Oficios judiciales: pautas de confeccin

Por Javier Antonio Cornejo(*)

En un proceso judicial, los letrados no confeccionan nicamente escritos, sino que tambin deben realizar diversas piezas procesales, como ser oficios, pliegos de posiciones, interrogatorios de testigos, convenios, cdulas, mandamientos, testimonios, etc. Es por ello que en este trabajo analizaremos las pautas de confeccin del oficio judicial, documento relevante en un proceso y que muchas veces abunda en un expediente judicial. A dicho fin, expondremos las generalidades de la pieza, y luego presentaremos modelos. Nos centraremos en las normas del Cdigo Procesal Civil y Comercial de la Nacin (CPCCN), destacando la aplicacin de la Ley 22.172, y algunas particularidades de su confeccin segn la legislacin bonaerense (CPCCBA). I- Generalidades

Los oficios son comunicaciones escritas ordenadas por el tribunal, y que pueden tener como destinatarios tanto reparticiones pblicas, como personas jurdicas privadas o personas fsicas. En el mbito nacional, dicha pieza se encuentra regulada en el artculo 131 del CPCCN, que establece Toda comunicacin dirigida a jueces nacionales por otros del mismo carcter, se har mediante oficio En similar sentido, en el mbito de l a provincia de Buenos Aires, el artculo 131 del CPCCPBA establece Toda comunicacin dirigida a los jueces de jurisdiccin provincial por otros del mismo carcter, se har mediante oficio Son varios los supuestos en los cuales la legislacin procesal establece el oficio como medio de comunicacin. A ttulo de ejemplo, podemos citar en el mbito nacional los artculos 333 (requerimiento de prueba documental a entidad privada); 341 (citacin a una provincia como demandada); 407 (declaracin confesional por oficio); 538 (embargo de bienes registrables). Asimismo, en ambas jurisdicciones, los artculos correspondientes a prueba de informes (arts. 396 y s.s. del CPCCN, y 394 y s.s. del CPCCBA) prevn el oficio como pieza que se libra para la produccin de dicha prueba.

II- Contenido del oficio

Para graficar el contenido de un oficio, podemos destacar en su estructura las siguientes partes. - El encabezado. El mismo est conformado por: a) un ttulo (vgr. oficio judicial , oficio de embargo de haberes ); b) un destinatario (la persona o entidad a la que va dirigido); c) la presentacin (quien suscribe el oficio declara en qu actuaciones se orden la pieza, su ubicacin y dems datos identificatorios); d) la comunicacin propiamente dicha (vgr. los datos que la entidad debe informar, la orden de embargar el bien registrable, etc). - Cuestiones especiales aplicables a un oficio en particular. La legislacin procesal prev para ciertas comunicaciones requisitos especiales. Por ejemplo, en el Reglamento para la Justicia Nacional el artculo 52 establece: Los oficios que se libren para la anotacin de embargos o inhibiciones debern expresar, en cuanto fuere posible, el nombre, estado, nacionalidad, edad, domicilio, profesin y datos de enrolamiento del embargado o inhibido. Se indicar, adems, los nombres de sus padres y del cnyuge si fueran conocidos. ; asimismo, el artculo 59 exige: Para la transferencia a cuentas bancarias deber detallarse el nombre del beneficiario, la cantidad a transferir, el banco, con especificacin de casa o localidad, y el nmero o libro o folio de la cuenta bancaria .

Por su parte, en lo que respecta a la prueba informativa, el artculo 400 del CPCCN y el 398 del CPCCBA establecen que debe consignarse la prevencin que corresponda con relacin al plazo y recaudos para la contestacin. Asimismo, la legislacin especial aplicable a la institucin destinataria del oficio tambin puede contemplar requisitos particulares; como ejemplo podemos citar el Digesto de Normas Tcnico Registrales (DNTR) aplicable a las tramitaciones que se realizan ante los Registros de la Propiedad del Automotor, que establece -en su Ttulo II Captulo II Seccin 3-, la obligatoriedad de consignar en los oficios librados en juicio sucesorio la identificacin del automotor y datos completos de las personas a cuyo favor se ordena la inscripcin (nombre, apellido y nmero de documento). Como se ver ms adelante, tambin la Ley N 22.172 establece un contenido especial para los oficios dirigidos a tribunales de otra jurisdiccin (mencin sobre la competencia del tribunal oficiante, nombre de las partes, objeto o naturaleza del juicio y el valor pecuniario, si existiera).

- La transcripcin de la resolucin que lo ordena. - La indicacin de las personas autorizadas para diligenciar el oficio. - El cierre. Conformado por un saludo de estilo (vgr., sin otro particular, saludo a Ud. Atte. ), y el sello y firma de la persona habilitada para suscribir lo. Veremos en el punto siguiente, que en varios supuestos los oficios debe ser firmados por los funcionarios judiciales (Juez, Secretario, o ambos). En estos casos, ser el letrado quien se encargue de la confeccin de la pieza, para luego dejarla a confronte, es decir, para que un empleado del Juzgado controle su correcta confeccin. Si el proyecto de oficio realizado por el letrado es correcto, el empleado lo pasar a la firma del funcionario o magistrado. En los oficios que se libren en la Capital Federal, no es obligatorio consignar el nombre y apellido de los respectivos magistrados o funcionarios titulares o interinos del tribunal, pero s debe consignarse la sede del juzgado o tribunal que entiende en la causa (Acordada CSJN 43/1974).

III- Firma del oficio

El principio general est contenido en el artculo 38 (tanto del CPCCN como del CPCCBA) que establece que es funcin del Secretario suscribir los oficios ordenados por el Juez. Como primera excepcin a este principio general, el mismo art culo prev en el mbito nacional que las comunicaciones dirigidas al Presidente de la Nacin, ministros y secretarios del Poder Ejecutivo y magistrados judiciales, sern firmadas por el Juez. Por su parte, en el mbito de la provincia de Buenos Aires debe suscribir el Juez los oficios dirigidos al gobernador de la Provincia, ministros y subsecretarios del Poder Ejecutivo, funcionarios de anloga jerarqua u magistrados judiciales. Se destaca que en ambos supuestos, la confeccin del mismo estar a cargo del profesional interesado en dicha pieza procesal, quien dejar el proyecto de oficio a confronte en el Juzgado [1], para que luego el mismo sea firmado por el funcionario competente. El Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil contempla las pautas que debe seguir el personal del Juzgado responsable del confronte [2]. Como segunda excepcin, los artculos 400 del CPCCN y 398 del CPCCBA, establecen que firmar y sellar el letrado patrocinante los oficios de pedido de informe, testimonios y c ertificados, y la remisin de expedientes ordenados en un juicio. Deber el letrado transcribir la resolucin que ordena el libramiento del oficio, salvo en los supuestos de oficios dirigidos a bancos, oficinas pblicas, o entidades privadas que tuvieren por nico objeto acreditar el haber del juicio sucesorio, los que sern presentados directamente por el abogado patrocinante, sin necesidad de previa peticin judicial. Se destaca que cuando en la redaccin de los oficios los profesionales se apartaren de lo establecido en la providencia que los ordena, o de las formas legales, sern pasibles de sanciones disciplinarias, ya sea de oficio o a peticin de parte.

Otra excepcin es la que analizaremos en el punto siguiente, cuando el oficio tiene como destin atario otro tribunal de distinta jurisdiccin, ser de aplicacin la Ley N 22.172, que prev en dicho supuesto la suscripcin de la pieza por parte del Juez y del Secretario en conjunto.

IV- Oficio Ley N 22.172

La Ley N 22.172 contempla dos supuestos vinculados con la comunicacin por oficio, correspondiendo a cada uno distintos requisitos especiales para la confeccin de la pieza.

IV.1- Comunicaciones entre tribunales de distinta jurisdiccin:

Las comunicaciones entre tribunales de distinta jurisdiccin territorial, se realizar directamente por oficio, sin distincin de grado o clase, siempre que ejerzan la misma competencia en razn de la materia. Segn el artculo 3 de la referida Ley, dicho oficio no requiere legalizacin y debe contener: 1. Designacin y nmero del tribunal y secretara y nombre del juez y del secretario. 2. Nombre de las partes, objeto o naturaleza del juicio y el valor pecuniario, si existiera. 3. Mencin sobre la competencia del tribunal oficiante. 4. Transcripcin de las resoluciones que deban notificarse o cumplirse y su objeto claramente expresado si no resultase de la resolucin transcripta. 5. Nombre de las personas autorizadas para intervenir en el trmite. 6. El sello del tribunal y la firma del juez y del secretario en cada una de sus hojas

IV.2- Pedidos de informe, notificaciones y citaciones en otra jurisdiccin:

Los pedidos de informe y citaciones que deban realizarse en una jurisdiccin distinta a la que tramita el juicio, no requerirn la comunicacin por oficio al tribunal local. Cuando la pieza que se ordene fuere un oficio, se regir en cuanto a sus formas por la ley del tribunal de la causa, y se diligenciar conforme las normas del lugar donde deban practicarse. Al igual que las cdulas cuya tramitacin se rige por la Ley N 22.172, estos oficios llevarn en cada una de sus hojas y documentos que se acompaen el sello del tribunal de la causa y se har constar el nombre de las personas autorizadas para intervenir en el trmite. El oficio, debe ser presentado ante la oficina destinataria del mismo, por un abogado o procurador matriculado en la jurisdiccin a la que va dirigida. Por lo tanto, si la o las personas que figuran en el oficio como autorizadas no tienen ste carcter, debern sustituir facultades en otro profesional matriculado en la jurisdiccin destinataria de la diligencia. Es de destacar que conforme el artculo 12 de Ley N 22.172, las medidas judiciales -entre ellas los oficios- tramitadas en otra jurisdiccin generan honorarios a favor de los letrados intervinientes en ellas, sea que se lleven a cabo con o sin intervencin del tribunal de la localidad en que se cumplieron, como sera en este ltimo caso una inscripcin en los registros locales. La regulacin de e stos estipendios corresponder y debe solicitarse al tribunal local, y se practicar de acuerdo a su ley arancelaria. La ley de honorarios de abogados y procuradores 21839 -de aplicacin en Capital Federal y tribunales federales con asiento en las provincias-, no trae previsiones al respecto, por lo que el juez nacional deber utilizar las pautas del art. 16 de dicha norma para fijar la retribucin letrada por estas tareas; en cambio, la ley de aranceles bonaerense 8904 contiene en su art. 50 exhaustivas previsiones segn el acto de que se trate, v. gr. se regularn dos ius por cada notificacin o acto semejante [3]. ___________________________________________________

(*) El Dr. Javier Antonio Cornejo es abogado (UBA), Mediador y Profesor en Ciencias Jurdicas para la Enseanza Media y Superior (UBA). Docente en la materia Prctica Profesional en la UBA y en la UCALP. Docente en la materia Derecho Procesal Civil y Comercial en la UADE, en la Universidad Maimnides, en la UCALP y en el IUPFA. Docente de la Escuela de Posgrado del Colegio Pblico de Abogados de la Capital Federal (CPACF) en cursos de Formacin Profesional. Dicta cursos sobre el Rgimen Jurdico del Automotor en Universidades e Instituciones pblicas y privadas. Autor de diversas publicaciones jurdicas, entre ellas el libro Cuestiones Registrales del Rgimen Jurdico del Automotor (Ed CARCOS) y co autor del Manual de Trmites Registrales ante el Registro de la Propiedad del Automotor (Cornejo MoroneMurga, Ed. ACARA). javier.cornejo1@gmail.com [1] Deben dejarse dos ejemplares, uno para que sea agregado al expediente como constancia, y otro para que sea devuelto al profesional, luego de firmado por el funcionario judicial. [2] Artculo 221 del Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil: El control por el personal responsable de los proyectos de cdulas, mandamientos, exhortos, oficios, etctera, presentados por las partes para su firma por los magistrados o funcionarios, deber ajustarse a las siguientes directivas: a) Indi car en el primer cotejo la totalidad de las observaciones que merezcan los proyectos de comunicaciones por deficiencias en su confeccin; b) Corregir por intermedio del personal los errores menores aparecidos; c) Prescindir de la exigencia de incluir el no mbre del magistrado ante quien tramita la causa. [3] Daz Eduardo A., Seccin Saba Ud? del Suplemento de Prctica Profesional de elDial.com, Diciembre 2007. Fuente: el dial.com