Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Anunţarea scopului
Participanţii convocaţi la şedinţa de lucru trebuie să cunoască din timp scopul
acesteia, şi nu la începutul şedinţei sau pe parcursul acesteia. Dacă participanţii
sînt anunţaţi şi cunosc scopul discuţiilor ce urmează a avea loc, se vor prezenta
pregătiţi în vederea bunei lor desfăşurări.
O şedinţă se programează atunci cînd:
• există probleme care solicită discuţii extinse şi disponibilitate pentru
comunicare între membrii echipei;
• apar solicitări noi pentru echipa managerială şi pentru organizaţia pe
care o conduce aceasta;
• trebuie să se adopte un punct de vedere comun într-o problemă de
importanţa pentru organizaţie sau o poziţie comună pentru echipă.
Nu întotdeauna este necesară convocarea unei şedinţe. Anumite informaţii şi
chiar informări se pot transmite şi prin intermediul mijloacelor de comunicare
internă ale organizaţiei.
Stabilirea participanţilor
De regulă, la şedinţele de lucru participă toţi membrii echipei de conducere
sau ai echipei de negociere. În funcţie de scopul şi conţinutul întîlnirii, pot fi
invitate şi alte persoane, care sînt competente în domeniul respectiv. Participarea
lărgită oferă ocazia unei inventarieri mai largi a problemelor şi nuanţelor
acestora, dar poate fi şi sursa unor incompatibilităţi ce vor trebui depăşite.
Stabilirea participanţilor trebuie făcută astfel încît la şedinţă să se întîlnească
două categorii de persoane: persoane orientate spre realizarea de sarcini şi
persoane orientate spre menţinerea calităţii procesului. Astfel, tendinţa angajantă
individuală a celor orientaţi spre realizarea de sarcini se va completa armonios
cu tendinţa de coeziune şi de implicare a celor orientaţi spre menţinerea calităţii
procesului. O categorie importantă, care nu poate să lipsească de la şedinţele de
lucru sînt experţii pe diferite probleme.
Numărul participanţilor nu trebuie să fie prea mare, la fel nici numărul
experţilor, pentru că foarte adesea se va ajunge la dispute ce vor viza competenţa
unora dintre participanţi sau a unora dintre experţi, în dauna problemelor ce se
cer rezolvate, care vor fi trecute pe un plan secund.
Conducerea şedinţei
Liderul grupului trebuie să precizeze scopul de ansamblu al şedinţei, durata
preconizată, ordinea de zi, responsabilii cu prezentarea anumitor probleme. Dacă
printre participanţi sînt şi invitaţi necunoscuţi sau necunoscuţi pentru unii
membrii ai echipei, se va face prezentarea acestora specificîndu-se domeniul lor
de competenţă şi scopul în care le este solicitată experienţa.
Reamintirea regulilor de desfăşurare a şedinţei, a modului de luare a deciziilor
în cadrul grupului va responsabiliza participanţii, reconfirmînd sensul prezenţei
şi al participării lor la aceasta.
Menţinerea unui climat colocvial este foarte important. Încurajarea tuturor
participanţilor să-şi expună punctul de vedere asupra problemelor în discuţie
creează implicare şi poate conduce la apariţia unor soluţii noi.
Orice argument care susţine obiectivul este bun, indiferent din partea cui
vine şi indiferent din ce domeniu.
Prezentarea unei argumentări trebuie să se încheie cu o concluzie şi cu
prezentarea consecinţelor. Dacă membrii grupului pot sa tragă singuri
această concluzie şi să devină conştienţi de consecinţe, prezentarea
acestora poate lipsi.
Susţinerea unei idei trebuie începută cu argumentul cel mai puternic.
Membrii echipei trebuie să folosească acelaşi „limbaj“.
Folosirea adjectivelor calificative în loc de argumente nu ajută la nimic,
decît, cel mult la devierea discuţie spre sensul în care sînt folosite acestea.
Generalizările nu fac decît să producă confuzie şi să inducă ideea că nu
există excepţii de la regula enunţată, aşadar, probabil, nici soluţii pentru
problema în discuţie.
Întrebările trebuie formulate de o manieră deschisă şi directă pentru a nu
oferi ocazia unor evitări.
Comunicarea nu trebuie monopolizată indiferent de cantitatea şi
importanţa argumentelor pe care le susţine cel în cauză. Încurajarea
participării tuturor membrilor echipei la discuţii oferă oportunitatea
formulării unor idei noi şi mai bine structurate, cu adresabilitate mai
precisă.
Coeziunea grupului
Un factor important în procesul de luare al deciziilor în grup este rezistenţa
grupului şi a membrilor acestuia la presiunile externe care se fac în scopul
determinării unei soluţii anume sau al grăbirii ajungerii la soluţie. Grupul trebuie
să combine eficienţa acţiunii sale cu fermitatea şi să nu se lase influenţat de
astfel de presiuni. În acelaşi timp, trebuie să-i sprijine pe membrii care sînt sub
influenţe externe şi să-i ajute să integreze valorile grupului. Discuţiile în
contradictoriu în cadrul grupului, care au drept scop doar punerea în valoare a
unor membrii în detrimentul altora, trebuie să fie evitate. Contradicţiile trebuie
să privească valorile soluţiilor propuse şi nu persoanele pe care le propun.