5 C11 E14 BD 01

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor
MODELAREA I IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM SUPORT PENTRU ANALIZA CLIENILOR I FURNIZORILOR

Sergiu Stelian MICLEA Facultatea de Economie i de Administrare a Afacerilor, Universitatea de Vest, Timioara, Romnia Abstract
n contextul economic actual, analiza clienilor i furnizorilor este, fr ndoial, un instrument deosebit de util i indispensabil managementului firmelor pentru luarea deciziilor financiare. Operaiunile i procesele economice dintr-o ntreprindere sunt strns legate de contactul cu clienii i furnizorii. Pentru realizarea modelrii i implementrii unui sistem suport pentru analiza clienilor i furnizorilor, este necesar o metodologie de analiz complex, prin care se studiaz fluxul de documente rezultat din activitatea de exploatare a ntreprinderii. Metodologia utilizat pentru aceast analiz este SSADM (Structured System Analysis and Design Method). Pornind de la aceast analiz i utiliznd instrumente software moderne, au fost realizate proiectarea i implementarea sistemului suport. S-a luat in calcul att obiectivele sistemului, ct i numeroasele faciliti oferite de instrumentele alese. Pentru gestionarea bazelor de date am utilizat Microsoft SQL Server 2008 Express Edition. Implementarea sistemului a fost realizat cu Microsoft Visual Studio 2008 Professional Edition, iar ieirile sistemului, cu Business Objects Crystal Reports XI. Pentru realizarea interfeei cu utilizatorul am folosit tehnologii suplimentare precum: Adobe Flash, HTML, Javascript. Manualul de utilizare a fost conceput cu ajutorul EC Software Help and Manual.
Cuvinte cheie Clieni, Furnizori, Analiz, Exploatare, Sistem, SSADM.

Introducere Relaia firmei cu clienii i furnizorii merit o studiere aprofundat, lucru pe care am ncercat s l dezvolt proiectnd un sistem care analizeaz: facturile, ncasrile i plile pe baza soldurilor clienilor i furnizorilor vechimea clienilor i furnizorilor ponderea totalurilor facturilor clienilor, furnizorilor interni i externi ponderea soldurilor clienilor, furnizorilor interni i externi
Analiza acestora este foarte important n cadrul companiilor mijlocii i mari, ns este o procedur vast i complex. Din acest motiv este necesar un studiu amnunit asupra fluxului de documente i a informaiilor care circul n sistemul informaional. Obiectivul lucrrii este dezvoltarea unui sistem suport pentru analiza clienilor i furnizorilor n cadrul unei organizaii. Cu ajutorul acestui sistem, managerul este ajutat n luarea deciziilor, el poate, pe baza rapoartelor, sa ofere soluii n situaiile de incertitudine din activitatea de exploatare i s creeze scenarii lund n calcul vechimea, soldurile, data scadent ale facturilor clienilor i furnizorilor..
Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor Clienilor
Sistemul suport care va fi prezentat n aceast lucrare, poate funciona eficient i conectat la o baz de date a unui sistem ERP, prin importul de date din cadrul sistemului ERP n sistemul studiat. De asemenea, sistemul poate fi implementat i pe terminale mobile datorit tehnologiilor moderne de dezvoltare. i dator Pe parcursul lucrrii vor fi studiate procesele i etapele analizei unui sistem informaional la o organiza ional organizaie, urmate de studiul proiectrii unui sistem suport privind analiza clienilor i a furnizorilor i implementarea i acestuia. 1. Metodologia de Cercetare 1.1. Documentare Pe piaa romneasc nu au fost gsite sisteme informatice care s realizeze toate rapoartele necesare managerului pentru o analiz precis i care s permit o simulare a unei situaii parametrizabile de ctre ii manager sau utilizatorul sistemului. Cu toate acestea au fost gsite dou programe informatice care permit analiza la un nivel mai mult tactic dect strategic a clienilor i a furnizorilor. Aceste dou programe sunt: Logik POS modulul Clieni & Furnizori i Furnizori TC Soft evidena clienilor i furnizorilor i
Aplicaia de gestiune Logik POS (Figura 1) a fost gndit i proiectat modular pentru a se putea plia pe orice tip de locaie. Ea cuprinde 4 module principale: Logik POS Administrare, Logik POS Rapoarte, Logik POS ie. istrare,
Analiza Grafica, Logik POS Securitate.

Figura 1
Interfaa principal Logik POS Interfa
Sursa: http://www.logik.ro
TC Soft (figura 2) ine evidena facturilor de ncasat de la clieni, respectiv a celor de plata ctre furnizori i a clien i, este destinat firmelor mici i mijlocii. Aplicaia permite introducerea mai multor firme proprii, a clienilor i furnizorilor i ofer posibilitatea de clien i exportare a firmelor ntre clieni i furnizori (o firma poate fi doar client, doar furnizor sau ambele fr sa fie i firma nevoie de introducerea aceleai firme de dou ori). Programul nu funcioneaz n reea i nici nu va avea i i aceasta opiune implementata.
Figura 2
Interfaa principal a aplicaiei TC-Soft Interfa
Sursa: http://www.tc-soft.ro/produse_evidenta.html http://www.tc

1.2. Metodologia Structurat de Analiz i Proiectare Metodologia SSADM a fost realizat la cererea Guvernului Marii Britanii, n anul 1982, cu scopul dezvoltrii sistemelor informaionale de ctre departamentele guvernamentale [GOOD95], [WEAV98]. ionale SSADM include un set de tehnici, instrumente i formulare standard pentru descrierea sistemului existent sau a i sistemului proiectat (noul sistem). Pentru prezentarea sistemului se utilizeaz o documenta complex. ru documentaie Caracteristici generale: Este o metodologie orientate pe structura datelor Pune n eviden dou tipuri de modele: modelul logic i modelul fizic al sistemului, deci separ proiectarea logic de proiectarea fizic. Se bazeaz pe specificarea clar a cerin cerinelor i a unor reguli detaliate pentru construirea (proiectarea) i celor dou modele. Face apel la reprezentarea fluxurilor de date i prelucrrilor cu ajutorul diagramelor.
Conine cinci module (figura 3): studiul de fezabilitate, analiza cerinelor, specificarea cerinelor, specificarea logic a sistemului i proiectarea fizic. Fiecare modul este divizat n etape de lucru. Fiecare etap este mprit ntr-un numr de pai care definesc intrrile, ieirile i sarcinile ce trebuie realizate. Modulele, etapele i paii sunt definii astfel nct pot fi utilizate separate ntr-un proiect de realizare a unui sistem informatic.
Figura 3
Modulele metodologiei SSADM
Sursa: Conf. Univ. Dr. Claudiu Brnda, n suportul pentru curs, 2008
2. Analiza Fluxurilor de Date 2.1. Diagrama de Context Diagrama de context este o imagine generala a sistemului analizat, coninnd doar o singura prelucrare (sistemul nsui) i mai multe fluxuri de date intre aceasta i entitile externe pentru a reflecta obiectivele i i i graniele sistemului sau proiectului. (DeMarco, 1978) 1
Figura 4
Diagrama de context pentru procesul de analiz a clien clienilor i furnizorilor
Din diagrama de context (figura 4) se pot observa elementele care contribuie n mod direct n analiza clienilor clien i furnizorilor. La aceast analiz contribuie furnizorii, pe baza crora se constituie listele de furnizori, contractele cu ei i se nregistreaz facturile emise de ctre ei. La punctul de desfacere (magazin) are loc negocierea discount-urilor i a termenelor de plat a clienilor. Pe discount i baza acestor informaii se realizeaz contractele i listele clienilor. Administratorul are rolul de a analiza soldurile clienilor i furnizorilor, iar n funcie de concluzii, trebuie s ia clien ie decizii de plat a furnizorilor sau de grbire a ncasrilor, n cazul clienilor. Clienii particip n mod direct la aceast analiz prin plata datoriile pe care le au fa de ntreprindere. ii fa
2.2. Entitile Sistemului. Diagrama Entitate-Relaie Modelarea entitate-relaie este realizata cu ajutorul Diagramei Entitate-Relaie (DER). Elaborarea unei DER este precedat de o serie de etape de rafinare a datelor. Datele, relaiile i restriciile impuse de aceste relaii sunt structurate n mod iterativ ncepnd cu un cadru general n care sunt gestionate datele necesare sistemului analizat. Modelul DER a fost conceput de ctre P.P. Chen i dezvoltat din 1976 de ali autori de prestigiu cum ar fi Martin, Bachman, Merise, s.a. Modelul DER are la baza reprezentarea datelor sub forma unor entiti i a relaiilor dintre aceste entiti, relaii determinate de caracteristicile i de tipul datelor. Aceast structurare va permite o implementare mai uoar i mai fidel a modelului ntr-un sistem de gestiune a bazelor de date. Conceptele utilizate n cadrul modelelor Entitate-Relaie sunt urmtoarele:
Entitile reprezint obiecte, persoane, evenimente sau concepte ale realitii modelate, care pot fi
descrise printr-un set de proprieti. Ansamblul entitilor care au caracteristici i proprieti comune poarta denumirea de clasa a entitii sau tipul entitii. Construcia entitilor se realizeaz prin gruparea atributelor determinate n funcie de atributele determinante, identificate prin dependenele funcionale. O entitate se caracterizeaz printr-o mulime de instane (o apariie individualizat a unei entiti). n cadrul DER, entitile sunt reprezentate printr-un dreptunghi.
Atributele reprezint proprieti sau caracteristici ale entitilor. Un atribut se caracterizeaz prin
denumirea atributului (un nume care identifica n mod unic un atribut din cadrul aceleai entiti den_furnizor), tipul atributului (este dat de natura i coninutul atributului text, string) i lungimea atributului (este definit de coninutul i tipul atributului tip text cu lungimea de 30 de caractere).
Relaiile intre entiti reprezint asocieri ntre instanele diferitelor tipuri de entiti. Gradul unei relaii
reprezint numrul tipurilor de entiti care particip la o relaie. n funcie de gradul relaiilor dintre entiti, acestea pot fi:
Relaii unare (gradul unu) reprezint relaiile dintre instanele aceluiai tip de entitate. Acestea mai
sunt numite i relaii de recursivitate.
Relaii binare (grad doi) reprezint relaiile dintre instanele a doua tipuri de entiti. Relaii ternare (grad trei) reprezint relaiile simultane ntre instanele a trei entiti.
n practica exist situaii n care gradul unei relaii este mai mare dect trei. Aceste situaii nu sunt optime datorit complexitii pe care le genereaz n prelucrarea i identificarea datelor. De regula relaiile de grad mai mare de trei sunt descompuse n mai multe relaii de grad mai mic sau egal cu trei.
n urma analizei sistemului informaional, am realizat modelul de date dup cum urmeaz: liste_clienti conine date despre clienii actuali ai ntreprinderii contracte_clienti conine date despre contractele pe care le deine ntreprinderea cu clienii facturi_clieni conine detalii despre facturile emise clienilor externi sau interni incasari_clienti conine datele corespunztoare ncasrilor de la clieni liste_furnizori conine detalii despre furnizorii actuali ai ntreprinderii contracte_furnizori conine date despre contractele pe care le deine ntreprinderea cu furnizorii facturi_furnizori conine detalii despre facturile eliberate de ctre furnizorii externi sau interni plati_furnizori conine datele corespunztoare plai furnizorilor. n tabelul urmtor (tabelul 5) sunt prezentate entitile sistemului cu atributele determinante corespunztoare:
Tabelul 5
Entitile sistemului Nr. crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 Denumire liste_clienti contracte_clienti facturi_clieni incasari_clienti liste_furnizori contracte_furnizori facturi_furnizori plati_furnizori Atribute determinante CIF-ul clientului Numrul clientul Seria i numrul facturii Numrul documentului de ncasare CIF-ul furnizorului Numrul furnizorul Seria i numrul facturii Numrul documentului de plat Relaiile dintre entiti sunt caracterizate prin cardinalitatea relaiilor. Cardinalitatea relaiilor dintre entiti reprezint numrul instanelor entitii B care pot fi asociate fiecrei instane a entitii A. Cardinalitatea relaiilor dintre entiti poate fi: contractului cu contractului cu
1 la 1 (unei singure instane a entitii B i corespunde o singur instana a entitii A); 1 la n (mai multor instane ale entitii B i corespunde o singur instana a entitii A); m la n (mai multor instane ale entitii B i corespund mai multe instane ale entitii A); 0 la 1 sau opional (unei singure instane a entitii B i corespunde una sau 0 instane a entitii A);
0 la n (mai multor instane ale entitii B i corespund una, mai multe sau 0 instane ale entitii A).
Cardinalitatea relaiilor dintre entiti este determinat i n funcie de atributele entitilor. n figura ce urmeaz (figura 6) este prezentat diagrama entitate-relaie a sistemului, realizat prin analiza entitilor din tabelul anterior i determinarea relaiilor corespunztoare:
Figura 6
Diagrama entitate-relaie pentru analiza clienilor i furnizorilor
3. Proiectarea Sistemului Informatic Privind Analiza Clienilor i Furnizorilor 3.1. Proiectarea Ieirilor
Ieirile unui sistem informaional sunt constituite din ansamblul listelor sau rapoartelor rezultate n urma prelucrrii automate a datelor, situaii utilizate pentru justificarea operaiunilor economico-financiare. Proiectarea lor constituie unul din obiectivele cele mai importante ale proiectrii sistemului informatic, ele fiind elemente materiale care justific utilitatea sistemului i chiar existena lui. Att ieirile ct i intrrile sistemului informatic au fost identificate n etapa de analiz a sistemului informaional existent. Ele sunt acte prin care se consemneaz operaiile economice desfurate, existente patrimoniale i exercitarea funciei lor organizatorice i administrative a unitii patrimoniale. Obiectivul proiectrii este de a determina formatul i coninutul tuturor documentelor imprimate, a graficelor, a videoformatelor ntocmite i a structurii ieirilor ctre alte sisteme. Determinare concret a coninutului, formei i circuitului informaional al situaiilor de ieire sunt realizate n funcie de natura activitii unitii patrimoniale, de cerinele informaionale ale sistemului decizional, de numrul utilizatorilor i locul acestora n ierarhia unitii, de gradul de ptrundere a lor n cunoaterea sistemului informaional, domeniul de activitate din care face parte lucrarea, obiectivele propuse, cadrul legislativ normativ etc. De asemenea, la proiectarea coninutului i formei situaiilor de ieire se recomand s se in cont de restriciile datorate caracteristicilor i performanelor tehnice ale echipamentelor periferice i s urmreasc o valorificare ct mai deplin a posibilitii de prelucrare a acestora. innd seama de anumite caracteristici ale documentelor, aceste se pot clasifica dup mai multe criterii, i anume: a) sub aspectul modului de redare se cunosc dou tipuri de ieiri: ieire de tip list care se obin la imprimant ieire de tip display sau afiate pe ecranul unui terminal. Ieirile de tip display nu sunt specifice activitii financiar contabile, deoarece lipsete suportul material cerut conform actelor normative n vigoare b) dup natura operaiunilor economice pe care le consemneaz: liste / situaii privind imobilizrile corporale liste / situaii privind imobilizrile necorporale liste / situaii privind valorile materiale liste / situaii privind munca efectuat liste / situaii privind calcularea costurilor liste / situaii de dispoziie coninnd ordinul de efectuare a unei operaii economice precum i indicaiile necesare executrii ei, nefcnd dovada efecturii acesteia
c) dup funcia pe care o ndeplinesc:
liste / situaii justificative sau de excepie care cuprind date privind dispoziia de a executa o operaie economic ct i executare efectiv a ei. liste / situaii contabile care servesc pentru nregistrarea operaiilor n contabilitate liste / situaii primare care reflect o singur operaie economic liste / situaii centralizatoare care cuprind date referitoare la operaii de acelai fel liste / situaii operative sau la cerere. Sunt elaborate ca rspuns la ntrebrile managerilor i au rol de a sesiza n timp util anumite perturbaii n desfurarea activitilor i de a permite efectuarea unei intervenii prompte pentru remedierea acestora
d) dup coninut:
e) din punct de vedere al timpului de obinere:
f)
liste / situaii periodice liste / situaii pentru beneficiari externi liste / situaii pentru nevoile interne ale unitii
dup destinaia situaiei de ieire:
(Conf. Univ. Dr. Claudiu Brnda, n suportul de curs, 2008) Pe baza studiului referitor la ieirile sistemului, lund in calcul de asemenea i controlul datelor de ieire (referitoare la completitudinea, acurateea, distribuirea etc. acestora), am realizat ieirile sistemului suport
privind analiza clienilor i furnizorilor. Ele sunt urmtoarele:

S1 Analiza facturilor i ncasrilor clienilor S2 Analiza vechimii clienilor S3 Ponderea facturilor clienilor (clieni interni i externi) S4 Ponderea soldurilor clienilor (clieni interni i externi) S5 Analiza facturilor i plilor ctre furnizori S6 Analiza vechimii furnizorilor S7 Ponderea facturilor furnizorilor( furnizori interni i externi) S8 Ponderea soldurilor fa de furnizori (furnizori interni i externi) S9 Vizualizarea reevalurii clienilor externi aflai n sold S10 Vizualizarea reevalurii furnizorilor externi aflai n sold. n figurile ce urmeaz (figura 7, figura 8, figura 9) sunt ilustrate trei din cele zece ieiri ale sistemului:
Figura 7
Analiza facturilor i ncasrilor clienilor
Figura 8
Analiza vechimii clienilor
Figura 9
Ponderea facturilor clien clienilor (clieni interni i externi)
3.2. Proiectarea Intrrilor Proiectarea intrrilor sistemului informatic reprezint o etap esenial pentru asigurarea calit esen ial calitii, consistenei i exactitii prelucrrilor ieirilor acestuia. i Importana acestei etape n cadrul ciclului de via al dezvoltrii sistemelor este subliniat de expresia a via lor legendar: GARBAGE IN, GARBAGE OUT GIGO GARBAGE OUT Intrrile sistemului reprezint ansamblul datelor introduse n cadrul sistemului informatic pentru prelucrarea acestora i obinerea situaiilor de ieire. ire. Din punct de vedere al modului de introducere al datelor n sistem intrrile pot fi: intrri manuale: introducerea datelor se realizeaz direct sau indirect de ctre un operator uman prin tastare, scanare sau prin voce intrri automate: introducerea datelor n sistem se realizeaz fr intervenia operatorului uman, prin realize ia preluare automat din cadrul surselor de date. Proiectarea intrrilor este o activitate de stabilire a regulilor i procedurilor de lucru pentru preluarea, verificarea i / validarea i introducerea datelor din cadrul diferitelor surse de date (documente, coduri bar etc.). i cadrul Proiectarea intrrilor are n vedere urmtoarele aspecte: tipul de intrare (coduri bar, documente, fiiere) fi natura i coninutul cmpurilor din sursele de date. Trebuie s se identifice i s se stabileasc ct inutul i mai exact, tipul i lungimea fiecrui cmp ce va fi introdus, respectiv coninutul acestuia i con inutul proceduri de validare a datelor la intrare stabilirea tehnologiilor pentru intrarea datelor n sistem
(Conf. Univ. Dr. Claudiu Brnda, n suportul de curs, 2008) Intrrile necesit autorizare, validare, control i teste. Printre acestea se numr: controlul formatului, controlul domeniului de definiie a atributelor, controlul acurateei aritmetice, controlul existenei datelor, testul cifrei de control, testul tranzaciei duplicate etc. Pe baza acestor studii am realizat proiectarea ieirilor sistemului suport privind analiza clienilor i furnizorilor. Ele sunt urmtoarele: I1 List clieni I2 Contracte clieni I3 Facturi clieni I4 ncasri clieni I5 List furnizori I6 Contracte furnizori I7 Facturi furnizori I8 ncasri furnizori Pentru asigurarea introducerii corecte a datelor I1 I8 au fost adoptate diferite teste care s asigure: respectarea lungimii cmpurilor, folosirea caracterelor numerice acolo unde este cazul, introducerea corect a judeelor etc. 3.2. Proiectarea Bazei de Date Nu orice colecie de date este o baz de date. O cerina primordial este aceea a organizrii acestora dup anumite reguli. Regulile i conceptele care permit descrierea structurii unei BD formeaz modelul datelor . n timp au fost definite trei astfel de modele: Modelul ierarhic n care datele erau organizate sub forma unui arbore, nodurile constnd din nregistrri, iar arcele referine ctre alte noduri. Modelul reea n care datele erau organizate sub forma unui graf orientat. Nodurile i arcele au aceeai semnificaie ca mai sus. Modelul relaional n care, intuitiv, datele sunt organizate sub form de tabele. n proiectarea BD este necesar sa fie definite categoriile de asocieri: asociere unul-la-unul (1:1): este o asociere n care unui element (entiti) din mulimea E1 i corespunde un singur element (entitate) din mulimea E2 i reciproc; asociere unul-la-multe (1:N): unui element din mulimea E1 i corespund mai multe elemente din mulimea E2, pe cnd unui element din mulimea E2 i corespunde doar un element din mulimea E1;
asociere multe-la-multe (M:N): unui element din mulimea E1 i corespund mai multe elemente din multe mul mulimea E2 i invers. innd cont de aceste tipuri de asocieri au fost definite urmtoarele tabele pentru baza de date: innd liste_clienti conine date despre clienii importai sau introdui n baza de date ine clien contracte_clienti conine detalii despre contractele disponibile ale clienilor ine facturi_clienti conine datele facturilor eliberate clien ine clienilor incasari_clienti conine datele referitoare la ncasrile de la clieni ine clien liste_furnizori conine date despre furnizorii importa sau introdui n baza de date ine importai contracte_furnizori conine detalii despre contractele disponibile cu furnizorii ine facturi_furnizori conine datele facturilor primite de la furnizori ine plati_furnizori conine datele referitoare la plile ctre furnizori. ine pl n figura urmtoare (figura 10) pot fi observate relaiile dintre tabelele enumerate anterior: tabela cu lista rela iile clienilor este n relaie de unu-la-multe cu tabela contractelor clienilor i tabela facturilor clien multe clien i clienilor, tabela facturi clieni este n relaie de unu-la-mu cu tabela ncasrilor clienilor etc. multe
Figura 10
Schema bazei de date pentru analiza clienilor i furnizorilor clien
3.3. Proiectarea Securitii Sistemului Suport ii Noiunea de risc n cadrul sistemului informa iunea informaional reprezint posibilitatea de apariie a unei pierderi care s afecteze negativ resursele informaionale i funcionalitatea sistemului. ionale
Privit n ansamblul su, sistemul informaional al ntreprinderilor este expus la o serie de riscuri. Un rol deosebit n identificarea i controlul riscurilor l are procesul de management al riscului. Managementul riscului poate fi definit ca fiind procesul de identificare a vulnerabilitii i ameninrilor din cadrul unei ntreprinderi, precum i de elaborare a unor msuri de minimizare a impactului acestora asupra resurselor informaionale din ntreprindere. Aceste proces trebuie s existe la nivelul oricrei ntreprinderi pentru a asigura atingerea cu succes a obiectivelor. Acceptarea riscului poate fi realizat n condiiile n care msurile de control sunt mai costisitoare dect pierderea n sine. Riscul sistemului informaional reprezint probabilitatea de apariie a unor sau fraude datorit utilizrii inadecvate a sistemului informaional. n cazul sistemului suport privind analiza clienilor i furnizorilor, au fost luate n calcul metode de securitate: protejarea bazei de date crend grupuri de utilizatori pentru accesul la ea, protejarea aplicaiei prin proiectarea autentificrii, jurnalizarea operaiilor efectuate la nivel de aplicaie. Toate aceste msuri au un cost mai sczut dect costul pierderii informaiilor protejate, deci au fost evaluate ca fiind eficiente din punct de vedere financiar. 3.4. Proiectarea Documentaiei Sistemului Suport Documentaia este mprit n dou categorii de baz, documentaia sistemului i documentaia utilizatorului. n majoritatea sistemelor sunt cunoscute cele trei tipuri de manuale: de prezentare, de utilizare i de operare. La acestea se adaug ns i alte elemente. Manualul de prezentare se adreseaz organelor de conducere. Din el trebuie s rezulte concepia general a sistemului i o scurt descriere a fiecrei componente funcionale. Manualul de utilizare se ntocmete pentru fiecare component funcional n parte, cu rolul de descriere a modului de utilizare a acestuia. Manualul de operare descrie condiiile n care are loc exploatarea sistemului. El se adreseaz operatorilor sistemului.
Pe baza celor descrise rezult c manualul de prezentare i cel de operare constituie pri ale documentaiei sistemului, iar manualul de utilizare reprezint documentaia utilizatorului. n unele materiale de specialitate, documentaia sistemului se mai numete i documentaie tehnic. (Conf. Univ. Dr. Claudiu Branda, n suportul pentru curs, 2005) Pe baza studiului efectuat asupra documentaiei unui sistem informaional am structurat documentaia sistemului suport dup cum urmeaz: prezentare general, instalarea aplicaiei, utilizarea aplicaiei (care la rndul ei are mai multe subcapitole), securitatea aplicaiei (care are la rndul ei mai multe subcapitole). 4. Implementarea Sistemului Suport Privind Analiza Clienilor i Furnizorilor 4.1. Implementarea Interfeei cu Utilizatorul - Interfaa Principal i cea de Autentificare Aplicaia privind analiza clienilor i furnizorilor a fost realizat n mediul de dezvoltare Microsoft Visual Studio 2008 Professional Edition, in limbajul Visual Basic .NET., iar pentru crearea rapoartelor a fost folosit modulul Crystal Reports, care este distribuit cu acest mediu i care permite creare tabelelor, graficelor i vizualizarea, exportul sau listarea lor. La lansarea aplicaiei n execuie este afiat forma de autentificare (figura 11). Pentru a putea folosi aplicaia este necesar introducerea datelor de autentificare, prin selectarea unui utilizator din cei disponibili i introducerea parolei asociate utilizatorului. n cazul n care utilizatorul are drepturi de administrator, acesta poate beneficia de toate funcionalitile programului, iar n cazul n care acesta are drepturi doar utilizator simplu, acesta nu are acces la rapoarte i la opiunile programului, fiind limitat doar la operaiile de introducere / import a datelor. Acest lucru fiind necesar pentru protejarea datelor confideniale. Tot n cadrul acestei forme are loc i jurnalizarea utilizatorilor, fiind introduse n baza de date detalii cum ar fi: numele utilizatorului i data accesrii de ctre acesta a aplicaiei. Dup ce autentificarea a avut loc cu succes este afiat forma principal a aplicaiei Analysis + i mesajul de ntmpinare cu ora i data conectrii (figura 12):
Figura 11
Interfaa de autentificare a utilizatorilor
Figura 12
Interfaa principal a aplicaiei Interfa
Din cadrul interfeei principale (figura 12) se pot accesa toate funcionalitile aplicaiei cu ajutorul meniului principal. Cursul valutar BNR este disponibil i la zi, n cazul n care este exist conexiune la internet. i Utilizatorul necesit aceast facilitate de consultare a cursului valutar n cazul tranzac t iilor cu clieni sau furnizori externi. Pentru accesul mai rapid al rapoartelor pe forma principal au fost adugate dou butoane de accesare rapid a lor. 4.2. Implementarea Interfeei Pentru Importul Datelor din Fiiere ei Fi Importul de fiiere se poate realiza att pentru clien societii ct i pentru furnizorii ei. Formatele de fi clienii i fiiere disponibile dup care se poate face importul sunt: .xls fiiere Microsoft Excel 97-2003; .xlsx fiiere 2003; Microsoft Excel 2007, .txt Fiiere text, .csv Fiiere specifice Excel cu valori separate prin virgul iere iere virgul.
Figura 13
Exemplu de import de date din fiier cu liste de clieni fi
Pentru a asigura importul cu succes a datelor din fiiere, acestea trebuie s corespund unui anumit tipar, cum fi ar fi: ordinea cmpurilor, tipurile de date utilizate, evitarea repetrii nregistrrilor. Pentru aceasta, se pot folosi abloanele Excel create cu date eantion pentru a u antion uura popularea foii de lucru cu date. Dup ce s-a asigurat c fiierul corespunde tiparului, se poate naviga ctre el cu ajutorul butonului Rsfoire ierul ctre fiier. Dac operaia a fost efectuat cu succes va aprea o csu de dialog care va confirma acest ia succes, lucru. Analog importului de date din fiier cu liste de clieni (figura 13) se realizeaz i importul cu celelalte date: u clien i contracte clieni; furnizori. 4.3. Implementarea Interfeei Pentru Operaiile de Introducere, Modificare i tergere a Datelor ei Opera tergere Pe lng importul de fiiere, aplicaia permite i introducerea manual a datelor cu ajutorul formularelor de ia i introducere. n cadrul acestor forme se realizeaz i modificare sau tergerea datelor introduse tergerea introduse. facturi clieni; ncasri clieni; liste furnizori; contracte furnizori; facturi furnizori; pli i; clien i; pl
Figura 14
Forma de introducere, modificare i tergere clieni
n cadrul acestei forme se realizeaz introducerea datelor de identificare a clienilor. La apsarea butonului de clien ilor. adugare se verific dac au fost completate toate cmpurile necesare, dac a fost respectat lungimea cmpurilor i dac a fost respectat tipul de date corect. i Pentru modificarea unor date introduse, este suficient selectarea oricrui cmp corespondent clientului care se selectarea dorete a fi modificat, iar n cmpurile din formular vor fi ncrcate toate datele clientului respectiv. n acest te moment se va mpietri cmpul cu codul de identificare fiscal (acesta nu se poate modifica, doar terge) i butonul de adugare i vor deveni disponibile butoanele de modificare i tergere. n continuare se pot i tergere. efectua modificri asupra datelor, iar pentru salvarea lor n baza de date se apas butonul Modificare, analog i pentru tergere. tergerea clienilor se poate realiza doar pentru clienii fr facturi sau contracte. ilor clien n cadrul acestei forme se pot vizualiza toate datele despre clienii introdui, fiind disponibil de asemenea i clien i, cutare lor, dup denumire, CIF, adres sau jude. Analog introducerii, modificrii i tergerii clien tergerii clienilor se realizeaz i operaiile de introducere, tergere i iile modificare ale furnizorilor.
Figura 15
Interfaa de introducere modificare i tergere contracte clieni a
n cadrul formei contracte clieni (figura 15) se introduc contractele pe care i are societatea cu clien clienii. Pentru a facilita asocierea clientului la contractul care urmeaz a fi introdus, este suficient selectarea acestuia din tabela de clieni. Introducerea datei este de asemenea intuitiv datorit utilizrii componentei i. aseme tiv dateTimePicker. La introducere, toate cmpurile sunt validate, astfel nct s corespund cu cerin cerinele sistemului. La fel ca i n cazul formei pentru introducerea listei de clien i clieni, modificare i tergerea se face p selectarea e prin contractului din tabela cu contracte. n tabela cu contracte sunt afiate toate contractele cu clienii i este disponibil cutarea contractelor dup ate clien i numr, data, CIF-ul clientului sau termenii contractuali. ul Analog procedurii de introducere, modificare i tergere a contractelor clienilor este i procedura de re, ilor introducere, modificare i tergere a contractelor furnizorilor. tergere
Figura 16
Interfaa de introducere, modificare i tergere a facturilor clienilor
Forma de introducere a facturilor (figura 16) este cea mai complex din punct de vedere al numrului de cmpuri i al funcionalitii. La fel ca pentru forma anterioar, introducerea clientului pentru care se ii. realizeaz factura, se face prin selectarea lui din tabel, analog i pentru introducerea contractului clientului. La adugare sunt validate toate cmpurile astfel nct s corespund cerinelor sistemului. cerin n cadrul clienilor externi, se selecteaz csua extern, iar la introducerea valorii nete a valute i TVA-ului ilor csu a valutei, se calculeaz automat i valoarea brut a valutei. i n cadrul grupului cu solduri, se introduc datele pentru clienii firmei aflai n sold, iar pentru clien clien i clienii externi aflai n sold se introduc i datele pentru valut la 31 decembrie anul analizei. i analizei n aceast form se pot vizualiza toate facturile clienilor introduse i se poate face cutarea i filtrarea clien i facturilor dup numr, CIF-ul clientului sau dat. ul Analog acestei proceduri de introducere, modificare i tergere a facturilor clienilor, este i procedura de introducere, modificare i tergere a facturilor furnizorilor. tergere
Figura 17
Interfaa de introducere, modificare i tergere ncasri clieni
n cadrul formei de introducere, modificare i tergere a ncasrilor clienilor (figura 17) se poate vizualiza i opera asupra datelor referitoare la ncasri. La introducerea datelor sunt validate toate cmpurile astfel nct s corespund cerinelor sistemului. Pentru introducerea facturii pentru care se realizeaz ncasarea se selecteaz din tabela de facturi, factura selecteaz dorit, iar la adugare se introduce automat n baza de date seria i numrul facturii selectate. i Tot n cadrul acestei forme, se pot vizualiza toate detaliile despre ncasrile de la clien clieni, existnd i posibilitatea filtrrii i cutrii ncasrilor dorite dup numr, document, dat, numr factur sum. i i Analog procedurii de introducere, modificare i tergere a ncasrilor clienilor este i procedura de ilor introducere, modificare i tergere a pl tergere plilor ctre furnizori.
4.4. Implementarea Interfeei de Opiuni iuni
Figura 18
Interfaa de opiuni
Interfaa de opiuni (figura 18) poate fi accesat doar de utilizatorii care au drepturi de administrator, deoarece din cadrul ei se realizeaz operaii de adugare i tergere de utilizatori i vizualizarea jurnalului de utilizatori. ii i Se poate de asemenea trimite e-mail direct din cadrul aplicaiei prin conectarea la serverul SMTP al portalului mail aplica iei GMail. Mesajul trimis ajunge la o adres configurat n codul VB .NET, n cazul acesta la dul miclea.sergiu@gmail.com.
Figura 19
Forma de adugare i tergere utilizatori
Din cadrul formei de opiuni se poate accesa forma de adugare i tergere utilizatori (figura 19). Pentru iuni tergere tergerea unui utilizator este suficient a se selecta utilizatorul din tabelul de utilizatori i de a confirma tor tergerea acestuia.
Figura 20
Interfaa de vizualizare a jurnalului utilizatorilor a
Forma de vizualizare a jurnalului utilizatorilor (figura 20) se acceseaz din forma de opiuni. Aici se vd datele iuni. i orele accesrii aplicaiei de ctre fiecare utilizator. Exist posibilitatea cutrii utilizatorilor dup numele lor, iei iar n cazul n care se dorete tergerea acestui jurnal, se apas butonul Curire jurnal. tergerea 4.5. Implementarea Ieirilor Sistemului Suport irilor Ieirile din cadrul sistemului suport realizat pentru analiza clienilor i furnizorilor este sub forma rapoartelor clien i (care pot fi listate, exportate sau vizualizate). Acestea au fost realizate cu modulul de crear a rapoartelor din creare cadrul Microsoft Visual Studio 2005: Crystal Reports. De asemenea, n afara rapoartelor, pot fi vizualizate i alte date care nu se regsesc n rapoarte cum ar fi: listele de clieni i furnizori, contractele, n clien i ncasrile i plile, precum i afiarea soldurilor clienilor i furnizorilor externi dup reevaluarea acestora la 31 area clien i decembrie anul analizei. Pentru ieirile sistemului au fost realizate urmtoarele rapoarte: irile rapoarte pentru analiza clienilor: ilor: analiz facturi-ncasri analiz vechime clieni pondere facturi clieni pondere sold clieni analiz facturi-pli analiz vechime furnizori pondere facturi furnizori pondere sold furnizori
rapoarte pentru analiza furnizorilor:
n continuare vor fi ilustrate doar rapoartele pentru analiza clien ilor, cele pentru analiza furnizorilor au fost clienilor, realizate n mod analog. Pentru realizarea lor, au fost introduse n Crystal Reports comenzile SQL, care au fost concepute i testate n primul pas cu ajutorul aplicaiei SQL Server Management Studio Express. mul aplica
Figura 21
Raportul analiz facturi-ncasri facturi
n figura 21 se poate observa raportul pentru analiza facturilor i ncasrilor, n cadrul creia se poate face , exportul (folosind prima iconi), listarea, cutarea unei informaii n cadrul raportului. ),
Figura 22
Raportul pentru analiza vechimii clienilor clien
n figura 22 se poate observa raportul pentru analiza vechimii clien ilor, n cadrul creia se poate face exportul clienilor, (folosind prima iconi), listarea, cutarea unei informaii n cadrul raportului. ),
Figura 23
Raportul pentru ponderea facturilor clienilor clien
n raportul ponderii facturilor clienilor (figura 23) se poate observa, lista sau exporta graficul care reprezint ilor procentele din facturile clienilor interni clienilor externi, precum i totalul sumelor facturilor clien i i clienilor.
Figura 24
Raportul pentru ponderea soldurilor facturilor clienilor clien
n raportul ponderii soldurilor facturilor clienilor (figura 24) se poate observa, lista sau exporta graficul care clien reprezint procentele din soldurile facturilor clienilor interni i clienilor externi, precum i totalul soldurilor clien ilor facturilor clienilor, pentru clienii aflai n sold. i
Figura 25
Vizualizarea clien clienilor externi aflai n sold dup reevaluare
n figura 25 se observ clienii externi care au sold dup reevaluarea acestora la data de 31 decembrie anul de ii analiz, dup cursul de schimb de la aceea dat. n cadrul acestei forme este disponibil i cutarea clienilor i clien dup CIF, denumire sau numr factur. Concluzii Sistemul suport modelat i implementat este un progres major in evoluia informaional a ntreprinderii i ional este indispensabil n desfurarea activitii normale a ei. Importana lui const n special n posibilitatea urarea activit crerii interdependenelor ntre procesele derulate n cadrul companiei i totodat automatizarea lor. elor i n prezenta lucrare s-a realizat un studiu al sistemului informa a informaional a unei organizaii i s-a constatat c este is necesar o mbuntire a lui prin implementarea unui nou sistem informatic pentru analiza clien clienilor i furnizorilor care s-l complementeze pe cel existent. l Analiza clienilor i furnizorilor, este realizat de management, iar aceast activitate poate fi uurat i u comparabil prin posibilitatea introducerii datelor ntr-un mod mai eficient din punct de vedere al timpului, prin atea ntr un utilizarea unui sistem care s permit importul de fiiere sau s faciliteze introducerea manual a lor, printr-o fi iere validare corect i minuioas a intrrilor. Pentru toate acestea a fost proiectat i implementat noul sistem. ioas P Pn la faza implementrii, s-a trecut printr-o serie de etape i procese care au dus la o cunoatere detaliat a a printr i cunoa sistemului informaional al ntreprinderii. al
Prin aceste procese i etape s-au evideniat fluxurile de date ale sistemului prin analiza diagramelor fluxului de date, de context i de nivel 0, s-a compus i flowchart-ul de sistem i diagrama entitate-relaie. Realiznd aceast analiz s-a putut trece la proiectrile sistemului informatic, prin proiectarea ieirilor, proiectarea intrrilor, proiectarea bazei de date, proiectarea securitii i proiectarea documentaiei. Urmtorul i ultimul pas din aceast lucrare a fost implementarea acestui sistem, prin utilizarea mediilor de dezvoltare existente pe pia, n special a mediului Microsoft Visual Studio 2008 Professional Edition, acest mediu permind parametrizarea eficient a tuturor componentelor necesare crerii sistemului. Implementarea cu succes a sistemului pentru analiza clienilor i furnizorilor n cadrul unei societi, a dus la obinerea ntr-un timp mai scurt i ntr-un mod relativ uor, a rezultatelor cu privire la acetia. Pe baza facturilor i ncasrilor de la ei, s-a reuit o analiz sub form de rapoarte privind vechimea lor, soldurile lor i diferite ponderi sub form de grafice, care au ajutat managerul n luarea deciziilor cu privire la procesele economice de plat i ncasare i l-a ajutat n crearea unei imagini de ansamblu asupra situaiilor acestora. O importan ridicat o are i securitatea acestor date, i pentru aceasta s-au implementat msuri de protecie a datelor, prin utilizarea autentificrii la conectarea la sistem i jurnalizarea acestora. Cu toate acestea, n lucrarea de fa, n pofida eforturilor depuse, nu a fost atins dect o parte din problematica analizei clienilor i furnizorilor, aceasta fiind un proces foarte complex i vast, societile avnd un sistem informaional la fel de complex, ns, consider c aceast lucrare este un bun punct de pornire pentru acest demers tiinific. Referine Bibliografice 1. Davis, H. (2004), Visual Basic .NET pentru Windows: ghid de nvare rapid prin imagini, Editura Corint, Bucureti 2. Drilcott, J. & Green, T. (2007), Macromedia Flash Professional 8: Pregtire direct de la surs, Pixel, Bucureti 3. Feherly, C. (2003), SQL: Visual QuickStart guide, Editura All, Bucureti 4. Jamsa, K. (2002), Visual Basic .NET: sfaturi & tehnici, Editura All, Bucureti 5. Rdulescu, F. (2007), Suport de curs baze de date, Bucureti 6. Brnda, C. (2008), Suport de curs, Timioara 7. Chad (2006), To update multiple rows from one table to other table, http://www.eggheadcafe.com/community/aspnet/13/10001149/try-this.aspx 8. Craiova, D. (2008), Controlul aplicaiilor, Editura
http://www.dorin.craiova-maxima.ro/wp-content/uploads/2008/04/cap4.pdf 9. EC-Software (2009), Help & Manual, http://www.ec-software.com/products_hm_overview.html 10. LogikPOS, http://www.logik.ro/index.php/module-logik-pos/administrare/furnizori-si-clienti 11.Microsoft Romania (2007),
Noiuni
de
baz
despre
proiectarea
bazelor
de
date,
http://office.microsoft.com/ro-ro/access/HA012242471048.aspx 12.Mullins, C. (1999), Database Performance Management - Using CASE Expressions, http://www.craigsmullins.com/ssu_0899.htm 13.TC-Soft - Evidenta clienti furnizori (2006), http://www.tc-soft.ro/produse_evidenta.html 14.Wikipedia, Adobe Flash, http://ro.wikipedia.org/wiki/Adobe_Flash 15.Wikipedia, HyperText Markup Language, ro.wikipedia.org/wiki/HyperText_Markup_Language 16.Wikipedia, Visual Basic, http://ro.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic

5 C11 E14 BD 01

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

5 C11 E14 BD 01

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

MODELAREA I IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM SUPORT PENTRU ANALIZA CLIENILOR I FURNIZORILOR

Cuvinte cheie Clieni, Furnizori, Analiz, Exploatare, Sistem, SSADM.

Analiza Grafica, Logik POS Securitate.

Sursa: http://www.tc-soft.ro/produse_evidenta.html http://www.tc

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

c) dup funcia pe care o ndeplinesc:

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

e) din punct de vedere al timpului de obinere:

dup destinaia situaiei de ieire:

privind analiza clienilor i furnizorilor. Ele sunt urmtoarele:

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

4.4. Implementarea Interfeei de Opiuni iuni

rapoarte pentru analiza furnizorilor:

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

Modelarea i Implementarea unui Sistem Suport pentru Analiza Clienilor i Furnizorilor

S-ar putea să vă placă și