Cycle Paie Personnel

Mmoire de fin dtudes
ISCAE 2004-2005
Avant propos : Justification du choix du thme quant loption poursuivie

lISCAE.
Introduction:
Problmatique traiter et prsentation du plan gnral.
Partie prliminaire: Contrle interne (fondement et mthodologie).

Dfinition du contrle interne. Les normes du contrle interne. Les objectifs du contrle interne et conditions de son existence. Les dispositifs du contrle interne. Les moyens et les outils. La mthode.
Premire partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procdures.
Section 1: Description dtaille du dispositif interne du circuit PAIE. 1- lobservation physique. 2- Le questionnaire de prise de connaissance. 3- La narration. Section 2: Etablissement du diagramme de circulation. 1- Dfinition du diagramme. 2- Avantages et inconvnients. 3- Elaboration dun diagramme horizontal de circulation. Section 3: Vrification de l'existant. 1- Dfinition et objectif. 2- Application du test de conformit.
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Chapitre 2: Evaluation du contrle interne.

Section1: Etablissement d'un questionnaire d'valuation. 1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? O? Quand ? Comment ? 2- Le questionnaire dvaluation de la fonction Paie du Personnel. Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tches. 1- Structure de la grille. 2- Application de la grille. Section3:Identification des forces et des faiblesses. 1- Les points forts du systme. 2- Les points faibles du systme. Section4:Contrle de l'application permanente des procdures.
Deuxime partie: En guise de recommandations pour amliorer le systme actuel. Chapitre1: Proposition d'amliorations apporter au systme Chapitre2: Rponses des audits aux recommandations proposes
Synthse. Conclusion gnrale : Les limites du contrle interne. Annexes. Bibliographie
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Avant propos
La quatrime anne du cycle normal de lISCAE est une anne particulire par rapport aux annes qui la prcdent en ce sens que cest une anne dintgration dans le monde professionnel. Cette anne se matrialise par un stage de deux mois, par un mmoire de fin dtudes qui, la diffrence des rapports de stage qui sont descriptifs ou analytiques, a une vocation beaucoup plus pratique et pragmatique. Par ailleurs, puisquau niveau de loption finance- comptabilit que je suis linstitut senseigne une unit denseignement intitule Audit , je me suis oriente dans la qute de mon sujet de mmoire vers le domaine de laudit interne qui est devenu un sujet dactualit et un domaine trs vaste qui fait couler beaucoup dencre.
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Introduction
Les impratifs auxquels lentreprise marocaine se trouve confronte ont considrablement volu au cours de ces dernires annes. Les mutations que connat son environnement voluent une cadence trs acclre (restructuration, rformes bancaires, comptables et fiscales, libralisation..). Pour viter toute restriction leur capacit comptitive, nos entreprises doivent pouvoir sadapter ce mouvement marqu par la mondialisation de lconomie, sans omettre le rythme des innovations technologiques et la concurrence acharne. Dans un tel contexte, la survie dune entreprise reste tributaire de sa capacit dintgrer la rapidit et la complexit de ces mutations, notamment par la qualit danticipation et le degr de ractivit de ses dirigeants. Afin de relever de tels dfis, nos entreprises doivent disposer doutils de pilotage et de contrle plus performants qui leur permettent de faire face des risques de plus en plus importants. A cet gard, le rle de laudit interne est essentiel pour valider la qualit du contrle interne. Restreint jusqu ces derniers temps dans ce rle traditionnel, laudit interne au Maroc a pris une dimension nouvelle caractrise par llargissement de son plan daction savoir : lvolution du parcours classique vers dautres fonctions, et cest justement, vers ce rle de consultant interne pour lensemble de lentreprise que laudit interne soriente aujourdhui. Conscient de ces considrations et compte tenu du dveloppement rapide quont connu ses activits et par consquent, la multiplication des oprations y affrentes. Lentreprise en question intgre au niveau de ses priorits la fonction Audit interne. Et cest pour cette mme raison que la cration de cette fonction a vu le jour au niveau de son organisation structurelle. Le premier travail ralis a concern laudit des procdures achat, vente et stocks . Et dans le cadre de la continuit des missions ralises, on ma confie la mission daudit de la fonction Paie du Personnel et qui va tre le sujet de ce mmoire de fin dtudes. Lobjectif de ce mmoire est donc dvaluer le contrle interne de la fonction Paie du personnel en diagnostiquant les procdures en vigueur et en cherchant de leur porter des modifications bien tudies visant lamlioration du systme actuel.
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Dans la premire partie de ce travail, jessaierai de raliser un diagnostic de la fonction paie du personnel. Deux chapitres y seront traits, le premier permet une prise de connaissance des procdures mises en place, le deuxime se penchera sur une valuation du contrle
interne en identifiant Les points forts et les points faibles du systme et en contrlant l'application permanente de ces procdures. La deuxime partie quant elle sassimile un panel de recommandations pour venir au bout des faiblesses identifies prcdemment.
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Partie prliminaire: contrle interne (fondement et mthodologie).

Dfinition du contrle interne : Le contrle interne est lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise. Il a pour but dun ct dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre lapplication des instructions de la Direction et de favoriser lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de lentreprise, pour maintenir la prennit de celle-ci . Les normes du contrle interne : Le contrle interne obit certains principes de base. Il sagit de Huit rgles de conduite, que si elles sont respectes, confrent au systme les outils pour la ralisation de ses objectifs. Le principe dorganisation : Lorganisation est le besoin fondamental de tout systme. Conscients de cela, les professionnels de lAudit ont souvent privilgis ce principe des autres principes du contrle interne. Quand on parle dorganisation, il ne sagit pas uniquement de dfinir les responsabilits de chacun dans lentreprise (organigramme), ou encore de dcrire les procdures suivre pour chaque tche dans un manuel propre celle-ci, mais il sagit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et de les attribuer des personnes diffrentes. Il en est ainsi pour : La fonction de dcision (vendre, acheter, investir..) ; La fonction de dtection de valeurs montaires ou biens physiques ; La fonction de comptabilisation et denregistrement ; La fonction de contrle et dapprobation comprenant un systme dautorisations.
En fait, le cumul entre deux fonctions entrane un risque de fraude sans quelle puisse tre dtecte. Nanmoins, cette sparation de fonctions ne simpose pas vraiment qu la grande entreprise, elle est mme difficile respecter dans la petite
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entreprise. Dans ce dernier cas, le grant est le seul dtenteur des pouvoirs et spcialement la signature sociale.
Le principe dintgration : Il stipule le droulement des procdures dans un systme dautocontrle. Ceci ne peut se raliser quavec des recoupements, des contrles rciproques ou des moyens techniques appropris, et on peut mme ajouter ce que lon appelle les moyens matriels de production. Le recoupement : il permet la comparaison dune mme information provenant de deux sources indpendantes. Ce moyen a toujours t lun des plus utiliss pour assurer la protection des biens ou la fiabilit des informations. Le contrle rciproque : il consiste dune part en un travail qui prolonge un autre tout en permettant de contrler ce dernier. A titre dexemple, le rapprochement bancaire est tabli par une personne autre que celle qui tient le journal de banque. Dautre part, il sagit dun traitement simultan et selon mme procdure dune information, mais par deux personnes diffrentes de faon vrifier lidentit des rsultats obtenus. Les moyens techniques : lutilisation de ces moyens vise rduire autant que possible les risques derreurs crs de lintervention humaine. Il sagit notamment des programmes informatiques. Les moyens matriels de protection : ils comprennent des moyens physiques et la restriction laccs certains documents, systmes ou locaux. Le principe de permanence : Il ressemble au principe comptable de permanence des mthodes dvaluation et de prsentation des comptes annuels. En matire de contrle interne, la procdure ne doit pas tre applique dune manire intermittente ou pire ne jamais tre respecte, mais elle doit tre prvenue. Cette stabilit des procdures est ncessaire dans la mesure o la perte de temps engendre par la mise en place des nouvelles structures ncessitant souvent une adaptation tant des lments humains que des moyens matriels. Nanmoins, le respect de ce principe de permanence ne doit pas constituer une entrave pour lentreprise suivre le dveloppement de son environnement. Le principe duniversalit :
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Il signifie que le contrle interne concerne toutes les personnes dans lentreprise et en tout lieu, c'est--dire, quil ne doit pas y avoir de personnes exclues du contrle par privilge, ni de domaines rservs ou dtablissements mis en-dehors du contrle interne.
Ce principe est gnralement le plus bafou, soit au nom de la confidentialit, soit pour le manque de temps, ou encore par crainte des pouvoirs dune baronnie propre lentreprise. Dans certains cas, la violation des procdures est justifie par plusieurs raisons (lassouplissement pour ne pas gner toute lactivit de lentreprise). Le principe dindpendance : Ce principe implique que les objectifs du contrle interne sont atteindre indpendamment des mthodes et moyens de lentreprise . Ainsi, mme si lentreprise utilise des moyens sophistiqus, elle ne doit pas pour autant liminer les contrles intermdiaires qui lui assurent que les objectifs de sauvegarde du patrimoine et defficience des oprations soient atteints. Le principe dinformation : Linformation qui chemine dans les circuits dun contrle interne doit rpondre certains critres. Il sagit de la pertinence, lutilit, lobjectivit, la communicabilit et la vrifiabilit. Une information pertinente est une information adapte son objet et son utilisation. Elle doit tre accessible dans le temps et le lieu voulus. Lutilit de linformation rejoint la pertinence et vise la satisfaction du besoin de son destinataire. Par ailleurs, le conseil suprieur de lordre des experts comptables prcise quune information utile doit tre directe, non redondante et conomique. Applique linformation, lobjectivit est limpartialit, linformation ne doit pas tre dforme volontairement. Linformation communicable est une information explicite et assez dtaille que le destinataire peut tirer facilement des renseignements dont il a besoin. Une information est vrifiable quand il est possible de retrouver sa structure, autrement dit, linformation comporte suffisamment de rfrences qui la justifient et lauthentifient. Le principe dharmonie :
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Il sagit dun simple principe de bon sens qui exige que le contrle interne soit adapt au fonctionnement de lentreprise, aux scurits recherches et au cot du contrle interne qui dpasse celui entran par une dfaillance, car la redondance des contrles va au dtriment de la rapidit de linformation.
Le principe de la qualit du personnel : La qualit du personnel influence beaucoup le bon droulement des oprations au sein de lentreprise et garantit la qualit du systme du contrle interne. Bien quun contrle interne respecte tous les principes signals auparavant, le recrutement de personnes qualifies pour les postes quelles devraient occuper est un complment dcisif pour la russite du systme du contrle interne. Chacune de ces normes, dcrites ci avant, est la composante dun ensemble quil est difficile de dissocier. Cest la cohrence de cet ensemble qui fait la qualit du contrle interne dune entreprise. Si lon privilgie lune des normes par rapport aux autres, un dsquilibre peut tre cr qui ne peut que nuire la fiabilit du tout, et notamment des informations enregistres. Les objectifs du contrle interne et conditions de son existence : Les objectifs : Le contrle interne concourt la ralisation dun objectif gnral que lon peut dcliner en objectifs particuliers. Lobjectif gnral cest la continuit de lentreprise dans le cadre de la ralisation des buts poursuivis. Pour atteindre cet objectif gnral, on assigne au contrle interne des objectifs permanents regroups sous 4 rubriques : 1) Scurit des actifs : Un bon systme de contrle interne doit viser prserver le patrimoine de lentreprise et ses actifs non seulement les actifs immobiliss, les stocks, les actifs immatriels, mais galement les Ressources Humaines, limage de lentreprise ainsi que les informations confidentielles de lentreprise. 2) Qualit des informations : Le contrle interne doit permettre la chane des informations dtre fiables et vritables, exhaustives, pertinentes et disponibles.
3) Respect des instructions de la Direction : Respect des politiques, plans, procdures, lois et rglementations. 4) Optimisation des ressources : Utilisation conomique et efficace des ressources.
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Les conditions dexistence : Les conditions dexistence dun bon contrle interne se rsument donc en deux propositions : lexemple de la Direction : Elle doit, la premire, matriser ses activits de faon rationnelle en adoptant les dispositifs du contrle interne adquats. La vertu de lexemple est fondamentale, elle vaut toutes les injonctions et toutes les instructions. Cette attitude doit tre visible pour tre efficace : il doit tre connu et reconnu que la Direction Gnrale de lentreprise poursuit les objectifs permanents du contrle interne et pour ce faire adopte les dispositifs ncessaires. La formation du management : La formation du manager doit comporter une initiation au contrle interne. Elle va dmonter tout le mcanisme des dispositifs de contrle interne, ceux-l mme que les auditeurs auront apprcier. Les dispositifs du contrle interne : On peut regrouper en six rubriques lensemble des dispositifs de Contrle Interne que chaque manager doit sattacher mettre en place:
Les objectifs : Elles doivent naturellement sinsrer dans le cadre des objectifs gnraux du contrle interne, dj analyss. A partir de ces objectifs gnraux, et en veillant ce quils soient respects, chaque responsable dfinit les objectifs spcifiques sa mission, lesquels sont apprcis par lAuditeur interne en fonction des critres ci aprs : Ils doivent concourir la ralisation de la mission assigne au responsable. Ils doivent tre dclins lintrieur du service : chaque objectif spcifique se ralise par la ralisation cumule de sous objectifs assigns aux responsables oprationnels du service.
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Ils doivent tre mesurables, c'est--dire exprims en termes numriques : valeurs objectives atteindre ou dpasser, ratios, indicateurs dactivit ou de qualit. Ils doivent pouvoir tre suivis par le systme dinformation disposition du management, lequel doit tre construit en fonction de la nature des objectifs assigns chacun.
La stratgie : Cest la mise en place des moyens permettant la ralisation des objectifs : Sont-ils adapts aux objectifs fixs ? Lexamen de cette question rvle souvent de graves distorsions, sources de dboires et dinefficacit. Sans personnel comptent tout systme de contrle interne est condamn et nombreux sont les cas dans lesquels les anomalies rencontres ont pour cause une formation insuffisante ou, ce qui revient au mme, une formation non mise jour. Les systmes dinformation et de pilotage : Lobservation des systmes dinformation par lauditeur interne doit le conduire examiner les cinq critres qui vont lui permettre de porter un jugement sur la qualit de ces dispositifs : Ils doivent concerner toutes les fonctions. Ils doivent tre fiables et vrifiables. Ils doivent tre exhaustifs. Ils doivent tre disponibles en temps opportun. Ils doivent tre utiles et pertinents.
Lorganisation : On ne contrle que ce qui est organis, tant entendu que contrle signifie matrise . Cest dire quil sagit l dun lment particulirement important dans la panoplie des dispositifs de Contrle Interne. Une organisation de qualit doit respecter trois principes gnraux, elle se compose de quatre lments constitutifs. Les trois principes respecter : - Ladaptation. - Lobjectivit.
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- La scurit ou la sparation des tches. Les quatre lments constitutifs dune organisation sont : - Lorganigramme, pour savoir qui commande qui. - Lanalyse de poste pour savoir qui fait quoi.
- Le recueil des pouvoirs et latitudes pour connatre les limites des pouvoirs de chacun. - Llment matriel qui organise lenvironnement. Les procdures : Les procdures de lentreprise doivent tre dfinies et concerner toutes les activits et tous les processus. Ces documents doivent tre : Ecrits. Simples et spcifiques. Mis jour rgulirement. Ports la connaissance des excutants. La supervision : Cest le sixime dispositif du contrle interne dont les auditeurs examineront la qualit. On peut tout dabord dfinir la supervision par ce quelle nest pas : ce nest pas refaire le travail de ses subordonns, ce nest pas tendre des piges pour dceler les erreurs,
Superviser cest : Dabord un acte dassistance : aider le collaborateur dans les tches nouvelles et difficiles, lui montrer le chemin, rgler les conflits et ce faisant dtecter ses points forts et ses points faibles. Ensuite un acte gratifiant : montrer aux autres que lon sintresse leur travail, que leurs efforts ou leurs difficults ou leurs performances ne sont pas ignors.
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Cest enfin un acte de vrification : montre que de temps autre, selon une priodicit tout fait alatoire, mais certaine, quelquun vient vrifier comment les choses se passent.
On peut ajouter hors catgorie , lAudit Interne puisquune organisation qui bnficie des services dune fonction dAudit Interne est mieux matrise que celle qui nen bnficie pas.
Les moyens et les outils : Pour apprcier la qualit des diffrents dispositifs du contrle interne, identifier leurs faiblesses et recommander les amliorations utiles lauditeur interne va utiliser des moyens et des outils. Les moyens sont dutilit indispensable et donc systmatiquement utiliss chaque Mission dAudit Interne. Les outils sont, au contraire, disposition de lauditeur qui choisira tel ou tel en fonction du but poursuivi, de la nature du problme, de lenvironnement etc. Les moyens : Les moyens utiliss par les auditeurs internes peuvent tre considrs comme des dmarches logiques qui vont sinscrire tout naturellement dans le cadre mthodologique. On dnombre deux moyens dinvestigation utiliss par les Auditeurs internes et qui sinscrivent des moments diffrents du processus mthodologique : Les questionnaires, la FRAP (Feuille de Rvlation et dAnalyse de Problme). Les outils. Les outils daudit peuvent tre classs selon plusieurs critres : Les outils dinterrogation qui vont aider lauditeur formuler des questions ou rpondre des questions quil se pose, savoir : - Les sondages statistiques. - Les interviews. - Les vrifications et rapprochements divers.
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Les outils de description, on pourrait presque dire de rvlation , qui ne prsupposent pas de questions particulires, mais vont aider mettre en relief les spcificits des situations rencontres : - Lobservation physique. - La narration. - La grille danalyse des tches. - Le diagramme de circulation.
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La mthode : La mission daudit se dcoupe en priodes prcises et identifiables, et qui sont toujours les mmes : La phase de prparation : qui ouvre la mission, exige des auditeurs une capacit importante de lecture, dattention et dapprentissage. Elle peut se dfinir comme la priode au cours de laquelle vont tre raliss tous les travaux prparatoires avant de passer laction. La phase de ralisation : fait beaucoup appel aux capacits dobservation, de dialogue et de communication. Cest ce stade que lon fait le plus appel aux capacits danalyse et au sens de la dduction. La phase de conclusion : elle exige galement et avant tout une grande facult de synthse et une aptitude certaine la rdaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette dernire priode. Lauditeur va cette fois laborer et prsenter son rapport.
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Premire partie: Diagnostic de la fonction Paie- Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procdures.
Section 1: Description dtaille du dispositif interne du circuit PAIE. 1- lobservation physique. Lobservation physique est un outil dapplication universelle car tout est observable. Observation des processus Comment se droule une opration de pointage ? Comment se droule ltablissement dun journal de paie ? Comment se droule la vrification des calculs ? Comment se droule le paiement des salaris ? etc.
Au cours de ces observations, on doit tre attentif pour dceler toutes les insuffisances ou les dysfonctionnements. Observation des documents Au cours de cette phase, jai pu examiner toute la documentation existante sur le sujet: Absence de rapports daudit antrieurs de la fonction Paie Personnel. Consultation des procdures internes de gestion du personnel : a) b) c) d) e) Procdure de licenciement Procdure IGR Procdure Jours fris Procdure Lgislation Procdure Gestion Personnel
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f) g) h) i)
Procdure Logiciel RH Procdure Recrutement Scurit sociale : Recueil rsum des textes lgislatifs et rglementaires Procdure dapplication .
Consultation des imprims de gestion du personnel : a) b) c) d) e) Demande de recrutement Fiche de description des postes Fiche de dclaration de pointage du personnel journalier Dclaration de recrutement des salaris temporaires Fiche didentit et analyse du profil 2- Le questionnaire de prise de connaissance. Ce document va permettre la collecte des informations dont la connaissance est ncessaire pour lapprciation du contrle interne. Lors dune premire runion avec le responsable du secteur des Ressources Humaines, il a expliqu les trois types de paies existantes au niveau de la socit, savoir : Le virement mensuel : effectu par le secteur Ressources humaines le 15 de chaque mois. Il concerne le personnel rmunr sur la base dun forfait mensuel. Le mode de rglement tant le virement bancaire. Le virement journalier : ralis par le secteur Ressources humaines le 25 de chaque mois. Il concerne le personnel rmunr sur la base dun taux journalier. Le salaire de cette catgorie de personnel fait lobjet dun virement bancaire mensuel. Le journal de paie : dcentralis au niveau des filires et ples. Il est dit la fin du mois et concerne la majorit des salaris journaliers (temporaires ou permanents). Les fonds sont dbloqus par des agents en vue dun rglement en espces de cette catgorie de personnel.
Donnes quantitatives : - Rpartition de leffectif par catgorie du personnel (Au 31/12/04)
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N Catgorie Cadres suprieurs Cadres et Cadres assimils Agents de matrise et agents de matrise assimils Agents dexcution Ouvriers spcialiss Ouvriers TOTAL TOTAL DOMAINE Effectif Permanent 8 19 50 14 141 51 283 Temporaire % /Structure 1% 2% 6% 2% 17% 72% 100%
543 543 826
- Nombre de centres de paiement Les centres de paiement sont au nombre de 7 et sont rpartis comme suit : Donnes qualitatives : 1) Le mode de rmunration des dirigeants : fixe. 2) Le systme de paiement utilis : Informatis pour le journal de paie et le virement journalier. Manuel pour le virement mensuel.
3) Le systme comptable utilis : informatique et dvelopp en interne. 4) Pas denvironnement syndical.
Informations rglementaires : 1) Dispositions des conventions collectives : Absence dune convention collective. 2) -Quel est le type de contrat conclu avec le salari temporaire ? : - Un Contrat dure dtermine.
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-Pour quelle dure ? : -La dure ncessaire pour accomplir le travail caractre saisonnier par le salari temporaire sans dpasser 5 mois et demi. -Est il renouvelable ? -Oui et pour plusieurs fois. 3) -Quel est le type de contrat conclu avec le salari permanent ? et pour quelle dure ? -Priode dessai de 6 mois - recrutement provisoire de 12 mois puis la titularisation.
3- La narration. Tout au long de mon analyse, je vais mintresser aux trois modes de paiement (le virement journalier, le virement mensuel et le journal paie espces). Pour ce qui est du journal paie espces et pour une contrainte de temps, mon tude sera limiter une seule filire.
Le journal paie espces : La Filire est scinde en 2 secteurs .Chaque secteur est son tour subdivis en sections. 1re opration : Le pointage des journaliers temporaires et permanents. Au niveau du premier secteur: Qui : Chefs de section. Quand : En dbut de journe. Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salari (temporaire ou permanent). Il coche la journe correspondante dans le cahier de pointage et garde la carte de pointage jusqu la fin de la journe pour la remettre nouveau au salari journalier concern. Au niveau du 2me secteur: Qui : Pointeur. Quand : En dbut de journe. Comment : Idem que le Premier secteur.
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2me opration : La dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires. Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : le chef de section remplit la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et lenvoie au chef de secteur pour signature. 3me opration : Les Heures supplmentaires travailles durant des jours ouvrables. Au niveau du premier secteur : Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois.
Comment : Le responsable de la section transcrit sur papier les heures supplmentaires par salari et le signe. Ce document est ensuite envoy au pointeur qui calcule la rmunration correspondante sur la base dune majoration de salaire de 17% pour les heures travailles le jour et 20% pour celles travailles la nuit. Ce montant est report sur le cahier de pointage. 4me opration : La ventilation de la main duvre : Qui : Chefs de section. Quand : Chaque quinzaine. Comment : le chef de la section remplit limprim de ventilation de la main duvre et lenvoie au responsable de la pr-comptabilit et la paie. 5me opration : Remise du cahier et des cartes de pointage. Au niveau du premier secteur : Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : Il envoie le cahier et les cartes de pointage au responsable de la prcomptabilit et la paie de la filire.
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Au niveau du 2me secteur: Qui : Pointeur. Quand : A la fin du mois. Comment : Idem que le 1er Secteur. 6me opration : La cessation de travail dun temporaire. Au niveau du premier secteur: Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage labsence du salari concern.
Au niveau du 2me secteur: Qui : Pointeur. Quand : A la fin du mois. Comment : le chef de section informe oralement le pointeur de larrt de travail du salari temporaire. Ce dernier le notifie au niveau du cahier de pointage. 7me opration : La prparation de la paie. Qui : Responsable de la pr-comptabilit et la paie. Quand : A la fin du mois. Comment : -Saisie du journal de paie : Il saisit le journal de paie par matricule partir du cahier de pointage. -Comparaison et vrifications : Il compare les informations du journal de paie avec celles des cartes de pointage, de la dclaration de recrutement des salaris temporaires et de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires.
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-Autres gains : Il reporte la rmunration des heures supplmentaires dans la colonne autres gains du journal de paie. -Les crdits accords par les uvres sociales : Il transcrit le montant des dductions des crdits accords par les uvres sociales (suivi par les RH) dans la colonne Avances sur salaire du journal de paie. -Les avances sur salaire accordes par la filire loccasion de lAD : Il dduit le montant de ces avances du salaire des journaliers. - La dclaration mensuelle de cessation dactivit du personnel temporaire : Il tablit une dclaration du personnel temporaire qui a arrt les 15 jours durant ce mois et lenvoi aux chefs de secteur pour signature. - La ventilation de la main duvre par secteur : Il prpare une ventilation de main duvre par secteur qui rsume lensemble des ventilations de main duvre tablies par les chefs de section et lenvoi aux chefs de secteur pour signature. - Edition du journal de paie.
8me opration : Signature du journal de paie Qui : -Chef de filire. - Chef de secteur. Quand : Aprs rception du journal de paie. 9me opration : Contrle du journal de paie Qui : Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines. Quand : Aprs rception du journal de paie, de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et de la dclaration mensuelle de cessation dactivit du personnel temporaire. Comment : - Contrle des taux de salaire appliqus. - Contrle des priodes de travail du personnel temporaire.
- Contrle des dductions de charges sociales.
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- Etablissement dun tat des dductions de journal de paie et des versements la rgie. - Visa du journal de paie : le responsable de la paie met la mention SAISIE PAIE dans la dernire page du journal de paie, la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et la dclaration de cessation dactivit du personnel temporaire. - le responsable de la paie garde une copie du journal de paie, de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et la dclaration de cessation dactivit du personnel temporaire et retourne ces documents au responsable de la pr-comptabilit et la paie de la filire. 10me opration : Etablissement de lordre de paiement. Qui : Responsable de la pr-comptabilit et la paie de la filire. Quand : Aprs visa du journal de paie par le secteur Ressources Humaines. Comment : Il tablit lordre de paiement et lenvoi au chef de filire pour signature.
11me opration : Comptabilisation des rmunrations. Qui : Responsable de la comptabilit de la filire. Quand : Aprs rception de lordre de paiement, du journal de paie et de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires. Comment : - Vrification des totaux du journal de paie. - Saisie comptable : Il passe les critures de comptabilisation de la paie et met jour la comptabilit analytique. - Etablissement du chque : Il tablit le chque au nom du rgisseur dsign de la filire qui assure galement la fonction de responsable de la paie et de la pr- comptabilit. - Etablissement de la lettre daccompagnement du chque. 12me opration : Signature du chque. Qui : Responsable du secteur comptabilit et finance.
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Quand : Aprs rception du chque. 13me opration : Signature de la lettre daccompagnement du chque. Qui : Le responsable du Ple Ressources. 14me opration : Signature du chque. Qui : Le Directeur gnral. Quand : Aprs rception du chque et dun tat comparatif entre lensemble des charges salariales de ce mois avec celles du mme mois de lanne dernire. 15me opration : Retour du chque et de la lettre daccompagnement du chque la filire . 16me opration : Signature de la lettre daccompagnement du chque. Qui : Le rgisseur dsign par la filire. Quand : Aprs rception du chque.
Comment : Il signe la lettre daccompagnement du chque et lenvoie au secteur comptabilit et finances. 17me opration : Rglement des salaris pays en espces. Qui : Le rgisseur dsign de la filire. Quand : Aprs encaissement du chque par le rgisseur. Comment : Assist par le responsable de pointage, le rgisseur procde la paie de chaque salari sur la base de la copie du journal de paie et de la carte de pointage dment signe par le bnficiaire. Au terme de cette opration, il tablit un Procsverbal de rglement de la paie. Virement journalier : 1re opration : Le pointage du personnel journalier. Qui : Chef de section. Quand : En dbut de journe. Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salari. Il garde la carte de pointage jusqu la fin de la journe pour la remettre nouveau au salari journalier concern. 23
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2me opration : Remise des cartes de pointage. Qui : Chef de section. Quand : Le 25me jour du mois. Comment : Il envoie les cartes de pointage au responsable de la prcomptabilit et la paie de la filire. 3me opration : La dclaration de pointage du personnel journalier. Qui : Le responsable de la pr-comptabilt et la paie. Quand : Le 25me jour du mois. Comment : Il remplit la fiche de dclaration de pointage du personnel journalier et lenvoie au chef de secteur pour signature.
4me opration : La dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires. Qui : Le responsable de la pr-comptabilt et la paie. Quand : Le 25me jour du mois. Comment : Il remplit la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et lenvoie au chef de secteur pour signature. 5me opration : Remise de la fiche de dclaration de pointage du personnel journalier et la dclaration de rglement de journes de travail supplmentaires Qui : Le responsable de la pr-comptabilt et la paie. Quand : Le 26me jour du mois. Comment : Il envoie la fiche de dclaration de pointage du personnel journalier et la dclaration de rglement de journes de travail supplmentaires au secteur des Ressources Humaines. 6me opration : Prparation de la paie. Qui : Le responsable de la paie du secteur des Ressources Humaines.
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Quand : le 27me jour du mois
Comment : - Saisie des bulletins de paie. - Etablissement du journal de paie par filire ou ple. - Elaboration dun journal de paie rcapitulatif de lensemble des filires et ples. - Rapprochement du journal de paie avec celui du mois prcdent. - Signature du journal de paie. - Etablissement de lordre de virement. 7me opration : Contrle du journal de paie. Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines.
Quand : le 28me jour du mois. Comment : - Vrification des taux journaliers. Vrification des journes de travail dclares par la filire ou ple. Contrle de la colonne CNSS. Comparaison des salaires du mois avec ceux du mois prcdent. Vrification des totaux de lordre de virement. Signature des journaux de paie par secteur.
8me opration : Signature du journal de paie. Qui : Le responsable du ple Ressources. Quand : Aprs rception des journaux de paie. 9me opration : Contrle des dbits et des crdits. Qui : Le responsable du secteur comptabilit et finances.
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Quant : Aprs rception des journaux de paie par filire ou ple, du journal de paie rcapitulatif de lensemble des filires et ples et de lordre de virement. Comment : -
Contrle des dbits et des crdits. Signature de lordre de virement. Envoi chaque responsable de la comptabilit dune filire ou dun ple le total des charges salariales pour les comptabiliser.
10me opration : Signature de lordre de virement. Qui : Le Directeur gnral.
Virement mensuel : 1re opration : Prparation de la paie. Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines. Quand : Le 27me jour du mois. Comment : - Saisie des bulletins de paie. - Etablissement du journal de paie (virement mensuel). - Prparation dune rpartition des salaires par secteur. - Signature du journal de paie. - Etablissement de lordre de virement. 2me opration : Signature du journal de paie Qui : Le responsable du ple Ressources. Quand : Aprs rception du journal de paie.
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3me opration : Comptabilisation de la paie Qui : Le responsable du secteur comptabilit et finances. Quand : Aprs rception du journal de paie et de lordre de virement. Comment : Il vrifie les informations reportes dans le journal de paie puis il envoie chaque responsable de la comptabilit dune filire ou dun ple le total des charges salariales pour les comptabiliser et enfin il signe lordre de virement. 4me opration : Signature de lordre de virement. Qui : Le Directeur gnral.
Section 2: Etablissement du diagramme de circulation. 1- Dfinition du diagramme. Le diagramme sert dcrire la circulation des documents entre les diffrentes fonctions et centres de responsabilit, dindiquer leur origine et leur destination et donc de donner une vision complte du cheminement des informations et de leurs supports. Cette mthode de schmatisation remplace une longue description et ses avantages lemportent largement sur ses inconvnients. Il est noter quil existe deux modles de prsentation relatifs aux diagrammes de circulation, savoir : le diagramme vertical. Le diagramme horizontal.
Jai opt pour le diagramme horizontal car la circulation se fait horizontalement, ce qui rend aise sa lecture. - Table de symboles : (voir ci- aprs)
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Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pice de caisse.
Etablissement dune liasse.
Traitement informatique.
Lettre dans le triangle Classement dfinitif dfinit le mode de classement A alphabtique Classement provisoire N numrique C chronologique Plac sous un triangle le classement indique que la vrification de la suite numrique fait partie du systme. Circulation physique dun document En cas dambigut le numro de lexemplaire de la liasse est indiqu.
Sortie du circuit : client : envoi Fournisseur : envoi dtruit
Renvoi une autre page un symbole identique portant la mme lettre.
Point de dpart dun circuit plac au dessus du document initial.
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Opration manuelle
Contrle par comparaison.
Prnumrot
Indique : prnumrot Numrot quand mis Non numrot
Circulation dinformation par opposition circulation physique dun document. Par exemple : vrification dun prix dachat
Joindre, attacher, coller, agrafer, Ce symbole ne doit pas tre utilis si les documents ne sont pas physiquement joints, utiliser dans ce cas la circulation dinformation
Livre, grand-livre, tarif, livre dinventaire, tout livre reli ou feuillets mobiles
Bande dadditionnement
Traitement sur procd comptable autre quordinateur ou cartes perfores : Dcalque main Machine comptable
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2- Avantages et inconvnients : Avantages - cest un document figuratif, donc facile lire et comprendre. Chaque opration est matrialise par un symbole diffrent : cration de document, duplication, comparaison, archivage ; la circulation des documents est indique par des flches qui traversent les entits concerns. - cest un document logique qui amne se poser des questions-type propos de chaque document : - combien dexemplaires ? - qui les envoie ? - o arrivent-ils ? - quen fait-on ? Les oprations sont montres dans leur ordre squentiel, do : - Mise en vidence des points forts et des points faibles : les points de contrle sont clairement identifis et les interfaces entre services mises en lumire. La schmatisation va rendre visible les anomalies : document inutilis, absence de contrle, ou contrle insuffisant, traitement redondant, etc. - Les risques domission sont minimiss : un document, un exemplaire ne peuvent tre oublis car le diagramme permet de les suivre la trace. - Enfin, et ceci nest pas un des moindres avantages, Le diagramme de circulation est galement un outil dautocontrle en ce sens quil permet de sassurer que lon a bien compris les explications fournies. Cest galement un moyen de validation dinformations obtenues par dautres sources. Les inconvnients Linconvnient majeur est quil sagit dune technique difficile et quil faut pratiquer souvent pour bien la matriser. On cite galement le fait que ne pouvant tout traduire en symbole, le document ncessite souvent la rdaction de notes complmentaires qui lalourdissent et vont lencontre du principe figuratif. Un bon dessinateur de flow-chart saura nanmoins rduire ces notes au minimum disponible.
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3- Elaboration dun diagramme horizontal de circulation. Le journal paie espces Le diagramme : (voir ci aprs).
Chef de Filire
Chef de Secteur
Filire Chef de Section
Pointeur
pr comptabilit et paie
Secteur des R.H
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Signature
Dclaration De recrutement des salaris temporaires Enregistrement
Carte de pointage
Dclaration De rglement des J de T sup
Cahier de pointage
Dclaration Mensuelle de cessation dactivit
Signature
Edition du journal De paie
Filire Chef de Filire Chef de Secteur Chef de Section Pointeur pr comptabilit et paie
Secteur des R.H
Ventilation de la main duvre par secteur
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Ventilation de la main doeuvre
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signature
signature
signature
Contrle par comparaison
Etablissement de lordre de paiement
Visa Saisie Paies
Chef de Filire
Filire Chef de Secteur
pr comptabilit et paie
Responsable du ple Ressources
Comptabilit et Finances
Directeur du Domaine
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signature
Comptabilisation
Comptabilisation
Signature
Lettre daccom pagneme nt du chque
Chque
Signature
Signature
Signature
Encaissement du Chque
Paiement des journaliers.
NB : - Au niveau du Premier Secteur, les chefs de sections assurent galement la fonction de pointeurs. - Le responsable de la pr-comptabilit et paie de la filire occupe galement la fonction de rgisseur.
Virement journalier : Filire Chef de Chef de pr- comptabilit Secteur des R. H. Le responsable Le responsable
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Secteur
section
Carte de pointage
et paie
Fiche de dclaration de pointage du personnel temporaire
du secteur RH
de la paie
Dclaration de Rglement des journes de travail supplmentaires Signature Edition du journal de paie de la filire
Edition dun journal de paie rcapitulatif de lensemble des filires et ples
Contrle par comparaison
Signature du journal de paie
Secteur des R.H.
Responsable du ple Ressources
Secteur Comptabilit et Finance
Directeur du domaine
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Contrle des dbits et des crdits
Comptabilisation
Signature de lordre de virement
Virement mensuel : Secteur Responsable Secteur Directeur
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des RH
du ple Ressources
Comptabilit et finance
du domaine
Edition du journal de paie
Contrle et vrifications
Comptabilisation
Section 3: Vrification de l'existant. 1- Dfinition et objectif :
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Le test de conformit, appel aussi test de comprhension , est le premier test queffectue lauditeur. Il lui permet de vrifier quil a bien apprhend le systme existant dans la socit ; cela signifie dune part que lon lui a bien dcrit les procdures qui sont normalement appliques dans lentreprise, et dautre part quil a bien compris les explications que lon lui a fournies. Ce test na pas pour objet de prouver lapplication des procdures, mais den contrler lexistence. 2-Application du test de conformit : Aprs avoir pris connaissance du circuit Paie sur la base de ce que les responsables mont raconte, il sagit maintenant de vrifier et de sassurer que le systme ainsi dcrit correspond effectivement la ralit. En effet, lopration consiste tester la procdure du dbut jusqu la fin laide du test de conformit. Pour sa mise en uvre, jai assist : Au niveau de la filire, toute lopration de la paie des journaliers (journal de paie en espces). En commenant par le pointage des journaliers jusqu leur paiement la fin du mois. Au niveau de la Direction des Ressources Humaines au virement mensuel et journalier.
Le test de conformit ma permis de rectifier les erreurs de comprhension et de corriger les inexactitudes dans les informations recueillies auprs des responsables interrogs, ainsi que dapprofondir la connaissance du systme.
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Section1: Etablissement d'un questionnaire d'valuation. 1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? O? Quand ? Comment ? Ces cinq questions universelles permettent de regrouper lensemble des interrogations concernant les points de Contrle, en couvrant tous les aspects : QUI ? Questions relatives loprateur, quil sagit didentifier avec prcision et par l mme de voir sil existe, quels sont ses pouvoirs et dans quelle mesure il y a identit entre la ralit et le rfrentiel. QUOI ? Permet de regrouper toutes les questions permettant de savoir de quoi il sagit, quel est lobjet de lopration. O ? Pour ne pas omettre de tester tous les endroits o lopration se droule. QUAND ? Permet de poser des questions relatives au temps : dbut, fin, dure, saisonnalit, planning.. ? COMMENT? Questions relatives la description du mode opratoire : Comment recrute-t-on ? Comment fait-on le pointage ? etc. Lutilisation de la piste daudit est parfois trs utile pour suivre, comprendre et apprcier toute une chane doprations.
Application de ces 5 questions au journal de paie en espces. QUI ?
- Qui fixe le salaire au taux du S.M.A.G ?
Le chef du secteur concern
- Qui dcide de loctroi des avances sur salaires ?
Le chef de filire sur dcision du Directeur Gnral.
- Qui autorise les jours supplmentaires ?
Le chef de secteur.
- Qui ralise les calculs de paie ?
Le responsable de la pr comptabilit et la paie.
- Qui vrifie les calculs ?
Le secteur des Ressources Humaines.
QUOI ? 40
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- Quels sont les lments constitutifs de la paie ?
-Nbre jours travaills. -Salaire jours travaills. -Nbre jours supplmentaires. -Salaire jours supplmentaires. -Prime danciennet. -Salaire brut. -Cotisation CNSS. -Retenues diverses. -Avance sur salaire. -Autres gains. -Net payer.
- Les prts et avances y sont-ils intgrs ?
Oui
O ?
- O sont enregistres les donnes de base ?
sur une application informatique.
- O se passe la centralisation ?
au niveau du secteur R.H.
-Y a t il plusieurs centres de paiement au niveau de la filire?
Non
Quand ?
- Quand est effectu le calcul de la paie ?
A la fin du mois.
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- Quand les calculs sont-ils vrifis ? - A quelle date est ralis le paiement ?
Aprs ldition du journal de paie. En dbut du mois, pas de date prcise.
Comment ? En enregistrant les renseignements du salari journalier (temporaire ou permanent) et en lui appliquant le taux du SMAG dans le journal de pointage et de paie. Informatique
- Comment est fix le salaire au taux du S.M.A.G ?
- Comment est calcule la paie de chacun ?
2-Le questionnaire dvaluation de la fonction Paie du Personnel. Ce questionnaire va analyser les procdures de contrle interne pour chacune des tapes du circuit de paie du personnel suivantes : Donnes permanentes : Gnralits. Embauche. Pointage. Promotion, mutations. Dparts. Crdits accords par les uvres sociales.
Prparation de la paie. Comptabilisation de la paie. Paiement des rmunrations. Respect des obligations lgales.
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Pour parvenir effectuer cette analyse, un ensemble dacteurs responsables du circuit de la paie ont t viss dans le but de leur poser des questions. Ainsi, le questionnaire a t adress aux personnes suivantes : Le responsable du secteur des Ressources Humaines. Le Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines. Le Responsable de la pr- comptabilit et la paie au niveau de la filire. Le Responsable de la comptabilit au niveau de la filire . Le Chef de section complexe II. Le pointeur du 2me secteur.
Donnes permanentes. - Gnralits : OUI 1) Existe-t-il un fichier permanent du personnel au niveau de la filire ? NON NON Observations La filire ne garde aucun fichier de personnel, tous les documents relatifs au personnel sont envoys au secteur des Ressources Humaines.
2) Existe-t-il un fichier permanent du OUI personnel au niveau du secteur des Ressources Humaines ? 3) Est-ce quil contient? photo ? situation de famille ? date dengagement ? dtail des rmunrations? 4) Laccs ce fichier est-il protg ?
OUI
OUI OUI OUI OUI
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5) Du fait que la paie est informatise, le fichier permanent est-il rgulirement rapproch ;au niveau de la filire ; avec le fichier informatique pour vrifier quaucune modification non autorise na t apporte ce dernier ?
NON
Car le service de pr-comptabilit et la paie de la filire ne garde pas de fichier permanent du personnel pour faire un rapprochement avec le fichier informatique.
6) Les oprations sont-elles soumises lapprobation dun responsable ? embauche dun temporaire ? OUI Lapprobation du chef de secteur. NON -Au niveau du 2me Secteur le responsable de section informe oralement le pointeur de larrt de travail du salari temporaire sans remplir une dclaration de cessation dactivit du salari temporaire. - Au niveau du 2me secteur, Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage le dpart du salari concern sans remplir une dclaration de cessation dactivit du temporaire.
dpart dun temporaire?
- Embauches :
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7) Est-ce que vous dlivrez une carte de travail aux Salaris ?
NON
Seule la carte de pointage est donne aux salaris Il y a des dclarations de recrutement qui ne contiennent ni la date de recrutement, ni la priode de travail. Seule la carte de pointage est donne la personne nouvellement recrute.
8) Est-ce quau niveau de la dclaration de recrutement des salaris temporaires au niveau de la filire, le chef de section mentionne toujours la date fin du contrat ?
NON
9) Est-ce que vous communiquez aux salaris par crit lors de l'embauchage, les dispositions relatives aux domaines ci-aprs ainsi que chaque modification qui leur est apporte : - le rglement intrieur ; - les horaires de travail ; - les modalits d'application du repos hebdomadaire ; - les dispositions lgales et les mesures concernant la prservation de la sant et de la scurit, et la prvention des risques lis aux machines ; - les date, heure et lieu de paye ; - le numro d'immatriculation la Caisse nationale de scurit sociale ; - l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles.
NON
10) Est-ce toutes les dclarations de travail exposent- clairement les conditions de rmunration pour viter toute contestation
NON
Il existe des dclarations qui ne mentionnent pas le
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ultrieure ? 11) Le recours au personnel temporaire est til justifi par les chefs de section ? NON
salaire.
- Pointage
12) Est-ce quil y a un formulaire pour la OUI dclaration de travail des journes supplmentaires ? 13) Quelle est la rmunration dun jour de repos travaill par un salari sans quil bnficie dun autre jour de repos compensateur? Le responsable de la pr-comptabilit et paie et le responsable du secteur des Ressources Humaines ont affirm que La rmunration dune journe supplmentaire est gale une journe ouvrable.
14) Est-ce quil y a un formulaire pour la OUI dclaration des Heures de travail supplmentaires ?
Mais, Le chef de section ne remplit pas limprim de dclaration des Heures de travail supplmentaires par salari. NON 2 rponses diffrentes : Le pointeur du secteur a affirm quil calcule la rmunration des heures supplmentaires sur la base dun
15) Est-ce que vous pratiquez une OUI majoration pour le calcul de la rmunration des Heures supplmentaires ?
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barme (une majoration de salaire de 17% le jour et 20% la nuit) et ajoute le montant trouv au cahier de pointage, le responsable de la pr-comptabilit et la paie porte ce montant au niveau du journal de paie dans la case Autres gains. Quant au responsable du secteur des Ressources Humaines , il a assur quaucune majoration nest faite pour le calcul de la rmunration des Heures supplmentaires mais ces heures sont transformes en journes supplmentaires payes au mme taux quune journe normale. - Promotions- mutations : 16) Les promotions et mutations sont-elles OUI autorises par une personne responsable ?
- Dparts :
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17) Est-ce que le salari temporaire peut tre OUI renvoy avant larrive du terme fix dans la dclaration de recrutement?
18) Lors du dpart des salaris temporaires OUI est ce quon vous envoie une dclaration de cessation de travail?
NON
Le secteur des Ressources Humaines a rpondu Oui mais les chefs de section de la filire ont affirm quils ne remplissent pas de dclaration de cessation de travail du temporaire. Les fichiers informatiques et permanents du personnel ne sont pas mis jour.
19) Le service responsable de la paie est-il inform des personnes temporaires qui ont cess pour le notifier au niveau de leurs fichiers ? 20) Les dparts du mois font-ils lobjet dun contrle suffisant pour sassurer que : - leur cessation dactivit a enregistre au niveau de leur fichier ? t
NON
NON
- Crdits accords par les uvres sociales : 21) Pour ce qui est de ltat des crdits OUI accords par les uvres sociales, Est-ce que cest le secteur des Ressources Humaines qui fait le suivi de ces crdits ? 22) Est-ce quil y a des erreurs damortissement de ces crdits? OUI Absence dun bon suivi de ces crdits.
Prparation de la paie.
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23) Les donnes variables (les heures travailles, les journes de travail supplmentaires) sont-elles approuves par une personne responsable avant dtre communiques aux personnes charges de prparer le journal de paie ? 24) Les autres gains accords aux salaris font-ils lobjet dune approbation spcifique ? 25) Les calculs du journal de paie sont-ils vrifis par une personne indpendante de celle qui les a tablis ?
OUI
NON
Les autres gains reports dans le journal de paie ne sont pas justifis. Le secteur des Ressources Humaines
OUI
26) Le journal de paie est-il approuv par un OUI responsable avant mission des modes de paiement ? 27) Les cotisations sociales (part salariale) sont-elles contrles par rapport au total du journal des salaires avant enregistrement et paiement ? OUI
28) Les dclarations sociales sont-elles OUI tablies rgulirement ?
Comptabilisation de la paie 29) Les oprations diverses sur les comptes relatifs au personnel et aux charges sociales sont-elles autorises ? 30) Limputation des critures de charges ou produits relatifs la paie fait-elle lobjet dun contrle indpendant ? OUI
OUI
Une vrification globale par le responsable du secteur comptabilit et finance.
31) Le total de la paie enregistr en comptabilit gnrale est-il rapproch avec la comptabilit analytique (heures et valeur) ?
OUI
Paiement des rmunrations.
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32) Le montant du chque est-il rapproch avec le total du journal de paie approuv avant signature ? 33) Est-ce que la caisse est approvisionne par le montant exact des montants payer ? 34) Lidentit des bnficiaires est-elle vrifie avant paiement ? 35) Un reu est-il sign par les bnficiaires (les journaliers) ?
OUI
OUI
OUI
NON
Mais, ils signent les cartes de pointage et le journal de paie Mme personne
36) La fonction du rgisseur dsign par le secteur est-il assur par une personne diffrente celle qui prpare la paie ? 37) Les paies non rclames sont-elles conserves dans un coffre, et enregistres par une personne indpendante de la conservation des espces ? 38) Le compte bancaire est-il rapproch mensuellement avec le relev de la banque par une personne indpendante de la paie ? OUI
NON
Le rgisseur central
OUI
Le secteur comptabilit et finance.
Obligations lgales. 39) Est-ce que vous avez un rglement intrieur ? 40) Est-ce quil est affich ? NON
NON
Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tches.
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1- Structure de la grille. La grille danalyse des tches est une photographie un instant T de la rpartition du travail. Sa lecture va permettre de dceler sans erreur possible les manquements la sparation des tches et de reprer les cumuls des fonctions. On a pu concevoir une grille pour la fonction Paie du Personnel, elle comporte le dcoupage unitaire de toutes les oprations relatives la fonction et les responsables qui assument chaque tche sous forme dun tableau double entre. 2-Application de la grille. Le journal paie espces :
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Mmoire de fin dtudes Oprations
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- Le pointage des entres et des sorties du personnel. - La dcision de recrutement des temporaires. - Lautorisation des primes. - Lapprobation des heures travailles supplmentaires -La prparation de la paie. - La vrification des calculs. - Lautorisation des montants des avances. -Lapprobation finale de la paie. - La prparation des modes de paiement. - La signature du chque. - Le rapprochement du compte bancaire rserv aux salaires avec le relev bancaire - La centralisation de la paie. - Les dclarations sociales. -Le paiement des charges sociales. - La dtention des dossiers individuels du personnel. - La distribution des salaires. - La garde des paies non rclames.
Le responsable de la filire
Le responsable du secteur
Le
OUI
responsabl e de OUI la section
LeOUI pointeur
OUI
Le responsable de la prcomptabilit et de la paie.
Le secteur des Ressources humaines
La comptabilit et finances
La Direction gnrale
Le rgisseur central
OUI
OUI OUI
OUI OUI OUI
OUI OUI OUI OUI OUI
OUI OUI OUI
OUI
OUI OUI
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Section3: Identification des forces et des faiblesses. Cette tape revient identifier les forces et les faiblesses du systme examin travers des rponses recueillies durant la phase de remplissage du questionnaire. Cette dmarche me permettra de faire une apprciation globale des diffrentes procdures que jai censes tudier. 1- les points faibles du systme : Rappel des faiblesses apparentes releves lors de la phase de prparation : F1 : Aprs consultation des procdures internes intitules vigueur, on constate que celles-ci nont pas t actualises suite lentre en vigueur le 7 juin 2004 des dispositions du nouveau code de travail. Risque : Non-conformit la rglementation en vigueur. Aprs consultation des procdures gestion du personnel, on remarque que : 1) F2 : les procdures de paie ne sont pas suffisamment explicites : Les responsabilits de chacun ne sont pas clairement dfinies. (on mentionne seulement le secteur concern : Ressources Humaines, comptabilit et informatique). 2) F3 : les procdures ne sont pas mises jour pour suivre la nouvelle organisation de lentreprise. 3) F4 : Les procdures engager en cas de cessation dactivit des salaris temporaires ne sont pas mentionnes. Risque : Drogation au principe dorganisation qui prconise de dfinir les responsabilits de chacun dans lentreprise (organigramme) et de dcrire les procdures suivre pour chaque tche. Lanalyse de ces points faibles est prsente ci-aprs pour chaque stade du processus de paie. Gnralits : F5 : La filire ne dtient aucun dossier individuel de son personnel, tous les documents relatifs au personnel sont transmis au secteur des Ressources Humaines. Risques : 1- La non dcentralisation de la gestion administrative du personnel peut reprsenter un frein lautonomie de la gestion des filires et causant ainsi des anomalies, savoir le retard dans le traitement de linformation de base relative au personnel, la non mise jour du fichier informatique, la non transmission de 53
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certaines pices relatives au mouvement du personnel et la non satisfaction des besoins en information du personnel concernant leur situation administrative, etc. Par ailleurs, la non dcentralisation de la gestion du personnel entrane une surcharge de travail au niveau du secteur des Ressources Humaines du fait quil gre linformation de plusieurs structures. 2- Du fait que la filire ne dtient pas les dossiers de son personnel, aucun rapprochement nest fait entre le fichier permanent (le dossier physique) et le fichier informatique F6 : Le responsable de la paie et pr- comptabilit de la filire na pas connaissance de lexistence dune procdure de paie respecter : Manque dinformation du personnel. Risque : Non respect des procdures de gestion du personnel. Recrutement des salaris : F7 : Aucune carte de travail nest dlivre aux salaris alors que les procdures mises en place prvoient dans un chapitre carte de travail ce qui suit : La carte de travail est obligatoire pour tout salari. Elle doit imprativement mentionner les indications suivantes : lidentit de lemployeur et du travailleur lge du salari et sa date dentre en service le numro dinscription sur le carnet de paye le taux de salaire, les primes et autres avantages le mode de rmunration (horaire, journalier etc.) les avances et les acomptes La carte de pointage est obligatoire et ne peut tre confondue avec la carte de travail. Elle doit comporter le pointage des journes de travail effectu par le salari . Egalement le nouveau code de travail stipule dans son article 23 : L'employeur est tenu de dlivrer au salari une carte de travail. La carte doit comporter les mentions fixes par voie rglementaire. Elle doit tre renouvele en cas de changement de la qualification professionnelle du salari ou du montant du salaire . Et le non respect de cet article donne lieu une amende mentionne dans larticle 25 suivant : Article 25 : Sont punis d'une amende de 300 500 dirhams : - la non dlivrance et le non renouvellement de la carte de travail dans les conditions prvues par l'article 23
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Risque : Non respect des procdures mises en place et des dispositions du nouveau code de travail. F8 : Non communication aux salaris par crit lors de leur embauche, les dispositions relatives aux domaines ci-aprs ainsi que chaque modification qui leur est apporte : - le rglement intrieur ; - les horaires de travail ; - les modalits d'application du repos hebdomadaire ; - les dispositions lgales et les mesures concernant la prservation de la sant et de la scurit, et la prvention des risques lis aux machines ; - les date, heure et lieu de paye ; - le numro d'immatriculation la Caisse nationale de scurit sociale ; - l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles. Risque : Non- Respect de larticle 24 du nouveau code de travail qui donne lieu une amende mentionne dans larticle 25. Article 24 : De manire gnrale, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures ncessaires afin de prserver la scurit, la sant et la dignit des salaris dans l'accomplissement des tches qu'ils excutent sous sa direction et de veiller au maintien des rgles de bonne conduite, de bonnes moeurs et de bonne moralit dans son entreprise. Il est galement tenu de communiquer aux salaris par crit lors de l'embauchage, les dispositions relatives aux domaines ci-aprs ainsi que chaque modification qui leur est apporte : - la convention collective de travail et, le cas chant, son contenu ; - le rglement intrieur ; - les horaires de travail ; - les modalits d'application du repos hebdomadaire ;
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- les dispositions lgales et les mesures concernant la prservation de la sant et de la scurit, et la prvention des risques lis aux machines ; - les date, heure et lieu de paye ; - le numro d'immatriculation la Caisse nationale de scurit sociale ; - l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles . Article 25 : Est punie d'une amende de 2.000 5.000 dirhams, la non communication aux salaris lors de leur embauchage des dispositions prvues l'article 24 ci-dessus ainsi que des modifications qui leurs sont apportes . F9 : Retard dans la remise de la majorit des dclarations de recrutement des salaris temporaires au secteur des Ressources Humaines (cachet du bureau dordre faisant foi). Risque: 1- Non respect de la mention Cette dclaration doit tre transmise au B.O. le jour mme ou au plus tard le lendemain de la date de recrutement au niveau du modle dimprim de Dclaration de Recrutement. 2- Retard dans le traitement des informations au niveau du secteur des Ressources Humaines, savoir limmatriculation la CNSS des nouveaux embauchs non immatriculs, etc. F10 : Les chefs de section ne renseignent pas des rubriques de certaines dclarations de recrutement des salaris temporaires (la date de recrutement, la priode de travail ...) document vis par le responsable du secteur. Risque : Manque dinformations au niveau des fichiers du personnel. F11 : Les chefs de section ne mentionnent pas dans certaines dclarations de recrutement la nature de fonction qui sera assure par le nouveau salari temporaire. Risque : 1- Recours au personnel temporaire non justifi. 2- Manque dinformation du secteur Ressources Humaines.
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F12 : Certaines dclarations de travail nexposent pas les conditions de rmunration. Risque : Le secteur des Ressources Humaines na aucune justification par rapport au salaire attribu par la filire do absence de moyens de contrle des paies dclares par la filire. F13 : Les fichiers du personnel ne sont pas mis jour par la filire. (A titre dexemple : Le numro dimmatriculation la CNSS de certains salaris nest pas mis jour par le responsable de la paie au niveau de la filire aprs rception des cartes de la CNSS). Risque : Manque dinformations au niveau des fichiers du personnel. F14 : - La majorit des dossiers individuels de personnel sont incomplets. - les fichiers informatiques du personnel contiennent quelques informations fausses titre dexemple le nombre denfants charge est de 27 et 21 enfants pour certains salaris. Risque : -Non respect de la mention Cette dclaration. Elle doit tre accompagne : - dune copie de la C.I.N. - 2 extraits dacte de naissance. - d1 copie de la fiche anthropomtrique. - d1 copie de la carte dimmatriculation de la C.N.S.S (sil y a lieu). - de 3 photos rcentes. au niveau du modle dimprim de Dclaration de Recrutement. -Non fiabilit des informations enregistres dans le fichier informatique du personnel. Pointage des salaris temporaires : F15 : La collecte de linformation relative au pointage du personnel est manuelle : La carte et le cahier de pointage sont renseigns en dbut de journe ; dans le cas o
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lun des salaris ne rcupre pas sa carte de pointage en fin de journe, sa prsence est annule: Ratures au niveau du cahier de pointage. Risque : Considrer une personne prsente alors quelle est absente. Rmunration dune journe non mrite. F16 : Un cumul de deux fonctions dans le secteur Lait qui entrane un risque de fraude sans quelle puisse tre dtecte. - La fonction de contrle : Le chef de section fait le pointage de ses salaris et contrle les jours et heures supplmentaires travaills par ces derniers. - La fonction de dcision : Le chef de section dcide des personnes employer en concertation avec le chef de secteur. Risque : Non respect du principe de la sparation des fonctions. Prparation de la paie : F17 : Le jour de repos travaill par un salari sans quil bnficie dun autre jour de repos compensateur est rmunr au mme taux qun jour ouvrable. Risque : Non respect des procdures internes mises en place, conformes avec la lgislation du travail en vigueur, qui stipulent dans le 8me chapitre Jours de Repos ce qui suit : En dehors des jours fris, le travailleur a droit, chaque semaine un jour de repos de 24 heures conscutives, qui doit lui tre accord pendant lune des journes suivantes : le vendredi, le samedi, le dimanche, ou le jour de souk.
Si le salari a travaill durant son jour de repos, il doit bnficier dun autre jour de repos compensateur. Dans le cas o il nen a pas eu, il sera compens par une rmunration majore de 50% .
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F18: le chef de section transcrit sur papier les heures supplmentaires par salari et le signe sans mentionner ni la section concerne ni la tche supplmentaire ralise(Il ne remplit pas limprim de dclaration de rglement des heures de travail supplmentaires). Ce document est ensuite envoy au pointeur qui calcule la rmunration correspondante. Ce montant est report sur le cahier de pointage puis dans la colonne Autres gains du journal de paie. Risque : -Non justification des heures supplmentaires : Gonfler ces heures. - Absence de moyens de contrle de ces heures par Le secteur des Ressources Humaines. -Des rmunrations non justifies. - Non prservation du Patrimoine de lentreprise. F19: Le pointeur applique pour le calcul des Heures Supplmentaires une majoration de salaire de 17% le jour et de 20% la nuit et le secteur des Ressources humaines na pas connaissance de cette majoration. Risque : Non respect du barme dfini au niveau de larticle 201 du code du travail. Article 201 :Quel que soit le mode de rmunration du salari, les heures supplmentaires donnent lieu une majoration de salaire de 25 % si elles sont effectues entre 6 heures et 21 heures pour les activits non agricoles et entre 5 heures et 20 heures pour les activits agricoles, et de 50 % si elles sont effectues entre 21 heures et 6 heures pour les activits non agricoles et entre 20 heures et 5 heures pour les activits agricoles .. F20 : Les salaris qui ont plus de 25 ans danciennet, ne bnficient pas dune augmentation du salaire correspondant 25%. Risque : Non respect de larticle 350 du nouveau code de travail : A moins que le salaire ne soit bas sur l'anciennet, en vertu d'une clause du contrat de travail, du rglement intrieur ou d'une convention collective de travail, tout salari doit bnficier d'une prime d'anciennet dont le montant est fix : - 5% du salaire vers, aprs deux ans de service ; - 10 % du salaire vers, aprs cinq ans de service ; - 15 % du salaire vers, aprs douze ans de service ; - 20% du salaire vers, aprs vingt ans de service ; - 25% du salaire vers, aprs vingt-cinq ans de service.
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Dpart : F21 : En cas de renvoi du salari, le chef de section ou de secteur donne un ordre oralement pour barrer la personne du cahier de pointage sans remplir une dclaration de cessation de travail du salari temporaire et sans informer le secteur des Ressources Humaines du dpart de ce salari, ce dernier ne dispose daucune dclaration de cessation du travail du salari temporaire de la filire. Risque : -Non-conformit limprim de cessation de travail du salari temporaire. -Des dossiers de personnel non mis jours. - Manque dinformation du secteur des Ressources Humaines. F22 : Il arrive que le chef de section renvoie certains salaris temporaires avant la fin de la priode fixe dans limprim de dclaration de recrutement. Risque : Non respect de larticle 33 du nouveau code de travail. Article 33 : Le contrat de travail dure dtermine prend fin au terme fix par le contrat ou par la fin du travail qui a fait l'objet du contrat. La rupture avant terme du contrat du travail dure dtermine provoque par l'une des parties et non motive par la faute grave de l'autre partie ou par un cas de force majeure donne lieu dommages -intrts. Le montant des dommages- intrts prvus au deuxime alina ci-dessus quivaut au montant des salaires correspondant la priode allant de la date de la rupture jusqu'au terme fix par le contrat . Les crdits accords par les uvres sociales : F23 : Rception tardive de ltat des avances accordes par les uvres sociales tabli par le secteur des Ressources Humaines et qui sert dans le calcul des montants dduire du salaire (ce retard peut durer jusqu 8 jours). Risque : Retard dtablissement du journal de paie et du paiement des salaris. F24: Absence dun suivi rigoureux des avances accordes par les uvres sociales. (A titre dexemple : dduire des mensualits de la rmunration de salaris qui ont achev le remboursement de leur crdit).
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Risques : - Rmunration infrieure celle mrite. - Contestations des salaris suite ces erreurs. F25 : Des erreurs dans ltablissement de ltat des crdits accords aux salaris de la filire ; tabli par le secteur des Ressources Humaines. (A titre dexemple : Des salaris qui figurent dans cet tat mais nexistent ni dans le journal de paie de la filire ni dans ltat des dductions de journal de paie et des versements la rgie tablie par le secteur des Ressources Humaines pour lensemble du personnel de la campagne Octobre 2004-Septemre 2005). Risque : Atteinte la scurit du patrimoine : Pas de remboursement de crdit. F26 : Le responsable de paie du secteur des Ressources Humaines ne contrle pas les dductions des crdits mentionns dans la colonne des retenus divers du journal de paie car il ne dispose pas dun tat rcapitulatif de lensemble des dductions. Risque : Non respect du principe dintgration du contrle interne qui prconise le droulement de lensemble des procdures dans un systme dautocontrle en utilisant plusieurs moyens par exemple le contrle rciproque qui consiste en un travail qui prolonge un autre tout en permettant de contrler ce dernier. Les avances sur salaire accordes par la filire : F27: Les montants davances sur salaire accordes par la filire excdent les salaires de certains employs. Risque : Non prservation du patrimoine. Le paiement des salaris : F28: Le rglement de la paie seffectue par un seul rgisseur en une journe, ce qui engendre une concentration des salaris sur les lieux du rglement. Risque : Une baisse de lactivit pendant cette journe.
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F29: La fonction du rgisseur dsign par le secteur nest pas assure par une personne diffrente celle qui prpare la paie : Risque : Non respect du principe dorganisation : norme du contrle interne. Risque de fraude entran par un cumul de deux fonctions : - La fonction denregistrement (prparation de la paie). - La fonction de dtection de valeurs montaires. F30 : Le montant lev du chque global tabli au nom dun rgisseur dsign du secteur concern qui sadresse lui-mme la banque pour son encaissement : Risque : Atteinte la scurit des actifs de lentreprise. Les obligations lgales : F31 : Absence dun rglement intrieur ; aucun affichage sur les lieux de paie des salaris. Risque : Non respect des articles 138 et 140 qui stipulent : Article 138 : Tout employeur occupant habituellement au minimum dix salaris est tenu, dans les deux annes suivant l'ouverture de l'entreprise ou de l'tablissement,d'tablir, aprs l'avoir communiqu aux dlgus des salaris et aux reprsentants syndicaux dans l'entreprise, le cas chant, un rglement intrieur et de le soumettre l'approbation de l'autorit gouvernementale charge du travail) . Article 140 : L'employeur est tenu de porter le rglement intrieur la connaissance des salaris et de l'afficher dans un lieu habituellement frquent par ces derniers et dans le lieu o les salaires leur sont habituellement pays. Il est dlivr copie du rglement intrieur au salari sa demande. L'employeur et les salaris sont tenus au respect des dispositions du rglement intrieur . Le non respect de ces deux articles donne lieu aux amendes suivantes : Article 142 : Sont punis d'une amende de 2.000 5.000 dirhams : - le non tablissement du rglement intrieur dans le dlai prvu par l'article 138. - le dfaut de porter le rglement intrieur la connaissance des salaris ou le dfaut d'affichage ou l'affichage non conforme aux prescriptions de l'article 140
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2- Les points forts du systme : Pointage : Fo1 : Respect du principe de sparation des fonctions au niveau du 2me secteur. Contrairement au premier secteur, le pointage des journaliers au niveau du secteur Aliments (fonction de contrle de prsence) se fait par une personne diffrente celle qui dcide de lemploi des temporaires (fonction de dcision).
Dclaration de rglement de journes de travail supplmentaires : Fo2 : Une bonne justification des journes de travail supplmentaires : Contrairement aux heures supplmentaires travailles dans des journes normales qui ne sont pas justifies, le chef de section prcise dans la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires les tches ralises par chaque employ et le nombre de jours travaills. Prparation de la paie : Fo3 : Un systme dautocontrle dvelopp. Le droulement de lopration prparation de paie est ralis avec un contrle rciproque : le journal de paie est contrl au niveau du secteur des Ressources Humaines par un responsable de la paie autre que le responsable de paie au niveau de la filire qui le tient.
Comptabilisation de la paie : Fo4 : Un contrle minutieux des documents avant comptabilisation. La comptabilisation de lopration se fait aprs un contrle minutieux de tous les documents y affrent. En effet, le responsable de la comptabilit au niveau de la filire reoit lordre de paiement joint au journal de paie et de la dclaration de rglement des journes de travail supplmentaires et ne comptabilise quaprs la vrification des totaux au niveau du journal de paie.
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Section4 : Contrle de l'application permanente des procdures. Lobjectif de cette phase est de vrifier que les procdures dcrites sont celles qui sont rellement utilises. Les techniques utilises : Lobservation : Lobservation de lexcution du contrle permet de mieux comprendre la faon dont le contrle est ralis. Pour cela, jai assist toutes les oprations de contrle du journal de paie en espces du mois de Janvier dans la filire : 1re opration : Le contrle du journal de paie par le responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines. 2me opration : La vrification des totaux du journal de paie par le responsable de la comptabilit au niveau de la filire. Rptition des traitements et des vrifications : Deux oprations ont t ralises : 1re opration : le traitement et ltablissement du journal de la paie. 2me opration : le contrle du journal de paie. Cette rptition ma permise de massurer que, les traitements et vrifications matrialiss par le journal de la paie et par le visa SAISIE PAIE sont lis un travail rel. Lobservation et la rptition des traitements et des vrifications mont permis de confirmer les faiblesses dj cites : F9 : Une dclaration de recrutement dun salari temporaire tablie le 01-01-2005 et nest arrive au secteur des Ressources Humaines que le 01-02- 2005 le cachet du bureau dordre faisant foi. F10, F11,F12 : La mme dclaration de recrutement nindique ni la date de recrutement, ni la priode de travail, ni la nature de la fonction assume, ni les conditions de rmunration . F13 : Au niveau de Ltat de C.N.S.S du 4me semestre 2004, il y a 14 salaris nouvellement immatriculs la CNSS mais leurs numros ne sont pas encore mis jour : Pas de mise jour du fichier du personnel.
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F17 : Tous les jours supplmentaires sont pays au mme taux quun jour ouvrable. Les quatre personnes ont travaill 5 jours supplmentaires durant leur jour de repos et ils ont bnfici dune rmunration gale 50*5=250dhs comme il est mentionn dans la dclaration des journes de travail supplmentaires et dans le journal de paie. F18 et F19 : La dclaration des heures supplmentaires tablie par un chef de section inconnu o est indiqu le nom du salari, le nombre des heures supplmentaires travailles et la rmunration de ces heures calcule par le pointeur aprs application dune majoration de salaire de 17%. Le montant correspondant ces heures est enregistr au niveau du journal de paie dans la catgorie dautres gains : Un montant mensuel de 2728 non justifi. F20 : Des salaris qui ont plus de 25 ans danciennet et ne bnficient pas encore dune augmentation du salaire correspondant 25%, titre dexemple : Matricule 20288 50108 Date dembauche 12/01/1977 1/12/1979 Prime danciennet au mois de Janvier 2005 260 dhs 260 dhs
Dans ltat des crdits accords par les uvres sociales tabli par le responsable des Ressources Humaines du mois de Janvier 2005 et envoy au responsable de la pr-comptabilit et paie de la filire pour prparation du journal de paie, on a constat les erreurs suivantes : F24: - Une rintgration de 250Dhs correspondant une erreur de dduction sur salaire antrieure. - Une rintgration de 500Dhs correspondant deux mois de dduction antrieures. F25 : Deux personnes qui figurent dans ltat des crdits accords par les uvres sociales aux salaris de la filire mais nexistent ni au niveau du journal de paie de la filire ni au niveau de ltat des dductions de journal de paie et des versements la rgie tabli le secteur des RH pour lensemble du personnel de la campagne Octobre 2004-Septemre 2005 quon a consult sur support informatique : - 1re personne : (Montant du crdit=5000DH, Date doctroi=dcembre 2004) Il ne figure pas dans les journaux de paie de la filire des trois derniers mois 1-05/12-04/11-04 et pourtant il a pris le crdit le mois dcembre 2004.
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Le responsable de la paie a affirm quil est malade mais le secteur des Ressources Humaines nest pas inform de sa maladie et son nom figure dans ltat des dductions du mois de Janvier envoy la filire. - 2me personne : (Montant du crdit=3000DH, Date doctroi=dcembre 2004) il figure dans son journal de paie de la filire mais non dans ltat des crdits qui concerne la filire tabli par le secteur des Ressources Humaines du mois de Janvier: Non dduction de la mensualit du salaire de cette personne. F27: Les montants davances sur salaire accordes par la filire excdent les salaires de certains employs, 2 cas de figure citer : La personne immatricule 51076 na travaill que 11 jours (11*50=550), il a cess les 15 jours au mois de Janvier et il a bnfici dun crdit de 600 Dh (73,60 de plus). La personne immatricule 21859 na travaill que 8 jours, il ne figure pas dans la dclaration de cessation dactivit des 15jours et il a bnfici de crdits de 400dh (17,16 de plus).
La dclaration mensuelle de cessation dactivit du personnel temporaire du mois de Janvier 2005 (et non pas 2004 comme cest mentionn) na pas t sign par les chefs de secteur et pourtant le secteur des Ressources Humaines sest bas sur ce document pour contrle des priodes travailles par les temporaires.
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Deuxime partie: En guise de recommandations pour amliorer le systme actuel. Chapitre1: Proposition d'amliorations apporter au systme
Afin de venir au bout de ces faiblesses, il serait convenable damliorer et de fiabiliser le contrle interne du circuit de paie en mettant en valeur son principe dindpendance de faon ce que le systme sopre automatiquement. Cest dans une orientation globale visant perfectionner le systme actuel, jai jug opportun dmettre un certain nombre de recommandations aussi bien au niveau de la conception quau niveau de lapplication du systme.
Faiblesse constate F1
Amlioration apporter R1 : La lgislation du travail : conditions demploi du salari : Mettre jour ces procdures pour respecter les nouvelles dispositions du nouveau code de travail entr en vigueur le 7 juin 2004.
F2, 3 et 4
R2 : Les procdures de gestion du personnel 1- Dfinir les responsabilits de chacun dans lentreprise (organigramme) et dcrire dune manire plus explicite les procdures engager dans chaque situation (exemple : le cas de cessation dactivit du personnel temporaire). 2- Mettre jour les procdures de gestion du personnel pour suivre la nouvelle organisation de lentreprise. 3- Organiser une sance de formation et dinformation du personnel charg de ltablissement de la paie
F5
R3 : Les dossiers individuels du personnel 1- Dcentralisation de la gestion des dossiers du personnel, moyennant la mise en place dun systme de contrle par le secteur RH.
2- Le service de la paie et pr- comptabilit de la filire ou le ple doit dtenir un fichier permanent de lensemble du personnel journalier pour lequel il prpare la paie pour mettre jour le fichier informatique, faire un rapprochement rgulier entre les
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informations enregistres dans les deux fichiers informatiques et permanents. F6 R4 : Informer les diffrentes structures ddies la fonction Paie du personnel dans les diffrents ples ou filires de lexistence dune lgislation de travail et des procdures de gestion de personnel respecter.
F7
R5 : Dlivrer une carte de travail aux salaris pour se conformer aux procdures mises en place et aux dispositions du nouveau code de travail.
F8
R6 : Communiquer aux salaris par crit lors de leur embauchage lensemble des dispositions relatives aux domaines cites dans larticle 24 du nouveau code prsent ci-dessus.
F9
R7 : Transmettre les dclarations de recrutement des salaris temporaires le jour mme ou au plus tard le lendemain de la date de recrutement au secteur des Ressources Humaines pour assurer son information rgulire.
F10, 11, 12
R8 : Remplir correctement les informations mentionnes dans la dclaration de recrutement des salaris temporaires avant de la signer. Prciser les instructions suivantes : La date de recrutement La priode de travail du salari temporaire. La fonction qui sera assure par le nouveau salari temporaire pour justifier son recrutement. Les conditions de rmunration du salari.
F13
R9 : Le secteur des Ressources Humaines doit informer rgulirement le service de paie de la filire de lensemble des salaris nouvellement immatriculs la C.N.S.S pour mettre jour leurs fichiers.
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F14
R10 : Le responsable de la paie dans la filire doit contrler est ce que les documents qui accompagnent la dclaration de recrutement des salaris sont complets avant de les envoyer au secteur des Ressources Humaines. R11 : Revoir lopration manuelle de pointage des salaris et prvoir long terme un systme de pointage lectronique.
F15
Sparation des fonctions : Principe dorganisation. Il sagit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et de les attribuer des personnes diffrentes car le cumul entre deux fonctions entrane un risque de fraude sans quelle puisse tre dtecte. Il en est ainsi pour : F16 F19 La fonction de dcision ; La fonction de dtection de valeurs montaires ou biens physiques ; La fonction de comptabilisation et denregistrement. La fonction de contrle et dapprobation comprenant un systme dautorisations.
R12 : Attribuer la fonction de pointage dans le premier secteur une personne diffrente au chef de section. R13 : Attribuer la fonction de rgisseur une personne diffrente celle qui prpare la paie.
F17
R14 : Appliquer une majoration de 50% de la rmunration de chaque salari pour le travail le jour de repos au cas o il ne bnficie pas dun jour de repos compensateur : Se conformer la lgislation en vigueur.
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F18
R15 : Les chefs de sections du 2me secteur doivent remplir une dclaration de rglement des heures supplmentaires o ils doivent prciser la tche supplmentaire ralise par le salari, cette dclaration doit tre signe par le chef de secteur pour justifier la rmunration supplmentaire accorde aux salaris et envoye au secteur des Ressources Humaines pour faire les contrles ncessaires.
F19
R16 : Le pointeur doit appliquer pour le calcul des Heures Supplmentaires une majoration de 25 % au lieu de 17% du salaire journalier par heure supplmentaire si elles sont effectues entre 5 heures et 20 heures et de 50% au lieu de 20% si elles sont effectues entre 20 heures et 5 heures pour se conformer larticle 201 du nouveau code de travail.
F20
R17 : Accorder aux salaris qui ont plus de 25 ans danciennet une prime danciennet qui correspond 25% de leur salaire pour respecter larticle 350 du nouveau code de travail.
F21
R18 : Le chef de section doit remplir limprim de dclaration de cessation de travail du salari temporaire, la faire signer par le chef de secteur et lenvoyer en premier lieu au responsable de la pr- comptabilit et paie pour mettre jour son fichier informatique et en second lieu au secteur des Ressources Humaines pour linformer du dpart de ce salari.
F22
R19 : Si le chef de section prcise dans la dclaration de recrutement du salari temporaire la priode de travail, il ne doit pas le renvoyer avant larrive du terme fix dans limprim de dclaration. Et sil narrive pas dterminer la priode ncessaire pour accomplir la tche saisonnire quil mentionne dans linstruction priode le temps ncessaire pour raliser tel travail .
F23, 24 ,25et 26
Les crdits accords par les uvres sociales : R20 : Fixer la fin du mois comme une date limite pour lenvoi de ltat des avances accordes par les uvres sociales aux diffrentes filires et ples.
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R21 : Accorder plus dattention lamortissement des crdits accords par les uvres sociales pour viter les erreurs de dduction. R22 : Avant ltablissement de cet tat, vrifier est ce que chaque salari est affect la filire qui le concerne. En cas derreurs, le responsable de paie au niveau de la filire doit informer le secteur des ressources Humaines des personnes figurant dans ltat des crdits qui concerne la filire mais qui ne travaillent pas dans cette filire. R23 : Le responsable de paie du secteur des Ressources Humaines doit disposer dun tat rcapitulatif de lensemble des dductions du mois pour les rapprocher avec les montants mentionns dans la colonne des retenus divers du journal de paie : Mettre en place un systme dautocontrle.
F27
R24 : Veiller ce que les montants davances sur salaire accordes par la filire aux employs temporaires ou permanents nexcdent pas leurs salaires mensuels.
F28
R25 : Prvoir des tranches dhoraire pour le rglement des employs de chaque section part ou plutt prvoir un rgisseur mobile qui rgle chaque employ sur le lieu de son travail.
F29
R26 : Etablir un imprim de suivi des recrutements de temporaires tablir par les chefs de sections et contrler avec le journal de paie remis par le responsable pr-comptabilit et paie.
F30
R27 : Ngocier avec la banque la possibilit de se dplacer ellemme les fonds ncessaires.
F31
R28 : Lentreprise est tenue dtablir un rglement intrieur et de le porter la connaissance des salaris et de l'afficher dans un lieu habituellement frquent par ces derniers et dans le lieu o les salaires leur sont habituellement pays.
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Enfin, une dernire recommandation qui ne concerne pas spcialement la fonction audite mais elle est dordre gnral : La mise en place dun service daudit interne au sein de lentreprise complmentaire et indpendant du service contrle de gestion. Tout dabord, il est noter que le contrle de gestion et laudit interne sont complmentaires. Dans une politique de dlgation de responsabilits, la validit des contrles de performances repose sur la sincrit des divers systmes dinformation. Or, les systmes risquent prcisment dtre manipuls puisque ce sont les intresss eux-mmes qui les matrisent. Le contrle de gestion mis en place par la socit en question, ne serait fonctionn sans un minimum de garanties quant la qualit des informations qui lui sont transmises, ce qui est du domaine de laudit interne. Les deux services sont complmentaires et doivent tre indpendants. Ils exercent lun sur lautre des contrles rciproques, le contrle de gestion examinera pour laudit interne, comme pour tout autre service la validit de ses budgets et la comparaison de ses prvisions avec ses ralisations. Par ailleurs, laudit interne vrifiera lexactitude des informations fournies par le contrle de gestion destination de la direction gnrale. Enfin, ils doivent collaborer pour la conception de la structure de lentreprise. Do la cration dune entit daudit interne indpendante est indispensable pour amliorer le fonctionnement du domaine, de renforcer sa matrise future et galement pour le dveloppement et lorientation de son activit dans lavenir. Il consistera en un examen approfondi, analytique et critique des enregistrements comptables, des oprations de gestion courante et de certaines dcisions de direction. Le principe de laudit suppose donc que lentreprise admet la remise en cause priodique de ce quelle fait et cest le cas de cette structure qui a une culture dautovaluation dveloppe. Et cest pour cela que laudit interne constitue un outil de comptitivit.
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Chapitre2: Rponses des audits aux recommandations proposes

Recommandations R1 Rponses des audits aux recommandations + Sensibilisation et formation des structures ddies
R2 R3 R4 R5 R6 R7
Minimiser les recrutements des temporaires, sensibiliser les chefs de sections, contrles plus frquents par les chefs de secteurs.
R8
Idem
R9
Envoi priode dinformations sur le personnel de la Filire
R10
OK
R11
OK
R12
Contrles rguliers et plus frquents par les chefs de secteurs
R13
+ imprim de suivi des recrutements temporaires remplir par les chefs de sections
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R14
+ Formation et sensibilisation au respect du nouveau code du travail
R15
OK
R16 R17 R18 R19
Minimiser le recrutement des temporaires
R20 R21 R22 R23 R24 R25 R26 R27 R28
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Synthse
FAIBLESSES F1 Non conformit aux nouvelles dispositions du code du travail (Lgislation du travail) F2 Les procdures de paie ne sont pas suffisamment explicites : les responsables concerns au lieu des structures (Principe dorganisation) F3 La procdure engager en cas de cessation dactivit des salaris temporaires nest pas dveloppe (Principe dorganisation) F4 Les procdures de paie ne sont pas mises jour suite la nouvelle organisation du Domaine (Principe dorganisation) F5 La Filire ne dtient aucun dossier individuel de son personnel Risques : non mise jour des fichiers informatiques, retard dans le traitement des informations R1 RECOMMANDATIONS
FAIBLESSES APPARENTES
R2
Mettre jour les procdures internes selon les nouvelles dispositions du code du travail Mettre jour les procdures internes selon la nouvelle organisation et dfinir prcisment les responsabilits Organiser des sances de formation et dinformation au profit des chargs de paie Schmatiser les procdures suivre laide dun diagramme, afin de faciliter sa comprhension Sensibilisation par les responsables au respect des procdures en vigueur Mise jour rgulire du fichier informatique de gestion du personnel, les dossiers physiques tant stocks au niveau du secteur RH. Ce dernier devra tablir des rapprochements entre le fichier informatique et le fichier physique Organiser des sances de formation et dinformation au profit des chargs de paie
R3
R4
R5 R6
GENERALITES
F6 Mconnaissance de lexistence dune procdure de gestion du personnel de la part du responsable de la prcomptabilit et la paie Risque : non respect des procdures F7 Pas de dlivrance dune carte de travail aux salaris Risques : Non respect des procdures internes et du code de travail (Lgislation du travail) F8 Pas de communication par crit aux nouveaux salaris du rglement intrieur, des horaires de travail, du repos hebdomadaire, Risque : Non respect du code de travail (Lgislation du travail)
R3
RECRUTEMENT DES SALARIES
R7
Etudier possibilit de dlivrer une carte de travail aux salaris
R8
Affichage gnralis du rglement intrieur, des horaires de travail Elaborer un livret daccueil des nouvelles recrues
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FAIBLESSES F9 Retard dans la remise de certaines dclarations de recrutement des salaris temporaires Risque : Non respect des procdures internes F10 Les dclarations de recrutement ne sont pas remplies correctement Risque : Non respect des procdures internes, manque dinformation au niveau des fichiers du personnel (Principe dinformation) F11 Certaines dclarations de recrutement ne prcisent pas la fonction assure par le salari recrut Risques : Non justification du recrutement, manque dinformation au niveau des fichiers du personnel (Principe dinformation) F12 Certaines dclarations de recrutement ne mentionnent pas les conditions de rmunration Risque : Absence de moyens de contrle des paies dclares (Principes dintgration et dinformation) F13 Les fichiers du personnel ne sont pas mis jour par la Filire (ex. : n immatriculation CNSS) Risque : Manque dinformation au niveau des fichiers du personnel (Principe dinformation) F14 Certains dossiers physiques du personnel sont incomplets et les fichiers informatiques contiennent des informations errones Risques : Non respect des procdures internes, non fiabilit des informations enregistres dans le fichier informatique (Principe dinformation) F15 Collecte de linformation relative au pointage est manuelle Risques : Erreur denregistrement des journes travailles, rmunration incorrecte (Principe dinformation) R9 R5
RECOMMANDATIONS Veiller au respect des mentions remplir et des dlais de remise des documents Sensibilisation par les responsables au respect des procdures en vigueur
R10 Minimiser les recrutements de temporaires R11 Prvoir des contrles plus frquents de la part des chefs de secteurs
R6
Mise jour rgulire du fichier informatique de gestion du personnel, les dossiers physiques tant stocks au niveau du secteur RH. Ce dernier devra tablir des rapprochements entre le fichier informatique et le fichier physique
R12 Le logiciel informatique doit prvoir des moyens de bloquer les enregistrements incomplets
POINTAGE DES SALARIES TEMPORAIRES
R13 Prvoir un systme de pointage lectronique
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FAIBLESSES F16 Cumul de 2 fonctions par les chefs de sections du secteur Lait. Fonction de contrle via le pointage des employs et fonction de dcision via le recrutement de salaris Risque : Fraude sans possibilit de dtection (Principe dorganisation) F17 Rmunration dun jour de repos travaill au mme taux quune journe de travail ouvrable en nayant pas bnfici dun jour de repos compensateur Risques : Non respect des procdures internes et du code de travail, rmunration incorrecte (Lgislation du travail) F18 Limprim de dclaration des heures supplmentaires nest pas utilis Risques : Non respect des procdures internes, rmunration non justifie, absence de moyens de contrle (Principes dintgration et dinformation) F19 Les taux de majoration de la rmunration des heures supplmentaires ne sont pas conformes au nouveau code du travail Risques : Non respect du code de travail, rmunration incorrecte (Lgislation du travail) F20 Le calcul des primes danciennet ne respecte pas le nouveau barme en vigueur (+ 25 ans) Risques : Non respect du code de travail, rmunration incorrecte (Lgislation du travail) F21 Les cessations dactivits des salaris temporaires ne sont pas notifies par crit aux ressources humaines Risques : Non respect des procdures internes, manque dinformation au niveau des fichiers du personnel
RECOMMANDATIONS R14 Attribuer la fonction de pointage une personne autres que les chefs de sections R11 Prvoir des contrles plus frquents de la part des chefs de secteurs
PREPARATION DE LA PAIE
R15 Appliquer les majorations telles que prvues au niveau des dispositions lgales R3 Organiser des sances de formation et dinformation au profit des chargs de paie
R5
Sensibilisation par les responsables au respect des procdures en vigueur
R15 Appliquer les majorations telles que prvues au niveau des dispositions lgales R3 Organiser des sances de formation et dinformation au profit des chargs de paie
DEPART
R5
Sensibilisation par les responsables au respect des procdures en vigueur
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FAIBLESSES F22 Renvoi de salaris avant la fin de la priode fixe dans la dclaration de recrutement Risque : Non respect du code de travail (Lgislation du travail) F23 Retard dans la rception de ltat de suivi des crdits accords par les OS Risques : Retard dans ltablissement du journal de paie et par consquent du rglement de la paie F24 Suivi manuel des remboursements donnant lieu des erreurs de dductions (au del de la priode de remboursement) Risques : Rmunration incorrecte, contestation des salaris (Principe dintgration) F25 Etat de suivi des crdits accords tabli manuellement donnant lieu des erreurs daffectation des salaris (tat des dductions envoy un secteur autre que celui concern par le salari) Risques : Pas de remboursement du crdit, dfaillance au principe de scurit du patrimoine (Principe dintgration) F26 Absence de contrle des dductions de remboursement des crdits au niveau de la colonnes retenues divers du journal de paie Risque : Non respect du principe dintgration qui prconise le contrle rciproque F27 Certains montants des avances sur salaire accordes par la Filire excdent le montant du salaire la fin du mois Risque : non prservation du patrimoine
RECOMMANDATIONS R16 Revoir le modle dimprim de dclaration de recrutement, en mentionnant les causes ventuelles darrt de travail R17 Fixer un dlai de remise de ltat de suivi des crdits accords par les OS
CREDITS ACCORDES PAR LES OS
R18 Automatiser le suivi des crdits accords par les OS R19 Assurer un retour dinformation de la part de Filire en cas derreurs
R20 Etablir un rapprochement au niveau des Ressources humaines entre ltat rcapitulatif des dductions et la colonne ddie au niveau des journaux de paie
AVANCES SUR SALAIRE
R21 Etablir une procdure rgissant les modalits doctroi des avances sur salaire
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CONCLUSION GENERALE : LES LIMITES DU CONTROLE INTERNE

Le contrle interne est considr par certains managers comme une garantie de succs pour leur entreprise ( savoir la ralisation systmatique des objectifs oprationnels, lis aux informations financires et la conformit aux lois et aux rglementations). En dautres termes, le contrle interne est parfois considr comme une solution tous les maux existants et potentiels frappant lentreprise. Cette Vision est errone, tout systme de contrle interne, aussi bien conu et appliqu soit-il, ne peut fournir au plus quune assurance raisonnable au management quant la ralisation des objectifs de lentreprise. La probabilit datteindre ceux- ci est soumise aux limites inhrentes tout systme du contrle interne savoir : JUGEMENT : Lefficacit des contrles sera limite par le risque derreur humaine lors de la prise de dcisions ayant un impact sur les oprations de lentreprise. Les personnes responsables de telles dcisions doivent exercer leur jugement dans le temps qui leur est imparti, en se basant sur les informations disponibles et en faisant face aux pressions lies la conduite des affaires. Avec le recul, il peut savrer que certaines dcisions fondes sur le jugement de leur auteur ont produit des rsultats dcevants et doivent tre modifies. La nature des dcisions lies au contrle interne qui doivent tre prises en faisant appel au jugement est tudie ci-aprs dans les points traitant des dysfonctionnements, des contrles outrepasss par la direction et du rapport cot/bnfice. DYSFONCTIONNEMENTS : Mme les systmes de contrle interne bien conus peuvent tre lobjet de dysfonctionnements. Les membres du personnel peuvent mal interprter les instructions et leur jugement peut tre dfaillant. Ils peuvent commettre des erreurs par manque dattention ou cause de la routine. Un responsable des services comptables chargs denquter sur les anomalies peut oublier de faire ou ne pas poursuivre son enqute suffisamment loin pour prendre les mesures appropries. Un personnel intrimaire, excutant des fonctions de contrle en remplacement demploys malades ou en vacances, peut ne pas sacquitter convenablement de ses tches. Des changements dans les systmes peuvent tre introduits avant que le personnel nait reu la formation ncessaire pour ragir correctement aux premiers signes dun dysfonctionnement. CONTROLES OUTREPASSES PAR LE MANAGEMENT : Un systme de contrle interne ne peut pas tre plus efficace que les personnes responsables de son fonctionnement. Mme au sein des entreprises efficacement contrles (le plus souvent, celles faisant preuve dune grande intgrit et dune grande sensibilisation au besoin de contrles) un responsable peut tre en mesure d outrepasser
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le systme de contrle interne. Le mot outrepasser dsigne la drogation illgitime aux normes et procdures prescrites, dans le but soit den tirer profit personnellement soit damliorer la prsentation de la situation financire de lentreprise ou de dissimuler la non-conformit aux obligations lgales. Le responsable dune division ou dune unit, ou dirigeant, pourrait tre amen outrepasser le systme de contrle interne pour de nombreuses raisons : accrotre fictivement le chiffre daffaires et ainsi dissimuler une baisse non anticipe de parts de march, augmenter artificiellement le rsultat en vue datteindre un budget irraliste, rehausser la valeur dune socit en prvision de sa cession ou dune mission publique dactions, sous-estimer les prvisions de chiffre daffaires ou de rsultat dans le but daugmenter une prime lie aux performances, dissimuler une situation qui entranerait le remboursement immdiat des emprunts si elle tait connue, ou masquer la non-conformit aux obligations lgales. De telles pratiques peuvent se traduire par des dclarations fausses aux banquiers, aux avocats, aux auditeurs et aux fournisseurs, ainsi par lmission dlibre de faux documents tels que commandes dachat ou factures de vente. COLLUSION : la collusion entre deux ou plusieurs personnes peut djouer le systme de contrle interne. Des individus agissant collectivement pour perptrer et dissimuler une action peuvent altrer les informations financires ou de gestion dune manire qui ne puisse tre dtecte par le systme de contrle interne. Par exemple, une personne charge dune fonction de contrle importante pourrait agir en collusion avec un client, un fournisseur ou un autre membre du personnel. Dans un autre cas, des responsables des ventes plusieurs niveaux de la hirarchie pourraient agir en collusion pour contourner des contrles afin que les rsultats affichs soient conformes au budget et aux objectifs sur lesquels seraient fondes des primes. RATIO COUT/BENEFICE : Les ressources ne sont jamais illimites et les organisations doivent comparer les cots et les avantages relatifs des contrles avant de les mettre en place. Lorsque lon cherche apprcier lopportunit dun nouveau contrle, il est ncessaire dtudier non seulement le risque dune dfaillance et limpact possible sur lorganisation, mais galement les cots associs la mise en place de ce contrle. Les cots et les bnfices attachs aux contrles sont calculs diffrents degrs de prcision. Gnralement, il est plus facile de traiter la question des cots car dans beaucoup de cas ils peuvent tre valus de faon relativement prcise. Tous les cots directs dcoulant de la mise en place dun contrle sont pris en compte, ainsi que tous les cots indirects lorsque ceux-ci peuvent tre valus en pratique. Certaines socits tiennent galement compte du cot dopportunit li lutilisation des ressources. La difficult consiste trouver le bon quilibre. Des contrles excessifs sont coteux et vont lencontre du but recherch. Les clients qui passent des commandes par
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tlphone ne tolreront pas dtre soumis des procdures dacceptation qui sont trop lourdes ou qui prennent trop de temps. Une banque qui demande des clients ayant une situation financire saine dapporter un nombre excessif de preuves de leur solvabilit avant de leur octroyer des prts, ne verra pas son portefeuille de prts se dvelopper. Un juste quilibre est ncessaire dans un environnement hautement comptitif et, malgr les difficults, des dcisions fondes sur le rapport cot/bnfice continueront dtre prises.
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Pour des raisons confidentielles, je ne vais pas prsenter dans ce mmoire les annexes du rapport daudit interne que jai adresss au Directeur Gnral la fin de ma mission.
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Cours de lunit denseignement Audit ; Mr. Mohamed EL KHALIFA Thorie et pratique de laudit interne ; Jacques RENARD ; Les EDITIONS DORGANISATION Audit interne outil de comptitivit ; DALLOZ La nouvelle pratique du contrle interne ; Coopers et Lybrand et lIFACI (Institut Franais des Auditeurs Consultants Internes) ; Les EDITIONS DORGANISATION Audit et contrle interne : Principes, objectifs et pratiques ; Lionel Collins et Grard Valin Le contrle de laudit interne ; DUSSAULX Audit et contrle interne ; LIONET Le nouveau code de travail (les nouvelles dispositions lgales concernant la rmunration du personnel). Les procdures de gestion du personnel du domaine de DOUIET
Les imprims de gestion du personnel du domaine de DOUIET
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La rdaction de ce mmoire ma permise de rencontrer des gens nouveaux, qui mont apporte beaucoup daide et de soutien dans mes recherches et que je souhaite aujourdhui remercier. Tout dabord, je saisis cette opportunit afin dexprimer ma profonde gratitude au directeur gnral, pour mavoir autorise effectuer mon stage de fin dtudes au sein de cette honorable entreprise, et davoir veill ce que la mission relative laudit de la paie du personnel se droule dans de bonnes conditions. Je tiens galement adresser des remerciements sincres au responsable de la cellule systme dinformation pour lassistance et les conseils judicieux et enrichissants quelle ma prodigue. Mes remerciements vont galement lensemble du personnel de lentreprise qui na hsit aucun moment de me consacrer une part de leur temps, ce qui ma aide considrablement la rdaction de mon mmoire. Je tiens aussi remercier Monsieur Khalid Mountassir, mon professeur dEnseignement suprieur lISCAE, qui a bien voulu mencadrer tout au long de mon travail et corriger mon mmoire. Enfin, jexprime tous mes profonds respects et ma grande reconnaissance mes professeurs de lISCAE pour leurs orientations qui mont t dun grand apport, esprant que ce mmoire serait la hauteur des efforts dploys en vue de sa ralisation.
Avant propos : Justification dune part du choix de ltablissement daccueil et du

thme quant loption poursuivie lISCAE.
Introduction:
Problmatique traiter et prsentation du plan gnral. Prsentation de l'entreprise.
Partie prliminaire: Contrle interne (fondement et mthodologie).

Dfinition du contrle interne. Les normes du contrle interne. Les objectifs du contrle interne et conditions de son existence. Les dispositifs du contrle interne. Les moyens et les outils. La mthode.
Premire partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procdures.
Section 1: Description dtaille du dispositif interne du circuit PAIE. 1- lobservation physique. 2- Le questionnaire de prise de connaissance. 3- La narration. Section 2: Etablissement du diagramme de circulation. 1- Dfinition du diagramme. 2- Avantages et inconvnients. 3- Elaboration dun diagramme horizontal de circulation. Section 3: Vrification de l'existant. 1- Dfinition et objectif. 2- Application du test de conformit.

Section1: Etablissement d'un questionnaire d'valuation. 1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? O? Quand ? Comment ? 2- Le questionnaire dvaluation de la fonction Paie du Personnel.
Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tches. 1- Structure de la grille. 2- Application de la grille. Section3:Identification des forces et des faiblesses. 1- Les points forts du systme. 2- Les points faibles du systme. Section4:Contrle de l'application permanente des procdures.
Deuxime partie: En guise de recommandations pour amliorer le systme actuel. Chapitre1: Proposition d'amliorations apporter au systme Chapitre2: Rponses des audits aux recommandations proposes Chapitre3 : Plan daction Conclusion gnrale : Les limites du contrle interne. Annexes.

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Mmoire de fin dtudes

Avant propos : Justification du choix du thme quant loption poursuivie

Partie prliminaire: Contrle interne (fondement et mthodologie).

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Chapitre 2: Evaluation du contrle interne.

Synthse. Conclusion gnrale : Les limites du contrle interne. Annexes. Bibliographie

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Partie prliminaire: contrle interne (fondement et mthodologie).

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Donnes quantitatives : - Rpartition de leffectif par catgorie du personnel (Au 31/12/04)

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543 543 826

3) Le systme comptable utilis : informatique et dvelopp en interne. 4) Pas denvironnement syndical.

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- Contrle des dductions de charges sociales.

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Quand : le 27me jour du mois

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10me opration : Signature de lordre de virement. Qui : Le Directeur gnral.

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Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pice de caisse.

Etablissement dune liasse.

Sortie du circuit : client : envoi Fournisseur : envoi dtruit

Renvoi une autre page un symbole identique portant la mme lettre.

Point de dpart dun circuit plac au dessus du document initial.

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Contrle par comparaison.

Indique : prnumrot Numrot quand mis Non numrot

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Filire Chef de Section

Secteur des R.H

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Dclaration De recrutement des salaris temporaires Enregistrement

Dclaration De rglement des J de T sup

Dclaration Mensuelle de cessation dactivit

Edition du journal De paie

Secteur des R.H

Ventilation de la main duvre par secteur

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Contrle par comparaison

Etablissement de lordre de paiement

Visa Saisie Paies

Filire Chef de Secteur