MANAGEMENTUL PROIECTELOR IT

PLANNER

1. Introducere Planner este o unealt de uz general pentru gestionarea proiectelor care ofer o varietate de facilit i orientate pe patru aspecte de baz ale unui proiect pentru: reprezentarea diagramei Gantt, stabilirea sarcinilor, stabilirea resurselor i folosirea resurselor. Pentru a porni programul Planner, exista doua variante:  fie se da dublu click pe fisierul executabil din locatia in care l-am instalat  fie din linie de comanda: se scrie planner, apoi se apasa Enter 2. Prezentarea ferestrei principale Fereastra principala a aplicatiei pune la dispozitie patru mari panouri orientate vertical in partea dreapta:  The Gantt Chart  Tasks  Resources  Resource Usage

La deschiderea programului, vederea Gantt este cea implicita si combina vizualizarea diagramei Gantt cu o versiune scurtata a task-urilor. Prin intermediul acestui panou, putem crea diagrame Gantt care reprezinta vizualizarea grafica a tuturor task-urilor care compun proiectul. Fiecare bara a diagramei, este o reprezentare grafica a timpului pe care task-ul se intinde. De asemenea, vederea Gantt permite: y Vizualizarea unei reprezentari grafice a planificarii proiectului y Gestionarea relatiilor dintre task-uri folosind drag and drop y Se poate folosi Zoom In si Zoom Out pentru a vizualiza taskurile pe diferite nivele de detaliu (ani,luni, saptamani, zile, ore) y Vizualizarea resurselor asignate fiecarui task

Creearea dependen elor ntre task-uri folosind diagrama Gantt: Pentru a ncepe un anumit task, adesea trebuie terminat alt task nainte. Dependen ele ntre task-uri se pot crea fie folosind tab-ul Predecessors din fereastra de editare a task-ului, a a cum vom vedea ulterior, fie grafic folosind diagrama Gantt. Dac apas m pe bara ce reprezint task-ul predecesor, va aparea o sageat . Tr gnd aceast s geat peste bara task-ului dependent, se va crea dependen a.

Schimbarea se va reflecta imediat n diagrama Gantt, iar task-ul dependent va fi shiftat i va avea punctul de start dup punctul de sfr it al task-ului predecesor.

Vederea Tasks permite vizualizarea task-urilor pe diferite faze ale proiectului. Pentru fiecare task avem informa ii referitoare la: - Start data de nceput al task-ului - Finish data de fializare a task-ului - Work reprezint cantitatea de efort necesar pentru a finaliza tatskul - Duration durata calendaristic necesar pentru a completa task-ul. n mod normal, durata este calculat bazat pe cantitatea de efort si resursele asignate task-ului. Acest calcul ia n considerare i calendarul - Slack cantitatea de timp n care nu se lucreaz (weekend-uri, s rb tori) - Cost costul necesar finaliz rii tas-urilor (fiecare resurs are un cost) - Assigned to resursele c rora este asignat task-ul respectiv. Cu ct sunt mai multe, cu att se mic oreaz durata necesar finaliz rii taskului - % Complete - reprezint procentajul din munca total depus la un anumit moment de timp pentru un anumit task Vederea Tasks este folosit deci pentru urm toarele: Definirea task-urilor Secven ierea task-urilor prin crearea dependen elor i a constrngerilor Estimarea duratei de timp a task-urilor Estimarea costurilor task-urilor

Vederea Resources permite vizualizarea resurselor existente i a informa iilor lor: Name numele resursei Short Name un nume mai scurt folosit pentru resursa respectiv Type o resurs poate fi uman sau material Group numele grupului din care face parte resursa E-mail adresa de e-mail a resursei Cost costul resursei pe or

Vederea Resource Usage eviden iaz folosirea resurselor in func ie de task-urile carora au fost asignate. Este similar cu vederea Gantt, doar c aceasta este organizat pe resurse i nu pe task-uri. n partea stng se aflt fiecare resurs mpreun cu task-urile care i apar in, iar n partea dreapt acest lucru este ilustrat printr-o bar n diagram :

Semnifica ia culorilor este urm toarea: - Verde semnific faptul c resursa nu este alocat nici unui task pe perioada de timp reprezentat - Albastru are semnific ie diferit n func ie de context. Pe linia taskului este ori alocat par ial ori total, n func ie de procentul afi at
7

lng , iar e linia de sumar a resursei respective, arat ca resursa este alocat in totalitate pe acea perioad de timp - Gri arat c resursa este alocat par ial pe perioada de timp reprezentat - Ro u arat c resursa este supraalocat pe perioad de timp reprezentat Fereastra Planner contine urmatoarele elemente: y Bara de meniu:

o Meniul File contine urmatoarele submeniuri: - New File: creeaza un nou proiect - Open File: deschide un proiect existent - Import > MS Project XML: este o functionalitate noua si considerata ca fiind experimentala. Versiunea 2002 si cele ulterioare ale lui Microsoft Project ofera posibilitatea de asalva proiectele in fisiere XML. Deci pentru a folosi aceasta functionalitate de Import a lui Planner, intai trebuie salvat proiectul din Microsoft Project in format Xml deoarece nu functioneaza importarea cu fisiere native in format .mpp.

Importarea nu se poate realiza pentru:  Properties: MS Project nu le salveaza in fisiere XML.  Calendars: din cauza diferentelor de inmagazinare a datelor de catre cele doua utilitare.  Resource Groups: din cauza diferentelor de inmagazinare a datelor de catre cele doua utilitare. - Save: salveaza proiectul intr-o anumita locatie. - Save As: redenumeste proiectul in cazul in care acesta este deja salvat in aceeasi locatie sau face o copie a lui daca locatia difera. - Export to HTML: aceasta optiune creaza o vizualizare o proiectului in HTML care ulterior poate fi publicata pe un site
8

web sau poate fi trimisa pe e-mail partilor interesate de proiect dar care nu au acces la Planner. Ceea ce se salveaza in HTML este o varianta simplificata a diagramei Gantt si este o excelenta cale de a oferi informatii despre starea proiectului intr-o maniera facila. Export to Previous Planner Format: pentru compatibilitate cu versiunile anterioare ale lui Planner. Page Setup: pentru setarea formatului de pagina Print: pentru imprimare Print Preview: pentru vizualizare inainte de printare Close: pentru parasirea programului

- Meniul Edit contine urmatoarele submeniuri: - Undo: anuleaza actiunea anterioara - Redo: reface actiunile anulate - Select All: optiune valabila doar pentru vederile Gantt, Tasks si Resources; selecteaza toata informatiile - Meniul View contine urmatoarele submeniuri: - Gantt Chart - Tasks - Resources - Resource Usage - Zoom In mareste nivelul de detaliu in vizualizarea task-urilor - Zoom Out scade nivelul de detaliu in vizualizare task-urilor - Zoom to Fit schimba nivelul de detaliu astfel incat toate taskurile sa incapa pe latimea ecranului - Edit Visible Columns putem seta ce coloane dorim sa fie afisate pentru fiecare vedere in parte De exemplu:  pentru vederea Gantt coloanele care sunt afisate implicit sunt WBS, Name si Work;  pentru vederea Tasks sunt afisate urmatoarele coloane: WBS, Name, Start, Finish, Work, Duration, Slack, Cost, Assigned to, % Complete;
9

 pentru vederea Resources sunt afisate urmatoarele coloane: Name, Short name, Type, Group, Email, cost;  pentru vederea Resource Usage sunt afisate urmatoarele coloane: Name si Tasks; - Highlight Critical Path optiune valabila doar pentru vederile Gantt si Tasks; odata activata aceasta optiune, task-urile critice pentru finalizarea proiectului la data stabilita devin de culoare rosie

- Show Guide Lines optiune valabila doar pentru vederea Gantt; odata activata aceasta optiune, se afiseaza linii orizontale ajutatoare pentru corelarea mai rapida a denumirii task-ului cu reprezentarea sa grafica in timp

o Meniul Actions contine submeniuri diferite in functie de vederea selectata din panoul din partea stanga: Pentru vederea Tasks, meniul Actions contine urmatoarele submeniuri: - Insert Task insereaza un nou task in lista de task-uri - Insert Tasks permite adaugarea mai multor task-uri odata. In fereastra care apare, se insereaza numele task-ului si numarul orelor de care este nevoie pentru a se finaliza task-ul si se apasa Enter. Astfel, task-ul este introdus in lista de task-uri, iar fereastra ramane deschisa pentru adaugarea task-ului anterior.
10

- Remove Task elimina din lista de task-uri un anumit task selectat - Link Tasks creaza dependenta intre doua sau mai multe taskuri selectate - Unlink Tasks dezactiveaza dependenta dintre task-urile legate intre ele - Indent Task task-ul selectat este va fi indentat fata de task-ul anterior, practic devine subtask - Unindent Task anuleaza indentarea task-urilor selectate - Move Task Up muta task-ul selectat cu o pozitie mai sus - Move Task Down muta task-ul selectat cu o pozitie mai jos - Reset Constraints reseteaza constrangerile refeitoare la taskuri. In mod implicit, toate task-urile au data de inceput aceeasi cu cea de start a proiectului, cu exceptia cazului in care exista dependente intre task-uri. Exista cazuri in care nu exista dependente, insa un anumit task trebuie sa inceapa la o anumita data fixa, sau nu mai devreme de o anumita data. Aceste constrangeri se pot specifica in coloana de Start a task-ului

11

- Edit Task aceast comand editeaz propriet ile task-ului selectat

12

Tab-ul General con ine urm toarele cmpuri: Name numele task-ului Milestone seteaz task-ul ca fiind milestone, ceea ce elimin posibilitatea de a seta campurile de Work, Duration, Complete, si Priority deoarece un milestone este un eveniment important n desf urarea proiectului care nu are durat sau prioritate Fixed duration aceast op iune este folosit atunci cnd dorim ca un anumit task sa aib o durat fix indiferent de resursele alocate pentru ndeplinirea sarcinii. Odat ce se alege op iunea Fixed Duration, se activeaz cmpul Duration, permi ndu-se introducerea unei valori ca si durat fix Work reprezint cantitatea de efort necesar pentru a finaliza tatskul Duration durata calendaristic necesar pentru a completa task-ul. n mod normal, durata este calculat bazat pe cantitatea de efort si resursele asignate task-ului. Acest calcul ia n considerare i calendarul Schedule seteaz o constrngere a datei de start a task-ului, care poate fi As soon as possible, No eralier than sau On a fixed date Complete reprezint procentajul din munca total depus la un anumit moment de timp pentru un anumit task Priority seteaz prioritatea pentru un anumit task. Nu exist o functionalitate legat de acest cmp, ci este doar informativ Tabul Resources permite asignarea resurselor la task-uri. Resursele pot fi att materiale ct i umane. Se bifeaz check boxul din coloana Assigned pentru a aloca resursa respectiv task+ului curent. Folosi i cmpul Units pentru a introduce un procent folosit corespunz tor resursei asignate task-ului.

13

Tab-ul Predecessors con ine task-urile care trebuie s fie finalizate nainte ca task-ul respectiv s nceap .

14

De exemplu, task-ul Elaborarea diagramei Use Case are ca predecesor task-ul Elaborare WBS. Din aceast fereastr de dialog se pot schimba predecesorii task-ului curent, iar pentru a ad uga i elimina predecesori din aceast fereastr se apas pe butoanele de Add i Remove. Cnd dorim s ad ug m un nou predecesor pentru un anumit task, trebuie s alegem dintr-o list Drop Down, numele task-ului ce se dore te a fi predecesor. n cadrul cmpului Relation type se poate alege dintre: Finish to Start (FS) ceea ce nseamn c atunci cnd se termin task-ul predesor, va ncepe task-ul curent Finish to Finish (FF) task-ul predecesor i task-ul curent se vor sfr i deodat Start to Start (SS) task-ul predecesor i cel curent vor ncepe deodat Start to Finish (SF) cnd ncepe task-ul predecesor se sfr e te cel curent De asemenea, se mai poate seta un anumit timp de ntrziere in cmpul de lag. De exemplu, dac set m o ntrziere de 1 ntr-o rela ie de Finish to Start, acest lucru nseamn c task-ul curent poate ncepe dup o zi de la terminarea task-ului curent. Timpul de ntrziere poate fi introdus in termeni de zile, s pt mni, ore (2d =2 zile, 4w=4 s pt mni, 1h=1 or ), ns acesta este convertit automat in zile.

15

Tab-ul Notes permite ad ugarea notelor la un anumit task. De asemenea, se poate introduce data curent in not folosind butonul Insert Time Stamp.

16

- Edit Custom Properties permite ad ugarea unor proprit i customizate ale task-urilor

La ap sarea butonului Add, apare o nou fereastr de dialog unde putem seta pentru noua proprietate o etichet , un nume, o descriere si tipul care poate fi text, num r ntreg sau numar real in virgul mobil .

17

Vederea Gantt, con ine acelea i submeniuri ca i vederea Tasks, mai pu in Edit Task. Submeniurile au exact aceea i func ionalitate ca si pentru vederea Tasks.

Vederea Resource, are meniul Actions cu urmatoarele submeniuri: - Insert Resource permite ad ugarea de noi resurse in list - Insert Resources permite adaugarea mai multor resurse ntr-o manier rapid . Dupa selectarea acestui submeniu, apare urm toarea fereastr :

Aici se alege numele pe care dorim s l aib resursa nou introdus , un nume mai scurt, eventual ini ialele numelui, grupul din care face parte resursa, i e-mail-ul resursei respective. Dupa ap sarea butonului Insert, resursa va fi adaugata in list . Dac interfa a Evolution Data Server este activat , se pot inporta resurse din contactele aplica iei desktop Evolution sau de pe un server LDAP. Pentru a importa contacte folosind interfa a EDS, se alege calea File > Import > EDS i va ap rea fereastra urm toare:

18

Din lista cmpului Select Group se alege On This Computer, dac se dore te importarea resurselor din lista de contacte Evolution, sau On LDAP Servers, dac se dore te importarea resurselor de pe un server LDAP. Dac lista de contacte rezultat este lung , atunci se poate folosi cmpul Search, pentru a gasi contactele ce ne intereseaz . Contactele dorite se selecteaz bifnd checkbox-ul aferent. De asemenea, se poate alege Select All sau Unselect All, pentru a selecta/deselecta contactele. La finalizare, se apas OK i contactele vor fi introduse in lista de resurse. - Remove Resource elimin din list resursa selectat - Edit Resource Properties permite modificarea propriet ilor resurselor

19

Tab-ul General con ine acelea i cmpuri ca i cle din vederea Resources. Tab-ul Calendar- permite asignarea unui calendar resursei dac cel implicit al proiectului nu este potrivit. Pentru a schimba calendarul asignat unei resurse , se selecteaz pur i simplu din list . Pentru a crea un nou calendar pentru resursa selectat , se apas butonul Edit.

20

Tab-ul Notes permite ad ugarea notelor la un anumit task. De asemenea, se poate introduce data curent in not folosind butonul Insert Time Stamp.

21

- Edit Gropus prin intermediul acestui editor de grup se pot defini grupuri folosite pentru a clasifica resursele. Un grup are un nume, un manager (nume, telefon, email) i op iunea de a putea preciza un grup implicit prin intermediul cmpului Default. Dac se specific un grup predefinit, fiecare resurs nou introdus va fi plasat n acest grup, dar binenteles, grupul se poate schimba.

Vederea Resource Group are meniul Actions gol. - Meniul Project con ine urm toarele submeniuri: - Manage Calendars folosit pentru a edita calendarul proiectului. Calendarele de proiect asist ultilizatorii n definirea intervalelor calendaristice n care resursele pot fi folosite.

22

n partea stnga a ferestrei, este afi at numele calendarului curent, n centru se afl calendarul. Ziua curent este marcat in calendar cu culoarea gri nchis, iar zilele nelucratoare sunt colorate cu gri deschis. n partea dreapt se afl intrevalul orelor de lucru pentru ziua selectat din calendar. De exemplu, n ziua de 6 mai se lucreaz de la ora 08:00 la 12:00 i de la ora 13:00 la 17:00. Deci in total, sunt 8 ore de lucru i o or pauz . Pentru a crea un nou calendar se apas butonul New i urm toarea fereastr de dialog va fi afi at :

23

n partea stng a ferestrei, sunt afi ate calendarele existente, iar n partea dreapt sunt disponibile op iuni pentru crearea unui nou calendar: - Derive from a calendar creez un calendar copil. Noul calendar va mo teni set rile calendarului p rinte selectat din partea stng , deci fiecare schimbare f cut ulterior calendarului p rinte, se va reflecta n calendarul copil. n exemplul de mai jos, Derived calendar este calendarul copil al lui Default.

- Copy an existing calendar creeaz o copie a calendarului selectat din partea stng . Dup realizarea copiei, ulterioare schimb ri efectuate n calendarul original sau n calendarul parinte al lui, nu se vor reflecta n calendarul copie.

- Create an empty calendar creeaz un nou calendar gol. Nicio setare nu va fi mo tenit sau copiat .

Empty este numele calendarului creat cu aceast op iune. Pentru a face schimb ri ntr-un calendar, se selecteaz ziua respectiv din calendar , si ulterior putem alege dintre cele trei radio butoane: - Use working time from a derived calendar folose te calendarul p rinte pentru a determina timpul de lucru pentru ziua selectat - Set day type to: - folose te tipul de zi selectat (Working sau Nonworking) pentru a determina orele lucr toare din ziua respectiv
24

Timpul de lucru pentru fiecare tip de zi poate fi stabilit, ap snd butonul Working Time n urma c ruia apare urm toarea fereastr de dialog:

Acest fereastr contine n partea stng , lista cu tipurile de zile existente, i orele de lucru pentru tipul de zi selectat, n partea dreapt . Timpul este introdus n format de 24 h (am/pm), deci 5:00 PM va fi introdus ca 17:00. - Custom working time define te un set unic de ore lucr toare pentru o anumit zi Pentru a terge un anumit calendar din list , se selecteaz calendarul ce se dore te a fi ters si se apas butonul Remove. Tot in fereastra de editare a calendarelor face schimb ri asupra unei anumite zile din toate s pt mnile din lun ap snd butonul Default Week, n urma c ruia apare urm toarea fereastr de dialog:

25

Putem selecta ziua i tipul zilei care poate fi Working sau Nonworking, iar pentru calendare derivate mai avem i op iunea Use base, pentru a folosi tipul zilei din calendarul p rinte. De exemplu, putem selecta ziua Wednesday i tipul zilei s fie Nonworking. Acest lucru nseamn ca n toate s pt mnile din ziua curent , zilele de miercuri vor fi nelucr toare.

26

- Edit Day Types prin intermediul acestei op iuni putem ad uga noi tipuri de zile pe lng cele lucr toare i nelucr toare.

Dac dorim s elimin m din list un anumit tip di zi ap s m butonul Remove. Nonworking i Working nu pot fi eliminate din list . Prin ap sarea butonului Add apare urm toarea fereastr de dialog, unde putem introduce numele dorit.

- Edit Project Phases permite ad ugarea de faze pentru proiect

27

De exemplu, in fereastra de dialog de mai sus exist creat o prim faz a proiectului. Putem elimina din list o anumit faz selectat ap snd butonull Remove, sau putem ad uga o nou faz ap snd butonul Add, n urma c ruia apare urm taorea fereastr de dialog n care putem introduce numele fazei dorite:

- Edit Project Properties permite editarea propriet ilor proiectului precum: nume, data de start, managerul, organiza ia de care apar ine proiectul, fazele proiectului i caledarul predefinit.

28

Tab-ul General Este important s preciz m c data implicit de start pentru toate taskurile este aceea i cu data proiectului. Astfel, ar trebui introdus data proiectului nainte s fie introduse prea multe task-uri. n eventualitatea c schimb m data proiectului dup ce am introdus task-urile, data de start a task-urilor, se va schimba automat la data de start a proiectului, cu excep ia faptului cnd ele au asociate constrngeri. Aceast fereastr de dialog permite utilizatorului sa asigneze o anumit faz la proiect, ns cu scop pur informativ, f r vreo func ionalitate. Fiecare proiect trebuie s aib un calendar definit. Pentru a schimba calendarul predefinit al proiectului se apas butonul Select...

29

Tab-ul Custom Permite adaugare de proprieta i utilizator. Acest lucru se poate realiza prin apasarea butonului Add:

- Meniul Help are doua submeniuri: - User Guide este un ghid de utlizare - About este o fereastr de dialog ce afi eaz versiunea curent a programului i un link c tre pagina de internet a sa

30

y Bara de unelte n func ie de vederea selectat n bara sunt afi ate diferite unelte pentru manevrarea resurselor, task-urilor care se g sesc de asemenea i n bara de meniu Bara de unelte con ine i cteva op iuni comune ale vederilor:

New Project pentru crearea unui nou proiect Open pentru deschidereaunui proiect existent Save pentru salvarea proiectului Print pentru printare pe hrtie Print Preview vizualizare nainte de imprimare Undo anuleaz o comand gre it Redo reface o comand anterioar Vederea Gantt i vederea Tasks con in n bara de unelte acelea i op iuni care se g sesc i n meniul Actions explicate anterior:

Vederea Resources con ine urm toarele op iuni n bara de unelte, explicate atunci cnd am discutat despre meniul Actions:

Vederea Resource Usage are urm toarele op iuni n bara de unelte:

Zoom to fit m re te / mic oreaz nivelul de detaliu astfel nct diagrama de utilizare a resurselor s ncap ntr-o fereastr ecran
31

Zoom in m re te nivelul de detaliu Zoom out mic oreaz nivelul de detaliu y Bara de status afi eaz informa ii despre activitatea Planner curent i informa ii contextuale despre op iunile din meniu De exemplu, dac ne afl m cu mouse-ul pe submeniul Insert Task, bara de status va afi a urm torul lucru:

32