P. 1
Elaborarea Unui Program de Audit nu Marius Florian

Elaborarea Unui Program de Audit nu Marius Florian

|Views: 210|Likes:
Published by Piscureanu Marius

More info:

Published by: Piscureanu Marius on Jun 07, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/12/2015

pdf

text

original

UNIVERSITATEA "CREŞTINĂ DIMITRIE CANTEMIR

"
Specializarea: MARKETING ŞI NEGOCIERI ÎN AFACERI

Disciplina: Sisteme de management al calităţii în marketing

ELABORAREA UNUI PROGRAM DE AUDIT
Profesor:
Conf.univ.dr. Stanciu Costel

Masterand: Piscureanu Marius-Florian

©Bucuresti 2011

CUPRINS

CUPRINS..............................................................................................................................................2 INTRODUCERE...................................................................................................................................3 Capitolul 1. Concepte de bază în auditul calităţii..................................................................................4 Capitolul 2. Întocmirea şi conducerea unui program de audit...............................................................9 Capitolul 3. Etapele de desfăşurare ale unui audit..............................................................................13 Capitolul 4. Desfăşurarea auditului.....................................................................................................25 CONCLUZII.......................................................................................................................................31 BIBLIOGRAFIE.................................................................................................................................32

2

INTRODUCERE

În contextul preocupărilor actuale de implementare a unor sisteme ale calităţii, potrivit standardelor din familia ISO1, auditul este considerat un instrument esenţial pentru realizarea obiectivelor intreprinderii, în acest domeniu. Scopul principal al auditului calitatii este de a evalua actiunile corective necesare pentru eliminarea deficientelor si posibilitatile de imbunatatire a stemului calitatii intreprinderii, a proceselor sale, a produselor si serviciilor pe care le ofera. Pe de alta parte, certificarea sistemelor calitatii, a carei importanta a crescut in ultimii ani, presupune efectuarea unor audituri ale acestor sisteme, in raport cu standardele Internationale si Europene, aplicabile in domeniu. În standardul SR EN ISO 9000:20062 – „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular” auditul este definit ca „un proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit (înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii care sunt relevante în raport cu criteriile de audit şi sunt verificabile) şi evaluarea lor cu obiectivitate, pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit (ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă)”. În domeniul teoriei şi al practicii calităţii sunt întâlnite audituri: ale sistemului de management al calităţii, ale calităţii produsului/serviciului, precum şi audituri ale calităţii proiectului. Pentru toţi specialiştii, alţii decât cei din domeniul calităţii, "audit" înseamnă înainte de toate audit financiar. La o primă vedere, auditul financiar şi auditul calităţii au puţine în comun, însă există puternice asemănări, mai curând din punct de vedere al principiilor, decât al aplicăriilor în practică.

1 2

ISO - International Organization for Standardization Sisteme de management al calităţii - Jeni TOMA, expert standardizare, Directia Publicaţii, ASRO

3

 să se determine eficacitatea sistemului de management al calităţii în satisfacerea obiectivelor calitative prescrise. care a înlocuit standardul ISO 8402:19953. auditul calităţii nu este altceva decât un instrument de management prin care se urmăreşte confirmarea existenţei sistemului de management al calităţii. Auditarea sistemelor de management ale calităţii are la bază SR EN ISO 19011:2003 . conducerii programelor de audit.). să se realizeze prin intermediul auditului. auditori şi managementul unui program de audit. 4 . În mod normal.8."Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/saude mediu". Concepte de bază în auditul calităţii Standardul SR EN ISO 9000:2001 – „Sisteme de management al calităţii.Vocabular. efectuării auditurilor sistemelor de management ale calităţii (planificarea. măsura în care cerinţele sistemului de management al calităţii sunt îndeplinite. auditurile calităţii vor fi desfăşurate pentru atingerea unuia sau a mai multor obiective. prevede ca evaluarea sistemului de management al calităţii (2. Standardul oferă îndrumări cu privire la principiile generale ale auditării interne şi externe. efectuarea şi documentarea lor) şi ale sistemelor de mediu. precum şi cu privire la competenţa auditorilor acestor sisteme. se evaluează implementarea acestuia şi a eficacităţii lui. De fapt. În acest sens.Capitolul 1. Principii fundamentale şi vocabular”.  să se ofere organizaţiei auditate ocazia să-şi amelioreze propriul sistem de management al 3 Managementul şi asigurarea calităţii. constatările acestuia fiind utilizate la evaluarea eficacităţii sistemului şi la identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire ale acestuia. ce reprezintă în fapt o revizie a standardelor anterioare în domeniu şi care acoperă toate aspectele privitoare la auditare. dintre cele ce urmează:  să se verifice în cadrul unei organizaţii dacă propriul sistem al calităţii funcţionează corect şi satisface în permanenţă exigenţele prescrise (conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calităţii cu exigenţele prescrise în standarde). Aceste linii directoare sunt suficient de generale pentru aplicarea sau adaptarea lor în diferite industrii şi organisme. prin identificarea domeniilor ce necesită acţiuni corective sau îmbunătăţiri. sistemul de management al calităţii este un program complex şi integrat de activităţi iniţiate de conducerea unei organizaţii în scopul implementării unei politici a calităţii şi a îndeplinirii cu succes a obiectivelor calitative propuse. respectiv.

reprelucrări. Evaluarea implementării sistemului de management al calităţii implică o analiză a dovezilor obiective cu privire la activităţile curente. Evaluarea conformităţii sistemului de management al calităţii presupune colectarea dovezilor obiective cu privire la: politica din domeniul calităţii. precum şi la procedurile scrise şi compararea lor cu cerinţele standardului aplicabil.  să se permită certificarea sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate. respectiv. Dovezile obiective pot fi: specificaţii..  să se realizeze o evaluare iniţială a unui furnizor. modul de organizare. reparaţii post-vânzare. rebuturi. pentru a stabili măsura în care acesta a înţeles sistemul de management al calităţii şi rolul acestuia. Evaluarea eficienţei sistemului de management al calităţii presupune stabilirea măsurii în care sistemul de management al calităţii este apt să-şi îndeplinească obiectivele.  eşecuri în satisfacţia clienţilor: reclamaţii. a înregistrărilor unor activităţi trecute. auditorul va urmări nu numai existenţa unor asemenea dovezi obiective. refuzuri. ci şi frecvenţa cu care apar anumite probleme.  eşecuri în realizarea calităţii specificate: refuzuri. costul pierderilor etc. politica şi obiectivele 5 . şi se bazează pe următoarele tipuri de înregistrări:  şedinţe de analiză ale conducerii cu privire la sistemul de management al calităţii.  concluziile şi constatările auditurilor interne şi ale auditurilor secundă parte (efectuate de clienţi): neconformităţi constatate. a atitudinii personalului şi stabilirea măsurii în care cerinţele sunt îndeplinite. în cadrul relaţiilor contractuale. acţiuni corective întreprinse etc.. ale contractului şi/sau cerinţele legale.  modalitatea de atingere a obiectivelor propuse. resursele existente. în vederea stabilirii unor relaţii contractuale cu acesta. Unul dintre rolurile importante ale unui auditor este şi acela de a intervieva personalul ce desfăşoară activităţi cu incidenţă asupra calităţii..  să se verifice. observaţii directe ale auditorilor sau chiar afirmaţii directe ale unor persoane avizate. instrucţiuni de lucru. întârzieri sau anulări de livrări. dacă sistemul de management al calităţii furnizorului satisface în permanenţă exigenţele prescrise şi dacă acesta funcţionează corect. măsura în care el contribuie la obţinerea unui nivel calitativ superior prin prevenirea defectelor produselor/serviciilor şi la creşterea satisfacţiei clienţilor. Toate acestea câştigă în valoare în cazul în care sunt şi verificate (documentul este avizat în mod corect). Evaluarea eficienţei este cea mai dificilă sarcină pentru un auditor. Într-un asemenea audit. precum şi trendul ce se înregistrează.calităţii. înregistrări. procedurile şi instrucţiunile utilizate. termene de îndeplinire etc. plăţi în perioada de garanţie etc.

cu costuri cât mai reduse. Auditorii îşi desfăşoară activitatea prin aplicarea următoarelor principii:  conducere etică. Prin eficienţă se înţelege obţinerea unui raport optim între valoarea intrărilor şi cea a ieşirilor din proces. lipsa eficienţei putând fi ilustrată prin: proceduri neclare. inclusiv raportarea opiniilor divergente ivite între membrii echipei de audit şi a obstacolelor semnificative constatate în timpul auditului şi nerezolvate. ţinând cont în 6 . Auditurile pot fi declanşate cu o anumită regularitate sau cu ocazia unor modificări importante ale sistemului de management al calităţii. nivel înalt al pierderilor ce putea fi evitat etc. Concluziile şi constatările auditului trebuie să fie documentate pe bază de dovezi obiective (dovada este considerată baza raţională pentru obţinerea unor concluzii credibile şi reproductibile).în domeniul calităţii. Efectul economic se referă la utilizarea. produselor sau serviciilor unei organizaţii sau în urma unor acţiuni corective întreprinse. confidenţialitate şi discreţie. Unele audituri interne pot avea drept scop evaluarea efectului economic şi al eficienţei. Concluziile auditurilor pot fi folosite de către toţi factorii de decizie pentru ameliorarea funcţionării sistemelor în vederea atingerii obiectivelor fixate în cadrul politicilor lor generale. bazată pe un înalt profesionalism. obţinerea unor produse cu caracteristici de calitate superioare. aşa cum este el definit. Desfăşurarea oricărui audit are însă ca scop final îmbunătăţirea performanţelor unei organizaţii şi tocmai de aceea. respectând cu exactitate adevărul. De asemenea.  prezentare corectă a celor constatate. astfel încât auditorii care lucrează independent să poată ajunge la aceleaşi concluzii. inutile scopului propus. Auditorii trebuie să fie independenţi faţă de activitatea auditată. să nu fie părtinitori sau să se afle într-un conflict de interese. concluziile auditului trebuie să furnizeze conducerii informaţii suficiente şi relevante pentru atingerea acestui scop. responsabilităţi neclare. integritate. principiul care guvernează desfăşurarea unui audit este principiul independenţei. precum şi utilizarea sistemului în rezolvarea problemelor şi în îmbunătăţirea calităţii. a intrărilor în proces. informaţii şi instrucţiuni contradictorii etc. ale proceselor. omise sau suprapuse. Pentru a se îndeplini caracterul de proces independent şi sistematic. ca bază a imparţialităţii şi obiectivităţii concluziilor furnizate de către auditori.  competenţă şi maxim de atenţie profesională în desfăşurarea activităţii. el trebuie să verifice importanţa care este acordată fiecărei probleme a calităţii şi perioadele de timp pentru care ele rămân nerezolvate. lipsa efectului putând lua una din următoarele forme: folosirea unor materiale superioare specificaţiilor.

îndrumări de limbă sau de cultură). procesul sau activitatea auditată. care doreşte ca propriul său sistem de management al calităţii să fie auditat în raport de o normă a acestuia. din politica organismului. • un organism independent însărcinat cu efectuarea unui audit. planificate pe parcursul unui anumit interval de timp şi desfăşurate cu un anumit scop. Pentru înţelegerea corectă şi completă a procesului de audit. sub rezerva acceptării lor de către clientul auditat şi de către responsabilul de audit. care ţine cont de exigenţele prescrise sau de alte reglementări în vigoare. Clientul poate fi: • • • auditatul. făcând apel la proprii auditori sau la o terţă parte. În funcţie de circumstanţe. Una şi aceeaşi organizaţie poate stabili mai multe programe de audit.  auditorul reprezintă persoana ce deţine competenţa necesară de a efectua un audit. nuclear etc. în vederea certificării sistemului de management al calităţii al organizaţiei auditate.  echipa de audit este alcătuită din unul sau mai mulţi auditori.  clientul auditului este organizaţia sau persoana care are un drept reglementar sau contractual de a solicita un audit. membru al echipei de audit. un client ce doreşte auditarea sistemului de management al calităţii unui furnizor.permanenţă de importanţa auditului şi de încrederea pe care clienţii le-au acordat-o. este necesară explicarea unor termeni cu care se operează în permanenţă în acest domeniu:  auditatul reprezintă organizaţia care este supusă procesului de audit. Acest expert nu funcţionează însă ca un auditor. responsabilitatea generală va fi repartizată unui responsabil de audit – şeful echipei de audit. Indiferent de faptul că un audit este efectuat de o singură persoană sau de o echipă. echipa de audit poate fi alcătuită şi din auditori în curs de formare sau din observatori. a tehnicilor sau tehnologiilor care pot afecta sistemul de management al calităţii sau modificările survenite în sistem conduc la concluzia că auditurile precedente sunt exemple de 7 .  programul de audit reprezintă un ansamblu de unul sau mai multe audituri. Această echipă poate primi în legătură cu subiectul auditat informaţii de la un expert tehnic. pe baza cunoştinţelor şi a experienţei profesionale ale acestuia (cunoştinţe referitoare la organizaţie.). farmaceutic. Necesitatea efectuării unui audit este determinată de client. Modificările importante din cadrul gestiunii organizaţiei. un organism independent mandatat să determine dacă sistemul de management al calităţii unor furnizori permite conducerea adecvată a produselor sau serviciilor aprovizionate (organisme de control alimentar.

8 . pentru nevoile interne de gestiune sau pentru conducerea activităţii. Aceste decizii le va lua împreună cu responsabilul de audit şi dacă este cazul.  concluzia auditului reprezintă de fapt rezultatul întregului audit prezentat de echipa de audit.  domeniul auditului se referă la întinderea şi la limitele unui audit. proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă în desfăşurarea unui audit. Clientul ia. Dovezile pot fi atât de natură cantitativă.  planul de audit este documentul ce descrie activităţile şi aranjamentele desfăşurate la faţa locului pentru un audit.circumstanţe ce trebuie luate în considerare pentru a decide frecvenţa auditurilor. Domeniul auditului şi gradul de profunzime sunt astfel stabilite încât să permită satisfacerea nevoii de informaţie a clientului.  constatările auditului reprezintă rezultatul evaluării dovezilor de audit. declaraţii de fapte sau alte informaţii relevante pentru criteriile de audit şi care sunt verificabile.  criteriile de audit reprezintă setul de politici. Domeniul de audit trebuie să furnizeze probe obiective şi suficiente pentru a demonstra funcţionarea eficientă a sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate iar mijloacele angajate în audit trebuie să fie suficiente pentru a permite atingerea scopului şi a gradului dorit de profunzime al auditului.  dovezile auditului sunt reprezentate de înregistrări. având la bază obiectivele auditului şi constatările înregistrate. inclusiv dovezile obiective pentru reducerea. cât şi calitativă. În interiorul unei organizaţii. precum şi şansele de îmbunătăţire existente. auditurile interne pot fi organizate la intervale regulate. eliminarea şi prevenirea neconformităţilor. cercetate în funcţie de criteriile ce stau la baza desfăşurării auditului. Normele sau documentele în funcţie de care trebuie să se conformeze sistemul de management al calităţii organizaţiei auditate sunt stabilite de client. în ultimă instanţă. deciziile referitoare la elementele sistemului de management al calităţii. Aceste constatări pot semnala conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit. cu organizaţia auditată ce va fi consultată în momentul determinării domeniului de audit. la zonele afectate şi la activităţile ce vor fi auditate.

În cazul unor audituri combinate (de calitate şi de mediu).  auditorii să fie independenţi de personalul cu responsabilităţi în activităţile ce vor fi auditate. dar cel puţin dată pe an.  cerinţele clienţilor sau nevoile altor părţi interesate. Pentru a realiza o planificare şi o efectuare corectă a auditurilor. trebuie să se acorde o atenţie maximă competenţei echipei de audit. 9 . Întinderea unui program de audit este influenţată de o serie elemente printre care: o mărimea. comune sau combinate. în vederea identificării şi furnizării acestora. orice program de audit trebuie să aibă la bază anumite obiective. printre care:  fiecare element al sistemului să fie auditat în funcţie de importanţa lui. în care trebuie acordată o atenţie sporită stabilirii responsabilităţilor şi competenţelor suplimentare necesare echipei de audit.  cerinţele sistemelui de management. la fel ca şi în cazul auditurilor comune (desfăşurate de două sau mai multe organizaţii de auditare. natura şi de complexitatea organizaţiei ce va fi auditată. care se stabilesc în funcţie de:  priorităţile managementului. Înainte de începerea auditului se impune obţinerea acordului părţilor asupra tuturor acestor aspecte. alocării de resurse suplimentare şi elaborării de proceduri adecvate. natura şi complexitatea organizaţiei auditate.  intenţiile comerciale şi riscurile potenţiale pentru organizaţie. Prin aceste programe se urmăresc o serie de obiective.  conducerea auditaţilor să fie notificată din timp cu privire la auditurile ce se vor desfăşura Programul de audit poate cuprinde unul sau mai multe audituri simple. precum şi resursele necesare. Întocmirea şi conducerea unui program de audit Organizaţiile care decid să desfăşoare audituri ale calităţii trebuie să-şi întocmească şi să desfăşoare în mod eficient un program de audit prin care să planifice numărul şi tipul auditurilor ce se vor efectua.  cerinţele reglementate şi contractuale.  nevoile de evaluare a furnizorilor etc. în funcţie de mărimea.Capitolul 2.  auditorii să fie disponibili pentru a desfăşura auditurile programate. în conformitate cu programul lor de audit).

10 . reglementările existente. o numărul. o limba utilizată.  să asigure implementarea programului de audit.  disponibilitatea auditorilor şi a experţilor tehnici de o anumită competenţă necesari  pentru realizarea obiectivelor unui anumit program de audit. să identifice şi să furnizeze resursele necesare programului. o standardele.  să stabilească responsabilităţile. o rezultatele auditurilor anterioare sau analiza programului de audit anterior.  durata auditurilor. o frecvenţa auditurilor planificate a se desfăşura. precum şi cele necesare auditurilor şi să stabilească procedurile după care se vor efectua auditurile. Programele de audit trebuie pot fi conduse de una sau de mai multe persoane responsabile. probleme culturale şi sociale etc.  realizarea şi menţinerea competenţei auditorilor şi îmbunătăţirea performanţelor acestora. în ansamblul său.  să monitorizeze. Realizarea unui program de audit necesită şi o serie de resurse. analizeze şi îmbunătăţească programul de audit prin identificarea oportunităţilor. conducerea şi îmbunătăţirea activităţilor de audit. complexitatea.  tehnicile de audit. conducerea activităţilor auditului şi înregistrarea concluziilor de audit. o nevoia de acreditare/înregistrare/certificare. importanţa. cerinţele contractuale şi alte criterii de audit. obiectivele şi durata fiecărui audit care urmează a se efectua. la identificarea cărora trebuie luate în considerare toate sursele generatoare de nevoi de resurse. o domeniul.  desemnarea echipei de audit. implementarea. respectiv: evaluarea auditorilor. şi anume:  dezvoltarea.  să se asigure de menţinerea înregistrărilor programului de audit. cazare şi alte nevoi ale auditării.o modificări semnificative ale organizaţiei sau ale activităţii sale. investite de conducerea de vârf a organizaţiei cu următoarele responsabilităţi:  să stabilească obiectivele şi întinderea programului de audit. similaritatea şi amplasarea o activităţilor ce se vor audita.  timpul de deplasare.

Pentru alegerea auditorilor şi a şefilor echipei de audit. o furnizarea resurselor necesare echipelor de audit. de evaluare continuă a nevoilor de instruire şi de dezvoltare profesională continuă a auditorilor. echipamente nucleare ş.). o stabilirea şi menţinerea unui proces de evaluare iniţială a auditorilor. responsabilii de program trebuie să stăpânească tehnicile de audit şi principiile generale ale auditului.  asigurarea competenţei auditorilor şi ale auditorilor şefi. agro-alimentare.Pentru îndeplinirea corectă a acestor responsabilităţi.a. să fie cunoscători ai aspectelor tehnice şi economice relevante ale activităţilor ce se vor audita.  menţinerea înregistrărilor programului de audit. să fie la curent cu competenţa cerută auditorilor. să posede aptitudini de management şi de asemenea. în vederea garantării competenţei în misiunea încredinţată.  tipul de servicii sau produse şi reglementările asociate (sănătate. o asigurarea auditului de supraveghere.  efectuarea auditurilor. Programul de audit necesită şi elaborarea numitor proceduri care trebuie să includă:  planificarea şi programarea auditurilor. Implementarea unui program de audit se realizează prin desfăşurarea următoarelor activităţi: o comunicarea programului de audit părţilor interesate. 11 . conducerea programelor de audit trebuie să ia în considerare următorii factori:  tipul de normă a sistemului de management al calităţii în raport de care se va efectua auditul (norme referitoare la produse. o asigurarea controlului înregistrărilor activităţilor auditului. servicii. asigurare.  selectarea echipelor de audit corespunzătoare.  efectuarea auditurilor de urmărire. o desemnarea echipelor de audit.  monitorizarea performanţei programului de audit şi înbunătăţirea acestuia. o asigurarea efectuării auditurilor conform programului.). o coordonarea şi programarea auditurilor şi ale altor activităţi ale programului de audit. logistică etc. o asigurarea analizei şi aprobarea rapoartelor de audit şi distribuirea acestora către clientul auditului şi altor părţi specificate.

controlării şi păstrării în condiţii adecvate de securitate a unor înregistrări.  aptitudinile de management ale acestei echipe. Aceste informaţii pot fi folosite în vederea ameliorării procesului de selectare a auditorilor şi a performanţelor acestora. aceste informaţii pot fi puse şi la dispoziţia comitetelor de evaluare. o compararea performanţelor auditorilor. instruire Odată implementat.  alţi factori pertinenţi. cerute de o disciplină particulară. desfăşurarea programului de audit trebuie monitorizată şi analizată în vederea evaluării măsurii în care acesta şi-a îndeplinit obiectivele şi pentru a se identifica oportunităţile de îmbunătăţire a lui.  competenţa lingvistică necesară. selectare echipă de audit. o schimbarea auditorilor între diferite echipe.  competenţa necesară pentru desfăşurarea unui audit particular. este de dorit ca auditurile efectuate de diferiţi auditori să ajungă la concluzii asemănătoare. în vederea obţinerii unei omogenităţi între auditori. 12 . o examinări ale rapoartelor de audit. Aceste metode se referă la: o ateliere de formare a auditorilor.  rezultate ale analizei programului de audit. rapoarte de audit. cât şi prin alte mijloace adecvate. Conducerea programelor de audit poate stabili şi metode de măsurare şi de comparare a performanţelor auditorilor. În acest sens. calificarea profesională sau competenţele dintr-un anumit domeniu tehnic. precum şi în identificarea celor insuficiente. o evaluarea prestaţiilor. cum ar fi:  înregistrări individuale de audit: planuri de audit. Se recomandă ca factorii de conducere ai programelor de audit să evalueze în permanenţă prestaţiile auditorilor săi.  înregistrări ale personalului auditului: evaluare auditori. Demonstarea implementării unui program de audit se realizează prin intermediul menţinerii. Dacă este necesar.  absenţa conflictelor de interese. atât prin observarea auditurilor. aceeaşi operaţie fiind practic auditată în aceleaşi condiţii.  mărimea şi structura echipei de audit. rapoarte de neconformitate şi rapoarte de acţiuni corective şi preventive.

şi anume: • iniţierea auditului ce constă în: desemnarea şefului echipei de audit. • pregătirea auditului la faţa locului care cuprinde planificarea activităţilor auditului. În urma analizei programului de audit se pot constata anumite neconformităţi ce impun acţiunile corective şi/sau preventive corespunzătoare. stabilirea echipei de audit.  conformitatea cu procedurile. care cuprinde trei etape principale. standardelor etc. care constă în: şedinţa de deschidere. precum şi oportunităţi de îmbunătăţire ale acestuia. • analiza documentelor presupune o analiză a documentelor relevante ale sistemului de management al calităţii.  practici noi sau alternative de auditare.  consecvenţa dintre echipele de audit.  înregistrările auditurilor. a înregistrărilor.  timpul necesar încheierii acţiunilor corective impuse programului de audit. stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea acordului asupra scopului auditului. vizita preliminară efectuată de şeful echipei de audit. comunicarea în timpul 13 . 2) Desfăşurarea auditului. determinarea fezabilităţii auditului. repartizarea sarcinilor în cadrul echipei de audit şi stabilirea datei de începere a auditului.. definirea obiectivelor. a domeniului şi a criteriilor de audit.Monitorizarea se bazează pe luarea în calcul a unor indicatori de performanţă care măsoară:  capacitatea echipelor de audit în implementarea planului de audit. inclusiv determinarea gradului de conformitate ale acestora. auditaţilor şi auditorilor.  evoluţia nevoilor şi aşteptărilor părţilor interesate. Analiza programului de audit urmăreşte următoarele aspecte ale acestuia:  rezultatele şi tendinţele constatate prin intermediul monitorizării. Etapele de desfăşurare ale unui audit În desfăşurarea unui audit există trei faze distincte: 1) Pregătirea auditului. Capitolul 3.  feedback-ul clienţilor auditului. planificarea documentelor de lucru.  conformitatea cu programările de audit existente.

 respectă exigenţele aplicabile auditului. fluent şi cu costuri reduse. dacă este acceptată. O dată ce contractele sunt semnate. aprobarea şi distribuirea raportului de audit. formează baza pentru contractul ce se va încheia între o organizaţie terţă şi organizaţia clientă. care cade în responsabilitatea şefului echipei de audit. Şeful echipei de audit poartă răspunderea pentru toate fazele auditului. Pentru că auditurile terţă parte implică din partea solicitanţilor plata unor taxe pentru activitatea prestată. Demararea unui proces de audit impune desemnarea de către conducerea programului de audit a unui şef de echipă de audit (auditor şef). respectiv păstrarea documentelor şi finalizarea auditului.auditului prin intermediul şedinţelor echipei de audit. este necesară o planificare a activităţii. care cuprind: • • • pregătirea.  defineşte exigenţele misiunii auditului. precum şi autoritatea corespunzătoare pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului. este desemnat auditorul şef. care să permită o evaluare demnă de încredere a organizaţiei. colectarea şi verificarea informaţiilor. în special cu privire la autoritatea şefului de echipă. preventive. respectiv verificarea acţiunilor corective. Aceste acţiuni nu sunt totuşi considerate ca parte a auditului decât în măsura în care ele sunt incluse în planul de audit). 3) Rezultatele auditului. există şi o fază iniţială care presupune o cerere de audit şi cotaţia pentru audit care. În cazul unui audit comun. precum şi pe cele ale altor directive aplicabile. 14 . El trebuie să posede capacitatea şi experienţa necesară în materie de gestiune a auditului. Pentru a se asigura un audit eficient.  participă la alegerea celorlalţi membri ai echipei de audit. înainte de începerea auditului. efectuarea auditurilor de urmărire. investigaţii.  pregăteşte planul de audit. pregătirea concluziilor auditului şi şedinţa de închidere.  pregăteşte auditul. încheierea auditului. Principalele responsabilităţi ale şefului unei echipe de audit sunt următoarele:  analizează documentele referitoare la activitatea sistemului de management al calităţii existent pentru a determina dacă acestea sunt sau nu adecvate. documentarea constatărilor. documentele de lucru şi dă instrucţiuni echipei de audit. stabilirea rolului şi a responsabilităţilor ghizilor şi ale observatorilor. de îmbunătăţire şi a altor detaliilor (un audit nu poate fi considerat complet până ce acţiunile corective nu au fost verificate. se impune acordul organizaţiilor auditate cu privire la responsabilităţile specifice fiecărei organizaţii.

 identificarea zonelor de îmbunătăţire potenţială a sistemului etc. domeniul şi criteriile în raport de care se va efectua auditul.  semnalează toate obstacolele majore ivite în execuţia auditului. procedurile. împreună cu şeful echipei de audit. În cazul unui audit combinat. standardele. activităţi şi procese ce vor fi auditate şi perioada efectuării auditului.  declanşează procesul. Domeniul auditului se referă la întinderea şi limitele acestuia: amplasamente fizice. domeniului şi criteriilor de audit. Criteriile de audit includ: politicile aplicabile. reprezintă echipa de audit pe lângă conducerea auditatului. Orice modificăre a obiectivelor.  raportează concluziile auditului în mod clar. Între obiectivele unui audit se pot înscrie următoarele:  determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului (sau al unor părţi ale acestuia) cu criteriile de audit. Principalele responsabilităţi şi drepturi ale unui client de audit sunt următoarele:  decide dacă este necesar să se efectueze un audit. coduri de conducere ale sectoarelor etc.  primeşte raportul de audit. defineşte obiectivele auditului. cât şi pe cel al clientului. astfel: 15 .  stabileşte organismul auditor. domeniului şi criteriilor de audit să corespundă naturii acestui tip de audit. legile şi reglementările aplicabile. unităţi organizatorice. Stabilirea obiectivelor. domeniului şi criteriilor auditului diferă la cele trei tipuri de audit. domeniului sau criteriilor de audit trebuie să aibă atât acordul auditatului.  evaluarea eficacităţii sistemului de management al calităţii în îndeplinirea cerinţelor specificate. fără echivoc şi definitiv. cerinţe contractuale. a obiectivelor. şeful echipei de audit trebuie să asigure ca definirea obiectivelor. în conformitate cu procedurile programului de audit. cerinţe ale sistemelor de management. O altă activitate în cadrul acestei prime etape se referă la definirea.  semnalează imediat auditatului neconformităţile critice. de către clientul auditului respectiv.  evaluarea capabilităţii sistemului de management al calităţii în asigurarea conformităţii cu cerinţele reglementate sau contractuale.  prezintă raportul de audit.

prezenţa a doi auditori oferă suport moral unul altuia. în ideea unei investigaţii cât mai eficiente. . în înţelegere cu organismul de certificare. acesta trebuie să întrunească toate condiţiile impuse şi să-şi asume şi toate responsabilităţile unui şef al unei echipei de audit. printre care: • • • echipa oferă posibilitatea de a divide munca.disponibilităţile de cooperare ale auditatului.existenţa unor informaţii suficiente şi adecvate necesare planificării auditului. prin consultare cu auditatul. responsabilul programului de audit. Determinarea fezabilităţii auditului prezintă o deosebită importanţă pentru succesul unui audit. .  auditul la furnizor sau la subcontractant va avea domeniul şi obiectivele în funcţie de relaţiile de afaceri dintre cele două părţi. 16 . trebuie să-i propună clientului auditului o alternativă la auditul solicitat. În literatura de specialitate se consideră că este de preferat ca auditul să se efectueze de cel puţin doi auditori. a unor nevoi specifice organizaţiei. auditul terţă parte pentru certificare va avea domeniul determinat de organizaţia auditată. Auditurile neplanificate (suplimentare) pot avea loc în cazul apariţiei. domeniul putând fi întreaga organizaţie. Responsabilitatea stabilirii domeniului auditului revine Departamentului de Asigurare a calităţii sau de aprovizionare al cumpărătorului. în funcţie de competenţa impusă membrilor echipei de către obiectivele auditului ce va avea loc. Stabilirea echipei de audit se realizează numai după întrunirea condiţiilor de fezabilitate a auditului.  auditurile interne trebuie să asigure acoperirea în timp util a tuturor elementelor sistemului de management al calităţii iar la planificarea lor se va stabili domeniul şi întinderea fiecărui audit. la un moment dat. Obiectivul va fi acela de evaluare a tuturor aspectelor sistemului de management al calităţii astfel ca auditatul să poată demonstra că desfăşoară activităţi eficiente (să-şi demonstreze capabilitatea) iar întinderea auditului (numărul de zile necesar pentru efectuarea acestuia) va depinde de domeniul de activitate şi de mărimea organizaţiei.disponibilitatea resurselor necesare. contract sau serviciu etc. întrebările unuia dintre auditori întreţin ideile de investigaţie ale celuilalt etc.Când auditul este efectuat de un singur auditor. În cazul neîntrunirii acestor condiţii de fezabilitate. La determinarea fezabilităţii se analizează următoarele elemente: . datorită mai multor considerente. un anumit proiect.

printre care: mărimea fizică şi localizarea organizaţiei. Aceste motive trebuie aduse la cunoştinţa 17 . Alături de acest criteriu. fie cu sprijinul  unui expert tehnic.  capacitatea membrilor de a conlucra în cadrul echipei şi cu auditatul.  cerinţele organismului de acreditare/certificare. mărimea unei echipe de audit este influenţată şi de o serie de alţi factori. auditată în conformitate cu ISO 9001 va necesita aproximativ 8-10 zile/persoană. (criterii care sunt utilizate mai mult pentru a stabili cotaţia iniţială de taxe). criteriile şi durata estimată a auditului. o organizaţie având între 500 şi 600 de angajaţi. Ca o indicaţie generală. Cele mai multe dintre organismele de certificare au propriul lor ghid privitor la stabilirea mărimii echipei de audit.  limba folosită pe parcursul auditului şi înţelegerea caracteristicilor sociale şi culturale ale auditatului fie în mod direct de către membrii echipei de audit. care va acţiona sub conducerea unui auditor. prezentarea corectă a faptelor şi aplicarea diligenţei şi discernământului în auditare (situaţii de conflict de interese. în timp ce o organizaţie având în jur de 50 de angajaţi va necesita de la 1 la 5 zile/persoană. să se folosească auditori care sunt familiarizaţi cu ramura în care acţionează organizaţia respectivă. domeniul.Resurselor umane şi materiale necesare desfăşurării unui audit sunt identificate de către responsabilul programului de audit. cât şi auditatul pot solicita înlocuirea anumitor membri ai echipei de audit în cazul existenţei unor motive rezonabile referitoare la neîndeplinirea de către auditorii respectiv a principiilor de bază ce le guvernează activitatea: profesionalism.  independenţa auditorilor faţă de activităţile ce vor fi auditate. În cazul în care prezenţa unor specialişti în cadrul echipei de audit este absolut necesară. trebuie verificată şi disponibilitatea acestora în perioada desfăşurării auditului. Atât clientul. La stabilirea mărimii şi a componenţei echipei de audit se iau în considerare următoarele elemente:  obiectivele. complexitatea operaţiilor etc. împreună cu şeful echipei de audit. ori de câte ori este posibil. comportament anterior lipsit de etică etc.  competenţa echipei ce va desfăşura auditul (identificarea cunoştinţelor şi  aptitudinilor necesare pentru realizarea obiectivelor auditului).). bazat pe numărul de angajaţi al organizaţiei care solicită auditarea. conducere etică. Echipa este selectată astfel încât. prin consultare cu clientul auditului şi cu auditatul.

conducerii programelor de audit şi a şefilor echipei de audit în vederea înlocuirii auditorilor în cauză.  să raporteze concluziile auditului.a le prezenta la cerere. necesită o completare la audit. .  să comunice şi să clarifice aceste exigenţe.  să fie capabili să răspundă unor întrebări de genul:  procedurile. în limitele codului de conduită. disponibile. documentele şi alte informaţii referitoare la sistemul de management al calităţii sunt cunoscute. în toate circumstanţele.  să pregătească şi să îndeplinească cu eficienţă sarcinile încredinţate. Principalele responsabilităţi ale membrilor unei echipe de audit sunt următoarele:  să se conformeze exigenţelor aplicabile auditului. înţelese şi utilizate de către întregul personal aflat în sectorul auditat?  toate documentele şi alte informaţii utilizate pentru descrierea sistemului de management al calităţii sunt adecvate pentru atingerea obiectivelor calitative prescrise?  să verifice eficacitatea acţiunilor corective ce decurg din constatările auditului (la cererea clientului).  să acţioneze în limitele stabilite de obiectivele auditului. eventual.  să păstreze în siguranţă documentele auditului pentru: . Una dintre caracteristicile de bază ale activităţii unui auditor este imparţialitatea iar toate persoanele şi organsimele implicate într-un audit trebuie să respecte independenţa şi probitatea auditorilor.  să fie atent la toate indicaţiile furnizate de probe şi care pot influenţa concluziile auditului sau care.  să se menţină. 18 .  să furnizeze probe obiective.  să consemneze observaţiile.  să cooperaze cu şeful echipei de audit şi să-l sprijine în îndeplinirea sarcinilor.  să adune şi să analizeze probe pertinente şi suficiente.a le garanta confidenţialitatea. necesare concluziilor referitoare la sistemul de management al calităţii.

responsabilii cu însoţirea membrilor echipei de audit. Stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea informaţiilor necesare reprezintă o altă activitate a fazei de pregătire a auditului. modul de organizare. De aici decurg şi principalele responsabilităţi ale auditatului. să fie oferite informaţii în legătură cu componenţa echipei de audit şi cu programarea propusă. Scopurile acestui prim contact sunt următoarele: • • • • • • să fie stabilite canalele de comunicaţie. stabileşte şi iniţiază acţiunile corective ce derivă din raportul de audit. să se stabilească un acord referitor la persoanele ce vor însoţi echipa de audit (observatori şi/sau ghizi). să se solicite acces la documentele şi la înregistrările relevante. care sunt următoarele: • • • • • • informează personalul asupra obiectivelor şi începerii auditului. Şeful echipei de audit se va asigura ca pe parcursul acestei vizite să întâlnească cât mai mulţi reprezentanţi din punctele cheie ale conducerii şi să petreacă cea mai mare parte a timpului cu angajaţii direct din domeniul calităţii.Auditul calităţii nu conduce la un transfer de responsabilitate a personalului implicat în obţinerea calităţii spre auditori şi nici la o extindere a câmpului de funcţii ale calităţii peste necesar. desemnează. pune la dispoziţia echipei de audit toate mijloacele necesare pentru asigurarea unei bune desfăşurări a auditului. sursa cea mai uzuală de informaţii fiind manualul calităţii. Aceste informaţii vor fi completate cu documente suplimentare. din rândul personalului său. precum şi prin culegerea de informaţii directe prin intermediul unei vizite preliminare la sediul organizaţiei ce va fi auditată (vizită de preaudit). pentru satisfacerea obiectivelor calitative. Şeful echipei de audit trebuie să cunoască activităţile organizaţiei ce se va audita. Acest contact. politicile şi procedurile. cooperează cu auditorii în vederea atingerii obiectivelor auditului. să se realizeze aranjamentele pentru audit. la instalaţii şi la toate elementele necesare. 19 . poate avea un caracter mai mai sau mai puţin oficial. la cererea auditorilor. asigură accesul. să se determine regulile specifice de siguranţă ale activităţilor. care se realizează de către responsabilii cu conducerea programului de audit sau de către şeful echipei de audit.

a şedinţei de deschidere şi de închidere. instrucţiuni de lucru ). b) fluxul produselor şi localizarea etapelor ce se desfăşoară în fiecare secţie. indiferent dacă unele dintre acestea se află în afara scopului urmărit. acces la computer sau maşina de scris.Vizita de preaudit este utilă atât pentru obţinerea unor informaţii suplimentare celor din documentele sistemului. 5) să se ia acordul asupra unor facilităţi ce trebuie create: o cameră pentru echipa de auditori. raportarea neconformităţilor şi a categoriilor lor şi posibilele recomandări ce pot fi făcute. cu scopul de a înţelege: a) dispunerea generală a organizaţiei. 9) să se clarifice orele normale de lucru. aşa cum sunt prezentate în organigrama organizaţiei. 6) să se discute despre gama de produse a organizaţiei. 3) să se pună bazele unor relaţii de încredere între auditor şi auditat. telefon. a şedinţelor de echipă. 10) să clarifice dacă există sindicate la nivelul organizaţiei şi dacă acestea au fost informate despre desfăşurarea auditului şi despre scopul acestuia. proceduri operaţionale. c) să se identifice ariile de riscuri potenţiale care pot necesita îmbrăcăminte de protecţie şi să clarifice dacă organizaţia o furnizează. complexe sau aflate pe arii geografice mari. să se clarifice responsabilităţile acestuia. 4) să se explice necesitatea şi rolul ghizilor şi al experţilor tehnici. e) să se identifice dacă sunt necesare zone de trecere de securitate sau spaţii de sterilizare ( evident. 8) să facă un tur al organizaţiei. şi să se testeze posibilitatea de a avea o copie a documentaţiei cheie (manualul de calitate. şi să finalizeze aranjamentele necesare pentru ca echipa de audit să poată lua masa de prânz în interiorul organizaţiei. 7) să fie verificate şi înţelese mai bine o serie de informaţii obţinute prin analiza documentaţiei. precum şi liniile de autoritate. pauzele de masă etc. copiator etc. autorităţile şi interfeţele. dar mai ales în cazul unor organizaţii foarte mari. d) să se identifice orice arie/tehnologie care poate necesita un auditor specialist. în funcţie de specificul activităţii ). dacă este posibil. 20 . Obiectivele principale ale acestei vizite preliminare sunt: 1) să fie identificat Directorul general. mărimea relativă şi localizarea geografică şi să obţină planul general. 2) să se explice modalitatea de desfăşurare a auditului.

Documentaţia poate include documente şi înregistrări relevante ale sistemului de management al calităţii.. Pe parcursul acestei vizite nu trebuie făcută nici o remarcă privitoare la succesul sau insuccesul evaluării viitoare sau sugerate metode alternative. şi care constă într-o evaluare a conţinutului documentaţiei în raport cu cerinţele standardului aplicabil. Analiza documentelor trebuie să stabilească dacă: • • • toate aspectele standardelor alese sunt înţelese în mod adecvat. Analiza trebuie să ţină cont de mărimea. necesar atât echipei de audit. în scopul determinării conformităţii sistemului cu criteriile de audit şi o analiză pe parcursul auditului propriu-zis. vizitele preliminare sunt folosite de către unele organisme de certificare pentru a efectua o analiză completă a documentaţiei la faţa locului iar în acest caz. să implementeze şi să menţină un sistem de management al calităţii şi să-i îmbunătăţească continuu eficacitatea. presupune practic două etape: o analiză de birou. proceduri sau modificări de documentaţie. rapoarte anterioare de audit etc. dar şi auditatului şi clientului auditului respectiv. când sunt evaluate anumite activităţi selectate privind conformitatea cu procedurile descrise în documentaţia sistemului de management al calităţii şi cu standardul aplicabil. şeful echipei de audit trebuie să-şi pregătescă înaintea efectuării acestei vizite o listă de verificări. În acest caz. care este o cerinţă standard. De aici şi necesitatea ca cerinţele acestui standard să fie înţelese înainte ca auditul să înceapă. Analiza documentaţiei. Paragraful 4. care se efectuează anterior desfăşurării auditului la faţa locului. atunci practic nu există punct de plecare în desfăşurarea unui audit pe teren. Pregătirea auditului la faţa locului presupune elaborarea unui plan de audit care să permită programarea şi coordonarea tuturor activităţilor auditului. de vreme ce există posibilitatea ca firma să întreprindă acţiunile corective înainte ca documentele să fie înainate. precum şi de obiectivele şi domeniul auditului. să documenteze. Alte audituri necesită ca documentele să fie înaintate la sediul organismului de certificare. Dacă documentaţia este incompletă sau neadecvată cu cerinţele standardului. 21 . documentaţia este suficientă pentru scopul propus. în conformitate cu cerinţele prezentului standard internaţional”.1 din SR EN ISO 9001: 2001 specifică faptul că „o organizaţie trebuie să stabilească. natura şi complexitatea organizaţiei. auditorul şef trebuie să se asigure că documentele de bază există şi să identifice orice omisiune evidentă.Uneori. sunt incluse toate ariile organizaţiei.

domeniul de audit. De asemenea. manualul calităţii. criteriile de audit şi identificarea documentelor de referinţă (de exemplu: normele sistemului de calitate aplicabile. auditat şi client. identificarea personalului cu responsabilităţi importante şi directe în zonele ce vor fi auditate. pornind de la un proiect finalizat. 22 . precum şi referenţialul folosit. responsabilităţile membrilor echipei şi să rezolve problemele legate de transport şi decazare. De asemenea. standardele urmărite etc. acestea vor trebui aduse imediat la cunoştinţa auditorului şef. Planificarea unui audit este necesară pentru a decide scopul şi obiectivele auditului. Planul va trebui să cuprindă următoarele date: • • • • • • obiectivele auditului. între şeful echipei de audit. al primirii răspunsurilor de la cei intervievaţi. ţinând cont de timpul necesar pentru examinarea documentaţiei.Tot acum se stabileşte şi strategia de audit. Gradul de detaliere a planului depinde de domeniul şi de complexitatea auditului (detaliile se pot referi la: audituri iniţiale şi ulterioare. O altă abordare poate fi aceea a selectării unui domeniu de activitate dintr-un plan sau dintr-un proiect. Planul va trebui să fie logic şi îndeajuns de flexibil pentru a permite modificări în domeniul auditului ce se impun pe parcursul derulării activităţilor de audit la faţa locului şi de asemenea.). el va fi comunicat auditorilor şi organizaţiei auditate. şeful echipei de audit trebuie să confirme scopul standardului(lor) ce va fi utilizat. Dacă organizaţia auditată are de făcut obiecţii la vreunul dintre elementele planului de audit. înaintea începerii propriu-zise a auditului şi vor trebui rezolvate. rolurile şi responsabilităţile acestora. audituri interne şi externe etc. Numai după ce planul va fi aprobat de client. Un aspect important este acela al planificării timpului necesar fiecărui domeniu.). activităţile fiind urmărite în succesiunea lor normală. sau în ordine inversă. al deplasării între diversele zone ale organizaţiei. de comun acord. astfel încât acesta să-şi poată exercita dreptul de a solicita modificări ale planului propus. pentru a asigura că obiectivele fundamentale ale auditului sunt atinse. al accesării fişierelor din computer. al aşteptărilor. precum şi ale persoanelor însoţitoare. a înregistrărilor. inclusiv unităţile organizatorice şi funcţionale. Pregătirea planului de audit reprezintă una dintre responsabilităţile şefului echipei de audit şi el trebuie înaintat auditatului cu aproximativ 6-8 săptămâni înaintea începerii auditului. întreruperilor etc. precum şi procesele de auditat. identitatea membrilor echipei de audit. începând cu primirea unui contract. se ţine cont de domeniile şi numărul locurilor de vizitat şi de complexitatea organizaţiei.

data începerii şi durata prevăzută pentru fiecare activitate principală a auditului. şeful echipei de audit trebuie să specifice metodele de comunicare cu auditatul. subiectele raportului de audit (metode de gradare a neconformităţilor) format. Când întocmeşte planul de audit. Detaliile particulare ale planului de audit vor fi comunicate organizaţiei auditate pe parcursul derulării auditului. domenii sau activităţi ale sistemului de management al calităţii. prin consultare cu membrii echipei. dacă se consideră necesare pentru o mai bună îndeplinire a obiectivelor auditului. facilităţi la faţa locului etc. competenţă. Pe parcursul auditului. Repartizarea sarcinilor în cadrul unei echipe de audit trebuie să aibă la bază îndeplinirea cerinţelor referitoare la independenţa auditorilor. lista cu repartizarea raportului de audit. utilizarea eficientă a resurselor şi. data şi locul unde va avea loc auditul. şeful echipei de audit trebuie să prezinte clientului şi organizaţiei auditate motivele. dar numai cu aprobarea clientului şi cu acordul organizaţiei auditate.). calendarul întâlnirilor cu conducerea organizaţiei auditate. să ţină cont de rolurile şi responsabilităţile auditorilor. stabileşte responsabilităţile pentru auditarea anumitor procese. structură şi data estimată a difuzării şi distribuirii acestuia. Acesta. 23 . precum şi cel al pregătirii şi distribuirii raportului de audit. auditorilor în formare şi experţilor tehnici. În cazul unui audit comun. funcţii. Dacă obiectivele nu pot fi atinse. alocarea resurselor adecvate zonelor critice ale auditului (aranjamente logistice: deplasare. amplasamente. modul de efectuare a auditului. în cazul în care dezvăluirea lor prematură ar putea compromite obţinerea de probe obiective. şeful echipei de audit trebuie să se asigure că în intervalul de timp prevăzut vor fi verificate toate ariile cheie ale organizaţiei şi toate elementele prevăzute în standarde. Repartizarea sarcinilor echipei de audit cade în responsabilitatea şefului echipei de audit.• • • • • • • • limba în care se va desfăşura auditul. acolo unde este diferită de limba auditorului şi/sau a auditatului. şeful echipei de audit poate aduce modificări ale misiunii auditorilor şi ale planului de audit. de asemenea. exigenţele în materie de confidenţialitate.

). de exemplu se poate constata că o altă parte a organizaţiei a auditat recent furnizorul/contractorul ce tocmai urmează a fi auditat. a auditatului. acest fapt trebuie adus cât mai curând posibil la cunoştinţa clientului şi a auditatului. o problemă majoră. În cazul în care se impune dezvăluirea conţinutului unui document de audit. Listele de verificare sunt instrumente de mare ajutor pentru un auditor atât pe parcursul planificării auditului. Listele de verificare sunt elaborate de fiecare auditor şi cuprind întrebările şi punctele ce trebuie verificate. Documentele necesare pentru uşurarea investigaţiilor auditorilor. membrii unei echipe de audit analizează aceste informaţii şi pregătesc documentele de lucru necesare. formulare pentru consemnarea concluziilor pe baza observaţiilor auditului. conţinutul documentelor. separat pentru fiecare compartiment sau domeniu de auditat. 24 . în conformitate cu procedurile programului de audit şi cu cerinţele de reglementare şi contractuale existente.Timpul petrecut cu planificarea şi cu selectarea faptelor înaintea auditului este esenţial. Eşantionul de audit trebuie astfel selectat încât să se obţină informaţii care să ofere o imagine cât mai clară asupra managementului calităţii în organizaţie şi a efecienţei acestuia. al raportului de audit şi toate informaţiile relevate cu ocazia unui audit sunt confidenţiale şi nu pot fi dezvăluite altei părţi fără aprobarea clientului şi în unele cazuri. în vederea realizării obiectivelor lui. auditul presupune o examinare a unui eşantion de activităţi sau de dovezi. pentru consemnarea celor constatate şi a concluziilor pot fi: • • • • liste de verificare utilizate pentru evaluarea fiecărui element al sistemului calităţii. formulare pentru consemnarea informaţiilor (dovezi de susţinere. de aceea. de comun acord între părţile participante. standardele sau ghidurile aplicabile. când atenţia lui este concentrată asupra informaţiilor pe care le urmăreşte din diferitele zone ale organizaţiei. Astfel. cât şi pentru a emite o judecată de valoare referitoare la concordanţa cu cerinţele stipulate în standarde. se pot impune anumite modificări ale sarcinilor specifice diferiţilor auditori. Cu excepţia cazurilor prevăzute de lege. Pregătirea documentelor de lucru. Pe parcursul desfăşurării unui audit. Fiind imposibilă o evaluare completă a unei organizaţii. planuri de eşantionare ale auditului. constatări ale auditului. înregistrări ale întâlnirilor etc. Documentele de lucru trebuie păstrate până la încheierea auditului iar apoi trebuie păstrate sau distruse. selectarea acestora fiind. În baza sarcinilor primite. având la bază stipulaţiile din instrucţiunile procedurale.

Desfăşurarea auditului secundă parte şi terţă parte poate cuprinde următoarele etape: • şedinţa de deschidere . echipa de audit poate sosi la organizaţia solicitantă. se confirmă canalele de comunicare şi facilităţile solicitate. • colectarea dovezilor . se realizează o analiză a planului de audit. ele sunt însă limitate de termenii privind responsabilităţile aferente şi de alte detalii. făcută.presupune auditarea procedurilor relevante. Are loc o colectare a unor dovezi obiective. prin observare şi prin inspectarea înregistrărilor. pericolul apartiţiei stereotipiei la unii auditori. gata să desfăşoare auditul. acest tip de liste este limitat în utilizare. 25 . transformate în întrebări. sunt discutate standardele urmărite şi se fac toate aranjamentele necesare. Desfăşurarea auditului Presupunând că şeful echipei de audit a desfăşurat toate activităţile legate de planificarea auditului. • şedinţele interimare de echipă . Având la bază cerinţele standardului. Capitolul 4. acestea mai pot fi numite liste de criterii.Principalele forme sub care pot fi întâlnite listele de verificare sunt următoarele: • liste de verificare sub forma criteriilor principale din standardul aplicabil şi de aceea.are loc cu factorii de conducere din organizaţie responsabili pentru funcţiile sau procesele ce vor fi auditate. pe cât este posibil. la locul şi cu angajaţii implicaţi în aplicarea procedurilor respective. • liste de verificare sub forma unor scheme logice care oferă indicii asupra stadiilor sau localizării execuţiei diverselor operaţii. Cu toate că sunt foarte folositoare în pregătirea noului personal sau a auditorilor. aceasta va fi utilizată însă numai ca un „aide memoire” pe parcursul desfăşurării auditului şi nu va trebui urmărită automat la fiecare interviu. prin chestionarea angajaţilor. În cadrul ei este explicat şi confirmat scopul auditului. Indiferent de forma listei de verificare. • liste standard de verificare care sunt realizate pe baza auditurilor anterioare. care limitează contribuţia lor la investigaţia în cauză.în cadrul acestora are loc informarea la zi organizaţiei asupra constatărilor înregistrate. Dezavantajul acestor liste constă în posibilitatea folosirii lor repetate şi de aici.

care este responsabil pentru caracterul precis şi complet al acestuia. însă el va cuprinde următoarele elemente:  identificare unică. în conformitate cu planul de audit. organizaţia decide formatul raportului de audit şi poate alege doar să completeze lista de verificare. Auditul nu se încheie însă odată cu şedinţa de închidere. are loc pregătirea şedinţei de închidere şi a formularelor de acţiuni corective. are drept scop confirmarea oficială a informaţiilor comunicate în şedinţa de încheiere.în cadrul acesteia îi sunt prezentate verbal Directorului general al organizaţiei cele mai semnificative constatări şi se fac recomandările necesare. urmând o serie de activităţi. sunt rezolvate toate neînţelegerile şi se stabileşte perioada necesară de îndeplinire a acţiunilor corective impuse. cea mai importantă este completarea raportului de audit. a clientul auditului şi a membrilor echipei de audit (numele şi titlurile şefului echipei de audit. constatărilor şi concluziilor auditului (cu referinţe complete asupra documentelor ce definesc sistemul de management al calităţii sau asupra contractelor semnificative pentru audit). Forma şi conţinutul raportului de audit rămân la latitudinea auditorului. 26 .• redactarea neconformităţilor . prin date.  datele şi locurile unde au fost efectuate activităţile de audit la faţa locului. Raportul de audit este pregătit sub direcţia şefului echipei de audit. ale auditorilor şi calificarea lor ca auditori). printre care. domeniului. eventual planul de audit.  confirmarea că obiectivele auditului au fost îndeplinite în cadrul domeniului.  zonele neacoperite din domeniul auditului. criteriilor. • şedinţa de închidere . pentru o viitoare trasabilitate.  rapoartele de neconformitate.se realizează pe baza dovezilor obiective constatate şi prin încadrarea acestora în diferitele categorii de neconformităţi existente.  evaluare clară şi precisă a obiectivelor.  identificarea organizaţiei auditate. în funcţie de gradul lor de gravitate. Pentru auditurile interne. Raportul de audit. Totodată. De asemenea. notele de neconformităţi şi un rezumat. care va reflecta cu fidelitate spiritul şi conţinutul auditului.

cu aprecierile echipei de audit asupra gradului de conformitate cu cerinţele şi asupra eficienţiei sistemului de management al calităţii în îndeplinirea activităţii şi a obiectivelor calităţii). raportul de audit trebuie să conţină o declaraţie privind confidenţialitatea conţinutului şi o listă de distribuire a lui. care trebuie protejate. trebuie comunicate clientului motivele de întârziere şi convenită o dată revizuită pentru difuzare. iar dacă aceasta nu este posibilă. se pot prezenta recomandări de  îmbunătăţire. Înainte de a fi transmis organizaţiei auditate. de genul proprietăţii industriale. În cazul auditurilor terţă parte. el va trebui analizat de conducerea acestuia. Raportul de audit este analizat. dacă raportul este pregătit pentru un client. Documentele auditului (înregistrările complete ale auditului) trebuie păstrate sau distruse 27 . De asemenea. concluziile şi recomandările (declaraţia sumară.  dacă este specificat în obiectivele auditului. numele persoanelor contactate în timpul auditului.  opiniile divergente nerezolvate între echipa de audit şi auditat. deoarece poate conţine informaţii confidenţiale. putând fi semnat şi de un membru din conducerea clientului sau a organizaţiei (în funcţie de procedurile programului de audit). Transmiterea raportului de audit se va face numai către Directorul general al organizaţiei auditate. Rapoartele celor mai multe organisme de certificare trebuie să fie semnate şi de un membru din conducerea organizaţiei auditate. trebuind să rămână confidenţial. cu confirmare de primire. raportul va cuprinde şi un sumar al acţiunilor corective recomandate sau asupra cărora s-a căzut de acord. este prezentat un sumar al auditului. difuzarea raportului de audit trebuie să se realizeze în perioada de timp convenită. Raportul de audit este proprietatea clientului sau a auditorului şi dacă nu există o înţelegere contractuală.  lista cu numele şi funcţiile celor ce au participat la şedinţa de deschidere şi de  închidere şi uneori. datat şi semnat de şeful echipei de audit. scrisoarea însoţitoare va descrie procedurile necesare pentru implementarea şi verificarea acţiunilor corective. În acest caz. În nici un caz el nu poate fi transmis unei alte părţi fără acordul auditatului şi al clientului. ei nu sunt obligaţi să-l ofere celor auditaţi.  planuri ale acţiunilor ulterioare convenite. Auditul se consideră încheiat când raportul de audit este remis clientului şi tocmai de aceea.

în conformitate cu procedurile programului de audit.Date: audit : 14-16 Octombrie 2010 raport: 23 Octombrie 2010 Acord Rezultatele conţinute în acest raport sunt acceptate ca fiind corecte şi precise.L.  corespondenţa înainte şi după audit.R.Organizaţia “S.C. Piscom S. precum şi în conformitate cu reglementările contractuale şi legale în vigoare. Piscom S. În situaţii oficiale. astfel ca activităţile auditate să satisfacă cerinţele ISO 9001. durata de păstrare este de 20 de ani. Înregistrările complete ale auditului se referă la următoarele documente:  raportul de audit.  programul din care face parte auditul şi planul auditului în cauză.  monitorizarea acţiunilor corective. organizaţie auditată şi auditoare.R.potrivit acordului dintre client.Auditori : Lucian Popescu şi Valentin Dobre .L.  listele de verificare şi notiţele cu observaţii. RAPORT DE AUDIT AL CALITĂŢII .. cu documentele susţinătoare.C.” . 28 . Recomandările făcute indică modificări necesare ale sistemului de management al calităţii în cadrul organizaţiei S.  calificarea auditorilor.

. Piscom S.. şi acceptat.L...Semnătură Organizaţia S.. a apărut necesitatea auditării sistemului de management al calităţii la organizaţia S. care a fost examinat anterior de către.. g) Inspecţie interfazică şi finală...L. 29 .. h) Refuzuri/concesii/acţiuni corective.. d) Planificarea producţiei.L.şi organizaţia S.C... 2...... Tehnică de audit Auditul a comparat practicile organizaţiei cu sistemul de management al calităţii prescris în Manualul calităţii organizaţiei S... Piscom S. b) Extrudere. : Auditori: Lucian Popescu şi Valentin Dobre 1. f) Montarea accesoriilor. e) Departamentul Proiectare/Tehnic.. Piscom S.. Introducere Având la bază termenii acordului încheiat între organizaţia. c) Galvanizare... Piscom S.. la intervale specificate. e) Testarea presiunii.L...C. privitor la inspecţia şi certificarea sistemelor hidraulice produse. La următoarele activităţi au fost verificate instrucţiunile......C.R. c) Aprovizionare. j) 10...R.R..C. g) Proceduri de calibrare.... d) Tratamente termice... Pe parcursul auditului au fost investigate mostre ale următoarelor activităţi: a) Structura organizatorică. i) Componente ale produselor. b) Biroul Desfaceri..Depozite şi locuri de stocare. f) Laborator. Aceasta a dus la desfăşurarea unui audit între 14-16 Octombrie 2010.R.. (inclusiv documentaţia adiacentă). practicile şi înregistrările: a) Preparare.

3. 30 . b) Urmărire S-a căzut de acord ca neconformităţile să fie urmărite de D-nul P. Limite ale auditului Auditul a investigat numai acele activităţi descrise în Manualul calităţii. Plan de audit a) Audit : A fost desfăşurat în perioada 14-16 Octombrie 2010..h) Ambalare şi livrare. c) Neconformităţi : Pe parcursul auditului au fost notate 7 neconformităţi ale sistemului de management al calităţii.R. absenţa unor comentarii asupra oricărei părţi a sistemului de management al calităţii nu implică automat concordanţa deplină a acestuia cu cerinţele existente.C. 4. astfel încât organizaţia X să merite reînnoirea înregistrării cu data de 1 Ianuarie 2011. Ataşăm copii ale acestora. Neconformităţile 1-7 trebuie rezolvate satisfăcător. Limitare de responsabilităţi Atâta timp cât auditul s-a bazat pe eşantionare. d) Concluzii şi recomandări Rezultatele auditului au demonstrat că sistemul de management al calităţii organizaţiei S.R. Piscom S. El va investiga acţiunile corective la sfărşitul lunii Noiembrie 2010 şi va raporta constatările organizaţiei S.L.L. Piscom S. are unele scăpări faţă de cerinţele SR ISO 9001:2006. 5.C. Au fost numerotate de la 1 la 7.

31 . termenul de audit este utilizat în sensul de examinare a calităţii produselor. procesele intreprinderii. rezultatele proceselor (produse. servicii). fiind planificate şi programate în funcţie de natura şi importanţa activităţilor respective. referitoare la calitate. serviciilor. proceselor unei intreprinderi sau a sistemului calităţii în ansamblu.CONCLUZII Auditurile calităţii reprezintă examinări "sistematice" ale activităţilor şi rezultatele acestora. Prin auditurile calităţii se evaluează: sistemul calităţii mtreprinderii in ansamblu sau elemente ale acestuia. În domeniul managementului calităţii.

a produselor şi serviciilor pe care le oferă. Tehnici şi Instrumente. Grren D. 2. Quality Auditing . Olaru M. 3. Ciobanu E. BIBLIOGRAFIE 1.. Chapman & Hall. Managmentul calităţii. Aceste audituri pot avea o diversitate de obiective si pot de asemenea sa includă audituri comune sau combinate. Principii fundamentale şi vocabular” 32 . Audit Qualité. Marti M. Mills D. corespund cerinţelor specificate (în standarde sau în alte documente normative) şi pentru a evalua în ce masura procesele sunt ţinute sub control. natura şi complexitatea organizatiei care urmeaza a fi auditata. Ed. OID.Constantinescu D. 1977. sau cele noi. specificaţii tehnice etc. Auditul Calităţii. 5. Un program de audit poate include unul sau mai multe audituri in funcţie de mărimea. instrucţiuni. manualul calităţii. 1995. O intreprindere poate hotărî efectuarea unor audituri periodice pentru a stabili dacă produsele în curs de fabricaţie.).1993. Bucureşti 1999. a proceselor sale.. A II-a revizuită şi adaugită. SR ISO 9000:2001 „Sisteme de management al calităţii. 4. Ed. Scopul principal al auditului calităţii este de a evalua acţiunile corective necesare pentru eliminarea deficienţelor şi posibilitatile de îmbunătăţire a sistemului calităţii intreprinderii. Economică.Această evaluare se realizează în raport cu "dispozitiile prestabilite (standardele aplicabile.. 6. Gower Publishing Group. ICM. ASE. pentru a stabili în ce măsură ele sunt respectate. Olaru M. precum şi pentru furnizarea resurselor pentru desfasurarea eficace si eficienta a acestora în cadrul intervalului de timp specificat. Un program de audit include de asemenea toate activităţile necesare pentru planificarea şi organizarea tipurilor şi numarului de audituri. Les Editions d’Organisations. 7. Paris. Managmentul calităţii. ISO 9000 Quality System Auditing. proceduri. Bucureşti 1999. 1986 . Bucureşti.. ed.

Qality Management and Quality Assurance Standards Part2. productie monaj şi service."Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/saude mediu". 10. Generic guidelines for the appliction of ISO 9001. SR EN ISO 9001:1995. 11. Sistemele calităţii model pentruasigurarea calităţii în proiectare. Managementl calităţii şi elemente ale sistemului calităţii partea I ghid. ISO 9000-2:1997.8. SR EN ISO 19011:2003 . 9. 9002 and ISO 9003. SR EN ISO 9004-1:1998. dezvoltare. 33 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->