UNIVERSITATEA ALMA MATER Prof. univ. dr.

M i r c e a V L A D U

COMUNICARE I RELAII PUBLICE - NOTE DE CURS -

SIBIU, 2008 1

CUPRINS

Cuvnt nainte ................................................................................................ Cursul nr. 1 Comunicarea: definiie; prezentarea modului cum se realizeaz schimbul de informaie n comunicare; comunicarea cu propria persoan; comunicarea cu ceilali; comunicarea cu mass-media .................................................... Cursul nr. 2 Comunicarea interpersonal: probleme generale privind comunicarea interpersonal; comunicarea personalizat; relaia interpersonal .............................................................. Cursul nr. 3 Comunicarea verbal i comunicarea scris .. Cursul nr. 4 Comunicarea nonverbal: probleme generale privind limbajul trupului; criterii de evaluare n comunicarea nonverbal; comunicarea nonverbal n negocieri ..... Cursul nr. 5 Comunicarea de criz: definiii i tipologii ale crizei; managementul crizei; strategii de comunicare ale crizei; relaii cu presa n situaii de criz ........ Cursul nr. 6 Relaiile publice private cu modalitate de comunicare extern a organizaiei. Publicurile ...... Cursul nr. 7 Campania de relaii publice .....

4 5

47

69

89

101 115 135

CUVNT NAINTE Comunicarea constituie nsi existena vieii i a societii. Comunicarea nu este specific numai omului. Ea este specific i regnelor animal i vegetal, precum i mediului mecanic. Avnd capacitatea de a comunica prin limbaj articulat, omului i este specific o form superioar de comunicare, denumit comunicare uman. Comunicarea uman se poate efectua verbal, n scris sau nonverbal. Important de reinut constituie faptul c omul are capacitatea de a genera gnduri pe care le transmite n raport de propriile sale interese. Extrem de important devine comunicarea n situaii de criz. Pentru a-i prezenta interesele n astfel de situaii, omul trebuie s posede tiina i arta de a comunica. Pentru ndeplinirea unor obiective este foarte greu pentru un om s acioneze izolat. De regul acesta face parte dintr-o organizaie, putnd astfel s comunice i s acioneze la unison cu ceilali membri ai acesteia pentru ndeplinirea obiectivelor. ndeplinirea acestor obiective se realizeaz cu ajutorul relaiilor publice, care constituie o funcie extrem de important a conducerii unei organizaii. Acestea sunt numai cteva argumente ce trebuie avute n vedere de ctre studeni pentru a se apleca din convingere asupra teoriei comunicrii i relaiilor publice i a o nsui n beneficiul propriu. n afara surselor bibliografice prevzute pentru fiecare curs, se pot studia o mulime de alte surse, aprute n special n ultimii 10 15 ani i astfel, se pot dobndi cunotine i abiliti de bun comunicator, indispensabile unui manager performant. Autorul

CURSUL NR. 1

COMUNICAREA: DEFINIIE; PREZENTAREA MODULUI CUM SE REALIZEAZ SCHIMBUL DE INFORMAIE N COMUNICARE; COMUNICAREA CU PROPRIA PERSOAN; COMUNICAREA CU CEILALI; COMUNICAREA CU MASS-MEDIA 1. Probleme generale privind comunicarea Viaa a demonstrat c stabilirea unor relaii interpersonale, ntre obiecte sau ntre persoane i obiecte nu este posibil fr comunicare. Din aceast perspectiv putem trage concluzia potrivit creia comunicarea este specific omului, regnului animal i vegetal, precum i mediului mecanic. Cu alte cuvinte comunicarea poate fi uman, animal, vegetal sau mecanic. Practic, nu exist element al universului care s nu intre n interaciune cu alt/ alte element/ elemente. Aceast interaciune nseamn de fapt o form de comunicare. Forma superioar de comunicare o reprezint comunicarea uman, ntruct omul are fa de celelalte fiine capacitatea de a comunica prin limbaj articulat. Prin urmare, putem aprecia c aceast capacitate de comunicare prin limbaj articulat al omului, constituie de fapt esena civilizaiei. Totodat, nu putem s nu constatm c existena uman se ntemeiaz pe dou elemente eseniale: capacitatea de a comunica prin limbaj articulat i munca de zi cu zi. De asemenea, nu se poate recepta existena vieii sociale n afara comunicrii. De fapt omul cnd comunic spune ceva, explic, ncearc s conving, acioneaz. Omul are capacitatea de a genera gnduri i de a le comunica i aceasta este esenial pentru existena sa. Totodat, omul nelege importana comunicrii n viaa social deosebit de complex i aceasta l ajut s supravieuiasc i-l determin s-i dezvolte acele caliti fr de care comunicarea nu poate fi eficient. Comunicarea determin bunul mers al proceselor, fenomenelor etc. Cteodat nu conteaz ce comunici, ci cum comunici. Aceasta presupune existena unei arte a comunicrii.

Totodat, procesului de comunicare i sunt specifice patru axiome1: a) ct trim este imposibil s nu comunicm cu cei din jur; b) comunicarea se bazeaz pe mijloace verbale i nonverbale;
c) comunicarea este un fenomen bilateral continuu; d) ntre indivizii care comunic sunt diferene privind statutul social, vrsta,

prestigiul, nclinaiile, ateptrile, tradiiile, hobiurile etc. Termenul comunicare apare n secolul al XIV-lea i i are rdcinile n latinescul communis cu neles de a pune n comun sau a fi n relaii cu.2 Dup aproape dou secole termenul comunicare primete i nelesul de a transmite. De atunci i pn n prezent semnificaia termenului a evoluat n raport de experiena dobndit n domeniu, astfel nct astzi acestuia i se atribuie trei semnificaii eseniale: a) prilej care favorizeaz schimbul de idei; b) contacte verbale n interiorul unui grup: c) aducerea la cunotin, ntiinare. Avnd n vedere aceste elemente, vom ncerca s prezentm o definiie ct mai cuprinztoare a comunicrii.
2.

Definiia comunicrii Ctlin Zamfir i Lazr Vlsceanu prezint o definiie a procesului de comunicare

n Dicionarul de Sociologie, Editura Babel, p. 124. Din aceast perspectiv, cei doi autori consider procesul de comunicare ca form de emitere a unui mesaj i de transmitere a acestuia ntr-o manier codificat cu ajutorul unui canal, ctre un destinatar, n vederea receptrii. Mai simplu spus, cei doi autori consider procesul de comunicare ca pe un sistem compus din: emitorul (sursa): mesajul (puttorul de informaii); canalul (suportul informaiei); receptorul (destinatarul). Reputatul specialist n comunicare i relaii publice Dumitru Iacob apreciaz comunicarea ca performana de a descifra sensul, semnificaia, conotaia i denotaia legturilor sociale, organizate i dezorganizate, cu ajutorul simbolurilor, semnelor, reprezentrilor i altor modaliti modelare informaional, n scopul declanrii,
1 2

Cf. Prof. Univ.dr.Alexandru Tanadi i prep.univ. drd. Roxana Ungureanu, Relaii publice-curs, p.1 Ibidem, p. 3.

obinerii

stabilitii,

amplificrii,

diminurii,

amnrii

sau

stoprii

unor

comportamente (conduite) individuale sau de grup. Totodat, acesta consider comunicarea ca pe nsi esena vieii i a societii, ntruct prin acest proces se face cunoscut ceva, se d de tire cuiva, se informeaz cineva, se spune ceva etc. De asemenea, prin comunicare se ncearc i de multe ori se reuete s se influeneaz calitatea, nu numai cantitatea. Bernard Dagenais vede comunicarea ca pe un proces sensibil, prin care un emitor dorete s-i fac acceptat mesajul de ctre un receptor.3 Trebuie avut n vedere c un receptor este inta mai multor mesaje, unele dintre ele chiar contradictorii. Receptorul poate s-i aleag informaia pe care dorete s-o recepteze. Sunt situaii n care receptorul accept emitorul i mesajul transmis de ctre acesta, dar nu-i schimb conduita, nu se las influenat. Un exemplu n acest sens, deosebit de simplu, poate fi edificator: un butor de spirtoase privete la televizor i vede un doctor foarte cunoscut care vorbete de aciunea nociv a alcoolului tare asupra ficatului. Dei butorul de spirtoase l recunoate pe doctor ca o mare personalitate a domeniului i este contient c mesajul acestuia constituie un avertisment serios, totui el continu s ngurgiteze zilnic mari cantiti de buturi spirtoase gndindu-se c poate nui va afecta ficatul aa cum nu i l-a afectat nici bunicului su care a trit 90 de ani. De pild informaticianul Warren Weaver vede comunicarea ca totalitatea proceselor prin care o minte poate s o influeneze pe alta4 El nu concepe comunicarea uman n absena subiecilor care contientizeaz. Face distincie clar ntre comunicarea uman i cea dintre maini. Potrivit opiniei sale mainile primesc i transmit integral ceea care primesc, pe cnd oamenii intr n relaii, influeneaz i conving sau nu, dup caz. i animalele comunic dar nu prin cuvinte i ele nu sunt capabile s descrie ce li se ntmpl. De pild un pui de castor s-a agat ntr-un crlig de la undia unui pescar rmas nesupravegheat. Puiul se simte limitat n micri i totodat o durere sfietoare i strbate corpul.
3 4

Cf. Bernard Dagenais, Campania de relaii publice, Edutura Polirom, 2003, pg. 17 tefan Prutianu, Antrenamentul calitilor de comunicare, Editura Polirom, 2004, P. 2007

Nu poate s se elibereze din crlig i cu ct se zbate mai tare cu att durerea provocat de crlig este mai mare. Din instinct ncepe s se vaite chemndu-i mama s-l ajute. Aceasta l aude i vine rapid s vad ce se ntmpl cu puiul su. La vederea mamei puiul se agit i mai tare, dar nu poate s descrie ceea ce se ntmpl. Dac ar fi fost un pui de om n locul celui de castor, acesta i-ar fi sunat mama pe telefonul mobil i ar fi chemat-o n ajutor, descriindu-i cu lux de amnunte ceea ce i se ntmpl. Tot acest informatician atrage atenia c n comunicarea uman cuvintele ocup cam 10%, diferena fiind asigurat de aspectele extraverbale: volumul i modulaia vocii; tonul; ritmul; privirea; mbrcmintea; gestica; mimica etc. Biologul Edward Wilson apreciaz comunicarea ca fiind aciunea unui organism care modific comportamentul altui organism, ntr-o manier adaptativ, pentru unul sau ambii participani.5 Filozoful Charles Marris consider comunicarea ca pe o relaie i interaciune ntre entiti ce nceteaz a fi complet distincte i automate6 Totodat, el consider c prin comunicare se asigur o punere n comun, mprtire i transmitere a unor proprieti.7 Marele filozof romn Constantin Noica prezenta n lucrarea Rostirea filozofic romneasc opinia potrivit creia Comunicarea este o aciune de a pune n comun, a mprti, a pune mpreun, a amesteca i a uni8 De foarte multe ori auzim expresia: s-a ntmplat din lips de comunicare. n aceast expresie este un smbure de adevr deoarece unele din greutile vieii i au sorgintea n lipsa de comunicarea sau n deficienele caracteristice comunicrii. Cei ce comunic se afl ntr-un proces complex de comunicare. Acest proces nu poate avea ca finalitate un rezultat pozitiv, dac nu urmrete un obiectiv clar i evaluabil. Cu alte cuvinte, nu poate exista comunicare eficient, lipsit de claritate i mai ales de posibilitatea de a evalua rezultatul. Dumitru Iacob apreciaz c obiectivele specifice procesului de comunicare ar putea fi: a) s existe receptare;
5 6

Ibidem. pg. 208 Ibidem, pg. 208 7 Ibidem, pg. 208 8 Ibidem, pg. 209

b) s existe nelegere; c) s existe acceptare; d) s induc o schimbare mcar la unul din palierele personalitii. Mai simplu spus, cel care comunic trebuie s stpneasc arta comunicrii pentru: a) a fi receptat; b) a fi neles; c) a fi acceptat; d) a determina o schimbare la nivelul unui palier al personalitii receptorului. Pentru a comunica eficient i a se ndeplini cel puin aceste obiective, procesul de comunicare trebuie s subsumeze: emitorul (sursa); mesajul (purttorul de informaii); canalul ( suportul informatic); receptorul (destinatarul). n procesul de comunicare ntre emitor i receptor se parcurg urmtorii pai:
a) sursa i caut limbajul pentru exprimare; b) sursa codific mesajul, ce poate fi purtat de cuvinte, semne, semnale,

simboluri etc; c) Sursa folosete un canal de a transmite mesajul codificat;

d) Receptorul primete mesajul i-l decodific;

e) Mesajul produce efecte la cel puin unul dintre palierele personalitii receptorului; f) Receptorul are o reacie, care ajunge la surs. Este cunoscut faptul c secolul XX a fost caracterizat prin elaborarea a numeroase modele teoretice ale comunicrii. Din aceast perspectiv, unii autori cum ar M. Dinu - 1997, D. Popescu - 1998, consider c procesul de comunicare, subsumeaz urmtoarele elemente majore9: sursa (emitor); mesajul; canalul; receptorul; codul; zgomotul; feed-back-ul. Sursa genereaz mesajul i-l transmite. Pentru atingerea obiectelor comunicrii, sursa trebuie s se bucure de credibilitate, care este asigurat de: istoria sa; prestigiul su social; contextul n care se realizeaz comunicarea; poziia i reputaia sa.
9

Cf. Cristina Coman, Relaiile Publice, Principii i Strategii, Editura Polirom, 2006, p. 33

Mesajul reprezint coninutul comunicrii. Un mesaj are un nivel al calitii mai ridicat dac se realizeaz concordana ntre scopul urmrit prin comunicare de ctre surs i inteniile receptorului. Mesajul care nu asigur aceast concordan genereaz eec n comunicare. Receptorul nu accept nelarea ateptrilor. Un mesaj trebuie construit ntotdeauna ntr-un limbaj care s fie accesibil pentru receptor. Inaccesibilitatea limbajului pentru receptor genereaz eec n comunicare. Codul desemneaz ansamblul valorilor, normelor i conveciilor comune ce garanteaz nelegerea normal a mesajului. Evitnd diferite tipuri de public, este necesar a adaptare a specialitilor n relaii publice la diferite coduri. Feed-back-ul reprezint rspunsul / reacia receptorului la mesajul primit. Aceast reacie este analizat de emitor, aa cum o percepe el. Feed-back-ul nu permite s analizm i s facem o evaluare privind atitudinea fa de mesaj a emitorului i receptorului. Mai simplu spus, feed-back-ul permite s se fac e evaluare a modului n care receptorul a intrat n contact cu mesajul i a felului n care i-a dat o interpretare. Zgomotul subsumeaz toate elementele implicate n comunicare i care-i pot afecta eficiena. De pild, un eveniment neplcut generat de divergenele dintre un ziarist i un lider, la o conferin de pres deformeaz n mod esenial mesajul, ceilali confrai ai jurnalistului concentrndu-se mai mult pe relatarea incidentului dect pe mesajul necesar a fi transmis. Nu este lipsit de importan relaia dintre surs i mesaj, care se deruleaz ntr-un context determinat de structura social i normativ prevalent. Contextul stimuleaz sau stocheaz receptivitatea i creeaz condiii de acceptare, ntrire i manifestare a schimbrilor eventuale produse.10 S-a demonstrat c, n general o relaie de influenare are loc ntr-un context ambiguu determinat de insuficiena informaiilor despre receptor (denumit i int) i efectele mesajului asupra acestuia. Nu este mai puin adevrat i faptul c un context ambiguu este generat de imaginea incomplet i receptorului (intei) privind inteniile sursei (emitorului).
10

Cf. Valentin Stancu, Ofierii de relaii publice i gestionarea crizelor, n Orizonturi Militare, nr. 2/1992.

10

Practica a demonstrat c exist modaliti concrete de reducere a ambiguitii contextului. De pild, dac emitorul (iniiatorul influenei deliberate) este cunoscut ca fiind posesorul unui grad de competen ridicat i animat de intenii apreciate de receptor, poate exercita o influen asupra acestuia. Dac emitorul este perceput de receptor ca manipulator sau ca duman, receptarea nceteaz, iar influenarea nu se mai poate realiza n forma gndit de emitor. 3. Realizarea schimbului de informaii n comunicare Alvin i Heidi Toffler susineau c ......... n timp ce prinde contur forma de rzboi a celui de al Treilea Val, a nceput s se nasc o nou spi de rzboinici ai cunoaterii-intelectuali cu i fr uniform, devotai ideii c prin cunoatere se pot ctiga sau preveni rzboaie. Sensul i semnificaia cuvntului informatic pot fi nsuite pe baza studiului dicionarelor, sociologiei, psihologiei sociale etc. Din perspectiva dicionarelor cuvntul informatic semnific veste, tire, comunicare, adic ceva ce ine de text scris, mesaj vorbit, grup de imagini etc. Din perspectiva sociologiei i a psihologiei sociale (n general a tiinelor care cerceteaz socialul), informaia este asimilat cunotinelor, faptelor, semnificaiilor, datelor rezultate din analiza realitii, a unor documente sociale sau din cercetri. Cnd vorbim de informaii avem n vedere pe cele: publice; private; personale. Informaiile publice au ntotdeauna ca surs instituiile publice sau instituiile de drept privat dac uziteaz n activitatea lor cu resurse publice, cum ar fi: bugete; proiecte; personal; resurse materiale. Acest tip de informaii are caracter public i trebuie s fie accesibile opiniei publice. Informaiile publice cuprind: informaiile clasificate; informaiile neclasificate. Informaiile private au drept surs numai instituii private care-i ndeplinesc obiectivele n baza resurselor proprii. Aceste instituii sunt interesate s dea publicitii anumite informaii care afecteaz interesele publicului sau relaiile acestora cu anumite cu anumite categorii de public.
11

Informaiile personale au caracter privat cu excepia situaiilor prevzute de lege i cuprind date despre persoane. Excepiile se refer la persoanele publice, pe timpul ct ndeplinesc astfel de funcii. Chiar dac publicul este interesat, informaiile personale nu pot deveni publice fr consimmntul persoanelor vizate. Interesul public nu reprezint ntotdeauna interesul publicului. Interesul public este mult mai diversificat i poate s depeasc limitele stabilite de lege. Trecerea de la societatea industrial la cea informaional a generat intensificarea utilizare). Din aceast perspectiv Ctlin Zamfir i Lazr Vlsceanu apreciaz c ...n era informaional sunt intens studiate mecanismele i relaiile sociale implicate n producerea de cunoatere, noile tehnici i modaliti de comunicare i informaiei, efectele individuale i sociale ale ritmului exponenial de acumulare a noilor cunotine, schimbrile propuse n structura ocupaional de noile tehnologii informaionale.... n esen, se poate aprecia c informaia ndeplinete dou funcii eseniale: negentropic, social-tranformatoare. Funcia negentropic rezult din faptul c informaia ndeplinete un rol socialordonator. Acesta rezult din faptul c pe de o parte cunoaterea ca proces i pe de alt parte informaia ca vector i rezultat al cunoaterii constituie modaliti prin care un univers care tinde spre dezordine este ordonat. Funcia social-tranformatoare ine seama de impactul deosebit pe care l are informaia asupra individului. De asemenea, vizeaz i influena tehnologiilor informaionale ca generatoare de informaii i comunicatoare de informaii, asupra grupurilor de indivizi i asupra societii. Elementul purttor principal al mesajelor al mesajelor informaionale este cuvntul. n afara cuvntului, pentru transmiterea mesajelor se pot utiliza i mijloace nonverbale cum ar fi: pantomima, gestica, mimica etc. studierii managementului informaiei (producere, transmitere,

12

n transmiterea mesajelor, cuvntul este de baz, dar mijloacele nonverbale precizate anterior nu sunt de neglijat. De aceea, atunci cnd participm la activiti mpreun cu un grup de indivizi i dorim s transmitem mesaje trebuie s avem n vedere: - existena unei culturi a exprimrii;
- existena unei proceduri a descifrrii codurilor;

- existena unei culturi a ascultrii. Natura a nzestrat omul cu auz i cu vz iar acesta trebuie s-i formeze o cultur a ascultrii i a privirii. Doi oameni ascult ceva sau privesc la ceva, dar mesajul transmis despre ce am ascultat sau am vzut poate fi diferit la unul n raport cu cellalt. La acest palier intervine mai ales cultura ascultrii. Totodat, pe timpul participrii la astfel de activiti publice trebuie s exercitm un control sever asupra gesticii, mimicii, poziiei corpului, aspectului exterior, expresivitatea limbajului oral sau scris etc. Toate aceste elemente compun metacomunicarea, care de multe ori este mai important dect comunicarea verbal. n acest sens, Allan Pease susinea c limbajul trupului este o manifestare exterioar incontient a unor sentimente luntrice. Se pare c omului i-a fost dat cuvntul mai degrab pentru a-i ascunde sentimentele i gndurile dect pentru a i le exterioriza. Afirmam anterior c n ecuaia mesajului verbal i nonverbal intervine i contextul sau situaia. Nu de puine ori un individ interpreteaz diferit un mesaj n situaii diferite. Reputatul profesor Dumitru Iacob aprecia c despre comunicare se poate afirma c este o tiin i o art n acelai timp. Devine o art atunci cnd prin comunicare se produce o adaptare la o situaie indicndu-se un anumit comportament. Devine o tiin atunci cnd individul este capabil s surprind ceea ce este stabil, necesar, esenial i repetabil ntr-o mulime de situaii. Pentru a fi eficient, comunicarea nu trebuie s fie numai monologul unui emitor ctre un receptor, ci acesta trebuie s fie i un dialog.
13

Din aceast

perspectiv emitorul i receptorul trebuie s realizeze un schimb de informaii, pentru a se asculta reciproc. Reprezint o mare greeal conduita adoptat de un emitor care ncearc s-i impun mesajul la receptor fr a avea un dialog, un schimb de informaii. Atunci cnd iniiem un schimb de informaii trebuie s avem n vedere un model interogativ de tip acional: cine este receptorul? care este coninutul mesajului?
n ce scop transmitem mesajul? care este cel mai prielnic moment pentru transmiterea mesajului? unde se afl cel mai bun loc pentru transmiterea mesajului? care este maniera de transmitere a mesajului? s-a fcut totul pentru captarea ateniei receptorului? exprim mesajul ceea ce reprezint esenial i necesar pentru receptor? exist o relaie de respect reciproc ntre emitor i receptor?

Calitatea schimbului de informaii poate fi influenat de foarte muli factori. Pentru ca cel puin receptorul s nu fie influenat foarte mult de aceti factori, pe timpul schimbului de informaii se recomand respectarea cerinelor:
folosirea negaiilor ntr-o proporie mult mai mic dect afirmaiile; folosirea cu predilecie a diatezei active n detrimentul celei pasive;

exprimarea unei idei fr repetarea acelorai cuvinte; evitarea redundanei i a expresiilor banale; folosirea de fraze scurte; ntrebuinarea unor cuvinte n raport de nivelul de nelegere a receptorului. 4. Comunicarea cu propria persoan Comunicarea constituie n general un sistem de transmitere a unor mesaje fie mintale (gnduri, concluzii, decizii interioare etc) fie sub forma unor expresii fizice (gesturi, tiprituri, sunete etc). Un om preia mesaje de ali oameni, de la obiectele sau evenimentele din jurul lui. Acesta dup ce a preluat mesajele ncearc s le proceseze
14

pentru a le putea nelege i a-i fi de folos la ceva. Aceast procesare desfurat de om nseamn de fapt comunicarea cu propria persoan i comport mai multe etape. n prima etap individul clarific i nmagazineaz informaiile primite n scopul de a le ntrebuina ulterior. Prin urmare, informaiile primite sunt percepute, memorate i apoi redate. Aceast capacitate a omului de a procesa n mod selectiv informaiile depinde foarte mult de adaptarea lor social. Cea de-a doua etap const n trecerea individului la conceptualizarea informaiilor, adic la prelucrarea i interpretarea informaiilor. Din aceast perspectiv, sensurile noi reprezint i moduri noi de exprimare a coninutului. Se deruleaz o relaie direct ntre obiectiv i subiectiv. Mai mult chiar se deruleaz o relaie direct i ntre descoperirea relaiilor obiective i crearea relaiilor subiective. Dup ce i-a terminat procesul de conceptualizare, n ce-a de-a treia etap individul ncepe s-i reprezinte sensurile prin simboluri. Aceste simboluri nu reprezint numai cuvinte ci i comportamente, gesturi, mediu ambiant. Din perspectiva individului ca emitent de mesaj, ntreaga activitate de folosire a simbolurilor cuprinde artificiile, fenomenele etc ce pot fi manipulate contient pentru atingerea unor scopuri. Ultimul pas nainte de a transmite mesajul este subsumat etape a 4-a i nseamn ordonarea informaiilor n timp i spaiu, adic adaptarea acestora la contextul social. Concluzionnd, putem aprecia c cele patru etape prezentate anterior constituie de fapt o comunicare a individului cu propria persoan. Pentru a transmite mesajul astfel procesat individul trebuie s se adreseze cuiva. De aici ncepe comunicarea cu ceilali. Comunicarea cu propria persoan sub forma prezentat este absolut necesar pentru procesarea unor informaii n vederea ndeplinirii unor scopuri bine definite. Comunicarea cu propria persoan se poate face i sub alt form. Este vorba de exprimarea unei stri interioare, a unei emoii. De pild, un om care lucreaz ceva cu un cuit bine ascuit se taie la un deget. Sunetul au pe care-l scoate n mod repetat este de fapt un mesaj pe care-l transmite propriei persoane i prin care vrea s exprime o stare de suferin generat de tietura respectiv.
15

Pe timpul unei ierni foarte geroase omul care desfoar munc fizic afar are tendina ca prin sunetul brr pe care-l scoate n mod repetat s-i transmit mesajul c-i este frig. Dac ntmpltor n apropierea sa se afl un individ sau un grup de indivizi, sunetul brr scos de ctre acesta n mod repetat transmite mesajul c-i este frig. 5. Comunicarea cu ceilali Potrivit opiniilor prof. univ. dr. Alexandru Tanadi i prep.univ.drd. Roxana Ungureanu, comunicarea cu ceilali poate fi categorisit dup urmtoarele criterii: 11 a) scopul urmrit: oficial, neoficial; b) frecvena comunicrii: permanent; periodic; aperiodic (de cte ori este nevoie);
c) genul de activitate creia i este adresat: instructiv sau educaional;

profesional; mediat; d) felul relaiilor care se stabilesc ntre administraie i ceteni: verbal (oral); scris; nonverbal ( neverbal); e) modul de desfurare: direct; indirect;
f) aria de referin: de afaceri; financiar; social; comercial.

Nu ne propunem s detaliem toate aceste tipuri de comunicare. Aceasta rmne ca o sarcin didactic pentru studeni i masteranzi. Totui, nu putem s nu prezentm cteva aspecte despre comunicare verbal i cea scris, ce reprezint tipuri eseniale de comunicare cu ceilali. De pild, comunicarea scris constituie un tip de comunicare esenial pentru existena uman. Aceasta nu se poate realiza cu succes, dac nu se ine de urmtoarele cerine: 12
selectarea cuvintelor, astfel nct cei care citesc mesajul scris s-l poat

interpreta ct mai corect i exact; folosirea celor mai potrivite cuvinte n raport de mesajul de transmis;
utilizarea cu preponderen a cuvintelor scurte n detrimentul celor lungi;

11 12

Cf. prof. univ. dr. Alexandru Tanadi i prep. univ. drd. Roxana Ungureanu, Relaii publice, p.11 Ibidem, p. 12

16

 alegerea i aplicarea unui mod de prezentare agreabil pentru a capta atenia cititorului. Totodat, trebuie s recunoatem c, de regul, comunicarea verbal reprezint mijlocul principal prin care se desfoar n special relaiile oficiale cu publicul. Principalele avantaje fa de celelalte tipuri de comunicare vizeaz urmtoarele aspecte:13 asigur posibilitatea emitorului de a-i exprima ideile mai uor i mai rapid; vizeaz posibilitatea controlului prin feed-back; permite folosirea de tehnici persuasive, dar i gesturi sau mimic; asigur comunicrii. n societatea modern comunicarea este esenial pentru membrii si. Fr comunicare omul nu-i poate valoriza calitile i nici nu-i poate materializa aspiraiile. Fr comunicare nu exist satisfacii materiale, morale i sufleteti pentru om. Criza de comunicare afecteaz viaa de zi cu zi a omului. ncercnd s ne adaptm la cerinele unei societi omeneti moderne este necesar s adaptm comunicarea i totodat, s realizm adaptarea noastr la comunicare. n concluzie, o via mai bun, lipsit de multe griji impune omului s comunice n societatea modern, n familie, la coal, n cadrul grupurilor, la serviciu etc. n continuare vom ncerca s prezentm cteva aspecte, legate de comunicarea n societatea modern. Pentru aceasta trebuie s pornim de la expresia extrem de sugestiv a lui Jacques Salome: A te exprima nu nseamn a comunica, este doar un bilet pentru dus, n timp ce comunicarea este un bilet dus-ntors.14 posibilitatea controlrii fluxului informaional pe durata

13 14

Ibidem, p. 11 Cf. Dr. Luminia Ionescu, Revista Forum-V, p. 11

17

Se cunoate faptul c lumea are ca problem fundamental comunicarea. Mijloacele de telecomunicaii s-au perfecionat fr precedent n ultima perioada de timp. Ca urmare, normal ar fi ca s nu existe dificulti de comunicare. Cu toate acestea trebuie s constatm c se nregistreaz unele dificulti de comunicare ce afecteaz nu numai viaa comunitii ci i pe cea a fiecrui individ n parte. n esen, aceste dificulti sunt generate de modul cum fiecare om nelege comunicarea. Din aceast perspectiv cei mai muli oameni limiteaz comunicarea numai la nivelul unui mesaj transmis verbal sau scris ctre semenii lor. De foarte multe ori oamenii nu neleg faptul c transmiterea unui mesaj necesit o analiz temeinic a acestuia de ctre receptor i apoi formularea i trimiterea unui rspuns de ctre acesta. Uneori lipsa timpului la dispoziie face ca n urma unui schimb de mesaje ntre un emitor i un receptor s nu se realizeze nelegeri comune sau s se primeasc un rspuns care nu are nici pe departe legtur cu mesajul primit. Un mediu extrem de favorabil comunicrii l reprezint familia, celula de baz a societii. La nceputurile vieii un copil accept mesajele primite de la mam fr corective. Pe msur ns ce crete, problemele de comunicare se complic. Adolescentul i apoi adultul nu mai accept adliteram mesajele primite de la oricare dintre membrii de familie. El ncep s aib propria lui personalitate care l face ca n condiiile unei comunicri dificile cu membrii familiei s mearg pn acolo nct s se separe de aceasta. De pild dac tatl unui biat este un microbist nrit al echipei de fotbal Dinamo Bucureti i fiul este al echipei Rapid ntre acetia apar dificulti de comunicare mai ales pe timpul jocului direct dintre aceste echipe. Tatl i susine cu ardoare favoriii, pe cnd fiul ncearc s-l conving asupra faptului c-i pierde timpul degeaba urmrindu-i pe dinamoviti, care nu au mai fost n stare s ia campionatul de civa ani. Nemulumit de faptul c argumentele sale nu-l pot convinge pe biat, tatl l anun categoric despre faptul c nu-i mai d bani s-i cumpere biletul pentru meciul respectiv. Aceasta devine scnteia care aprinde focul deoarece intervine i mama n ajutorul fiului i iese o glceav de pomin. La un
18

moment dat nu se mai tie cine pe cine i de ce acuz n discuia respectiv. Scenele acestea repetate la infinit genereaz uneori chiar i violen, deoarece n locul argumentelor normale se folosesc pumnii i picioarele. Cei care pierd sunt cam ntotdeauna copilul i mama, deoarece ei sunt mai firavi i nu au nici o putere n faa argumentelor sprijinite de pumni i de picioare ale tatlui. n aceste condiii se poate ajunge la situaii extreme: desprirea prinilor; prsirea domiciliului de ctre minori; rspunderea cu violen de ctre mam i minori etc. Din aceast perspectiv s-ar putea da multe exemple. Un rol esenial revine comunicrii n cadrul colii, aceasta fiind o continuare a celei din familie. n acest context comunic profesorii cu elevii, precum i elevii ntre ei. Din pcate comunicarea n coal nu asigur ntotdeauna dezvoltarea unor concepte noi pe baza stimulrii inteligenei creatoare a elevilor. Sunt dese cazurile n care comunicarea n coal se rezum la redarea scolastic de cunotine i la nsuirea mecanic a acestora, elevii fiind astfel privai de posibilitatea de a nsui logic unele cunotine, de a face analize, sinteze etc. Astfel de situaii se ntlnesc i la instituiile de nvmnt superior, unde unii studeni devin nite roboei care memoreaz cunotinele pe care ulterior nu le pot folosi. Sunt profesori care nu accept dect nsuirea cursurilor lor, fcnd mare trboi dac acetia ndrznesc s studieze i alte cursuri, mai ales ale rivalilor. Dei bibliotecile sunt nesate de cri de toate tipurile, zace praful pe ele deoarece unii profesori nu tiu s strneasc prin comunicare gustul elevilor/ studenilor pentru citit. Mai mult, unii profesori care gsesc la cursurile lor elevi /studeni nepregtii i apostrofeaz pe motiv c au citit literatur beletristic n loc s citeasc cu atenie cursurile lor recomandate cu mult fermitate pentru examenele de semestru, licen etc. Pe vremea cnd noi eram elevi de liceu, la orele de meditaie de dup-amiaza era mare necaz dac unul dintre noi era prins citind o carte de beletristic. Interesant de remarcat constituie faptul c profesorii care se comportau aa la studiu, n afara instituiei aveau o comportare total schimbat fiind sociabili, fcnd glume etc, derutndu-ne astfel foarte tare. Lipsa de comunicare corect dintre profesori i elevi
19

duce la intervenia prinilor. Acetia se implic hotrt n actul de comunicare, constituind nc o verig care nu ar mai fi necesar dac ntotdeauna comunicarea dintre profesor i elev s-ar face corect. n ultima perioad de timp se vorbete tot mai mult despre comunicare n cadrul grupurilor. Unii consider c acest tip de comunicare este benefic, alii l consider mai puin benefic. nclinm s mbrim concluziile studiilor care arat c n cadrul grupurilor sau microgrupurilor comunicarea este deficitar. Cnd facem aceast afirmaie avem n vedere faptul c un grup are o ierarhie bine stabilit cu reguli impuse de liderul acestuia. Membrii grupului sunt obligai s respecte regulile respective, nu au libertatea de a comunica liber i deschis i nici de a interveni pentru a schimba prea mult aceste reguli. n acest caz sunt totui unele excepii constituite din persoane din anturajul liderului care pot s ndrzneasc mai mult s-i sugereze s modifice regulile de comunicare n folosul tuturor. De succesul interveniei acestora depinde foarte mult mbuntirea comunicrii. Viaa a demonstrat c un grup de dimensiuni mai mari stnjenete comunicarea ntr-o msur mai mare. Cu ct grupul este mai mic cu att comunicarea ntre membrii lui este mai bun. Influenarea negativ a comunicrii n cadrul grupurilor este generat att de presiunile din cadrul acestuia, ct i din afara lui. Un rol esenial capt i comunicarea la serviciu. Aici se produce o comunicare ntre efi, ntre efi i subordonai i ntre executani care de regul constituie numrul cel mai mare de persoane dintr-o organizaie. De foarte multe ori comunicarea la serviciu este alterat de regulile impuse n cadrul organizaiei.
Angajament Asumarea mesajului Deficienele de comunicare genereaz scurtcircuite n ndeplinirea atribuiilor Peste 50% din de serviciu. ntr-o organizaie n care comunicarea nu se execut corect att pe comunicare este Cercetare

orizontal ct i pe vertical apar paralelismele, care genereaz rezolvarea aceleiai ascultare Segmentele de public
Feed-back probleme n dou moduri aproape totalcomunicare 100% din diferite. Ajustarea mesajelor n funcie de acestea i evaluare este asumare Testare Specialitii n comunicare i relaii publice susin c se poate contura un cerc

Transmitere virtuos al comunicrii, potrivit modelului de mai jos 15:

15

Instrumente primare (fa n fa) Relaiile publice n practic, coordonator Anne Gregory, Editura All Beck, 2005, p.59 20 Instrumente secundare ( e-mail, publicaii)

Toi specialitii n comunicare apreciaz c mesajele trebuie repetate i reluate n timp prin utilizarea eficient a diferitelor instrumente materializate n cercul virtuos al comunicrii prezentat anterior. Important de reinut constituie faptul c 50% din comunicare reprezint ascultare i 100% din comunicare constituie asumare. ntre aceste coordonate trebuie s se desfoare o comunicare oportun i eficient. Dup 1990 n Romnia d-a declanat un complex proces de restructurare a tuturor domeniilor de activitate, ntre care cel economic a avut un grad de prioritate ridicat. Ca urmare, cele mai bune practici de comunicare recomandate de specialist de pild pentru societate care i-a concediat un numr mare de angajai de la sediul central ar fi urmtoarea16:
folosirea de ctre manageri a comunicrii fa n fa;

utilizarea comunicatorilor profesioniti care stpnesc foarte bine: - tehnica identificrii mesajului;
-

transmiterea mesajului n mod adecvat ctre diferitele publicuri; asigurarea feed-back-ului;

explicarea situaiei personalului vizat;

16

Ibidem, p. 61

21

 identificarea i comunicarea schimburilor pozitive rezultate de pe urma evenimentului; evitarea rspndirii de zvonuri prin coordonarea momentului comunicrilor adresate personalului din diferite echipe;
evitarea creterii nesiguranei personalului prin eliminarea cu desvrire a

speculaiilor; crearea de timp pentru ca oamenii s poat discuta toate subiectele pe care le doresc; comunicarea cu personalul s se fac simplu, onest, consecvent i la timp; asumarea responsabilitii asupra mesajului. Avnd n vedere aceste elemente putem s conchidem c o comunicare oportun i eficient ntr-o societate economic trebuie ncadrat ntre urmtoarele coordonate: mesajul se transmite de regul de sus n jos; mesajul se transmite i pe orizontal;
realizarea feedback-ului de jos n sus.

O comunicare foarte bun ntr-o societate economic trebuie s respecte urmtoarele etape: implicarea ealoanelor superioare de conducere;
evaluarea aspectelor la nivel local i global;

identificarea mesajelor importante;

realizarea unui lan de susintori ai comunicrii care s acorde sprijin

conducerii locale; realizarea unui acord asupra problemelor ei nu pot fi negociate; asumarea de ctre conducerea local a comunicrii; angajarea la toate nivelurile comunicrii s constituie un proces continuu.

6. Comunicarea cu mass-media
22

n raport de suportul pe care se transmite mesajul, presa poate fi scris i audiovizual. n cazul presei scrise textul este fixat pe hrtie, iar n cazul celei audiovizuale textul este fixat pe hertziene. n raport de ritmul de apariie, presa scris poate fi: zilnic; sptmnal; lunar; trimestrial; semestrial i anual. Dup tirajul lor, publicaiile pot fi: cu tirajul de cteva milioane (exemplu: cotidianul Wall Street Journal are un tiraj de aproximativ 1,9 milioane de exemplare); cu tirajul numai de cteva mii. Dup formatul publicaiei, acestea pot fi: de tip revist (cu dimensiunile unei coli de hrtie A 4); de tip ziar ( formatul standard A 2; formatul tabloid A 3). De regul cotidienele au format A 2 iar tabloidele au format A 3. Sunt i cotidiene care uneori au format A 5 aa cum se ntmpl cu Jurnalul Naional. Dup aria de circulaie publicaiile sunt: naionale (se difuzeaz pe ntregul teritoriu al unui stat; exemplu: Jurnalul Naional); regionale; locale. Trebuie reinut faptul c ziarele au un coninut generalist sau specializat. De pild Jurnalul Naional are un coninut generalist ntruct trateaz teme politice, economice, sociale, culturale etc. Ziarul Observatorul militar are un coninut specializat ntruct trateaz probleme legate de mediul militar. Preda audiovizual se clasific n general dup aceleai criterii ca i cea scris. Din aceast perspectiv, dup aria de difuzare, posturile pot fi locale, regionale, naionale. Dup coninuturi, posturile pot fi generaliste sau specializate. Important de reinut constituie faptul c ambele tipuri de posturi pot avea att difuzare naional, ct i internaional. De pild BBC este un post de televiziune, generalist iar HBO este un post foarte specializat. Un alt criteriu de clasificare i reprezint modul de finanare i rolul asumat. Din aceast perspectiv posturile pot fi: de serviciu public; comerciale.

23

Posturile de serviciu public sunt finanate din bugetul statului, precum i din taxele achitate de cetenii care dein radio i televizor. Exemple n acest sens sunt posturile TVR-1 i TVR-2. Posturile comerciale sunt posturi de proximitate ce se adreseaz unui public aflat n vecintate sau care are preocupri i interese comune. Acestea au audien i vnd la preuri bune timpi de anten la firmele care doresc s-i fac reclam pentru produsele lor. Alte criterii de clasificare mai pot fi: spectrul undelor de emisie; suportul pe care se transmit, coninut. Dup spectrul undelor de emisie posturile pot fi: pe unde utrascurte, scurte, lungi. Dup suportul pe care se transmite, pot fi: posturi care transmit prin aer sau prin cablu. Dup coninut posturile pot fi: de tiri; de divertisment i informaie; de cultur i educaie; de muzic clasic etc. Nu se poate face o comunicare cu mass-media dac cei care muncesc n acest domeniu nu cunosc foarte bine elementele legate de munca jurnalitilor. Jurnalitii au nite valori pe care le respect foarte mult i nu doresc s le negocieze cu nimeni. ntre aceste valori cele importante ni se par a fi: libertatea presei; calitile unei tiri; familiaritatea; valoarea educaional; dinamismul; concreteea; contextul de actualitate etc. n continuare dorim s prezentm unele elemente legate de aceste valori cu sperana c ele vor ajuta pe comunicatori s aib o relaie principial, corect etc cu jurnalitii. Jurnalitii in foarte mult la libertatea presei ntruct aceasta presupune a li se recunoate dreptul lor de a culege informaii i de a exprima opinii fr a fi mpiedicai de autoriti politice, economice, administrative, juridice etc. ntre un reprezentant al unui birou de pres i un jurnalist se isc uneori anumite nenelegeri. Acestea sunt generate de faptul c primului nu-i prea convine c jurnalistul este cel care decide ceea ce constituie o tire, ce trebuie difuzat, cum se
24

aeaz subiectul, n ce stil, format etc, iar cel de-al doilea nu accept n general amestec n modul de a-i face meseria. Jurnalistul trebuie lsat s-i exprime fr opreliti gndurile, opiniile etc. Totui el are obligaia s nu interpreteze tendenios faptele, ntmplrile etc. Adevrul supr, dar dac el este scos la iveal cu obiectivitate de ctre jurnalist nu ar trebui s-l descurajeze pe cel vizat. Sunt situaii n care reprezentantul biroului de pres constat c un jurnalist a distorsionat informaia. El are obligaia de a aciona legal, oficial, contactnd editorul instituiei de pres n care activeaz jurnalistul i protestnd i protestnd fie verbal sau cu ajutorul unei dezminiri sau unei solicitri de drept la replic. Sunt situaii n care reprezentantul biroului de pres ncearc s ndulceasc tonul jurnalistului oferindu-i anumite cadouri sau fcndu-i unele favoruri. n acelai mod pot reaciona i cei vizai de materiale acide ale jurnalistului. Astfel de procedee constituie atentate la adresa libertii presei att din partea jurnalistului care accept ateniile respective, ct i din partea acelora care le ofer. Jurnalitii pot culege un numr foarte mare de informaii dar nu toate au valoare. De aceea ei le analizeaz, le selecteaz, le trec prin filtrul redaciei i le public numai pe acelea de interes, adic numai pe cele calitative. Cu alte cuvinte informaiile sunt calitative numai n msura n care pe baza lor se poate face o tire valoroas. Este foarte greu de definit calitatea unei tiri dup anumite standarde pentru simplu motiv c nu exist standarde internaionale, pentru aprecierea tirilor. Aceste standarde difer de la o publicaie la alta, de la o cultur la alta sau de la un stat la altul. Cu toate acestea sunt totui publicaii care dau cam aceleai tiri catalogndu-le ca nouti. Aceasta nseamn c redaciile publicaiilor respective au totui anumite elemente comune pentru aprecierea calitii tirilor. Din aceast perspectiv, exist specialiti care au stabilit nite criterii de acceptat pentru determinarea valorii unei tiri. ntre acetia se numr D. Anderson, M. Mencher etc. n esen aceste criterii sunt:
17

17

noutatea; impactul; proximitatea;

Cf. Cristina Coman, Relaiile publice i mass-media, Editura Polirom, 2004, p.44

25

amploarea; proeminena; unicitatea; conflictualitatea; interesul uman; familiaritatea; valoarea educaional; dinamismul; concreteea; contextul de actualitate. O bun comunicare a specialistului n relaii publice cu presa nu se poate face dac acesta nu cunoate specificul acesteia i nu se adapteaz acestuia. Din aceast perspectiv, mass-media prezint avantaje i dezavantaje. De pild televiziunea prezint ca avantaje: impactul social de amploare; credibilitate; capacitatea de mobilizare efectiv. n afara avantajelor prezentate anterior, televiziunea are i unele limite privind: capacitatea telespectatorului de a trece rapid de la un canal la altul, ocolind unele mesaje valoroase; caracterul masificat al audienei care face ca unele mesaje s nu se bucure de interes; imaginea are tendina de a eclipsa cuvntul; accesul dificil al personalului generat de solicitrile n numr foarte mare de a aprea pe sticl. n procesul comunicrii, specialitii n relaii publice au nevoie de jurnaliti pentru a le transmite mesaje, iar jurnalitii au nevoie de specialitii respectivi pentru a ajunge rapid la surse de informaii ct mai credibile. Totui relaia aceasta trebuie privit pe de o parte ca un conflict i pe de alt parte ca o cooperare. Cooperarea nu se poate realiza dect pe baza respectului reciproc dintre jurnaliti i reprezentantul biroului de pres. Conflictul const n faptul c dei jurnalistul are nevoie de reprezentantul biroului de pres, totui el este reticent ntr-o anumit msur temndu-se s nu fie manipulat. n acelai timp reprezentantul biroului dei are nevoie de jurnalist nu prea are ncredere n modul n care acesta va transmite mesajul. Specialitii n comunicare i relaii publice au ajuns la unele concluzii cu privire la ateptrile jurnalitilor de la reprezentantul biroului de pres. n esen aceste ateptri vizeaz: s comunice cu uurin scris i oral; s dispun de capacitate ridicat de analiz i sintez, s aib capacitate organizatoric ridicat; s dispun de putere de munc;
26

 s-i cunoasc foarte bine instituia pe care o reprezint precum i pe cea a jurnalitilor; s furnizeze numai tiri interesante; s fie un bun negociator ntre pres i organizaia pe care o reprezint; s fie un profesionist. Pentru o bun comunicare a reprezentantului biroului de pres cu mass-media; acesta trebuie s desfoare un complex de activiti care presupune: cutarea i selectarea informaiilor n interiorul organizaiei; crearea i reactualizarea documentelor de baz referitoare la organizaie;
pregtirea materialelor i organizarea manifestrilor pentru pres; crearea de contacte individuale cu jurnalitii;

cutarea i selectarea informaiilor externe. Pentru a uura munca cu jurnalitii: biroul de pres trebuie s ntocmeasc nite fiiere de pres pe baza crora s cunoasc: la cine s apeleze; cine este interesat de mesaje; care este organizarea instituiilor de pres cu care colaboreaz etc. De pild, un fiier de pres privind jurnalitii poate avea urmtoarea structur de principiu18: nume, prenume i eventualul pseudonim;
numrul de telefon din redacie;

numele, adresa i telefonul instituiei de pres unde lucreaz; adresa i numrul de telefon de acas; funcia; specialitate; o fotografie recent, data naterii; data la care a fost fcut ultima reactualizare a fiierului;
evidena participrii jurnalistului la evenimentele la care organizaia l-a

invitat;
atitudinea fa de organizaie.
18

Ibidem, p.99

27

Fiierele astfel ntrunite se pot stoca pe hrtie sau n calculator. Acestea trebuie actualizate din cnd n cnd i utilizate la nevoie. Principalele tehnici de comunicare ale reprezentantului biroului de pres cu mass-media sunt: comunicatul de pres; dosarul de pres; declaraia; interviul; edina de informare sau briefingul de pres; conferina de pres. nainte de a prezenta cteva elemente despre fiecare tehnic de comunicare cu mass-media ne propunem s facem cteva recomandri pentru a se garanta obinerea de rezultate bune. Din aceast perspectiv, reprezentantul biroului de pres trebuie s: acioneze cu rbdare; manifeste disponibilitate pentru a se face util;
nu manifeste tendina de a critica sau a se ruga de jurnaliti; nu cear niciodat unui jurnalist s nu transmit o tire care vizeaz

organizaia sa. Un exemplu de conduit privind modul de lucru cu mass-media l reprezint cea a firmei General Mills care recomand salariailor si s in cont de faptul c
19

reprezint o ntreprindere care i bazeaz aciunile pe cinste, moral, progres material i social i care nu are absolut nimic de ascuns. n caz de accidente trebuie fcut n aa fel nct presa s dispun de cele mai corecte detalii n cel mai scurt timp posibil. Un alt exemplu de conduit l reprezint cel al lui John Cameron Swayze care i sftuiete pe reprezentanii relaiilor publice: dac avei o tire, o poveste care place jurnalitilor, acetia o vor accepta. Dac prezentai tirea, avei pregtite toate informaiile adiacente. Directorilor care au tendina de a da tiri n forma n care le-ar place lor s le vad publicate sau transmise i care nu neleg c aceasta este treaba jurnalistului, Standard Oil Company Of New Jersey le recomand s nu ncerce s devin i directori ai ziarelor cu care colaboreaz. De asemenea, le recomand ca n cazul n care un ziarist le supune controlului un articol, acetia s corecteze numai eventualele erori asupra expunerii faptelor i s nu ncerce s fac pe jurnalistul i s introduc noi fraze pentru a da o importan mai mare formei n detrimentul faptelor.
19

Cf. Lector univ. dr. Daniela erbnica, Relaii Publice, capitolul 6

28

Cel mai convingtor mesaj privind adoptarea unei conduite corecte, l transmite Johns Manville prin manualul elaborat de el, privind relaiile cu presa. Acesta este gratuit. Necesitatea realizrii unor relaii bune cu presa trebuie s derive din acceptarea faptului c publicul trebuie s fie permanent informat. La aceast concluzie au ajuns muli ziariti care n activitatea lor invoc faptul c este nevoie de colaborare nu numai n cazul tirilor bune, ci i n cazul tirilor rele, din simplu motiv c membrii unei organizaii au dreptul s fie informai cu ceea ce se ntmpl. Una dintre cele mai importante tehnici de comunicare n exteriorul organizaiei o constituie Comunicatul de pres. Pn acum nimeni nu i-a amintit cine, cnd, unde i cu ce ocazie a redactat primul comunicat de pres. n esen un comunicat de pres constituie o tire elaborat de un lucrtor de relaii publice n interesul unei persoane sau instituii, pentru a fi trimis presei cu scopul clar de a se aduce la cunotina publicului. n aceast definiie se pot desprinde urmtoarele concluzii: comunicatul de pres constituie cea mai simpl i mai eficient posibilitate de a trimite presei o tire despre o organizaie;
obiectivul principal urmrit prin transmiterea unui comunicat de pres l

de prere c presa nu trebuie s se roage pentru a avea tiri iar

reprezentanii biroului de pres nu trebuie s se roage pentru a obine un spaiu

constituie ajungerea acesteia la pres pentru informarea publicului;

instituiile de pres nu sunt obligate s transmit comunicatele de pres

primite de la indivizi sau organizaii, ci acestea uneori pot constitui elemente primare pentru realizarea unor documentri mai aprofundate;
redaciile au rol decisiv n a hotr publicarea integral sau parial a

comunicatului ori republicarea acestuia. Un comunicat de pres este apreciat de ziariti ca important, mia puin important sau neimportant n baza urmtoarelor criterii de evaluare: noutile prezentate prin informaii; interesul pe care l poate strni publicului;
29

 calitatea redactrii textului; acesta depinde de pregtirea specialistului pe linia cunoaterii specificului presei i a organizaiei pentru care lucreaz, precum i redactrii unui text atractiv pentru public. Un comunicat de pres valoros trebuie s ntruneasc urmtoarele caracteristici: transmite informaii despre ceva ce prezint interes pentru publicul int; forma i coninutul de redactare trebuie adaptate potrivit preteniilor canalului de pres cruia i se adreseaz;
trebuie s fie ntotdeauna un document scris; este ntotdeauna un document oficial ce are valoare informativ.

Comunicatul de pres poate fi din punctul de vedere al existenei sau nonexistenei unei luri de poziie, de informare i de tip persuasiv. Prin intermediul primului tip de comunicat se pot transmite statistici, informaii simple, invitaii etc. Prin intermediul celui de-al doilea tip se pot transmite contestaii, dezminiri, acuze etc. Dup coninutul lor, comunicaiile de pres pot fi: invitaie; de reamintire; anun; statistic; de informare; politic; oficial; de luare de poziie; erat. n continuare, foarte pe scurt vom prezenta cteva elemente definitorii despre aceste tipuri de comunicate. Comunicatul invitaie se trimite cu dou sptmni naintea evenimentului i prin intermediul acestuia sunt invitai jurnaliti s participe la acesta. Pentru informarea corect a jurnalitilor n comunicat sunt precizate: tema evenimentului; numele organizaiei; participanii; momentul i locul aciunii; traseul, detalii privind locul ntlnirii etc. Comunicatul de reamintire se trimite cu scopul de a reaminti jurnalitilor despre evenimentul anunat anterior prin comunicatul invitaie. Comunicatul anun are ca scop trezirea interesului ziaritilor fa de un eveniment i determinarea acestora s-l popularizeze prin pres n scopul informrii publicului.

30

Comunicatul statistic conine date statistice recente despre organizaie sau sferele ei de interes. Comunicatul de informare se ntrebuineaz pentru a transmite informaii referitoare la activiti importante ce se desfoar n cadrul unei organizaii cum ar fi de pild inaugurarea unei noi biblioteci, a unei aule universitare, a unei sli de conferine, a unui nou tip de autoturism etc. Pentru un eveniment se pot trimite mai multe comunicate de informare. Primul comunicat este de sintez i prin acesta se transmit elementele eseniale despre eveniment, iar urmtoarele sunt adiionale prin care se reiau unele detalii fundamentale din primul comunicat cu argumente suplimentare. Comunicatul politic are ca scop ctigarea unor avantaje riguros calculate de ctre o personalitate a unei organizaii politice, n raport cu publicul cruia i este adresat. Aceste avantaje constau n creterea popularitii persoanei respective n rndul celor care au dreptul de vot. Comunicatul oficial este produsul unui autoriti politice sau administrative prin care publicul este informat asupra unor decizii ale acestora cu repercusiuni asupra acestuia. De obicei, comunicatele oficiale sunt preluate i transmise de ctre toate mass-media locale sau centrale, dup caz. Comunicatul de luare de poziie se dateaz i se transmite pentru exprimarea unor atitudini a organizaiei vis a vis de o problem. Acest tip de comunicat poate mbrca mai multe forme:
a) de contestare - dezacordul fa de o decizie, realitate etc.; b) de provocare - denunarea sau acuzarea unei stri de fapt; c) de clarificare - argumentarea i clarificarea unor probleme, situaii etc, cu

car se confrunt organizaia;

d) de rectificare - corectarea unor informaii care prejudiciau imaginea

organizaiei;
e) erata - ndreptarea unor erori strecurate din greeal n comunicatul

autentic.

31

Pentru redactarea unui comunicat de pres se ntocmete un plan i se stabilesc nite proceduri de lucru. n esen, pregtirea comunicatului de pres trebuie s cuprind urmtoarele etape:
a) pregtirea comunicatului sub forma unei tiri bun de difuzat pentru

ageniile de pres. tirile pot fi involuntare (nepregtite) i sunt preluate imediat de ageniile de pres i voluntare (pregtite) care uneori nu prea se bucur de interesul presei;
b) redactarea comunicatului de pres, avndu-se n vedere titlul care trebuie s

fie foarte sugestiv, incitant, intertitlul care s-i ajute pe ziariti s priceap mai repede mesajul comunicatului i textul al crui prim paragraf trebuie s prezinte pe scurt esenialul comunicatului; c) stilul comunicatului care trebuie s fie: - concis ( 3-4 fraze scurte nsumnd 15-20 de cuvinte);
-

clar - folosirea unui vocabular simplu dar nu srac; precis - folosirea datelor, cifrelor etc verificate anterior;

d) tonul comunicatului care trebuie s fie factual i neutru, adic se evite transmiterea unei poziii prtinitoare etc;
e) repetiia care presupune necesitatea de a repeta numele organizaiei, al

personalitii etc n scopul de a-l scoate n eviden; Un rol esenial capt prezentarea comunicatului de pres avnd n vedere c acesta este un material informativ care trebuie s fie caracterizat de sobrietate i nu unul publicitar. Se recomand ca un comunicat de pres s se dactilografieze pe o coal de hrtie format A 4, numai pe o singur fa, lsndu-se o margine de 2-3 cm de o parte i de alta a acestuia, necesar ziaritilor pentru nsemnri personale. Ca volum, un comunicat de pres nu trebuie s fie mai mare de 2 pagini, iar textul nu trebuie s cuprind mai mult de 300 de cuvinte, dispuse cam n 25 de rnduri pe pagin, a cte 60 de semne fiecare. Cu excepia paragrafului iniial care apare separat la nceputul comunicatului n scopul de a facilita lectura i nelegerea textului, cuprinsul textului se va mpri n aliniate, frazele nu vor trece de pe o pagin pe alta, prima pagin se va termina cu finalul
32

unei fraze sau chiar a comunicatului dup caz; este interzis sublinierea cuvintelor, frazelor i titlului, majusculele trebuie folosite numai la titluri, la nceputurile de fraze i la numele proprii iar ntre iniialele unei abrevieri nu se pune punct. Cel care ntocmete comunicatul trebuie s mai aib n vedere ca atunci cnd l pune n pagin s nu-i lipseasc: sigla organizaiei (nume, adres, telefon, fax, e-mail, pagin web); numrul de cod ( ajut la arhivarea i clasificarea comunicatelor n ordine cronologic sau tematic); data emiterii; meniunea embargo (restricioneaz faptul c nu trebuie publicat mai devreme de data i ora stabilit); meniunea pentru difuzare imediat (cnd nu apare meniunea embargo); precizarea comunicat de pres ( asigur ziaristul c nu este text publicitar); numele, adresa, telefonul persoanei de contact (garanteaz ziaristului posibilitatea de a-l contacta pe cel cruia i este destinat comunicatul de pres). nainte de a fi difuzat, comunicatul de pres trebuie aprobat de una sau mai multe persoane, potrivit deciziei conducerii organizaiei sau prevederilor regulamentului de ordine interioar. Difuzarea comunicatului de pres se poate realiza prin: pot; telefon; reprezentant sau curier; fax sau e-mail; conferin de pres. Dup un anumit timp are loc evaluarea impactului pe care l-a avut mesajul comunicatului de pres asupra publicului int. n acest sens se organizeaz revista presei unde se analizeaz: cte publicaii au redat comunicatul;
cte posturi de radio i televiziune l-au preluat i cum l-au transmis (cu i

fr comentarii i informaii suplimentare). n situaia n care comunicatul de pres a avut un ecou slab n sensul c a fost preluat de puine publicaii iar radioul i televiziunea nu l-au transmis, biroul de pres/ responsabilul trebuie s fac o analiz n urma creia s reias foarte clar, dac: s-a ales foarte bine momentul difuzrii?
subiectul comunicatului suscita suficient interes pentru publicul int?

redactarea textului comunicatului s-a fcut cu respectarea tuturor regulilor? s-au ales bine publicaiile i posturile de radio i televiziune pentru difuzare?
33

n funcie de rspunsuri trebuie s acioneze n consecin. Nu se recomand s se reproeze jurnalitilor neregulile constatate n urma analizei ci mai degrab s se ia msuri pentru stabilirea punctelor unde s-a greit astfel nct la viitoarele comunicate s nu se mai repete astfel de greeli. De asemenea, s se ia msuri pentru ca problemele eseniale ale comunicatului s vizeze rspunderea strict la ntrebrile : CINE? CE? CND? UNDE? Totodat, dezvoltarea comunicatului trebuie s aduc informaii suplimentare subsumate ntrebrilor: CUM? DE CE? CU CE URMRI? DOSARUL DE PRES Dosarul de pres reprezint un instrument la dispoziia unei organizaii pe baza cruia se realizeaz comunicarea acestuia cu mass-media. Dosarul de pres materializeaz mesajul unei organizaii privind un subiect determinat. Specialitii n comunicare i relaii publice sunt de prere c dosarul de pres trebuie realizat atunci cnd comunicatul de pres nu asigur prezentarea informaiei n ntreaga ei amploare. Ali specialiti consider dosarul de pres ca un demers intermediar ntre comunicat i conferina de pres, care sintetizeaz elementele componente ale unui eveniment i pune n valoare anumite aspecte ale informaiei20: Avnd n vedere aceste aspecte putem trage concluzia c dosarul de pres nu se realizeaz pentru a genera o tire, aa cum se procedeaz n cadrul comunicatului de pres ci pentru a fi la ndemna unui jurnalist pentru a-l studia i a se documenta n vederea ntocmirii unui material. Recomandarea specialitilor este aceea c dac exist suficient tip la dispoziie ar fi bine s se ntocmeasc dosar de pres n locul comunicatului de pres. Dosarul de pres, permite ca un subiect s fie prezentat mai aprofundat i informaiile s intre n baza de date a jurnalitilor pentru a fi exploatate o mai mare perioad de timp.

20

Cf. Cristina Coman, Relaiile publice i mass-media, editura Polirom, 2004, p. 172.

34

J.P. Rosant (1992) apreciaz c exist urmtoarele tipuri de dosare de pres21: a) ce nsoesc comunicatul de pres (formula cea mai agreat de jurnaliti); b) carte de vizit a organizaiei (se trimite mai ales n situaia n care organizaia nu prea a beneficiat de atenia mass-media n ultima vreme); c) de pres-eveniment (care prezint numai un anumit eveniment i mesajul organizaiei n legtur cu acesta). Un dosar de pres trebuie s cuprind: a) un sumar, aezat la nceputul dosarului; b) un text de maxim 10-12 pagini - n coninutul cruia este prezentat esena temei; c) diferite documente pentru dezvoltarea aspectelor particulare ale temei; d) materiale suplimentare (exemplu: reproduceri dup articolele publicate anterior despre organizaie); e) anex: (pentru ca dosarul s nu fie prea voluminos). Pentru prezentare este bine s se rein faptul c dosarul de pres trebuie s fie prevzut cu o copert (dosar-plic) de format A 4, care nu trebuie s fie costisitoare, avnd n vedere c acesta este un instrument de lucru pentru jurnaliti. Paginile trebuie s fie numerotate i prinse cu agrafe sau capse, iar n interiorul dosarului plic trebuie s se includ: numele, telefonul i adresa de e-mail ale persoanei de contact. CONFERINA DE PRES Este considerat un element cheie n procesul de comunicare al unei organizaii. De asemenea, specialitii o consider o form oficial de a comunica cu mass-media n condiiile existenei unui eveniment deosebit de important ce prezint interes pentru o mare parte a publicului i cnd se urmrete nu numai informarea ziaritilor ci i oferirea posibilitii acestora de a dialoga cu reprezentanii unei organizaii. n teoria relaiilor publice exist cinci ntrebri al cror rspuns este de luat n calcul atunci cnd dorim s organizm o conferin de pres. n esen aceste
21

Ibidem, p. 143

35

ntrebri au fost formulate de J. Deshepper (1990) i dac rspunsul la trei dintre ele este afirmativ se justific organizarea conferinei de pres. ntrebrile au urmtorul coninut22:
a) se bucur organizaia de un asemenea prestigiu nct s atrag un numr

mare de ziariti?
b) activitile organizaiei sunt importante pentru o parte a populaiei? c) evenimentul este aa de important nct publicul trebuie s dea explicaii? d) este att de interesant subiectul nct ziaritii s pun ntrebri? e) sunt informaii sau poziii noi ce trebuie oferite sau argumentate n faa

presei? O conferin de pres este considerat valoroas dac asigur posibilitatea s se pun ct mai multe ntrebri de ctre jurnaliti, mai ales cnd este vorba de o problem controversat. Conferinele de pres pot fi de mai multe feluri:
a) n direct - mass-emdia i trimit jurnalitii la o activitate cu semnificaie

deosebit (ex.: 25 Octombrie - Ziua Armatei Romniei);

b) prin satelit dei este costisitoare, prezint avantajul c reprezentanii

mass-media nu trebuie s se mai deplaseze n locul respectiv, ntruct transmisia este instantanee. Este recomandat mai ales n situaia n care evenimentul are semnificaie mondial;
c) prin telefon o modalitate folosit n special de investitori, pentru a se

permite comunicarea simultan ntre director - analiti financiari i reporteri economici. Indiferent de modul n care se desfoar conferina de pres, pentru reuita sa trebuie s se aib n vedere urmtoarele elemente: nu este recepie oferit jurnalitilor;
pe timpul activitii jurnalitii pot fi tratai numai cu ap, cafea, rcoritoare,

orice altceva nu este recomandat; organizarea trebuie s cuprind: pregtirea; desfurarea; evaluarea.

22

Ibidem, p. 152

36

Pregtirea unei conferine de pres cu excepia celui ce vizeaz o situaie de criz este recomandat s nceap cam cu o lun naintea datei de desfurare. Pentru pregtirea minuioas a unei conferine de pres trebuie avute n vedere: stabilirea exact a datei, zilei i locului de desfurare; ntocmirea listei cu invitai; elaborarea i trimiterea invitaiilor; ntocmirea documentaiei;
ntocmirea materialelor auxiliare (ajuttoare); pregtirea interveniilor (discursurilor);

instruirea reprezentanilor organizaiei stabilii s participe la conferina de pres;

executarea ultimelor verificri nainte de nceperea conferinei de pres.

Cei care organizeaz conferina de pres trebuie s evite: perioadele cnd jurnalitii se afl n vacan; perioadele n care se pregtesc i se desfoar alegeri locale i generale;
zilele n care au loc vizite ale efilor de state, evenimente politice

importante, trguri de carte, expoziii internaionale, srbtori religioase etc. Pentru evitarea suprapunerilor i alegerea momentului prielnic, cei care pregtesc conferina de pres trebuie s aib n vedere: zilele de mari, miercuri i joi ofer cea mai bun oportunitate pentru desfurarea conferinei de pres;
ziua de luni nu este recomandat deoarece jurnalitii sunt ocupai fie cu

pregtirea materialelor despre evenimentele sptmnii trecute, fie cu noile evenimente din sptmna n curs pe care trebuie s le aduc la cunotina publicului int;
vinerea nu este recomandat ntruct jurnalitii sunt ocupai cu pregtirea

materialelor de cultur, divertisment i sport ce vor fi prezentate smbta i duminica; ora de desfurare trebuie s fie ntre 10-12. Specialitii au stabilit acest interval de timp, orientndu-se dup nchiderea ediiei, ct i dup timpul necesar prelucrrii informaiei (scriere / rescriere de
37

articole; selectarea de imagini etc.); acest principiu nu este valabil pentru situaiile de criz (accidente grave, catastrofe, crize politice etc). Alte recomandri pentru pregtirea a unei conferine de pres:
asigurarea unei sli tip vestiar n care jurnalitii s-i poat lsa n siguran

hainele i bagajele; stabilirea unei sli n care se pot acorda n linite interviuri; organizarea camerei presei, care s fie dotat cu telefoane, fax, copiator, calculator, imprimant, hrtie etc;
dotarea slii n care se desfoar conferina cu: instalaie pentru traducere

simultan, videoproiector, retroproiector, monitor TV, ecran (pentru folosirea materialelor auxiliare - slide-uri, dispozitive, grafice etc). Pentru invitarea celor mai potrivii jurnaliti la conferina de pres se fac urmtoarele recomandri: numrul acestora nu trebuie s fie exagerat de mare astfel nct s se creeze imaginea de sal aglomerat, lipsit de confortul necesar activitii jurnalistice;
este necesar consultarea fiierelor de pres pentru a se revedea poziia unui

jurnalist fa de organizaia organizatoare de conferin de pres; a i se anticipa chiar i viitoarele ntrebri; excluderea unor jurnaliti considerai incomozi produce iritare i, ca urmare, deservicii organizaiei;
lista trebuie s fie completat i cu jurnalitii strini dac subiectul

conferinei prezint interes; dac activitatea se desfoar n provincie, vor fi invitai cu prioritate reprezentanii mass-media locale; alturi de acetia vor fi invitai i corespondeni locali ai instituiilor de pres naionale; dac subiectul conferinei de pres este unul foarte tehnic se organizeaz dou conferine: una pentru detalii generale i alta pentru aspectele pur tehnice;
evitarea invitrii la aceeai conferin de pres att a reprezentanilor ziarelor,

ct i ai televiziunilor i radioului; ntre ziariti i reprezentanii televiziunilor i radioului pot aprea conflicte determinate de dezordinea produs de acetia din urm pentru instalarea aparaturii, pentru luarea unor imagini numai despre aspectele care-i intereseaz, plecarea n timpul conferinei, ntruct ei trebuie s participe i la alte
38

evenimente; ziaritii doresc s participe la ntreaga conferin, s-i noteze aspecte interesante, s pun ntrebri doar n lipsa reprezentanilor televiziunilor, pe care i suspecteaz c folosesc rspunsurile la ntrebrile lor naintea apariiei acestora n ziare. Pentru redactarea i trimiterea invitaiilor trebuie s se aib n vedere c acestea sunt comunicate de pres i, ca urmare, trebuie s cuprind aceleai elemente. O problem care suscit nc discuii o reprezint momentul trimiterii invitaiilor. Literatura de specialitate recomand ca acestea s fie trimise cu 10-15 zile nainte pentru publicaiile de informare general, ageniile de pres, posturile de radio i televiziune i cu 25-30 de zile pentru publicaiile cu apariie lunar. Nu este lipsit de importan ca nainte cu o zi de desfurarea conferinei organizatorii s mprospteze memoria jurnalitilor invitai. Unii organizatori ncearc s mprospteze memoria jurnalitilor invitai cu 10-15 zile naintea desfurrii conferinei de pres, oferindu-le date suplimentare despre aceasta i spernd ca astfel s se asigure de prezena lor. De asemenea, pentru sigurana participrii unui reprezentat al unui ziar sau post de televiziune / radio la conferina de pres se recomand ca invitaia s fie trimis att jurnalistului vizat ct i managerului instituiei n care este ncadrat. n situaia n care jurnalistul vizat devine indisponibil din varii motive, eful su va destina pe altcineva, n cunotin de cauz. Odat cu invitaia sau dup ncheierea conferinei de pres jurnalistului i se pune la dispoziie dosarul de pres ntocmit dup regulile prezentate anterior. Succesul unei conferine de pres depinde i de valoarea discursului, care trebuie s fie clar, la obiect, rostit cu hotrre i cu intonaie, ntr-un limbaj concret i s nu abordeze mai mult de 2-3 subiecte; un rol hotrtor l au materialele ajuttoare, mai ales prezentate sub form de imagini ( o imagine face ct o mie de cuvinte). Pentru aceasta discursul trebuie s fie foarte bine pregtit de autor dup ce a fcut o intervievare minuioas a celui care-l va rosti, autorul ncercnd s se transpun n situaia acestuia. complex a autorului. Dup ce datele au fost culese, autorul va avea o ultim discuie cu cel ce va susine discursul pentru a nu avea dubiu asupra obiectivului urmrit.
39

Elaborarea discursului presupune o documentare

Discursul propriu-zis va avea introducere, cuprins i concluzie. Introducerea va fi elaborat astfel nct s capteze atenia jurnalitilor, cuprinsul va conine 2-3 idei principale, riguros argumentate, iar concluzia reprezenta o sintez a punctelor de vedere eseniale. Reprezentanii organizaiei stabilii s participe la conferina de pres vor fi supui unei instruiri pentru a putea comunica eficient cu jurnalitii. De asemenea celui ce va susine discursul i se va acorda o atenie deosebit privind: mbrcmintea, gestica, mimica etc. ncheierea perioadei de pregtire pentru vorbitor trebuie s coincid cu nsuirea n condiii foarte bune a decalogului privind ntlnirea cu presa23: 1. s fie onest i relaxat;
2. s foloseasc ruperile de ritm pe timpul vorbirii;

3. s se exprime concis; 4. s nu utilizeze jargonul; 5. s nu fac aprecieri privind importana ntrebrilor; 6. s nu foloseasc expresia nu comentez dac nu este sigur c va putea preciza de ce nu poate discuta despre subiectul respectiv; 7. s dea numai rspunsuri pozitive; 8. s evite schimburile verbale violente cu jurnalitii; 9. s fie prudent n folosirea informaiilor; cele ce nu se preteaz s nu fie fcute public;
10. s dea cte un rspuns pentru fiecare ntrebare.

n ziua desfurrii conferinei se fac ultimele pregtiri i verificri astfel nct nimic s nu scape nepus n ordine. Desfurarea propriu-zis a conferinei de pres debuteaz cu primirea jurnalitilor i continu cu: deschiderea conferinei; discursul reprezentantului organizaiei; ntrebrile; nchiderea conferinei; dialogul informal (trataiile - cafeaua, rcoritoarele, apa mineral etc). ntmpinarea intrrii n sala de conferin a jurnalitilor trebuie s se fac de 2-3 reprezentani ai biroului de pres sau ai organizaiei care cunosc toate detaliile
23

Ibidem, p. 177

40

despre activitate. Acetia se identific prin ecusoane, in evidena jurnalitilor potrivit listei invitaiilor i le nmneaz celor sosii dosarele de pres. Este bine ca purttorul de cuvnt al biroului de pres s-i salute pe jurnaliti, s le adreseze cteva cuvinte de bun sosit i s-i pofteasc s se aeze fr a le indica locurile. Ora de ncepere a conferinei de pres trebuie respectat cu sfinenie. Primele 10 minute se vor face fotografii, timp n care pot s mai apar i eventualii ntrziai. Este bine ca activitile conferinei de pres s fie moderate de purttorul de cuvnt al biroului de pres. Acesta trebuie s nceap prin a saluta pe jurnaliti, a le mulumi pentru participare, a preciza tema acesteia i a le prezenta n ordine ierarhic pe reprezentanii organizaiei care iau parte la conferina de pres. Totodat, acesta trebuie s reaminteasc programul conferinei, numele celor care vor vorbi din partea organizaiei, durata interveniilor (15-20 min), s-i invite pe jurnaliti s pun ntrebri (45-60 min) i s participe dup conferin la un dialog informal (30-40 min). Discursul rostit de un membru marcant al organizaiei (de regul directorul) pregtit n prealabil dup procedurile prezentate anterior. Discursul poate fi citit sau prezentat la liber, fiecare form avnd avantajele i dezavantajele sale. Experiena ne determin s considerm c discursul la liber este de preferat celui citit, avndu-se grij ca vorbitorul s nu depeasc timpul datorit pierderii n amnunte, s nu fac prea multe paranteze devenind plictisitor i s fie suficient de explicit i convingtor pentru a elimina punerea de ntrebri din partea jurnalitilor. Dup ncheierea discursului, moderatorul trebuie s mulumeasc jurnalitilor i s-i invite s adreseze ntrebri. Dac ntrebrile sunt insuficient de clare, purttorul de cuvnt trebuie s le reformuleze. Totodat, acesta va invita politicos pe jurnalitii care pun prea multe ntrebri s-i lase i pe ceilali s ntrebe i s primeasc rspunsurile de rigoare. Dac se pun ntrebri colaterale conferinei, moderatorul amintete adresantului tema conferinei. Conferina de pres trebuie s se ncheie dup expirarea timpului pentru ntrebri i dup ce moderatorul face un scurt rezumat al temei evideniind

41

problemele importante i, totodat, mulumindu-le pentru participare, invitndu-i la partea informal i asigurndu-i c vor primi la plecare copii ale discursului. Partea informal este recomandat s se desfoare ntr-o ncpere special pregtit unde s se poat purta un dialog mai relaxat pe timpul cruia s se poat lmuri mai bine problemele rezultate pe timpul conferinei de pres. Pe timpul ntlnirii informale se pot acorda interviuri n ncperi de asemenea special destinate. Reprezentanii organizaiei trebuie s fie ateni la dialogul cu jurnalitii pe timpul activitii informale ntruct pot cdea n capcanele ntrebrilor acestora. INTERVIUL Jurnalitii din radio i televiziune sunt interesai de informaii ca i cei din presa scris. Cei care pot da informaii sunt reprezentanii unei organizaii. Acetia au ocazia ca acceptnd o invitaie la radio sau televiziune s transmit informaii eseniale pentru instituia pe care o reprezint i astfel, s comunice direct cu publicul int. Invitaia pentru un interviu trebuie acceptat numai dac ai ceva esenial de spus unui public int identificat. n situaia n care invitatul are ce spune i cui spune, trebuie s continue dialogul cu jurnalistul pentru a se edifica privind24:
tipul interviului (scurt; inserat ntr-o secven a unei emisiuni de

actualiti; propriu-zis, destinat unei emisiuni de tip magazin; participarea la o dezbatere ori la un talk-show); subiectul interviului; numele i structura emisiunii unde va fi introdus interviul; momentul difuzrii pe postul de radio sau televiziune; durata interviului; persoanele participante la interviu; moderatorul dezbaterii i cine va lua interviul; punctele principale ale interviului; imaginile ce vor nsoi intervenia; interviul are loc n direct sau va fi nregistrat.
24

Ibidem, p. 199-200

42

Pentru a avea rezultatul scontat, interviul trebuie pregtit foarte bine. Pregtirea const n desfurarea urmtoarelor activiti: a) identificarea a 2-3 idei principale de transmis;
b) rostirea cu glas tare a unor pasaje de transmis verificndu-se dac acestea

prezentate n scris au acelai impact spuse cu voce tare;

c) documentarea privind ideile exprimate de ali specialiti intervievai de

pres pe aceeai tem; d) identificarea instituiei din care face parte reporterul i verificarea gradului de audien al emisiunilor acestuia;
e) simulri cu specialitii de la biroul de pres, studii de interviu;

f) refuzai politicos participarea la interviu atunci cnd constatai c nu avei nimic de spus. Pe timpul interviului adoptai o conduit normal: adresai-v jurnalistului folosind numele i prenumele lui; rspundei ntrebrilor simple folosind cuvinte simple; persoana I, diateza activ; evitai teatralizarea rspunsurilor;
pstrai-v calmul chiar n situaia unor ntrebri dezagreabile; nu acceptai c jurnalistul s v atribuie fraze sau cuvinte pe care nu le-ai

rostit; nu intrai n polemic direct cu jurnalistul; evitai rspunsurile la ntrebrile ipotetice; exprimai ideile importante la nceputul fiecrui rspuns; evitai exprimrile tehniciste;
nu v intimidai dac pentru un rspuns nu dispunei de toate detaliile

necesare; mbrcai un echipament adecvat;

alegei cu atenie ncperea sau locul unde se va desfura interviul (n

acord cu tema); nchidei telefonul mobil;

43

 prezentai-v mai devreme de ora comunicat la locul de desfurare a

interviului;
nu citii rspunsurile dup documentul pregtit i nu micai lucrurile aflate

la ndemn (pixul, ochelarii etc). VIZITA I VOIAJUL DE PRES Aceste tehnici de comunicare cu mass-media constituie extensii ale conferinei de pres i au ca scop deplasarea jurnalitilor ntr-un anumit loc pentru a fi prtai la un eveniment sau a li se prezenta mai multe informaii i a li se facilita ntlniri i discuii cu persoane importante dintr-o organizaie. Pentru organizarea acestor activiti este nevoie s obin acordul de principiu al jurnalitilor posibil de invitat, pentru a se estima cheltuielile. Lista cu invitaii se va ntocmi numai dup consultarea cu civa jurnaliti pentru a adapta programul i perioada la posibilitile de pe agenda presei. Data i durata activitilor se vor stabili avndu-se grij s nu se suprapun pe alte evenimente majore. Alegerea mijloacelor de transport, a hotelurilor, meniurilor i cadourilorsuvenir, se va face fr a se risipi un buget consistent i a trezi suspiciuni la jurnaliti. Pregtirea reprezentanilor organizaiei participante la activiti este esenial. De asemenea, important este i verificarea cu mult atenie a desfurrii tuturor activitilor dup plan, inclusiv monitorizarea presei i evaluarea evenimentului.

44

CONCLUZII Comunicarea cu mass-media prezint avantaje i dezavantaje specifice. Pentru a se realiza o bun comunicare cu mass-media, specialitii n relaii publice trebuie s-i cunoasc specificul i s se adapteze acestuia. Specialitii n relaii publice au nevoie de jurnaliti pentru a transmite mesaje ctre publicul int, iar jurnalitii au nevoie de acetia pentru a ajunge mai repede la sursa de informaii. Pentru a avea date despre jurnaliti, specialitii n relaii publice ntocmesc fiiere de pres. Principalele tipuri de tehnic de comunicare cu mass-media sunt: comunicatul de pres; dosarul de pres; conferina de pres; revista presei; interviul etc. Specialitii n comunicare i relaii publice au elaborat metodologii de planificare, organizare, desfurare i evaluare a acestor tipuri de comunicare cu mass-media.

45

NOTE BIBLIOGRAFICE

1.

Bernard Dagenais, Campania de relaii publice Cristina Coman, Relaiile publice n mass-media Peter Collett, Cartea gesturilor tefan Prutianu, Antrenamentul abilitilor de comunicare - Limbaje tefan Prutianu - Antrenamentul abilitilor de comunicare Coordonator Anne Gregory, Relaiile publice n practic Dong Newson, Bas Carrel, Redactarea materialelor de relaii publice Cristina Coman, Relaiile publice - Principii i strategii Cezar Caluschi, O nou frontier, Comunicarea direct Coordonator Dumitru Iacob, Relaii publice dr. Ion Deac, Comunicare i relaii publice

2.
3. 4.

ascunse
5.

6. 7.
8.

9. 10. 11.

46