UNIVERSITATEA “ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

ȘI
ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ

PROIECT LA DISCIPLINA: ARHIVISTICĂ ȘI

DOCUMENTARISTICĂ

Coordonator, Student: Chișcă Gheorghe-M arian

Lect. univ. drd. Nedelea Oana Administrație Publică, Anul III, Grupa I
 Suceava 2011

PROTECȚIA DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

ÎMPOTRIVA
INCENDIILOR, INUNDAȚIILOR ȘI ANTISEISMIC

2
CUPRINS

1. Introducere.................................................................................4
2. Păstrarea documentelor de arhivă...........................................4
3. Protecția documentelor de arhivă............................................5
3.1. Protecția împotriva inundațiilor..........................................5
3.2. Protecția împotriva incendiilor...........................................6
3.3. Protecția antiseismică.........................................................6
4. Recuperarea documentelor de arhivă.......................................6
4.1. Recuperarea documentelor incendiate................................7
4.2. Recuperarea documentelor inundate..................................7
4.3. Recuperarea documentelor acoperite de darâmături..........8
4.4. Dezinfecția, dezinsecția și deratizarea în arhive................8
5. Concluzii......................................................................................9
6. Bibliografie..................................................................................9

3
 1. Introducere

Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României docu-

mentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private
economice, sociale, culturale, militare și religioase, precum și de catre persoanele fizice,
acestor documente statul oferindu-le protecție specială.
Protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României se realizează în condiții
de pace, iar în caz de război sau de calamității naturale, de către creatori și deținători, cu
sprijinul organelor desemnate cu atribuții speciale în asemenea situații și cu asistența de
specialitate a Arhivelor Naționale.
Persoanele fizice și persoanele juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac
parte din Fondul Arhivistic Național al Romaniei, răspund de evidența, inventarierea,
selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor. Creatorii și deținătorii de documente sunt
obligați să pastreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le
împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării.

2. Păstrarea documentelor de arhivă

Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi

amenajate în acest scop, cu asigurarea condițiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare
și pentru protecția lor față de acțiunea agenților de deteriorare: praf, lumină solară, solicitări la
uzura mecanică, variații de temperatură și umiditate, temperaturi excesive, surse de infecție
sau de întreținere a agenților biologici, pericol de foc, inundații sau infiltrații de apă.
Depozitele de arhivă vor fi dotate, in funcție de formatul și de suportul de suportul
documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu
mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingerea incendiilor.
Arhivele sunt vulnerabile la multe forțe, la dezastrele naturale, cum ar fi furtunile,
inundațiile sau atucuri teroriste. Orice situație de calamitate în depozitele de arhivă se va
comunica imediat Arhivelor Naționale sau Direcțiilor Județene.
Depozitele trebuie să fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal
acoperit cu vopsele stabile, anticorozive și fără emanații. Dimensionarea elementelor de păstra-
re a arhivei trebuie să aibă în vedere dimensiunile materialului suport( hârtie, film, etc.), ale
materialelor de protecție(cutii, containere), ale spațiului de construcție aferent, asigurându-se
accesul la documente și posibilitateaunei evacuări rapide în caz de necesitate. Trebuie evitate
rafturile din lemn, deoarece se pot elibera vapori, insescte, dăunători etc. Rafturile trebuie să
fie așezate perpendicular pe sursă de lumină naturală, iar iluminatul artificial să urmăreasca
culuarul dintre rafturi. Între pereți și rafturi, ca și între rafturi se asigură un spațiu liber de 0,7-
0,8 m lățime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m este obligatorie

4
dotarea depozitelor cu cărucioare de transport interior care să asigure transportul în siguranță
a documentelor și manevrarea lor în așa fel încât să fie evitată deteriorarea.
Documentele se păstrează în cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, în raport cu
natura și dimensionarea lor și se așează în rafturi pe manșeta de îndosariere sau pe manșeta
inferioară. Dacă creatorul deține documente de mai multe tipuri( hârtie, filme, fotografii,
benzi, magnetice), acestea se depoziteaza pe categorii. Depozitele de arhivă care dețin
material scris, trebuie să se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse între 15-20° C și
umidități relative de 50-60 %. Acestea se măsoară cu aparate de control (termometre, higro-
metre etc.) cu care trebuie să fie dotate depozitele iar citirirle vor fi consemnate într-un caiet
depozit.
Obiectele valoroase de hârtie ar trebuie să fie păstrate la temperaturi cuprinse între 18-
20 ° C, iar umiditatea relativă de 40-50%. În aceste condiții deteriorarea naturală a obiectelor
poate fi încetinită, iar în unele cazuri la temperaturi mai joase se poate încetini deterioarea în
continuare.
Depozitele de arhivă trebuie să fie prevăzute cu:
• stingătoare cu gaz carbonic, dioxid de carbon și spumă;
• sisteme de electronice de alarmare a începuturilor de incendiu;
• mijloace de stingere automată a incendiilor.

3. Protecția documentelor de arhivă

3.1. Protecția împotriva inundațiilor

Pe lângă măsurile de alegere a amplasamentelor și de așezare a construcției, depozitele

trebuie să fie să fie asigurate împotriva inundării cu apele pluviale colectate de șarpante sau
terase. Sistemele de colectare a acestor ape să nu treacă prin depozite, iar în cazul traseelor să
se organizeze din construcție măsuri de aveacuare a lor, dacă eventual se blochează sifoanele
de colectare.
Instalațiile de apă, canalizare, încălzire, vor ocoli, în măsura posibilităților, depozitele
de arhivă. Pentru anumite depozite de importanță deosebită este necesară construirea unui
sistem propriu de evacuare a apei la inundație, având în vedere că orice accident este posibil și
în cazuri extreme, la stingerea incendiilor din arhive se folosește apa. Aceste sisteme de ava-
cuare constau în sifoane de colectare a apei plasate în pardoseală și care comunică cu
conductele de evacuare a acesteia în afara clădirii.
În cazul spațiilor subterane este necesară prezența preventivă a unui sistem de drenare
a apei prin sifoane și canale colectoare, care conduc apa de infiltrație la niște puțuri de unde
este preluată și evacuată cu ajutorul pompelor, a căror funcționare este urmărită până la
închiderea lucrărilor de izolație hidrofugă. Funcționarea acestor pompe este declanșată auto-
mat de ridicarea nivelului apei în puțul de acumulare, care mobilizează un dispozitiv plutitor
ce închide circuitul electric la care este montată pompa.
Măsuri pentru prevenirea inundațiilor:
• Să se studieze ușile și ferestrele, rezervoarele de apă și țevi, punctele de cana-
lizare.

5
 • Efectuarea unui control periodic cu privire la rezistența acoperișului clădirii în
care sunt depozitate documentele de arhivă.
• Evitarea depozitării la subsol a documentelor.
• Verificarea încăperii să nu existe spații prin care să intre apa.
• Să se ridice raftul de jos la cel puțin 150 mm de podea.
• Să nu se lase documentele pe podele sau lângă ferestre.
• Să existe un spațiu între rafturi și pereții exteriori astfel încât documentele sau
cutiile în care sunt puse să nu atingă pereții.
• În caz de inundație, materialele pot fi protejate temporar folosindu-se foi de
polietilenă.

3.2. Protecția împotriva incendiilor

În cazul apariției focarelor de incendiu, până la sosirea schipajelor de intervenții,

zonele atinse de foc se izoleaza cu ajutorul stingătoarelor cu bioxid de carbon și praf. Este
interzisă folosirea apei și a stigătoarelor cu spumă chimică.
Personalul compartimentului de arhivă trebuie să participe la instruirile periodice PSI
și să aplice zilnic instrucțiunile, să cunoasca mânuirea mijloacelor necesare stingerii ca și
planul de evacuare, pe urgențe.
Măsuri pentru prevenirea incendiilor:
• Să se verifice dacă ușile și ferestrele sunt închise ermetic.
• Instalarea unor detectoare de fum.
• Interzicerea fumatului în acele încăperi.
• Interzicerea exploatării necorespunzătoare a instalațiilor electrice și de
încălzire improvizate.
• Interzicerea focului deschis, a radiatoarelor, reșourilor și utilizarea
comutatoarelor sau întrerupătoarelor defecte.
• Depozitele să fie prevăzute cu stingătoare portabile cu încărcătură de dioxid de
carbon și praf sau gaze inerte precum și cu mijloace de alarmare și semnalizare
antiincendiu sau instalații de stingere automată a incendiilor.
• Se interzice folosirea coșurilor și sobelor defecte, aprinderea focului cu
benzină, petrol sau alte lichide combustibile; lăsarea focului nesupravegheat;
curățirea parchetului, dușumelelor, hainelor cu lichide inflamabile în camere cu
surse de foc.

3.3. Protecția antiseismică

Protecția antiseismică este o problemă importantă, luată în calcul la construirea depo-

zitelor de arhivă. Se recomandă evitarea regiunilor cu seismicitate ridicată, iar când nu este
posibil, atunci clădirea trebuie să aibă coeficienți de rezistență corespunzători pentru a nu fi
afectată de mișcările tectonice.

6
 4. Recupererea documentelor de arhivă

4.1. Recuperarea documentelor incendiate

Pentru stingerea focului, în funcție de caracteristicile materialului care a luat foc și
unde se folosesc, se pot utiliza următoarele tipuri de stingătoare: hidraulice, cu spumă, pe bază
de anhiridă carbonică, pe bază de pulbere, ultimele fiind mai indicate pentru locurile cu
arhivă.
Recuperarea documentelor începe în cooperare cu pompierii, care decid când și pe
unde se poate pătrunde în clădire pentru a se salva ce se mai poate.
După stingerea incendiilor și stabilirea căilor de acces se va încerca salvarea documen-
telor mai importante.
Documentele umede vor fi uscate cât mai repede, luându-se măsuri pentru evitarea
atacurilor de mucegai, prin ventilarea spațiilor după ce a fost evacuată apa cu care s-a stins fo-
cul.
Cele mai afectate sunt documentele scrise pe hârtie cerată ca și cele legate în piele.
Dosarele așezate strâns pe rafturi, cele păstrate în casete metalice sau chiar în cutii de carton
vor fi cele mai puțin afectate. Datorită fragilității lor, aceste documente vor trebui mânuite tot
timpul cu mare grijă.
Documentele care prezintă valoare istorică sau practică îndelungată ( state de plată,
cărțile de muncă ) vor trebui restaurate și recondiționate, în laboratoare de specialitate, apelân-
du-se și la sprijinul Arhivelor Naționale.

4.2. Recuperarea documentelor inundate

Principalele etape ale lucrărilor de recuperare ale arhivelor inundate sunt:

a) scoaterea arhivei din mediul inundației, fie că este vorba de documentele de pe
rafturi, plasate la nivelele superioare cotei de inundație, fie că este vorba despre arhiva afec-
tată de apă;
b) curățirea documentelor de impurității și diverse reziduri cu ajutorul unei spatule,
după care se face spălarea pachetelor, mapelor și celorlalte unității arhivistice, sub jet de apă
curată, într-o cuvă de spălare cu curgere. Se recomandă evitarea desfacerii documentelor din
legături sau a deschiderii dosarelor.
c) uscarea arhivei presupune scurgerea apei în exces și uscarea efectivă a acestora, prin
mai multe metode:
• uscarea arhivei în aer liber – prin expunerea documentelor pe suprafețe întinse,
între file se așează distanțiere care măresc suprafața de uscare;
• uscarea în spații ventilate – cu ajutorul unor ventilatoare;
• uscarea în vid în spații încălzite la 40-60°C;
• uscarea prin interfoliaj – constă în așezarea de hârtii de sugativă printre filele
umede ale documentelor ( pentru cantității mici );
• folosirea radiațiilor infraroșii – fie pe platforme de expunere, fie pe rafturi.
Metoda se aplică la un volum mare de documente.

7
 • uscarea în camere cu temperatură și umiditate controlabilă.

d) recondiționarea mobilierului specific și a depozitelor și reintroducerea

documentelor în depozite. Depozitele afectate de inundații vor fi salubrizate. Aceasta presupu-
ne organizarea evacuării apei înlăturarea mâlului și a altor depuneri, curățenia generală, usca-
rea depozitelor, repararea și reașezarea mobilierului specific, după care vor fi reintrodu-se do-
cumentele în depozite.
e) dezinfecția arhivei, a mobilierului și a depozitelor, prin gazare cu aldehidă formică
comercială ( formol );
f) verificarea evidenței și organizarea recondiționării și restaurării fondurilor și colecți-
ilor se face la reașezarea documentelor în depozit. Reordonarea documentelor și înlocuirea
mijloacelor de protecție ( mape, coperte, cutii ) în cazul în care apa le-a degradat.

4.3. Recuperarea documentelor acoperite de dărâmături

Prăbușirea imobilelor și prinderea documentelor sub dărămături sunt fapte mai rare,
cauzate de cutremure, alunecări de teren, atacuri armate. Uneori prăbușirea se poate asocia cu
incendii, explozii.
Experiența ne-a arătat că în 1940 ca și în 1970, mari cantități de documente au suferit
degradări considerabile în numai căteva zeci de secunde. Rafturile s-au prăbușit acoperind mii
de tone de arhivă, sau uneori, în prăbușire, rafturile au dislocat pereții, cauzând grave avarii.
În asemenea situații se impun următoarele măsuri:
• scoaterea, cât mai repede, a documentelor de sub dărâmături și depunerea lor în
spații de siguranță;
• dezinfecția documentelor recuperate pentru a aevita epedemiile;
• curățarea documentelor de nisip, moloz și deprăfuirea acestora;
• restaurarea și recondiționarea documentelor care au suferit degradări mari sau
uscarea celor inundate;
• reordonarea documentelor;
• reorganizarea depozitelor vechi sau organizarea altora noi și depozitarea
corespunzătoare a documentelor în spații salubre;
• întreaga activitate va fi coordonată, supravegheată și asistată de specialiști ai
Arhivelor Naționale sau a direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, pentru
asigurarea recuperării documentelor.

4.4. Dezinfecția, dezinsecția și deratizarea în arhive

Pentru prevenirea și combaterea agenților biologici, care degradează documentele de

arhivă, se folosesc o serie de tratamente fizice sau chimice.
După scopul tratamentului distingem tratamente preventive și tratamente curative.

8
 Imediat ce s-a constatat prezența microorganismelor, trebuie procedat la curățirea lor
cu pană îmbibată în esențe. Dacă este un caz mai grav, se spală ușor documentele cu soluție
de clorură de calciu, sau cu soluție de acid oxalic dizolvat în apă.
Distrugerea microorganismelor se face prin utilizarea unor procedee, precum:
• Tratamentele fizice – între care se folosesc curenții electrici de înaltă
frecvență, razele ultraviolete, radiațiile gamma și tratamentele de înghețare
repetată.
Razele ultraviolete pot fi folosite pentru dezinfecția de suprafață a unor documente,
dar tratamentul se asociază cu o accelerare a îmbătrânirii documentelor. Radiațiile
gamma, în special cele produse de cobaltul radioactiv, sunt folosite cu succes.
O metodă care poate da rezultate bune o constituie înghețul și dezghețul repetat de 4-5
ori al documentelor tratate.
• Tratamentele chimice
Metodele de tratament chimic se bazează pe folosirea unor substanțe toxice cu spectru
larg de acțiune, în vederea distrugerii cvasicomplete a insectelor și mucegaiurilor care degra-
dează documentele.
Cele mai folosite substanțe chimice sunt:
• Substanțe nehalogenate, între care:aldehida formică, oxidul de etilenă,
formiatul de metil, acidul cianhidric, decahidralul de diclorolactat de trietanol
amoniu, acetatul fenil mercuric. Ele nu au efecte distructive asupra documente-
lor;
• Substanțe pe bază de halogeni: bromura de metil, lindanul, paradiciorbenzenul,
bromura de lauryldimetil-carbotoxyetil de amoniu, derivați clorurați ai
fenolului. Ele atacă într-un grad mai mare sau mai mic materialul tratat.

Tehnicile de tratament chimic:

a) pensularea – se aplică filelor volante;

b) interfoliajul – se aplică documentelor legate în volume, dar și foilor volante;
c) ceruirea cu cercuri impregnante;
d) gazările la etuvă. Metoda necesită o etuvă care se închide ermetic cu
termoreglare în gamma și se pretează la operații în vid și sub presiune.
e) Gazarea, fumigarea și aerosolizarea depozitelor. Metoda se aplică pentru
dezinfecția depozitelor goale sau pline cu documente și constă în degajarea în
spațiul de tratat al substanței active sub formă de gaz, fumigație sau aspersie
prin presiune sub formă de aerosoli foarte mici.
Spațiul ce urmează a fi tratat se etanșează prin lipirea de panglici de hârtie la uși și
fereste ca și la oricare alte căi de comunicare cu exteriorul, după care se face tratamentul
propriu-zis și se închide localul, punându-se marcaje care să evidențieze pericolul ce-l pre-
zintă tratamentul pentru om. Se ține localul în această stare sub supraveghere strictă 24-48
ore, apoi se face aerisirea un numaăr de zile care variază după tipul de substanțe folosite. Ope-
rațiunea este dificilă și se execută de către echipe specializate în lucrări de gazare.

5. Concluzii

Arhivele reprezintă o parte din patrimoniul fiecărui stat, o parte din istoria sa, certifică
existența sa precum ajută la delimitarea de celelalte state ale lumii.

9
 Asadar, arhivelor le trebuie acordată o atenție sporită asigurandu-li-se resursa umană
cât și cea finaciară pentru a putea rezista în timp, a dăinui peste ani și a păstra vie istoria.

6. Bibliografie
1. Instrucțiuni privind activitatea în arhivă
2. Legea Arhivelor Naționale Nr. 16/1996
3. OMAI nr. 80/2009 – Norme privind metodologia de avizare, autorizare, securitate la
incendiu și protecție civilă

10