Monitorear significa seguir, acompaar, orientar y mantener el comportamiento de las personas dentro de determinados lmites de variacin.

En una cultura democrtica y participativa, el control externo se debe sustituir por el autocontrol y la autonoma de las personas, orientados hacia metas y resultados que se deben alcanzar. Monitorear significa acompaar esas operaciones y actividades, a fin de garantizar que la planeacin se ejecute bien y que los objetivos se alcancen de manera adecuada. Los procesos de monitorear estn relacionados con la manera de alcanzar los objetivos a travs de la actividad de las personas que conforman la organizacin. En este aspecto, la funcin del staff del DRH y la responsabilidad gerencial de lnea adquieren lmites ms precisos. La funcin staff consiste en disear sistemas de recoleccin y obtencin de datos para abastecer el sistema de informacin gerencial que sirve de soporte a las decisiones gerenciales de lnea. Los procesos de monitoreo se pueden enfocar de manera tradicional cuando siguen el paradigma de la teora X (desconfianza respecto a las personas, y control sobre su comportamiento), en un esquema de control externo y rgido (al cual las personas se deben ajustar y deben obedecer) que adopta una disposicin de fiscalizacin y vigilancia (para obligar a las personas a obedecer), a travs de un cdigo de disciplina severa (para limitar el comportamiento de las personas) que impone restricciones y limitaciones (a fin de mantener la dependencia de las personas), en un sistema centralizado (generalmente, administrado por el rgano de RH). Adems, la organizacin privilegia un sistema de castigos y sanciones. Por el contrario, los procesos de monitoreo pueden adoptar un enfoque moderno, en la medida que siguen el paradigma de la teora Y (confianza en las personas e incentivos a su comportamiento), en un esquema de autocontrol y flexibilidad (concediendo a las personas una posicin de libertad y autonoma (a fin de impulsar la iniciativa y creatividad de las personas), y exige disciplina por

consenso (dando a las personas y a los equipos libertad para decidir) y da plena autoridad y responsabilidad (para aumentar la participacin y el compromiso de las personas), un sistema totalmente descentralizado en las gerencias de lnea y en lo equipos de trabajo.

DEFINICIN DE MONITOREO

La teora de la planificacin del desarrollo define el seguimiento o monitoreo como un ejercicio destinado a identificar de manera sistemtica la calidad del desempeo de un sistema, subsistema o proceso a efecto de introducir los ajustes o cambios pertinentes y oportunos para el logro de sus resultados y efectos en el entorno. As, el monitoreo permite analizar el avance y proponer acciones a tomar para lograr los objetivos; Identificar los xitos o fracasos reales o potenciales lo antes posible y hacer ajustes oportunos a la ejecucin.

Es el proceso que evala la calidad del control en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orienta a la identificacin de controles dbiles, insuficientes o innecesarios y promueve su reforzamiento Segn Chiavenato, el monitoreo de personas es el proceso de administrar el conocimiento de las personas, que facilita la informacin de los trabajadores, para saber en donde se encuentra el conocimiento dentro de la organizacin

FORMAS DEL MONITOREO

El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: a) durante la realizacin de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; b) de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades, incluidas las de control; y, c) mediante la combinacin de ambas modalidades. Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla. Implica determinar puntos en el tiempo para hacer evaluaciones, aunque formalmente, es recomendable una evaluacin continua de monitoreo

ELEMENTOS DEL PLAN DE MONITOREO

Un plan de monitoreo est compuesto por una secuencia de acciones necesarias para la medicin y el anlisis del desempeo, dichas acciones incluyen el desarrollo de un plan o enunciado, un esquema de indicadores y un esquema de metas. y Plan o enunciado: esta parte describe la racionalidad o el sentido que sustenta la iniciativa con respecto a la realidad que se pretende modificar. Dicho sentido se expresa en la manera en que se articulan las actividades, los resultados, los objetivos y los efectos buscados. y Esquema de indicadores: cada objetivo, resultado o producto son medidos por una serie de indicadores con sus valores respectivos (unidades de medida), los responsables y las fuentes para la recopilacin de los datos sobre el desempeo. Algunas veces los valores de los indicadores estn desagregados en aspectos ms especficos. Por ejemplo: en el indicador Nmero de alumnos promovidos , puede interesar

desagregarlos en: i) regin del pas; ii) nio o nia; iii) poblacin indgena o no indgena. y Esquema de metas durante el perodo : este componente permite identificar el comportamiento de los indicadores durante un determinado perodo de tiempo a definir (trimestral, semestral, anual etc.). Los indicadores pueden medirse o cotejarse con referencia al pasado respecto a los valores de la Lnea de Base, o bien a futuro, con respecto a las metas definidas para el ciclo de tiempo definido.

PROCESO DEL MONITOREO

Captacin de datos, de las fuentes establecidas y posterior registro en los instrumentos respectivos; Comparacin de los datos contra el nivel esperado de cumplimiento; Decisin respecto de las acciones correctivas o de

retroalimentacin necesarias de acuerdo a la informacin obtenida;

Implementacin que pondr en prctica las acciones correctivas o de retroalimentacin.

AREAS DE MONITOREO

Las reas de monitoreo son: Financiera, administrativa y la de sistemas de entrega. y El Monitoreo financiero,

Es donde los programas o proyectos implican el uso de insumos y recursos humanos con costos establecidos. En la fase de planeacin se determina el presupuesto base del programa que incluye rubros como personal, equipos y materiales, espacios e instalaciones, viajes, etc. Para el control presupuestal existen herramientas financieras como los flujos de caja, ingresos y egresos mensuales. En el monitoreo financiero, al igual que otros sistemas de monitoreo puede ser analizado segn su capacidad de respuesta o adaptacin a cuatro criterios centrales: - Existencia de datos: En esta rea abunda la informacin ya que es la ms controlada y sometida a sanciones administrativas e incluso legales. - Perioricidad: El control se expresa en ingresos y egresos con base en cuentas anuales, mensuales e incluso diarias. - Tipos de datos: Es una informacin de carcter secundario, registrada con fines administrativos centrada en el control de caja, item usual de todo seguimiento de presupuesto. - Influencia en la toma de decisiones: El monitoreo financiero es muy sensible a la toma de decisiones, por la dependencia central que tiene un programa o proyecto de la disponibilidad oportuna de recursos.

Monitoreo administrativo

En el Control administrativo es importante evaluar el contexto institucional y las regulaciones o trmites de la organizacin que acoge el programa. La evaluacin conlleva el cumplimiento de los criterios administrativos racionales (pasos

internos) de ajuste de desempeo a la descripcin del cargo, niveles de productividad aceptables o mnimos, sujecin a estatutos administrativos o de contrato. El monitoreo administrativo permite detectar las posibles necesidades de cambio organizacional. - Existencia de datos: Los datos de monitoreo administrativo son los que generalmente registra la oficina de personal de las instituciones: descripcin de cargos, cumplimiento de funciones, asistencia, tareas realizadas, evaluacin de cargos etc. - Perioricidad: Es continua en el control de deberes y discontinua en mediciones de autoevaluacin de cargos. - Tipos de datos: Son de carcter secundario (control de asistencia, de tareas, etc). y Sistema de entrega

Procesos interactivos, los programas o proyectos son una organizacin formal que activa procesos interactivos que tienen una dinmica especfica no siempre bien prevista en la etapa de diseo. Hay que evaluar, las relaciones entre quienes toman las decisiones y grupos tcnicos y entre stos y el personal de apoyo. Estas relaciones se pueden analizar a travs de los procesos de liderazgo, motivacin y comunicacin. - Existencia de datos: Se deben hacer evaluaciones de los problemas presentados entre los grupos, especificando la frecuencia de los mismos, ya que estos retrasan la ejecucin del proyecto. - Perioricidad: No hay datos sistemticos, aunque se debe recurrir a evaluaciones mensuales o anuales.

- Tipos de datos: La informacin es de tipo primario y se recoge mediante cuestionarios semi estructurados, entrevistas dirigidas o grupales.

El Monitoreo tiene vital Influencia en la toma de decisiones, la sensibilidad a la toma de decisiones est en la relacin a nivel local y autogestionaria del programa. Organizacionalmente se deben compatibilizar tres instancias que implican diferentes alternativas de roles: Tomador de decisiones: es quien toma de decisiones segn lgica administrativa, poltica o profesional; el grupo tcnico: Conflicto de roles, estereotipos profesionales, estilos burocrticos vs.

Democrticos; y el personal de apoyo.

INDICADORES

Los indicadores son, sustancialmente, informacin utilizada para dar seguimiento y ajustar las acciones que un sistema, subsistema, o proceso, emprende para alcanzar el cumplimiento de su misin, objetivos y metas. Un indicador como unidad de medida permite el monitoreo y evaluacin de las variables clave de un sistema organizacional, mediante su comparacin, en el tiempo, con referentes externos e internos. Dos funciones bsicas son atribuibles a los indicadores: la funcin descriptiva, que consiste en la aportacin de informacin sobre el estado real de una actuacin o proyecto, programa, poltica, etc.; y la funcin valorativa que consiste en aadir a la informacin descriptiva un juicio de valor, lo ms objetivo posible, sobre si el desempeo est siendo o no el adecuado, para orientar la posterior toma de decisiones que hace parte del denominado ciclo de monitoreo.

CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES

Medible: Un indicador debe ser medible en trminos cuantitativos o cualitativos. La mayor utilidad de un indicador es poder hacer una comparacin entre la situacin medida y la situacin esperada. Lo anterior, se facilita si durante la planificacin, al formular los objetivos y

fijar las metas, la redaccin se hace de tal forma que sea posible su medicin durante el monitoreo y la evaluacin. y Preciso: un indicador debe estar definido de forma precisa, debe ser inequvoco, es decir, no permite interpretaciones o dudas sobre el tipo de dato a recoger. y Consistente: Un indicador tambin debe ser consistente an con el paso del tiempo. Si un indicador ha de proporcionar una medida confiable de los cambios en una condicin de inters, entonces es importante que los efectos observados se deban a los cambios reales en la condicin y no a cambios en el propio indicador. y Sensible: Finalmente, es cardinal que un indicador sea sensible. Un indicador sensible cambiar proporcionalmente y en la misma direccin que los cambios en la condicin o concepto que se est midiendo.

MONITOREO

GESTION

DE

RECURSOS

HUMANOS.ubicado

en:

http://www.buenastareas.com/ensayos/Monitoreo-y-Gestion-De-RecursosHumanos/1599968.html RIVERA, O. Guatemala. Monitoreo e indicadores. Ubicado en : http://www.oei.es/idie/mONITOREOEINDICADORES.pdf