Comunicarea formal la SC Sorelo Piteti

Comunicarea este formal atunci cnd mesajele sunt transmise pe canale prestabilite.Atunci cnd informaiile circul prin canale ce nu se nscriu n sfera relaiilor desubordonare, este vorba despre comunicare informal. Comunicarea de sus n jos este iniiat de manageri (care de cele mai multe ori sunt de formaie tehnic i nu se preocup de aspectele legate de comunicare i de modul n care circul informaiile) i este ndreptat ctre nivelurile subordonate. De obicei, este folosit pentru transmiterea de dispoziii i directive, pentru explicarea regulamentelor i practicilor specifice organizaiilor, ca i pentru delimitarea responsabilitilor salariailor. n organizaiile eficiente comunicarea formal de sus n jos are ca scop i motivarea ngajailor ca i punerea lor periodic la curent cu politica, scopurile i strategia aleas de organizaia hotelier. Comunicarea de sus n jos trebuie folosit cu pruden pentru c prezint pericolul desprinderii managerilor de realitile din organizaie, din cauza lipsei de feedback. Din acest motiv, comunicarea de sus n jos trebuie s fie completat de comunicarea de jos n sus, care are ca emitori salariaii i ca destinatari pe manageri. Angajaii i comunic n acest mod prerile i msura n care au neles comunicarea de sus n jos, fapt ce are rolul de a dezamorsa tensiunile emoionale i de a crea sentimentul de valoare personal. n acest sens, managerul hotelului Sorelo trebuie s cntreasc foarte atent informaiile primite pe aceast cale, pentru c tendina fireasc a subordonailor este de a filtra foarte puternic coninutul mesajului. Canalele formale de comunicare sunt create n mod deliberat prin stabilirea unui sistem formal de responsabiliti care respect structura ierarhic a organizaiei. Comunicarea pe orizontal, n cadrul hotelului Sorelo, se realizeaz fie ntre managerii aflai pe poziii similare n interiorul organizaiei, fie ntre alte persoane din cadrul diverselor departamente. n general, acest tip de comunicare are rolul de a realiza coordonarea activitilor dintre departamente, mai ales dac acestea sunt interdependente. n plus, comunicarea ntre departamente este, de obicei, mediat, aproape n exclusivitate de manageri. Acestea sunt greeli grave care provin din ignorarea faptului c salariaii sunt de fapt purttorii valorilor organizaiei n exterior. Insuficiena comunicrii formale nu are ca efect numai slaba coordonare a activitilorinterne i lipsa de eficien la nivel global, ci i crearea unei imagini negative aorganizaiei n exterior.

Comunicarea informal la SC Sorelo Piteti

Comunicarea informal se poate defini drept schimbul de informaii care are loc n afara canalelor de comunicare oficiale. Comunicarea informal se desfoar n generalprin canale create spontan. Acestea apar i exist n mod necontrolat, se modific permanent i opereaz la toate nivelurile. Se poate spune c merg n paralel cu canalele de comunicare formale, mai ales

dac acestea din urm sunt ineficiente sau dac informaia care ajunge pe aceast cale este srac. Ceea ce trebuie avut n mod special n vedere este c aceste canale nu pot fi nici interzise, nici desfiinate. Pentru buna funcionare a hotelului Sorelo,i ele trebuie pe de o parte contracarate de informaiile transmise prin intermediul canalelor oficiale, iar pe de alt parte trebuie ncurajate pentru c ofer un feedback optim. Canalele neformale au cel mai activ rol, mai ales n situaii de reproiectare a organizaiei. Managerii trebuie s le foloseasc pentru a cunoate i a putea contracara zvonurile nereale i duntoare pentru activitatea organizaiei. Rolul comunicrii informale n cadrul hotelului Sorelo Comunicarea informal la hotelul Sorelo, ofer un dublu avantaj: pe de o parte ea are o valoare utilitar pentruhotel, contribuind la fluidizarea contactelor ntre salariai, iar pe de alt parte are un rol terapeutic. Contactele de tip informal sunt cele care asigur n modul cel mai eficient legtura dintre salariaii aceluiai departament sau ntre departamente diferite. Comunicarea informal merge n paralel cu unele canale transversale de comunicare, ndeprtndu-se ns de circuitele complexe i lenteale comunicrii formale. Salariatul hotelului Sorelo va cuta informaia de care are nevoie acolo unde tie c o poate gsi, fr a apela la reelele formale pentru a ajunge la interlocutorul potrivit,care nu este ntotdeauna acelai cu cel stabilit de organigram. Comunicarea neformal permite deci, n acelai timp exploatarea ocaziilor de comunicare eficient care se pot ivi i evitarea unor anumite riscuri legate de incompatibilitatea dintre organigram i situaia de fapt din organizaie. Acest tip de comunicare se asociaz cel mai bine cu o politic managerial care ncurajeaz iniiativa i autonomia, lrgind spaiul de joc al fiecrui actor al organizaiei. Promovarea comunicrii informale reduce riscurile legate de conflictele de munc, de greve, de fenomene de tipul contraputerii, generate, de obicei, de excesul de formalism. n concluzie, pentru a funciona eficient, comunicarea n cadrul hotelului Sorelo trebuie s acopere att registrul formal, ct i pe cel informal. Dac informalul este ncurajat, el poate deveni surs de inovaie pentru formal, lucru foarte profitabil mai ales n momente de restructurare a organizaiei. Invers, promovarea exclusiv a comunicrii formale va avea ca efect dezordinea, dezorganizarea, imposibilitatea formulrii de obiective pe termen lung. n aceste condiii, trebuie n primul rnd create cadre formale de comunicare, suficient de suple ns, pentru a putea permite fluxurile informale purttoare de feedback i de noutate.

Noile tehnologii i comunicarea organizaional n cadrul hotelului Sorelo

Dezvoltarea exploziv a noilor tehnologii de comunicare i extinderea lor pe scar larg au avut o serie de consecine notabile i n planul comunicrii organizaionale. Astfel, reelele de comunicare interne (intranet) eficientizeaz comunicarea interdepartamental i comunicarea interindividual orizontal, economisind timpul fizic al angajailor care pot presta alte activiti; n al doilea rnd, simplific procesul de consultare a angajailor i cel de transmitere a deciziilor, deci comunicarea pe vertical. n fine, folosirea Intranetului i a calculatorului n general mrete ponderea comunicrii formale comparativ cu comunicarea informal (privilegiat mai ales de situaiile de comunicare direct i verbal a angajailor) micornd riscul de dezvoltare a structurilor informale paralele cu structurile formale, cu dezavantajul scderii coeziunii interne. Accesul la bncile de date i constituirea de bnci de date proprii eficientizeaz activitatea organizaiei ntruct se elimin timpul necesar pentru stocarea i cutarea informaiilor care n sistemul clasic (pe suport scris, ndosariat) ocupa foarte mult din timpul angajailor, cernd posturi speciale destinate acestui sector; totodat bncile de date optimizeaz spaiul fizic din sediile organizaiilor spaiu sufocat n trecut de fiiere, dosare i arhive. Accesul la internet contribuie foarte mult la deschiderea hotelului Sorelo spre spaiul public, att din punct de vedere al contactului cu marea planetar de informaie, ct i din punct de vedere al prezenei organizaiei n faa publicurilor. Pe de o parte, contactul cu informaia de ultim or din mediul extern contribuie la adaptarea i deci la sntatea organizaiei. Pe de alt parte, internetul devine din ce n ce mai mult un instrument de creare i de ntreinere a identitii organizaiei: se prezint structura, obiectivele, serviciile, valorile promovate sau alte elemente de interes pentru mediul social. Paginile proprii, construite ntr-un mod consonant cu identitatea i misiunea hotelului Sorelo , devin i un instrument de comunicare efectiv cu publicurile implicate (se comunic n mod individualizat cu clienii, prin intermediul forumurilor i prin pota electronic). Aadar, noile tehnologii de comunicare contribuie la instituirea relaiei cu publicul larg pe alte baze, evitndu-se oboseala deplasrilor fizice i a suprasolicitrii angajailor de la sectorul relaii cu publicul. Exist i efecte colaterale ale acestui fenomen, cum ar fi privilegierea comunicrii scrise n detrimentul comunicrii verbale i non-verbale; se reduce, cum s-a mai subliniat, proporia comunicrii informale. Utilizarea bazelor de date distribuite mai rezolv i o serie de alte probleme ale procesului de comunicare i anume:

vor disprea barierele comunicaionale interne de natur interpersonal sau intrapersonal, aspecte ce au fost identificate prin chestionar ca fiind piedici ce pot bloca o comunicare eficient; furnizarea, primirea i solicitarea de informaii are loc ntr-un context nou ce contribuie la formarea unui climat de comunicare extrem de productiv;

Comunicarea n contextul schimbrii n cadrul hotelului Sorelo

Schimbarea mediului n care funcioneaz organizaia atrage dup sine reproiectarea activitii interne, introducerea de noi strategii, mpreun cu setul corespunztor de relaii de comunicare i cu proiectarea unei noi culturi organizaionale. n general, nevoia de restructurare a organizaiei este perceput de salariai ca un factor de stres i de frustrare. n aceste condiii, pe canalele de comunicare neformale ncep s circule informaii declanatoare de panic (de obicei sub forma zvonului), care afecteaz funcionarea de ansamblu a organizaiei. Este o iluzie c acest flux informaional poate fi pe deplin controlat. El poate fi ns limitat i contracarat ntr-o oarecare msur de transmiterea de informaii pertinente i exacte despre schimbrile ce au loc n organizaie. Mai mult dect att, acest tip de mesaj trebuie nsoit permanent de ideea c schimbarea nu trebuie s provoace nici un fel de reacii negative din partea salariailor, pentru c ea este inevitabil ntr-un context concurenial. Att comunicarea formal, ct i cea informal trebuie s scoat n eviden faptul c schimbarea este benefic nu numai pentru organizaie n ansamblul ei, ci i pentru angajai. Dac acest mesaj este transmis i receptat n aceast form, rezultatul va fi reducerea tensiunilor, fidelizarea membrilor fa de strategiile alese de companie, adoptarea mai relaxat a noilor modificri de climat i de cultur organizaional, i nu n ultimul rnd, transmiterea de mesaje favorabile ctre exterior. Acest lucru este foarte important pentru c, venind pe o cale neoficial, dar confirmnd poziia public a organizaiei, informaia despre schimbrile pozitive din interior devine mult mai credibil. n raport cu schimbarea, comunicarea intern acioneaz n cteva direcii: asigurarea ca angajaii s neleag i s sprijine schimbrile ce au loc n cadrul hotelului Sorelo; formarea i influenarea culturii hoteliere n procesul de adaptare la schimbrile ce au loc mediu; influenarea atitudinii i comportamentului angajailor privind calitate i clientul. O astfel de strategie de comunicare poate fi realizat numai prin intermediul unui proces managerial de tip participativ aa cum este cel al hotelului Sorelo. Un management autoritar, care nu ncurajeaz feedback-ul i participarea, care promoveaz 4

relaii relativ rigide ntre palierele i departamentele organizaiei nu are suficiente resurse pentru schimbarea mentalitilor salariailor, schimbri absolut eseniale pentru construirea unei culturi organizaionale calitative. n acest context, comunicarea devine instrumentul de baz al reproiectrii. Pentru aceasta, ea trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: s aib loc fr ncetare i folosind toate suporturile care exist n organizaie.Cnd se pune problema reproiectrii, nu poate fi vorba de prea mult comunicare. Reproiectarea trebuie anunat, explicat i introdus prin comunicare; s fie simpl i clar. Motivarea i conceptele de baz legate de reproiectare trebuie exprimate pe nelesul tuturor; s acioneze mai degrab la nivel emoional dect la nivel raional; s fie dramatic; s sugereze importana i urgena procesului de reproiectare. n paralel, comunicarea extern trebuie s transmit publicurilor int aceeai imagine pozitiv a schimbrii organizaiei, accentund aspectul pozitiv al schimbrii pentru beneficiari (clieni, furnizori, investitori) ca i importana ei pentru comunitate, mass media, publicul larg.

Bibliografie Cndea, Rodica M., Dan, Cndea - Comunicarea managerial. Concepte. Deprinderi. Strategie, Bucureti, Editura Expert, 1996 Cndea, Rodica M., Dan Cndea - Comunicarea managerial aplicat, Bucureti, Editura Expert, 1996 Chiric, Sofia - Psihologie organizaional. Modele de diagnoz i intervenie, ClujNapoca, Editura SO,1996 Johns, Gary - Comportament organizaional, Bucureti, Editura Economic, Zorlenan T., E. Burdu, G. Cprrescu - Managementul organizaiei, Bucureti, Editura Economic, 1998