Sunteți pe pagina 1din 12

ROMNIA

CLUJ NAPOCA JUD. CLUJ

S.C. T SMART SERVICII S.R.L.

PROCEDUR DE SISTEM A MANAGEMENTULUI CALITII

CONTROLUL DOCUMENTELOR Cod. PS- C-01/1 1/ 01.06.2007

Exemplar controlat:

Da Nu


Exemplar nr.

Avertisment: Documentul de fa este proprietatea S.C T SMART SERVICII S.R.L. Dreptul de reproducere i difuzare al documentului este n exclusivitate al S.C T SMART SERVICII S.R.L. Copiile sunt numerotate i controlate

CUPRINS 0.1. APROBARE................................................................................................................................3 0.2. STADIUL REVIZIILOR I EVIDENA MODIFICRILOR..................................................3 0.3. MODIFICRILE EFECTUATE.................................................................................................3 0.4. DISTRIBUIA............................................................................................................................3 1. SCOP SI DOMENIU DE APLICARE ..........................................................................................3 2. Documente de referin...................................................................................................................4 3. Termeni, definiii i abrevieri.........................................................................................................4 4. Responasabiliti.............................................................................................................................4 5. Activiti procedurate......................................................................................................................5 5.1. Generaliti ..............................................................................................................................5 5.2. Codificarea documentelor .......................................................................................................6 5.3. Elaborarea documentelor interne ............................................................................................6 5.4. Avizarea i aprobarea documentelor........................................................................................6 5.5. Stadiul reviziilor n vigoare a documentelor ...........................................................................6 5.6. Editarea i difuzarea documentelor .........................................................................................6 5.7. Gestionarea documentelor .....................................................................................................6 5.8. Modificrile documentelor i datelor ......................................................................................7 5.9. Pstrarea i conservarea documentelor i datelor ..................................................................7 5.10. Controlul documentelor externe ...........................................................................................7 6. nregistrri.....................................................................................................................................12 7. Anexe............................................................................................................................................12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L. 0.1. APROBARE


Relaia ntocmit
Nume i semntur

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

Ediia a-1-a / Revizia


0 / 01.06.2007 1 /05.09.2008 2/ 3/ 4/

Verificat
Nume i semntur

Aprobat
Nume i semntur

PURDOIU ROBERT CRISTIAN SELESCU TEFAN SELESCU LETIIA

PRIDA RALUCA DORA SELESCU TEFAN SELESCU LETIIA

0.2. STADIUL REVIZIILOR I EVIDENA MODIFICRILOR


Rev Data Ediia a-1-a Obiectul modificrii
Redactarea primei ediii a procedurii Revizia 1 a procedurii

Semntura

0
1

01.06.2007 05.09.200 8

0.3. MODIFICRILE EFECTUATE Revizia 1 2 3 4 Pagina 7 Paragraful 5.8 Persoana care face modificarea Ediia a 1-a Prida Raluca Semntura

0.4. DISTRIBUIA Se difuzeaz de ctre Responsabilul calitate utiliznd, formularul F-C-01-01, Lista de difuzare, Exemplarul nr. 1 este originalul care se pstreaz de Responsabilul calitate.

1. SCOP SI DOMENIU DE APLICARE Prezenta procedur descrie controlul documentelor i datelor utilizate n sistemul de management al calitii, pentru a asigura c n toate locurile unde se execut activiti procedurate exist ediiile n vigoare ale procedurilor, iar datele utilizate sunt definite i adecvate.
COD: PS-C-01 EDIIA: 1 REVIZIA: 1 NR. EXEMPLAR: 05.09.2008 PAGINA 3/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L.

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

Procedura nu se aplic nregistrrilor sistemului de management care sunt tratate n procedur PSC-02: Controlul nregistrrilor. 2. DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9001:2001 managementul calitii. Cerine; SR EN ISO 9000:2006 managementul calitii. Vocabular; SR ISO/TR 10013:2001 linii directoriale pentru documentaia sistemului de management al calitii

3. TERMENI, DEFINIII I ABREVIERI TERMENI I DEFINIII Documente externe documente primite de ctre organizaie de la clieni i furnizori, documente tehnice i legislative. Documente interne documentele sistemului de management al calitii, Fia postului i reglementrile stabilite de organizaie. ABREVIERI SMC Sistem de management al calitii; MSC Manualul sistemului de management al calitii; RM Reprezentant management; RC Responsabil sistem calitate; DG Director general; 4. RESPONASABILITI Directorul general: - Aprob documentele SMC. - Aloc resursele necesare implementrii SMC; Responsabilul calitate - ntocmete procedurile de sistem ale SMC; - ntocmete procedurile operaionale ale SMC; - Difuzeaz documentele SMC n cadrul punctelor de lucru; - Verific nregistrrile SMC. - Comunic ctre RM modificrile efectuate asupra documentelor. - Pstreaz documentele SMC. Reprezentantul managementului - Verific documentele ntocmite de ctre RC; - Verific nregistrrile privind difuzarea documentelor SMC n cadrul unitii; - Aduce la cunotina Directorului general eventualele modificri n documentele SMC care afecteaz integritatea sistemului; Personalul societii - Respect i aplic prevederile documentelor SMC;
COD: PS-C-01 EDIIA: 1 REVIZIA: 1 NR. EXEMPLAR: 05.09.2008 PAGINA 4/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L. 5. ACTIVITI PROCEDURATE

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

5.1. Generaliti Prezentarea documentelor i datelor Documentele cerute de sistemul de management al calitii stabilit i implementat se redacteaz n format A4 tip portret sau tip, vedere, cu caractere Times New Roman 12, ntr-un sistem de procesare de texte i nmagazinate ntr-un fiier numit SMC. Titlul documentului este ales ct mai scurt posibil i este corelat cu titluri din documentele de referin de regul standardul SR EN ISO 9001:2001. Titlurile capitolelor i subcapitolelor se nscriu cu caractere Bold. Se disting urmtoarele tipuri de documente : Politica referitoare la calitate. Obiectivele referitoare la calitate. Manualul sistemului de management al calitii. Proceduri ale sistemului de management al calitii. Formulare de lucru (o parte devin nregistrri ale SMC) F Documente externe Manualul sistemului de management al calitii Manualul sistemului de management al calitii cuprinde urmtoarele pri :

a) supracopert care indic denumirea firmei i denumirea Manualul de management al

calitii urmat de codul documentului. b) pagin de gard care indic denumirea firmei, titlul i codul documentului, data i identificarea aprobrii, stadiul ediiei/reviziei, distribuia prevzut i numrul exemplarului; c) pagin care indic cuprinsul manualului; d) pagini curente care au n antet nscris denumirea firmei i titlul documentului, iar n subsol, codul documentului, numrul exemplarului, ediia, revizia, data intrrii n vigoare, paginii i totalul paginilor.

Procedura sistemului de management al calitii a) supracopert care indic denumirea organizaiei, titlul i codul, b) pagin de gard care indic aprobarea ediiilor/reviziilor i cuprinde nregistrarea amendamentelor i a distribuiei, c) pagini curente care au n antet nscris denumirea organizaiei, indicarea codului procedurii i a titlului ei, iar n subsol codul documentului, ediia procedurii, revizia procedurii, data intrrii n vigoare, numrului exemplarului i numrul paginii i totalul paginilor. Formulare Formularul utilizat n cadrul sistemului de management al calitii are nscris n antet denumirea organizaiei i titlul documentului, iar n subsol codul documentului, ediia, revizia i data intrrii n vigoare.

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

5/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L. 5.2. Codificarea documentelor

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

Proceduri de sistem : PS-C-XY/ediie revizie / data - proceduri de sistem ale SMC; Unde: PS procedur de sistem; C sistem de management al calitii; XY ordine alocata de la 01 99; Formulare: F-C-X-Y/ediie-revizie/data; Unde: F formular C sistemul de management al calitii; X nr. procedur sau capitol din manual/standard care l introduce Y - ordinea alocata de la 01-99.

5.3. Elaborarea documentelor interne Elaborarea documentelor interne se face de ctre Responsabilul calitate i se aprob de ctre DG. 5.4. Avizarea i aprobarea documentelor Elaborarea i aprobarea sunt consemnate prin numele i semntura persoanei: cap 01 Aprobare. 5.5. Stadiul reviziilor n vigoare a documentelor Situaia reviziilor documentelor este consemnat n cap. 02 - Stadiul reviziilor i modificrilor. Dup un numr de 5 revizii sau cuprinderea a 1/3 din numrul de pagini n revizii, documentul se elaboreaz ntr-o ediie nou, ncepnd renumerotarea cu revizia 0. 5.6. Editarea i difuzarea documentelor RC multiplic documentele n numrul de exemplare necesar (conform listei de difuzare/retragere) le numeroteaz, ntocmete o lista de difuzare/retragere, formular F-C-01-01, i difuzeaz documentele pe baza semnturii primitorului pe aceast list. Editarea documentelor SMC se face cu caractere Times New Roman-12. Documentele care sunt difuzate trebuie s fie uor de identificat i s fie lizibile. Documentele care nu sunt lizibile sau care nu se pot identifica vor fi distribuite numai dup refacerea lor. 5.7. Gestionarea documentelor

Gestionarea documentelor originale a SMC este fcuta de RC/RM n condiii de securitate i confidenialitate. Exemplarele difuzate sunt gestionate i aplicate de destinatari, care trebuie s posede i s foloseasc numai ediiile n vigoare ale acestor documente.

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

6/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L. 5.8. Modificrile documentelor i datelor

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

Modificrile documentelor i datelor sunt elaborate, verificate i aprobate de aceleai funcii ca i pentru documentele iniiale. Editarea i difuzarea modificrilor documentelor este efectuat de RC. La difuzarea modificrilor, RC retrage i distruge documentele sau paginile anulate. Sunt permise modificri de mn datate i semnate de persoanele care execut modificrile, iar modificrile pe suport informatic sunt evideniate prin caractere italice. Modificrile de mn sunt permise n cazul n care modificarea nu schimb sensul paragrafului modificat i nu intereseaz mai mult de un paragraf. La efectuarea unei revizii pe o pagin, modificrile vor fi indicate prin caractere italice, iar n indicatorul de revizie al paginii va fi trecut numrul de revizie. La subsolul fiecarei pagini va fi trecuta data ultimei revizii . 5.9. Pstrarea i conservarea documentelor i datelor

Documentele perimate n scopuri juridice sau de conservare a cunotinelor, sunt exemplare cu meniunea : Document anulat sau Pstrat pentru istorie . Pstrarea se face de ctre RC/RM pe o perioada de minim 5 ani. Accesul la documentele arhivate este permis RM-ului, DG, RC. Lista documentelor interne inute sub control de societate F-C-01-03.

5.10. Controlul documentelor externe Societatea gestioneaz documentele externe F-C-01-02. Documentele sunt gestionate de ctre Directorul general. Documentele perimate sunt distruse. Cele pstrate n scopuri juridice sau pentru pstrarea cunotinelor sunt identificate prin nscrierea dreapta sus: Document nevalabil cu semntur, nume i prenumele celui care gestioneaz.

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

7/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L. Diagrama procedurii Elemente de intrare

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

Aciuni si decizii
START

Elemente de ieire

Responsabiliti

Info de baz

1. IDENTIFICARE / / 1. IDENTIFICARE REPARTIZARE INFORMATIE REPARTIZARE INFORMATIE

Registru intrare-iesire

RC RC

Extern 2. Tip informatie Intern Da 3. Formalizare posibil? Nu Cod Nr.exemplar/Nr.pag. Machet formular 4. ELABORARE FORMULAR 4. ELABORARE FORMULAR (proiect, observatii, avizare) (proiect, observatii, avizare) Formular rev. 0

RC RC

RC/RM RC/RM

RC RC Pers. abilitat cf. Pers. abilitat cf. Structura Structura organizatorica organizatorica RC/RM RC/RM

Formular rev.0

5. APROBARE CIRCULATIE 5. APROBARE CIRCULATIE

Formular aprobat List referint formulare Dosar martor

Nu 6. Se aprob? Da Info de baz Formular aprobat 7. FORMALIZARE INFORMATIE 7. FORMALIZARE INFORMATIE (elaborare proiect document) (elaborare proiect document) Procedura elab. Proceduri-instructiuni 8. ANCHETA 8. ANCHETA Document rev.0 RC RC DG DG

Document rev. 0

Copie document cu observatii

Emitent: RC/RM Emitent: RC/RM -utilizator -utilizator

Document rev. 0 Copie document cu observatii a

9. ANALIZA ++APROBARE 9. ANALIZA APROBARE

Document aprobat la rev. 1 DG DG c

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

8/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L.

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

b Nu

10. Se aprob? Da

DG DG

Cerinte standard de referin Cerinte legale de reglementare Cerinte explicite

11. IDENTIFICARE REGIM DOCUMENT 11. IDENTIFICARE REGIM DOCUMENT (confidential, controlat, necontrolat) (confidential, controlat, necontrolat)

List referint docum. controlate List documente confidentiale

RM RM

12. STABILIRE 12. STABILIRE DURATA DE PASTRARE DURATA DE PASTRARE

PROCEDURA CONTROLUL INREGISTRARILOR

RC/RM RC/RM

Fisa postului Manualul sistemului Instructiuni Str. organizatorica

13. STABILIRE RESPONSABILITATI 13. STABILIRE RESPONSABILITATI SI MODALITATI SI MODALITATI (aprobare,emitere,difuzare,administrare, (aprobare,emitere,difuzare,administrare, modificare, retragere docum. perimate) modificare, retragere docum. perimate)

Fia postului

RM RM

Document aprobat (exemplar original)

14. EMITERE DOCUMENTE 14. EMITERE DOCUMENTE (multiplicare, difuzare) (multiplicare, difuzare)

Cpii document List de difuzare RC RC

Cpii de lucru List de difuzare

15. PRELUARE DE CATRE PERSONALUL 15. PRELUARE DE CATRE PERSONALUL EXECUTANT A EXECUTANT A DOCUMENTELOR DE LUCRU DOCUMENTELOR DE LUCRU

Cpii pstrate la pct. de lucru

RC RC

AUDIT

16. Docum.disponibile la toate pct. de lucru ? Da

Nu Raport audit Echpa de audit Echpa de audit auditati auditati

Documente de lucru

17. UTILIZARE DOCUMENTE 17. UTILIZARE DOCUMENTE Da

Inregistrri prevzute Observatii

Resp. comp. Resp. comp. destinatare destinatare

18. Document perimat ? e Nu f Resp. compartim. Resp. compartim. emitent emitent

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

9/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L.

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

d Nu

f Resp compartim. Resp compartim. -emitent -emitent -utilizator -utilizator

19. Modificare ? Da 20. EFECTUARE / /EVIDENTIERE/ 20. EFECTUARE EVIDENTIERE/ /DIFUZARE MODIFICARI /DIFUZARE MODIFICARI

Document original Cpii de lucru List de difuzare

Identif. naturii modif. Lista control modif.

RM/RC RM/RC

21. Revizuire ? (conf. plan/modificri majore) Da Info suplimentare Observatii Doc. la revizia i Modificri Da 23. Document perimat ? Nu Doc. la revizia i Modificri

Nu RC RC

22. ANALIZA FUNCTIE 22. ANALIZA FUNCTIE (inclusiv modificrile efectuate) (inclusiv modificrile efectuate)

RC RC

RC RC

24. ELABORARE / /AVIZARE/ /APROBARE 24. ELABORARE AVIZARE/ /APROBARE DOCUMENTE DOCUMENTE LA REVIZIA URMATOARE LA REVIZIA URMATOARE

Doc. la revizia i+1 List ref.actualizat

RM/RC RM/RC

Doc. la revizia i+1 (exemplar original)

25. ELIBERARE DOCUMENTE 25. ELIBERARE DOCUMENTE LA REVIZIA URMATOARE LA REVIZIA URMATOARE

Cpii de lucru List de difuzare RC RC

Doc. la revizia i List de difuzare

26. RETRAGERE DIN UZ 26. RETRAGERE DIN UZ SI ANULARE SI ANULARE DOCUMENTE PERIMATE DOCUMENTE PERIMATE

List de difuzare Doc. cu mentiunea ANULAT RC RC

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

10/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L.


g

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

Instructiuni de arhivare

27. PASTRARE / /ARHIVARE 27. PASTRARE ARHIVARE (la comp.emitent / /arhiv) (la comp.emitent arhiv) Controlul inregistrarilor 28. Durata de pstrare expirat? Da 29. Se pstreaz n scop juridic sau pt. conservare cunostinte ? Nu Da Nu

Doc.arhivate Opis dosar

RC RC

RC RC

RC RC

Docum. arhivate Reg. arhiv

30. DISTRUGERE 30. DISTRUGERE

Opis dosar (P.V.distrugere)

RC/RM RC/RM

STOP

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

11/12

S.C. T SMART SERVICII S.R.L.

CONTROLUL DOCUMENTELOR PS-C-01

6. NREGISTRRI Lista de difuzare/retragere a documentelor, cod. F-C-01-01. Lista documentelor externe, cod. F-C-01-02. Lista documentelor interne, cod. F- C-01-03 7. ANEXE Sunt reprezentate de formularele prezentate i la cap. 6.

COD: PS-C-01

EDIIA: 1

REVIZIA: 1

NR. EXEMPLAR:

05.09.2008

PAGINA

12/12