Sunteți pe pagina 1din 6

CONTROLUL INTERN I INSPECIA INTERN CONTROLUL INTERN - INSPECIA INTERN Controlul intern i inspecia intern sunt componente ale

managementului unui companii. Chiar dac avem o ntreprindere cu puini angajai, aceste funcii pot fi ndeplinite, dac suntem de acord cu importana funciilor:

eficacitatea i eficiena operaiunilor - produce un sistem simplu i de ncredere pentru producerea informaiilor necesare lurii deciziilor n firm; sigurana i acurateea raportrilor financiare i contabile, inclusiv rapoarte privind execuia bugetar, declaraiile financiare, alte rapoarte de uz intern sau extern; conformitatea n raport cu legile i reglementrile - controlul intern trebuie s fie proiectat astfel nct s produc un sistem de siguran util i eficace pentru prevenirea sau detectarea prompt a achiziiilor neautorizate, a utilizrii incorecte a fondurilor i materialelor, a operaiunilor neautorizate i incorecte, fie de flux tehnologic, de resurse.

Controlul intern este o component important a managementului dintr-o companie i organizaie. Acesta cuprinde planuri, metode i proceduri folosite pentru a ndeplini misiunile, a atinge scopurile i obiectivele i, n acest fel, s susin un management performant. Controlul intern este prima linie n prevenirea i detectarea erorilor i fraudelor, n aprarea i conservarea activelor companiei. Controlul intern ajut managerii s obin rezultatele dorite i asigur c instrumentele de planificare i proiectare strategic sunt bazate pe realitate, iar msurile pentru ndeplinirea obiectivelor chiar sunt puse n practic. Controlul intern respect principiul eficienei, asta nsemnnd c trebuie s fie minimal, s vizeze acele procese i operaiuni de maxim importan i maxim impact n caz de disfuncii, s se bazeze pe un numr mic de indicatori i parametrii care s fie msurai la perioade prestabilite. n multe companii, oamenii nii care lucreaz n sectoarele productive, financiare sau de alt tip realizeaz controlul intern. Totui, rspunderea final privind realizarea, calitatea, efectele i informaiile produse de control revine managerilor. Managerii fixeaz obiectivele controlului, realizeaz stabilirea atribuiunilor de control i a modului n care acest control se realizeaz. O analiz cost beneficiu, fie aceasta i empiric sau simplificat, trebuie s existe n cazul activitilor de control. Exist o mulime de factori care nu se afl sub directa influen a deciziei manageriale sau a proiectrii produselor sau serviciilor erori umane, erori de judecat, decizii greite, acte de indisciplin ori de reavoin. De aceea, un sistem de control rezonabil i flexibil, reuete, nu n mod absolut, ci n anumite limite, s asigure ndeplinirea obiectivelor manageriale cu o mai mare probabilitate i n condiii mai bune. DOMENIILE PRINCIPALE ALE CONTROLULUI INTERN

Controlul de mediu Evaluarea riscului Control general i inspecie Informaii i comunicare Monitorizarea produciei i calitii

Aceste domenii se regsesc, fiecare, n exercitarea funciilor controlului, enumerate anterior: asigurarea eficacitii i eficienei operaiunilor, sigurana i acurateea raportrilor financiare i contabile, conformitatea n raport cu legile i reglementrile. Controlul nu diminueaz rspunderea fiecrui angajat, la locul su de munc, i nici nu ncalc autoritatea exercitrii competenelor personalului de conducere, nici nu se substituie acestuia. Aplicarea procedurilor, politicilor, reglementrilor interne i luarea deciziilor revine fiecrui angajat n parte. Raporturile de munc pentru angajaii care realizeaz controlul sunt stabilite n cadrul companiei, n aa fel nct s se ndeplineasc mai multe cerine: eficiena controlului, valorificarea maxim a rezultatelor, cuprinderea tuturor aspectelor relevante, confidenialitatea rezultatelor i meninerea secretului de serviciu, prevenirea riscurilor i a disfunciilor. Schem de utilizare n companie a rezultatelor controlului pentru procesul decizional

Top management

Manangeri de linie

Personal

CONTROL

Conformitate

Neconformitate ncercare de rezolvare la nivelul departamentului unde este problema, consultare cu managerul de linie

Finalizeaz aciunea

Curs alternativ

Non Aciune

Aciune n caz de neconformitate ncercare de rezolvare n consultare cu top managementul

INSPECIA INTERN Reprezint o activitate curent, formalizat sau nu, care are urmtoarele funcii:

Colectarea informaii din locurile i dup indicatorii cheie, care descriu sigurana n funcionare i riscurile ntreprinderii. Reprezint modalitatea de feed-back pe care conducerea companiei o poate obine periodic, dup un plan care este integrat cu planul general de management. Identificarea problemelor prezente i a riscurilor.

De multe ori, inspeciile au rolul de a evalua modul i acurateea cu care au fost implementate unele msuri noi, personalul s-a adaptat cu o situaie nou de producie, legislativ, procedural, etc. Din punct de vedere al perioadei i frecvenei activitilor, inspeciile pot fi:

Inspecii de verificare la momente prescrise, care certific dac produsul, documentaiile sau alte aspecte legate de activitatea de producie, achiziie sau contractare se desfoar conform planurilor sau dispoziiilor. Inspecii de rutin, pentru a verifica prezena sau absena materialelor sau oamenilor, sau graficul lucrrilor se afl n parametrii. Inspecie frecvent sau aproape permanent, n locurile cheie sau periculoase. Inspecie ad-hoc, pentru verificarea stocurilor, a actelor contabile de un anumit tip sau de mare importan. Inspecii anuale de verificare a inventarului, funcionalitii i strii utilajelor, reevalurii activelor, etc.

EXEMPLU: Inspecia la locul de munc Inspeciile la locul de munc au n primul rnd un rol preventiv: s previn accidentele de munc, mbolnvirile i defeciunile. Printr-o examinare critic a locului de munc, inspecia identific i nregistreaz situaiile neconforme, n vederea unor aciuni corective. n situaia n care n ntreprindere, sau n legislaia rii respective sunt cuprinse prevederi privind activitatea unor comitete de supraveghere a accidentelor i a siguranei forei de munc, atunci aceste comitete realizeaz i ele planuri de supraveghere, n care se integreaz inspecia la locul de munc obiective, planificare, metodologie de lucru. Activiti principale: consemnarea situaiilor i incidentelor semnalate de lucrtori, efi de echip, furnizarea de elemente de clarificare asupra sarcinilor i activitilor, identificarea potenialelor riscuri, determinarea cauzelor accidentelor, monitorizarea situaiilor de risc (existena, starea i purtarea echipamentului de protecie, controlul

utilajelor, respectarea politicilor i procedurilor, a protocoalelor uzinale), recomandarea de aciuni corective. Planificarea Inspecia la locul de munc trebuie s examineze condiiile de munc, procedurile i activitile, n mod detaliat i conform unor planificri. Orice inspecie se folosete de instrumente de analiz i de consemnare a observaiilor, iar n final sunt ntocmite rapoarte de inspecie, fie de recomandri, planuri de msuri. De fiecare dat, inspecia se focalizeaz pe anumite aspecte i prioriti. Sunt examinate locurile i domeniile pasibile de a produce stress, vibraii, temperaturi nalte, coroziune, reacii chimice sau erori de manipulare sau ntrebuinare. Se va inspecta ntreaga zon de lucru, de fiecare dat. Se vor include i ariile n care nu se desfoar activiti regulate, cum ar fi parcrile, zonele de repaus, depozitele, curile interioare sau magaziile. Pot exista diferite echipe de inspecie, cu diferite responsabiliti. Alocarea responsabilitilor se poate face pe arii spaiale (curi, depozite, ateliere, ntreinere, birouri etc.), pe tipuri de utilaje sau utiliti (unelte, maini, instalaii, cldiri, utiliti, materiale, echipamente etc.) i pe tipuri de categorii de riscuri sau de rapoarte standard. Este util ca, dup un anumit timp, echipele s alterneze, pentru a se nltura rutina i plictiseala, care scad acuitatea de percepie i conduc la rapoarte incorecte. Instrumente pe care le utilizeaz inspecia Liste de riscuri i de indicatori de risc, liste de verificare a utilajelor i echipamentelor, liste cu parametri acceptabili de mediu (presiune, temperatur, umiditate, concentraia de noxe ), indicatori ergonomici i parametri de confort, liste cu operaiuni de verificare. Se mai pot folosi diagrame ale zonei, inventare ale echipamentelor i substanelor, documentaii i metodologii. n cadrul inspeciilor este necesar urmarea unor principii:

Menionarea aspectelor de risc iminent, intervenie imediat, consultare i raportare, chiar nainte ca raportul final s fie gata. Nu intervenii n locurile de munc respective, solicitai personalul s acioneze i s demonstreze aspecte pe care dorii s le lmurii. n cazul n care avei nedumeriri, nu nelegei funcionarea unui utilaj dar avei dubii privind anumite aspecte, nu abandonai cercetarea, i ntrebai, solicitai lmuriri i demonstraii pn la clarificare. Fii metodic i organizat, nu alunecai ntr-o rutin superficial. Descriei clar, ntr-un limbaj nesofisticat ce ai remarcat ca disfuncii, riscuri sau neconformiti; luai notie la locul n care ai sesizat faptele, deoarece unele detalii se pot uita i s nu fie prinse n etapa de analiz a raportului; notai ce ai examinat i ce nu, n caz de continuare sau de ntrerupere a inspeciei.

Luai n considerare situaiile statice i dinamice, n cazul utilajelor, seciilor sau instalaiilor pe care le inspectai. Discutai cu lucrtorii n cazul n care identificai probleme, s-ar putea ca acetia s aib i rspunsuri sau soluii.

Rapoartele de inspecie n funcie de tipul i obiectivele inspeciei, de metodologiile folosite, exist i structuri standard de rapoarte de inspecie. n caz c nu operm cu rapoarte standard, exist cteva cerine minimale ale redactrii de rapoarte:

Introducei datele de identificare ale echipei de inspecie, tipul de inspecie, responsabilul de echip de inspecie, departamentul-secia inspectat, numele persoanelor care fac parte din echipa de inspecie. Menionai exact ce ai gsit, consemnnd cu acuratee locul, momentul i tipul problemei constatate. n cazul identificrii disfunciilor i neconformitilor, menionai ce reglementri, reguli sau articole de lege au fost nclcate. Realizai o prioritizare a importanei sau gravitii aspectelor sau problemelor menionate, pe o scal pornind de la minor ctre important, sever. Cuprindei obligatoriu n raport o seciune de principale constatri, precum i una de concluzii i recomandri.

Valorificarea rapoartelor de inspecie Din analiza rapoartelor de inspecie, managerii i personalul pot extrage prioritile i aciunile de corecie necesare; pot fi extrase modaliti de mbuntire a activitii, a practicilor i procedurilor. Poate rezulta o nelegere mai bun asupra cauzelor disfunciilor, pierderilor sau accidentelor n diferitele arii de lucru sau departamente, pot fi identificate nevoi de formare sau de instruire suplimentar a personalului; responsabilii cu formarea profesional pot identifica i anumite tendine n comportamentul la locul de munc a personalului, i, corelnd informaiile cu altele privind motivaia personalului, s ia msuri fie de sancionare, reconsiderare a sporurilor, redefinirea fiei postului sau a locului de munc etc. Totodat, pot iei la iveal diferite probleme ale echipamentelor, utilajelor sau fluxurilor tehnologice. BIBLIOGRAFIE

Improvement through inspection: an evaluation of the impact of Ofsted's work (HMI 2244), 2004. Alfredsson, G.; Introduction Broadening the Scope of Applicable Standards, in The Inspection Panel of the World Bank: A Different Complaints Procedure; G. Alfredson & Rolf Ring eds, Kluwer Law International 2001. Factors determining work-load; Ergonomics. 1978 Mar; 21(3):143-9. Development of internal company standards of good management practice and a task-based risk assessment tool for offshore work-related stressors; Prepared by Birkbeck College and The Keil Centre for the Health and Safety Executive 2003.

Stansfeld, S, Head, J & Marmot, M (2000); Work-related Factors and Ill Health: the HSE (2000) Factoring the Human into Safety Offshore Technology Report OTO 2000/036. Sudbury P., KR (1998); Psychosocial aspects of Stress, Health and Safety on North Sea Installations; Scand. Journal of Work Environ. Health, 24 (5).