Timpul ca resursa

01.12.2008, 01:00

VIOLETA FRÂNCU1, O. FRÂNCU 2, MANUELA HOZAN3

  1Facultatea.de Medicină „Victor Papilian” Sibiu,2Spitalul de Pneumoftiziologie, Sibiu,

3Centrul de Sănătate Publică Sibiu

Articol preluat din Revista Acta Medica Transilvanica pentru sectiunea EMC sanatate publica
si management sanitar , luna decembrie 2008.

“Timpul nostru este viaţa noastră şi alături de sănătate şi singura resursă pe care o primim
odată cu naşterea”.

Trăim într-o perioadă caracterizată prin foarte multe schimbări, care pentru unii înseamnă o etapă
plină de confuzie şi nesiguranţă, iar pentru alţii o perioadă favorabilă, cu multiple oportunităţi. În
acest context, timpul devine o resursă importantă de care dispunem, mai ales prin faptul că este
limitat, nu poate fi produs, nu poate fi recuperat şi nu este reversibil (2).

Fiecare dintre noi dispune de acelaşi fel de timp, care se măsoară în acelaşi mod. Cei mai mulţi
oameni afirmă însă, că nu au timp destul, dar studiile arată că jumătate din timpul disponibil este
irosit.

                În literatura de specialitate sunt descrise anumite semnale care atestă faptul că irosim
timpul şi anume (5):

·         facem acelaşi lucru de două ori, pentru că prima dată am uitat ceva;

·         realizăm doar pe jumătate din ceea ce ne-am propus pentru o anumită zi şi nu ştim din ce
cauză (doar am lucrat…);

·         listele de probleme pe care le avem de îndeplinit sunt din ce în ce mai lungi;

·         mapa cu lucrări în aşteptare creşte pe zi ce trece;

·         este imposibil să găsim un document important atunci când avem nevoie de el (legile lui
Murphy) etc.

·         toate aceste exemple sugerează anumite deficienţe de organizare a activităţii, care duc la
irosirea timpului. Pe termen scurt, aceste semnale pot fi fără importanţă; pe termen lung însă,
devin o problemă care diminuează performanţa individuală şi favorizează instalarea stării de
stres.

Organizarea timpului depinde în mare măsură, de cât de organizată este o persoană în general.
Unii consideră că a fi organizat este un efort nu tocmai necesar. Totuşi, timpul poate fi
economisit, începând prin organizarea activităţii, prin a consuma mai puţin timp pentru
activităţile obişnuite, concret, prin planificarea activităţilor (3).

Există anumite mituri false, idei preconcepute în legătură cu timpul, care se regăsesc în aceste
exemple:

„Sunt tot timpul ocupat, ceea ce înseamnă că sunt extrem de eficient."

"Cu cât dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu atât îmi va ieşi mai bine."

"O să-mi fac timp de restul mai târziu."

Identificarea cauzelor care duc la irosirea timpului.

Mulţi oameni consideră că nu irosesc timpul şi totuşi el trece pe lângă noi, lăsând multe
probleme nerezolvate. Ca să aflăm cauzele care duc la irosirea timpului trebuie să răspundem cu
sinceritate la următoarele întrebări:

·         Din ceea ce fac, ce nu ar trebui făcut deloc?

·         Din ceea ce fac, ce ar trebui făcut de altcineva?

·         Din ceea ce fac, ce îmi ia mai mult timp decât ar trebui?

·         Din ceea ce fac, ce provoacă irosirea timpului altor persoane?

1.        A face lucrurile care nu trebuie făcute deloc, reprezintă un mod foarte obişnuit de a irosi
timpul. Astfel, este posibil spre exemplu, să continui să faci ceva, numai pentru că acel lucru îl
făceai dintotdeauna, sau să faci două lucruri în paralel, chiar dacă unul din ele este complet
inutil. Uneori pierzi timpul, pentru că faci un lucru după un sistem vechi, lent, pentru că eşti
conservator şi nu vrei să apelezi la metode mai rapide şi mai eficiente.

2.        A face un lucru care ar trebui făcut de altcineva. Un manager poate cădea uneori în
această capcană, pentru că este tentat să facă anumite lucruri la care se pricepe foarte bine, chiar
dacă ele au ieşit din sfera responsabilităţilor sale. Oamenii învaţă foarte repede, că dacă au o
problemă, care ţin de ei şi pe care o prezintă managerului, acesta va fi dispus uneori să o rezolve
în locul lor. Dacă un manager nu învaţă să delege din responsabilităţile sale, o parte importantă
din timpul alocat activităţii manageriale este irosit.

3.        Unele lucruri pot lua mai mult timp decât ar fi necesar.  Acest lucru se poate întâmpla,
atunci când te grăbeşti să treci la acţiune înainte de a fi stabilit exact ceea ce trebuie făcut; când
vrei să faci totul de unul singur; când nu te informezi în mod corespunzător atunci când te apuci
de o problemă nouă; când nu eşti organizat şi nu ai o anumită ordine logică şi eficientă de
efectuare a activităţilor.

4.        Cum iroseşti timpul altora. Ca manager, poţi să roseşti timpul altor persoane, de exemplu
când te răzgândeşti, după ce oamenii au muncit deja destul de mult; când uiţi să transmiţi noile
informaţii care au apărut pe parcurs, astfel încât oamenii trebuie să refacă lucrările; când ţii
şedinţe fără o ordine de zi precisă, acestea prelungindu-se la nesfârşit; când nu eşti punctual şi
laşi să aştepte persoane punctuale etc..

Planificarea sarcinilor.

“Dacă vrei ca un lucru să fie făcut bine trebuie să-l dai unei persoane ocupate. Oamenii ocupaţi
par să se priceapă să controleze timpul mai bine decât ceilalţi” (Churchill).

Aceasta se datorează faptului că oamenii ocupaţi sunt dotaţi cu un simţ al urgenţei rezolvării
problemelor, iau în serios termenele de finalizare şi nu le place să le prelungească, şi-au
dezvoltat abilităţile pentru a face lucrurile la timp şi sunt conştienţi de ceea ce sunt capabili să
realizeze (4).

Cunoaşterea propriilor responsabilităţi.

                Înţelegerea clară a responsabilităţilor şi a rolului de manager este primul pas spre a vă
procura mai mult timp. Pentru aceasta este nevoie să vă fixaţi anumite obiective, ceea ce
înseamnă planificarea activităţilor, astfel încât ele să se încadreze în limita de timp dată. În
general este necesară stabilirea unei ordini de priorităţi. Sarcinile pot fi clasificate în patru
categorii:

·         Sarcini esenţiale, respectiv cele ale căror nerealizare te împiedică să îţi îndeplineşti în mod
eficient rolul;

·         Sarcini pe care ar trebui să le realizezi, adică acele sarcini care urmează a fi realizate după
cele esenţiale;

·         Sarcini pe care ţi-ai dori să le realizezi. Aceste sarcini corespund în general unor lucrări
care sunt mereu amânateşi nu ajung să fie realizate sau sunt începute şi rămân în această fază.

·         Sarcini cu prioritate scăzută, dar care sunt mai uşoare şi mai plăcute.

În organizarea timpului, înţelegerea diferenţei dintre urgent şi important joacă un rol însemnat.
Activităţile urgente sunt cele care presează în primul rând prin factorul timp. Chiar dacă sunt
banale sau neesenţiale ele trebui rezolvate rapid, fără să li se acorde însă foarte mult timp.
Activităţile importante necesită o atenţie mai specială şi mai mult timp pentru a fi rezolvate.
Există şi cazuri în care o anumită sarcină este şi urgentă şi importantă, situaţie în care este
necesară, atât o atenţie sporită, cât şi o bună organizare a timpului.
 Programarea utilizării timpului unui manager.

Managerul trebuie să dispună de anumite metode, care să-l ajute să-şi optimizeze timpul de lucru
(2). În acest sens ar trebui să ia în considerare:

a)       Stabilirea de termene limită

Orice lucrare tinde să ocupe tot timpul alocat şi să necesite şi un timp suplimentar. O bună parte
din timpul alocat este pierdut, activitatea realizându-se adesea în ultima parte a timpului.
Importanţa termenelor limită apare cu claritate în managementul proiectelor, când depăşirea lor
duce, fie la creşterea bugetelor, fie la scăderea calităţii.

b)       Abordarea sarcinilor complexe

Sarcinile mai complexe par descurajante şi te pot bloca pentru că nu ştii bine de unde să începi
rezolvarea lor. Pentru a controla complexitatea unei sarcini este necesar împărţirea ei în sarcini
mai simple, care să fie accesibile şi care pot fi ordonate în timp într-o anumită succesiune logică.

c)        Planificarea unor perioade de timp în care să nu fi întrerupt

Anumite activităţi nu pot fi bine realizate decât dacă se dispune de o anumită perioadă de timp în
care să lucrezi fără întrerupere. Pentru a preveni întreruperile de timp generate de diferiţi factori
este utilă programarea perioadelor când eşti disponibil şi a acelor perioade în care nu trebuie să
fii deranjat; preluarea mesajelor telefonice de către altcineva pe o anumită perioadă de timp etc.

În final prezentăm managerilor câteva sfaturi utile în managementul timpului de lucru (2):

·         Învăţaţi să folosiţi o agendă în care să vă programaţi întâlnirile de lucru;

·         Pentru corespondenţă, scrieţi răspunsul la anumite adrese direct pe ele;

·         Stabiliţi un timp fix de durată a şedinţelor;

·         Grupaţi sarcinile mici şi neimportante pentru a fi rezolvate în bloc;

·         Culegeţi informaţiile necesare şi pertinente înainte de a lua o decizie;

·         Daţi indicaţii simple şi clare;

·         Delegaţi cât mai mult, amânaţi cât mai puţin;

·         Învăţaţi să spuneţi nu, atunci când este necesar;

·         Fiţi punctuali şi încurajaţi punctualitatea altora;

·         Micşoraţi întreruperile datorate telefoanelor, evitaţi conversaţiile inutile;

·         Începeţi unele discuţii în biroul altora, pentru a vă putea retrage atunci când doriţi;

·         O persoană invitată să ia loc, va consuma de două-trei ori mai mult timp decât necesar;

·         În cazuri de criză, luaţi un moment de calm;

·         Faceţi un singur lucru important pe zi;

·         Nu vă lăsaţi copleşiţi de activităţi fără valoare;

·         Deciziile minore luaţi-le repede; nu amânaţi până în ultima clipă o decizie – riscaţi să
luaţi o decizie proastă.

BIBLIOGRAFIE

1.        Certo Samuel – Managementul modern, Ed Teora, Bucureşti, 2004.

2.        Haynes M. Marion – Managementul timpului, Ed. Teora, Bucureşti, 2003.

3.        Marinescu P. – Managementul instituţiilor publice, Ed. Universităţii Bucureşti, 2003.

4.        Niculescu C., Stegăroiu I. – Excelenţa în management, Ed. Niculescu, Bucureşti, 2003.

5.        Stephen R.Covey – Managementul timpului, Ed. All, Bucureşti, 2003.

| chestionar emc |

1 comentarii

/article.php?story=20081128140040192