a tinta o
lápiz tinta.
DISTRIBUCION:
Original: Contabilidad (Como constancia de su ejecución).
Duplicado: Custodio (Para su archivo).
INSTRUCCIONES:
Se emite en original y copia por la persona que efectúa el Arqueo.
Se deben realizar Arqueos mensuales sorpresivos de los fondos existentes,
en cualquier día del mes e invariablemente uno al final de cada mes. Debe
adjuntarse al modelo la relación de los documentos de Valor existentes en
caja.
El conteo del efectivo y la elaboración del modelo de Arqueo deben hacerse
en presencia del Custodio, el cual no puede ausentarse mientras dure la
comprobación.
Las anotaciones en este modelo se efectúan en todos los casos a tinta o
lápiz tinta.
DISTRIBUCION:
Original: Área Económica,
INSTRUCCIONES:
Se elabora este modelo relacionándose los datos de cada cheque emitido, de
su entrega, de su cancelación y de su pago por el Banco.
Las anotaciones en este modelo se efectúan obligatoriamente con tinta o
lápiz tinta.
DISTRIBUCION:
Original: Contabilidad
INSTRUCCIONES:
El encargado de efectuar la conciliación de los datos de las cuentas
bancarias en el Área Contable, verificará cada importe debitado o acreditado
a éstas periódicamente, inmediatamente de recibirse los Estados de Cuentas
del Banco.
De detectarse diferencias se procederá a su análisis y contabilización (de
proceder) o a su reclamación al Banco.
Mensualmente es obligatoria la emisión de este modelo y su archivo.
PERIODICIDAD:
Mensual
INSTRUCCIONES:
Este modelo se elaborará mensualmente por el Área Contable,
confeccionándose uno para cada concepto de destino específico de los
créditos presupuestados otorgados: Salarios, Otros Gastos e Inversiones
Materiales. Únicamente en el modelo destinado a controlar los Recursos
Presupuestarios Recibidos para Otros Gastos, se cumplimentarán los datos
de los ingresos cobrados.
Al final del mes se totalizarán todas las columnas de importe codificadas (6),
(7), (8) y (10), para elaborar los Comprobantes Resúmenes de Operaciones
de la Contabilidad Presupuestaria.
La información de estos modelos corresponderá únicamente a las
operaciones del mes, excepto en el mes de Enero que contendrá algunos
datos del final del año anterior.
Los datos de la columna titulada “Recursos Presupuestarios Pagados según
Banco” se tomarán de los Estados de Cuenta remitidos por la Agencia
Bancaria donde la entidad opere sus cuentas, anotándose en las filas y
columnas correspondientes de los meses en que se efectuó la emisión de los
cheques.
ANOTACIONES:
1. Se marcará con una equis el destino de los Recursos Presupuestarios
que se controlan: Salarios, Otros Gastos o Inversiones Materiales.
2. Se anotará el mes y el año al que corresponde la información contenida
en el modelo.
3. Se consignará el importe total de los créditos (Presupuesto del año)
aprobado para el destino objeto de control, que constituye el límite
máximo a ejecutar o comprometer y que incluirá los Recursos
Presupuestarios Certificados correspondientes a Compromisos
Pendientes de Pago al cierre del año anterior (cuyo importe se
especificará además, por separado).
Las modificaciones aprobadas al Presupuesto inicial, de proceder,
también se consignarán en este espacio, en el mes en que se notifiquen a
la entidad.
4. En cada renglón del modelo se consignará la fecha: día y mes al que
corresponde la anotación.
5. Se detallará el número del documento que da origen a cada anotación:
Notificación Bancaria de los Recursos (Créditos Presupuestarios)
depositados en la cuenta correspondiente de la entidad, Factura Recibida,
Cheque, Nómina o Documento de Depósito al Presupuesto (en el caso de
los Ingresos).
6. Se anotará en cada operación el importe de los Recursos
Presupuestarios recibidos en el mes, según notificación bancaria y el de
los cobros por reintegros efectuados autorizados, de conceptos tales
como: Reclamaciones a Suministradores, etc. Incluye los Recursos
Presupuestarios certificados y recibidos para pago de compromisos del
año anterior, así como los anticipos correspondientes a recursos no
ejecutados ni comprometidos, del año anterior.
7. Se consignará el importe de cada compromiso de pago contraído que se
considere ejecución del Presupuesto, analizándose cada anotación por el
grupo presupuestario de destino específico y el epígrafe y partida o
concepto del gasto presupuestario. Incluye los compromisos pendientes
de pago al cierre del año anterior, los cuales no se analizarán por grupos
presupuestarios, ni por epígrafes y partidas.
8. Se detallará cada afectación a la cuenta bancaria que controla los
Recursos Presupuestarios otorgados, en el momento de la emisión del
cheque u otro documento de pago, que corresponda a: extracción del
efectivo para pago de Nóminas o para el Reembolso del Fondo para
Pagos Menores, pagos a proveedores y Ordenes de Cobro recibidas por
concepto de electricidad, teléfono, gas y agua consumidos. Incluye los
pagos de compromisos pendientes al cierre del año anterior.
9. Se anotará la fecha e importe de cada cargo efectuado por la agencia
bancaria en que la entidad opera sus cuenta, según Estado de Cuenta
recibido de dicha agencia.
La comparación entre los datos reflejados en las columnas codificadas (8)
con los anotados en la columna (9) permitirá confeccionar la Conciliación
Bancaria de las cuentas de Efectivo en Banco para Salarios, para Otros
Gastos y para Inversiones Materiales.
En esta columna del modelo elaborado para controlar los Recursos
Presupuestarios para Otros Gastos, se detallará cada importe de ingreso
cobrado y aportado al Presupuesto del Estado.