Excel 2003

Modulul 3

DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

2009

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Bibliografie: Excel 2000 Nicoleta DOICHI specialist instruire-dezvoltare, Divizia de Instruire i Dezvoltare, 2000 Actualizare: Mai 2009

Georgeta Petean specialist senior abiliti - Departament Instruire i Managementul Cunoaterii

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

CUPRINS
1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL PENTRU BAZELE DE ...................................................6 DATE...................................................................................................................................................6 1.1 Cum s ne organizm o baz de date? ............................................................................................6 1.2 Ce trebuie s tim despre configurarea unei baze de date?..............................................................7 1.3 Greeli care trebuie evitate...............................................................................................................7 1.4 Cel mai simplu mod de a crea o baz de date .................................................................................8 1.5 Cutarea nregistrrilor cu ajutorul formularului de date.................................................................9 1.6 Cum se editeaz o nregistrare ........................................................................................................9 1.7 Adugarea unei nregistrri n baza de date.....................................................................................9 2. SORTAREA NREGISTRRILOR DINTR-O BAZ DE DATE...................................................10 2.1 Sortarea dup mai multe chei .....................................................................................................11 2.2 Ordinea de sortare .........................................................................................................................11 2.3 Liste definite de utilizator .............................................................................................................11 2.3 Selectarea unor nregistrri dintr-o list........................................................................................13 3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR NTR-O ..............................................16 BAZ DE DATE................................................................................................................................16 CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT......................................................19 4.1. Utilizarea rutinei Pivot Table and Pivot Chart Report..................................................................19 4.2. Reordonarea cmpurilor ntr-un tabel pivot..................................................................................25 4.3. Schimbarea funciei ntr-un tabel pivot.........................................................................................25 4.4. Afiarea diagramelor pivot............................................................................................................25 5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALI UTILIZATORI..................................27 6. NOIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC ..........................................................................29 6.1. Ce este Visual Basic ?...................................................................................................................29 6.2. Ce este un macro ?.......................................................................................................................29 6.3. nregistrarea unei macro-comenzi.................................................................................................30 6.4. Execuia unei macro-comenzi.......................................................................................................32 6.5. Extinderea posibilitilor Excel.....................................................................................................34 6.6. Asocierea unei macro_comenzi cu un buton dintr-o bar cu instrumente..................................34 6.7. Macro-funcii................................................................................................................................35 6.8. Definirea unei macro-funcii.........................................................................................................36 6.9. Comparaia dintre o macro-comand i o macro-funcie............................................................36 6.10. Editarea n foaia pentru module..................................................................................................36 6.11. Macro-comenzi interactive.........................................................................................................38

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

OBIECTIVE

La sfritul parcurgerii acestui modul cursanii vor fi capabili s: Creeze o list; Organizeze o list; Foloseasc Excelul ca o baz de date; Caute nregistrri cu ajutorul formularului de date; Sorteze nregistrrile dup una sau mai multe chei; Calculeze subtotaluri; Creeze tabele pivot i diagrame pivot; nregistreze macrocomenzi;

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

EXCEL 2003
P

rodusul Microsoft Excel este un program performant de calcul tabelar pe care l putei folosi pentru stocarea i prelucrarea eficient a listelor de date, pentru efectuarea calculelor numerice i pentru crearea rapoartelor i a diagramelor. De ce am nevoie de Excel? V putei gndi ca la un calculator nemaipomenit de puternic, dar n acelai timp uor de folosit. Excel primete nite informaii dezordonate, le organizeaz, le analizeaz i le prezint clar i frumos. Rezolv problemele fr greeal. De fapt, n ceea ce privete organizarea datelor, Excel face o treab mult mai bun dect ai putea dumnevoastr s facei vreodat. Nu numai c vei avea mai mult timp pentru a analiza datele, dar le vei vedea mult mai clar. O astfel de prezentare v poate ajuta s privii lucrurile n profunzime. Componentele programului Excel sunt destul de numeroase, i la prima vedere, pot prea uor misterioase. Dar totul este foarte clar etichetat. Mai mult, ele merg foarte bine mpreun. Exploatai diverse faete ale programului, chiar fr s v dai seama. Pe msur ce v construii o foaie de calcul, culegei de aici o funcie, de dincolo un format, adugai, eventual, o diagram pentru a sintetiza datele, iar la sfrit constatai c Excel i-a fcut treaba pas cu pas, fr vreun efort din partea dumneavoastr. n felul acesta, v putei concentra asupra rezultatelor pe care vrei s le obinei, fr s v preocupe modul n care programul i ndeplinete sarcinile. Programul Excel, opereaz cu conceptul de registru de lucru, numit Workbook iar ca pagini, ntlnim foile de lucru (calcul) numite Worksheet, sau Sheet. O foaie de calcul este ca o foaie de hrtie pe care v scriei lucrarea. Un fiier Excel const dintr-un teanc de foi incluse ntr-un registru de lucru (Workbook).

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL PENTRU BAZELE DE DATE n Excel, trebuie s stabilim ce fel de informaii sunt cele care trebuie organizate; programul va face restul. De la aranjarea unei coloane n ordine alfabetic i pn la extragerea unor detalii dintr-o nregistrare obscur a unei baze de date gigantice, Excel face ca informaiile s fie ct mai accesibile. O baz de date este, n fond, o foaie de calcul ca oricare alta: cu linii i coloane, numere i text. Este suficient s respectm cteva reguli simple pentru ca Excel s trateze foaia respectiv ca pe o baz de date. Ce se poate trece ntr-o list? Orice fel de informaii: datele personale ale salariailor, numere de telefon, adrese i orice alt fel de informaii. Orice informaie care poate fi stocat, sortat, totalizat i regsit este nimerit pentru a fi inclus ntr-o baz de date. 1.1 Cum s ne organizm o baz de date? Sunt trei elemente care stau la baza unei baze de date: nregistrrile (records). Fiecare nregistrare trebuie s conin toate informaiile pentru un anumit element. Cmpurile (fields) sunt informaiile distincte din cadrul unei nregistrri. Este recomandabil s desprim nregistrarea n ct mai multe cmpuri; cu ct numrul cmpurilor este mai mare, cu att lista este mai flexilbil. Linia de antet (Header row) capul de tabel const din titlurile de coloane de la nceputul listei. Aceste titluri constituie etichetele fiecrui cmp pe care Excel le folosete la sortarea i cutarea informaiilor, precum i la generarea rapoartelor. Linia de antet poate conine titluri ca: nume, prenume sau an de fabricaie. Este bine s formatm aceast line ntr-un mod care s o deosebeasc de nregistrri i de cmpuri. ntr-o list Excel, fiecare coloan este un cmp, fiecare linie este o nregistrare, iar linia de antet apare la nceputul bazei de date.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

1.2 Ce trebuie s tim despre configurarea unei baze de date? Dei baza de date arat ca orice alt foaie de calcul, trebuie s tim nite lucruri care ne ajut s o utilizm mai eficient: Folosii un alt font pentru linia de antet; Creai nregistrri care au datele de acelai tip n cmpurile corespunztoare; Pentru a uura citirea listei, formai coloanele (sau cmpurile) n mod diferit. Putei formata liniile alternativ, adgndu-le, de exemplu, un fond gri; Folosii majuscule atunci cnd este necesar. Excel poate sorta i cuta ignornd sau nu diferena dintre literele mari i cele mici, n funcie de opiunea noastr; Putei folosi n baza de date i formule. Dac inem cont de aceste sfaturi, Excel se va comporta ca un adevrat program pentru baze de date, cu posibilitatea de analiz i gestionare automat a datelor introduse de noi. 1.3 Greeli care trebuie evitate Iat i cteva lucruri pe care NU TREBUIE s le facem: Nu utilizai linii de tabel goale sau ntrerupte pentru a separa linia de antet de nregistrrile propriu-zise - Excel nu accept astfel de separatori. De asemenea, nu separai titlurile de coloane din linia de antet prin coloane goale. Putei folosi spaii n interiorul cmpurilor, dar nu ncepei niciodat un cmp cu un spaiu: aceasta v poate crea probleme la sortarea i cutarea n list. Evitai s introducei alte date pe aceeai foaie cu lista. Dac nu avei alt soluie, nconjurai lista cu linii i coloane goale, pentru ca Excel s tie unde se termin lista i ncepe altceva. De asemenea, este indicat ca fiecare list s se afle pe o foaie separat.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

1.4 Cel mai simplu mod de a crea o baz de date Etapele de creare a unei liste ordonate: Introducei titlurile de antet. n fiecare coloan scriei eticheta cmpului respectiv. Executai click n orice celul din linia de antet, apoi alegei Data/Form. Va aprea un formular care conine cte o caset de text pentru fiecare cmp (titlu de coloan) pe care l-ai creat. Introducei datele corespunztoare fiecrui cmp. Pentru a trece de la o caset la alta n cadrul formularului, folosii tasta Tab. Dup ce ai completat toate cmpurile, executai click pe New; datele vor fi plasate fiecare n coloana corespunztoare i vei putea ncepe s introducei o nou nregistrare. Cnd o terminai de completat i pe aceasta, executai click din nou pe New, pentru a plasa nregistrarea respectiv la sfritul bazei de date (Vezi figura de mai jos).

Butoanele de comand din dreapta formularului de introducere a datelor v ofer un control total asupra bazei de date.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

1.5 Cutarea nregistrrilor cu ajutorul formularului de date Dac executai click pe butonul Criteria, formularul se transform ntr-un instrument de cutare. n acest caz, putei utiliza casetele de text pentru a cuta pe baza oricrui cmp sau combinaie de cmpuri dorii.(Vezi figura de mai jos). Pentru a introduce alte criterii executai click pe Clear i luai-o de la capt. n cazul n care cutai grupuri de nregistrri, putei folosi criterii de comparaie. Astfel putei utiliza operatori de comparaie cum ar fi =, < i > pentru a gsi submulimile de nregistrri care ndeplinesc criteriile.

1.6 Cum se editeaz o nregistrare Trebuie s aducem nregistrarea respectiv n formular i editm cmpurile sale prin intermediul casetelor de text. n acest mod, nu vei putea putea ns edita formule; rezultatul este afiat n formular, dar nu ntr-o caset de text. La fel se ntmpl i cu celule protejate. 1.7 Adugarea unei nregistrri n baza de date Formularul de date plaseaz nregistrrile noi la sfritul listei. Dac dorii s includei nregistrarea n alt parte a listei, selectai Insert/Rows, pentru a insera o nou linie deasupra liniei curente. Toate nregistrrile care urmez vor fi mpinse n jos.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

2. SORTAREA NREGISTRRILOR DINTR-O BAZ DE DATE Operaia de rearanjare a nregistrrilor dintr-o list, dup valorile unuia sau mai multor cmpuri alese de utilizator poart numele de sortare. Pentru a sorta o baz de date: Se selecteaz plaja de date care va fi sortat; Din meniul Data se alege comanda Sort. Apare caseta de dialog Sort; n aceast caset de dialog alegem prima cheie (primul cmp) dup care se face sortarea, precum i ordinea de sortare (cresctor sau descresctor) apoi se acioneaz butonul OK. n exemplul de mai jos ne-am propus s sortm dup funcie (persoanele din baza de date sunt aranjate pe funcii).

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

10

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

2.1 Sortarea dup mai multe chei n cazul n care o valoare din cmpul indicat n caseta Sort By este ntlnit n mai multe nregistrri (duplicare), Excel le plaseaz pe aceeai poziie. Pentru a le departaja, putem s indicm nc dou cmpuri secundare, pentru sortare. n total, avem, deci, posibilitatea s facem sortarea unei liste dup trei cmpuri, simultan. Pentru ca s depim aceast limitare, vom fi nevoii s repetm operaia de mai multe ori. Pentru a sorta dup mai mult de o cheie se introduc nume de cmpuri i n cutiile 2st key i 3st Key i se stabilete ordinea de sortare pentru fiecare dintre acestea (putem aduga ca un al doilea criteriu de filtrare: localitatea).

De exemplu, n anumite situaii, poate s fie necesar ordonarea alfabetic, dup nume si prenume. 2.2 Ordinea de sortare Ordinea de sortare ascendent aeaz nregistrrile n felul urmtor: Numerele de la cel mai mic negativ la cel mai mare pozitiv. Datele calendaristice i timp n ordine cronologic. Textele cu numerele introduse mai nti, urmate de textele obinuite, aranjate alfabetic. Valorile logice cu False nti i apoi cu True. Valorile de eroare n ordinea n care sunt gsite. Spaiile (blancurile) pe ultima poziie.

Ordinea de sortare descendent aranjeaz nregistrrile n ordinea invers ordinii ascendente, cu excepia faptului c spaiile (blancurile) sunt plasate tot pe ultima poziie. 2.3 Liste definite de utilizator n afara celor dou posibiliti prezentate mai sus, Excel ne permite s stabilim propria noastr ordine de sortare. n acest scop, definim mai nti una sau mai multe secvene proprii de valori, numite liste definite de utilizator, astfel:
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 11

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

1. Executm comanda Options, din meniul Tools. 2. n caseta pentru dialog Options, n fila cu cu eticheta Custom Lists, introducem

elementele propriei noastre secvene de valori, n caseta List Entries. 3. Acionm butonul OK.

De exemplu, vom defini secvenele proprii urmtoare:

Ian, Feb, Mar, Apr, Mai, Iun, Iul, Aug, Sep, Oct, Noi, Dec. Duminica, Luni, Mari, Miercuri, Joi, Vineri, Smbt. Secvenele astfel definite vor putea fi utilizate pentru stabilirea unei ordini proprii de sortare. Pentru aceasta:

1. Acionm butonul Options, din caseta pentru dialog Sort. 2. n caseta pentru dialog Sort Options, selectm, n caseta First Key Sort Order, una

dintre secvenele de valori definite de utilizator ca ordine de sortare. 3. Acionm butonul OK.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

12

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

2.3 Selectarea unor nregistrri dintr-o list Operaia de alegere dintr-o list a unor nregistrri care satisfac anumite condiii poart numele de selectare sau filtrare. n Excel, putem s selectm nregistrri dintr-o list n mai multe feluri: cu AutoFilter i Advanced Filter.
a) Selectarea folosind Auto Filter

Se poziioneaz cursorul pe o celul din baza de date. Din meniul Date se alege comanda Filter. Se deschide un alt meniu din care se alege Auto Filter. Excel ataeaz n fiecare coloan din linia de antet o sgeat de derulare. Executm click pe una dintre aceste sgei, se va deschide lista de valori din cmpul respectiv. Excel va ascunde, automat, toate nregistrrile care nu conin valorile selectate.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

13

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Tot cu AutoFilter putem s selectm primele 10 valori (superioare sau inferioare) dintro list. Aceast facilitate poart numele de Top 10 AutoFilter. Folosind facilitatea AutoFilter, putem s precizm condiii de selectare definite de utilizator, n modul urmtor:
1. Alegem elementul Custom, din lista cu valori unice a cmpului. 2. n caseta pentru dialog Custom AutoFilter, introducem condiiile i alegem

operatorul relaional dorit. 3. Acionm butonul O.K.

b) Selectarea cu Advanced Filter. Se copiaz numele cmpului dup care se face criteriu de selectare, ntr-o alt celul (folosind comenzile Copy i Paste din meniul Edit). Sub numele cmpului copiat, se pune condiia folosind operatorul relaional (<; <=; >; >=; =). Se poziioneaz cursorul
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 14

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

pe plaja de date. Din meniul Data se alege comanda Filter, Apare un nou meniu din care se alege comanda Advanced Filter. Apare o caset Advanced Filter. n fereastra Criteria Range se va nregistra plaja de celule care va fi selectat cu ajutorul mouse-ului ( zona unde s-a introdus criteriul de selectare). Pentru a extrage doar o singur copie a fielor se selecteaz Unique Records Only. Se alege butonul OK. Excel va ascunde, automat, toate nregistrrile care nu conin valorile selectate. (vezi fig. de mai jos).

Not: Dac valoarea de referin este text (ntr-un criteriu), Excel selecteaz toate nregistrrile care ncep cu textul indicat. Pentru a selecta numai nregistrrile care conin strict textul indicat, va trebui s folosim sintaxa urmtoare: =text

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

15

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR NTR-O BAZ DE DATE O metod rapid de rezumare a datelor dintr-o list este intoducerea unor totaluri pariale i a unui total general pentru anumite cmpuri ale nregistrrilor. Acest facilitate este util, de exemplu, pentru relizarea operaiilor de bilan.

Not: Pentru ca aceast metod s funcioneze, trebuie ca mai nti lista s fie sortat. Vom aranja lista astfel nct nregistrrile care au ceva n comun s fie grupate, adic s fie plasate una dup alta n list. Odat lista sortat, vom putea subtotaliza grupurile de nregistrri pentru a rezuma informaiile.

Meniul - Data/Subtotals - permite calcule pe coloane i insereaz rnduri cu subtotaluri sau totaluri generale; subtotalurile calculate sunt funcii de calcul cunoscute de tipul: Sum, Medie, Numrtoare, Statistice etc. Pentru calculul subtotalurilor se pornete de la o baz de date, la care se cere prin opiunile de la Data/Subtotals:

Use Function - precizarea funciilor de calcul ce se folosesc ca funcii de Subtotal. At Each Change in - se efectueaz calculele la fiecare modificare a cmpului precizat, care trebuie s fie sortat anticipat. Add Subtotal To - se precizeaz cmpul la care se va calcula subtotalul, folosind funcia aleas. Relace Current Subtotals - precizeaz c se nlocuiesc subtotalurile anterioare cu subtotalurile curente; nu se selecteaz aceast opiune cnd se repet calcule de subtotal pentru funcii diferite. Page Break Between Groups - afieaz pe pagini separate fiecare grup cu subtotal. Summary Below Data - sub toate datele se adaug un rnd cu totalul general, numit: grand total. Remove All - anuleaz toate subtotalurile din lista curent.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

16

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Caseta de dialog Subtotal v permite s stabilii cmpurile pentru care este nevoie de calculul subtotalului i funciile folosite pentru calculul acestuia.

Aceste instrumente de grupare controleaz detaliile pe care le putei afia, tipri sau reprezenta grafic.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

17

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Dup ce s-a completat caseta de dialog Subtotals, se execut click pe OK; dup fiecare grup de nregistrri va fi afiat cte un total parial, i la sfritul listei apare i totalul general (vezi figura de mai sus).

La ce mai pot folosi totalurile pariale?

Butoanele numerotate (1,2,3) i cele cu simbolurile + i care apar n figura de mai sus, pot transforma lista ntr-un soi de acordeon. Asta nseamn c avem posibilitatea s extindem sau s restrngem lista cu totaluri pariale ca pe burduful unui acordeon. Executm click pe butonul 3 pentru a vedea toate detaliile, pe 2 pentru a afia doar totalurile pariale, iar pe 1 pentru a vedea doar totalul general. (vezi figura de mai susjos, unde se pot vedea numai totalurile pariale i totalul general). 3.1. Totaluri pariale pentru valori care satisfac anumite condiii
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 18

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Procedeul prezentat pna acum aplic funciile de rezumare ntregii liste. Dac, ns, dorim s rezumm numai valorile care satisfac anumite condiii, vom defini un domeniu pentru condiii i vom folosi apoi, funciile pentru baza de date. Pentru rezumarea valorilor care satisfac condiii complexe procedm n modul urmtor:
1. Creem un domeniu pentru condiii.

2. Introducem condiiile de selectare. 3. ntr-o celul din afara listei introducem o formul care conine o funcie pentru baze de date (de exemplu DSUM(), DAVERAGE(), DCOUNT() etc.) 4. Specificm ca argumente ale funciei pentru baze de date: domeniul listei (inclusiv numele cmpurilor). numele cmpului care urmeaz s fie rezumat. domeniul condiiilor de selectare. 5. n celula care conine formula vom obine rezultatul rezumrii. CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT Cea mai complex facilitate pentru gestionarea datelor din Excel o constitue tabelele pivot, un instrument de organizare i analiz pentru afiarea cmpurilor i nregistrrilor dintr-o list n combinaii noi i eventual mai utile. Crearea tebelelor pivot n Excel este uurat de rutina wizard din meniul Data, iar n Excel 2003 acest wizard a fost extins pentru a crea i diagrame pivot, care sunt nite rapoarte grafice atractive care redau vizual informaiile din tabele pivot. 4.1. Utilizarea rutinei Pivot Table and Pivot Chart Report Rutina Pivot Table and Pivot Chart Report ne permite s controlm poziia capetelor liniilor i coloanelor din tabel, pentru a reordona din mers toate variabilele importante. Pentru a crea un tabel pivot, se efectueaza urmtorii pai:
1. Executai pe o celul din lista pe care vrei s o transformai ntr-un tabel pivot. 2. Din meniul Data alegei Pivot Table and Pivot Chart Report, Pivot Table and

Pivot Chart Wizard va afia prima caset de dialog, n care v cere s indicai sursa de date pentru tabel.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

19

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

3. Dac este cazul, selectai prima opiune, Microsoft Excel List Or Database, apoi

efectuai click pe Next. 4. Dac atunci cnd ai lansat wizard-ul avei o list activ n Excel, este posibil ca programul s o fi selectat deja. Dac nu, selectai cu ajutorul mouse-ului datele dintr-o list creat n Excel.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

20

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

5. Efectuai click pe Next pentru a afia ultimul ecran din Pivot Table and Pivot

Chart Wizard. n configuraia prestabilit, Excel creeaz tabele pivot n foi de calcul noi, dei putei s folosii i o foaie de calcul existent i chiar poziia exact dintr-o foaie de calcul.

Pentru stabilirea structurii tabelului pivot efectuai click pe butonul Layout. De asemenea, putei folosi butonul Options acum sau mai trziu pentru a retua aspectului tabelului pivot sau al diagramei pivot.
6. Executai click pe Finish pentru a accepta atributele prestabilite i a continua

crearea tabelului pivot. Pivot Table and Pivot Chart Wizard va deschide o nou foaie de calcul, va crea un tabel pivot gol i va afia bara cu instrumente PivotTable, ca n figura urmtoare:

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

21

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

7. Definii aspectul iniial al tabelului pivot, trgnd cmpurile dorite de pe bara cu

instrumente Pivot Table n seciunile Row Fields, Column Fields, Data Fields i Page Fields din foaia de calcul. Cmpurile incluse n seciunea pentru linii vor deveni liniile tabelului pivot, cmpurile plasate n seciunea pentru coloane vor deveni coloane, iar cmpurile plasate n seciunea Data vor fi nsumate cu funcia SUM. Putei s aranjai (pivotai) aceste valori ulterior, aa c nu trebuie s v preocupe prea mult locul n care plasai acum cmpurile (seciunea Page este rezervat n general pentru cmpurile pe care vrei s le vedei mai bine). Dup plasarea unui cmp n seciunea Data, Excel va ncheia construcia tabelului pivot, ca n figura urmtoare:

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

22

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Pentru a v ajuta s lucrai cu tabelul pivot i pentru a crea diagrame pivot, Excel afieaz bara cu instrumente PivotTable. Aceast bar cu instrumente este util pentru evaluarea si personalizarea tabelelor i diagramelor pivot. S analizm acum butoanele i comenzile de pe bara cu instrumente PivotTable, apoi s citim datele sintetice din tabelul pivot pe care la-i creat, n special linia i coloana Grand Total.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

23

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Format Report Chart Wizard PivotTable Wizard Refresh Data Hide Select Group and Show Detail Formulas Order Field Settings Table Options

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

24

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

4.2. Reordonarea cmpurilor ntr-un tabel pivot Pentru a reordona, adic a pivota datele din tabelul pivot, executai click pe cmpurile din tabel i mutai-le n poziiile dorite. De asemenea, putei s eliminai cmpurile inutile, trgndule pe bara cu instrumente Pivot Table, i s adugai noi cmpuri, trgnd denumirile cmpurilor de pe bara cu instrumente n tabelul pivot. 4.3. Schimbarea funciei ntr-un tabel pivot Pentru a schimba funcia folosit ntr-un tabel pivot, efectuai urmtorii pai: 1. n colul din stnga-sus al tabelului pivot (celula de deasupra cmpului Row i de la stnga cmpului Column), executai dublu click pe denumirea cmpului Data. Pe ecran va aprea caseta de dialog Pivot Table Field, ca n figura de mai jos:

2. n caseta cu list Summarize By, selectai noua funcie pe care vrei s o folosii. 4.4. Afiarea diagramelor pivot O diagram pivot este o versiune grafic a unui tabel pivot creat n Excel. Diagramele pivot sunt create pe baza tabelelor pivot existente i sunt plasate ntr-o foaie de calcul nou, special pentru lucru cu diagrame. Ca i tabelele pivot, diagramele pivot au cmpuri dinamice, ce pot fi personalizate, pe care le putei trage de pe bara cu instrumente Pivot Table i pe care le putei deplasa n zona pentru diagram. De asemenea, putei s modificai funciile folosite pentru analiza datelor din diagramele pivot.
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 25

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Pentru a analiza o list din Excel cu ajutorul unei diagrame pivot, trebuie s efectuai paii urmtori: 1. Executai click pe o celul din lista pe care vrei s o reprezentai ntr-o diagram pivot 2. Din meniul Data, alegei Pivot Table And Pivot Chart Report.

Indicaie: Dei Pivot Table and Pivot Chart Wizard v d posibilitatea de a crea o diagram pivot n primul pas, tot trebuie s creai un tabel pivot n al trilea pas, pe baza cruia s generai diagram pivot. Din cest motiv, v recomandm s folosii opiunile prestabilite pentru tabele pivot cnd creai o diagram pivot.

3. Rspundei la ntrebrile puse n ferestrele Pivot Table And Pivot Chart Wizard, apoi creai un nou tabel pivot, trgnd valorile corespunztoare pentru linii, coloane i date de pe bara cu instrumente Pivot Table ntr-un nou tabel pivot. 4. Efectuai click pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente Pivot Table pentru a deschide o foaie de calcul pentru diagrame i a crea o nou diagram pivot pe baza tabelului pivot pe care l-ai selectat. Pe ecran va fi afiat o diagram asemntoare celei din figura de mai jos:

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

26

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

5. Acum putei s personalizai i s formatai diagrama pivot aa cum dorii. 5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALI UTILIZATORI Atunci cnd partajm un registru de calcul, fiecare utilizator poate oricnd s l deschid i s introduc date. Cum procedm: n meniul Tools, executm click pe ShareWorkbook. Se deschide caseta de dialog ShareWorkbook. n eticheta Editing, selectm caseta de validare Allow Changes By More Than One User At The Same Time (permite editarea simultan de ctre mai muli utilizatori), dup care executm click pe OK. n momentul n care suntem invitai s confirmm faptul c dorim ca registrul de calcul s fie salvat, executm click pe OK. Registrul de calcul devine partajabil i este pus la ndemna tuturor celorlali utilizatori din reea care au acces la acest dosar.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

27

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

28

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

6. NOIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC 6.1. Ce este Visual Basic ? Visual Basic este un limbaj de programare folosit n pentru realizarea automatizrii lucrrilor zilnice, de rutin. i nu numai att, Visual Basic ofer utilizatorului avansat posibiliti de control a mediului de lucru, la nivelul cel mai intim. Scopul pentru care folosim acest limbaj este acela de a putea s scriem programe cu care s controlm comportarea obiectelor Excel. Visual Basic mbin utilizarea obiectelor cu posibilitatea folosirii tehnicilor avansate de programare (modularizare, structurare, folosirea instruciunilor de control a secvenei de execuie etc) n vederea realizrii unor aplicaii complete i comlexe, n diverse domenii de activitate. Pentru cei mai puin familiarizai cu un limbaj de programare precizm c un program (aplicaie) reprezint o secven de aciuni (operaii) care se execut asupra unor unitI (valori sau obiecte). Limbajul de programare stabilete ce entiti pot fi prelucrate i n ce fel anume, dar i modul n care s fie descrise att entitile, ct i aciunile. 6.2. Ce este un macro ? Un macro este un grup de aciuni sau operaii, identificate printr-un nume. Excel le execut automat, atunci cnd apsm o anumit combinaie de taste, cnd acionm obiectul, elementul de meniu (comanda) sau butonul cu care macro-ul a fost asociat sau cnd evalueaz formula care conine numele acestuia. Aciunile i operaiile pe care le conine un macro sunt codificate n Visual Basic, iar acest cod este creat ntr-un document special numit foaie pentru module. Un macro poate fi simplu, efectund dou sau trei aciuni sau operaii, dar poate fi i foarte complex, constnd din sute de comenzi. Putem folosi macrourile n dou scopuri. n primul rnd, pentru ca s executm aciuni repetitive sau s automatizm operaiile de rutin. n plus putem s le utilizm pentru a crearea unor meniuri i casete pentru dialog definite de utilizator. n aceste cazuri, macro-ul creat poart numele de macro-comand, iar n terminologia Visual Basic, procedur sub. n al doilea rnd, pentru a efectua calcule i prelucrri speciale ale valorilor din foile de calcul, atunci macro-ul se numete macro-funcie sau funcie definit de utilizator, iar n terminologia Visual Basic, procedur Function. Pentru crearea unui macro, putem folosi dou metode: utilizarea nregistratorului de macro sau introducerea instruciunilor n foaia pentru module. Deoarece macro-urile le crem ntr-o foaie, separat de foaia de lucru, putem folosi macro pentru a executa aciuni n mai multe foi de lucru.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

29

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

6.3. nregistrarea unei macro-comenzi Cea mai rapid cale pentru crearea unei macro-comenzi, care execut o serie de aciuni, este s o memorm cu nregistratorul de macro. nregistratorul de macro lucreaz ca un magnetofon: dup ce a fost pornit, el nregistreaz, traduce n limbajul ales i memoreaz aciunile noastre iar apoi poate s le reexecute la cerere. Pentru memorarea unei macro-comenzi: 1. Executm subcomanda Record New Macro a comenzi Macro din meniul Tools. 2. n caseta de dialog Record Macro indicm: numele macro-comenzii (n caseta Macro Name) deschiderea macro-comenzii ( n caseta Description) 3. Acionm butonul OK. 4. Efectum aciunile care dorim s fie nregistrate n macro-comand. n acest timp, Excel afieaz butonul Stop Macro utilizabil pentru a termina nregistrarea. 5. Atunci cnd am terminat, acionm butonul Stop, din meniul Macro, pentru a opri nregistrarea altor aciuni n macro-comanda curent.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

30

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

Pentru stabilirea opiunilor pentru macro-comanda nou creat: 1. n caseta de dialog Record Macro; Indicm tasta pentru acces rapid (caseta de control Shortcut Key). 2. Alegem locul de memorare al macro-comenzii (n caseta de grup Store In), cu urmtoarele posibiliti: ntr-un registru personal pentru macro (caseta de opiune Personal Macro Workbook) n registrul curent (opiunea This Workbook) ntr-un registru de lucru nou (New Workbook)

NOT: Caseta personal pentru macro este o carte ascuns care este deschis permanent. n consecin, macro-comenzile nregistrate n aceast carte sunt disponibile tot timpul. Pentru a o vizualiza, executm comanda Unhide, din meniul Windows. Exemplu: S crem o macro-comand pentru modificarea adresei companiei n antetul mai multor foi de lucru: 1. Din meniul Tools, alegem Record New Macro. 2. n caseta de dialog Record New Macro indicm: numele macro-comenzii: Modif-adr. tasta pentru acces rapid: Ctrl+e ( de exemplu). optm pentru nregistrarea macro-comenzii n acelai registru (+this Workbook). 3. Acionm butonul OK

Din acest moment nregistratorul de macro este pornit, deci toate aciunile pe care le executm n Excel vor fi memorate ntr-o foaie pentru module. Aciunile pe care le executm sunt urmtoarele: 1. Executm comanda Replace, din meniul Edit. 2. n caseta pentru dialog Replace, introducem: adresa pe care dorim s o nlocuim "str. Soare nr. 1" (n caseta Find What) i noua adres "str. Luna nr. 1" (n caseta Replace Wiht).
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 31

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

3. Acionm butonul Replace All care va provoca nlocuirea tuturor apariiilor textului cu cel nou. 4. Dup schimbarea adresei oprim nregistratorul de macro-comenzi, prin acionarea butonului Stop Macro. n timp ce memora aciunile noastre, Excel le-a tradus n instruciuni ale limbajului Visual Basic .

6.4. Execuia unei macro-comenzi Atunci cnd dorim s folosim o macro-comand, ne plasm n foaia de lucru n care o vom utiliza i o executm, pentru a efectua aciunile nregistrate. Pentru execuia unei macro-comenzi: 1. Executm comanda Macro, din meniul Tools. 2. n caseta pentru dialog Macro, selectm sau introducem numele macro-comenzii pe care dorim s o executm. 3. Acionm butonul Run.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

32

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

NOT: Putem s folosim i tasta de acces rapid, pe care am specificat-o la definire( Ctrl+e).

Acum s folosim, de exemplu, macro-comanda creat, pentru ca s modificm adresa dintr-o alt foaie de calcul. Pentu aceasta: 1. Selectm noua foaie de calcul. 2. Executm comanda Macro din meniul Tools. 3. n caseta pentru dialog Macro, selectm numele macro-ului 4. Acionm butonul Run. sau Acionm tasta pentru acces rapid, precizat la crearea macro- comenzii (Ctrl+e).

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

33

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

6.5. Extinderea posibilitilor Excel Mecanismul de definire i folosire macro l putem folosi pentru extinderea posibilitiilor de prelucrare ale programului Excel. De exemplu, putem s creem o macro-comand pe care s o asociem cu o comand dintr-un meniu, cu un obiect ntr-o foaie de lucru sau dintr-una pentru diagrame, cu un element al unei casete pentru dialog particularizate sau cu un buton dintr-o bar cu scule. n plus, putem s crem un macro, care s efectueze anumite calcule specializate, definite de utilizator. Acest ultim categorie de macro o vom numi macro-funcie sau funcie definit de utilizator. n concluzie, mecanismul macro l folosim atunci cnd dorim s automatizm lucrri repetitive sau atunci cnd avem nevoie s particularizm Excel n vederea adaptrii sale n unele sarcini speciale. 6.6. Asocierea unei macro_comenzi cu un buton dintr-o bar cu instrumente Excel ne permite s asociem o macro-comand cu un buton dintr-o bar cu scule. n acest scop putem s folosim fie butoanele native, fie cele particularizabile (Custom). n ambele cazuri, macro-comanda este disponibil pentu execuie, din orice foaie de lucru, cu condiia ca bara cu scule s fie afiat. Pentru asocierea unei macro-comenzi cu un buton dintr-o bar cu scule: 1. Executm comanda Toolbars, din meniul View. 2. Acionm butonul Customize, care suspend funcionalitatea butoanelor native. Dac butonul vizat aparine unei bare cu instrumente afiate, acionm butonul. n caz contar, n caseta pentru dialog Customize selectm categoria n care se afl butonul vizat, i tragem butonul ntr-o bar cu instrumente vizibil. 3. Executm comanda Assign Macro, din meniul care apare executd click dreapta pe butonul ales. 4. Acionm comanda Close, din caseta pentru dialog Customize.

Asocierea unei macro-comenzi cu un buton nativ dintr-o bar cu scule va face ca funcionalitatea nativ a butonului s fie nlocuit de cea conferit de macrocomand.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

34

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

n locul unui buton nativ, putem asocia macro-comanda cu unul nefolosit din categoria Custom.

Exemplificm, prin asocierea macro-comenzii Modif-adr cu butonul "Rsul" din categoria Custom. Butonul Rsul, care are asociat macro-comanda 2:

6.7. Macro-funcii Dac dorim s efectum calcule specializate, definim o macro-funcie. Spre deosebire de o macro-comand, care poate fi nregistrat , o macro-funcie trebuie introdus direct
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 35

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

ntr-o foaie de module. Ea este compus din linia de identificare, corpul macrofunciei, instruciunea pentru returnarea valorii calculate i linia de terminare. Linia de identificare cuprinde numele funciei i lista de parametrii, care vor recepiona valorile de intrare. Corpul macro-funciei este alctuit din enunuri ale limbajului Visul Basic sau Macro 4.0, care indic ce calcule trebuie efectuate n cadrul macro-funciei. Linia de terminare nchide, practic, macro-funcia 6.8. Definirea unei macro-funcii Pentru ilustrarea procedeului de definire a unei macro-funcii, crem o funcie specializat pentru calculul salariului lunar al unui angajat. Enunul este urmtorul: dndu-se salariul de baz, numrul de ore din luna n curs i numrul de ore lucrate, s se calculeze salariul lunar i s se permit afiarea lui n foaia de lucru. Introducem funcia prezentat al crui nume va fi Salariu. Pentru a calcula salariul lunar, funcia are nevoie de urmtoarele date: salariul de baz (Salariu_baza), numrul de ore lucrate din lun (Ore_luna) i numrul de ore lucrate (Ore_lucrate). Aceste elemente le numim argumentele funciei i ele trebuie specificate n lista care urmeaz numele funciei. Urmeaz apoi implementarea algoritmului de calcul. mprim salariul de baz la numrul de ore din lun, pentru a afla salariul pe or i nmulim rezultatul cu numrul de ore lucrate. Rezultatul calculelor l returnm la numele funciei. Terminm macrofuncia, introducnd la sfrit instruciunea End Function. 6.9. Comparaia dintre o macro-comand i o macro-funcie. Diferenele dintre o macro-comand i o macro-funcie sunt urmtoarele: ACIUNEA scop creare efect identificare MACRO-COMANDA efectueaz aciuni nregistrare modific documente Sub.....End Sub MACRO-FUNCIA efectueaz calcule introducere n foaia de calcul returneaz valori Function....End Function

6.10. Editarea n foaia pentru module La fel ca i n cazul foilor de lucru sau al celor pentru diagrame, putem s intervenim i n cazul foilor pentru module pentru a vizualiza i a modifica coninutul acestora (macro-comenzile sau macro-funciile). n cazul unei macro-comenzi, dac i cunoatem chiar numele putem s o vizualizm prin selectarea numelui n caseta pentru dialog Macro sau Assign Macro i acionarea
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 36

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

butonului Edit. O alt posibilitate, este aplicabil att macro-comenzilor, ct i macrofunciilor. Dac cunoatem locul n care este plasat macro-comanda sau macrofuncia, este suficient selectarea foii pentru module i apoi defilarea pn n dreptul elementului pe care dorim s-l vizualizm sau s-l modificm. Pentru vizualizarea unui macro existent: 1. 2. 3. 4. Executm comanda Macro, din meniul Tools. n caseta pentru dialog Macro, selectm numele macro vizat. Acionm butonul Edit. Macro-ul apare afiat ntr-o fereastr.

Editarea unui macro se efectueaz n mod normal asemntor editrii valorilor din celulele unei foi de lucru. Regula principal Excel se repet i aici: nti selectm elementul vizat, apoi efectum operaia dorit. Procedeul de baz este antreneaz i depune, combinat cu folosirea tastaturii i a comenzilor din meniuri sau a butoanelor. n continuare, n acelai fel n care am introdus macro-funcia, putem i s editm un macro existent. Pentru aceasta ne servim de tehnicile pe care deja le stpnim de la editarea foilor de lucru. Pe msur ce lucrm, putem dori s adugm comentarii n foaia pentru module, n aa fel nct s putem identifica mai uor diferitele pri ale unui macro sau s plasm explicaii despre inteniile proiectantului sau despre algoritmul folosit. Orice comentariu, n Visual Basic, trebuie s fie precedat de caracterul apostrof ("). Excel formateaz un macro, pentru ca acesta s poat fi citit mai uor. n acest scop, el folosete culori diferite pentru diferitele componete ale macro-ului. De exemplu, n mod implicit comentarile sunt afiate cu verde, cuvintele cheie cu albastru, elementele definite de utilizator cu negru, iar erorile cu rou.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

37

S.C. ROMTELECOM S.A. DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII

6.11. Macro-comenzi interactive Macro-comanda Modif-adr pe care am creat-o este util numai n cazul modificrii din acest moment a adresei firmei. Aceasta deoarece att numele adresei vechi, ct i numele celei noi sunt fixate n macro-comand i numai pot fi modificate dect prin editare. Dac n cazul adresei o astfel de soluie este ct de ct, acceptabil, innd cont de faptul c schimbrile sunt destul de rare, n cazul numerelor de telefon, de exemplu, aceasta numai este satisfctoare. n acest caz, ar fi foarte util s putem s introducem noi, att numrul vechi, ct i numrul nou, cu alte cuvinte s transformm macrocomanda ntr-una interactiv. Pentru a face o macro-comand interactiv, trebuie s-i adugm o secven de insrtuciuni care s afieze o caset de dialog. n aceast caset, va fi afiat un mesaj de solicitare a introducerii unei valori i o caset pentru introducerea valorii. Codul nou introdus va mai conine i cte o variabil, n care vom pstra valorile introduse. Numele acestor variabile este NumarVechi i NumarNou. NumarVechi = InputBox( title : = "Modificare numar telefon/fax",prompt := "Introduceti vechiul numar de telefon/fax !") NumarNou = InputBox( title : = "Modificare numar telefon/fax",prompt : = "Introduceti noul numar de telefon/fax !") n acest fel, crem o macro-comand pentru numerele de telefon sau a celor de fax, pe care o numim Modif_tel. La execuia macro-comenzii Modif_tel, vor fi afiate, succesiv casetele pentru dialog de introducere a valorilor i apoi, va fi efectuat modificarea (dac numrul vechi introdus este gsit n foaia de lucru).

Microsoft Excel 2003 Modulul 3

38