Sunteți pe pagina 1din 7

Inventarierea marfurilor

INVENTARIEREA marfurilor reprezinta un ansamblu de oparatii prin care se constata axistenta stocurilor de marfuri atat cantitativ cat si valoric. Toate aceste operatii se efectueaza cu scopul evaluarii marfurilor inventariate si punerii de acord a datelor contabilitatii cu realitatea faptica constatata. Unitatile cu amanuntul efectueaza inventarierea: -la inceputul activitatii; - cu ocazia predarii – primirii intre gestionari; - la plecarea unui gestionar; -cel putin o data pe an; -cu ocazia fuzionarii ; -cu ocazia reorganizarii gestiunilor; -la incetarea activitatii; -la sfarsitul anului; - ca urmare a calamitatilor naturale sau a cazurilor de forta majora; Se efectueaza inventarierea in mod obligatoriu in urmatoarele situatii: - la cererea organelor de control; - de cate ori exista indicii ca exista plusuri sau minusuri in gestiune; - cu ocazia reorganizarii gestiunilor. Marfurile din unitate se trec in liste de inventariere tipizate, iar marfurile apartina nd altor persoane fizice s-au juridice se intocmesc liste de inventariere separat. R_spunderea pentru buna organizare a lucr_rilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii contabilit_cii nr. 82/1991, republicat_ _i n conformitate cu reglement_rile con tabile aplicabile, revine administratorului. Inventarierea marfurilor si ambalajelor se efectueaz_ de c_tre comisii de inventariere, numite prin decizie scris_, emis_ de administratorul unitatii. n decizia de numire se mencioneaz_ n mod obligatoriu componenca comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizat_, gestiunea supus_ inventarierii, data de ncepere _i de terminare a operaciunilor. Pentru desf__urarea n bune condicii a operaciunilor de inventariere, n comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu preg_tire corespunz_toare economic_ _i tehnic_, care s_ asigure efectuarea corect_ _i la timp a inventarierii . Reguli privind constituirea comisiei de inventariere: - Inventarierea se poate efectua att cu salariacii proprii, ct _i pe baz_ de contracte de prest_ri de servicii ncheiate cu persoane juridice sau fizice cu preg_tire corespunz_toare. - Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii _i nici contabilii care cin evidenca gestiunii respective. - Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi nlocuici dect n cazuri bine justificate _i numai prin decizie scris_, emis_ de c_tre cei care i-au numit. - n condiciile n care entit_cile nu au nici un salariat, inventarierea se va efectua de c_tre administratori. n vederea bunei desf__ur_ri a operaciunilor de inventariere, administratorii, trebuie s_ ia m_suri pentru crearea condiciilor corespunz_toare de lucru comisiei de inventariere, prin: - organizarea depozit_rii bunurilor grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora _i ntocmirea etichetelor de raft; - cinerea la zi a evidencei tehnico-operative la gestiuni _i a celei contabile _i efectuarea confrunt_rii da telor din aceste evidence; - participarea ntregii comisii de inventariere la lucr_rile de inventariere; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaz_, respectiv pentru sortare, a_ezare, cnt_rire, m_surare, num_rare etc.;

- asigurarea particip_rii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, prec etc.) a unor speciali_ti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligacia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise; - dotarea gestiunii cu aparate _i instrumente adecvate _i n num_r suficient pentru m_surare, cnt_rire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.) , precum _i cu birotica necesar_; - dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul _i de sigilare a spaciilor inventariate; - asigurarea protecciei membrilor comisiei de inventariere n conformitate cu normele de proteccie a muncii; - asigurarea securit_cii u_ilor, ferestrelor, porcilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. Principalele m_suri organizatorice care trebuie luate de c_tre comisia de inventariere sunt urm_toarele:
gBusiness Distribution Software http://www.gbusiness.ro Powered by Joomla! Generated: 21 June, 2011, 08:18

a) nainte de nceperea operaciunii de inventariere s_ ia de la gestionarul r_spunz_tor de gestiunea bunurilor o declaracie scris_ din care s_ rezulte dac_: - gestioneaz_ bunuri _i n alte locuri de depozitare; - n afara bunurilor entit_cii respective, are n gestiune _i alte bunuri aparcinnd tercilor, primite cu sau f_r_ documente; - are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a c_ror cantitate sau valoare are cuno_tinc_; - are bunuri nerecepcionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele aferente;Din aceasta comisie nu trebuie sa faca parte gestionarul unitatii respective sau contabilul care tine evidenta gestiunii respective. - a primit sau a eliberat bunuri f_r_ do cumente legale; - decine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; - are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidenca gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va menciona n declaracia scris_ felul, num_rul _i data ultimului document de intrare/ie_ire a bunurilor n/din gestiune. Declaracia se dateaz_ _i se semneaz_ de c_tre gestionarul r_spunz_tor de gestiunea bunurilor _i de c_tre comisia de inventariere, care atest_ c_ a fost dat_ n prezenca sa; b) s_ identifice toate locurile (nc_perile) n care exist_ marfuri ce urmeaz_ a fi inventariate; c) s_ asigure nchiderea _i sigilarea spaciilor de depozitare, n prezenca gestionarului, ori de cte or i se ntrerup operaciunile de inventariere _i se p_r_se_te gestiunea. Documentele ntocmite de comisia de inventariere r_mn n cadrul gestiunii inventariate, n locuri special amenajate (fi_ete, casete, dulapuri etc.), ncuiate _i sigilate. d) la unitatile la care se tine evidenta cantitativ-valorica cu ajutorul tehnicii de calcul trebuie sa tipareasca lista de inventar scriptica care trebuie corelata cu valoarea din contabilitate. Aceasta lista de inventar ar trebui sa fie identica cu lista de inventar faptica, in conditiile in care nu se constata nici un minus sau plus la inventariere. La unitatile de desfacere cu am_nuntul, care folosesc metoda global-valoric_, gestionarul trebuie s_ ntocmeasc_ _i s_ depun_ la contabilitate, nainte de nceperea inventarierii, raportul de gestiune n care s_ se nscrie toate documentele de intrare _i de ie_ire a m_rfurilor, precum _i cele privind numerarul depus la casierie, ntocmit pn_ n momentul nceperii inventarierii; e) s_ verifice numerarul din cas_ _i s_ stabileasc_ suma ncas_rilor din ziua curent_, solicitnd depunerea numerarului la casieria unitatii (la gestiunile cu vnzare cu am_nuntul); f) s_ controleze dac_ toate instrumentele _i aparatele de m_sur_ sau de cnt_rire au fost verificate _i dac_ sunt n bun_ stare de funccionare. Pe toat_ durata inventarierii, programul _i perioada inventarierii vor fi afi_ate la loc vizibil. Marfurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaz_ cu prioritate, f_r_ a se stnjeni consumul /comercializarea imediat_

a acestora. Comisia de inventariere are obligacia s_ controleze toate locurile n care pot exista bunuri care trebuie supuse inventarierii. Toate bunurile ce se inventariaz_ se nscriu n listele de inventariere, care trebuie s_ se ntocmeasc_ pe locuri de depozitare, pe gestiuni _i pe categorii de marfuri.Bunurile existente n entitate _i aparcinnd altor entit_ci (nchiriate, n leasing, n concesiune, n administrare, n custodie, primite n vederea vnz_rii n regim de consignacie, spre prelucrare etc.) se inventariaz_ _i se nscriu n liste separate. n situacia n care marfurile unitatii sunt inventariate prin metode metode de identificare electronic_ (de exemplu: cititor cod de bare, etc), datele fiind transmise direct n sistemul informatic financiarcontabil, listele de inventar vor fi editate direct din sistemul informatic. Se vor edita listele complete cu toate poziciile inventariate sau n mod selectiv numai pentru acele pozicii, repere unde se constat_ diference cantitative sau valorice (deprecieri), dup_ caz. n cazul n care se editeaz_ liste de inventariere cuprinznd numai poziciile (reperele) la care se constat_ diference cantitative sau valorice, se p_streaz_ pe suport magnetic listele complete de inventariere, pe durata legal_ de p_strare a documentelor. n astfel de situacii evaluarea bunurilor n vederea stabilirii eventualelor ajust_ri se efectueaz_ prin analiz_ _i evaluare a tuturor elementelor inventariate, nu numai a celor la care s -au constatat diference cantitative. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic _i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidenca tehnico-operativ_ (fi_ele de magazie) _i din contabilitate. nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaz_ la o analiz_ a tuturor stocurilor nscrise n fi_ele de magazie, listelor de inventar ( scriptice din sistemul de gestiune informatic) _i a soldurilor din contabilitate pentru marfurile inventariate. Erorile descoperite cu aceast_ ocazie trebuie corectate operativ, dup_ care se procedeaz_ la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantit_cilor consemnate n listele de inventariere, cu evidenca tehnico-operativ_ pentru fiecare pozicie n parte. Pentru toate plusurile, lipsurile _i deprecierile consta tate la bunuri, precum _i pentru pagubele determinate de expirarea
gBusiness Distribution Software http://www.gbusiness.ro Powered by Joomla! Generated: 21 June, 2011, 08:18

termenelor de prescripcie a creancelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicit_ explicacii scrise de la persoanele care au r_spunderea gestion_rii bunurilor, respectiv a urm_ririi decont_rii creancelor. Pe baza explicaciilor primite _i a documentelor analizate, comisia de inventari ere stabile_te natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor _i deprecierilor constatate, precum _i natura plusurilor, propunnd, n conformitate cu dispoziciile legale, modul de regularizare a diferencelor dintre datele din contabilitate _i cele faptice, rezu ltate n urma inventarierii. n situacia constat_rii unor plusuri n gestiune, bunurile respective se evalueaz_ potrivit reglement_rilor contabile aplicabile si se inregistreaza in contabilitate. n cazul constat_rii unor lipsuri n gestiune, imputabile, a dministratorii vor lua m_sura imput_rii acestora la valoarea lor de nlocuire. Prin valoare de nlocuire, se ncelege costul de achizicie al unui bun cu caracteristici _i grad de uzur_ similare celui lips_ n gestiune la data constat_rii pagubei, care va c uprinde precul de cump_rare practicat pe piac_, la care se adaug_ taxele nerecuperabile, inclusiv T.V.A., cheltuielile de transport, aprovizionare _i alte cheltuieli accesorii necesare pentru intrarea n gestiune a marfii respective. La stabilirea valorii debitului, n cazurile n care lipsurile n gestiune nu sunt considerate infracciuni, se va avea n vedere posibilitatea compens_rii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dac_ sunt ndeplinite urm_toarele condicii: - s_ existe riscul de confuzie ntre sorturile aceluia_i bun material, din cauza asem_n_rii n ceea ce prive_te aspectul

exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente; - diferencele constatate n plus sau n minus s_ priveasc_ aceea_i perioad_ de gestiune _i aceea_i gestiune. Nu se admite compensarea n cazurile n care s-a f_cut dovada c_ lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea marfurilor respective datorate vinov_ciei persoanelor care r_spund de gestionarea acestor bunuri. Listele cu sorturile de m_rfuri, ambalaje care ntrunesc condiciile de compensare datorit_ riscului de confuzie se aprob_ anual de c_tre administratori. Compensarea se face pentru cantit_ci egale ntre plusurile _i lipsurile constatate. n cazul n care cantit_cile sorturilor supuse compens_rii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari dect cantit_cile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalit_cii cantitative prin eliminarea din calcul a diferencei n plus. Aceast_ eliminare se face ncepnd cu sorturile care au precurile unitare cele mai sc_zute, n ordine cresc_toare. Pentru bunurile la care sunt acceptate sc_z_minte, n cazul compens_rii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, sc_z_mintele se calculeaz_ numai n situacia n care cantit_cile lips_ sunt mai mari dect cantit_cile constatate n plus. n aceast_ situacie, cotele de sc_z_minte se aplic_ n primul rnd la bunurile la care s -au constatat lipsurile. Dac_ n urma aplic_rii sc_z_mintelor respective mai r_mn diference cantitative n minus, cotele de sc_z_minte se pot aplica _i asupra celorlalte bunuri admise n compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diference. Diferenca stabilit_ n minus n urma compens_rii _i aplic_rii tuturor cotelor de sc_z_minte, reprezentnd prejudiciu pentru unitate, se recupereaz_ de la persoanele vinovate, n conformitate cu dispoziciile legale. Normele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite intern nu se aplic_ anticipat, ci numai dup_ constatarea existencei efective a lipsurilor _i numai n limita acestora. De asemenea, normele de sc_z_minte nu se aplic_ automat, aceste norme fiin considerate limite maxime. Pentru pagubele constatate n gestiune r_spund persoanele vinovate de producerea lor. Rezultatele inventarierii Valorificarea inventarului se realizeaza prin punerea de acord a situatiei scriptice cu situatia faptica. Stabilire rezultatelor inventarierii se face avand la baza prevederile legii contabilitatii 1982/1991. Dupa terminarea operatiunilor de inventariere se intocmeste un proces - verbal in care se inscriu rezultatele. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie s_ concin_, n principal, urm_toarele elemente: data ntocmirii; numele _i prenumele membrilor comisiei de inventariere; num_rul _i data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunea/gestiunile inventariat_/inventariate; data nceperii _i termin_rii operaciunii de inventariere;
gBusiness Distribution Software http://www.gbusiness.ro Powered by Joomla! Generated: 21 June, 2011, 08:18

rezultatele inventarierii; concluziile _i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor _i ale lipsurilor constatate _i persoanele

vinovate, precum _i propuneri de m_suri n leg_tur_ cu acestea; volumul stocurilor depreciate, f_r_ mi_care, cu mi_care lent_, greu vandabile, f_r_ desfacere asigurat_ _i propuneri de m_suri n vederea reintegr_rii lor n circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar _i declasare sau casare a unor stocuri; constat_ri privind p_strarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrit_cii bunurilor din gestiune, precum _i alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint_, n termen de 3 zile de la data ncheierii operaciunilor de inventariere, administratorului unitatii. Acesta, cu avizul conduc_torului comparti mentului financiarcontabil _i al conduc_torului compartimentului juridic, dupa caz, decide asupra solucion_rii propunerilor f_cute, cu respectarea dispoziciilor legale. Documente folosite la inventariere: 1. Lista de inventar: Serveste ca: - document pentru inventarierea marfurilor, ambalajelor si altor materiale aflate in evidenta cantitativ -valorica in unitatile cu amanuntul; - document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate; - document justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate; - document pentru intocmirea registrului-inventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri. Se intocmeste in doua exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni si conturi de materiale, marfuri si ambalaje, si se semneaza de membrii comisiei de inventariere, de gestionar si contabilul care tine evidenta gestiunii. In cazul predariiprimirii gestiunii, listele de inventariere se intocmesc in 3 exemplare, dintre care un exemplar la gestionarul predator, un exemplar la gestionarul care primeste gestiunea, iar un exemplar la contabilitate. Pentru marfurile deteriorate total sau partial, degradate, precum si pentru cele fara miscare sau cele c are nu mai pot fi valorificate se intocmesc liste de inventariere separate. In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de toti gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionar, iar in cazul pre darii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.
gBusiness Distribution Software http://www.gbusiness.ro Powered by Joomla! Generated: 21 June, 2011, 08:18

Pentru bunurile aflate in ambalaje originale intacte, lichidele a caror cantitate faptica nu se poate stabili prin vazare si masurare sau marfurile in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s -a facut inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor. In listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. Circula: - la gestionar (sau gestionari, in cazul predarii -primirii gestiunii), pentru semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa (lor), ca bunurile respective se afla in pastrarea si

raspunderea sa (lor), ca nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si unitat ile de masura au fost stabilite in prezenta sa (lor) si nu are (au) obiectiuni de facut; - la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecarei file a listei, calcularea listelor de inventariere, intocmirea recapitulatiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitatilor, conform dispozitiilor legale, in cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii; - la compartimentul financiar-contabil unde se efectueaza confruntarea dintre raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului faptic. Totodata se iau masuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate si inregistrarea in contabilitate a provizioanelor pentru depreciere; - la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la oficiul juridic, impreuna cu procesele -verbale cuprinzand cauzele degradarii, deteriorarii bunurilor, numele persoanelor vinovate si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere; - la conducatorul unitatii, impreuna cu procesele-verbale sus-mentionate, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute. Se arhiveaza: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul de verificari gestionare (exemplarul 2). Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului*) este urmatorul: - denumirea formularului; - data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului; - denumirea unitatii; - gestiunea; - locul de depozitare; - numarul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - unitatea de masura; cantitatea;
gBusiness Distribution Software http://www.gbusiness.ro Powered by Joomla! Generated: 21 June, 2011, 08:18

- pretul unitar de inregistrare in contabilitate; - valoarea contabila; - valoarea de inventar; - deprecierea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura; - gestionarul si gestionarul primitor (in cazul predarii -primirii gestiunii): numele si prenumele, semnatura; - contabilitate: numele si prenumele, semnatura. 2. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu n care se nscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor _i capitalurilor proprii, grupate dup_ nat ura lor, conform posturilor din bilanc. Elementele de natura activelor, datoriilor _i capitalurilor proprii nscrise n registrul -inventar au la baz_ listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere _i situaciile analitice, dup_ caz, care justif ic_ concinutul fiec_rui post din bilanc. Rezultatele inventarierii trebuie nregistrate in evidenca tehnico -operativ_ n termen de cel mult 3 zile de la data aprob_rii procesului-verbal de inventariere de c_tre administrator, ordonatorul de credite sau p ersoana responsabil_ cu gestiunea. Rezultatul inventarierii se nregistreaz_ n contabilitate potrivit prevederilor Legii contabilit_cii nr. 82/1991, republicat_, _i n conformitate cu reglement_rile contabile aplicabile.

Marfurile constatate lips_ la inv entariere se evalueaz_ _i se nregistreaz_ n contabilitate la valoarea contabil_. Lipsurile imputabile se recupereaz_ de la persoanele vinovate la valoarea de nlocuire. Marfurile constatate n plus se evalueaz_ _i se nregistreaz_ n contabilitate la costul de achizicie al acestora, n conformitate cu reglement_rile contabile aplicabile, n funccie de precul piecei la data constat_rii sau de costul de achizicie al bunurilor similare. Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum _i debitorii devenici insolvabili se evidenciaz_ n contabilitate n conturi analitice distincte, iar in cadrul acestora, pe fiecare debitor, urm_rindu -se recuperarea lor potrivit legii. 3. Decizia de imputare Minusurile imputabile gestionarilor se evalueaza la valoarea de inlocuire.Valoarea de inlocuire se determina astfel: - costul de achizitie al bunului respectiv la valoarea de piata in momentul in care s -a constatat paguba; - taxa pe valoarea adaugata; - cheltuieli de treansport; - alte cheltuieli stabilite de unitate; Decizia de imputare se intocmeste in doua s-au mai multe exemplare in functie de numarul de persoane vinovate si serveste ca document de imputare,a re titlu executoriu si se arhiveaza la compartimentul financiar contabil. Lipsurile pot fi cauzate si de fenomene naturele, caz in care nu se imputa ci se acorde scazaminte sau se trec pe cheltuieli. In situatia
gBusiness Distribution Software http://www.gbusiness.ro Powered by Joomla! Generated: 21 June, 2011, 08:18

in care exista gestiuni colective imputarea se face persoanelor vinovate, tinandu-se cont de salariul realizat pe ultimele trei luni si de numarul zilelor de prezenta. ec. Ioan Sirbu
gBusiness Distribution Software http://www.