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FLUXOGRAMAS

FLUXOGRAMAS

Introdução

Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:

Operações,

Áreas da organização envolvidas,

Recursos (humanos e materiais),

Custos relativos a esses recursos,

Volume de trabalho, os tempos de execução,

Documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.

Importância da Análise de Processos

Importância da Análise de Processos

CONCEITO

Fluxograma é:

Técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.

ASPECTOS PRINCIPAIS

Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;

Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;

Facilitar a leitura e o entendimento;

Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;

Maior flexibilidade; e

Melhor grau de análise.

VANTAGENS

Aumenta a competência e influência de quem os elabora

Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída.

Desenvolve o espírito da equipe

Cria motivação pelas fontes de informações e apoio disponíveis

Floresce a responsabilidade individual

Facilita o estabelecimento de objetivos

DESVANTAGENS

Apresentam dificuldades no desenho e alterações;

Depuração e testes não são fáceis, em geral;

Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas

Análise pelo Fluxograma

O que é feito? Para que serve essa fase?

Por que essa fase é necessária?

Onde essa fase deve ser feita?

Quando essa fase deve ser feita?

Quem deve executar a fase?

Há alguém mais bem qualificado para executá- la?

Como a fase está sendo executada?

TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA VERTICAL

É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.

Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

TIPOS DE FLUXOGRAMA

Consiste em poder ser impresso como formulário padronizado;

Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos;

Maior clareza de apresentação; e

Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.

Ex. de Fluxograma Vertical

FLUXOGRAMA VERTICAL Operação ou análise Cliente: Sí Execução ou conferência Processo: m To Demora Atual
FLUXOGRAMA VERTICAL
Operação ou análise
Cliente:
Execução ou conferência
Processo:
m
To
Demora
Atual (
)
ou Proposta (
)
bo
tai
Arquivo Provisório
s
Estudado por:
los
Arquivo Definitivo
Transporte
Data:
Unidade
Símbolos
Descrição
Organizacional
1
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Fluxograma Vertical

Símbolo

Fluxograma Vertical Símbolo D Significado Operação Transporte Arquivo Espera Controle Verbos Mais
Fluxograma Vertical Símbolo D Significado Operação Transporte Arquivo Espera Controle Verbos Mais

D

Fluxograma Vertical Símbolo D Significado Operação Transporte Arquivo Espera Controle Verbos Mais
Fluxograma Vertical Símbolo D Significado Operação Transporte Arquivo Espera Controle Verbos Mais

Significado

Operação

Transporte

Arquivo

Espera

Controle

Verbos Mais Usuais

Executar, criar, produzir, copiar, publicar, inse- rir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pôr/colo- car, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preen- cher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc.

Remeter,

transportar,

conduzir,

enviar,

deslocar,

encaminhar,

trocar,

destinar,

movimentar etc.

Arquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc.

Esperar, aguardar, demorar, receber etc.

Aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verifi- car, examinar, analisar etc.

Ideal para pequenas tarefas

Ideal para pequenas tarefas
Ideal para pequenas tarefas

TIPOS DE FLUXOGRAMA

a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

Fluxograma

Simbologia

Inicio Inicio ou ou Fim Fim C o n e c t o r C
Inicio Inicio ou ou Fim Fim C o n e c t o r C
Inicio Inicio ou ou Fim Fim C o n e c t o r C

InicioInicio ouou FimFim

Inicio Inicio ou ou Fim Fim C o n e c t o r C o

ConectorConector

AtividadeAtividade ouou açãoação

C o n e c t o r C o n e c t o r

DocumentoDocumento

ou ou a ç ã o a ç ã o Documento Documento Verificação Verificação ou ou

VerificaçãoVerificação ouou decisãodecisão

a ç ã o Documento Documento Verificação Verificação ou ou decisão decisão Linha Linha do do

LinhaLinha dodo fluxofluxo

SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS

SÍMBOLO

SIGNIFICADO

SÍMBOLO

SIGNIFICADO

OU DE COLUNAS SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO Terminal Documento Inutilização ou destruição de dcs.

Terminal

COLUNAS SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO Terminal Documento Inutilização ou destruição de dcs.

Documento

SÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO Terminal Documento Inutilização ou destruição de dcs. Informação oral

Inutilização ou destruição de dcs.

Terminal Documento Inutilização ou destruição de dcs. Informação oral Arquivo Decisão Demora ou atraso

Informação

oral

Inutilização ou destruição de dcs. Informação oral Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de

Arquivo

ou destruição de dcs. Informação oral Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Rotina

Decisão

ou destruição de dcs. Informação oral Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Rotina Sentido

Demora ou atraso

de dcs. Informação oral Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Rotina Sentido circulação

Conferência

oral Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Rotina Sentido circulação Doc/Infor. Orais

Conector de Rotina

Sentido circulação

Doc/Infor. Orais

Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Rotina Sentido circulação Doc/Infor. Orais Material Conector

Material

Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Rotina Sentido circulação Doc/Infor. Orais Material Conector

Conector

Projeto:

Exemplo

Fluxo Completo e Integrações das Marcas

Elaborado por:

Joabi Calado Joabi Calado / Duarte Salvador Rosa

Efetuada por:

Data:

3/10/2004

Última atualização:

12/4/2008

Atualizado por:

Joabi Calado

Compras VTs / O&M (11) 3351 2194 www.beneficios.com.br

Indice:

Banco de Trocas Cartões Cartões Não Consignados CENTRAL Conferencia Controle Custodia Distribuição Financeiro Geral LIB.TEC. PCP Produção Siscorp Status ped.

CENTRAL Conferencia Controle Custodia Distribuição Financeiro Geral LIB.TEC. PCP Produção Siscorp Status ped.
CENTRAL Conferencia Controle Custodia Distribuição Financeiro Geral LIB.TEC. PCP Produção Siscorp Status ped.
CENTRAL Conferencia Controle Custodia Distribuição Financeiro Geral LIB.TEC. PCP Produção Siscorp Status ped.
CENTRAL Conferencia Controle Custodia Distribuição Financeiro Geral LIB.TEC. PCP Produção Siscorp Status ped.

POR QUE FLUXOGRAMAS ?

A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.

POR QUE FLUXOGRAMAS ?

Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.

Conclusão

Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.

Conclusão

A maior parte das companhias falha em

manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque

os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.